Breve Histórico PRINCE2

PRINCE (PRoject IN Controlled Enviroments) é um método estruturado para gerenciamento de projetos que foi estabelecido em 1989 pelo CCTA (The Central Computer and Telecommunications Agency) atualmente (The Office of Government Commerce). O PRINCE foi desenvolvido a partir do PROMPTII que também é um método estruturado para gerenciamento de projetos e que foi criado em 1975 pela Simpact Systems Ltd. Em 1979 o CCTA adotou o PROMPTII como padrão para o gerenciamento de todos os projetos de sistema de informação do governo britânico. Em 1989 o PRINCE substituiu o PROMPTII nos projetos governamentais.

O CCTA continuou o desenvolvimento do método e em 1996 o PRINCE2 foi lançado em resposta às solicitações de melhorias dos usuários. O PRINCE2 foi lançado não apenas como um método para gerenciamento de projetos de sistema de informação, mas para o gerenciamento de qualquer tipo de projeto. PRINCE2 é baseado nas diversas experiências de gerente de projetos, times de projetos, profissionais envolvidos em projetos… através de seus erros, acertos, omissões dentre outras ações.

PRINCE2 é um padrão utilizado extensivamente pelo governo britânico e é amplamente reconhecido e utilizado no setor privado em todo o mundo.

As certificações PMP e PRINCE2

A primeira pergunta sobre certificação, mencionada no post número 1 da série PRINCE2 sem mistério, foi: “A certificação PMP é mais difícil de ser obtida do que a certificação PRINCE2?”

Confesso que após fazer o meu exame para a certificação PMP, em Setembro de 2005, tive a convicção de que dificilmente me depararia novamente com uma prova de certificação tão complexa e cansativa. Na ocasião, a prova era composta de 200 questões que tinham que ser respondidas dentro de um tempo de 04 horas. Atualmente, a prova de certificação PMP está estruturada com 200 questões, sendo  que 25 destas questões são “experimentais” e não contam ponto para o resultado final. Porém, você não sabe quais destas 25 questões não valem ponto. A duração da prova continua sendo 04 horas mas, para ser aprovado, é preciso acertar pelo menos 106 questões das 175 questões restantes, ou seja, 61% da prova.

A certificação PRINCE2 é dividida em dois níveis. O primeiro nível desta certificação é PRINCE2 Foundation e o segundo nível é PRINCE2 Practitioner. O novo formato da prova para certificação PRINCE2 Foundation é composta de 75 questões, sendo que 05 delas não pontuam, que precisam ser respondidas em até 01 hora. Para ser aprovado é preciso acertar no mínimo 35 questões, ou seja, 50%. A prova de certificação PRINCE2 Practitioner é composta de 09 perguntas, com cenários relacionados, que contém 12 questões. Multiplicando 09 perguntas por 12 questões, tem-se um total de 108 questões que precisam ser respondidas em até 2,5 horas. Para obter aprovação, é preciso acertar 60 questões, ou seja, 55%. A prova para a certificação PRINCE2 Practitioner é Open-Book, ou seja, pode ser consultado o manual oficial do PRINCE2. Não pensem que a possibilidade de poder abrir o livro é uma colher-de-chá.

Mas, voltando a pergunta, qual destas certificações é a mais difícil? Minha experiência na realização da prova para certificação PRINCE2 Practitioner foi em Dezembro de 2008. Confesso que ao finalizar a prova, percebi que  estava enganado ao pensar que seria muito difícil me deparar com um exame de certificação mais cansativo que o PMP. Em 2008, a prova para obtenção da certificação PRINCE2 Practitioner era estruturada em 09 perguntas, com cenários relacionados, que continham

40 questões. Multiplicando 09 perguntas por 40 questões, tinham-se 360 questões para serem respondidas em até 03 horas. Para obter aprovação, era preciso acertar 198 questões, ou seja, 55%.

Para ajudá-los a entender qual delas, na minha opinião, é a mais cansativa, segue uma pequena comparação  das minhas duas experiências na realização destas provas.

Certificação PMP – 200 questões em 04 horas (1,2 minutos para cada questão) Certificação PRINCE2 Practitioner – 360 questões em 03 horas (0,5 minutos para cada questão)

Pode-se perceber que pela quantidade de questões e pelo tempo disponível para responde-las, a prova de certificação PRINCE2 é, sem dúvida, muito mais estressante que a prova de certificação PMP. Agora, qual delas é a mais dífícil eu não tenho como responder por você. Posso dizer apenas que eu estava muito bem preparado para fazer as duas provas. Para você que tem interesse em obter uma ou ambas certificações, segue um conselho: estude muito e esteja bem preparado, caso contrário qualquer uma destas provas poderá ser um pesadelo para você.

A segunda pergunta foi: “Qual destas certificações devo tirar primeiro?”

Na minha opinião, não existe uma regra para definir a ordem pela qual você deve tirar a certificação. Acredito que você deve analisar o que você pretende, quais são seus objetivos. Se você já é um profissional experiente em gerenciamento de projetos e ainda não tem uma certificação, sugiro que faça a certificação PMP. Se você está iniciando na área de gerenciamento de projetos e ainda não tem as horas de experiência requeridas para poder se submeter ao exame de certificação PMP, sugiro que faça um planejamento para tirar a certificação PRINCE2 Practitioner, pois o único requisito para esta certificação é ser certificado PRINCE2 Foundation. Ao trabalhar com PRINCE2, você estará adquirindo experiência, que pode ser somada a outras, que o ajudará  a alcançar as horas requeridas para a certificação PMP.

A terceira e última pergunta foi: “Vale a pena ter as duas certificações?”

Certamente que sim. Como visto no post “Qual é melhor, PRINCE2 ou PMBOK Guide?” ambas abordagens, apesar de suas diferenças, não são concorrentes  e sim complementares.

Segue outras informações sobre estas certificações:

Custo das Certificações PRINCE2 Foundation – £205.00 PRINCE2 Practitioner – £380.00

PMP – US$ 555.00 para não associados PMI PMP – US$ 405.00 para associados PMI

Validade das Certificações PRINCE2 Foundation – não tem validade

PRINCE2 Practitioner – 05 anos

PMP – 03 anos

Forma de Renovação das Certificações PRINCE2 Practitioner – Prova de

recertificação Custo – £150.00 36 questões para acertar 20

PMP – Acumulação de 60 PDUs por ciclo de 03 anos

01 hora de duração

O exame para certificação PRINCE2 Foundation e PRINCE2 Practitioner, até o momento, não estão disponíveis no idioma Português.

Por que utilizar PRINCE2?

Como visto no post número 1 da série PRINCE2 sem mistério, PRINCE2 é um método para gerenciamento de projetos. Mas, o que é um método?

Antes de explicar as razões que favorecem o uso do PRINCE2, é preciso entender o que é um método. Método é um padrão ou etapa  a seguir dentro de um determinado processo, por exemplo. A metodologia, por sua vez, pode-se entender que é o estudo dos métodos.

Mas quais as razões para usar o método PRINCE2? As razões são inúmeras. Que tal se perguntar: Por que minha organização está criando ou quer desenvolver uma metodologia para gerenciamento de projetos? Certamente, pensando um pouco, você chegará a uma resposta parecida como esta: estamos criando uma metodologia de gerenciamento de projetos, com base nas melhores práticas contidas no The PMBOK® Guide do PMI, porque estamos gerenciando projetos sem padrão, não há uma definição clara de papéis e responsabilidades, não há documentação sobre os projetos e, como consequência, não há gestão do conhecimento empreendido no desenvolvimentos dos projetos, ninguém está falando a mesma “língua” dentro da empresa e etc. Realmente, estas são algumas das razões que justificam o desenvolvimento de uma metodologia e, principamente, o uso do método PRINCE2.

Basicamente, uma organização decide desenvolver e implementar uma metodologia de gerenciamento de projetos  porque pretende acabar ou diminuir com algumas das razões que propiciam falhas dos projetos, tais como:

Atenção indevida para o fator qualidade Planejamento inadequado e pobre definição dos requisitos dos produtos do projeto Pobre e inadequada comunicação com as partes interessadas (stakeholders) do projeto Falta de um adequado monitoramento e controle dos projetos Confusão na definição de papéis e responsabilidades Medições insuficientes …

 

É sabido que grande parte das empresas que trabalham com gerenciamento de projetos, aqui no Brasil, criam suas metodologias de gerenciamento de projetos conforme as práticas sugeridas no The PMBOK Guide® e isto é um fato bastante positivo. Porém, apesar de ser fantástico e extremamente útil, este guia do PMI não é um método de gerenciamento de projetos. Por não ser um método, cada organização precisa interpretar, desenvolver e implementar o “como fazer” a partir das práticas sugeridas por este guia ou corpo de conhecimento em gerenciamento de projetos. Porém, o esforço para desenvolver uma metodologia a partir do consenso, integração ou junção dos diversos pontos de vistas da equipe responsável pela implementação da metodologia, através da interpretação do The

PMBOK® Guide, é muito grande. Com isto, o investimento financeiro e de prazo de implementação podem ser muito superiores quando comparados a implementação do método PRINCE2.

Como visto no post “Qual é melhor, PRINCE2 ou PMBOK Guide?”, publicado no dia 29 de Março de 2010, o PRINCE2 e o The PMBOK Guide são complementares. Por ser um método, com certo grau de maturidade por ter sido desenvolvido através da experiência adquirida em muitos projetos e organizações, o PRINCE2 pode e certamente vai ajudar a diminuir o esforço de implementação de uma metodologia de gerenciamento de projetos.  Então, por que não implementar uma metodologia de gerenciamento de projetos a partir do método PRINCE2?

Implantando o método PRINCE2, sua organização, no mínimo, terá:

Projetos desenvolvidos desde que tenham um Business Case válido Alinhamento estratégico dos objetivos do projeto aos objetivos estratégicos de negócio Foco na estratégia do projeto, cumprimento de objetivos e geração de valor Padronização de termos e linguagens Utilização do método de gerenciamento de projetos mais difundido no mundo. Estrutura que possibilita delegação e comunicação eficientes Pontos definidos para revisão e análise de riscos Gerenciamento por exceção …

 

Além de ser recomendado pelo PMI e de ser consistente com as normas ISO 9001, o PRINCE2 é muito utilizado na Europa chegando a ser lei em algumas regiões. O PRINCE2 é um bom método de gerenciamento de projetos  que certamente ajudará sua organização a gerenciar projetos através de um controlado, gerenciado e visível conjunto de atividades para atingir os objetivos ao qual o projeto propõe alcançar.

Benefícios PRINCE2

No post passado, é explicado que as organizações buscam implementar suas próprias metodologias de gerenciamento de projetos, normalmente de acordo com as práticas do PMBOK Guide, em busca de uma padronização e que o PRINCE2 é um método simples, padrão e bem estruturado que pode trazer benefícios para organização. PRINCE2 é um método:

Repetível e de fácil aprendizado Construído com base na experiência Assegura que todos os envolvidos saibam quando, onde, como e o quê é esperado Fornece mecanismos para alertar precocemente potenciais problemas ao projeto Capaz de suportar eventos repentinos e inesperados Proativo Aplicável a projetos individuais, interdependentes ou que faça parte de um programa.

 

Além destas característica descritas acima, o PRINCE2 prover benefícios para a organização, para gerentes e diretores de projeto, para o projeto e para quem esteja diretamente envolvido  ou que esperam o resultado do projeto, através do:

Uso controlado dos recursos Capacidade de proporcionar uma estrutura para gerenciar riscos de forma mais efetiva Uso de uma linguagem comum para todos os envolvidos Reconhecimento formal das responsabilidades de cada envolvido no projeto O que o projeto deve entregar, o porquê, quando e por quem

 

Alguns benefícios PRINCE2 para a Organização:

Gerenciamento controlado de mudança em termos de investimento e retorno sobre o investimento

Envolvimento ativo de usuários e stakeholders do projeto para assegurar que o produto do projeto esteja de acordo com os requisitos de negócio, funcional e do ambiente

Utilização de uma abordagem que distingue o gerenciamento do projeto do desenvolvimento do produto

…

 

Alguns benefícios PRINCE2 para o Projeto:

Um organizado e controlado início, meio e fim do projeto Revisões regulares de progresso Confrontação do progresso com o Plano e Business Case Pontos de decisão flexíveis Gerenciamenro “automático” sobre qualquer desvio do plano Envolvimento dos stakeholders no momento certo. Cada stakeholder ou grupos de

stakeholders tem momentos pré-definidos para serem envolvidos no projeto Bom canal de comunicação entre o time do projeto e o restante da organização Definição dos critérios de qualidade no início do projeto e monitoria contínua destes

requisitos contra os produtos entregues …

 

Alguns benefícios PRINCE2 para o Gerente de Projeto:

Uso de uma estrutura definida para autoridade, delegação e comunicação Planejamento mais preciso devido à divisão do projeto em estágios de gerenciamento Assegura que todos os recursos necessários estejam comprometidos antes de dar sequência ao

projeto Prover breves relatórios de gestão com uma certa regularidade Mínimo de reuniões com gerentes e demais stakeholders mas nos pontos vitais do projeto …

 

Alguns benefícios PRINCE2 para quem está diretamente envolvido no uso dos produtos ou nas entregas do projeto:

Participação de todas as tomadas de decisão no projeto Se desejado, pode ser envolvido no dia-a-dia do projeto Participa na verificação da qualidade ao longo do projeto Assegura que seus requisitos preestabelecidos estão sendo cumpridos

 

Para a Gerência Senior do projeto, o PRINCE2 fornece o Gerenciamento por Exceção, ou seja, o Gerente Senior será envolvido apenas nos casos em que houver um desvio do plano ou uma previsão de desvio fora dos níveis de tolerâncias estipulados para o Gerente do Projeto.  Desta forma, o Gerente Senior salva tempo para atividades mais estratégicas em detrimento de atividades rotineiras do projeto.

Escopo e característica chaves do PRINCE2

PRINCE2 é um método com um processo base, porém flexível, e que pode ser customizado (tailoring) para adequar-se apropriadamente de acordo com as necessidades de cada organização. É direcionado a um Business Case, ou seja, se o projeto não for viável para a organização não há razão para prosseguir com o mesmo. Um projeto só deve ser gerenciado dentro do ambiente PRINCE2 se o mesmo tiver um Business Case válido, ou seja, se o mesmo trará algum benefício para a organização.

Como visto no post 1, PRINCE2 significa projetos em ambientes controlados. O PRINCE2 requer uma estrutura organizacional bem definida e que é primordial para o desenvolvimento de um ambiente controlado para o gerenciamento dos projetos.  Porém, esta estrutura não se refere à estrutura organizacional da organização/empresa e sim uma estrutura organizacional para o projeto. Esta estrutura é formada por:

Project Board – nomeado pela Organização ou pelo Programa, tem a responsabilidade de dar direção ao projeto. É formado por um Usuário Sênior, um Executivo e um Fornecedor Sênior. Não é uma democracia. A decisão final sempre é do Executivo pois este é responsável pelo negócio.

Project Manager – tem a responsabilidade de gerenciar o dia-a-dia do projeto. Team Manager (quando aplicável) – nomeado pelo Gerente do Projeto, tem a

responsabilidade de gerenciar o time e as entregas do projeto. Project Assurance – tem a responsabilidade de “fiscalizar” o projeto. São os olhos e ouvidos

do Project Board. Project Support – tem a responsabilidade de suportar o projeto (PMO).

 

Finalizando as características chaves descritas acima, o  PRINCE2 ainda é composto por:

07 Princípios – (Business Justification; Learn from Experience; Roles & Responsibilities, Manage by Stages; Manage by Exception; Product Focus; Tailor)

07 Temas – (Business Case; Organização, Qualidade; Planos; Riscos; Mudanças; Progresso) 07 Processos – (Starting up a Project; Directing a Project; Initiating a Project; Controlling

a Stage; Managing a Stage Boundary; Closing a Project) mais 40 subprocessos 02 Técnicas – (Product Based Planning e Quality Review)

 

Quanto ao escopo, o PRINCE2  não cobre:

Ferramentas de gerenciamento de projetos – MS-Project, Primavera, @Risk, dentre outras. Gerenciamento de pessoas – por entender que habilidades, técnicas, políticas e práticas de

administrar comportamentos internos e potencializar o capital humano é de responsabilidade da área de RH da organização.

Técnicas como CPM (Método do Caminho Crítico), PERT (cálculo da média ponderada a partir de 03 durações possíveis para uma atividade), Gráfico de Gantt, dentre outras. As únicas técnicas que são encontradas no manual PRINCE2 são: Product Based Planning e Quality Review.

 

“Muito aspectos do gerenciamento de projetos são cobertos através de métodos já existentes e comprovados e irá variar de acordo com o tipo de projeto ou organização”.

Apesar do PRINCE2 não cobrir o mencionado nos itens acima, estas são habilidades e conhecimentos que um bom Gerente de Projeto deve ter. Estas habilidades, conhecimentos e técnicas faz parte da formação de um Gerente de Projeto.

O PRINCE2 Cobre:

Gerenciamento do projeto Gerenciamento dos recursos envolvidos nas atividades do projeto Processos para gerenciamento de projetos Definição de papéis e responsabilidades

 

“ PRINCE2 é centrado no projeto e cobre todo o seu ciclo de vida mais a preparação do pré-projeto”.

Nos próximos posts escreverei sobre cada um dos princípios, temas e processos PRINCE2, além dos níveis de gerenciamento (tolerância) dos integrantes da estrutura organizacional dos projetos gerenciados através desta metodologia.

Os 07 Princípios PRINCE2

Os Príncipios PRINCE2 definem o que fazer em um projeto dentro do ambiente PRINCE2 além de fornecer orientações e obrigações para a aplicação das boas práticas do método nos projetos.

Como visto no Post 05, os 07 Princípios são: Business Justification; Learn from Experience; Roles & Responsibilities; Manage by Stages; Manage by Exception; Product Focus; Tailor. Abaixo, segue uma visão geral sobre cada um destes Princípios:

Business Justification – O projeto no ambiente PRINCE2 deve ter uma justificativa para o negócio. Isto significa que tem que haver uma razão justificável para se iniciar um projeto. Esta justificativa deve perdurar durante todo o ciclo de vida do projeto, caso contrário o projeto não faz mais sentido.

Learn from Experience – O time de projetos no ambiente PRINCE2 aprendem diante de lições de projetos e experiências anteriores (Estas lições são guardadas, atualizadas e procuradas durante toda a vida do projeto). Estas lições ou ensinamentos devem ser documentados no Registro de Lições e o seu conteúdo deve ser criado ou atualizado ao final de cada etapa do projeto.

Roles & Responsibilities – Os papéis e responsabilidades nos projetos no ambiente PRINCE2 são bem definidos e acordados com a organização e envolve representantes do negócio, usuários, fornecedores e demais interessados (Stakeholders). A estruturação da equipe do projeto e seus papéis dentro do mesmo, devem ser bem definidos e responder a seguinte pergunta: “O que é esperado de mim?”

Manage by Stages – O projeto no ambiente PRINCE2 é planejado, monitorado e controlado etapa por etapa. Ao final de cada etapa, o projeto deve ser revisado afim de avaliar se o mesmo ainda é válido, ou seja, se ainda vai entregar valor para o negócio.

Manage by Exception – O projeto no ambiente PRINCE2 tem tolerâncias definidas para cada objetivo do projeto visando estabelecer limites e delegar autoridades.

Product Focus – O projeto no ambiente PRINCE2 é focado na definição, requisitos de qualidade e entrega dos produtos. Com isto, centra-se na definição e fornecimento de produtos que satisfaçam os seus critérios de qualidade indicados.

Tailor – O método PRINCE2 é customizado para qualquer tipo de projeto, ambiente, complexidade, importância, capacidade e riscos.

 

Os Princípios PRINCE2 são orientações para o Gerente e Time do Projeto durante todo o ciclo de vida do projeto e serve como uma lista estratégica de boas recomendações para o Gerente do Projeto empregar e assim guiar o projeto ao seu objetivo final com sucesso.  

1º Tema PRINCE2: Business Case

Os Temas do PRINCE2 descrevem os aspectos críticos de gerenciamento de projetos que devem ser abordados contínuamente ao longo do ciclo de vida dos projetos. Como visto no Post 05, os 07 Temas do PRINCE2 são: Business Case; Organization; Quality; Plans; Risk; Change; Progress. A seguir, uma visão geral sobre o Tema Business Case.

Business Case é um documento que estabelece mecanismos para avaliar se o projeto é ou continua sendo viável e merecedor de receber investimentos da organização. Basicamente, consiste em informações que justificam a realização de um projeto com base em estimativas de custos, prazo e riscos associados contra os benefícios esperados e que serve de suporte para tomadas de decisão.

O Business Case deve responder o porquê de fazer determinado projeto. É desenvolvido no processo Starting up a Project e refinado no processo Initiating a Project. Como no PRINCE2 os projetos são divididos em estágios, este documento deve ser revisto e atualizado no final de cada etapa/estágio do projeto, através do processo Managing Stage Boundarie, e também no final do projeto através do processo Closing a Project. Também é utilizado pelo processo Controlling a Stage durante as avaliações de impactos dos riscos e eventuais problemas do projeto.

Um Business Case, não limitando-se apenas aos itens abaixo, deve conter:

Sumário Executivo – Descrição, em alto nível, dos princípais pontos do Business Case, incluindo os benefícios esperados e o retorno sobre o investimento (ROI).

Razões – Descrição das razões que justificam a realização ou desenvolvimento do projeto e explicação de como o projeto ajudará ou atingirá os objetivos estratégicos da organização.

Opções de Negócio – Descrição de análises quanto às alternativas para o projeto e suas implicações para a organização. Exemplos: Não fazer nada, fazer o mínimo, desenvolver a solução internamente, buscar solução no mercado e etc.

Benefícios Esperados – Descrição das condições atuais da organização ou problema antes da realização do projeto e os benefícios, qualitativos ou quantitativos, que o projeto visa entregar expressos em termos mensuráveis. Além disso, é preciso definir, se for o caso, possíveis tolerâncias para cada benefício esperado.

Cronograma – Descrição do período em que o projeto será desenvolvido, assim como o período em que será possível mensurar os benefícios esperados do projeto.

Custos – Descrição dos custos do projeto englobando custos de operação e manutenção. Além disso, se for o caso, é preciso informar as condições de financiamento.

Análise de Investimento – Descrição de avaliações quanto à viabilidade de investimento. Deve-se comparar os benefícios esperados com as implicações em caso de não se fazer nada; análise de fluxo de caixa, de valor presente líquido (VPL), de período de retorno (Payback), taxa interna de retorno (TIR), dentre outras técnicas.

Riscos – Descrição dos principais riscos, até então identificados para o projeto, seus impactos e planos de ação.

 

O Business Case é um documento muito importante para o projeto, programa e para a própria organização. Por esta razão, deve ser feito dentro de critérios de qualidade, tais como:

As razões do projeto devem estar consistentes com a estratégia da organização.

Deve estar alinhado com o plano do projeto. Os benefícios devem ser claramente identificados, justificados e capazes de serem

mensurados. Além disso, é preciso deixar claro como os benefícios serão realizados.

 

O Business Case contém um conjunto de informações que são muito importantes para o projeto. É usado como documento de apoio a tomadas de decisão e de realinhamento do projeto aos objetivos de negócio/estratégicos da organização. No PRINCE2, o dono deste documento é o Executivo.

Nos próximos Posts, abordarei sobre algumas terminologias e papéis de cada membro do time do projeto no ambiente PRINCE2, além de continuar a visão geral dos outros seis Temas.

2º Tema PRINCE2: Organization

Como visto no Post 07, os Temas do PRINCE2 descrevem os aspectos críticos de gerenciamento de projetos que devem ser abordados contínuamente ao longo do ciclo de vida dos projetos.  Os 07 Temas do PRINCE2 são: Business Case; Organization; Quality; Plans; Risk; Change; Progress. A seguir, uma visão geral sobre o Tema Organization.

Uma estrutura organizacional pode ser crucial para o sucesso do projeto. Isto porque todo projeto precisa de direção, gerenciamento, controle e comunicação. Desta forma, pode-se entender que os projetos precisam ter uma estrutura de gerenciamento que realmente funcione e que não dificulte seu andamento no dia-a-dia. O PRINCE2 fornece uma abordagem, que pode ser aplicada em qualquer ambiente, que provê estes elementos tão necessários para um bom gerenciamento de projeto.

Esta estrutura de gerenciamento, assume que haverá um Cliente para especificar, fazer uso e provavelmente pagar pelo resultado desejado do projeto e um Fornecedor principal que proverá os recursos e habilidades necessárias para criar o resultado ou produto desejado pelo Cliente. Esta hipótese tem grande influência sobre a forma de como o projeto será organizado. A figura a seguir mostra a estrutura de gerenciamento de projetos PRINCE2.

 

Figura: Estrutura de Gerenciamento de Projetos baseada no Manual PRINCE2

Vale ressaltar que o Comitê do Projeto não é uma democracia, apesar de ter representantes do usuário e do fornecedor. A decisão final do Comitê é do Executivo, pois ele tem a responsabilidade pelo Negócio.

Esta estrutura de gerenciamento é dividida em quatro níveis ou camadas:

Gerenciamento da Corporação ou Programa (Corpotare or Programme Management) Comitê/Direção do Projeto (Project Board) Gerenciamento do dia-a-dia do projeto (Project Manager) Gerenciamento das entregas dos produtos (Team Managers)

 

 Figura: As 4 Camadas de Gerenciamento baseada no Manual PRINCE2

A primeira camada, apesar de incentivar um projeto e definir as restrições globais, não faz parte do time de gerenciamento do projeto.

Como dito no 2º parágrafo deste post, o projeto precisa de direção e de controle. Portanto, o seu progresso precisa ser controlado afim de mantê-lo alinhado com as expectativas definidas no início

do projeto. Mesmo tendo o melhor dos melhores planejamentos, nenhum projeto é conluído 100% de acordo com o plano original, pois sempre haverá um desvio. Por esta razão, a estrutura de gerenciamento sugerida pelo PRINCE2 requer definições de tolerâncias de projeto para o time do projeto. Com isto, o Project Board pode gerenciar por exceção e assim não sofrer com, por exemplo, interrupções do Gerente do Projeto porque ele precisa gastar um pouco mais para realizar uma determinada atividade ou porque a mesma vai precisar de mais um dia para ser concluída.

Normalmente as tolerâncias padrões são referentes a prazo e custo. Mas também é possível definir tolerâncias de escopo, risco, benefício esperado, qualidade e etc. A figura a seguir, baseda no manual PRINCE2, ilustra a abrangência das tolerâncias das camadas de gerenciamento PRINCE2.

 

Figura: Tolerâncias das 4 Camadas de Gerenciamento baseada no Manual PRINCE2

Concluindo, o Tema Organization fornece uma estrutura organizacional para o projeto, baseada em um ambiente envolvendo Cliente e Fornecedor, contendo o relacionamento e definições claras dos papéis e responsabilidades de cada integrante atuante no projeto. Vale ressaltar que, esta estrutura sugerida pelo PRINCE2, é uma estrutura para o gerenciamento do projeto e não para a organização como um todo.

Nos próximos Posts, abordarei sobre algumas terminologias e papéis de cada membro do time do projeto no ambiente PRINCE2 , além de continuar a visão geral dos outros seis Temas.

3º Tema PRINCE2: Quality

Como visto no Post 07, os Temas do PRINCE2 descrevem os aspectos críticos de gerenciamento de projetos que devem ser abordados contínuamente ao longo do ciclo de vida dos projetos.  Os 07 Temas do PRINCE2 são: Business Case; Organization; Quality; Plans; Risk; Change; Progress. A seguir, uma visão geral sobre o Tema Quality.

Antes de definir o Tema Qualidade no ambiente PRINCE2, é preciso alinhar o entendimento do que é Qualidade. Se compararmos dois automóveis  de fabricação diferentes, um Celta e um Audi A8, qual deles tem mais qualidade? Analisando apenas as características destes dois modelos de automóveis, sem dúvida alguma o Audi A8 tem mais qualidade do que o Celta. Porém, tendo como exemplo um jovem simples, recém formado, trabalhando no seu primeiro emprego e com um salário de R$ 1.500,00 mensais, na sua opinião quais destes automóveis atenderia melhor as necessidades

deste jovem? Se você respondeu Audi A8, informo-lhe que sua resposta não foi a mais adequada e a explicação para isto é a definição de Qualidade.

Para o exemplo do jovem, descrito acima, o automóvel  Audi A8 certamente não estaria de acordo com seus requisitos de qualidade, vejamos o porquê:

O seguro de um Audi A8 é muito caro para os padrões financeiros do jovem. O custo de manutenção do Audi A8 é muito maior que o custo para manter um carro popular

como o Celta.

 Com este simples exemplo, fica claro entender que Qualidade é aquilo que atende às suas necessidades, expectativas, especificações e ou requisitos. No exemplo acima, o automóvel Celta atenderia completamente às necessidades do jovem, pois o levaria aos mesmos lugares que o Audi A8 o levaria, porém com um custo menor e dentro de seu padrão financeiro.

O conceito de Qualidade no PRINCE2 está de acordo com a definição de qualidade derivada da ISO 9000. Portanto, o Tema Qualidade tem como proposta definir e implementar os meios pelos quais o projeto irá criar e verificar se os produtos gerados estão de acordo com o especificado. O objetivo é assegurar que os produtos do projeto estarão de acordo com as expectativas do negócio e que os benefícios esperados serão alcançados. O Princípio “Product Focus”, visto brevemente no Post 6,  é de extrema importância para as abordagens de qualidade no projeto, pois prover explicitamente o entendimento comum, entre os envolvidos, do que o projeto entregará como produto (escopo) e os critérios de avaliação que ajudarão a comprovar se os produtos entregues estão conforme o esperado (qualidade).

A abordagem de Qualidade no projeto PRINCE2 requer um conjunto de atividades para:

Identificar os produtos do projeto e o nível de controle sobre eles. Fazer o “Product Descriptions” de todos os produtos. Esta descrição deve incluir os critérios

de qualidade dos produtos, os métodos de qualidade para serem usados no desenho, desenvolvimento e aceitação dos produtos e a responsabilidade dos envolvidos pela qualidade.

Implementar e rastrear os métodos de qualidade empregados durante o projeto.

 

Os dois primeiros itens acima são cobertos pelo Planejamento da Qualidade (Quality Planning) e o último é coberto pelo Controle da Qualidade (Quality Control) e Garantia da Qualidade (Quality Assurance).

Quality Planning consiste em ter um plano de qualidade para controlar tudo, incluindo a própria qualidade. Planejar qualidade é definir os produtos requeridos pelo projeto com seus respectivos critérios de qualidade, métodos de qualidade e a responsabilidade dos envolvidos . Além disso, inclui-se todo esforço necessário para validar os produtos e controlar a qualidade.

Quality Control consiste em técnicas e atividades operacionais usadas para cumprir os requisitos de qualidade como, por exemplo, testes e inspeções de qualidade. Além disso, consiste em identificar maneiras para eliminar as causas de desempenhos indesejados como, por exemplo, implementar melhorias nos processos através de lições aprendidas.

Resumindo, o Tema Qualidade ajuda a responder a pergunta: O que o projeto deve entregar? A resposta a esta pergunta, contempla principalmente os produtos esperados, seus critérios de aceitação e métodos de avaliação.

4º Tema PRINCE2 – Plans

Como visto no Post 07, os Temas do PRINCE2 descrevem os aspectos críticos de gerenciamento de projetos que devem ser abordados contínuamente ao longo do ciclo de vida dos projetos.  Os 07 Temas do PRINCE2 são: Business Case; Organization; Quality; Plans; Risk; Change; Progress. A seguir, uma visão geral sobre o Tema Plans.

Antes de começar a descrever a proposta deste Tema PRINCE2, é importante definir o que é um Plano e o que é um Planejamento.

- Plano é um documento onde deve estar descrito como, quando e por quem um alvo, meta ou conjunto de objetivos serão alcançados.

- Planejamento são ações racionais que possibilitam perceber a realidade e avaliar os caminhos adequados para constuir ou desenvolver , da melhor maneira possível, alguns objetivos, metas ou alvos pré-definidos.

No PRINCE2, um Plano deve conter informações suficientes para confirmar que o alvo será alcançado e, além disso, deve ser mantido alinhado com os objetivos de negócio da organização. O Plano no PRINCE2 deve estar alinhado com o Business Case durante todo o ciclo de vida do projeto.

No PRINCE2, o Planejamento deve ser feito com base na Técnica de Product Based Planning (Planejamento Baseado em Produto). Esta técnica, quando bem aplicada, ajuda a manter um planejamento efetivo e a evitar um planejamento pobre que comprometerá os resultados de projetos em termos de escopo, custo, qualidade, benefícios, riscos e cronograma. Esta técnica não será abordada neste Post por merecer uma atenção especial e, por esta razão, será abordada em um outro Post.

A proposta dos Planos no PRINCE2 é facilitar a comunicação e controlar os meios pelos quais os produtos serão entregues levando em consideração  onde, como, quem, quando e quanto. O PRINCE2 recomenda 03 níveis de planos para refletir as necessidades das diferentes camadas de gerenciamento, conforme a seguir:

Plano do Projeto – prover uma declaração do escopo e dos principais produtos do projeto e de como e quando estes serão alcançados, além dos custos, cronograma, desempenho de qualidade e dos recursos e atividades necessárias para desenvolver o projeto.

Plano de Estágios – são planos requeridos para cada estágio de gerenciamento. Como visto no Post 6, um dos princípios do PRINCE2 é Gerenciar por Estágios (Manage by Stage). Por esta razão, é preciso fazer o plano para cada estágio de gerenciamento definido para o projeto. O Plano do Estágio é similar ao Plano do Projeto, mas cada elemento deve ser quebrado para se ter um nível de detalhe adequado para permitir o controle do dia-a-dia do projeto. O controle do dia-a-dia do projeto é papel do Project Manager (Gerente do Projeto).

Planos de Time – são planos elaborados para facilitar a execução de um ou mais pacotes de trabalho. No PRINCE2, este plano é opcional e deve variar de acordo com o tipo, tamanho, quantidade de recursos envolvidos e complexidade do projeto. O PRINCE2 não descreve o

formato ou a composição dos Planos de Time por entender que pode haver mais de um Time no projeto e estes Times podem ser de organizações diferentes e, por esta razão, estas organizações devem ter os seus próprios padrões de gerenciamento de projeto.

Além destes Planos, no PRINCE2 tem o Plano de Exceção (Exception Plan). Este planos devem ser elaborados para mostrar as ações necessárias para recuperar um feito de desvio na tolerância de gerenciamento de projeto. Estas tolerâncias foram explicadas no Post 8 que fala sobre o Tema Organization.

Concluindo, os Planos devem prover para todos os envolvidos no projeto informações sobre os propósitos do projeto, os alvos a serem desenvolvidos, como estes alvos serão alcançados e por quem, quais recursos serão necessários e quando os eventos acontecerão (cronograma).

5º Tema PRINCE2 – Risks

Posted in:Gerenciamento de Projetos, Série PRINCE2 sem mistério By:Robériton Ribeiro Date:setembro 5. 2010 With:No Comment

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Olá pessoal! Segue o post número 11 da série PRINCE2 sem mistério. Desta vez, escrevo sobre Risks que é um dos 07 Temas do PRINCE2.

Por Roberiton Ribeiro, 05 de Setembro de 2010.

Como visto no Post 07, os Temas do PRINCE2 descrevem os aspectos críticos de gerenciamento de projetos que devem ser abordados contínuamente ao longo do ciclo de vida dos projetos.  Os 07 Temas do PRINCE2 são: Business Case; Organization; Quality; Plans; Risk; Change; Progress. A seguir, uma visão geral sobre o Tema Risks.

Antes de começar a descrever a proposta deste Tema PRINCE2, é importante definir o que é um Risco e o que está em risco dentro do contexto de um projeto.

Riscos são eventos incertos que, se ocorrerem, causarão um ou mais efeitos sobre a realização dos objetivos planejados. Dentro do contexto de um projeto, os objetivos do projeto é que estão em risco. Estes eventos de riscos consistem da combinação da probabilidade de ocorrência de uma ameaça ou oportunidade percebida com o grau de impacto nos objetivos.

Como os efeitos dos riscos incidem sobre os objetivos do projeto é imprescindível que estes riscos sejam gerenciados. Os riscos precisão ser:

Identificados – esta etapa consiste basicamente em identificar, descrever e documentar os riscos.

Avaliados – esta etapa consiste em avaliar os riscos identificados em termos de probabilidade, impacto e urgência para serem ranqueados de acordo com o grau de risco associado ou efeito para um ou mais objetivos do projeto.

Controlados – esta etapa consiste em dar resposta aos riscos, identificar seus proprietários e executar, monitorar e controlar estas respostas.

 

Como pode perceber, até agora nenhuma novidade sobre definição de riscos e gerenciamento de riscos.  E não poderia ser diferente, pois reinventar a roda não é objetivo desta metodologia. Porém, existe uma abordagem PRINCE2 para o gerenciamento de riscos. Esta abordagem é baseada nos princípios de gerenciamento de riscos da publicação Management of Risk do OGC. Estes princípios são:

Entender o contexto do projeto Envolver os stakeholders Estabelecer, de forma clara, os objetivos do projeto Desenvolver a abordagem de gerenciamento de riscos para o projeto Reportar os riscos regularmente Definir, de forma clara, papéis e responsabilidades Estabelecer uma estrutura de suporte e apoio cultural para gerenciamento de riscos Monitorar os indicadores ou gatilhos de riscos Estabelecer um ciclo de revisão e de melhorias contínuas.

 

PRINCE2 recomenda que o projeto tenha a sua própria estratégia de gerenciamento de riscos, com seus próprios procedimentos para gerenciar os riscos desde a sua identificação até a implementação e meios de controle. No entanto, o ponto inicial para os projetos é identificar se a organização ou programa tem uma política e ou processo de gerenciamento de riscos.

A Política de gerenciamento de riscos organizacional deve comunicar como o gerenciamento de risco será implementado na organização para assegurar a realização dos objetivos estratégicos. Esta política deve conter informações de Risk Appetite[i], tolerância, procedimentos de escalonamento e papéis e responsabilidades definidos.

O Processo de gerenciamento de riscos deve descrever as etapas e suas respectivas atividades para implementar o gerenciamento de riscos.

 

O PRINCE2 recomenda o gerenciamento de riscos através dos seguintes passos a seguir, onde os quatro primeiros são executados em sequência e o último é executado em paralelo a estes.

Identificação – consiste em identificar o contexto e os riscos do projeto. Avaliação – consiste em estimar as ameaças e oportunidades, os impactos e avaliar a

agregação de todas as ameaças e oportunidades identificadas através de algumas técnicas como, por exemplo, Análise de Monte Carlo e Valor Monetário Esperado.

Planejamento – consiste em dar as respostas de gerenciamento para cada risco identificado visando eliminar ou reduzir os efeitos das ameaças e maximizar as oportunidades.

Implementação – consiste em garantir que a resposta planejada ao risco será acionada, seus efeitos serão monitorados e ações corretivas serão realizadas nos casos onde as respostas aos riscos não surtirem o efeito esperado.

Comunicação – consiste em garantir a comunicação, relacionada às ameaças e oportunidades, para todos os envolvidos do projeto e, até mesmo, stakeholders externos. Os riscos devem ser comunicados como parte dos seguintes produtos de gerenciamento: relatórios de verificação, relatórios gerenciais, relatórios de final de estágios, relatórios de final de projeto e relatórios de lições.

 

Concluindo, os riscos devem ser identificados, avaliados e controlados para eliminar ou amenizar os efeitos das ameaças e maximizar as oportunidades. O gerenciamento de riscos é de fundamental importância para melhorar a capacidade de garantir os objetivos do projeto.  Este post é apenas uma visão geral do Tema Riscos do método PRINCE2, para maiores detalhes sugiro consultar o manual PRINCE2 ou o livro Management of Risk do OGC.