Lời nói đầuKiểm tra chứng từ là một trong những kỹ thuật để chứng minh tính chính xác và trung thực của nội dung khai báo hải quan được đối tượng.Kiểm tra sau thông quan thực hiện trước đó, thông qua việc kiểm tra chứng từ và hồ sơ có liên quan đến hàng nhập khẩu.

Nếu ngân hàng kiểm tra không có sai sót gì thì ngân hàng sẽ thanh toán cho người thụ hưởng.Còn nếu có sai sót thì ngân hàng sẽ thông báo ngay cho khách hàng( nếu có thể sữa chữa được),hoặc thông báo cho ngân hàng phát hành( nếu không sữa chữa được).

Trên thực tế có rất nhiều sai sót xảy ra trong quá trình lập chứng từ, thường gặp vẫn là:

- Lập chứng từ sai lỗi chính tả, sai tên, địa chỉ của các bên tham gia, của hãng vận tải- Chứng từ không hoàn chỉnh về mặt số lượng.- Các sai sót trên bề mặt chứng từ : số tiền trên chứng từ vượt quá giá trị của L/C; các

chứng từ không ghi số L/C, không đánh dấu bản gốc; các chứng từ không khớp nhau hoặc không khớp với nội dung của L/C về số lượng, trọng lượng, mô tả hàng hoá…; các chứng từ không tuân theo quy định của L/C về cảng bốc dỡ hàng, về hãng vận tải, về phương thức vận chuyển hàng hóa…

Để đảm bảo trong việc thanh toán thì cần phải kiểm tra bộ chứng từ thật kỹ và chính xác để không gây tổn thất hay khó khăn cho bên nào cả.

I. Nguyên Tắc Kiểm Tra Chứng Từ:- Phải thật khẩn trương ngay sau khi nhận được đầy đủ chứng từ của khách hàng.- Bộ chứng từ phải đầy đủ về mặt chủng loại và số lượng, thể hiện nội dung phù hợp với

các yêu cầu của L/C, bản thân các chứng từ không mâu thuẫn nhau về mặt nội dung.Ví dụ: như thư tín dụng yêu cầu xuất trình bao nhiêu loại chứng từ, mỗi loại bao nhiêu bản gốc, bao nhiêu bản sao, ngày phát hành trong khoảng thời gian nào, nội dung thể hiện ra sao…, thì bộ chứng từ do người thụ hưởng xuất trình phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó.Đảm bảo đúng qui định của L/C và UCP,ISB

1. Một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với L/C phải đáp ứng được các yêu cầu sau :

- Các chứng từ phải phù hợp với luật lệ và tập quán thương mại mà hai nước người mua và người bán đang áp dụng và được dẫn chiếu trong L/C.

- Nội dung và hình thức của các chứng từ thanh toán phải được lập theo đúng yêu cầu đề ra trong L/C.

- Những nội dung và các số liệu có liên quan giữa các chứng từ không được mâu thuẫn với nhau, nếu có sự mâu thuẫn giữa các chứng từ mà từ đó người ta không thể xác định một cách rõ ràng, thống nhất nội dung thuộc về tên hàng, số lượng, trọng lượng, giá cả, tổng trị

giá, tên của người hưởng lợi…thì các chứng từ đó sẽ bị ngân hàng từ chối thanh toán vì bộ chứng từ đó mâu thuẫn với nhau.

- Bộ chứng từ phải được xuất trình tại địa điểm qui định trong L/C và trong thời hạn hiệu lực của L/C.

1. Cách thức kiểm tra

kiểm tra sơ lược ban đầu:- kiểm tra ngày lập chứng từ có nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C hay không?- Xuất trình ct có đúng thời hạn hay không?- Xem xét các khoản mục trên ct có đúng và đầy đủ theo yêu cầu của L/C hay không?- Ct được cấp bởi cơ quan nào? Nếu cơ quan khác cấp thì ct đó không có giá trị.

kiểm tra những yếu tố cơ bản của bộ ct:- kiểm tra số tiền trị giá của bộ ct có nằm trong phạm vi trị giá của thư tín dụng hay không?

+ Nếu số tiền đó không nằm trong phạm vi trị giá của thư tín dụng thì ngân hàng sẽ ưu tiên hơn cho thư tín dụng.

- Việc giao hàng từng phần có cho phép trong trường hợp chưa sử dụng hết trị giá của thư tín dụng đã mở hay không?

những ct khác biệt so với L/C hoặc các ct khác vẫn được chấp nhận:

Dữ liệu trong một ct không giống hệt như khi đọc lời văn của tín dụng,nhưng không mâu thuẫn với dữ liệu trong ct đó,trong các ct khác và trong thư tín dụng.

Trong các ct( trừ hóa đơn thương mại) hàng hóa được mô tả một cách chung chung, nhưng không mâu thuẫn với mô tả hàng hóa trong tín dụng.

Địa chỉ của người thụ hưởng và của người yêu cầu không giống như các địa chỉ qui định trong tín dụng hoặc trong bất kỳ chứng từ qui định nào khác, nhưng các địa chỉ đó có cùng một quốc gia.

Tóm lại: Sự sai lệch về mặt nội dung cũng như cách thể hiện so với qui định của L/C đều bị coi là bất hợp lệ và phải được chỉnh sữa( nếu có thể).

2. Cách Thức Kiểm Tra Các Chứng Từ Trong Bộ Chứng Từ:1. Hối phiếu:

- Kiểm tra đầy đủ các nội dung bắt buộc.(tiêu đề hp.số hp,địa điểm ký phát,ngày tháng ký phát, số tiền và loại tiền trên hp, thời hạn trả tiền, người hưởng lợi, người ký phát …. ….)

- Hối phiếu có giá trị thanh toán của hối phiếu phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký bằng tay của người ký phát trên hối phiếu

- Kiểm tra ngày ký phát hối phiếu có trùng hoặc sau ngày ký vận đơn( B/L) và trong thời hạn hiệu lực của L/C hay không. Vì sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu hoàn tất bộ chứng từ gửi hàng rồi mới ký phát hối phiếu đòi tiền.

- Kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu, số tiền này phải nằm trong trị giá của L/C và phải bằng 100% trị giá hoá đơn.

- Kiểm tra thời hạn ghi trên hối phiếu có đúng như L/C quy định hay không?. Trên hối phiếu phải ghi At sight nếu là thanh toán trả ngay hoặc at...days sight nếu là thanh toán có kỳ hạn.

- Kiểm tra các thông tin về các bên liên quan trên bề mặt hối phiếu: tên và địa chỉ của người ký phát ( drawer), người trả tiền ( drawee). Theo UCP- 500, người trả tiền là ngân hàng mở L/C.

+ Người ký phát hối phiếu: Được ghi ở góc dưới bên tay phải của hối phiếu với đầy đủ các chi tiết:

Tên giao dịch của đơn vị xuất khẩu phải được thể hiện giống như mục Beneficiary trên L/C.

Chữ ký của người đại diện xuất khẩu và con dấu.

+Người hưởng lợi hối phiếu: Cần được ghi rõ và đầy đủ tên giao dịch của người hưởng lợi ngay sau mục “pay to the order of”.(thường là các NH được phép kinh doanh ngoại hối).

- Kiểm tra số L/C và ngày của L/C ghi trên hối phiếu có đúng không?

- Kiểm tra xem hối phiếu đã được ký hậu hay chưa. Nếu bộ chứng từ đã được chiết khấu trước khi gửi đến ngân hàng thì trên mặt sau hối phiếu phải có ký hậu của ngân hàng thông báo hoặc hối phiếu được ký phát theo lệnh của ngân hàng thông báo

Một số trường hợp bất hợp lệ thường gặp khi kiểm tra hối phiếu

+ Hối phiếu thiếu hoặc không chính xác về tên và địa chỉ của các bên có liên quan

+ hối phiếu chưa ký hậu

+ Số tiền ghi trên hối phiếu bằng số và bằng chữ không khớp nhau hay không bằng trị giá hoá đơn

+ Ngày ký phát hối phiếu quá hạn hiệu lực của L/C

+ Số L/C và ngày mở L/C ghi trên hối phiếu không chính xác

3. Kiểm tra hóa đơn thương mại trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ.

- Kiểm tra số bản hóa đơn có đúng với yêu cầu của L/C hay không. Số bản này

thường không cố định mà tùy theo yêu cầu của nhà nhập khẩu nhằm mục đích đáp ứng

được những yêu cầu cần thiết.

- Kiểm tra người lập hóa đơn có phải là người thụ hưởng được quy định trong L/C

hay không, kiểm tra các yếu tố liên quan như tên công ty, địa chỉ , số điện thoại, số

fax… Việc ghi tên , địa chỉ người lập hóa đơn bắt buộc phải theo đúng trong L/C, kể cả

khi nội dung tham chiếu này bị ghi sai, trong hóa đơn thương mại và các chứng từ khác

người lập cũng phải ghi “sai” như trong L/C. Nếu người lập ghi đúng với thực tế thì có

thể bị xem là bất hợp lệ. Trường hợp L/C ghi sai tên công ty mua hay bán rất thường

xuyên xảy ra, để hạn chế chi phí không cần thiết, đơn vị xuất khẩu không yêu cầu chỉnh

sửa L/C mà khi lập chứng từ cũng ghi “sai” như trong L/C.

- Kiểm tra tên, địa chỉ người mua bằng cách đối chiếu với mục Applicant của thư tín

dụng xem có phù hợp không, trường hợp L/C chuyển nhượng thì tên người mua

được thể hiện trên hóa đơn phải là người thụ hưởng thứ nhất chứ không phải người

mở tín dụng.

- Kiểm tra việc mô tả hàng hóa phải chính xác từng chữ một và đầy đủ như trong L/C

yêu cầu. Nếu trong hóa đơn thể hiện sai biệt về lỗi chính tả cũng có thể là nguyên

nhân để ngân hàng nước ngoài trì hoãn việc thanh toán dù điều này không liên

quan, ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa.

- Kiểm tra đơn giá hàng hóa trong hóa đơn thương mại và L/C có giống nhau không.

Trường hợp L/C ghi đơn giá cho mỗi “kg” mà hóa đơn thương mại ghi “tấn”thì cũng

được chấp nhận, miễn là không làm thay đổi đơn giá thật của hàng hóa.

- Kiểm tra số lượng, trọng lượng hàng hóa:

Truớc tiên xem L/C có cho phép giao hàng từng phần hay không?

Nếu không thì tổng trị giá hóa đơn phải khớp với L/C hay nằm trong dung sai cho phép

của L/C.

Nếu có thì tổng trị giá của hóa đơn có thể nhỏ hơn của L/C nếu nhà nhập khẩu chỉ giao

hàng . Dựa vào ngày giao hàng trên vận đơn, nếu ngày này trùng hay sau ngày hết hạn

giao hàng thì đây là lần giao cuối cùng. Thanh toán viên phải cộng trị giá lần giao này

với tất cả những lần trứơc. Tổng trị giá này phải nằm trong phạm vi của L/C với dung

sai theo quy định.

- Khi kiểm tra đơn giá Ngân hàng, cần lưu ý cả điều kiện giao hàng (FOB, CIF,…)

Cần kiểm tra xem những điều kiện này có đúng theo yêu cầu của L/C không ?

- Kiểm tra số tiền trên hóa đơn:

+ Số tiền ghi bằng số : ghi theo kiểu Anh. Nếu giao hàng 1 lúc, nhiều chủng lọai

khác nhau thì trị giá từng loại hàng cũng như tổng trị giá phải đuợc tính đúng.

+ Số tiền bằng chữ : phải khớp với số tiền bằng số và đúng chính tả. Đơn vị tiền

trên hóa đơn phải giống trên Hối phiếu và L/C.

- Kiểm tra những dữ kiện khác: Trên hóa đơn có thể đựơc thể hiện thêm cảng bốc

dỡ, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải … Nếu có những thông tin này thì phải đồng

nhất với thông tin trên vận đơn hay những chứng từ liên quan. Ngòai ra phải ghi

trên hóa đơn về contract no., packing, shipping mark …

- Kiểm tra các yêu cầu khác của L/C đối với hóa đơn: Hóa đơn phải đựơc

kí đối chứng. Nghĩa là yêu cầu đại diện bên mua kiểm tra hàng hóa và kí tên hóa

đơn. Nếu L/C quy định thì hóa đơn phải đựơc kí tên dù trong UCP không yêu

cầu. Nó đựơc thể hiện trên L/C như sau “SIGNED COMMERCIAL INVOICE IN 3

FOLDS” hay “MANUALLY SIGN INVOICE IN TRIPLICATE”.

Bất hợp lệ thường gặp khi kiểm tra hoá đơn thương mại:

- Tên và địa chỉ của các bên có liên quan được ghi trên hoá đơn thương mại khác

với L/C và các chứng từ khác.

- Số bản hoá đơn phát hành không đủ theo yêu cầu của L/C.

- Số lượng, đơn giá, mô tả hàng hoá, tổng trị giá, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu

hàng hoá trên hoá đơn không chính xác với nội dung của L/C.

- Số L/C và ngày mở L/C không chính xác.

- Các dữ kiện về vận tải hàng hoá không phù hợp với B/L.

- Không có chữ ký theo quy định của L/C.

4. Kiểm tra chứng từ vận tải đa phương thức.

- Kiểm tra đặc tính tự nhiên chung của hàng hóa; ký hiệu, mã hiệu cần thiết để nhận

biết hàng hóa; tính chất nguy hiểm hoặc mau hỏng của hàng hóa; số lượng kiện

hoặc chiếc; trọng lượng cả bì của hàng hóa hoặc số lượng của hàng hóa được diễn

tả cách khác.

- Kiểm tra tình trạng bên ngoài của hàng hóa;

- Kiểm tra tên và trụ sở chính của người kinh doanh vận tải đa phương thức;

- Kiểm tra tên của người gửi hàng;

- Kiểm tra tên người nhận hàng nếu người gửi hàng đã nêu tên;

- Kiểm tra địa điểm và ngày người kinh doanh vận tải đa phương thức tiếp nhận hàng

hóa;

- Kiểm tra địa điểm giao trả hàng;

- Kiểm tra ngày hoặc thời hạn giao trả hàng tại địa điểm giao trả hàng, nếu các bên

liên quan đã thỏa thuận;

- Kiểm tra xem có nêu rõ chứng từ vận tải đa phương thức là loại chứng từ chuyển

nhượng được hoặc không chuyển nhượng được;

- Kiểm tra chữ ký của người kinh doanh vận tải đa phương thức hoặc của người

được người kinh doanh vận tải đa phương thức ủy quyền;

- Kiểm tra cước phí vận chuyển cho mỗi phương thức vận tải nếu các bên liên quan

đã thỏa thuận, hoặc cước phí vận chuyển, đồng tiền thanh toán cước phí mà người

nhận hàng thanh toán, hoặc sự diễn tả khác về cước phí sẽ được người nhận hàng

thanh toán;

- Kiểm tra tuyến hành trình dự định, phương thức vận tải trong từng chặng và các địa

điểm chuyển tải nếu đã được biết khi phát hành chứng từ vận tải đa phương thức;

- Kiểm tra các chi tiết khác mà các bên liên quan nhất trí đưa vào chứng từ vận tải đa

phương thức, nếu không trái với quy định của pháp luật

5. Chứng từ bảo hiểm

Là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa

hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người

được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những

tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn

người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định là phí bảo

hiểm.

Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm.

a) Đơn bảo hiểm (Insurance policy):

Là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp

đồng bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng này.

- Ðơn bảo hiểm gồm có:

+ Các điều khoản chung và có tính chất thường xuyên, trong đó người ta quy

định rõ trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm.

+Các điều khoản riêng về đối tượng bảo hiểm (tên hàng, số lượng, ký mã hiệu,

tên phương tiện chở hàng ...) và việc tính toán phí bảo hiểm.

b) Giấy chứng  nhận bảo hiểm (Insurance certificate)

Là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận

hàng hóa đã được mua bảo hiểm theo điều kiện hợp đồng.

Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ bao gồm điều khoản nói lên đối

tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán phí bảo hiểm và điều kiện

bảo hiểm đã thỏa thuận.

Có giá trị pháp lý thấp hơn đơn bảo hiểm

c) Kiểm tra chứng từ bảo hiểm:

1. Kiểm tra loại chứng từ bảo hiểm được xuất trình có đúng quy định hay không: đơn

bảo hiểm (Insurance Policy) hay chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)

Về pháp lý Chứng nhận Bảo hiểm không có giá trị bằng Bảo hiểm đơn vì nó có

những mặt hạn chế khi ra trước toà. Do vậy người mua ClF / ClP thường không chấp

nhận Chứng nhận bảo hiểm mà phải là đơn bảo hiểm. Tuy nhiên ở Mỹ cả hai loại

Chứng từ bảo hiểm này được coi có giá trị như nhau.

Bảo hiểm đơn thể hiện được tất cả các điều khoản của hợp đồng bảo hiểm. Vì

vậy nếu có kiện tụng toà án chỉ cần căn cứ vào bảo hiểm đơn để xét xử. So với giấy

chứng nhận bảo hiểm, đơn bảo hiểm được sử dụng phổ biến hơn vì nó hoàn chỉnh và

có giá trị nhất đặc biết khi xét xử tranh chấp.

2. Kiểm tra số lượng bản chính được xuất trình theo quy định của L/C (Nếu chứng từ

bào hiểm thể hiện là được phát hành nhiều hơn một bản gốc thì tất cả các bản gốc phải

được xuất trình trừ khi thư tín dụng quy định khác).

Chứng từ bảo hiểm không cần phải gửi theo hàng hoá vì nó không liên quan đến

việc nhận hàng mà chỉ cần thiết cho việc lập chứng thư khiếu nại đòi bồi thường. Do

vậy, người được bảo hiểm phải nắm giữ toàn bộ (các) bản gốc nhằm sử dụng nó như

là công cụ để bảo vệ quyền lợi của mình.

3. Kiểm tra tính xác thực của chứng từ bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm có được ký xác

nhận của người có trách nhiệm hay không

Chứng từ bảo hiểm phải thể hiện trên bề mặt được phát hành và ký tên bởi Công

ty bảo hiểm hay Người bảo hiểm hay Đại lý ủy quyền của họ ký phát. Mỗi Công ty bảo

hiểm có Mẫu chứng từ bảo hiểm khác nhau, với tiêu đề, tên, địa chỉ của nó. Khi ký

phát chứng từ bảo hiểm, công ty phải ghi rõ tên của mình, hoặc đại lý phải ghi rõ tên

của mìnhvà thay mặt ai để ký phát

4. Kiểm tra loại tiền và số tiền trên chứng từ bảo hiểm: Trừ khi qui định khác trong thư

tín dụng, loại tiền bảo hiểm ghi trong chứng từ bảo hiểm phải là loại tiền của thư tín

dụng. Trong thực tế các L/C đều quy định giá trị bảo hiểm bằng 110% trị giá hoá đơn.

Do vậy thanh toán viên sẽ đối chiếu số tiền trên chứng từ bảo hiểm và hoá đơn theo

quy định của L/C.

Đồng tiền được bảo hiểm phải là đồng tiền của thư tín dụng thực ra đây là thông

lệ của thịtrường bảo hiểm quốc tế mà ngân hàng phải chấp nhận. Nếu đồng tiền

bảo hiểm khác với đồng tiền của thư tín dụng ngân hàng sẽ không biết chính xác

tổng giá trị bảo hiểm có đạt đúngquy định hay không, vì sẽ có khác biệt trong tỷ giá

hối đoái.

Số tiền bảo hiểm được tính bằng trị giá hàng hoá CIF hoặc CIP (nơi đến) cộng

với 10% là quy định của nghiệp vụ bảo hiểm quốc tế. Tuy nhiên 2 bên liên quan

cũng có thể thoả thuận khác ví dụ số tiền bảo hiểm có thể là 115 hay 120 % của trị

giá hoá đơn...

Hoá đơn thương mại phải ghi rõ số tiền trong đại đa số trường hợp là trị giá

hàng hoá. Tuy nhiên có trường hợp số tiền đó lại bao gồm nhiều giá trị khác nhau,

ví dụ như bao gồm cả lãi trả chậm. Trường hợp này ngân hàng không xác định cụ

thể giá trị hàng hoá là bao nhiêu để tính tiền bảo hiểm(110%). Do vậy để tránh phức

tạp trong việc tính trị giá bảo hiểm, người hưởng nên lập hoá đơn ghi chính xác giá

trị hàng hoá, số tiền khác nếu có phải được ghi tách biết hoặc có hoá đơn riêng.

Khi trị giá CIF hoặc CIP không thể xác định được từ chứng từ, thì số tiền bảo

hiểm phải được tính toán dựa trên cơ sở của tổng số tiền thanh toán hoặc tổng giá

trị hàng hóa trên hóa đơn, tùy theo số lớn hơn.

5. Kiểm tra tên và địa chỉ của người được bảo hiểm có đúng theo quy định của L/C

hay không? đồng thời kiểm tra việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hóa có hợp

lệ hay không? Ngoại trừ có quy định khác, tên và địa chỉ của người được bảo hiểm phải

là nhà xuất khẩu (người thụ hưởng) và việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hoá

cho nhà nhập khẩu phải được thể hiện bằng hình thức ký hậu để trắng (blank

endorsed) tương tự như trường hợp chuyển quyền sở hữu đối với chứng từ vận tải

6. Kiểm tra ngày lập chứng từ bảo hiểm

Ngày hiệu lực của chứng từ bảo hiểm thông thường sẽ là ngày phát hành (tức là

ngày ký). Ngày này không thể sau ngày giao hàng, vì người mua chịu mọi rủi ro, sau

khi hàng giao qua lan can tàu (CIF) hoặc giao cho người chuyên chở(CIP) Nhưng nếu

có tổn thất về hàng hoá người mua sẽ yêu cầu công ty bảo hiểm bồi thường vì bảo

hiểm đã có hiệu lực trước hoặc cùng ngày đó.

Ngược lại chứng từ được ký sau ngày giao hàng thì người mua sẽ chịu rủi ro

nếu có tổn thất. Do vậy nếu thư tín dụng không nói khác chứng từ BH ký phát sau

ngày giao hàng sẽ bị ngân hàng từ chối.

Tuy nhiên ngân hàng sẽ chấp nhận chứng từ BH ký phát sau ngày giao hàng

nếu có điều khoản ghi rõ giá trị hiệu lực của nó bắt đầu từ ngày giao hàng

7. Kiểm tra nội dung hàng hoá trên chứng từ bảo hiểm: các mô tả về hàng hoá và số

liệu khác phải phù hợp với L/C và các chứng từ khác. Theo điều 37c UCP-500, việc mô

tả hàng hoá có thể chung chung nhưng không được mâu thuẫn với L/C.

8. Kiểm tra các dữ kiện về vận chuyển hàng hoá trên chứng từ bảo hiểm: tên tàu, cảng

xếp hàng, cảng dỡ hàng có phù hợp với L/C hay không

9. Kiểm tra các cơ quan giám định tổn thất và nơi khiếu nại, bồi thường phải phù hợp

với quy định của L/C

10.Kiểm tra phí bảo hiểm đã được thanh toán hay chưa (đối với trường hợp L/C quy

định phải ghi rõ)

11.Kiểm tra các điều kiện bảo hiểm có phù hợp với yêu cầu của L/C hay không

Các bất hợp lệ thường gặp đối với chứng từ bảo hiểm:

- Số bản chính được xuất trình không đủ theo yêu cầu của L/C

- Tên hoặc địa chỉ của các bên liên quan đến chứng từ bảo hiểm không chính xác

- Chứng từ bảo hiểm không ký hậu chuyển quyền sở hữu bảo hiểm hàng hoá cho

nhà nhập khẩu

- Mô tả hàng hoá và những thông tin khác không khớp với L/C hoặc các chứng từ

khác

- Mua bảo hiểm sau khi giao hàng lêm tàu hoặc không nêu ngày lập chứng từ bảo

hiểm

- Không nêu số lượng bản chính được phát hành

- Không nêu hoặc nêu không đầy đủ các điều kiện bảo hiểm

- Không nêu tổ chức giám định hàng hoá hoăc nơi khiếu nại, bồi thường theo quy

định L/C

5. Phiếu đóng gói (packing list)

Là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, loại hàng được đóng gói

trong một kiện hàng nhất định.

Nội dung của phiếu đóng gói gồm:  Tên người bán, tên hàng, tên người mua, số

hiệu hóa đơn, số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, số lượng hàng đựng trong

kiện, trọng lượng, thể tích của kiện hàng.  Ngoài ra, đôi khi hối phiếu đóng gói còn

ghi rõ tên xí nghiệp sản xuất, người đóng gói và người kiểm tra kỷ thuật.  Tùy theo

loại hàng hóa mà thiết kế một Packing List với các nội dung thích hợp.

Phiếu đóng gói được lập thành 03 bản.

- Một bản gửi trong kiện hàng sao cho người nhận hàng khi cần kiểm tra

hàng hóa trong kiện có thể thấy được ngay chứng từ để đối chiếu giữa hàng hóa

thực tế và hàng hóa do người bán đã gửi.

- Bản thứ hai, dùng để tập hợp cùng với các bản của kiện hàng khác, làm

thành một bộ đầy đủ toàn bộ các kiện hàng trong lô hàng người bán đã gửi.  Bộ này

được xếp trong kiện hàng thứ nhất của lô hàng nhằm tạo điều kiện cho người nhận

hàng dễ dàng kiểm tra các kiện hàng hoặc dễ dàng rút tỉa một số kiện hàng nào đó

ra khỏi lô hàng. 

- Bản thứ ba cũng lập thành 01 bộ để kèm chung với Hóa đơn thương mại

trong Bộ chứng từ hàng hóa thanh toán, để xuất trình với Ngân hàng.

Kiểm tra phiếu đóng gói

- Mô tả hàng hoá, số lượng, trọng lượng hàng trên một đơn vị bao gói có phù hợp

với quy định của L/C hay không

- Ðiều kiện đóng gói có được nêu chính xác hay không

- Các thông tin khác không được mâu thuẫn với nội dung của L/C và các chứng từ

khác

Các bất hợp lệ thường gặp đối với phiếu đóng gói:

- Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định trên L/C

- Thông tin về các bên liên quan không đầy đủ và chính xác

- Tổng trọng lượng từng đơn vị hàng hoá không khớp với trọng lượng cả chuyến

hàng

6. Kiểm tra bảng kê chi tiết trọng lượng(weight list):

kiểm tra bảng kê chi tiết trọng lượng:

- Kiểm tra số bản W/L có đúng với yêu cầu của L/C không?- Hàng hóa được mô tả có giống với hàng hóa ghi trong P/L và các chứng từ

khác không?- Kiểm tra tên và địa chỉ của người gửi hàng, người nhận hàng có đúng theo

L/C qui định không?- Kiểm tra chi tiết số bao kiện , số carton, Kiểm tra bằng cách cộng các số liệu

về trọng lượng trong số liệu chi tiết có phù hợp hay không?- Số liệu trên W/L có phù hợp với các chứng từ khác không?- Kiểm tra ngày lập W/L phải trước hoặc trùng với ngày giao hàng ghi trên W/L

7. Giấy chứng nhận xuất xứ: (certificate of origine C/O)

giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là văn bản do tổ chức có thẩm quyền thuộc quốc gia hoặc vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hóa cấp dựa trên những qui định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.C/O phải chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ hàng hoá: Giấy chứng nhận xuất xứ thì phải thể hiện được nội dung xuất xứ của hàng hoá, xuất xứ đó phải được xác định theo một Qui tắc xuất xứ cụ thể.

a) Mục đích của C/O:

- Ưu đãi thuế quan : xác định được xuất xứ của hàng hóa khiến có thể phân biệt đâu là hàng nhập khẩu được hưởng ưu đãi để áp dụng chế độ ưu đãi theo các thỏa thuận thương mại đã được ký kết giữa các quốc gia.- Áp dụng thuế chống phá giá và trợ giá : Trong các trường hợp khi hàng hóa của một nước được phá giá tại thị trường nước khác, việc xác định được xuất xứ khiến các hành động chống phá giá và việc áp dụng thuế chống trợ giá trở nên khả thi.- Thống kê thương mại và duy trì hệ thống hạn ngạch : Việc xác định xuất xứ khiến việc biên soạn các số liệu thống kê thương mại đối với một nước hoặc đối với một khu vực dễ dàng hơn. Trên cơ sở đó các cơ quan thương mại mới có thể duy trì hệ thống hạn ngạch.

- Xúc tiến thương mại.

b) Đặc điểm của C/O:

Xuất phát từ mục đích của Giấy chứng nhận xuất xứ nêu trên mà Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) có đặc điểm:

- C/O được cấp cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu cụ thể: tức là C/O chỉ được cấp cho hàng hoá tham gia vào lưu thông quốc tế và đã được đặc định xuất khẩu tới nước nhập khẩu, khi đã có các thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, thông tin về đóng gói hàng hoá, số lượng, trọng lượng, trị giá, nơi xếp hàng, nơi dỡ hàng, thậm chí thông tin về phương tiện vận tải. Xét theo thông lệ quốc tế, C/O có thể được cấp trước hoặc sau ngày giao hàng (ngày xếp hàng lên tàu) nhưng việc cấp trước này vẫn phải phản ánh được lô hàng xuất khẩu cụ thể. Trường hợp cấp trước thường xảy ra khi lô hàng đang trong quá trình làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hoặc đã làm thủ tục hải quan, chờ xuất khẩu.

- C/O chứng nhận xuất xứ hàng hóa được xác định theo một qui tắc xuất xứ cụ thể và Qui tắc này phải được nước nhập khẩu chấp nhận và thừa nhận: C/O chỉ có ý nghĩa khi được cấp theo một qui tắc xuất xứ cụ thể mà nước nhập khẩu chấp nhận. Qui tắc xuất xứ áp dụng có thể là các qui tắc xuất xứ của nước nhập khẩu hoặc của nước cấp C/O (nếu nước nhập khẩu không có yêu cầu nào khác). C/O được cấp theo qui tắc xuất xứ nào thì được hưởng các ưu đãi tương ứng (nếu có) khi nhập khẩu vào nước nhập khẩu dành cho các ưu đãi đó. Để phản ánh C/O được cấp theo qui tắc xuất xứ nào thì thông thường các C/O được qui định về tên hay loại mẫu cụ thể.

Cách thức kiểm tra:

- Kiểm tra loại C/O có đúng với yêu cầu của L/C không?- Kiểm tra người lập C/O:

Thường thì phòng thương mại có quyền cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Tuy nhiên, khi L/C không qui định rõ ràng người lập thì người bán có thể lập C/O và tự ký miễn sao nội dung thẻ hiện không mâu thuẫn với các chứng từ khác.

- Kiểm tra người gửi hàng , người nhận hàng có thể được thể hiện đúng và đồng nhất với các chứng từ khác?

- Kiểm tra các thông tin liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa như: cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, tên tàu, số B/L.... phải giống như thể hiện trên B/L.

- Mô tả hàng hóa cũng như số lượng, trọng lượng hàng hóa phải phù hợp với L/C, B/L và hóa đơn.

- Ngày cấp C/O phải trước hoặc trùng với ngày hàng hóa được cấp lên tàu. C/O phải có câu là”chứng nhận hàng hóa có nguồn gốc xuất xứ là Việt Nam”.

8. Giấy chứng nhận kiểm tra:

Đây là chứng từ chứng nhận về chất lượng, số lượng, cách đóng gói, bao bì, qui cách hàng hóa được giao so với yêu cầu của L/C để ngăn ngừa sự giả mạo làm thiệt hại đến quyền lợi của nhà nhập khấu. Chứng từ này thường được L/C qui định xuất trình trong trường hợp nhà xuất khẩu là khách hàng mới hay nhà xuất khẩu thường giao hàng với phẩm chất không đạt yêu cầu . vì vậy, thường thì đại diện của nhà xuất khẩu tại Việt Nam hoặc cơ quan giám định độc lập sẽ đích thân kiểm tra hàng hóa và xác nhận phẩm chất, số lượng hàng hóa trên giấy chứng nhận kiểm tra.

- Kiểm tra chứng từ có được ký bởi người lập không?+ ngày lập chứng từ này phải trước hoặc cùng với ngày giao hàng thể hiện trên

B/L.+ kiểm tra các thông tin liên quan đén người mua, người bán, số L/C... có phù

hợp với L/C không+ Các nội dung về hàng hóa như; tên hàng, số lượng, trọng lượng, tổng trị

giá..... phải đồng nhất với các chứng từ khác.+ phải có lời xác nhận của người lập về chất lượng, số lượng của hàng hóa sau

khi kiểm tra.+ kiểm tra lại số xuất trình 9. Các chứng từ xác minh bản chất hàng hóa:

Cách thức kiểm tra:

- Kiểm tra tiêu đề của chứng từ và người lập của chứng từ có phù hợp với yêu cầu của L/C không?

- Các chi tiết về người nhận, người gửi hàng, các thông tin về việc vận chuyển hàng hóa.... thể hiện trên chứng từ khác không?( cụ thể với hóa đơn B/L).

- Tên hàng, số lượng, trọng lượng, ký mã hiệu của hàng hóa được xác minh phải phù hợp với L/C và các chứng từ khác.

- Kết quả kiểm tra hoặc lời xác nhận của cơ quan giám định trên giấy chứng nhận phải thỏa mãn được những yêu cầu về phẩm chất hàng hóa mà L/C qui định.

- ngày kiểm tra phẩm chất hàng hóa(được thể hiên trên chứng từ ) phải trước hoặc cùng với ngày giao hàng , nhưng ngày lập chứng từ này có thể sau ngày giao hàng.

- Chứng từ phải được chứng thực bởi cơ quan giám định phẩm chất hàng hóa.