CHAPTER Two FUNDAMENTALS OF ORGANIZATION STRUCTURE

CHAPTER TWO

FUNDAMENTALS OF ORGANIZATION STRUCTURE

任課老師：任維廉教授報告人：王鴻傑

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1. Organization Structure

Structure includes three key components :

1. Formal Reporting Relationships Number of levels Span of Control ( 一位主管可以直接管轄的部屬人數 )

課堂提問與討論：當 Span of control 越高的時候，層級數就相對越小。然而的管轄人數不一定有優缺，要視不同組織而定，還尚需考量產業環境、員工能力、主管需求等條件作調整。

2. Grouping of Individuals 創造不同的部門 ( 個體→部門→組織 )

3. Design of Systems 組織的設計將會影響溝通、協調和整合

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2. Information-Processing Perspective on Structure

Vertical linkages

• Control

Horizontal linkage

• Coordination• Collaboration


All organizations need a mix

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A Sample Organization Chart

2011/10/13Chapter Two - Fundamentals of Organization Structure

垂直聯繫

水平聯繫

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3. Vertical Information Sharing

Vertical linkages are used to coordinate activities between the top and bottom of an organization and are designed primarily for control of the organization.


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Vertical Information Sharing

1. Hierarchical referral ( 層級運作 ) 請示及指示→指揮鏈

2. Rules and plans 指組織的任務為例行時，所採取之標準化或合理化

的相關作為 Rules (e.g. S.O.P.) ; Plans(e.g. 預算、排程 )

3. Vertical information systems 記錄日常營運活動、產生報表、 e-mail 等。


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4. Horizontal Information Sharing

Horizontal linkage refers to communication and coordination horizontally across organizational departments.

1. Cross-functional information systems 將各部門擁有的資訊整合成系統，提供各單位使用

2. Direct contact 由一位隸屬某部門的主管與另一部門主管進行協調 i.e. liaison role


Chapter Two - Fundamentals of Organization Structure

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Horizontal Information Sharing

3. Task forces ( 任務小組 ) 針對一個短期、暫時性的特定議題，由各個功能部

門推派人員所形成的跨部門小組 E.g. 專案、委員會

4. Full-Time Integrator ( 專任整合者 ) 獨立於所欲協調的部門之外，而從事功能部門之間

的溝通工作 E.g. product manager, project manager, or brand

manager

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Horizontal Information Sharing

5. Teams 一種最強的水平聯繫。當組織需要永久性的跨部門、

功能性、專業之溝通時所採取的團隊合作運作方式 E.g. Boeing used about 250 cross-functional teams to

design and manufacture the 777 aircraft. 同學提出比較：可將 task forces 和 teams 一起討論，前者

屬於短期的跨部門小組，針對特定議題解決；後者則是永久性的特性不因任務結束而瓦解。 Direct contact 和 full-time integrator 放在一起思考，前者是部門主管之間的溝通協調；後者則是永久性的協調者。


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Ladder of Mechanisms for Horizontal Linkages


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5. Organization Design Alternatives

The overall design of organization structure indicates: Required Work Activities Reporting Relationships Departmental Grouping Options


Functional Grouping

Divisional Grouping

Multifocused Grouping

Horizontal Grouping

Virtual Network Grouping

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6. Functional, Divisional, and Geographical Designs

Functional Structure Activities grouped by common function Functional Structure with Horizontal Linkages 優： Promotes economies of scale 缺： Slow response to environmental changes

Divisional Structure Product structure or strategic business units 優： Suited for fast change 缺： Loses economies of scale

課堂提出問題：有關於 Divisional Structure 不同於以往產銷人發財的部門劃分，而是針對不同的產品結構作主要分類，老師提出 SBU 的觀念亦為分類基準。Chapter Two - Fundamentals of Organization Structure 2011/10/13


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Functional vs. Divisional Structure

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Geographical Structure

Geographical Structure Focuses managers and employees on specific

geographic regions

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7. Matrix Structure

把職能劃分的部門和按產品劃分的小組結合起來組成一個矩陣，一名管理人員既同原職能部門保持組織與業務上的聯繫，又參加產品小組的工作。優點：將企業的橫向與縱向關係相結合，有利於協作生產缺點：容易產生指揮系統的混淆

可用來完成涉及面廣的、複雜的重大工程項目或管理改革任務。課堂討論與問題：矩陣式組織容易違反指揮統一原則，一位員

工必須聽從兩位主管的命令，通常橫向的產品別主管較難做人，因為員工大部分還是會以上面的功能別主管為主。課堂中提到了有關於管理學院和不同系所之間的例子，必須拿捏好不同命令的指派，才可以讓矩陣式組織有效運作。


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Sample Matrix Organization


產品別

功能別


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8. Horizontal Structure

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A horizontal structure organizes employees around core processes. Organizations shift to a horizontal structure during reengineering, or business process reengineering.


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9. Virtual Networks and Outsourcing

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是一個由不同的獨立的企業，如供應商、顧客、乃至於競爭者所形成之暫時的網路。本質為廠商之間的跨組織合作。虛擬 (virtual)- 指某物的力量來自他物。

運作方式：產業分工著重核心能力 (自己 ) 將某些策略活動予以策略性外包 (他人 )


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Virtual Networks and Outsourcing

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10. Hybrid Structure


Combination of various structure approaches Often used in rapidly changing environments Greater flexibility

課堂討論：目前大部分的組織都是混合型組織，可能是多種組織結構並存，對於日趨變化的未來可以較快速反應環境所產生之變化。

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11. Design Essentials


Structure must provide a framework, linking organization into whole

Provide vertical and horizontal linkages Variety of alternatives for grouping Virtual network extends horizontal coordination Matrix structure attempts to achieve balance Managers must find right balance


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討論與心得

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Which organization structure is the best one? 我認為各種組織結構都必須配合環境與產業特性，

不同條件情況下的組織結構各有利弊。但是整體而言目前的環境動態變化大、競爭激烈，組織的發展還是朝向扁平化為趨勢。

心得：課文列舉的組織結構清楚，讓大家可以瞭解目前的組織設計，但是現實中的組織結構仍然和產業環境有很大的關係，必須考量不同的權變因素，才能瞭解組織設計的優劣。


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實務例子─台北六福皇宮飯店

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飯店一般為 Functional Structure ，依照不同的功能作部門劃分。

以前在宴會廳 (banquet)打工，有時候會有不同的 Task forces ( 任務小組 ) ，將不同的人員集合針對特別的婚禮、會議、記者會。

組織扁平化，易反應顧客需求。TTask force

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