COPLANER - ERSTE und Test/Hilfe/Präsentation/Unterlagen... · Benutzerleitfaden - Erste Schritte!Seite

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  • COPLANER - ERSTE SCHRITTE

    Benutzerleitfaden

    Verfasserin: Petra Hendrich

    ........................................................................................COPLANER - ERSTE SCHRITTE! 2

    ..............................................................................LOGIN UND EIGENE DATEN NDERN! 2

    ........................................................................................................................DIE ROLLEN! 4

    ...............................................................................................................DAS LINKE MEN! 5

    .................................................................................................EINEN TERMIN ANLEGEN:! 7

    ............................................................................................................AGENDA ANLEGEN:! 9

    ...................................................................................................PROTOKOLL ANLEGEN:! 10

    ..................................................................................................BESCHLUSS EDITIEREN! 11

    .............................................................................................MENPUNKT WHO IS WHO! 11

    ....................................................................................MENPUNKT MEINE WOHNUNG! 12

    .................FRAGEBGEN NUTZEN UND DETAILINFORMATIONEN BEREITSTELLEN! 12

    ............................................................................................................................WEBDAV! 12

    ......................................................................................FRAGEN UND HILFESTELLUNG! 12

    Benutzerleitfaden - Erste Schritte

    ! Seite 1

  • COPLANER - ERSTE SCHRITTE

    Gehe zu:www.coplaner.net

    Startbildschirm:

    Auf ANMELDEN klicken.

    LOGIN UND EIGENE DATEN NDERN

    Es ffnet sich das Anmeldefenster:

    Hier Benutzername und Passwort eingeben. Wird vom Moderator bereitgestellt.

    Benutzerleitfaden - Erste Schritte

    ! Seite 2

    http://www.coplaner.nethttp://www.coplaner.net

  • Nun kannst du in dein Projekt gehen.

    Du whlst die entsprechende Plattform, zum Beispiel zusammenarbeiter aus.

    Du whlst dein Projekt, zum Beispiel testprojekt aus.

    Nun ndere bitte dein Passwort beim ersten Login und berprfe deine Benutzerdaten:

    Klicke auf BENUTZERPROFIL. Dann kommt eine Eingabemaske, wo du deine Daten ndern kannst und beim ersten Login dein Passwort neu setzen kannst.

    Benutzerleitfaden - Erste Schritte

    ! Seite 3

  • Bitte berprfe die angegebene e-mail Adresse, an sie werden alle projektrelevanten Informationen geschickt.

    DIE ROLLENJedem Benutzer werden auf der Plattform coplaner Rollen zugeordnet, die bestimmte Dinge erlauben oder nicht erlauben. Auf Unterschiede wird in der folgenden Anleitung verwiesen.

    Im Wesentlichen gibt es die Rolle coplaner und moderator. Die Rollenzuordnung kann von moderatoren und admins verndert werden.

    coplaner: ist die standardmig vergeben Rolle, nur eigene Eintrge knnen bearbeitet werden.

    moderator: kann in dem Projekt in dem er Moderator ist, einige Funktionen mehr nutzen. Er kann auch Beitrge von anderen bearbeiten.

    Benutzerleitfaden - Erste Schritte

    ! Seite 4

  • Sobald ein coplaner oder moderator vom eigenen Projekt zu einem anderen Projekt wechselt, wo dieser nicht Mitglied ist, sieht er nur die Startseite, die auch jedem Nutzer im Web zugnglich ist, wenn er nicht eingeloggt ist.

    Welche Rolle man hat sieht man im Men auf der linken Seite. Hier mit dem roten Pfeil gekennzeichnet.

    Zuerst ist der eigenen Benutzername angegeben, danach die Rolle im Projekt - in diesem Fall moderator.

    DAS LINKE MEN

    Nach dem Login erweitert sich, wie du bestimmt gemerkt hast das Men auf der linken Seite. Es sieht jetzt so aus:

    Steckbrief: ffentliche Prsentation des Projektes (ist auch zu sehen, wenn man nicht eingeloggt ist) mit editierbarem Text und leicht austauschbaren Bildern

    berblick: gibt einen berblick ber die gesamten Projektaktivitten und ist der zentrale Menpunkt um sich die neuen Infos zu holen. Genaue Beschreibung folgt unten.

    Meine Wohnung: hier werden alle auf den Benutzer zugeschnittenen Informationen angezeigt:- individuelle Unterlagen- Fragebgen zu unterschiedlichen Themen

    Who is who: Alle Informationen zu den anderen Projekteilnehmern:- Liste und Kontakte aller Teilnehmer- Gruppenzugehrigkeiten- Mailverteiler, die alle nutzen knnen (blaue Links ganz unten)

    Benutzerleitfaden - Erste Schritte

    ! Seite 5

  • DER MENPUNKT BERBLICK

    Hier spielt sich alles Wesentliche im Projekt ab. Agenden knnen verfasst werden, zu Protokollen umgewandelt werden, Beschlsse dokumentiert und Meldungen gemacht werden.

    Wie das im Einzelnen funktioniert und was die Seite alles kann wird im Folgenden genau erklrt:

    Das Linke Men erweitert sich noch um die blau markierten Links. Dort finden sich in verschiedenen Kategorien Dokumente, die ber einen web-dav Zugang von den Moderatoren hochgeladen werden knnen. Diese Struktur stellt die zentrale Dateiablage dar. Hinweis: Unterlagen, die einem Protokoll oder Agenda angehngt wurden, findest Du immer direkt am Ende des Protokolls/der Agenda als Link.

    In der Mitte des berblicksfensters finden sich die jeweils aktuellsten Meldungen, Protokolle und Agenden.

    ber die rechte Spalte hat man Zugriff auf:

    Benutzerleitfaden - Erste Schritte

    ! Seite 6

  • - Termine: hier knnen alle Termine eingegeben werden und so eine bersicht bewahrt werden.

    - Agenden: Agenden beinhalten die voraussichtliche Tagesordnung der kommenden Treffen.

    - Protokolle: Aus den Agenden kann durch einen einfachen Klick ein Protokoll erstellt werden. Die einzelnen Punkte der Agenda werden dabei ins Protokoll bernommen und knnen dort inhaltlich weiter bearbeitet werden. In Protokollen knnen To-Dos und Beschlsse erstellt werden.

    - To-Dos: werden in den Protokollen ToDos angelegt, so erscheinen Sie hier automatisch als eigener Punkt. Die Zustndigkeit kann einem Gruppenmitglied bertragen werden.

    - Beschlsse: hier werden Beschlsse dokumentiert. Diese knnen separat oder auch im Protokoll angelegt werden und werden automatisch in diese Liste bernommen.

    - Meldungen: Meldungen sind kurze Nachrichten, die fr alle im Projekt interessant sind.

    - neu: erstellt ein neues Objekt in dem jeweiligen Bereich (ein neues Protokoll, Beschluss, Agenda, Termin,...)

    - entf: lscht ein Objekt aus der jeweiligen Liste

    - max/min: Erlaubt entweder alle (max) oder nur die ersten Eintrge (min) in der Liste anzuzeigen.

    EINEN TERMIN ANLEGEN:

    Um einen neuen Termin anzulegen, klicke im berblicksfenster in der rechten Spalte auf Termine neu.

    Benutzerleitfaden - Erste Schritte

    ! Seite 7

  • Dann erscheint folgendes Fenster in das du den Titel des neuen Termins eingibst:

    Der neue Termin Vorfhrtermin wird durch Besttigung mit OK angelegt.

    In der folgenden Maske kannst du nun die Daten des neuen Termins eingeben.

    DATUMSFORMAT:Das Datum ist in jedem Dokument im folgenden Format anzugeben, nur dann kann das System damit weiterarbeiten:

    7. Dez 2010 13:37

    Das Monat wird immer durch die ersten drei Buchstaben angegeben.

    ABKRZUNGEN IN KOPFZEILE:Die Kopfzeile hilft beim editieren und schaut im wesentlichen bei allen Formularen gleich aus:

    em ... macht den markierten Text kursiv

    strong ... macht den markierten Text fett

    hr ... fgt einen Trennstrich ein

    link ... fgt einen Link ein. Es erscheint ein Fenster in das die zu verlinkende Seite eingegeben werden kann.

    Datum, Ort ... fgt Datum: oder Ort: ein um diese Infos anzugeben.

    Nach Eingabe der Daten auf speichern drcken, damit die Daten in die Liste am rechten Rand bernommen werden.

    Benutzerleitfaden - Erste Schritte

    ! Seite 8

  • Wenn man nun auf den Termin in der rechten Spalte klickt, sieht man die Infos zum Termin im mittleren Fenster dargestellt.

    Das sptere Bearbeiten eines angelegten Termins ist dem jeweiligen Ersteller mglich und den Moderatoren.

    AGENDA ANLEGEN:

    Eine Agenda wird hnlich wie ein Termin angelegt. Dazu in der rechten Spalte auf Agenda neu klicken. Es ffnet sich ein Eingabefenster in das der Titel der Agenda einzutragen ist. Danach kann man in der Maske die Tagesordnungspunkte angeben.

    In der Kopfzeile gibt es zustzliche Abkrzungen, in der folgenden Eingabe habe ich sie bereits verwendet:

    TOP: damit wird ein Tagesordnungspunkt gekennzeichnet und automatisch entsprechend formatiert (siehe auch Ausgabe in der Ansicht der Agenda - nchstes Bild).

    Beschluss: Ein zufassender Beschluss kann so in die Agenda aufgenommen werden. Der Beschluss erscheint ebenfalls in der rechten Spalte unter Beschlsse.

    Todo: ein neues Todo kann so angelegt werden, es erscheint ebenfalls in der Lister in der rechten Spalte unter Todos.

    Wenn die Agenda fertig aufgenommen ist, auf speichern drcken. Nun werden Beschlsse und Todos in die rechte Spalte bernommen.

    Benutzerleitfaden - Erste Schritte

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  • Das sptere Bearbeiten einer angelegten Agenda und den in diesem Zusammenhang entstandenen Beschlssen und ToDos ist dem jeweiligen Ersteller mglich und den Moderatoren.

    PROTOKOLL ANLEGEN:

    Um ein Protokoll anzulegen gibt es zwei Mglichkeiten:

    1. Mglichkeit: Wie vorher bei der Agenda, einfach neben dem Punkt Protokoll in der rechten Spalte auf neu klicken und den Anweisungen folgen.

    2. Mglichkeit: Es gibt bereits eine Agenda, aus der ein Protokoll gemacht werden soll. Dazu auf die Agenda klicken und in der oberen Zeile auf umwandeln klicken. Dadurch entsteht aus der Agenda automatisch