CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA · 2014-09-17 · CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA Informe de Auditoría Interna “Análisis del control interno en

CONSEJO NACIONAL DE RECTORES

AUDITORÍA INTERNA

Informe de Auditoría Interna

“Análisis del control interno en la administración

de los proyectos con fondos públicos en la

FunCeNAT, periodo 2009 y 2010”

INF-14(06-2011)

Junio, 2011

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 1

2. RESPONSABILIDAD DE LAS ADMINISTRACIÓN ......................................................... 2

3. CONTROL INTERNO ............................................................................................................ 2

4. PROCEDIMIENTOS APLICADOS ....................................................................................... 2

5. RESULTADOS ....................................................................................................................... 3

6. CONCLUSIÓN ..................................................................................................................... 31

“Análisis del control interno en la administración de los proyectos con fondos públicos en la FunCeNAT, pág. 1

Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 11

1. Introducción

1.1 Origen:

El estudio se ejecutó en cumplimiento a lo que establece la Ley General de Control Interno Nº 8292 y

conforme al Plan de Trabajo de la Auditoría Interna; la selección del proceso a auditar se basó en el

modelo de valoración de riesgo establecido por esta Unidad.

Las actividades realizadas se ejercieron con total independencia funcional y de criterio, respecto al

jerarca y demás órganos de la administración activa, asimismo, se ejecutaron conforme a lo que

establece el Manual de Normas Generales de Auditoría para el sector público (M-2-2006-CO-DFOE) y

las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009).

1.2 Objetivos

1.2.1 General:

Evaluar las actividades de control interno que se aplican en la administración de los proyectos con

fondos públicos en la FunCeNAT, así como analizar los estados financieros correspondientes a los

periodos 2009 y 2010.

1.2.2 Específicos:

• Evaluar mediante pruebas de control y de cumplimiento las actividades de control que se

aplican en la administración de los proyectos con fondos públicos y el cumplimiento con la

normativa y leyes que aplican.

• Revisar los auxiliares y conciliaciones de los proyectos con fondos públicos que administra la

Fundación.

• Verificar la información financiera y contable contra los saldos presentados en los libros

legales, los registros contables y los estados financieros.

• Analizar el sistema contable que actualmente utilizan en la Fundación.

• Identificar el control interno que mantiene el CONARE con respecto a los recursos que

transfiere a la Fundación.

• Analizar y verificar la información legal de la constitución de la Fundación, así como la de sus

representantes actuales.

1.3 Alcance

El estudio comprendió el análisis del control interno aplicado en la administración de los recursos

públicos que administra la FunCeNAT, durante el periodo 2009 y 2010.


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2. Responsabilidad de la Administración

La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los resultados

obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Fundación y Administración Activa. En

este apartado es relevante señalar la responsabilidad del CeNAT como Programa de CONARE que

utiliza a la FunCeNAT como brazo operativo, en velar por que exista un adecuado control interno en

la misma.

3. Control Interno

Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente en

cualquier Administración debe aplicar sistemáticamente cinco componentes funcionales y relacionados

entre sí; a saber: Ambiente de Control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de

Información y Seguimiento.

Asimismo, establece diferentes responsabilidades y deberes, según se detalla a continuación:

Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno.

Artículo 12. Deberes del jerarca y los titulares subordinados en el sistema de control interno.

Artículo 16. Sistemas de información.

Finalmente, se establecen los plazos para dar respuesta a los informes de auditoría y las causales al

respecto, en los siguientes artículos:

Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados.

Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca.

Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General

4. Procedimientos Aplicados

4.1 Entrevistas

Se realizaron entrevistas al personal de la FunCeNAT y que ejecuta las actividades para administrar los

recursos públicos de los proyectos; así como personal del CONARE que también participa en los

procesos relacionados con la transferencia de dichos recursos.

4.2 Revisión de documentos

Se revisaron los siguientes documentos: procedimientos administrativos, estados financieros del

periodo 2009 y 2010, actas de la Junta Directiva de la FunCeNAT, Informe de Labores del CeNAT

para el periodo 2009 y 2010, actas del CONARE, informes anteriores de Auditoría Interna,

documentación archivada en los expedientes de los proyectos que administra la FunCeNAT, oficios

12309 y 08350 de la Contraloría General de la República, Convenio CONARE-FunCeNAT.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 33

4.3 Cédulas de resumen y detalle

Se elaboraron cédulas de resumen y de detalle de las observaciones y análisis de la información

obtenida mediante la aplicación de las pruebas de auditoría.

4.4 Pruebas

Se realizaron pruebas de control y de cumplimiento, basados en la información suministrada por el

personal participante en el proceso, la documentación y correspondencia relacionada con el estudio.

4.7 Matriz de hallazgos

Como resultado del estudio se obtuvieron observaciones importantes que se presentan en los hallazgos

del informe y están respaldadas con los papeles de trabajo respectivos.

5. Resultados

5.1 Resumen de hallazgos

Con el fin de clasificar los hallazgos del estudio se procedió a presentarlos en el siguiente orden:

Estados financieros (5), Legal (3), Administración de proyectos (4) y Seguimiento de informes

anteriores de auditoría (1).

Nº Hallazgo

Estados financieros

1 Deficiencias determinadas en la revisión de los Estados Financieros de la FunCeNAT, periodos 2009 y

2010.

2 Los libros contables de la FunCeNAT están desactualizados.

3 Inadecuado control sobre los recibos y facturas de la FunCeNAT.

4 Debilidades de control en la administración de los activos fijos.

5 Debilidades del Sistema Contable ENLACE.

Legal

6 La inscripción de los diferentes miembros de la Junta Administradora de FunCeNAT, está

desactualizada desde diciembre de 2002

7 Se carece de un convenio que regule y de mayor sustento a la relación CONARE-FunCeNAT

8 Errores de impresión, omisiones y falta de orden numérico en las actas del Libro de Actas de la

FunCeNAT.

Administración de proyectos

9 Debilidades en la gestión administrativa de los proyectos.

10 Debilidades de control de parte del CONARE sobre los recursos que transfiere a la FunCeNAT.

11

Existe incertidumbre sobre los aspectos relacionados con la contratación del personal de los proyectos,

con fondos que el CONARE suministra para el CeNAT y que administra FunCeNAT.

12 Debilidades determinadas en los procedimientos existentes para la administración de los fondos

públicos en la FunCeNAT.

Seguimiento de informes anteriores de auditoría

13 Recomendaciones pendientes de implementar de informes de auditoría, periodos 2008, 2009 y 2010.


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5.2 Descripción de los hallazgos

Hallazgo 1: Deficiencias varias determinadas en la revisión de los Estados Financieros

de la FunCeNAT, periodos 2009 y 2010.

Condición

De la revisión de los Estados Financieros que presentó la FunCeNAT, correspondiente a los periodos

2009 y 2010, se determinó lo siguiente:

a. Las actas donde se aprobaron los Estados Financieros de los periodos 2009 y 2010, no están en el

libro de actas de la Junta Directiva de la Fundación.

b. Los Estados Financieros no cumplen con lo que establecen las Normas Internacionales de

Contabilidad (NIC), ni las Normas Internacional de Información Financiera (NIIF) debido a que no

están debidamente firmados, no cumplen con lo que establece la NIC 1 ya que no presenta el

Estado de Flujos de Efectivo, y no presentan las respectivas notas a los estados financieros.

c. Las cifras presentadas en los Balances Generales no están registradas en los libros contables

(Diario y Mayor), ni coinciden con los registros contables respectivos.

d. Los saldos presentados en los balances no concilian con los saldos que muestran los registros

contables; en el periodo 2009 se da una diferencia de ¢35.011.436,81 y para el 2010

¢23.074.726,19.

e. No se pudo identificar expeditamente la información de los proyectos que se muestran en el

Balance General y en los registros contables, debido a que no se identifica con claridad la

agrupación y clasificación de los proyectos.

f. En el Balance General del periodo 2009 se presenta el proyecto "Fondo inmovilizado" por la suma

de ¢14.852.254,59, dicho fondo no aparece registrado en la contabilidad.

g. En los registros contables del periodo 2009 se muestran proyectos con saldos disponibles por la

suma de ¢189.450.192 y estos no se muestran en el Balance General. Asimismo, existen proyectos

que sobregiraron sus gastos por la suma de ¢32.230.886

h. En los registros contables del periodo 2010 se muestran proyectos con saldos disponibles por la

suma de ¢27.213.692 y estos no se muestran en el Balance General. Asimismo, existen proyectos

que sobregiraron sus gastos por la suma de ¢77.714.178

i. Se determinó una diferencia ¢8.372.343,38 en el saldo que presenta la cuenta de Bancos en el

Balance General al 31 de diciembre de 2009, con el saldo que inicial de la contabilidad al 31 de

enero de 2010.

j. Las conciliaciones bancarias no presentan firmas de hecho por, revisado, ni la fecha en que se

confeccionaron.


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Criterio

a. La Ley de Control Interno, Nº 8292, establece:

Artículo 8 señala los objetivos del control interno, entre ellos, exigir confiabilidad y

oportunidad de la información, así como cumplir con el ordenamiento técnico y jurídico,

entre otros.

Artículo 15 inciso b) indica que se debe documentar, mantener actualizados y divulgar las

políticas y los procedimientos, y que se definan claramente, asuntos como:

- La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y

aprobar.

- El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de

las transacciones y los hechos significativos que se realicen.

- La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y

enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.

Artículo 16 “Sistemas de información”, indica que la Institución deberá contar con

sistemas de información que permitan controlar, almacenar y recuperar la información

producida, y que además, se cuente con información oportuna para el logro de los objetivos

planteados.

b. Las Normas de control interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier

título, fondos públicos (N-1-2009-CO-DFOE), indica que se deben establecer procedimientos,

políticas y otros mecanismos de control interno; la norma 11 describe que las operaciones

relacionadas con los fondos públicos, se deben registrar con estricta observancia de las

regulaciones técnicas atinentes, en forma oportuna y correcta, así como ser de fácil acceso,

mantenerlos actualizadas y disponibles de manera ordenada y conforme a técnicas de archivo

apropiadas.

c. Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información, la norma 4.3

establece que la Organización debe asegurarse de que los datos que son procesados

mediante TI corresponden a transacciones válidas y debidamente autorizadas, que son

procesados en forma completa, exacta y oportuna, y transmitidos, almacenados y desechados en

forma íntegra y segura.

d. Las Normas Internacionales de Contabilidad y las Normas Internacionales de Información

Financiera, establecen una serie de aspectos que se deben establecer para el adecuado control y

registro de la información financiera-contable.

e. Las buenas prácticas establecen la necesidad de documentar y dejar por escrito los diferentes

procesos y actividades que se ejecutan, para que los procesos sean eficientes y eficaces y se

fortalezca el control interno.

Causa

a. Carencia de una oportuna supervisión y registro de la información contable.

b. Ausencia de revisiones y conciliaciones oportunas de la información registrada.


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c. No se han establecido mecanismos para formalizar los procedimientos, así como para establecer las

políticas y responsabilidades de personal.

d. No se ha dado un adecuado seguimiento e implementación de las recomendaciones dadas en los

informes de auditoría, algunas referentes a saldos incorrectos que se vienen arrastrando desde

periodos anteriores.

e. La diferencia en los saldos de bancos se debe a que aplicaron fondos comprometidos del periodo

2009, a pesar de que el pago se realizó hasta en enero 2010.

Efectos reales o potenciales

a. No se está presentando información veraz, completa, confiable y oportuna sobre la situación

financiera y contable de la Fundación.

b. Información desactualizada, que no refleje la verdadera situación financiera-contable y no se tenga

certeza de la razonabilidad de los saldos de los proyectos y la Fundación.

c. Errores u omisiones en el registro de ingresos y egresos de los proyectos, y que no se detecte y

corrija oportunamente los mismos.

d. Toma de decisiones incorrectas al no tener información exacta para un análisis previo y total

certeza de los saldos y registros de los proyectos.

e. Incumplimiento de la normativa establecida por la Contraloría General de la República, así como

de los requisitos mínimos exigidos para ser un ente idóneo para administrar fondos públicos.

f. Presentación de información financiera errónea, bajo estándares distintos a los adoptados a nivel

nacional e internacional.

g. Se podrían estar utilizando recursos en otras actividades que no corresponden específicamente a los

proyectos para los cuales se otorgan los recursos y presentar saldos incorrectos en los mismos.

Recomendaciones

A la FunCeNAT:

a. Incluir en el libro de actas de la Junta Directiva de la Fundación, las actas mediante las cuales se

aprobaron los Estados Financieros de los periodos 2009 y 2010.

b. Establecer acciones concretas y oportunas para que a la mayor brevedad posible se aplique lo

siguiente:

b.1. En los Estados Financieros del periodo 2011 se cumpla con lo que establecen las Normas

Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Internacionales de Información Financiera

(NIIF), con respecto a la presentación, registro e información que reflejan los estados

financieros.

b.2. Actualizar e incluir la información respectiva en los libros contables de la Fundación.


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b.3. Realizar una revisión exhaustiva de las principales cuentas mostradas en los Estados

Financieros y conciliarlos con los registros financieros, y no muestren diferencias en los

saldos.

b.4. Documentar de manera oportuna y detallada las correcciones a las diferencias indicadas

en el presente informe, y comunicar estas a la Auditoría Interna.

b.5. Identificar claramente la información de los proyectos que se muestran en el Balance

General y en los registros contables.

b.6. Establecer cierres mensuales en el sistema contable, de manera tal que no se realicen

movimientos posteriores en los registros contables, y estos no se reflejen en los estados

financieros.

b.7. Anotar en todas las conciliaciones bancarias los nombres y firmas de hecho por, revisado

por, y la fecha en que se confeccionaron.

b.8. Establecer formalmente actividades de registro y supervisión oportuna de la información

contable, así como las revisiones respectivas.

Hallazgo 2: Los libros contables de la FunCeNAT están desactualizados.

Condición

Con respecto a la revisión de los libros contables, se determinó lo siguiente:

a. Las cifras presentadas en los libros contables (Diario, Mayor e Inventarios y Balances), no

coinciden con los registros contables; así por ejemplo, en el Balance General al 31 de diciembre de

2009 se observa:

Cuenta Contable Saldo según Libros Saldo Balanza de

comprobación Diferencias

Activos ¢ 563.257.057,60 ¢ 598.268.494,41 ¢ 35.011.436,81

Pasivos ¢ 432.004.652,58 ¢ 496.377.865,40 ¢ 64.373.212,82

Patrimonio ¢ 131.252.405,02 ¢ 101.890.629,01 -¢ 29.361.776,01

b. En el Libro de Inventarios y Balances está desactualizado, sólo se muestra el Balance General y el

de Excedentes del periodo 2009.

c. El Libro de Diario presenta información hasta setiembre de 2009.

d. El Libro Mayor, presenta información hasta julio de 2009.

e. No se obtuvo certeza sobre las cifras presentadas en los libros contables.


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Criterio

a. Ley General de Control Interno, Nº 8292, artículo 8: un objetivo de control interno es el de exigir

confiabilidad y oportunidad de la información, así como cumplir con el ordenación jurídico y

técnico vigente.


título, fondos públicos (N-1-2009-CO-DFOE), establece en el punto 11 que las operaciones

relacionadas con los fondos públicos, se deben registrar con estricta observancia de las

regulaciones técnicas atinentes, en forma oportuna y correcta.

c. El Código de Comercio, los artículos 256 y 257, establecen cómo se debe llevar y cuáles son las

características de los libros contables.

d. El Código de Normas y Procedimientos Tributarios, artículo 82 indica que serán sancionados con

una multa equivalente a un salario base, quienes no lleven libros de contabilidad, si existe

obligación de llevarlos; no tengan legalizados los libros de contabilidad, cuando sea obligatorio; no

exhibir los libros de contabilidad o los justificantes de las operaciones cuando las autoridades

tributarias lo exijan; y, mantener los libros con un atraso superior a los tres meses.

Causas

a. Carencia de una oportuna gestión y seguimiento del registro de la información contable.

b. No se han establecido formalmente las políticas y procedimientos para la asignación de la

responsabilidad del personal para mantener actualizada dicha información.

c. Falta un adecuado seguimiento e implementación de las recomendaciones dadas en los informes de

auditoría.


a. Pérdida de credibilidad y seguridad sobre la información financiera y contable de la Fundación.

b. Se pueden realizar alteraciones o modificaciones en la información contable sin que se pueda

mantener un control al respecto.

c. No se cuenta con respaldos de información que garanticen la preservación intacta de la misma, que

demuestre la sana y buena administración de los fondos públicos.

d. Toma de decisiones con información no confiable y oportuna.

e. La Junta Directiva, podría asumir responsabilidades sobre la información financiera que están

avalando.

f. Incumplimiento de las leyes y normativas establecidas.


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Recomendación

A la FunCeNAT:

Establecer acciones concretas y oportunas para conciliar la información contable entre los datos del

sistema y los libros contables, a efecto de actualizarlos al menos a diciembre de 2010.

Hallazgo 3: Inadecuado control sobre los recibos y facturas de la FunCeNAT.

Condición

De la revisión de las actividades y procedimientos que se aplican para el control de los recibos y

facturas que se emiten sobre los ingresos que generan los proyectos que administra la FunCeNAT, se

determinó lo siguiente:

a. No se han establecido lineamientos y políticas de control para la venta de los servicios y productos

de los proyectos, así como para la emisión, custodia y control de las facturas y recibos, el registro

de los ingresos y el depósito oportuno del dinero.

b. No se lleva un control estricto del consecutivo físico de las facturas y recibos y no se pudo obtener

certeza de la integridad de los mismos, debido a que se determinó lo siguiente:

- En el 2009, se emitieron 652 facturas, pero en el archivo no se identificaron 255 documentos;

asimismo, se emitieron 527 recibos de dinero y no se encontraron 180.

- En el 2010 se emitieron 248 facturas, pero en el archivo no se identificaron 55, también, se

emitieron 218 recibos de dinero y no se encontraron 80.

c. El registro de los ingresos se realiza conforme al estado de cuenta del banco, sin que se concilie o

coteje contra los documentos físicos emitidos.

Criterio

a. La Ley de Control Interno en el artículo 15 inciso b) indica que se debe documentar, mantener

actualizados y divulgar las políticas y los procedimientos, y que se definan claramente, asuntos

como:

- La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar

operaciones.

- El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las

transacciones y los hechos significativos que se realicen.

- La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar

errores u omisiones que puedan haberse cometido.

b. Las Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por

cualquier título, fondos públicos, No. N-1-2009-CO-DFOE, establece lo siguiente:


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 1100

Norma 9 indica que se deben tomar las medidas necesarias para salvaguardar y custodiar

apropiadamente los activos y registros referentes a los fondos públicos.

Norma 10 establece que se debe comprobar y verificar periódicamente la exactitud de los

registros sobre los activos, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas

procedentes.

Causa

a. No se da un adecuado archivo y seguimiento de las facturas y recibos para un adecuado orden y

control.

b. Ausencia de actividades de supervisión y de seguimiento para el cumplimiento de las funciones y

responsabilidades del personal.

c. Ausencia de un procedimiento formal que guie a los funcionarios en las actividades diarias.


a. No tener certeza de que el ingreso que se está generando sea el correcto, debido a que no se está

llevando un adecuado control y registro de los recibos de dinero y las facturas emitidas.

b. Se podrían generar diferencias entre las cifras registradas y los ingresos reales, y que no se detecten

y corrijan oportunamente.

c. Se podrían generar pérdidas, al no establecer políticas y controles para las ventas y el depósito

oportuno de los ingresos.

d. Es probable que se dé un uso inadecuado de los fondos.

e. Inobservancia de las Normas de control interno para los sujetos privados que custodien o

administren, por cualquier título, fondos públicos (N-1-2009-CO-DFOE), emitidas por la

Contraloría General de la República.

Recomendaciones

A la FunCeNAT:

a. Establecer formalmente políticas, controles y responsabilidades del personal con respecto a la

venta de los servicios y productos de los proyectos y el depósito oportuno del dinero, así como

para la emisión, custodia y control de dichos documentos.

b. Mantener un control actualizado del consecutivo de las facturas y recibos (tanto de los que se

utilizaron como de los anulados); asimismo, se debe actualizar el consecutivo físico de las facturas

y recibos, y justificar el faltante de dichos documentos.

c. Eliminar la práctica de efectuar el registro contable de los ingresos con base en los estados de

cuenta bancaria, realizando este registro con base en los recibos y facturas. Acompañando lo

anterior, con conciliaciones al menos mensuales de estos documentos contra los estados bancarios.


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Hallazgo 4: Debilidades de control en la administración de los activos fijos.

Condición

De la revisión del manejo y control de los activos fijos adquiridos para los proyectos, se observó lo

siguiente:

a. Se está incumpliendo con las políticas establecidas en el documento: "Procedimientos

administrativos”, aprobado por la Junta Directiva de la FunCeNAT.

b. No se ha establecido un procedimiento formal para la compra, uso, préstamo o asignación de los

activos.

c. Según la información indicada en las auxiliares de los proyectos (fondos públicos), durante el

periodo 2009 y 2010, se han invertido aproximadamente ¢140.000.000 en la adquisición de activos

fijos, de los cuales no se obtuvo evidencia de que estén conciliados con los registros contables.

d. El auxiliar de activos fijos (a abril de 2011), no estaba actualizado ni conciliado con la

contabilidad.

e. No se obtuvo evidencia de que los activos estén asegurados, sin embargo, es importante indicar

que se han establecido controles paralelos para mitigar los posibles riesgos, tales como: controles

de acceso a los laboratorios, cámaras de video, extintores, UPS, entre otros.

f. En el periodo 2010 se realizó una toma física de los activos fijos, sin embargo, sólo se realizó de

los activos ubicados en las instalaciones de la FunCeNAT, y no se obtuvo evidencia de que dicha

información se conciliara con el registro contable correspondiente.

g. No hay un detalle y control de los activos que están en desuso, ni de los que se mantienen fuera de

las instalaciones.

h. Los activos no están identificados con una placa que facilite su control.

Criterio

a. Ley de Control Interno, artículo 15, inciso b) establece que se debe documentar, mantener

actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos para la protección

y conservación de todos los activos; así como el diseño y uso de documentos y registros que

coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se

realicen, la conciliación periódica de registros para verificar su exactitud, determinar y enmendar

errores u omisiones que puedan haberse cometido.


cualquier título, fondos públicos, N-1-2009-CO-DFOE, establece:

Norma 9, indica que se deben tomar las medidas necesarias para salvaguardar y custodiar

apropiadamente los activos y registros referentes a los fondos públicos.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 1122

Norma 10, establece que se debe comprobar y verificar periódicamente la exactitud de los

registros sobre los activos, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas

procedentes.

c. El documento "Procedimientos administrativos”, aprobado por la Junta Directiva de la

FunCeNAT, establecen una serie de políticas para el control de los activos, en el apartado “Manual

de control de activos”.

Causa

a. No se han establecido formalmente las funciones y responsabilidades del personal involucrado en

el proceso.

b. No se ha actualizado ni divulgado al personal, el documento "Procedimientos administrativos”,

aprobado por la Junta Directiva de la FunCeNAT.

c. No se han establecido políticas específicas para el control, uso, préstamo y asignación de los

activos adquiridos para los proyectos que administra la FunCeNAT.

d. No se ha dado un seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de la Junta Directiva.

e. Carencia de una oportuna gestión y seguimiento del registro de la información contable.

f. No se ha asignado recursos específicos para adquirir pólizas de seguros de los activos de los

proyectos.


a. Eventuales pérdidas significativas de los activos adquiridos.

b. Se podría incurrir en gastos innecesarios y onerosos para el mantenimiento y reposición de los

activos.

c. Al no estar identificados los activos se podrían extraviar o sustraer.

d. No se está presentando información veraz y real sobre la situación financiera y contable de la

Fundación.

e. No tener certeza de los registros realizados en la contabilidad y los saldos de los proyectos, debido

a que no se está llevando un adecuado control y registro de los activos fijos.

f. Se podrían generar atrasos en los procesos o incumplimiento de objetivos y planes de trabajo

establecidos, al correr riesgo de una pérdida o daño de un activo fijo.

g. Inobservancia de las Normas de control interno para los sujetos privados que custodien o




Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 1133

Recomendaciones

A la FunCeNAT:

a. Actualizar, dar a conocer al personal y exigir la aplicación del documento "Procedimientos

administrativos”, ya revalidado por la Junta Directiva de la FunCeNAT.

b. Coordinar junto con los Directores de Proyectos y el Director de CeNAT, para establecer controles

formales para la compra, uso, préstamo o asignación de los activos.

c. Crear y actualizar un registro auxiliar con el detalle de todos los activos fijos de los proyectos

detallando aspectos como: nombre, serie, costo, proyecto, responsable, ubicación, entre otros.

d. Revisar, registrar y conciliar los saldos contables de activos fijos de cada proyecto.

e. Preparar un informe para el CeNAT y el CONARE, donde se detalle claramente el estado de los

activos fijos de los proyectos que custodia la FunCeNAT, indicando montos y los controles que

han establecido para su resguardo.

f. Crear y actualizar un detalle de los activos fijos que están en desuso.

g. Gestionar la colocación de una placa o similar para identificar y facilitar el control de todos los

activos fijos de los proyectos.

Al CeNAT:

a. Coordinar junto con los Directores de Proyectos y la FunCeNAT, controles formales para la

compra, uso, préstamo o asignación de los activos.

b. Establecer acciones específicas y controles con respecto a los activos de los proyectos que

administra la FunCeNAT.

Hallazgo 5: Debilidades del Sistema Contable ENLACE.

Condición

Con respecto a la revisión de la aplicación del sistema contable “Enlace”, se determinó:

a. No se obtuvo evidencia de que se estén realizando respaldos periódicos de la información.

b. No se tienen bitácoras ni expedientes de las consultas y acciones que han desarrollado para el uso y

mantenimiento del sistema.

c. El sistema tiene la opción de utilizar una herramienta que se denomina “mantenimiento de

proyectos”, que podría ser una opción para registrar la situación financiera de cada proyecto, pero

hasta la fecha no se ha utilizado.


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d. La parametrización que tienen algunas cuentas contables, no las vincula con una cuenta mayor;

algunas de las cuentas son: 10-100-102-005, 210-100-110-000, 210-100-111-000, 10-100-117-014,

210-100-117-015, 210-100-120-000, 210-100-121-000, 210-100-122-000, 210-100-123-000, 210-

100-124-000, 210-100-127-000, 210-100-131-000.

e. A pesar de que se han establecido fechas de cierre para los registros contables, el sistema permite

hacer cambios en la tabla de rangos de fechas, para realizar registros anteriores o posteriores a la

fecha establecida; tal y como se evidenció con el saldo de la cuenta de bancos que se indicó en el

punto i. del hallazgo 1.

Criterio

a. Ley General de Control Interno, en el artículo 16, indica que se debe contar con sistema de

información que permitan controlar, almacenar y recuperar la información producida, y que

además, se cuente con información oportuna para el logro de los objetivos planteados.

b. Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier

título, fondos públicos, No. N-1-2009-CO-DFOE, en su norma 11 establece que las operaciones

relacionadas con fondos públicos se deben registrar con estricta observancia de las regulaciones

técnicas atinentes, en forma oportuna y correcta.

c. Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información, en su norma 1.4:

establece que la organización debe garantizar, de manera razonable, la confidencialidad, integridad

y disponibilidad de la información, lo que implica protegerla contra uso, divulgación o

modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores disfuncionales.

Causa

a. Carencia de una oportuna gestión y seguimiento del uso de la herramienta informática y de la

información contable que se registra.

b. Ausencia de políticas y procedimientos formales para administrar, dar seguimiento y optimizar el

uso del sistema.

c. No se han establecido políticas para los respaldos, registros y revisión de la información contable

que se ingresa al sistema.

d. Inadecuado seguimiento e implementación de las recomendaciones dadas en los informes

anteriores de auditoría interna.


a. Pérdida de confiabilidad y veracidad de la información contable y los saldos presentados.

b. No se cuenta con información oportuna para la toma de decisiones.

c. No contar con respaldos de información en caso de fallos del sistema.

d. No contar con información y documentos oportunos con respecto al uso y aplicación del sistema,

que eventualmente les permita mejorar su aplicación, hacer solicitudes o tomar de decisiones al

respecto.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 1155

e. Que se estén realizando cambios en las cifras y en la información registrada en el sistema y que no

se detecte oportunamente.

f. Atrasos y errores en los registros y presentación de los Estados Financieros, reportes e informes de

los proyectos que administran.

g. Inobservancia de las Normas de control interno para los sujetos privados que custodien o



Recomendaciones

A la FunCeNAT:

a. Establecer políticas para llevar un adecuado resguardo y control de la información digital y que la

misma sea aplicada por el personal de la FunCeNAT y de los Proyectos.

b. Establecer y aplicar consistentemente, una política para efectuar periódicamente respaldos de los

archivos electrónicos que elaboran.

c. Crear un expediente donde se archive los documentos de la contratación del sistema contable

ENLACE, en el cual se mantenga una bitácora de las consultas y acciones que han desarrollado

para el uso del sistema.

d. Analizar a la mayor brevedad posible la opción de utilizar la herramienta “Mantenimiento de

proyectos”, para registrar la situación financiera de cada proyecto y llevar un control

individualizado, real y oportuno de dichos recursos.

e. Revisar y corregir la parametrización que tienen algunas cuentas contables, para su debida

vinculación con la cuenta mayor respectiva.

f. Establecer y mantener fechas de cierre para los registros contables, de manera tal que no se permita

hacer cambios posteriores que puedan modificar los saldos ya aprobados y los estados financieros

emitidos.

g. Establecer formalmente políticas y controles para la revisión de los registros contables y para los

saldos disponibles de los proyectos.

Hallazgo 6: La inscripción de los diferentes miembros de la Junta Administradora de

FunCeNAT, está desactualizada desde diciembre de 2002.

Condición

De conformidad con lo que muestra la certificación del Registro Público, al 26 de enero de 2011, en el

cargo de Presidente está nombrado el Sr. Rodrigo Arias Camacho, mediante inscripción realizada el

24/6/2001, con una vigencia del 4/12/2001 hasta el 4/12/2002.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 1166

De igual forma para esa entidad y para terceros, aún fungen como directores los señores Gabriel

Macaya Trejos, Alejandro Cruz Molina, Franz Tattenbach Capra, María de los Ángeles Aldi

Villalobos.

De la consulta efectuada a FunCeNAT (oficio AI-004-2011) y la respuesta recibida del Asesor Legal

del CONARE, no se logra extraer que se haya interpuesto alguna acción para rechazar los alegatos de

Registro Público para no inscribir los cambios en la Junta Directiva; en este sentido existe en nuestro

ordenamiento jurídico, instrumentos en materia registral, que regulan al Registro Público Nacional,

para que en caso de “desacuerdo” sobre la calificación otorgada a los documentos presentados para ser

inscritos, se permita gestionar acciones tendientes a revertir los resultados de un trámite infructuoso, la

“Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público”, Nº 3883, señala lo siguiente:

Artículo 18. Si el interesado no se conformare con la calificación que de un documento haga el

Registrador General podrá, en cualquier tiempo, promover el ocurso respectivo, exponiendo por

escrito los motivos y razones legales en que se apoya al solicitar se revoque la orden de

suspensión o bien la denegación formal de la inscripción. El ocurso procederá también porque el

Registrador se niegue a inscribir documentos por motivos de derechos de registro o impuestos.

(Modificado por artículo 2, Ley 6145 del 18 de noviembre, 1977). (El subrayado no es del

original)

Artículo 19. Tienen personería para promover el ocurso, no sólo las personas que sean parte en

los documentos o inscripciones, sino también el notario que autoriza y aquellas otras personas

que resultaren con interés, según los documentos existentes en el Registro o en las inscripciones

de éste. (Modificado por artículo 2, Ley 6145 del 18 de noviembre, 1977).

Finalmente, cabe señalar que en las objeciones indicadas por el Registro Público, se dice que “No

existe la disposición indicada en los Estatutos”, lo cual podría revelar la forma en que los problemas

registrales señalados podrían ser subsanados.

Criterio

a. Ley de Fundaciones, Nº 5338, artículo 18, señala la necesidad de que las Fundaciones mantengan

actualizada su personería jurídica y representantes, específicamente indica: “Para que las

fundaciones puedan recibir de las instituciones públicas donaciones, subvenciones, transferencias

de bienes inmuebles o cualquier aporte económico que les permita complementar la realización de

sus objetivos deberán cumplir los siguientes requisitos:…c) Tener al día el registro de su

personalidad y personería jurídica.” El subrayado no es del original.

b. Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público, Nº 3883, en sus artículos 18 y 19.

Causa

Inconsistencias en el trámite registral de las nuevas inscripciones o modificaciones han impedido la

actualización de los directores y el representante legal, lo anterior según consta en el libro de actas, que

señala que desde el año 2006 existen documentos pendientes de inscripción, anotados al Tomo 567,

Asiento 64060 de fecha 30 de Mayo 2006 y Tomo 568, Asiento 7393 8 de Setiembre del 2006, y que

tienen los siguientes defectos según el Registro Público: “No Procede Nombramientos No Son

Directores” “Subsiste Defecto Señalado” “Según Estudio Realizado No Existe La Disposición

Indicada En Los Estatutos”


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 1177

Efectos reales y potenciales

a. Acumulación de inscripciones y sustituciones de Directores de FunCeNAT en el Registro Público

que cada día dificultan más el poner en orden este aspecto formal.

b. Eventual nulidad de acuerdos tomados por la Juntas Directivas que no fueron oportunamente

registradas y en consecuencia inseguridad jurídica de los actos y contratos ejecutados.

c. Ocasionar algún problema jurídico a los ex directores de FunCeNAT, que aún aparecen con tales

en el Registro Público, lo anterior derivado de la Ley contra el Enriquecimiento Ilícito en la

función pública, en su apartado de “Incompatibilidades”.

d. Eventuales señalamientos a los actuales Directores de FunCeNAT por quienes le sustituyan al

asumir la Administración de la Fundación, por no resolver aspectos registrales de gran antigüedad

sin corregir.

e. Dificultades o impedimentos a la Fundación para percibir recursos de otras entidades del Estado, al

no cumplir con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley de Fundaciones.

Recomendaciones

A las Señoras y Señores Rectores, como miembros del CONARE y simultáneamente Directores de

FunCeNAT:

a. Requerir a la asesoría legal de la Fundación, que en un plazo perentorio, presente un plan para

ejecutar las acciones necesarias que permitan superar los obstáculos que impiden la inscripción de

todas las Juntas Directivas nombradas en las asambleas respectivas.

b. Comunicar a la Auditoría Interna sobre las acciones que se ejecutarán para cumplir con lo indicado

en el punto a.; así como informar anualmente, sobre la inscripción de la respectiva Junta Directiva

vigente.

c. Que la Junta Directiva de la Fundación, en tanto no se normalice la situación registral actual,

valore cuidadosamente las implicaciones que ante contrapartes y terceros, puedan tener los

acuerdos que se vayan a tomar y los convenios que se presenten para ser aprobados. Lo anterior,

hasta que las inscripciones de las Juntas Directivas anteriores estén totalmente al día.

Hallazgo 7: Se carece de un convenio que regule y de mayor sustento a la relación

CONARE y FunCeNAT.

Condición

Se carece de un convenio que regule, de mayor sustento y ordene aspectos tales como: aplicación de

superávits y eventuales excedentes en recursos generados por los proyectos, uso de espacio físico,

apoyo logístico, propiedad de los bienes adquiridos con recursos transferidos por CONARE-CENAT,

responsabilidades en cuanto a recurso humano contratado, pago de servicios administrativos y otros

elementos relevantes en la dinámica que se genera entre ambas entidades.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 1188

En febrero de 1999, se firmó un convenio marco entre el CONARE y la FunCeNAT, el cual

contemplaba una serie de aspectos de fondo sobre la relación entre ambos entes, denotando la

necesidad que existía, en el pasado y en el presente, de este instrumento. Sin embargo, al mismo le

fueron señalados defectos por parte de la Contraloría General de la República, lo que acarreó que no se

ejecutara, según lo manifestado en el artículo 1, del acta Nº 33-05 del CONARE, en el cual se señala

que nunca fue ejecutado, ni se tiene interés de hacerlo y que así se comunicaría al ente contralor.

Así los hechos, las relaciones entre estas organizaciones tienen como único sustento lo dispuesto en los

artículos 2 y 3 de la Ley Nº 7806 Traspaso del Edificio del CeNAT, que da sustento jurídico a este

vínculo, pero que no cubre todos los elementos que tienen origen en esta labor conjunta.

Criterio

Las actuaciones de las entidades públicas están sujetas a los límites que establezcan la leyes y normas

(artículo 11 de la Constitución Política y artículo 11 de la Ley General de la Administración Pública),

de ahí que dentro de marco ley, la existencia de convenios que regulen los derechos, obligaciones y

responsabilidades que se adquieren con entidades como la FunCeNAT, sustentan, ordenan y facilitan la

gestión.

Causa

a. Dificultades enfrentadas con una anterior propuesta de convenio, ha desalentado el replanteamiento

de un nuevo convenio que regule las relaciones CONARE-FunCeNAT.

b. El requerimiento existente en el pasado del requisito del Refrendo de la Contraloría General de la

República, aspecto puede estar superado en el último Reglamento de Refrendo de las

Contrataciones de la Administración Pública de la CGR. (art.6).


a. Falta definición clara sobre aspectos operativos derivados de la relación entre la Fundación y el

CONARE, tal como uso de espacio físico, apoyo logístico, responsabilidades laborales por

personal contratado, propiedad de los activos, servicios administrativos (overhead) u otros.

b. Percepción externa de la carencia de un marco jurídico completo para el desarrollo de las

actividades conjuntas entre las dos instituciones.

Recomendación

Al CONARE:

Establecer un convenio que regule las relaciones y actuaciones entre el CONARE y FunCeNAT,

donde se determine claramente aspectos tales como: manejo de superávits de fondos, excedentes de

recursos por servicios vendidos, uso de espacio físico, apoyo logístico, propiedad de los bienes

adquiridos con recursos transferidos por CONARE-CENAT o generados por los proyectos,

responsabilidades en cuanto al personal contratado y demás aspectos relevantes de la dinámica que se

genera entre ambas entidades.

Lo anterior, permitirá mayor claridad y control formal sobre las relaciones de estos dos entes, también

facilitará y dará mayor soporte a los nuevos proyectos conjuntos.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 1199

Hallazgo 8: Errores de impresión, omisiones y falta de orden numérico en las actas del

Libro de Actas de la FunCeNAT.

Condición

Como resultado de la revisión del Libro de Actas de la Junta Directiva de la FunCeNAT se determinó:

a. No está impresa el acta Nº 15, se salta del acta Nº 14 que inicia en el folio 36 hasta el 39 y en ese

mismo folio empieza el acta Nº 16.

b. En los folios 45 y 46 hay un error en la impresión, por lo que no se lleva un orden lógico del texto,

en el folio 45 se imprimió lo que debería ir en el folio 46.

c. A la fecha del estudio (abril, 2011), no se han incluido actas del periodo 2010, la última acta

impresa es la Nº42 de diciembre de 2009.

d. A partir del folio 26 las actas están impresas en ambas caras de la hoja, a pesar de que únicamente

esta foliado una cara; por esa razón, no se puede mantener un control específico sobre el texto y el

número de folio, cuando se requiera una hacer una referencia.

e. En el folio 101, segundo párrafo del acta Nº 38 se borró el texto y no es legible.

Criterio

a. La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el artículo 7 indica que podrán ser

sancionados en caso de que incumplan con lo que estable el artículo 4 de la Ley General de Control

Interno.

b. La Ley General de Control Interno:

Artículo 4 establece que los sujetos de derecho privado que custodien o administren fondos

públicos deberán aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de control interno

que emita la Contraloría General de la República.

Artículo 8, el sistema de control interno consiste en una serie de acciones ejecutadas por la

administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los

objetivos, exigir confiabilidad y oportunidad de la información; y garantizar eficiencia y

eficacia de las operaciones.

Artículo 16, se deberá contar con sistemas de información que permitan tener una gestión

documental, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de

controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida

o recibida.

Causa

a. Falta de cuidado y destreza en la transcripción de las actas a los folios legalizados.

b. Carencia de una oportuna gestión, revisión y seguimiento de las actas.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 2200

c. Ausencia de instructivos que orienten al personal operativo que toma y transcribe las actas,

custodia e imprime el libro.


a. Incumplimiento o posibles atrasos en la ejecución de los acuerdos tomados por la Junta Directiva.

b. Falta de confiabilidad en las actas y los acuerdos que toman, debido a que el libro contiene

defectos o no está actualizado.

c. Falta de información oportuna y validada en el Libro de Actas, que esté debidamente aprobado por

la Junta Directiva de la Fundación.

d. Eventuales dificultades al solicitar una nueva legalización del libro de actas.

Recomendaciones

A la FunCeNAT:

a. Hacer una anotación especial cada vez que se presente un error de impresión en las actas, en el

folio que esté disponible el cual debe ser debidamente suscrito por el Director Administrativo de la

Fundación. Lo anterior, se debe aplicar para los casos señalados en este informe.

b. Las actas deben estar impresas en la cara donde se identifica el número de folio y el sello

correspondiente, por tal razón se les recomienda hacer una aclaración especial indicando los

números de folios y actas que están impresos por ambas caras.

c. Incluir en el libro de actas a la mayor brevedad posible, las actas del periodo 2010 y 2011.

d. Establecer las rutinas específicas en las cuales se detallen las actividades y responsabilidades del

personal, con respecto al debido cuidado y destreza para la transcripción de las actas, así como la

oportuna gestión, revisión y seguimiento de las mismas.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 2211

Hallazgo 9: Debilidades en la gestión administrativa de los proyectos.

Condición

a. De la revisión de los auxiliares y la administración de los proyectos se determinó:

a.1. No se han creado políticas específicas y por escrito que describan el proceso y las

responsabilidades del personal para la administración, documentación y comunicación

periódica sobre la ejecución de dichos recursos.

a.2 Los saldos presentados en los auxiliares de los proyectos, no concilian con los registros

contables; para el periodo 2009 se da una diferencia de ¢74.613.356 y para el 2010 de

¢117.189.047.

b. Con respecto a la información (digital y documental) de los proyectos, se observó:

b.1. Los expedientes y documentos del periodo 2008 hacia atrás, están en cajas colocadas en

estantes ubicados en el área del edificio a la par de la Fundación, espacio físico que es de

libre acceso para cualquier persona, los documentos quedan expuestos a que sean

dañados, se extravíen o que sean sustraídos.

b.2. La información digital se archiva en la computadora del personal y/o en un servidor

exclusivo de la Fundación, sin embargo, no se obtuvo evidencia de que se realicen

respaldos de dicha información.

b.3. No existen políticas o directrices para administrar y respaldar la información (digital o

impresa), así como para garantizar su exactitud e integridad.

b.4. El CeNAT, como ente encargado de los proyectos, no mantiene un expediente completo

de la gestión los mismos, únicamente archivan la documentación que emiten o de la cual

les llega copia, es decir, los documentos de la administración y ejecución financiera de los

proyectos está custodiada únicamente en la Fundación.

b.5. En el periodo 2008 el Archivo Central del CONARE recibió documentación de la

Fundación (del año 1999 al 2003) para custodiarla, sin embargo, no se les volvió a brindar

el servicio, debido a que ya no se cuenta con espacio suficiente.

Criterio

a. La Ley General de Control Interno, establece:

Artículo 4, indica que los sujetos de derecho privado que custodien o administren

fondos públicos deberán aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de

control interno que emita la Contraloría General de la República.

Artículo 16 “Sistemas de información”, establece que se deberá contar con sistema de

información que permitan controlar, almacenar y recuperar la información producida, y

que además, se cuente con información oportuna para el logro de los objetivos.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 2222

b. La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el artículo 7 indica que podrán ser


Interno.

c. Las Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por

cualquier título, fondos públicos, No. N-1-2009-CO-DFOE, establecen los requerimientos básicos

que en materia de control debe observar los sujetos privados para la administración de fondos

públicos. Específicamente la norma 11 establece que las operaciones relacionadas con fondos

públicos se deben registrar con estricta observancia de las regulaciones técnicas atinentes, en forma

oportuna y correcta.

d. El Archivo Nacional, mediante la “Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración

de los documentos producidos por medios automáticos”, establece una serie medidas de control y

seguridad para la información electrónica.

Causa

a. Carencia de una oportuna gestión y seguimiento del registro de la información contable y

financiera de los proyectos.

b. Ausencia de políticas y procedimientos formales para la administración de los proyectos, así como

para el manejo y seguridad de la información.

c. Inadecuado seguimiento e implementación de las recomendaciones dadas en los informes de

auditoría interna.

d. No se ha destinado un espacio físico que sea adecuado y seguro para custodiar la información.


a. Eventual pérdida de imagen y que se cuestione la forma en que se administran los fondos públicos

de los proyectos.

b. No se está presentando información veraz, completa, confiable y oportuna sobre los saldos de los

proyectos que administran.

c. Errores u omisiones en el registro de los proyectos, y que no se detecte y corrija oportunamente.

d. La información digital podría sufrir modificaciones sin que estas se identifiquen oportunamente y

que además, puedan afectar la integridad y completitud de los datos y registros.

e. Se pueden presentar pérdidas de información que respalda y fundamenta el actuar de la

administración y ejecución de los recursos públicos, y quizás no se pueda recuperar e identificar

oportunamente.

f. Personas, podrían dañar, alterar, o utilizar información para fines ajenos a la Fundación, lo que

podría generar daños y perjuicios.

g. Los documentos se podrían extraviar, alterar o perder, sin que se detecte oportunamente.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 2233

h. Inobservancia de las Normas de control interno para los sujetos privados que custodien o



Recomendaciones

A la FunCeNAT:

a. Establecer formalmente políticas, controles y responsabilidades del personal para la

administración, documentación y comunicación periódica sobre la administración y la ejecución de

los proyectos.

b. Revisar, justificar y ajustar los saldos presentados en los auxiliares, los registros contables y los

balances de los proyectos, a efecto de realizar las correcciones pertinentes en los auxiliares o en los

saldos de los estados financieros, de manera tal que la contabilidad refleje información correcta y

no se muestren diferencias entre estados financieros y auxiliares; asimismo, justificar de manera

oportuna y detallada las diferencias indicadas en el presente informe

c. Comunicar a la Auditoría Interna y documentar de manera oportuna y detallada las diferencias

indicadas, así como las acciones que ejecutarán para corregir y conciliar los saldos de los

proyectos.

d. Coordinar con el CeNAT para que al finalizar cada periodo se mantenga un expediente de cada

proyecto y dicha documentación sea custodiada en el archivo central del CONARE.

e. Valorar la posibilidad de reubicar los expedientes y documentos que se custodian en los estantes

ubicados en el área del edificio ubicado a la par de las oficinas de la Fundación, o en su defecto

establecer controles sobre estos, con el fin de evitar que sean dañados, se extravíen o que sean

sustraídos.

f. Establecer políticas de aplicación obligatoria para que el personal de la FunCeNAT y de los

Proyectos, lleven un adecuado resguardo y control de la información digital; así como efectuar

periódicamente respaldos adicionales de los archivos electrónicos que emiten.

Al CeNAT

a. Llevar un expediente completo de la gestión de cada proyecto, donde se archive la documentación

que respalda la administración, ejecución y desarrollo del proyecto.

Hallazgo 10: Debilidades de control de parte del CONARE sobre los recursos que

transfiere a la FunCeNAT.

Condición

Con respecto al control que ejerce el CONARE sobre los fondos públicos que le transfiere la

FunCeNAT se determinó lo siguiente:

a. No se obtuvo evidencia de que se hayan establecido actividades coordinadas entre la FunCeNAT y

el CONARE para verificar y conciliar los saldos de los recursos que transfieren, así como para la


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 2244

emisión de informes sobre la administración de los recursos transferidos, sólo se brinda el informe

referido al cumplimiento del Plan-presupuesto.

b. No se han establecido políticas o lineamientos para determinar cómo se deben administrar los

superávit de los proyectos, así como los activos y obligaciones que adquieran.

c. El CONARE asume que se da una ejecución del 100% del presupuesto transferido a la Fundación;

a pesar de que dichos recursos no se hayan aplicado en su totalidad, su ejecución posterior, queda

bajo responsabilidad del Director del CeNAT, en coordinación con el Director Administrativo de la

Fundación.

d. No se obtuvo evidencia de que para los proyectos específicos con recursos del Fondo del Sistema,

se dé un adecuado seguimiento y revisión para que cumpla con los lineamientos establecidos con

respecto al superávit de cada proyecto.

Criterio

a. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, artículo 7 indica que podrán ser


Interno.

b. Ley General de Control Interno, en el artículo 4 establece que los sujetos de derecho privado que

custodien o administren fondos públicos deberán aplicar en su gestión los principios y las normas

técnicas de control interno que emita la Contraloría General de la República.

c. La Ley No. 7806 Traspaso inmueble al Centro de Alta Tecnología Dr. Frankling Chang Díaz,

artículo 3 establece que los fondos públicos que la Fundación administre en virtud de esta ley, se

mantendrán bajo la supervisión de la Contraloría General de la República.

d. Las Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por

cualquier título, fondos públicos, N-1-2009-CO-DFOE, establecen los requerimientos básicos que

en materia de control debe observar los sujetos privados para la administración de fondos públicos.

e. La normativa establece que la Institución que transfiere recursos, es responsable de fiscalizar el uso

de los fondos públicos que traslada, así como valorar la situación y tomar decisiones.

Causa

El crecimiento del presupuesto de los proyectos del CeNAT, administrados por medio de la

FunCeNAT, no ha ido acompañado del fortalecimiento o mejoramiento de mecanismos formales y de

control sobre la gestión, que brinden información oportuna y veraz para la toma de decisiones sobre el

mejor uso de los recursos.


a. Eventual pérdida de imagen y que se cuestione la administración de los fondos que transfiere el

CONARE.

b. No se cuenta con información confiable y exacta para la toma de decisiones.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 2255

c. Se podría estar utilizando en forma diferente a lo planificado, los recursos asignados para los

proyectos.

d. Incumplimiento de los objetivos establecidos por el CONARE.

e. Se podría estar presentando información y saldos que no sean razonables y exactos.

f. Incumplimiento de las leyes y normas emitidas por la Contraloría General de la República.

Recomendaciones

A la FunCeNAT:

a. Establecer formal y oportunamente actividades coordinadas entre la FunCeNAT y el CONARE

para verificar y conciliar los saldos de los recursos que el CONARE le transfiere y el

cumplimiento de los objetivos esperados sobre esos recursos.

b. Emitir informes periódicos sobre la administración de los recursos que recibe para los proyectos,

de manera tal que los saldos presentados estén debidamente conciliados con los registros contables

respectivos.

Al CeNAT:

a. Establecer formal y oportunamente actividades coordinadas entre la FunCeNAT y el CONARE

para verificar y conciliar los saldos de los recursos que transfieren.

b. Establecer políticas o lineamientos sobre cómo se deben administrar los superávit, activos,

obligaciones y establecer mecanismos formales de control para los proyectos del CeNAT

administrados por medio de la FunCeNAT.

c. Establecer controles específicos para que a los proyectos s con Fondos del Sistema, se les dé un

adecuado seguimiento y revisión del logro de los objetivos planteados, que cumpla con los

lineamientos establecidos

Hallazgo 11: Existe incertidumbre sobre los aspectos relacionados con la contratación

del personal de los proyectos, con fondos que el CONARE suministra para

el CeNAT y que administra FunCeNAT.

Condición

En el periodo 2009 y 2010 se ha invertido aproximadamente ¢114.000.000 para contratar personal

para los proyectos que se ejecutan con fondos del CONARE, al respecto se determinó lo siguiente:

a. Las contrataciones se realizan mediante las leyes que rigen la contratación privada por medio de la

fundación.

b. No se obtuvo evidencia de que se haya realizado un estudio específico para determinar las

implicaciones de dichas contrataciones y las responsabilidades que eventualmente conllevarían

para el CONARE, tal como lo ha requerido este Órgano.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 2266

c. No se ha establecido políticas claras y un procedimiento para la firma de contratos, refrendos

legales, definición de requisitos y atestados necesarios para las contrataciones del personal de los

proyectos.

d. El CONARE ha tomado varios acuerdos (2009 y 2010) solicitando criterios, análisis y propuestas

con respecto a la situación financiera de la Fundación y la contratación del personal de los

proyectos del CeNAT que administra la FunCeNAT, sin embargo, a la fecha, solo se ha presentado

a la Junta Directiva el documento "Propuesta de estructura de puestos del CeNAT", por lo que no

se han tomado acuerdos en el seno de CONARE o de la Junta Directiva de la FunCeNAT sobre

esta situación.

Criterio

a. La Ley General de Control Interno establece las responsabilidades del jerarca y titulares

subordinados sobre el control interno y tiene la obligación de proceder conforme lo estipula dicha

ley, sobre la administración de los fondos públicos que transfiere, así como valorar la situación y

tomar decisiones al respecto.

b. Ley de Traspaso de inmueble al Centro de Alta Tecnología Dr. Franklin Chang D., art. 3, que

señala la responsabilidad de la FunCeNAT de administrar y manejar los recursos traspasados al

CeNAT.

c. Oficio 12309 de la Contraloría General de la República, punto 3. Sobre la legalidad del convenio

CONARE-FUNCENAT, en el cual se indica entre otras cosas que resulta improcedente que la

FUNCENAT sea quien contrate el personal o empresas que se requieran para el mantenimiento del

edificio, así como de personal o de servicios requeridos para los diferentes proyectos que sean

desarrollados en el CENAT.

d. Acuerdos del CONARE, del periodo 2009 y 2010:

Sesión 12-10 del 11 de mayo en el artículo 7, inciso 1. se acordó: "El Director de OPES,

analice la situación financiera de FunCeNAT y el Asesor Legal, Lic. Gastón Baudrit los

aspectos legales de las contrataciones”.

Sesión 25-10 del 31 de agosto en el artículo 4, inciso a. se acordó: "Que Don José Andrés

Masis, Director de OPES y el Lic. Gastón Baudrit, Asesor Legal, conversen al respecto con la

Dirección del FunCeNAT para que elaboren una propuesta que permita solucionar la situación

salarial de los funcionarios de la FunCeNAT”.

Sesión 27-10 del 14 de setiembre en el artículo 1, se acordó: "Solicitar a la Administración de

FunCeNAT y al Asesor Legal del CONARE, un estudio inmediato de las implicaciones de las

contrataciones en FunCeNAT del personal de apoyo del CeNAT. No puede crecer más en

plazas, cualquier crecimiento en plazas deberá ser aprobado por el CONARE”. (El subrayado

no es del original).

Causa

a. Ausencia de un convenio que regule y delimite las responsabilidades del CONARE y la

FunCeNAT


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 2277

b. Inadecuado seguimiento e implementación de los acuerdos del CONARE.

c. Ausencia de políticas, criterios, directrices y determinación de responsabilidades formalmente

establecidas, que regulen y delimiten el actuar con respecto a la contratación del personal para los

proyectos del CeNAT.

Efectos reales o potenciales:

a. Eventual pérdida de imagen y que se cuestione la administración de los fondos de los proyectos y

las debilidades en los controles.

b. Se puede incurrir en prácticas inadecuadas para la contratación del personal.

c. Exposición a posibles denuncias o acusaciones eventuales ante el Ministerio de Trabajo o al menos

a algún grado de malestar de los funcionarios.

d. No se cuenta con información confiable y exacta para la toma de decisiones.

e. Incurrir en costos adicionales para resarcir al personal contratado, eventual pérdida de personal

valioso.

f. Que las contrataciones no cumplan con los requisitos y atestados requeridos en la Institución para

desarrollar sus objetivos.

g. Incumplimiento de objetivos y planes de trabajo de los proyectos del CeNAT.

h. Contratación de personal no capacitado, o pérdida del conocimiento adquirido por el personal que

se contrata en forma temporal.

Recomendaciones

Al CeNAT:

a. Establecer un plazo definitivo para que se le presente al CONARE los criterios y propuestas

solicitadas mediante sus acuerdos, con respecto a la situación financiera de la FunCeNAT y la

contratación del personal de los proyectos del CeNAT.

En caso de no contar con los criterios profesionales oportunamente, valorar la pertinencia de

requerir un criterio legal experto externo.

b. Posterior a tener la información adecuada, proponer para su aprobación a los órganos

respectivos las políticas en materia laboral que rijan las actividades CeNAT-FunCeNAT

c. Establecer con base en las políticas que se aprueben, los procedimientos para la firma de

contratos, refrendos legales, definición de requisitos y atestados necesarios para las

contrataciones del personal de los proyectos, cuando así la Ley lo autorice.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 2288

Hallazgo 12: Debilidades determinadas en los procedimientos existentes para la

administración de los fondos públicos en la FunCeNAT.

Condición

Se determinó que a la fecha no se ha documentando formalmente los diferentes procesos que se

ejecutan en la FunCeNAT para la administración y custodia de los recursos públicos que el CONARE

transfiere para los diferentes proyectos del CeNAT.

La mayoría de los procesos se realizan conforme a la práctica acostumbrada y se basa en instrucciones

verbales.

Tampoco, se han establecido procedimientos contables y financieros para los registros, reportes y

ejecución de los fondos públicos que reciben administran.

A pesar de que la Junta Directiva de la FunCeNAT, aprobó desde mayo de 2007 (Acta 36, artículo 3) el

documento "Procedimientos administrativos", se determinó que estos no se están aplicando, y por ende

no se están utilizando en aspectos como manejo de activos, presupuestos, servicios profesionales,

viáticos. El citado documento no contempla aspectos específicos para la administración de fondos

públicos de los proyectos.

Criterio

a. El artículo 15 de la Ley de Control Interno, inciso a), indica que se deben documentar, mantener,

actualizar y divulgar los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento de los objetivos

y las metas trazadas.


título, fondos públicos (N-1-2009-CO-DFOE) indican que se deben establecer formalmente las

actividades de control, delegación de responsabilidades, documentar las actividades y separar

funciones incompatibles.

c. Las buenas prácticas y el sistema de control interno, establece la necesidad de documentar y dejar

por escrito los diferentes procesos y actividades que se ejecutan, para fortalecer los procesos y el

control.

Causa

No se han establecido mecanismos de seguimiento y control para crear, establecer y documentar

procedimientos formales y actualizar los existentes.


a. Que el conocimiento y experiencia que se ha adquirido, al no estar documentado, posteriormente

no se pueda transmitir.

b. Eventuales incumplimientos de los acuerdos de la Junta Directiva.

c. Riesgo de que no se llegue a cumplir con el plazo y los objetivos de los proyectos.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 2299

d. Podría existir una inadecuada segregación del trabajo, delegación de responsabilidades del

personal; o generar exceso en cargas de trabajo o duplicidad de actividades.

e. Aplicación incorrecta de los procedimientos administrativos con sus implicaciones y que no se

pueda detectar oportunamente.

f. Inobservancia de las Normas de control interno para los sujetos privados que custodien o



Recomendaciones

A la FunCeNAT:

a. Establecer los procedimientos, con sus controles adecuados para los diferentes procesos que se

ejecutan en la FunCeNAT en el registro, custodia y la administración de los recursos públicos que

el CONARE transfiere para los diferentes proyectos del CeNAT.

b. Actualizar y dar a conocer el documento "Procedimientos administrativos" aprobado por la Junta

Directiva de la FunCeNAT, con el fin de que se complemente con aspectos específicos para la

administración de fondos públicos de los proyectos. Y de esta forma uniformar el uso de los

mismos.

c. Establecer formal y oportunamente actividades coordinadas entre la FunCeNAT y el CONARE

para verificar y conciliar los saldos de los recursos que transfieren, así como emitir informes

periódicos sobre la administración de los recursos que recibe para los proyectos.

Hallazgo 13: Seguimiento de informes anteriores de Auditoría Interna.

Condición

Se observó la existencia de recomendaciones pendientes de implementar de informes de auditoría, de

los periodos 2008, 2009 y 2010, lo anterior de acuerdo con el seguimiento a tres informes, que a

continuación se indican:

INF-02(04-2008) Evaluación de la administración y manejo de Fondos Públicos del CeNAT a

través de FunCeNAT (octubre de 2006 a diciembre de 2007).

INF-23(03-2009) Revisión de contratos y convenios del CeNAT administrados por

FunCeNAT.

INF-25(04-2010) Evaluación del manejo de los fondos Públicos del CeNAT a través de la

FunCeNAT, al 30 de setiembre 2009.

Como resultado, se determinó que de un total de 47 observaciones, sólo se han establecido actividades

de mejora para 8 observaciones (19%), es decir, que aún está pendiente un 81%.

En el Anexo 1, se muestra el detalle correspondiente.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 3300

Criterio

a. La Ley General de Control Interno:

Artículo 4 establece que los sujetos de derecho privado que custodien o administren fondos

públicos deberán aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de control interno

que emita la Contraloría General de la República.

Artículo 12, que establece como deberes analizar e implantar las observaciones,

recomendaciones y disposiciones formuladas por la Auditoría Interna, entre otras.


cualquier título, fondos públicos, N-1-2009-CO-DFOE, la norma 13 indica que se deberían realizar

auditorías internas.

c. La Ley N° 7806, que regula lo relativo al traspaso de inmuebles al Centro Nacional de Alta

Tecnología Franklin Chang Díaz, se tiene que el Estado y sus instituciones pueden trasladar

recursos al Centro Nacional de Alta Tecnología (CENAT), razón por la cual la fiscalización de

dichos recursos entra en el ámbito de competencia de la Auditoría Interna del CONARE.

d. La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el artículo 7 indica que podrán ser


Interno.

Causa

No se ha dado un adecuado seguimiento e implementación de las recomendaciones dadas en

los informes de auditoría interna.


a. Incumplimiento de las leyes y normas establecidas para calificar como un ente privado idóneo para

administrar fondos públicos, emitidas por la Contraloría General de la República.

b. Riesgo de ser sujetos al señalamiento de responsabilidades según lo que estable La Ley General de

Control Interno en el Capítulo V, artículos 39 al 43.

c. Incremento del riesgo por debilitamiento del control interno generando inconsistencias, uso

inadecuado o irregularidades y pérdidas en la administración de los fondos públicos.

Recomendación

A la FunCeNAT:

Diseñar y ejecutar el plan de acción para atender dichas recomendaciones, cuya implementación no

deberá ejecutarse en un plazo mayor a los próximos 6 meses, dada la antigüedad de dichas

observaciones, salvo alguna que por su naturaleza y alcance requiera un lapso mayor. Remitir a esta

Auditoría Interna en un plazo no mayor de 20 días hábiles, vía WEB las acciones definidas.


Periodo 2009 y 2010” - INF-14(06-2011) 3311

6. Conclusión

Del análisis de los diferentes aspectos, se colige que el sistema de control interno de la FunCeNAT es

aún muy débil, por lo que es necesario que se tomen medidas inmediatas para fortalecerlo, con el

objetivo de minimizar los posibles riesgos que se pueden presentar y así cumplir con el ordenamiento

jurídico que los rige, ya que está administrando fondos públicos del Programa CeNAT y recursos

específicos del Fondo del Sistema del CONARE.

Al respecto, cabe indicar que FunCeNAT ha realizado algunos esfuerzos para mejorar su actividad y

reforzar sus controles, pero éstos no han sido suficientes, por lo que es urgente que se revise, actualice

e implementen actividades y mecanismos de control eficientes para subsanar las debilidades indicadas

y se garantice una adecuada administración de los fondos.

Con base a las observaciones indicadas en el presente informe, esta Auditoría Interna no puede brindar

criterio sobre la razonabilidad de los saldos presentados en los Estados Financieros de la FunCeNAT

para los periodos 2009 y 2010; por lo que es imprescindible que se realicen las revisiones respectivas,

se concilie las fuentes de la información financiera-contable, se documente las acciones y ajustes

respectivos con los que se sustentan las cifras presentadas.

Asimismo, no se tiene certeza de los saldos presentados para los proyectos, ya que éstos no están

debidamente conciliados con los registros contables, con los estados financieros presentados y ni

registrados en los libros legales correspondientes, esto a pesar de que se cuenta con un sistema contable

que les permite llevar un registro y control oportuno de los saldos de los proyectos y se lleva, en forma

manual, auxiliares de cada proyecto y los expedientes respectivos, que podrían facilitar el proceso para

identificar los saldos de manera oportuna.

Se debe indicar también, que no se cumple apropiadamente con lo que establecen las Normas de

control interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos

públicos (N-1-2009-CO-DFOE), lo cual es preocupante ya que en ella se establecen los requerimientos

básicos que en materia de control interno deben observar los sujetos privados en la custodia o

administración de fondos públicos.

Es indispensable que el Programa CeNAT del CONARE, establezca acciones de control y monitoreo

para dar un adecuado seguimiento sobre la administración de los fondos que se transfieren a la

FunCeNAT, así como velar por el cumplimiento con el ordenamiento jurídico correspondiente.

Es necesario tomar acciones inmediatas para solucionar la situación presentada desde diciembre de

2002, sobre la inscripción de las diferentes Juntas Administrativas de FunCeNAT, así como el

establecimiento de un convenio que regule y de mayor sustento a la relación CONARE-FunCeNAT,

debido a que dicha situación expone a que la Institución no cuente con respaldo jurídico para transferir

recursos públicos del CeNAT-CONARE.

Es importante resaltar, la preocupación por el bajo porcentaje de implementación de acciones de

mejora, de solo un 19% de las observaciones emitidas en informes anteriores de auditoría interna

(2008-2010), debido a que muchos de los resultados indicados en el presente informe obedecen a que

en su momento no se tomaron acciones correctivas para fortalecer el control interno. En este sentido,

es pertinente enfatizar la responsabilidad conexa del CeNAT, en velar por la debida atención de las

debilidades señaladas a la Fundación, a ser esta su instrumento de apoyo operativo y administrativo.

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CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA · 2014-09-17 · CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA Informe de Auditoría Interna “Análisis del control interno en