congressen in utrecht · 2016. 8. 3. · 4 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 5 voorwoord UTRECHT – INSpIRATIEbRON Nog voordat de bezoekers van uw congres of conferentie

congressen in utrecht

Toerisme Utrecht Convention Bureauucb@toerisme-utrecht.nlwww.utrechtconventionbureau.nlwww.bezoek-utrecht.nl

www.utrechtconventionbureau.nlwww.bezoek-utrecht.nl




Congressen in Utrecht / 3

inhoud

Voorwoord mr. J.H.C. van Zanen, burgemeester Utrecht . . . . . . . . 5

Congresstad Utrecht, u aanbevolen door . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Welkom in congresstad Utrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Utrecht – stad van kennis en cultuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

De regio Utrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

10 Redenen om te kiezen voor Utrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

DE ORGANISATIE VAN EEN CONGRES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

De organisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

De planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

De bidprocedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Bidfonds Utrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Professional conference organiser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

De congreslocatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Checklist congresaccommodatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Checklist hotelaccommodatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

De hotels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Vervoer naar en tijdens het congres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Promotie van het congres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Social Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Audiovisuele apparatuur/tolken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

De catering en hostess service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

DE FINANCIëN VAN EEN CONGRES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Het voorfinanciërings- en garantiefonds voor congressen . . . 46

Voorbeeld van een begroting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

HET SOCIAAl pROGRAmmA VAN EEN CONGRES . . . . . . . . . . 49

Het sociaal programma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Een selectie uit Utrechtse attracties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

DE AANbIEDERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

OVERzICHTSTAbEl CONGRES- EN

VERGADERFACIlITEITEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

COlOFON . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Congressen in Utrecht / 54 / Congressen in Utrecht

voorwoord

UTRECHT – INSpIRATIEbRON

Nog voordat de bezoekers van uw congres of conferentie kennismaken met uw activiteit, maken zij kennis met de stad waarin u het congres heeft georganiseerd. De stad als eerste inspiratiebron voor uw congresgangers. Ik kan u geen betere stad toewensen dan Utrecht. Utrecht is de stad van kennis en cultuur, maar ook van evenementen en biedt de mogelijkheid om naast inspanning tijdens uw congres, ook te ontspannen in de stad. U wilt als organisator uw gast een bijzonder beleving en ervaring bieden: de stad Utrecht draagt daar graag en zeker aan bij!

Verderop in dit handboek staan onder andere tien redenen opgesomd om uw congres of conferentie in Utrecht te organiseren.

Ze beschrijven wat de stad typeert en eigen maakt. Ze maken duidelijk waarom u, los van uw zakelijke en praktische overwegingen, vooral in Utrecht moet zijn. Dit handboek kan uw inspiratiebron zijn, u kunt in dit boek kennismaken met de stad die maar blijft groeien en bloeien. Ik zou u ook willen adviseren om nu door te bladeren naar die redenen. Want die zeggen het allemaal. Het succes van uw congres is voor de gedreven vakmensen van het Utrechts Convention Bureau het hoogste doel.

mr. J.H.C. van Zanenburgemeester van Utrecht


HENk bROEDERSVoorzitter Economic Board Utrecht (EBU)Directievoorzitter Jaarbeurs

De regio Utrecht is een inspirerende regio om te werken, te wonen, te studeren, elkaar te ontmoeten en zaken te doen. Het is een regio waar kennisevenementen hun thuisbasis vinden, omdat ze zo prachtig laten zien waar de vele instellingen en bedrijven in Utrecht goed in zijn: het leveren en delen van hoogwaardige kennis, in een gastvrije omgeving. De regio Utrecht omarmt kennisevenementen en dan juist die evenementen die aansluiten op de speerpunten: groen, gezond en slim. Ik ben ervan overtuigd dat Utrecht alle ingrediënten in huis heeft om van uw evenement een groot succes te maken. U bent altijd van harte welkom.

U aanbevolen door

FlORIS DE GElDER Directeur Utrecht Science Park

Op het Utrecht Science Park ontstaan in de komende jaren enkele duizenden banen. Het is een energieke omgeving waar wetenschappers en ondernemers hun krachten bundelen. De onderlinge nabijheid stimuleert kennisuitwisseling en kruisbestuiving tussen topkennis en bedrijvigheid. De belangrijkste doelstelling van het USP is groei door het aantrekken van bedrijven, instellingen en spin-offs die elkaar versterken en een krachtige impuls aan de regionale economie geven. Het USP levert elk jaar duizenden getalenteerde alumni af. Deze jonge hoogopgeleide mensen vormen een aantrekkelijke workforce voor verschillende bedrijven en instituten. Het Utrecht Science Park is het kloppende hart van Europa’s meest competitieve regio en wij heten bezoekers en congresgangers uit binnen- en buitenland van harte welkom.

FRANk mIEDEmAVice-voorzitter Raad van Bestuur Decaan UMC Utrecht

Kennis overdragen en blijven leren zijn wezenlijke onderdelen van het dagelijkse werk van UMC Utrecht medewerkers. In de huidige wetenschap werken artsen en onderzoekers vanuit vele landen samen via moderne communicatiemiddelen. Toch blijft face to face contact van essentieel belang. Congressen bieden hiertoe een uitgelezen kans. Het maakt ontmoetingen met internationale collega’s mogelijk en faciliteert een intensieve uitwisseling van informatie. Kennis als bron biedt de absolute mogelijkheid om de stad Utrecht te profileren en draagt bij aan de aantrek-kingskracht van toptalent, wereldwijd! Utrecht heeft de afgelopen vier jaar intensief geïnvesteerd om uitwisseling van kennis te laten floreren en Utrecht als kennisknooppunt op de wereldkaart te zetten! Het doet me een genoegen dat Utrecht zich ook de komende jaren hiervoor hard blijft maken.

6 / Congressen in Utrecht

bERT VAN DER zwAANRector Magnificus College van BestuurUniversiteit Utrecht

Utrecht heeft als kennisstad uitzonderlijk veel te bieden. Voor de universiteit is kennis delen een kerntaak. Zowel via het onderwijs als via het onderzoek draagt onze universiteit bij aan de ontwikkeling van nieuwe kennis. Kennisoverdracht is van steeds groter belang; voor de opleiding van onze studenten, maar evenzeer voor een sterk bedrijfsleven. Kennis delen is immers waarde toevoegen. Door ont moetingen mogelijk te maken tussen experts uit binnen- en buitenland, verstevigen we onze positie als kennisstad en vergroten we onze innovatiekracht. Bovendien geven we de economische groei en de werkgelegenheid in de regio een impuls.


bESTE INITIATIEFNEmER, ORGANISATOR OF

mEETING plANNER,

Voor u ligt het handboek Congressen in Utrecht van het Utrecht Convention Bureau (UCB). Het UCB maakt onderdeel uit van Toerisme Utrecht. Toerisme Utrecht maakt zich sterk om zoveel mogelijk bezoekers te laten genieten van de stad Utrecht en haar regio. Het boek bevat praktische informatie voor het organiseren van uw (volgende) congres, verga dering of evenement in en om Utrecht. U, als initiatiefnemer, bezit de vakkennis maar beschikt niet altijd over de juiste know how om het congres daadwerkelijk te organiseren. Daarom treft u naast relevante informatie over de stad Utrecht tevens een overzicht aan van de vele aspecten die aan de orde komen bij de organisatie van een congres; van strategie en planning tot aan de financiën.

Utrecht is de aangewezen stad voor inter nationale ontmoetingen. De centrale ligging in Nederland, op een knooppunt van wegen, spoorwegen en waterwegen in een unieke historische setting, maakt het tot een natuurlijke plaats van samen-komst. Utrecht staat bekend om haar historische en kleinschalige karakter, waar het persoonlijk contact niet verloren gaat. Het levendige hart van de vierde stad van Nederland biedt een indrukwekkende maar ook gezellige mengeling van tijdloze historie en een eigentijds gezicht.

De grachten en werfkelders, oude kerken en natuurlijk de Domtoren bepalen het decor van de stad. Naast vele uitstekende zakelijke locaties en faciliteiten zijn er talloze aantrekkelijke mogelijkheden voor recreatie en ontspanning.

UTRECHT CONVENTION bUREAU

Het Utrecht Convention Bureau is uw neutrale partner bij uw (volgende) congres in Utrecht. Het UCB geeft u kosteloos, onafhankelijk en deskundig advies over de congres- en informele programmamogelijkheden in Utrecht.

Bovendien kunt u advies en ondersteuning vragen bij het naar Utrecht halen van uw internationale congres. Zo beschikt het UCB onder andere over een bidfonds en is zij op de hoogte van relevante andere fondsen, zoals het Voorfinancierings- en Garantiefonds van het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC).

Het team van het Utrecht Convention Bureau staat voor u klaar om samen met u een onver-getelijk succes van uw bijeenkomst te maken!

Onze contactgegevens zijn: [email protected], T +31 (0)30 236 00 35, www.utrechtconventionbureau.nl www.bezoek-utrecht.nl

wElkOm IN CONGRESSTAD UTRECHT



Voor de uitwisseling van kennis, de core busi ness van elk zakelijk of wetenschappelijk congres, is de uitstraling en historische context van de locatie van groot belang. Utrecht biedt een dynamische mengeling van kennis en cultuur, historie en innovatie. De positieve energie die daarvan uit gaat zullen u en uw deelnemers merken tijdens uw congres.Dat Utrecht een stad van kennis is, ziet men om zich heen in de stad en in de regio. Utrecht en omstreken herbergen belangrijke kennis instituten zoals het RIVM, TNO en het KNMI. Utrecht heeft de hoogste dichtheid van kennisdiensten in ons land. De universiteit en het academisch ziekenhuis behoren tot de besten van de wereld en het opleidingsniveau van de inwoners van Utrecht is navenant. Als kenniscentrum geniet Utrecht dan ook een groeiende internationale reputatie. De Univer si teit Utrecht, het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMC Utrecht) en Hogeschool Utrecht spelen daarbij een grote rol. De univer siteit werd opgericht in 1636 en is uitgegroeid tot een moderne, toonaangevende instelling. De Shanghai-ranglijst van beste universiteiten plaatst de Universiteit van Utrecht al vijf jaar op rij op nummer één in Nederland. Het is een researchuniversiteit, met zeven faculteiten die gezamenlijk het hele wetenschappelijke spectrum

van onderzoek en onderwijs bestrijken. Deze veelzijdigheid vormt een inspirerende basis voor multidisciplinair onderzoek binnen én buiten de universiteit.

UMC Utrecht is één van de grootste publieke zorginstellingen van Nederland. Met bijna 10.000 mensen wordt voortdurend gebouwd aan goede zorg met als bouwstenen kennis en mensen. Zonder nieuwe kennis over ziekte en gezondheid en zonder mensen die deze kennis kunnen genereren, toepassen en overdragen, zullen patiënten geen betere zorg krijgen. Het UMC Utrecht is een internationaal toonaangevend medisch centrum waarin kennis over gezondheid, ziekte en zorg, voor patiënt en samenleving, wordt gemaakt, getoetst, gedeeld en toegepast. Hogeschool Utrecht is een kennisorganisatie die door hoogwaardig onderwijs en onderzoek werkt aan innovatie en professionalisering van de beroepspraktijk. De 3.300 medewerkers verzorgen hoger onderwijs voor 39.000 studenten. Onze studenten en medewerkers zijn net zo di vers en kleurrijk als de opleidingen en cursussen die worden aangeboden. Docenten en excellente studenten verrichten toegepast onderzoek dat zich onder andere richt op belangrijke sociale, technische, culturele en economische ontwik-kelingen. Hogeschool Utrecht heeft vestigingen in Utrecht en Amersfoort.

UTRECHT – STAD VAN kENNIS EN CUlTUUR

Utrecht is trots op haar Utrecht Science Park (USP). USP stelt dat de vooruitgang begint waar wetenschappers en onder-nemers hun krachten bundelen. Met de Universiteit Utrecht als beste universiteit van Nederland, het Universitair Medisch Centrum Utrecht als één van de grootste publieke zorginstellingen van Nederland en tientallen innovatieve bedrijven en onderzoeksinstellingen, is het Utrecht Science Park (USP) het kloppende hart van de kenniseconomie. (Internationale) congressen vormen een prachtig podium voor de specialistische kennis die in Utrecht beschikbaar is en waar over de hele wereld behoefte aan bestaat.



Al eeuwenlang is de provincie Utrecht één van de belangrijkste provincies van Nederland. Al in vroege eeuwen floreerde hier de handel en de nijverheid. Iets wat niet alleen de steden, maar ook de ambachtslieden en boeren uit de streek ten goeden kwam. Utrecht is al sinds jaar en dag een rijke provincie en dat is aan de dorpen, steden en vele buitenplaatsen dan ook goed te zien. Vlakbij de stad Utrecht nodigen bossen en heidegebieden op de Utrechtse Heuvelrug uit om prachtige wandel- en fietstochten te maken. Aan de voet van de Heuvelrug en op het kruispunt van de Nieuwe Hollandse Waterlinie en de Romeinse Limes bevindt zich de Kromme Rijnstreek, het buiten van Utrecht. Net als op de Heuvelrug bevinden zich in de Kromme Rijnstreek prachtige landgoederen, buitenhuizen en kastelen. Kleinschalige, gastvrije bedrijven ontvangen graag bezoekers op hun fruitteelt-bedrijf, om te genieten van seizoensfruit, bijvoorbeeld gecombineerd met een picknick. Aan de westelijke kant van Utrecht bevindt zich het Groene Hart: een oer-Hollands natuurgebied,

met streekproducten, molens en boerderijen. Pittoreske dorpjes en steden, uitgestrekte natuur en vele Hollandse plassen zijn het bezoeken meer dan waard. De Vechtstreek doet hier met die mooie rivier niet voor onder, met haar chique buitenhuizen en theeprieeltjes aan de oever. Ten oosten en westen van de Vecht bevinden zich prachtige natuurgebieden en sterke forten van de Hollandse Waterlinie. De regio Eemland, met onder meer haar kenmerkende steden Amersfoort en Bunschoten Spakenburg, maken het mozaïek rondom de stad Utrecht af. Wilt u congresseren of vergaderen in de regio Utrecht? Of een informeel programma organiseren op een bijzondere locatie in de regio Utrecht? Ook dan helpt het Utrecht Convention Bureau u graag.


De regio Utrecht


03 Congresexpertise is volop aanwezig Voor de organisatie en uitwerking van uw congres kunt u vertrouwen op ervaren en gedreven vakmensen. Door sterk samenspel en een goede planning kunt u als host uit blinken met een leerzame en memora-bele bijeenkomst en haalt u het maximale uit uw congres in Utrecht.

08 CongressubsidiesUtrecht investeert mee in het succes van uw congres met speciale financiële ondersteuning en weet de weg naar subsidies van bijvoorbeeld de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen.

07 Verrassende mogelijkheden en ideeën voor pre en post conference excursies, bezoeken aan locaties die normaal niet toegankelijk zijn voor publiek en andere sociale program-ma mogelijkheden. Dit zijn de momenten waarop deelnemers de onderlinge banden aanhalen en waardoor ze later, op afstand, duidelijker en dieper met elkaar communi-ceren, zowel zakelijk als persoonlijk.

04 Utrecht is de stad van kennis en cultuur. Deze dynamische mix, hierboven belicht, geeft uw congres in Utrecht de uitstraling die uw deelnemers inspireert en kennis-uitwisseling verrijkt en verdiept.

09 De gunstige prijs-kwaliteitverhouding maakt de keuze voor Utrecht in vergelijking met andere Europese steden aantrekkelijk en verantwoord.

05 Goede internationale bereikbaarheid is een pluspunt waar buitenlandse deel nemers aan uw congres of bijeenkomst van kunnen profiteren. Vanaf Amsterdam Schiphol Airport staan zij binnen 30 trein- of autominuten in hartje Utrecht. Vanuit omringende landen is Utrecht uitstekend bereikbaar per trein. Verbindingen met Parijs en Brussel zijn snel en frequent. Treinen vanuit Duitsland en achterliggende landen stoppen geregeld in Utrecht. In de stad zelf is uitstekend openbaar vervoer beschikbaar.

10 Last but not least, het kosteloos advies van het Utrecht Convention Bureau stelt u in staat om de beste afwegingen te maken en de kansen op congressucces te maximaliseren. Zij kennen de weg in stad en regio en hebben de contacten om voor u de perfecte match te maken. Gedurende het gehele traject van planning, uitvoering en afwerking is het onpartijdige advies en de professionele assistentie van het UCB van onschatbare waarde.

06 Omgeven door prachtige regio Utrecht is omgeven door een mozaïek aan landschappen, pittoreske dorpen, bijzon-dere steden en een rijk cultureel erfgoed. Deze regio heeft op zich weer unieke vergader- congres- en beursmogelijkheden. Het completeert de stad en maakt het voor iedereen mogelijk om een geschikte congres- of vergaderlocatie te vinden.

01 Grote selectie moderne congresfaciliteiten Utrecht beschikt over een scala aan venues die alle voldoen aan de eisen van zelfs de meest kritische congresbezoeker. U vindt er enthousiaste professionals, voor wie het succes van uw bijeenkomst het hoogste doel is. Voor grote of kleine groepen, in moderne of klassieke locaties, in Utrecht komen uw gasten echt tot elkaar.

02 Gevarieerd aanbod hotelaccommodaties U kunt kiezen uit vele comfortabele hotels van groot tot klein, vijfsterren tot economy, modern tot historisch. Uw deelnemers voelen zich thuis weg van huis en beginnen elke congresdag uitgerust en verfrist.

10 REDENEN om TE kIEzEN VOOR uTRECHT



De orga ni satie van een congres


18 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 19

Het organiseren van een congres wordt wel eens vergeleken met het starten van een eigen bedrijf. In zowel financieel, administratief als organisatorisch opzicht komt er nogal wat bij kijken. De initiatiefnemers hebben behoefte aan kennisuitwisseling binnen hun vakgebied of aandacht voor een bepaald product. Men weet natuurlijk veel over het eigen vakgebied of product, maar vaak een stuk minder over congresorganisatie en de strakke planning die daarvoor onontbeerlijk is. Om welke evenement-vorm gaat het? Wilt u het evenement zelf organiseren of de organi satie uitbesteden aan een specialist? Wat is een gepaste locatie voor het evenement? Hoe wordt het evenement ‘binnengehaald’? Hoe maakt u een realistische begroting? Allemaal zaken die eerst goed op een rijtje moeten worden gezet. De volgorde waarop ze hieronder genoemd worden is overigens niet strikt chronologisch. In de praktijk zullen meerdere punten tegelijker-tijd uw aandacht vragen.

DE STRATEGIE

De basis voor de strategie van een congres wordt gelegd met het uitwerken van de volgende vragen:• Wat zijn de uitgangspunten van het congres,

wat zijn de beoogde doelstellingen?• Wat is de doelgroep van het congres?• Wat is de beste periode om het congres te

houden (welk jaar, welke week in het jaar en welke dagen van de week?) Hiermee verschaft u tevens duidelijkheid over de lead time die u heeft om een en ander te organiseren en waarop u uw planning kunt afstemmen.

DE EERSTE VRAGEN

Bij het uitwerken van het idee stuit u op een aantal vragen:• Wat is de werkelijke kans dat het congres

naar Utrecht komt? Indien er sprake is van een zogenaamde bidprocedure voor het binnenhalen van een congres, dan moet u zich goed voorbereiden op een formele procedure.

• Wilt u het congres zelf gaan organiseren of wilt u de organisatie (gedeeltelijk) uitbesteden aan een Professional Conference Organiser (PCO)?

• Wie heeft de coördinatie en verantwoor-ding voor welke zaken? Zorg dat vanaf het eerste begin alle communicatielijnen tussen de betrokken partijen duidelijk zijn.

Utrecht Convention Bureau is onder meer opgericht om initiatiefnemers van congres-sen professioneel te ondersteunen bij het beantwoorden van deze en andere vragen.

DE ORGANISATIE


De voorbereidingstijd die u tot uw beschikking heeft is uiteraard een bepalende factor voor de gehele tijdsplanning. Elk congres is uniek en zo ook elke planning. De volgende onder-werpen komen in vrijwel elke planning voor.

ORGANISATIESTRUCTUUR EN mANAGEmENT

VAN HET CONGRES

• vastleggen verantwoordelijkheden• vastleggen communicatiestructuur• vaststellen tijdschema• samenstellen (voorlopig) draaiboek

lOGO EN HUISSTIjl bEpAlEN

Herkenbaar en in overeenstemming met doel-stellingen en doelgroep van het congres.

INHOUDElIjk pROGRAmmA pRODUCEREN

• globale programma planning • openings- en sluitingsceremonie• voorzitters en sprekers benaderen en instrueren• alternatieve data bepalen (conflicterende data

vermijden; afstemmen op doelgroep)

CONGRESDEElNEmERS

• aantal deelnemers inschatten• adressen en mailingbestand• keuze van congrestalen• eerste en tweede aankondiging en registratie

FINANCIëN

• begroting: - conceptbegroting - bijgestelde begrotingen - financieel slotoverzicht

• fondsenwerving• voorfinancieringsregelingen• verzekeringen

CONGRESACCOmmODATIE

• zalenplanning en -selectie• contract en annuleringsregelingen• bewegwijzering• beveiliging• catering• audiovisuele middelen• tolken en vertaalfaciliteiten

HOTElACCOmmODATIE

• planning en selectie hotelaccommodatie• contract en optieregelingen met hotels• reserveringen verwerken en bevestigen

SOCIAAl- EN pARTNERpROGRAmmA, pRE EN pOST

CONFERENCE TOURS

• inventarisatie van de wensen en mogelijkheden• vaststelling programma en kosten• catering• entertainment• contracten met o.a. garantieaantallen

DRUkwERk

• inventariseren soorten drukwerk• afspraken met de drukker• mailingen drukwerk verzorgen

pROmOTIE VAN HET CONGRES

• opstellen promotieplan (online en offline)• persberichten• mailinglijsten, vaktijdschriften en overige

media• internet

REGISTRATIE pROCEDURE

• openen registratie bankrekening• bepalen soorten en hoogte registratie fee• start registratieprocedure en bevestigen

(nb: internet)• deelnemerslijsten en badges

AFwERkING

• financiële afronding• bedankbrieven• evaluaties

Utrecht Convention Bureau adviseert congres organisatoren en initiatiefnemers bij het uit werken van de diverse aspecten van de planning voor een congres.

DE plANNING


Bij veel congressen dient een initiatiefnemer van het congres eerst het overkoepelende bestuur van de betrokken (internationale) vereniging formeel uit te nodigen om het congres te kunnen organiseren. Indien er zich voor hetzelfde congres meerdere initiatief-nemers aanbieden, dan zal er een zogenaamde bidprocedure van start gaan. Het bestuur van de vereniging, of wellicht een speciaal geformeerde selectiecommissie, zal uiteindelijk besluiten in welk land en in welke stad het congres zal plaatsvinden.

Een bidprocedure kan bestaan uit:• Het samenstellen van een speciaal comité dat

de informatie voor het bidboek verzamelt en de procedure begeleidt totdat het congres is binnengehaald. Zo’n comité bestaat doorgaans uit vertegenwoordigers van: - de Nederlandse afdeling van de vereniging - een congres organisatiebureau (PCO) - de congresaccommodatie - Utrecht Convention Bureau

• Het samenstellen van het bidboek.• Het lobbyen binnen de vereniging; bepaalde

invloedrijke leden en belangrijke wetenschap-pers kunnen door hun medewerking aan het congres toe te zeggen al veel goodwill genereren.

• Het presenteren van het bidboek, wat over het algemeen gepaard gaat met een presentatie aan het bestuur van de vereniging of het selectiecomité. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van diverse audiovisuele presentatie-mogelijkheden om één en ander zo goed mogelijk te kunnen presenteren.

• Het organiseren van een site inspectie, waarbij alle betrokken partijen, zoals hotels, lucht-vaartmaatschappijen, congresaccommodaties, busmaatschappijen e.d. hun diensten en faciliteiten aan de beslissers tonen en hen laten ervaren wat de stad de congresdeelnemer te bieden heeft. Site inspecties hebben een grote invloed op het beslissingsproces en dienen dan ook professioneel te worden voorbereid en begeleid.

DE bIDpROCEDURE

HET bIDbOEk

Het bidboek maakt op aantrekkelijke en gedegen wijze duidelijk waar uw uitnodiging voor staat. Naast de officiële uitnodiging bevat het onder andere aanbevelingsbrieven van betrokken instanties en overheden. Daarnaast wordt uiteraard ook ingegaan op het programma (inclusief het informele gedeelte), de financiën en de logistieke aspecten. De presentatie van het bidboek en de promotie van Nederland vinden plaats tijdens een eerdere editie van het congres, waarop u uw pijlen richt. Op dat moment presenteren ook initiatiefnemers uit andere landen zich en is er sprake van een echte competitie. Een belangrijk moment dus; hét moment om u te onderscheiden van de concurrentie en beslissers te overtuigen.

Het bidboek bevat over het algemeen de volgende informatie:• De officiële uitnodiging, waarin u zich als

organiserend comité kandidaat stelt en verklaart bereid te zijn de organisatorische en financiële verantwoording op u te nemen.

• Een verhaal met de stand van zaken binnen het betreffende vakgebied in Nederland.

• Ondersteuningsbrieven van bijvoorbeeld de universiteit, betrokken industrieën, ministers of burgemeesters, Utrecht Convention Bureau en het Ministerie van Buitenlandse Zaken (die bijvoorbeeld een visum toezegt aan congresdeelnemers).

• Het programma idee, met de opzet en het thema van het congres en bijvoorbeeld geplande technische excursies.

• De financiën - conceptbegroting - deelnameprijs - hotel- en logistieke kosten - sponsormogelijkheden voor jonge weten-

schappers en deelnemers uit de landen van de derde wereld

• Een beschrijving van - Nederland en Utrecht - de congreslocatie - vervoersmogelijkheden van en naar Utrecht - toeristische bezienswaardigheden - pre en post conference tours


Utrecht Convention Bureau kan een sleutelrol spelen in het opstellen van het bidboek en het begeleiden van een zo effectief mogelijke bid procedure. Tevens wordt de expertise van andere belanghebbenden, zoals de congres-locatie, de PCO en de hotels, hierbij betrokken.Het ‘Bidfonds Utrecht‘ maakt het extra aantrek-kelijk om zakelijke evenementen in Utrecht te laten plaatsvinden. Dit fonds verstrekt – na weging – renteloze leningen die terugbetaald moeten worden zodra het evenement inderdaad in Utrecht plaats gaat vinden. Zo kunnen via deze regeling onder meer bidboeken samen-gesteld worden, men kan naar de plaats van de presentatie en uiteindelijke werving vliegen, enkele beslissende commissieleden (maximaal twee) uitnodigen voor een bezoek aan Utrecht enzovoorts. Wordt het evenement niet aan Utrecht toegewezen, dan worden de kosten niet verrekend met het congresbudget en is het financiële voorschot vervallen in een subsidie.

De weging is gestoeld op de kracht van het evenement en bij uitvoering het rendement op de investering. De aanvraag moet worden vergezeld van een (voorlopig) programma, aangevuld met een actieplan. Ook een begroting, voorzien van een toelichting voor zowel de inkomsten- als uitgavenzijde moet worden overlegd. Aandacht moet gegeven worden aan de controle op de financiële voortgang.Het UCB weet ook de weg naar andere subsidiefondsen zoals bijvoorbeeld van de Koninklijke Akademie van Wetenschappen en het Voorfinancierings- en Garantiefonds van het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (zie voor meer uitleg pagina 46).

bIDFONDS utrecht



pROFESSIONAl CONFERENCE ORGANISER

Eén van de eerste keuzes die u, als initiatiefnemer van een congres moet maken, is of u de organi-satie van het congres zelf in handen houdt, of dat u het overlaat aan een Profes sional Conference Organiser (PCO). Uit de praktijk blijkt dat veel initiatiefnemers vorm en organisatie door een PCO laten verzorgen, zodat zij zelf alle aandacht op de inhoudelijke kant kunnen richten. Een PCO kan de gehele orga nisatie van het congres verzorgen of zich beperken tot bepaalde deeltaken.

DE wERkzAAmHEDEN VAN EEN pCO

De werkzaamheden van een PCO kunnen globaal worden onderverdeeld in de volgende categorieën:• Advisering en begeleiding van de opdracht-

gever m.b.t. bijvoorbeeld fondsenwerving, de opzet van het congres e.d.

• De organisatie van het congres: draaiboek, tijdschema, publiciteitsplan e.d.

• Het secretariaat: deelnemersregistratie, druk-werk, mailinglijsten, hotelreserveringen e.d.

• De financiële administratie: het opstellen van de begroting en het bewaken van het budget.

• De begeleiding tijdens het congres, coördinatie van het programma en bemanning van info- en registratiebalies.

DE VOORDElEN VAN EEN pCO

Een PCO biedt haar diensten aan tegen een honorarium. De kosten verdienen zichzelf snel terug. Uw voordelen bij het gebruik van een PCO zijn:• Door hun ervaring en expertise werken PCO’s

efficiënt en nauwkeurig.• PCO’s verkeren in een goede onderhandelings-

positie waardoor ze lagere prijzen kunnen bedingen bij diverse toeleveranciers.

• De PCO neemt alle praktische zorgen en rompslomp op zich zodat u zich volledig aan de inhoud van het congres kunt wijden.

• De PCO levert een congres op maat aangezien er geen standaard draaiboek bestaat voor een congres.

Het is van belang dat u een PCO kiest die affiniteit heeft met de aard en omvang van uw congres en dat de PCO u persoonlijk goed ligt. Uw samenwerking zal voor een belangrijk deel gebaseerd zijn op persoonlijk vertrouwen, wat de intensieve samenwerking zeker ten goede zal komen.



Eén van de eerste vragen die zich aandient bij de organisatie van een congres is de keuze van de locatie waar het congres gehouden kan worden. Al voordat er sprake is van een moge-lijke bidprocedure en het nog niet definitief besloten is dat het congres in Utrecht zal plaatsvinden, is het van belang een voorlopige selectie te maken van mogelijke congreslocaties en optionele reserveringen te plaatsen.

Veelal kunnen de medewerkers van de congres-locaties u vervolgens van dienst zijn bij het defi nitief binnenhalen van het congres. Hun expertise kan u helpen bij het samenstellen van het bidboek. Bij een eventuele site inspectie kan ook de congreslocatie een grote rol spelen.

DE SOORTEN CONGRESlOCATIES

Voor congressen kan er gebruik gemaakt worden van drie soorten locaties, of een combinatie hiervan:

De congrescentraUtrecht beschikt over diverse congrescentra, die een gevarieerd aanbod aan moderne zalen en technische faciliteiten kunnen bieden, voor kleinere en grotere congressen.

De hotelsOok de hotels in Utrecht beschikken veelal over vergaderzalen. Afhankelijk van de grootte van uw congres kunt u geheel of gedeeltelijk gebruik maken van de diverse faciliteiten die de hotels te bieden hebben.

De speciale locatiesZoals kerken, musea, theaters, historische gebou-wen en boten; deze locaties kunnen een welkome afwisseling vormen op de gebruikelijke locaties voor congressen en worden veelal ook gebruikt voor bijvoorbeeld de diners, recepties en andere bijzondere evenementen tijdens een congres.

DE CONGRESlOCATIE

Utrecht Convention Bureau informeert u graag over de vele mogelijke congres- en vergader-locaties in en rond Utrecht.

DE SElECTIECRITERIA

Bij de selectie van een congreslocatie kunnen vele selectiecriteria een rol spelen. Allereerst zijn het aantal te verwachten deelnemers en het aantal benodigde zalen natuurlijk van groot belang. Het is echter ook belangrijk dat de accommodatie voor wat betreft sfeer en uitstraling aansluit bij wat de doelgroep verwacht (of gewend is) en zich financieel kan veroorloven. Utrecht Convention Bureau kan u op weg helpen de voor u zo belangrijke selectie-criteria te bepalen.

VENUEFINDER

Op de website van het Utrecht Convention Bureau (www.utrechtconventionbureau.nl) vindt u met behulp van de venuefinder, snel de meest geschikte locatie(s).In de venuefinder vult u in welke plaats uw congres of evenement plaats moet vinden, hoeveel personen u verwacht en in welke

opstelling uw congreszaal of vergaderruimte ingericht moet worden. De venuefinder geeft dan een aantal geschikte locaties. Klik op uitgebreid zoeken om locaties ook te filteren op het aantal zalen, kamers of sterren, de ligging van de locatie en/of de bereikbaarheid met het openbaar vervoer.

Op de volgende pagina vindt u een checklist met een meer gedetailleerde opsomming van zaken waar u op zou kunnen letten bij de keuze van een congresaccommodatie.


CHECklIST bIj DE kEUzE VAN DE CONGRESACCOmmODATIE

het te verwachten aantal deelnemers ligging en bereikbaarheid van de congreslocatie parkeervoorzieningen budgettaire mogelijkheden sfeer en uitstraling van de congreslocatie de benodigde zalen hoeveel zalen voor plenaire sessies hoeveel zalen voor parallel sessies de afmetingen van de zalen (breedte, lengte én hoogte) de opstelling van de zalen (schoolopstelling,

theater opstelling, cabaretopstelling, carréopstelling, U-opstelling)

kwaliteit stoelen en ander meubilair in zalen ruimte voor tolken (cabines) registratiebalies ruimte voor tentoonstellingen/postersessies ruimte voor het secretariaat en het organiserend comité opslagruimte congresmaterialen aantal en kwaliteit publieke ruimtes zoals toiletten,

garderobe, in- en uitgangen en liften de kwaliteit van de catering en de mogelijke locaties voor

pauze lunches/diners beveiliging van de congreslocatie en de zalen technische mogelijkheden voor verlichting, geluid en

audiovisuele presentaties technische assistentie voor en tijdens het congres

CHECklIST bIj DE kEUzE VAN DE HOTElACCOmmODATIE

hoeveel kamers zijn beschikbaar in de gewenste periode (hoeveel 1 persoons, 2 en/of 3 persoonskamers etc.)

wat is de prijs, in- of exclusief ontbijt hoeveel suites voor eventuele VIP’s hoeveel hospitality suites annuleringsvoorwaarden: - wat is de annuleringstermijn voor kosteloos annuleren

bij blokreserveringen - tot hoever voor aankomst kan er gratis geannuleerd worden - kosten bij no-show gereduceerd tarief bij blokreserveringen of laagseizoen

boekingen beveiliging aanwezig nooduitgangen aanwezig bereikbaarheid van het hotel check-in en check-out tijden wanneer verloopt de optie cateringmogelijkheden aanwezige restaurants en ontspanningsmogelijkheden garage aanwezig, zo ja, is deze gratis voor hotelgasten is er een kapper, arts, schoonheidssalon in het hotel zijn er safe deposit boxen is de meegebrachte apparatuur en/of het tentoongesteld

materiaal verzekerd door het hotel afstand en vervoersmogelijkheden tussen hotel en

congreslocatie


Utrecht biedt de congresdeelnemer een ruime en gevarieerde keuze aan hotels, in diverse prijscategorieën en in allerlei soorten en maten.Veelal zullen congressen te veel deel nemers hebben om in één en hetzelfde hotel te kunnen overnachten en zullen de diverse deelnemers ook verschillende budget-taire mogelijkheden hebben. Vaak zullen er dus kamers in meerdere hotels gereserveerd moeten worden.

DE SElECTIE VAN HOTElS

De congresorganisatie zal in eerste instantie een aantal hotels selecteren en bij die hotels kamers in optie reserveren tegen een per hotel onderhandelde prijs. Bij de selectie van hotels kunt u in eerste instantie letten op de volgende zaken:• ligging hotels t.o.v. congreslocatie en bijvoor-

beeld restaurants• vervoersmogelijkheden van en naar de hotels• totaal aantal benodigde kamers• prijsklasse van de diverse hotels t.o.v.

ingeschatte budget van de deelnemers

DE kAmERpRIjzEN

Kamerprijzen worden per hotel afzonderlijk onderhandeld en zijn veelal afhankelijk van het totaal aantal kamers, het seizoen en de dagen van de week waarop de kamers worden gereser-veerd. Veel zakenhotels zullen in het weekend en de vakantiemaanden lagere prijzen bieden dan doordeweeks in bijvoorbeeld mei of oktober.

Het is van groot belang duidelijke afspraken te maken over wie de boekingen garandeert, tot welke

datum er kosteloos kan worden geannuleerd en of er nog aanbetalingen moeten worden gedaan. De gereserveerde kamers kunnen tot een bepaalde datum voor het begin van het congres vaak nog kosteloos worden terug gegeven aan de hotels. Het verschilt per hotel welke periode het hier betreft.

DE RESERVERING

Over het algemeen kunnen congresgangers bij de inschrijving voor een congres ook de hotel kamer naar keuze reserveren; tegen een speciale prijs. De congresganger zal veelal zijn reservering moeten garanderen met het betalen van de eerste overnachting of het doorgeven van een geldig creditcard nummer. Voor het verwerken en bevestigen van de hotel-reserveringen kan een PCO of de Hotel Service Utrecht ingeschakeld worden. Zij kunnen veel administratieve handelingen uit handen nemen en ook tijdens de aankomst- en vertrek-dagen van de congresgangers alle last minute veranderingen verwerken.

Op de vorige pagina vindt u een checklist met een meer gedetailleerde opsomming van zaken die van belang zouden kunnen zijn bij de keuze van hotels.

HOTEl SERVICE UTRECHT

Hotel Service Utrecht is een kosteloze online reserveringsdienst waarop uw (internationale) congres- en evenementdeelnemers eenvoudig en veilig hun hotelkamer reserveren (en betalen).Wat biedt Hotel Service Utrecht:• Een op maat gemaakte online boekingsmodule

in de persoonlijke ‘look en feel’ van uw web pagina.

• Een geïntegreerd/embedded boekingsmodule.• Accommodatie tegen de best beschikbare

prijzen inclusief ontbijt en alle belastingen.• Directe beschikbaarheid tegen speciale

condities.• Geen verborgen kosten voor uw deelnemers.• Persoonlijke en professionele service.Hotel Service Utrecht ontzorgt en neemt al het werk uit handen, een ‘one-stop-shop’.

DE HOTElS


Vervoer speelt een grote rol bij de organisatie van een congres. Mensen uit verschillende landen komen naar Utrecht om over een bepaald onderwerp van gedachten te wisselen. Een goede bereikbaarheid van de stad, de congreslocaties en hotels in de stad is dan ook van groot belang.

VERVOER NAAR HET CONGRES

Utrecht is per vliegtuig, trein, auto en boot gemakkelijk en goed te bereiken vanuit vele delen van de wereld.

Per vliegtuig is Utrecht uitstekend te bereiken via Schiphol Airport. Schiphol heeft een directe verbinding met Utrecht per trein (30 minuten) en is één van de belangrijkste luchthavens voor Intercontinentale en Europese vliegverbindingen in West-Europa geworden.

Voor het vervoer per trein is Utrecht een centraal punt in het spoornet van Europese spoorwegen. Als moderne stad heeft Utrecht zich bovendien goed kunnen instellen op de grote verkeersstroom van auto’s. Voldoende parkeergelegenheid bij

congreslocaties, hotels en P&R locaties en goede aan- en afvoerwegen maken dat vervoer naar Utrecht per auto een goede optie is.

VERVOER TIjDENS HET CONGRES

Tijdens het congres zijn er diverse mogelijk -heden om de congresgangers te vervoeren. Utrecht be schikt over een uitstekend openbaar vervoersnetwerk. Per bus en sneltram kunnen de congresgangers zich gemakkelijk en snel verplaatsen.

Ook kunt u shuttlebussen inzetten tussen bijvoorbeeld de hotels en de congreslocatie alsmede tussen het vliegveld en de hotels. Dit is natuurlijk een beslissing die bepaalde financiële gevolgen heeft. Eén en ander kan eventueel in de registratiefee worden verwerkt. Diverse bedrijven verhuren bussen, variërend van gewone stadsbussen tot luxe VIP coaches.

Voor sprekers, genodigden en andere VIPS kunt u speciaal vervoer op maat regelen, zoals limousines e.d.

VERVOER NAAR EN TIjDENS HET CONGRES


Voor de vele drukwerk- en media-uitingen, die nodig zijn om een congres te promoten, is het van groot belang een huisstijl en een logo te ontwikkelen. Deze dienen herkenbaar en in overeenstemming met de doelstellingen en doelgroep van het congres te zijn. Door de huisstijl strak door te voeren en het logo overal duidelijk in naar voren te laten komen wordt het imago van het congres versterkt en wordt iedere media-uiting herkend.

Voor het bereiken van de doelgroep en voor de marketing van uw congres kunnen de vol gende media worden ingeschakeld:• advertenties in vakbladen (online en offline)• publiciteit n.a.v. persberichten• website van het congres• digitale presentatie• mailings naar diverse bestanden (van bij-

voorbeeld de internationale vereniging)• social media

wEbSITE

Een eigen congres website kan steeds weer worden geactualiseerd en kan bepaalde

admini stratieve handelingen vereenvoudigen en ver snellen, zoals de registratie van deelnemers en het boeken van hotelkamers. Voor specifieke infor matie over de stad Utrecht en de Utrechtse congreslocaties, hotels e.d. kan er een link wor-den gemaakt met de site van Utrecht Convention Bureau (www.utrechtconventionbureau.nl)

bEElDmATERIAAl

Voor het ontwikkelen van drukwerk heeft Utrecht Convention Bureau een uitgebreide collectie beeldmateriaal aangelegd. Deze is beschikbaar voor iedereen die een congres in Utrecht organi-seert. Fotomateriaal van locaties, accommoda ties en attracties zijn slechts enkele voorbeelden van de uitgebreide selectie die voorhanden is.

mAIlINGS

Mailings naar de diverse bestanden die voor handen zijn bestaan veelal uit:

Een eerste aankondiging:Een flyer of brochure waarin wordt vermeld wat het thema van het congres is en waar en wanneer het congres zal plaatsvinden.

pROmOTIE VAN HET CONGRES

Een tweede aankondiging:Een vervolgmailing die alle informatie bevat die nodig is voor een potentiële deelnemer om een gegronde beslissing te nemen of hij/zij wel of niet komt. Naast een voorlopig programma met onderwerpen en sprekers zullen ook de kosten van het congres, de beschikbare facili teiten, het sociaal- en partner programma, vervoer naar en in Utrecht en eventuele prak tische informatie over Utrecht nader worden toegelicht. Een registratieformulier en hotel reserveringsformulier zijn dan ook bijgesloten.

Het registratiepakket kan van tevoren aan de deelnemer worden toegezonden of worden uitgereikt wanneer de deelnemer zich meldt bij de registratiebalie voor aanvang van het congres. Hierbij zit het definitieve programma en de toe lichtingen op de diverse sprekers en besproken onderwerpen.

DE bADGES

De badges die door de congresdeelnemers worden gedragen tijdens het congres dienen niet alleen als herkenning, maar ook als middel

voor beveiliging. Diverse congreslocaties en PCO’s hebben hiervoor hun eigen systemen. Het uit delen van de badges tijdens de registratieprocedure is het meest praktisch.Zorg bij het maken van de badges voor een han dig formaat met goed leesbare opdruk van de naam en eventueel het bedrijf van de deel nemer. Vaak kan de deelnemer zelf beslissen of de voornaam en/of titulatuur wel dan niet op de badge wordt vermeld; veelal verschillen de gebruiken hierover per land van herkomst van de deelnemer. Badges met clips in plaats van een speld worden tegenwoordig ook veel aangeboden om de kleding van de deelnemer te sparen. De ‘lanyard’ is een prima alternatief: het is een badge dat via een koord om de hals kan worden gehangen, al of niet voorzien van slimme digitale informatie.


SOCIAl mEDIA: STIjG UIT bOVEN DE REClAmE

Als u denkt aan 15 jaar terug, dacht u toen dat u ooit een website nodig zou hebben voor een congres? Maar zou u vandaag nog zonder kunnen? Zo staat men vandaag de dag wellicht ook wat terughoudend tegenover het inzetten van social media rondom een congres. Maar het valt niet te ontkennen dat deze nieuwe slimme manier van communicatie een enorme vlucht heeft genomen. Inmiddels zeker ook onder wetenschappers!Sterker nog, óf social media gebruikt worden, bepaalt uw publiek zelf wel en twitteren hoe geweldig uw congres gaat zijn heeft helemaal geen zin. Waar het wel om draait? Vijf tips:

TIp 1 – bEGIN mET lUISTEREN

Op welke social media beweegt uw doelgroep zich? Vraag ernaar bij de registratie, houd een enquête of google op vaktermen. Zie wat uw doelgroep doet, wat ze interessant vinden en speel daarop in.

TIp 2 – GEEN REClAmETOOl

Gebruik social media niet om te roepen hoe goed uw congres is, maar vooral om de kwaliteit te verbeteren. Programmasamenstelling, registratie, informatie delen, netwerken – social media kan

al die processen ondersteunen. Dat levert een positieve ervaring op en die wordt gedeeld.

TIp 3 – FOCUS Op INTERACTIE

Interactie tussen en met uw volgers is belang rijker dan aantallen. Dus participeer in discussies, reageer, geef zinvolle informatie. Die volgers komen dan vanzelf wel.

TIp 4 – INTEGREER ONlINE EN OFFlINE

Communiceer uw social media accounts op uw ‘offline’ middelen: noem namen, hashtags, en waar u het voor gebruikt. Zet u elke dag foto’s op Facebook? Kan men meetwitteren in de zaal? Staan alle presentaties op YouTube? Vertel het uw deelnemers!

TIp 5 – NEEm HET SERIEUS

Investeer serieus tijd, geld en aandacht in social media. Experimenteer gerust, maar laat het niet over aan een stagiair, of iemand die het ‘erbij doet’. Zorg dat u zelf als persoon ook aangesloten bent op alle media, zodat u weet wat prettig of juist irritant is voor gebruikers.

SOCIAl mEDIA

HybRIDE: VERGROOT jE pUblIEk EN DE bETROkkENHEID

Is kennisoverdracht een belangrijk onderdeel van uw volgende congres? Probeert u zoveel mogelijk deelnemers te betrekken? Zijn reistijd of reiskosten een mogelijke belemmering om deel te nemen? Het congres is één van de meest krachtige middelen om uw doelgroep te raken. Er gaat niets boven een gedeelde emotionele ervaring. Echter, deze grote impact vergt wel een serieuze investering. Zowel van u als organisator als van uw deel nemers. Dat zorgt altijd voor een groot aantal mensen dat wel zou willen komen, maar het toch niet doen. Gelukkig is de wereld niet langer zwart wit. Niet langer ja of nee. Door het toevoegen van een interactieve online show aan uw bijeenkomst, vergroot u het bereik en de betrokkenheid bij zowel uw live als online publiek. Het is als het ware uw eigen live TV kanaal, rechtstreeks vanaf uw locatie.

GEEN ExTRA kOSTEN

De afgelopen jaren blijkt uit diverse ervaringen met ‘hybride evenementen’ dat sponsoren staan te springen om het extra bereik en interactie dat u online genereert: op zijn minst hetzelfde aantal deelnemers als live, maar vaak wel het dubbele of zelfs het viervoudige! Voor u als organisator betekenen deze sponsoren dat u

deze virtuele dimensie kan toevoegen zonder impact op uw budget.

ONGEkENDE RESUlTATEN

Naast het toegenomen bereik voor de inhoud, het merk en de sponsors is ook de betrokkenheid van online deelnemers ongekend. Laten we het illustreren met 2 recente uitspraken: “Vooraf wist ik niet goed wat ik ervan moest verwachten, maar er was zoveel positieve energie! Het bracht mensen dichter bij elkaar, wat echt past bij de kernwaarden van ons merk.”- Mieke van Loenen, Directeur Events, ICCA

“Was op weg om te gaan skiën vandaag, maar kwam niet weg - zit hier nog steeds in mijn ski-kleren te kijken naar de FRESH Conference online. Super congres!” - Christian Middleton (@Middelthon), online deelnemer FRESH Conference.

VOOR Uw EIGEN CONGRES?

Mocht u willen ontdekken hoe een hybride evenement kan bijdragen aan uw volgende congres, aarzel dan niet om contact op te nemen. Het Utrecht Convention Bureau brengt u graag in contact met de juiste partner.


plANNING

Een goede planning met betrekking tot het gebruik van audiovisuele apparatuur tijdens uw congres is van groot belang voor het succes van uw congres. Overmatig of juist onvoldoende gebruik van audiovisuele apparatuur ondermijnt het effectief overdragen van informatie. Een goede planning van welke apparatuur op welk moment in welke zaal nodig is scheelt onnodige onkosten. Een goede voorbereiding, tijdige test en technische begeleiding van de apparatuur voorkomt onaangename verrassingen tijdens de presentaties. Kortom, een goede planning van de audiovisuele apparatuur is een vak op zich.

pROFESSIONElE lEVERANCIERS

Professionele leveranciers verlenen uitgebreide service in de voorbereiding en tijdens het congres, zodat alle presentaties vlekkeloos verlopen. Zij zijn op de hoogte van de laatste nieuwe tech nische ontwikkelingen op het gebied van bijvoorbeeld videoconferencing. Technische voorzieningen, die op het eerste gezicht kostbaar lijken, kunnen juist kostenbesparend blijken te zijn, mits goed en op de juiste manier gebruikt. Schakel de leverancier dan ook ruim van tevoren in, zodat u het maximale uit het gebruik en de mogelijkheden van de audiovisuele apparatuur kunt halen.

TOlkEN

Het doel van congressen is toch vooral perfecte menselijke communicatie. Bij een internationaal congres zijn het de tolken die taalbarrières in de communicatie kunnen overbruggen. Congres-vertolking is een kwestie van alles of niets: middelmatige tolken bestaan niet. Tolken dienen niet alleen over perfecte taalbeheersing te beschikking, maar ook over een volledig begrip van het besprokene. De Association Internatio-nale des Interprètes de Conférence (AIIC) is een internationale beroepsorganisatie voor profes sionele tolken.

Er is een aantal vormen van een congres -ver tolking te onderscheiden:

SImUlTAAN via microfoon, vanuit een cabine, meestal twee tolken per taal en een teamleider die contact houdt met de organisator.

CONSECUTIEF tussen de gedelegeerden, zonder cabine, soms met microfoon; geschikt voor kleinere technische bijeenkomsten.

FlUISTEREN geschikt voor maximaal 3 deelnemers.

AUDIOVISUElE AppARATUUR/ TOlkEN



De catering tijdens een congres kan verzorgd worden door de eigen catering van de congres-accommodatie of de congresaccommodatie laat u kiezen uit diverse cateraars die bekend zijn met het gebouw en de mogelijkheden voor catering daar.

Bij een internationaal congres is het van be lang dat niet alleen de kwaliteit van de catering goed is, maar dat ook de keuze van gerechten is afgestemd op de verschillende eetgewoonten van de congresdeelnemers. U zult rekening moeten houden met bijvoorbeeld moslims die geen varkensvlees eten en deel-nemers met diëten. Typisch Hollandse gerechten, zoals haring, kunt u beter vermijden.

De timing van de koffie- en theepauzes en lun ches is van groot belang. Een goede samenwerking en afstemming met de cateraar is daarom onontbeerlijk. De cateraar kan ook het beste worden betrokken in de plannings-besprekingen voor het congres. Een voortdurende communicatie tijdens het programma, i.v.m. het uitlopen van bepaalde presentaties e.d.,

voorkomt niet alleen irritatie bij de congres-deelnemer die honger of dorst heeft, maar zorgt er ook voor dat de kwaliteit van eten en drinken zo optimaal mogelijk is.

Een goede menuplanning en logistiek voor wat betreft bijvoorbeeld de tafelindeling en buffet opstelling, kan zeer belangrijk zijn voor het so ciale aspect van uw congres. Laat u daarom uitgebreid adviseren door een profes sionele cateraar; zij hebben de ervaring!

DE CATERING EN HOSTESS SERVICE

HOSTESS SERVICE

Vooral bij grootschalige internationale congressen is het aan te bevelen hostesses in te huren. Zij kunnen uw congres soepel laten verlopen en zijn flexibel inzetbaar. Congresdeelnemers worden sneller verwe-zen naar daar waar ze heen willen en vooral internationale gasten kunnen in meerdere talen te woord worden gestaan en worden geholpen.

Hostesses kunnen worden ingehuurd bij gespecialiseerde bureaus voor de ontvangst, registratie en begeleiding van uw congres-deelnemers. Zorg voor het begin van het congres voor een goede instructie van de hostesses, zodat ze precies weten van wie wordt verwacht welke taak er wordt gedaan.


DE FINANCIëN VAN EEN CONGRES

Een zorgvuldig opgesteld en bewaakt budget is voorwaarde voor een goed lopend congres. Om de persoonlijke aansprakelijkheid te beperken wordt het congres veelal onder-gebracht in een rechtspersoon: een juridische stichting die zelfstandig drager is van rechten en plichten, waarbij slechts onder specifieke voorwaarden aanspraak op het privé- vermogen van de bestuurder(s) mogelijk is.

De begroting wordt tijdens de voorbereidingen regelmatig bijgesteld op grond van de nieuwste gegevens. Een begroting is een afspiegeling van een aantal aandachtspunten waarop men zich vooraf moet bezinnen: de filosofie achter het con gres, het tijdstip en de tijdsduur van het congres, een realistische schatting van het aan tal deelnemers, de vaststelling van het break-evenpoint, de ondersteuning vanuit het vakgebied (tentoonstelling) en het bepalen van een accep tabel inschrijfbedrag. Verder is er een prognose nodig van de kaspositie in het voortraject: de ‘liquiditeitsprognose’. Elementen die hierin meespelen zijn: voorfinan ciering, garantiestellingen, sponsoring en contractdata. Op pagina 47 vindt u een voorbeeld van een begroting voor een wetenschappelijk congres, waarbij per begrotingspost is aangegeven wat

het gemiddeld percentage van de betreffende post is op het totale budget. Een aantal posten is variabel: zij varieert naarmate het aantal deelnemers verandert.

bEpAlING REGISTRATIE-INSCHRIjVING

De hoogte van het inschrijfbedrag is eenvoudig te calculeren. De benodigde elementen zijn:• de begrote kosten (vaste, variabele en

onvoorziene kosten)• de schatting van de overige inkomsten• het minimaal verwachte aantal deelnemers

en eventuele partners.

Er kunnen verschillende inschrijvingskosten voor verschillende categorieën deelnemers worden vastgesteld, bijvoorbeeld het geven van een korting op de entreebewijzen voor studenten of deelnemers uit ontwikkelings-landen. Ook is het gebruikelijk een hoger bedrag dan het vastgestelde entreebedrag te vragen ná een vastgestelde datum. Dit verbetert de cashflow en het vergemakkelijkt de planning. Het is standaard ongeveer acht weken voor het congres het entreebedrag met twintig tot vijf entwintig procent te verhogen. Eventueel kan worden vastgesteld dat late inschrijvingen ter plaatse moeten worden betaald.


DE bTw

U kunt kiezen voor BTW-plichtigheid. Voor u deze keuze maakt, moet u zich realiseren dat de BTW zowel invloed heeft op de opbrengsten als op de kosten. Over het algemeen blijkt dat een BTW-plichtig congres alleen interessant is indien vrijwel alle deelnemers de BTW, die in hun inschrijfgeld is opgenomen, kunnen verre kenen. Daarnaast geldt dit als tevoren bekend is dat een aanzienlijk tekort zal ontstaan (d.w.z. een verlies van circa eenderde van de begroting) en er dus aanzienlijke subsidies verstrekt zullen moeten worden. Laat u daarom goed informeren door de professionals.

DE VERzEkERINGEN

Het verzekeren van congressen en evenementen is maatwerk. Er worden vele soorten standaard verzekeringen aangeboden met sterk wisselende dekkingen en premies.De meest voorkomende verzekeringen, die betrek-king hebben op evenementen zijn:• Onkostenverzekering; dekt gemaakte onkosten

indien (een deel van) het congres moet worden afgelast.

• Aansprakelijkheidsverzekering; dekt de wettelijke aansprakelijkheid van de organisatie en/of personen waarvoor de organisatie verantwoordelijk is.

• Transport/verblijfsverzekering; dekt schade aan gehuurde, geleende en/of eigen

goederen tijdens transport en/of verblijf.• Ongevallenverzekering; dekt het risico

van overlijden en/of blijvende invaliditeit van nader omschreven personen.

• Medische kosten van buitenlanders; dekt medische kosten als gevolg van ongeval en/of ziekte van bepaalde personen.

• Geldverzekering; dekt het verloren gaan van geldswaarden en dergelijke door brand, overval etc. tijdens transport en/of verblijf.

• Regenverzekering; keert uit als er op een vooraf overeengekomen dag of periode een bepaald aantal millimeters neerslag valt.

Helaas zijn niet alle risico’s af te wentelen op een verzekering. Wel zijn er, naast de hierboven beschreven algemene verzekeringsvormen, nog diverse afwijkende verzekeringen af te sluiten.

HET VOORFINANCIERINGS- EN GARANTIEFONDS

VOOR CONGRESSEN

Een internationaal congres in Nederland organiseren is een onderneming die weinig risico’s met zich meebrengt. Het merendeel van de in ons land gehouden congressen eindigt met een bescheiden positief saldo. De reden hiervan is dat er in Nederland een goede congresinfrastructuur bestaat, zowel op het vlak van de accommodaties als ook op het vlak van de dienstverlening. Tevens is de Nederlandse congresbedrijfstak zeer ervaren in de begeleiding en de organisatie van dit soort evenementen.

VOORbEElD VAN EEN bEGROTING VOOR EEN wETENSCHAppElIjk CONGRES (200-1000 DEElNEmERS)

NB graag benadrukken wij dat het hier gaat om een voorbeeld. Met name de percentages in de kolom ‘Verwacht % van het totaal’ zijn genoemd om u een indruk te geven; afwijkingen zijn zeer goed mogelijk.

UITGAVEN

bEGROTINGSpOST VERwACHT % VAN HET TOTAAl ElEmENTEN

Locatie 11-13% Huur zalen Techniek Posterborden

Administratie en organisatie 21% Porto en adressenbestanden, kosten organisatie congres-bureau

Drukwerk 18% Huisstijl, logo,website aankondigingen, programma- boek, tassen, badges, abstracts, proceedings

Sociaal programma 15% Recepties en diner e.d., lunches, koffie- en theepauzes, partnerprogramma, promotie congres, sprekers (incl. reis en verblijf), hotel deposits, tentoonstelling, rente en bankkosten

Diversen 13%

Onvoorzien 10%

BTW 11-13%

Inflatiecorrectie (2% per jaar)

INkOmSTEN

bEGROTINGSpOST VERwACHT % VAN HET TOTAAl ElEmENTEN

Registratie 50% Deelnemersfee

Overige 30%20%

SponsorsAdvertenties, tentoonstelling,sociaal programma, proceedings, depositrente


Het uitnodigen en het organiseren van een internationaal congres is als het ware het oprichten van een nieuwe onderneming met een vooraf bekende beperkte levensduur. Een dergelijke op te richten onderneming heeft vaak behoefte aan startkapitaal ter betaling van de aanloopkosten en behoefte aan een garantie ter afdekking van een mogelijk ondernemersrisico.Om in deze behoeften te voorzien hebben het NBTC en CLC-VECTA in samenwerking met het Ministerie van Economische Zaken het Voorfinan-cierings- en Garantiefonds (VGF) ingesteld. De twee faciliteiten van het VGF, de voorfinan-ciering en de garantie, kunnen afzonderlijk of in combinatie worden gebruikt.

VOORFINANCIERING

Voordat de deelnemers aan het congres hun inschrijfgelden gaan betalen, heeft de organi-sator al veel kosten moeten maken. Dit geld kan uit het VGF voorgefinancierd worden door middel van het verstrekken van een lening. Het grote voordeel van een lening via het VGF is dat over het geleende bedrag geen rente is verschuldigd! De hoogte van de lening wordt afgestemd op de behoefte.

GARANTIE

De kennis en ervaring van de congresbedrijfstak maakt dat aan de kostenkant vrijwel geen risico wordt gelopen. De kostenbegrotingen zijn solide.

De opbrengstenkant daarentegen heeft men minder in de hand: als het uiteindelijke aantal deelnemers tegenvalt, dan zal het consequenties hebben voor de inkomsten. Door gebruik te maken van de garantiefaciliteit van het VGF behoeft het voorzieningenniveau van het congres in zo’n geval niet drastisch te worden terugge-schroefd. De deelnemer krijgt precies datgene dat in het definitieve programma is beloofd.

AlGEmENE VOORwAARDEN

Om gebruik te kunnen maken van de regelingen moet er aan een aantal algemene voorwaarden worden voldaan. Zo dient het internationale congres tenminste twee dagen te duren, staat het congres in het teken van kennisoverdracht en moet het congres worden georganiseerd door een partij die aantoonbare ervaring heeft in het organiseren van een internationaal meerdaags congres. Vaak wordt dit laatste gedaan met behulp van (of door) een Professional Congress Organiser (PCO). De aanvraag dient tenminste acht maanden voor aanvang van het congres te zijn ingediend. Op de website van Stichting Voorfinancierings- en Garantiefonds www.vgfholland.nl is meer informatie te vinden over de specifieke voorwaar-den van de individuele regelingen en kunt u terecht voor het online indienen van uw aanvraag.

HET SOCIaalpROGRAmmA VAN EEN CONGRES


Naast het delen van kennis zijn congressen zeker ook bedoeld om de groep deelnemers persoonlijk met elkaar in contact te brengen. Ondanks alle moderne communicatiemiddelen die de mens ter beschikking staan is er geen substituut voor direct sociaal contact, face to face. Na een geslaagde uitwisseling van kennis is het van groot belang te kunnen genieten van elkaar als mensen. De groep die vaak van over de hele wereld samenkomt heeft hier de kans om de persoonlijke banden aan te halen. Samen eten, recreëren en genieten van typisch lokale hotspots en sfeer is hoogst bevorderlijk voor een ontspannen glimlach en meer sociale cohesie. Utrecht biedt daarvoor veel goede gelegenheden en aanleidingen. Of het nu gaat om recepties, galadiners, voorstellingen, tours, actieve bezigheden, pre- of post conference excursies, een rondvaart of interessante dagtrip, Utrecht weet hoe uw gasten te vermaken en te verwennen.

In hun vrije tijd kunnen deelnemers overigens ook prima alleen of in kleiner verband genieten van de musea, winkeltjes, restaurants en terrasjes in het compacte historische stadshart van Utrecht, waar alle highlights goed beloopbaar zijn. Ook voor een sterk, aantrekkelijk sociaal programma weet het Utrecht Convention Bureau de weg. Ze kennen de mensen, de locaties en de deals: het UCB heeft de sleutel tot de stad Utrecht.

pARTNERpROGRAmmA

Een partnerprogramma wordt speciaal samen gesteld voor meereizende partners van deel nemers aan uw congres. Inschrijving voor een dergelijk programma kan afzonderlijk en het programma kan reeds worden opgenomen in de programma-aankondiging van uw congres.Het verdient aanbeveling om deze programma’s uit te besteden aan hierin gespecialiseerde bureaus. Ook het Utrecht Convention Bureau is u graag van dienst met advies over specifieke partner programma’s.

pRE EN pOST CONFERENCE TOUR

Het komt veelvuldig voor dat er naast het congresprogramma van een bepaald aantal dagen, specifieke tours worden georganiseerd voorafgaand en na het congres, die de deelnemer meer van de bestemming laten zien. Deze excursies zijn vaak toeristisch van aard en hebben daarnaast een link met het thema van het congres. Gespecialiseerde bureaus bieden vrijblijvend excursies aan die de vele kanten van Utrecht maar ook Nederland laten zien. Zo is het heel gebruikelijk om bij internationale congressen specifieke tours naar de regio van Utrecht en bijvoorbeeld Amsterdam te organiseren. Voor buitenlandse deelnemers is dit een mooie aanvulling op de tours die in Utrecht en omgeving georganiseerd kunnen worden.


HET SOCIAAl pROGRAmmA


Utrecht biedt een groot scala aan culturele highlights. Zo is de stad beroemd vanwege het Museumkwartier, waar historische attracties, musea en culturele instellingen de sfeer bepalen.

DOmTOREN

Al meer dan zes eeuwen lang worden stad en omstreken gedomineerd door de schitterende Domtoren, het hoogste middeleeuwse bouwwerk van Nederland. Dit 112 meter hoge symbool van Utrecht is uniek en indrukwekkend. De klim van 465 traptreden beloont u met een adembenemend uitzicht over de stad en de wijde omtrek.

DOmUNDER

Een spannende, ondergrondse ontdekking langs de archeologische resten van 2000 jaar Nederlandse geschiedenis. Van het Romeinse castellum Trajectum tot het religieuze complex dat Utrecht in de Middeleeuwen veel macht en aanzien gaf. Maak een tijdreis tussen de immense pijlerfundamenten van de gotische Domkerk, beleef de verwoestende storm van 1674 en ontdek de fascinatie van de archeoloog om laag voor laag het verleden bloot te leggen.

CENTRAAl mUSEUm

Het Centraal Museum is gebouwd in 1838 en daar mee het oudste gemeentelijk museum van Nederland. Het museum huist in verschillende gebouwen, waarvan een middeleeuws klooster het belangrijkste is. Van binnen is het een waar labyrinth. U kunt verdwalen in de vele passages en trappenhuizen en u laten verrassen door de gevarieerde collectie van klassieke, moderne en toegepaste kunst, die te vinden is naast mode en verzamelingen met als onderwerp de geschiede-nis van de stad.

HET RIETVElD SCHRöDER HUIS

In 1924 liet meubelmaker en architect Gerrit Rietveld (1888-1964) dit unieke gebouw verrijzen. Het is het enige gebouw dat werd opgetrokken volgens de architectonische principes van De Stijl. Utrecht is internationaal bekend als de stad waar Rietveld zijn hele leven woonde en werkte.

EEN SElECTIE UIT UTRECHTSE ATTRACTIES



TRAjECTUm lUmEN

Een ontdekkingsreis in het donker met licht kunst in het Utrechtse stadscentrum als onderwerp. Vanuit het centraal gelegen Vredenburg volgt u een lichtspoor op de grond dat langs schitterende werken van lichtkunstenaars leidt en verleden en heden van de stad tot leven brengt.

UTRECHT VANAF HET wATER

De terrassen, werfkelders en prachtige panden langs het water zijn niet beter te bezichtigen dan vanaf het water per waterfiets, kano, gondel of rondvaartboot. Een routebeschrijving zorgt ervoor dat u niets hoeft te missen.

DICk bRUNA HUIS

Het dick bruna huis is een museum voor alle leeftijden waar het werk van grafisch vormgever en tekenaar Dick Bruna wordt tentoongesteld. Zijn creatie Nijntje uit 1955 is nog steeds wereldberoemd.

mODERNE ARCHITECTUUR & UTRECHT SCIENCE pARk

Met de Universiteit Utrecht als beste universiteit van Nederland, het Universitair Medisch Centrum Utrecht als één van de grootste publieke gezondheidsvoorzieningen van het land en de vele innovatieve bedrijven en onderzoeks-instellingen, is Utrecht Science Park het hart van de kenniseconomie. Een bezoek aan Utrecht Science Park kan een verrijkende ervaring zijn

door de vele verborgen schatten. Internationaal befaamde architecten als Rem Koolhaas, Wiel Arets en Eric Egeraat ontwierpen bekroonde gebouwen.

FESTIVAlS & EVENEmENTEN

Utrecht biedt vele festivals gedurende het hele jaar met een programma vol theater, dans, muziek, film, workshops en meer op grote en kleine podia, pleinen en in parken.

pAUSHUIzE

Paushuize met zijn rijke historie is één van de meest bijzondere monumenten van Utrecht. Paushuize heeft zijn naam te danken aan de enige Nederlandse paus, Adrianus VI, die het huis vanaf 1517 liet bouwen. Een keur aan schitterende stijlkamers en prachtig gedecoreerde salons maken dit stadspaleis tot één van de mooiste locaties van Nederland.

kASTEEl DE HAAR

In een oase van rust net buiten Utrecht ligt het sprookjesachtige Kasteel de Haar. Het park en de weelderige tuinen (‘klein Versailles’) met hun romantische doorkijkjes en mooie vijverpartijen nodigen uit tot lange wandelingen en heerlijke picknicks.


DOmTORENDomplein 9-103512 JC UtrechtT 030 236 00 10www.domtoren.nl

Uw congres in de hoogste kerktoren van Nederland? Welkom bij de Domtoren, hét symbool van de stad Utrecht. Op elf meter hoogte ligt de monumentale Michaëlskapel . Ooit de privé-kapel van de bisschop van Utrecht, nu een unieke en inspirerende congreslocatie voor maximaal 100 gasten. De lagergelegen Van Heukelomzaal is als vergaderruimte geschikt voor maximaal 14 personen. Combineer uw congres met een rondleiding op de toren of op en onder het Domplein, zodat men bij thuis-komst eveneens iets te vertellen heeft over deze 2000 jaar oude stad. De Domtoren ligt centraal in Utrecht en is goed bereikbaar per auto of openbaar vervoer.

Foto

: Wil

lem

Mes

Foto

: Ber

ry G

eerl

ings

EEN kEUR AANmOGElIjkHEDEN

Utrecht biedt een scala aan mogelijk heden voor een succesvol congres. Om u enigszins wegwijs te maken in de vele mogelijk heden heeft het Utrecht Convention Bureau alvast een aantal mogelijk heden uitgelicht. Uiteraard is dit slechts een selectie. In de tabellen achterin het boek treft u een uitgebreider overzicht van de congres- en vergader mogelijkheden.

Voor een actueel overzicht verwijzen wij u naar de site; www.utrechtconventionbureau.nl.

aanbieders



jAARbEURSJaarbeursplein 63521 AL UtrechtT 030 295 58 81www.meetingmoods.nl www.mediaplaza.nlwww.jaarbeurssupernova.nl

Design en emotie sluiten naadloos op elkaar aan. Kleur, temperatuur, het juiste eten & drin-ken, de inrichting; alles heeft bij ons functie en biedt toegevoegde waarde. Deze manier van samenkomen is gebaseerd op het unieke concept meetingmoods. Met alle tools creëren we de juiste stemming om de doelstellingen van uw bijeenkomst te behalen. Wij hebben voor elk congres een passende locatie en bieden u de keuze uit verschillende congreszalen met sessiezalen waaronder Media Plaza, Supernova, het Beatrix Theater en het congrescentrum. Of u nu een zaal voor 600 personen nodig heeft of op zoekt bent naar een theateropstelling voor 1.000 personen, van futuristisch tot kosmisch, de keuze is groot. De zalen zijn uitstekend met elkaar te combineren.


REGARDz lA VIE UTRECHTLange Viestraat 3513511 BK UtrechtT 030 234 00 88www.lavieutrecht.nl

In hartje Utrecht ligt La Vie, een locatie die zich uitstekend leent voor trainingen, vergaderingen en congressen. De locatie ligt op 5 minuten lopen van Utrecht CS en beschikt over een parkeergarage met een directe doorgang. Met veertig zalen en meerdere cateringvoorzieningen biedt La Vie alles wat uw bijeenkomst nodig heeft. In de gehele locatie is uiteraard gratis WiFi aanwezig. Sinds 2013 kunt u in La Vie ook terecht voor uw congressen. De nieuwe lichte ruimtes op de 5e en 6e etage zijn apart of samen exclusief te gebruiken voor congressen tot 150 personen in combinatie met subruimtes. Wilt u een ander soort bijeenkomst reserveren? Ook dan zijn er voldoende ruimtes beschikbaar. Ontzorgen en verrassen daar draait het in La Vie om. Bezoek voor meer informatie onze website www.lavieutrecht.nl

HET OUDE TOlHUySWeg naar Rhijnauwen 13-153584 AD UtrechtT 030 251 12 15www.hetoudetolhuys.nl

Auberge het Oude Tolhuys is een multifunctio-nele accommodatie aan de rand van Utrecht tussen Stadion Galgenwaard en De Uithof / Science Park. Door haar centrale ligging, nabij diverse uitvalswegen, is het Oude Tolhuys zeer geschikt voor het houden van de meest uiteen-lopende bijeenkomsten. Er is voldoende, gratis, parkeergelegenheid, maar ook met het openbaar vervoer is de bereikbaarheid goed. Door de gehele accommodatie zijn er zowel kleine als grote zalen gesitueerd, voor diverse gezelschap-pen vanaf 8 tot 400 personen. Het Oude Tolhuys is tevens een zeer geschikte locatie voor con-gressen, conferenties, beurzen en bedrijfspre-sentaties. Bovendien beschikt het Oude Tolhuys over een unieke eerste verdieping ‘Het Plein’ met ongekende mogelijkheden voor feesten en partijen. Wij presenteren graag onze zeer aan-trekkelijke arrangementsprijzen.


mUSEA UTRECHTwww.museautrecht.nlwww.utrechtmuseums.com

Wat denkt u van een bijeenkomst tussen habij ten, stoomjuwelen, haute couture, of draaiorgels? Met negen vestigingen bieden de Utrechtse musea u een breed palet aan congres locaties voor zowel kleine en grote groepen tot maximaal 3000 personen. Alle locaties bevinden zich in historische gebouwen en zijn gelegen in of op loopafstand van het middeleeuwse centrum van Utrecht. Benieuwd naar de mogelijkheden? Informeer bij de onderstaande musea, of neem contact op via onze website.

Musea Utrecht is een samenwerkingsverband van Het Spoorwegmuseum, Museum Catharijne-convent, Universiteitsmuseum & Sonnenborgh, Het Utrechts Archief, Museum Speelklok, Centraal Museum, Domtoren en AAMU Museum voor hedendaagse Aboriginal kunst.



bIlDERbERG kASTEEl ’T kERCkEbOSCHArnhemse Bovenweg 313708 AA ZeistT 030 692 66 66www.bilderberg.nl

In het groene hart van Nederland staat een sprookjesachtig kasteel, Bilderberg Kasteel ’t Kerckebosch. Kleinschalig en sfeervol, waar-bij de combinatie aanwezig is van zakelijke en persoonlijke verblijfsmogelijkheden. De centrale en rustieke ligging maken het werkelijk uniek. Het sfeervolle kasteel is naast bijeenkomsten en vergaderingen ook uitermate geschikt voor feestelijkheden, evenementen en diners. De Ridderkamer, Ridderzaal en Hofstedezaal geven u onafhankelijk of aaneengesloten de perfecte ambiance voor een bijeenkomst. Daarnaast bieden zij u een schitterend uitzicht op onze kasteeltuin. De Jonkheer-, Jonkvrouw- en Ritmeesterzaal zijn van alle gemakken voor-zien en zijn uitermate geschikt voor meetings en vergaderingen. Bovendien zijn er 150 gratis parkeerplaatsen.

HOTEl HOUTEN – UTRECHTHoofdveste 253992 DH HoutenT 030 634 68 69www.hotelhouten.nl

Vergadering, bedrijfspresentatie, meerdaagsetraining of feestavond organiseren? Bij HotelHouten bent u aan het juiste adres! De hoge mate van service, de perfecte faciliteiten en de advise-rende rol van ons sales team maken Hotel Houten tot één van de beste locaties voor ver gaderingen en evenementen in hartje Nederland.Het luxe 4-sterren Hotel Houten is, met 160 luxe hotelkamers en 20 multifunctionele vergader-zalen, centraal gelegen aan de A27 op steenworp afstand van de stad Utrecht en de Jaarbeurs Utrecht. Een succesvolle zakelijke meeting begint bij de ideale locatie. Bij een plaats waar gasten in een ontspannen setting kunnen overleggen én de beschikking hebben over faciliteiten die het verschil kunnen betekenen, klimaatbeheersing, beamer, projectiescherm en gratis draadloze internettoegang. Hotel Houten is die plaats!


CONGRES- & VERGADERCENTRUm DOmUS mEDICAMercatorlaan 12003528 BL UtrechtT 030 28 23 248www.domusmedica-congrescentrum.nl

Congres- & Vergadercentrum Domus Medica is dé 5 hamer congres-en vergaderlocatie, centraal gelegen, aan de rand van Utrecht. Het congres en vergadercentrum beschikt over 19 congres- en vergaderzalen, waaronder een auditorium dat ruimte biedt aan 350 deelnemers.De grootste zalen zijn onderling te combineren en dus multifunctioneel inzetbaar. Alle zalen hebben een moderne uitstraling en zijn voor-zien van alle gemakken. Domus Medica is de thuisbasis van ongeveer 35 (para) medische organisaties. Onze specifieke kennis van, en inzicht in, de gezondheidszorg zorgt voor een toegevoegde waarde bij medi-sche bijeenkomsten. Kwaliteit, professionaliteit en oog voor detail zijn onze speerpunten en zorgen ervoor dat u geniet van een perfecte bijeenkomst in een inspirerende omgeving.


wOUDSCHOTEN HOTEl & CONFERENTIE-CENTRUmWoudenbergseweg 543707 HX ZeistT 030 (0)343 49 24 92www.woudschoten.nl

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare midden op de Utrechtse Heuvelrug. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid. We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten. Het enige dat u hoeft te doen, is concentreren op het doel van uw ver-blijf. Wij verzorgen de rest. Graag nodigen wij u uit om de PLUS waarde van Woudschoten zelf te ervaren. Een groot deel van die ervaring vindt u in onze persoonlijke gastgerichtheid. Daar ligt onze kracht. Meer info: www.woudschoten.nl

pARk plAzA UTRECHTWestplein 503531 BL Utrecht T 030 292 51 70www.parkplaza.com/utrecht

Bent u op zoek naar accommodatie in het centrum van Utrecht? Park Plaza Utrecht biedt 11 comfortabele vergaderzalen op één etage. Deze zijn allen voorzien van daglicht, comfor-tabele stoelen, scherm, flipover, airco en WiFi. Daarnaast kunnen wij flatscreens (37 Inch), laptops, beamers en een geluidsinstallatie voor u verzorgen. Voor uw overnachting hebben wij 80 superior en 40 executive kamers. In ons restaurant ‘Plein 50’ is een private dining beschikbaar voor vergadering en/of diner. Park Plaza Utrecht ligt naast het Centraal station Utrecht en is goed te bereiken met eigen vervoer. Tevens beschikt het hotel over een eigen parkeer-plaats. Ons gastvrije team staat klaar om u te verwelkomen!

CARlTON pRESIDENTFloraweg 253542 DX UtrechtT 030 241 41 82www.carlton.nl/president

Het luxe 4-sterren hotel is gelegen aan de rand van Utrecht. Het hotel is zeer goed bereikbaar vanwege de ligging langs de A2 tussen Utrecht en Amsterdam, wat het bijzonder geschikt maakt voor verrassende ontmoetingen, heerlijke lunches en zakelijke meetings. Het hotel beschikt over 164 kamers, een sfeervol restaurant, een prachtig terras en 9 multifunct ionele zalen, wat ideaal is voor meerdaagse conferenties. Met de grootste zaal geschikt voor 300 personen! een goed uitge-rust Business Centre en ruime gratis parkeergele-genheid wordt een aangenaam en comfortabel verblijf verzekerd. Ontspanning tijdens reizen is een must. De hotelgasten bereiken dat moeiteloos in het Leisure Centre van Carlton President. Een mix van ontspanning en inspanning laadt de batterij weer op! De sfeer is bijzonder rustgevend. Relax in de bruisende whirlpool, pak een zonne-bank of train de spieren op de fitnessapparaten.



GRAND HOTEl kAREl VGeertebolwerk 13511 XA UtrechtT 030 233 75 55www.karelv.nl

‘Historisch Ontmoeten & Culinair Genieten’ U kunt natuurlijk overal uw bijeenkomst plannen, maar het wordt pas bijzonder als u naar Karel V komt. Wij bieden 13 monumentale stijlvolle zalen, een auditorium met moderne audiovisuele apparatuur, 10.000 m2 binnentuin met heerlijk terras. Een gezellige brasserie en een culinair toprestaurant, alsmede knusse barkelders waar uw zakelijke bijeenkomst, congres, conferentie, productpresentatie, borrel of familiefeest gegarandeerd een bijzondere en prestigieuze belevenis is. Onze 121 hotelkamers hebben elk een eigen authentieke sfeer of het nu in de oude klassieke Napoleontische vleugel is of in het nieuwe Romeinse deel. Een succesvolle bijeenkomst in een inspirerende omgeving.

COURT HOTEl UTRECHTKorte Nieuwstraat 143512 NM UtrechtT 030 233 00 33www.courthotel.nl

Een hotel, gesitueerd in het oude gerechtsgebouw van Utrecht. Hartje centrum en in de ‘schatkamer’ van de stad; het Museumkwartier! De combinatie van hotel, brasserie met prachtig terras en restaurant maken dat bijna alles mogelijk is. Ook voor uw (meerdaagse) meeting in Utrecht, bent u bij het Court hotel aan het juiste adres.Court Hotel Utrecht beschikt over 2 vergader-ruimtes in een uniek monumentaal pand. Elke vergaderruimte heeft zijn eigen bijzondere uitstraling met veel comfort. Daarnaast beschikt het over 27 trendy en sfeervolle kamers waar u heerlijk kunt overnachten. Laat u verrassen door de smaakvolle inrichting, die alles behalve standaard te noemen is.


FORT VOORDORpVoordorpsedijk 28B 3737 BK Groenekan T 030 273 53 54www.fortvoordorp.nl

Fort Voordorp een bijzonder stukje Werelderf-goed! Direct naast Utrecht ligt het schitterend gerestaureerde Fort Voordorp. Als onderdeel van de Nieuwe Hollandse Waterlinie is het fort na een grondige restauratie in gebruik als een unieke congres- en evenementenlocatie. De bijzondere ruimtes van het fort hebben ieder hun eigen sfeer. Zo kunt u de ruimtes gebruiken voor een zakelijk congres, personeelsfeest of beurs. Ook worden ze ingezet tijdens product-lanceringen. De gewelven aan de voorzijde van het fort dienen vaak als subsessieruimtes of themaruimtes tijdens een groot feest of intiem diner. De multifunctioneel inzetbare ruimtes (waaronder 16 subruimtes) maken het mogelijk om evenementen te organiseren van 40 tot 1.500 personen. Bij gebruik van het buitenterrein is dit uit te breiden tot 3.000 personen. Op het terrein is gratis parkeergelegenheid voor 450 auto’s.


lOGIS HOTEl HET wApEN VAN HARmElENDorpsstraat 143481 EK HarmelenT 0348 44 12 03www.hotelharmelen.nl

In een rustieke omgeving aan de Oude Rijn en op slechts 10 km van de Jaarbeurs te Utrecht, biedt Het Wapen van Harmelen aan zakenman en toerist een uitstekende hotelaccommodatie met modern comfort. Wij beschikken over een vergaderzaal voor ca. 4 - 100 personen, rustig gelegen met uitzicht op weidegebied. Airconditioning en gratis WiFi is aanwezig.Voor vergaderarrangementen kunt u contact opnemen met de receptie.

mERCURE UTRECHTBuizerdlaan 103435 SB NieuwegeinT 030 604 48 44www.mercure.com

Mercure Utrecht Nieuwegein is dé perfecte locatie voor alle vrijetijds- en zakelijke aan - ge legenheden. Het ligt naast de A2 en is eenvoudig te bereiken. Het hotel beschikt over 81 comfortabele kamers, voorzien van alle gemakken, bad of douche, föhn, televisie, koffie/thee faciliteiten, airconditioning, minibar en kluisje. Vergaderen bij Mercure betekent werken in een professionele accommodatie. In een zakelijk verzorgde omgeving waar u en uw gasten centraal staan. De 16 ruime multi-func tionele zalen (6 tot 1500 personen) zijn geschikt voor de meest uiteen lopende bijeenkomsten, zoals trainingen, presentaties en feestavonden. Zelfs gespecialiseerde beurzen kunnen er perfect plaatsvinden. Met 650 parkeerplaatsen is er meer dan genoeg parkeergelegenheid voor alle gasten.

HET SpOORwEG-mUSEUmMaliebaanstation3581 XW UtrechtAfdeling Sales: T 030 230 62 89www.spoorwegmuseum.nl/locatieverhuur

Het Spoorwegmuseum: een inspirerende locatie in hartje Utrecht.Het Spoorwegmuseum is een unieke locatie voor congressen, symposia en vergaderingen. Het historische Maliebaanstation beschikt over verschillende klassieke wachtkamers die gebruikt kunnen worden voor workshops en vergaderingen. Daarnaast leent de grote museumhal van het museum zich voor grotere bijeenkomsten tot wel 3000 personen. Voor een congres kan men terecht in de bedrijfsschool, in de aangrenzende foyer worden de gasten ontvangen. Daarnaast zijn er verschillende sfeervolle ruimtes zoals de Centrale of het Theater. Het Spoorwegmuseum biedt voor elke gelegenheid een pasklare oplossing!



HOTEl mITlAND Ariënslaan 13573 PT UtrechtT 030 271 58 24www.mitland.nl

Hotel Mitland is een oase van rust ten opzichte van het bruisende stadscentrum. Gelegen in een prachtig stadspark en aan het water van Fort de Bilt komt u hier volledig tot rust. Door de gunstige ligging aan de rand van Utrecht bent u binnen enkele ogenblikken bij het Utrecht Science Park (De Uithof) of de Jaarbeurs en ligt het centrum binnen handbereik. Het hotel beschikt over 141 luxe hotelkamers, een vergadercentrum, restaurant, eigen bow-lingcentrum en ook een zwembad met sauna, Turks stoombad én fitnessruimte. Verder is overal gratis WiFi aanwezig. Hotel Mitland is een echt familiebedrijf met gastvrijheid en service als hoogste prioriteit maar heeft ondanks haar grootte een informele sfeer weten te behouden.

NH CENTRE UTRECHTJanskerkhof 103512 BL UtrechtT 030 231 31 69www.nh-hotels.com

Welkom bij NH Centre Utrecht, een prachtige locatie in de bruisende binnenstad van Utrecht. In de oude binnenstad van Utrecht vormt het pand dat stamt uit 1820, een elegante toevoeging aan het klassieke straatbeeld. NH Centre Utrecht beschikt over 47 strak en stijlvol ingerichte kamers in warme kleuren. Alle kamers zijn uitgerust met gratis WiFi. De vele buslijnen die stoppen bij de bushalte voor het hotel, brengen u binnen enkele minuten naar het Centraal Station, de Jaarbeurs of Utrecht Science Park. Uw auto parkeert u in de parkeergarage van het hotel. NH Centre Utrecht is de trotse bezitter van het Green Key certificaat, een bevestiging van de inspanning voor maatschappelijk verantwoord ondernemen.Voor aantrekkelijke tarieven of reserveringen kunt u contact opnemen met onze reserverings-afdeling. Per telefoon: +31(0)30 231 31 69 of e-mail: [email protected]

kONTAkT DER kONTINENTENAmersfoortsestraat 203769 AS SoesterbergT 0346 33 25 37www.kontaktderkontinenten.nl

Op nog geen 15 minuten rijden van Utrecht ligt Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug: een werelds hotel voor al uw conferenties, congres-sen en overnachtingen. Het bestaat uit twee unieke historische gebouwen waar de sfeer en ambiance van een rijk verleden nog voelbaar zijn. De gebouwen zijn omringd door een bos terrein dat zich bij uitstek leent voor diverse vergaderbreaks. Het conferentiehotel beschikt over drie grote congreszalen, 22 vergaderzalen en 131 hotelkamers. Gratis gebruik van WiFi, beamer, flipover en geluidsinstallatie. Uitste-kende verzorging met koffiecorners die 24/7 open zijn en een internationale keuken en bar in ProefLokaal De Wereld. Ervaar wereldse gastvrijheid in de ideale ***locatie voor meer-daagse bijeenkomsten.

NbC CONGRES-CENTRUmBlokhoeve 13438 LC NieuwegeinT 030 602 69 00www.nbccongrescentrum.nl

NBC. The place to business. Er is een plek die u moet kennen in het bedrijfsleven. Het is de plek waar u comfortabel en flexibel zaken kunt doen. Waar u kunt vergaderen in één van de 30 vergaderzalen of zorgeloos een evenement kunt organiseren in één van de 2 evenementen-hallen. Waar u tussendoor culinair kunt genieten in ons business restaurant en netwerken onder het genot van een goed glas wijn. De plek waar gasten veel meer zijn dan enkel bezoekers en waar iedereen zich thuis voelt vanwege de hartelijke ontvangst. Het is de plek die centraal gelegen ligt met volop gratis parkeermogelijkheden. Kortom, de plek waar alles tot in de puntjes geregeld is.


NH UTRECHTJaarbeursplein 243521 AR UtrechtT 030 297 79 77www.nh-hotels.com

Welkom bij NH Utrecht, centraal en rustig gelegen op een steenworp afstand van de binnenstad van Utrecht. Naast de 276 hotel-kamers beschikt NH Utrecht over een diversiteit aan vergadermogelijkheden, bestaande uit 8 multifunctionele zalen en 23 luxe executive boardrooms. Houd een bijeenkomst op een van de bovenste verdiepingen van het hotel; u heeft een schitterend uitzicht over de binnenstad van Utrecht. Jaarbeurs congrescentrum ligt op 5 minuten loopafstand en NH Utrecht bevindt zich direct naast Utrecht Centraal Station. NH Utrecht is de trotse bezitter van het Green Key certificaat, een bevestiging van de inspanning voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. Voor aantrekkelijke tarieven of reserveringen kunt u contact opnemen met onze reserverings-afdeling. Per telefoon: +31(0)30 297 79 77 of e-mail: [email protected]

mAlIE HOTEl UTRECHTMaliestraat 2 3581 SL UtrechtT 030 231 64 24www.hampshire-hotels.com/maliehotel

Het charmante Malie Hotel Utrecht - Hampshire Classic (vier sterren) staat bekend om de uitstekende persoonlijke service en is schitte-rend gelegen aan de statige Maliestraat in de groene wijk Buiten Wittevrouwen. Het stadscentrum, de Uithof, Jaarbeurs en het Centraal Station zijn goed bereikbaar. Fietsen kunt u bij de receptie huren. Het interieur weerspiegelt de authentieke uitstraling en sfeer van het 19e eeuwse pand. Alle sfeervol ingerichte kamers beschikken over een douche of bad/douche combinatie en zijn uiteraard voorzien van alle gemakken. Vanzelfsprekend beschikt u over gratis WiFi. Start uw dag goed met een uitgebreid ontbijtbuffet en de heerlijke verse koffie.


VAN DER VAlk HOTEl DE bIlT – UTRECHTDe Holle Bilt 13732 HM DE BILTT 030 635 87 36www.biltschehoek.com

Hoe ontspannen kan vergaderen zijn? Heel ontspannen, zeker in een vergadercentrum, gelegen in een bosrijke omgeving. Toch is Hotel De Bilt-Utrecht eenvoudig te bereiken door de directe nabijheid van snelwegen. Alle 15 vergaderzalen zijn rustig gelegen, comfortabel ingericht en van alle gemakken voorzien. Alle denkbare middelen om uw vergadering te doen slagen zijn beschikbaar of kunnen ingehuurd worden. U kunt zelf invulling geven aan de samenstelling van uw bijeenkomst; een borrel na afloop, een diner of een overnachting met ontbijt behoren allemaal tot de mogelijkheden. Het salesteam adviseert u graag over deze uitbreidings-mogelijkheden en maakt een passende offerte voor u.

ApOllO HOTEl UTRECHT CITy CENTREVredenburg 143511 BA UtrechtT 030 233 12 32www.apollohotelsresorts.com

Het hotel heeft de perfecte centrum locatie: direct in het centrum van de historische stad en aan de voorzijde vindt u de zakelijke kant van Utrecht en het Centraal Station. Het hotel beschikt over 90 kamers met 3 verschillende kamertypes: Superior, Executive en Executive Club kamers. Uw auto parkeren kan voor een gereduceerd tarief in parkeer garage de Rijnkade. Elke ochtend wordt er een uitgebreid continentaal ontbijtbuffet geserveerd. Tijdens uw verblijf mag u gratis gebruik maken van de Apollo lounge waar 24/7 gratis koffie en thee genuttigd kan worden en gebruik kan worden gemaakt van het gratis internet. Ook bevinden zich 2 vergaderzalen in het hotel voor bijeenkomsten tot maximaal 70 personen.

HOTEl bERGSE bOSSENTraaij 299, 3971 GM DriebergenT 0343 52 81 50www.bergsebossen.nl

Hotel Bergse Bossen is dé ideale locatie voor uw congressen, trainingen, en evenementen. • Centraal gelegen, op ca. 15 minuten van

Utrecht, én volop in het groen van Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug!

• 12 uitstekend uitgeruste zalen, geschikt voor groepen van 2 tot 200 personen, met daglicht en veelal met eigen terras

• 65 comfortabele hotelkamers als basis voor meerdaagse bijeenkomsten

• Goede keuken, stijlvolle lounge, gezellig Grand-Café en diverse terrassen

• Sterk concurrerende prijzen• Flexibel en servicegericht• Goede gratis WiFi in de gehele accommodatie• Ruime (kosteloze) parkeergelegenheid• Gouden Green Key voor duurzaam en

maatschappelijk verantwoord ondernemen• Breed aanbod teambuildings activiteiten.

CURSUS- EN VERGADERCENTRUm DOmSTADKoningsbergerstraat 93531 AJ UtrechtT 030 292 77 00www.accommodatiedomstad.nl

Cursus-en vergadercentrum Domstad in Utrecht biedt uw gasten uitstekende accom-modatie voor kennisontwikkeling,-deling en kennisoverdracht.De moderne functionele zalen en de centrale ligging ten opzichte van het Centraal station maken C&V Domstad tot een succesvol accom-modatiecentrum.De diversiteit aan zalen en het vele daglicht creëren een natuurlijke en daardoor plezierige vergaderen leeromgeving.Kom eens langs en ervaar onze ruimtelijke inde-ling en heldere offertes. Neem contact op met Janine, Judith, Yvonne of Renske, telefoon 030 29 27 700 en/of bezoek onze website.


mARy k HOTEl Oudegracht 253511 AB UtrechtT 030 230 48 88www.marykhotel.com

Bij Mary K kom je niet alleen maar lekker slapen. Het luxe art-hotel biedt haar gasten een unieke ervaring waarin comfort en kunst perfect samen smelten. Gevestigd in een 18e eeuws monumentaal grachtenpand aan de Oudegracht, midden in het centrum van Utrecht. Het Mary K Hotel heeft 9 verschillende hotelkamers, varië-rend in grootte en design. In de inspirerende lobby kunnen gasten heerlijk ontbijten of relaxen onder het genot van een drankje. Het hotel heeft tevens een prachtige werfkelder voor exposities, bijeenkomsten en vergaderingen. Mary K heeft duurzaam ondernemen in alle facetten doorgevoerd en probeert elke dag een stukje groener te worden. Het comfort van een luxe hotel met een persoonlijke, ontspannen sfeer: Mary K zal er alles aan doen om uw verblijf in Utrecht onvergetelijk te maken!

HOTEl EppINGUtrechtsestraat 443401 CW IJsselsteinT 030 688 31 14 www.hotelepping.com

Hét vergaderalternatief: Uniek vergaderen in IJsselstein.Hotel Epping is rustig gelegen in de historische binnenstad van IJsselstein, 10 km van Utrecht. 31 hotelkamers, allen voorzien van o.a. aircon-ditioning en gratis internet. ’s Avonds geniet u in Restaurant Bites & Nights @hotelepping volgens het shared dining principe van diverse heerlijke gerechten. Natuurlijk kunnen wij voor u ook een menu samenstellen, dat volledig aansluit bij uw specifieke wensen. Wij stellen samen met u graag een vergaderarrangement op maat af. Uw bijeenkomst wordt een unieke en culinaire ervaring. Tip: Verrijk uw bijeenkomst met een actieve of culturele bezigheid in de binnenstad van IJsselstein.


pOSTIllION HOTEl UTRECHT bUNNIkKosterijland 8NL 3981 AJ BunnikT 030 656 92 22www.postillionhotels.com

Postillion Hotel Utrecht Bunnik: de VergaderexpertOnze zakelijke gasten kunnen via postillion-hotels.com last minute vergaderen werk -plekken boeken en direct betalen met credit-card. Uniek in Nederland! Als dé vergaderexpert zorgen we ervoor dat u op onze locaties zor geloos kunt vergaderen. Mocht er toch iets misgaan, fixen we dit binnen 15 minuten! Dat is onze 15-minute fix garantie.

BrainfoodOp het gebied van voeding benadert Postillion Hotels deelnemers aan zakelijke bijeenkomsten als topsporters. Om elke meeting en congres weer een topprestatie neer te kunnen zetten heeft Postillion het brainfood concept ontwik-keld. Dit zorgvuldig samengesteld pakket aan hapjes verhoogt de concentratie en vermindert de aftermeal dip. Voorafgaand aan uw meeting adviseren wij u graag over de indeling van de dag, de energizers en maaltijden, zodat er zo effectief mogelijk vergaderd kan worden.

Congreslocatie van het jaarPostillion Hotels Nederland biedt zalen tot een maximum capaciteit van 700 personen. Postillion Hotel Utrecht Bunnik werd in 2012 en 2013 gekozen tot beste congreslocatie van Nederland. “Prachtig concept, geweldige locatie en alles ten dienste van de gast”, aldus de jury.

HOTEl RESTAURANT OUD lONDONWoudenbergseweg 52 3707 HX ZeistT 0343 49 12 45 www.oudlondon.nl

Hotel Restaurant Oud London in Zeist is een 4 sterren hotel op een uitstekende locatie; gelegen in de bossen van Zeist op slechts 15 km van Utrecht. Het hotel heeft 88 kamers en de gasten kunnen kosteloos gebruik maken van de wellness faciliteiten, WiFi en parkeren. Oud London heeft 22 zalen met een capaciteit tot 450 personen, ideaal voor conferenties, vergaderingen en trainingen (meerdaags), maar ook voor lunches, diners en feesten. Laat u verrassen door het beste uit de natuur met passie bereid door onze vakkundige keukenbrigade.

HOTEl THEATER FIGI & SlOT zEIST Het rond 23701 HS Zeist T 030 692 74 00 www.figi.nl / www.slotzeist.com

Historisch Slot Zeist en viersterren Hotel Theater Figi bieden een unieke en multifunctionele combinatie voor bijeenkomsten en festiviteiten voor groepen tot 1500 personen. Ontdek de harmonie tussen de 17e- eeuwse charme van Slot Zeist en de hedendaagse verwachtingen waar locaties aan moeten voldoen bij het organiseren en faciliteren van evenementen. Figi is het eerste theater in Nederland met een Bose 7.1 Roommatch surround geluidssysteem, ideaal voor congressen. De combinatie van een groot scherm van 10 x 4,5 meter, 2K resolutie (hoger dan Full-HD) en RealD 3D is uniek in Nederland, waarbij verschillende presentaties naadloos tegelijkertijd te vertonen zijn. Figi biedt uitstekende F&B, ligt op flaneer afstand van Slot Zeist en is gemakkelijk bereikbaar met auto en openbaar vervoer.


TIVOlIVREDENbURGVredenburgkade 113511 WC UtrechtT 030 760 67 60www.tivolivredenburg.nl/zakelijk

TivoliVredenburg: een architectonisch eventwonder in het hart van NederlandDe meest complete evenementenlocatie van Nederland – en misschien wel van Europa – ligt in het hart van Utrecht. TivoliVredenburg kent niet slechts 1 maar zelfs vijf unieke lo-caties onder één dak voor alle soorten events, bijeenkomsten, congressen, concerten, festivals en televisie-uitzendingen. In totaal heeft dit architectonische wonder een capaciteit van 7.500 personen, verdeeld over vijf unieke ruimtes. Groots en overweldigend in zijn geheel en toch kent elke zaal een intiem en warm karakter. Van strak en modern tot warm met houtmaterialen: verschillende ruimtes met diverse stijlen zodat dit gebouw een bestemming heeft voor elk evenement. Eén van de unieke details: in elke zaal is de maximale afstand tussen spreker of artiest(en) en publiek niet meer dan 20 meter.


DOmkERkAchter de Dom 13512 JN UtrechtT 030 231 04 03www.domkerk.nl

Midden in de Utrechtse binnenstad staat de monumentale Domkerk. De fundamenten van de huidige Domkerk stammen uit 1254. De Sint Maartenskerk van toen is nu een schitterend kerkgebouw met goede toepassingsmogelijk-heden voor congressen en grote evenementen. In plenaire opstelling is er ruimte voor 800 tot 1000 zitplaatsen. De mogelijkheden tot high tech dragen bij tot het doen slagen van uw congres. Er zijn ook kleinere ruimtes beschikbaar voor vergaderingen, presentaties of lezingen. Vanuit het DomCafé kijkt u rechtstreeks in de schitterende pandhof, die de verbinding vormt met het Academiegebouw. In overleg is elke vorm van catering te regelen en zijn rond-leidingen op maat mogelijk. Samen maken wij uw evenement tot een succes.

mUSEUm SpEElklOkSteenweg 63511 JP UtrechtT 030 231 27 89www.museumspeelklok.nl

Het vrolijkste museum van Nederland is gehuisvest in de middeleeuwse Buurkerk, in het hart van de Utrechtse binnenstad. U kunt dagelijks in Museum Speelklok terecht voor kleinere congres sen of vergaderingen. Buiten openingstijden bieden we sfeervolle mogelijk-heden voor congressen van meer dan 500 perso-nen. Wanneer u kiest voor een muzikaal omlijst diner, staat eveneens het gehele museum tot uw beschikking. U kunt uw gasten ontvangen in het gerenoveerde Museumcafé Klok en dineren in het eeuwenoude middenschip of de danszaal. Bovendien wordt uw avond uniek met onze muzikale tour. Tijdens een exclusieve demon-stratie tonen wij uw gasten enkele topstukken uit onze collectie mechanische muziekinstrumen-ten, die normaliter voor het grote publiek ver-borgen blijven. Ook voor een partnerprogramma biedt het museum vele mogelijkheden.


DEFAbRIqUE Westkanaaldijk 73542 DA UtrechtT 030 240 40 40www.defabrique.nl

DeFabrique Evenementenlocatie is de inspi rerende locatie voor zakelijke congressen van 50 tot 3.500 personen. De honderd jaar oude mengvoederfabriek waarin DeFabrique is gevestigd, is volledig getransformeerd tot één van de meest toonaangevende congres-locaties van Nederland. Het industriële karakter van DeFabrique is een decor op zich en voegt een stuk beleving toe aan uw evenement. De up-to-date faciliteiten staan garant voor een kwalitatieve bijeenkomst. Het team van DeFabrique heeft ruime ervaring in het begeleiden en organiseren van uw congres.

ExpO HOUTENMeidoornkade 243992 AE HoutenT 030 634 91 00www.expohouten.nl

Expo Houten, de perfecte congreslocatie; gratis parkeren, goede bereikbaarheid langs de A27, klein en betrokken team van ervaren mensen, meerdere zalen en de vele mogelijkheden op facilitair gebied maken Expo Houten zeer geschikt voor het organiseren van congressen, conferenties, seminars en vakbeurzen. Bij Expo Houten vindt u vaste congreszalen tot 200 personen. Verwacht u meer bezoekers? Dan richten wij één van onze beurshallen in tot een complete congresruimte voor maximaal 2.000 personen. Expo Houten beschikt over meerdere zalen wat maakt dat er voldoende mogelijkheden zijn voor parallelsessies. Ook alle facilitaire zaken kunt u met een gerust hart aan ons over laten; de complete audiovisuele setting, podium, sfeervol en functioneel zaal- en podium licht, aankleding zaal, terras, catering en hostessen.

HET mUNTGEbOUw UTRECHTLeidseweg 903531 BG UtrechtT 030 291 04 33www.muntgebouw-utrecht.nl

Het Muntgebouw is één van de indrukwek ken-dste Rijksmonumenten van Utrecht en gelegen op steenworp afstand van de Jaarbeurs. Ideaal bereikbaar met het openbaar vervoer of de auto en met voldoende parkeermogelijk-heden. Dit stukje Utrecht is bijna Amsterdams te noemen met voor de deur grachten, ophaal-bruggen, woonboten en statige herenhuizen. Het Muntgebouw is letterlijk en figuurlijk een locatie van waarde en dé plaats voor het organiseren van elke soort bijeenkomst. Door de unieke opbouw van het pand en haar brede gangen kunnen meerdere evenementen en congressen tegelijkertijd worden georganiseerd op één dag. Het gehele pand kan natuurlijk ook exclusief worden gehuurd. Begin januari 2014 heropend, kom het zelf ontdekken!



bCN UTRECHT CSCatharijnesingel 483511 GC UtrechtT 030 234 83 00www.bcn.nl

Business Centre Nederland is verkozen tot Beste Trainingslocatie en Vergaderlocatie van het jaar! BCN Utrecht CS beschikt over 24 moderne vergaderruimtes met gratis internet. De zalen zijn geschikt voor groepen van 2 tot 105 personen en zijn voorzien van moderne presentatiemiddelen.BCN Utrecht CS is gelegen in het hart van stad Utrecht. Op de 7e en tevens hoogste etage bevindt zich onze congreszaal ‘de Domzaal’. Door de grote glaswanden biedt deze zaal een adembenemend panoramisch uitzicht over het historische stadscentrum met de Dom. Deze centrale locatie ligt direct aan het Centraal Station en is hierdoor met het openbaar vervoer uitstekend bereikbaar. Kortom: de ideale locatie voor bijeenkomsten met resultaat!Kijk voor meer informatie op: www.bcn.nl

CITySENSESt. Jacobsstraat 123511 BS UtrechtT 030 231 34 34www.citysense-utrecht.nl

CitySense is een kosmopolitische evenementen-locatie in het hart van Utrecht, geschikt voor communicatie versterkende bijeenkomsten van 50 tot 450 personen. Het is dé locatie voor o.a. uw congres, productpresentatie of bedrijfsfeest. Er zijn diverse subsessie-ruimtes beschikbaar.De ‘turn-key’ evenementenlocatie met gratis WiFi bestaat uit een grote belevingsruimte en een exclusieve geluidsdichte lounge. De ruim-tes zijn stijlvol ingericht met eigen meubilair, en per seizoen, passend bloemdecor. De zintuig prikkelende locatie onderscheidt zich door haar 20 meter lange videowall. Hierdoor zijn interac-tieve presentaties en content op maat mogelijk. In combinatie met geursensatie wordt uw com-municatie-uiting extra ondersteund. CitySense bevindt zich op 8 minuten lopen van Utrecht CS en op loopafstand is voldoende parkeergelegen-heid in parkeergarage Paardenveld.

AmRâTH HOTEl mAARSbERGENWoudenbergseweg 443953 MH Utrecht-MaarsbergenT 0343 47 55 22 www.amrathhotels.nl/maarsbergen

Amrâth Hotel Maarsbergen**** is centraal gelegen in de groene omgeving van het Nationaal Park ‘Utrechtse Heuvelrug’ en maar 10 autominuten bij Utrecht vandaan. Het hotel beschikt over een eigen, gratis, parkeergelegenheid. Ook kunt u het hotel goed bereiken met het openbaar vervoer.Volledig nieuw gebouwd en geopend in 2010, biedt het hotel alle noodzakelijke luxe zoals gratis WiFi door het gehele hotel, flatscreen tv, koelkastje en individueel regelbare airconditioning.Het hotel heeft 90 hotel kamers en 8 multi-functionele conferentie- en vergaderzalen, allen met daglicht. De vergaderzalen hebben een capaciteit voor evenementen en bijeen-komsten tot en met 250 personen.


bCN UTRECHT Daltonlaan 1003584 BJ UtrechtT 030 256 73 90www.bcn.nl

Business Centre Nederland is verkozen tot Beste Trainingslocatie en Vergaderlocatie van het jaar! BCN Utrecht beschikt over 28 moderne vergaderruimtes met gratis internet. De zalen zijn geschikt voor groepen van 2 tot 140 personen en zijn voorzien van moderne presentatiemiddelen. BCN Utrecht ligt nabij het stadscentrum van Utrecht, is zeer centraal gesitueerd door de directe ligging aan diverse uitvalswegen als A27/A28 en biedt gratis ruime parkeergelegen-heid. Met de snelbusdienst reist u slechts in 10 minuten van en naar Utrecht Centraal Station. Dit maakt deze locatie uitstekend geschikt voor bijeenkomsten met deelnemers die zowel met de auto als het openbaar vervoer reizen. Kortom: de ideale locatie voor bijeenkomsten met resultaat! Kijk voor meer informatie op: www.bcn.nl


lEGENDA = Aantal zalen = Max. aantal personen ★ = Aantal sterren = Aantal kamers = Aantal bedden lEGENDA = Aantal zalen = Max. aantal personen ★ = Aantal sterren = Aantal kamers = Aantal bedden

Overzichtstabel Hotels, b&b’s, Congres- en Vergaderfaciliteiten

Hotels, b&b’s

Grand Hotel Karel V, Geertebolwerk 1, 3511 XA, Utrecht, + 31 (0)30 233 75 55, www.karelv.nl 13 120 5 121 230

Apollo Utrecht City Centre, Vredenburg 14, 3511 BA, Utrecht, +31 (0)30 233 12 32, www.apollohotelsresorts.com/Utrecht 2 70 4 90 172

NH Utrecht, Jaarbeursplein 24, 3521 AR, Utrecht, +31 (0)30 297 79 77, www.nh-hotels.com 31 155 4 276 588

NH Centre Utrecht, Janskerkhof 10, 3512 BL, Utrecht, +31 (0)30 231 31 69, www.nh-hotels.com - - 3 47 91

Carlton President, Floraweg 25, 3542 DX, Utrecht, +31 (0)30 241 41 82, www.carlton.nl/president 9 300 4 164 328

Park Plaza Utrecht, Westplein 50, 3531 BL, Utrecht, +31 (0)30 292 52 00, www.parkplaza.com/Utrecht 11 120 4 120 255

Malie Hotel Utrecht-Hampshire Classic, Maliestraat 2, 3581 SL, Utrecht, +31 (0)30 231 64 24, www.maliehotel.nl 1 8 4 45 93

Court Hotel City Centre Utrecht, Korte Nieuwstraat 14, 3512 NM, Utrecht, +31 (0)30 233 00 33, www.courthotel.nl 2 250 4 27 54

Hotel Ibis Utrecht, Bizetlaan 1, 3533 KC, Utrecht, +31 (0)30 291 03 66, www.ibishotel.com - - 3 80 114

Hotel Mitland, Ariënslaan 1, 3573 PT, Utrecht, +31 (0)30 271 58 24, www.mitland.nl 14 225 4 141 304

Hotel Mercure Utrecht Nieuwegein, Buizerdlaan 10, 3435 SB, Nieuwegein, +31 (0)30 604 48 44, www.mercure.com 16 400 4 81 162

Holiday Inn Express Utrecht,Van Deventerlaan 10, 3528 AE , Utrecht, +31 (0)30 820 10 60, www.hiex.nl 2 52 3 139 278

Bastion Hotel Utrecht, Mauritslaan 1, 3526 LD, Utrecht, +31 (0)30 287 14 00, www.bastionhotel.nl 9 36 3 80 160

Mary K Hotel, Oudegracht 25, Utrecht, +31 (0)30 230 48 88, www.marykhotel.com 1 80 3 9 19

Hotel Dom, Domstraat 4, 3512 JB, Utrecht, +31 (0)30 232 42 42, www.hoteldom.nl 4 140 4 11 11

Hotel De Admiraal, Admiraal van Gentstraat 11, 3572 XE, Utrecht, +31 (0)30 275 85 00, www.hoteldeadmiraal.nl - - 2 8 12

Hotel Domstad, Parkstraat 5, 3581 PA, Utrecht, +31 (0)30 231 01 31, www.hoteldomstad.nl - - 1 11 19

Hotel Oorsprongpark, F.C. Dondersstraat 12, 3572 JH, Utrecht, +31 (0)30 271 63 03, www.oorsprongpark.nl - - 2 38 50

Beurshotel, Balijelaan 1, 3521 GJ, Utrecht, +31 (0)30 294 14 20, www.beurshotel.nl - - 2 10 24

Hotel Holland Lodge, Prinses Margrietstraat 5, 3554 GA, Utrecht, +31 (0)243 77 60, www.hollandlodge.nl - - 2 11 20

Hotel Badhu, Willem van Noortplein 19, 3514 GK, Utrecht, +31 (0)30 272 04 44, www.badhu.nl - - 0 8 8

Postillion Hotel Utrecht Bunnik, Kosterijland 8, 3981 AJ, Bunnik, +31 (0)30 656 92 22, www.postillionhotels.com 18 500 3 88 180

Bilderberg Kasteel ‘t Kerckebosch, Arnhemse Bovenweg 31, 3708 AA, Zeist, +31 (0)30 692 66 66, www.kasteelkerckebosch.nl 5 115 4 30 59

Hotel Epping, Utrechtsestraat 44, 3401 CW, IJsselstein, +31 (0)30 688 31 14, www.hotelepping.com - - 3 31 63

Logis Het Wapen van Harmelen, Dorpsstraat 14, 3481 EK, Harmelen, +31 (0)88 688 58 38, www.hotelharmelen.nl 3 120 3 42 84

Amrâth Hotel Maarsbergen, Woudenbergselaan 44, 3953 MH, Maarsbergen, +31 (0)30 231 27 89, www.hotelmaarsbergen.nl 8 250 4 91 180

Amrâth Hotel Lapershoek Arenapark, Utrechtseweg 16, 1213 TS, Hilversum, +31 (0)35 623 13 41, www.amrathhotels.nl/lapershoek 11 300 4 80 160

Van der Valk Hotel Vianen, Pr. Bernardstraat 75, 4131 XE, Vianen, +31 (0)347 32 59 59, www.hotelvianen.nl 22 700 4 131 201

Van der Valk Hotel De Bilt-Utrecht, De Holle Bilt 1, 3732 HM, De Bilt, +31 (0)30 220 58 11, www.biltschehoek.com 15 500 4 102 194

Van der Valk Hotel Houten-Utrecht, Hoofdveste 25, 3992 DH, Houten, +31 (0)30 634 68 00, www.hotelhouten.nl 20 450 4 160 326

Van der Valk Hotel Breukelen, Stationsweg 91, 3621 LK, Breukelen, +31 (0)346 265 888, www.hotelbreukelen.nl 14 390 4 233 350

Van der Valk Hotel Leusden, Philipsstraat 18, 3833 LC, Leusden, +31 (0)33 434 53 45, www.hotelleusden.nl 8 250 4 175 400

Van der Valk Hotel Amersfoort A1, Ruimtevaart 22, 3824 MX, Amersfoort, +31 (0)33 454 00 00, www.hotelamersfoorta1.nl 8 80 4 140 280

Hilton Royal Parc Soestduinen, Van Weerden Poelmanweg 4-6, 3768 MN, Soestduinen, +31 (0)35 603 83 01, www.hiltonbenelux.com 22 320 4 113 184

Hotel Theater Figi, Het Rond 2, 3701 HS, Zeist, +31 (0)30 692 74 00, www.figi.nl 19 550 4 97 146


Hotel Restaurant Oud London, Woudenbergseweg 52, 3707 HX, Zeist, +31 (0)343 49 12 45, www.oudlondon.nl 20 450 4 88 130

Woudschoten Hotel & Conference Centre, Woudenbergseweg 54, 3707 HX , Zeist, +31 (0)343 492 492, www.woudschoten.nl 30 400 4 140 250

Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten, Amersfoortsestraat 20, 3769 AS, Soesterberg, +31 (0)34 635 17 55, www.kontaktderkontinenten.nl 25 200 3 131 201

Hotel Bergse Bossen, Traaij 299, 3971 GM, Driebergen, +31 (0)343 52 81 50, www.bergsebossen.nl 12 200 3 65 118

B&B Gregorius, Nieuwegracht 21, 3512 LC, Utrecht, +31 (0)30 275 11 27, www.bbgregorius.nl 1 8 0 2 6

B&B De Moriaan, Oudegracht 18, 3511 AN, Utrecht, +31 (0)30 233 47 06, www.benbutrecht.nl 1 6 0 2 4

B&B In het Voorhuis, Kanaalweg 79, 3533 HG, Utrecht, +31 (0)6 207 79 267, www.inhetvoorhuis.nl - - 0 1 4

Bed aan de Nieuwegracht, Nieuwegracht 11, 3512 LC, Utrecht, +31 (0)30 231 33 26, www.bedaandegracht.nl - - 0 2 4

Gastenkamer Gaardbrug-Utrecht, Oudegracht 186 bis, 3511 NP, Utrecht, +31 (0)30 274 68 09, www.gaardbrug-Utrecht.nl - - 0 1 3

B&B Hartje Utrecht, Oudegracht 378 bis, 3511 PR, Utrecht, +31 (0)6 339 85 728, www.hartje-utrecht.nl - - 0 1 2

Studio Zaagmolen, Zaagmolenkade 49, 3515 AE, Utrecht, +31 (0)6 185 31 826, www.studiosawmill.nl - - 0 1 4

Dales Gast-en-Verblijf, Lange Nieuwstraat 22, 3512 PH, Utrecht, +31 (0)30 231 56 05, www.gast-en-verblijf.nl - - 0 3 8

B&B Van Haver tot Gracht, Haverstraat 35, 3511 NB, Utrecht, +31 (0)6 417 33 068, www.vanhavertotgracht.nl - - 0 1 3

B&B Suite, Wittevrouwensingel 51, 3572 CA, Utrecht, +31 (0)6 812 86 517, www.bedandbreakfastsuite.nl - - 0 1 2

De Kameren Apartment, Wijde Watersteeg 2, 3511 ZJ, Utrecht, +31 (0)6 814 64 055, www.dekameren.nl - - 0 1 2

B&B Chez Cho, Haverstraat 8, 3511 NC, Utrecht, +31 (0)6 38 90 65 10, www.chezcho.nl - - 0 1 1

Havaa Apartments, Postbus 467, 3500 AL, Utrecht, +31 (0)30 231 71 00, www.havaa-apartments.com - - 0 13 13

Bakhuis het Oude Klooster, Achthoven Oost 3, 3417 PC, Montfoort, +31 (0)348 47 14 38, www.bakhuishetoudeklooster.nl - - 0 3 5

Logement Swaenenvecht, Dorpsstraat 16a, 3611 AE, Oud-Zuilen, +31 (0)6 381 02 922, www.swaenen-vecht.nl 2 12 0 7 14

Paul en Lettie B&B, Dr. Welfferweg 16, 3615 AN, Westbroek, + 31 (0)346 282 154, www.bedandbreakfast.nl - - 0 2 4

B&B Het Gekroonde Visje, Lauwerecht 129, 3515 GR, Utrecht, +31 (0)6 129 68 776, www.hetgekroondevisje.nl - - - 1 2

Studio 32, Tolsteegsingel 32, 3582 AH, Utrecht, T +31 (0)30 251 32 07 , www.studio32utrecht.nl - - - 1 1

Sions Kameren, Abcstraat 24, 3512 PX, Utrecht, T +31 (0)6 412 11 603, www.sionskameren.nl - - - 2 4

B&B Oudegracht, Oudegracht 360, 3511 PN, Utrecht, +31 (0)30 691 64 01, www.bedandbread-oudegracht.nl - - - 4 5

B&B / Appartement Het Eerste Kwartier, Mgr. V.d. Weteringstraat 14, 3581 EH, Utrecht, +31 (0)6 273 17 034, www.heteerstekwartier.nl - - - 1 2

Gastenappartement Utrecht, Lange Nieuwstraat 111 B, 3512 PG, Utrecht, +31 (0)6 498 80 715, www.gastenappartement-utrecht.nl - - - 1 4

B&B Shortstay Utrecht, Wolter Heukelslaan 68, 3581 SV, Utrecht, +31 (0)30 251 11 39, - - - 2 4

B&B De Witte Leeu, Oudegracht 249, 3511 NL, Utrecht, +31 (0)6 443 28 466, www.dewitteleeu.nl - - - 1 3

B&B Bij de Vecht, Andesdreef 23, 3563 GA, Utrecht, +31 (0)30 261 14 48, www.huisaandevecht.com - - - 1 2

B&B Groenekan, Ruigenhoeksedijk 51, 3737 MP, Groenekan, +31 (0)346 82 23 66, wwwbedandbreakfast-groenekan.nl - - - 1 3

Hotel 26, Nieuwegracht 26, 3512 LS, Utrecht, +31 (0)30 252 05 00, www.hotel26.nl - - - 2 4

Stone Hotel en Hostel, Biltstraat 31, 3572 AC, Utrecht, +31 (0)30 268 23 15, www.stonehotel.nl - - - 15 50

Hostel Strowis, Boothstraat 8, 3512 BW, Utrecht, +31 (0)30 238 02 80, www.strowis.nl - - - 14 58

StayOkay Utrecht-Bunnik, Rhijnauwenselaan 14b, 3981 HH, Bunnik, +31 (0)30 656 12 77, www.stayokay.com - - - 23 139

★★


lEGENDA = Aantal zalen = Max. aantal personen ★ = Aantal sterren = Aantal kamers = Aantal bedden lEGENDA = Aantal zalen = Max. aantal personen ★ = Aantal sterren = Aantal kamers = Aantal bedden



congres- en vergaderfaciliteiten

Jaarbeurs, Jaarbeursplein 6, 3521 AL, Utrecht, +31 (0)30 295 58 81, www.jaarbeurs.nl 54 10000 - - -

TivoliVredenburg, Vredenburgkade 11, 3511 WC, Utrecht +31 (0)30 760 67 60, www.tivolivredenburg.nl/zakelijk/verhuur/ 5 7500 - - -

DeFabrique, Westkanaaldijk 7, 3542 DA, Utrecht, +31 (0)30 240 40 40, www.defabrique.nl 20+ 3500 - - -

Central Studios, Gietijzerstraat 3-5, 3534 AV, Utrecht, +31 (0)30 244 70 40, www.centralstudios.nl 4 3500 - - -

Spoorwegmuseum, Maliebaanstation, 3581 XW, Utrecht, +31 (0)30 230 62 89, www.spoorwegmuseum.nl/locatieverhuur 15 3000 - - -

Maison van den Boer, Stadion Galgenwaard, Herculesplein 241, 3584 AA, Utrecht, +31 (0)30 888 57 70, www.maisonvandenboerutrecht.nl 50 2500 - - -

NBC Congrescentrum, Blokhoeve 1, 3438 LC, Nieuwegein, +31 (0)30 602 69 00, www.nbccongrescentrum.nl 32 2500 - - -

Expo Houten, Meidoornkade 24, 3992 AE, Houten, +31 (0)30 634 91 00, www.expohouten.nl 10 2000 - - -

Ouwehands Dierenpark Rhenen, Grebbeweg 111, 3911 AV, Rhenen, +31 (0)31 765 02 00, www.ouwehand.nl 13 2000 - - -

Vredenburg Leidsche Rijn, J.C. Verthorenpad 100, 3541 MV, Utrecht, +31 (0)30 760 67 60, www.vredenburg.nl/zakelijk 3 1520 - - -

Meetingmoods, Jaarbeursplein 6, 3521 AL, Utrecht, +31 (0)30 295 58 81, www.meetingmoods.nl 27 1500 - - -

Beatrix Theater, Mineurslaan 6, 3521 AG, Utrecht, +31 (0)20 535 69 40, www.stage-venues.nl 9 1500 - - -

Kasteel de Haar, Kasteellaan 1, 3455 RR, Haarzuilens, +31 (0)30 677 85 15, www.kasteeldehaar.nl 10 1500 - - -

Fort Voordorp, Voordorpsedijk 28b, 3737 BK, Groenekan, +31 (0)30 273 53 54, www.fortvoordorp.nl 16 1500 - - -

Winkel van Sinkel/ Het Nachtrestaurant, Oudegracht 158, 3511 AZ, Utrecht, +31 (0)30 230 30 30, www.dewinkelvansinkel.nl 8 1400 - - -

Number Four, Herculesplein 281-283, 3584 AA, Utrecht, +31 (0)30 251 90 08, www.numberfour.nl 2 1300 - - -

Media Plaza - Jaarbeursplein 6, 3521 AL, Utrecht, +31 (0)30 295 58 80, www.mediaplaza.nl 17 1200 - - -

PHRM Zalenverhuur, Janskerkhof 14, 3512 BL, Utrecht, +31 (0)30 236 08 07, www.zalenverhuurphrm.nl 6 1100 - - -

Supernova - Jaarbeursplein 6, 3521 AL, Utrecht, + 31 (0)30 295 58 81, www.jaarbeurssupernova.nl 5 1000 - -

Domkerk, Achter de Dom 1, 3512 JN, Utrecht, +31 (0)30 231 04 03, www.domkerk.nl 5 1000 - - -

Stadsschouwburg Utrecht, Lucasbolwerk 24, 3512 EJ, Utrecht, +31 (0)30 232 41 25, www.stadsschouwburg-Utrecht.nl 4 965 - - -

Jacobikerk, Sint Jacobsstraat 171, 3511 BP, Utrecht, +31 (0)30 231 78 62, www.jacobikerk.nl 7 900 - - -

Academiegebouw, Domplein 29, 3512 JE, Utrecht, +31 (0)30 253 82 54, www.uu.nl 10 800 - - -

Janskerk, Janskerkhof 26, 3512 BN, Utrecht, +31 (0)30 232 16 16, www.janskerkUtrecht.nl 1 800 - - -

Boerderij Mereveld, Mereveldseweg 9, 3585 LH, Utrecht, +31 (0)30 251 47 80, www.boerderijmereveld.nl 4 700 - - -

Meeting Plaza Utrecht, Godebaldkwartier 20, 3511 DX, Utrecht, +31 (0)30 233 70 10, www.meetingplazaUtrecht.nl 23 515 - - -

Museum Speelklok, Steenweg 6, 3511 JP, Utrecht, +31 (0)30 231 27 89, www.museumspeelklok.nl 2 500 - - -

Centraal Museum, Agnietenstraat 3, 3512 XA, Utrecht, +31 (0)30 236 23 17, www.centraalmuseum.nl 10 500 - - -

BCN Utrecht, Daltonlaan 100, 3584 BJ, Utrecht, +31 (0)30 256 73 90, www.bcn.nl 28 480 - - -

BCN Utrecht CS, Catharijnesingel 48, 3511 GC, Utrecht, +31 (0)30 234 83 00, www.bcn.nl 24 460 - - -

Nicolaïkerk, Nicolaaskerkhof 9, 3512 XC, Utrecht, +31 (0)30 231 57 34, www.nicolaikerk.nl 1 400 - - -

Paushuize, Kromme Nieuwegracht 49, 3512 HE, Utrecht, +31 (0)30 231 26 15, www.paushuize.nl 13 400 - - -

Cursus en vergadercentrum Domstad, Koningsbergerstraat 9, 3531 AJ, Utrecht, +31 (0)30 292 77 00, www.accommodatiedomstad.nl 50 400 - - -

Congres- en vergadercentrum Domus Medica, Mercatorlaan 1200, 3528 BL, Utrecht, +31 (0)30 282 32 48, www.domusmedica-congrescentrum.nl 19 350 - - -

Party- en Congrescentrum Het Vechthuis, Jagerskade 13-15, 3552 TL, Utrecht, +31 (0)30 261 35 43, www.vechthuis.nl 10 350 - - -


Muntgebouw Utrecht, Leidseweg 90, 3531 BG, Utrecht, +31 (0)30 291 04 33, www.muntgebouw-utrecht.nl 4 300 - - -

Auberge Het Oude Tolhuys, Weg naar Rhijnauwen 13-15, 3584 AD, Utrecht, +31 (0)30 251 12 15, www.hetoudetolhuys.nl 10 400 - - -

Bilderberg Kasteel 't Kerckebosch, Arnhemse Bovenweg 31, 3708 AA, Zeist, www.bilderberg.nl/kerckebosch 22 300 4 130 260

CitySense , Sint Jacobsstraat 12, 3511 BS, Utrecht, +31 (0)30 231 3434, www.jacobi-evenementen.nl 1 300 - - -

Ottone, Kromme Nieuwegracht 62, 3512 HL, Utrecht, +31 (0)30 231 33 68, www.polmanshuis.nl 1 275 - - -

Villa Jongerius, Kanaalweg 64, 3527 KX, Utrecht, +31 (0)30 293 05 10, www.villajongerius.nl 5 250 - - -

Recreatiecentrum De Vechtsebanen, Mississippidreef 151, 3565 CE, Utrecht, +31 (0)30 262 78 78, www.vechtsebanen.nl 9 250 - - -

Mammoni Eten en Drinken, Mariaplaats 14, 3511 LJ, Utrecht, +31 (0)30 214 55 52, www.mammoni.nl 5 250 - - -

RASA Wereldculturencentrum, Pauwstraat 13a, 3512 TG, Utrecht, +31 (0)30 231 60 40, www.rasa.nl 4 250 - - -

Holland Casino Utrecht, Overste den Oudenlaan 2, 3527 KW, Utrecht, +31 (0)30 750 47 50, www.hollandcasino.nl/Utrecht 3 250 - - -

Trianon Zalencentrum, Oudegracht 252, 3511 NV, Utrecht, +31 (0)30 231 69 39, www.trianon-zalen.nl 3 250 - - -

De Nonnerie, Langegracht 51, 3601 AK, Maarssen, +31 (0)346 562 291, www.nonnerie.nl 6 230 - - -

De Vier Balken, Brinkstraat 3, 3455 SK, Haarzuilens, +31 (0)30 677 12 68, www.vierbalken.nl 4 225 - - -

AC Restaurants en Meeting Centre Utrecht, Meerndijk 59, 3454 HP, De Meern, +31 (0)30 666 14 44, www.ac.nl 9 220 - - -

Huize Molenaar, Korte Nieuwstraat 6, 3512 NM, Utrecht, +31 (0)30 273 03 75, www.huizemolenaar.nl 9 200 - - -

Louis Hartlooper Complex, Tolsteegbrug 1, 3511 ZN, Utrecht, +31 (0)30 232 04 50, www.louishartloopercomplex.nl 6 200 - - -

Stadskasteel Oudaen, Oudegracht 99, 3511 AE, Utrecht, +31 (0)30 231 18 64, www.oudaen.nl 6 200 - - -

La Place vergadercentra Utrecht, Rijnkade 5, 3511 LC, Utrecht, +31 (0)30 230 72 95, www.laplace.nl 6 200 - - -

Utrechts Centrum voor de Kunsten, Domplein 4, 3512 JC, Utrecht, +31 (0)30 233 99 33, www.uck.nl 4 200 - - -

Aristo Utrecht, Brennerbaan 150, 3524 BN, Utrecht, 0900 235 27 47, www.aristo.nl 37 180 - - -

Hoog Brabant Vergadercentrum, Radboutkwartier 23, 3511 CC, Utrecht, +31 (0)30 233 15 25, www.hoogbrabant.nl 29 175 - - -

Theater Kikker, Ganzenmarkt 14, 3512 GD, Utrecht, +31 (0)30 231 96 66, www.theaterkikker.nl 3 172 - - -

APS Vergadercentrum, Zwarte Woud 2, 3524 SJ, Utrecht, +31 (0)30 285 67 63, www.aps.nl 8 170 - - -

Griftpark 1 Eten & Drinken, Blauwkapelseweg 30, 3572 KC, Utrecht, +31 (0)30 271 66 99, www.griftpark1.nl 3 170 - - -

Seats2meet.com Utrecht, Moreelsepark 65, 3511 EP, Utrecht, +31 (0)30 239 38 38, www.seats2meet.com 20 151 - - -

Regardz La Vie Utrecht, Lange Viestraat 351, 3511 BK, Utrecht, +31 (0)30 234 00 88, www.lavieutrecht.nl 40 200 - - -

Vergadercentrum Vredenburg 19, Vredenburg 19, 3511 BB, Utrecht, +31 (0)30 231 00 68, www.vergadercentrumvredenburg.nl 22 150 - - -

Universiteitsmuseum, Lange Nieuwstraat 106, 3512 PN, Utrecht, +31 (0)30 253 87 00, www.uu.nl/universiteitsmuseum 5 150 - - -

AAMU Museum voor hedendaagse Aboriginal kunst, Oudegracht 176, 3511 NP, Utrecht, +31 (0)30 238 01 00, www.aamu.nl 1 150 - - -

t Wapen van Haarzuylen, Brink 2, 3455 SE, Haarzuilens, +31 (0)30 677 19 98, www.wapenvanhaarzuylen.nl 3 150 - - -

Zuiver Horeca bv, Krommewetering 51, 3543 AM, Utrecht, +31 (0)30 238 32 33, www.zuivergastvrij.nl 2 150 - - -

Zalencentrum In de Driehoek, Willemsplantsoen 1C, 3511 LA, Utrecht, +31 (0)230 43 33 07, www.indedriehoek.nl 5 130 - - -

Smaak, Herculesplein 315, 3584 AA, Utrecht, +31 (0)30 215 50 10, www.smaaknederland.nl 3 130 - - -

De Witte Vosch, Oudegracht 46, 3511 AR, Utrecht, +31 (0)30 670 13 27, www.dewittevosch.nl 4 120 - - -

Polman’s Huis, Keistraat 2, 3512 HV, Utrecht, +31 (0)30 231 33 68, www.polmanshuis.nl 3 120 - - -

Sonnenborgh - museum & sterrenwacht, Zonnenburg 2, 3512 NL, Utrecht, +31 (0)30 230 28 18, www.sonnenborgh.nl 3 120 - - -

★★


lEGENDA = Aantal zalen = Max. aantal personen ★ = Aantal sterren = Aantal kamers = Aantal bedden

NOTITIESOverzichtstabel Hotels, b&b’s, Congres- en Vergaderfaciliteiten

OUDLAEN vergadercentrum, Oudlaan 4, 3515 GA, Utrecht, +31 (0)30 273 99 11, www.oudlaen.nl 5 115 - - -

Museum Catharijneconvent, Lange Nieuwstraat 38, 3512 PH, Utrecht, +31 (0)30 231 38 35, www.catharijneconvent.nl 4 110 - - -

Bartholomeus Gasthuis, Lange Smeestraat 40, 3511 PZ, Utrecht, +31 (0)30 231 02 54, www.bartholomeusgasthuis.nl/zaalhuur.php 4 100 - - -

Dom To, Domplein 21, 3512 JC, Utrecht, +31 (0)30 236 00 10, www.domtoren.nl 2 100 - - -

Florin, Nobelstraat 2-4, 3512 EN, Utrecht, +31 (0)30 231 99 57, www.florinutrecht.nl 7 100 - - -

Descartes-Centrum, Bolognalaan 48, 3584 CJ, Utrecht, +31 (0)88 755 87 50, www.descartescentrum.nl 5 100 - - -

Houtzaagmolen De Ster, Molenpark 3, 3531 ET, Utrecht, +31 (0)30 299 01 74, www.houtzaagmolen-de-ster.nl 2 100 - - -

de Kargadoor, Oudegracht 36, 3511 AP, Utrecht, +31 (0)30 231 03 77, www.kargadoor.nl 5 90 - - -

Rederij Schuttevaer, Weerdsingel OZ 4, 3514 AA, Utrecht, +31 (0)30 272 01 11, www.schuttevaer.com 6 80 - - -

Zimihc Theater, Bouwstraat 55, 3572 SP, Utrecht, +31 (0)30 272 34 55, www.zimihc.nl 4 80 - - -

Cafe restaurant Lofen, Domplein 17, 3512 JD, Utrecht, +31 (0)30 231 52 17, www.lofen.nl 2 80 - - -

Zuylenspiegel, Zuilenstraat 5, 3512 NA, Utrecht, +31 (0)30 231 33 68, www.polmanshuis.nl 1 80 - - -

Het Utrechts Archief, Hamburgerstraat 28, 3512 NS, Utrecht, +31 (0)30 286 66 11, www.hetutrechtsarchief.nl 2 80 - - -

Poort van Kleef, Mariaplaats 7, 3511 LH, Utrecht, +31 (0)30 231 80 84, www.poortvankleef.nl 5 60 - - -

Lutherse Kerk Utrecht, Hamburgerstraat 9-11, 3512 NN, Utrecht, +31 (0)30 230 45 70, www.elgutrecht.nl 4 50 - - -

Sint Augustinuskerk, Oudegracht 69, 3511 AD, Utrecht, +31 (0)30 231 85 45, www.deaugustinus.com 3 50 - - -

Stichting Ganzenmarkt 6, Ganzenmarkt 6, 3512 GD, Utrecht, +31 (0)30 236 12 36, www.ganzenmarkt6.nl 4 35 - - -

Lokaal Negen, Trans 7, 3512 JJ, Utrecht, +31 (0)30 231 13 18, www.lokaalnegen.nl 2 30 - - -

Maliebaan 45, Maliebaan 45, 3581 CD, Utrecht, +31 (0)30 239 40 49, www.maliebaan45.nl 10 25 - - -

RuimteUtrecht, Veilinghavenkade 4-8, 3521 AK, Utrecht, +31 (0)30 760 05 10, www.ruimteutrecht.nl 3 25 - - -

★

Colofon

Dit is een uitgave van Bosscher & Klein,

bureau voor destinatiemarketing, in samenwerking

met Toerisme Utrecht.

Met dank aan de provincie Utrecht

en de gemeente Utrecht.

Mei 2014

Alle informatie in dit boek is met de meest grote

zorgvuldigheid samengesteld. Het UCB kan niet

aansprakelijk worden gesteld voor eventuele

tekortkomingen of onjuistheden.

UTRECHT CONVENTION bUREAU

[email protected]

www.utrechtconventionbureau.nl

www.bezoek-utrecht.nl

GRAFISCHE VERzORING

Druk

Vandenberg | Printmedia, Maarn

Vormgeving

Vandenberg | Concept & Design, Maarn

Fotografie

Anne Hamers, Willem Mes, Merijn van der Vliet,

Emily van Someren, Juri Hiensch, Jaarbeurs,

Ramon Mosterd, Jurjen Drenth



Toerisme Utrecht Convention Bureauucb@toerisme-utrecht.nlwww.utrechtconventionbureau.nlwww.bezoek-utrecht.nl



Documents

congressen in utrecht · 2016. 8. 3. · 4 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 5 voorwoord UTRECHT – INSpIRATIEbRON Nog voordat de bezoekers van uw congres of conferentie