Bachelorarbeit - LPE · Hausverwaltung, Rechtsabteilung, Bauabteilung, Maklerabteilung, Versicherungsabwicklung, etc. Dieses System ist naturgemäß nur bei großen Immobilienverwaltungen

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Bachelorarbeit:

Inwiefern unterstützen Computersoftwareprogramme die Prozesse

und die Arbeit von Immobilienhausverwaltungen?

Betreuung: Prof. Dr. Gunther Maier

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20.06.2015

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Inhalt 1.Einleitung ............................................................................................................................................. 3

2. Hausverwalter ..................................................................................................................................... 4

2.1. Aufgaben des Hausverwalters .................................................................................................... 4

2.2. Hausverwalter bei Wohnungseigentum: .................................................................................... 6

2.3. Honorar und Entgelt .................................................................................................................... 6

2.4. Kanzleistrukturen von Immobilienverwaltungen ....................................................................... 8

2.5. Die Haftung des Hausverwalters ................................................................................................. 8

2.6. Jahresarbeitskreis des Hausverwalters ..................................................................................... 10

2.7. Prozesse einer Hausverwaltung ................................................................................................ 10

2.7.1. Objektanlage/Objektdaten .................................................................................................. 11

2.7.2. Mietvertragsmanagement .................................................................................................. 12

2.7.3. Mieter-/Zinsliste: Miethaus in 1170 Wien, Mustergasse 8 ................................................. 13

2.7.4. Nebenkostencontrolling ...................................................................................................... 13

2.7.5. Schadensmeldung ................................................................................................................ 14

2.7.6. Von der Wohnungsübernahme bis zur Neuvermietung ...................................................... 17

2.7.7. Dokumentenablage in der Hausverwaltung ........................................................................ 18

2.7.8. Versicherungsmanagement ................................................................................................. 19

3. Software ............................................................................................................................................ 20

3.1. Implementierung der Software ................................................................................................. 20

3.2. Sicherheit der Software ............................................................................................................. 20

3.3. Kosten der Software .................................................................................................................. 21

3.4. Datenbanken ............................................................................................................................. 21

3.5. Funktionen der Software ........................................................................................................... 23

3.6. Eigenschaften/Anforderungen an die Software ....................................................................... 23

3.7. Übersicht über die angebotenen Immobilien-Softwarelösungen: ........................................... 25

4. Softwareprogramme im Vergleich ................................................................................................... 26

4.1. Welcher Anbieter bietet welche Lösungen an?. ....................................................................... 26

4.2. Kostenvergleich unter den Anbietern ....................................................................................... 28

4.3. Welche Software unterstützt welche Funktionen? ................................................................... 32

4.4. Mit welchen Betriebssystemen kann man welche Software verwenden? .............................. 42

5. Zusammenfassung ............................................................................................................................ 43

6. Literaturverzeichnis ........................................................................................................................... 44

7. Weitere Quellen: ............................................................................................................................... 44

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1.Einleitung

Die Betriebswirtschaftslehre teilt den Lebenszyklus einer Immobilie in die drei großen Bereiche Errichtung, Bewirtschaftung, Abriss/Verkauf ein. Immobilien stellen in unserer heutigen Zeit einen großen Faktor in der Wirtschaft dar. Rund um Immobilien gibt es zahlreiche Akteure: Makler, Eigentümer, Hausverwalter, Architekten, Baufirmen, Handwerker, Mieter etc. In dieser Arbeit möchte ich mich mit der Bewirtschaftung bzw. mit der Verwaltung beschäftigen. Immobilienverwalter sind Dienstleister, die für Hauseigentümer Leistungen erbringen, um eine Immobilie optimal zu bewirtschaften. In der vorliegenden Arbeit möchte ich darauf eingehen, inwiefern Immobilienverwalter in ihrer Tätigkeit von IT und EDV unterstützt werden und welche branchenspezifischen Programme es am Markt gibt.

Am österreichischen Markt gibt es zahlreiche Anbieter von Softwareprogrammen für Hausverwalter. Manche davon sind nur dafür programmiert worden, andere wurden adaptiert und können diesen Bereich auch abdecken. In der Arbeit gehe ich darauf ein, welche Softwaren am Markt sind und welche Funktionen sie anbieten.

Zu Beginn möchte ich auf die Aufgaben eines Hausverwalters eingehen. Nach dem Kauf einer Liegenschaft bzw. eines Zinshauses oder Errichtung eines Gebäudes, bestellt der Eigentümer einen Hausverwalter. Bei einem Wohnungseigentumsobjekt mit mehreren Miteigentümern bestimmt die Mehrheit, wer Hausverwalter des Objekts werden soll (einfache Mehrheit erforderlich). Welche Pflichten und Rechte der Immobilienverwalter im Verwaltungsverhältnis mit dem Liegenschaftseigentümer (bei einer Wohnungseigentumsgemeinschaft die Mehrheit der Eigentümer) hat, lässt sich allgemein schwer definieren. Immobilienbesitzer haben verschiedene Vorstellungen und Ansprüche an Verwalter. Die meisten Aufgaben werden vereinbart und ergeben sich im Laufe der Zusammenarbeit. Der Immobilienverwalter hat hier einen gewissen Gestaltungsspielraum, der vertraglich mit dem Eigentümer begrenzt ist.

Der Gesetzgeber sieht allgemein den Immobilienverwaltungsvertrag als „Bevollmächtigungsvertrag“ gemäß §§ 1002 ff ABGB. Der Bevollmächtigungsvertrag besteht aus zwei Komponenten: dem Auftrag und der Vollmacht. Der Auftrag verpflichtet den Verwalter im Innenverhältnis, die Vollmacht berechtigt ihn im Außenverhältnis.

Laut der Internetseite des ÖVI (Österreichischer Verband der Immobilienwirtschaft) wird der Tätigkeitsbereich des Hausverwalters wie folgt definiert:

„Ein Hausverwalter führt im Auftrag einer Wohnungseigentümergemeinschaft, eines Hauseigentümers oder Mehrheitseigentümers die Verwaltung einer Liegenschaft durch. Er ist dabei Stellvertreter, d.h. er führt die entsprechenden Tätigkeiten auf Rechnung der

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Eigentümer durch. Ein Verwalter kann sowohl eine natürliche als auch eine juristische Person sein. Gesetzlich definiert ist der Umfang der Verwaltung von Wohnungseigentumsobjekten und von Miethäusern. Inwieweit ein Hausverwalter damit beauftragt wird, richtet sich nach dem Verwaltungsvertrag und der Bevollmächtigung. Im Übrigen müssen gesetzliche Verwaltungsaufgaben, die nicht einem fremden Verwalter übertragen werden, von der Eigentümergemeinschaft oder dem Hauseigentümer selbst durchgeführt werden. Ist der Umfang der übertragenen Aufgaben unklar, wird im Zweifel gesetzlich vermutet, dass jemand, der einem anderen eine Verwaltung anvertraut hat, diesen auch zu allen Handlungen bevollmächtigt habe, welche die übertragene Verwaltung selbst erfordert und die gewöhnlich damit verbunden sind. Dies gilt typischerweise für den Hausverwalter.“ (www.övi.at, 2015)

2. Hausverwalter

2.1. Aufgaben des Hausverwalters

Laut dem ABGB (=Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch) kommen dem Hausverwalter folgende Aufgaben zu (Bammer/Fuhrmann/Ledl, 2011, S. 49):

x Abschluss von Miet- und Pachtverträgen und die Aufkündigung und Aufhebung der Verträge in Abstimmung mit dem Hauseigentümer. Die Vermietung und Verpachtung verlangt die Vorlage und Aushändigung eines Energieausweises, der zum Zeitpunkt der Vorlage nicht älter als zehn Jahre sein darf (§ 3 EAVG). Zusätzlich muss bei Abschluss eines Hauptmietvertrages über eine Wohnung im Voll- oder Teilanwendungsbereich des MRG sichergestellt werden, dass die elektrische Anlage der Wohnung den Bestimmungen des Elektrotechnikgesetzes 1992 (ETG 1992) entspricht. In der Praxis wird dies mithilfe eines Elektrobefundes, der von einem Elektriker ausgestellt werden kann, dokumentiert

x Überwachung und Organisation der laufenden Instandhaltung, der Wartungen und der Reinigung in Abstimmung mit dem Hauseigentümer

x Das Aufsetzen und Aushängen einer Hausordnung x Abschluss und Beendigung von Versicherungsverträgen (Feuer- Hagelschutz etc.)

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x Abwicklung und Vertretung des Auftraggebers bei Schadensfällen x Vertretung des Auftraggebers bei Behörden wie Gerichte, Finanz-, Verwaltungs- und

Baubehörden. (soweit gesetzlich zulässig) x Abschluss und Auflösung von Dienstverträgen im Einvernehmen mit dem

Hauseigentümer (z.b. Hausbesorger/Hausbetreuer) x Abschluss, laufende Prüfung und Beendigung von Betreuungsverträgen in

Abstimmung mit dem Auftraggeber x Wahrnehmung von Baubehördenterminen in Abstimmung mit dem Auftraggeber

(bzw. die Auftraggeber) x Abschluss von Verträgen im Einvernehmen mit dem/den Hauseigentümer(n) x Sachliche und rechnerische Prüfung aller Eingangsrechnungen x Abschluss und Auflösung von Werkverträgen im Einvernehmen mit dem Hausherrn x Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs mit den Mietern, Behörden,

Wohnungseigentümer betreffend der Verwaltung der Liegenschaft x Organisation, Anlage und laufende Führung folgender Akten: Allgemeine

Objektakten, Mieterakten, Wohnungseigentümerakten, Technische Akten. x Betreuung von Mieter: Anschreiben, Meldezettel, Aushänge, Schlichtung von

Meinungsverschiedenheiten unter Mietern x Aushändigung von Mietverträgen an Mieter nach Abstimmung und Bestätigung vom

Auftraggeber samt Erhalt der Kaution und Ausstellung eines Belegs dafür. Abfuhr der Mietvertragsvergebührung im Zuge des Abschlusses des Mietvertrags.

x Übergabe und Übernahme von Bestandsobjekten bei Mieterwechsel und Kündigung nach Abstimmung mit dem Hauseigentümer/Wohnungseigentümer. Dafür empfiehlt sich die Erstellung eines Protokolls bei Übernahme, auf dem alle Schäden an Malerei, Böden, Fliesen, Fenstern etc. festgehalten wird.

x Das Ummelden der Strom- und Gaszähler bei Wohnungswechsel/-Übergabe x Beratung des/der Auftraggeber(s) über mögliche juristische Maßnahmen und

Schritte, soweit diese gesetzlich zulässig sind. (z.B. Räumungsklage bei Nichtzahlung eines Mieters)

x Im Zuge des Mahnwesens die Einleitung rechtlicher Schritte in Zusammenarbeit mit Hauseigentümer und dessen Rechtsanwalt

x Führung von Klags- und Räumungsverfahren x Überwachung von Fristen, vor allem im Falle von Gewährleistungsansprüchen und

behördlichen Verfügungen x Geltendmachung von Ansprüchen des Eigentümers gegen den Mieter, soweit

gesetzlich zulässig. Z.B. Mieterhöhung, Untervermietung, Rückgabe der Mietsache, bauliche Veränderungen, Betriebspflicht)

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2.2. Hausverwalter bei Wohnungseigentum:

Im §20 und §28 des WEG (Wohnungseigentumsgesetz) sind die Verwalterpflichten definiert. Demnach gehören zur ordentlichen Verwaltung im Wohnungseigentum folgende Punkte: die gemeinschaftsbezogenen Interessen aller Wohnungseigentümer wahren; Weisungen der Mehrheit der Wohnungseigentümer befolgen; die Verwaltung der Liegenschaft verantworten, die ordnungsgemäße Erhaltung der allgemeinen Teile der Liegenschaft und die dazugehörige Behebung ernster Schäden des Hauses in einzelnen Wohnungseigentumsobjekten; Bildung einer angemessenen Reparaturrücklage; für die laufenden Instandhaltungen muss der Verwalter mindestens drei Angebote von unterschiedlichen Professionisten einholen; die Aufnahme eines Darlehens zur Deckung der durch die Reparaturrücklage nicht gedeckten Kosten für größere Erhaltungsmaßnahmen; die angemessene Versicherung der Liegenschaft; Erlassung und Aushändigung der Hausordnung; Vermietung von verfügbaren allgemeinen Teile der Liegenschaft an Dritte (z.B.: ehemalige Hausbesorgerwohnungen, Garagen etc.); dafür sorgen, dass ein maximal zehn Jahre alter Energieausweis nach §2 Z 3 EAVG für das gesamte Objekt vorhanden ist, und jedem Wohnungseigentümer auf Verlangen eine Ablichtung desselben zur Verfügung stellt; eine richtige Betriebskostenabrechnung erstellen und Betriebskosten einfordern. § 28 WEG beinhaltet auch die Bestellung des Verwalters und die Auflösung des Verwaltungsvertrages sowie die Bestellung und Abberufung des Eigentümervertreters, doch können diese Angelegenheiten der ordentlichen Verwaltung in der Praxis nicht vom Verwalter veranlasst werden und betreffen daher nicht seinen Verantwortungsbereich. (Bammer/Fuhrmann/Ledl, 2011, S. 50)

2.3. Honorar und Entgelt

Zwischen Hauseigentümer (bzw. Hauseigentumsgemeinschaft) und Hausverwalter kann im Zuge der Privatautonomie jede Vereinbarung über Honorar und Entgelt getroffen werden. Begrenzt wird dies nur durch allgemein zivilrechtliche Schranken wie etwa Wucher, Sittenwidrigkeit, Verkürzung über die Hälfte, List, Zwang oder Irrtum. Ein Entgelt zwischen Eigentümer und Verwalter kann beispielsweise durch den Prozentsatz der Summe der Mietzinse oder als Promillesatz des Neubauwertes des Gebäudes vereinbart werden. Der Neubauwert je m² Nutzfläche kann mittels des Baukostenindex des Statistischen Zentralamtes berechnet werden. (Malloth, 2013, S. 98-105)

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Gesetzlich gemäß § 22 MRG im Vollanwendungsbereich des MRG darf der Verwalter € 3,43 pro Quadratmeter Nutzfläche pro Jahr verlangen (ab 1. April 2014, zuvor 3,25 €/m²/Jahr). Dies darf der Verwalter im Zuge der Betriebskosten vom Mieter verlangen, der Hauseigentümer ist also hiervon nicht betroffen. „Die Verwaltungsgebühr ist der Kategoriemietzins der Kategorie A pro m² und Jahr i.S.d. § 15 Abs. 3 Z 1 MRG. Der dort festgesetzte Betrag valorisiert sich entsprechend der Regelung des § 16 Abs. 6 MRG, also mit einer 5%-igen Schwankungsbreite nach Maßgabe der Veränderung des Verbraucherpreisindex 1986. Der Beginn der mietrechtlichen Wirksamkeit wird durch den Bundesminister für Justiz kundgemacht.“ (Malloth, 2013, S. 100)

Zusätzlich generiert der Hausverwalter einen großen Teil seiner Einnahmen durch Vermittlungsprovisionen. Bei Wohnungen können hierbei bis zu einer Bruttomonatsmiete vom Mieter und bis zu drei Bruttomonatsmieten vom Vermieter (je nach Vereinbarung) , bei Geschäftslokalen bzw. Büros bis zu drei Bruttomonatsmieten vom Mieter oder Vermieter verlangt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass der Verwalter das nur verlangen darf, wenn eine Vermittlungstätigkeit stattgefunden hat, bei dem er den Mieter und den Vermieter zusammengebracht hat. (Malloth, 2013, S. 102,103), (www.övi.at, 2015)

Sämtliche Portogebühren, Kopiergeld und dergleichen die im Zuge der Verwaltung auftreten, werden vom Hausverwalter an den Hauseigentümer (bei Wohnungseigentum der Wohnungseigentumsgemeinschaft) weiterverrechnet.

Gesondert zu honorierende Zusatzleistungen können vereinbart werden und können entweder mit einer Pauschale oder durch Stundenhonorar abgerechnet werden. Solche Zusatzleistungen können sein: (Bammer/Fuhrmann/Ledl, 2011, S. 52,53)

� Bauüberwachung für Reparaturarbeiten gemäß Vereinbarung � Führung von Klags- und Räumungsverfahren � Im Zuge des Mahnwesens die Einleitung rechtlicher Schritte sowie die laufende

Zusammenarbeit mit Anwälten zur Vorbereitung für Verhandlungen � Hilfestellung bei der Kaufpreisfindung von Immobilien und deren steueroptimalen

Erwerb � Beratungstätigkeiten im Rahmen der Sanierung � Beratungstätigkeiten bei der Erstellung von Verträgen � Verhandlungen mit Servicegesellschaften

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2.4. Kanzleistrukturen von Immobilienverwaltungen

„Ausgehend von der Untersuchung der Immobilienunternehmen in Österreich von Simon/Stocker ( (Simon/Stocker, 2007/2008, S. 215) aus dem Jahre 2008 kann davon ausgegangen werden, dass mit 72% der Großteil der Immobilienunternehmen weniger als zehn Mitarbeiter hat. Darauf aufbauend wird im Bereich der Aufbauorganisation zwischen zwei verschiedenen Kanzleistrukturen unterschieden: Referentensystem, Abteilungssystem.“ (Lang/Klinger, 2013, S. 65) Referentensystem: Dieses System findet man meist in kleineren Kanzleien vor. Es ist jeweils ein Mitarbeiter für alle Angelegenheiten eines Hauses zuständig bzw. verantwortlich. Der Mitarbeiter wird oft noch zusätzlich von einer Assistentin oder einem Assistenten unterstützt und die Buchhaltung, Lohnverrechnung und Baubetreuung wird von einer anderen Person abgedeckt. Thomas Malloth bezeichnet dieses System in seinem Buch „Immobilienmanagement Österreich“ (2013) als Sachbearbeiterprinzip. Es hat den Vorteil der individuellen und persönlichen Betreuung der Kunden der Immobilienverwaltung. Negativ an dem System ist, dass bei der Abwesenheit des Sachbearbeiters es zu längeren Wartezeiten bzw. Verlängerung der Prozesse kommen kann. (Lang/Klinger, 2013, S. 65, 66) Abteilungssystem: Hier sind die Aufgaben an einzelne Abteilungen aufgeteilt: Buchhaltung, Hausverwaltung, Rechtsabteilung, Bauabteilung, Maklerabteilung, Versicherungsabwicklung, etc. Dieses System ist naturgemäß nur bei großen Immobilienverwaltungen zu finden. „Dabei wird streng nach reinem Kompetenzprinzip gehandelt. Aufgrund der oftmals nicht eindeutig geklärten Zuständigkeiten kann es bei diesem System zu Kompetenzüberschneidungen kommen.“ (Lang/Klinger, 2013, S. 65,66)

2.5. Die Haftung des Hausverwalters

In den letzten Jahren sind Treuhandberufe einem ständig steigenden Haftungsrisiko ausgesetzt. Der Hausverwalter haftet vertraglich und unmittelbar gegenüber dem Liegenschaftseigentümer als Geschäftsherrn und bei der Eigentümergemeinschaft jedem einzelnen Wohnungseigentümer. Er haftet unmittelbar gegenüber Mieter bzw. sonstige Nutzungsberechtigte und deren Angehörige. Den Hausverwalter trifft eine mittelbare Vertragshaftung gegenüber dem/den Auftraggeber(n) aufgrund dessen/deren Haftung gegenüber Mietern (Regresshaftung). In diesem Fall bedeutet Vertragshaftung, dass der Verwalter für Verletzungen des Verwaltungsvertrages und der aus ihm zukommenden Pflichten einzustehen hat. Zusätzlich muss erwähnt werden, dass Hausverwalter nicht nur

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zivilrechtliche sondern bei einem Fehlverhalten auch strafrechtliche Konsequenzen auslösen kann. Dies gilt besonders für die Gebäudesicherheit, für die Unterlassung der Beseitigung von Gefahrenstellen bzw. der gebotenen sicherheitstechnischen Nachrüstung des Gebäudes. Nun ein paar Praxisbeispiele von Haftungsfällen: Verlust oder unangemessene Veranlagung des Treuhandvermögens; Verstoß gegen die Verwaltungsprinzipien der Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit oder/und Zweckmäßigkeit; Nichterfüllung von Verbindlichkeiten des/der Auftraggeber/-s, dies können Betriebskosten, Forderungen von Professionisten, Steuern, Abgaben, Gebühren sein inklusive deren Rechtsfolgen (Strafsanktionen, Verzugzinsen, Mahnkosten etc.); Unzureichende oder unsachgerechte Vertretung des Auftraggebers vor Gerichten oder Behörden; Unterlassene oder nicht rechtzeitige Einforderungen von Außenständen des Hauseigentümers/Hauseigentümergemeinschaft gegenüber Dritten (Mahnungen, Exekutionen etc.); Nachteilige Vertragsgestaltung (z.B. nicht gültige oder nicht durchsetzbare Befristungsvereinbarungen, fehlerhafte Wertsicherungsklauseln); mangelhafte oder unangemessene Versicherung der Liegenschaft; mangelhafte Liegenschaftsbetreuung bzw. Betreuung zu unangemessenen Konditionen; Mitwirkung an rechtswidrigen Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft (im Wohnungseigentum); unterlassene, fehlerhafte bzw. unrichtige Vorausschau (im Wohnungseigentum); Fehlerhafte steuerrechtliche Betreuung des Geschäftsherrn; Verletzung von Schutz-, Sorgfalts- und Aufklärungspflichten gegenüber dem Geschäftsherrn; Überschreitung der Vollmacht oder der Befugnisse laut Verwaltungsvertrag; Fehlerhafte sicherheitstechnische Kontrolle des Gebäudes. Der zivilrechtliche und strafrechtliche Haftungsmaßstab bei der Haftung für Gebäudesicherheit orientiert sich am jeweiligen Stand der Technik. Dies bedeutet, dass es nicht unbedingt ausreichend ist, wenn ein Gebäude zum Zeitpunkt seiner Errichtung den sicherheitstechnischen Normen entsprochen hat. Zusätzlich bedarf es, sofern rechtlich, technisch und wirtschaftlich zumutbar, einer ständigen Nachrüstung nach den gesetzlichen Bestimmungen. Dies können Brandschutzmaßnahmen sein oder Warnhinweise bis hin zu Warnstangen für vom Dach abgehende Lawinen etc. Die Liegenschaft ist also regelmäßig fachmännisch auf Gefahrenpotenziale zu überprüfen. Beim vertraglichen Schutz ist zu beachten, dass Angehörige oder Arbeitnehmer eines Mieters den gleichen Schutz wie der Mieter selbst genießen. Die vom Eigentümer abgeschlossenen Verwaltungs-, Hausbetreuungs- oder Winterdienstverträge entlasten seine Haftung teilweise: bei einem Schadensfall kann er sich bei den Vertragspartnern regressieren. Da das Haftungspotenzial für den Immobilienverwalter erheblich ist, hat sich der Gesetzgeber damit befasst mit folgendem Ergebnis: Am 27. Februar 2008 ist eine Novelle der Gewerbeordnung (GewO) in Kraft getreten. Seit diesem Tag ist für alle Immobilientreuhänder (Makler, Verwalter, Bauträger) eine

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Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit einer Versicherungssumme von mindestens € 100.000 pro geschädigten Vertragspartner und einem Selbstbehalt von maximal 5% verpflichtend vorgeschrieben. Bei der Gewerbeanmeldung muss ein entsprechender Versicherungsnachweis erbracht werden (§117 Abs 7 und 8 GewO). Zusätzlich zu der gesetzlich vorgeschriebenen Versicherung kann jeder Hausverwalter natürlich freiwillig Versicherungen abschließen. (Bammer/Fuhrmann/Ledl, 2011, S. 53-60)

2.6. Jahresarbeitskreis des Hausverwalters

Thomas Malloth hat in seinem Buch „Immobilienmanagement Österreich“ (5. Auflage, erschienen im Jahr 2013) auf Seite 125-130 die Arbeitsprozesse einer Hausverwaltung während eines Geschäftsjahres dargestellt. Die komplette Liste würde den Rahmen dieser Arbeit sprengen, hier die wichtigsten Arbeitsschritte: Erstellung des Jahresabschlusses und Hauseigentümerabrechnungen durchführen; regelmäßige Durchsicht der Leerstehungen und der Liste der befristeten Verträge; Quartalsweise oder monatliche Fälligkeiten von Lohnsteuer, Kommunalsteuer, Umsatzsteuer, Dienstgeberabgaben, Wassergebühren beachten und abführen; Ausdrucken und versenden der Rückstandsliste; Erstellung der Betriebskostenabrechnung bis spätestens 30. Juni des laufenden Jahres; Erstellung der Einkommensteuererklärung von Klienten, die durch keinen Steuerberater vertreten sind; ausdrucken und versenden der Zahlscheine an Mieter; Jeweils am Jahresanfang sind die Betriebskosten-Pauschalen zu überprüfen und bei Bedarf zu erhöhen.

2.7. Prozesse einer Hausverwaltung

Mit Abschluss des Verwaltervertrages, wird dem Hausverwalter ein neues Objekt zur Verwaltung übergeben. Dies kann durch Eigentümerwechsel, Neukauf, Neubau eines Objekts oder Wechsel der Verwaltung zustande kommen. Den Ablauf zur Objektübernahme hat der neue Verwalter zu organisieren. Hierzu ist ein Termin mit dem bisherigen Verwalter, dem Verkäufer, dem alten und dem neuen Eigentümer empfehlenswert. Der neue Verwalter übernimmt alle Objekt-, Vertrags und Verwaltungsdaten und Unterlagen einschließlich aller Bürgschaften, Sicherheiten, Revisionspläne, Mietverträge etc. und hat die Archivierung der Daten durchzuführen. Über die Übernahme der Verwaltung müssen die Mieter,

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Energieversorger, beauftragte Gebäudedienstleister und alle weiteren Beteiligten am Haus informiert werden.

2.7.1. Objektanlage/Objektdaten

Das Informationsmanagement ist ein wichtiger und zentraler Bestandteil des Immobilienmanagements. Ein gut geführtes Dokumentenmanagement soll eine vollständige und strukturierte Gebäudedokumentation gewährleisten. Sämtliche vom Vorverwalter übernommenen relevanten Daten müssen überprüft werden hinsichtlich der Vollständigkeit, des Detaillierungsgrades und der Richtigkeit. (Beispielsweise die Erfassung von bereits fehlerhaft berechneten Basiszahlen der Mietenwertsicherung führt zu einer dauerhaft fehlerhaften Wertsicherungsberechnung.) Das Ergebnis sollte dokumentiert werden und in einem Prüfbericht dem Auftraggeber vorgelegt werden. Anschließend erfolgt die Objektanlage und Datenerfassung im EDV-Programm. Die Daten sind im Überblick folgende: Stammdaten, Zustandsdaten, Verbrauchsdaten, Leistungskataloge, Prozessdaten, Kaufmännische Daten. (Preuß, 2010, S. 235) Im Groben unterscheidet man auch in rechtliche, technische und wirtschaftliche Stammdaten. Die rechtlichen Stammdaten umfassen Daten, die das Grundstück betreffen. Darunter fallen die Grundbuchdaten mit der Größe des Grundstückes, Größe der bebauten Grundstücksfläche, Einlagezahl des Grundbuchamtes, Grundstücksnummer, Eigentumsverhältnisse, hypothekarische grundbücherliche Belastungen, bestehende Nutzungsrechte und etwaige Baulasten. Die rechtlichen Stammdaten inkludieren auch Informationen über das Baurecht, also z.B. den Bebauungsplan, den Flächenwidmungsplan, Baugenehmigungen und allgemeine Informationen zu Standort und Topografie. Zu den technischen Stammdaten gehören Baujahr, Baubeschreibungen, Baupläne, Statik, Nutzflächen und Nutzwerten (falls das Objekt dem Wohnungseigentumsrecht unterliegt). Die wirtschaftlichen Stammdaten sind Dokumente über die Anschaffungs-, Herstell- und Investitionskosten, Wertdaten wie Buchwert, Sachwert, Ertragswert, Einheitswert oder Versicherungswert, Tilgungspläne für Darlehen, Ertragsdaten (Verkaufs- bzw. Mieterträge) und die Hauptmietzinsabrechnungen der letzten zehn Jahre inklusive Belege. Es sollte auch dokumentiert werden, welche Sanierungen und Modernisierungen in den letzten Jahren durchgeführt worden sind.

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2.7.2. Mietvertragsmanagement „Das Mietvertragsmanagement und –controlling umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle der bestehenden Mietverhältnisse in einer Immobilie. Hierzu gehört die Überwachung der Mietvertragslaufzeiten und die Beachtung und Ausübung von Kündigungs- und Verlängerungsfristen. Die systematische Überwachung der Mietvertragslaufzeiten ist vor allen Dingen deshalb notwendig, um bei auslaufenden Mietverträgen frühzeitig entscheiden zu können, ob ein Mieter gehalten werden soll bzw. im Sinne der Kundenentwicklung sogar weiter aufgebaut und das Mietverhältnis aufgebaut werden kann. Ist dies der Fall, geht der Property Manager frühzeitig auf den Mieter zu, um den laufenden Vertrag zu verlängern oder ihn in seiner Entscheidung positiv zu beeinflussen, eine bestehende Mietvertragsverlängerungsoption in Anspruch zu nehmen.“ (Preuß, 2010, S. 206) Der Property Manager ist im weiteren Sinn der Immobilienverwalter. Um eine professionelle Verwaltung der Mietverträge zu gewährleisten, müssen folgende Daten immer am aktuellen Stand in der Software vorhanden sein:

9 „Mieter und Mieteridentifikationsnummer 9 Mietobjekt einschließlich Stellplätze 9 Mietflächen einschließlich Flächendefinitionen 9 Nutzungsart 9 Mietkonditionen (gesamt, pro m²), Mieterhöhungshistorie 9 Mietsicherheiten (Art und Wert) 9 Wertsicherungen (Art und Höhe von Staffelungen oder Indexierungen) 9 Betriebs- und Nebenkostenzahlungen (gesamt, pro m², Vorauszahlung vs. Pauschale) 9 Mietbeginn, Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen,

Sonderkündigungsrechte 9 Status (laufend oder gekündigt) 9 Vertragsrelevante Dokumente (Mietverträge, Nachträge, Übergabeprotokolle,

Mietminderungen etc.)“ (Preuß, 2010, S. 206) Die Immobilienverwaltung kontrolliert den fristgerechten Eingang sämtlicher Mieterzahlungen. Dazu zählen Kautionen, Mieten, Neben- und Betriebskostenvorauszahlungen, Verzugszinsen etc. Bei Nichtzahlung ist die Verwaltung verpflichtet dazu den Mieter zu mahnen. (Preuß, 2010, S. 207)

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2.7.3. Mieter-/Zinsliste: Miethaus in 1170 Wien, Mustergasse 8 In einer Zinsliste werden alle Mieter erfasst, wieviel Prozent ihr gemieteter Anteil an der Gesamtnutzfläche ausmacht, wieviel Betriebskosten der Miete zu zahlen hat, wie hoch die Hauptmiete ( ohne Betriebskosten und Umsatzsteuer) ist, wie hoch die Umsatzsteuer und die Bruttomonatsmiete sind. Bei dieser Beispielszinsliste wurde mit fiktiven Zahlen bzw. Mietern gerechnet. Die Nettomiete ergibt sich aus Addition von Hauptmietzins (=HMZ) und den Betriebskosten (=BK). Bei Geschäfts- bzw. Büroräumlichkeiten kommt zur Nettomiete 20 % Ust, bei Wohnungen 10 % Ust hinzu. Beispiel: Top 1 Schnitzelhaus: Die Hauptmiete pro m² habe ich mit 14 €/m² angenommen, dazu kommt 1,8 €/m² Betriebskosten= 1.911,83€. Zuzuglich 20 % Umsatzsteuer ergibt sich eine Bruttomiete von 2.294,20 €. Bei einem Miethaus ist üblich, dass der Verwalter dem Hauseigentümer regelmäßig-vor allem bei Veränderungen wie Mieterhöhung oder Mieterwechsel-eine aktuelle Zinsliste zukommen lässt. Eine Zinsliste muss jedoch nicht monatsbezogen sein und kann auch quartalsweise oder jährlich erstellt werden. „Im Zuge des Mietcontrollings und mit Unterstützung durch die Verwaltungssoftware (Mietvertragsdatenbank) setzt das Property Management laufend und zum frühestmöglichen Zeitpunkt alle möglichen Mieterhöhungen wie z.B. Index- und Staffelmieten gegenüber dem Mieter durch, um die maximale Wertschöpfung aus dem Asset Mietvertrag zu gewährleisten.“ (Preuß, 2010, S. 207)

Beispiel Zinsliste:

Top Mieter Widmung Nutzfläche Prozent BK HMZ Summe Netto

Ust-Satz Ust

Summe Brutto

1 Schnitzelhaus Geschäft/Büro 121 m² 14,94% 217,83 €

1.694,00€

1.911,83 € 20%

382,37€

2.294,20€

2 Friseur Pluto Geschäft/Büro 110 m² 13,58%

198,00 €

1.540,00€

1.738,00 € 20%

347,60€

2.085,60€

3 Familie Müller Wohnung 130 m² 16,05%

234,01 €

455,00 €

689,01 € 10%

68,90 €

757,91 €

4 Herr Berger Wohnung 93 m² 11,48%

167,37 €

232,50 €

399,87 € 10%

39,99 €

439,86 €

5 Frau

Baumgartner Wohnung 85 m² 10,49%

152,94 €

510,00 €

662,94 € 10%

66,29 €

729,23 €

6 Familie Schmitt Wohnung 110 m² 13,58%

198,00 €

440,00 €

638,00 € 10%

63,80 €

701,80 €

7 Herr Schneider Wohnung 87 m² 10,74%

156,59 €

391,50 €

548,09 € 10%

54,81 €

602,90 €

8 Frau

Dirnbacher Wohnung 74 m² 9,14%

133,26 €

111,00 €

244,26 € 10%

24,43 €

268,69 €

810 m² 100,00%

1.458,00€

5.374,00€

6.832,00 €

7.880,18€

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2.7.4. Nebenkostencontrolling Eine Hauptaufgabe des Immobilienverwalters ist die jährliche Abrechnung von Betriebs- und Nebenkosten. Diese muss bis spätestens 30.Juni jährlich erstellt und jedem Mieter mitgeteilt werden. Falls sich die Aufwände erhöht haben, sind auch die anteiligen Kosten der Mieter jeweils zu erhöhen. „Dafür müssen Umlage- und Aufteilschlüssel definiert und gemäß den mietvertraglichen Vereinbarungen den Mieteinheiten zugeordnet werden. Mieterwechsel sind hierbei besonders zu berücksichtigen. … Die jährliche Abrechnung muss folgende Positionen differenziert ausweisen:

o Abrechnungsperiode und Nutzungszeiträume o Kostenarten o Kosten unter Berücksichtigung und Ausweis der Vorsteuer o Nicht umlegbare sowie umlagefähige Kosten o Bezugsgrößen/Umlageschlüssel o Geleistete Vorauszahlungen o Abrechnungsergebnis“ (Preuß, 2010, S. 207)

2.7.5. Schadensmeldung Ein Mieter ruft bei der betreuenden Hausverwaltung an, um einen Schaden (z.B. Wasserschaden) im oder am Haus zu melden. Ein Sachbearbeiter nimmt den Schaden telefonisch auf. Nun erfolgt die Prüfung des weiteren Prozessverlaufes bzw. welcher Schaden in welchem Ausmaß vorhanden ist. Wenn Gefahr in Verzug ist: Es erfolgt die sofortige Beauftragung eines Professionisten. Wenn der Professionist mit den Arbeiten fertig ist, erfolgt die Fertigstellung und die Verständigung des Mieters. Anschließend wird geprüft, ob der Schaden von der Versicherung gedeckt wird. Ist dies nicht der Fall, werden die Kosten durch den Eigentümer getragen. Wenn die Versicherung den Schaden übernimmt, muss die Rechnung an die Versicherung übermittelt werden. Erfolgt der Zahlungsfluss, zahlt der Hausverwalter die Rechnung des Professionisten. (Ende des Prozesses) Wenn keine Gefahr in Verzug ist: erfolgt die „normale“ Abwicklung des Schadenfalls. Ein Professionist wird beauftragt, den Schaden zu begutachten und einen Kostenvoranschlag zu erstellen. Dann wird geprüft, ob der Schaden von der Versicherung übernommen wird. Wird der Schaden von der Versicherung gedeckt, erfolgt die Schadensmeldung. Dann führt der

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Professionist die Arbeiten durch. Anschließend erfolgt die Fertigstellung und der Mieter wird informiert. Die Rechnung wird an die Versicherung übermittelt. Wenn die Hausverwaltung das Geld der Versicherung erhalten hat, kann sie damit den Professionisten bezahlen. (Ende des Prozesses.) Falls die Versicherung den Schaden nicht übernimmt, wird der Schaden klassifiziert und zugeordnet. Es erfolgt die Prüfung ob die Freigabe durch den Eigentümer notwendig ist. Ist die Freigabe nicht notwendig, wird der Schaden über die Betriebskosten abgerechnet und im Endeffekt von jedem Mieter bezahlt. Der Professionist wird beauftragt, die Rechnung erstellt und es folgt die Fertigstellung und die Information an den Mieter/die Mieter. (Ende des Prozesses.) Ist die Freigabe durch den Eigentümer notwendig, ergeht die Information vom Schaden an den Eigentümer und die Anfrage, ob er den Schaden übernimmt. Wenn er den Schaden übernimmt, wird der Professionist beauftragt, die Rechnung erstellt und es folgt die Fertigstellung und die Information an den Mieter. (Ende des Prozesses.) Wenn der Eigentümer die Kosten des Professionisten nicht übernimmt, ergeht die Information an den Lieferanten und an den Mieter. (Ende des Prozesses.) Wenn kein Schadensfall vorliegt: Fehlinformation liegt vor bzw. muss überprüft werden- es erfolgt die Verständigung des Mieters. (Ende des Prozesses.) Der gesamte Prozess ist in der nachfolgenden Grafik dargestellt.

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Der Prozess der Schadensmeldung wird ebenfalls durch die EDV unterstützt. Im Softwareprogramm können die verschiedenen Professionisten (Installateure, Elektriker, Maler, Baumeister, etc.) in einer Liste angelegt werden zur besseren Übersicht und zur schnelleren Erreichbarkeit. Der Schadensfall wird in der EDV dokumentiert und kann jederzeit mit dem aktuellen Stand abgerufen werden.

2.7.6. Von der Wohnungsübernahme bis zur Neuvermietung Das Mietverhältnis kann vom Mieter bzw. in manchen Fällen auch vom Vermieter aufgelöst werden. Von der Rücknahme bis zur Neuvermietung der Wohnung sind jedoch einige Schritte zu erledigen. In manchen Wohnungen dauert dieser Prozess länger (z.B. wenn die Wohnung renovierungsbedürftig ist), in anderen Fällen kann der Prozess innerhalb von Tagen abgeschlossen sein. Hier ein Beispiel für diesen Prozess und welche Schritte aus Sicht der Hausverwaltung zu setzen sind: (Malloth, 2013, S. 66)

Mieter teilt der Hausverwaltung schriftlich mit, dass er die Wohnung kündigen möchte.

Hausverwaltung überprüft, ob die vereinbarten Termine bzw. Formen der Kündigung eingehalten wurden.

Information an den Kunden/Hauseigentümer, dass eine Wohnung frei wird.

Kontaktaufnahme mit dem Mieter bezüglich eines Übernahmetermins (vor Ort)

Übernahme der Wohnung (rund um den Termin der Kündigung): Erstellung eines Übernahmeprotokolls. Ummelden der Gas- und Stromzähler auf die Hausverwaltung (wird

dem Eigentümer weiterverrechnet). Kontrolle des Zustands der Wohnung. Bei Mängel eventuell ein entsprechender Abzug von der Kaution.

Kopie des Übernahmeprotokolls und aller wichtigen Informationen an den Hauseigentümer und den Ex-Mieter. Vorschlag an den Hauseigentümer für das weitere Vorgehen.

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Wenn erforderlich: Renovierung bzw. Durchführung einer Standardanhebung der Kategorie

( z.B. D zu A) zur besseren Vermietbarkeit und Erhöhung des Hauptmietzinses.

Information an den Makler zum Vermarktungsbeginn: beinhaltet Nettopreis, Quadratmeter

der Wohnung, Betriebskosten, Bruttopreis, Heizwärmebedarf (lt. Energieausweis)

Suche eines neuen Mieters; Wohnungsbesichtigungen

Vermietung mit Abschluss des Mietvertrags; Abführen der Mietvertragsvergebührung; Einnahme der Kaution, Veranlagung dieser auf ein separat geführtes Sparbuch mit

Verzinsung eines handelsüblichen Zinssatzes; Aushändigung des Mietvertrags an den Mieter und Vermieter

2.7.7. Dokumentenablage in der Hausverwaltung Es existieren unterschiedliche Ansichten der elektronischen Dateiablage in Hausverwaltungen. Die Grundregel lautet jedoch: „Die EDV-Ablage muss genau parallel zur Papierablage geführt werden.“ Manche Kanzleien arbeiten mit zeitlichen Abfolgen. Dabei sind zwei Systeme zu unterscheiden. Erstens kann die zeitliche Abfolge je Objekt erfolgen oder die zeitliche Abfolge erfolgt pro Jahr mit den Objekten als Unterordner. Das erste System hat den Vorteil, dass ganze Jahre leicht verschoben oder durchsucht werden können. Allerdings ist (wie beim zweiten System) eine Suche in einem Objekt schwerer möglich. Die Neuanlage am Jahresanfang ist mit größerem Aufwand verbunden, da bei der zweiten Variante in jedem Objekt ein Jahresordner erstellt werden muss. Für die Vergabe der Namen der Dateien sollte kanzleiintern eine unternehmensweit gültige Namensregelung aufgestellt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Namen einheitlich vergeben werden.

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Die Bezeichnung von Verwaltungsobjekten wird auch sehr unterschiedlich praktiziert. Viele Kanzleien verwenden nur Zahlen, manche eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben. Oft findet man die Straße mit einer Abkürzung gefolgt von der Hausnummer, z.B. MahiStr07 für „Mariahilfer Straße 7“ oder aber auch eine Bezeichnung aus Bezirk und Hausnummer, z.B. 0607 wieder für „1060 Wien, Mariahilfer Straße 7“. Das zweite System hat den Nachteil, dass es bei gleichen Hausnummern im selben Bezirk zu Überschneidungen kommt, die meist durch Folgezahlen gelöst werden, die dann eher zur Verwirrung beitragen. (Lang/Klinger, 2013, S. 70)

2.7.8. Versicherungsmanagement Zum Aufgabengebiet des Immobilienverwalters gehört auch die Überwachung der Objektversicherungen. Hier werden die Wirtschaftlichkeit, die Risikoabdeckung, die Versicherungsbedingungen und die Prämien kontrolliert. Bei erforderlichen Änderungen wie der Wechsel von Versicherungsunternehmen oder Versicherungsmaklern, wird dies mit dem Hauseigentümer abgestimmt. Zum Versicherungsmanagement zählt auch die Entgegennahme und Erstellung von Schadensmeldungen und die Weitergabe an den Versicherer. Im Folgenden ist für die vollständige und rasche Schadensregulierung zu sorgen. (Preuß, 2010, S. 201) „Unter die Verwaltung fallen die Pflege aller objektbezogenen Versicherungsdaten und –unterlagen, die Bezahlung von Versicherungsgebühren und die Abrechnung von Schäden.“ (Preuß, 2010, S. 201)

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3. Software

3.1. Implementierung der Software

„Mit der Einführung der Software sind begleitende Dienstleistungen erforderlich, die entweder vom Anbieter selbst oder einem von diesem autorisierten Partner erbracht werden. Dabei handelt es sich um die Installation und Konfiguration, Schulung sowie Einweisung, programmtechnische Softwareanpassung bzw. Schnittstellenrealisierung und das Angebot einer Hotline. Die Begleitung der Softwareimplementierung und –anpassung (Customizing) umfasst:

� Festlegung der personellen Ressourcen für Dateneingabe und Systemadministration � Vergabe von Benutzerrechten differenziert nach Einsatzgebiet und Eingabemasken,

evtl. nach Vorgabe von Anwendergruppen � Konzept für rationelle und zielorientierte manuelle Dateneingabe � Datenübernahme von vorhandenen Systemen � Definition einer Pilotphase mit selektiver Nutzanwendung des CAFM-Systems über

einen befristeten Zeitraum.“ (Preuß, 2010, S. 245)

3.2. Sicherheit der Software

Auf die Sicherheit der IT in Immobilienverwaltungen sollte prinzipiell streng geachtet werden. Ein nicht befugter Nutzer kann wertvolle Informationen stehlen und einen ideellen und finanziellen Schaden anrichten. „Die unterschiedlichen Benutzer und deren Zugriffsrechte müssen sich auch in den Berechtigungen der Dateistrukturen und Softwarelösungen widerspiegeln. So hat die Buchhaltung oder Lohnverrechnung z.B. andere Zugriffsbereiche als die Hausverwaltung. … Der Hauptunsicherheitsfaktor in Unternehmen ist immer der Mensch. Daher sollten Passwörter nie an andere Personen weitergegeben werden.“ (Lang/Klinger, 2013, S. 70) Es empfiehlt sich, die Daten regelmäßig mehrfach zu sichern. Die Sicherungen dienen zur Sicherung des aktuellen Datenbestandes, Wiederherstellung des Systems im Falle des kompletten Verlustes (z.B. durch Brand, Diebstahl, etc.), Wiederherstellung von Rechnern, Zugriffsmöglichkeit auf den historischen Datenbestand. Beim Sichern des Systems ist darauf zu achten, dass der Zugriff nur von dazu berechtigten Personen durchgeführt werden darf. Zusätzlich sollten auf den Computersystemen und den dazugehörigen Servern immer aktuelle Viren- und Sicherheitssoftwaren installiert werden.

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3.3. Kosten der Software

„Für die Kosten der EDV einer Dienstleistungskanzlei mit starker IT-Abhängigkeit müssen je nach Einsatz der IT bis zu 2,5% des Jahresumsatzes veranschlagt werden. (Gobiet, 2011, S. 77) Bei kleineren Kanzleien ist hier sicher ein Faktor bis zu 5% notwendig, um die EDV-Landschaft und die Software auf einem zukunftssicheren Stand zu halten“. (Lang/Klinger, 2013, S. 69)

3.4. Datenbanken

Datenbanken dienen hauptsächlich zur Abspeicherung und Verwaltung von komplex strukturierten Datenbeständen. Der Immobilienverwalter hat in der Praxis mit einer Flut von Daten zu arbeiten und mithilfe einer Software bzw. einem CAFM-Programm können die Daten besser verwaltet und koordiniert werden. Jede Immobilienverwaltungssoftware basiert auf mindestens einer Datenbank, in der die Daten der einzelnen Liegenschaften abgespeichert sind. Ein wesentlicher Vorteil von Datenbanksystemen ist, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens gleichzeitig bei entsprechender Autorisierung auf die Datenbasis zugreifen können. „Datenbanksysteme können aus mehreren Datenbanken bestehen, die über ein integriertes Datenbankmanagementsystem (DBMS) verwaltet werden. Das DBMS überwacht alle Datenbankabläufe (Anfragen, Veränderungen, Löschungen usw.) und gestattet nur die administrativ eingerichteten, zulässigen Vorgänge.“ (May, 2013, S. 154) Die Datenverwaltung innerhalb der Datenbanksysteme erfolgt zentral oder verteilt. Bei einer zentralen Verwaltung liegen alle Datenbanken auf einem Rechner, auf den alle berechtigten Nutzer zugreifen können. Bei verteilten Datenbanksystemen liegen die Datenbanken auf unterschiedlichen Rechnern. Durch das DBMS werden diese aber als eine Einheit behandelt. Vorteil an der verteilten Variante ist, dass bei Ausfall eines Rechners das System weiterhin lauffähig bleibt. (May, 2013, S. 154) „Das Grundprinzip jedes Datenbanksystems ist die strikte Trennung der Daten und der Datenverarbeitung. Der Nutzer des Datenbanksystems bleibt unabhängig von der internen Organisation des Datenbanksystems und kann mittels geeigneter Schnittstellen auf die Daten zugreifen.“ (May, 2013, S. 154) Für die Datenhaltung gibt es folgende Datenbanklösungen:

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I. „Relationales Datenbank-Managementsystem: legen Daten in Tabellen ab, die über Beziehungen verbunden sind. Um Redundanzen zu vermeiden, wird das jeweilige Datenmodell vorab „normalisiert“. Dies bedeutet, dass in einem mehrstufigen Prozess eine „Entflechtung“ der Datenstrukturen erreicht wird. Über Schlüsselattribute werden die notwendigen Beziehungen dabei eindeutig gekennzeichnet. Relationale Datenbanksysteme werden heute in den meisten Unternehmen eingesetzt und haben sich stark etabliert.“ (May, 2013, S. 155) „Vorteil ist die Orientierung an vorhandenen Industriestandards. Nachteilig sind mögliche Einschränkungen bei der Abbildung funktionaler Zusammenhänge gebäudetechnischer Anlagen.“ (Preuß, 2010, S. 238)

II. „Objektorientiertes Datenbank-Managementsystem: legen Daten objektorientiert ab, d.h. es werden Objekttypen mit ihren Attributen gespeichert. Neben den erweiterten Möglichkeiten durch Vererbung sind zudem auch objektspezifisch ausführbare Operationen abspeicherbar, so dass diese flexibel von der festprogrammierten Fachapplikation getrennt werden können. Objektorientierte Datenbanksysteme haben sich jedoch bisher kaum durchgesetzt, auch wenn schon einige professionelle Fachapplikationen dieses Datenbank-Managementsystem nutzen.“ (May, 2013, S. 155) „Vorteil ist eine größtmögliche Flexibilität bei der Anordnung von Objekten innerhalb der Hierarchieebene und deren nachträgliche Änderung. Nachteil ist das Fehlen einer standardisierten Abfragesprache.“ (Preuß, 2010, S. 238)

III. „Objekt-Relationales Datenbank-Managementsystem: kombinieren die Vorteile der verschiedenen Datenbankmodelle, sind also prinzipiell nicht neuartig. Durch Erweiterung einer relationalen Datenbank mit objektorientierter Methoden und Datentypen entsteht ein objektrationales Datenbank-Managementsystem.“ (May, 2013, S. 155)

Die meisten Softwaren verwenden heute relationale- und objektrelationale Datenbank-Managementsysteme. Objektorientierte Datenbank-Managementsysteme gibt es eher weniger. Der Trend zeigt, dass in der Zukunft objektorientierte Datenbanken relationale ablösen werden. (May, 2013, S. 155) Datenbanksprachen: „Die Kommunikation mit einem Datenbanksystem erfolgt über spezielle Datenbanksprachen. Diese werden zur Datendefinition (=DDL-Data Definition Language) und Datenabfrage verwendet.“ (May, 2013, S. 156) Es ist für den Endnutzer wichtig die Grundfunktionen des Datenmodells zu kennen um schnell und effektiv Abfragen stellen zu können. Des Weiteren ist es essentiell eine Datenbank zu benutzen, die zukunftsorientiert ist und die Daten sicher ablegt, damit es zu keinem Datenverlust kommt.

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3.5. Funktionen der Software

Aufbauend auf die Arbeitsprozesse und auf die Aufgaben des Hausverwalters lassen sich Funktionen definieren, die eine Verwaltungssoftware haben sollte. Folgende Funktionen wurden von Vogl im Rahmen der Diplomarbeit an der WU Wien aus dem Jahre 2001 mit dem Titel „Erstellung eines Bewertungskataloges für EDV in der Immobilienverwaltung und Evaluierung der gängigen Programme“ und im Zuge von geführten Gesprächen mit Hausverwalter und Softwareanbieter festgelegt: Archivierung ( vonRechnungen, Verträge etc.), Erfassung und Übersicht von Professionisten/Lieferanten, Instandhaltungsmanagement, Dokumentation von Reparaturen/Schäden, Rechnungserfassung, Schnittstellen zu Office Lösungen, Schnittstellen zu externen Finanzbuchhaltungen/Hausbesorger-Lohnverrechnungen, Verwaltung der Versicherungsverträge, Verwaltung von Mischhäusern MRG/WEG/WGG, Leerstandsverwaltung, Nebenkosten-Schlüssel Abrechnung nach Nutzfläche, Nutzwert oder freien Anteilen, Stammdatenverwaltung, Automatisierter Versand von Vorschreibungen oder Abrechnungen, Indexverwaltung und Wertsicherungen, Verwaltung der Verträge und Mietzinse, Zahlscheindruck und Mietenvorschreibungen mit automatischer Buchung, Automatisiertes Mahnwesen, Schnittstelle mit Electronic-Banking-Systemen, Umsatzmietabrechnung, Betriebskostenabrechnung, Darlehensabrechnung, Hauseigentümerabrechnung, Hauptmietzinsabrechnung, Heizkosten- und Warmwasserabrechnung (nach dem Heiz-KG 1992), Honorarverrechnung, Prognosen für Nebenkosten-Abrechnungen, Rücklagenberechnung, Beiblatt zur Einkommenssteuererklärung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Berechnung von Richtwertmieten mit allen Zu- und Abschlägen, Kautionsrechner mit Verzinsung.

3.6. Eigenschaften/Anforderungen an die Software

Beim Auswählen des EDV-Programms für die Immobilienverwaltung ist auf die Bedürfnisse und Notwendigkeit im Unternehmen zu achten. Folgende Punkte sollten beachtet werden: (Lang/Klinger, 2013, S. 71) (Preuß, 2010, S. 241) (Vogl, S. 22-24)

x Wie lange ist das Softwareunternehmen am Markt? x Welche Referenzbeispiele können vorgezeigt werden? Sind diese Referenzbeispiele

vergleichbar groß mit den zu verwaltenden? x Welche Weiterentwicklungsmöglichkeiten hat die Software? x Sind individuelle Anpassungen möglich bzw. nötig? x Gibt es Erfahrungsberichte bzw. Meinungen über die Software von Kollegen? x Können für die Präsentation Geschäftsvorfälle gezeigt und abgebildet werden?

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x Ist die Software leicht verständlich und können die Mitarbeiter einfach darauf eingeschult werden?

x Ist der Leistungsumfang adäquat? x Größe des Unternehmens x Anzahl der mit der Software befassten Mitarbeiter im Unternehmen x Marktpräsenz der Software x Personelle Ressourcen für die ständige Weiterentwicklung durch den Hersteller

(Anzahl Entwickler) x Einsatz von oder Kompatibilität zu Softwarelösungen, die am Markt als bestehender

oder künftiger Standard anzusehen sind x Welches Betriebssystem ist für die Software erforderlich? Ist sie mit dem

vorhandenen kompatibel? x Kosten der Schulung, Wartung und Anschaffung

„Die Beurteilung von Ergonomie und Bedienungskomfort einer Software sollte nach folgenden Einzelkriterien erfolgen:

i. Einstieg in die Vorgangsbearbeitung: Orientierung im Auswahlmenü und schneller Aufruf der Eingabemaske

ii. Vorgangsbearbeitung: Eingabefelder in der Bildschirmmaske angepasst an die Anwender-Erfordernisse und evtl. spezifisch für Einzel-Nutzer, gegebenenfalls Sperrung bzw. Ausblendung von Eingabefeldern, die für eine Bearbeitung durch bestimmte Nutzer nicht vorgesehen sind.

iii. Verknüpfte Bearbeitungsvorgänge: Leichte Orientierung bezüglich Folgemasken und notwendiger Eingabeschritte.“ (Preuß, 2010, S. 241)

„Hierbei ist zu beachten, dass eine systembedingt mögliche Anpassung der Eingabemasken im Rahmen der Implementierung auch nach den tatsächlichen Nutzeranforderungen optimiert wird. Im Rahmen des Auswahlverfahrens sind deshalb nicht nur die Anpassungsfähigkeit einer Software, sondern hierfür erforderlicher Aufwand, Kosten und Projektmanagement zu beurteilen.“ (Preuß, 2010, S. 241,242) Des Weiteren sollte bei der Auswahl die Mitarbeiter befragt und auf ihre Wünsche eingegangen werden, denn im Endeffekt müssen sie mit der Software dann arbeiten. Ein Hauptkriterium für die Auswahl der Software ist die Nutzung von Datenbankstrukturen und Datenbanken und die Kompatibilität der Software mit Office-Software. (Lang/Klinger, 2013, S. 71)

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3.7. Übersicht über die angebotenen Immobilien-Softwarelösungen: Dies soll einen kurzen Überblick über die am Markt erhältlichen Softwarelösungen geben. Die Liste setzt sich aus den bekannten und größeren Anbietern zusammen und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. (Lang/Klinger, 2013, S. 72) Softwareprodukt Webseite 1bisX www.lpe.at/1bisX Andromeda www.andromeda-software.at Austerhuber Haus 2.2. www.austerhuber.at Bici Hausverwaltungsprogramm http://bici.at/ Conthaus www.conthaus.at Data Service HVWin www.dataservice.co.at Domizil+ (ehem. Datasystems) www.domizilplus.at Igel www.igel.at Immologik www.immologik.at ITS Real Estate Management www.its-on.at Npf Immobilienverwaltungssoftware www.npf.at OKHV Oswald Krause www.ok-it.at Real Data www.real.at RELion www.mse-gruppe.de Rockware Real www.rockware.at SAP www.sap.at Schweighofer Haus-Manager www.schweighofer.com

Bei den verschiedenen Software Anbietern sind die Grundfunktionen so gut wie ident. Die Programme unterscheiden sich eher in der Ausrichtung an den Zielgruppen der Kunden: von klassischer Zinshausverwaltung über Wohnungseigentum und Mischhäusern bis hin zu Gewerbe- und Industrieobjekte und gemeinnützigen Bauten, die dem Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz (WGG) unterliegen. Für die Immobilienverwaltung werden die Einsparung von Kosten und die Vereinfachung der Prozesse immer wichtiger. Dies kann durch den automatisierten Versand von Vorschreibungen oder Abrechnungen per E-Mail leichter erreicht werden. Die automatisierte Abrechnung von großen Datenlieferanten wie Strom- und Energieanbieter wird zukünftig auch mehr ein Thema bei der IT-Unterstützung von Verwaltungen. Die Punkte Prozessorientierung und „Customer- Relationship Managements“ sind ebenfalls von zunehmender Bedeutung. (Lang/Klinger, 2013, S. 73)

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4. Softwareprogramme im Vergleich

Im nächsten Schritt habe ich die Anbieter der Software-Lösungen für Immobilienverwaltungen verglichen. Die Programme wurden hinsichtlich des Preises, der vorhandenen Funktionen und der verwendeten Datenbank miteinander verglichen. In den folgenden Tabellen sind von den oben genannten Anbietern alle bis auf SAP vorhanden. Die Listen geben einen Überblick welche Software für kleine, mittlere oder große Hausverwaltungen zu empfehlen ist. Die Informationen habe ich entweder per Mail erhalten, aus persönlichen Gesprächen, von den entsprechenden Homepages oder den Downloads (Folder etc.) der Homepages.

4.1. Welcher Anbieter bietet welche Lösungen an?.

Anbieter Angebotene Lösungen Verwendete Datenbank

1bis X: Einzelplatzversion Mehrplatzversion

Serverversion

FileMaker Pro 13 Runtime FileMaker Pro 13

FileMaker 13 Server

Andromeda Easy Easy pro

Easy pro light

Microsoft SQL-Server relationale Datenbank

Austerhuber Haus

2.2. Haus 2.2. Microsoft Access-Datenbank

relationale Datenbank

BICI

Hausverwaltungspro

gramm

BICI future line: Basismodule, Zusatzmodule,

Spezialmodule


Conthaus Conthaus Microsoft SQL-Datenbank relationale Datenbank

Data Service HV Win HVWin32 JET,SQL

Domizil+ domizil+ Objektmanagement Microsoft SQL-Server relationale Datenbank

Igel Igel Real Immobilienmanagement

Oracle Datenbank 11G relationale Datenbank

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Immologik PraxisLV SQL-Datenbank rationale Datenbank

ITS Real Estate

Management

ITS.RM Real Estate Management

ITS.IV Invoice Management ITS.CT Cashless Transfer

ITS.FA Financial Accounting


npf

Immobilienverwaltu

ngssoftware

Grundmodul Zahlungsverkehr, Modul Subverwaltung, Modul

Lieferanten usw.

relationale Datenbank

Mag. Oswald Krause

OK-IT

OKHV MRG OKHV WEG OKHV Pro

Microsoft Access-Datenbank relationale Datenbank

Real Data Real für Immobilienverwaltungen

Isam Datenbank relationale Datenbank

RELion RElion Microsoft Dynamics NAV relationale Datenbank

Rockware Rockware Real Oracle Datenbank Objekt-relationale

Datenbank

Schweighofer

Manager-Software

Schweighofer HAUS-MANAGER Microsoft SQL-Server, Microsoft Access-Datenbank;

beides relationale Datenbanken

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4.2. Kostenvergleich unter den Anbietern

Kosten 1bisX Andromeda Austerhuber 2.2.

BICI

Grundlizenz Einzelplatz: € 295,- für 2

Häuser + 295,- per weiteres Haus, zeitlich unbefristet

€ 1.335 (für ein Objekt)

Preis je Tops: bis 20 = € 1.200,- bis 50 = € 2.000,-

bis 100 = € 3.000,-

je weitere 100 = € 500,-

€ 790 (für 3 Objekte)

Durchschnittliche Kosten für eine Hausverwaltung

mit 30 „Häusern“

Mehrplatz: € 225,- per Monat

+ 9,50 per Arbeitsplatz (bis

zu 5 Arbeitsplätze

möglich)

Ca. € 7.000 Mehrbenutzeraufschlag:

bis 4 Benutzer: 25%

bis 8 Benutzer: 50%

€ 3.790



Server: € 254,- per Monat +

9,50 per Arbeitsplatz (bis

zu 250 Arbeitsplätze

möglich)

Ca. €13.000 Siehe oben € 10.790



Server + alle Zusatzmodule: € 324,- per

Monat + 9,50 per Arbeitsplatz

(bis zu 250 Arbeitsplätze

möglich)

Ca. €13.000 Siehe oben Preise für größere

Verwaltungen werden einzeln

ausverhandelt

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Kosten Conthaus Data Service HV WIN

Domizil+ Igel

Grundlizenz Kommt auf die Funktionen/Arbeitsplä

tze an

€ 910 (für 3 Objekte)

Keine Angabe: Die Lizenz ist

einheitenabhängig-somit für

kleine bis große HV leistbar

Zwischen € 1.500 und €

1.950 pro User

Durchschnittliche Kosten für eine

Hausverwaltung mit 30 Objekten

Kommt auf die Funktionen/Arbeitsplä

tze an

€ 5.610,00 Die Schwierigkeit

ist der enorme Umfang und

Konfigurierbarkeit des Systems,

Kosten sind abhängig von

der Objektstruktur und wieviele Mitarbeiter die Objekte verwalten.




tze an

€ 7.010 (Vollversion ab 60 Objekten)

weshalb ein gewisser

Einführungsaufwand (für

große wie für kleine HV

nahezu ident) notwendig ist

Die Prozesse der

Verwaltung werden

untersucht und es wird

ein maßgeschneidertes Angebot

erstellt. Durchschnittliche

Kosten für eine Hausverwaltung mit

150 Objekten


tze an; Maximale, echt getestete

Objektanzahl (also Häuser, nicht

Einheiten): 16.000

€ 7.010 (Vollversion ab 60 Objekten)

Das macht die Lösung für

kleine HV’s im Verhältnis zu Großen etwas kostspieliger

Siehe oben

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Kosten Immologik ITS npf

OKHV Oswald Krause

Grundlizenz „Lightversion“: €3.200 bis 200

Einheiten (Wohnungen,

Geschäfte, Lager etc.)

zwischen € 1.480,00 und €

6.980,00 je nach Funktionsumfang

(Customizing durch modularen

Aufbau)

€ 2.700 fürmax. 50 Bestands-einheiten

€ 1.500 nur für MRG-Objekte € 1.900 nur für WEG-Objekte € 3.400 nur für

MRG, WEG, Mischhaus



€ 3.200 für bis zu 200 Einheiten (Wohnungen,

Geschäfte, Lager etc.)

wie oben; keine Abhängigkeit von

Anzahl verwalteter

Objekte

€ 4.600 für max. 150

Bestands-einheiten

€ 3.400 Kein Limit für die Anzahl der

Objekte



€7.500 für die Vollversion mit

unbegrenzter Anzahl an Einheiten


Anzahl verwalteter

Objekte

€ 6.500 Uneinge-

schränkt viele Bestands-einheiten

€ 3.400 Kein Limit für die Anzahl der verwalteten

Objekte Durchschnittliche

Kosten für eine Hausverwaltung mit

150 Objekten

€ 7.500, inkludiert ist ein User, jeder

weitere ist extra zu bezahlen (Licence

per user)


Anzahl verwalteter

Objekte

€ 6.500 Uneinge-

schränkt viele Bestands-einheiten

€ 3.400 Kein Limit für die Anzahl der verwalteten

Objekte

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Kosten Real Data

RELion Rockware Real Schweighofer

Manager-Software

Grundlizenz Ab € 9.000 Uneingeschränkte

Anzahl der Objekte, € 900 je

zusätzlichem Arbeitsplatz

Ab €10.000, nur für große

Hausverwaltungen geeignet/

leistbar

€240/ Monat: Lizenzvertrag

Ab € 900



Ab € 9.000 Uneingeschränkte

Anzahl der Objekte



leistbar

€ 240/Monat Lizenzvertrag

Ab € 2.400




Anzahl der Objekte



leistbar

€ 350-€ 400/ Monat

Ab € 4.150




Anzahl der Objekte



leistbar

€ 500/Monat Ab € 4.150

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4.3. Welche Software unterstützt welche Funktionen?

Funktionen 1bisX Andromeda Austerhuber 2.2.

Allgemein

Archivierung (Rechnungen, Verträge etc.)

Zusatzmodul Ja ja

Erfassung und Übersicht von Professionisten/Lieferanten

Ja Ja ja

Instandhaltungsmanagement: Dokumentation von Reparaturen/Schäden

Zusatzmodul Ja ja

Rechnungserfassung Zusatzmodul Ja ja

Schnittstellen zu Office Lösungen MS Excel-Export;

(Integriertes Textverarbeitun

gsprogramm)

Microsoft Office Microsoft Word

Schnittstellen zu externen Finanzbuchhaltungen/Hausbesorger-Lohnverrechnungen

Nein Ja: BMD, CPU, Real, RZL,

WinLine und Syska

Ja (BMD)

Verwaltung der Versicherungsverträge Nein Ja Ja Verwaltung von Mischhäusern MRG/WEG/WGG

Nein, als separate Häuser zu verwalten, da

2 oder mehr Mandanten

Ja Ja

Stammdaten

Leerstandsverwaltung Ja Ja Ja

Nebenkosten-Schlüssel nach Nutzfläche, Nutzwert oder freien Anteilen

Ja Ja Ja

Stammdatenverwaltung Ja Ja Ja

Mieten

Automatisierter Versand von Vorschreibungen oder Abrechnungen

Ja Ja Ja

Indexverwaltung und Wertsicherungen Ja Ja Ja

Verwaltung der Verträge und Mietzinse Ja Ja Ja

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Zahlscheindruck und Mietenvorschreibungen mit automatischer Buchung

Ja Ja Ja

Buchhaltung 1bisX Andromeda Austerhuber 2.2.

Automatisiertes Mahnwesen Ja Ja ja

Schnittstelle mit Electronic-Banking-Systemen

Zusatzmodul Ja Ja

Umsatzmietabrechnung Nein Ja ja

Abrechnungen

Betriebskostenabrechnung Ja Ja Ja

Darlehensabrechnung Ja Ja nein

Hauseigentümerabrechnung Ja Ja Ja

Hauptmietzinsabrechnung Nein Ja Ja

Heizkosten- und Warmwasserabrechnung (nach dem Heiz-KG 1992)

Zusatzmodul Ja ja

Honorarverrechnung Ja Ja ja

Prognosen für Nebenkosten-Abrechnungen

Ja Ja Ja

Rücklagenberechnung Nein Ja ja

Steuererklärungen

Beiblatt zur Einkommenssteuererklärung Ja – gem. ESt-Kennzahlen

Ja nein

Umsatzsteuer-Voranmeldung Ja Ja Ja

Sonderfunktionen

Berechnung von Richtwertmieten mit allen Zu- und Abschlägen

Ja Ja nein

Kautionsrechner mit Verzinsung Nein Ja nein

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Funktionen BICI Conthaus Data Service HV WIN

Allgemein


Ja Ja Ja


Ja Ja Ja


Ja: „Störungsmanagement

“

Ja Ja

Rechnungserfassung Ja Ja Ja Schnittstellen zu Office Lösungen Microsoft

Office Ja MicrosoftWord,

Excel Schnittstellen zu externen Finanzbuchhaltungen/Hausbesorger-Lohnverrechnungen

Ja: BMD, DATEV, RZL,

Lexware, dvo

Ja, (ca. 100 Standardschnit

tstellen vorhanden)

Ja: SAP, BMD, etc.

Verwaltung der Versicherungsverträge Ja Ja Ja Verwaltung von Mischhäusern MRG/WEG/WGG

Ja Ja Ja

Stammdaten

Leerstandsverwaltung Ja Ja Ja Nebenkosten-Schlüssel nach Nutzfläche, Nutzwert oder freien Anteilen

Ja Ja, (9999 Abrechnungssc

hlüssel)

Ja


Mieten

Automatisierter Versand von Vorschreibungen oder Abrechnungen

Ja Ja Ja

Indexverwaltung und Wertsicherungen Ja Ja Ja Verwaltung der Verträge und Mietzinse Ja Ja Ja Zahlscheindruck und Mietenvorschreibungen mit automatischer Buchung

Ja Ja Ja

Buchhaltung

Automatisiertes Mahnwesen Ja Ja

Ja

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BICI Conthaus Data Service HV WIN


Ja Ja Ja

Umsatzmietabrechnung Nein Ja Nein

Abrechnungen

Betriebskostenabrechnung Ja Ja Ja Darlehensabrechnung Nein Ja Ja Hauseigentümerabrechnung Ja Ja Ja Hauptmietzinsabrechnung Ja Ja Ja Heizkosten- und Warmwasserabrechnung (nach dem Heiz-KG 1992)

Ja Ja Nein

Honorarverrechnung Nein Ja Ja Prognosen für Nebenkosten-Abrechnungen Ja Ja Ja Rücklagenberechnung Ja Ja Ja

Steuererklärungen

Beiblatt zur Einkommenssteuererklärung Ja Ja Ja Umsatzsteuer-Voranmeldung Ja Ja Ja

Sonderfunktionen


Ja Ja Ja

Kautionsrechner mit Verzinsung Ja Ja, mehrere Varianten

Nein

Funktionen Domizil+ Igel Immologik

Allgemein


Ja Ja Dokumentenverwaltung über Anbindung v

Netzlaufwerken oder DocuFrame


Ja Ja ja

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Domizil+ Igel Immologik


Ja Ja Projektmanagement u. Erfassung v Notizen z. Objekt

Rechnungserfassung Ja Ja ja

Schnittstellen zu Office Lösungen Microsoft Office Microsoft Outlook

Nein (geplant)


Nein, aber Finanzbuchhaltung ist integriert/Ja bei

Lohnverrechnungen

Nein, aber Schnittstelle zu

Igel Finanzbuchhaltung/Lohnverre

chnung

BMD-Fibu, SAP, RS2 Fibu

Verwaltung der Versicherungsverträge

Ja Ja ja

Verwaltung von Mischhäusern MRG/WEG/WGG

Ja Ja ja

Stammdaten

Leerstandsverwaltung Ja Ja Ja


Ja Ja Ja


Mieten

(Automatisierter Versand) von Vorschreibungen oder Abrechnungen

Ja Ja Ja

Indexverwaltung und Wertsicherungen

Ja Ja Ja

Verwaltung der Verträge und Mietzinse

Ja Ja Ja


Ja Ja Ja

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Buchhaltung Domizil+ Igel Immologik

(Automatisiertes) Mahnwesen Ja Ja Ja


Ja Ja Ja

Umsatzmietabrechnung Ja Ja Nein

Abrechnungen

Betriebskostenabrechnung Ja Ja Ja

Darlehensabrechnung (Annuitäten)

Ja Ja Ja

Hauseigentümerabrechnung Ja Ja Ja

Hauptmietzinsabrechnung Ja Ja Ja


Nein Ja Ja

Honorarverrechnung Ja Ja Ja

Prognosen für Nebenkosten-Abrechnungen

Ja Ja Ja

Rücklagenberechnung Ja Ja Ja

Steuererklärungen

Beiblatt zur Einkommenssteuererklärung

Ja Ja Ja


Sonderfunktionen


Ja Ja Nein; aber automatische

Indexanpassung Kautionsverwaltung mit Verzinsung Ja Ja Nein

Tassilo Vondru

38

Funktionen ITS npf OKHV Oswald Krause

Real Data

Allgemein


Ja Ja, ab 4. Quartal 2015

Nein Ja


Ja Ja Ja Ja


Ja Ja Nein Ja

Rechnungserfassung Ja Ja Ja Ja

Schnittstellen zu Office Lösungen Ja Microsoft Office

Ja Microsoft Office


Ja Ja Nein Ja

Verwaltung der Versicherungsverträge Ja Ja Nein Ja


Ja Ja Ja Ja

Stammdaten

Leerstandsverwaltung Ja Ja Ja Ja


Ja Ja Ja Ja

Stammdatenverwaltung Ja Ja Ja Ja

Mieten


Nein Ja (ab 4.Qu.

2015 auch per

e-mail)

Nein, aber geplant

Ja

Indexverwaltung und Wertsicherungen Ja Ja Ja Ja

Verwaltung der Verträge und Mietzinse Ja Ja Ja Ja

Tassilo Vondru

39


Ja Ja Ja Ja

Buchhaltung ITS npf OKHV Oswald Krause

Real Data

(Automatisiertes) Mahnwesen Ja Ja Ja Ja


Ja Ja Ja Ja

Umsatzmietabrechnung Ja Nein Nein Nein

Abrechnungen

Betriebskostenabrechnung Ja Ja Ja Ja

Darlehensabrechnung (Annuitäten)

Ja Ja Nein Ja

Hauseigentümerabrechnung Ja Ja Ja Ja

Hauptmietzinsabrechnung Ja Ja Ja Ja


Ja Nein, aber

automatisierte

Weiterverarbeitung von

Abrechnung div. Firmen (Techem, ISTA, …)

Nein Ja

Honorarverrechnung Ja Ja Nein Ja

Prognosen für Nebenkosten-Abrechnungen Ja Ja Ja Ja

Rücklagenberechnung Ja Ja Ja Ja

Steuererklärungen

Beiblatt zur Einkommenssteuererklärung Ja Ja Ja Ja

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Ja Ja Ja Ja

Tassilo Vondru

40

Sonderfunktionen ITS npf OKHV Oswald Krause

Real Data


Ja Ja Ja Ja

Kautionsverwaltung mit Verzinsung Ja Nein Ja Ja

Funktionen RELion Rockware Real

Schweighofer

Allgemein


Ja, („Archiv Light“)

Ja Ja


Ja Ja Ja


Ja Ja Ja

Rechnungserfassung Ja Ja Ja Schnittstellen zu Office Lösungen Microsoft

Word, Excel, Outlook

Microsoft Excel, Word

Mailprogramm ist integriert

Microsoft Outlook, Tobit David


Finanzbuchhaltung ist voll integriert,

Hausbesorger Lohnverrechnu

ng: Nein

Ja, Programm für Finanzbuchhaltun

g ist integriert

Buchhaltungssysteme: RZL-FIBU,

BMD-FIBU, Win1A-FiBu, EU-Fibu,

DVO, IGEL, DATEV

Verwaltung der Versicherungsverträge

Ja Ja Ja


Ja Ja Ja

Tassilo Vondru

41

Stammdaten RELion Rockware Real

Schweighofer

Leerstandsverwaltung Ja Ja Ja Nebenkosten-Schlüssel nach Nutzfläche, Nutzwert oder freien Anteilen

Ja Ja Ja


Mieten


Ja Ja Nein

Indexverwaltung und Wertsicherungen

Ja Ja Ja

Verwaltung der Verträge und Mietzinse

Ja Ja Ja


Ja Ja Ja

Buchhaltung

(Automatisiertes) Mahnwesen Ja Ja Ja Schnittstelle zu Electronic-Banking-Systemen

Ja Ja Ja

Umsatzmietabrechnung Ja Ja Nein

Abrechnungen

Betriebskostenabrechnung Ja Ja Ja Darlehensabrechnung (Annuitäten/Tilgungsplan)

Ja Ja Nein

Hauseigentümerabrechnung Ja Ja Ja Hauptmietzinsabrechnung Ja Ja Ja Heizkosten- und Warmwasserabrechnung (nach dem Heiz-KG 1992)

Ja Ja Ja

Honorarverrechnung Ja Ja Ja Prognosen für Nebenkosten-Abrechnungen

Ja Ja Ja

Rücklagenberechnung Ja Ja Ja

Steuererklärungen

Beiblatt zur Einkommenssteuererklärung

Ja Ja Ja

Tassilo Vondru

42


Sonderfunktionen RELion Rockware Real

Schweighofer


Ja Ja Nein

Kautionsverwaltung mit Verzinsung Ja Ja Nein

4.4. Mit welchen Betriebssystemen kann man welche Software verwenden?

Betriebssysteme 1bisX Andromeda Austerhuber 2.2.

BICI

Microsoft Windows 7 oder höher

Windows XP, 7 oder 8

Ja ab Win 2000 Ja, ab Windows XP und höher

Apple Mac OS X 10.7 oder höher

Nein nein Nein

Betriebssysteme Conthaus Data Service Domizil+ Igel

Microsoft Ja Windows XP, 7 oder 8

Ja Windows XP, 7 oder 8

Apple Nein Nein Nein WEB Client

Tassilo Vondru

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Betriebssysteme Immologik ITS npf OKHV O.K.

Microsoft Ja: von Win95 – Win8.1

Ja Windows 7 oder 8 (künftig auch 10)

Windows 2000 bis Windows 8

Apple Nein Ja, über Application Streaming

Nein Ja, mit Windowsemulation

Betriebssysteme Real RELion Rockware Real

Schweighofer

Microsoft Windows XP, Vista, 7, 8

Ab Windows 7

Windows 2000 bis Windows 8

Ja

Apple Nein Nein Ja, alle Versionen

JA, mit Virtualisierung

5. Zusammenfassung

Nach meiner ausführlichen Studie der Literatur, der Umfrage bzw. bei den teilweise persönlich geführten Gesprächen bei den Software Anbietern lässt sich behaupten, dass eine Hausverwaltung in der heutigen Zeit auf jeden Fall eine verlässliche und funktionale Software zum Arbeiten benötigt. Die Software sollte zur Größe der Hausverwaltung passen und alle benötigten Funktionen unterstützen. Die Hausverwaltung sollte sich vor Kauf der Software mit allen am Markt angebotenen auseinandersetzen und naturgemäß mehrere Angebote einholen. Bevor die Entscheidung getroffen wird welche Software besorgt wird, sollten auch die Mitarbeiter befragt werden, denn diese arbeiten dann im Endeffekt tagtäglich mit der Software. Der Kostenfaktor ist natürlich ebenfalls zu beachten. Es sollte aber nicht nur auf die Anschaffungskosten geachtet werden, sondern auch auf die Wartungs- bzw. Benutzerkosten. Denn diese fallen ständig an und Anschaffungskosten hingegen bekanntlich nur einmal.

Tassilo Vondru

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Der Markt der Softwareprogramme für Immobilienverwalter ist in Österreich in den letzten 15-20 Jahren extrem stark gewachsen. Die Hauptfunktionen (wie z.B. Betriebskostenabrechnung etc.) werden von jedem Anbieter natürlich unterstützt. Jedoch werden die Ansprüche der Hausverwalter an die Programmentwickler immer höher. In Zukunft wird es für die Hausverwalter immer wichtiger am gesetzlich aktuellen Stand zu sein. Ob steuerlich oder andere Vorschriften, die Gesetze werden eher mehr als weniger. Somit wird es auch vermehrt zur Thematik, diese Vorschriften in die Software zu implementieren um den Verwalter damit Arbeit zu ersparen.

6. Literaturverzeichnis

Bammer/Fuhrmann/Ledl. (2011). Handbuch Immobilienbewirtschaftung. Wien: Linde.

Gobiet. (2011). Organisationshandbuch für Architektur- und Ingenieurbüros. Linde.

Lang/Klinger. (2013). Handbuch Immobilienverwaltung in der Praxis. Wien, Österreich: Linde.

Malloth, T. (2013). Immobilienmanagement Österreich. Wien: ÖVI.

May, M. (2013). IT im Facility Management erfolgreich einsetzen. Heidelberg: Springer Verlag.

Preuß, S. (2010). Real Estate und Facility Management. Springer.

Simon/Stocker. (2007/2008). Immobilienberatung in Österreich.

Vogl. (kein Datum). Diplomarbeit: Erstellung eines Bewertungskatalogs für EDV in der Immobilienverwaltung und Evaluierung der gängigen Programme.

http://www.ovi.at/de/verband/Recht/Makler.php, abgerufen am 20.06.2015

7. Weitere Quellen:

www.lpe.at/1bisX www.andromeda-software.at www.austerhuber.at http://bici.at/ www.conthaus.at

Tassilo Vondru

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www.dataservice.co.at www.domizilplus.at www.igel.at www.immologik.at www.its-on.at www.npf.at www.ok-it.at www.real.at www.mse-gruppe.de www.rockware.at www.sap.at www.schweighofer.com E-Mail Kontakt mit:

HerrTötterström (1bisX), Frau Fechter (Andromeda), Herr Austerhuber (Austerhuber), Herr Mayer (BICI), Herr Kahlig (Conthaus), Herr Schmalzl (Dataservice), Herr Klingenschmid (Domizilplus), Herr Krenstetter (Igel), Herr Miklavcic (Immologik), Herr Schmidhofer (ITS), Herr Feldinger (npf), Herr Krause (Oswald Krause), Herr Fritz (Real), Herr Veprek (RElion), Herr Pausch (Rockware), Frau Pokar (SAP), Herr Egger (Schweighofer). Persönliches Interview mit:

Herr Fritz (Real)(telefonisch), Herr Pausch (Rockware)

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Bachelorarbeit - LPE · Hausverwaltung, Rechtsabteilung, Bauabteilung, Maklerabteilung, Versicherungsabwicklung, etc. Dieses System ist naturgemäß nur bei großen Immobilienverwaltungen