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DHL EmailShip Ecom Solutions
BIENVENUE CHEZ DHL EMAILSHIP MANUEL UTILISATEUR
DHL EMAILSHIP EST RAPIDE ET SIMPLE
DHL eMailShip est un outil électronique de DHL Express simple et agréable à utiliser. Expédier se fait rapidement grâce non seulement aux formulaires en format PDF qui sont réutilisables mais aussi grâce aux instructions fournies étape après étape. Les utilisateurs peuvent compléter et imprimer les bordereaux d’expé- dition, documents douaniers et formulaires d’enlève- ments. Ensuite, ils peuvent les envoyer par e-mail - vous économisez de cette manière du temps et de l’énergie!
DHL eMailShip peut être téléchargé gratuitement et est idéal pour les entreprises avec plusieurs utilisateurs travaillant depuis différents lieux.
Avantages: • Documents d’expédition en format PDF gratuits lors du téléchargement • Simplicité des champs de saisie • Confirmation de livraison possible vers plusieurs adresses e-mail • Sauvegardez jusqu’à 50 adresses de livraison pour des envois futurs • Disponibilité de tous les produits DHL
DHL Email Ship Ecom Solutions
COMMENT DÉMARRER?
Vous pouvez télécharger gratuitement les formulaires en format PDF qui sont réutilisables. Pas d’enregistrement exigé pour travailler avec DHL eMailShip.
Pour démarrer, vous avez besoin d’un PC avec une connexion à internet, d’une imprimante laser, d’un compte e-mail actif ainsi que d’un numéro de client DHL.
Exigences du logiciel
• Une version récente de Microsoft® Windows® • Adobe® Acrobat® Reader® 8 ou une version supérieure
TÉLÉCHARGER DHL EMAILSHIP
DHL Global: Choisissez votre pays
Étape 1:
Rendez-vous sur www.dhl.com et
choisissez votre pays pour télécharger
DHL eMailShip via le site internet DHL de votre pays.
Ouvrez le menu “Express” et rendez-vous
sur “Centre de ressources”.
Cliquez sur le lien “Solutions d’expéditions
avancées” et allez sur l’onglet de navigation
“DHL eMailShip”.
Étape 2:
Cliquez sur le petit plus avant ”Commencez à préparer votre colis maintenant”.
Onglet de navigation DHL eMailShip
Cliquez ensuite sur le lien “Formulaire d’expédition DHL eMailShip” pour démarrer
le téléchargement.
Lien de téléchargement
DHL Email Ship Ecom Solutions
COMPLÉTER LE FORMULAIRE D’EXPÉDITION
Formulaire d’expédition
Informations relatives au paiement, à l’assurance et à l’expéditeur (Sections 1 & 2) Informations concernant le destinataire: bouton List (Section 3)
Dès que vous aurez téléchargé les formulaires en format PDF, vous verrez que eMailShip a mis à disposition 3 formulaires très simples à compléter:
• Formulaire d’expédition • Document Douanier (optionnel)
• Formulaire de réservation (optionnel) eMailShip vous aidera à valider les données que vous saisissez et à les corriger si nécessaire. Étape 1:
Cochez la personne qui paiera l’envoi et
mentionnez le numéro de client DHL du payeur
que vous avez sélectionné.
Si vous souhaitez assurer l’expédition, il vous
faut cocher la case à côté de “Oui”, remplissez
aussi la valeur à assurer et la devise.
Remarque Tous les champs obligatoires dans le formulaire
d’expédition sont indiqués par un astérisque (*). Étape 2:
Complétez toutes les informations requises concernant l’expéditeur. Étape 3:
Complétez toutes les informations requises au
sujet du destinataire. Vous pouvez à nouveau
sélectionner des adresses sauvées précédemment
en cliquant sur le bouton jaune “Liste”.
Conseil
Conservez jusqu’à 50 adresses des destinataires dans l’outil eMailShip.
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Produits et Services, Données de l’envoi et Contenu (Sections 4-6) Données pour les douanes et Accord de l’expéditeur (Sections 7 & 8) Étape 4:
Spécifiez de quel type d’envoi il s’agit via le menu de choix situé à côté de “Type”:
• International NonDocument pour les envois à dédouaner • International Document pour les envois au sein de l’UE • Domestic pour les envois à l’intérieur de la France
Choisissez le service souhaité dans le menu de choix placé à côté de “produit”.
Si vous souhaitez ou une autre partie concernée souhaite recevoir une confirmation de livraison, cochez alors la case à côté de « Notification de Livraison » et saisissez jusqu’à 5 adresses e-mail maximum.
Remarque
Pour les différents produits, vous pouvez également choisir une livraison
avant une heure déterminée.
Si le produit sélectionné n’est pas disponible dans le pays de
destination, vous recevrez alors un e-mail vous demandant d’opter
pour un autre produit.
Étape 5:
Saisissez le nombre de pièces ainsi que le poids et les dimensions.
Remarque
Si vous souhaitez ajouter des lignes supplémentaires, cliquez alors sur le lien bleu “Plus”. Un bordereau d’expédition sera imprimé pour chaque pièce de votre envoi.
Étape 6:
Décrivez clairement le contenu et indiquez le nombre de pièces.
Envoyer à DHL Étape 7:
Indiquez de quel type d’exportation il s’agit et qui paiera les droits d’importation et les taxes.
Remarque
Remarque
Dès que tous les formulaires nécessaires pour votre envoi auront été complétés, cochez la case à côté de “Traitement de l’expédition.”
Si vous avez un enlèvement fixe chez DHL, vous ne devez pas cocher
la case “Demander un enlèvement”.
Cliquez sur “Transmettre à DHL” pour envoyer à DHL les informations relatives à votre envoi.
La Section 7 ne doit être complétée que s’il s’agit d’un envoi à
dédouaner (non document).
Étape 8:
Lisez l’Accord de l’Expéditeur. Cliquez sur le lien “Clauses et Conditions” pour lire les
Conditions Générales de Transport de DHL. Donnez votre accord en cochant la case à côté de “J’accepte”.
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COMPLÉTER LE DOCUMENT DOUANIER (OPTIONNEL) Le document douanier peut être utilisé pour des envois
internationaux qui doivent être dédouanés et qui
Document douanier exigent des documents pour les douanes.
Étape 1 & 2:
L’outil eMailShip complète automatiquement les
coordonnées de l’adresse de l’expéditeur et du
destinataire sur base des informations que vous avez
mentionnées sur le formulaire d’expédition.
Étape 3:
La case 3 ne doit être complétée que s’il est mentionné
sur la facture qu’un tiers paiera le montant.
Étape 4: Ouvrez le menu de choix situé à côté de “Type de Facture” et choisissez le type de facture correct.
La date sera automatiquement complétée.
Vous pouvez encore – si vous le souhaitez – mentionner le n° de la facture et le n° de référence.
Étape 5: Certains champs de la case “Termes générales de transport” seront automatiquement complétés sur base de l’information figurant sur le formulaire d’expédition.
Complétez les conditions de paiement à côté de “Termes de Paiement.”
Incoterm est un champ obligatoire. Faites votre choix dans le menu déroulant.
Étape 6: Vous pouvez donner des commentaires supplémentaires dans le champ à compléter situé sous “Comments”.
Description du contenu (Section 7)
Étape 7: Complétez les informations requises pour chaque pièce de l’envoi.
Remarque
Si votre envoi est composé de plusieurs pièces et que vous souhaitez ajouter des lignes, cliquez sur le bouton “Ajouter”. Vous pouvez ajouter 10 lignes au maximum. Pour supprimer une ligne, cochez la croix située à gauche de la ligne que vous souhaitez supprimer.
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COMPLÉTER LE FORMULAIRE D’ENLÈVEMENT (OPTIONNEL)
Formulaire d’enlèvement
Détails concernant l’enlèvement, le lieu et les instructions spéciales
(Sections 2-4)
Envoyer à DHL
Remarque
Le formulaire d’enlèvement peut être utilisé si vous
n’avez pas d’enlèvement fixe chez DHL.
Étape 1:
Si l’adresse d’enlèvement correspond à celle de
l’expéditeur figurant sur le formulaire d’expédition,
cliquez alors sur « Copier les données de
l’expéditeur » . Les champs dans la case 1 sont
automatiquement remplis pour vous. Si l’adresse est
différente, vous devez compléter vous-même les
différents champs d’adresse.
Étape 2: Saisissez tous les détails nécessaires pour l’enlèvement. Étape 3: Indiquez s’il s’agit d’une adresse professionnelle (Business) ou d’une adresse privée (Residence). Mentionnez où le colis doit être enlevé. Étape 4: Vous pouvez indiquer des instructions
supplémentaires pour le coursier dans le champ
“ Instructions Spéciales”. Remarque Lorsque tous les formulaires nécessaires destinés à votre envoi sont complétés, cochez alors sur le Formulaire d’Enlèvement ou d’Expédition la case à côté de “Traitement de l’expédition”. Si vous êtes client(e) de DHL et avez un enlèvement fixe, vous ne devez alors pas cocher la case à côté de “Demander un enlèvement”. Cliquez sur “Transmettre à DHL” pour envoyer à DHL les informations relatives à votre envoi.
Online Shipping Shipping Management Integration Solutions
E-MAIL DE CONFIRMATION ET DOCUMENTS D’EXPÉDITION
E-mail avec ordre d’expédition
E-mail de confirmation avec les bordereaux d’expédition joints
Étape 1:
Dès que tous les formulaires requis auront
été complétés et que vous aurez cliqué sur
“Transmettre à DHL”, un message par e-mail
s’ouvrira automatiquement dans votre
programme d’e-mail existant. Ce message
comprend toutes les informations que vous
aurez complétées dans les formulaires
eMailShip pour le service DHL sélectionné.
Ensuite, envoyez par e-mail l’ordre d’envoi à DHL. Étape 2:
Après avoir envoyé votre ordre d’expédition par
e-mail, vous recevrez un e-mail de confirmation. Cet e-mail contient, en annexe, tous les
documents d’expédition requis ainsi que
les instructions relatives au nombre
d’exemplaires à imprimer par document.
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Bordereau d’expédition
Étape 3:
Imprimez le(s) bordereau(x) d’expédition et
joignez un exemplaire à chaque partie de votre
envoi.
Conseil
Vous pouvez sauvegarder les formulaires en format
PDF sur vos ordinateurs pour une utilisation future.
Grâce au numéro du bordereau d’expédition, vous
pourrez suivre votre envoi via la fonction de suivi sur
le site Internet de DHL
Ordre d’expédition Facture commerciale
