Borang Buku Panduan Aktiviti Pelajar

BUKU PANDUAN AKTIVITI PELAJAR

KOLEJ UNIVERSITI ISLAM ANTARABANGSA SELANGOR

(KUIS)

BAHAGIAN PEMBANGUNAN MAHASISWA SEKSYEN AKTIVITI, KOKURIKULUM, SUKAN DAN REKREASI

2 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor

Disediakan dan diedarkan oleh :- Unit Aktiviti Seksyen Aktiviti Kokurikulum Sukan & Rekreasi Bahagian Pembangunan Mahasiswa Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor Bahagian Pembangunan Mahasiswa merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada semua pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam penyediaan Buku Panduan Aktiviti Pelajar ini. Kami berharap buku ini dapat dijadikan satu panduan lengkap kepada persatuan dan penasihat persatuan tentang polisi dan prosedur dalam berorganisasi dan menjalankan aktiviti. Kami juga mengalu-alukan sebarang komen dan pandangan dalam penambahbaikan kandungan buku panduan ini. Sebarang komen dan pandangan boleh diajukan terus kepada Unit Aktiviti, Seksyen Aktiviti Kokurikulum Sukan & Rekreasi Bahagian Pembangunan Mahasiswa menerusi talian atau e-mel berikut :-

Tel : 03-89254251 ext 3549 Fax : 03-89266706 Email : [email protected]


ISI KANDUNGAN BIL TAJUK MUKA Moto, Visi, Misi, Falsafah, Matlamat 3 1.0. Definisi 4 2.0. Panduan Menubuhkan Persatuan 4 3.0. Mesyuarat Agung 6 4.0. Pemilihan Jawatankuasa Persatuan 6 5.0 Penaung, Penasihat dan Pegawai Pengiring 7 5.1. Penaung 7 5.2. Penasihat 7 5.3. Pegawai Pengiring 8 6.0. Kelulusan Program 8 7.0. Panduan Pelaksanaan Aktiviti / Program 9 7.1. Penyediaan Kertas Kerja 9 7.2. Penglibatan Orang Kenamaan 9 7.3. Gerak Kerja Program & Aktiviti 9 7.4. Permohonan Penajaan/ Sumbangan/ Derma 9 7.5. Banner, bunting dan poster 10 7.6. Pengangkutan dan Cenderahati 11 7.7. Sewaan Tempat 11 7.8. Kadar Jamuan 12 7.9. Peralatan Nasyid/ Vest/ First Aid/ Walkie-Talkie 12 7.11. Surat menyurat/Kenyataan Media/Penerbitan Artikel 13 7.12. Sijil Penyertaan dan Sijil Penghargaan 13 8.0. Perjumpaan/Mesyuarat/Perhimpunan 13 9.0. Elaun Peserta dan Pegawai Pengiring 14 10.0. Lain-lain hal berkaitan 14 11.0. Penyediaan Laporan Program 15 Carta Alir Proses Kelulusan Program (bukan persatuan fakulti) 16 Carta Alir Proses Kelulusan Program Persatuan Fakulti 17 Format Am Penyediaan Kertas Kerja 18 Lampiran 1 Panduan Penyediaan Kertas Kerja Penubuhan Persatuan 19 Lampiran 2 Panduan Penyediaan Kertas Kerja Program/Aktiviti 21 Lampiran 3 Panduan Penyediaan Belanjawan Dalam Kertas Kerja 25 Lampiran 4 Panduan Penyediaan Laporan Program/ Aktiviti 27 Lampiran 5 Panduan Penyediaan Laporan Tahunan Persatuan 29 Lampiran 6 Contoh : Implikasi Kewangan Persatuan 30


Falsafah Pendidikan Islam

Pendidikan Islam adalah satu usaha berterusan untuk menyampaikan ilmu, kemahiran dan penghayatan Islam berdasarkan Al-Quran dan As-Sunnah bagi membentuk sikap, kemahiran,

keperibadian dan pandangan hidup sebagai hamba Allah yang mempunyai tanggungjawab untuk membangun diri, masyarakat, alam sekitar dan negara ke arah mencapai kebaikan di dunia dan

kesejahteraan abadi di akhirat.

Lakaran Pemerkasaan Mahasiswa KUIS

3 Konsep Ta’dib


3 Konsep Ta’dib - Penerangan

Maw’izah Hasanah / Qudwah Hasanah (Contoh Ikutan / Pengajaran Yang Baik)

Aplikasi Sunnah Rasulullah

• Qualities to be instilled in the mind and heart of the learner.

• Sabr (Patience), Taqwa (fear of Allah, Ihsan (generousity), Adl (justice), Shukr (thankfulness).

• Makan Minum, cara berpakaian, muamalah dll Kemahiran Insaniah

• Etika & Moral Profesional • Keusahawanan • Pembelajaran Berterusan melalui Pengurusan

Maklumat • Kerja Berpasukan • Pemikiran Kreatif, Kritis & Menyelesaikan

Masalah • Komunikasi/ Protokol • Kemahiran Memimpin

Integriti (Know, Do, Be)

• Diri • Keluarga • Masyarakat

Al-Mas’uliyah (Accountability)

Hubungan dengan ALLAH

• Melaksana Ibadah • Menjauhi larangan • Menyeru kebaikan • Mencegah kemungkaran

Hubungan dengan MANUSIA

• Ibu bapa • Suami / isteri • Guru • Majikan / ketua • Kawan dan lawan

Hubungan dengan ALAM

• Persekitaran • Haiwan • Tumbuh-tumbuhan

Biah Solehah (Environment)

Fasiliti Bahasa Aktiviti Mahasiswa Budaya Masjid


1.0 Definisi

● Persatuan Sebuah kumpulan yang terdiri daripada pelajar-pelajar KUIS yang dinamakan sebagai Persatuan, Kelab, Pertubuhan, Sekretariat, Lajnah atau lain-lain yang menggambarkan sebuah kumpulan.

● Mesyuarat Agung

Suatu perjumpaan yang perlu dihadiri oleh 2/3 daripada jumlah keseluruhan ahli persatuan yang diadakan pada awal penubuhan persatuan (Mesyuarat Agung Pertama) dan setahun sekali pada tarikh yang ditetapkan oleh pihak BPM.

● Mesyuarat/Majlis Syura Pelantikan Majlis Tertinggi dan Jawatankuasa

Suatu perjumpaan yang dipengerusikan oleh Penasihat Persatuan dengan tujuan memilih individu (di kalangan ahli yang telah dipilih secara majoriti semasa Mesyuarat Agung) untuk memegang jawatan yang sesuai, secara syura.

● Mesyuarat Aktiviti Suatu perjumpaan yang diadakan dengan tujuan merancang aktiviti dan program yang akan dijalankan sepanjang tahun/ sesi pengajian tersebut.

2.0. Panduan Menubuhkan Persatuan

2.1. Menubuhkan Jawatankuasa Penaja (sekurang-kurangnya 10 orang pelajar) bagi merangka perlembagaan.

2.2. Melantik satu atau dua orang penasihat persatuan.

2.3. Menyediakan kertas kerja lengkap tentang penubuhan persatuan. Seperti Lampiran.

2.4. Mengisi dan menghantar Borang Penubuhan Persatuan (KUIS/BPM/SAK-001)

beserta kertas kerja penubuhan persatuan ke Bahagian Pembangunan Mahasiswa (BPM) untuk kelulusan.

2.5. Laporan mesyuarat agung pertama perlu diserahkan kepada BPM dalam tempoh

seminggu (7 hari) dari tarikh mesyuarat agung pertama dilaksanakan. Kelewatan/kegagalan menghantar laporan boleh menyebabkan persatuan tersebut dihalang daripada menjalankan sebarang program/aktiviti.

2.6. Syarat-syarat penubuhan :

2.6.1. Orientasi penubuhan adalah untuk pembangunan mental, fizikal, spiritual

dan membentuk sahsiah pelajar yang seimbang antara akademik, bukan akademik dan kerohanian.

2.6.2. Tidak bertentangan dengan syara’, undang-undang negara, undang-undang negeri, undang-undang syariah negeri dan perlembagaan serta peraturan KUIS.


2.6.3. Bukan tujuan untuk diskriminasi, berpuak-puak dan perkauman.

CARTA ALIR PROSES PENUBUHAN PERSATUAN

Perancangan dan

kertas kerja

Serah kertas kerja lengkap

beserta Borang Permohonan

Penubuhan Persatuan ke BPM

Mesyuarat Agung Pertama (dalam tempoh 1 bulan selepas surat

kelulusan dikeluarkan)

Laporan Mesyuarat Agung dihantar ke BPM (dalam tempoh 1 minggu/7 hari selepas

mesyuarat agung dilaksanakan)

Penilaian oleh PAM

(7 hari bekerja)

Lulus

Gagal

Lengkap

Tidak Lengkap

Pembentukan

JK Penaja

Semakan Kertas Kerja & Borang

(3 hari bekerja)

Persatuan

boleh mula

beraktiviti


3.0. Mesyuarat Agung

3.1. Semua persatuan hendaklah mengadakan mesyuarat agung tahunan dalam tempoh 2 minggu (14 hari) selepas notis dikeluarkan oleh BPM.

3.2. Mesyuarat agung hanya boleh ditunda ke satu tarikh yang lain dengan kelulusan bertulis daripada BPM.

3.3. Tujuan mesyuarat agung dilaksanakan adalah seperti berikut :

3.3.1. Untuk mengesahkan minit mesyuarat agung tahunan yang lalu dan perkara

berbangkit.

3.3.2. Untuk menyemak laporan Jawatankuasa Pengurusan Persatuan dan lain-lain laporan oleh BPM atau wakilnya.

3.3.3. Untuk menimbang dan menerima apa-apa cadangan/usul berkaitan

persatuan.

3.3.4. Memilih Jawatankuasa Pengurusan Persatuan (lain-lain jawatan yang boleh ditentukan menurut perlembagaan).

3.3.5. Menjalankan urusan persatuan yang telah dilaksanakan untuk makluman

ahli.

Nota : Selain daripada Mesyuarat Agung, kaedah pilihanraya boleh digunakan khusus untuk pemilihan Jawatankuasa Persatuan Pelajar Fakulti (PPF).

4.0. Pemilihan Jawatankuasa Persatuan

4.1. Korum yang diperlukan bagi melaksanakan mesyuarat agung adalah 2/3 daripada jumlah ahli berdaftar.

4.2. Semua keputusan di dalam mesyuarat agung adalah ditentukan berdasarkan undian majoriti.

4.3. Sekiranya berlaku persamaan kiraan undi, undi pengerusi mesyuarat akan

diambilkira sebagai undi penentu.

4.4. Semua lantikan calon Majlis Tertinggi (MT) dan Jawatankuasa (JK) dibuat secara undian majoriti.

4.5. Pemilihan untuk jawatan MT (di kalangan calon yang terpilih semasa Mesyuarat

Agung) dibuat dalam satu majlis syura khas yang dipengerusikan oleh Penasihat persatuan.

4.6. Pelajar yang ingin dilantik untuk memegang jawatan tertinggi persatuan perlu

mencapai minimum HPNG 2.50 dan bukan pelajar semester satu atau pelajar tahun akhir.

4.7. Pelajar yang pernah/akan diambil tindakan dan/atau akan dijatuhi hukuman oleh

Sidang Tatatertib Pelajar adalah hilang kelayakan untuk dilantik dalam jawatankuasa melainkan jika dibenarkan secara bertulis oleh Ketua BPM.


5.0. Penaung, Penasihat dan Pegawai Pengiring 5.1. Penaung

5.1.1. Penaung bagi setiap persatuan pelajar KUIS adalah Rektor KUIS. 5.2. Penasihat

5.2.1. Penasihat hendaklah:-

(a) Kakitangan dari kumpulan A (Gred 41 ke atas) atau mana-mana

kakitangan yang difikirkan layak oleh Timbalan Rektor, Pembangunan Mahasiswa & Alumni (TRPMA).

(b) Bukan dari kalangan kakitangan BPM (kecuali mendapat kelulusan dari TR (PMA).

5.2.2. Penasihat Persatuan perlu:-

(a) Mempengerusikan majlis syura pelantikan Majlis Tertinggi dan

Jawatankuasa persatuan. (b) Menasihati persatuan mengenai perancangan aktiviti yang

dijalankan. (c) Memantau pelaksanaan aktiviti. (d) Memastikan persatuan membuat laporan aktiviti dan memantau

aliran keluar/masuk wang. (e) Membuat penilaian program mengikut objektif yang ditetapkan dan

cadangan pelaksanaan untuk penambahbaikan. (f) Menjadi pegawai pengiring untuk setiap aktiviti/program yang

dianjurkan oleh persatuan. (g) Melantik pegawai pengiring gantian sekiranya tidak dapat

memantau program yang dianjurkan.

5.2.3. Penasihat yang dilantik mestilah bersetuju dan bersedia untuk bertanggungjawab atas pelantikannya.

5.2.4. Tandatangan dan sokongan penasihat di dalam borang kelulusan program/aktiviti pelajar adalah dimestikan bagi tujuan kelulusan program.

5.2.5. Penasihat mestilah mendapat maklumat dan perkembangan terkini

mengenai persatuan/program yang akan dilaksanakan.


5.2.6. Penasihat dikehendaki memantau dan bertanggungjawab terhadap kelulusan, perjalanan dan laporan persatuan/program yang dijalankan.

5.2.7. Penasihat boleh menasihati hanya satu persatuan sahaja dan berkuatkuasa selama 1 sesi pengajian kecuali dengan kebenaran daripada TR(PMA).

5.3. Pegawai Pengiring

5.3.1. Pegawai Pengiring mestilah di kalangan kakitangan KUIS (keutamaan kepada Penasihat Persatuan) dan mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua, BPM.

5.3.2. Pegawai Pengiring bertanggungjawab memastikan kelancaran perjalanan program yang diatur.

5.3.3. Pegawai Pengiring mestilah hadir dan dapat dihubungi sepanjang program

berlangsung.

5.3.4. Pegawai Pengiring juga bertanggungjawab terhadap kebajikan pelajar terutamanya dalam kes-kes kecemasan.

5.3.5. Pegawai Pengiring bertanggungjawab memberi laporan terperinci kepada

Ketua BPM atau seksyen yang berkaitan sekiranya diperlukan.

5.3.6. Pegawai Pengiring hendaklah memastikan pelajar mengikuti dan mematuhi syariat yang ditetapkan sepanjang program berjalan sehingga tamat.

6.0 Kelulusan Program

6.1. Persatuan (di bawah fakulti atau tidak) yang ingin menjalankan program yang berkaitan dengan P&P, perlu mendapatkan kelulusan daripada Timbalan Rektor (Akademik & Penyelidikan). Proses semakan kertas kerja juga dibuat oleh pihak fakulti.

6.2. Persatuan (di bawah fakulti atau tidak) yang ingin menjalankan program yang

tidak berkaitan dengan P&P, perlu mendapatkan kelulusan daripada TR(PMA). Walaubagaimanapun, persatuan boleh mendapatkan kelulusan daripada Timbalan Rektor (Akademik & Penyelidikan) semasa ketiadaan TR(PMA).

6.3. Proses semakan kertas kerja bagi program persatuan di bawah fakulti yang tidak

berkaitan dengan P&P dibuat oleh pihak fakulti. Walaubagaimanapun, persatuan perlu mendapatkan pengesahan Ketua BPM sebelum mendapatkan kelulusan Timbalan Rektor. Satu salinan kertas kerja perlu diserahkan ke BPM beserta kelulusan Timbalan Rektor.

6.4. Proses semakan kertas kerja persatuan bukan di bawah fakulti yang tidak

berkaitan dengan P&P dibuat oleh Panel Aktiviti Mahasiswa (PAM) BPM dan perlu mengikut proses yang telah ditetapkan.


7.0 Panduan Pelaksanaan Aktiviti / Program

7.1. Penyediaan Kertas Kerja

7.1.2. Semua aktiviti pelajar perlu mendapat kelulusan daripada pihak Fakulti (persatuan di bawah fakulti)/BPM (persatuan bukan di bawah fakulti) melalui kertas kerja termasuk aktiviti berbentuk perjumpaan, perhimpunan dan aktiviti yang tidak memerlukan bajet.

7.1.3. Semua kertas kerja perlu dihantar ke BPM selewat-lewatnya 30 hari bekerja sebelum program dijalankan untuk kelulusan /sokongan dan pihak BPM berhak menolak kertas kerja tersebut sekiranya lewat dihantar, tidak lengkap atau perlu pembetulan.

7.1.4. Kertas kerja yang tidak lengkap atau perlu pembetulan mestilah dihantar

semula ke BPM dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh diterima.

7.1.5. Kertas kerja mestilah disediakan di dalam Bahasa Melayu atau Bahasa Inggeris sahaja.

7.1.6. Segala kertas kerja hendaklah dihantar kepada Seksyen Aktiviti BPM

bersama Borang Kelulusan Program (KUIS/BPM/SAK-002) beserta softcopy mengikut tempoh yang telah ditetapkan.

7.2. Penglibatan Orang Kenamaan

7.2.1. Program yang melibatkan orang kenamaan (Menteri Kabinet, Timbalan

Menteri, Menteri Besar, KSU, Ahli Parlimen, Wakil Rakyat, dll) perlu dirujuk terlebih dahulu kepada TR(PMA).

7.3. Gerak Kerja Program & Aktiviti

7.3.1. Persatuan di bawah pusat/fakulti perlu berurusan terus dengan pihak pusat/fakulti untuk mendapatkan kemudahan dan peralatan bagi mengadakan aktiviti.

7.3.2. Persatuan bukan di bawah pusat/fakulti perlu berurusan terus dengan pihak BPM untuk mendapatkan kemudahan dan peralatan bagi mengadakan aktiviti.

7.4. Permohonan Penajaan/ Sumbangan/ Derma

7.4.1. Permohonan penajaan/ sumbangan/ derma hanya boleh dikemukakan selepas permohonan mengadakan aktiviti/ program diluluskan dan mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua BPM dan TR(PMA).

7.4.2. Semua sumbangan atau pungutan derma hendaklah dibuat ke akaun Bank Islam di atas nama Aktiviti Pelajar KUIS No. 12029010043956.


7.4.3. Pelajar dan persatuan adalah dilarang sama sekali untuk menjalankan sebarang kutipan sewa (sekiranya berlaku pertindihan) atau membuka akaun bank bagi sebarang bentuk aktiviti pelajar yang dianjurkan atau apa jua tujuan, kecuali dengan pengetahuan dan kebenaran bertulis Ketua BPM dan TR(PMA).

7.5. Banner, bunting dan poster

7.5.1. Kadar cetakan

(a) Banner ukuran 4’ x 10’

RM100.00 (RM2.50/1 kaki persegi)

(b) Bunting ukuran 2’ x 5’

RM 25.00 (RM2.50/1 kaki persegi)

(c) Poster saiz A4

RM 0.20 sekeping ~ hitam putih

RM 2.00 sekeping ~ warna

7.5.2. Rekabentuk banner, bunting dan poster (softcopy format Jpeg/PDF) bagi

program yang telah diluluskan oleh PAM perlu dihantar ke Seksyen

Aktiviti & Kebajikan selewat-lewatnya 2 minggu sebelum tarikh program.

7.5.3. Banner, bunting dan poster yang telah dicetak untuk tujuan promosi

aktiviti hendaklah mendapat kebenaran BPM terlebih dahulu sebelum

digantung atau ditampal, menggunakan Borang Kebenaran

Penampalan/Edaran Notis (KUIS/BPM/SAK-004).

7.5.4. Banner, bunting dan poster hanya boleh digantung dan ditampal di

tempat-tempat yang dibenarkan dan di papan-papan notis yang

disediakan sahaja.

7.5.5. Pelajar sama sekali dilarang menggantung/melekatkan banner, bunting

dan poster di dinding-dinding bangunan, di atas cermin papan notis dan

di pokok-pokok.

7.5.6. Banner, bunting dan poster perlu diturunkan selewat-lewatnya 2 hari

selepas program tamat.

7.5.7. Pihak KUIS berhak untuk menanggalkan mana-mana banner, bunting dan

poster yang digantung/ditampal tanpa kebenaran pihak BPM dan/atau

yang digantung/ditampal di tempat-tempat yang dilarang. Pihak KUIS

juga berhak untuk mengenakan denda atau sebarang tindakan yang

dirasakan wajar kepada persatuan yang terlibat.


7.6. Pengangkutan dan Cenderahati

7.6.1. Pengangkutan yang diluluskan oleh Panel Aktiviti Mahasiswa adalah

tertakluk kepada kelulusan dari Seksyen Perkhidmatan, Bahagian

Pengurusan Insan.

7.6.2. Tempahan pengangkutan hendaklah dibuat melalui BPM selewat-

lewatnya lima hari sebelum program berjalan.

7.6.3. Cenderahati yang diperoleh dari Bahagian Pembangunan Korporat (BPK)

hanya boleh diberi kepada penceramah dan peserta luar sahaja (bukan

kakitangan/pelajar KUIS).

7.7. Sewaan Tempat

7.7.1. Kadar sewaan yang ditetapkan untuk penggunaan tempat di dalam

premis KUIS adalah seperti senarai di bawah.

Tempat / Dewan Kadar Sewaan

Sehari - PKK - Audi Pentadbiran - Audi A.I - Garlic Stage - Dewan Kuliah - Dewan Bankuasi - Dewan Teater - Pusat Latihan KUIS - Bilik Anggerik - Bilik Tutorial

3,500.00 600.00 550.00 50.00

250.00 425.00 350.00 125.00 45.00

150.00

7.7.2. Tempahan tempat hendaklah dibuat melalui BPM selewat-lewatnya tiga

hari sebelum program berjalan.


7.8. Kadar Jamuan

7.8.1. Kadar maksimum untuk jamuan peserta dan VIP adalah seperti berikut :-

BIL BUTIRAN PESERTA VIP 1 Minum Pagi RM5.00 7.00 2 Makan Tengahari RM8.00 15.00 3 Minum Petang RM4.00 6.00 4 Makan Malam RM8.00 15.00 5 Minum Malam RM4.00 6.00

7.9. Peralatan Nasyid/ Vest/ Peti Pertolongan Cemas/ Walkie-Talkie

7.9.1. Pemohon hendaklah mengisi Borang Peminjaman Peralatan

(KUIS/BPM/SAK-006) di BPM selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja

sebelum program berjalan.

7.9.2. Peralatan yang dipinjam hendaklah dipulangkan ke BPM selewat-

lewatnya dua (2) hari bekerja selepas program tamat.

7.9.3. Pihak BPM berhak untuk mengenakan denda sebanyak RM10.00 sehari

kepada pemohon dan/atau persatuan sekiranya pemulangan peralatan

adalah lewat dari tempoh yang ditetapkan.

7.9.4. Pemohon adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas peralatan yang

dipinjam. Pihak BPM berhak mengenakan denda/gantirugi kepada

pemohon dan/atau persatuan di atas sebarang kerosakan dan/atau

kehilangan peralatan/barang mengikut kadar sebenar peralatan

dan/atau mengikut budibicara pihak BPM.

7.9.5. Peminjaman walkie-talkie untuk program persatuan pelajar hendaklah

berurusan terus dengan Seksyen Perkhidmatan, Bahagian Pengurusan

Insan.

7.10. Peralatan Sukan, jersey, bib

7.10.1. Pemohon hendaklah berurusan terus dengan Unit Sukan dan Rekreasi

Seksyen Aktiviti, Kokurikulum, Sukan & Rekreasi untuk peminjaman

peralatan sukan, jersey dan bib.


7.11. Surat menyurat/Kenyataan Media/Penerbitan Artikel

7.11.1. Sebarang surat menyurat yang ditujukan kepada pihak luar hendaklah

melalui Ketua BPM.

7.11.2. Sebarang kenyataan kepada media massa atau elektronik adalah tidak

dibenarkan kecuali dengan kebenaran bertulis Rektor KUIS.

7.11.3. Penerbitan sebarang majalah, buletin, risalah dan artikel persatuan perlu

mendapat kelulusan daripada pihak BPM.

7.12. Sijil Penyertaan dan Sijil Penghargaan

7.12.1. Pihak BPM hanya memberikan sijil penyertaan/penghargaan kepada

program yang telah dibajetkan perbelanjaan sijil di dalam kertas

cadangannya.

7.12.2. Pihak BPM hanya menyediakan sijil kosong untuk program pelajar dan

fakulti.

7.12.3. Permohonan sijil hendaklah dihantar ke BPM sekurang-kurangnya tiga

hari dari tarikh pengambilan dengan mengemukakan salinan kertas kerja

yang telah diluluskan beserta senarai nama penerima sijil.

7.12.4. Kadar harga sijil penghargaan dan sijil penyertaan yang kosong adalah

RM2.00 sekeping.

8.0. Perjumpaan/Mesyuarat/Perhimpunan

8.1. Sebarang perjumpaan bagi tujuan mesyuarat (termasuk mesyuarat agung) dan

perbincangan persatuan yang melibatkan lebih dari lima (5) orang mestilah

mendapat kebenaran daripada BPM dengan mengisi Borang Kebenaran

Mengorganisasi dan Perhimpunan (KUIS/BPM/SAK-003). (Kertas kerja tidak

diperlukan).

8.2. Sebarang perjumpaan/perhimpunan bagi tujuan pengenalan persatuan,

himpunan perdana, himpunan mahasiswa, perjumpaan bersama pegawai

penyelaras atau pihak luar perlu mendapat kebenaran daripada pihak BPM

dengan mengisi Borang Kebenaran Mengorganisasi dan Perhimpunan

(KUIS/BPM/SAK-003) yang disertakan dengan kertas kerja lengkap.

8.3. Pihak KUIS hanya membenarkan perjumpaan/ mesyuarat/ perhimpunan

diadakan sehingga jam 11:00 malam sahaja.


8.4. Setiap pelajar WAJIB berpakaian mengikut etika pemakaian seperti yang

digariskan di dalam Buku Tatatertib Pelajar semasa mengadakan perjumpaan/

mesyuarat/ perhimpunan.

8.5. Setiap pelajar perlu menjaga batas pergaulan di antara siswa dan siswi atau

sesama siswa dan siswi yang boleh menimbulkan fitnah.

9.0. Elaun Peserta dan Pegawai Pengiring 9.1. Elaun penyertaan kepada pelajar yang menyertai aktiviti/jemputan dari pihak

luar adalah tertakluk kepada kelulusan Panel Aktiviti Mahasiswa (PAM).

10.0. Lain-lain hal berkaitan

10.1. Semua persatuan tidak dibenarkan menjalankan sebarang aktiviti/program dua

(2) minggu sebelum peperiksaan akhir KUIS bermula.

10.2. Persatuan tidak digalakkan menjalankan aktiviti semasa cuti semester kecuali

program anjuran KUIS, BPM atau Fakulti.

10.3. Penglibatan pelajar dalam sebarang aktiviti perlu dimaklumkan kepada pihak

BPM walaupun mengikuti program anjuran pihak luar dan/ atau dijalankan

semasa cuti semester untuk mengelakkan sebarang permasalahan pada masa

akan datang.

10.4. Semua persatuan hendaklah menghantar kertas kerja kepada Seksyen Aktiviti &

Kebajikan atau Fakulti dua (2) bulan sebelum tarikh aktiviti; bagi aktiviti yang

melibatkan kutipan derma / sumbangan dan penajaan dalaman/luar.

10.5. Aktiviti yang berisiko tinggi seperti aktiviti di dalam hutan, mendaki gunung dan

aktiviti air perlu mematuhi syarat-syarat tambahan berikut:

(a) Perlu diiringi oleh seorang yang berkelayakan dalam pertolongan cemas

dan jurupandu berkelayakan.

(b) Mendapat kelulusan bertulis daripada pihak yang berkaitan.

(c) Membawa peralatan kecemasan (1st Aid Kit) dan alat perhubungan

(walkie-talkie).

(d) Mendapat kebenaran daripada ibubapa/penjaga. Borang Kebenaran

Penjaga (KUIS/BPM/SAK-005) perlu dihantar ke SAK, 7 hari sebelum

program.

(e) Mendapat kebenaran daripada Balai Polis tempat yang dituju.


10.6. Tiap-tiap persatuan dikehendaki menghantar Laporan Tahunan, Takwim

Perancangan Aktiviti tahunan beserta belanjawan kepada BPM selepas

Mesyuarat Aktiviti Persatuan yang boleh diadakan selepas Mesyuarat Agung

Tahunan.

10.7. Persatuan yang gagal menghantar Laporan Tahunan dan Takwim Perancangan

Aktiviti tahunan akan dianggap tidak aktif dan boleh dibubarkan serta tidak

dibenarkan menjalankan sebarang aktiviti kecuali mendapat kebenaran bertulis

daripada pihak BPM.

10.8. Pihak BPM dan KUIS berhak untuk mengenakan tindakan tatatertib kepada

mana-mana pelajar/ persatuan yang gagal mematuhi peraturan dan garis

panduan yang telah ditetapkan oleh pihak BPM dan KUIS.

11.0. Penyediaan Laporan Program 11.1. Setiap pengarah program bertanggungjawab memastikan laporan setiap program

yang telah dijalankan dihantar ke BPM selewat-lewatnya 14 hari dari tarikh program tamat dalam bentuk cetakan dan ‘softcopy’.

11.2. Borang Penilaian Program (KUIS/BPM/SAK-007) perlu diisi oleh semua peserta program (<100 peserta) atau 30% dari jumlah peserta (≥ 100 peserta) dan perlu dilampirkan bersama laporan program.


CARTA ALIR PROSES KELULUSAN PROGRAM PERSATUAN (PROGRAM TIDAK BERKAITAN DENGAN P&P)

Serah kertas kerja lengkap beserta

Borang Kelulusan Program ke BPM

(30 hari) dari tarikh program

Surat Kelulusan Program Dikeluarkan

oleh BPM

Laporan aktiviti & kewangan lengkap dihantar ke BPM (dalam masa 14 hari selepas program tamat). Kegagalan berbuat demikian boleh menyebabkan permasalahan melaksanakan program pada masa akan datang.

LULUS

TIDAK LULUS

LENGKAP

TIDAK LENGKAP

Program dijalankan

Persatuan Ambil Surat Kelulusan dan urusan persediaan program

(14 hari bekerja diperlukan untuk urusan pembelian dan bayaran di Pejabat Bendahari)

Persatuan perlu menghantar surat dan alasan tarikh perlu

dipinda (jika berkaitan)

Untuk Penambahbaikan/ Pembetulan

Nota: PAM (Panel Aktiviti Mahasiswa)

TIDAK LULUS

LULUS

Tamat

Perancangan dan

penyediaan kertas

kerja

Kelulusan oleh Bendahari

Penilaian PAM

Semakan kertas kerja oleh BPM

Kelulusan oleh TR(PMA)

TIDAK LULUS

Mula

Kertas kerja perlu ditandatangan oleh Penasihat Persatuan/Program/ BKPM (mana yang berkaitan) sebelum dihantar ke BPM


CARTA ALIR PROSES KELULUSAN PROGRAM PERSATUAN FAKULTI (PROGRAM TIDAK BERKAITAN DENGAN P&P)

LULUS

LENGKAP

TIDAK LENGKAP

14 hari bekerja diperlukan untuk urusan pembelian dan bayaran di Pejabat Bendahari

Untuk Penambahbaikan

TIDAK LULUS

Semakan kertas kerja oleh Penasihat

Penilaian PAM

Ambil Kertas Kerja dari BPM

Kelulusan Bendahari

LULUS

LULUS

Hantar Kertas Kerja ke BPM

TIDAK LULUS

TIDAK LULUS

TIDAK LULUS

Kelulusan TR

Urusan persediaan program (oleh Persatuan dengan Fakulti)

Tamat

Laporan aktiviti & kewangan lengkap dihantar ke BPM (dalam masa 14 hari selepas program tamat). Kegagalan berbuat demikian boleh menyebabkan permasalahan melaksanakan program pada masa akan datang.

Program dijalankan

Mula

Perancangan dan

penyediaan kertas kerja

Serah kertas kerja lengkap

ke Fakulti


FORMAT AM PENYEDIAAN KERTAS KERJA

Kertas saiz A4 berwarna putih

Page set up : Bentuk Portrait

Font : Jenis (Arial, Tahoma atau Times New Roman)

Line Spacing : 1.5 atau single

Meletakkan nombor di setiap muka surat

Saiz Font : 12

Margin : 1’’ Alignment : Justify

Setiap tajuk dan sub tajuk perlu dihitamkan “Bold” Penggunaan perkataan selain Bahasa Melayu perlu ‘ Italic ‘ Kertas kerja hanya perlu diketip (staple).


Lampiran 1 : PANDUAN PENYEDIAAN KERTAS KERJA PENUBUHAN PERSATUAN 1.0. Format Kulit Luar

i. Latar belakang perlu berwarna putih ii. Logo KUIS di bahagian kiri iii. Logo persatuan di sebelah kanan iv. Kulit luar perlu mempunyai butiran seperti berikut:

Tajuk : KERTAS CADANGAN PENUBUHAN PERSATUAN/KELAB <

NAMA PERSATUAN/ KELAB> Disediakan oleh : NAMA PERSATUAN

2.0. TUJUAN

Kertas cadangan ini bertujuan untuk mendapatkan kelulusan daripada Bahagian Pembangunan Mahasiswa (BPM) untuk menubuhkan Persatuan/Kelab <Nama Persatuan/ Kelab>.

3.0. RASIONAL PENUBUHAN PERSATUAN

Ceritakan tentang latar belakang tercetusnya idea penubuhan. Contohnya :- - Terdapat masalah tentang sesuatu. Maka, salah satu penyelesaian adalah dengan

menubuhkan persatuan/ kelab. - Ingin mengumpulkan pelajar-pelajar yang mempunyai minat yang sama. - Ingin mengumpulkan pelajar-pelajar yang memiliki kebolehan yang sama. - Ingin menubuhkan sesuatu persatuan cawangan KUIS.

4.0. OBJEKTIF PENUBUHAN PERSATUAN

1. …. 2. …. 3. ….

5.0. JAWATAN KUASA PENAJA Penaung : Rektor KUIS Penasihat 1 : <Nama> Penasihat 2 : <Nama> Pengerusi : <Nama> Naib Pengerusi : <Nama> Setiausaha Kehormat : <Nama> Naib Setiausaha Kehormat : <Nama> Bendahari Kehormat : <Nama> Ahli jawatankuasa bertindak : <Senarai Nama>


4.0. LOGO PERSATUAN DAN MAKSUD DI SEBALIK LOGO TERSEBUT

- Masukkan gambar logo persatuan - Jelaskan maksud di sebalik logo persatuan

5.0 CADANGAN PELAKSANAAN

Nyatakan dengan terperinci pelaksanaan aktiviti asas persatuan. Contoh : Persatuan Tarannum akan mengadakan Kelas Pengajian Tarannum setiap minggu di masjid Al-Azhar untuk semua ahli persatuan yang dijalankan oleh tenaga pengajar luar. Yuran kelas pengajian akan dikenakan kepada ahli yang mengikuti kelas pengajian dan dibayar terus kepada tenaga pengajar.

6.0. YURAN KEAHLIAN

Nyatakan adakah ahli persatuan dikenakan sebarang yuran.

7.0. SYOR

Dengan ini kami mengesyorkan agar cadangan penubuhan Persatuan <Nama Persatuan> diluluskan oleh pihak Bahagian Pembangunan Mahasiswa (BPM).

8.0. PENGESAHAN

Susunan tandatangan adalah seperti berikut :- Disediakan oleh :- Disemak oleh :-

…………………………………… …………………………………… <NAMA> <NAMA> Setiausaha Pengerusi

Disahkan oleh :- Disokong oleh :-

…………………………………………. ……………………………………… <NAMA> <NAMA> Penasihat YDP MPP

Ulasan :______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________


Lampiran 2 : PANDUAN PENYEDIAAN KERTAS KERJA PROGRAM/AKTIVITI 1.0. FORMAT KULIT LUAR

1. Latar belakang perlu berwarna putih. 2. Logo KUIS di bahagian kiri. 3. Logo persatuan di sebelah kanan . 4. Kulit luar perlu mempunyai butiran seperti berikut:

- Tajuk : Tajuk hendaklah ringkas, jelas dan padat - Tarikh - Tempat - Anjuran

2.0. TUJUAN Kertas cadangan ini bertujuan untuk mendapatkan kelulusan daripada <Panel Aktiviti Mahasiswa (PAM), Bahagian Pembangunan Mahasiswa (BPM)/ Fakulti> untuk menjalankan program <Nama Program>.

3.0. LATAR BELAKANG

- Terangkan secara ringkas latar belakang aktiviti. - Tujuan aktiviti ini diadakan. - Kerjasama atau bantuan daripada Persatuan/ Agensi/ Organisasi lain. - Kesan/ Permasalahan sekiranya aktiviti ini tidak diadakan (sekiranya perlu).

4.0. OBJEKTIF

Sekurang-kurangnya tiga (3) objektif yang ingin dicapai dari pelaksanaan aktiviti ini.

5.0. KUMPULAN SASARAN

- Siapa peserta - Bilangan penyertaan (Termasuk urusetia) - Lampiran senarai peserta (no. kp, no. matrik & no. telefon) ~ sekiranya ada.

6.0. TARIKH, HARI DAN TEMPAT - Nyatakan Haribulan/ Bulan/ Tahun - Nyatakan tempat dengan terperinci seperti nama tempat, mukim, daerah, negeri.

Contoh : Kampung Batu 10 Kebun Baru, Telok Panglima Garang, Banting, Selangor Darul Ehsan

- Tempat hendaklah sesuai dengan objektif aktiviti dengan kos yang munasabah.


7.0. ANJURAN - Nama peganjur (persatuan/ majlis dan sebagainya). - Kerjasama (namakan badan-badan/ agensi-agensi terlibat). - Terangkan kenapa memilih agensi-agensi tersebut serta peranannya.

8.0. TETAMU KEHORMAT/PERASMIAN (JIKA BERKAITAN) - Nyatakan nama dan jawatan. - Justifikasi pemilihan perasmi. - Jemputan lain dan bilangan.

9.0. PENCERAMAH LUAR (JIKA BERKAITAN)

Sila berikan maklumat lengkap penceramah seperti berikut (jika berkaitan): i. Profil penceramah. ii. Profil syarikat (sekiranya bayaran dibuat atas nama syarikat). iii. Sebutharga daripada penceramah/ syarikat.

10.0. KAEDAH PELAKSANAAN AKTIVITI Terangkan bagaimana aktiviti tersebut dilaksanakan. Adakah dalam bentuk: - Ceramah. - Latihan Dalam Kumpulan (LDK) ~ modul perlu dilampirkan. - Persembahan Individu/Berkumpulan - Melibatkan aktiviti lasak/aktiviti ‘in-door’ dan sebagainya (modul perlu dilampirkan sekiranya perlu)

11.0. TENTATIF PROGRAM - Terangkan butiran aturcara setiap hari termasuk aturcara perasmian dan penutup. - Beri butiran nama Penceramah dan topik. - Beri butiran pengendalian aktiviti dalam aturcara (jika berkaitan).

12.0. JAWATANKUASA PELAKSANA - Nyatakan Penaung/Penasihat dan senarai Ahli Jawatankuasa (berserta No. Pelajar dan Jawatan yang disandang dalam program tersebut). - Peranan dan skop tugas bagi setiap Ahli Jawatankuasa.

13.0. IMPLIKASI KEWANGAN

i. Pendapatan

Nyatakan dengan jelas anggaran pendapatan seperti yuran peserta, sumbangan luar / penaja dan lain-lain (jika ada) beserta jumlah keseluruhan. Pelajar digalakkan mencari sumber kewangan sendiri bagi membiayai sesuatu aktiviti dengan kebenaran bertulis dari Ketua BPM.


ii. Perbelanjaan Nyatakan dengan jelas perbelanjaan seperti : ● Makan/ minum meliputi jamuan perasmian/penutup dan jamuan VIP. ● Pentadbiran meliputi percetakan /urusan pos/urusetia dll. ● Logistik meliputi tempat /penginapan /pengangkutan /peralatan audio

visual dll. ● Cenderahati meliputi cenderahati perasmi/ penceramah/ honorarium

penceramah/ ahli panel. ● Publisiti meliputi kain pemidang (banner/bunting) / latar belakang pentas

(backdrop)/ poster/ flyers. ● Perlindungan Takaful kelompok untuk aktiviti berisiko tinggi seperti

aktiviti di dalam hutan, mendaki gunung dan aktiviti air.

Nyatakan dengan jelas perbelanjaan yang dipohon untuk ditaja oleh BPM. iii. Jumlah Keseluruhan

Nyatakan dengan jelas jumlah keseluruhan implikasi kewangan program.

14.0. PENUTUP / SYOR - Nyatakan terima kasih serta memohon pertimbangan untuk kelulusan <PAM /

Fakulti>.

15.0. PENGESAHAN DAN SOKONGAN

15.1. Susunan tandatangan adalah seperti berikut :

Disediakan oleh :- …………………………………… <NAMA> Setiausaha Persatuan Disahkan oleh :- ATAU Disahkan oleh :- ……………………………………. …………………………………. <NAMA> <NAMA> Bendahari Persatuan Pengerusi Persatuan


Telah disokong

………………………………………… <Nama > (YDP MPP ) Telah disemak dan disokong :- Ulasan : …………………………………………. __________________________________________ <NAMA> __________________________________________ Penasihat Persatuan __________________________________________ Telah disemak dan disokong :- Ulasan : …………………………………………. __________________________________________ <NAMA> __________________________________________ Ketua __________________________________________ Bahagian Pembangunan Mahasiswa __________________________________________ (khusus untuk aktiviti persatuan di bawah Fakulti sahaja)

15.2. Kelulusan Ketua BPM / Dekan/ Timbalan Dekan (HEM) hendaklah

menggunakan Borang Permohonan Kelulusan Program/Aktiviti (KUIS/BPM/SAK-002).

15.3. Kelulusan Timbalan Rektor (PMA / AP) hendaklah menggunakan Lampiran Kelulusan Timbalan Rektor (seperti Lampiran).


Lampiran 3 : PANDUAN PENYEDIAAN BELANJAWAN DALAM KERTAS KERJA

<Anggaran Belanjawan <Nama Program>

PENDAPATAN Aktiviti Mahasiswa BPM /

Fakulti 6695.00

Tajaan dari <Nama Penaja> 1540.00 Bayaran yuran komitmen (RM5 x 95 peserta) 475.00 PERBELANJAAN RM/UNIT QTTY JUMLAH Aktiviti Mahasiswa BPM /

Fakulti

1 Tempat (PKK 1 hari) 5000.00 1 5000.00 2

Cenderahati

- Penceramah Luar <Nama Penceramah>

50.00 1 50.00

- Peserta Luar (bukan pelajar KUIS)

Buku Nota, Pensil KUIS

5.00

100

500.00

3

Sijil Penghargaan

AJK Pelaksana

2.00

15

45.00

Sijil Penyertaan Peserta 2.00 100 300.00 4 Pengangkutan Bas pergi balik

(Bangi - Shah Alam)

800.00

1

800.00 Jumlah 6695.00 Tajaan dari <Nama Penaja>

1 Jamuan - Peserta (1 hari) Sarapan Pagi, Makan

Tengahari, Makan Malam

15.00

100

1500.00

- VIP Minum Pagi 8.00 5 40.00 Jumlah 1540.00


Yuran Komitmen 1 Fail Poket Kertas 1.00 100 100.00

2 Cetakan

- Banner 100.00 1 100.00 - Poster 0.50 50 25.00 3

Bayaran Penceramah

<Nama Penceramah>

250.00

1

250.00

Jumlah 475.00 Jumlah Pendapatan 8735.00 Jumlah Perbelanjaan 8735.00


Lampiran 4 : Panduan Penyediaan Laporan Program/ Aktiviti 1.0. Muka Hadapan (Kulit Laporan)

- Tajuk Aktiviti/Program - Tarikh dan Lokasi - Nama Penganjur - Tarikh laporan disediakan - Perasmi program

2.0. Pengenalan

Secara ringkas nyatakan tujuan program dilaksanakan.

3.0. Latar Belakang - Bila dan di mana aktiviti dilaksanakan. - Bilangan peserta yang sebenarnya hadir beserta salinan borang kehadiran. - Matlamat yang telah dicapai. - Kaedah pelaksanaan yang dilaksanakan. - Bahan-bahan peralatan yang digunakan. - Aktiviti-aktiviti yang diikuti (mengikut tentatif yang dirancang). - Pengendali/fasilitator yang terlibat.

4.0. Huraian Penilaian - Maklumbalas peserta (sertakan borang KUIS/BPM/SAK-007 - Borang Penilaian

Program). - Maklumbalas daripada pihak luar (jika berkaitan dan disertakan borang

maklumbalas).

5.0. Pencapaian aktiviti - Nyatakan adakah program telah mencapai matlamat seperti yang digariskan. - Nyatakan hasil yang dicapai dari pelaksanaan aktiviti. - Perbandingan hasil dengan matlamat.

6.0. Kemajuan/Masalah/Cadangan Secara ringkas huraikan kemajuan/masalah yang dihadapi semasa pelaksanaan aktiviti termasuk kelemahan yang dapat dikesan dan nyatakan cadangan penyelesaian atau penambahbaikan.

7.0 Laporan Kewangan

- Nyatakan butiran perbelanjaan mengikut aktiviti yang dijalankan yang disokong melalui bil/resit/dokumen asal.

- Segala bil/resit/dokumen hendaklah ditampal di atas kertas putih bersaiz A4 dan disahkan oleh penasihat persatuan.


- Lampirkan penyata kewangan dengan teratur dan kemas untuk wang pendahuluan yang telah digunakan (jika ada).

- Segala perbelanjaan yang tidak disertakan dengan resit/bil/dokumen dianggap tidak sah.

- Nyatakan keuntungan yang diperolehi (jika ada) Nota : Format Laporan Perbelanjaan Program adalah seperti anggaran belanjawan

program di dalam kertas kerja. Namun, bil-bil, resit-resit, slip penerimaan wang/elaun dan lain-lain bukti perbelanjaan perlu dikepilkan di dalam laporan aktiviti. Mana-mana resit yang tidak bersaiz A4 perlu ditampal di kertas A4 supaya lebih kemas dan mengelakkan keciciran resit/bil.

8.0. Penutup

- Rumusan aktiviti. - Ucapan penghargaan kepada semua pihak yang terlibat. - Lampiran – sertakan sekurang-kurangnya lima (5) keping gambar foto aktiviti

dalam bentuk ‘softcopy’ bersama laporan.


Lampiran 5 : Panduan Penyediaan Laporan Tahunan Persatuan

1.0. Pendahuluan/pengenalan

2.0. Misi dan Visi Persatuan

3.0. Carta Organisasi Lama

- Letakkan carta organisasi untuk tahun laporan disediakan - Gambar AJK boleh disertakan atau tidak disertakan

4.0. Carta Organisasi Baru (selepas Mesyuarat Agung Tahunan - AGM) - Letakkan carta organisasi yang baru dilantik beserta no matrik dan no telefon

untuk memudahkan penyebaran maklumat 5.0. Senarai Program yang telah dijalankan sepanjang 2012 beserta laporan ringkas 6.0. Senarai Program yang tidak dapat dijalankan beserta sebab/kekangan 7.0. Perancangan Aktiviti Tahun Hadapan

- Senaraikan perancangan Aktiviti Tahun Hadapan beserta sasaran peserta dan anggaran perbelanjaan.

Bil Tarikh /

Bulan Nama program

Ringkasan Program

Sasaran Peserta

Anggaran Perbelanjaan

8.0. Implikasi Kewangan Persatuan sepanjang tahun laporan dibuat

9.0. Penutup 10.0. Lampiran – Laporan/Minit Mesyuarat Agung Tahunan


Lampiran 6 :

CONTOH : IMPLIKASI KEWANGAN PERSATUAN

BIL BUTIRAN PENDAPATAN PERBELANJAAN BAKI

1 Baki tunai persatuan 150.00

2 Nama Program

Kutipan yuran (RM4 x 100 peserta) 400.00

Tajaan Luar 1,000.00

KUIS 500.00

1,900.00

--- Cetakan (Banner)

100.00

--- Jamuan

950.00

--- Tempat (Audi AI)

500.00

1,550.00 350.00

3 Nama program

KUIS 600.00

Kutipan sumbangan 800.00

1,400.00

--- Alatulis

50.00

--- Jamuan

800.00

--- Tempat (Audi Ptd)

600.00

1,450.00 -50.00

4 Pembelian alatulis persatuan 100.00 -100.00

Jumlah Tunai Persatuan 350.00

3 Konsep

Biah

Soleh

ah

Maw’i

zah

Hasa

Al-

Mas’u

liyah

Documents

Borang Buku Panduan Aktiviti Pelajar