22
This document contains text automatically extracted from a PDF or image file. Formatting may have been lost and not all text may have been recognized. To remove this note, right-click and select "Delete table".

Contoh Format Ada Disini

  • Upload
    manbesi

  • View
    518

  • Download
    3

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Uploaded from Google Docs

Citation preview

Page 1: Contoh Format Ada Disini

This document contains text automatically extracted from a PDF or image file. Formatting may have been lost and not all text may have been recognized.

To remove this note, right-click and select "Delete table".

Page 2: Contoh Format Ada Disini

KERAJAAN MALAYSIAPEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM

Page 3: Contoh Format Ada Disini

BILANGAN 2 TAHUN 1991PANDUAN PENGURUSAN MESYUARATDAN URUSAN JAWATANKUASA-JAWATANKUASA KERAJAANJABATAN PERDANA MENTERIMALAYSIA1 APRIL, 1991Dikelilingkan kepada:Ketua-ketua Setiausaha KementerianKetua-ketua Jabatan PersekutuanKetua-ketua Badan Berkanun PersekutuanY.B. Setiausaha-setiausaha Kerajaan NegeriPihak-pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan

0

Page 4: Contoh Format Ada Disini

TUJUAN

Page 5: Contoh Format Ada Disini

Pekeliling ini adalah bertujuan untuk menyampaikan panduan untuk membantu pihakpengurusan dan urusetia jawatankuasa- jawatankuasa Kerajaan menjalankan tanggungjawabmereka dengan lebih cekap dan berkesan. Panduan Pengurusan Mesyuarat dan UrusanJawatankuasa -jawatankuasa Kerajaan adalah seperti di lampiran kepada Pekeliling ini.LATARBELAKANG2. Dari semasa ke semasa, Kerajaan telah mewujudkan berbagai- bagai jawatankuasa untukmelaksanakan tanggungjawab tertentu. Secara umumnya, jawatankuasa-jawatankuasa inimemainkan peranan untuk:i. merancang pelaksanaan sesuatu dasar atau program Kerajaan;ii. memperolehi nasihat dari pihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalamandalam perkara tertentu; daniii. menyelaras dan menyatukan usaha-usaha pelaksanaan sesuatu program supayatindakan-tindakan yang dilakukan oleh semua agensi yang terlibat adalah bersepadudan terselaras.3. Sebuah urusetia perlu dilantik untuk membantu jawatankuasa menjalankantanggungjawabnya. Urusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti mengaturmesyuarat, menghantar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. Disamping itu, Urusetia juga bertanggungjawab bagi mewujudkan satu sistem pengesananbagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusan-keputusanjawatankuasa.PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASA-JAWATANKUASA KERAJAAN4. Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan iniadalah dikeluarkan untuk menetapkan tindakan-tindakan dan norma-norma kerja yangharus dilaksanakan bagi menentukan bahawa pengurusan mesyuarat dan urusanjawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan adalah dikendalikan dengan jayanya.TARIKH KUATKUASAGaris panduan ini hendaklah digunakan mulai daripada tarikh pekeliling ini dikeluarkan.

Tan Sri Dato' Seri Ahmad Sarji Bin Abdul HamidKetua Setiausaha Negara

1

Page 6: Contoh Format Ada Disini

(Lampiran kepada

Page 7: Contoh Format Ada Disini

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran AwamBilangan 2 Tahun 1991)PANDUAN PENGURUSAN MESYUARATDAN URUSAN JAWATANKUASA-JAWATANKUASA KERAJAAN

2

Page 8: Contoh Format Ada Disini

KANDUNGAN

Page 9: Contoh Format Ada Disini

Muka SuratA. TUJUAN 4B. LATAR BELAKANG 4C. TANGGUNGJAWAB URUSETIA 4a. Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat 4b. Tindakan-tindakan Semasa Mesyuarat 6c. Tindakan-tindakan Selepas Mesyuarat 6D. PENUTUP 9LAMPIRANLampiran A Format Minit Mesyuarat 10Lampiran B Contoh Rekod Khas Yang Dicadangkan Bagi Pengesanan 12Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan-keputusan Mesyuarat

3

Page 10: Contoh Format Ada Disini

A. TUJUAN

Page 11: Contoh Format Ada Disini

Panduan ini bertujuan untuk membantu pihak pengurusan dan urusetia jawatankuasa-jawatankuasaKerajaan menjalankan tanggungjawab yang ditugaskan dengan lebih cekap dan berkesan.B. LATAR BELAKANG2. Dari semasa ke semasa, Kerajaan mewujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untukmelaksanakan berbagai tanggungjawab. Secara umumnya, jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkanperanan untuk merancang pelaksanaan sesuatu dasar dan program Kerajaan, memperolehi nasihat daripihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu, menyelaras danmenyatukan usaha-usaha pelaksanaan sesuatu program supaya tindakan- tindakan yang dilakukan olehsemua agensi Kerajaan yang terlibat bersepadu dan harmoni, dan menyelesaikan masalah-masalah yangtimbul dalam melaksanakan sesuatu keputusan jawatankuasa.3. Jawatankuasa-jawatankuasa mengadakan mesyuarat dari semasa ke semasa. Mesyuarat yangdiadakan hendaklah mempunyai tujuan tertentu. Agenda dan jadual mesyuarat hendaklah dirancangdengan teliti untuk menentukan ianya dijalankan dengan cekap dan berkesan. Mesyuarat yangdirancang dan diuruskan dengan baik akan menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan berkesandalam mesyuarat.4. Sebuah urusetia akan dilantik untuk membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.Urusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat, menghantarsurat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. Di samping itu, urusetia jugabertanggungjawab mewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusan-keputusan jawatankuasa.C. TANGGUNGJAWAB URUSETIA5. Tanggungjawab urusetia boleh dibahagikan kepada tiga peringkat, iaitu:Tindakan-tindakan pra mesyuaratTindakan-tindakan semasa mesyuaratTindakan-tindakan selepas mesyuarata. Tindakan-tindakan Pra Mesyuarati. Menentukan Agenda, Tarikh, Masa Dan Tempat Mesyuarat Bersama PengerusiJawatankuasaUrusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda,tarikh, masa dan tempat mesyuarat. Pengerusi dan urusetia dikehendaki jugamerancangkan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda.ii. Membuat Tempahan Bilik MesyuaratTempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis. Maklumat-maklumat berikuthendaklah diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan:

4

Page 12: Contoh Format Ada Disini

nama jawatankuasa

Page 13: Contoh Format Ada Disini

nama Pengerusi mesyuaratnama Setiausaha mesyuarattarikh, masa mula dan masa dijangka tamatbilangan anggota yang akan menghadiri mesyuaratperalatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuaratjenis minuman ringan yang diperlukaniii. Menentukan Kertas Kerja Kementerian/Jabatan/Agensi Disediakan Untuk PerbincanganUrusetia hendaklah menentukan kertas kerja yang disediakan olehkementerian/jabatan/agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam tempohsekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat. Urusetia juga dikehendaki memberitahukementerian/jabatan/agensi yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertas kerjamengenai:bilangan salinan kertas kerja yang diperlukankeperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi15 muka surat (tidak termasuk lampiran).iv. Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat.Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima suratjemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan. Tempoh ini merupakannorma masa yang baik bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat.Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti:• nama jawatankuasa• tarikh dan tempat mesyuarat• masa mula dan masa dijangka tamat• agenda mesyuarat• nama Pengerusi• jenis pakaianAgenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut:Perutusan PengerusiPengesahan minit mesyuarat yang laluPerkara-perkara berbangkitPembentangan kertas-kertas kerjaHal-hal lainPenutupUrusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantarwakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan.v. Memastikan Persediaan Kemudahan-kemudahan Bilik MesyuaratUrusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat.Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara-perkara berikut disediakan:menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemastempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu, menyediakan danmenyusun nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadiralat pembesar suara disediakan dan berfungsi

Page 14: Contoh Format Ada Disini

5

Page 15: Contoh Format Ada Disini

alat-alat tulis disediakan di atas meja

Page 16: Contoh Format Ada Disini

overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlumenentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuatUrusetia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut di atas disediakan sekurang-kurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan.vi. Menentukan KehadiranDalam mesyuarat yang penting, urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahlimesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Senaraiini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuaratdiadakan.vii. Perbincangan Pra MesyuaratUrusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti maklumbalas-maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untukmenyelesaikan masalah-masalah yang timbul. Norma kerja yang baik untuk mengadakanperbincangan ini ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan.viii. Memberitahu Ahli-ahli Mesyuarat Tentang Etiket Mesyuaratcara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuaratmenghadiri mesyuarat menepati masamemberitahu Pengerusi/Setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuaratb. Tindakan-tindakan Semasa Mesyuarati. Catatan Minit MesyuaratMinit Mesyuarat hendaklah merekodkan:senarai kehadiran mesyuaratperkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuaratkeputusan-keputusan yang dibuattindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh kementerian/jabatanc. Tindakan-tindakan Selepas Mesyuarati. Penyediaan MinitDraf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusijawatankuasa untuk mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuaratdiadakan.Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkankepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuaratdiadakan.ii. Format Minit Mesyuarat

6

Page 17: Contoh Format Ada Disini

Format minit mesyuarat hendaklah disusun, mengikut susunan agenda mesyuarat. Contoh

Page 18: Contoh Format Ada Disini

format minit mesyuarat adalah seperti di Lampiran A.iii. Susunan Nama Ahli-ahli MesyuaratCatatan nama ahli-ahli mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahli-ahli yanghadir.iv. Catatan PerbincanganCatatan minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatansetiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan samaada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. Misalnya:(Catatan minit)Tindakan: (nama agensi)Atau(Catatan minit)Tindakan: Untuk Makluman Sahajav. Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan MesyuaratAhli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawabmelaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepadaurusetia mesyuarat. Urusetia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaankeputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Oleh yang demikian adalah mustahak saturekod disediakan untuk mengesan maklumbalas bagi keputusan-keputusan mesyuaratyang penting (lihat Lampiran B). Butir-butir yang terkandung dalam rekod pengesananmaklumbalas ini adalah seperti berikut:BilanganBerikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam rekodpengesanan.Rujukan minitRujukan bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan.PerkaraTajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkaitan.Tarikh hantarTarikh menghantar minit mesyuarat kepada kementerian/jabatan.Kementerian/JabatanNama kementerian/jabatan yang dikehendaki memberi maklumbalas.Tarikh maklumbalas patut diterimaTarikh maklumbalas sepatutnya diterima oleh urusetia.Tarikh maklumbalas diterimaTarikh maklumbalas diterima oleh urusetia.

7

Page 19: Contoh Format Ada Disini

Tarikh maklumbalas dibentangkan

Page 20: Contoh Format Ada Disini

Tarikh maklumbalas dibentangkan di dalam mesyuarat.StatusNyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan.Untuk menentukan urusetia menerima maklumbalas seperti yang dikehendaki, Pengerusimesyuarat hendaklah dari semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklumbalasdisediakan dan dihantar mengikut jadual. Sebagai norma kerja, maklumbalas patutditerima oleh urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikutan.vi. Laporan Maklumbalas Oleh UrusetiaMaklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetia hendaklah diedarkan untukperhatian ahli-ahli mesyuarat. Urusetia hendaklah menyusun maklumbalas-maklumbalasyang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minit mesyuarat. Untuk memudahkanlagi proses penelitian dan membuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat, urusetiahendaklah membuat ringkasan dan penganalisisan terhadap maklumbalas-maklumbalasyang diterima.Urusetia hendaklah menyediakan laporan maklumbalas bagi setiap keputusan mesyuaratmengikut format berikut:Cabutan KeputusanTaip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat.Ringkasan dan Ulasan UrusetiaUrusetia hendaklah menyediakan ringkasan serta penganalisisan mengenaimaklumbalas dan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat.Maklumbalas Dari Kementerian-Kementerian/Jabatan-jabatanMaklumbalas-maklumbalas lengkap yang diterima oleh urusetia mengenaipelaksanaan sesuatu keputusan hendaklah disertakan sebagai lampiran kepadaLaporan Maklumbalas Urusetia. Maklumbalas-maklumbalas disusun mengikut tajukkementerian/jabatan.Senarai Kementerian/Jabatan Yang Belum Memberi MaklumbalasSenarai nama kementerian/jabatan yang perlu memberi maklumbalas tetapi masihbelum berbuat demikian juga perlu disertakan sebagai lampiran kepada LaporanMaklumbalas Urusetia.vii. Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian/JabatanKementerian/jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan keputusan mesyuarathendaklah menghantar maklumbalas kepada urusetia mesyuarat dengan menggunakanformat berikut:Cabutan KeputusanTaip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat.Kedudukan Masa KiniBeri keterangan mengenai tindakan-tindakan yang telah diambil untukmelaksanakan keputusan mesyuarat.

8

Page 21: Contoh Format Ada Disini

Peringkat Pelaksanaan/Pencapaian

Page 22: Contoh Format Ada Disini

Buat perbandingan antara peringkat pelaksanaan/pencapaian sebenar dengan pelanpelaksanaan.Masalah PelaksanaanSebutkan masalah pelaksanaan, jika ada, yang telah menghalang pencapaianmatlamat keputusan mesyuarat.Cadangan Penyelesaian MasalahBeri keterangan mengenai cadangan kementerian/jabatan untuk mengatasi masalahyang dihadapi.viii. Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian/Jabatan BertanggungjawabDalam keadaan di mana keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenaipelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi PerkhidmatanAwam, tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensiyang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program tersebut. Maklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetia hendaklah diserah kepada agensi berkenaanuntuk membuat ringkasan dan penganalisisan serta menyediakan laporan maklumbalas.Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas dalam tempoh 2minggu.D. PENUTUP6. Panduan ini telah menggaris serta menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagiperkara-perkara penting di dalam penggendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa Kerajaan. Adalahdiharapkan melalui panduan yang telah disediakan akan dapat menjamin keberkesanan urusetiamelaksanakan tugas supaya dapat membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan kepadasesebuah jawatankuasa.

9