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COMPENSAR
ESPECIFICACIONES TECNICAS
MANTENIMIENTO DE PERSIANAS, CORTINAS, MINI PERSIANAS, PERSIANAS
ENROLLABLES, CORTINAS DE SALUD EN TELA LAVABLE, CAMILLAS, SILLAS DE
OFICINA, PELÍCULAS SAND BLASTING DE CONTROL SOLAR, PELÍCULAS DE
SEGURIDAD, BLACK OUT Y EL SUMINISTRO DE PERSIANAS, MINI PERSIANAS,
CORTINAS Y BLACK OUT.
BOGOTÁ D.C.
05 DE AGOSTO DE 2019
2
Contenido
1. INSTRUCCIONES PARA LOS PROPONENTES ..................................................................................................................... 3
2. CONTRATACIÓN............................................................................................................................................................ 14
3. RESUMEN EJECUTIVO. .................................................................................................................................................. 20
4. REQUERIMIENTOS. ....................................................................................................................................................... 21
5.0. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE ............................................................................................................................... 21
6.0. COSTOS .................................................................................................................................................................... 27
7.0. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD. .............................................................................................................................. 28
EL DOCUMENTO ANEXO DEBE HACE PARTE DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEBE SER ENVIADO CON LA INTENCIÓN A OFERTAR, EL NO ENVIAR EL
ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD FIRMADO DESCALIFICARA EL PROPONENTE PARA CONTINUAR EN EL PROCESO DE SELECCIÓN. ............................. 28
3
1. INSTRUCCIONES PARA LOS PROPONENTES
1.1. Introducción:
Compensar extiende esta invitación a los proveedores a presentar sus propuestas en
conformidad con los requisitos, términos y condiciones de esta solicitud de cotización
(RFQ).
Esta solicitud de cotización (RFQ) proporciona material de referencia, que describe los
requisitos para la respuesta que debe incluir la solución y costos sugeridos.
A través de este proceso, COMPENSAR debe lograr lo siguiente:
Los objetivos primarios de este contrato son:
• se solicitan contratos para el mantenimiento de persianas, cortinas, mini persianas,
persianas enrollables, cortinas de salud en tela lavable, camillas, sillas de oficina,
películas sand blasting de control solar, películas de seguridad, black out y el
suministro de persianas, mini persianas, cortinas y black out.
Restricciones o puntos críticos
• Los horarios se restringen a las exigencias del servicio en cada sede. Coordinar con el
ingeniero encargado la fecha y hora de la prestación del servicio, atender la solicitud
en presencia del responsable por Compensar, entregar a satisfacción el servicio al
Ingeniero de sede o asignado, cumplir con los protocolos de ingreso y trabajo en el
recinto en el cual se realizara el servicio solicitado.
Condiciones logísticas
• El proveedor debe entregar la información listada en el anexo especificaciones
tecnicas, las mediciones realizadas, el diagnostico general, los cambios y/o trabajos
realizados, firma de quien ejecuta y quien recibe a satisfacción, fecha de la visita y
observaciones. Se requiere contacto directo con la persona asignada por el proveedor
para la remisión de las solicitudes, seguimiento de reportes por correo electrónico y
llamadas directas a celular 24 hr.
1.2. Condiciones Generales
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La presente invitación tiene por objeto obtener cotizaciones para los servicios solicitados,
para realizar el debido análisis y comparación que permita a COMPENSAR conducir a
una posterior negociación y contratación, sin embargo, no compromete a COMPENSAR
para contratar parcial o totalmente y bajo cualquier circunstancia se reserva el derecho de
finalizar o anular el proceso así como de incluir o excluir invitados durante el mismo de
considerarlo pertinente.
1.2.1. Periodo de Validez de la Oferta.
La oferta debe tener como mínimo una validez de 90 (noventa) días.
1.2.2. Derecho de Rechazo.
Compensar se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquiera o todas las respuestas
a esta solicitud de cotización y que inicie conversaciones o negociaciones con uno o varios
proveedores calificados, al mismo tiempo, si tal acción es en el mejor interés de
Compensar. Además, Compensar se reserva el derecho de modificar o retirar este RFQ,
en su totalidad o en parte, en cualquier momento antes de la adjudicación del contrato.
1.2.3. Oferta Mejor y Definitiva
Compensar se reserva el derecho de solicitar una oferta mejor y definitiva.
1.2.4. Costos de la Propuesta.
Los gastos incurridos en la preparación de cotizaciones en respuesta a esta solicitud, son
responsabilidad exclusiva del Proponente.
1.3. Instrucciones de la propuesta y tiempos:
Esta sección contiene instrucciones relativas a la propuesta que se presentará.
1.3.1. Entrega de Cotización.
La cotización debe ser escrita y presentada en medio magnético (CD no re escribible) y
en original escrito de igual contenido, en sobres cerrados con todas las páginas foliadas
consecutivamente en orden ascendente, con numerador, no sea acepta a mano y no se
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aceptan letras (p. ej. 10 a; 10 b) con un índice que contenga una relación de todos los
capítulos que integran la propuesta, señalando el número de página donde se localizan.
Si se presenta diferencia entre la versión digital y la versión escrita prevalecerá la
información y documentos del escrito.
El proponente deberá elaborar la cotización de acuerdo a lo establecido en la presente
invitación anexando la documentación exigida. Las fotocopias que se anexen a la
cotización, deberán ser completamente legibles; si no lo son, se solicitará nueva copia por
una sola vez por el término que COMPENSAR señale, vencido este término, si no se
entrega, se entenderá por no entregados los documentos.
No se aceptarán cotizaciones cuyos documentos que sean objeto de evaluación y
calificación presenten tachaduras, raspaduras y/o enmendaduras, salvo que las mismas
sean refrendadas por el proponente al margen del mismo o en documento aparte anexo
a la propuesta.
Si algún proponente considera que debe destacar algunos detalles o información
relevante para la evaluación de la cotización, debe hacerlo expresamente y por escrito.
No se aceptarán cotizaciones complementarias o modificaciones que fueren presentadas
con posterioridad a la fecha y hora límite de presentación de las cotizaciones.
Cuando se exija suministro de información o documentos, estos deberán ser entregados
dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud.
La cotización deberá llevar la firma de la persona que actúe como representante legal,
apoderado o quien haga sus veces.
Los ítems y valor total deben ser cotizados en pesos colombianos discriminando el IVA y
relación de porcentaje de descuento por pronto pago si aplica.
Serán de la exclusiva responsabilidad del oferente los errores u omisiones en que incurra
al indicar los costos o valores unitarios y totales en su cotización, debiendo asumir los
mayores costos o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones. COMPENSAR
no reconocerá ningún valor adicional por conceptos no incluidos en la cotización.
6
Si COMPENSAR lo estima conveniente, como resultado de las solicitudes de aclaración
o de oficio, podrá modificar los presentes términos, mediante adenda, que se enviará a
las personas invitadas a presentar cotización.
La presente invitación y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma no
implican la realización de una cotización para contratar ni crean la obligación de aceptar
cualquiera de las cotizaciones presentadas o asumir cualquier otra obligación. Este
documento es una mera invitación a cotizar.
No se permitirá el retiro de documentos que componen la cotización una vez presentada.
Las personas jurídicas extranjeras, deberán acreditar en el país un apoderado o agencia
domiciliada en Colombia debidamente facultado para presentar la cotización y celebrar el
contrato; así como para representarlas judicial y extrajudicialmente; o tener establecida o
establecer sucursal en Colombia, en los casos de ley.
La cotización deberá presentarse en español. Sin embargo, si algunos de los documentos
incluidos corresponden a publicaciones o manuales técnicos que no se editan en español,
podrán estos presentarse en inglés.
En caso de consorcio o unión temporal cada una de las personas jurídicas que integren
una u otra, deberá tener capacidad legal para presentar la cotización y cumplir cada uno
de los requisitos legales para participar en el proceso de selección. Se debe especificar
la participación, aportes y responsabilidad de cada uno de los miembros del consorcio o
unión temporal.
Igualmente, el proponente deberá anexar los siguientes documentos:
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CAPITULO ADMINISTRATIVO
ITEM Secciones y/o documentos a incluir
1 Carta formal firmada por el representante legal de la sociedad o su Apoderado, presentando la
propuesta, de acuerdo con los niveles de aprobación según lo estipulado en Cámara y Comercio.
2
Resumen Ejecutivo que debe contener: Nombre de la empresa, Dirección de oficina principal,
Información de contacto, experiencia, clientes principales y mínimo tres (3) referencias.
3
Relación de Experiencia
El proponente deberá presentar información sobre su experiencia, idoneidad y contratos similares
al objeto de esta solicitud de propuestas, relacionando:
✓ Tres (3) clientes principales con quienes haya sostenido relación comercial durante los dos (2)
últimos años. Anexar certificaciones originales de estos clientes.
✓ Anexar listado de contratos con objetos similares a esta solicitud de propuestas vigentes o
terminados de los últimos dos (2) años; especificando objeto del contrato fechas de inicio y
terminación y valor. Anexar como mínimo dos (2) certificados de manejo de contrataciones.
COMPENSAR CCF entrará en contacto con uno o más clientes relacionados, que se consideren de
mayor relevancia, con el fin de verificar las referencias y establecer la trayectoria de la empresa y
la calidad del servicio ofrecido.
4 Certificado de Existencia y Representación Legal con una expedición no mayor a un (1) mes a la
presentación de la propuesta, cuando el proponente sea persona jurídica.
5 Para personas naturales el RUT con la actualización de la última actividad económica.
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Copia de los estados financieros con corte a 31 de diciembre correspondientes a los dos años
gravables anteriores al año vigente si aplica. El balance se debe presentar de conformidad con
el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, sobre balances certificados, para su validez debe estar suscrito
por el Representante Legal del Proponente y por el Contador Público, bajo cuya responsabilidad
se haya preparado e incluir la declaración de que las afirmaciones contenidas en el balance se
han verificado previamente conforme al reglamento y las mismas se han tomado fielmente de los
libros.
7
Certificado, extracto o copia del acta de asamblea, junta de socios y/o junta o consejo directivo,
en donde conste la autorización dada al representante legal para comprometer a la sociedad en
caso de adjudicación del contrato y presentación de la propuesta, de ser necesario, según sus
estatutos.
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Si hubiere enmendaduras, únicamente serán consideradas si vienen expresamente
señaladas en la oferta y aclaradas con firma del proponente.
Los casos en que la cotización no esté acompañada por todos los documentos exigidos y
que sean subsanables, COMPENSAR requerirá por escrito al cotizante quien deberá,
dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud en tal sentido,
suministrar los documentos requeridos; si no lo hiciere dentro del término establecido, la
cotización no será considerada.
Serán subsanables aquellos documentos que no modifiquen los valores de la oferta, ni
las condiciones técnicas de la misma.
Con la presentación de la cotización el cotizante manifiesta haber dado cumplimiento a
todas las condiciones legales requeridas para presentar y contratar, tales como existencia,
CAPITULO ADMINISTRATIVO (Continuación)
ITEM Secciones y/o documentos a incluir
8
Certificación expedida por el Revisor Fiscal o el Representante Legal, donde conste que se
encuentra al día en el pago de seguridad social integral de sus trabajadores de los 2 últimos meses,
cuando el proponente tenga personal a cargo o sea persona jurídica.
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Póliza seriedad de la oferta. El proponente deberá adjuntar una garantía de seriedad de la oferta
a favor de CCF COMPENSAR que ampare un valor equiválete al 10% del valor de su propuesta y
una vigencia mínima de tres meses (3) contados a partir de la fecha límite de la recepción de las
propuestas. En el evento de ampliarse el término, se informará a los proponentes con el fin de que
amplíen la vigencia de la garantía. Cuando la garantía sea insuficiente o no esté debidamente
constituida, CCF COMPENSAR requerirá al oferente para que proceda a su corrección dentro de
los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de solicitud. Si el oferente no la corrige en el término
señalado, no será considerada su propuesta.
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Certificado de avance de implementación del SGSST emitido por la ARL o evaluación inicial del
SGSST del estado de implementación.
11 La información técnica como un entregable ya que de lo contrario como hago la evaluación
técnica.
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representación legal, no estar incurso en inhabilidades y aceptará las responsabilidades
que se desprendan del incumplimiento a lo manifestado, con la consecuente
indemnización.
Para la presentación de la cotización deberá tenerse en cuenta que COMPENSAR exige
que el cotizante sea fabricante del Producto cotizado ó Representante ó Distribuidor
Autorizado de éste, condiciones estas que deben acreditarse con los documentos legales
respectivos.
El cotizante manifestará la organización con que cuenta en la ciudad de Bogotá, para
proporcionar el soporte técnico, suministro de repuestos, instalación, reparación y demás
obligaciones que exige COMPENSAR, según lo aquí estipulado. En caso de que no la
tenga en el momento de presentar la cotización, deberá indicar la organización con la cual
cumplirá con los requerimientos mencionados, en el evento de salir seleccionado, para
proporcionar soporte técnico, repuestos, instalación, reparación y demás obligaciones que
exige COMPENSAR.
No se aceptará que la solución de un punto sea referida a catálogos o publicaciones del
fabricante incluidas en la cotización, sin que previamente se haya dado una explicación
clara y concreta en el texto mismo de la respuesta.
El cotizante deberá responder y documentar todas y cada una de sus respuestas de
acuerdo con lo establecido en este documento y en ESTRICTO ORDEN, según la
numeración de los presentes términos, en el formato definido para las respuestas a los
servicios.
Cuando haya discrepancias entre una respuesta punto a punto de los capítulos
mencionados en este documento, con los anexos correspondientes a los mismos
capítulos, prevalecerá la respuesta punto a punto.
1.3.2. Intención para Cotizar
Los proveedores deben informarnos de su intención de hacer una cotización o no hacer
una cotización por e-mail a [email protected]; a más tardar el 14 de
agosto del 2019.
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1.3.3. Lugar y Fecha para la Recepción de Cotizaciones.
Las ofertas se recibirán en la Oficina de Cadena de Abastecimiento, ubicada en la Avenida
68 No. 49 a 47 Edificio F piso 4 compras y abastecimientos (PNA). el 28 de agosto del
2019 desde las 8:00 am y hasta las 5:00 pm.
1.3.4. Aclaraciones y/o Modificaciones.
El cotizante, podrá solicitar información aclaratoria relacionada con el contenido de este
documento y deberá hacerlo por correo electrónico, dirigiendo su comunicación a las
siguientes direcciones: [email protected]
Solicitudes de aclaración dentro de los dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha
límite para solicitar información aclaratoria.
Las aclaraciones o modificaciones que surjan se considerarán parte integrante de este
documento y serán puestas en conocimiento de todos los invitados al proceso.
Las preguntas que no estén respondidas antes de la fecha límite de esta solicitud no
significan una extensión a cualquier Proponente. Las preguntas dirigidas COMPENSAR a
través de cualquier otra vía que la requerida no será reconocida ni respondidas.
1.3.5. Estudio de la Cotización y Evaluación.
Durante el período de estudio de la cotización, COMPENSAR podrá solicitar a los
cotizantes las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que por ello el
cotizante pueda adicionar o modificar las condiciones de su cotización, las modificaciones
solo se podrán hacer durante el período de negociación. Las solicitudes COMPENSAR y
las respuestas de los Cotizantes deberán constar por escrito.
El cotizante deberá dar respuesta a estas solicitudes dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes al recibo de la comunicación.
1.3.6. Excepciones Técnicas o Económicas.
El cotizante podrá presentar excepciones técnicas o económicas siempre y cuando no
impliquen condicionamiento para la selección.
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1.3.7. Causales de rechazo y eliminación de la propuesta.
Las cotizaciones se rechazarán y no serán evaluadas o se eliminarán en cualquiera de
los siguientes eventos:
a) Cuando la cotización no esté relacionada directamente con el objeto de los presentes
términos de referencia.
b) Cuando la cotización no contenga el valor de lo ofertado.
c) Cuando la cotización haya sido presentada fuera del término o en otro lugar fuera del
indicado.
d) Cuando se compruebe que hubo acuerdo de dos o más cotizantes para perjudicar a
terceros.
e) Cuando el cotizante haya tratado de inferir, influenciar o informarse indebidamente
sobre el análisis de las cotizaciones.
f) Cuando se compruebe que el cotizante se encuentra incurso en alguna de las causales
de inhabilidad e incompatibilidad definidas por la ley.
g) Cuando vencido el plazo para subsanar las deficiencias formales de los documentos
exigidos, el cotizante no los corrija o no responda las aclaraciones solicitadas por
COMPENSAR.
h) Cuando una vez verificada la información suministrada por el cotizante no se ajuste a
la realidad.
i) Cuando la cotización sea firmada por una persona diferente al cotizante o a su
representante, según el caso, o cuando no se encuentre firmada.
j) Cuando el cotizante no tenga la capacidad residual de contratación exigida para cumplir
con el objeto de la invitación.
k) Cuando se compruebe que el cotizante incumplió con el acuerdo de confidencialidad.
La decisión de rechazo y/o eliminación se comunicará al proponente por escrito.
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1.3.8. Cumplimiento del Principio de Equidad.
Para efectos de la aplicación del principio de equidad, el cotizante ya sea de origen
extranjero o nacional deberá adjuntar en su cotización, en forma total y absolutamente
explícita todos y cada uno de los elementos que se deban tener en cuenta para el objeto
de lo aquí solicitado, ya que de presentarse algún elemento adicional en el transcurso de
la ejecución del contrato, este deberá ser totalmente pagado por el cotizante y sin ningún
cargo adicional para COMPENSAR.
Así mismo el proponente, debe informar en su cotización si la solución es implementada
en su TOTALIDAD con recursos propios de su compañía, ó va a subcontratar otra
compañía para realizar parte o la totalidad del proyecto, si este es el caso cómo van a
controlar la planeación, riesgos y garantía de calidad.
1.3.9. Invalidez de Información Previa.
La información contenida en este documento sustituye totalmente aquélla que pudiere
haberse suministrado por fuera de esta invitación.
1.3.10. Cronograma del proceso de selección.
Esta invitación a cotizar tiene previsto el siguiente cronograma que deberán cumplir los
proponentes interesados en ofertar.
FECHA DESCRIPCIÓN
INICIAL FINAL
06/08/2019 06/08/2019 Envío de RFQ y publicación
en pagina Compensar.
06/08/2019 14/08/2019 Envío intención de participar
06/08/2019 14/08/2019 Preguntas sobre el RFQ por parte de los cotizantes
20/08/2019 20/08/2019
Respuestas por parte de COMPENSAR (Preguntas
realizadas por los cotizantes)
28/08/2019 28/08/2019 Entrega de las cotizaciones
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1.4.0 Preparación de la cotización:
Esta sección provee instrucciones específicas para la preparación de la cotización:
1.4.1 Preparación General.
a) Presentar la cotización.
b) Incluir una tabla de contenido con números de página.
d) Las páginas se numerarán consecutivamente con números de página y sección.
e) Seguir el esquema de propuesta en la Sección 1.4.2. Para cada respuesta, identificar
el elemento del RFQ al que se está respondiendo.
1.4.2 Esquema de Cotización Requerido
El siguiente cuadro detalla el esquema de cotización requerido y especifica el contenido
de las secciones de la cotización.
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Por favor note que la Sección 1 de esta cotización no requiere respuesta.
1.4.3. Notificaciones Proceso de selección.
Durante y terminado el proceso de selección se enviaran los respectivos
comunicados informando a los proponentes que continúan y los que no continúan
el proceso de selección ,COMPENSAR se reserva el derecho de realizar procesos
de retroalimentación con los proponentes que no superaron el proceso de
selección como resultado de la evaluación integral.
2. CONTRATACIÓN
La forma del contrato será escrita en caso que de este proceso se decida realizar
este trámite. El cotizante seleccionado deberá suscribir perfeccionar y legalizar el
contrato dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación
en tal sentido.
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2.1. Garantías.
El proponente seleccionado deberá constituir en la compañía Liberty Seguros, a
favor de Compensar, garantías por los siguientes conceptos, valores y plazos en
caso que apliquen:
a) Póliza de manejo y buena inversión del anticipo en un cien por ciento (100%) del
valor del mismo y vigencia igual a la del plazo del contrato y cuatro (4) meses más.
b) Póliza de cumplimiento en un veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y
vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.
c) Póliza de calidad en un veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y vigencia
igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.
d) Póliza de responsabilidad civil extracontractual en un quince por ciento (15%) del
valor total del contrato y vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.
e) Póliza de pago de salarios y prestaciones sociales en un quince por ciento (15%)
del valor total del contrato y vigencia igual a la del mismo y tres (3) años más.
Estas garantías deberán constituirse antes de los cinco (5) días hábiles siguientes a la
fecha de la firma del contrato y requerirá aprobación por parte COMPENSAR.
El cotizante deberá reponer las garantías cuando el valor de las mismas se vea afectado
por razón de siniestros. De igual manera, en el evento en que se aumente el precio del
contrato o se prorrogue su vigencia, deberán ampliarse o prorrogarse las correspondientes
garantías.
Si por alguna razón el Cotizante no prorroga o amplia las garantías dentro del término de
tres (3) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación de COMPENSAR en
tal sentido, ésta podrá disponer que se prorrogue o amplíe a su favor, descontando el valor
de la prima correspondiente de las sumas que se adeuden al Cotizante.
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En caso de requerirse correcciones a las pólizas, el cotizante dispondrá de dos (2) días
hábiles para tal efecto a partir de la fecha en que este evento le sea comunicado.
2.2. Cláusula Especial.
El Cotizante manifiesta bajo la gravedad del juramento, que se entenderá prestado con la
firma del contrato, que ninguna persona al servicio de COMPENSAR ha recibido ni recibirá
beneficio directo o indirecto resultante de la selección, celebración o ejecución del mismo
y acepta expresamente que la presente disposición es condición esencial del contrato, por
lo que su incumplimiento dará lugar a su terminación y a la aplicación de las sanciones
legales pertinentes.
2.3. Multas.
• Si el cotizante incumple total o parcialmente alguna de sus obligaciones una vez
cumplido el plazo señalado, injustificadamente, pagará a COMPENSAR multas
sucesivas diarias equivalentes al tres por ciento (3%) del valor total del contrato, por
cada día de retraso. Si transcurridos veinte (20) días persiste el incumplimiento, se
considerará definitivamente incumplido el contrato, en cuyo caso, el cotizante
pagará una multa adicional a las anteriores, del ciento (100%) del valor del contrato.
• Con el cotizante elegido se acordara un cronograma de actividades, dichas
actividades se vincularan con porcentajes de pago del contrato, dichos pagos se
realizaran contra entregables y previa autorización por parte de los supervisores del
contrato, las partes acordaran multas referente al incumplimiento por parte del
proponentes frente al incumplimiento en las fechas acordados y la calidad de los
mismos.
Nota aclaratoria. Las multas se pagarán sin perjuicio del cumplimiento de la obligación
principal y del cobro de la cláusula penal pecuniaria, a juicio de COMPENSAR. El valor de
estas multas podrá descontarse directamente al COTIZANTE, de las sumas que le adeude
COMPENSAR por cualquier concepto.
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2.4. Condición de Modificación.
Teniendo en cuenta que COMPENSAR es una Caja de Compensación Familiar sometida
a control y vigilancia del Estado, en el evento en que éste modifique las leyes y decretos
reglamentarios que rigen el funcionamiento de las Cajas o la Superintendencia del
Subsidio Familiar dicte normas que las afecten o adopte decisiones que incidan en la
ejecución del presente contrato, El Cotizante se obliga a sujetarse a las nuevas
disposiciones y requisitos que se establezcan, incluyendo la rescisión o terminación del
contrato, si a ello hubiere lugar.
2.5. Conflicto de Intereses.
Las partes declaran no estar comprometidas en conflicto de intereses, de conformidad con
lo previsto en el artículo 23 de la Ley 789 de 2002.
2.6. Inhabilidades e Incompatibilidades.
Las partes manifiestan que no se encuentran incursas en alguna de las inhabilidades o
incompatibilidades para suscribir el presente contrato.
No podrán presentar ofertas ni suscribir el correspondiente contrato las personas que se
encuentren incursas en cualquiera de las causales de inhabilidad señaladas en la
Constitución Política, en la Ley, en lo relativo a las contempladas en el estatuto de
Compensar y en las normas aplicables, particularmente en el Decreto 2463 de 1.981. Los
proponentes deberán manifestar expresamente y bajo juramento que no se hallan incursos
en ellas, el cual se entenderá prestado con la firma de la oferta y la presentación junto con
la propuesta de una carta haciendo referencia a este punto.
Cuando se compruebe que el cotizante no informó la existencia de hechos constitutivos de
inhabilidad o incompatibilidad, COMPENSAR desestimará la propuesta.
2.7. Solución de Controversias.
Las partes acuerdan que en caso de suscitarse diferencias en relación con la ejecución o
interpretación del presente contrato, las mismas convienen en prever todos los medios
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para resolver amistosamente, sin litigios, cualquier controversia. En caso de no llegar a un
acuerdo, las partes convienen utilizar los mecanismos de arreglo directo como la
transacción y la conciliación, de no llegar a un acuerdo las partes, transcurridos treinta (30)
días hábiles, acudirán ante un árbitro designado por la Cámara de Comercio de Bogotá, el
cual fallará en derecho, de conformidad con la normatividad aplicable a la materia.
2.8. Confidencialidad.
El presente contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de
confidencialidad absoluta. En consecuencia, ninguna información relacionada con
COMPENSAR con sus actividades, obtenida en forma directa o indirecta, será divulgada
o discutida con personas distintas de las indispensables para que el proveedor cumpla con
el objeto del presente contrato. Las obligaciones de confidencialidad establecidas en este
contrato sobrevivirán a la terminación del mismo.
2.9. Obligaciones de las Partes Frente a la Información de Carácter
Confidencial.
Las partes se abstendrán de divulgar cualquier información de carácter confidencial que
conozcan o intercambien con ocasión del presente contrato, calificada como secreto
empresarial, de conformidad con los artículos 260 y subsiguientes de acuerdo de
Cartagena, Decisión 486 de 2000, el artículo 308 del Código Penal y demás normas que
regulan la materia.
Por lo tanto, tomarán todas las medidas necesarias para que la información no llegue a
terceros bajo ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para algún objeto diferente
al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento del presente
contrato. Cada parte deberá asegurarse que la información protegida no sea revelada o
distribuida por sus empleados o agentes, contraviniendo las disposiciones de este
contrato.
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2.10. Confidencialidad en el proceso de selección.
El presente proceso será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de
confidencialidad absoluta. En consecuencia, ninguna información relacionada con
COMPENSAR con sus actividades, obtenida en forma directa o indirecta, será divulgada
o discutida con personas distintas de las indispensables para que el proveedor cumpla con
el proceso. Se debe diligenciar el Anexo 1 adjunto en el presente documento.
2.11. Supervisión.
Desde el momento de la adjudicación de la presente invitación y hasta que se liquide el
contrato, COMPENSAR ejercerá la supervisión, control y vigilancia de la ejecución de las
obligaciones a cargo del cotizante adjudicatario contenidas en el contrato que se suscriba,
a través del interventor delegado para tal efecto.
En cualquier caso COMPENSAR se reserva el derecho de contratar una supervisión ó
interventor externo si así lo considera pertinente.
2.12. Cesión.
COMPENSAR puede ceder el contrato completa o parcialmente, EL COTIZANTE se obliga
a no ceder el contrato, sin la autorización previa y escrita de COMPENSAR.
2.13. Apoderado.
Durante la vigencia del contrato, EL COTIZANTE mantendrá constituido en Colombia un
apoderado general o un representante con facultades para representarlo judicial y
extrajudicialmente en todo lo relacionado con el desarrollo del mismo.
2.14. Exclusión de Relación Laboral.
Las partes dejan expresa constancia que por este contrato no se constituye vínculo laboral
alguno entre COMPENSAR y los trabajadores que EL COTIZANTE ocupe para el
cumplimiento del objeto contractual. EL COTIZANTE dispone de autonomía y libertad
técnica, administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable
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por la vinculación del personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y
riesgo, sin que COMPENSAR, adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos.
2.15. Acta de Recibo Definitivo.
Dentro del mes siguiente a la fecha contractualmente pactada para la entrega final se
suscribirá acta de recibo definitiva. Para el efecto se tendrá en cuenta lo consignado en
cada una de las actas de aceptación de los equipos y servicios a satisfacción de
COMPENSAR. El acta deberá ser suscrita por las partes contratantes y el supervisor del
contrato.
2.16. Gastos a Cargo del Cotizante.
Serán por cuenta de EL COTIZANTE el valor de las primas de las garantías y de
ampliación, prórroga o modificación por causas imputables a él, así como el pago del cien
por cien (100%) del impuesto de timbre, el cual será descontado directamente por
COMPENSAR en el momento de la cancelación de la primera o única cuenta, según sea
el caso.
2.17. Domicilio.
Para todos los efectos, las partes acuerdan la ciudad de Bogotá D.C. como domicilio
contractual.
3. RESUMEN EJECUTIVO.
Esta sección requiere la siguiente información del proveedor:
a) Nombre de la empresa
b) Dirección de oficina principal
c) Información de contacto
d) Presencia Web
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e) Experiencia
f) Clientes principales
g) Competidores principales
h) Diferenciadores principales de los competidores
i) Referencias.
4. REQUERIMIENTOS TECNICOS.
SERVICIO PARA EL MANTENIMIENTO DE PERSIANAS, CORTINAS, MINIPERSIANAS,
PERSIANAS ENROLLABLES, CORTINAS DE SALUD EN TELA LAVABLE, CAMILLAS,
SILLAS DE OFICINA, PELICULAS SAND BLASTING DE CONTROL SOLAR, PELICULAS
DE SEGURIDAD, BL.
PARTE 4.1: CONDICINES GENERALES:
INFORMACION BASICA:
• El objetivo de estas especificaciones es definir los requerimientos técnicos para el mantenimiento de elementos tales como persianas, colchonetas, sillas de ruedas y sillas oficina. Los objetivos primarios de este contrato son:
• Garantizar que la disponibilidad de persianas, sillas y colchonetas sean 100% y la infraestructura este completa en todos los edificios de compensar.
• Tener soporte las 24 Hrs para atenciones de emergencia en caso de requerirse o previa coordinación con el personal encargado de compensar.
PARTE 4.2: ESPECIFICACIONES TECNICAS:
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CALIFICACIÓN TÉCNICA
La oferta debe estar basada en las condiciones de prestación del servicio que aseguren la
correcta operación de los equipos, donde se evaluaran principalmente los siguientes aspectos:
• Cumplimiento normativo
• Competencia del personal
• Herramientas y Procedimientos
• Abastecimiento insumos y repuestos
• Oportunidad atención contingencias
• Tecnología y canales comunicación
4.3 EVALUACIÓN COMERCIAL
El oferente deberá presentar información sobre su experiencia, idoneidad y conocimiento en
contratos similares, relacionando 5 clientes principales del servicio de mantenimiento inhouse
eléctrico durante el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2017 y el 01 de diciembre de
2018.
Cumplimiento normativo: se estudiarán y analizarán los requisitos normativos propios de la
actividad, verificando su estricto cumplimiento. Este aspecto no dará puntaje, pero habilitará o
descalificará la oferta para su posterior calificación.
El proponente debe adjuntar los certificados y documentos que considere para este aspecto.
4.4 HERRAMIENTAS Y PROCEDIMIENTOS
Se determinará con base en los soportes que el proponente adjunte sobre procedimiento y
herramienta que posee para realizar los mantenimientos de los equipos en Compensar, entre
ellos los protocolos de seguridad industrial y certificado de calibración vigente. Debe señalar que
herramientas especiales tiene además de las herramientas de mano y de montaje de los
elementos que van empotrados en la infraestructura.
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4.5 ABASTECIMIENTO INSUMOS Y REPUESTOS
Las intervenciones sobre la infraestructura deben llevarse a cabo con partes y repuestos de
marcas reconocidas con excelentes calidades, que cumplan las normas y legislación pertinente
Se debe garantizar la entrega de repuestos recurrentes en un tiempo no mayor a (1) día
4.6 OPORTUNIDAD ATENCIÓN CONTINGENCIAS
El proponente debe remitir los protocolos para atención de contingencias para atención en horario
diferente al laboral. Se manejará tiempos de 2 Horas 7 X 24 X 365 Días.
4.7 TECNOLOGÍA Y CANALES COMUNICACIÓN
El proponente debe adjuntar los teléfonos de atención. Debe asegurar la comunicación las 24
horas que permita tener servicio de urgencia y que no haya interrupciones o entorpecimientos
en el servicio.
La oferta debe estar basada en las condiciones de prestación del servicio que aseguren la
correcta operación de las instalaciones.
4.8 MANTENIMIENTO:
La mayoría de los trabajos a realizar son de mantenimiento correctivo y de instalación de
elementos nuevos como persianas o cortinas en áreas de salud o de colchonetas y sillas tanto
en edificios de Salud como en las áreas de caja. Es por esto por lo que no se tendría un
cronograma de mantenimiento, pero para la entrega si es necesario una fecha compromiso.
4.8.1 REPORTES DE MANTENIMIENTO: SE DEBE ENTREGAR UN INFORME MENSUAL DE
MANTENIMIENTO AL SUPERVISOR TÉCNICO DEL CONTRATO EN EL QUE SE CONSIGNE
LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:
• Trabajos realizados indicando calificación de estos por los gestores o tecnólogos de las
sedes atendidas.
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• Registro fotográfico de las labores realizadas.
• Recomendaciones pertinentes
• Presupuesto del contrato según el gasto del mes reportado
• Comprobación de suministro de los EPPS.
• Comprobante de pago ARL.
• Observaciones que tenga el proveedor sobre los trabajos o las sedes.
• Indicador de cumplimiento a requerimientos, incidentes, repuestos y presupuesto
• Reporte de seguimiento del proveedor en sede calificado por el gestor de sede.
Se debe asistir a una reunión cada cuatro meses con el supervisor técnico del contrato Nota: Para
radicar factura se debe anexar orden de compra y recibido a satisfacción generado por el
ingeniero de sede y/o Supervisor técnico solicitante del servicio y demás documentos legales que
se requieran.
Parágrafo. Compensar CCF retendrá las sumas correspondientes a los porcentajes señalados
por la ley. El valor del impuesto de timbre (si el tipo de servicio lo requiere) será asumido en su
totalidad por el CONTRATISTA.
4.9 PROTOCOLO DE SEGURIDAD INDUSTRIAL:
El proveedor debe cumplir con todos los lineamientos y normas de seguridad industrial que del
SST de Compensar. El proveedor debe estar enterado de los lineamientos de seguridad y salud
en el trabajo de Compensar que se describen en la dirección.
https://www.compensar.com/compras/documents/PRG-PNA-001.pdf
4.10 PROVEEDOR
REQUISITOS TECNICOS PROVEEDOR:
1.1 El proveedor debe contar con personal idóneo para prestar el servicio del contrato.
1.2 Referencias verificables mayor a 2 años.
1.3 Debe contar con oficina y taller en el área de ejecución o de fácil respuesta en caso de necesitar alguna atención de emergencia.
1.4 La atención de emergencia no debe ser mayor a 2 horas (7X24x365). 1.5 Preferiblemente que la empresa tenga certificaciones ISO 9001, 14001.
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1.6 El contratista debe contar con la herramienta idónea para realizar la actividad en cada
especialidad a contratar.
1.7 El proveedor estará alineado con Compensar en la aplicación de la normatividad relativa
a SISOMA, cultura organizacional y todas las normas y cumplimientos de entes
gubernamentales y organizacionales que sean de vigencia para la labor contratada.
1.8 El proveedor debe consultar con el proceso PSI y tener aprobación, antes de ingresar un
equipo y/o herramienta, en el evento en que por el tamaño y manejo se pueda ver afectada
la infraestructura física de las sedes de Compensar, y sea requerido para desarrollar las
actividades.
1.9 Se reitera que el contrato debe incluir que el proveedor asuma la entrega y administración
de todos los recursos humanos y materiales que le demanden la actividad a realizar; manejo
de insumos requeridos para operar, la herramienta necesaria para la gestión, la dotación
de su personal y demás responsabilidades que por ley deba asumir
4.11 INDICADORES
Se manejan acuerdos de nivel de servicio tendientes a garantizar cumplimiento en los
servicios que se prestan, satisfacción en el cliente que solicita los requerimientos y la
oportuna atención a emergencias.
Los ANS de desempeño son:
Esto se complementa con la calificación dada en cada sede cuando se entreguen trabajos
con el siguiente formato:
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Para la gestión del contrato se llevan unos indicadores respecto de la información
reportada por el proveedor y la calificación que resulta de los ANS´s mencionados. Estos
indicadores son:
En el acta de inicio se les explicara claramente la metodología de medición del servicio.
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5.0. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
Esta sección sugiere relacionar con la suficiente información el grado de
cumplimiento de cada punto, de tal forma, que permita tener una clara visión de
su nivel de madurez en la implementación de proyectos de seguridad en redes
corporativas con condiciones similares a las expuestas en la presente
cotización, clientes representativos, mejores prácticas y cumplimientos
normativos o de ley
EXPERIENCIA
1
Relacionar todos los aspectos que se requieren para evidenciar la
experiencia de los cotizantes.
La no presentación de estas certificaciones no será subsanable y dejará la cotización
descalificada. Es necesaria la presentación de certificaciones escritas.
La evaluación de las visitas a clientes hará parte de este punto. COMPENSAR se
reserva el derecho de contactar y visitar a clientes que no estén incluidos en la lista
entregada por el proveedor
6.0. COSTOS
6.1 PRECIO DE LA COTIZACIÓN
COMPENSAR solicita ofertas a precios FIJOS NETOS, es decir, después de descuentos, incluidos todos los equipos, elementos y servicios solicitados en este documento, en moneda legal colombiana, en todo caso este valor debe incluir el IVA y demás impuestos a que haya lugar, costos de transporte y todos aquellos valores directos e indirectos que se vean involucrados en el proceso.
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6.2 CONSIDERACIONES.
• En el evento en el que el Cotizante no discrimine el IVA y los elementos
ofrecidos causen dicho impuesto, COMPENSAR los considerará
incluidos en el valor total de la cotización.
• Los valores presentados en pesos, se cotizarán en números enteros
sin incluir decimales. En este caso COMPENSAR se reserva el
derecho, de ajustar al peso por exceso o por defecto.
• La cotización deberá ser expresa en valores unitarios y calculados en
escenarios de 12 y 24meses.
7.0. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD.
El documento anexo (anexar documento) debe hace parte del proceso de
selección y debe ser enviado con la intención a cotizar, el no enviar el acuerdo de
confidencialidad firmado descalificara el proponente para continuar en el proceso
de selección.
8.0. OTROS ASPECTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN
8.1. Diligenciamiento de Requerimientos Funcionales y Técnicos: El proveedor
deberá presentar diligenciadas las listas y anexos que contienen los
requerimientos funcionales solicitados en los actuales RFQ.
