BCP Netizen Final.docx

DOKUMEN BUSINESS CONTINUITY PLANNING (BCP)

DOKUMEN BUSINESS CONTINUITY PLANNING (BCP) Netizen Cafe

Eristya Maya Safitri / 5211100042

Moh. Hafid Ichsani / 5211100058

Aldyan Padmada Atmadja/ 5211100162

Izzano Monzila / 5211100170

Muhammad Hafizh Pahlevie / 5211100172

DAFTAR ISI2DAFTAR ISI

4DAFTAR GAMBAR

4DAFTAR TABEL

7BAB I. PENDAHULUAN

71.1Latar Belakang

71.2Rumusan Masalah

81.3Tujuan

81.4Manfaat

9BAB II. STUDI LITERATUR

92.1 Core Competency

92.2 VRIN Testing

102.3 Resiko

112.4 Manajemen Resiko

122.5 BCP

13BAB III. METODOLOGI

16BAB IV. STUDI KASUS

164.1 Visi & Misi Perusahaan

164.2 SWOT Perusahaan

174.3 Struktur Organisasi Perusahaan

174.4 Tugas Pokok Fungsi Setiap Divisi Netizen Cafe

17Divisi finansial

17Divisi pengembangan manajemen

18Divisi HRD

18Divisi Operasional

18Divisi IT

184.5 Kebudayaan yg Ingin Diterapkan

194.6 Kompetensi Dasar

1BAB V. DOKUMEN BUSINESS CONTINUITY PLANNING

15.1PENILAIAN RESIKO DAN ANALISA (DAMPAK BISNIS)

15.1.1 Identifikasi Resiko (Kondisi Darurat)

35.1.2 Analisa Resiko (Dampak Bisnis)

55.1.3 Penilaian Sistem TI dan Komunikasi

75.1.4 Prosedur Penanganan Kondisi Darurat (Existing)

95.1.5 Kondisi darurat pada Lingkungan Kerja

105.2RENCANA PENANGANAN KONDISI DARURAT

105.2.1Strategi Penyelamatan dan Pemulihan

145.2.2Personal BCP dan Supplier

205.2.3 Dokumen dan Prosedur

225.3 PEMULIHAN BENCANA

225.3.1 Rencana Penanganan Bencana

255.3.2 Pencatatan dan Pelaporan saat Pemulihan Bencana

275.4 PEMULIHAN BISNIS

275.4.1 Pemulihan Bisnis

305.4.2 Aktivitas Pemulihan Bisnis

345.5 PENGUJIAN BCP

345.5.1 Rencana Pengujian

405.5.2 Pelaksanaan Pengujian

415.6 PELATIHAN PROSES PEMULIHAN BENCANA

415.6.1 Pengelolaan Pelatihan

435.6.2 Penilaian Pelatihan

435.7 PEMELIHARAAN SISTEM

435.7.1 Pemeliharaan Sistem

47BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

476.1 Kesimpulan

476.2 Saran

48DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR GAMBAR10Gambar 1 Komponen-komponen Manajemen Resiko

11Gambar 2 Diagram Penanganan Pemulihan Bencana

16Gambar 3 Struktur Perusahaan Netizen Cafe

0Gambar 4 Diagram Core Competency Netizen Cafe

DAFTAR TABEL12Tabel 1 Bagan Metodologi BCP

15Tabel 2 SWOT

0Tabel 3 VRIN Testing

1Tabel 4 Daftar Bencana Alam Potensial

2Tabel 5 Daftar Probabilitas dan Dampak (1)

2Tabel 6 Daftar Gangguan Potensial yang disengaja


2Tabel 8 Daftar Gangguan Potensial pada Infrastruktur


3Tabel 10 Daftar Proses Bisnis terkait Sistem Informasi Reservasi Netizen Cafe

4Tabel 11 Daftar Tingkatan Bencana

4Tabel 12 Dampak Operasional

4Tabel 13 Dampak Bisnis

5Tabel 14 Daftar Perangkat Keras

5Tabel 15 Daftar Perangkat Lunak

6Tabel 16 Daftar Sistem TI

6Tabel 17 Daftar Personel TI

6Tabel 18 Daftar Supplier TI

7Tabel 19 Daftar Aktivitas Pemulihan Listrik

7Tabel 20 Prosedur Darurat

8Tabel 21 Daftar Personel Penanggung Jawab Kondisi Darurat

8Tabel 22 Daftar Kontak Layanan Darurat

9Tabel 23 Informasi Penanggung Jawab dan Wewenang Perbaikan Gedung

9Tabel 24 Penanganan Pemulihan Sumber Daya Listrik

10Tabel 25 Strategi Penyelamatan Proses Bisnis

10Tabel 26 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Sistem TI

11Tabel 27 Daftar Tindakan Pemulihan Fasilitas

11Tabel 28 Daftar Tindakan Pemulihan Peralatan Vital

11Tabel 29 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Layanan Pelanggan

12Tabel 30 Daftar Proses Penting

12Tabel 31 Daftar Proses Kurang Mendesak

13Tabel 32 Strategi Penyelamatan Dokumen dan Informasi precedence

14Tabel 33 Daftar Kebijakan Asuransi

14Tabel 34 Daftar Wewenang Area Fungsional Pimpinan BCP

14Tabel 35 Daftar Personel BCP

15Tabel 36 Daftar Informasi Penyuplai BCP

15Tabel 37 Daftar Informasi Alternatif Penyuplai BCP

16Tabel 38 Daftar Personel Berprioritas Tinggi

16Tabel 39 Form Pembentukan Tim Pemulihan Bencana

17Tabel 40 Form Pembentukan Tim Pemulihan Bisnis

18Tabel 41 Daftar Dokumen dan Data Vital

18Tabel 42 Daftar Penyedia Peralatan Kantor Saat Kondisi Darurat

18Tabel 43 Daftar Penyedia Tetap Peralatan Kantor Setelah Bencana

19Tabel 44 Prosedur Saat Darurat

20Tabel 45 Perencanaan Biaya Pemulihan

20Tabel 46 Daftar Kriteria Identifikasi Bencana

21Tabel 47 Daftar Informasi Penyedia Layanan Darurat

21Tabel 48 Form Penilaian Dampak Bisnis Terhadap Bencana

22Tabel 49 Tingkat Status Pemulihan Bencana

22Tabel 50 Form Aktivitas Selama Pemulihan Bencana

23Tabel 51 Form Mobilisasi Tim Pemulihan Bencana

24Tabel 52 Form Pelaporan kepada Pihak Manajemen

24Tabel 53 Daftar Personel Penanggung Jawab Pemberitahuan kepada Keluarga Pegawai

24Tabel 54 Form Pencatatan Kejadian Selama Pemulihan Bencana

25Tabel 55 Form Mobilisasi Tim Pemulihan Bisnis

26Tabel 56 Informasi Penilaian Kerusakan

26Tabel 57 Form Penilaian Kerusakan Untuk Penilaian Kerusakan dan Dampak Bisnis

27Tabel 58 Form Rencana Pemulihan Bencana

27Tabel 59 Form Penanganan Operasi Bisnis Sampai Kondisi Normal

28Tabel 60 Form Personel Penanggung Jawab Laporan Pemulihan Bisnis

28Tabel 61 Contoh Prosedur untuk Memulihkan Sumber Daya Listrik

29Tabel 62 Form Taksiran Kerusakan untuk Memulihkan Daya Listrik

29Tabel 63 Form Penanggung Jawab Pemulihan Tenaga Listrik

29Tabel 64 Contoh Prosedur untuk Pemulihan Lingkungan Kerja, Fixtures dan Furniture

30Tabel 65 Form Penilaian Kerusakan untuk Pemulihan Lingkungan Kerja, Fixtures dan Furniture

30Tabel 66 Daftar Penanggung Jawab Pemulihan Lingkungan Kerja

32Tabel 67 Form Pengaturan Lingkungan Pengujian

32Tabel 68 Form Data Pengujian

32Tabel 69 Form Penanggung Jawab Pengujian

33Tabel 70 Form Penanggung Jawab Monitoring Pengujian

37Tabel 71 Form Perencanaan Biaya Kebutuhan Pengujian

37Tabel 72 Daftar Pelatihan Tim Pengujian

37Tabel 73 Form Pengujian Proses Pemulihan Bencana

37Tabel 74 Form Penilaian Hasil Pengujian

39Tabel 75 Form Penilaian Kebutuhan Pelatihan

40Tabel 76 Form Pemintaan Perubahan

41Tabel 77 Form Tanggapan Tim BCP terhadap Pemeliharaan BCP

43Tabel 78 Form Pertimbangan Pelatihan Ulang BCP

BAB I. PENDAHULUAN

1.1 Latar BelakangBeberapa dekade terakhir menyatakan bahwa perkembangan bisnis di Indonesia semakin meningkat sejalan dengan pertumbuhan teknologi dan sistem informasi yang digunakan sebagai pendukung proses bisnis perusahaan. TI dan SI tidak hanya memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan baik secara tangible maupun intangible tetapi juga dapat menimbulkan masalah apabila perusahaan tidak mampu mempersiapkan aspek-aspek yang berpengaruh pada implementasi TI dan SI di unit proses bisnis perusahaan tersebut. Oleh karena itu banyak perusahaan yang telah merencanakan keberlanjutan bisnis untuk meningkatkan net benefit perusahaan diantara kompetitor-kompetitor baru yang bermunculan.Namun diantara perusahaan-perusahaan yang berhasil meningkatkan nilai juga terdapat banyak perusahaan yang gulung tikar atau mengalami kerugian besar-besaran. Hal ini berdampak besar bagi seluruh aset perusahaan sehingga perusahaan tidak mampu kembali melanjutkan proses bisnisnya. Salah satu penyebab perusahaan mengalami kerugian yang besar adalah perusahaan tidak mampu mempersiapkan secara keseluruhan terkait keberlanjutan bisnis dimasa mendatang sesuai dengan karakteristik pasar. Perusahaan tidak mampu menganalisa dan mempertahankan core competency yang dimiliki sehingga produk atau layanan yang diberikan tidak memberikan nilai pelanggan secara meningkat. Dengan adanya kehilangan informasi tentang core competency maka perusahaan tidak mengetahui arah dan strategi yang akan dilakukan untuk unggul diantara para kompetitor.

Dengan adanya gap tersebut maka diperlukan sebuah analisa tentang keberlanjutan bisnis dari core competency yang dimiliki perusahaan. Analisa keberlanjutan bisnis adalah analisa yang mendokumentasikan aspek-aspek unggul yang dimiliki perusahaan, resiko-resiko yang memberi dampak pada bisnis, cara dan implementasi untuk melakukan mitigasi pada resiko yang memberik dampak negatif pada perusahaan serta implementasi peningkatan untuk resiko yang memberikan peluang bagi perusahaan.Oleh karena itu pada dokumen ini menganalisa keberlanjutan bisnis pada Netizen Cafe. Netizen Cafe merupakan sebuah rancangan usaha yang memberikan pelayanan cafe dengan fasilitas internet tercepat. Untuk meningkatkan nilai bisnis Netizen Cafe dan selangkah lebih maju dari kompetitor, pihak Netizen Cafe membuat panduan keberlanjutan bisnis sesuai dengan core competency, sumber daya dan karakteristik Netizen Cafe itu sendiri.1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang digunakan untuk membuat dokumen business continuity plan pada Netizen Cafe adalah sebagai berikut: 1. Apakah core competency dari Netizen Cafe?2. Apakah high risk yang dimiliki Netizen Cafe sesuai dengan core competency ?3. Bagaimana panduan business continuity plan agar core competency dapat terjaga keberlangsungannya?1.3 Tujuan

Tujuan yang didapatkan dari pembuatan dokumen business continuity plan pada Netizen Cafe adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui core competency yang dimiliki Netizen Cafe2. Mengetahui high risk yang dimiliki Netizen Cafe sesuai dengan core competency

3. Mengetahui panduan business continuity plan agar core competency dapat terjaga keberlangsungannya

1.4 Manfaat

Manfaat dari pembuatan dokumen business continuity plan pada Netizen Cafe adalah sebagai berikut: 1. Sebagai informasi untuk Netizen Cafe dalam mengembangkan produk atau layanannya sesuai dengan core competency yang dimiliki

2. Sebagai informasi untuk Netizen Cafe dalam mengimplementasi perencanaan keberlanjutan bisnisnya agar core competency dapat berlangsung 3. Panduan untuk Netizen Cafe sebagai bahan penetapan keputusan dalam menentukan kebijakan maupun prosedur yang baru.BAB II. STUDI LITERATUR

2.1 Core Competency

Suatu konsep manajemen yang diperkenalkan pertama kali oleh C.K. Prahalad dan Gary Hamel pada tahun 1990, yang menjelaskan tentang suatu kombinasi yang harmonis dan rapi dari beberapa sumber daya dan kemampuan yang dapat membedakan perusahaan tersebut dengan perusahaan lain atau dengan pasar tempat perusahaan tersebut berkecimpung. Prahalad dan Hamel sendiri menyatakan bahwa Core Competency adalah suatu pembelajaran kolektif dalam suatu perusahaan, khususnya bagaimana cara untuk berkoordinasi kemampuan produksi yang berjenjang dan berintegrasi dengan beberapa teknologi.2.2 VRIN Testing

Berawal dari suatu konsep dasar mengenai keunggulan kompetitif perusahaan yakni RBV (Resource-Based View), VRIN adalah kriteria dalam mengevaluasi apakah sumber daya memenuhi beberapa kriteria berikut. ValuableSuatu sumber daya harus dapat memungkinkan suatu perusahaan untuk menerapkan strategi pembuatan nilai-nilai yang dapat berharga bagi perusahaan dengan cara mengungguli competitor atau memperbaiki kelemahan sendiri. (Barney, 1991) RareSuatu sumber daya harus dapat diartikan langka secara harafiah. Contohnya adalah harga dari suatu sumber daya akan menjadi cerminan pengembalian diskonto di atas rata-rata yang diharapkan terjadi masa depan. (Barney, 1986) In-imitableJika suatu sumber daya yang berharga dapat dikendalikan oleh hanya satu perusahaan saja, maka hal ini dapat menjadi sumber keunggulan kompetitif perusahaan (Barney, 1991) Non-SubstitutableHal lain yang menjadi pertimbangan setelah sumber daya dikatakan berharga, langka, dan tidak dapat diimitasi adalah kurangnya kemampuan untuk menggantinya. (Dierickx and Cool, 1989)2.3 ResikoRisiko berhubungan dengan ketidakpastian ini terjadi oleh karena kurang atau tidak tersedianya cukup informasi tentang apa yang akan terjadi. Sesuatu yang tidak pasti (uncertain) dapat berakibat menguntungkan atau merugikan.menurut Wideman, ketidak pastian yang menimbulkan kemungkinan menguntungkan dikenal dengan istilah peluang (Opportunity), sedangkan ketidak pastian yang menimbulkan akibat yang merugikan dikenal dengan istilah risiko (Risk).Secara umum risiko dapat diartikan sebagai suatu keadaan yang dihadapi seseorang atau perusahaan dimana terdapat kemungkinan yang merugikan. Bagaimana jika kemungkinan yang dihadapi dapat memberikan keuntungan yang sangat besar sedangkan kalaupun rugi hanya kecil sekali? Misalnya membeli loterei. Jika beruntung maka akan mendapat hadiah yang sangat besar tetapi jika tidak beruntung uang yang digunakan membeli loterei relatif kecil.Apakah ini juga tergolong Risiko? jawabannya adalah hal ini juga tergolong risiko. Selama mengalami kerugian walau sekecil apapun hal itu dianggap risiko. Risiko dibagi menjadi 2 yaitu :

Risiko Spekulatif, risiko spekulatif adalah suatu keadaan yang dihadapi perusahaan yang dapat memberikan keuntungan dan juga dapat memberikan kerugian. Risiko spekulatif kadang-kadang dikenal pula dengan istilah risiko bisnis (business risk). Seseorang yang menginvestasikan dananya disuatu tempat menghadapi dua kemungkinan. Kemungkinan pertama investasinya menguntungkan atau malah investasinya merugikan. Risiko yang dihadapi seperti ini adalah risiko spekulatif. Risiko spekulatif adalah suatu keadaan yang dihadapi yang dapat memberikan keuntungan dan juga dapat menimbulkan kerugian. Risiko Murni, risiko murni (pure risk) adalah sesuatu yang hanya dapat berakibat merugikan atau tidak terjadi apa-apa dan tidak mungkin menguntungkan. Salah satu contoh adalah kebakaran, apabila perusahaan menderita kebakaran,maka perusahaan tersebut akan menderita kerugian. kemungkinan yang lain adalah tidak terjadi kebakaran. Dengan demikian, kebakaran hanya menimbulkan kerugian, bukan menimbulkan keuntungan, kecuali ada kesengajaan untuk membakar dengan maksud-maksud tertentu. Risiko murni adalah sesuatu yang hanya dapat berakibat merugikan atau tidak terjadi apa-apa dan tidak mungkin menguntungkan. Salah satu cara menghindarkan risiko murni adalah dengan asuransi. Dengan demikian besarnya kerugian dapat diminimalkan. itu sebabnya risiko murni kadang dikenal dengan istilah risiko yang dapat diasuransikan ( insurable risk ).Perbedaan utama antara risiko spekulatif dengan risiko murni adalah kemungkinan untung ada atau tidak, untuk risiko spekulatif masih terdapat kemungkinan untung sedangkan untuk risiko murni tidak dapat kemungkinan untung.2.4 Manajemen Resiko

Gambar 1 Komponen-komponen Manajemen ResikoManajemen risiko adalah suatu pendekatan terstruktur atau metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman, suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan risiko kepada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi efek negatif risiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko tertentu. Manajemen risiko tradisional terfokus pada risiko-risiko yang timbul oleh penyebab fisik atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian, serta tuntutan hukum. Manajemen risiko keuangan, di sisi lain, terfokus pada risiko yang dapat dikelola dengan menggunakan instrumen-instrumen keuangan.

Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk mengurangi risiko yang berbeda-beda yang berkaitan dengan bidang yang telah dipilih pada tingkat yang dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa berbagai jenis ancaman yang disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia, organisasi dan politik. Di sisi lain pelaksanaan manajemen risiko melibatkan segala cara yang tersedia bagi manusia, khususnya, bagi entitas manajemen risiko (manusia, staff, dan organisasi). Manajemen Risiko dimulai dari proses identifikasi risiko, penilaian risiko, mitigasi,monitoring dan evaluasi.

2.5 BCPBusiness continuity planning(BCP) dapat diartikan dalam bahasa indonesia sebagai perencanaan keberlanjutan bisnis. Sedangkan secara istilah BCP adalah proses yang proaktif dalam mengidentifikasi unit bisnis yang kritis dan dan ancaman yang mungkin terjadi pada fungsi kritis tersebut. Dari istilah BCP yang telah dijelaskan BCP merupakan perencanaan dan prosedur yang dikembangkan sebagai program reguler. Program reguler didukung dengan pelatihan para tim BCP, perencanaan untuk testing program BCP dan pemeliharaan atau perawatan hal-hal terkait BCP. Manajemen, proses dan teknik menyediakan keberlanutan bisnis untuk fungsi bisnis yang kritis bagi perusahaan yang mana manajemen tersebut memiliki batasan sebagai berikut: Mendefinisikan skenario worst-case yang digunakan untuk perencaan keberlanjutan bisnis

Menerima temuan dan manajemen staf perusahaan untuk program BCPPerusahaan perlu mengembangkan BCP agar terjaganya aset bisnis seperti pelanggan, pegawai dan seluruh komunitas di perusahaan, menjamin kepatuhan terhadap peningkatan regulator kebutuhan perusahaan, dan lain-lain.

Gambar 2 Diagram Penanganan Pemulihan BencanaGambar diatas adalah tahapan perencanaan keberlangsungan bisnis. Tahapan keberlangsungan bisnis diatas menggunakan pendekatan mundur. Pendekatan mundur merupakan perencanaan keberlangsungan bisnis yang mengidentifikasi fungsi bisnis yang kritis lalu fungsi bisnis yang kritis itulah yang akan dijadikan sebagai obyek perencanaan keberlangsungan bisnis. BAB III. METODOLOGI

Metodologi merupakan proses pembuatan BCP pada Netizen Cafe. Metodologi akan dirangkum pada bagan dibawah dengan format input, proses dan output. Berikut adalah bagan metodologi BCP:

Tabel 1 Bagan Metodologi BCPInputProsesOutput

Keterangan:

Tahap 1: Mengorganisasi proyek penyusunan BCP meliputi: Tujuan BCP Ruang lingkup BCP Struktur Organisasi Proyek Jadwal Pelaksanaan Proyek

Tahap 2: Melakukan identifikasi dan analisa (Dampak Bisnis) resiko (Business Impact Analysis / BIA). Hal yang dilakukan adalah: Mengidentifikasi potensial bencana yang telah terjadi, akan terjadi serta yang mungkin terjadi. Melakukan analisa resiko atau dampak bencana terhadap operasional bisnis (operasional bisnis PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur.

Tahap 3: Persiapan untuk kondisi darurat. Hal yang dilakukan adalah: Menentukan strategi Back Up (penyelamatan) dan Recovery (pemulihan) untuk setiap kemungkinan bencana yang terjadi Menentukan prosedur yang dilakukan pada kondisi darurat (saat terjadi bencana)

Tahap 4: Tindakan pemulihan bencana. Hal yang dilakukan adalah: Menentukan TIM (Personil) Disaster Recovery : Personal yang melakukan pemulihan sistem (pemulihan peralatan, perangkat keras, perangkat lunak, gedung dan lingkungan kerja) yang mengalami kerusakan atau tidak bekerja akibat bencana. Menentukan prosedur yang dilakukan untuk melakukan pemulihan sistem akibat bencana.

Tahap 5: Tindakan pemulihan bisnis. Hal yang dilakukan adalah: Menentukan TIM (Personil) Business Recovery : Personal yang melakukan pemulihan bisnis (operasional bisnis yang menyangkut Administrasi dan Informasi Bisnis) yang terhenti atau tidak bekerja akibat bencana. Menentukan prosedur yang dilakukan untuk melakukan pemulihan bisnis akibat bencana.

Tahap 6: Pengujian sistem BCP. Hal yang dilakukan adalah: Melakukan pengujian terhadap sistem BCP yang telah disusun apakah dapat bekerja dengan baik dalam menangani bencana yang terjadi. Melakukan evaluasi dan perbaikan sistem BCP.

Tahap 7: Pelatihan Sistem BCP. Hal yang dilakukan adalah: Melakukan sosialisasi dan pelatihan sistem BCP kepada seluruh pegawai khususnya pegawai inti yang memerlukan sistem BCP. Mengevaluasi hasil pelatihan.

Tahap 8: Pemeliharaan Sistem BCP. Hal yang dilakukan adalah: Meninjau kembali sistem BCP yang telah dibuat apakah masih sesuai dengan perkembangan sistem di dalam organisasi. Mengajukan perubahan (perbaikan, perubahan dan penambahan) kepada pihak manajemen.

BAB IV. STUDI KASUS4.1 Visi & Misi Perusahaan

Visi

Menjadi kafe internet terbaik se-Indonesia yang mengedepankan pelayanan sebagai cara meningkatkan kepuasan dengan mengembangkan integritas, inovasi dan networking perusahaan.Misi

Membentuk tim yang berjiwa profesional dan kekeluargaan Meningkatkan pelayanan dan kenyamanan pelanggan dengan inovasi, kreatifitas dan trend khalayak muda Indonesia Meningkatkan sikap dan etika bisnis yang bertanggung jawab antar stakeholder4.2 SWOT PerusahaanSWOT dapat dilihat dari bagan dibawah:

Tabel 2 SWOTStrengthWeakness

Akses internet yang cepat dan 80 % bebas gangguan Menyediakan menu yang berkualitas dengan harga terjangkau Memiliki tim internal yang kuat dan memiliki integritas tinggi Belum cukup dikenal oleh masyarakat karena masih baru Belum memiliki cukup pengalaman terkait penyelesaian incident problem Belum cukup luas untuk mengembangkan networking

OpportunityThreat

Belum ada kafe yang menyediakan akses internet yang cepat untuk orang yang banyak Belum ada kafe yang dapat memiliki cabang dan berlokasi di sekitar area kampus yang ada di Indonesia Memiliki cukup banyak networking dengan komunitas-komunitas pemuda Indonesia Gangguan listrik Adanya kompetitor sejenis dengan konsep yang tidak jauh berbeda pula Adanya perubahan perundang-undangan mengenai pelaku usaha yang dikeluarkan oleh pemerintah setempat

4.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut adalah struktur organisasi pada perusahaan Netizen Cafe:

Gambar 3 Struktur Perusahaan Netizen Cafe4.4 Tugas Pokok Fungsi Setiap Divisi Netizen CafeDivisi finansial

Visi: Menjadi penyedia dan pengolahan informasi keuangan yang bersih, sehat dan transparansi

Tupoksi:

Melakukan perekapan keuangan untuk penggajian internal sesuai aturan penggajian

Melakukan perekapan pemasukan dan pengeluaran keuangan Melakukan pembagian keuangan untuk pengembangan perusahaan sesuai dengan penerimaan proposal pengembangan setiap divisi.

Menentukan Harga Pokok Produksi Merencanakan pembuatan anggaran baru yang sesuai dengan keputusan pemerintahDivisi pengembangan manajemen

Visi: Menjadi pengembang manajemen yang up to date dan objektif serta menjadi penyelenggara pengimplementasian sistem terbaikTupoksi:

Melakukan audit internal setiap periode tertentu

Melakukan evaluasi serta pembaharuan sistem untuk meningkatkan kematangan proses bisnis perusahaan Membuat maupun mengimprovisasi dokumen manajemen risiko untuk mengantisipasi dampak yang tidak diinginkan terutama pada core competency perusahaan.Divisi HRD

Visi: Menyiapkan SDM yang mampu bekerjasama dan siap bersaing dengan kompetitor lain dengan mengunggulkan kualitas pelayananTupoksi:

Melakukan sistem perekrutan staf yang objektif, transparan dan selektif

Melayani kepentingan pelanggan atau investor dalam proses kerjasama dengan perusahaan Melayani kepentingan SDM internal dalam hal surat-menyurat maupun perijinan sesuai dengan proposal yang telah disetujui oleh atasan

Mengadakan suatu program untuk mempererat persaudaraan dan kekompakanDivisi OperasionalVisi : Menjadi penyedia menu cafe yang berkualitas dengan menyediakan pelayanan yang optimal kepada pelanggan yaitu dengan meningkatkan inovasi, kreatifitas dan mengembangkan networking perusahaanTupoksi:

Memastikan pelayanan (reservasi, permintaan dan kemudahan pelanggan) kepada pelanggan sesuai dengan job description setiap staff Memastikan agar makanan dan minuman yang disajikan kepada pelanggan telah siap Memastikan agar yang akan disajikan kepada pelanggan telah memenuhi syarat sebagai makanan dan minuman yang sehatDivisi IT

Visi : Menjadi pelayan terbaik dengan menggunggulkan pengembangan IT yang matangTupoksi:

Melakukan pengembangan IT sesuai dengan kebutuhan proses bisnis

Melakukan implementasi transformasi sistem informasi yang berkelanjutan

Melakukan analisa improvisasi kebutuhan IT Memastikan agar internet yang dipakai oleh pelanggan benar-benar cepat Memelihara infrastruktur yang digunakan untuk berinternet4.5 Kebudayaan yg Ingin Diterapkan

Kebudayaan yang diterapkan pada Netizen Cafe adalah sebagai berikut:

Kebudayaan yang disiplin, kerja keras, dan serius tapi santai.

Cepat dan tanggap dalam pelayanan baik dalam hubungan internal maupun eksternal

Mengutamakan akhlak (etika & moral), komunikasi dan pendidikan

Menjunjung profesionalitas stakeholder baik internal maupun eksternal untuk mematuhi sistem dan bekerja sesuai TUPOKSI yang telah dicanangkan

Mengedepankan evaluasi untuk semua bidang kegiatan sebagai aksi dalam kematangan proses bisnis dan penyedia layanan yang berkualitas dan profesional

Mengejar pelanggan, investor maupun aktor-aktor yang menguntungkan lainnya

Menjunjung kontrak setiap sistem (hadiah & hukuman) sebagai bentuk penghargaan untuk seluruh stakeholder Menjamin keamanan informasi perusahaan untuk seluruh aset perusahaan4.6 Kompetensi DasarNetizen Cafe merupakan layanan kafe yang dikenal memiliki fasilitas internet terbaik. Untuk meningkatkan nilai bisnis kepada pelanggan, tim Netizen Cafe telah merencanakan keberlanjutan bisnis agar Netizen Cafe tetap bertahan dan berkembang sesui dengan kondisi trend Cafe terbaru. Tim Netizen Cafe menganalisa kompetensi dasar yang dimiliki Netizen Cafe sesuai dengan konsep Porter. Analisa ini dilakukan sesuai dengan pengalaman maupun data pelanggan terhadap nilai bisnis perusahaan. Tim Netizen Cafe melakukan identifikasi kompetensi dasar Netizen Cafe dengan menganalisa beberapa hal yang mungkin menjadi kompetensi dasar. Berikut adalah tabel identifikasi kompetensi dasar Netizen Cafe :Tabel 3 VRIN TestingResourceValuable (exploits opportunities and neutralises threats)Rare (possessed by one of a few firms in the industry)Inimitable (costly to imitate)Non-substitutable

(there is no equivalent resource or capability that could be used by a competitor)

Core competency

Jaringan distribusi yang meluasYa, Netizen Cafe membuka cabang banyak di Indonesia untuk memenuhi visi yaitu menjadi Kafe terbaik se Indonesia. selain itu cara ini merupakan cara yang efektif untuk masuk didunia pasar untuk menjaring target konsumen secara meluas. Ya, target pasar Netizen Cafe adalah komunitas-komunitas muda. Maka Netizen Cafe membuka cabang kafe yang dekat dengan tempat perkumpulan anak muda seperti dekat kampus, mall, dan lain-lain. Sehingga kemudahan konsumen untuk mengunjungi Netizen Cafe sangat terjangkau (letak yang strategis, mudah ditemukan, dapat dilalui alat transportasi )Mungkin, cara Netizen Cafe dalam hal perluasan jaringan distribusi mungkin dapat ditiru oleh kafe-kafe yang lainnya. Akan tetapi Netizen Cafe mampu menghilangkan kafe-kafe yang sejenis dengan melakukan kerjasama secara eksklusif untuk kafe-kafe yang baru buka. Ya, saat ini kemampuan Netizen Cafe tidak dapat diganti dengan kafe-kafe sejenis lainnya. Hal ini dikarenakan letak yang sangat strategis, pelayanan yang baik dan menyesuaikan dengan trend kebutuhan anak muda yaitu Internet dan kemampuan entertaint kepada komunitas muda.Tidak, kompetensi dasar Netizen Cafe bukanlah jaringan distribusi yang meluas. Cara ini merupakan cara yang hanya sementara untuk memberikan manfaat. Kafe-kafe lain dapat menggunakan cara ini bahkan dengan menggunakan cost yang relatif kecil.

Resep rahasiaYa, Netizen Cafe memperkerjakan karyawan yang handal dalam penyajian menu makanan atau minuman yang kreatif dan unik Ya, hanya Netizen Cafe yang memiliki menu makanan dan minuman tersebutYa, hanya koki dan kemampuan tangannya yang mengetahui bagaimana agar resep-resep biasa dapat diolah menjadi menu yang enak, kreatif dan unik bagi komunitas mudaYa, sulit untuk kafe-kafe sejenis menggunakan sumber daya yang dimiliki Netizen Cafe dalam hal iniTidak, meskipun menu yang diberikan Netizen Cafe tidak dapat diimitasi, akan tetapi mudah bagi kafe-kafe sejenis untuk menginovasi menu yang disajikan. Hal ini mengingat komunitas pemuda yang menyukai hal-hal yang baru, lebih segar dan memiliki nilai keunikan yang tinggi

Kemampuan menyediakan fasilitas untuk pelangganYa, tim marketing Netizen Cafe memiliki kemampuan yang baik dalam hal advertising diberbagai media. Netizen Cafe memiliki interaktif website sebagai media pelayanan konsumen.Ya, hanya Netizen Cafe yang memiliki kemampuan dalam meningkatkan nilai advertising. Tim-tim tersebut mampu melakukan inovasi dan memaksimalkan penggunaan web interaktif untuk meningkatkan konsumen Ya, sulit untuk kafe-kafe sejenis menyaingi Netizen Cafe dengan kemampuan marketing dan organisir konsumen dengan baik. Selain itu Netizen Cafe memiliki nama lebih cepat dimata komunitas muda. Oleh karenanya Netizen Cafe memiliki nilai branding yang sulit untuk digeserkan.Ya, tim pengelolaan hubungan pelanggan baik dari advertising hingga organisir komunikas muda Netizen Cafe telah dikontrak secara formal sehingga kafe-fake sejenis tidak dapat mengguna sumber daya Netizen Cafe dalam hal iniYa, kompetensi dasar dari Netizen Cafe adalah kemampuan dalam mengorganisir pelanggan. Mulai dari fasilitas pemesanan online untuk komunitas muda hingga fasilitas yang dibutuhkan komunitas muda dalam menyelenggarakan acaranya. Untuk kurun waktu yang lama kafe-kafe sejenis sulit untuk dapat memberikan pelayanan dalam mengorganisir pelangan yang sama dengan Netizen Cafe

Berikut adalah kerangka kompetensi dasar, kompetensi dan layanan pada Netizen Cafe:

Gambar 4 Diagram Core Competency Netizen CafeKeterangan: Pada identifikasi kompetensi dasar didapatkan bahwa Netizen cafe memiliki kompetensi dasar dalam mengorganisir pelanggan untuk meningkatkan pelayanan. Maka untuk mendukung kompetensi dasar tersebut dikembangkan kompetensi produk yang berbentuk website interaktif. Website interaktif merupakan core product dari kompetensi dasar Netizen cafe. Core product tersebut memiliki nilai bisnis yaitu sistem informasi reservasi pelanggan. Sistem informasi ini bertujuan untuk memudahkan tim pengelola hubungan pelanggan untuk meningkatkan layanan kepada pelanggan. Bentuk layanan yang diberikan dari nilai bisnis tersebut adalah selain media untuk reservasi online juga sebagai media forum diskusi antar komunitas muda, pemberitahuan promo dan acara terkini yang dimiliki Netizen cafe dan space sebagai tempat mengiklankan acara untuk komunitas muda. Tim kreatif website interaktif membuat keempat layanan tersebut untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan menjaga kepuasan pelanggan. Layanan forum diskusi komunitas be rtujuan untuk mengumpulkan seluruh komunitas muda yang bersifat positif bertukar pengalaman kegiatan ataupun membicarakan trend terkini. Dari layanan tersebut, membuka peluang bagi Netizen cafe untuk dikenal luas oleh komunitas-komunitas muda Indonesia sebagai cafe penyedia tempat acara komunitas muda, memahami trend muda terkini dan peluang besar para komunitas mengetahui layanan-layanan yang ada di Netizen cafe. Layanan tempat iklan acara komunitas muda bertujuan memberikan fasilitas kepada komunitas yang membuat acara di Netizen cafe untuk dipublikasikan. Dari layanan tersebut, membuka peluang bagi Netizen cafe sebagai pemasukan tambahan dari fasilitas tersebut dan memperluas market pada khalayak umum. Tentunya website tersebut harus memiliki desain interface yang menarik, fungsi website dapat digunakan sesuai tujuan, kecepatan dan ketepatan respon tim pengelola pelanggan dan akurasi data pelanggan yang telah melakukan reservasi fasilitas Netizen cafe. Kompetensi dasar yang dimiliki Netizen Cafe adalah kemampuan mengorganisir pelanggan. Dalam hal ini Netizen Cafe membuat produk-produk baru yang dapat meningkatkan kompetensi dasar ini. Berikut adalah strategi produk yang dibuat untuk meningkatkan kompetensi dasar yang dimiliki Netizen Cafe:

Tim inovasi advertising Netizen Cafe

Netizen Cafe merupakan kafe yang dibuat untuk perkumpulan komunitas-komunitas muda. Komunitas tersebut dapat menyelenggarakan acara di Netizen Cafe. Untuk menyebarkan jaringan yang meluas kepada pelanggan tim kreatif memanfaatkan media sosial, radio, sponsor di berbagai acara-acara anak muda dan penyebaran poster di tempat-tempat strategis. Dalam berbagai acara komunitas muda kafe ini memberikan layanan gratis untuk desain iklan dalam acara komunitas tersebut dengan syarat memberikan space iklan untuk Netizen Cafe dengan ukuran dan syarat tertentu lainnya. Sehingga para komunitas lainnya mengetahui dan memanfaatkan keberadaan Netizen Cafe sebagai tempat berkumpul ataupun menyelenggarakan acara.

Tim pelayanan (pesan, saran dan diskusi) Netizen Caf

Netizen Cafe membudayakan pemesanan online maksimal 3 jam sebelum menggunakan fasilitas kafe. Hal ini digunakan untuk meningkatkan pelayanan dan memudahkan tim dalam mengorganisir pelanggan. Netizen Cafe memanfaatkan website interaktif untuk memudahkan tim dalam mengorganisir pelanggan. Website interaktif berfungsi sebagai tempat diskusi, bertanya, dokumentasi maupun pemesanan dan prosedurnya. Dikarenakan website interaktif memiliki multi-fungsi dalam mengoorganisir pelanggan maka memerlukan perencanaan keberlanjutan bisnis terkait pengelolaan website agar dapat menekan hal-hal yang mungkin berdampak negatif pada bisnis. Tim penyelenggara komunitas mudaTim kreatif penyelenggara acara komunitas muda adalah tim yang membantu mengorganisir acara yang diselenggarakan komunitas muda, baik acara yang hanya kumpul-kumpul, rapat ataupun event-event besar. Tim ini berfungsi memudahkan pelanggan untuk memberikan pelayanan yang aktif dan memuaskan bagi pelanggan.BAB V. DOKUMEN BUSINESS CONTINUITY PLANNINGDokumen business continuity planning difokuskan kepada aset TI yaitu sistem informasi reservasi yang berbentuk website interaktif yang mendukung kompetensi dasar perusahaan. Melihat bahwa kompetensi dasar perusahaan adalah kemampuan untuk mengorganisir pelanggan maka diperlukan perencanaan untuk mengelola pelanggan yaitu komunitas muda yang akan menggunakan fasilitas kafe. Saat ini untuk mengorganisasi pelanggan dengan efektif dan efisien kafe memanfaatkan website interaktif. Website interaktif berfungsi sebagai media diskusi, bertanya dan reservasi oleh pelanggan. Sehingga tim pengelola pelanggan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Oleh karenanya perlu perencanaan keberlanjutan bisnis agar website interaktif tetap berjalan agar proses bisnis kafe berjalan dengan baik. Penjelasan dibawah merupakan perencanaan keberlanjutan bisnis dan form-form yang membantu membuat perencanaan keberlanjutan bisnis yang mana form tersebut disesuaikan dengan sumber daya Netizen Cafe.5.1 PENILAIAN RESIKO DAN ANALISA (DAMPAK BISNIS)

Bagian dari tahapan proses pembuatan BCP adalah identifikasi resiko yang mungkin terjadi jika terjadi bencana (disaster). Untuk itu perlu dilakukan penilaian, analisa resiko dan dampaknya terhadap operasional bisnis Netizen Cafe. Bagian ini berisikan penilaian dan analisa resiko yang mungkin terjadi.5.1.1 Identifikasi Resiko (Kondisi Darurat)

Ancaman potensial bencana Sistem Reservasi Netizen Cafe diidentifikasi sebagai berikut:

1. Bencana alam

2. Gangguan yang disengaja

3. Gangguan infrastruktur

Untuk masing-masing bencana, penjelasannya adalah sebagai berikut.

5.1.1.1 Bencana Alam

Potensial bencana alam yang mengancam Sistem Reservasi Netizen Cafe adalah diidentifikasi sebagai berikut:

Tabel 4 Daftar Bencana Alam PotensialPOTENTIAL DisasterNILAI PROBABILITASNILAI DAMPAKPenjelasan singkAT DAMPAK BENCANA

Banjir25Proses bisnis dapat terhenti

Kebakaran24Membahayakan proses bisnis

Gempa bumi15Proses bisnis lumpuh

Keterangan:

Tabel 5 Daftar Probabilitas dan Dampak (1)nilai Probabilitasnilai dampak

nilaiLevelScoreLevel

5sangat tinggi5Terhenti

4tinggi4membahayakan

3sedang3kritis

2rendah2darurat

1sangat rendah1mengganggu

5.1.1.2 Gangguan yang disengaja

Potensi gangguan yang disengaja yang mengancam Sistem Reservasi Netizen Cafe adalah diidentifikasi sebagai berikut:

Tabel 6 Daftar Gangguan Potensial yang disengajaPOTENTIAL DisasterNILAI PROBABILITASNILAI DAMPAKPenjelasan singkAT DAMPAK BENCANA

Kerusuhan24Membahayakan proses bisnis

Pencurian33Aktivitas kritis dapat terganggu

Pengrusakan24Membahayakan proses bisnis

Hacking32Membahayakan informasi bisnis

Keterangan:





3sedang3kritis

2rendah2darurat


5.1.1.3 Gangguan Infrastruktur

Potensi gangguan infrastruktur yang dapat mengancam Sistem Reservasi Netizen Cafe adalah diidentifikasi sebagai berikut:Tabel 8 Daftar Gangguan Potensial pada InfrastrukturPOTENTIAL DisasterNILAI PROBABILITASNILAI DAMPAKPenjelasan singkAT DAMPAK BENCANA

Konsleting listrik33Aktivitas kritis dapat terganggu

Power outage23Aktivitas kritis dapat terganggu

Kerusakan jaringan23Aktivitas kritis dapat terganggu

Server terbakar24Aktivitas kritis dapat terganggu

Server Down24Membahayakan proses bisnis

Keterangan:





3sedang3kritis

2rendah2darurat


5.1.2 Analisa Resiko (Dampak Bisnis)

Analisa resiko yang berdampak pada proses bisnis Netizen Cafe adalah menganalisa resiko berdasarkan Analisa risiko terhadap proses bisnis yang telah dijelaskan sebagai berikut.

5.1.2.1 Daftar Proses Bisnis

Daftar berikut adalah daftar proses bisnis yang berhubungan dengan Sistem Reservasi Netizen Cafe adalah sebagai berikut:

Tabel 10 Daftar Proses Bisnis terkait Sistem Informasi Reservasi Netizen CafeDaftar Proses BisnisKeteranganKetergantungan

1Penyedia meeting roomProses Bisnis menyediakan tempat meeting untuk personal maupun bisnisTinggi

2Penyedia venue eventMenyediakan tempat untuk mengadakan suatu acaraSedang

3Community meetup organizarMengorganisir acara meetup yang dikhususkan untuk komunitasTinggi

Keterangan:

1. Tinggi: Proses bisnis sangat tergantung dari Sistem Reservasi Netizen Caf untuk mengatur penjadwalan dan booking dari layanan

2. Sedang: Proses bisnis cukup tergantung dari Sistem Reservasi Netizen Caf untuk mengatur penjadwalan dan booking dari layanan

3. Rendah: Proses bisnis tidak terlalu tergantung dari Sistem Reservasi Netizen Caf untuk mengatur penjadwalan dan booking dari layanan

5.1.2.2 Pendefinisian Level Disaster

Untuk mengukur lamanya terjadi gangguan atau bencana, didefinisikan level disaster yang didasarkan pada RTO dan RPO untuk Netizen Cafe adalah sebagai berikut:Tabel 11 Daftar Tingkatan BencanaLevelWaktu Gangguan

1Kurang dari 2 jam

2Lebih dari 6 jam

3Lebih dari 12 jam

4Lebih dari 24 jam

5.1.2.3 Dampak Bisnis

Berdasarkan level disaster yang telah ditetapkan, dilakukan analisa dampak akibat bencana (disaster) baik dampak operasional maupun dampak bisnis sebagai berikut:

1. dampak operasional

Tabel 12 Dampak OperasionalBUSINESS PROCESS STATUSLevel Disaster

1234

< 2 jam> 6 jam>12 jam> 24 jam

Terhenti

Membahayakan

..Kritis

Mengganggu

Penjelasan :

1. Terhenti : Sistem Reservasi Netizen cafe tidak bisa melakukan layanan operasional apapun2. Membahayakan : Sistem Reservasi Netizen cafe tidak bisa melakukan layanan operasional secara penuh dan berpotensi lumpuh3. Kritis : Sistem Reservasi Netizen cafe tidak bisa melakukan layanan operasional secara penuh4. Mengganggu : Sebagian Sistem Reservasi Netizen cafe terganggu2. dampak bisnisTabel 13 Dampak BisnisPROSES BISNISlevel disaster

1234

< 2 jam2 24 jam24-48 Jam> 2 hari

Mengganggu jalannya sistem reservasi Netizen Cafe

Sistem reservasi netizen caf mengalami kondisi kritis

Membahayakan proses reservasi netizen

Proses reservasi netizen cafe terhenti

5.1.3 Penilaian Sistem TI dan Komunikasi

Untuk mendukung operasional Sistem Reservasi Netizen Cafe, perlu dilakukan penilaian dan inventarisasi Sistem TI dan komunikasi, melalui identifikasi beberapa komponen berikut:

1. Spesifikasi Perangkat keras TI dan Komunikasi

2. Daftar Sistem TI

3. Daftar Personal TI

4. Daftar Supplier TI dan Teknisi

5. Prosedur Pemulihan TI (Existing)5.1.3.1 Spesifikasi Perangkat Keras TI dan Komunikasi

Adapun perangkat keras TI dan komunikasi di Netizen Cafe adalah sebagai berikut.

1. Hardware

Tabel 14 Daftar Perangkat Kerastypecpu/pc modelno.processorramdiskvendoroperating system

Xeon1 (HP Proliant DL 380)

Server 13,06 GHZ4 GB2x72,8 GB Ultra320 SCSIHPWindows Server 2003

Digunakan sebagai:

Server Rack 1

.

2. Software

Tabel 15 Daftar Perangkat Lunaksystem vendor/Perusahaan versiplatform/operating system

WEB ServerJAVA Tm2003LINUX

Pengguna :

Data Center

5.1.3.2 Daftar Sistem TI

Daftar sistem TI yang terdapat pada Netizen Cafe adalah sebagai berikut:

Tabel 16 Daftar Sistem TIsystemversionvendor/supportplatform

Sistem Reservasi1.2NetizenWindows

Fitur Utama:

Melakukan reservasi, booking, dan penjadwalan untuk pelanggan caf

Pengguna:

Pelanggan Netizen Caf

Dashboard Netizen

Fitur Utama:

Menyediakan informasi netizen caf secara realtime untuk memantau kondisi cafe

5.1.3.3 Daftar Personal TI

Daftar personal TI yang harus dihubungi jika terjadi gangguan atau bencana terhadap sistemTI yang ada di Netizen Cafe:

Tabel 17 Daftar Personel TINAMA SISTEM TINAMA PEGAWAINO. TELP NORMALNO. TELP DARURAT

Sistem Reservasi Jatmiko08956898xxxx07865xxx

Dashboard NetizenArdhi08254789xxxx07845xxx

5.1.3.4 Daftar Supplier TI dan Tenaga Teknisi

Pada saat terjadi kondisi darurat akibat gangguan atau bencana, diperlukan juga menghubungi supplier (penyedia perangkat keras dan lunak) untuk menangani pemulihan bencana terhadap sistem TI yang ada di ISNet, dengan daftar sebagai berikut:

Tabel 18 Daftar Supplier TINAMA SISTEM TINAMA PEGAWAINO. TELP NORMALNO. TELP DARURAT

Sistem ReservasiRegularly UpdateRegularly Up dateRegularly Up date

Dashboard NetizenRegularly UpdateRegularly Up dateRegularly Up date

Ket. Regularly Update: Data disesuaikan dengan kebutuhan

5.1.3.5 Prosedur Pemulihan Sistem TI yang Sudah Ada

Gambaran ringkas prosedur penyelamatan data dan pemulihan bencana yang sudah ada (existing) yang dilakukan terhadap sistem DC adalah sebagai berikut:Tabel 19 Daftar Aktivitas Pemulihan ListrikNoAktivitasPemulihan

1Konsleting listrikPengaturan daya listrik

2Power outagePenggunaan power generator cadangan

3Server DownBackup data, mirroring server

5.1.4 Prosedur Penanganan Kondisi Darurat (Existing)

Disamping penanganan kondisi darurat sudah ada sebagaimana dijelaskan sebelumnya, diperlukan juga peninjauan ulang dan penilaian prosedur penanganan kondisi darurat untuk kejadian-kejadian diluar penyelamatan dan pemulihan sistem TI, seperti evakuasi pegawai jika terjadi bencana alam (kebakaran, gempa, banjir dan lain-lain) termasuk juga prosedur keselamatan kerja.

1. Prosedur Darurat (Existing).

2. Daftar Personal yang Menangani Kondisi Darurat.

3. Daftar Layanan Kondisi Darurat yang Dapat Dihubungi.

5.1.4.1 Prosedur Darurat (Eksisting)

Prosedur untuk penanganan kondisi darurat yang sudah ada dijelaskan sebagai berikut:

Tabel 20 Prosedur DaruratNAMA PROSEDUR: Prosedur Pemadaman Kebakaran Darurat

PENJELASAN SINGKATLOKASINAMA PERSON YANG TELAH DILATIH UNTUK MENANGANITGL. TERAKHIR PELATIHAN

Bencana KebakaranNetizen CafeTiyo Pramana...

INFORMASI TERKAIT :

Prosedur ini dilakukan jika diindikasi terjadi gejala kebakaran yang kemudian dilakukan penangan pemadaman awal untuk mencegah terjadinya kebakaran yang lebih lanjut.

NAMA PROSEDUR: Evakuasi Pegawai


Evakuasi PegawaiNetizen CafeAndi Jagat...

INFORMASI TERKAIT :

Prosedur ini merupakan prosedur guna melakukan evakuasi pegawai ketika terjadi bencana yang mengancam keselamatan jiwa pegawai Netizen Cafe

NAMA PROSEDUR: Prosedur pengaktifan generator listrik cadangan


Power OutageNetizen CafeTiyo Pramana...

INFORMASI TERKAIT :

Prosedur ini dilakukan jika terjadi terputusnya atau tidak tersedianya aliran listrik yang menyuplai aktivitas operasional di Netizen Cafe

5.1.4.2 Daftar Personal yang Menangani Kondisi Darurat

Daftar personal dan nomor kontak detail yang menangani prosedur darurat lainnya sebagaimana berikut:

Tabel 21 Daftar Personel Penanggung Jawab Kondisi DaruratProsedur daruratJABATAN DI ORGANISASINAMANO. Kontak

NORMAL NO. KONTAK DARURAT

Evakuasi PegawaiKepala KeamananSunaryo091xxxx091xxxx

Bencana KebakaranKepala KeamananNanang081xxxx081xxxx

Power outageKepala operasionalJoko097xxxx097xxxx

5.1.4.3 Daftar Layanan Kondisi Darurat yang Dapat Dihubungi

Daftar berikut adalah layanan kondisi darurat umum maupun komersial yang dapat dihubungi sebagai berikut:

Tabel 22 Daftar Kontak Layanan DaruratLayanan DaruratCONTACT NUMBERCONTACT NAMA

Pemadam Kebakaran362 222Pemadam Kebakaran

Kepolisian199Kepolisian

TIM SAR031 8673511TIM SAR

Ambulance360 118Ambulance

Keamanan Kantor???Kepala keamanan

5.1.5 Kondisi darurat pada Lingkungan Kerja

Berikut adalah hal yang perlu dilakukan apabila terdapat kondisi darurat pada lingkungan kerja:

Jika kondisi darurat yang terjadi menyebabkan dampak pada lingkungan kerja, maka yang bertanggung jawab atau yang berwenang terhadap lingkungan kerja (misalkan: pemelihara gedung, operator genset dan lain-lain) perlu dihubungi untuk penanganan kondisi tersebut. Jika lingkungan kerja berhubungan dengan lembaga pembiayaan (misalkan sewa tempat, atau kantor asuransi) maka penanganan kondisi darurat mengacu kepada dokumen perjanjian yang ada. Sub bab berikut menjelaskan penanganan kondisi darurat yang mempengaruhi kondisi lingkungan kerja.

5.1.5.1 Penanggung jawab dan wewenang perbaikan gedung

Berikut adalah daftar seluruh lingkungan kerja yang dimiliki atau digunakan oleh ISNet dalam operasionalnya:

Tabel 23 Informasi Penanggung Jawab dan Wewenang Perbaikan GedungLOKASI GEDUNG 1: Gedung Netizen Caf

Milik sendiri atau sewaMilik Sendiri

Penanggung jawab pemeliharaanOperasional

AsuransiRegulary Up date

Penanggung jawab kerusakan pada kondisi daruratOperasional

Prosedur mendapatkan dokumen gedung pada kondisi daruratMenghubungi Bagian Umum

Personal yang bertanggung jawab untuk pemulihan lingkungan kerja pada kondisi daruratKepala Operasional

Personal yang bertanggung jawab untuk menangani pergantian peralatan gedung dan furniture pada kondisi daruratKepala Operasional

5.1.5.2 Penanganan Penyelamatan Sumber Daya Listrik

Generator cadangan (Genset) sebagai back-up sumber daya listrik harus disediakan untuk mengantisipasi potensial bencana akibat padamnya aliran listrik. Berikut daftar back-up generator untuk Netizen Cafe:

Tabel 24 Penanganan Pemulihan Sumber Daya ListrikTIPE back-up generatormendukung fungsi kritisjumlah Pengujian yang disyaratkanTGL Test terakhirPersonal penanggung jawab (maintenance)

Manual Back Up OperationTidak

Minimal 2 kali pengujianUp dateBagian Umum

Semi Manual Back Up OperationMendukung


Automatic Back Up OperationMendukung


5.2RENCANA PENANGANAN KONDISI DARURAT

Berdasarkan Identifikasi dan Analisa resiko didapatkan potensial bencana untuk Netizen Cafe, untuk meminimalisasi dampak bencana perlu dibuat strategi penanganan kondisi darurat sebagai berikut.5.2.1Strategi Penyelamatan dan Pemulihan

Bagian ini menjelaskan strategi penyelamatan dan pemulihan yang dipilih oleh Netizen Cafe jika mengalami gangguan atau bencana sebagai berikut:

Strategi Penyelamatan Proses Bisnis

Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Sistem TI

Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Lingkungan Kerja dan Peralatan Vital

Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Layanan Pelanggan

Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Aktifitas Operasional dan Administrasi

Strategi Penyelamatan Dokumen dan Informasi

Layanan Asuransi

5.2.1.1Strategi Penyelamatan Proses Bisnis

Strategi penyelamatan dan pemulihan proses bisnis pada Netizen Cafe yang dipilih adalah sebagai berikut:

Tabel 25 Strategi Penyelamatan Proses BisnisDaftar Proses BisnisBack-Up Strategi

1Pelayanan Netizen CafProses Bisnis ...

5.2.1.2 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Sistem TI

Strategi penyelamatan dan pemulihan Sistem TI pada Netizen Cafe adalah sebagai berikut:

Tabel 26 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Sistem TINAMA SISTEM TIMENDUKUNG PROSES BISNISPERSYARATANRECOVERY TIMESTRATEGI BACK-UP

..... x jamData :

Disaster Recovery Site

5.2.1.3 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Lingkungan Kerja dan Peralatan VitalSejumlah kejadian tak terduga dapat terjadi yang menyebabkan gangguan atau bencana pada lingkungan kerja dan fasilitas (gedung, alat perkantoran dll) yang digunakan untuk operasional Netizen Cafe. Strategi penyelamatan dan pemulihan lingkungan kerja dan peralatan vital perlu didefinisikan dengan jelas sebagai berikut:Fasilitas (Lingkungan Kerja)

Tabel 27 Daftar Tindakan Pemulihan FasilitasNAMA FASILITASBACK-UP DAN RECOVERY STRATEGYPERKIRAAN BIAYA (juta)

GedungPerbaikan50 - 100

GedungRelokasi500 - 1000

Pendingin ruangan (AC)Perbaikan1 - 2

Pendingin ruangan (AC)Penggantian4 5

Router Wi-FiPerbaikan1 2

Router Wi-FiPenggantian3 4

Peralatan Vital

Tabel 28 Daftar Tindakan Pemulihan Peralatan VitalNAMA PERALATANBACK-UP AND RECOVERY STRATEGYPERKIRAAN BIAYA (juta)

Peralatan CafPerbaikan5 10

Peralatan CafPenggantian15 20

5.2.1.4 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Layanan Pelanggan

Dalam kondisi darurat sangat diperlukan strategi penyelamatan dan pemulihan layanan pelanggan Netizen Cafe untuk mengurangi dampak potensial kehilangan pelanggan yang akan berdampak pada pendapatan Netizen Cafe. Rencana strategi penyelamatan dan pemulihan pelanggan di identifikasikan sebagai berikut:

Tabel 29 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Layanan PelangganAktifitas PelangganBack-Up Strategi yang disyaratkanDampak Bencana (Potensial)

1Pendapatan Tertunda

2Mengganggu Pelanggan

5.2.1.5 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Aktifitas Operasional dan AdministrasiBagian berikut menjelaskan strategi penyelamatan aktifitas dan operasional yang penting pada kondisi darurat:

AKTIFITAS PENTING

Tabel 30 Daftar Proses Penting NAMA PROSESLEVEL DISASTER POTENSIAL GANGGUAN NILAI DAMPAK

1 s/d 4Gangguan yang disengaja, Kerusakan peralatan, Gangguan keamanan TI1 s/d 4

BACK-UP AND RECOVERY STRATEGY:

.

.

1 s/d 4Gangguan yang disengaja, Kerusakan peralatan, Gangguan keamanan TI1 s/d 4


.

AKTIFITAS TIDAK PENTING

Tabel 31 Daftar Proses Kurang MendesakNAMA PROSESLEVEL DISASTER POTENSIAL GANGGUANDAMPAK

Regulary Update

Regulary Up date

Regulary Up date


Regulary Update

Regulary Up date

Regulary Up date


*Regulary Update : Data disesuaikan dengan kebutuhan5.2.1.6 Strategi Penyelamatan Dokumen dan Informasi precedenceNetizen Cafe pasti memiliki informasi ataupun dokumen yang dalam bentuk Hard Copy ataupun Soft Copy yang berada didalam CD recordable. Sangat penting untuk mengetahui keberadaan dokumen tersebut pada kondisi darurat. Form berikut digunakan untuk menentukan strategi penyelamatan dokumen dan informasi yang dimiliki:

Tabel 32 Strategi Penyelamatan Dokumen dan Informasi precedenceNAMA DOCUMENT, DATA ATAU INFORMATIONSISTEM / LOKASI DIMANA BERADA (KONDISI NORMAL)POTENTIAL GANGGUANPOTENTIAL DAMPAK (NILAI)METODE BACK-UP DAN RECOVERY

Gangguan yang disengaja, Kerusakan peralatan, Gangguan keamanan IT1 s/d 4Penggandaan Data dalam bentuk

Gangguan yang disengaja, Kerusakan peralatan, Gangguan keamanan IT1 s/d 4

5.2.1.7 Layanan Asuransi

Form berikut menjelaskan dokumen kontrak asuransi yang telah dibuat untuk menjamin kondisi darurat:

Tabel 33 Daftar Kebijakan AsuransiNAMA POLICY ASURANSITYPE ASURANSIPERIODE BERLAKUJML YANG DI ANSURANSIKANPERSONAL YANG MENANGANIPEMBAHARUAN BERKUTNYA TANGGAL

Regulary up date

Regulary update

Regulary updateRegulary update

Regulary update

Regulary update

Regulary update

Regulary update

Regulary updateRegulary update

Regulary update

Regulary update

*Regulary Update: Data disesuaikan dengan kebutuhan

5.2.2Personal BCP dan SupplierPada bagian ini berisi, siapa saja yang harus dihubungi saat terjadi kondisi darurat, menyangkut personal kontak, vendor, supplier dan teknisi yang terlibat.

Ketua dan Wakil Ketua

Daftar Personal dan Kontak Darurat

Daftar Supplier dan Kontak Darurat

Strategi Pemulihan Pekerja

Pembentukan Tim Pemulihan Bencana Pembentukan Tim Pemulihan Bisnis5.2.2.1 Ketua dan Wakil KetuaTabel 34 Daftar Wewenang Area Fungsional Pimpinan BCPFUNCTIONAL AREAKETUA DRP DCWAKIL KETUA DRP DC

NAMAPOSISINO. TELPNAMAPOSISINO. TELP

5.2.2.2 Daftar Personal dan Kontak Darurat

Tabel 35 Daftar Personel BCPNamaNama PegawaiKontak NormalKontak Darurat

Ketua BCP

Wakil Ketua

Koordinator IT Recovery

Koordinator Bussines Recovery

.

5.2.2.4 Daftar Supplier BCP dan Kontak Darurat

Berikut adalah daftar supplier DRP DC yang harus dihubungi saat kondisi darurat:

Regular suppliers

Tabel 36 Daftar Informasi Penyuplai BCPNAMA OF SUPPLIERUNTUK PELAYANANNORMAL CONTACT DETAILSEMERGENCY CONTACT DETAILS

HPMenyediakan suplai server komputerRegulary Up dateRegulary Up date

IBMMenyediakan Suplai server komputerRegulary Up dateRegulary Up date

Alat Tulis KantorMenyediakan Keperluan Alat Tulis KantorRegulary Up dateRegulary Up date


Alternatif suppliers

Tabel 37 Daftar Informasi Alternatif Penyuplai BCPNAMA OF SUPPLIERUNTUK LAYANANNORMAL CONTACT DETAILSEMERGENCY CONTACT DETAILS

DellMenyediakan suplai server komputerRegulary Up dateRegulary Up date

FujitsuMenyediakan suplai server komputerRegulary Up dateRegulary Up date

ACer Menyediakan suplai server komputerRegulary Up dateRegulary Up date


5.2.2.5 Strategi Pemulihan Pekerja

Daftar berikut adalah daftar nama pegawai di Netizen Cafe yang harus dipulihkan saat terjadi kondisi darurat agar keberlangsungan layanan sistem DC dapat terjaga:

Tabel 38 Daftar Personel Berprioritas TinggiDEPARTMENTNAMAWORK CONTACT NO.HOME CONTACT NO.*MEMBER

Bidang Keuangan...

......

5.2.2.6 Pembentukan Tim Pemulihan Bencana

Anggota tim pemulihan bencana dibentuk berdasarkan kebutuhan dan tergantung dari kondisi dan situasi bencana yang terjadi. Form berikut digunakan untuk pembentukan tim pemulihan bencana, yang diisi saat penanganan bencana:

Tabel 39 Form Pembentukan Tim Pemulihan BencanaNAMAJABATAN DAN NAMA DEPARTEMENTANGGAL DITUNJUK MENJADI TIM PEMULIHANTANGGAL PERSETUJUAN

Ketua Tim Pemulihan Bencana

Saat Pelaksanaan pemulihan bencanaSaat Pelaksanaan pemulihan bencana

Tanggung Jawab dalam Tim Pemulihan Bencana: mengorganisir pelaksanaan pemulihan bencana

Wakil Ketua Tim Pemulihan

Saat Pelaksanaan pemulihan bencanaSaat Pelaksanaan pemulihan bencana

Tanggung Jawab dalam Tim Pemulihan Bencana: memonitor kejadian dan perkembangan pemulihan bencana

5.2.2.7 Pembentukan Tim Pemulihan Bisnis

Anggota tim pemulihan bisnis dibentuk berdasarkan kebutuhan dan tergantung dari kondisi dan situasi bencana yang terjadi. Form berikut digunakan untuk pembentukan tim pemulihan bencana, diisi saat penanganan bencana.

Tabel 40 Form Pembentukan Tim Pemulihan BisnisNAMAJABATAN DAN NAMA DEPARTEMEN TANGGAL DITUNJUK MENJADI TIM PEMULIHANTANGGAL PERSETUJUAN

Ketua Tim Pemulihan Bisnis

Saat Pelaksanaan pemulihan bisnisSaat Pelaksanaan pemulihan bisnis

Tanggung Jawab dalam Tim Pemulihan Bisnis : mengorganisir pelaksanaan pemulihan bencana

Wakil Ketua Tim Pemulihan


Tanggung Jawab dalam Tim Pemulihan Bisnis: memonitor kejadian dan perkembangan pemulihan bisnis

Koordinator Pemulihan Bisnis


Tanggung Jawab dalam Tim Pemulihan Bisnis :

- Menentukan strategi pemulihan bisnis

- Merencanakan biaya pemulihan bisnis

- Memonitor kejadian selama pemulihan

- Membuat Laporan perkembangan aktifitas pemulihan TI kepada ketua dan Wakil ketua

Tim pemulihan

Tim Teknik Pemulihan TI


Tanggung Jawab dalam Tim Pemulihan Bisnis :

- Melaksanakan aktifitas teknik pemulihan TI

- Melaporkan setiap hasil kegiatan kepada kordinator pemulihan TI

5.2.3 Dokumen dan ProsedurNetizen Cafe memiliki dokumen, dan data-data penting. Disini dijelaskan bagaimana penanganan dokumen, data dan peralatan penting berhubungan dengan kondisi darurat:

Dokumen dan Data Vital

Penyedia Peralatan Kantor pada Kondisi Darurat

Personal yang menangani pemberitaan pada kondisi darurat

Prosedur yang Berlaku pada Kondisi Darurat

Rencana Biaya untuk Penyelamatan dan Pemulihan

5.2.3.1 Dokumen dan Data Vital

Form berikut menjelaskan dokumen dan data penting yang dimiliki:

Tabel 41 Daftar Dokumen dan Data VitalNAMA DOKUMEN/DATADISKRIPSI SINGKATLOKASI DOKUMENPERSONAL YANG BERTANGGUNG JAWAB

NAMACONTACT NO.

Data presensi pegawaiData ,,.....

..

5.2.3.2 Penyedia Peralatan Kantor pada Kondisi Darurat

1. PENYEDIA ALAT KANTOR PADA SAAT KONDISI DARURAT

Tabel 42 Daftar Penyedia Peralatan Kantor Saat Kondisi DaruratJENIS BARANGNAMA LOKASIALAMAT LOKASICONTACT PERSONNO. TELP

Komputer

Furniture

2.PENYEDIA TETAP ALAT KANTOR (SUPPLIER REGULER) YANG DAPAT DIORDER BESOKNYA (SEHARI SETELAH BENCANA)Tabel 43 Daftar Penyedia Tetap Peralatan Kantor Setelah BencanaNAMA BARANGNAMA REGULAR SUPPLIERCONTACT PERSONNO. TELP

KomputerHP, IBM

5.2.3.3 Personal yang Menangani Pemberitaan pada Kondisi Darurat

Daftar berikut adalah personal yang berhak menangani segala informasi pada kondisi darurat karena bencana, yang perlu diberitakan baik kepada internal organisasi maupun kepada masyarakat luas:

NAMAPOSISI DALAM ORGANISASINOMOR TELEPON

5.2.3.4 Prosedur yang Berlaku pada Kondisi Darurat

Daftar berikut adalah prosedur yang berlaku pada saat kondisi darurat yang menggantikan prosedur standart pada kondisi normal:

Tabel 44 Prosedur Saat DaruratNama posedur atau AktivitasPenanggung Jawab kondisi normalPerson yang menangani kondisi darurat

NAMANORMAL CONTACT detailsEMERGENCY CONTACT details

SERVER DOWN

(Pada ISNet)TIM Sistem TI .........

PROSEDUR OPERASI :

STEP

Menghubungi ketua ...

....

....

APLIKASI DOWN

(Pada ...)TIM Sistem TI ............

PROSEDUR OPERASI :

STEP 1. ...

PENGALIHAN DATA ....TIM Sistem TI ...

PROSEDUR OPERASI :

STEP 1. ...

5.2.3.5 Rencana Biaya untuk Penyelamatan dan Pemulihan

Form berikut digunakan untuk menentukan rencana biaya penyelamatan dan pemulihan: (diisi pada saat melakukan penanganan bencana).Tabel 45 Perencanaan Biaya PemulihanBACK-UP ATAU STRATEGI RECOVERYBIAYA (juta)

Perbaikan Server2

Relokasi hardisk1.5

Penggantian Server25

Evakuasi pegawai20

5.3 PEMULIHAN BENCANA

Bagian yang terpenting di dalam menangani kondisi darurat adalah prosedur pemulihan bencana. Sub bab ini menjelaskan rencana pemulihan bencana.

5.3.1 Rencana Penanganan Bencana

Tahap pertama penanganan kondisi darurat adalah melakukan rencana penanganan bencana. Sub bab berikut menjelaskan rencana penanganan bencana:

1. Identifikasi Status Bencana.

2. Daftar Penyedia Layanan Kondisi Darurat Saat Bencana.

3. Penilaian Dampak Bisnis Karena Bencana.

4. Manajemen Aktivitas Selama Pemulihan Bencana.

5.3.1.1 Identifikasi Status Bencana

Mengidentifikasikan status bencana yang tepat akan memudahkan menentukan strategi pemulihan bencana yang tepat. Form berikut digunakan untuk mengidentifikasikan status bencana:

Contoh :

Tabel 46 Daftar Kriteria Identifikasi BencanaKRITERIA(UNtuk menentukan potensial bencana)

Apakah bencana berpotensial mengancam keselamatan manusia ?

Apakah bencana berpotensial merusak gedung dan peralatan ?

5.3.1.2 Daftar Penyedia Layanan Kondisi Darurat Saat Bencana

Form berikut digunakan untuk daftar penyedia layanan kondisi darurat saat bencana:

Contoh :

Tabel 47 Daftar Informasi Penyedia Layanan DaruratLAYANAN DARURATLAYANAN UTAMA YANG DISEDIAKANNAMA PERSONAL PENYEDIA LAYANANNO. KONTAKPERSONAL YANG BERTANGGUNG JAWAB MENGHUBUNGI PENYEDIA LAYANAN

NAMANO. KONTAK

Server Down

Pemulihan server

Perbaikan ServerSpeedy Telkom-Pahlevie-

Jaringan Internet Down

Pemulihan Jaringan KomputerSpeedy Telkom+6285731821376Pahlevie-

Listrik Mati / Daya listrik menurunMenyalakan cadangan listrikPLN109Izzano+6285731921275

5.3.1.3 Penilaian Dampak Bisnis Karena Bencana

Form berikut digunakan untuk menilai dampak bisnis karena bencana, yang diisi saat penanganan bencana.

Contoh :

Tabel 48 Form Penilaian Dampak Bisnis Terhadap BencanaDESCRIPTION OF DISASTER:

TANGGAL PEMBERITAHUAN: TANGGAL DISASTER OLEH TIM PEMULIHAN :

PROSES BISNIS YANG TERPENGARUHSTATUS LEVEL

PENILAIAN OLEHKETERANGAN

1234

Tidak dapat mengakses internet karena jaringan internet mengalami gangguan

XTim pemulihan bencana

Tidak dapat menyediakan makanan atau minuman yang diolah dengan alat elektronik dikarenakan listrik mati

XTim Pemulihan bencana

LEVEL STATUS:

Tabel 49 Tingkat Status Pemulihan BencanaLEVELKETERANGAN

1Sampai dengan 2 jam

22 sampai dengan 24 jam

324 sampai dengan 48 jam

4Lebih dari 2 hari

5.3.1.4 Manajemen Aktivitas Selama Pemulihan Bencana

Form berikut merupakan form isian untuk mencatat aktivitas selama pemulihan bencana. Diisi saat pemulihan bencana.

Contoh :

Tabel 50 Form Aktivitas Selama Pemulihan BencanaNAMA AKTIVITAS: Pemulihan Bencana Kebakaran

Nomor Referensi:

Deskripsi:

TANGGAL/WAKTU MULAITANGGAL/WAKTUSUMBER DAYA YANG DIPERLUKANPERSONIL YANG TERLIBAT

7:03 PM 18 November 2015

7:03 PM 18 November 2015

Fire ExtinguisherTim Pemulihan Bencana

5.3.2 Pencatatan dan Pelaporan saat Pemulihan Bencana

Menjaga komunikasi yang baik selama pemulihan bencana merupakan keharusan. Untuk itu, dibutuhkan pencatatan dan pelaporan selama pemulihan bencana kepada semua Tim. Bagian ini menjelaskan pengelolaan pencatatan dan pelaporan selama pemulihan bencana:

1. Mobilisasi Tim Pemulihan Bencana

2. Pelaporan Kepada Pihak Manajemen dan Personal Terkait

3. Pemberitahuan Kepada Keluarga Pegawai

4. Pencatatan Kejadian Selama Pemulihan Bencana

5. Laporan Pemulihan Bencana

5.3.2.1 Mobilisasi Tim Pemulihan Bencana

Form berikut digunakan untuk memobilisasi Tim Pemulihan bencana. Diisi saat pemulihan bencana:

Tabel 51 Form Mobilisasi Tim Pemulihan BencanaDESKRIPSI KONDISI DARURAT: Pemulihan Bencana Listrik Mati

TANGGAL TERJADI:

NAMA ANGGOTA TIMNO. TELP DETAILDIHUBUNGI (WAKTU DAN TANGGAL)OLEHTANGGAPANWAKTU TIBA KELOKASI

Pahlevie 8:10 PM 19 Desember 2015PLNOn the Way

9 :10

DESKRIPSI PERINTAH : Menghubungi PLN untuk memadamkan listrik atau mengamankan listrik

5.3.2.2 Pelaporan Kepada Pihak Manajemen dan Personal Terkait

Form berikut adalah daftar personil (manajemen atau pegawai inti) yang harus diinformasikan atau dihubungi pada saat terjadi bencana.Contoh :

Tabel 52 Form Pelaporan kepada Pihak ManajemenNAMAJABATANNO. TELP NORMALNO. TELP DARURATLOKASI YANG DITANGANITIPE BENCANA

CakaKetua Tim Pemulihan Bencana+628123235498129 / 112Lokasi di sekitar bencanaGangguan Disengaja, Kerusakan peralatan dan sistem, Gangguan Utilitas Umum, Bencana Alam

5.3.2.3 Pemberitahuan Kepada Keluarga Pegawai

Pada saat kondisi darurat dimungkinkan terjadi kondisi yang tidak menyenangkan kepada pegawai (terluka, gawat darurat, meninggal). Tim perlu melakukan komunikasi kepada keluarga pegawai untuk menginformasikan hal tersebut.

Contoh :

Tabel 53 Daftar Personel Penanggung Jawab Pemberitahuan kepada Keluarga PegawaiNAMAPOSISI DI ORGANISASINO. TELP NORMALNO. TELP DARURATBERTANGGUNG JAWAB UNTUK DEPARTEMEN/UNIT

IzzanoOwner dan CEO+6285731922175031-5665454Produksi

5.3.2.4 Pencatatan Kejadian Selama Pemulihan Bencana

Form berikut digunakan untuk pencatatan kejadian selama pemulihan bencana. Di isi Saat pemulihan bencana.

Contoh :

Tabel 54 Form Pencatatan Kejadian Selama Pemulihan BencanaDESKRIPSI BENCANA: Pemulihan Bencana Kebakaran akibat Petir

TANGGAL PELAKSANAAN:

TANGGAL DISASTER OLEH TIM PEMULIHAN:

AKTIVITAS YANG DILAKUKAN OLEH TIM PEMULIHAN BENCANA HARI DAN TANGGALHASILAKTIVITAS BERIKUTNYA YANG DIBUTUHKAN

Menghubungi PLN untuk mematikan listrik pada bagian yang terbakar karena gangguan listrik

18 November 2015PLN berhasil memadamkan listrikMengamankan asset-asset penting yang hamper terkena bencana

5.3.2.5 Laporan Pemulihan Bencana

Tim harus memberikan Laporan kegiatan pemulihan bencana kepada manajemen.

Laporan harus meliputi:

Deskripsi kondisi darurat

Siapa yang menginformasikan kondisi darurat (Tanggal)

Aktivitas yang dilakukan5.4 PEMULIHAN BISNIS

Pemulihan bisnis mungkin juga harus dilakukan akibat bencana yang terjadi. Bab berikut menjelaskan prosedur pemulihan bisnis:

1. Pemulihan Bisnis

2. Aktivitas Pemulihan Bisnis.

5.4.1 Pemulihan Bisnis

Hal terpenting dari pemulihan bencana adalah melakukan pemulihan bisnis, bagian ini menjelaskan penanganan pemulihan bisnis:

1. Mobilisasi Tim Pemulihan Bisnis

2. Penilaian Kerusakan dan Dampak Bisnis3. Menyiapkan Rencana Pemulihan4. Penanganan Operasi Bisnis Kembali ke Kondisi Normal5. Menyiapkan Laporan Pemulihan Bisnis5.4.1.1 Mobilisasi Tim Pemulihan Bisnis

Form berikut untuk memobilisasi Tim Pemulihan Bisnis.

Contoh :

Tabel 55 Form Mobilisasi Tim Pemulihan BisnisDESKRIPSI BENCANA: Pemulihan Bencana Kehilangan Data akibat Cracker

TANGGAL PELAKSANAAN:

TANGGAL DISASTER OLEH TIM PEMULIHAN:

NAMA ANGGOTA TIMNO. TELP DETAILDIHUBUNGI (WAKTU DAN TANGGAL)OLEHTANGGAPANWAKTU TIBA KELOKASI

Hafid+6281231354928:17 PM 17 Desember 2015PT. Sekuritas NetworkProgress..

9 :00 PM

DESKRIPSI PERINTAH

Menghubungi vendor terkait untuk mengatasi kehilangan data

5.4.1.2 Penilaian Kerusakan dan Dampak BisnisForm berikut digunakan untuk penilaian kerusakan dan dampak bisnis akibat bencana:

Tabel 56 Informasi Penilaian KerusakanLINGKUP BISNIS YANG TERPENGARUHPROSES BISNIS YANG TERPENGARUHKETERGANTUNGANESTIMASI WAKTU PEMULIHAN KE KONDISI NORMAL

Sektor KeuanganTransaksi pelangganServer yang hanya satu5 -24 Jam

PENILAIAN DAMPAK BISNIS:

Cukup krusial dan bisa menghambat bisnis jika tidak ditangani dengan baik

FORM PENILAIAN KERUSAKAN UNTUK PENILAIAN KERUSAKAN DAN DAMPAK BISNISTabel 57 Form Penilaian Kerusakan Untuk Penilaian Kerusakan dan Dampak BisnisBISNIS YANG TERPENGARUHPERMASALAHANTINGKAT KERUSAKAN

Layanan Makanan dan MinunanBerkurangnya kepercayaan pegawaiParah

5.4.1.3 Menyiapkan Rencana PemulihanForm berikut digunakan untuk menyiapkan rencana pemulihan akibat bencana:

Contoh :

Tabel 58 Form Rencana Pemulihan BencanaHAL YANG DIPULIHKANPROSEDUR PEMULIHANPERSONAL YANG MENANGANIKETERKAITANRENCANA TANGGAL SELESAI

1Layanan Makanan dan MinumanMenangani permasalahan langsung ke titik awal permasalahanTim Pemulihan Bisnis 20 Desember 2016

5.4.1.4 Penanganan Operasi Bisnis Kembali ke Kondisi NormalForm berikut digunakan untuk penanganan operasi pemulihan bisnis kembali ke kondisi normal akibat bencana:

Tabel 59 Form Penanganan Operasi Bisnis Sampai Kondisi NormalNAMA PROSES BISNIS:

TANGGAL penyelesaian PEkerjaan Dari Tim Pemulihan Bisnis

TANGGAL serah terima ke Manajemen Harian

KETUA TIM PEMULIHAN BISNIS

Nama:

Tanda Tangan:

Tanggal:

PENERIMA KONFIRMASI

Nama:

Jabatan:

Tanda Tangan:

Tanggal:

5.4.1.5 Menyiapkan Laporan Pemulihan BisnisForm berikut digunakan untuk menyiapkan laporan pemulihan bisnis pada siapa saja yang harus dilapori akibat bencana:Tabel 60 Form Personel Penanggung Jawab Laporan Pemulihan BisnisNAMA ManajerNAMA Department/unit yang terkait

HafidDepartemen TI

Eristya Departemen Keuangan

PahlevieDepartemen Produksi

5.4.2 Aktivitas Pemulihan Bisnis

Bab ini menjelaskan aktivitas proses pemulihan bisnis:

1. Pemulihan Sumber Daya Listrik dan Fasilitas Lainnya

2. Pemulihan Fasilitas (Lingkungan kerja, Fixture, Furniture)

Untuk bagian berikut tidak akan dijelaskan contoh prosedurnya dikarenakan mempunyai form yang sama dengan dua hal di atas.

1. Pemulihan Sistem Komunikasi

2. Pemulihan Sistem TI (Hardware dan Software)

3. Pemulihan Transaksi dan Layanan pelanggan

4. Pemulihan Sumber Daya Manusia

5.4.2.1 Pemulihan Sumber Daya Listrik dan Fasilitas Lainnya

5.4.2.1.1 Sumber Daya ListrikCONTOH PROSEDUR UNTUK MEMULIHKAN SUMBER DAYA LISTRIK

Tabel 61 Contoh Prosedur untuk Memulihkan Sumber Daya ListrikKEGIATANKEBUTUHAN SUMBER DAYAPERKIRAAN SELESAI WAKTU/TANGGAL

Menaksir Kerusakan

Survey tempat

Tes tingkat keamanan

Tes kable, jaringan, kotak hubung

Siapkan laporan ...

Lokasi yang Terpengaruh oleh Kerusakan

Lokasi 1

Activitas Recovery yang Diperlukan

Aktivitas 1

Aktivitas 2

Perkiraan Biaya Kerja yang Diperlukan (Ribuan)Rp ___________________________________________________

FORM TAKSIRAN KERUSAKAN UNTUK MEMULIHKAN DAYA LISTRIK

Tabel 62 Form Taksiran Kerusakan untuk Memulihkan Daya ListrikLOKASIJENIS BARANGDIPERBAIKI/DIGANTI

Sektor XJaringan ListrikDiperbaiki

Sektor YLightingDiganti

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEGAWAI UNTUK MEMULIHKAN SUMBER DAYA LISTRIK

Tabel 63 Form Penanggung Jawab Pemulihan Tenaga ListrikNAMADEPARTMENT POSISI

Caka KeamananKepala / Manajer

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DALAM PROSES PENGEMBALIAN BISNIS:

5.4.2.2 Pemulihan Fasilitas (Lingkungan kerja, Fixture, Furniture)

CONTOH PROSEDUR UNTUK PEMULIHAN LINGKUNGAN KERJA, FIXTURES DAN FURNITURE

Tabel 64 Contoh Prosedur untuk Pemulihan Lingkungan Kerja, Fixtures dan FurnitureKEGIATANKEBUTUHAN SUMBER DAYAPERKIRAAN SELESAI WAKTU/TANGGAL

1. Menaksir Kerusakan (lihat form terkait)

Survei tempat dari struktur utama mencakup penyangga, dinding dan atap

Permasalahan keamanan

Permasalahan akses

2. Menaksir Kerusakan non-structural

Survei semua fasilitas tempat non-structural

3. Penerangan, Pemanas, Pendingin dan Ventilasi

Menyiapkan daftar kerusakan

Menaksir tiap kerusakan yang dapat dipulihkan

4. Pintu, dinding dan Lantai

Mencatat kerusakan dan menghitung kerusakan yg dapat dipulihkan

5. Identifikasi kebutuhan untuk tempat sementara

6. Relokasi ke Lingkungan Kerja Sementara

7. Persiapan untuk Kembali ke Lingkungan Kerja Semula

FORM PENILAIAN KERUSAKAN UNTUK PEMULIHAN LINGKUNGAN KERJA, FIXTURES DAN FURNITURE

Tabel 65 Form Penilaian Kerusakan untuk Pemulihan Lingkungan Kerja, Fixtures dan FurnitureLOKASIJENIS BARANGDIPERBAIKI/DIGANTI

Sektor A

Kursi dan MejaDiganti bila kerusakan parah

Sektor B

Gelas dan PiringDiganti

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEGAWAI UNTUK PEMULIHAN LINGKUNGAN KERJA, FIXTURES DAN FURNITURE

Tabel 66 Daftar Penanggung Jawab Pemulihan Lingkungan KerjaNAMADEPARTMENT POSISI

EristyaKeuanganManajer

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DALAM PROSES PEMULIHAN BISNIS:

Berusaha mencari cara untuk memulihkan asset interior yang mengalami kerusakan

5.5 PENGUJIAN BCP

Dokumen yang dibuat wajib diuji untuk melihat kebenarannya. Bab berikut menjelaskan tentang pengujian BCP:

5.5.1 Rencana PengujianPengujian BCP yang telah disusun harus direncanakan dengan baik, bab berikut menjelaskan rencana pengujian BCP:

1. Menyusun Tujuan dan Ruang Lingkup Pengujian

2. Setting Lingkungan Pengujian3. Menyiapkan Data Pengujian4. Memimpin Pengujian5. Mengontrol dan Memonitor Pengujian6. Menyiapkan Kuesioner Pengujian7. Menyiapkan Kebutuhan Biaya Pengujian8. Pelatihan Tim Pengujian5.5.1.1 Menyusun Tujuan dan Ruang Lingkup Pengujian

Tujuan dan ruang lingkup pengujian sangat perlu didefinisikan terlebih dahulu sebelum pengujian sistem dilakukan. Form berikut digunakan untuk menyusun tujuan dan ruang lingkup pengujian:

Tujuan Pengujian

Untuk menguji sistem BCP yang telah disusun apakah dapat bekerja dengan baik dalam menangani bencana yang terjadi Melakukan evaluasi dan perbaikan sistem BCP Untuk melihat sejauh mana kesiapan BCP untuk diimplementasikan

Ruang Lingkup Pengujian

Semua unit bisnis yang memiliki risiko tinggi

5.5.1.2 Setting Lingkungan Pengujian

Form berikut digunakan untuk men seting lingkungan pengujian:Tabel 67 Form Pengaturan Lingkungan PengujianTIPE KONDISI DARURATKONDISI YANG DIBUTUHKAN UNTUK MENSIMULASIKAN KONDISI DARURAT

Dampak risiko tinggiPemadaman listrik

Dampak risiko sedangHacking

Dampak risiko rendahLupa password

5.5.1.3 Menyiapkan Data Pengujian

Form berikut digunakan untuk menyiapkan data pengujian:

Tabel 68 Form Data PengujianKONDISI DARURAT YANG AKAN DISIMULASIKANBISNIS PROSES YANG DIPENGARUHIDATA TEST YANG DIPERLUKAN UNTUK SIMULASI KONDISI DARURAT

Pemadaman listrikPenyedia meeting roomPenyebab pemadaman, dampak yang akan terjadi, data yang berpotensi hilang karena pemadaman

KebakaranCommunity meetup organizerPenyebab kebakaran, dampak yang akan terjadi, data yang berpotensi hilang karena kebakaran

5.5.1.4 Memimpin Pengujian

Di dalam melakukan pengujian sistem BCP perlu ditunjuk koordinator pengujian yang akan memimpin pelaksanaan pengujian. Form berikut digunakan untuk memilih personal yang memimpin pengujian:

Tabel 69 Form Penanggung Jawab PengujianUNIT BISNISPERSONAL YANG DIUSULKAN UNTUK MENJADI KOORDINATORTUGAS KOORDINATOR

Penyedia meeting roomTiyo PramanaMelakukan antisipasi terhadap semua risiko yang berdampak terhadap unit bisnis penyedia meeting room

Community meetup organizerAndi JagatMelakukan antisipasi terhadap semua risiko yang berdampak terhadap unit bisnis community meetup organizer

5.5.1.5 Mengontrol dan Memonitor Pengujian

Form berikut digunakan untuk mengontrol dan memonitor pengujian:

Tabel 70 Form Penanggung Jawab Monitoring PengujianPERSONAL YANG DIPILIH UNTUK MEMONITORAKTIVITAS MONITORING

NanangBencana kebakaran

JokoPower outage

5.5.1.6 Menyiapkan Kuesioner Pengujian

Sangat penting untuk melihat feedback hasil pengujian DRP DC oleh karena itu perlu dibuat kuesioner hasil pengujian DRP DC dari seluruh tim yang terlibat.

PENGUJIAN PEMULIHAN BENCANA

FEEDBACK AND EVALUATION FORM

DISIAPKAN UNTUK PESERTA YANG MENGIKUTI PENGUJIAN

Nama Program Pengujian: Simulasi Kebakaran

Tanggal: 10 Desember 2014

Materi Pengujian: Kebakaran

Lingkari nilai yang sesuai1 . Lama waktu program pengujian?

12345

Terlalu lamaTerlalu pendekBelum memenuhi harapanMendekati harapanTelah tepat

Komentar:

Proses pemadaman api tergantung dari seberapa besar kebakaran yang terjadi dan seberapa luas daerah yang terkena kebakaran

2. Instruksi yang anda dapat selama pengujian?

12345

Terlalu mendasarTerlalu kompleksNormalCukup beralasanMenyeluruh dan mudah dipahami

Komentar:

Banyak instruksi yang harus dipahami dan dilaksanakan ketika kebakaran terjadi

3. Apakah pengujian cukup realistik untuk menguji kebutuhan pemulihan bencana? :

12345

Tidak realistikCukup realistikRealistikSangat realistikBenar-benar realistik

Komentar:

Kondisi simulasi kebakaran cukup nyata

4. Beberapa kali permasalahan yang anda hadapi selama pengujian ? :

12345

Tidak ada1 2 3 - 45 6diatas 6

Komentar:

5. Seberapa efektif data pengujian yang digunakan ? :

12345

KurangCukupBaikSangat baikSetuju

Komentar:

Data yang digunakan cukup efektif

6. Bagaimana ke efektifan Prosedur pemulihan yang diberikan? :

12345

KurangCukupBaikSangat baikSetuju

Komentar:

7. Bagaimana ke realitasan kondisi simulasi yang di set untuk pengujian? :

12345

Sangat tidak realistikKadang realistikCukup RealistikSangat realistic

Komentar:

Kondisi simulasi cukup real

8. Untuk seluruh program pengujian yang telah dilakukan, berapa nilai rata-rata yang anda berikan ? :

12345

JelekCukupBaikSangat baikSetuju

Komentar:Simulasi yang dilakukan bisa mewakili jika terjadi kebakaran nantinya

9. Perubahan apa yang anda sarankan agar program pengujian menjadi lebih efektif ?

Komentar:Simulasi yang dilakukan agar dibuat se-nyata mungkin

NAMA: Siti AminahPOSISI: Pegawai

TANGGAL: 10 Desember 2014UNIT: Penyedia meeting room

PENGUJIAN PEMULIHAN BENCANA

KONTROL DAN MONITORING PENGUJIAN

FEEDBACK AND EVALUATION

Nama Program Pengujian: Simulasi Kebakaran

Tanggal: 10 Desember 2014

Materi Pengujian: Kebakaran

Lingkari nilai yang sesuai1 . Seberapa relevan simulasi kondisi pengujian terhadap kondisi darurat sebenarnya?

12345

Sangat tidak relevanKadang relevanRelevanSangat relevanBenar-benar relevan

Komentar:Kondisi pengujian cukup relevan dengan yang akan terjadi pada dunia nyata nantinya

2. Seberapa realistik lingkungan simulasi pengujian?

12345

Sangat tidak realistikKadang realistikCukup RealistikSangat realistik

Komentar :-

Lingkungan pengujian cukup realistic, terdapat api yang harus dipadamkan, alat pemadam, dan prosedur evakuasi

3. Seberapa nyaman personal yang melakukan pengujian terhadap kondisi simulasi pengujian

12345

Tidak nyamanCukupNyamanSangat nyamanBenar-benar nyaman

Komentar :-

Semua peserta pengujian merasa nyaman terhadap pengujian yang dilaksanakan

4. Seberapa baik penguji memahami prosedur pemulihan bencana yang diberikan ?

12345

Tidak pahamCukup PahamSangat PahamBenar-benar paham

Komentar:Penguji memahami dengan baik, dilihat selama pengujian berlangsung

5. Seberapa baik penguji memahami aturan dan tanggung jawab pengujian ?

12345

Tidak baikCukupBaikSangat baikBenar-benar baik

Komentar:Penguji memahami dengan baik, dilihat selama pengujian berlangsung

6. Seberapa baik pengelolaan pengujian?

12345

Tidak baikCukupBaikSangat baikBenar-benar baik

Komentar:Pengujian dikelola dengan baik, dapat dilihat dari alat-alat yang digunakan lengkap dan prosedur terhadap kebakaran jelas

7. Seberapa sukses keseluruhan pengujian ?

12345

Tidak suksesCukup SuksesSuksesSangat suksesBenar-benar sukses

Komentar:Peserta pengujian memahami tindakan apa saja yang harus dilakukan keitka terjadi kebakaran

NAMA: NanangPOSISI: Kepala Keamanan

TANGGAL: 10 Desember 2014UNIT: Penyedia meeting room

5.5.1.7 Menyiapkan Kebutuhan Biaya Pengujian

Di dalam melaksanakan pengujian diperlukan pembiayaan, sangat penting untuk menentukan kebutuhan biaya pengujian. Form berikut untuk merencanakan kebutuhan biaya pengujian.Tabel 71 Form Perencanaan Biaya Kebutuhan PengujianAKTIVITAS DALAM PENGUJIANBIAYA AKTIVITAS

Penyediaan alat pemadam kebakaran (CO2)Rp 1.175.000

Penyediaan maskerRp 100.000

Penyediaan alat pemadam kebakaran (Powder Stored Pressure)Rp 545.000

5.5.1.8 Pelatihan Tim PengujianSangat diperlukan untuk melakukan pelatihan bagi Tim Pengujian, berikut adalah form yang digunakan untuk menyusun daftar personal yang mengikuti pelatihan Tim pengujian. Diusahakan agar setiap bagian yang terdapat pada organisasi dapat mengikuti pelatihan Tim pengujian tersebut.

Tabel 72 Daftar Pelatihan Tim PengujianUNIT BISNISNAMA TIM PENGUJIANPERSONAL YANG MENGIKUTI PELATIHAN

Penyedia meeting roomJatmikoSarah

Community meetup organizerSusiJessica

Penyedia venue eventArdhiAndi

5.5.2 Pelaksanaan Pengujian

Pelaksanaan pengujian proses pemulihan bencana harus dilakukan dengan benar. Bagian berikut menjelaskan pelaksanaan pengujian proses pemulihan bencana:

1. Pengujian setiap proses pemulihan bencana

2. Penilaian hasil pengujian

5.5.2.1 Pengujian setiap proses pemulihan bencana

Form berikut digunakan untuk pengujian setiap proses pemulihan bencana:

Tabel 73 Form Pengujian Proses Pemulihan BencanaPROSES BISNISKONDISI SIMULASI YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGUJIANJADWAL PENGUJIAN

Penyedia meeting roomKebakaran10 Desember 2014

Community meetup organizerGempa Bumi17 Desember 2014

Penyedia venue eventPemadaman Listrik24 Desember 2014

5.5.2.2 Penilaian hasil pengujian

Form berikut digunakan untuk penilaian hasil pengujian:

Tabel 74 Form Penilaian Hasil PengujianPROSES BISNISNAMA:

Referensi pengujian:

TANGGAL:

Hasil pengujian: FORMCHECKBOX SANGAT MEMUASKAN

FORMCHECKBOX BAIK

FORMCHECKBOX

PERLU PENGUJIAN LANJUTAN

Apakah pengujian telah mencapai sasaran?(Jika tidak beri komentar)

Apakah kondisi pengujian cukup memenuhi ? (Jika tidak beri komentar)

Apakah Data test sudah cukup representatif?(Jika tidak beri komentar)

Apakah proses pengujian tidak mengalami permasalahan (Jika tidak beri komentar)

5.6 PELATIHAN PROSES PEMULIHAN BENCANA

Seluruh pegawai perlu dilakukan pelatihan proses pemulihan bencana hal tersebut dikarenakan kegiatan kondisi darurat sangat berbeda dengan kondisi normal. Bab berikut menjelaskan pengelolaan pelatihan pemulihan bencana:

5.6.1 Pengelolaan Pelatihan

Untuk Pelatihan Sistem BCP sangat diperlukan pengelolaan pelatihan yang baik dan benar. Bab berikut menjelaskan pengelolaan pelatihan BCP:

1. Menyusun tujuan dan ruang lingkup pelatihan

2. Penilaian kebutuhan pelatihan

3. Menyusun materi pelatihan

4. Menyiapkan jadwal pelatihan

5. Menginformasikan pelatihan pada pegawai

6. Menyiapkan kebutuhan biaya pelatihan

5.6.1.1 Menyusun tujuan dan ruang lingkup pelatihan

Form berikut digunakan untuk menyusun Tujuan dan Ruang lingkup pelatihan BCP:

TUJUAN Pelatihan:

Memberi sosialisasi terhadap seluruh pegawai terhadap kondisi darurat

Mempersiapkan mental dan fisik ketika bencana terjadi

Menguji kesiapan pegawai dalam menghadapi bencana

Memastikan seluruh pegawai memahami tindakan yang harus dilakukan ketika bencana terjadi

RUANG LINGKUP Pelatihan:

Pelatihan pengujian

Prosedur evakuasi

Prosedur treatment

5.6.1.2 Penilaian kebutuhan pelatihan

Personal atau kelompok atau bagian yang akan dilatih harus spesifik dan benar-benar membutuhkan pelatihan. Form berikut digunakan untuk menilai kebutuhan pelatihan:

Tabel 75 Form Penilaian Kebutuhan PelatihanPROSES BISNISJENIS PELATIHAN YANG DIBUTUHKANPERSONAL ATAU GROUP YANG DILATIHJML PERSONAL

Penyedia meeting room

Community meetup organizer

Penyedia venue event

5.6.1.3 Menyusun materi pelatihan

Jika kebutuhan pelatihan telah diidentifikasi dengan jelas, perlu direncanakan materi pelatihan. Form berikut digunakan untuk menyusun materi pelatihan:NAMA PROGRAM PELATIHANTRAINING MATERIAL YANG DIBUTUHKANESTIMASI SUMBER DAYA UNTUK MEMBUAT MATERIESTIMASI TANGGAL SELESAI MATERI

5.6.1.4 Menyiapkan jadwal pelatihan

NAMA PROGRAM PELATIHANJADWAL PELATIHAN TANGGALPERSON ATAU GROUP YANG AKAN DILATIH

5.6.1.5 Menginformasikan pelatihan pada pegawai

Jika pelatihan telah di jadwal, maka setiap pegawai yang terlibat atau yang akan dilatih wajib mengetahui kapan pelaksanaan pelatihan BCP. Tim harus membuat pengumuman atu surat pemberitahuan kepada seluruh pegawai yang wajib mengikuti pelatihan dengan isi Pengumuman atau surat pemberitahuan sebagai berikut:

Nama Program Pelatihan:

Tanggal:

Lokasi:

yang akan mengikuti Pelatihan5.6.1.6 Menyiapkan kebutuhan biaya pelatihan

Form berikut digunakan untuk menyiapkan kebutuhan biaya pelatihan proses BCP, perlu juga dijelaskan apakan sub-sub biaya apakah telah dianggarkan atau termasuk didalam kebutuhan biaya pembuatan BCP:AKTIVITAS DALAM PENGUJIANBIAYA AKTIVITAS

5.6.2 Penilaian Pelatihan

Setiap individu yang dilatih perlu mendapatkan penilaian hasil pelatihan. Bagian berikut menjelaskan penilaian pelatihan:

1. Penyusunan kuesioner pelatihan

2. Penilaian kuesioner5.6.2.1 Penyusunan Kuesioner Pelatihan

PELATIHAN PROSES PEMULIHAN BENCANA

FEEDBACK AND EVALUATION FORM

Nama Peserta Pelatihan:

Tanggal:

Materi Pelatihan:

>

5.6.2.2 Penilaian Kuisioner

>

5.7 PEMELIHARAAN SISTEM

Perubahan di kafe Netizen selalu terjadi baik perubahan pada Sistem TI maupun proses bisnis. Untuk itu sangat perlu meninjau kembali sistem BCP yang telah dibuat apakah masih relevan atau perlu perubahan. Bab berikut menjelaskan proses pemeliharaan (maintenance) system agar selalu up to date:

5.7.1 Pemeliharaan Sistem

Untuk melakukan pemeliharaan sistem diperlukan update terhadap sistem BCP yang dibuat agar sesuai dengan kebutuhan. Bagian berikut menjelaskan cara pemeliharaan sistem BCP:1. Form Permintaan Perubahan

2. Tanggapan Terhadap Pemeliharaan Sistem informasi reservasi Netizen cafe3. Pengujian Proses yang Telah Diubah

4. Pertimbangan Pelatihan Ulang

5.7.1.1 Form Permintaan Perubahan

Website interaktif yang mana didalamnya terdapat sistem informasi reservasi pelanggan merupakan sistem yang kompleks yang terdiri dari banyak dokumen, form berikut merupakan form kontrol untuk permintaan perubahan BCP, dalam rangka pemeliharaan sistem yang ada.

Tabel 76 Form Pemintaan PerubahanFORM PERMINTAAN PERUBAHAN

No. Perubahan< Berisi nomor perubahan >

Penjelasan perubahan< Berisi penjelasan objek yang dirubah >

Landasan perubahan< Berisi dasar dan alasan peruban sistem >

TANGGAL efektif berlaku< Berisi tanggal sistem yang baru diberlakukan >

Alternative yang dipertimbangkan dan yang dihilangkan< Berisi alternatif sistem setelah sistem lama dihilangkan >

Dampak pada proses bisnis< Berisi dampak sistem yang diperbarui dengan proses bisnis >

Jadwal pengujian yang diajukan< Berisi jadwal pengujian sistem yang baru >

Jadwal Pelatihan yang diajukan< Berisi jadwal pelatihan sistem yang baru >

Diminta oleh :

(Ketua Tim)

NAMA:

TANGGAL:

Tanda tangan:

Disetujui oleh :

NAMA:

Jabatan :

TANGGAL:

Tanda tangan :

5.7.1.2 Tanggapan Terhadap Pemeliharaan BCP

Perubahan isi dokumen BCP tidak hanya harus diketahui oleh Tim, melainkan juga untuk semua orang yang berkepentingan dengan dokumen tersebut. Form berikut digunakan untuk mengontrol siapa saja yang merespon terhadap perubahan isi Dokumen. Berikut adalah form tanggapan tim BCP untuk melakukan pemeliharaan terhadap BCP:Tabel 77 Form Tanggapan

Documents

BCP Netizen Final.docx