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CISI Comunicaciones y Sistemas Informáticos versión 2020.04

CÓMO PRORROGAR CONTRATOS DE VIVIENDA HABITUAL POR EL COVID-19 EN CFINV Página 1 de 9

CÓMO PRORROGAR CONTRATOS DE VIVIENDA HABITUAL POR EL COVID-19 EN CFINV

El RDL 11/2020, de 31 de marzo, por el que se adoptan medidas urgentes complementarias en el ámbito de social y

económico para hacer frente al COVID-19, contempla en su artículo 2 la posibilidad de llevar a cabo una prórroga

extraordinaria de los contratos de alquiler de vivienda habitual, sujetos a la LAU de 1994:

Artículo 2. Prórroga extraordinaria de los contratos de arrendamiento de vivienda habitual.

En los contratos de arrendamiento de vivienda habitual sujetos a la Ley 29/1994, de 24 de noviembre, de Arrendamientos

Urbanos, en los que, dentro del periodo comprendido desde la entrada en vigor de este real decreto-ley hasta el día en que

hayan transcurrido dos meses desde la finalización del estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria

ocasionada por el COVID-19, finalice el periodo de prórroga obligatoria previsto en el artículo 9.1 o el periodo de prórroga

tácita previsto en el artículo 10.1, ambos artículos de la referida Ley 29/1994, de 24 de noviembre, de Arrendamientos

Urbanos, podrá aplicarse, previa solicitud del arrendatario, una prórroga extraordinaria del plazo del contrato de

arrendamiento por un periodo máximo de seis meses, durante los cuales se seguirán aplicando los términos y condiciones

establecidos para el contrato en vigor. Esta solicitud de prórroga extraordinaria deberá ser aceptada por el arrendador, salvo

que se fijen otros términos o condiciones por acuerdo entre las partes.

Así pues, para poder llevar a cabo la prórroga extraordinaria, deben cumplirse las siguientes condiciones:

· Que nos encontremos ante un contrato de alquiler de vivienda habitual (quedan excluidos los locales de negocio).

· Que el vencimiento del contrato esté comprendido desde la entrada en vigor del RDL 11/2020 hasta el día en que

hayan transcurrido dos meses desde la finalización del estado de alarma por el COVID-19.

· Que la solicite previamente el inquilino.

· Que la duración de la prórroga extraordinaria sea por un período máximo de 6 meses (aunque se pueden fijar otras

condiciones si hay acuerdo entre las dos partes).

¿CÓMO PRORROGAMOS UN CONTRATO VENCIDO DURANTE EL ESTADO DE ALARMA?

Una vez el inquilino nos solicite la prórroga extraordinaria de su contrato de alquiler de vivienda habitual, deberemos ir a la

FICHA DEL INQUILINO > PESTAÑA CONTRATO y pulsar el icono del engranaje que hay junto a la fecha de fin de contrato:

¡IMPORTANTE! Este icono del engranaje solo estará disponible si el departamento es una vivienda; es decir, si este no está

marcado como local en la pestaña General del departamento/inquilino.



Al pulsar el al icono del engranaje, nos aparecerá un cuadro resumen, correspondiente a la prórroga del contrato en virtud

del RDL 11/2020. Por defecto el programa nos indicará que la nueva fecha de fin de contrato son 6 meses desde la fecha de

vencimiento original; aún así, el aplicativo nos permitirá incrementar o disminuir esa fecha, en caso de que se haya pactado

una prórroga diferente con el inquilino, bien mediante las flechas habilitadas para ello, o bien escribiéndola directamente.

Una vez validada la prórroga, volveremos a estar en la pestaña de contrato, pero la fecha de final de contrato estará

modificada y la veremos en un tono rosado, indicativo de que este contrato ha sido prorrogado por el RDL.

¡MUY IMPORTANTE! Para que la prorroga quede grabada debemos validar los cambios, en la parte inferior:

En caso de haber prorrogado un contrato de vivienda habitual por error, deberemos pulsar de nuevo al icono del engranaje

para acceder al formulario de la prórroga, y una vez ahí pulsar el icono , para deshacer los cambios:

¡IMPORTANTE! Si pulsamos el icono , el contrato en cuestión ya no será un contrato prorrogado y se restituirá la fecha

de fin de contrato original.



¿CÓMO VEREMOS LOS CONTRATOS PRORROGADOS EN EL LISTADO DE VENCIMIENTOS DE CONTRATO?

Una vez configurada la prórroga en la ficha del inquilino, cuando hagamos el listado de vencimientos de contrato, desde el

punto de menú de LISTADOS > VENCIMIENTOS DE CONTRATO, el programa nos permitirá hacer el listado de todos los

contratos o sólo de aquellos que hayan sido prorrogados por el RDL 11/2020:

Si seleccionamos la opción de hacer el listado de vencimientos de <TODOS> los contratos, los que hayan sido prorrogados

por el RDL 11/2020 estarán identificados con un asterisco (*):

¿QUÉ NUEVOS CAMPOS COMBINADOS SE HAN INSERTADO EN LOS MAILINGS DE VENCIMIENTOS DE CONTRATO?

Una vez configurada la nueva fecha de fin de contrato en la ficha del inquilino > pestaña contrato, ahora ya podremos

elaborar mailings al propietario y al inquilino, para notificarles que se ha llevado a cabo la prórroga solicitada por el inquilino,

en virtud del RDL 11/2020. Para llevarlos a cabo debemos ir al punto de menú de UTILIDADES > MAILINGS.

En este punto de menú ahora encontraremos tres campos nuevos de combinación:

<FechaFinOriginalContrato> Nos indicará la fecha de finalización del contrato original, previa a la aplicación de la prórroga.

<FechaFinOriginalContratoLiteral> Nos indicará la fecha de finalización del contrato original, previa a la aplicación de la

prórroga, pero expresada en texto.

<MesesProrroga> Nos indicará el número de meses que se ha prorrogado el contrato original.

Además, tanto en los mailings de vencimientos de contratos a propiedades como de vencimientos de contratos a inquilino,

se ha añadido la posibilidad de buscar solo los contratos que hemos prorrogado (deberemos seleccionar en el apartado de

“Contratos” la opción “Prorrogados RDL 11/2020”), solo los no prorrogados, o bien todos (prorrogados y no prorrogados):



AMPLIACIÓN DE LA GUÍA:

¿CÓMO ELABORAMOS EL MAILING PARA NOTIFICARLE AL PROPIETARIO Y AL INQUILINO LA PRÓRROGA DEL CONTRATO?

Una vez vistos los nuevos campos combinados, podemos encontrarnos con que no sabemos cómo cambiar la plantilla de

mailing de vencimientos de contrato que normalmente utilizamos o, incluso, con el hecho de que nunca hemos generado

un mailing de vencimientos. Si ya sabemos cómo hacer los dos procesos, no hará falta que continuemos leyendo esta

ampliación.

Vamos a ver a continuación cómo crear un mailing y como modificar una plantilla que ya estemos utilizando:

· Si el mailing que queremos hacer es de notificación al propietario, seleccionaremos el mailing de “VENCIMIENTOS DE

CONTRATO A PROPIEDADES”. Una vez estemos en ese tipo de mailing, para que el programa pueda buscar solo los contratos

que hemos prorrogado, deberemos seleccionar en el apartado de “Contratos” la opción “Prorrogados RDL 11/2020”



· Si el mailing que queremos hacer es de notificación al inquilino, seleccionaremos el mailing de “VENCIMIENTOS DE

CONTRATOS A INQUILINOS”. Una vez dentro, para que el programa pueda buscar solo los contratos que hemos prorrogado,

deberemos seleccionar en el apartado de “Contratos” la opción “Prorrogados RDL 11/2020”

En caso de querer hacer un mailing, tanto a propiedades como a inquilinos, nos podría pasar que o bien no tengamos

ninguna plantilla creada o bien tengamos una, pero tengamos que añadirle nuevos campos combinables para notificar la

prórroga. En ambos casos, lo primero que tendremos que hacer es pulsar el icono que hay al final de la ruta de las

plantillas:

Al pulsar el icono , lo que veremos será la siguiente pantalla:

En el apartado de TIPO podremos ver de qué tipo

de mailing se trata. El tipo no lo podremos

cambiar. Va asociado al mailing que hayamos

escogido hacer, que será o el de vencimiento de

contrato a propiedad o a inquilino.

Si ya tenemos alguna plantilla creada, la

veremos aquí. Si este apartado está en

blanco, deberemos crear una.

En esta ruta veremos cuál es la carpeta que el

programa está detectando. Debería ser

aquella que contiene las plantillas.



Es IMPORTANTE tener en cuenta que en esta pantalla sólo veremos las plantillas del TIPO de mailing seleccionado. Es decir,

si queremos hacerle un mailing al propietario, tendremos que crear una plantilla desde el tipo de mailing de vencimientos de

contrato a propiedades y solo veremos las plantillas correspondientes a los vencimientos de contrato a propiedades; y si

queremos hacerle un mailing al inquilino, tendremos que hacer una segunda plantilla desde el tipo de mailing de

vencimientos de contratos a inquilinos (no nos servirá la de propiedades, porque tienen campos combinables diferentes) y en

esa pantalla solo veremos las plantillas correspondientes a los vencimientos de contrato a inquilinos.

¿Cómo creamos una nueva plantilla, tanto a propiedades como a inquilinos?

Una vez dentro de la pantalla de las plantillas, e independientemente de si estamos en el mailing de notificación a inquilinos

o a propiedades, será necesario que pulsemos el icono para crear una nueva plantilla. Esto hará que se nos abra una

nueva pantalla en la que tendremos que elegir desde donde queremos añadir la nueva plantilla: desde un documento en

blanco o a partir de un documento existente en una carpeta (como podría ser una plantilla de vencimiento de contrato que

ya tengamos creada).

a) “Documento en blanco”: Seleccionaremos esta opción si queremos que el nuevo documento sea una hoja en blanco

en la que empezar a escribir el texto que queremos enviar.

b) “A partir de un documento existente en”: Seleccionaremos esta opción si por el contrario queremos copiar un

documento existente y utilizarlo de base para el nuevo (la carpeta que nos aparece a la derecha).

Una vez seleccionada una de las dos opciones, habrá que pulsar el icono para validar la selección.

· Si elegimos la segunda opción "A partir de un documento existente en" nos aparecerá abajo una relación de todas las

plantillas dadas de alta actualmente y que se encuentran en la carpeta indicada, independientemente del tipo de mailing.

En este caso, deberemos bajar hasta el tipo “Vencimiento de contrato”, seleccionar la plantilla a partir de la cual queremos

crear la de la prórroga y pulsar el botón .

Automáticamente volveremos de nuevo al formulario de las plantillas y observaremos que en la sección de Plantillas

disponibles se nos ha añadido una nueva plantilla. El programa la habrá nombrado igual que el tipo de plantilla que se

trate, es decir, si nos encontramos dentro del tipo de mailing de vencimiento de contratos a inquilinos, el nombre del nuevo

documento será, de forma predeterminada, VencimientoDeContratoInquilino_V; en cambio, si el tipo de mailing fuera de

vencimiento de contrato a propiedad, el nombre del nuevo documento será VencimientoDeContratoPropiedad_V:



· Si elegimos la primera opción "A partir de un documento en blanco" automáticamente volveremos de nuevo al formulario

de las plantillas y observaremos que en la sección de Plantillas disponibles se nos ha añadido una nueva plantilla. El

programa la habrá nombrado igual que el tipo de plantilla que se trate, es decir, si nos encontramos dentro del tipo de

mailing de vencimiento de contratos a inquilinos, el nombre del nuevo documento será, de forma predeterminada,

VencimientoDeContratoInquilino_V; en cambio, si el tipo de mailing fuera de vencimiento de contrato a propiedad, el

nombre del nuevo documento será VencimientoDeContratoPropiedad_V:

¿Cómo modificamos una plantilla ya existente o la configuramos desde cero, en caso de haberla creado a partir de un

documento en blanco?

Tanto en un caso como en otro, lo que debemos hacer es introducir campos combinables a la plantilla y añadir o modificar el

texto común.

· Texto común: Es toda aquella parte del texto que escribiremos en la plantilla y que es común para todos los destinatarios.

Por ejemplo: "Mediante la presente notificación les comunicamos...”. Evidentemente el texto común lo podremos

aprovechar de algún documento que actualmente estemos utilizando haciendo un "copiar"/"pegar".

· Campos combinados: Son todos aquellos datos que a la hora de confeccionar el mailing tomarán la información que

corresponda de la base de datos, para poder personalizar la comunicación para cada propietario o inquilino. Por ejemplo: el

nombre de la persona, la dirección, etc.

Para insertar en el documento estos campos combinados, lo primero que haremos será seleccionar la plantilla y pulsar el

icono (icono para editar la plantilla), para que se nos abra la plantilla de Word que hemos creado o que queremos

modificar.



Una vez abierto el documento, deberemos hacer lo siguiente:

Una vez insertadas todas las variables que queramos, de las disponibles en la lista, nos habrá quedado un documento como

el que se muestra en el siguiente ejemplo, en el que podemos observar el Texto común y los Campos combinados:

Una vez creado el documento, ahora habrá que guardarlo, como cualquier otro documento de Word, mediante el icono

"Guardar" y finalmente cerrarlo.

Al cerrar el documento nos volveremos a encontrar en la pantalla de antes y deberemos seleccionar la plantilla que hemos

creado y comprobar que todos los campos combinados que contiene la plantilla son correctos, por lo que deberemos pulsar

el icono para validarlos:

En el menú de Correspondencia debemos localizar un icono

denominado “Insertar campo combinado”.

Al desplegarlo nos aparecerá la relación de variables que podemos

insertar o incrustar en el texto que estemos editando.

Si por ejemplo queremos que después de la palabra que hemos

escrito en el documento (“Barcelona”) aparezca la fecha de

notificación (de manera automática al hacer el mailing)

desplegaremos la lista y seleccionaremos el campo de combinación

“Fechanotificacion”, tal como se muestra en el ejemplo.



Una vez validada la plantilla, ahora será necesario pulsar el icono para validar la selección. Al hacerlo el programa nos

volverá a enviar a la pantalla de los mailings, pero en este caso ya tendremos la plantilla seleccionada y sólo será necesario

que seleccionemos qué queremos hacer con las cartas: imprimirlas (opción mailings), enviarlas por e-mail (opción

generación e-mails), crear un documento en la carpeta correspondiente de la base de datos (opción documentos) o enviarla

a un tercero para que se encargue de llevar a cabo su envío (opción generación Correo Postal):

Primero hay que validar la plantilla Después de validarla, hay

que validar la selección

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