33
41 BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum Dalam lingkungan bisnis yang global sekarang ini, setiap perusahaan dituntut untuk mampu bersaing dalam meningkatkan kinerja dan efisiensi saluran distribusi dengan tujuan untuk memperebutkan pasar yang ada serta memperthankan dan memperkuat posisi perusahaan dalam menghadapi pesaing-pesaingnya. Disisi lain perkembangan teknologi informasi mempengaruhi pemrosesan data untuk perkembangan teknologi informasi yang berguna dalam rangka pengambilan keputusan. Salah satu sistem informasi untuk pengambilan keutusan adalah sistem informasi akuntansi. Informasi akuntansi bertugas untuk mencatat, mengolah, menyimpan data, menyediakan informasi akuntansi dan keuangan kepada pengguna. Pemrosesan data informasi akuntansi dapat dilakukan secara manual atau komputerisasi, sistem manual banyak menggunakan media kertas/dokumen untuk mencatat transaksinya. Proses memasukan dan mengolah data secara manual rentan terhadap human error karena manuisa tidak selamanya berada dalam kondisi yang baik. Saat lelah manusia tidak dapat produktif melakukan pekerjaannya dengan baik sehingga memungkinkan data ada mengandung kesalahan yang tidak disengaja. Bila yang dimasukan kedalam sistem kurang akurat, maka proses yang dilakukan dalam sistem

BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

  • Upload
    others

  • View
    13

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

41

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Dalam lingkungan bisnis yang global sekarang ini, setiap perusahaan dituntut

untuk mampu bersaing dalam meningkatkan kinerja dan efisiensi saluran distribusi

dengan tujuan untuk memperebutkan pasar yang ada serta memperthankan dan

memperkuat posisi perusahaan dalam menghadapi pesaing-pesaingnya. Disisi lain

perkembangan teknologi informasi mempengaruhi pemrosesan data untuk

perkembangan teknologi informasi yang berguna dalam rangka pengambilan

keputusan.

Salah satu sistem informasi untuk pengambilan keutusan adalah sistem

informasi akuntansi. Informasi akuntansi bertugas untuk mencatat, mengolah,

menyimpan data, menyediakan informasi akuntansi dan keuangan kepada pengguna.

Pemrosesan data informasi akuntansi dapat dilakukan secara manual atau

komputerisasi, sistem manual banyak menggunakan media kertas/dokumen untuk

mencatat transaksinya.

Proses memasukan dan mengolah data secara manual rentan terhadap human

error karena manuisa tidak selamanya berada dalam kondisi yang baik. Saat lelah

manusia tidak dapat produktif melakukan pekerjaannya dengan baik sehingga

memungkinkan data ada mengandung kesalahan yang tidak disengaja. Bila yang

dimasukan kedalam sistem kurang akurat, maka proses yang dilakukan dalam sistem

Page 2: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

42

informasi akuntansi manual akan menghasilkan informasi yang tidak akurat dan

lambat penyajiannya.

Untuk mengantisipasi hal tersebut diperlukan sistem komputerisasi akuntansi

dimana pencatatan akuntannsi secara manual kini digantikan oleh komputer yang

terprogram untuk mencatat transaksi dan proses transaksi, serta menyajikan

informasi. Untuk memproses suatu data baik itu pencatatan dan perhitungan

semuanya dilakukan oleh komputer sehingga dapat mengurangi factor human error

dan juga lebih menghemat waktu. Hal itu tentunya memberikan dampak positif bagi

perusahaan dan sumber daya manusia, yaitu pekerjaan akuntansi akan lebih mudah

dan cepat serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam menyusun laporan keuangan.

4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan

Sistem berjalan yang penulis usulkan tidak jauh beda dari sistem sebelumnya,

hanya saja ada beberapa hal pekerjaan yang dibantu oleh komputer. Dalam sistem ini

ada bebrapa prosedur yang dilaksanakan untuk melakukan penerimaan, prosesur

tersebut sebagai berikut:

1. Prosedur Penerimaan Pembayaran SPP

Siswa wajib membayar iuran SPP sesuai dengan kelas siswa masing-masing,

karena setiap kelas pembayaran SPP berbeda. Setiap pembayaran dilakukan,

siswa dapat langsusng mendatangi ruang Tata Usaha yang kemudian siswa

memberikan kartu SPP dan jumlah uang iuran yang akan dibayar kepada petugas

Tata Usaha. Setelah pembayaran dilakukan, petugas Tata usaha mencatat di kartu

SPP milik siswa dan menginput pembayaran ke dalam file penerimaan kas.

Page 3: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

43

Setelah proses penginputan selesai, petugas memberikan kembali kartu SPP

milik siswa serta kwitansi pembayaran yang telah dilakukan.

2. Prosedur Pencatatan Kas

Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan

penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada setiap

bulannya.

3. Prosedur Pembuatan Surat Teguran

Surat teguran dibuat berdasarkan dari Data Penerimaan Kas, data penerimaan kas

itu adalah sebagai data pembayaran SPP dari siswa setiap harinya yang akan di

rekap setiap bulannya. Maka bagi siswa yang telat atau menunggak pembayaran

SPP akan dibuatkan surat teguran dari pihak Tata Usaha yang kemudian akan

ditanda tangani oleh Kepala Sekolah, Surat Teguran yang sudah di ACC oleh

Kepala Sekolah akan diberikan ke wali kelas yang juga nantinya akan ditanda

tangani oleh wali kelas dan kemudian akan diberikan kepada siswa melalui wali

kelas.

4. Prosedur Laporan Penerimaan Kas

Setiap akhir bulan petugas Tata Usaha akan membuat laporan penerimaan kas

selama satu bulan penuh. Laporan penerimaan kas akan diberikan kepada Kepala

Sekolah dan Ketua Yayasan sebagai bukti laporan penerimaan kas pada setiap

bulannya.

Page 4: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

44

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Diagram alir data pada sistem penerimaan SPP usulan ini dijelaskan dengan

diagram konteks, dan diagram nol.

4.3.1. Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan

Kartu SPP, KWT LPK

& ST

Kartu SPP LPK ACC

ST

ST ACC

LPK ACC

Gambar IV.1

Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan

Keterangan :

LPK : Laporan Penerimaan Kas

LPK ACC : Laporan Penerimaan Kas ACC

ST : Surat Tegran

ST ACC : Surat Teguran ACC

KWT : Kwitansi

Siswa

Ketua

Yayasan

Kepala

Sekolah

0

Perancangan Sistem

Informasi Penerimaan

Kas Pada MI Raudlatull

Mubtadiin Jakarta

Page 5: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

45

4.3.2. Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan

Data Siswa File Siswa

Kartu SPP

SiSiswa Kartu SPP

File Penerimaan Kas

Kartu SPP &

KWT

DPK

ST ACC DPK

ST

File Surat Teguran

ST ACC

DPK

Data Perkiraan File Perkiraan

Data Jurnal File Jurnal

LPK

LPK ACC

LPK ACC Data Jurnal

Gambar IV.2

Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan

Keterangan :

DPK : Data Penerimaan Kas

2

Pencatatan

Kas

3

Pembuatan

Surat Teguran

Kepala

Sekolah

5

Laporan

Ketua

Yayasan

Siswa 1

Penerimaan

Pembayaran

SPP

D1

D2

D3

4

Penjurnalan D5

D4

Page 6: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

46

4.4. Kamus Data Sistem Akuntansi Usulan

Kamus data sistem penerimaan kas yang penulis usulkan untuk digunakan

dalam merancang masukan, laporan-laporan database adalah sebagai berikut :

4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan Sistem Akuntansi Usulan

1. Kartu SPP

Nama Arus Data : Kartu SPP

Alias : -

Bentuk data : Cetakan komputer

Arus Data : Siswa – proses 1

: proses 2 – siswa

Penjelasan : sebagai bukti pembayaran SPP

Periode : setiap ada pembayaran perbulan

Volume : + 1 bulan

Struktur data : Header + isi + Footer

Header : Nama siswa + Kelas + No. Induk + Nisn

Isi : Bulan + Tanggal + iuran + jumlah + paraf

Footer : mengetahui + tanda tangan

2. Perkiraan

Nama Arus Data : Perkiraan

Alias : -

Bentuk data : Cetakan komputer

Arus Data : File Perkiraan – proses 4

Penjelasan : sebagai pelengkap penjurnalan

Page 7: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

47

Periode : setiap pembuatan jurnal

Volume : 30

Struktur data : Header + isi

Header : Logo + Nama Sekolah + Judul

Isi : No_Perkiraan + nama_perkiraan

4.4.2. Kamus data Dokumen Keluaran Sistem Akuntansi Usulan

1. Nama Arus Data : Kwitansi

Alias : KWT

Bentuk Data : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 2 - siswa

Penjelasan : Sebagai bukti telah melakukan pembayaran

Periode : Setiap pembayaran SPP

Volume : 50

Struktur Data : Isi + Header + Footer

Header : Logo + Nama Madrasah

Isi : No. Pembayaran + No. Induk + Nama Siswa + Kode Kelas +

Bulan + Jumlah Pembayaran + Tanggal Bayar + Id User +

Nama User

Footer : paraf petugas

Page 8: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

48

2. Nama Arus Data : Surat Teguran

Alias : ST

Bentuk Data : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 3 – Kepala Sekolah

Penjelasan : Sebagai bentuk teguran

Periode : Setiap ada siswa yang telat membayar SPP

Volume : 50

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Logo + Nama Madrasah + Alamat Madrasah

Isi : Nomor + Lampiran + Perihal

Footer : Tanda tangan

3. Nama Arus Data : Jurnal

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 4 – File Jurnal

Penjelasan : Sebagai pelengkap laporan perbulan

Periode : Setiap pembuatan laporan bulanan

Volume : 50

Struktur Data : Header + Isi

Header : Logo + nama_madrasah + nama_file

Isi : kode_jurnal + nama_perkiraan + no_pemby + tgl_jurnal +

debit+kredit

Footer : Tanda tangan

Page 9: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

49

4. Nama Arus Data : Laporan Penerimaan Kas

Alias : LPK

Bentuk Data : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 5 – Kepala Sekolah

Penjelasan : Sebagai laporan penerimaan kas perbulan

Periode : Setiap laporan perbulan

Volume : 1

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Logo + Nama Madrasah + Alamat Madrasah

Isi : Siswa Yang Membayar + Siswa Yang Menunggak

Footer : Tanda tangan

4.5. Spesifikasi Sistem Usulan

Pada bab ini penulis menjelaskan sistem penerimaan kas yang diusulkan

dengan membuat spesifikasi yang meliputi : bentuk dokumen masukan, bentuk

dokumen keluaran, normalisasi file, spesifikasi file, spesifikasi program, dan struktur

kode.

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Perkiraan

Fungsi : Sebagai data untuk membuat jurnal

Sumber : TU

Tujuan : TU

Frekuensi : Setiap pembutan jurnal

Page 10: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

50

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran C-1

4.5.2 Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Kwitansi Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran telah dilakukan

Sumber : TU

Tujuan : Siswa, TU

Frekuensi : Setiap ada transaksi pembayaran SPP

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran D-1

2. Nama Dokumen : Surat Teguran

Fungsi : Untuk membuat surat teguran berdasarkan dari file

siswa

Sumber : TU

Tujuan : Kepala Sekolah

Frekuensi : setiap ada yang menunggak pembayaran

Jumlah : 1 lembar

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran D-2

3. Nama Dokumen : Jurnal

Fungsi : Untuk menjurnal transaksi pembayaran SPP

Page 11: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

51

Sumber : TU

Tujuan : Siswa, TU

Frekuensi : Setiap bulan

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran D-3

4. Nama Dokumen : Laporan Penerimaan Kas

Fungsi : Sebagai laporan penerimaan kas perbulan

Sumber : TU

Tujuan : Kepala Sekolah, Ketua Yayasan

Frekuensi : Setiap Bulan

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran D-4

4.5.3 Normalisasi File

Sebagaimana telah dijelaskan bab sebelumnya, bahwa normalisasi adalah

proses penyederhanaan dalam merancang suatu database dan harus dapat dijawab

apabila kita diberikan data bagaimana kita menentukan struktur logika yang tepat

untuk data tersebut atau bagaimana kita menetukan relasi-relasi yang diperlukan

beserta atributnya.

Adapun proses normalisasi yang terdapat pada sistem penerimaan kas pada MI

Raudlatul Mubtadiin Jakarta adalah sebagai berikut :

Page 12: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

52

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized)

Gambar IV.3 Normalisasi Bentuk Tidak Normal (Unnormalizedfile)

Nm_user no_kwitansi tahun

id_user tgl_byr password_lama

nis nis password_baru

nm_siswa nm_siswa konfirm_password

kelas jns_kelamin kd_jurnal

tempat_lahir kelas tgl_jurnal

tgl_lahir spp_bulan debit

jns_kelamin biaya_spp kredit

agama jml_byr kd_perkiraan

alamat siswa_byr nm_perkiraan

nm_ayah spp_bulan

nm_ibu tahun

biaya_spp siswa_menunggak

thn_ajaran spp_bulan

Page 13: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

53

2. Bentuk Normal Pertama (1NF / First Normal Form)

Gambar IV.4. Bentuk Normal Pertama (1NF/First Normal Form)

Keterangan :

*= candidate key

nis*

nm_siswa

kelas

tempat_lahir

tgl_lahir

jns_kelamin

agama

alamat

nm_ayah

nm_ibu

biaya_spp

thn_ajaran

no_kwitansi*

tgl_byr

spp_bulan

jml_bayar

siswa_byr

tahun

siswa_menunggak

password lama

password_baru

konfirm_password

kd_jurnal*

tgl_jurnal

debit

kredit

kd_perkiraan

nm_perkiraan

Page 14: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

54

3. Bentuk normal kedua (2NF / second normal form )

Gambar IV.5

Bentuk Normalisasi Kedua ( 2NF / Second Normal Form )

Keterangan :

* = Primary Key

** = Foreign Key

= One two One

nis*

nm_siswa

kelas

tempat_lahir

tgl_lahir

jns_kelamin

agama

alamat

nm_ayah

nm_ibu

biaya_spp

thn_ajaran

no_kwitansi*

tgl_byr

spp_bulan

tahun

nis**

kd_jurnal*

tgl_jurnal

debit

kredit

Tabel siswa Laporan penrimaan kas Tabel Jurnal

kd_perkiraan**

no_kwitansi**

kd_perkiraan*

nm_perkiraan

Tabel Perkiraan

Page 15: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

55

4.5.4. Spesifikasi File

Prosedur sistem penerimaan kas yang penulis usulkan membutuhkan beberapa

file pendukung, antara lain :

1. Spesifikasi File Siswa

Nama File : File Siswa

Akronim : Penerimaan _kas.mdb

Fungsi : untuk menyimpan data siswa

Tipe File : File Entity

Media File : Harddisk

Akses File : Random

Panjang Record : 138 byte

Kunci Field : NIS

Software : Microsoft Acces 2003

Tabel IV.1. Spesifikasi File Siswa

No Elemen data Akronim Type Panjang Keterangan

1 NIS nis Number 7 Primary key

2 Nama Siswa nm_siswa Text 20

3 Kelas Kelas Text 5

4 Tempat lahir tempat_lahir Text 20

5 Tanggal lahir tgl_lahir Date/time 10

6 Jenis

Kelamin

jns_kelamin Text 10

Page 16: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

56

7 Agama Agama Text 10

8 Nama Ayah nm_ayah Text 20

9 Nama Ibu nm_ibu Text 20

10 Biaya SPP biaya_spp Currency 6

11 Tahun Ajaran thn_ajaran Date/time 10

2. Spesifikasi File penerimaan Kas

Nama file : File Penerimaan Kas

Akronim : Penerimaan _kas.mdb

Fungsi : untuk mengetahui penerimaan kas perbulan

Tipe File : File Transaksi

Media File : Harddisk

Panjang Record : 84 byte

Kunci Field : No Kwitansi

Software : Microsoft Acces 2003

Tabel IV.2. Spesifikasi File Penerimaan Kas

No Elemen data Akronim Type Panjang Keterangan

1 No. Kwitansi No_kwitansi Text 10 Primary Key

2 Tanggal Bayar Tgl_byr Date/time 10

3 NIS Nis Number 7 Foreign Key

4 Nama Siswa Nm_siswa Text 20

5 Kelas Kelas Text 5

6 SPP Bulan Spp_bulan Date/Time 10

Page 17: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

57

3. Spesifikasi File perkiraan

Nama file : File perkiraan

Akronim : Penerimaan _kas.mdb

Fungsi : untuk menyimpan data perkiraan

Tipe File : File Entity

Media File : Harddisk

Panjang Record : 24 byte

Kunci Field : no_perkiraan

Software : Microsoft Acces 2003

Tabel IV.3. Spesifikasi File Perkiraan

No Elemen data Akronim Type Panjang Keterangan

1 Kode perkiraan Kd_perkiraan Number 4 Primary key

2 Nama perkiraan Nm_perkiraan text 20

4. Spesifikasi File jurnal

Nama file : File jurnal

Akronim : Penerimaan _kas.mdb

Fungsi : untuk menyimpan data jurnal

Tipe File : File Transaksi

Media File : Harddisk

Panjang Record : 32 byte

Kunci Field : kode_jurnal

Software : Microsoft Acces 2003

Page 18: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

58

Tabel IV.4. Spesifikasi File Jurnal

No Elemen data Akronim Type Panjang Keterangan

1 Kode Jurnal Kd_jurnal Text 4 Primary Key

2 No kwitansi No_kwitansi Text 8 Foreign Key

3 Tanggal Jurnal Tgl_jurnal Date/Time 8

4 Debit Debit Currency 6

5 Kredit Kredit Currency 6

Page 19: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

59

4.5.5. Struktur Kode

Struktur kode digunakan untuk mewakili suatu data ddan untuk

mempermudah proses data. Dalam pengkodean tersebut hendaknya menggunakan

bentuk kode-kode yang sederhana dan mudah dimengerti, dengan demikian dapat

mempermudah pekerjaan. Struktur kode dalam perancangan sistem penerimaan kas

pada MI Raudlatul Mubtadiin Jakarta adalah sebagai berikut :

1. Kode NIS

Penjelasan :

Type : Number

Size : 7

9 9 9 9 9 9 9

Tahun Masuk Bulan Masuk No Urut

Contoh Kode :

1 6 0 6 0 0 1

Tahun Masuk Bulan Masuk No Urut

Keterangan :

16 : Tahun 2016

06 : Bulan Juni

01 : Nomor Urut Siswa 01

Page 20: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

60

2. Kode no kwintasi

Penjelasan :

Type : Text

Size : 10

9 9 9 X X 9 9 9 9

Nomer urut Jenis Klasifikasi Bulan Tahun

Contoh :

0 0 1 R M 0 6 1 6

Nomer urut Jenis Klasifikasi Bulan Tahun

Keterangan :

00 : Nomor Urut

RM : Jenis Klasifikasi

06 : Bulan Juni

16 : Tahun

4.5.6. Spesifikasi Program

Tahap selanjutnya, setelah penulis membuat spesifikasi file yang dibutuhkan

oleh sistem, maka penulis membuat rancangan program yang dibutuhkan sistem

Page 21: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

61

usulan. Spesifikasi program yang diusulkan yaitu menerangkan program-program

yang akan digunakan dalam sistem yang akan diterapkan.

HIPO (Hiraerchy plus Input – Proses – Output) merupakan metodologi yang

dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi

program. Akan tetapi sekarang HIPO juga banyak digunakan sebagai alat desain dan

teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem.

Program-program tersebut diterangkan dibawah ini, diawali dengan bagan alir

HIPO yang antara lain:

Gambar IV.6. Diagram HIPO

0.0

Menu Login

1.0

Menu

Utama

0.0

1.1

Menu Entity

1.0

1.2

Transaksi

2.0

1.3

Laporan

3.0

1.5

Exit

5.0

1.1.1

Entry Siswa

1.1

1.2.1

Pembayaran

SPP

2.1

1.3.1

Laporan

Penerimaan

Kas

3.1

1.4

Utility

4.0

1.4.1

Ganti

Password

4.1

1.1.2

Menu

Perkiraan

1.2

1.2.2

Jurnal

2.2

Page 22: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

62

1. Spesifikasi Program Menu Login

Nama Program : Menu login

Akronim : Formlogin.frm

Fungsi : Menampilkan menu untuk login ke menu utama

Media Output : Monitor

Media Input : Mouse dan Keyboard

Screen Format : Lampiran E-1

Software : Microsoft Visual Basic 6.0

Proses Program : Pada menu login terdapat dua buah menu, yaitu :

a. Menu Username untuk memasuk nomor username dari user

b. Menu Password untuk memasukkan password user

Untuk menjalankan menu login dapat dilakukan dengan cara mengklik button

masuk yang terdapat pada menu login dan untuk keluar dari program Menu login

pilih menu cancel.

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : Menu_utama.frm

Fungsi : Menampilkan pilihan menu utama pada sistem penerimaan

kas

Media Output : Monitor

Media Input : Mouse dan Keyboard

Screen Format : Lampiran E-2

Page 23: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

63

Software : Microsoft Visual Basic 6.0

Progres Program : Pada menu utama terdapat empat buah pilihan, yaitu :

a. Entity

b. Transaksi

c. Laporan

d. Utility

e. Exit

Pemilihan menu yang akan dijalankan dapat dilakukan dengan cara mengklik

salah satu menu sub menu yang terdapat pada menu utama diatas, untuk log out

dengan username lain pilih menu logout dan untuk keluar dari program menu utama

pilih menu exit.

3. Spesifikasi Program Entry Siswa

Nama Program : Entry Siswa

Akronim : Entry_siswa.frm

Fungsi : Untuk menampilkan data siswa

Indeks Program : nis

Media Output : Monitor

Media Input : Mouse dan Keyboard

Screen Format : Lampiran E-3

Software : Microsoft Visual Basic 6.0

Proses Program :

a. Buka file menu utama

b. Pilih menu entity, lalu pilih entry siswa

Page 24: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

64

c. Akan tampil form data siswa, merupakan isi dari data siswa

d. Klik edit untuk mengubah data siswa

e. Klik hapus untuk menghapus data siswa

f. Klik simpan untuk menyimpan data siswa yang baru

g. Klik keluar untuk keluar dari form siswa dan kembali ke menu utama

4. Spesifikasi Program Menu Perkiraan

Nama Program : Menu Perkiraan

Akronim : menu_perkiraan.frm

Fungsi : Untuk menampilkan data perkiraan

Media Output : Monitor

Media Input : Mouse dan Keyboard

Screen Format : Lampiran E-4

Software : Microsoft Visual Basic 6.0

Proses Program :

h. Buka file menu utama

i. Pilih menu entity, lalu pilih menu perkiraan

j. Akan tampil form data perkiraan, merupakan isi dari data perkiraan

k. Klik tambah untuk mengubah data perkiraan

l. Klik hapus untuk menghapus data perkiraan

m. Klik keluar untuk keluar dari form data perkiraan dan kembali ke menu

utama

Page 25: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

65

5. Spesifikasi Program Entry Pembayaran SPP

Nama Program : Entry Pembayaran SPP

Akronim : pembayaran_spp.frm

Fungsi : Menampilkan data pembayaran SPP

Media Output : Monitor

Media Input : Mouse dan Keyboard

Screen Format : Lampiran E-5

Software : Microsoft Visual basic 6.0

Proses Program :

a. Buka File Menu Utama

b. Pilih menu Transaksi, lalu pilih menu Entry Pembayaran SPP

c. Akan Tampil form data penerimaan kas SPP, merupakan isi dari data

pembayaran SPP.

d. Pilihan Combobox SPP Bulan berisi beberapa pilihan, diantaranya:

1. Bulan “Januari”

2. Bulan “Februari”

3. Bulan “Maret”

4. Bulan “April”

5. Bulan “Mei”

6. Bulan “Juni”

7. Bulan “Juli”

8. Bulan “Agustus”

9. Bulan “September”

Page 26: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

66

10. Bulan “Oktober”

11. Bulan “November”

12. Bulan “Desember”

e. Klik Tambah untuk menambah data pembayaran.

f. Klik Simpan untuk menyimpan data pembayaran.

g. Klik Cetak untuk mencetak hasil data pembayaran.

h. Klik Hapus untuk menghapus data pembayaran.

i. Klik Batal untuk membatalkan transaksi pembayaran.

j. Klik Keluar untuk menutup form penerimaan kas dan kembali ke menu

utama.

6. Spesifikasi Program Transaksi Penjurnalan

Nama program : transjurnal

Akronim : transjurnal.frm

Fungsi : Menampilkan menu transaksi jurnal

Media Output : Monitor

Media Input : Mouse dan Keyborad

Screen Format : Lampiran E-6

Software : Microsoft Visual Basic 6.0

Proses Program :

a. Buka File Menu Utama.

b. Pilih Menu Transaksi, lalu pilih sub menu penjurnalan.

c. Akan tampil form data jurnal.

d. Pilihan combobox tanggal jurnal berisi tanggal transaksi dari jurnal.

Page 27: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

67

e. Pilihan combobox kode perkiraan berisi data kode perkiraan.

f. Pilih tambah untuk menambah transaksi input data jurnal.

g. Klik ubah ubah untuk untuk mengubah transaksi data jurnal

h. Klik hapus untuk menghapus input transaksi.

i. Klik batal untuk membatalkan input transaksi.

7. Spesifikasi Program Laporan Penerimaan Kas

Nama Program : LPK

Akronim : LPK.frm

Fungsi : Menampilkan menu laporan penerimaan kas

Indeks Program : -

Media Output : Monitor

Media Input : Mouse dan Komputer

Screen Format : Lampiran E-7

Software : Microsoft Visual Basic 6.0

Proses Program :

a. Buka file menu entity

b. Pilih menu laporan, lalu pilih sub laporan penerimaan kas

c. Akan tampil form laporan penerimaan kas.

d. Klik combo box No Kwitansi untuk memilih berdasarkan no pembayaran

yang akan di laporkan, data di ambil dari pembayaran.

e. Klik combo box periode untuk memilih periode yang akan di laporkan.

Page 28: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

68

8. Spesifikasi Program Ganti Password

Nama Program : Ganti Password

Akronim : ganti_password.frm

Fungsi : Merubah Password

Indeks Program : -

Media Output : Monitor

Media Input : Mouse dan Komputer

Screen Format : Lampiran E-8

Software : Microsoft Visual Basic 6.0

Proses Program :

f. Buka file menu utama

g. Pilih menu Utility, lalu pilih sub ganti password.

h. Akan tampil form ganti password, merupakan menu untuk merubah

password.

i. Klik Simpan untuk menyimpan password baru.

j. Klik Batal untuk membatalkan ganti password dan kembali ke menu utama.

Page 29: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

69

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Pada sistem yang diusulkan ini, pennulis juga menggambarkan tentang

spesifikasi sistem komputer yang meliputi perangkat lunak (Software), perangkat

keras (Hardware) dan konfigurasi komputer.

4.6.1. Umum

Suatu sistem yang baik tidak akan berhasil diterapkan atau diimplementasikan

dengan baik bila tidak didukung oleh sarana yang baik. Dalam penulisan ini penulis

mengusulkan satu unit komputer dengan konfigurasi sebagai berikut:

4.6.2. Perangkat Lunak

Perangkat lunak (Software) adalah merupakan suatu rangkaian atau susunan

instruksi yang harus benar dengan urutan yang benar. Program berfungsi untuk

menjalankan perangkat keras, mengolah data ataupun mewujudkan keinginan

pemakai komputer untuk mendapatkana informasi dalam suatu proses pengambilan

keputusan. Jadi pada hakekatnya software dengan kata lain adalah suatu kumpulan

dari instruksi-instruksi.

Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Sistem Operasi : Windows XP

2. Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0

4.6.3. Perangkat Keras

Perangkat keras (Hardware) yang dibutuhkan untuk penerapan suatu sistem

komputerisasi haruslah dengan tingkat kecepatan dan kapasitas memori yang

dibutuhkan, karena bila komputer yang digunakan tidak memenuhi standar maka

akan mempengaruhi jalannya sistem program komputer atau mungkin tidak dapat

Page 30: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

70

djalankan sama sekali. Untuk menghindari kejadian yang tidak diinginkan tersebut,

maka diperlukan adanya suatu penjelasan tentang konfigurasi dari perangkat keras

yang dibutuhkan untuk sistem yang akan kita terapkan.

Adapun perangkat keas yang dipergunakan dalam perancangan program tugas akhir

ini adalah sebagai berikut:

1. Processor : Intel Core i3

2. RAM : 2 GB

3. Hardisk : 500 GB

4. CD ROM : 700 MB

5. Mouse : Optical Mouse

6. Keyboard : 88 keys

7. Monitor : 14 inch

8. Printer : Canon 2700

Page 31: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

71

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal Implementasi merupakan suatu rancangan menganai penerapan sistem

atau rencana realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi akan dijelaskan

langkah-langkah atau tahap-tahap pengimplementasian sistem yang akan digunakan

dalam pengimplementasian sistem.

Dari hasil perhitungan waktu tersebut akan didapatkan berapa lama waktu

yang akan dibutuhkan sampai sistem tersebut dapat beroperasi dengan optimal.

Langkah-langkah dalam pengimplementasian sistem dapat dibagi dalam

beberapa langkah, yaitu :

1. Persiapan Data Awal

Dalam tahapan penyiapan data awal ini dimaksudkan untuk mengetahui

dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk sistem usulan. Waktu yang

diperlukan dalam penyiapan data awal ini adalah Seminggu.

2. Pembuatan dan Test Program

Untuk menunjang sistem, dibutuhkan serangkaian program. Setelah pembuatan

program selesai kemudian dites secara independen dan telah dirangkai menjadi

satu unit, maka unit program ini perlu dites kembali. Maksud dari pengetesan ini

untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem

telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Dalam proses pembuatan dan

pengetesan program, waktu yang diperlukan Lima minggu.

Page 32: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

72

3. Pembuatan Buku Petunjuk

Buku petunjuk ini dibuat agar pemakai sistem ini dapat mempelajari dan

memahami prosedur sistem mulai dari memasukan data sampai pembuatan

laporan. Pembuatan buku petunjuk ini dimulai Dua minggu sebelumsebelum

pengetesan sistem.

4. Pelatihan

Pelatihan sangat diperlukan untuk pengoperasian sistem. Waktu yang diperlukan

dalam pelatihan ini adalah Seminggu.

5. Test Sistem

Sebelum sistem baru digunakan, diharapkan sistem baru tersebut dites terlebih

dahulu agar nantinya dapat diharapkan dengan baik. Waktu yang dibutuhkan

untuk test ini adalah dua minggu.

6. Konversi Sistem

Proses konversi sistem ini atau proses peralihan pada sistem komputerisasi ini

dengan cara mengkonversi data-data yang diperlukan ke file komputer akan

tetapi sistem yang lama tetap dijalankan saampai sistem yang baru benar-benar

efektif beroperasi pada saat yang telah ditentukan. Dan untuk peralihan sistem

atau konversi sistem inni dijadwalkan seminggu.

7. Operasional dan Evaluasi Sistem

Operasional dan Evaluasi sistem adalah tahap penggunaan sistem yang baru lalu

mengevaluasi sistem sesuai dengan yang telah direncanakan dan menggunakan

data yang sesungguhnya. Proses operasional dan evaluasi sistem ini memerlukan

waktu kurang lebih empat minggu.

Page 33: BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada

73

Tabel IV.5. Jadwal Implementasi Sistem Usulan

No Kegiatan

Jadwal Rencana Kerja

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan Data Awal

2 Pembuatan Dan Test

Program

3 Pembuatan Buku Petunjuk

4 Training Personil

5 Test System

6 Konversi System

7 Operasional dan Evaluasi

System