CURS 2 - protocol.ppt

Ioana Vârsta

PROTOCOL ŞI ETICHETĂ DIPLOMATICECURSUL 2

Protocol şi etichetă în comunicare şi la evenimentele sociale

PROTOCOL ŞI ETICHETĂ DIPLOMATICEIoana Vârsta

COMUNICAREAAdresarea către o altă persoană

2


Adresarea către o altă persoană Adresarea iniţială către o persoană se face invocându-i corect cel mai

important titlu deţinut de aceasta şi numele de familie. Formalismul diplomatic, în special, dar şi cel oficial instituţional sau

corporatist presupune ca niciodată să nu vă adresaţi reprezentanţilor diplomatici sau oficialilor folosindu-le prenumele, aşa cum se obişnuieşte în Statele Unite. Adresarea ar trebui să se bazeze pe titlurile deţinute, până în momentul în care sunteţi invitat să vă adresaţi altfel.

În cazul în care se face prezentarea soţului/soţiei, se poate spune prenumele sau soţul meu (my husband) sau soţia mea (my wife), mai degrabă decât Dl./Dna. Popescu (Mr./Mrs. Smith).

3


Adresarea către o altă persoană Către ambasadori adresarea este întotdeauna Dl./Dna. Ambasador

(Mr./Madam Ambassador) sau Ambasadorul Popescu (Ambassador Jones). Numai cu ocazia invitaţiilor speciale sau în cazul în care este o veche prietenie, vă puteţi adresa unui ambasador cu prenumele, şi asta numai în cazul în care nu vă aflaţi în public. În adresarea indirectă formula este ambasadorul (the ambassador), iar în cazul în care este împreună cu soţia/soţul the ambassador and Mr./Mrs. Smith. Dacă soţia şi-a păstrat numele dinainte de căsătorie, adresarea este the ambassador and his wife, Ms. Smith.

O persoană îşi păstrează în adresare titlul de ambasador şi după ce îşi încheie misiunea în această funcţie. În ţările francofone, soţiei ambasadorului i se adresează cu formularea Madam Ambassador. În cazul în care ambasadorul este femeie, în toate ţările adresarea corectă este Ambassador Jones pentru a evita confuziile şi a o asigura de tot respectul.

4


Adresarea către o altă persoană Cei de rang inferior celui de ambasador vor fi apelaţi cu formularea Mr.,

Ms. sau Mrs., dacă statusul marital le este cunoscut. În limba română, pentru toate persoanele de sex feminin, peste 18 ani,

indiferent de statusul marital, adresarea va fi Doamna ... (nume), regulă adoptată după normele de etichetă franceze. Bineînţeles, persoana feminină, în cazul în care nu este căsătorită, nu va face corectura Domnişoara ... (nume).

5


Adresarea către o altă persoană În cazul adresării către personalităţi cu înalte funcţii în stat sau către

conducători ai unor culte regilioase, se va manifesta o atenţie deosebită pentru cunoaşterea şi folosirea titulaturilor şi a formulelor corecte de adresare, erorile în această privinţă fiind foarte prost primite.

Astfel, în cazul unor monarhi, formula introductivă de adresare va fi cea de Sire, pentru împărat sau rege, şi de Doamnă, pentru împărăteasă şi regină, iar cea de adresare completă Majestăţii Sale Elisabeta II, Regina Marii Britanii; în cuprinsul scrisorii se va folosi Majestatea Voastră. Pentru prinţi se va folosi, după caz, adresarea Alteţei Sale Serenissime, dacă este prinţ suveran al unui stat şi Alteţei Sale Imperiale sau Alteţei Sale Regale, dacă este fiul unui împărat sau rege. În cuprinsul scrisorii adresarea va fi Alteţa Voastră Serenissimă, Alteţa Voastră Imperială, Alteţa Voastră Regală.

6


Adresarea către o altă persoană Pentru străini, având funcţii de preşedinte de stat, şef de guvern,

ministru, ambasador, încă se foloseşte formula introductivă de Excelenţă, iar în cuprinsul scrisorii cea de Excelenţa Voastră sau Dumneavoastră. De remarcat este faptul că tendinţa actuală este aceea ca, în cazul înalţilor demnitari – preşedinte de stat, prim ministru – să nu se mai adauge nicio altă formulă de adresare, tocmai pentru a sublinia greutatea funcţiei deţinute. Această stilistică a impusă în relaţiile internaţionale de către practicile la nivelul NATO şi apoi la nivelul UE.

În cazul demnitarilor autohtoni, în majoritatea ţărilor, nu se foloseşte formula de adresare Excelenţă, ci aceea de Domnule, Dumneavoastră.

7


Adresarea către o altă persoană În încheierea scrisorilor adresate unor înalte personalităţi de stat, se pot

folosi formule de politeţe ca: Rog pe Majestatea Voastră/Alteţa Voastră să binevoiască a accepta expresia profundului meu respect; Vă rog, Domnule Preşedinte, să binevoiţi a primi expresia consideraţiei mele celei mai înalte; Vă rog să acceptaţi, Domnule Ministru/Ambasador, expresia înaltei mele consideraţii; Vă rog să primiţi, domnule Director, expresia distinsei mele consideraţii.

8


Adresarea către o altă persoanăBiserica Ortodoxă Română Patriarhului - Prea Fericite Părinte Patriarh, Prea Fericirea Voastră, Prea Fericirii

Sale, Prea Fericitului Părinte Daniel, Patriarhul Bisericii Ortodoxe Române; Mitropoliţilor şi Arhiepiscopilor - Înalt Prea Sfinţite, Înalt Prea Sfinţiei Voastre,

Înalt Prea Sfinţiei Sale, Înalt Prea Sfinţitului... (prenumele), Mitropolitul Moldovei şi al Bucovinei;

Episcop sau Arhiereu vicar - Prea Sfinţite, Prea Sfinţia Voastră, Prea Sfinţiei Sale, Prea Sfinţitului ... (prenumele), Episcop al Râmnicului;

Arhimandrit şi Stareţ - Prea Cuvioase Părinte Arhimandrit/Stareţ, Prea Cuvioşia Voastră, Prea Cuvioşiei Sale, Prea Cuviosului Arhimandrit Vasile; dacă acesta este şi stareţ, adăugăm, în continuare, Stareţul Mănăstirii (denumirea);

Preot - Prea Cucernice Părinte, Prea Cucernicia Voastră, Prea Cucernicului Părinte (numele), paroh al bisericii (denumirea);

Călugăr/Călugăriţă - Cuvioase Părinte, Cuvioasă Maică

9


Adresarea către o altă persoană Biserica Română Unită cu Roma, Greco-Catolică foloseşte aceleaşi

formule de adresare ca şi cele din Biserica Ortodoxă. Excepţie se face în cazul conducătorului acestui cult, care are rang de Arhiepiscop Major, iar formula de adresare este Preafericirea Sa Lucian, Arhiepiscop Major al Bisericii Române Unite cu Roma, Greco-Catolică.

Biserica Armeană şi Cultul Creştin de Rit Vechi folosesc aceleaşi formule de adresare ca şi cele pentru ierarhii Bisericii Ortodoxe. Pentru Catolicosul de la Ecimiadzin (şeful suprem al Bisericii Armene de pretutindeni) se va folosi Sanctitatea Voastră.

10


Adresarea către o altă persoanăBiserica Romano-Catolică Papa - Sanctitatea Voastră, Prea Sfinte Părinte, Sanctităţii Sale Papa

Benedict al XVI-lea; Cardinal - Eminenţa Voastră sau Domnule Cardinal, Eminenţei Sale

Cardinalul (numele), la care se adaugă funcţia deţinută (Arhiepiscop de …); Arhiepiscop/Episcop - Excelenţă, Monseniore, Domnule

Arhiepiscop/Episcop, respectiv Excelenţei sale Arhiepiscopului de (denumirea diocezei) Monseniorul (numele);

Preot - Părinte Paroh, Domnule Părinte; Călugări - Cuvioase Părinte, Cuvioasă Maică. La noi în ţară, în corespondenţa oficială se folosesc, şi în cazul ierarhilor

romano-catolici, formule de adresare similare celor folosite către ierarhii ortodocşi. Doar pentru cardinali se foloseşte adresarea Eminenţa Voastră.

11


COMUNICAREASalutul

12


Salutul Întotdeauna va fi salutată persoana căreia i se cuvine mai multă

deferenţă. Salutul este o manifestare de curtoazie faţă de o altă persoană sau de un

grup de persoane. El comportă, în mimică şi în ţinută, o serie de nuanţe care pot să-i modifice sau să-i completeze sensul, să constituie o expresie de stimă sau o simplă obligaţie formală.

13


Salutul Va fi salutat primul cel căruia i se cuvine mai multă deferenţă

Cei tineri îi vor saluta pe cei mai în vârstă; Bărbaţii salută primii femeile; Cei cu funcţii mai mici îi salută pe cei superiori în grad; Cei nou veniţi îi salută pe cei aflaţi, deja, într-o încăpere sau loc de

întâlnire. Odată adresat salutul faţă de un grup, nu mai este obligatoriu să se dea bună ziua fiecărei persoane, individual. Dacă totuşi acest lucru se face, se va începe cu cei cărora li se cuvine mai multă deferenţă.

Indiferent de vârstă sau de funcţie, curtoazia cere ca bărbatul să fie cel care salută mai întâi femeia, această regulă fiind valabilă atât în viaţa publică, în activităţi desfăşurate în instituţii sau firme, cât şi în relaţiile cu caracter privat.

14


Salutul Între persoane de acelaşi sex, întâietatea dată funcţiei în raporturile de

serviciu cedează locul criteriului de vârstă în viaţa particulară. În cazul unor persoane între care nu există nici o deosebire, conform

criteriilor evocate, se vor avea în vedere următoarele criterii: Cel care este în mişcare îl va saluta primul pe cel care stă pe loc; Când ambii sunt în mişcare, cel care taie drumul celuilalt va saluta

primul; Dacă se deplasează în aceeaşi direcţie, cel care circulă mai repede va

saluta primul; Cel care se află într-o maşină îl salută primul pe cel care merge pe

jos, în cazul în care a fost văzut; Când persoanele sunt egale ca poziţii în societate sau când nu se cunoaşte

exact statutul celui întâlnit, cel care este mai politicos va saluta primul. Nu este un semn de demnitate a aştepta să fii salutat primul.

15


Salutul Cineva salutat trebuie să răspundă imediat la salut, a proceda altfel este o

mare impoliteţe. Excepţie fac femeile, dacă sunt singure şi au fost salutate de un necunoscut. Bărbaţii trebuie să răspundă la salut, chiar şi necunoscuţilor.

Pentru ambele sexe sunt valabile, în plus, câteva recomandări, şi anume: O persoană care pare cunoscută, fără a o putea totuşi identifica, este

preferabil să fie salutată; În cazul întâlnirii cu o persoană cunoscută pe care nu doriţi, totuşi, s-o

salutaţi, eschivarea trebuie făcută cu tact. Se salută primul la intrarea într-un birou, într-un restaurant, într-un lift,

într-un compartiment de tren sau sală de aşteptare, într-un magazin mic. Nu se salută persoane necunoscute la urcarea într-un mijloc de transport în comun, la intrarea într-un magazin mare, într-o gară sau oficiu poştal, însă este bine să fie salutate persoanele care servesc la ghişeele acestor instituţii, atunci când ne adresăm lor.

16


Salutul Atât bărbaţii, cât şi femeile salută, prin ridicarea în picioare (bărbaţii, în

plus, descoperindu-şi capul), la intonarea imnului naţional al României şi a imnurilor străine, cu prilejul unor manifestări publice, precum şi la trecerea drapelului de stat în cadrul unei parade sau la ridicarea acestuia, când este vorba de o ceremonie oficială.

Se salută, de asemenea, cortegiile mortuare, bărbaţii şi femeile oprindu-se pentru aceasta, un moment, când cortegiul trece în dreptul lor, primii descoperindu-şi capul, pentru câteva clipe.

17


Strângerea de mână Iniţiativa strângerii mâinii, spre

deosebire de salut, aparţine persoanei căreia i se datorează deferenţă.

Strângerea de mână este un gest care poate urma salutului. El poate interveni fie când persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorbă sau a continua drumul împreună, fie cu ocazia prezentărilor.

Schimbul de strângeri de mână se face cu o uşoară înclinare a capului, având contact vizual cu interlocutorul.

18


Strângerea de mână Bărbatul nu va da niciodată mâna şezând, nici unei femei, nici altui

bărbat. Femeile, de regulă, nu se ridică în picioare când dau mâna cu bărbaţii sau cu alte femei. Pot face excepţie doar faţă de cineva mult mai în vârstă sau faţă de personalităţi de rang înalt, cărora ţin să le arate o consideraţie deosebită. În cazul femeilor gazde, în mod firesc, acestea se ridică pentru a-şi întâmpina oaspeţii, indiferent de sexul şi vârsta acestora.

De reţinut că, la reuniuni sau întâlniri în grup, strângerile de mână se schimbă mai întâi între femei, apoi ele dau mâna cu bărbaţii şi la urmă bărbaţii dau mâna între ei. Pe măsură ce grupul devine mai numeros, cei ce i se alătură mai târziu nu trebuie să dea mâna cu toţi cei prezenţi, putându-i saluta prin înclinarea capului şi rostirea unei formule de salut.

19


Sărutatul mâinii Unei doamne i se va săruta mâna numai

dacă aparţine unei culturi în care acest gest este acceptat şi doar într-un cadrul monden.

Sărutatul mâinii este un alt gest legat de schimbul de saluturi, în anumite împrejurări, între un bărbat şi o femeie.

La întinderea mâinii de către o femeie, bărbatul se apleacă pentru a o săruta uşor sau doar a o apropia de buze. În niciun caz nu va rămâne cu spatele drept, trăgând spre buzele sale mâna femeii, dar nici, aplecat fiind, să o sărute zgomotos;

20

Denis Thatcher, soţul lui Margaret Thacher, o salută pe Prima Doamnă a SUA, Nancy Reagan, sărutându-i mâna, 1988


Sărutatul mâinii Sărutul mâinii se face când vă aflaţi în interior, nefiind recomandabil să

faceţi acest gest pe stradă sau în locuri publice; Uzanţa este ca la reuniuni de lucru ale oficialităţilor şi ale oamenilor de

afaceri să nu se mai sărute mâna femeilor, acest gest făcându-se doar la evenimentele mondene;

Nu se sărută mâna înmănuşată; Nu se sărută mâna tinerelor fete.

21


COMUNICAREAPrezentarea unei persoane

22


Prezentarea unei persoane Când se face prezentarea a două persoane,

primul nume pronunţat va fi al persoanei căreia i se datorează mai multă deferenţă.

Obiectivul pentru care persoanele sunt introduse (prezentate) este acela de a-şi cunoaşte numele între ele şi de a putea purta în continuare o conversaţie. Este, de asemenea, o manifestare a relaţiilor interumane, în legătură cu care trebuie respectate anumite norme de etichetă.

23


Prezentarea unei persoane Ca şi în cazul salutului, vom aplica principiul priorităţii persoanelor cărora

li se datorează mai multă deferenţă. Astfel, bărbaţii sunt prezentaţi femeilor, persoanele cu grade mai mici sunt prezentate celor de rang superior, iar tinerii celor mai în vârstă. Se face excepţie în cazul tinerelor fete, care vor fi prezentate ele unui bărbat mai în vârstă, nu invers.

Prezentarea, de obicei, este făcută de o a treia persoană, în cele mai multe cazuri de către gazda casei în care are loc întâlnirea sau altcineva care cunoaşte cele două persoane, care urmează a fi recomandate una alteia.

24


Prezentarea unei persoane Formularea prezentărilor trebuie să ţină cont şi ea de o anumită etichetă.

Conform acesteia, se pronunţă întâi numele persoanei căreia i se face prezentarea, însoţindu-l de o formulă de politeţe, şi apoi numele celui care este prezentat. Ex. „Domnule Popescu, daţi-mi voie să vi-l prezint pe domnul Ionescu“ sau în engleză „Mrs. Smith, may I present Mr. Jones?”. Dacă cel căruia urmează să i se prezinte cineva este o personalitate de seamă, se va menţiona doar funcţia sau titlul acestuia, fără a i se mai adăuga numele: „Domnule ministru, vă rog să-mi permiteţi să vi-l prezint pe domnul Popescu“. Este o formă de politeţe prin care se subliniază notorietatea persoanei care ocupă funcţia mai importantă.

25


Prezentarea unei persoane Este uzual ca ambele persoane astfel recomandate să se încline uşor, cea

prezentată, fireşte, dând expresie unui sentiment de consideraţie. Imediat după aceasta, cel către care a fost făcută prezentarea întinde mâna celui care i-a fost recomandat şi acesta i-o strânge. Întinderea mâinii este bine să fie însoţită de expresii ca: „Încântat“, „Bucuros să vă cunosc“ sau altele care să exprime satisfacţia că această întâlnire a avut loc. Dacă prezentarea este urmată de un schimb de cărţi de vizită, cel mai mic în grad sau bărbatul este primul care oferă cartea sa de vizită şi nu cel ierarhic superior sau femeia.

26


Prezentarea unei persoane Când este vorba de persoane de acelaşi grad şi aproximativ de aceeaşi

vârstă, deci fără probleme de precădere, se poate folosi o formulă simplificată: „Îmi permiteţi să vă prezint: Domnul (doamna) Popescu, domnul (doamna) Ionescu“, nemaicontând ordinea în care se pronunţă numele celor două persoane. În engleză formula "Mrs. Smith, Mr. Jones," este de acceptată.

Pentru a face prezentarea mai plăcută, în momentul în care prezentaţi două persoane, este recomandat să spuneţi câte o frază despre fiecare. Acest fapt face posibilă începerea unei conversaţii între cei doi, acesta fiind scopul pentru care i-aţi prezentat unul altuia.

27


Prezentarea unei persoane În cazul unei reuniuni, gazda va pronunţa mai întâi numele persoanei care intră şi

apoi ale celor aflaţi, deja, la faţa locului; La prezentarea unui cuplu, nu se va începe cu soţia, ci cu soţul, spunându-se

Domnul şi doamna Popescu sau Domnul profesor Ionescu şi doamna. În engleză, în funcţie de faptul că soţia a adoptat numele de familie al soţului sau nu, adresarea va fi Mr. and Mrs. Smith (au acelaşi nume de familie) sau Mr. Smith and his wife, Ms. Jones (soţia şi-a păstrat numele de familie de dinainte de căsătorie).

Persoanele singure sunt prezentate cuplurilor; Când cineva îşi prezintă soţul/soţia sau un alt membru al familiei, nu va spune

Daţi-mi voie să vă prezint pe domnul Popescu, respectiv doamna Angelescu, ci, în mod simplu Soţul meu, Soţia mea, Vărul meu, Fiica mea;

Atunci când îi este prezentată o persoană, indiferent de vârstă, un bărbat se ridică în picioare. Femeia va rămâne aşezată, cu excepţia situaţiilor când cei care îi sunt prezentaţi sunt fie o femeie mai în vârstă, fie o femeie faţă de care doreşte să îşi exprime respectul, cum ar fi gazda, fie un bărbat cunoscut ca personalitate marcantă sau un bărbat mult mai în vârstă.

28


Prezentarea unei persoane O altă formă de prezentare este autoprezentarea. Se recurge la

autoprezentare atunci când, aflându-ne la o reuniune oficială sau privată, gazda este absentă sau, în activitatea profesională când nu îi cunoaştem pe toţi cei prezenţi la o anumită întâlnire de lucru. De asemenea, această formă de prezentare este perfect acceptabilă şi chiar încurajată ca gest în cadrul evenimentelor sociale, al căror obiectiv principal este tocmai punerea în contact a cât mai multor persoane în vederea dezvoltării unor relaţii viitoare. Este preferabil ca în momentul acestui tip de prezentare să fie adăugate şi alte detalii referitoare la dumneavoastră (ex. Bună ziua, permiteţi-mi să mă prezint, Ion Popescu, consilier la Ambasada României sau Hello, I'm Jane Smith, Vice Consul at the United States Embassy.). Răspunsul formal la acest tip de prezentare este Încântat, Liviu Ionescu, consilier la Ministerul Afacerilor Externe sau How do you do? Bill Jones, manager director at Steel Company. Informal, trebuie să zâmbiţi şi să răspundeţi Hello sau It's nice to meet you.

29


Prezentarea unei persoane Cel mai bun şi politicos mod de a discuta din nou cu o persoană al cărui

nume nu îl mai ţineţi minte este menţionarea numelui tău din nou (Bună ziua, sunt Ion Popescu, ne-am întâlnit la ultima conferinţă organizată de minister. Mă bucur să vă revăd. sau Good evening, I'm Jim Smith. We met recently at the ambassador's home. I'm pleased to see you again.) . După această formulare este foarte probabil ca şi cealaltă persoană să se prezinte din nou, ceea ce poate salva o situaţie stânjenitoare în care v-aţi putea afla amândoi.

30


COMUNICAREASchimbul de cărţi de vizită

31


Schimbul de cărţi de vizită O altă modalitate de comunicare scrisă este cea realizată prin cărţi de

vizită. Acestea pot fi de format standard, având dimensiunea de 90x50 mm, sau de format A6 – 148x105 mm.

Cărţile de vizită oficiale cuprind sigla şi numele companiei sau instituţiei, prenumele, numele, titlul şi funcţia persoanei în cauză, contactele instituţiei sau companiei – adresa poştală, felefon, fax, adresa de web – şi contactele instituţionale ale persoanei – telefon mobil de serviciu, adresa de e-mail profesională. Pe cărţile de vizită oficiale nu vor fi trecute adresa de acasă, telefonul de acasă, telefonul mobil personal sau adresa de e-mail personală.

32


Schimbul de cărţi de vizită De asemenea, cărţile de vizită oficiale vor respecta elementele grafice

prevăzute în manualul de identitate grafică al instituţiei, respectiv companiei. Nimic nu este mai de neînţeles pentru un oficial străin în momentul în care intră în contact cu o delegaţie a unei instituţii, iar fiecare membru al acesteia prezintă câte o carte de vizită cu grafică diferită. De la primul contact acea instituţie transmite mesajul că în coerenţa ei internă există o problemă, iar acest fapt nu are cum să ajute discuţiilor ulterioare.

Cărţile de vizită oficiale, pentru cei care au contacte frecvente cu persoane străine pot fi bilingve – o faţă în română şi una în engleză – sau, pentru contacte în zonele Asia sau Orientul Mijlociu – o faţă în engleză şi una în chineză, arabă etc.

33


Schimbul de cărţi de vizită Cărţile de vizită pot fi folosite atât în

momentul în care faceţi cunoştinţă cu cineva şi doriţi să vă prezentaţi, dar şi pentru a transmite mesaje foarte scurte, scrise de mână, sau pentru a însoţi trimiterea unui document sau obiect.

În activitatea diplomatică, dar şi în cea de afaceri, sunt o serie de abreviaţii care se scriu pe cărţile de vizită şi care au semnificaţie foarte precisă. Aceste reguli sunt de origine franceză şi se păstrează până astăzi, utilizându-se în toată lumea.

34


Schimbul de cărţi de vizită Comunicările care pot fi transmise prin cărţile de vizită sunt următoarele:

p.p. (pour la présentation) - pentru prezentare, când venit nou într-o localitate doriţi să vă prezentaţi unor oficialităţi, vecinilor şi altora care consideraţi că e bine să cunoască acest fapt

p.f.c. (pour faire connaisances) - pentru a face cunoştinţă, deci exprimarea dorinţei exprese de a intra în relaţii

p.f. (pour féliciter) - pentru a felicita cu un anumit prilej p.f.N.A. (pour féliciter à l’occasion de la Nouvelle Année) - pentru a felicita cu ocazia

Anului Nou p.f.f.n (pour féliciter à l’occasion de la fête nationale) - pentru a felicita de ziua naţională p.s. (pour saluer) - pentru a transmite salutări p.c. (pour condoléances) - pentru a transmite condoleanţe p.r. (pour remercier) - pentru a mulţumi pentru ceva p.p.c. (pour prendre congé) - pentru a-şi lua rămas bun

La ultimele două mesaje nu se răspunde.

35


Schimbul de cărţi de vizită Dacă pe o carte de vizită care însoţeşte trimiterea unui document sau a

unui obiect este scrisă abrevierea R.S.V.P. (retournez s’il vous plait), înseamnă că expeditorul aşteaptă să-i fie returnată trimiterea în cauză. (A nu se confunda cu R.S.V.P. înscris pe invitaţii, care înseamnă répondez, s'il vous plaît, adică se aşteaptă confirmarea sau infirmarea prezenţei persoanei invitate).

Cărţile de vizită de format mare sunt destinate anume pentru corespondenţă, bineînţeles scurtă, scrisă de obicei de mână şi semnată de expeditor. Ele se folosesc pentru transmiterea de mulţumiri pentru un serviciu făcut de cineva, pentru un dejun sau un dineu la care s-a participat, pentru transmiterea de felicitări cu ocazia unui eveniment deosebit etc.

36


Schimbul de cărţi de vizită Schimbul de cărţi de vizită se face în momentul prezentării, persoana mai

importantă fiind cea care oferă prima propria carte de vizită. Cărţile de vizită vor fi ţinute într-un loc la îndemână (tot timpul acelaşi

buzunar al hainei sau al genţii) pentru a avea acces imediat la ele. O căutare prelungită a cărţilor de vizită în momentul în care doriţi să le oferiţi crează un moment stânjenitor.

Într-o întâlnire cu mai multe persoane vom oferi tuturor câte o carte de vizită, dacă numărul acestora nu este mai mare de şase. Înainte de a o oferi trebuie să ne asigurăm de faptul că informaţiile tipărite sunt corecte şi actuale, eventualele corecturi şi adăugiri ulterioare nefăcând o bună impresie.

Totdeauna va trebui să aveţi suficiente cărţi de vizită la dumneavoastră, nimic nefiind mai stânjenitor decât faptul că aţi rămas fără cărţi de vizită în momentul în care sunteţi prezentat.

37


Schimbul de cărţi de vizită De asemenea, este un gest lipsit total de politeţe să oferiţi cărţi de vizită

doar omologilor dumneavoastră, în cadrul unei întâlniri mai largi, la care participă şi colaboratori ai acestuia, inferiori ierarhic.

În momentul în care primiţi o carte de vizită, aceasta este citită întâi (se vor citi numele instituţiei, al persoanei şi funcţia acesteia) şi apoi este introdusă într-un buzunar. În cazul în care schimbul de cărţi de vizită se face în cadrul unei discuţii care are loc stând la masă, cărţile de vizită vor fi păstrate pe masă, pentru a pronunţa corect numele fiecărei persoane prezentă în întâlnire şi pentru a invoca corect funcţia pe care o deţine.

O carte de vizită pe care o primim ne este destinată exclusiv. Nu putem oferi altora decât cartea noastră de vizită, nu şi pe cele primite. Este alegerea fiecăruia dintre noi unde ajunge propria noastră carte de vizită.

38


COMUNICAREAConvorbirea telefonică

39


Convorbirea telefonică Telefonul este un mijloc de comunicare devenit

indispensabil în rezolvarea activităţilor profesionale curente, dar şi în menţinerea relaţiilor cu cunoscuţi sau prieteni. Din acest motiv, convorbirile telefonice trebuie să se desfăşoare după o anumită etichetă.

Întotdeauna când sunaţi pe cineva trebuie să vă prezentaţi. Veţi indica numai numele, fără apelativul domnul ..., iar în cazul în care apelaţi o persoană care nu vă este foarte apropiată, veţi menţiona şi instituţia sau compania din care faceţi parte. Dacă este necesar, veţi menţiona şi funcţia pentru ca cel apelat să înţeleagă calitatea în care purtaţi discuţia respectivă.

40

Preşedintele american John F. Kennedy (1917 - 1963) vorbind la telefon de pe scaunul său din Biroul Oval, în timpul crizei oţelului, Washington DC, 1962


Convorbirea telefonică În situaţia în care legătura telefonică este făcută prin secretariat,

apelantul este cel care trebuie să aştepte la telefon legătura cu persoana apelată. Mai precis, în situaţia în care solicitaţi secretarei dumneavoastră să vă facă o legătură telefonică, aceasta va suna secretara celui apelat, apoi vă va face legătura dumneavoastră cu secretara celui apelat şi veţi aştepta până vi se va face legătura cu persoană căutată.

De asemenea, în cazul în care legătura telefonică se face prin secretariate, înainte ca apelantului să i se facă legătura cu secretara apelatului, se va cere de către aceasta asentimentul celui apelat pentru a purta respectiva convorbire. Raţiuni diverse pot face imposibilă purtarea respectivei convorbiri în acel moment, iar lămurirea acestei situaţii trebuie să se facă la nivel de secretariate.

Orice convorbire telefonică se va termina cu un mesaj de salut.

41


COMUNICAREAEticheta în corespondenţă

42


Eticheta în corespondenţă Din cele mai vechi timpuri, spre deosebire de comunicarea orală,

comunicarea în scris a fost un mijloc la dispoziţia persoanelor educate, motiv pentru care tot timpul a avut un anume formalism, o anume etichetă. Toate aceste reguli ale comunicării în scris, respectiv ale corespondenţei, au suferit o continuă evoluţie, dar totdeauna au păstrat o anume rigoare ceea ce a făcut ca mulţi ligvişti să susţină că despre orice limbă se poate spune că are două componente distincte – limba vorbită şi limba scrisă.

Comunicarea scrisă presupune o atenţie specială atât în ceea ce priveşte exprimarea şi conţinutul, cât şi aspectul documentului respectiv. Pentru că modul în care ne exprimăm în scris în primul rând ne reprezintă, iar în al doilea rând arată respectul pe care îl purtăm destinatarului. Acest fapt este valabil atât pentru persoane, cât şi pentru instituţii.

43


Eticheta în corespondenţă În particular, corespondenţa oficială este supusă unei rigori suplimentare rezultată

din cutumă şi din convenţiile adoptate pentru ca raporturile interpersonale exprimate în scris să reflecte total raporturile sociale sau instituţionale. Stilul adoptat trebuie să confere destinatarului certitudinea că i se respectă rangul, poziţia oficială sau deferenţa care i se cuvine. În ceea ce priveşte corespondeţa diplomatică, stilul comunicării în scris se înscrie, însă, în cadrul principiilor de egalitate, consideraţie mutuală între state şi respect.

Referitor la forma corespondenţei, conform etichetei europene, aceasta se poartă pe hârtie A4 (210x297 mm), de bună calitate. Antetul hârtiilor va fi întotdeauna în aceeaşi formă grafică, în conformitate cu manualul de identitate al instituţiei sau companiei. De asemenea, în cazul în care corespondenţa provine din partea unei oficialităţi, antetul poate să conţină numele şi funcţia acesteia.

Pentru corespondenţa specială se poate folosi o hârtie filigranată sau colorată în masă, în culori discrete, pentru a da mai multă distincţie documentelor.

44


Eticheta în corespondenţă În categoria corespondeţei oficiale intră atât comunicarea scrisă dintre

instituţii sau companii, cât şi documentele care sunt trimise de terţi, inclusiv persoane fizice, acestora. Din acest motiv, trebuie înţeles faptul că forma în care aceste documente sunt întocmite este la fel de importantă ca fondul comunicat. Atenţia cu care trebuie întocmită corespondenţa oficială este importantă pentru că aceasta nu implică numai persoana care întocmeşte documentele respective, ci mai ales instituţia sau compania pe care o reprezintă. Iar dincolo de toate acestea, nu trebuie scăpat din vedere faptul că toate aceste documente se arhivează.

Formularea textului corespondenţei oficiale trebuie să aibă termeni neechivoci, să aibă exprimare, ortografie şi punctuaţie corecte. Limbajul trebuie să fie precis, iar descrierea logică, structurată şi concisă. Acest fapt dovedeşteîn primul rând, în ceea ce vă priveşte, o foarte bună înţelegere a temei şi capacitate de sinteză. Este recomandat ca o scrisoare să nu depăşească două pagini redactate în format standard.

45


Eticheta în corespondenţă De asemenea, este foarte importantă scrierea corectă a numelor proprii,

greşelile în această privinţă fiind interpretate atât ca o lipsă totală de curtoazie, dar mai ales ca o lipsă de profesionalism din partea dumneavoastră. Trebuie, în acelaşi timp, să vă asiguraţi de faptul că ştiţi sexul persoanei căreia vă adresaţi pentru a avea o adresare corectă (Ex. Sam Johson poate fi apelativul atât pentru Samantha Johnson, cât şi pentru Samuel Johnson; va trebui să ştiţi cu exactitate prenumele complet pentru a şti dacă adresarea este Mrs. sau Mr.).

46


Eticheta în corespondenţă O scrisoare oficială trebuie să îndeplinească următoarele condiţii de formă

şi conţinut: Trebuie să fie datată. Data întocmirii se scrie, de obicei, în partea dreaptă-

sus a primei pagini. Trebuie precizat cui îi este adresată. Destinatarului i se va preciza

prenumele, numele, funcţia, instituţia sau compania pe care o reprezintă. Formularea va fi de tipul Domnului ..., ministrul ... sau Domnului ..., general manager al companiei ... În unele scrisori oficiale, destinatarul este precizat la sfârşitul acesteia, dar recomandăm să fie introdusă la început.

Forma introductivă de adresare – Domnule Preşedinte, Domnule Ministru etc. – care se va scrie în partea de sus a scrisorii.

Cuprinsul scrisorii care va fi organizat în paragrafe. Stilul clasic de redactare a paragrafelor este cu alineat de 10 mm la interior, dar mai nou este adoptat stilul fără alineat şi cu spaţiere între paragrafe.

47


Eticheta în corespondenţă Formula de încheiere, care cuprinde diverse sintagme de politeţe – Cu

stimă, Cu deosebită consideraţie, Cu deosebit respect etc.- şi care se scrie în partea dreaptă a paginii. Pentru a da o notă personală scrisorii, în situaţia în care aveţi o relaţie apropiată cu destinatarul, formula introductivă şi formula de încheiere se pot scrie de mână, cu aceeaşi cerneală cu care se va semna. În funcţie de relaţia pe care o aveţi cu destinatarul, la formula de introducere standard se poate adăuga şi dragă prietene, iar la formula de încheiere standard Asigurându-vă de întreaga mea consideraţie se poate adăuga şi prietenie.

Semnătura expeditorului, olografă, care se va scrie sub formula de încheiere şi numele şi funcţia destinatarului dactilografiate, dacă acestea nu sunt precizate în antetul scrisorii. În cazul în care sunt mai mulţi semnatari ai scrisorii, numele şi funcţiile acestora se vor scrie în ordine ierarhică.

În tot cuprinsul scrisorii nu se vor folosi abrevieri, excepţie făcând numele unor instituţii după ce în prealabil a fost scris numele întreg al acestora.

48


COMUNICAREACorespondenţa diplomatică

49


Corespondenţa diplomatică O categorie distinctă a corespondenţei oficiale este corespondenţa

diplomatică, prin care se înţelege comunicarea oficială, făcută în scris, între şefii de stat şi de guvern, între Ministerul Afacerilor Externe şi alte ministere ale statului acreditar şi misiunile diplomatice străine, precum şi între misiunile diplomatice acreditate în capitala aceluiaşi stat

Corespondenţa diplomatică are menirea să completeze demersurile diplomatice verbale şi să oficializeze, cu precizie, poziţiile exprimate de părţi. În prezent, dat fiind numărul din ce în ce mai mare de persoane şi de instituţii implicate în activitatea diplomatică şi diversificarea temelor de interes, tendinţa este de a se comunica preponderent în scris, pornind de la princiul verba volant, scripta manent. Bineînţeles, o influenţă în acest sens o are şi dezvoltarea tehnologică în domeniul IT&C.

50


Corespondenţa diplomatică

Expresia Sensul în care trebuie citită

nu putem rămâne indiferenţi vom interveni în mod sigur

privim cu îngrijorare vom adopta o linie fermă

vom reconsidera cu atenţie poziţia noastră suntem pe cale de a adopta o poziţie ostilă

avem rezerve în ce priveşte... nu vom permite...

vom fi obligaţi să luăm în considerare propriile noastre interese examinăm posibilitatea ruperii relaţiilor

51

Cele mai frecvent folosite expresii şi sensul în care trebuie citite


Corespondenţa diplomatică Nota verbală este cea mai utilizată formă scrisă de comunicare

diplomatică. Întocmită la persoana a treia, pe o pagină cu antet, ea poartă un număr de înregistrare şi data întocmirii, însă nu este semnată, ci doar parafată având ştampila Ministerului Afacerilor Externe sau al ambasadei emitente. La redactare, se folosesc, atât în introducere, cât şi în încheiere, formule consacrate de curtoazie. Pentru introducere se foloseşte formularea Preşedinţia României / Ministerul Afacerilor Externe / Ambasada X prezintă salutul sau complimentele sale Preşedinţiei ... / Ambasadei X / Ministerului Y şi are onoarea de a-i comunica / transmite / solicita…“ La finalul expunerii conţinutului, nota se încheie cu formularea Preşedinţia României / Ministerul Afacerilor Externe / Ambasada X foloseşte acest prilej pentru a reînnoi Preşedinţiei ... / Ambasadei X / Ministerului Y asigurarea înaltei sale consideraţii“. În cazul anunţării decesului unei înalte personalităţi, nota va fi redactată pe o hârtie cu antetul instituţiei emitente având un chenar negru;

52


Corespondenţa diplomatică Nota semnată are un caracter mai solemn decât nota verbală. Este o

scrisoare redactată pe o pagină cu antet, la persoana întâi sau a treia şi se adresează personal unui înalt demnitar, ministrului afacerilor externe sau unui şef de misiune diplomatică, fiind semnată de emitent. Începe cu formula Domnule Ministru sau Domnule Ambasador şi se încheie cu formula de curtoazie Vă rog să primiţi, Domnule Ministru/Domnule Ambasador, asigurarea înaltei mele consideraţii. Se foloseşte pentru comunicări cărora statul trimiţător le acordă o importanţă deosebită.

53


Corespondenţa diplomatică Nota personală are forma unei scrisori redactate la persoana întâi, scrisă

pe o pagină cu antet. Se foloseşte pentru anunţarea de către un şef de misiune, nou sosit la post, că şi-a prezentat scrisorile de acreditare, precum şi de către şefii de misiune care îşi încetează activitatea şi fac cunoscut numele însărcinatului cu afaceri desemnat să asigure interimatul la conducerea respectivei ambasade. Se foloseşte, ca şi nota semnată, şi pentru alte comunicări considerate a fi foarte importante.

54


Corespondenţa diplomatică Nota colectivă are un caracter deosebit de solemn. Se adresează

Ministrului Afacerilor Externe al ţării de reşedinţă de către reprezentanţii diplomatici ai mai multor state din capitala respectivei ţări, exprimând punctul de vedere comun al acestora. Este semnată de către şefii misiunilor diplomatice de la care emană. În cazul în care nota este din partea tuturor şefilor de misiuni diplomatice din capitala în cauză, ea poate fi semnată numai de către Decanul Corpului Diplomatic, cu precizarea că o face în numele acestora. În acest ultim caz, nota poate fi scrisă pe o hârtie cu antetul decanului.

55


Corespondenţa diplomatică Nota circulară este o comunicare, având conţinutul identic, adresată de

către ministerul de externe tuturor misiunilor diplomatice străine acreditate în ţara respectivă, pentru a le aduce la cunoştinţă o dispoziţie legală, o măsură protocolară sau un alt fapt care trebuie cunoscut de către misiunile diplomatice. Această formă de comunicare se foloseşte şi între misiunile diplomatice dintr-o capitală, pentru a-şi anunţa, în mod reciproc, sosirea sau plecarea definitivă de la post a membrilor personalului lor diplomatic, schimbarea adresei sau a telefonului cancelariei ori reşedinţa ambasadorului etc.

56


Corespondenţa diplomatică Note simultane sau identice, scrise pe pagină cu antet, sunt note

separate, cu acelaşi conţinut, transmise unui stat sau unor state, din partea mai multor state, cu privire la o anumită problemă. Sunt folosite pentru a se sublinia identitatea de vederi a tuturor autorilor acestor note.

57


Corespondenţa diplomatică O categorie de note care nu se scrie pe hârtie cu antet este aide-

mémoire-ul. Acesta nu poartă semnătură sau ştampilă, nu conţine nici o formulă de curtoazie, singurele elemente de identificare fiind data şi locul remiterii. Se poate înmâna în timpul unei audienţe, a unor negocieri sau convorbiri, cu scopul de a preciza interlocutorilor unele chestiuni discutate sau pentru a confirma declaraţii făcute verbal.

58


Corespondenţa diplomatică Asemănător cu aide-mémoire-ul, însă având un conţinut mult mai amplu,

este memorandum-ul. Redactat la persoana a treia, pe o hârtie cu antet, nesemnat, fără număr de înregistrare, fără formule de curtoazie, este o notă în care sunt expuse fapte sau argumente în legătură cu una sau mai multe probleme, ori cu negocieri aflate în desfăşurare, urmărindu-se explicarea, justificarea poziţiei statului care îl emite. Dacă nu este trimis ca un document independent, ci ca o anexă la o notă verbală sau personală, se redactează pe o hârtie simplă, fără antet.

59


Corespondenţa diplomatică O comunicare mai rar utilizată este ultimatum-ul. Redactat în formă de

notă sau de memorandum, acesta conţine o cerere categorică, care nu admite discuţii şi obiecţii, pe care o formulează un stat sau un reprezentant al acestuia la adresa unui alt stat, de a îndeplini o condiţie sau a rezolva o situaţie litigioasă, sub ameninţarea unor anumite consecinţe. Ultimatum-ul nu este sinonim cu o declaraţie de război, însă constituie un mijloc de presiune sau de intimidare.

60


COMUNICAREACorespondenţa de afaceri

61


Corespondenţa de afaceri La fel ca în cazul corespondenţei diplomatice, şi în cazul corespondenţei

de afaceri trebuie avute în vedere aceleaşi rigori atât în ceea ce priveşte aspectul documentului, cât şi în ceea ce priveşte conţinutul acestuia. Respectarea acestora contribuie la crearea unei imagini bune expeditorului, dar şi companiei pe care o reprezintă.

Bineînţeles trebuie avută foarte multă grijă atât în ceea ce priveşte exprimarea, ortografia, punctuaţia şi dactilografierea (nu trebuie să existelitere greşite sau lipsă), dar şi în ceea ce priveşte conceperea conţinutului scrisorii. Conţinutul trebuie să fie concis şi structurat în paragrafe, fiecare paragraf urmând să trateze o temă. O expunere concisă şi bine structurată din partea expeditorului arată, în primul rând despre acesta, că are o foarte bună capacitate de siteză, în general, şi o foarte bună înţelegere a subiectului, în situaţia respectivă.

62


Corespondenţa de afaceri În cazul în care scrisorile sunt redactate în limbi străine, trebuie să vă

asiguraţi cu aceeaşi rigoare ca şi în cazul limbii române de corectitudinea textului.

Ca şi în cazul corespondeţei diplomatice, trebuie să vă asiguraţi de faptul că numele proprii sunt redactate corect, iar titulatura fiecărei persoane invocate este conformă. De asemenea, în cazul în care nu sunteţi convins de sexul persoanei după prenumele acesteia, trebuie să întrebaţi o persoană avizată pentru a nu face erori în adresare (Ex. Sam Johson poate fi apelativul atât pentru Samantha Johnson, cât şi pentru Samuel Johnson; va trebui să ştiţi cu exactitate prenumele complet pentru a şti dacă adresarea este Mrs. Sau Mr.).

Adresarea corectă în limba română faţă de persoane de sex feminin care ocupă funcţii de conducere este Doamna Preşedinte, Doamna Director etc. Substantivul care exprimă funcţia nu se acordă după gen.

63


Corespondenţa de afaceri Şi în corespondenţa de afaceri promptitudinea răspunsului este

importantă. Respectarea acestei reguli arată despre dumneavoastră că faceţi parte dintr-o companie bine organizată, că poate rezolva cu celeritate orice problemă apare şi, nu în ultimul rând, este o dovadă de politeţe.

Formula de încheiere a scrisorii, ca şi în cazul corespondeţei diplomatice trebuie să ţină cont de rangul persoanei căreia vă adresaţi şi a relaţiei pe care o aveţi cu aceasta.

64


Comunicarea prin e-mail Deşi e-mailul nu poate înlocui comunicarea oficială, dar este din ce în ce mai

utilizat în comunicarea curentă, câteva reguli referitoare modul de redactare a acestora credem că sunt utile. Pentru comunicarea profesională folosiţi doar adresa de e-mail a instituţiei sau companiei pe care o reprezentaţi. Nu conturile personale de Gmail, Yahoo, Hotmail etc. În acelaşi timp, nu folosiţi adresa profesională pentru a transmite glume, e-mail-uri în lanţ sau altele asemenea, care nu au legătură cu activitatea dumneavoastră profesională.

Aveţi o atenţie deosebită în momentul în care redactaţi subiectul e-mail-ului. Acesta trebuie să esenţializeze conţinutul e-mail-ului şi să fie scris corect gramatical. O bună redactare a subiectului va permite ulterior o căutare mai eficientă în e-mail-urile mai vechi. De asemenea, reflectă capacitatea dumneavoastră de a esenţializa ceea ce aveţi de comunicat. Formulele de adresare trebuie să fie politicoase, mai ales că din ce în ce mai frecvent mailurile înlocuiesc comunicările care altădată se făceau numai pe suport de hârtie.

65


Comunicarea prin e-mail Nu transmiteţi prin e-mail informaţii confidenţiale. Dacă folosiţi e-mail-ul pentru a stabili o întâlnire sau a aplana un conflict,

şi după prima contactare nu primiţi un răspuns favorabil, renunţaţi la această cale de comunicare şi folosiţi telefonul sau întâlnirea personală. Răspundeţi la e-mail-uri cu promptitudine. Acest fapt arată preocupare şi faptul că sunteţi rapid în reacţii. Nu faceţi însă acest lucru când sunteţi supărat, aşteptaţi până a doua zi.

Nu scrieţi cu majuscule. Acest fapt dă senzaţia că strigaţi. Întotdeauna folosiţi formule de încheiere asemenea celor din scrisorile

clasice. Semnătura dumneavoastră trebuie să includă prenumele, numele, funcţia, instituţia, precum şi contactele dumneavoastră.

66


COMUNICAREAReguli generale privind corespondenţa

67


Reguli generale privind corespondenţa Pentru a asigura o persoană că textul unei scrisori îi este adresat în mod

exclusiv şi nimeni altcineva nu l-a citit, aceasta trebuie redactată de mână. Această modalitate de redactare este aleasă pentru situaţiile în care corespondenţa este foarte personală sau pentru a marca respectul.

Expedierea corespondenţei oficiale sau de afaceri se face în plicuri a căror hârtie şi grafică trebuie să respecte manualul de identitate al instituţiei sau al companiei şi să fie în concordanţă cu hârtia utilizată pentru scrisoare. În cazul în care scrisoarea este redactată de mână, tot de mână se va scrie şi plicul, iar în situaţia în care a fost redactată pe computer, toate informaţiile de pe plic vor fi redactate tot pe computer.

68


Reguli generale privind corespondenţa Dacă doriţi ca scrisoarea dumneavoastră să fie înregistrată, este necesar

ca aceasta să fie trimisă printr-un curier însărcinat în acest sens, spre deosebire de restul corespondeţei care se va trimite prin companii de curierat. În această situaţie, de asemenea, plicul nu se va închide, mesajul fiind acela că persoana care aduce corespondenţa respectivă este de deplină încredere. În relaţiile diplomatice această situaţie se întâmplă frecvent, purtătorul comunicării fiind ambasadorul sau un înalt funcţionar.

Pentru corespondenţa care nu are un caracter foarte oficial se poate folosi comunicarea prin fax, precum şi cea prin e-mail. Pentru a asigura autenticitatea documentului trimis este important ca acesta să fie semnat olograf.

69


COMUNICAREACorespondenţa pentru ocazii speciale

70


Corespondenţa pentru ocazii speciale O categorie aparte a corespondeţei o reprezintă mesajele care se trimit cu ocazii speciale.

Aici se înscriu felicitările, condoleanţele şi exprimarea în scris a compasiunii, în cazul unor calamităţi naturale sau a unor accidente foarte grave.

Felicitările sunt cea mai bună ocazie de a vă exprima prietenia, consideraţia sau respectul faţă de cineva şi, în acelaşi timp, o oportunitate de a vă întări aceste relaţii.

Ocaziile cu care pot fi trimise felicitările, din viaţa privată sau oferite de evenimente oficiale, sunt următoarele: Anul Nou – trebuie avută în vedere confesiunea destinatarilor, musulmanii, evreii,

chinezii sau vietmanezii sărbătorind Anul Nou la date diferite Crăciunul şi Paştele – de asemenea, trebuie avută în vedere confesiunea destinatarilor Ziua de naştere şi onomastica – în cazul onomasticii trebuie ţinut cont de confesiunea

destinatarului Avansarea în grad, promovarea sau învestirea într-o funcţie de demnitate publică Ziua naţională a unei ţări – felicitările cu această ocazie se pot trimite atât oficialităţilor

de stat, cât şi partenerilor de afaceri, mulţi dintre aceştia fiind impreionaţi de un asemenea gest. Este importantă cunoaşterea datelor la care se sărbătoreşte ziua naţională în diverse state ale lumii.

71


Corespondenţa pentru ocazii speciale Felicitările se pot trimite sub formă de scrisori, se pot redacta pe cărţile de vizită de

dimensiuni mari sau pe suporturi de carton special pretipărite pentru fiecare ocazie în parte. Hârtia sau cartonul care se vor folosi trebuie să fie de bună calitate, iar calitatea grafică a tipăriturii trebuie să fie foarte bună. De asemenea, pentru o adresare foarte personală, textul se va scrie de mână.

Modul de redactare a felicitărilor este unul extrem de concis, folosindu-se formule adecvate pentru fiecare ocazie.

Pentru toate tipurile de felicitări, acestea trebuie semnate de mână. Scrisorile de condoleanţe sau de compasiune reprezintă o altă categorie de corespondenţă,

ocazionată de evenimente triste excepţionale. Condoleanţele sunt cel mai dificil tip mesaj care trebuie trimis şi este recomandat să se

folosească acest prilej pentru a-l elogia pe cel dispărut, în primul rând, şi apoi pentru a arăta empatia pentru familia acestuia. Ele se transmit cu ocazia decesului unei oficialităţi, a unei persoane cu care aţi avut relaţii apropiate sau a unui partener de afaceri.

Scrisorile de compasiune se trimit la nivel oficial sau din partea unor organizaţii care activează în domeniul sprijinirii persoanelor afectate de asemenea evenimente în cazul calamităţilor naturale sau a accidentelor grave cu un puternic impact emoţional.

72

Documents

CURS 2 - protocol.ppt