CITCentre for Instructional Technology

Produced by

database series

Bloomberg Excel Add-InGetting Started

CIT POLICY ON TECHNICAL SUPPORT This guide has been produced to help you understand the basics about the database, software or resource in question. However, general technical support for these resources is NOT provided by CIT. It is hoped that this guide will help you understand the program enough to allow you to diagnose and troubleshoot whatever difficulty you are having. A targeted web search, the program/database Help file as well as fellow students are all excellent resources to aide you in this task. Do not underestimate the information available on the web to help solve your problem.

FORMULA GROWTH INVESTMENT ROOM In the Formula Growth Investment Room, you have access to certain databases & software. Technical assistance is available by contacting the Investment Room lab monitors.

The lab monitors’ schedule is displayed outside the Investment Room, located on the 12th

SUGGESTIONS, COMMENTS & REPORTING ERRORS

floor of the MB building (MB 12.254). To contact the Investment Room by telephone, dial 514-848-2424 extension 7566. When contacting the lab monitors, please be clear and precise about the goal you are trying to accomplish. Specifically, indicate what resource you require help with, what data or information you seek, and what methods you have already tried when attempting to acquire the data. Please note that lab monitors are not available to help complete projects or assignments; they are solely responsible for software/database instruction.

If you have any suggestions/comments regarding future TechNotes, or if you would like to report an error, please feel free to contact us at the following email address: technotes@jmsb.concordia.ca

TABLE OF CONTENTS  

INTRODUCTION                  1 

EXCEL ADD‐IN BASICS                1 

  DDE Server & Terminal Login            1 

Bloomberg Toolbar                2 

  Available Toolbar Options             3 

  Bloomberg Add‐In Help              4 

SEARCHING FOR FIELDS               5 

USING THE HISTORY WIZARD             7 

  Selecting Securities                7 

  Selecting Fields                8 

  Selecting Time Parameters             9 

  Selecting General Parameters            11 

  Selecting Layout Options              11 

CREATING UNLINKED RESULTS            13 

B A C K TO TA B LE OF C ON TEN TS

INTRODUCTION As mentioned  in  the Bloomberg Terminal Getting Started  JMSB TechNote, using  the Bloomberg Excel Add‐In  is an  excellent method of  extracting  large quantities of data from the Terminal. While the Add‐In allows for several different types of analysis, the focus  of  this  document  is  on  the  use  of  the  History Wizard  to  support  academic research. 

Please  note  that  this  document  assumes  basic  familiarity  with  Microsoft  Excel.  In addition, if you are not familiar with the program’s Paste Special option, please see the Excel Data Manipulation JMSB TechNote for more information. 

EXCEL ADD-IN BASICS DDE Server & Terminal Login

The  first  step  in using  the Bloomberg Excel Add‐In  is  to  ensure  that  the DDE Server application  is  running. This application creates a  real‐time  link between  the Terminal and Excel. Figure 1 displays the DDE Server icon in the programs list: 

FIGURE 1

1 of 13

B A C K TO TA B LE OF C ON TEN TS

In addition to having the DDE Server application running, you need to be logged into the Bloomberg Terminal  (under any  login)  in order  to use  the Add‐In. Please  see  the Bloomberg Terminal Getting Started JMSB TechNote for more information. 

Bloomberg Toolbar

After you have  confirmed  that  the DDE  server  is  running,  the next  step  in using  the Add‐In is to locate the Bloomberg toolbar. The toolbar is shown in Figure 2: 

FIGURE 2

In addition  to  the  toolbar, note  that  there  is also a Bloomberg option which has been added to the Menu bar. 

2 of 13

B A C K TO TA B LE OF C ON TEN TS

Available Toolbar Options

Figure 3 illustrates the different options available in the toolbar: 

FIGURE 3

You may notice that the lightning bolt symbol is similar to the DDE Server Icon; clicking it will instruct the Add‐In to cease seeking updates to current fields. The Fields Search option  allows  you  to  search  for  available  fields,  providing  you  with  the  name, mnemonic  and  category  of  the  field.  The  Table Wizard  is  used  to  create  a  table  of multiple  current  or  static  fields  for  a  given  security.  The History Wizard  is  used  to extract  historical  information,  and will  be  explained  in  this  document  in  detail.  The Intra‐Day History Wizard  is  similar  to  the History Wizard but deals with  Intra‐Day trading data. The Bulk Wizard  is used  to extract  information  that  is not  individual or discrete,  such  as  a  cash  flow  schedule. The  Fundamentals Wizard  is used  to  extract fundamental  (i.e.,  accounting) data,  and  the Fill Range option  is used  to  fill  existing data or formulas over a given range of cells. 

3 of 13

B A C K TO TA B LE OF C ON TEN TS

Bloomberg Add-In Help

One  important  option  not  immediately  available  in  the  toolbar  is  the Add‐In Help Menu. This Menu is accessible through the Bloomberg option in the Excel Menu bar, as shown in Figure 4: 

FIGURE 4

Note that you can also access the toolbar options via this menu. 

4 of 13

B A C K TO TA B LE OF C ON TEN TS

SEARCHING FOR FIELDS Assume  that you are  interested  in gathering historical Market Capitalization data  for Exxon Mobil  Corp.  for  the  past  five  years  (on  a  monthly  basis).  The  first  step  in obtaining  this  information  is  to conduct a  field search  in order  to determine  the name and category of the appropriate field. Figure 5 illustrates the Fields Search window: 

FIGURE 5

The  check‐box  options  displayed  in  Figure  5  are  worth  noting.  Be  sure  that  the Historical fields box is checked if you are looking for historical data.  

Typing  “market  cap”  in  the  search  field  and  clicking  on Search  gives us  the  results displayed in Figure 6:  

5 of 13

B A C K TO TA B LE OF C ON TEN TS

FIGURE 6

We can see  from  the  results  that  the  first  field  listed  is  likely  the one we need. While Current  Market  Cap  seems  out  of  place  when  searching  for  monthly  historical information,  the  History  Wizard  compensates  for  this  by  extracting  the  Market Capitalization as at the last day of the month. 

The actual purpose of the Fields Search tool is to paste the mnemonics of selected fields into worksheet  cells. However,  in  this  case, we  are  only  interested  in  the Category associated  with  the  field  (explained  below).  For  now,  note  that  all  of  the  Market Capitalization fields are listed in a category entitled Fundamentals – Financial Ratios, then click on Close. 

6 of 13

B A C K TO TA B LE OF C ON TEN TS

USING THE HISTORY WIZARD Selecting Securities

Clicking  on  the  History Wizard  button  in  the  Bloomberg  toolbar  opens  the  Select Securities window, as shown in Figure 7: 

FIGURE 7

In  this case, we know  from our example  in  the Bloomberg Terminal Getting Started JMSB TechNote  that  the Bloomberg  ticker  for Exxon Mobil Corp  is XOM US. Typing XOM US,  clicking  on  the  Equity  sector  button,  and  then  clicking Add will  include Exxon in the security list. As well, on the left of the screen you will notice a preview of how the data will be structured in Excel.  

If  you  are  unsure  of  the  appropriate  ticker,  clicking  on  the  Look‐Up  tool  button (binoculars  icon  next  to  the Add  button) will  allow  you  to  conduct  a  ticker  search. Alternatively, you can use the Bloomberg Terminal to search for the ticker.  

7 of 13

B A C K TO TA B LE OF C ON TEN TS

Selecting Fields

Clicking on Next brings us to the Selecting Fields window, as shown in Figure 8: 

FIGURE 8

As you can see, there are over 16,000 available fields to choose from, grouped into many different  categories.  It  is  for  this  reason  that we  conducted  a  Fields  Search  prior  to opening the History Wizard. Note that  the seventh category from the top of the  list  is entitled  “Fundamentals  –  Financial  Ratios”  which  is  the  category  that  we  noted previously. Opening that category folder and scrolling down eventually leads us to the Current Market Cap  field. Right clicking on any  field allows you  to read Bloomberg’s definition of the item and calculation methodology for the field. Checking the box to the left of the field brings us to Figure 9: 

8 of 13

B A C K TO TA B LE OF C ON TEN TS

FIGURE 9

Note that the field has been added to the list on the right, and that it has been included in the Excel worksheet preview on the left. 

Selecting Time Parameters

Clicking  on Next  brings  us  to  the  next  step  of  the History Wizard,  the  Select  Time Parameters window. Since we want  the past  five years of data, we select  the Specific start and end dates option, as shown in Figure 10: 

9 of 13

B A C K TO TA B LE OF C ON TEN TS

FIGURE 10

Clicking on Next prompts us to select the start and end dates, as shown in Figure 11.  

FIGURE 11

10 of 13

B A C K TO TA B LE OF C ON TEN TS

Please note that selecting January 1st, 2002 as the start date for monthly data implies that the first data item will be Exxon’s Market Capitalization as at the end of that month (i.e., January 31st, 2002). 

Selecting General Parameters

Clicking on Next brings us  to  the General Parameters window, where  the periodicity, time ordering  and  currency  are  selected  (see Figure  12). Best practice  is  to  select  the currency that matches the country of the exchange where the selected security trades, in this case the United States. Since you can retrieve information on multiple securities at the same time, you may consider grouping multiple securities by similar countries and running separate History Wizard queries for each country’s currency. 

FIGURE 12

Selecting Monthly periodicity and  clicking Next brings us  to  the  final window of  the History Wizard. 

Selecting Layout Options

The  Layout  Options  window  allows  you  to  choose  the  worksheet  orientation,  the worksheet link type, and whether you wish to have a single security per worksheet (see Figure 13).  

11 of 13

B A C K TO TA B LE OF C ON TEN TS

FIGURE 13

For a query  involving a single  security,  the default options are adequate. Clicking on Finish closes the Wizard and updates the Excel worksheet, as shown in Figure 14: 

FIGURE 14

12 of 13

B A C K TO TA B LE OF C ON TEN TS

CREATING UNLINKED RESULTS An  important  feature worth  noting  is  that  the  data  created  in  Excel  is  linked  to  the Bloomberg  Terminal  by way  of  a  function.  This  is  advantageous  because  the  ticker symbol can be manually changed  in the worksheet (cell A1  in Figure 14) and the data will automatically update to reflect the new security. 

However, the real‐time link is disadvantageous because it will only work when running from a Bloomberg Terminal. Opening  the  file  from another  computer will generate a prompt  to update, and even  selecting Don’t Update can occasionally  cause problems with the data. Using the Stop Real Time Updates option in the Bloomberg toolbar will sever this link; however, it will do so for all worksheets in the workbook. 

If  you  are  interested  in maintaining  a  link‐free  version  of  a worksheet  but wish  to simultaneously preserve the links, do the following: 

1) Create  a  copy  of  the  relevant worksheet  by  right‐clicking  the worksheet  tab, selecting Move or Copy, and then Create a copy. 

2) Rename the new worksheet to whatever label is appropriate. 

3) Highlight  the  data  in  the  new worksheet  and  press  Ctrl‐C  to  copy  the  data. Select Edit > Paste Special > Values and then click Ok.  

The  above  steps  will  clear  the  formulas  in  the  newly  created  worksheet  but  will preserve  the  values.  The workbook  can  be  opened  from  a  computer  other  than  the Bloomberg Terminal without any risk of data loss. 

13 of 13 Last modified: 11 May 2007