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MENSAJE A LOS ALUMNOS 

La Importancia De Tus Apuntes 

Tomar  apuntes  es  una  técnica  fundamental  para  facilitarse  la  tarea  de  aprender  y 

estudiar.  La  integración  de  varias  habilidades  lleva  tiempo,  pero  con  la  práctica  se 

logran. 

Tomar  apuntes  ayuda  a  que  desarrollemos  la  capacidad  de  concentración.  Si  no 

aprendemos  a  concentrarnos,  la  vida  puede  acabar  siendo  profundamente  aburrida 

porque no podrías aprender más que cosas mecánicas... 

Aprender a concentrarte también te sirve para aprender a escuchar. Así que hay que 

proponerse  aprender  a  tomar  apuntes,  porque  aunque  pueda  resultar  difícil  al 

principio, es una actividad llena de ventajas.  

Aquí están unos consejos para poder tener unos apuntes bien hechos: 

‐ Entender lo importante de lo que no lo es. El profesor cuando dice algo importante lo 

resalta  repitiéndolo varias veces, así es que alerta cuando el  profe  repita algo,  toma 

nota. 

‐ Capta la idea y escríbela sin repetirla.  

‐ Utiliza  las  abreviaturas,  de  esta manera,  la  velocidad de  escritura  será mejor  y  no 

perderás el hilo de lo que el profesor dice. 

‐ Utiliza títulos, flechas, guiones, asteriscos y todos aquellos elementos que te ayuden a 

estudiar. De esta manera podrás identificar los puntos clave de tus apuntes. 

‐ No escribas muy junto, es mejor separar tu escritura, de esa manera podrás agregar 

algunas  ideas  tuyas  o  de  tus  compañeros.    La  ventaja  es  que  con  un  buen  orden 

estudiarás mejor.  

 3

INFORMACIÓN GENERAL 

El  presenta  trabajo  está  dirigido  a  los  alumnos  de  la  CARRERA  DE  TÉCNICO  EN 

INFORMÁTICA.  El  modulo  del  cual  se  desarrolla  los  apuntes  son  del  MÓDULO  III: 

Desarrollo  de  Sistemas  Básicos  de  Información  en  el  submódulo    II:  Diseñar 

Sistemas de Información que tiene una duración de 80 horas en el semestre. 

 

Para  mayor  referencia  a  continuación  se  presenta  la  estructura  curricular  del 

bachillerato tecnológico, donde se contempla la ubicación del Modulo III y el semestre 

donde se ubica. 

 

  

Las competencias se encuentran colocadas como capítulos para su manejo dentro de 

los  apuntes.  En  cada  uno  de  los  capítulos  se  localiza  la  información  necesaria  para 

consultar  dicha  competencia.  Se  anexa  un  pequeño  apartado  al  final  de  algunos 

capítulos  llamados  SITUACIÓN  el  cual  se  identifica  dentro  de  un  recuadro  para 

ejemplificar lo dicho en dicho capítulo.  

 

   

ii 

 4

INTRODUCCIÓN 

 

El desarrollo de los apuntes del submódulo Diseñar Sistemas de Información de 4to 

semestre, es el  reflejo de años de dedicación e  impartición de  esta materia, a su vez 

representa  una  útil  y  práctica  herramienta  para  los  profesores  que  imparten  la 

materia y de apoyo para los alumnos que cursan la carrera de Técnico en Informática. 

 

Haciendo un breve recuento de  la materia. En sus  inicios su nombre se denominaba 

Base de Datos  I  y  II,  que posteriormente  fue  y  es Diseñar  Sistemas de  Información. 

Esto  se  debió  al  cambio  de  la  nueva  reforma  del  bachillerato  en  su  estructura 

curricular de la cual se presentó la carrera de Técnico en Informática. 

 

Sin  importar  los  cambios  y  los  nuevos  nombres  de  esta  asignatura,  los  conceptos 

claves no han  cambiado mucho, por  tanto estos apuntes  son el  esfuerzo de años de 

dedicación para agilizar y obtener mejoras en la forma de dar los contenidos. 

 

Los apuntes son una herramienta importante, y con los trabajos  sobre competencias 

es indispensable tener a la mano los conceptos y guías sobre la materia para planificar 

actividades  orientadas  a  un  aprendizaje  significativo  y  con  base  en  esto,  tomar 

prácticas para generar una Zona de Desarrollo Próximo como Vigotsky menciona. 

 

Los apuntes son una ayuda en la asignatura, más no es el único elemento que se debe 

utilizar para su  impartición, con esto se busca mostrar varios  caminos al  tomar este 

trabajo como base para generar en los alumnos actividades que representen interés y 

generen  aprendizaje  por  sí  mismos  como  Ausubel  describe  en  su  aprendizaje 

significativo.  

 

   

iii 

 5

ÍNDICE

MENSAJE A LOS ALUMNOS INFORMACIÓN GENERAL INTRODUCCIÓN 

iiiiii

CAPÍTULO  I:  APLICAR  EL  ANÁLISIS  DE  SISTEMAS DE  ACUERDO A  LAS NECESIDADES  Y REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS  

1

1.1. Investigación preliminar  1.2. Propuesta de solución.  1.3. Estudio de factibilidad  1.4. Toma de decisiones  1.5. Requerimientos de un sistema  1.6. Obtener los datos del sistema empleando herramientas analíticas  1.7. Diagrama de Flujo 

234691015

CAPÍTULO II:  DETERMINAR LOS ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE BASE DE DATOS   18

2.1. Identificar tipo de información  2.2. Identificar tipos de usuarios  2.3. Determinar el equipo a utilizar  2.4. Determinar los programas a desarrollar  

19202021

CAPÍTULO III: DISEÑAR UNA BASE DE DATOS EN BASE AL MODELO ENTIDAD/RELACIÓN  

22

3.1. Definir entidades y relaciones 3.2. Establecer atributos  3.3. Definir los enunciados semánticos 3.4. Establecer los esquemas para los enunciados semánticos 3.5. Realizar el diagrama entidad/relación 

2223242627

CAPÍTULO  IV:  DESARROLLAR  BASES  DE  DATOS  MEDIANTE  UN  PROGRAMA ADMINISTRADOR   

29

4.1. Crear tablas de acuerdo a las entidades diseñadas4.2. Asignar las claves principales a las tablas creadas 4.3. Establecer relaciones entre las tablas creadas 

293536

CAPÍTULO V: VERIFICAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN.  435.1. Realizar pruebas al sistema de información5.2. Validar el sistema de información 5.3. Implantar el sistema de información 5.4. Realizar mantenimiento al sistema de información  

43454849

CAPÍTULO  VI:  ELABORAR  DOCUMENTOS  DEL  SISTEMA  DE  INFORMACIÓN  EN  UN LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN VISUAL  

51

 6

6.1. Elaborar el manual de técnico 6.2. Elaborar el manual de usuario  

5255

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 

 1

CAPÍTULO  I:  APLICAR EL ANÁLISIS DE  SISTEMAS DE ACUERDO A  LAS 

NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS  

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con 

el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos pueden ser 

transformados en una base de datos para su manejo y control de datos para hacer más 

eficiente el sistema. 

 

Un  sistema  se  puede  identificar  de  dos  formas:  Sistemas  automatizados  y  Sistemas 

Manuales.  Los  sistemas manuales  son aquellos que  se  llevan por medio de  acciones 

humanas denominados procesos. Los sistemas automatizados son aquellos se llevan a 

cabo  de  manera  automática,  donde  interviene  la  computadora  para  realizar  los 

procesos haciendo estos más eficientes y seguros.  

 

Para fines de simplificar lo dicho anteriormente, se puede comparar el sistema manual 

con  la  tiendita  de  la  esquina  que  lleva  el  control  de  lo  fiado  en  una  libreta  para  su 

posterior cobro, en cambio el sistema automatizado es un sistema similar pero llevado 

en  una  computadora por  ejemplo  un  supermercado  donde  se  cobrea  por  código  de 

barras y se da un ticket; se cobra en efectivo o con tarjeta de crédito. 

 

Para  realizar  el  desarrollo  de  un  sistema  de  manera  eficiente,  la  primera  etapa  a 

seguir  es  la  realización de un análisis,  ya que este  es  la base del  éxito o  fracaso del 

diseño de un sistema de información. Por tanto, un analista de sistemas generalmente 

evalúa la manera en que funciona un negocio, de tal suerte que se tiene que examinar 

las entradas, el procesamiento de los datos y la salida de información con el propósito 

de mejorar los procesos. 

 

  

Diagrama 1: Flujo de información en un negocio 

 

Proceso  Salida Entrada 

 2

En  la actualidad para muchas organizaciones,  los  sistemas de  información  basados 

en computadoras es el corazón de sus actividades cotidianas. Por ejemplo, el cálculo 

de nómina,  control de mercancía en almacén,  etc.,  por este motivo,  al  establecer  los 

sistemas de  información basados  en  computadoras deben  tener  la  certeza de  lograr 

un automatizado eficiente. 

 

Otro  punto  importante  para  tomar  en  cuenta  en  la  realización  de  los  sistemas  de 

información  es  la  necesidad  del  mismo  sistema,  ya  que  si  un  sistema  no  logra 

satisfacer  las  necesidades  de  entrada  y  salida  de  datos  precisos,  confiables  y 

completos no sirve para lograr un mejor funcionamiento del mismo. 

 

Estas y otras consideración para diseñar un sistema de información que satisfaga las 

necesidades de un negocio, se lleva de una mejor manera cuando se planea acorde a 

los requerimientos del sistema.  

 

A  continuación  se presenta un método claro y  fácil para el diseño de un  sistema de 

información,  que  ayuda  a  crear  un  sistema  automatizado  con  la  utilización  de  un 

manejador de base de datos. 

 

1.1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR  

 

El primer paso para iniciar un diseño de un sistema de información con la utilización 

de una Base de Datos es la investigación preliminar,  la cual nos ayuda a comprender 

los  procesos  y  las  cosas  que  pasan  en  un  negocio  para  poder  entender  su 

funcionamiento y de esta manera lograr aterrizar las ideas y no divagar en lo que se va 

a investigar. Es recomendable comenzar con sencillas preguntas a la hora de obtener 

información, tales como: ¿qué hacen en este lugar?, ¿cuáles son sus dificultades?, ¿Qué 

hacen los empleados habitualmente?, etc. 

 

 3

La investigación preliminar comienza con la solicitud por parte del dueño del negocio 

u otra persona que tiene interés de sistematizar su sistema manual.  

 SITUACIÓN: El dueño de  la farmacia necesita tener un sistema de  información que pueda usar para lograr la búsqueda eficaz de las medicinas cuando los clientes vayan a comprarla.  ¿Cuál es su problema? La respuesta es muy variada, pero la respuesta directa a la situación es:  R.­ El problema es que el dueño no es rápido en la búsqueda y por tanto,  los clientes se le juntan y se desesperan, por tanto se van a buscar su medicina a otras farmacias.  Las respuestas alternas son:  R1.­ Si no  tiene control de  las medicinas para su búsqueda, puede ser posible que no  tenga un control de la medicina y no sepa cuanta tiene en almacén.  R2.­ Si no  tiene un registro de  la medicina,  tampoco  lo tendrá de  los clientes, así que tampoco podrá tener un registro de sus clientes y saber cuáles son los que le puede dar promociones.   ¿Qué soluciones darle?  La  respuesta  es  Automatizando  su  sistema.  Esto  es:  lograr  que  lo  que  el  dueño  hace manualmente,  pasar  el  trabajo  a  la  computadora  para  que  el  solo  se  preocupe  en  traer  la medicina y cobrar.  

1.2. PROPUESTA DE SOLUCIÓN  

 

Terminada  la  investigación  preliminar,  se  presenta  una  propuesta  de  solución  que 

satisfaga  las  necesidades  y  presupuesto de  la  persona que  te  está  contratando para 

llevar a cabo la investigación. 

 

Muchas  solicitudes  no  están  formuladas  de  manera  clara,  por  lo  que  debe  de 

examinarse para determinar con precisión lo que el solicitante desea. Si el solicitante 

pide ayuda sin saber qué es lo que está mal o en donde se encuentra el problema, la 

aclaración se hace más difícil. En cualquier caso, antes de seguir adelante, la solicitud 

debe estar claramente planteada. 

 

 4

Después de aclarar lo que la persona quiere hacer, es factible dar varias alternativas 

para solucionar el o los problemas que se tienen en el sistema a automatizar. 

 

Los problemas más comunes en un sistema de  información son el manejo de mucha 

información en sus operaciones y la mala administración del personal para procesar 

esta gran cantidad de información en un periodo corto de tiempo. 

 SITUACIÓN: El dueño de  la farmacia necesita tener un sistema de  información que pueda usar para lograr la búsqueda eficaz de las medicinas cuando los clientes vayan a comprarla.  ¿Cuál es la petición?  La petición del dueño de la farmacia es que le puedas hacer un sistema que logre identificar en donde se encuentran las medicinas de los estantes.  ¿Cuáles son las alternativas?  Antes de hacer el sistema proponer acomodar  las medicinas en de acuerdo a un orden,   ya sea alfabéticamente, de acuerdo a la formula de la medicina, por etapas de edades, etc.  La  situación  es  clásica,  el  dueño  necesita  ser  eficiente  en  la  búsqueda,  pero  para  lograrlo, primero hay que tener un orden en  las medicinas de  la  farmacia, y después pensar en hacer el sistema.  

 

1.3. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD  

 

Ya  se  conoce  completamente  el  sistema  manual  y  sus  procesos,  ahora  se  debe 

determinar si los objetivos planteados anteriormente son factibles, es decir, si sobre el 

sistema  con  que  se  cuenta  actualmente  se  pueden  realizar  las  modificaciones 

necesarias para el logro de dichos objetivos. 

 

Es importante determinar que el sistema solicitado sea factible, para ello existen tres 

puntos importantes de factibilidad: 

 

 5

Factibilidad técnica: El  trabajo ¿puede realizarse con el equipo actual,  la tecnología 

existente de software y el personal disponible? Si se necesita nueva tecnología ¿cuál es 

la posibilidad de desarrollarla? 

 

Factibilidad  económica:  Al  crear  el  sistema  ¿los  beneficios  que  se  obtienen  serán 

suficientes para aceptar los costos?, ¿los costos asociados con la decisión de no crear 

el sistema son tan grandes que se debe aceptar el proyecto?  

 

Factibilidad  operacional:  Si  se  desarrolla  e  implanta,  ¿será  utilizado  el  sistema?, 

¿existirá cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios que dé como resultado 

una disminución de los posibles beneficios de la aplicación? 

 SITUACIÓN:  Se  llevó  el  estudio  de  factibilidad  en  la  Farmacia,  de  la  cual  se  obtuvieron  los resultados siguientes:  1.­ No cuenta con equipo de cómputo para desarrollar el software, pero se piensa comprar uno nuevo. 2.­ Son pocos los clientes que acuden a comprar medicina, pero se cambiará de local. 3.­ No se puede organizar el dueño de la farmacia con las medicinas, esta renuente a cambiar su método de acomodo, pero se contratará a personal.  ¿Es factible técnicamente?  R.­ De acuerdo a  los resultados, si no cuenta  la  farmacia con equipo, pero el dueño necesita el sistema, es recomendable comprar uno nuevo.  ¿Es factible económicamente?  R.­  Si  se  toma  por  el  lado  de  que  no  tiene  clientes,  puede  no  ser  factible,  pero  si  se  sabe  de antemano que se cambiará a una zona como a lado de un hospital, vale la pena invertir. Así que si el caso es este último, es muy factible.  ¿Es factible operacionalmente?  La  renuencia  del  dueño,  puede  ser  algo  que  no  sea  factible,  pero  si  se  sabe  que  va  a  tener empleados, es posible  lograr una mejor operatividad con  los nuevos usuarios del sistema de  la farmacia.  En  este  sentido,  de  acuerdo  a  las  investigaciones  que  se  realicen,  por  lo  generar  un  sistema siempre  es  factible  si  cumple  con  tres  cosas:  dinero,  disponibilidad  y  procesos  muy  bien diseñados.  

 6

1.4. TOMA DE DECISIONES  

 

¿QUÉ ES LA TOMA DE DECISIONES? 

 

La  toma  de  decisiones  es  un  proceso  en  el  que  uno  escoge  entre  dos  o  más 

alternativas. Todos y cada uno de nosotros nos pasamos todos los días y las horas de 

nuestra  vida  teniendo  que  tomar  decisiones.  Algunas  decisiones  tienen  una 

importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes 

en ella. 

 

La  toma  de  decisiones  en  una  organización  se  circunscribe  a  todo  un  colectivo  de 

personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos de empezar por hacer una 

selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia en 

el trabajo del jefe o encargado del proyecto. 

 

Los pasos en el proceso de la toma de decisiones son: 

 

1.‐ Determinar la necesidad de una decisión. 

2.‐ Identificar los criterios de decisión. 

3.‐ Asignar peso a los criterios. 

4.‐ Desarrollar todas las alternativas. 

5.‐ Evaluar las alternativas. 

6.‐ Seleccionar la mejor alternativa. 

 

Para darle una mejor explicación, a continuación se desglosa cada uno de los puntos 

arriba mencionados: 

 

1.­Determinar  la  necesidad  de  una  decisión  El  proceso  de  toma  de  decisiones 

comienza  con  el  reconocimiento  de  que  se  necesita  tomar  una  decisión.  Ese 

 7

reconocimiento lo genera la existencia de un problema o una disparidad entre cierto 

estado deseado y la condición real del momento. 

 

2.­  Criterios  de  decisión  Una  vez  determinada  la  necesidad  de  tomar  una 

decisión, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma. Vamos 

a considerar un ejemplo: 

 

"Una persona piensa adquirir un automóvil, los criterios de decisión de un comprador 

típico serán: precio, modelo, dos o más puertas, tamaño, nacional o importado, equipo 

opcional,  color,  etc.  Estos  criterios  reflejan  lo  que  el  comprador  piensa  que  es 

relevante.  Existen  personas  que  le  son  irrelevantes  que  sea  nuevo  o  usado,  lo 

importante  es  que  cumpla  sus  expectativas  de  marca,  tamaño,  imagen,  etc.,  y  se 

encuentre  dentro  del  presupuesto  del  que  disponen.  Para  el  otro  comprador  lo 

realmente  importante  es  que  sea  nuevo,  despreciando  el  tamaño,  marca,  prestigio, 

etc." 

 

3.­ Asignar peso a los criterios.‐ Los criterios enumerados en el paso previo no tiene 

igual importancia. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia 

en la decisión. 

 

Cuando el comprador del automóvil se pone a ponderar los criterios, prioriza los que 

por  su  importancia  condicionan  completamente  la  decisión:  precio  y  tamaño.  Si  el 

vehículo elegido tiene los demás criterios (color, puertas, equipo opcional, etc.), pero 

rebasa el importe de los que dispone para su adquisición o es de menor tamaño al que 

precisamos por el uso que se le va a dar, entonces nos encontramos con que los demás 

criterios son relevantes en base a otros de importancia trascendental. 

 

4.­ Desarrollar  todas  las alternativas Desplegar  las  alternativas.  El  tomador de  la 

decisión  tiene  que  confeccionar  una  lista  de  todas  las  alternativas  posibles  y  que 

podrían utilizarse para resolver el problema. 

 

 8

5.­  Evaluar  las  alternativas  Una  vez  identificadas  las  alternativas,  el  tomador  de 

decisiones  tiene  que  evaluar  de  manera  crítica  cada  una  de  ellas.  Las  ventajas  y 

desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son comparadas. 

 

La  evaluación  de  cada  alternativa  se  hace  analizándola  con  respecto  al  criterio 

ponderado. 

 

6.­   Seleccionar  la mejor alternativa Una  vez  seleccionada  la mejor  alternativa  se 

llegó al final de proceso de toma de decisiones. En el proceso racional, esta selección 

es bastante simple. El tomador de decisiones solo tiene que escoger la alternativa que 

tuvo  la  calificación  más  alta  en  el  paso  número  cinco.  El  ejemplo  nos  daría  como 

resultado la compra del Mercedes, con mínimas diferencias con las otras dos marcas. 

 

El paso seis tiene varios supuestos, es importante entenderlos para poder determinar 

la  exactitud  con  que  este  proceso  describe  el  proceso  real  de  toma  de  decisiones 

administrativas en las organizaciones. 

 

En conclusión, la toma de decisiones se presenta en todo momento en nuestras vidas, 

cuando debamos seleccionar entre varias opciones o caminos, y este proceso se va a 

presentar mucho más para un analista de sistemas, ya que para realizar un sistema, o 

modificar errores que encuentre en estos, va a tener que optar por la forma más eficaz 

de  resolverlo,  teniendo  en  cuenta,  tanto  las  necesidades  que  tenga,  como  todas  las 

partes que lo constituyen.  

 SITUACIÓN:  El  dueño  de  la  farmacia  quiere  comprar  una  computadora,  pero  no  sabe  cual comprar. Una de marca o una armada.  ¿Cuál elegir?  De acuerdo a la economía del dueño de la farmacia se comprará, pero también de acuerdo a las necesidades del sistema, ya que si se pretende tener un sistema que tenga un lector de código de barras y además la licencia del Software, es recomendable una de marca, ya que esta contiene la licencia. Además de esta  toma de decisiones, se presentan  todavía más,  las cuales se deben afrontar de acuerdo las necesidades del sistema. 

 9

1.5. REQUERIMIENTOS DE UN SISTEMA  

 

El objeto de la etapa de determinación de requerimientos es definir lo que el sistema 

debe  ser  capaz  de  realizar,  para  ello  es  necesario  determinar  cuáles  serán  las 

entradas,  salidas,  operaciones  y  recursos  que  necesitará  el  sistema  para  operar 

adecuadamente y cubrir las necesidades de la organización. No obstante debe quedar 

bien  claro  que  en  esta  etapa  aún  no  estamos  rediseñando  el  sistema,  sino 

determinando cuáles son los criterios generales de funcionamiento, mismos que nos 

ayudarán en el rediseño del sistema. 

 

Para  la determinación de requerimientos el analista debe basarse principalmente en 

los datos obtenidos en las etapas de Análisis del Sistema, pues ésta nos dice cuáles son 

las  necesidades  de  los  usuarios.  Pero  también  se  deben  tomar  muy  en  cuenta  los 

planes futuros de la organización para lograr que el "nuevo sistema" se ajuste a dichos 

planes  El  analista  de  sistemas  debe  determinar  los  requerimientos  del  "nuevo 

sistema" en el siguiente orden: 

 

1.‐  Salidas  que  debe  producir  el  sistema,  como  son  reportes,  documentos, 

desplegados, etc. 

2.‐  Entradas  necesarias  para  producir  las  salidas  esperadas,  las  cuales  pueden  ser 

tomadas de lentos fuentes o ser introducidas directamente al sistema. 

3.‐  Todas  las  operaciones  que  debe  realizar  el  sistema  para  producir  las  salidas 

esperadas. 

4.‐ Los recursos que se necesitan para la operación del sistema, como son: hardware, 

software, recursos humanos, materiales y técnicos.  

 

Es  necesario  que  el  analista  determine  primero  cuáles  serán  las  salidas  que  debe 

producir el  sistema, y basándose en éstas podrá determinar  cuáles  son  las entradas 

que se requerirán, qué operaciones deben llevarse a cabo y con qué recursos se debe 

contar para producir las salidas deseadas. Así como definir los controles con los que 

se debe contar. 

 10

  SITUACIÓN: El sistema de la farmacia requiere la utilización de un escáner de código de barras para su funcionamiento, a su vez que imprima el ticket de compra.  ¿Cuáles son los requerimientos? En este caso, son los ticket de compra para los usuarios, ya que el escáner es una necesidad que se determina en la toma de decisiones y el la factibilidad económica.  

 

1.6.  OBTENER  LOS  DATOS  DEL  SISTEMA  EMPLEANDO  HERRAMIENTAS 

ANALÍTICAS  

 

La obtención de la información, como se plantea en la investigación preliminar es en 

base a preguntas, por tanto en esta sección se presenta los métodos de obtener datos 

del lugar donde se desarrolla el sistema. 

 

Entrevista con los usuarios 

 

La  herramienta  más  importante  en  la  etapa  de  planteamiento  de  objetivos  es  la 

entrevista  con  los  usuarios,  pues  por  medio  de  esta  el  analista  de  sistemas  se  da 

cuenta de cómo operan las cosas actualmente y como les gustaría a  los usuarios que 

operaran en el futuro. 

 

La  forma más atinada para  la realización de entrevistas es aplicarlas de arriba hacia 

abajo, es decir, comenzar por los niveles gerenciales y terminar con los trabajadores 

operacionales que participen en el sistema que se está estudiando. 

 

A continuación se nombran una serie de aspectos que hay que tomar en cuenta si se 

desea tener éxito en una entrevista: 

 

a)  Antes  de  realizar  cualquier  entrevista  es  necesario  solicitar  autorización  para  la 

realización  de  la  misma,  esto  se  debe  hacer  ante  el  jefe  inmediato  superior  de  la 

 11

persona a ser entrevistada, y de ser posible que sea éste quien presente al analista con 

su subordinado. 

 

b) Toda entrevista debe ser planeada con anterioridad con el  fin de tener bien claro 

cuáles son les objetivos que se persiguen con ésta, es decir, realizar un esbozo de las 

preguntas que se van a hacer al entrevistado, así como el enfoque que se le va a dar a 

cada una de ellas;  sin embargo el  analista  se debe permitir  ciertos desvíos del plan, 

pues  en  ocasiones  las  respuestas  obtenidas  indican  que  es  necesario  ahondar  en 

ciertos  temas  o  quizá  haya  algunos  temas  que  se  tornen  de  poco  o  nulo  interés,  e 

incluso hay ocasiones en las que hay que dar completamente un giro a lo que se tenía 

planeado. 

 

En realidad, no siempre es necesario determinar con anterioridad las preguntas que 

se  van  a  plantear,  pues  a  veces  el  analista  decide  que  es  preferible  realizar  una 

entrevista menos formal en la que solamente se vaya dirigiendo al entrevistado hacia 

el tema o los temas que se desean conocer. 

 

La  decisión  de  realizar  una  entrevista  bien  planeada  o  una  menos  formal  se  toma 

basándose  en  la  labor  que  el  entrevistado  realiza  dentro  de  la  organización  y  la 

información que se desea obtener. 

 

c) Un punto importante para el éxito de la entrevista es buscar un horario oportuno 

para  que  el  entrevistado  no  se  esté  distrayendo,  conteste  todas  las  preguntas 

rápidamente sin analizarlas por tener trabajo pendiente, o se presente cualquier otra 

situación  por  la  que  no  preste  la  atención  que  se  necesita.  Por  lo  anterior  se 

recomienda hablar antes con el entrevistado y darle la oportunidad de determinar el 

día  y  la  hora  en  que  se  realizará  la  entrevista,  aclarándole  que  necesitamos  de  su 

completa atención. 

 

d)  El  analista  de  sistemas  debe  causar  buena  impresión  al  entrevistado,  debe  ser 

cortés, nunca prepotente, debe transmitir confianza al entrevistado para que éste no 

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sienta que se le está  juzgando o fiscalizando; el analista debe presentarse vestido de 

una  manera  adecuada  pues  es  difícil  que  alguien  acceda  a  cooperar  y  poner  su 

confianza en una persona sucia y desaliñada. 

 

e)  Se  deben  evitar  las  entrevistas  largas,  pues  llega  un  momento  en  que  el 

entrevistado  se  cansa  y  empieza  a  distraerse;  por  lo  cual  es  preferible  tener  varias 

entrevistas cortas en lugar de una muy larga. 

 

f)  Propiciar  un  ambiente  adecuado  de  tal  manera  que  la  persona  a  entrevistar  se 

sienta  bien,  para  ello  es  necesario  considerar  ciertos  aspectos  tales  como  el  dejar 

hablar al entrevistado, no interrumpirlo a menos de que se esté desviando demasiado 

del tema. El analista no debe suponer nada ni dar algo por hecho, pues el entrevistado 

se puede confundir o sentir mal. Hay que respetar a cualquier persona sea cual fuere 

su puesto dentro de  la organización. Es  imprescindible  también  tratar de hablarle a 

cada entrevistado en su lenguaje, pues no podemos utilizar el mismo con un gerente 

que con el trabajador de menor nivel. 

 

g)  El  analista  debe  concretarse  al  tema,  no  empezar  a  tratar  asuntos  que  no  tienen 

nada que ver con el estudio del sistema. 

h) El analista debe tener despiertos sus cinco sentidos, debe estar pendiente de lo que 

pasa  alrededor  y  del  lenguaje  corporal  del  entrevistado,  pues  en muchas  ocasiones 

estos aspectos revelan cosas importantes. 

 

i)  Inmediatamente  después  de  terminada  la  entrevista  ésta  se  debe  transcribir  y 

documentar,  incluso  se  pueden  elaborar  diagramas  que  contribuyan  a  una  mejor 

comprensión de lo investigado. 

Una grabación de la entrevista es de gran ayuda para la documentación, pero ésta se 

debe hacer sólo con el consentimiento del entrevistado. Un resumen y auto evaluación 

podría servir de gran ayuda para entrevistas posteriores. 

 

 

 13

Preguntas en la entrevista 

 

Las  preguntas  de  la  entrevista  deben  estar  encaminadas  a  conocer  perfectamente 

todas las actividades que se realizan en el sistema, así como las entradas requeridas y 

las  salidas que éste produce; y  por supuesto determinar cuáles  son  los cambios que 

necesita el actual sistema. 

 

A continuación se presentan algunas preguntas que no deben faltar en una entrevista 

bien planeada. 

 

El  analista  deber  agregar  aquéllas  que  considere  necesarias.  Primero  se  aplican  las 

preguntas que ayudan al conocimiento del sistema actual. 

 

Generales 

• ¿Qué actividades se realizan? 

• ¿Quién lo hace? 

• ¿Cómo lo hace? 

• ¿Cuándo, dónde, cómo, por qué, para qué lo hace? 

• ¿Cuánto dura cada una de estas actividades? 

• ¿Qué políticas de decisión se siguen? 

• ¿Qué costumbres se tienen en el sistema? 

• ¿Cuáles son los controles con los que se cuenta? 

Entradas 

• ¿Qué entradas hay al sistema? 

• ¿De dónde vienen? 

• ¿Cuándo vienen? 

• ¿En qué formato? 

• ¿Cómo se procesan las entradas? 

• ¿Qué control de entradas se tiene? 

 

 

 14

Salidas 

• ¿Qué salidas hay? 

• ¿De dónde salen? 

• ¿Cuándo salen? 

• ¿En qué formato salen? 

• ¿A dónde van? 

• ¿Qué control de salidas se tiene? 

Equipo de procesamiento 

• ¿Cuáles son las características del equipo? 

• ¿Qué aplicaciones se corren en el equipo? 

• ¿Es seguro el equipo? 

• ¿Qué controles se tiene? 

• ¿Hay integridad? 

• ¿En qué ambiente se trabaja ‐ red, independiente, etc.? 

• ¿Qué capacidad tiene el equipo? 

 

Una  vez  que  se  conoce  cómo  trabaja  el  sistema  actual,  se  procede  a  investigar  los 

posibles cambios al sistema, para lo cual proponemos las siguientes preguntas: 

 

• ¿Cuáles son los problemas más comunes dentro del sistema? 

• ¿Qué agregaría a todo el proceso? 

• ¿Qué eliminaría? 

• ¿Qué cambios le haría? 

 

Cuando  se  han  terminado  las  entrevistas  con  los  usuarios  y  se  conocen  las 

necesidades y opiniones de los usuarios, el analista de sistemas está en condiciones de 

plantear ya en forma escrita los objetivos del "nuevo sistema". 

 

Una vez redactados los objetivos se debe llevar a cabo un estudio de su rentabilidad, el 

cual  debe  ser  revisado  y  aprobado  por  los  altos  mandos  de  la  empresa,  quienes 

decidirán si se realizará o no el desarrollo del sistema. Esto con el objeto de tener la 

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seguridad de lo que se está haciendo y por qué se está haciendo, pues sería frustrante 

que  en  etapas  posteriores,  o  incluso  una  vez  terminado  el  desarrollo,  nos  diéramos 

cuenta  de  que  dicho  desarrollo  no  proporciona  ningún  beneficio  económico  a  la 

empresa, pues bien sabemos que el objetivo principal de cualquier empresa es "ganar 

dinero". 

 

Si  se  tuvieran  subprogramas  que  dependan  de  uno  de  los  programas  del  segundo 

nivel, se anotarían abajo de éste en el siguiente nivel, y así sucesivamente. Cuando el 

analista  de  sistemas  ha  terminado  la  elaboración  de  árboles  Modulares  ya  está  en 

condiciones de realizar la "organización de Módulos". 

 SITUACIÓN: El dueño de la farmacia no tiene tiempo para responder a todas las preguntas que se presentan.  ¿Qué hacer para lograr obtener los datos?  R1.­ Se puede realizar la entrevista en su casa, fuera del horario de trabajo. R2.­ Planear fracciones de la entrevista, de acuerdo al tiempo que se tiene.  Las  respuestas a  esta pregunta pueden  ser  variadas de acuerdo a  la  situación, pero  el punto crítico es que si se  lleva acabo entrevistas de esta manera, el sistema que se piensa desarrollar tardará más  tiempo  en  terminarse  y  eso  no  es  bueno  para  los  costos  del mismo,  ya  que  se elevarían. Con este punto, el dueño de la farmacia tiene que hacer a un lado lo que está haciendo o no se podrá terminar el sistema.  

 

1.7. Diagrama de Flujo 

 

El  diagrama  de  flujo  es  importante  para  el  análisis  de  sistema  y  para  determinar 

gráficamente el sistema estudiado, por  tanto se presenta a continuación  la  forma de 

elaboración y algunos ejemplos. 

 

Elaboración de Diagramas de Flujo 

 

Los diagramas de flujo son una herramienta muy útil en la etapa del Análisis. 

Para un sistema proponemos dos tipos de diagramas de flujo: 

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• Diagramas de Flujo de Datos. 

• Diagramas de Flujo del Programa. 

 

Diagramas de Flujo de Datos 

 

Este  tipo  de  diagramas  muestran  cuáles  son  las  entradas,  salidas  y  procesos  del 

sistema; así como los orígenes y destinos de los datos. 

 

Es  recomendable  no  hacer  muy  detallado  ese  tipo  de  diagrama,  pues  el  objetivo 

principal es tener una visión general del sistema sin profundizar mucho en cada una 

de  las  operaciones  que  este  realiza.  Se  puede  elaborar  un  diagrama  en  el  que  se 

observe cómo está ubicado el sistema dentro de  la organización y las relaciones que 

tiene con los demás sistemas en caso de que existan y otro en el que se muestre cómo 

intercalan los diferentes módulos que forman parte del sistema. 

 

Los  diagramas  de  Flujo  de  Datos  cuentan  con  cuatro  tipos  de  gráficos  que  son 

explicados a continuación: 

  

a) Flujo de datos.‐ Son los datos que fluyen en las diferentes operaciones del sistema. 

Sobre la flecha debe tener el nombre con que se identifican los datos. 

 

b) Procesos.‐ Representan la conversión de datos de entrada en datos de salida. Cada 

proceso debe tener un número y un nombre. 

 

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c)  Origen  o  destino  externo  de  datos.‐  Representan  personas  u  organismos  que  no 

interesan  en  el  estudio  del  sistema,  pero  operan  como  un  origen  o  destino  de  los 

datos. 

 

d) archivos.‐ Son almacenes de datos. Cuando una flecha de flujo de datos apunta hacia 

el  símbolo de archivo, se  indica que se está almacenando  información en el archivo, 

pero  si  la  flecha  sale  de  él,  es  indicio  de  que  se  está  obteniendo  información  del 

usuario. 

 

A continuación se muestra un ejemplo de un Diagrama de Flujo de Datos basándose en 

el ejemplo de la situación de la Farmacia: 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

Venta medicamento 

Dueño 

Cliente 

Estante  

Medicina 

Medicina

Dinero 

PC Código de Barras 

Precio

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CAPÍTULO II: DETERMINAR LOS ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE BASE 

DE DATOS   

Esto  trata,  como  su  nombre  lo  dice,  identificar  los  elementos  que  componen  a  un 

Sistema de Base de Datos como son: 

 

Información: conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje 

sobre un determinado ente o fenómeno. 

 

Usuarios: Es  todo aquel personaje que hace uso de un sistema de información y, en 

este caso de un Sistema de Base de Datos: 

 

Dentro de una estructura de una base de datos también está contenido objetos de la 

base de datos: 

 

Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos 

datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos  los campos y  sus 

características. Más adelante veremos qué es un campo. 

 

Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el 

fin  de  extraer  y  presentar  la  información  resultante  de  diferentes  formas  (pantalla, 

impresora...) 

 

Formulario: elemento en  forma de  ficha que permite  la gestión de  los datos de una 

forma más cómoda y visiblemente más atractiva. 

 

Informe: permite preparar  los  registros de  la base de datos de  forma personalizada 

para imprimirlos. 

 

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Macro: conjunto de  instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas 

repetitivas. 

 

Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic 

2.1. IDENTIFICAR TIPO DE INFORMACIÓN  

 

El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de información que 

se  quiere  almacenar  en  la misma,  teniendo  en  cuenta  dos  aspectos:  la  información 

disponible y la información que necesitamos. 

 

La planificación de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es vital 

para la gestión efectiva de la misma. El diseño de la estructura de una tabla consiste en 

una descripción de cada uno de los campos que componen el registro y los valores o 

datos que contendrá cada uno de esos campos. 

 

Los  campos  son  los  distintos  tipos  de  datos  que  componen  la  tabla,  por  ejemplo: 

nombre, apellido, domicilio. La definición de un campo requiere: el nombre del campo, 

el tipo de campo, el ancho del campo, etc. 

 

Los registros constituyen la información que va contenida en los campos de la tabla, 

por  ejemplo:  el  nombre del  paciente,  el  apellido del  paciente  y  la  dirección de  este. 

Generalmente  los  diferente  tipos  de  campos  que  su  pueden  almacenar  son  los 

siguientes:  Texto  (caracteres),  Numérico  (números),  Fecha  /  Hora,  Lógico 

(informaciones lógicas si/no, verdadero/falso, etc., imágenes. 

 

En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseño de una tabla es 

determinar  claramente  los  campos necesarios,  definirlos  en  forma adecuada  con un 

nombre especificando su tipo y su longitud. 

 

 

 

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2.2. IDENTIFICAR TIPOS DE USUARIOS  

 

Hay 3 tipos diferentes de usuarios de un sistema de BD, diferenciados por la forma en 

que interactúan con el sistema 

 

Programadores  de  aplicaciones:  Se  encargan  de  diseñar  y  programar  las 

aplicaciones necesarias para la utilización de la B.D. 

 

Usuario final: Es la persona que se dedica a trabajar sobre los datos almacenados en 

la B.D. Hay usuarios  finales avanzados que por medio del  lenguaje de programación 

SQL pueden acceder a los datos. 

 

Administrador de B.D.: Es el usuario más importante de los tres, ya que es el que se 

encarga de diseñar y modificar la estructura de la B.D. 

 

2.3. DETERMINAR EL EQUIPO A UTILIZAR  

 

Un  servidor  de  bases  de  datos,  no  es más  que  un  equipo  que  contiene  un  software 

SGBD (Sistema Gestor de Bases de Datos), existe infinidad de software de este tipo y 

puedes instalar cualquiera en tu propio equipo, volviéndolo así un servidor. 

 

En  estos  momentos  las  más  usadas  son  las  Bases  de  Datos  Relacionales  que 

almacenan  los  datos  en  tablas  que  mantienen  los  datos  "relacionados"  entre  sí,  de 

forma que se mantienen coherentes.  

 

La  mayoría  de  las  páginas  web  que  contienen  foros,  o  contenido  actualizable, 

almacena sus datos en una o más máquinas que tienen instalado un sistema de bases 

de datos. 

 

De acurdo a  esto,  el  equipo que  se debe  comprar debe  contener  la  seguridad de no 

perder  los  datos  en  una  es  carga  eléctrica  u  otro  fenómeno  que  pueda  ocurrir,  por 

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tanto es necesario a demás de la PC conseguir no‐break o sistemas de alimentación de 

energía alternas a la cotidiana para asegurar el resguardo de la información. 

 

2.4. DETERMINAR LOS PROGRAMAS A DESARROLLAR  

 

Hay muchas opciones para crear base de datos, los más comunes son Oracle, MySQL, 

SQL  Server  y  utilizan  un  lenguaje  de  comunicación  llamado  SQL  (Simple  Query 

Language)  que  permite  hacer  selecciones  de  datos  complejas,  inserciones, 

actualizaciones y eliminación de datos. 

 

Aquí  es  recomendable  utilizar  un manejador  de  base  de  datos  gratuito  o  aquel  que 

tenga licencia para su aplicación e instalación. 

 

En cuanto a la programación del programa que va a interactuar con la base de datos se 

puede tener la opción de Visual Basic, Visual FoxPro o Delphi, que son programas que 

se pueden enlazar con la base de datos, sin embargo una base de datos también tiene 

sus propias formas visuales para trabajar. 

   

 22

CAPÍTULO  III:  DISEÑAR  UNA  BASE  DE  DATOS  EN  BASE  AL  MODELO 

ENTIDAD/RELACIÓN  

El modelo Entidad – Relación fue propuesto por Peter Chen, en 1976, usado como el 

modelo sobre el cual se soporta el diseño de una base de datos. 

 

Permite  crear  un  modelo  de  datos  en  términos  de:  Entidades,  sus  Atributos  y 

Relaciones entre las entidades. 

 

Componentes del Modelo Entidad Relación 

 

Entidades Atributos Relaciones  

A continuación se presentan estos tres componentes 

 

3.1. DEFINIR ENTIDADES Y RELACIONES  

 

Las  entidades:  Son  los  objetos  principales  acerca  de  los  cuales  se  almacena 

información. Son cosas de  importancia o  interés para un área de negocios o para un 

sistema que requiere del almacenamiento de datos. 

 

Ejemplos: Personas, Lugares, Cosas o Eventos de interés.   

 

Las Relaciones: Permiten representar diferentes tipos de relaciones entre entidades. 

Tienen  “semántica  “,  es  decir,  almacenan  información  acerca  de  la  forma  en  que  se 

asocian las entidades. 

 

Se dibujan así:                         RELACIÓN.   

Nombre Entidad 

 23

 SITUACIÓN  Con el ejemplo de la farmacia: las entidades que se presentan son: Medicina y Cliente. De esto su relación seria:  

 

 

3.2. ESTABLECER ATRIBUTOS  

 

Los  Atributos:  son  las  características  de  las  entidades.  Describen  a  las  entidades. 

Representan  características  o  cualidades  de  una  entidad.  Ejemplos: Nombre  de  una 

persona, Nombres de ciudades, Número de empleado, Fecha de contratación, Monto a 

pagar. 

 

Atributo identificador: Identifican de manera única a cada  

Ocurrencia de la entidad.   

 

Descriptor: Describen una característica o cualidad de la Entidad.   

 

 SITUACIÓN  Para la farmacia, un cliente tiene varios atributos: Nombre, dirección, teléfono, etc.  En el diagrama se vería así:   

 

 

 

 

 

3.3. DEFINIR LOS ENUNCIADOS SEMÁNTICOS  

Atributo 

Atributo

Cliente  Medicina 

Cliente 

Nombre

Dirección 

Teléfono

RFC

 24

 

El  propósito  de  los  diagramas  es  mostrar  las  Entidades  de  datos  y  cómo  éstas  se 

relacionan basando esto último en un enunciado. 

 

El DER (diagrama entidad relación) se concentra sólo en las entidades de datos.  

 

Para  poder  construir  un  diagrama  entidad  ‐  relación,  se  tiene  que  tener  en  cuenta 

varias cosas, entre ella se comienza con la Pregunta inicial: 

¿Cuáles son las entidades de interés acerca de las cuales se desea almacenar datos? 

 

La  respuesta  a  esta  pregunta  en  específico  para  un  negocio  comercial  podrían  ser: 

PRODUCTOS, INVENTARIO, PROVEEDORES, FACTURAS, ORDENES DE COMPRA. 

 

El procedimiento que se debe seguir para su Construcción es: Dibujar un bloque para 

cada entidad identificada. Para el nombre de las entidades, se recomienda que sean en 

singular. Ejemplo: 

 

CLIENTE en lugar de CLIENTES, 

ARTICULO en lugar de ARTÍCULOS. 

 

Siguiente pregunta: 

¿Cuál relación existe entre cada par de entidades? 

 

Para identificar las relaciones entre dos entidades se realizan dos preguntas: 

 

• Primer pregunta de izquierda a derecha. 

• Segunda pregunta de derecha a izquierda. 

 

¿Un cliente cuantas facturas puede tener? Muchas. 

¿Una factura cuantos clientes tiene? Una. 

 

 25

Después se tiene que analizar si la relación es obligatoria y 

 se representa así:   

 

Se revisa en ambos sentidos a través de dos preguntas. 

¿Una factura puede existir sin un cliente? No ya que es obligatorio tener un cliente. 

¿Puede un cliente existir sin factura? Si ya que no es obligatorio tener una factura. 

 

Ejemplo de Producto ­ Factura 

 

¿Un producto puede estar involucrado en muchas facturas? Sí. 

¿Una factura cuantos productos puede tener? Muchos. 

¿Una factura puede existir sin producto? Sí ya que no existe obligatoriedad. 

¿Un producto puede existir sin una factura? Sí ya que no existe obligatoriedad. 

En una relación de muchos a muchos se le debe asignar un nombre a la relación. 

 

Tomando PRODUCTO Y PROVEEDOR 

 

¿Un producto cuantos proveedores puede tener? Varios 

¿Un proveedor cuantos productos puede tener? Muchos 

¿Un proveedor puede existir sin producto? Sí ya que no tiene obligatoriedad 

¿Un producto puede existir sin un proveedor? Sí ya que no tiene obligatoriedad  

Entidades en un solo diagrama: 

 

 26

Para  romper  una  relación  de muchos  a muchos  se  crea  una  tercera  entidad  con  el 

nombre de  la  relación,  esta  tendrá una  relación de uno a muchos  con  las  entidades 

originales (el lado de muchos al lado de la nueva entidad y el  lado de uno tendrá que 

ser obligatorio con las entidades originales). 

 

 

  SITUACIÓN  En la farmacia, la pregunta de la relación de cliente y medicina es así:  ¿Un cliente cuantas medicinas puede comprar? Muchas. ¿Una medicina a cuantos clientes se le puede vender? muchas.   

 

 

3.4. ESTABLECER LOS ESQUEMAS PARA LOS ENUNCIADOS SEMÁNTICOS  

 

A continuación se presentan las tablas y la relación de los enunciados y sus preguntas 

de la sección anterior para que se vea como quedarían estas preguntas representadas 

gráficamente o mejor dicho en un Modelo Entidad ‐ Relación. 

 

Cliente  Medicina 

 27

Ejemplo de Cliente ­ Factura 

  

Ejemplo de Producto ­ Factura 

  

Tomando PRODUCTO Y PROVEEDOR 

  

Diagrama completo 

  

3.5. REALIZAR EL DIAGRAMA ENTIDAD/RELACIÓN  

 

El modelo Entidad – Relación apoya el análisis. 

 

• Definir los requerimientos de la empresa. 

•  Escribir  la  información  acerca  de  las  entidades  y  sus  relaciones,  requeridas  para 

modelar esos requerimientos. 

• Determina los tipos de transacciones que se busca ejecutar sobre la Base de Datos. 

 

El modelo Entidad ‐ Relación apoya el diseño. 

 28

• “Mejora” la habilidad del diseñador de Base de Datos. 

•  Permite  definir  los  requerimientos  de  información  del  mundo  real  de  la  manera 

precisa. 

• Define la semántica de las relaciones entre los datos. 

• Especifica lineamientos para definir reglas de integridad. 

 

En base a estos conceptos, el modelo entidad relación puede ser tan extenso o corto 

como lo determina la investigación preliminar. Como se presentó en el tema anterior 

un  diagrama  terminado  se  ve  de  la  siguiente  manera,  tomando  todos  los  ejemplos 

explicados: 

 SITUACIÓN  El diagrama de  la  farmacia basando el  supuesto que  se necesita un  sistema que determine  la búsqueda  rápida  de  artículos  además  de  anexar  la  cartera  de  clientes  queda  de  la  siguiente manera:  

 

 

 

 

 

 

   

Nota 

Cantidad

Total 

Fecha 

Folio 

Medicina

Nom

Marca 

Caducidad 

Código 

Cliente

Nom

DirTel

RFC 

RFC

Código

 29

CAPÍTULO  IV:  DESARROLLAR  BASES  DE  DATOS  MEDIANTE  UN 

PROGRAMA ADMINISTRADOR  

En  este  tema  se  toma  como  base  el  programa  de  base  de  datos  llamado Microsoft 

Access  el  cual  es  el  que  está  instalado  en  la  institución.  Por  tanto  se  desarrolla  un 

pequeño manual sencillo para los propósitos de informar y dar practica sencilla para 

su manejo. 

 

4.1. CREAR TABLAS DE ACUERDO A LAS ENTIDADES DISEÑADAS  

 

En  un  Sistema  de  Base  de Datos  relacional,  la  información  se  almacena  en  “tablas”. 

Cada  tabla  contiene  un  conjunto  de  información  asociada  a  un  grupo  de  similar 

entidad. 

 

Una  “columna”  representa  un  tipo  único  de  información  acerca  de  la  entidad 

(atributo). Una “fila” es un conjunto de tipos de información que describe una entidad. 

Generalmente, la tabla está compuesta de múltiples filas, que constituyen un conjunto 

de entidades similares que son descritas de acuerdo con un criterio predefinido 

 

 

 

Nombre  Apellido  Dirección 

     

     

Existe  una  relación  de  conceptos  entre  la  nomenclatura  de  almacenamiento  de  una 

Base de Datos y el almacenamiento tradicional en ficheros, éste se podría establecer 

de la siguiente manera 

Tabla  Fichero 

Fila  Registro 

Columna Campo del Registro

Filas 

Columnas 

 30

Crear una tabla de datos 

Para crear una tabla de datos  tenemos que posicionarnos en la ventana base de 

datos con el objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono  se abre 

una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tabla: 

 

• Vista  Hoja  de  datos 

consiste  en  introducir 

directamente  los  datos 

en  la  tabla  y  según  el 

valor  que 

introduzcamos  en  la 

columna  determinará 

el  tipo  de  datos  que 

tiene la columna. 

• Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica 

• Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso 

en  la  creación  de  la  tabla  utilizando  un  juego  de  tablas  que  tiene  ya 

predefinidas.  

• Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en 

otra base de datos. 

• Vincular  tabla  consiste en  crear una  referencia a otra  tabla almacenada en 

otra base de datos. 

Explicaremos  a  continuación  la  forma  de  crear  una  tabla  en  vista  diseño.  Este 

método  consiste  en  definir  la  estructura  de  la  tabla  es  decir  definir  las  distintas 

columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc. Otra forma más 

rápida de  llegar a  la vista diseño es desde  la ventana Base de datos  con el  objeto 

tablas  seleccionado,  haciendo  doble  clic  en  la  opción  Crear  una  tabla  en  vista 

Diseño. 

   

 31

Aparecerá la ventana Diseño de tabla:  

  

En  la  barra  de  título  tenemos  el  nombre  de  la  tabla  (como  todavía  no  hemos 

asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; 

a continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen 

la  tabla,  se utiliza  una  línea para  cada  columna,  así  en  la  primera  línea  (fila)  de  la 

rejilla definiremos  la primera  columna de  la  tabla y así  sucesivamente. En  la parte 

inferior  tenemos  a  la  izquierda  dos  fichas  (General  y  Búsqueda)  para  definir 

propiedades  del  campo  es  decir  características  adicionales  de  la  columna  que 

estamos definiendo. Y a  la derecha  tenemos un  recuadro con un  texto que nos da 

algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento 

el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo 

y  en  el  recuadro  inferior  derecho  Access  nos  indica  que  el  nombre  de  un  campo 

puede tener hasta 64 caracteres. 

 

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de  las columnas que compondrá  la 

tabla:  

   

 32

 Podemos definir un campo utilizando el generador de campos que permite definir 

campos a partir de los de unas tablas ejemplo y que se activa pulsando el icono 

de la barra de herramientas.  

O  bien  podemos  definir  nosotros  mismos  los  campos  directamente  como 

explicaremos a continuación. 

 

En  la  primera  fila  escribir  el  nombre  del  primer  campo,  al 

pulsar  la  tecla  INTRO  pasamos  al  tipo  de  datos,  por  defecto 

nos  pone Texto  como  tipo  de  dato.  Si  queremos  cambiar  de 

tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la  lista desplegable 

de la derecha y elegir otro tipo.  

 

Observa cómo una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte 

inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para 

poder indicar más características del campo, características que veremos con detalle 

en la unidad temática siguiente.  

A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.  

Esta  tercera  columna  no  es  obligatorio  utilizarla  ya  que  únicamente  sirve  para 

introducir un comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la 

 33

persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este 

cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.  

 

Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de 

la Tabla. 

 

Tipos de datos 

 

A  la hora de  crear un campo en una  tabla, hay que especificar de qué  tipo  son  los 

datos que se van a almacenar en ese campo.  

Los diferentes tipos de datos de Access2002 son:  

• Texto:  permite  almacenar  cualquier  tipo  de  texto,  tanto  caracteres  como 

dígitos  y  caracteres  especiales.  Tiene  una  longitud  por  defecto  de  50 

caracteres,  siendo  su  longitud  máxima  de  255  caracteres.  Normalmente  se 

utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número 

que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.  

• Memo:  se utiliza para  textos de más de 255 caracteres como comentarios o 

explicaciones.  Tiene  una  longitud  máxima  de  65.536  caracteres.  Access 

recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un 

campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo. 

 

En Access2002 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access sólo 

utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo. 

• Número:  para  datos  numéricos  utilizados  en  cálculos 

matemáticos.  Dentro  del  tipo  número  la  propiedad  tamaño  del 

campo  nos  permite  concretar  más.  En  resumen  los  tipos  Byte, 

Entero  y  Entero  largo  permiten  almacenar  números  sin 

decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de 

réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas. 

• Fecha/Hora:  para  la  introducción  de  fechas  y  horas  desde  el  año  100  al  año 

9999.  

 34

• Moneda:  para  valores  de  dinero  y  datos  numéricos  utilizados  en  cálculos 

matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro 

decimales.  La  precisión  es  de  hasta  15  dígitos  a  la  izquierda  del  separador 

decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.  

Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en 

los  cálculos.  Un  campo Moneda  tiene  una  precisión  de  hasta  15  dígitos  a  la 

izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 

bytes de espacio en disco. 

• Autonumérico:  número  secuencial  (incrementado  de  uno  a  uno)  único,  o 

número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo 

registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.  

• Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, 

Verdadero/Falso o Activado/desactivado).  

• Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un 

documento  de  Microsoft  Word,  gráficos,  imágenes,  sonidos  u  otros  datos 

binarios.  

• Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y 

utilizada  como  dirección  de  hipervínculo.  Una  dirección  de  hipervínculo  puede 

tener hasta tres partes:  

Texto: el texto que aparece en el campo o control.  

Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.  

Subdirección: posición dentro del archivo o página.  

Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.  

• Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas... que crea un campo 

que permite elegir un valor de otra tabla o de una  lista de valores mediante un 

cuadro de  lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se  inicia el 

Asistente  para  búsquedas  y  al  salir  del Asistente, Microsoft  Access  establece  el 

tipo de datos basándose en los valores seleccionados  

 

   

 35

4.2. ASIGNAR LAS CLAVES PRINCIPALES A LAS TABLAS CREADAS  

 

La clave principal 

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.  

 

La clave principal proporciona un valor único para cada  fila de  la  tabla  y nos 

sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin 

ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de 

una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de 

un campo.  

 

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic 

sobre el nombre del campo que será clave principal.  

Hacer clic sobre el icono Clave principal  de la barra de herramientas.  

A  la  izquierda  del  nombre  del  campo  aparecerá  una  llave  indicándonos  que  dicho 

campo es la clave principal de la tabla.  

Si  queremos  definir  una  clave  principal  compuesta  (basada  en  varios  campos), 

seleccionar  los  campos  pulsando  simultáneamente  la  tecla  Ctrl  y  el  campo  a 

seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el icono  . 

Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave 

principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas 

en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.  

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, 

el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo: 

    

 36

4.3. ESTABLECER RELACIONES ENTRE LAS TABLAS CREADAS  

 

 Para  este  tema,  las  relaciones  son  importantes  en  su  explicación  por  tanto  se 

presentan tres partes para su mejor comprensión, comenzamos con la parte número I: 

 

LAS RELACIONES (I) 

 

En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones 

que  pueden  existir  entre  dos  tablas  de  una  base  de  datos. 

Crear la primera relación.  

Para  crear  relaciones  en  Access2002  primero  deberemos  acceder  a  la  ventana 

Relaciones, podemos optar por:  

• estando  en  la  ventana Base de datos,  ir  al menú 

Herramientas, y elegir la opción Relaciones...  

O bien  

• Hacer  clic  sobre  el  botón  de  la  barra  de 

herramientas.  

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las 

tablas que formarán parte de la relación a crear.  

Seleccionar una de  las  tablas que pertenecen a  la  relación haciendo clic  sobre ella, 

aparecerá dicha tabla remarcada.  

Hacer clic sobre el botón Agregar.  

Repetir  los dos pasos  anteriores hasta añadir  todas  las  tablas  de  las  relaciones a 

crear.  

Hacer clic sobre el botón Cerrar.      

 37

Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.  

 

Para crear la relación:  

Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso aulaclic_codigo).  

Pulsar  el  botón  izquierdo  del  ratón  y  manteniéndolo  pulsado  arrastrar  hasta  el 

campo código de la tabla secundaria (Tabla1).  

Soltar el botón del ratón.  

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguientes: 

 

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (clientes 

de  aulaClic  y  tabla1)  y  debajo  de  éstos  el  nombre  de  los  campos  de  relación 

(aulaclic_codigo y código). ¡Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo 

tipo de información y por lo tanto del mismo tipo.  

   

 38

Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las 

características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios).  

Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.  

Si  se  desea,  se  puede  activar  las  casillas  Actualizar  en  cascada  los  campos 

relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. 

Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.  

Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones 

 

LAS RELACIONES (II) 

 

Añadir tablas a la ventana Relaciones. 

Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla 

en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:  

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono  de la 

barra de herramientas.  

Para añadir la tabla podemos elegir entre:  

• hacer clic sobre el icono Mostrar tabla   

o bien, 

• del menú Relaciones elegir la opción Mostrar tabla   

Aparecerá  el  cuadro  de  diálogo  Mostrar  tablas  estudiado  en  el  apartado 

anterior.  

Añadir las tablas necesarias.  

Cerrar el cuadro de diálogo.    

 39

Quitar tablas de la ventana Relaciones.  

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:  

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono  de la 

barra de herramientas.  

Después podemos elegir entre:  

• hacer  clic  con  el  botón  derecho  sobre  la  tabla  y  elegir  la 

opción Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá, 

• hacer  clic  sobre  la  tabla  para  seleccionarla  y  del  menú 

Relaciones  elegir  la opción Ocultar tabla  desaparecerá 

de la ventana la tabla y todas las relaciones asociadas a ella. 

Modificar relaciones. 

 

Para modificar relaciones ya creadas:  

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos 

formas: 

• hacer  clic  con  el  botón  derecho  sobre  la  relación  a 

modificar  y  elegir  la  opción  Modificar  relación...  del  menú  contextual  que 

aparecerá, 

o bien, 

• hacer clic sobre la relación a modificar y elegir del menú 

Relaciones la opción Modificar relación...  

Se  abrirá  el  cuadro  de  diálogo  Modificar  relaciones 

estudiado anteriormente.  

Realizar los cambios deseados.  

Hacer clic sobre el botón Aceptar.    

 40

Eliminar relaciones.  

Si lo que queremos es borrar la relación podemos:  

• hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción 

Eliminar del menú contextual,  o bien, 

• hacer clic sobre la relación a modificar y elegir del menú Edición la opción 

Eliminar  

 • hacer  clic  con  el  botón  izquierdo  sobre  la  relación,  la  relación  quedará 

seleccionada, y a continuación pulsar la tecla Del. 

La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos 

 

LAS RELACIONES (III) 

 

Limpiar la ventana relaciones 

Cuando  nuestra  base  de  datos  contiene  muchas  tablas  y  muchas  relaciones,  la 

ventana Relaciones  puede  llegar  a  ser  tan  compleja  que  sea  difícil  interpretarla. 

Podemos  salvar  esta  dificultad  limpiando  la  ventana  y  visualizando  en  ella 

únicamente  las  tablas que nos  interesen y  sus  relaciones.  Para  ello utilizaremos  la 

opción  Borrar  diseño  y  Mostrar  relaciones  directas  que  describiremos  a 

continuación. 

 

Para limpiar la ventana Relaciones: 

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:   

 41

• elegir del menú Edición la opción Borrar diseño   

o bien, 

• hacer clic en el icono  de la barra de herramientas. 

Desaparecerán  todas  las  tablas  y  todas  las  relaciones  de  la  ventana  Relaciones. 

Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, 

únicamente hemos limpiado la ventana. 

A  partir  de  ese  momento  podemos  ir  añadiendo  a  la  ventana  las  tablas  que  nos 

interesan  (con  la  opción Mostar  tabla  estudiada  anteriormente)  y  las  relaciones 

definidas  con  esas  tablas  con  la  opción  Mostrar  directas  que  explicaremos  a 

continuación. 

Mostrar relaciones directas  

Esta  opción  nos  permite  visualizar  en  la  ventana Relaciones  todas  las  relaciones 

basadas en una tabla determinada para ello: 

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: 

• Hacer  clic  con  el  botón  derecho  sobre  la  tabla  y  elegir  la 

opción Mostrar directas del menú contextual que aparecerá, 

• Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y elegir del menú 

Relaciones la opción Mostrar directas  

   

 42

• hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el icono   

Aparecerán  todas  las  relaciones  asociadas  a  la  tabla  y  todas  las  tablas  que 

intervienen en estas relaciones. 

Visualizar todas las relaciones  

Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:  

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: 

• hacer clic con el botón derecho sobre el fondo de la ventana y 

elegir  la  opción  Mostrar  todo  del  menú  contextual  que 

aparecerá, 

• elegir del menú Relaciones la opción Mostrar todo   

• hacer clic en el icono   

Aparecerán todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas 

   

 43

CAPÍTULO V: VERIFICAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN  

La  verificación  del  sistema  es  muy  importante,  ya  que  en  este  descansa  toda  la 

investigación y su buena terminación. 

 

5.1. REALIZAR PRUEBAS AL SISTEMA DE INFORMACIÓN.  

 

Es necesario comprobar que el sistema de información desarrollado funciona como es 

debido,  en definitiva  se  trata de ejecutar  los programas para encontrar  errores.  Las 

pruebas se consideran satisfactorias si no se encuentra algún error. Es el método más 

habitual para determinar si el equipo lógico funciona como debe. 

 

Otras actividades para asegurar que el equipo lógico funciona como debe son: 

 

• El uso de una metodología de desarrollo.  

• Revisiones formales e informales.  

• Reuniones de revisión estructurada.  

• Gestión de la configuración.  

• Uso de las normas y estándares de desarrollo.  

• Pruebas estáticas y dinámicas.  

 

Realización de las pruebas 

 

Las diferentes pruebas que deben realizarse se basan en realizar pruebas a diferentes 

niveles, es necesario  probar si cada unidad funciona, luego es necesario probar si los 

distintos  componentes  encajan  entre  sí  y  por último es necesario probar  el  sistema 

globalmente. Este proceso es algo bastante lógico, pues si por ejemplo sólo probamos 

el sistema sería difícil encontrar determinados tipos de errores.  

   

 44

Principios básicos de pruebas.  

 

Deben ser llevadas a cabo por personas distintas a los diseñadores de los programas, 

así se puede verificar además del correcto funcionamiento del programa su correcta 

concepción e interpretación  

 

Diseño de juegos de prueba.  

 

Existen dos tipos de prueba:  

• Pruebas  Tipo  Caja  Blanca.  Permiten  examinar  la  estructura  interna  del 

programa.  

• Pruebas  De  Tipo  Caja  Negra.  Donde  los  casos  de  prueba  se  diseñan 

considerando  exclusivamente  las  entradas  y  salidas  del  sistema,  sin 

preocuparse por la estructura interna del mismo.  

 

Pruebas de tipo caja blanca.  

Para su desarrollo se selecciona un conjunto de caminos lógicos y se generan datos de 

prueba,  determinando  los  valores  específicos  que  definen  la  ejecución  de  esos 

caminos seleccionados.  

 

• PRUEBA DE COBERTURAS DE SENTENCIAS  

Consiste  en  generar  casos  de  prueba  que  permitan  probar  cada  sentencia 

dentro de un módulo al menos una vez.  

• PRUEBAS DE COBERTURA DE CONEXIÓN.  

Consisten  en  diseñar  casos  de  prueba  que  consideren  todos  los  posibles 

valores de cada una de las condiciones.  

• COMPLEJIDAD CICLO MATICA.  

A partir de los diagramas de flujo de programa se dibujan gráficos de programa 

que  contienen  nodos  que  representan  bloques  de  código  y  conexiones  entre 

ellos, mostrando de esta forma las ramas entre los bloques de código.  

 45

Pruebas de tipo caja negra.  

 

En este caso se busca probar:  

• Las funciones realizadas por el sistema 

• El cumplimiento de los objetivos del sistema  

• Las reacciones del sistema ante los estímulos exteriores  

• Las transacciones manejadas por el sistema  

 

Lo  fundamental  en  este  tipo  de  pruebas  es  encontrar  el  subconjunto  de  todas  las 

entradas  posibles  del  programa,  esto  es  muy  complejo,  para  conseguirlo  se  siguen 

diferentes criterios:  

 

• Particiones de Equivalencia.  

• Análisis de Valores límite.  

• Valores típicos de error.  

• Valores Imposibles.  

 

Terminación  De  Las  Pruebas.  El  objetivo  de  las  pruebas  consiste  en  encontrar 

errores,  pero  si  ya no  se  encuentran errores  (no quiere  esto decir que no  los haya) 

debe seguirse un criterio de terminación de las pruebas; el criterio puede ser: 

 

• Cuando el tiempo de la prueba ha expirado.  

• Cuando todos los casos de prueba se ejecutan sin error.  

 

5.2. VALIDAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN  

 

La  validación  se  refiere  al  proceso  por  el  cual  los  datos  son  filtrados  y  aceptados  o 

rechazados  en  base  a  procedimientos  definidos.  Es  también  el  paso  previo  a  su 

entrega. 

   

 46

Puntos a considerar: 

 

• Debe  verificarse  la  exactitud  de  los  datos  críticos,  independientemente  de  si 

fueron ingresados a mano o transferidos electrónicamente. 

• Los  chequeos  deben  ser  parte  de  procedimientos  rutinarios  para  identificar 

errores. 

• Deben  existir  procedimientos  estándar  para  definir  datos  sin  procesar, 

seguridad para la entrada de datos y revisión. 

• Los  resultados  finales  deben  ser  trazables  a  quien  ingresó  los  datos  o  al 

instrumento desde el cual se incorporaron automáticamente. 

• Cualquier falla o evento  inusual ocurrido con el  instrumento debe registrarse 

junto con los datos sin procesar. Debe evaluarse el impacto del error sobre los 

datos y tomar las acciones necesarias. 

• Si  se  realizan  cambios  en  los  datos,  los  mismos  no  deben  ocultar  los  datos 

originales. Debe identificarse la persona que los hizo y la causa. 

• Los  informes  de  datos  cuantitativos  deben  incluir  la  incertidumbre  de 

medición. 

• Los datos deben ser validados por personal  calificado y autorizado siguiendo 

un procedimiento operativo estándar. 

 

Datos exactos 

 

Para  lograr  tener  datos  exactos  y  sin  ningún  error,  es  necesario  tener  en  cuenta  lo 

siguiente: 

 

• Correcto funcionamiento del instrumento. 

• Mantenimiento preventivo del mismo. 

• Calibración periódica. 

• Verificación de su funcionamiento 

   

 47

Antes de aprobar o rechazar: 

 

Cuando estés a punto de aprobar los datos están correctos a la hora de capturarlos en 

el sistema, se debe de tener cuidado lo siguiente: 

 

• Correcta identificación de las muestras. 

• Posibilidad de transmisión de errores. 

• Plausibilidad. 

• Consistencia. 

 

Con esto se puede evitar muchos dolores de cabeza a la hora de entregar el sistema, 

por  ejemplo  mediante:  *Comparaciones  con  datos  similares.  *Chequeo  de 

plausibilidad de valores  respecto de  límites definidos.  *Análisis  de  regresión.  *Tests 

de outliers. 

 

Lo  que  debemos  preguntarnos  es:  ¿Qué  podemos  detectar  al  validar  los  datos?,  la 

respuesta  es:  *  Potenciales  problemas  en  el  análisis.  *Eventos  inusuales  durante  el 

muestreo. *Errores en la transcripción de los datos. *Errores en la presentación de los 

datos. 

 

Ahora bien, ¿Cómo debes proceder cuando detectes un error o algún dato anómalo? 

La respuesta está en: Si encuentras un error, busca una solución. Si encuentras datos 

anómalos, por ningún motivo los elimines, mejor los señalo para decidir más adelante 

si los incluyo o no en la evaluación. 

 

Chequeo rutinario y procedimiento de revisión 

 

Tener procedimiento operativo estandarizado. 

   

 48

Chequear que todo esté correctamente identificado: Ver si las unidades son correctas, 

Ver  si  los  datos  corresponden  al  nombre  de  la  columna  y  fila,  Ver  que  todas  las 

variables estén identificadas. 

Identificar eventos: Anotar cualquier actividad inusual en la planilla de muestreo. Esto 

puede contribuir a explicar datos anómalos detectados, por ej. Utilizando gráficos del 

tipo concentración vs fecha. 

 

Anotar cualquier novedad relacionada con el muestreo, análisis, cambio de operador, 

fallas en los equipos: 

 

Controlar posibles errores de transcripción de datos. 

 

5.3. IMPLANTAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN  

 

La implantación es el punto final (de una manera) para entregar el sistema a su dueño 

para  que  de  esta  manera  comience  a  utilizar  el  sistema  y  aproveche  al  máximo  el 

software de base de datos que se entrega. 

 

El  criterio recomendado para este paso consiste en presentar a  la persona  (que nos 

contrato para realizar el sistema) diagramas de flujo y tablas de decisión en donde se 

delineen  las  especificaciones  del  nuevos  sistema.  Esta  información  incluye: 

Información  general  acerca  de  la  compañía,  sus  planes  futuros  de procesamiento,  y 

una  lista  de  las  especificaciones  del  nuevo  sistema.  Las  particularidades  que  se 

refieren a estas especificaciones serán cubiertas en las secciones subsecuentes. 

 

Para  clarificar  se  presenta  una  tabla  donde  se  ve  la  etapa  de  este  paso  y  su 

descripción: 

   

 49

 Cuadro De Implantación De Sistemas 

Etapa  Descripción 

1.‐  Adiestramiento  a 

usuarios 

Debe  de  ser  a  nivel  de  escuela;  se  debe  llevar  a  cabo 

usando los manuales e instructivos obtenidos del diseño 

de sistemas. 

2.‐  Prueba  del  sistema  por 

usuarios 

Es  la actividad que reafirma a  cada uno de ellos  lo que 

aprendió  en  el  adiestramiento.  Es muy  importante  que 

ellos  produzcan  los  datos de prueba de  acuerdo  con  el 

plan de la misma.  

3.‐ Aprobación de resultados 

de la prueba 

La aprobación de los resultados de la prueba la deberán 

hacer los usuarios a la luz de los que su grupo de prueba 

les reporte al finalizar el tiempo de prueba. 

4.‐ Conversión al sistema  Consiste  en  la  implantación  de  los  procedimientos 

contenidos  en  los  diferentes  manuales  e  instructivos 

obtenidos en el paso del diseño de sistemas. 

5.‐ Liberación del sistema  Consiste en la entrega formal del sistema al usuario por 

parte de los comités de factibilidad y técnico. 

 

5.4. REALIZAR MANTENIMIENTO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN  

 

Con posterioridad a la fase de implementación de los sistemas, se continúa con la fase 

de  mantenimiento.  El  mantenimiento  de  sistemas  es  el  mejoramiento  continuo 

después del inicio del funcionamiento para no dejar caer el sistema. 

 

Cuando se elaboran planes para crear un sistema de información,  las organizaciones 

no  pueden  dejar  de  considerar  que  el  mantenimiento  de  sistemas  es  la  fase  más 

prolongada y costosa del ciclo de vida de los sistemas. 

   

 50

Un  sistema  implantado  en  una  organización  es  necesario  el  mantenimiento,  por  lo 

tanto esta organización o empresa debe ser flexible para apoyar el mantenimiento de 

los sistemas existentes. 

Es importante considerar la evaluación y el monitoreo de un sistema en términos del 

mantenimiento necesario y, en consecuencia, reducir o contener los costos implícitos. 

El mantenimiento  de  sistemas  puede  clasificarse  en  cuatro  grupos,  cada  uno  de  los 

cuales  repercute  en  el  plan  estratégico  de  información  institucional  de  diferentes 

maneras: 

 

• Mantenimiento  correctivo.  Independientemente  de  cuán  bien  diseñado, 

desarrollado  y  probado  está  un  sistema  o  aplicación,  ocurrirán  errores 

inevitablemente. Este tipo de mantenimiento se relaciona con la solución o  la 

corrección  de  problemas  del  sistema.  Atañe  generalmente  a  problemas  no 

identificados  durante  la  fase  de  ejecución.  Un  ejemplo  de  mantenimiento 

correctivo  es  la  falta  de  una  característica  requerida  por  el  usuario,  o  su 

funcionamiento defectuoso. 

• Mantenimiento para fines específicos. Este tipo de mantenimiento se refiere a la 

creación de características nuevas o a la adaptación de las existentes según lo 

requieren  los  cambios  en  la  organización  o  los  usuarios,  por  ejemplo,  los 

cambios en el código tributario o el reglamento internos de la organización. 

• Mantenimiento  para mejoras.  Se  trata  de  la  extensión  o  el mejoramiento  del 

desempeño del sistema, ya sea mediante el agregado de nuevas características, 

o el cambio de las existentes. Un ejemplo de este tipo de mantenimiento es la 

conversión de los sistemas de texto a GUI (interfaz gráfica de usuarios). 

• Mantenimiento preventivo. Este  tipo de mantenimiento es probablemente uno 

de  los más  eficaces  en  función  de  los  costos,  ya  que  si  se  realiza  de manera 

oportuna y adecuada, puede evitar serios problemas en el sistema. Un ejemplo 

de este mantenimiento es la corrección del problema del año 2000. 

   

 51

CAPÍTULO  VI:  ELABORAR  DOCUMENTOS  DEL  SISTEMA  DE 

INFORMACIÓN EN UN LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN VISUAL  

Un  manual  de  procedimientos  es  el  documento  que  contiene  la  descripción  de 

actividades  que  deben  seguirse  en  la  realización  de  las  funciones  de  una  unidad 

administrativa, o de dos ó más de ellas. 

 

El  manual  incluye  además  los  puestos  o  unidades  administrativas  que  intervienen 

precisando su responsabilidad y participación. 

 

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos 

necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar  y  cualquier otro dato que pueda 

auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. 

 

En  él  se  encuentra  registrada  y  transmitida  sin  distorsión  la  información  básica 

referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores 

de  auditoría,  la  evaluación  y  control  interno  y  su  vigilancia,  la  conciencia  en  los 

empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. 

 

La  utilidad  permite  conocer  el  funcionamiento  interno  por  lo  que  respecta  a 

descripción de  tareas,  ubicación,  requerimientos  y  a  los puestos  responsables de  su 

ejecución. 

 

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya 

que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.  

 

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.  

Interviene en la consulta de todo el personal.  

Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, 

delegación de autoridad, etc.    

 52

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.  

Para  uniformar  y  controlar  el  cumplimiento  de  las  rutinas  de  trabajo  y  evitar  su 

alteración arbitraria.  

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.  

Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.  

Aumenta  la  eficiencia  de  los  empleados,  indicándoles  lo  que  deben  hacer  y  cómo 

deben hacerlo.  

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.  

Construye  una  base  para  el  análisis  posterior  del  trabajo  y  el  mejoramiento  de  los 

sistemas, procedimientos y métodos. 

 

6.1. ELABORAR EL MANUAL DE TÉCNICO 

 

Este  documento  contiene  toda  la  información  sobre  los  recursos  utilizados  por  el 

proyecto, llevan una descripción muy bien detallada sobre las características físicas y 

técnicas  de  cada  elemento.  Por  ejemplo:  características  de  procesadores,  velocidad, 

dimensiones del equipo, garantías, soporte, proveedores y equipo adicional.  

 

Su extensión depende de la cantidad de recursos y equipo utilizado y generalmente se 

presenta  en  forma  de  fichas  técnicas  en  donde  se  describe  en  cada  una  las 

características de cada recurso.  

 

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA DOCUMENTACIÓN DE EL DESARROLLO 

DE APLICACIONES INFORMÁTICAS:  

 

Toda  documentación  que  se  genere  para  un  proyecto  específico,  que  haya  sido 

revisada y aprobada, debe poseer lo siguiente:  

 

A) Identificación del documento  

 

Este documento debe incorporar la siguiente información:    

 53

• Logotipo de la organización.  

• Nombre oficial de la organización.  

• Denominación  y  extensión.  De  corresponder  a  una  unidad  en  particular 

debe anotarse el nombre de la misma.  

• Lugar y fecha de elaboración.  

• Número de revisión (en su caso).  

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.  

• Clave  de  la  forma.  En  primer  término,  las  siglas  de  la  organización,  en 

segundo  lugar  las  siglas  de  la  unidad  administrativa  donde  se  utiliza  la 

forma  y,  por  último,  el  número  de  la  forma.  Entre  las  siglas  y  el  número 

debe colocarse un guión o diagonal. (en su caso)  

 

B) Estructura del documento.  

 

Por  cada  documento  final  deberá  entregarse  copias  al  personal  involucrado  en  el 

proyecto. Una vez concluido el desarrollo de un sistema, considerando para esto  los 

posibles cambios que se efectúen durante la etapa de garantía de que lo cubre (si así 

fuera el  caso),  el usuario  final del  sistema debe recibir una versión actualizada  final 

del documento manual técnico.  

 

Ahora bien, la Estructura del documento MANUAL TÉCNICO es el siguiente, aclarando 

que no es necesariamente una imposición, sino una sugerencia para lograr entregar y 

realizar un manual con éxito. 

 

• Índice: Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte 

del documento  

 

• Introducción:  Se  debe  presentar  una  breve  descripción  del  sistema 

desarrollado, que contemple el ámbito abarcado, cual es su función principal y  

   

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un detalle de las funciones macros o partes que lo componen. Puede incluir un 

mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.  

Objetivo  general  del  sistema:  Se  debe  de  describir  el  objetivo  general  del 

sistema.  

Objetivos específicos: Se deben describir brevemente los objetivos específicos 

que se cumplieron con el desarrollo del sistema.  

• Contenido  técnico:  Es  conveniente  aclarar  que  los  manuales  varían  de 

acuerdo  a  las  necesidades  de  los  usuarios  y  los  programadores,  por  tanto  la 

siguiente lista no es la definitiva ni la única que se puede aplicar para elaborar 

un manual técnico. 

 

1. Definición de reglas del negocio implementadas en el sistema desarrollado.  

2. Diagramas de flujo de datos, junto con su respectivo diccionario de datos.  

3. Controles de auditoría implementados en el sistema.  

4.  Descripción  de  campos  requeridos  por  pantalla  con  presentación  de 

pantallas.  

5. Diagrama de navegación del sistema.  

6. Requerimientos de interface con otros sistemas.  

7. Modelo lógico de datos, diagrama entidad‐relación.  

8. Modelo de datos físico, junto con su respectivo diccionario de datos.  

9. Matriz de procesos versus organización.  

10. Matriz de programas versus entidades.  

11. Plataforma de usuario. Aquí se describen los requerimientos mínimos que 

se  deben  tener  tanto  de  hardware  como  de  software  para  que  el  sistema  se 

pueda  instalar  y  ejecutar  correctamente  (en  caso  de  que  se  considere 

necesario).  

12. Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos. Esfera de acción que 

cubren los procedimientos  

 

• Responsables:  Para  iniciar  los  trabajos que  conducen  a  la  integración de un 

manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la 

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conducción de  las acciones en diversas personas,  sino que debe designarse a 

un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar 

la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. 

De  esta manera  se  logra homogeneidad  en  el  contenido  y  presentación de  la 

información.  Por  lo  que  respecta  a  las  características  del  equipo  técnico,  es 

conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y 

que conozca a la organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, 

funciones  y  personal.  Para  este  tipo  de  trabajo,  una  organización  puede 

nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios 

para  llevarlo  a  cabo.  Por  la  naturaleza  de  sus  funciones  puede  encargarlo  al 

titular  del  área  específica.  Asimismo,  puede  contratar  los  servicios  de 

consultores externos.  

 

• Mapa de navegación. muestra  de  forma  gráfica  la  interconexión  entre  cada 

una  de  las  pantallas  del  sistema,  lo  que  serviría  para  saber  cómo  llegar  a 

determinada parte de la aplicación. En este se muestran los menús, submenús 

y pantallas a las que nos lleva cada uno de ellos. 

 

• Descripción  gráfica  del mapa  de  navegación.  En  el  anterior  aparece  de 

forma  de  diagrama  de  flujo  y  en  esta  sección  deberá  aparecer  ya  con  las 

respectivas pantallas. 

 

• Describe paso a paso  los  procesos,  así  como pantallas,  botones,  cuadros  de 

texto, etc., pero  también se muestra el  código de cada rutina,  pantalla, botón, 

etc. es decir, se muestra lo que hay detrás de la interfaz del usuario  

 

6.2. ELABORAR EL MANUAL DE USUARIO  

 

Manual  de  Usuario:  Esta  parte  se  divide  en  dos  manuales  distintos,  uno  por  cada 

aplicación cliente. Se explicará todas las posibles opciones que puede realizar el  

   

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usuario con estas aplicaciones de manera detallada, y mediante el uso de capturas de 

pantalla. Este documento está dirigido al usuario final.  

 

Estructura del manual del usuario: 

 

• Portada: ¿De qué se trata el documento y quien lo elaboro?  

• Introducción:  Describe  el  uso  del  documento  (¿para  qué  sirve?)  y  ¿de  qué 

habla?  Análisis  y  requerimientos  del  sistema  (¿que  se  ocupa  para  poder 

instalarlo y usarlo?)  

• Explicación del funcionamiento: Debes de poner paso a paso y con pantallas 

bien explicadas cómo funciona el programa  

• Glosario  

 

Recomendaciones finales: 

 

• Debe ser escrito de tal manera, que cualquier persona pueda entenderlo con la 

menor dificultad posible. 

• Es recomendable, detallar todos aquellos pasos que se llevan a cabo para usar 

el programa. 

• Especificar los alcances y las limitaciones que tiene el programa. 

• Un buen punto de partida para un manual de usuario, es hacer de cuenta que 

las  personas  que  lo  van  a  leer  no  tienen  el más mínimo  conocimiento  sobre 

computadores. 

   

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 

 

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Barranco,  J.  (2002).Metodología  del  análisis  estructurado de  sistemas.  (2ª  edición). 

Madrid: Universidad Pontificia de Comillas 

 

Cassel,  P.  et  al  (2002).  Aprendiendo  Microsoft  Access  2002  en  21  lecciones 

avanzadas. USA: Pearson Educación. 

 

Date,  C.  J.,  et.  al  (2001).  Introducción  a  los  sistemas de Base de datos.  (7ª  edición) 

USA: Pearson Educación. 

 

David  W.  Embley,  Robert  C.  Goldstein  (1977).Conceptual  modeling  ‐  ER  '97.  Los 

Angeles: Springer. 

 

Gonzalez,  J  (2005).  Microsoft  Access:  Bases  de  datos/  databases.  España:  Pujol  & 

Amado S.L.L. 

 

Julie,  E  .  et  al  (2005).  Análisis  y  diseño  de  sistemas  (6ª  edición)  USA:  Pearson 

Educación. 

 

Klein, A. (1999). Todo sobre Microsoft Access 2000. España: Marcombo. 

Mohammed,  B  (2006).Análisis  y  diseño  de  sistemas  discretos  de  control:  Teoría  y 

problemas resueltos. España: Visión. 

 

Peter, R & Coronel, C. (2004). Sistemas de bases de datos: Diseño, implementación y 

administración. (5ª edición). USA:Cengage Learning Editores. (pág. 836) 

 

Pressman, R et al (1988).Ingeniería del software. España: McGraw Hill.