Consultantii Edata au identificat urmatoarele 5 procese importante ale ANIF care sa fie optimizate in raport cu OMFP 946/ 2005:

1 Monitorizarea proiectelor investitionale2 Instruirea si evaluarea perosnalului ANIF3 Urmarirea lunara a stadiilor fizice si valorice ale realizarii planului tehnic, a

planului de investitii si a altor activitati, inclusiv irigatiile4 Furnizarea de apa pentru irigatii5 Preluarea apei pentru irigatii de la ANAR

Pentru optimizarea acestor procese echipa Edata a utilizat instrumentul de modelare ProVision Enterprise 6.0.1, care ofera functionalitati puternice de simulare, atat de tipul Discrete Event, cat si de tipul Monte Carlo, specificat in documentatia de atribuire.

Optimizarea proceselor de lucru ale ANIF cu ajutorul metodei matematice Monte Carlo

Metoda matematica Monte Carlo a inceput sa fie utilizata pentru simularea unor situatii manageriale inca din anii 50, pentru a diminua timpii de asteptare care apar in activitatile interne ale organizatiilor.

Demonstrandu-si utilitatea, metodologia a evoluat, extinzandu-si sfera de aplicabilitate de la domenii strict focalizate pe activitatile depozitelor de marfuri, rezervoarelor cu produse petroliere sau activitatilor din supermarket-uri, la activitatea de ansamblu a unei organizatii concretizata in procesele de lucru interne.

Astfel, in acest nou context, metoda matematica Monte Carlo isi propune sa estimeze cat mai fidel parametrii operationali corespunzatori unui proces de lucru.

Optimizarea proceselor de lucru ale ANIF, prin simulare a necesitat parcurgerea mai multor etape si anume:

Definirea proceselor de lucru, care se va face ca raspuns la prima cerinta tehnica Parametrizarea proceselor de lucru din punct de vedere a timpilor consumati Parametrizarea proceselor de lucru din punct de vedere al costurilor antrenate de activitatile componente Simularea Proceselor cu ajutorul ProVision, simulare efectuate prin metoda Monte Carlo. Generarea unor rapoarte in urma simularii, care sa sustina alegerea variantelor optime de procese.

2

Definirea proceselor de lucru

Aceasta s-a realizat ca raspuns la prima cerinta tehnica cu privire la documentarea proceselor de lucru ale ANIF, sub forma unor diagrame de proces reprezentate in ProVision.

Parametrizarea proceselor de lucru din punct de vedere a timpilor consumati (Process Timing)

Pentru a trata presiunea competitiva impusa de viteza de raspuns a celor 5 procese de lucru modelate si simulate cu ajutorul instrumentului ProVision V6.0.1, in cadrul analizei acestora am surprins parametrii temporali specifici.

In urma analizei informatiilor privitoare la timpii consumati, am determinat duratele proceselor de lucru, durate comensurate din momentul declansarii acestora pana la livrarea rezultatelor finale.

In cadrul analizei efectuate asupra proceselor identificate au fost utilizat Timpul de lucru (Work Time). Timpul de lucru reprezinta timpul efectiv in care se efectueaza prelucrari pentru transformarea unei intrari in iesire.

Parametrizarea proceselor de lucru din punct de vedere al costurilor antrenate de activitatile comoponente (Activity – Based Costing)

Celor 5 procese de lucru avute in vedere pentru optimizare li s-au asociat costurile antrenate, asociere cunoscuta in literatura de specialitate ca Activity-Based Costing sau ABC. ABC identifica costurile care apar in cadrul activitatilor componente ale unui proces de business pe masura aparitiei acestora.

In cadrul analizei efectuate au fost estimate costurile cu resursele umane si sistemele utilizate in activitatile procesului.

Simularea Proceselor potrivit metodei matematice Monte Carlo.

Dupa reprezentarea si parametrizarea proceselor de lucru selectate a fi optimizate cu ajutorul instrumentului ProVision V.6.0.1., s-a trecut la etapa de simulare a acestora, cu metoda Monte Carlo, conform cerintelor din documentatia de atribuire.

Simulatorul Monte Carlo utilizat de instrumentul ProVision V.6.0.1. a rulat de mai multe ori procesele analizate in vederea identificarii tuturor rezultatelor posibile. Simularea a tinut cont de o multitudine de factori precum variabilele calendaristice, factori de calcul, factori de simulare si chiar factori de animatie. Totodata, procesele analizate au continut jonctiuni si puncte de decizie, elemente ce au influentat dinamica simularii.

3

In urma executarii simularii de tip Monte Carlo, cele 5 procese analizate au trecut prin toti pasii acumuland timpi si costuri.

Generarea rapoartelor urmare a simularilor efectuate.

In cadrul acestei etape s-au generat rapoarte privitoare la rezultatele simularilor efectuate, in cadrul studiului utilizandu-se urmatoarele categorii ce vor fi regasite detaliat in paragrafele urmatoare asociate fiecarui proces de lucru optimizat.

Analiza costurilor (Cost) Costurile calculate in urma simularii, sunt reprezentate tabelar, datele fiind folosite pentru analiza activitatilor din procesele in care se considera nejustificat de mari valorile atinse de acestea.

Distributia Costurilor (Cost Distribution) Analiza distributiei costurilor identifica zonele in care resursele sunt consumate in contextul unui scenariu dat. Tabelul de distributie a costurilor care sustine aceasta analiza se concentreaza pe cheltuielile care apar, reprezentate pe elemente de cost.

Durata procesului (Timing). In urma simlarii procesului de lucru, analiza duratei reprezinta tabelar activitatile si timpii asociati, cu ajutorul ei putand localiza la o prima vedere activitatile ce trebuiesc optimizate din perspectiva acestui parametru.Totodata acest raport insumeaza timpii individuali prezentandu-ne durata totala a procesului de lucru simulat.

In paragrafele urmatoare sunt surprinse toate aceste rapoarte si concluziile desprinse in urma analizei si modelarii celor 5 procese de lucru ale ANIF

4

1 Monitorizarea proiectelor investitionale

Prezenta sectiune ilustreaza reprezentarea grafica si modelarea cu ajutorul instrumentului ProVision, a procesului de Monitorizare a proiectelor investitionale initiate de Adminisratia Nationala a Imbunatatirilor Funciare.

Datorita faptului ca formatul Word nu face posibila evidentierea parametrilor procesului, asa cum au fst introdusi in ProVision, consideram necesare urmatoarele precizari:

Pentru documentarea procesului AS IS, au fost introduse urmatoarele elemente de cost si timp, cu precizarea ca acestea nu reprezinta neaparat o reflectare a realitatii:

Costuri salariale pe resurse umane exprimate in Dolari / angajat/ luna de lucru: Seful Diviziei: 3000 dolari/luna Inginerul Imbunatatiri Funciare: 2500 dolari/luna Reprezentantul sucursalei: 2500 dolari/luna Directorul Departamentului de Administrare a Patrimoniului: 3500

dolari/luna Directorul General ANIF: 4500 dolari/luna

Timpii surprinsi in cadrul procesului analizat sunt timpii de lucru efectiv (Timing doing useful work).

In urma reproiectarii procesului analizat, in cazul anumitor activitati s-au redus timpii de executie, lucru datorat in principal utilizarii Sistemului informatic integrat de Project Management.Totodata, utilizarea acestuia a permis si eliminarea unor activitati, in special a celor de intocmire a rapoartelor scrise, acestea urmand a fi generate in cadrul sistemului, in timp real, de catre sefii de departamente implicate in monitorizarea derularii proiectelor.

Aceasta reducere a timpilor de executie a avut ca efect direct reducerea costurilor activitatilor si a procesului in ansamblu.

Utilizarea Sistemului informatic integrat de Project Management pentru automatizarea unor activitati, altele decat cele human centric, permite obtinerea unor imbunatatiri calitative la nivelul procesului analizat, imbunatatiri concretizate in obtinerea informatiilor in timp real de catre factorii de decizie ai ANIF si astfel in luarea unor decizii oportune in functie de situatiile constatate.

5

Conculuzionand, reproiectarea procesului de Monitorizare a proiectelor investitionale are urmatoarele beneficii:

Reducerea timpilor consumati de procesul in ansamblu si respectiv de activitatile componente.

Reducerea costurilor procesului. Imbunatatirea calitativa a procesului concretizata in oportunitatea

informatiilor primite

6

Monitorizarea proiectelor investitionale [As Is]

Directorul General ANIF

Directorul Departamentului deAdministrare a Patrimoniului

Reprezentantul sucursalei

Inginerul Imbunatatiri Funciare

Seful Diviziei

Yes

No

Repartizeaza proiectelespre monitorizare

Demarareaunui proiectinvestitional

Verifica corespondentalucrarilor planificate inbaza Documentelor de

proiect.

Certifica documenteleverificate

Analizeaza prin sondajDocumente de proiect

aferente decontului lunar.

Verifica in teren stadiilefizice si valorice alelucrarilor executate

Comunica data deefectuarea a unui control

Pregateste Rapoartele delucru

Consemneaza stadiullucrarilor intr-un Raport

Analizeaza stadiul lucrariiin baza Raportului

Lunar, intocmesteDocumentele de decont

Consemneaza intr-unRaport stadiul lucrarilordin Divizia coordonata.

Analizeaza in bazaRapoartelor stadiulproiectelor pe divizii

Intocmeste un Raportcetralizator privind stadiulproiectelor la nivelu ANIF.

Analizeaza Raportulcentralizator privitor la

stadiul proiectelor.

Completeaza scripticRaportul de lucru

Planul de proiecteste respectat ?

Elaboreaza recomandariin vederea urtgentarii

lucrarii

7

Monitorizarea proiectelor investitionale [To Be]

Sistem informatic integrat deProject Management

Reprezentantul sucursalei

Seful Diviziei

Directorul General ANIF

Inginerul Imbunatatiri Funciare

Directorul Departamentului deAdministrare a Patrimoniului

YesNo

Repartizeaza proiectelespre monitorizare

Demarareaunui proiectinvestitional

Verifica in teren stadiilefizice si valorice alelucrarilor executate

Comunica data deefectuarea a unui

control

Rapoarteaza stadiulproiectelor in SISTEM

Inmagazineazainformatiile privitoare la

stadiul proiectului

Planul de proiecteste respectat ?

Verifica corespondentalucrarilor planificate in bazaunor rapoarte generate in

timp real din SISTEM

Marcheaza stadiullucrarilor in SISTEM

Inmagazineaza validarileprivitoare la stadiul

lucrarilor

Analizeaza stadiullucrarii in baza unuiraport generat in

SISTEM

Lunar, intocmesteDocumentele de decont

in SISTEM

InmagazineazaDocumentele de Decont

Analizeaza Documente deproiect aferente decontului,documente vizualizate in

SISTEM.

Analizeaza in timp realstadiul proiectelor pe

divizii in baza unui Raportgenerat din SISTEM

Analizeaza stadiul deansamblu al proiectelor in baza

unui Raport centralizatorgenerat in SISTEM in timp

real.

Incarca in sistem planulde proiect

Elaboreaza in SISTEMrecomandari in vederea

urgentarii lucrarii

8

Cost Grid Monitorizarea proiectelor investitionale [As Is]

9

Cost Grid Monitorizarea proiectelor investitionale [To Be]

10

Cost Distribution Grid Monitorizarea proiectelor investitionale [As Is]

11

Cost Distribution Grid Monitorizarea proiectelor investitionale [To Be]

12

Timing Grid Monitorizarea proiectelor investitionale [As Is]

13

Timing Grid Monitorizarea proiectelor investitionale [To Be]

14

15