MulyadiUniversitas Gadjah Madamulyadiugm@gmail.com

Jogjakarta, Maret 2015

CASCADING COMPANY SCORECARD

BUTIR-BUTIR PENTING1. Opening remark;

2. Di posisi mana kita sekarang berada dalam sistem manajemen strategik;

3. Tujuan sesi ini;

4. Cascading company scorecard;

5. Closing remark.

OPENING REMARK

Butir Penting Ke-1

Leadership is the capacity to translate vision into reality

Warren G. Bennis

DI POSISI MANA KITA SEKARANG BERADA DALAM SISTEM MANAJEMEN

STRATEGIK?

Butir Penting Ke-2

Sistem Perumusan Strategi

Sistem Perencanaan Strategik Berbasis BSc

Sistem Penyusunan Program

Sistem Penyusunan Anggaran

Sistem Pengimplementasian

Sistem Pemantauan

STRATEGIC MANAGEMENT SYSTEM

Kita sekarang membahas tahap ini

The beginning is always the most

important part of the work. (Plato)

Kita sekarang membahas tahap ini

TUJUAN SESI INI

Butir Penting Ke-3

TUJUAN SESI INI

• Terbangunnya kesadaran mahasiswa tentang pentingnya komitmen personel yang perlu dibangun dalam proses penyusunan rencana;

• Terbangunnya kesadaran mahasiswa tentang kekuatan sesungguhnya BSC sebagai alat yang efektif untuk menginternalisasi misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi perusahaan ke dalam diri setiap personel.

• Terbukanya wawasan mahasiwa tentang informasi akuntansi manajemen yang dibutuhkan di tingkat manajemen yang bersifat strategik.

CASCADING COMPANY SCORECARD

Butir Penting Ke-3

HAKIKAT TUJUAN PENGELOLAAN ORGANISASI

• Membangun:

Mission and strategy-focused, vision-directed, philosophy-driven, and value-based institution

Organization’s mission, vision, core beliefs, core

values, and strategy

Shared mission, shared vision, shared beliefs,

shared values, and shared strategy

BSC digunakan untuk menginternalisasi misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi organisasi

Hasil Trendwatching

SWOT Analysis

Mission, Core Beliefs, Core

Values

Vision Strategy

Strategic Objective

F C P LG

Strategic Initiative

C P LG

STRATEGY FORMULATION SYSTEM

STRATEGIC PLANNING SYSTEM

Diterjemahkan

Diterjemahkan Diterjemahka

n

Diterjemahkan

PENDEKATAN TOP-DOWN AND BOTTOM-UP

Direksi

Manajer Mission Centers dan

Service Centers

Top-down

Bottom-upCompany scorecard

Mission center and service center scorecard

Reviu & Negosiasi

Kualitas reviu dan negosiasi

menjadi pembentuk komitmen personel

• Sistem perencanaan strategik menghasilkan company scorecard melalui penerjemahan misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi perusahaan.

• Bagaimana sasaran dan inisiatif strategik yang telah disusun oleh jenjang tertinggi organisasi tersebut dikomunikasikan ke jenjang organisasi yang lebih rendah, bahkan sampai ke tingkat individu anggota organisasi, untuk mengerahkan keikutsertaan setiap anggota organisasi dalam pencapaian visi organisasi?

• Cascading merupakan alat untuk pengkomunikasian sasaran dan inisiatif strategik jenjang organisasi tertinggi ke setiap jenjang organisasi yang lebih rendah sampai dengan tingkat paling bawah: karyawan.

LATAR BELAKANG

• Cascading adalah proses penyusunan scorecard di setiap jenjang organisasi oleh manajer jenjang organisasi yang bersangkutan, dengan menggunakan scorecard jenjang organisasi yang lebih tinggi sebagai basis.

• Dengan demikian proses cascading ditentukan oleh desain struktur organisasi yang dipakai oleh organisasi dalam running the business.

KONSEP CASCADING

Cascading pada hakikatnya adalah proses internalisasi misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi perusahaan menjadi shared mission, shared vision, shared beliefs, shared values, dan shared strategy dalam diri setiap personel perusahaan melalui operational behavior.

Cascading juga merupakan alignment process setiap pusat pertanggungjawaban dan setiap personel dalam perusahaan terhadap misi, visi, tujuan, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi perusahaan.

HAKIKAT CASCADING

• Role setting process

• Employee empowerment

APA HAKIKAT CASCADING?

• Employee empowerment

1. Pembangunan kompetensi

2. Pemberian wewenang

3. Penyediaan informasi relevan dan andal

4. Penyediaan penghargaan berbasis kinerja

• Pembangunan kompetensi

• Kompetensi dalam merumuskan kontribusi unit organisasi dalam pencapaian sasaran strategik Perusahaan melalui inisiatif strategik pilihan.

• Pemberian wewenang

• Wewenang manajer dalam memobilisasi sumber daya untuk mewujudkan sasaran strategik Perusahaan.

• Penyediaan informasi

• Informasi relevan dan andal menjadi pemampu personel untuk pengambilan keputusan berdasarkan informed judgment

• Penyediaan penghargaan berbasis kinerja

• Wewenang pengambilan keputusan menyebabkan personel menanggung risiko. Tanggung jawab untuk menanggung risiko atas keputusan yang diambil menjadikan personel layak untuk mendapatkan insentif.

EMPLOYEE EMPOWERMENT

1. Merumuskan kontribusi signifikan mission centers (organisasi sistem dan organisasi fungsional utama) dalam mewujudkan sasaran strategik tertentu yang tercantum dalam company scorecard.

2. Pertanyaan yang harus dijawab oleh setiap personel di setiap jenjang organisasi adalah: “Apa yang dapat kami kerjakan di jenjang organisasi kami untuk memberikan kontribusi signifikan dalam mewujudkan sasaran strategik tertentu perusahaan?”

3. Tidak setiap jenjang organisasi diharapkan untuk memberikan kontribusi signifikan dalam menghasilkan dampak terhadap setiap sasaran strategik yang ditetapkan oleh jenjang organisasi yang lebih tinggi.

4. Organisasi dapat menciptakan nilai dengan cara mengombinasikan berbagai keahlian seluruh personelnya dari berbagai fungsi dalam organisasi, oleh karena itu, setiap kelompok personel akan memfokuskan keahliannya ke sasaran strategik yang mereka dapat menghasilkan dampak signifikan.

ROLE SETTING PROCESS

• Cascading dilakukan oleh manajer jenjang yang lebih rendah atas sasaran strategik jenjang organisasi yang lebih tinggi. Cascading dilandasi oleh employee empowerment mindset—sikap mental manajer yang memandang karyawan memiliki potensi untuk dilepaskan dan difokuskan ke perwujudan visi perusahaan.

• Cascading bertujuan ganda: • untuk membangun organisasi yang kohesif, dan

• untuk membangun komitmen karyawan dalam mewujudkan sasaran-sasaran strategik perusahaan.

• Kata kunci yang digunakan dalam proses cascading adalah pengaruh—yaitu kemampuan seseorang untuk menghasilkan dampak. Melalui proses cascading, manajer jenjang organisasi yang lebih rendah dan karyawan diberi kesempatan untuk memilih sasaran dan inisiatif strategik yang memberikan kontribusi signifikan terhadap pencapaian sasaran strategik perusahaan secara keseluruhan.

PRINSIP CASCADING (1)

Pertanyaan yang harus dijawab oleh setiap karyawan di setiap jenjang organisasi adalah: “Kontribusi signifikan apa yang dapat diberikan oleh jenjang organisasi kami dalam mewujudkan sasaran strategik tertentu organisasi?”

Tidak setiap jenjang organisasi diharapkan memberikan kontribusi dalam menghasilkan dampak terhadap setiap sasaran strategik yang ditetapkan oleh jenjang organisasi yang lebih tinggi.

PRINSIP CASCADING (2)

• Poses cascading ditentukan oleh tipe struktur organisasi yang digunakan oleh perusahaan.

• Ada dua tipe struktur organisasi:

• Struktur organisasi dengan satu entitas dan

• Struktur organisasi korporat dengan berbagai entitas.

CASCADING PROCESS

Mission centers—unit organisasi dalam perusahaan yang berfungsi secara langsung berkaitan dengan penyediaan produk dan jasa bagi customer. Contoh untuk perusahaan manufaktur: pemasaran, produksi, teknik

Service centers—unit organisasi dalam perusahaan yang menyediakan layanan bagi mission centers dalam rangka penyediaan produk dan jasa bagi customer Contoh untuk perusahaan manufaktur: keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, sekuriti

KELOMPOK PUSAT PERTANGGUNGJAWABAN DALAM ORGANISASI

Cascading company scorecard dilaksanakan melalui lima tahap utama:◦ Pemahaman personel atas misi, visi, tujuan, keyakinan

dasar, nilai dasar,dan strategi perusahaan;◦ Pemahaman personel atas sasaran dan inisiatif strategik

beserta ukurannya masing-masing dalam company scorecard;

◦ Cascading company scorecard ke mission center scorecard;

◦ Cascading mission center scorecard ke service center scorecard;

◦ Cascading mission center scorecard dan service center scorecard ke team and personal scorecard.

LANGKAH UTAMA CASCADING COMPANY SCORECARD

• Cascading process menuntut personel untuk memahami secara mendalam tentang konsep misi, visi, tujuan, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi perusahaan.

• Cascading process menuntut personel untuk memahami secara mendalam tentang fungsi misi, visi, tujuan, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi perusahaan dalam pengelolaan.

• Cascading process menuntut personel untuk memiliki apresiasi yang tinggi tentang pentingnya misi, visi, tujuan, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi perusahaan dalam pengelolaan.

PEMAHAMAN PERSONEL ATAS MISI, VISI, TUJUAN, KEYAKINAN DASAR, NILAI DASAR, DAN STRATEGI PERUSAHAAN

• Cascading process menuntut personel untuk memahami secara mendalam tentang company scorecard:

• Strategy map:

• Makna sasaran strategik dan rationale yang melandasi hubungan antara sasaran strategik yang satu dengan sasaran strategik yang lain.

• Framework of thinking dalam proses pelipatgandaan shareholder value.

• Indikator kinerja;

• Target;

• Inisiatif strategik;

• Indikator pemacu kinerja

• Cascading process menuntut personel untuk memahami peran unit organisasinya dalam mewujudkan company scorecard

PEMAHAMAN PERSONEL ATAS COMPANY SCORECARD

1. Organisasi sistem dan organisasi fungsional utama melakukan cascading company scorecard ke mission center scorecard

2. Organisasi fungsional pendukung melakukan cascading mission center scorecard ke service center scorecard. Service center managers dapat menempuh salah satu dari dua cara ini:

• negosiasi perjanjian penyediaan layanan (service-level agreement) dengan mission center managers, atau

• Service center managers melakukan cascading mission center scorecard ke service center scorecard.

PROSES CASCADING COMPANY SCORECARD

PIC: MANAGER,TIM, KARYAWAN

PIC: DIREKSI

LEADERSHIP SKILL

Apa dan mengapa?

MANAGERSHIP SKILL

Bagaimana dan kapan?

KELUARAN

PROSES CASCADING DALAM STRUKTUR ORGANISASI DENGAN SATU ENTITAS

PERKEMBANGAN PEMANFAATAN KOMPUTER

EVOLUSI ORGANISASI

Jumlah ternak

Luas Tanah Tangible Assets

Intangible Assets

THE PC

1970s

1980s

1990s

2005

2020s

Unthinkable

Emerging

Ubiquitous

Wireless

Invisible

The revolution of the empowered individual

PC

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP:(1) Pekerjaan, (2) Tipe Pekerja, (3) Organisasi, Dan (4) Cara Pengelolaan Organisasi

Managers cluster units by function when the benefits of specialization are greater than the

benefits of market responsiveness.

(Robert Simons)

ORGANISASI LINTAS FUNGSI RS

Managers cluster units by market focus (i.E., Products, customers, or geography) when the

benefits of market responsiveness outweigh the benefits of specialization.

(Robert Simons)

CROSS-FUNCTIONAL ORGANIZATION RS

Mission Centers

Service Centers

People support what they help create.

Andrew Canergie

Unless commitment is made there are only promises and hopes, but no plans.

Peter F. Drucker

KOMITMEN PERSONEL

Commitment

InvolvementUnderstanding

Self-Imposed Control

HAKIKAT CASCADING

46

GAMBAR CASCADING PROCESS INI LEBIH BERSIFAT DESKRIPTIF DARIPADA PRESKRIPTIF

CASCADING COMPANY

SCORECARD KE MISSION CENTER

SCORECARD

CASCADING MISSION CENTER SCORECARD KE

SERVICE CENTER SCORECARD

49

DIES MANUFACTURING SCORECARD

Contoh Proses Cascading Company Scorecard ke Mission Center Scorecard

WHAT NEEDS DO WE MEET?

The needs of organization to produce cost effectively dies that conform with engineering specifications on the quantity and at the right time.

WHO IS OUR COSTOMER?

• Plant Division

WHAT DO OUR COSTOMERS NEED?

OUR CUSTOMER THEIR NEED

Plant division Dies that conform with engineering specifications on the right quantity at the right time

WHAT BUSINESS ARE WE IN?

We produce dies cost effectively that conform with engineering specifications on the right quantity and at the right time.

DIES STRATEGY MAP

FINANCIAL

CUSTOMER

PROCESSES

LEARNING AND GROWTH

Product at the Right

Cost

Capable and Committed Employee

Boundaryless and

Empowered Organization

Readiness of Information System to

Support Dies Operation

Dies at the Right Quantity

and at the Right Time

Excellent Operation

Management Processes

Dies at the Right

Specifications

Excellent Social and Regulatory Processes

Revenue Growth

Reduced Costs

55

DIES SCORECARD

DIES SCORECARDSTRATEGIC OBJECTIVE

OUTCOME MEASURE

TARGET INITIATIVE STRATEGIC

PERFORMANCE DRIVER

MEASURE

FINANCIAL PERSPECTIVE

Revenue Growth

Reduced Costs

DIES SCORECARD

DIES SCORECARDSTRATEGIC OBJECTIVE

OUTCOME MEASURE

TARGET INITIATIVE STRATEGIC

PERFORMANCE DRIVER

MEASURE

CUSTOMER PERSPECTIVE

Dies at the Right Specification

Produce Dies at the Right Specification

Dies at the Right Quantity and at the Right Time

Produce Dies at the Right Quantity and at the Right Time

Dies at the Right Cost

Produce Dies at the Right Cost

DIES SCORECARD

DIES SCORECARDSTRATEGIC OBJECTIVE

OUTCOME MEASURE

TARGET INITIATIVE STRATEGIC

PERFORMANCE DRIVER

MEASURE

PROSES PERSPECTIVE

Excellent Operation Management Processes

Continuous Improvement of Operation Management Processes

Excellent Social and Regulatory Processes

Continuous Improvement of Social and Regulatory Processes

DIES SCORECARD

DIES SCORECARDSTRATEGIC OBJECTIVE

OUTCOME MEASURE

TARGET INITIATIVE STRATEGIC

PERFORMANCE DRIVER MEASURE

L & G PERSPECTIVE

Capable and Committed Employee

Educate and Train Personnel to Conform to the Requirements of Organization

Readiness of Information System to Support Dies Operation

Improve the Integration of Information System

Boundaryless and Empowered Dies Organization

Building Flatter Organization

Building Learning Organization

60

ACOUNTING AND TAX SCORECARD

Contoh Proses Cascading Mission Center Scorecard ke Service Center Scorecard

WHAT NEEDS DO WE MEET?

Information need for informing and empowering personnel

Information need for conducting transaction at the speed of thought

Information need for discharging financial responsibility of top executives to external stakeholders

Information on tax consequences of any action plans

Information for tax planning purposes

Fulfillment of company’s all tax obligation

WHO ARE OUR COSTOMERS?

BOD

Personnel (managers and employees)

External stakeholders (shareholder, investors, banks, tax authority)

WHAT DO OUR COSTOMERS NEED?

OUR CUSTOMERS THEIR NEEDBOD Information need (both financial and non-

financial) for discharging financial responsibility of top executives to external stakeholders

Information on tax consequences of any action plans

Tax plan

Fulfillment of all company’s tax obligation

Personnel (managers and employees)

Information need (both financial and non-financial) for informing and empowering personnel

Information need (both financial and non-financial) for conducting transaction at the speed of thought

External stakeholders Reliable and timely corporate report.

Fulfillment of all company’s tax obligation

WHAT BUSINESS ARE WE IN?

We provide reliable and timely information (both financial and non-financial) for informing and empowering personnel and for discharging top executive financial responsibility to external stakeholders.

We also manage company’s all tax obligation.

65

ACCOUNTING AND TAX FUNCTION STRATEGY MAP

ACCOUNTING AND TAX FUNCTION STRATEGY MAP

CUSTOMER

PROCESSES

L & G

Availability of Reliable Information (Financial and Non-financial) in

Timely Basis for Informing and

Empowering Personnel

Enhanced Personnel

Competence as a Decision

Support Specialist

Boundaryless and

Empowered Accounting

Organization

Readiness of ABC Software, Financial

Analytic Software, and Transformational

Software

Enhanced the Quality of Corporate Reporting

Enhanced the Quality of

Management Accounting Processes

Enhanced the Quality of Corporate Reporting Processes

Fulfillment of Company’s All Tax Obligation in Conformance with

Applicable Laws and Regulation

Tax Plan

Enhanced the Quality Tax

Management

67

ACCOUNTING AND TAX FUNCTION SCORECARD

ACCOUNTING AND TAX FUNCTION SCORECARDSTRATEGIC OBJECTIVE

OUTCOME MEASURE

TARGET INITIATIVE STRATEGIC

PERFORMANCE DRIVER

MEASURE

CUSTOMER PERSPECTIVEAvailability of Reliable Information (Financial and Non-financial) in Timely Basis for Informing and Empowering Personnel

Availability of Reliable Information (Financial and Non-financial) in Timely Basis As Planned

Provide Financial and Non-financial Information for Performance Management

Provide Activity Information for Empowering Personnel in Managing Activities

Availability of Financial and Non-financial Information for Performance Management As Planned

Availability of Activity Information As Planned

Enhanced the Quality of Corporate Reporting

Timeliness of Corporate Report

Transparency of Corporate Report

Publish Quality Corporate Report in Reliable and Timely Manner

The Effectiveness of Control System in Corporate Reporting

Availability of Tax Plan on Timely Manner

Timeliness of Tax Plan

Planning Income Taxes

The Effectiveness of Tax Plan

Fulfillment of Company’s All Tax Obligation in Conformance With Applicable Laws and Regulation

100% Tax Conformance

Fulfill of Company’s All Tax Obligation in Conformance With Applicable Laws and Regulation

Zero Tax Violation

ACCOUNTING AND TAX FUNCTION SCORECARDSTRATEGIC OBJECTIVE

OUTCOME MEASURE

TARGET INITIATIVE STRATEGIC

PERFORMANCE DRIVER

MEASURE

PROSES PERSPECTIVEEnhanced the Quality of Management Accounting Processes

The Shift of Accounting Orientation From External Financial Reporting to Internal Users

Design and Implement ABCS and ABB System

Implemented Effectively ABCS and ABB System As Planned

Enhanced the Quality Corporate Reporting Processes

The Reliability of Corporate Reporting Processes

Design and Implement Corporate Reporting

System

Implemented Effectively Corporate Reporting System As Planned

Enhanced the Quality of Tax Management

The Reliability of Tax Planning Processes

Design and Implement

Tax Planning System Implemented Effectively Tax Planning System As Planned

COMPANY SCORECARDSTRATEGIC OBJECTIVE

OUTCOME MEASURE

TARGET INITIATIVE STRATEGIC

PERFORMANCE DRIVER MEASURE

L & G PERSPECTIVEEnhanced personnel competence as a decision support specialist

Strategic job coverage ratio

Educate and train finance personnel to become decision support specialist

Number of decision support specialist educated and trained

Readiness of ABC software, financial analytic software, and transformational software

Coverage of OLAP software used by users

Install ABC software, financial analytic software,and transformational software

Implemented effectively ABC system, financial analytical software, and transformational as planned

Boundaryless and empowered accounting organization

Boundaryless index in accounting organization

Building flatter organization

Building learning organization

Building people of integrity

Number of layers eliminated

Knowledge center

Integrity index

CLOSING REMARK

Butir Penting Ke-4

Present choices determine future consequences.

(Unknown)