CURS COMUNICARE MANAGERIALA - Scurta Istorie a Comunicarii Manageriale

COMUNICARE MANAGERIALA

CURS - FAIMA - UNIVERSITATEA

POLITEHNICA BUCURESTI

2013

Structura cursului

Curs 1

Introducere

Rolul comunicarii in organizatiile contemporane

O scurta istorie a comunicarii manageriale

Comunicare manageriala in timpuri stravechi

Revolutia industriala si Managementul Stiintific

Abordarea Administrativa

Abordarea din punct de vedere al Resurselor Umane

Abordarea Comportamentala

Delegarea Imputernicirea

Abordarea de urgenta

Structura cursului

Curs 2

Rolul comunicarii in organizatiile contemporane

Cum afecteaza dinamica mediului extern, nevoia de comunicare

Diversitatea

Culturala

De varsta

Educationala

Competitivitatea si lupta pentru calitate

Etica

Tranzitia

Structura cursului

Curs 3

Procesul Comunicarii manageriale

Nivele ale comunicarii manageriale

Primul nivel

Al doilea nivel

Al treilea nivel

Structura cursului

Curs 4

Procesul comunicarii manageriale

Feedbackul si masurarea eficientei comunicarii manageriale

Erori critice in comunicare

Presupunerea eroare de observare

Abstractizarea

Structura cursului

Curs 5

Comunicare mediata tehnologic

Cadru de utilizare a comunicarii mediate tehnologic

Latimea benzii de comunicare

Apropierea personala perceputa

Feedback

O perspectiva interactionala simbolica

Potrivirea mesajului cu tehnologia

Sensibilitatea mesajului

Negativitatea mesajului

Complexitatea mesajului

Persuasivitatea mesajului

Viitorul comunicarii mediate tehnologic

Structura cursului

Curs 6 Strategii in comunicarea manageriala scrisa

Scrisul colaborativ Avantaje

Dezavantaje

Linii directoarea in eficientizarea scrisului colaborativ

Rolul scrisului in comunicarea manageriala Etapa 1 Planificarea

Ce?

De ce?

Cine?

Unde?

Cum?

Etapa a doua compunerea Alegerea cuvintelor

Organizarea cuvintelor pentru a obtine efectul dorit

Revederea textului

Ce este comunicarea manageriala?

Norman Sigband spunea despre comunicare:

O definitie exhaustiva a comunicarii ar fi de mare folos pentru voi astazi, in

lumea afacerilor, dar o astfel de definitie nu exista. Comunicarea implica atat

de multe elemente de la functii la structura asa incat o definitie care sa

includa aspecte motivationale, aspecte organizationale, sau abilitatile de

scris sau oratorice ale celui care trimite sau ale celui care receptioneaza

mesajul ar depasi cu mult posibilitatile de descriere

Ce este comunicarea manageriala?

Himstreet si Bary defines comunicarea astfel:

Ca manager trebuie sa fii ingrijorat de procesul de transmitere si de fluxul informatiei. Ca scriitor sau ca vorbitor ingrijorarea ta cea mai mare trebuie sa

vina din constructia si modul in care este transmis efectiv mesajul. Ca

emitator sau ca receptor trebuie sa fii ingrijorat de mesajul transmis. Aceste

trei moduri de definire a comunicarii incearca sa evidentieze aspect importante

ale procesului de comunicare, pentru o mai buna intelegere. In concluzie un

manager daca vrea sa fie cunoscut ca un comunicator desavarsit trebuie sa

combine abilitatea in folosirea limbajului cu cunostintele de management

si business si cu abilitatea de a utiliza relatiile umane.

Rolul comunicarii in organizatiile

contemporane

Comunicarea manageriala este in ultima perioada de timp provocatoare si incitanta.

Provocatoare pentru ca organizatiile economice au devenit:

Mai competitive

Mai complexe

Sunt din ce in ce mai multe forte din exterior care actioneaza asupra unei companii

Incitanta deoarece necesita abilitati speciale, intr-un mediu aflat in permanenta schimbare si adaptare

Globalizare

Tehnologizare excesiva


contemporane

Tehnologia

Factor de imbunatatire a comunicarii manageriale

tehnologie complexa de comunicare = noi posibilitati de comunicare

Factor generator de probleme

adaptarea permanenta pentru a utiliza la capacitate aceasta tehnologie.

Tehnologia da posibilitatea interactiunii interculturale

Compexitatea tehnologica actuala determina cresterea capacitatii managerilor de a comunica concepte mult mai complicate si mai complexe

fata de trecut.


contemporane

Eficienta comunicarii manageriale - indicator al performantei financiare

O comunicare manageriala eficienta si efectiva inseamna conform studiilor realizate de Watson Wyatt Worldwilde o crestere a pietei cu 19%.

Companiile in care comunicarea manageriala este obiect de interes au un profit cu pana la 57% mai mare decat cele in care acest subiect este unul tabu

Rolul comunicarii manageriale in viata unei organizatii va continua sa evolueze. Aceasta implica ca trebuie sa existe o

strategie de eficientizare si actualizare permanenta a acesteia.


Comunicare manageriala in perioada veche si perioada medievala

Cea mai veche forma de comunicarea manageriala dateaza din jurul anului 5000 IH si reprezinta o procedura de evidenta realizata de preotii Sumerieni.

Tranzactiile comerciale erau tinute in scris la nord de Golful Arabiei inca din anii 3200 IH -- o forma de comunicare interculturala.

Egiptenii au recunoscut importanta acordurilor scrise, a cererilor scrise inca din anii 1750 IH prin codul de conduita Codul lui Hammurabi


Comunicare manageriala in perioada veche si perioada medievala

Adevaratii pionieri in comunicare manageriala sunt romanii care au fost primii care au folosit:

un limbaj specializat in negocierea cu furnizorii,

retele de client

oferirea de cadouri comerciale inca din anii 1000 IH.

Primul comitet a fost organizat de Alexandru cel Mare in anul 325 DH

In epoca medieval Venetia devenea un mare centru comercial si de afaceri.Se foloseau:

sisteme complexe de inventariere

rapoarte periodice pentru autoritati.



Evolutia comunicarii manageriale se datoreaza revolutiei industriala

Filozofia asociata cu aceasta perioada este cunoscuta sub numele de Management Stiintific

Caracteristici:

instruire foarte precisa

aplicarea exacta a indicatiilor primite.

Autoritatea managerului nu trebuia pusa la indoiala



Frederick Taylor creatorul managementului stiintific

Dezvoltarea unei stiinte care sa determine cea mai eficienta si cea mai efectiva cale de a realiza o sarcina

descriere elaborata a postului de munca

comunicata catre angajat prin instruire completa

Urmarirea realizarii intocmai a indicatiilor primite

Angajatul este o unealta un element, un instrument, folosit pentru realizarea unei sarcini.



Gilbreth adept al lui Taylor - a inventat o procedura de limitare a miscarilor in unitate de timp

H. Emmerson -- a dezvoltat 12 principii pentru eficientizarea muncii la caile ferate

Unul dintre principii era disciplina = supunere

Rolul managementului este acela:

de a crea un set de reguli elaborate

de a se asigura ca angajatii le respecta


Revolutia industriala si Managementul Stiintific caracteristici Managementul stiintific a incercat sistematizarea mediului de munca prin

reducerea aportului angajatului.

Acest lucru facea mai simpla si munca managerului si cea a lucratorului care trebuia doar sa urmeze regulile iar managerul trebuia sa le comunice.

Acest lucru permite o instruire rapida si eficienta.

Acest sistem implica o comunicare manageriala limitata, fara existenta unor conflicte sau negocieri

Adepti ai managementului stiintific Ford a folosit metodele managementului stiintific ceea ce a permis ca

fiecare lucrator sa conduca o masina

Astazi adepti sunt McDonalds, Ray Kroc fiecare angajat are sarcini precise pe care trebuie sa le execute intr-un anumit interval de timp.


Abordarea administrativa

Daca managementul stiintific isi tintea atentia catre muncitor si asupra eficientei sale si a muncii sale cel de al doilea concept se

focuseaza pe o arie mai larga si include si managerii.

Henri Faylor a dezvoltat 14 principii ale managementului



Crt. Principiu Descriere 1. Diviziunea muncii Eficienta muncii necesita ca sarcina sa fie divizata pe componente si atribuita

muncitorilor specializati pe fiecare componenta.

1. Autoritatea Managerii au autoritatea formala de a trasa sarcini. Pentru a fi leaderi trebuie sa aiba

autoritatea data de indemanare, experienta si caracter.

1. Disciplina Muncitorii trebuie sa se supuna de bunavoie regulilor si conducatorilor organizatiei

1. Unitatea de comanda Fiecare subordonat primeste ordine doar de la superiorul sau.

1. Subordonarea

interesului propriu

interesului general

Interesul companiei este intotdeauna mai presus decat interesul personal

1. Lantul autoritatii Linia autoritatii merge de la top management la cel mai de jos nivel al companiei.

Ordinele si rapoartele urmeaza doar aceasta directie



Nu exista comunicare in ambele sensensuri intre manager si angajat

Autoritatea managerului este cea care are stabileste directia comunicarii.

Rolul managerului:

da ordine

mentine disciplina in organizatie.

Nu se da atentie ascultarii

Lipsa feedback-ului.

Teoria administrativa nu permite comunicarea de grup

Teoria administrativa nu permite participarea la luarea deciziei.


Abordarea administrativa comunicarea in organizatie

In teoria comunicarii manageriale cel de al saselea principiu lantul autoritatii -- are o importanta aparte.

Faylor recunoaste importanta ierarhiei in organizatia traditionala in stabilirea liniei de comanda.

Ierarhia stabileste directia ordinelor si a rapoartelor.

In acest sistem este ineficienta comunicarea intre angajatii de acelasi rang la locul de munca.

Comunicarea intre doua nivele apropriate se face urmand directia de comunicare prin managerul superior.



a

b

c

d

m

f

g

h

i



Pentru a rezolva aceasta problema, Faylor a dezvoltat teoria pasarelei. Astfel angajatul B poate comunica cu angajatul H daca

fiecare dintre ei au permisiunea supervizorului superior ierahic, sa faca

acest lucru si in plus ii informeaza pe acestia despre continutul

comunicarii.

a

b

c

d

m

f

g

h

i



Apare ideea unei comunicari pe orizontala si nu numai a comunicarii pe verticala in acdrul unei organizatii. (prima recunoastere formala a

acestui tip de comunicare)

Se realizeaza astfel si prima recunoastere a necesitatii comunicarii informale.

Lantul comunicarii ordine -- inca este folosit de unele organizatii


Abordarea din punct de vedere al resurselor umane Relatia managerului cu angajatii incepe sa devina subiect de studiu in anii 1920

1930.

Dale Carnegie -- a facut legatura intre abilitatea de a comunica si eficienta manageriala.

A studiat aspectele sociale si psihologice ale castigarii prieteniei si influentei oamenilor.

Teoria sa - obtinerea intelegerii si acordului din partea celorlalti implica dinamica interpersonala a atractiei si influentei.

Dale pentru influentarea altor persoane are la baza: ascultarea,

aratarea interesului in problemele personale

castigarea increderii lor.

Obtinerea increderii din partea angajatului nu depinde numai de motivarea economica sau de autoritatea managerului ci este data si de abilitatea de comunicarea interpersonala.

Aceasta teorie a fost o schimbare radical viziunea asupra modului de gandire in organizatie.


Abordarea din punct de vedere al resurselor umane

Studiul Hawthorne

Cercetari realizate de un grup de specialist de la Harvard, condusi de Elton Mayo, realizate la Western Electric Companys Hawthorne

Initial studiul a incercat sa determine influenta luminii la locul de munca

Studiul a continuat pe un grup restrains si s-a concentrate pe cresterea productivitatii rezultata din perioade de pauza mai dese, schimbarea

orarului si a metodelor de munca.

Concluzia: relationarea dintre cercetatori si angajati a fost cea care a dus la cresterea productivitatii.

Etapa urmatoare: intervievarea muncitorilor pentru a descoperi:

atitudinea lor fata de conditiile de munca,

atitudinea lor fata de manageri

atitudinea lor fata de munca in general.


Abordarea din punct de vedere al resurselor umane

Studiul Hawthorne

Concluzia cercetarii -- oameni care muncesc in conditii similare, traiesc aceste experiente in feluri diferite si dau explicatii diferite acestor stari.

Atitudinea angajatilor depinde de organizarea grupului din care fac parte si a pozitiei pe care ei o ocupa in acest grup.

Mayo recomanfda managerilor:

sa aiba o atitudine prietenoasa cu angajatii

sa asculte parerile angajatilor

Si sa dea acestora posibilitatea de a participa la luarea deciziilor.

Se da astfel posibilitatea angajatilor sa isi satisfaca nevoile sociale.


Abordarea din punct de vedere al resurselor umane Mayo si Carnegie -- promovau strategii de comunicare manageriala care sa duca la

manipularea angajatilor in vederea obtinerii eficientei sporite din partea lor.

Teoria relatiilor umane are la baza castigarea acceptarii din partea angajatului, ca rezultat al moralitatii acestuia fata de importanta si intelegerea pe care managerul o da nevoilor sale sociale si a participarii sale.

In aceasta teorie comunicarea manageriala devine o unealta pentru controlarea proceselor din organizatie.

Aspecte pozitive ale abordarii: importanta comunicarii interpersonale in cadrul unei organizatii. a determinat ca instrumente de genul:

ascultarea, intervievarea grup de studiu

sa devina instrumente ale comunicarii manageriale. a subliniat rolul unei structure organizationale reguli, procedure, etc

Fara aceste teorii comunicarea manageriala ar fi insemnat: Registre de inregistrari Ordine Mentinera disciplinei


Abordarea comportamentala Aceasta abordare priveste angajatul in cadrul unei organizatii ca om, ca

persoana umana si nu doar ca o unealta folosita in realizarea unei sarcini.

Peter Drucker -- omul in cadrul unei organizatii trebuie tratat ca un activ al companiei si nu ca un pasiv.

In conceptia sa o organizatie trebuie privita ca o comunitate umana grupare bazata pe incredere, respect pentru muncitori si nu doar ca o masina de facut profit.

Este perioada in care apar mai multe teorii asupra organizatiei: Teoria X si Teoria Y a lui McGregor

Teoria piramidei nevoilor Maslow

Cele 4 sisteme de management ale lui Likert

Modelul motivational al lui Herzberg

Se aduc cotributii la intelegerea necesitatilor unei comunicari manageriale eficiente.


Abordarea comportamentala Teoria a devenit cu toate aceste contributii foarte complexa si greu de

inteles si de aplicat pentru majoritatea managerilor.

J.L. Austen a dezvoltat teoria discursului care stipuleaza ca anumite clisee in comunicare trebuie folosite pentru o comunicare eficienta

David Berlo a dezvoltat modelul comunicarii bidirectionale.

Karl Weich a dezvoltat o teorie a organizarii care ne ajuta sa intelegem natura organizatiilor si cum comunicarea opereaza in interiorul acestora.

Teoria are la baza faptul ca organizatiile (companiile) nu sunt stabile ci ele evolueza continuu. Asadar atat structurile de comunicare interna si externa ale organizatiei evolueaza si ele si acest lucru trebuie avut in vedere de manageri. Astfel zvonuriledevin un elemet important in cadrul comunicarii organizationale si implicit al comunicarii manageriale.


Delegarea Imputernicirea Anii 1990 pot fi considerati perioada de abilitare a teoriei comunicarii

manageriale.

Delegarea reprezinta impartirea puterii, acordarea puterii si a autoritatii subordonatilor din organizatie.

incurajeaza angajatii sa participe si sa simta ca participa la actul decizitional

Renuntarea la un management centralizat, in care decizia apartinea doar top managementului, intr-o lume a globalizarii, adezvoltarii tehnologice uluitoare, a schimbarilor bruste, da posibilitatea organizatiilor sa pastreze avantaje competitive, sa adopte decizii rapise, sa reactioneze imediat. Se trece astfel de la comanda manageriala la comunicare manageriala.

Astfel: delegarea, ascultarea, increderea si facilitarea devin instrumente de baza pentru o comunicare manageriala eficienta.

Schimbul de idei, de opinii, solutii este astfel calea pentru o viziune globala si generala a unei corporatii mari.

O scurta istorie a comunicarii manageriale Perioada Caracteristici Comunicare

Veche si medievala Incercarile primare de a organiza

comertul

Acorduri verbale

Acorduri scrise

Managementul Stiintific - Definirea clara a indatoririlor

ocupatiei

- Specificarea timpului necesar

pentru indeplinirea sarcinii

Comunicarea intr-un singur sens

(de sus in jos)

Dependenta de regulile si

instructiunile scrise

Managementul administrativ Cresterea autoritatii si a disciplinei Comunicarea intr-un singur sens

(de sus in jos)

Dependenta de regulile si

instructiunile scrise

Human relation Se creste importanta relatiei dintre

manageri si personal

Comunicarea in ambele sensuri

Ascultare

Imputernicere Distributia puterii tuturor angajatilor din

organizatie

Comunicarea in ambele sensuri

Participarea la procesul de

comunicare a angajatilor

Actuala Independenta posturilor, a organizatiilor

a oamenilor

Strategia de comunicare adaptata

la situatie

Documents

CURS COMUNICARE MANAGERIALA - Scurta Istorie a Comunicarii Manageriale