Embed Size (px)
Citation preview
i
BUKU PEDOMAN UMUM
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
UNIVERSITAS UDAYANA
ii
� � �� � �� � � �� � � � � � � � � � �� � � � �� �� �� � � � �� � � � � � � � � � �� � � �� � � � ��� � � � � �� � � � ���� �� � �� ! " # $ % & ' " ( ) * + & " # " , - " # ) #. # / + . % 0 1 " 2 % 3 ) , 4 % & ' " " ' " + 3 ) ( ) 2 " , 2 ! " # $ % & ' " + , ' + # ( ) , 2 + ( + ( # " ," ' " + ( ) ( & ) * 1 " , 5 " # $ % & ' " " , , 5 "6 5 " , 2 7 ( 1 + / . ) 4 " * " 8 ' 8 ( " 7 . . ) ' ) / " - . + " ' + 4 % & ' " " , 9 % / " - % * # " , ' " , & "( ) , 2 + * " , 2 % & ) ( 1 " ' " . " , ( ) , + * + ' & ) * " ' + * " , & ) * + , 9 " , 2: + , 9 " , 2 " , 5 " , 2 1 ) * / " # + ; � � � � � � � � � �� ���� �� �< �� = " * " , 2. % " & " 9 ) , 2 " , . ) , 2 " > " ( ) / " , 2 2 " * 9 " , ' " , & " - " # ( ) / " # + # " , & ) * 1 + " ' " , . ) 1 " 2 " % ( " , " 9 % ( " #. + 99 " / " ( 3 " . " /? @ 5 " ' A � B " ' " + 3 " . " /C D @ 5 " ' A � B 9 " , @ 5 " ' A? B 9 % & % 9 " , " 9 ) , 2 " , & ) , > " * " ( " . % , 2: ( " . % , 2 & " / % , 2. % , 2 # " ' � A. " ' + B 1 + / " , 9 " , E " ' " + 9 ) , 9 " & " / % , 2 . ) 9 % # % ' F & �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� B 9 % & % 9 " , "9 ) , 2 " , & % 9 " , " & ) , > " * " & " / % , 2 / " ( " I A / % ( " B ' " - + , 9 " , E " ' " + 9 ) , 9 " & " / % , 2 1 " , 5 " # F & I G G G G G G G G6 G GA / % ( " * " ' + . > + ' " * + & % " - B
50 iii
PUSAT ARSIPARIS
2009
BUKU PEDOMAN UMUM
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
UNIVERSITAS UDAYANA
iv 49
BUKU PEDOMAN UMUMPENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
UNIVERSITAS UDAYANA
PUSAT ARSIPARIS 2009
Koordinator Tim Penyusun: Ida Bagus Arimbawa
Penyunting: Jiwa Atmaja
Cover & Ilustrasi: Repro
Design & Lay Out: Putu Mertadana
Diterbitkan oleh:Udayana University Press
Kampus Unud Sudirman Gedung Pascasarjana Lt.1 R.1.1Jl. P.B. Sudirman, Denpasar - Bali, Telp. 081 337 491 413
[email protected] h! p://penerbit.unud.ac.id
Cetakan Pertama:2009, x + 112 hlm, 14 x 21 cmJ K L M N O P K O K Q K R S T U V N WXJ K L M N O P K Y N V N T Q U T Z N [ T Q K T Z\ [ T Q K T Z ]_̀̂ a b a c d e f c d g h i a j a g e f e i f b k a c l a m n f k a d _ a c a j a g n f̀ g b g o _ n _ k g m g _ c _j a c i a _ p _ c j f b j g̀ _ n q a b _ i f c f b k _ jr
01 Pemanfaatan Teknologi
Komunikasi
TP.01 Media Pembelajaran
00 Pemanfaatan Teknologi
Informasi
01 Pemanfaatan Teknologi
Komunikasi
TP.02 Studio
00 Radio
01 Televisi
02 Multi Media
CATATAN:
Kesepakatan dalam Pelatihan Tata Kelola Kearsipan
yang diikuti oleh para Arsiparis dilingkungan Univ.
Udayana pada tanggal: 25 Pebruari 2009 disepakati sbb:
Penetapan Kode Klasifi kasi arsip terhadap kode
surat yang timpang dengan Kep. Setjend. Depdiknas
Nomor: 41268/A.A1/kp/2008, diterapkan sbb:
Ditulis Kode lama terlebih dahulu, kemudian
diikuti dengan garis miring lanjut penulisan kode
sesuai kode yang tertuang pada Pola Klasifi kasi Arsip
Depdiknas.
Contoh:
PM/ PP.04 = SURAT ARSIP PENGABDIAN
MASYARAKAT.
48 v
02 Bahan Ajar/Media Pembelajaran
03 Laboratorium
PP.03 Ijazah dan Transkrip
00 Ijazah
01 Transkrip
02 Keterangan Lulus Sementara
03 Legalisasi
PP.04 Penelitian dan Pengabdian
Masyarakat
00 Penelitian ( Unud pake kode
PL)PL/PP
01 Pengabdian Masyarakat ( Unud
pake kode PM ) PM/PP.04
02 Pengembangan IPTEK
PP.05 Alumni ( Jobdes. BAK, pake kode
KM)
PP.06 Tenaga Pengajar ( Pake Kode DT/
BAA)
00 Dosen
01 Guru Besar
02 Konsultan Akademik
PP.07 Forum Senat
PP.08 Wali Amanah
PP.09 Program Studi ( Pake Kode DT.BAA
00 Diploma
01 Strata-1
02 Strata-2
03 Strata-3
04 Extention
05 Jarak Jauh
TP TEKNOLOGI PENDIDIKAN
TP.00 Sistem/Model Pembelajaran
00 Pemanfaatan Teknologi
Informasi
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa (Ida Sang Hyang Widhi Wasa) atas anugrah-Nya sehingga Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip Inaktif Universitas Udayana ini dapat dirampungkan sesuai rencana.
Buku ini memuat tentang pokok-pokok pengelolaan arsip inaktif/statis di lingkungan Universitas Udayana yang dapat dipakai sebagai pedoman/acuan dalam mengelola arsip inaktif/statis bagi unit-unit kerja di lingkungan Universitas Udayana. Karena buku pedoman ini hanya memuat ketentuan-ketentuan pokoknya saja, sudah barang tentu aturan-aturan yang bersifat spesifi k belum dimuat dan akan dimuat dalam buku khusus untuk itu.
Tim Penyusun menyadari bahwa dengan keterbatasan pengetahuan, tentu buku ini belum dapat dikatagorikan sebagai “Buku Pedoman” yang sempurna, karena itu melalui kesempatan ini, dengan rendah hati kami mengharapkan masukan yang sifatnya membangun dan penyempurnaan buku ini pada masa yang akan datang. Masukan diharapkan dari berbagai pihak dan dapat disampaikan secara lisan atau tertulis kepada kami.
Melalui kesempatan ini pula, Tim Penyusun menyampaikan ucapan terimakasih yang setinggi-tingginya kepada Rektor Universitas Udayana dan semua pihak atas sumbangsihnya baik dalam bentuk moril maupun materiel sehingga Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip inaktif dapat terwujud.
Bukit Jimbaran, November 2009Tim Penyusun
vi 47
termasuk Wali Amanah ?
01 Organisasi Kemahasiswaan
(Jobdes. BAK, pake kode KM )
02 Organisasi Profesi Dosen ?
03 Pemberdayaan Perguruan Tinggi
04 Dewan Pendidikan Tinggi
II.2. PP PERKULIAHAN/
PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN
PP.00 Administrasi Penyelenggaraan
Pendidikan
00 Kalender Akademik
01 Penerimaan Mahasiswa Baru
02 Registrasi Mahasiswa
03 Absensi/Presensi Kehadiran
Mahasiswa
04 Administrasi Ujian
05 Administrasi Pelulusan
PP.01 Kemahasiswaan
00 Cuti Mahasiswa
( Jobdes. BAA, pake kode DT )
01 Dispensasi
( Jobdes. BAK pake kode KM )
02 Beasiswa (sda )
03 Senat Mahasiswa (sda)
04 Kegiatan mahasiswa (sda)
05 Mahasiswa Berprestasi (sda)
06 Mahasiswa Meninggal Dunia
(sda)
07 Mahasiswa Asing
( Jobdes. BAA, pake kode DT )
PP.02 Prasarana dan Sarana Akademik (Pake
Kode DT/ BAA)
00 Kurikulum
01 Deskripsi Mata Kuliah
46 vii
WS.02 Laporan
00 Laporan Hasil Pemeriksaan
01 Laporan Hasil Monitoring
WS.03 Tindak Lanjut
WS.04 Pengabdian Masyarakat
WS.05 Forum Komunikasi
II. MASALAH SUBSTANTIF
DILINGKUNGAN PENDIDIKAN TINGGI
II.1. DT.00 Akademik ( BAA )
00 Kurikulum
01 Program Studi
02 Pengembangan Wawasan
Akademik
03 Pengembangan Prestasi
Akademik
04 Proses Pembelajaran
05 Sarana dan Media Pengajaran
06 Evaluasi Akademik
DT.01 Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
00 Penelitian ( Jobdes. Lemlit,
pake kode PL )
01 Pengabdian Masyarakat (KKN,
KKL) ( Jobdes. LPM pake kode
PM )
02 Kreativitas Mahasiswa
( Jobdes. BAK, pake kode KM )
II. KM/DT.01.02
DT.02 Ketenagaan
00 Tenaga Akademik
01 Tenaga Non Akademik
DT.03 Pembinaan Kelembagaan
00 Organisasi Perguruan Tinggi
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ....................................................... v
BAB I PENDAHULUAN .................................................. 1
a. Latar belakang ...................................................... 1
b. Dasar Hukum ........................................................ 2
c. Maksud dan Tujuan ............................................. 3
d. Pengertian Umum ................................................ 4
BAB II PENGOLAHAN ................................................... 7
a. Pendataan .............................................................. 7
b. Pemilahan .............................................................. 11
c. Pendiskripsian ...................................................... 12
d. Pembuatan skema pengaturan arsip ................. 15
e. Pengelompokan indek ......................................... 16
f. Penomoran dan labelisasi.................................... 19
g. Pembuatan DPA .................................................... 20
BAB III PENYIMPANAN ................................................ 23
a. Penataan Ruang simpan ...................................... 23
b. Pemeliharaan ruang simpan ............................... 25
c. Penataan arsip ....................................................... 26
d. Retensi/ Penyusutan arsip ................................... 27
BAB IV. LAYANAN ARSIP ............................................. 30
a. Peminjaman arsip ................................................. 30
b. Pencarian ............................................................... 31
c. Pengambilan arsip ................................................ 32
d. Pencatatan .............................................................. 33
e. Penempatan arsip ................................................. 34
BAB V. PENUTUP ............................................................ 35
Lampiran Pola Klasifi kasi Arsip .................................... 37
viii 45
DL.01 Penyelenggaraan Diklat
00 Prajabatan (Jobdes BAUK/kepeg
pake kode KP)
01 Pimpinan (sda)
02 Fungsional(Jobdes BAA )
03 Teknis
(Jobdes BAUK/Kepeg, pale kode
KP)
DL.02 Pengiriman Peserta Diklat
00 Dalam Negeri
01 Luar Negeri
DL.03 Pengiriman Peserta Pendidikan Gelar
Job Des BAA, (DT)
00 Dalam Negeri
01 Luar negeri
DL.04 Seminar/lokakarya/Workshop/Bimkos/
Bimtek
DL.05 Evaluasi Diklat
I.11. PG PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
PG.00 Rencana Litbang
PG.01 Pelaksanaan Litbang
00 Kurikulum
01 Penilaian dan Pengujian
02 Kebij akan dan Inovasi
03 Statistik Bidang Pendidikan
PG.02 Evaluasi dan Laporan Penelitian
PG.03 Forum Komunikasi Kelitbangan
I.12. WS PENGAWASAN
WS.00 Rencana Pengawasan
WS.01 Pelaksanaan Pengawasan
00 Rutin
01 Khusus
02 Monitoring
44 1
01 Konsumsi dan akomodasi
02 Perawatan
03 Perjalanan Dinas
04 Pengurusan VISA/Paspor
05 Mess, Rumah Jabatan,
Rumah Dinas, Wisma /
Villa,Hostel, Penginapan
06 Telekomunikasi ( Job Des
Bag Perlengkapan
07 Kebersihan dan Taman
TU.05 Keamanan dan Ketertiban
00 Personil
01 Dokumen
02 Material/fi sik
I.9. TI TEKNOLOGI INFORMASI DAN
KOMUNIKASI ( Jobdes. DIVINKOM )
TI.00 Sistem Informasi Manajemen (SIM)
00 SIM Kepegawaian
01 SIM Keuangan
02 SIM Barang
03 SIM Persuratan
04 SIM Kearsipan
TI.01 Sistem Informasi Pendidikan
00 Sistem Informasi Pendidikan
Tinggi
I.10. DL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DL.00 Rencana/Program Diklat
00 Rencana Kebutuhan Diklat
(Jobdes. BAA untuk Dosen )
(Jobdes BAUK, Kepeg /Untuk
Pegawai, pake kode KP.)
01 Kurikulum dan Silabus
02 Modul
BAB 1PENDAHULUAN
a. Latar belakang
Fenomena arsip inaktif di lingkungan Universitas
Udayana, secara umum terlihat masih beraneka ragam
dan belum semuanya tertata rapi di masing- masing Unit
Kerja. Menyimak kondisi seperti ini, di samping adanya
himbauan dari Depdiknas, Rektor Universitas Udayana
menyadari akan arti pentingnya suatu arsip pada masa-
masa yang akan datang. Mengantisipasi fenomena yang
demikian, Rektor Universitas Udayana menaruh perhatian
khusus dan berkomitmen serta berupaya agar arsip
inaktif/statis di lingkungan Universitas Udayana dapat
digali, ditata, serta dikelola sedemikian rupa, sehingga
saat dibutuhkan arsip inaktif bisa ditemukan dengan
cepat dan tepat. Di samping itu, Universitas Udayana telah
memiliki Arsiparis yang berasal dari staf administrasi
yang mempunyai hasrat ingin pindah ke status Arsiparis,
dan sampai saat ini Universitas Udayana telah memliki
Arsiparis sebanyak 26 orang. Di samping itu, pada masa
akan datang Universitas Udayana akan membentuk
pangkalan data sebagai antisipasi dalam menghadapi
persaingan global yang telah mulai dirasakan dewasa ini.
Atas dasar pemikiran yang demikian, akhirnya Rektor
Universitas Udayana mengeluarkan Surat Keputusan
nomor: 359/ H.14/TU/2008 tertanggal: 9 Oktober 2008
yang membentuk satu wadah beserta perangkat/struktur
organisasinya, yang diberi nama Pusat Arsiparis. Pusat
Arsiparis inilah yang diharapkan dapat bermanfaat sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) yang diberikan,
2 43
yaitu:
a. Menyiapkan rumusan kebij akan, standar, norma dan
pedoman teknis pengelolaan arsip di lingkungan
Universitas Udayana berdasarkan kebij akan, standar,
norma dan pedoman dari departemen.
b. Mengelola arsip inaktif di lingkungan Universitas
Udayana.
c. Melakukan pembianaan dan pengawasan
ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan
Universitas Udayana.
d. Mengendalikan dan mengkoordinasikan pengelolaan
arsip di lingkungan Universitas Udayana sejak
penciptaan hingga penyusutan.
b. Dasar Hukum
Dasar hukum penyusunan Buku Pedoman ini sbb:
1. Undang- undang RI Nomor; 7 tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
2. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 34 tahun 1979
tentang Penyusutan Arsip.
3. Keputusan Presiden RI Nomor: 105 tahun 2004 tentang
Pengelolaan Arsip Statis.
4. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 03 tahun 2000 tentang
Standar minimal gedung dan ruang penyimpanan
arsip inaktif.
5. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 10 tahun 2000
tentang Standar Folder dan Guide Arsip.
6. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 11 tahun 2000
tentang Standar Boks Arsip.
7. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 12 tahun 2000
tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip.
8. Peraturan MENPAN Nomor: Per/3/M.PAN/3/2009.
9. Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka
Kreditnya.
PR.01 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah
PR.02 Evaluasi Program
PR.03 Laporan
00 Laporan Berkala
01 Laporan Insidentil
02
I.7. LK PERLENGKAPAN
LK.00 Rencana Kebutuhan Perlengkapan
LK.01 Pengadaan Barang dan Jasa
00 Pengadaan Barang Habis Pakai
01 Pengadaan Barang Bergerak/
Inventaris
02 Pengadaan Barang Tidak
Bergerak/Investasi/Asset
03 Pengadaan Jasa
LK.02 Penyimpanan/Pergudangan
LK03 Penyaluran/Distribusi
LK.04 Inventarisasi Barang
LK.05 Pemeliharaan/Perbaikan
00 Barang Bergerak/Inventaris
01 Barang Tidak Bergerak/investasi/
Asset
LK.06 Penghapusan
00 Barang Bergerak/Inventaris
01 Barang Tidak Bergerak/Investasi/
Asset
I.8. TU KETATAUSAHAAN
TU.00 Persuratan
TU.01 Penggandaan
TU.02 Kearsipan
TU.03 Kerumahtanggaan
00 Kendaraan Dinas
42 3
HM.02 Keprotokolan
00 Penerimaan Tamu Dinas
01 Jamuan Makan/Resepsi
02 Acara Kedinasan
03 Upacara/Peringatan Hari Besar
04 Pelantikan dan Serah Terima
Jabatan (Jobdes Bag Kepeg, pake
kode KP)
HM.03 Kunjungan Dinas
00 Dalam Negeri
01 Luar Negeri
HM.04 Dengar Pendapat
HM.05 Sidang Kabinet/Rakor
HM.06 Penerbitan dan Publikasi
00 Buletin/Majalah ( Jobdes
UPT Peerbit..? )
01 Pameran ( Jobdes. Bag. SIM/
BAPSI, pake kode PR )
02 Sayembara/Lomba/Festival
HM.07 Dokumentasi
00 Foto/Video/Film
01 Guntingan Koran/Kliping Koran
HM.08 Perpustakaan ( Job Des. Perpustakaan).
00 Pengadaan Bahan Pustaka
01 Pengolahan Bahan Pustaka
02 Pelayanan Bahan Pustaka
03 Penghapusan Bahan Pustaka
I.6. PR PERENCANAAN
PR.00 Rencana/Program Kerja
00 Jangka Panjang
01 Jangka Menengah/Rencana
Strategis
02 Tahunan
10. Peratuan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 37
tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan
Depdiknas.
11. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor;
145/U/2004 tentang Jadual Retensi Arsip Keuangan
dan Kepegawaian di lingkungan Depdiknas.
12. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor:
13 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif
dan Fasilitatif di lingkungan Depdiknas.
13. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor:
26 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif
dan Fasilitatif di lingkungan Perguruan Tinggi dan
Kopertis.
14. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 1
tahun 2006 tentang pedoman Pelaksanaan Penyerahan
Arsip Statis di lingkungan Depdiknas.
15. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 42
tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas.
c. Maksud dan Tujuan
Buku Pedoman ini diharapkan dapat memberikan
informasi umum tentang pengelolaan Arsip di Universitas
Udayana, sehingga diharapkan para pengguna arsip
mengetahui bahwa Universitas Udayana sudah memiliki
Pusat Arsiparis dan mengerti tentang pengelolaan arsip
di Universitas Udayana.
Tujuan umum:
• Menjamin arsip dapat disediakan dengan cepat, tepat,
aman, dan efi sien;
• menjamin arsip tidak mengalami kerusakan dan
hilang;
• menjamin arsip yang bernilai guna kesejarahan dapat
diselamatkan dan dilestarikan.
4 41
Tujuan khusus:
• Universitas Udayana memiliki arsip yang terintegrasi,
terorganisir, tertata dengan rapi sesuai dengan kaidah
- kaidah kearsipan yang berlaku di Indonesia
• Menghasilkan satu sistem akuisisi, pengumpulan,
penataan, pelestarian dan pelayanan informasi
kearsipan yang akuntabel sebagai penunjang
kelancaran tugas - tugas Universitas Udayana (Tri
Dharma Perguruan Tinggi)
• Meningkatkan kualitas sumber daya manusia
pengelola kearsipan agar memiliki keahlian di bidang
manajemen kearsipan yang profesional.
• Meningkatkan sarana prasarana penunjang kegiatan
kearsipan yang dapat dimanfaatkan untuk menelaah,
menganalisis, menyajikan data dan memberikan
layanan informasi yang berhubungan dengan
arsip untuk kepentingan Universitas Udayana dan
stakeholders.
d. Pengertian Umum
Untuk mendapatkan kesamaan persepsi terhadap
segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas
pokok dan fungsi (tupoksi) Pusat Arsiparis, dalam Buku
Pedoman ini dipandang perlu menetapkan pengertian
tentang arsip, lembaga dan lainnya yang terkait dengan
kearsipan.
1. Universitas dimaksudkan adalah Universitas
Udayana.
2. Fakultas dimaksudkan adalah semua fakultas
yang berada di bawah/ di lingkungan Universitas
Udayana.
3. Lembaga dimaksudkan adalah Lembaga Penelitian
dan Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat.
4. Unit kerja lainnya adalah Jajaran BAUK, BAA, BAPSI,
01 Pendirian Lembaga Pendidikan
Informal
02 Pendirian Lembaga Pendidikan
Non Formal
HK.06 Sertifi kasi dan Akreditasi
00 Lembaga Pendidikan Formal
(Jobdes Bag Perencanaan, pake
kode PR )
01 Guru/Dosen ( Jobdes. Bag
Kepeg, pake kode KP )
I.4. OT ORGANISASI DAN TATA LAKSANA
OT.00 Organisasi
00 Struktur, tugas, dan fungsi
(Jobdes Bag Kepeg/ BAUK, pake
kode KP)
01 Analisis jabatan ( J o b d e s
TU)
OT.01 Tata Laksana
00 Sistem dan Prosedur Kerja
01 Pembakuan Sarana Kerja
OT.02 Evaluasi Organisasi dan Tata
Kerja (Jobdes Kepeg, pake
kode KP )
I.5. HM KEHUMASAN
HM.00 Hubungan Antar Lembaga
00 Antar Lembaga Pemerintah
01 Swasta/LSM
02 Perusahaan
03 Lembaga Pendidikan
HM.01 Media Massa
00 Media Cetak
01 Media Elektronik
02 Media Internet
40 5
13 Surat Edaran/surat Edaran
Bersama Eselon I
14 Pedoman, Standar, Juklak, Juknis
dan Protap Eselon I
15 Peraturan/Keputusan Rektor
16 Instruksi Rektor
17 Peraturan/Keputusan Bersama
Rektor
18 Surat Edaran/Surat Edaran
Bersama Bersama Rektor
19 Pedoman, Standar, Juklak, Juknis
dan Protan Rektor
HK.01 MoU/Kontrak/Perjanjian Kerjasama
( Jobdes Bag. Kerjasama, pake kode LN/
DN )
00 Dalam negeri
01 Luar Negeri
HK.02 Sosialisasi/penyuluhan/pembinaan
hukum
HK.03 Bantuan/konsultasi/advokasi
HK.04 Kasus Hukum
00 Pidana
01 Perdata
02 Tata Usaha Negara
03 Agama
04 Adat
05 Ketenagakerjaan
06 Internasional
HK.05 Perizinan
00 Pendirian Lembaga Pendidikan
Formal (Jobdes Bag. Perencanaan/
BAPSI, pake kode PR )
BAK, UPT dan Unit kerja lainnya yang dibentuk atas
dasar Surat Keputusan Rektor.
5. Sarana dan prasarana dimaksudkan adalah:
a. Ruang penyimpanan arsip standar.
b. Ruang tempat kerja pengolahan arsip.
c. Ruang kerja Arsiparis dan sekretariat.
d. Sarana lainnya untuk menunjang kegiatan
Arsiparis.
6. Arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Lembaga-lembaga Negara dan badan-badan
Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang diterima oleh badan-badan
swasta dan/ atau perorangan dalam bentuk corak
apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
7. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi Negara (pasal 2 ayat a
UU No. 7 Tahun 1971).
8. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung
dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan
dalam penyelenggaraan administrasi.
9. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi
sudah menurun.
10. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan
secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
6 39
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
Negara.
11. Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensial (mutlak)
untuk kelangsungan hidup organisasi.
12. Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis
kertas.
13. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah
arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan
menggunakan peralatan khusus yang memiliki
bentuk fi sik beraneka ragam tergantung pada media
teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya.
14. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan,
digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi,
aktivis dan fungsi lembaga atau individu yang
ditransfer dan diolah dengan sistem komputer.
15. Arsiparis adalah PNS yang diberi tugas, tanggung
jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat
yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan
kearsipan.
16. Petugas arsip adalah staf yang ditunjuk untuk
melaksanakan tugas di bidang kearsipan.
17. Unit kearsipan adalah unit pengelola arsip pada
tingkat Departemen, unit utama, pusat-pusat,
Perguruan Tinggi Negeri, Koordinator Perguruan
Tinggi Swasta dan unit pelaksana teknis.
18. Pola klasifi kasi arsip adalah pola penyimpanan
arsip yang disusun secara sistematis dan logis serta
hierarkis berdasarkan fungsi yang ada di Departemen
yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip
secara subjek
KP.05 Kesejahteraan
00 Perumahan
01 Koperasi
02 Taspen
03 Asuransi Kesehatan
04 Angkutan pegawai
05 Bantuan sosial
06 Rekreasi
KP.06 Pemberhentian
00 Dengan hormat
01 Tidak dengan hormat
KP.07 Organisasi Non Kedinasan
00 Korpri
01 Dharma Wanita
I.3. TU ( HK HUKUM )
HK.00 Peraturan Perundang-undangan
00 Undang-Undang
01 Peraturan Pemerintah Pengganti
Undang-Undang
02 Peraturan Pemerintah
03 Peraturan/Keputusan Presiden
04 Instruksi Presiden
05 Peraturan/keputusan Menteri
06 Instruksi Menteri
07 Peraturan Bersama/Surat
Keputusan Bersama
08 Surat Edaran/Surat Edaran
Bersama
09 Pedoman, Standar, Juklak dan
Protap
10 Peraturan/Keputusan Eselon I
11 Instruksi Eselon II
12 Peraturan Bersama/Surat
keputusan Bersama Eselon I
38 7
01 Analisis jabatan (Job Des Bag Tata
Usaha)
02 Evaluasi jabatan
03 Standar kompetensi dan
kualifi kasi
04 Da$ ar urut kepangkatan
05 Usulan formasi
06 Penetapan formasi
KP.01 Pengadaan
00 Seleksi Penerimaan
01 Pengangkatan CPNS
02 Pengangkatan PNS
03 Pengangkatan kembali PNS
04 Pegawai honorer/kontrak
KP.02 Pembinaan
00 Kenaikan pangkat/golongan
01 Pengangkatan dalam jabatan
fungsional
02 Pengangkatan dalam jabatan
structural
03 Mutasi pegawai
04 Tugas perbantuan/dipekerjakan
05 Alih tugas/alih jabatan
06
KP.03 Pembinaan jabatan fungsional
KP.04 Cuti
00 Cuti di luar tangguan Negara
01 Cuti Besar
02 Cuti tahunan
03 Cuti alasan penting
04 Cuti lainnya
05
KP.04 Disiplin
00 Da$ ar hadir
01 Hukuman disiplin
BAB II
PENGOLAHAN
a. Akuisisi
Dalam konteks University Archives, akuisisi
diartikan sebagai penelusuran/penemuan arsip-arsip
yang mempunyai nilai guna di lingkungan Universitas
Udayana, baik yang bersifat permanen maupun tidak.
Proses akuisisi itu sendiri dilakukan secara terus menerus
sepanjang waktu, karena pertumbuhan arsip-arsip di unit-
unit kerja di lingkungan Universitas Udayana tidak akan
pernah berhenti. Dalam konteks kelembagaan, strategi
pelaksanaan akuisisi dapat bersifat pasif atau aktif.
Strategi akuisisi yang bersifat pasif, yakni Pusat Arsiparis
hanya terlibat dalam pekerjaan evaluasi bahan/arsip yang
diserahkan oleh unit-unit kerja. Syarat utama dari strategi
ini adalah tiap-tiap unit kerja sudah melaksanakan
prosedur penyusutan secara konsisten dan sempurna serta
penilaian arsip sudah dilakukan di unit-unit kerja.
Sementara itu, strategi akuisisi bersifat aktif
diberlakukan bila proses dan prosedur penyusutan di
unit-unit kerja tidak berjalan sempurna, dan bahkan
dilingkungan Universitas Udayana belum pernah
dilakukan secara terjadwal mengikuti jadwal retensi
yang diberlakukan dilingkungan Depdiknas. Salah satu
indikator bahwa proses dan prosedur penyusutan tidak
berjalan sempurna adalah tidak adanya Jadual Retensi
Arsip (JRA) di masing-masing unit kerja.
Oleh karena itu, Pusat Arsiparis Universitas Udayana
menerapkan strategi akuisisi yang bersifat aktif dengan
segala risiko yang mungkin akan timbul.
8 37
Unsur terpenting dalam akuisisi arsip ini adalah
penilaian terhadap arsip, yang akan disimpan. Dalam hal
ini, ada dua tahap dalam proses penilaian arsip, yakni
tahap seleksi arsip dan penentuan penilaian arsip. Tahap
seleksi arsip antara lain, upaya mengidentifi kasi arsip
yang akan disimpan, jenis-jenis arsip, media arsip, unit-
unit yang mempunyai arsip permanen. Tahap berikutnya
adalah penentuan nilai arsip yang layak disimpan di Pusat
Arsip Universitas Udayana berdasarkan nilai evidensial
dan informasionalnya.
Arsip yang mengandung nilai evidensial meliputi:
(1) Arsip-arsip yang memberikan penjelasan tentang
perubahan dan perkembangan organisasi, asal-usul,
struktur, peran administrasi dan operasional; (2) Arsip
yang menjelaskan bukti-bukti keberadaan organisasi dan
fungsi-fungsinya. Sedangkan nilai informasional adalah
arsip-arsip yang memberikan informasi penting terhadap
unit-unit kerja dan para peneliti (terutama still images)
yang terkait dengan perorangan, benda, tempat, peristiwa,
dan lain- lainnya.
Pemindahan arsip inaktif oleh unit kerja dapat
dilaksanakan pada Pusat Arsiparis dengan dua sistem,
yaitu:
a. Pemindahan arsip tidak teratur, bahwa arsip yang
diserahkan kepada Pusat Arsiparis masih dalam
keadaan kacau, di mana semua arsip diserahkan
begitu saja tanpa memperhatikan arsip itu sendiri
apakah mempunyai nilai guna atau tidak, dan tidak
teratur. Di sini, diserahkan dalam bentuk jumlah
(karung/kotak/box/dll) yang disertai dengan Berita
Acara Pemindahan (BAP).
b. Pemindahan arsip teratur, bahwa arsip yang
diserahkan sudah jelas dan teratur. Dalam penyerahan
arsip teratur ini hendaknya disertai dengan Da$ ar
Lampiran Pola Klasifi kasi Arsip
Berdasarkan Keputusan SekJend DEPDIKNAS
No: 41268/A.A1/KP/2008, Pola Klasifi kasi Kearsipan
dilingkungan Universitas Udayana dibagi dalam dua
bagian yaitu:
I. MASALAH FASILITATIF
I.1. KU KEUANGAN
KU.00 Penyusunan Anggaran
00 Pembahasan Anggaran
001 mbahasan anggaran pnbp
unud 20010
002 Pendapatan SPP/SDPP Fak
Kedokteran
01 Pagu Indikatif
02 DIPA
KU.01 Pelaksanaan Anggaran
00 Pendapatan
00 Pajak
01 Bukan Pajak (PNBP)
01 Belanja
Belanja Pegawai
Belanja Operasional
Belanja Modal
KU.02 Perbendaharaan
KU.03 Bantuan Luar Negeri
KU.04 Sistem Akuntansi
KU.05 PertanggungJawaban Keuangan
00 Neraca
01 Laporan Keuangan
I.2. KP KEPEGAWAIAN
KP.00 Formasi
00 Analisis kebutuhan pegawai
36 9
Semoga buku pedoman ini dapat dipakai sebagai
acuan bagi semua pihak di lingkungan Universitas
Udayana, terutama dalam hal memberikan pelayanan
arsip kepada yang membutuhkan dengan prosedur yang
berlaku di Universitas Udayana.
Nopember 2009
Pusat Arsiparis Unud
Tim Penyusun
Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) agar lebih cepat
dipahami dan diproses lebih lanjut.
Berita Acara Pemindahan (BAP) dan Da$ ar Pertelaan
Arsip Sementara (DPAS) dibuat rangkap dua, yaitu
rangkap pertama untuk Unit Kerja yang bersangkutan dan
rangkap kedua untuk Pusat Arsiparis. Da$ ar Pertelaan
Arsip Sementara ini bermanfaat untuk memberikan
gambaran tentang asal-usul arsip tersebut dan untuk
mengetahui lebih cepat perihal yang terkandung pada
arsip itu sendiri. Ada pun bentuk/format Da$ ar Pertelaan
Arsip Sementara adalah sebagai berikut:
DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA
Nama Unit Kerja/ Instansi :Alamat :Telepon :
NO URUT
SERI/ URAIAN
MASALAH/ PERIHAL
NOMOR & KODE SURAT
KURUN WAKTU
JLH/LB/EXP
KETASLI/ COPY
Denpasar/Bukit Jimbaran,...................2009Penerima Pengolah
(..............................................) (.........................................................)NIP: NIP:
10 35
Contoh Berita Acara Pemindahan (BAP) Arsip Sementara
KOP SURAT UNIT KERJA
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Nomor: ( unit kerja ybs )
Pada hari ini..........tanggal:.......bulan.....tahun......., yang
bertandatanagan dibawah ini:
Nama :
NIP :
Pangkat/ gol :
Jabatan :
Atas nama unit kerja.....................................................sebagai
pihak pertama;
Nama :
NIP :
Pangkat/ gol :
Jaatan :
Atas nama Pusat Arsiparis Universitas Udayana sebagai
pihak kedua;
Pihak pertama telah memindahkan arsip inaktif
unit....................berjumlah....... bok/ berkas. Pihak kedua telah
menerima dan membenarkan bahwa arsip yang dipindahkan oleh
pihak pertama sesuai dengan Da$ ar Pertelaan Arsip Sementara
(DPAS) seperti tersebut di atas. Pihak kedua selanjutnya bertanggung
jawab mengelola arsip inaktif yang telah dipindahkan oleh pihak
pertama.
Tempat, tanggal/ bulan/tahun
Yang menerima Yang menyerahkan,
........................... .................................................
NIP: NIP:
BAB V
PENUTUP
Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan
bahwa Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip inaktif
mutlak harus ada dan dapat dipakai sebagai pedoman
dalam mengelola arsip inaktif simpan di lingkungan
Universitas Udayana. Tanpa buku pedoman tentu dalam
pengelolaan arsip simpan akan kehilangan arah, tidak
sistematis dan akan terjadi adanya perbedaan persepsi
dalam melaksanakan tugas.
Buku Pedoman ini disusun berdasarkan aturan-
aturan yang berlaku sebagaimana menjadi dasar hukum
buku pedoman ini, dan dengan mengadakan studi
banding baik melalui web maupun media cetak, maka
segala sesuatu yang termuat dalam buku pedoman ini
dapat mendekati akurasinya dan dapat dipertanggung
jawabkan.
Buku Pedoman ini hanya memuat aturan-aturan
pokoknya saja, terutama mengenai bagaimana mengelola
arsip simpan dengan baik dan sistematis mulai dari
mengakuisisi arsip, lanjut arsip tersebut diserahkan
kepada pusat arsiparis, kemudian dikelola sampai dengan
arsip tersebut disimpan pada ruang depo, termasuk
memberikan pelayanan dan servis informasi tentang arsip
inaktif kepada pengguna arsip dan stakeholders. Hal-hal
yang bersifat spesifi k dalam pengelolaan arsip simpan,
baik fi sik, seperti aturan-aturan yang harus terpenuhi
dalam membangun gedung/ruang arsip simpan maupun
non-fi sik seperti jadual retensi arsip simpan dan lain-
lainnya akan disusun dalam buku tersendiri.
34 11
jumlahnya, keasliannya, kapan dipinjam dan kapan
kembali.
Contoh :
BUKU CATATAN PEMINJAMAN ARSIP
NoNama
PeminjamJenis arsip
Jumlah arsip
Asli/ copy
Tgl pinjam
Tgl kembali
Ket
e. Penempatan arsip
Arsip yang dikembalikan agar diperiksa kembali
kelengkapannya, dengan mencocokkan pada buku
catatan peminjaman arsip. Bila telah lengkap,
petugas arsip memberikan catatan pada buku catatan
peminjaman arsip bahwa arsip dimaksud telah
dikembalikan. Dilanjutkan dengan memasukkan
kembali ke dalam box di mana arsip itu diambil/
disimpan. Out indikator Box keluar agar dicabut.
Untuk mencegah terjadinya kerusakan terhadap arsip
simpan, hendaknya arsip-arsip yang akan dipindahkan
difumigasi pada ruangan khusus untuk itu dan pengelola
arsip simpan terhindar dari serangan penyakit yang
menyertai arsip simpan itu sendiri.
b. Pemilahan
Pemilahan arsip inaktif diawali dengan mengadakan
pemeriksaan terhadap arsip itu sendiri, yaitu suatu
kegiatan kontrol awal yang harus dilaksanakan dalam
rangka penyimpanan arsip, apakah arsip tersebut sudah
benar-benar inaktif. Pemilahan dimaksudkan adalah
memisahkan arsip yang mempunyai nilai guna dengan
lembaran yang menyertai arsip itu sendiri, sehingga dapat
diseleksi arsip mana yang akan dilanjutkan untuk diproses.
Hal ini penting artinya jangan sampai lembaran yang tidak
berguna mengacau arsip yang mempunyai nilai guna, di
samping untuk menghindari adanya tumpukan arsip yang
tidak berguna. Kemudian diperiksa pula kelengkapan
dari setiap seri. Bila ditemukan ada seri arsip yang kurang
lengkap, maka harus diupayakan kelengkapannya dengan
cara memeriksa da$ ar arsip yang berasal dari unit lain,
atau menanyakan kepada unit kerja asal. Apabila langkah
ini juga belum menghasilkan kelengkapan seri arsip yang
dicari, maka sebaiknya menghubungi pejabat berwenang
untuk membuat semacam arsip pengganti. Kegiatan
ini juga merupakan recek dari kegiatan pemeriksaan
yang dilakukan ketika akan menyimpan arsip inaktif.
Selanjutnya, perlu juga diperiksa kondisi fi sik setiap lembar
arsip, khusus untuk seri arsip memiliki retensi panjang
atau mungkin merupakan arsip vital. Bila ditemukan arsip
yang kondisinya sudah rusak maka perlu dilaksanakan
perbaikan seperlunya.
12 33
Dalam hal pemilahan arsip hendaknya dilakukan
dengan hati-hati jangan sampai arsip yang mempunyai
nilai guna ternoda/rusak. Cara melaksanakan pemisahan
antara arsip dengan nonarsip terlebih dahulu harus
dikenali mana yang mempunyai nilai guna dan yang tidak,
kemudian arsip yang tidak mempunyai nilai guna mulai
dipisahkan untuk dimusnahkan. Lembaran yang menyertai
arsip dapat dikatagorikan seperti: blangko kosong, ordener,
sampul, amplop dan fotocopy arsip bilamana arsip yang
aslinya tidak ada. Kemudian arsip yang mempunyai nilai
guna dikumpulkan dan dikelompokkan berdasarkan:
a. Seri, artinya berdasarkan kesamaan jenis/ bentuk,
contoh: Kumpulan Surat Keputusan Rektor/ Dekan,
Ketua/ Ketua Unit kerja lainnya.
b. Rubrik, artinya berdasarkan kesamaan permasalahan
yang terjadi contoh: Masalah Kepegawaian,
Keuangan, Penelitian, dan lain-lain
c. Dosir, artinya arsip dikumpulkan berdasarkan
kesamaan urusan/ kegiatan contoh: personel fi le,
seminar, Yayasan, kegiatan minat mahasiswa, dan
lain-lain
Arsip yang telah dikumpulkan dikelompokkan
kembali sesuai dengan pola klasifi kasi arsip yang berlaku
di Universitas Udayana untuk diproses pada tahap
selanjutnya.
c. Pendeskripsian
Pendeskripsian arsip dilakukan terhadap arsip
yang masih dalam keadaan kacau. Setelah semua seri
arsip diperiksa dengan teliti, maka langkah berikutnya
adalah melaksanakan pendeskripsian arsip. Kegiatan ini
dilaksanakan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip
yang telah dilaksanakan oleh Arsiparis di central fi le.
Contoh :
OUT INDIKATOR ARSIP KELUAR
Nama Peminjam ( nama jelas dan lengkap)
Arsip yang dipinjam
Kode R :
No. Rak :
No. B : (No. Bok)
No. S : ( No. Sampul)
Diskripsi: (Uraian singkat/ perihal arsip)
Tgl Pengambilan (Hari, tgl, bln, th)
Tgl Kembali (Hari, tgl, bln, th)
Petugas (Nama dan paraf petugas)
Penjelasan :
1. Out Indikator dibuat rangkap dua:
2. Satu rangkap ditempel pada Box arsip
3. Satu rangkap untuk petugas arsip ( Arsiparis)
OUT INDIKATOR BOX KELUAR
Box Pengganti diisi label:
BOX KELUAR
(dengan label warna hij au)
(besarnya Box sama dengan box arsip keluar)
d. Pencatatan
Langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan
dipinjam dalam sarana peminjaman baik berupa
buku, formulir atau sarana lainnya. Hal-hal yang
perlu dicatat meliputi: nama peminjam, jenis arsip,
32 13
c. Pengambilan Arsip
Setelah box arsip ditemukan, langkah berikutnya
adalah mengambil arsip dari dalam box. Sebelum
arsip diambil, terlebih dahulu harus kita siapkan out
indikator (semacam tanda keluaran arsip). Bila yang
diambil satu folder/map, maka perlu disiapkan out
indikator berupa guide atau folder. Bila yang diambil
satu box, maka perlu disiapkan out indikator berupa
box. Juga memuat formulir yang di dalamnya berisi
minimal tentang tanggal pengambilan, siapa yang
meminjam, arsip apa yang dipinjam dan sampai
kapan dipinjam.
Setelah out indikator disiapkan dan telah
diisi formulirnya secara benar, maka arsip yang
bersangkutan diambil dari tempatnya, kemudian
tempat tersebut diganti dengan box kosong yang berisi
label out indikator box keluar dengan warna hij au.
Penggunaan out indikator semacam ini biasanya
disebut charge out procedure, yang akan sangat
berguna untuk mengontrol arsip yang dipinjam dan
memudahkan dalam menyimpan kembali arsip,
sehingga tidak salah tempat.
Pendeskripsian yang dilakukan di pusat arsip harus
senantiasa memperhatikan hubungan antara arsip yang
berasal dari unit kerja satu dengan unit kerja lainnya,
sehingga dasar kegiatan deskripsi ini adalah pengetahuan
atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki organisasi. Di
sini, jelas berbeda dengan deskripsi yang dilakukan
oleh Arsiparis di central fi le (unit kerja), karena Arsiparis
mendeskripsi arsip yang ada di lingkungan unit kerjanya
saja.
Kegiatan deskripsi yang demikian, akan menghasilkan
suatu tunjuk silang, karena arsip dari unit yang satu berkait
dengan arsip dari unit lainnya. Penciptaan tunjuk silang
dapat dilaksanakan dalam bentuk lembaran, guide atau
folder yang diletakkan di dalam box arsip, namun dapat
pula dituangkan dalam da$ ar pertelaan arsip sebagai alat
bantu penemuan arsip.
Untuk mendapatkan keseragaman dalam
pelaksanaannya, maka pendeskripsian di sini dapat
dilakukan dengan menggunakan format tertentu yang
berisikan informasi tentang arsip dimaksud sebagai
berikut:.
14 31
KARTU DESKRIPSI ARSIP INAKTIFPUSAT ARSIPARIS UNIVERSITAS UDAYANA
Unit Pencipta : Kode :Tahun berkas/Arsip: No. Diskripsi :
Uraian singkat: No. Sampul : No. Box : No. Rak :
Tingkat Keaslian: Jlh. Berkas/Arsip : (Asli/Foto Copy): Kondisi Fisik arsip :
Keterangan ( cara pengisian ):
1. Unit pencipta: diisi dengan dari Unit Kerja mana asal
arsip.
2. Tahun berkas/ arsip: diisi dengan tahun berapa berkas/
arsip itu diciptakan.
3. Kode: diisi dengan Kode surat/ berkas yang diarsipkan
( lihat Pola klasifi kasi Arsip).
4. Nomor deskripsi: diisi oleh petugas/Arsiparis pada
saat pendeskripsian.
5. Uraian singkat: diisi dengan perihal surat yang akan
diarsipkan. Bilamana terdapat dua atau lebih perihal/
masalah, dapat ditambahkan Cq. Masalah yang
dimaksud.
6. Asli/ fotocopy: diisi dengan melihat arsip itu sendiri,
apakah asli atau fotocopy atau turunan
Contoh :
PUSAT ARSIPARIS UNIVERSITAS UDAYANA
FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP
Peminjam :
Jabatan : (dosen/ pegawai/teknisi/strutural/lainnya)
Unit Kerja :
Indeks : Kode:
Isi Ringkas :
Dari : Kepada:
Mengetahui PeminjamKepala......................
................................... ........................................NIP:............................... NIP:................................
Tanggal Peminjaman : .....................................................Tanggal harus dikembalikan: .....................................................
Diterima kembali di arsip Petugas PeminjamTanggal: ................................................................ .........................................
b. Pencarian
Pencarian arsip inaktif dapat dilaksanakan melalui
da$ ar pertelaan arsip. Pertama yang harus kita ketahui
adalah masalah apa yang akan dipinjam, kemudian
dicari serinya. Berdasarkan seri arsip yang ada pada
Da$ ar Pertelaan Arsip (DPA) akan merujuk nomor
box dan nomor sampul serta lokasi penyimpanan
arsip yang akan dipinjam.
30 15
BAB IV
LAYANAN ARSIP
Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip
atau pemberian service informasi yang terkandung di
dalam arsip yang disimpan. Kegiatan pelayanan arsip pada
umumnya mengatur tentang kewenangan penggunaan
arsip dan prosedur penggunaannya.
Kewenangan penggunaan arsip pada umumnya
diatur berdasarkan jenjang jabatan pengguna arsip.
Pimpinan tertinggi dari suatu organisasi berhak
menggunakan seluruh arsip dari organisasi itu. Kepala
unit kerja A mempunyai kewenangan menggunakan arsip
tentang pelaksanaan tugas dan fungsi unit A. Apabila
unit A membutuhkan arsip yang ada pada unit B perlu
memperoleh ij in dari pejabat unit B atau sebaliknya.
Kewenangan pengguna arsip ini perlu diatur sedemikian
rupa sehingga keamanan informasi yang terkandung
dalam arsip itu sendiri tetap terjaga.
Setelah kewenangan pengguna arsip diatur, langkah
berikutnya adalah:
a. Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip atau pelayanan informasi dapat
dilaksanakan melalui lisan, tertulis ataupun melalui
telepon/fax/email. Akan sangat baik dalam kegiatan
ini disiapkan formulir peminjaman. Formulir ini
minimal memuat identitas peminjaman arsip, seperti :
nama, unit kerja, dan jenis arsip yang dipinjam, untuk
kepentingan apa dan berapa lama dipinjam.
7. Jumlah berkas: diisi dengan jumlah lembar, gabung/
set
8. Kondisi fi sik arsip: diisi dengan mencermati arsip itu
sendiri apakah dalam keadaan baik/ rusak.
9. No. Sampul diisi nomor sampul pada saat arsip
dimasukkan ke dalam sampul.
10. No. Box diisi dengan nomor box pada saat arsip
dimasukkan kedalam box.
11. No. Rak diisi dengan nomor rak di mana arsip itu
disimpan (bila rak penyimpan arsip lebih dari satu).
Kartu pendeskripsian ini dibuat rangkap dua, yaitu:
1. Rangkap pertama dipergunakan untuk manufer
tunjuk silang arsip dan selanjutnya dimanfaatkan
untuk dimuat pada Da$ ar Pertelaan Arsip (DPA)
2. Rangkap kedua dipergunakan pada arsip itu sendiri
untuk mempermudah menemukan.
d. Pembuatan skema pengaturan arsip
Skema pengaturan arsip simpan dimaksudkan
adalah pembuatan pos-pos masalah yang ada pada arsip
simpan itu sendiri. Dalam hal ini, ada beberapa alternatif
skema pengaturan yang umum bisa dimanfaatkan, yaitu:
1. Klasifi kasi, yaitu penyusunan arsip simpan dapat
dilakukan berdasarkan pola klasifi kasi arsip yang
berlaku di lingkungan Departemen masing- masing.
Untuk di lingkungan Depdiknas, diberlakukan pola
klasifi kasi berdasarkan Keputusan Setjend. Depdiknas
Nomor: 41268/A.A1/KP/2008 yang mengatur tentang
Pola Klasifi kasi Kearsipan di lingkungan Depdiknas.
2. Struktur organisasi, yaitu penyusunan arsip simpan
dapat dilakukan berdasarkan struktur organisasi
yang ada di lingkungan Perguruan Tinggi tersebut,
seperti Rektorat, Lembaga, Biro, Bagian/Sub Bagian,
16 29
Fakultas dan Jurusan/ Program Studi.
3. Tupoksi, yaitu penyusunan arsip simpan dilakukan
berdasarkan tugas pokok dan fungsi dari masing-
masing unit kerja yang ada di Perguruan Tinggi
dimaksud baik yang eselon maupun noneselon.
4. Deskripsi, yaitu penyusunan arsip simpan berdasarkan
uraian singkat yang terkandung dalam surat/arsip itu
sendiri dan sudah barang tentu memerlukan adanya
keahlian dalam hal menentukan uraian surat yang
akan dimanfaatkan sebagai deskripsi.
5. Unit kerja terkait/yang bersangkutan, yaitu
penyusunan arsip simpan berdasarkan unit-unit kerja
yang ada dan dibentuk dengan Keputusan Rektor, baik
eselon maupun noneselon, yang dalam melaksanakan
tugas pokok dan fungsinya ada kaitannya antara unit
kerja yang satu dengan yang lainnya, seperti Lembaga
Penelitian dengan pusat-pusat Penelitian, demikian
juga dengan kelompok-kelompok peneliti, Badan
Penjaminan Mutu (BPMU) dengan Unit Penjaminan
Mutu Fakultas (UPMF), Pusat Arsiparis dengan Unit
arsip Fakultas.
6. Kombinasi dari 5 poin tersebut di atas. Bila ini
dilakukan untuk arsip simpan maka sudah barang
tentu akan sangat rumit dilaksanakan karena
permasalahan yang terkandung di dalamnya sangat
kompleks. Di lingkungan Universitas Udayana
diharapkan bisa menerapkan skema pola klasifi kasi
yang berlaku di lingkungan Depdiknas sehingga
dengan demikian akan menjadi pola yang seragam
dengan yang diterapkan Depdiknas.
e. Pengelompokan Indeks
Berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal
Depdiknas nomor: 41268/ A.A1/KP/2008, tertanggal
dan fasilitatif yang berlaku di lingkungan Perguruan
Tinggi dan Kopertis sebagaimana tertuang pada
Peraturan Menteri Pedidikan Nasional nomor: 26 tahun
2006.
2. Pelaksanaan pemusnahan
Pemusnahan arsip ditentukan oleh pimpinan setelah
mendapat persetujuan dari unit kerja asal arsip simpan.
Pelaksanaan pemusnahan segera dilakukan dengan
cara dibakar, dicacah, dikubur atau mempergunakan
larutan kimia lainnya, yang pada akhirnya baik fi sik
dan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut
tidak dapat dikenali lagi. Pemusnahan arsip tersebut
disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat hukum atau
dari bagian perundang-undangan.
3. Dokumentasi pemusnahan
Sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah
(PP) Nomor: 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip
bahwa setiap pemusnahan arsip harus berdasarkan
kebij aksanaan pimpinan, artinya harus ada surat
keputusan tentang arsip yang akan dimusnahkan.
Kemudian harus pula dibuat berita acara pemusnahan
dan da$ ar arsip yang dimusnahkan.
Semua dokumentasi dari kegiatan pemusnahan arsip
perlu disimpan sebagai arsip vital, khususnya Surat
Keputusan Pimpinan, berita acara dan da$ arnya,
karena ia akan menjadi pengganti arsip yang telah
dimusnahkan dan sebagai dokumentasi organisasi.
28 17
untuk waktu tertentu, dimusnahkan atau mungkin
diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI) untuk arsip yang bernilai guna sekunder
(memiliki kandungan informasi bersejarah).
Penyusunan da$ ar pemusnahan arsip dilakukan
oleh para Arsiparis yang diberikan tugas untuk itu
berdasarkan format terlampir.
Contoh format da$ ar pemusnahan arsip inaktif/ statis.
DAFTAR RETENSI ARSIP INAKTIF/ STATIS
UNIVERSITAS UDAYANA
No.Kode
surat
Perihal/Jenis/Seri/
DosirThn No. Box Retensi
1 2 3 4 5 6
Penjelasan :
1. Diisi nomor urut;
2. kode surat diisi kode surat yang diarsipkan;
3. perihal/jenis/seri/dosir diisi dengan penjelasan singkat
isi surat arsip termasuk jenisnya/seri/dosir;
4. tahun diisi dengan tahun surat yang diarsipkan;
5. no. Box diisi dengan nomor box di mana surat arsip
itu disimpan;
6. retensi diisi dengan tenggang waktu sesuai dengan
JRA.
Kemudian mengundang unsur-unsur terkait untuk
mencermati dan menentukan jadual retensinya
dengan mengacu kepada jadual retensi arsip substantif
18 Juli 2008, yang mengatur tentang Pola Klasifi kasi
Kearsipan di lingkungan Depdiknas, penerapan indeks
dalam penyusunan arsip inaktif/ statis dibagi menjadi dua
kelompok, yaitu:
1. Indeks yang menyangkut masalah fasilitatif
Masalah fasilitatif kemudian dibagi dan
dikelompokkan kembali yang disesuaikan dengan
kode surat yang berlaku di lingkungan Depdiknas
sbb:
a. KU dimaksudkan adalah untuk menyimpan
arsip yang menyangkut masalah Keuangan.
b. KP dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
yang menyangkut masalah Kepegawaian.
c. HK dimaksudkan adalah untuk menyimpan
arsip yang menyangkut masalah Hukum.
d. OT dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
yang menyangkut masalah Organisasi dan Tata
Laksana.
e. HM dimaksudkan adalah untuk menyimpan
arsip yang menyangkut masalah Kehumasan.
f. PR dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
yang menyangkut masalah perencanaan.
g. LK dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
yang menyangkut masalah perlengkapan
h. TU dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
yang menyangkut masalah ketatausahaan.
i. TI dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
yang menyangkut masalah teknologi informasi
dan komunikasi.
j. DL dimaksudkan adalah untuk menyimpan
arsip yang menyangkut masalah pendidikan dan
pelatihan.
k. PG dimaksudkan adalah untuk menyimpan
arsip yang menyangkut masalah penelitian dan
pengembangan.
18 27
l. WS dimaksudkan adalah untuk menyimpan
arsip yang menyangkut masalah pengawasan.
m. Dan seterusnya.
Dari Kode Surat ini kemudian dikelompokkan
kembali ke dalam subkode, yang disesuaikan dengan
job diskription dari masing-masing Unit kerja dan dapat
mempergunakan angka.
2. Indeks yang menyangkut masalah substantif
Masalah substantif di sini tampaknya memang
dikelompokkan sedemikian rupa, khusus yang
menyangkut masalah tugas pokok Perguruan Tinggi,
yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi, kemudian dibagi
dan dikelompokkan kembali yang disesuaikan
dengan kode surat yang berlaku di lingkungan
Depdiknas sbb:
1. DT dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
yang menyangkut masalah Pendidikan Tinggi
yang meliputi:
a. DT 00 Arsip yang menyangkut tentang
akademik.
b. DT 01 Arsip yang menyangkut tentang
Penelitian dan Pengabdian Masyarakat.
c. DT 02 Arsip yang menyangkut tentang
ketenagaan.
d. DT 03 Arsip yang menyangkut tentang
pembinaan kelembagaan.
2. PP dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip
yang menyangkut masalah Pendidikan Tinggi
yang meliputi:
a. PP.00 Arsip yang menyangkut tentang
administrasi penyelenggaraan pendidikan.
b. PP.01. Arsip yang menyangkut tentang
kemahasiswaan.
maka langkah berikutnya adalah menata box dalam rak
arsip. Penataan box dalam rak arsip sangat tergantung
pada sistem penomoran box yang digunakan dan sangat
tergantung pada ruang dan alat simpan yang tersedia. Jika
terdapat beberapa ruangan, maka perlu diberi kode huruf
untuk setiap ruangan yang ada. Bila terdapat banyak rak
dalam setiap ruangan, maka juga harus disiapkan kode
untuk setiap rak. Dengan demikian, nomor box atau label
box menjadi: A.02.56, yang artinya arsip disimpan di ruang
A, pada rak 02 dan nomor box 56.
D. Retensi Arsip
Retensi dimaksudkan adalah suatu kegiatan yang
dilakukan untuk mengadakan penyusutan/pemusnahan/
penghapusan terhadap arsip inaktif yang tidak
mempunyai nilai guna lagi sesuai dengan Jadual Retensi
Arsip (JRA) dengan tujuan mengurangi tumpukan arsip
dan untuk memberikan kenyamanan, kebersihan, serta
menjaga kesehatan dalam hal melaksanakan tugas-tugas
rutin.
Beberapa tahapan yang harus dilalui dan
dilaksanakan adalah:
1. Penyeleksian
Seleksi terhadap arsip yang tenggang waktu retensinya
ditentukan telah habis dapat dilaksanakan berdasarkan
Jadual Retensi Arsip (JRA) sebagaimana diatur dalam
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor : 26
tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif
dan Fasilitatif. Setelah arsip tersebut terseleksi, maka
perlu dibuat da$ arnya, yang kemudian diajukan ke
panitia pemusnahan arsip untuk diadakan penilaian
kembali. Penilaian kembali terhadap arsip yang akan
dimusnahkan ini kemungkinan akan menghasilkan
suatu keputusan arsip tersebut disimpan kembali
26 19
Fentilasi dan kelembaban udara di ruang simpan/
depo hendaknya mendapatkan perhatian dengan baik
untuk memberikan jaminan arsip dapat tersimpan dalam
waktu lama yang disertai dengan alat pemantau suhu
udara.
Pemeliharaan ruang simpan pada hakikatnya [di
dalamnya] meliputi pemeliharaan fi sik, yaitu:
a. Pemeliharaan gedung/bangunan/ruang depo.
Pemeliharaan gedung/bangunan/ruang depo arsip
simpan perlu dikelola dengan baik, dan dibersihkan
secara rutin termasuk dinding, langit-langit jangan
sampai menglupas yang akan mengakibatkan berdebu,
bocor atau lembab. Demikian pula pemeriksaan
instalasi listrik dan air dilaksanakan secara pereodik.
Apabila terdapat kerusakan-kerusakan fi sik/ gedung/
bangunan/ruang depo, maka segera diperbaiki agar
arsip simpan tidak menjadi rusak.
b. Peralatan.
Demikian pula terhadap peralatan yang ada,
hendaknya diperlakukan sama dengan pemeliharaan
gedung/bangunan/ruang, terlebih lagi rak yang
terbuat dari besi, maka perlu diberi bahan antikarat.
Alat pemadam kebakaran harus ada dan senantiasa
dikontrol oleh petugas.
C. Penataan Arsip
Penataan arsip dalam setiap box sebaiknya hanya
berisi satu seri arsip saja, atau seri yang sangat berdekatan
dengan retensi yang sama. Jika dalam satu box berisi
beberapa seri yang berbeda, maka akan mempersulit
ketika arsip tersebut akan disusutkan. Setelah semua arsip
dimasukkan dalam box dan box tersebut diberi nomor/kode
sesuai dengan nomor urut atau lokasi penyimpanannya,
c. PP.02. Arsip yang menyangkut tentang
Prasarana dan sarana Akademik.
d. PP.03. Arsip yang menyangkut tentang Ijasah
dan transkrip.
e. PP.04 Arsip yang menyangkut tentang
Penelitian dan Pengabdian Masyarakat.
f. PP.05. Arsip yang menyangkut tentang
alumni.
g. PP.06 Arsip yang menyangkut tentang tenaga
pengajar.
h. PP.07. Arsip yang menyangkut tentang forum
Senat.
i. PP.08. Arsip yang menyangkut tentang Wali
Amanah.
j. PP.09. Arsip yang menyangkut tentang
program studi.
Dari kode surat ini kemudian dikelompokkan
kembali ke dalam subkode, yang disesuaikan dengan
job diskription dari masing-masing unit kerja dan dapat
mempergunakan angka. Namun demikian, sampai saat
ini terdapat perbedaan kode surat yang dimanfaatkan
di lingkungan Universitas Udayan, seperti bidang
kemahasiswaan dipakai kode KM, Lembaga Pengabdian
Kepada Masyarakat mempergunakan kode PM.01.04.
Untuk itu, pola klasifi kasi kearsipan di lingkungan
Universitas Udayana tetap mengikuti pola klasifi kasi
kearsipan di lingkungan Depdiknas dengan diadakan
modifi kasi sesuai dengan kesepakatan para Arsiparis di
lingkungan Universitas Udayana seperti terlampir.
f. Penomoran dan Labelisasi
Pemberian nomor dan label pada setiap berkas
yang akan diarsipkan mengandung makna yang sangat
20 25
penting, mengingat melalui kegiatan ini akan dapat
memberikan petunjuk yang lengkap, jelas dan cepat
dalam hal pencarian arsip-arsip/berkas yang disimpan,
dengan memperhatikan pola klasifi kasi pengarsipan
yang berlaku. Pemberian nomor dan labelisasi pada box
arsip simpan ini dilaksanakan oleh Arsiparis yang ada di
lingkungan unit kerja masing-masing, yang sudah barang
tentu disesuaikan dengan nomor dan label dari mulai
diarsipkan sampai berkelanjutan.
g. Pembuatan DPA
Setelah selesai dilaksanakan pengolahan terhadap
arsip simpan, sebagai langkah terakhir adalah membuat
Da$ ar Pertelaan Arsip (DPA). Hal ini dimaksudkan untuk
mengetahui hal-hal yang disimpan di Depo Arsip.
Rentang waktu terhadap arsip simpan yang bisa
dilaksanakan pada Pusat Arsiparis Universitas Udayana
tentu menyesuaikan dengan ketentuan yang diatur dalam
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 37
tahun 2006 pada pasal 16 disebutkan bahwa:
1. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka
simpan 10 (sepuluh) tahun atau lebih dilaksanakan
pada pusat arsip departemen.
2. Pengelolaan arsip inaktif bagi arsip yang memiliki
jangka simpan kurang dari 10 (sepuluh) tahun
dilaksanakan pada pusat arsip unit utama, pusat-
pusat, dan unit organisasi lain di lingkungan
Departemen Pendidikan Nasional.
b. Box dan kertas pembungkus dengan ukuran
tertentu, tali pengikat, karet, ATK, plastik
pembungkus, obat-obatan, masker, slop tangan,
baju khusus, topi, kapur barus dan bahan
pengawet lainnya.
c. Filling kabinet, ordener, baki surat, lemari besi,
rak buku, lemari arsip alat pengukur kelembaban
udara, pengatur suhu udara khususnya diruang
arsip vital, compack rolling shelving, rotary fi lling
sistem, compack rotary fi lling, vertical plan fi lling
sistem, data plan fi lling sistem, memory wri" er, mikro
fi lm, komputer, desk tray, roll fi le trolley (tempat
penyimpan arsip yang mudah dipindahkan
karena ada rodanya).
Penyediaan sarana prasarana yang diperlukan
seyogyanya dilakukan oleh setiap unit kerja di mana
Arsiparis ditempatkan.
B. Pemeliharaan Ruang Simpan
Pemeliharaan arsip simpan merupakan kegiatan
yang harus dilakukan secara kontinyu, mengapa
demikian?, karena bahan rekam yang digunakan untuk
membuat arsip terdiri atas komponen-komponen yang
satu dengan yang lainnya saling kontak. Kerusakan arsip,
selain disebabkan oleh faktor dari dalam juga disebabkan
oleh faktor luar, seperti udara, cahaya, mikro organisme
serta oleh petugas arsip karena kesalahan penanganan
maupun penyimpanannya. Pemeliharaan arsip dapat
dilakukan dengan memberikan perawatan khusus oleh
petugas dengan mempergunakan obat-obatan, seperti
obat anti rayap, jamur, kapur barus dan lainnya baik
dilakukan secara poles, oles, semprot, vacum cleaner dan
lainnya.
24 21
bagian belakang yang di dalamnya terdapat berbagai
fasilitas penyimpanan sesuai dengan media dan jenis
arsip yang disimpan. Ruangan ini sebaiknya jauh dari
tempat yang peruntukkannya sebagai :
a. Penyimpanan zat kimia, dapur, regenci kamar
mandi
b. Unit mesin AC.
c. Loteng atau basemen yang tidak dikontruksi
khusus sesuai standar penyimpanan arsip.
4. Sarana lainnya yang perlu disediakan adalah sbb:
a. Rak penyimpan arsip
Model rak penyimpanan arsip dirancang
sedemikian rupa sesuai dengan arsip yang
akan disimpan. Rak ini bisa tertutup dan bisa
juga terbuka, tergantung pemanfaatannya.
Arsiparis wajib mengevaluasi arsip mana yang
cocok tersimpan dalam rak terbuka begitu juga
sebalikya. Rak terbuka sebaiknya terbuat dari
besi baja, dengan tinggi hampir setinggi ruangan
sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan
ruang secara vertikal. Jarak antara rak dengan
langit-langit sekitar 60 cm. Untuk menstabilkan
rak, maka bagian atasnya diikat dengan kawat
baja dihubungkan dengan rak lainnya, sehingga
semua rak dalam satu ruangan merupakan satu
ikatan yang saling memperkuat satu sama lain.
Pengaturan rak perlu dilaksanakan dengan
baik sehingga tidak memakan banyak ruangan,
tidak berada di bawah lampu dan kabel-kabel
listrik serta pipa air. Jarak antara deretan rak
membentuk lorong yang cukup untuk lalu-lalang
pengambilan arsip simpan, dengan jarak kurang
lebih 1 (satu) meter. Jarak antara rak dengan
tembok lebih kurang 70 – 80 Cm.
Adapun Da$ ar Pertelaan Arsip (DPA) dimaksud
adalah sebagai berikut:
DAFTAR PERTELAAN ARSIP
UNIT KERJA :Telp :
Petunjuk Pengisian Form:
1. Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja yang memiliki
arsip (Fak/ PS/ Biro/ Lembaga/ UPT/ dan lain-lain).
2. Telepon: diisi dengan nomor telepon Unit Kerja yang
bersangkutan.
3. No. Diisi dengan nomor urut.
4. Kode Klasifi kasi: diisi dengan kode yang tertuang
dalam pola klasifi kasi kearsipan Universitas
Udayana.
5. Indeks: diisi dengan indek surat yang tertuang dalam
pola klasifi kasi kearsipan Universitas Udayana.
6. Deskripsi/ uraian masalah: diisi dengan pokok
permasalahan yang tertuang pada surat/ berkas yang
akan diarsipkan.
7. Tahun: diisi dengan tahun berapa surat/ berkas itu
dibuat.
8. Seri: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk seri.
9. Rubrik: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk
UNIT KERJA :Telp :
No Kode Klasifikasi Indek Diskripsi/
Uraianmasalah
Tahun Sistim Penyimpanan Lokasi Penyimpanan. Ket
seri Rubrik Dosir
No.sampul
No.Boks
No.Rak
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
22 23
rubrik.
10. Dosir: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk dosir.
11. No. Sampul diisi dengan nomor sampul sebagai
pembungkus surat/ berkas yang akan diarsipkan.
12. No. Boks: diisi dengan nomor boks penyimpan arsip.
13. No. Rak: diisi dengan nomor rak yang dipakai untuk
menyimpan arsip.
14. Keterangan: diisi dengan hal-hal yang perlu untuk
mempermudah mengetahui kondisi arsip.
BAB III
PENYIMPANAN
A. Penataan Ruang Simpan
Dalam hal memberikan jaminan terhadap keamanan
arsip simpan, ruang simpan yang juga disebut Depo
mutlak harus ada. Penataan ruang simpan arsip di
dalamnya akan kita jumpai adanya sarana-prasarana
yang harus dipenuhi. Untuk itu, standar minimal sarana-
prasarana yang diperlukan untuk mengelola arsip inaktif/
statis adalah sbb:
1. Tersedianya ruangan sekretariat Pengelola Arsip
inaktif/statis yang memadai. Ruangan ini biasanya
terletak di bagian depan, digunakan untuk tempat
bekerja para pegawai/ Arsiparis. Luas ruangan ini
tergantung dari jumlah pegawai pada unit kerja
tersebut.
2. Tersedianya ruang fumigasi dan ruang sterill sesuai
dengan standar Nasional. Ruangan ini dibangun
sedemikian rupa diperuntukkan khusus untuk
fumigasi terhadap arsip yang akan disimpan di Depo.
Secara keseluruhan ruangan ini bersifat tertutup,
menghindari jangan sampai zat- zat kimia yang dapat
membunuh kuman-kuman yang ada pada arsip
simpan bisa keluar dari ruangan. Luas ruangan ini
menyesuaian dengan volume arsip yang ada.
3. Tersedianya ruangan Depo untuk menyimpan arsip
inaktif/ statis yang mampu menampung semua
Arsip yang akan disimpan, dengan ukuran luas, suhu
udara, fentilasi, tingkat kelembaban sesuai dengan
standar Nasional. Ruang penyimpanan ini terletak di
