CURSUL 4

FUNDAMENTELE SISTEMULUI INFORMAIONAL

Sistem i sistemul economic

Informaia a devenit resursa esenial n toate domeniile de activitate, cea mai mare parte fiind procesat cu ajutorul calculatoarelor. n acelai timp, informaia a devenit un instrument deosebit de eficient n competiia pentru cucerirea unor poziii favorabile pe piaa liber a afacerilor i a dezvoltrii tehnologice.

Sistemele informatice computerizate nu sunt un scop final. Ele sunt instrumente operaionale capabile s optimizeze eficiena i competitivitatea firmelor, companiilor i organizaiilor. Deoarece informaia se afl la baza activitilor, trebuie dezvoltate sisteme pentru producerea, colectarea i gestionarea ei. Obiectivul esenial al acestor sisteme este asigurarea n timp util a informaiei corecte, suficiente i n forma direct utilizabil.

Sistemul, este, ca i noiune de informaie, o noiune de mare generalitate, cu multiple sensuri concrete.

n general, prin sistem se nelege un ansamblu de elemente interdependente formnd un tot organizat care interacioneaz pentru realizarea unui scop determinat.

Sistemul este un ansamblu de elemente materiale sau nemateriale, format n general din

echipamente, metode, tehnici, procedee, modele i personal utilizate interdependent prin intermediul unor procese ce asigur transformarea unor elemente de intrare n elemente de ieire prin intermediul unui mecanism specific i al unui sistem de control.

Orice sistem se caracterizeaz prin: intrri, ieiri, structur i stare.

Intrrile n sistem reprezint influena pe care mediul o exercit asupra unei componente (un subsistem) de sistemul de dimensiuni mai mari;

Ieirile din sistem reprezint influena pe care sistemul respectiv o exercit asupra mediului n care exist ca subsistem;

Structura reprezint modul cum sistemul respectiv este organizat i cum funcioneaz pentru realizarea scopului determinat;

Starea reprezint gradul de organizare a sistemului respectiv la un moment dat.

Starea i dinamica unui sistem pot fi studiate i cunoscute n orice moment prin intermediul

legturilor informaionale din interiorul i exteriorul sistemului respectiv.

Prin particularizarea acestor

caracteristici din definiia general i abstract de sistem se

desprind diferite sensuri concrete, specifice, care se ntlnesc n toate domeniile de activitate (ca de

exemplu sistemul economic, sistem informaional, sistem informatic, sistem de calcul, etc.). Sistemul economic ca noiune concret de sistem, reprezint o component (un subsistem) a

unui sistem mai mare (macrosistem) cum este considerat sistemul economico-social.

Fig.2.1. Caracteristicile unui sistem

Structur

MEDIUL EXTERN

Intrri Ieiri

Sistemul economic definete componente i ansambluri economice. Orice ntreprindere economic, orice ramur a economiei naionale sunt sisteme economice. nsi economia naional sau economia mondial, vzute la nivel global, se comport ca sisteme complexe (macrosisteme).

Din punct de vedere al structurii i al complexitii funciilor pe care le realizeaz, sistemele economice pot fi grupate n sisteme simple i sisteme complexe sau macrosisteme.

Un sistem economic complex reunete, ntr-o structur ierarhic, un ansamblu de elemente considerate subsisteme cu legturi reciproce. Un sistem economic complex se caracterizeaz prin:

existena unor componente separabile pentru care se pot stabili scopuri funcionale distincte, dar subordonate scopului ntregului sistem;

existena unor legturi funcionale interioare, tehnico-economice (materiale, informaionale, energetice, etc.) ntre diferite componente ale sistemului, precum i a unor legturi cu exteriorul (cu alte sisteme);

prezena n sistemul economic a oamenilor, a mainilor i a mediului nconjurtor, prin care se asigur funcionarea sistemului;

Noiunea de sistem economic desemneaz un ansamblu de elemente independente, prin intermediul crora se realizeaz obiectul de activitate al unei entiti economice.

Dac o entitate economic este privit i analizat independent de structurile ierarhice superioare, din care face parte, atunci i se confer atributul de sistem. Dac ns aceeai entitate este privit n raport cu nivelul ierarhic superior ca fiind component a acestuia, atunci ea este definit ca subsistem, iar structura ierarhic din care face parte este definit ca un macrosistem. Rezult c noiunea de sistem este relativ, iar utilizarea ei n analizele economice este contextual.

Sistemul cibernetico-economic

Pe baza analizei fluxului de ieire, organul de decizie verific modul n care sunt realizate obiectivele i sarcinile stabilite i, n condiiile n care apar abateri, adopt msuri de reglare sau autoreglare n baza legii conexiunii inverse.

Un sistem cibernetic i autoregleaz intrrile n funcie de scopul i obiectivele pentru care a fost conceput s funcioneze prin intermediul unei bucle de control (feedback)1.

Aceast bucl const n fluxuri fizice de produse asociate cu fluxuri de informaie. Bucla de feedback asigur realizarea funciilor de autoreglare i de comportament dinamic al sistemelor. Dinamica acestui tip de sistem este determinat tocmai de ncercarea sa de a se autocontrola n faa perturbaiilor externe.

Prin structura unui sistem cu bucl se va nelege:

modul n care fluxurile sale de materiale i/sau informaionale sunt interconectate; modul n care aceste fluxuri sunt modificate sau transformate n factori de ntrziere; reguli de decizie ncorporate n buclele feedback. Practic orice sistem economic este un sistem cibernetic cu bucl. Pentru a funciona, o bucl

feedback presupune existena a 2 factori:

o diferen ntre o valoare dorit i una real;

1 Ctoiu I., Orzan Gh., Raiu-Suciu C. Modelarea cibernetico-matematic a cererii de mrfuri a populaiei, n volumul

Cibernetica Aplicat, Ed. Academiei, 1988.

politic (strategie) ce specific aciunile necesare pentru a corecta aceste diferene. Sistemul cibernetico-economic redat n figura 2.2. asigur transformarea unor fluxuri de intrare

n fluxuri de ieire prin raportarea la obiectivele programate i eventuala corectare a diferenelor pe bucl.

Un sistem poate fi

controlat printr-un alt

sistem de nivel superior.

Sistemul de

conducere are la baz anumite obiective

determinate de specificul

domeniului, cadrul

legislativ n materie i cerinele strategice ale

entitii economice. Rezult c sunt fixate obiective clare i directe pentru procesul de decizie, ce trebuie ndeplinite prin interaciunea dintre sistemul de conducere i cel executiv, aa cum se prezint n figura 2.3.

Structura sistemului economic

n analiza structurii organizatorice i funcionale a unui sistem economic complex, se disting trei subsisteme:

subsistemul de conducere; subsistemul executiv; subsistemul informaional.

Subsistemul de conducere este format din ansamblul de specialiti care, cu ajutorul unor metode i tehnici specifice, urmresc i controleaz funcionarea sistemului executiv, a ntregului sistem complex n scopul ndeplinirii obiectivelor stabilite.

Subsistemul executiv reprezint ansamblul de resurse umane, materiale i financiare precum i ntregul ansamblu organizatoric, tehnic i funcional, care asigur realizarea efectiv a obiectivelor stabilite prin deciziile transmise de sistemul de conducere.

Informaii Decizii Reguli de

Mediul Sistem extern

Mediul reglare/autoreglare

extern Decizii Rapoarte

Fig.2.2. Structura sistemului cibernetic

Informaii Fixare Decizii Informaii Fluxuri de Reguli de obiective Fluxuri de Obiective intrare ieiere reglare/autoreglare variabile ecart variabile de control

Fig.2.3. Interaciunea dintre sistemul de conducere i cel executiv

Sistem Cibernetico-economic

Sitemul de decizie

SISTEMUL EXECUTIV

SISTEMUL DE CONDUCERE

INTRRI IEIRI Date Date

Subsistemul informaional cuprinde ansamblul informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, precum i totalitatea mijloacelor sistemului de conducere i decizie1.

Prin sistemul informaional se asigur legtura permanent i necesar ntre sistemul de conducere i sistemul condus n dublu sens: prin prelucrarea i transmiterea deciziilor de la sistemul de conducere ctre sistemul condus; prin nregistrarea, prelucrarea i transmiterea informaiilor privind starea i dinamica sistemului condus, de la acesta ctre sistemul de conducere.

Sinoptic, structura unui sistem economic este redat n figura 2.4.

Un sistem economic

este un sistem viabil.

Aceasta presupune c toate fluxurile de resurse dintr-un

sistem economic, au la baz desfurarea unor activiti umane, implicnd, pe de o

parte, o succesiune de

procese i fluxuri informaionale, iar pe de alt parte, conducnd la generarea permanent de

noi informaii i fluxuri informaionale. Deci, sistemul informaional (economic) este mijlocul de comand i control prin care sistemul

de conducere i exercit funciunile asupra sistemului executiv. n cadrul sistemului economic, fluxurile i circuitele informaionale se integreaz organic cu

celelalte fluxuri i circuite ale resurselor, astfel c informaiile constituie un adevrat liant informaional, care ntreine aceste fluxuri i circuite informaionale i permite celorlalte sisteme ale resurselor s funcioneze ca un sistem integrat.

Sistemul informaional i ndeplinete acest rol prin:

asigurarea informaiilor necesare fiecruia dintre sistemele de resurse precum i a sistemului integrat al resurselor;

stabilete modalitile de achiziionare a datelor necesare sistemelor de resurse; menine coleciile (fiierele i bazele de date), centralizate, la nivelul cerinelor

impuse de luarea deciziilor n sistemele de resurse;

genereaz informaiile de ieiere prin reflectarea funcionrii tuturor sistemelor de resurse, inclusiv a sistemului informaional nsui.

Componentele sistemului informaional

Pe plan mondial nu exist n prezent o terminologie unanim acceptat referitoare la coninutul sistemelor informaionale i nici o definiie care s ntruneasc sufragiile specialitilor1.

n accepiunea majoritii specialitilor sistemul informaional este definit, ntr-o concepie sistemic, drept un ansamblu interconectat de date, informaii, fluxuri informaionale, proceduri informaionale i mijloace de prelucrare, transmitere i stocare a datelor care acioneaz n vederea realizrii obiectivelor fundamentale ale unei firme. 1 Russu C. Management, concepte, metode, tehnici, Ed. Expert, Bucureti 1995, pag. 35.

1 Nicolescu O., Verboncu I., Management, Ed. Economic, 1995, pag. 39.

Obiective Raportri

Informaii Decizii

Informaii Decizii

Resurse Bunuri, servicii

Fig. 2.4. Structura unui sistem economic

Sistem de conducere

Sistem informaional

Sistem executiv

Din definiia dat se pot evidenia urmtoarele componente ale sistemului: a) Datele care reprezint ansamblul de informaii prelucrate despre un fenomen sau proces; b) Informaiile reprezint acele date care aduc un spor de cunoatere receptorului (uman sau

main); c) Fluxurile informaionale reprezint totalitatea informaiilor care parcurg circuitele

informaionale existente; Fluxurile informaionale se mpart n trei categorii1:

Fluxuri informaionale ascendente totalitatea informaiilor care circul ntre dou nivele ierarhice aflate n relaie de subordonare;

Fluxuri informaionale orizontale informaiile care circul ntre subdiviziuni organizatorice aflate pe acelai nivel ierarhic;

Fluxuri informaionale oblice ce se nasc aleatoriu i reprezint totalitatea datelor vehiculate ntre subdiviziuni organizatorice aflate pe nivele ierarhice diferite, dar nu n relaie de subordonare.

d) Circuitele informaionale ansamblul legturilor existente ntre diferite verigi organizatorice;

e) Procedurile informaionale totalitatea metodelor i tehnicilor de prezentare a informaiilor primare pentru asigurarea interfeei om-calculator. Evoluia procedurilor este strns legat, n timp, de evoluia performanelor sistemelor de calcul;

f) Mijloace de tratare a informaiilor ansamblul echipamentelor constructive (hardware) i a suporturilor logice (software) ce asigur prelucrarea informaiilor i obinerea rezultatelor finale.

Sistemul informaional asigur gestiunea tuturor informaiilor din cadrul unui sistem economic, folosind toate metodele i procedeele de care dispune. Informaiile sunt generate i nregistrate n cadrul unui sistem economic la nivelul unor verigi organizatorice i funcionale care se mai numesc posturi de lucru. Un post de lucru se individualizeaz prin urmtoarele elemente:

date de intrare;

timp de staionare;

operaii de prelucrare;

date de ieire.

Ansamblul informaiilor i deciziilor (caracterizate prin coninut, frecven, calitate, volum, form, suport), necesare desfurrii unei anumite activiti sau operaii i care se transmit ntre dou posturi de lucru, formeaz un flux informaional.

ntre circuitul informaional i fluxul informaional exist o strns dependen n sensul c circuitul informaional reflect traseul (drumul) i mijlocul care asigur circulaia unei informaii de la generarea ei i pn la arhivare, iar fluxul informaional reflect ansamblul informaiilor vehiculate, necesare unei anumite activiti. Vehicularea acestora se realizeaz pe traseele definite de circuitele informaionale.

Orice sistem informaional trebuie s asigure entitii cruia i aparine informaii complete, n cantiti suficiente, corecte i la nivelul de operativitate cerut de nivelele consumatoare.

n timp, sistemul informaional al diferitelor entiti s-a dezvoltat i perfecionat n mod continuu, fr ns a i se schimba calitatea fundamental, determinat de predominarea procedurilor manuale. Elementul revoluionar al mutaiilor care au determinat saltul calitativ al sistemului 1 Radu I., Informatic managerial, 1996, pag. 18.

informaional este axat pe dezvoltarea i perfecionarea mijloacelor tehnice i a procedurilor de tratare a informaiilor n scopul automatizrii prelucrrii datelor.

n funcionarea sistemului informaional coninutul i calitatea informaiei poate fi afectat de o serie de erori, ntlnite att la nivelul sistemelor ct i n structura i particularitile acestora, astfel:

a) Filtrajul care reprezint modificarea intenionat n cadrul sistemului a coninutului unor informaii, nainte ca acestea s ajung la destinaie;

b) Distorsiunea manifestat prin modificarea neintenionat a coninutului informaiilor n timpul parcurgerii de ctre acestea a circuitelor informaionale;

c) Redundana identificat prin fenomenul de nregistrare repetat a acelorai informaii sau a unor informaii cu coninut asemntor pe suporturi fizice diferite. Acest fenomen, n condiiile implementrii unor subsisteme informatice de tip baze de date poate duce la prelucrare defectuoas a informaiilor;

d) Suprancrcarea canalelor de informaii, ce definete fenomenul prin care se transmite la diverse nivele ierarhice, un volum prea mare de informaii a cror analiz nu intr n totalitate n componena nivelului respectiv.