DAFTAR ISI SOP WAKIL MANAJEMEN WAKIL MANAJEMEN...mutu (Kebijakan Mutu, Manual Mutu, SOP) di masing-masing Bagian harus dikoordinasikan penerbitannya oleh Wakil Manajemen. 6.7 Sel ur

DOKUMEN MASTER

DAFTAR ISI SOP WAKIL MANAJEMEN

1. SOP/001/WM/2016 Tentang Pengendalian Dokumen Pengadilan Tata Usaha

Negara Bandung

2. SOP/001/WM/2016 Tentang Pengendalian Rekaman Tata Usaha Negara

Bandung

3. SOP/001/WM/2016 Tentang SOP Audit Internal Tata Usaha Negara Bandung

4. SOP/001/WM/2016 Tentang SOP Pengendalian Layanan Tidak Sesuai Tata

Usaha Negara Bandung

5. SOP/001/WM/2016 Tentang SOP Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan

Tata Usaha Negara Bandung

6. SOP/001/WM/2016 Tentang SOP Prosedur Tinjauan Manajemen Tata Usaha

Negara Bandung

DOKUMEN MASTER

==================================================================

PENGADILAN TATA USAHA NEGARA BANDUNG

==================================================================

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : SOP/001/WM/2016

Status : MASTER

: CONTROLLED COPY NO__________

: UNCONTROLLED

: OBSOLETE

Revisi : 00

Tgl. Berlaku : 20 April 2016

Disiapkan Oleh Disahkan Oleh

Nama H. Andri Mosepa, SH.,MH. Nama H. Ujang Abdullah, SH., M.Si

NIP 19640710 198903 1 001 NIP 19640710 198903 1 001

Jabatan Wakil Manajemen Jabatan Ketua PTUN Bandung

Dokumen ini adalah milik Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung

Dilarang menggandakan sebagian maupun secara ke seluruhan dengan cara apapun tanpa

seizin Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung

CONTROLLED COPY NO

1

DOKUMEN MASTER

PENGADILAN TATA USAHA NEGARA

BANDUNG Jl. Diponegoro No. 34 Bandung

Tlp/Fax : ( 022 ) 7272189 Website: http://www.ptun-bandung.go.id | Email: [email protected]

No. Dokumen SOP/001/WM/2016

Revisi Ke 00

Tgl Berlaku 20 April 2016

Halaman 1/8



1. TUJUAN

Prosedur pengendalian dokumen ini dibuat untuk menjamin bahwa semua dokumen

sistem manajemen mutu Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung digunakan dan

dikendalikan secara efektif.

2. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup prosedur ini mengatur mekanisme pengendalian dokumen yang

mencakup proses identifikasi, penerbitan, pengesahan, pendistribusian, perubahan

dokumen sistem manajemen mutu Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung.

3. REFERENSI

3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul 4.2.3

4. DEFINISI

4.1 Dokumen : Informasi dan media pendukungnya. Dokumen di

Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung ada yang

menggunakan media kertas maupun media elektronik

(tersimpan dalam komputer).

4.2 Dokumen Internal : Seluruh dokumen sistem mutu yang diterbitkan oleh

Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung bersifat

terkendali dan diarsipkan.

4.3 Dokumen Eksternal : Dokumen dari Pengadilan Tata Usaha Negara

Bandung yang digunakan sebagai acuan / referensi

dalam pekerjaan, yang disimpan dan dikendalikan

oleh masing-masing Bagian yang diberi “Stempel

Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung”. Yang

termasuk dalam dokumen eksternal misalnya,

Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan

Presiden, Peraturan Mahkamah Agung RI, Keputusan

Ketua Mahkamah Agung RI dan sebagainya.

4.4 Dokumen Master : Dokumen internal yang diterbitkan dan disahkan sesuai Kewenangan Pengesahan Dokumen, serta

dikendalikan oleh Sekretaris ISO. Dokumen master

memiliki identitas “MASTER” berwarna merah pada

setiap halaman dokumennya dan hanya dapat

diterbitkan dan dapat direvisi oleh Sekretaris ISO.

CONTROLLED COPY NO

2

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 2/8



4.5 Dokumen Copy : Dokumen yang digandakan dari Dokumen Master

yang distribusinya dikendalikan oleh Sekretaris ISO

sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi

Dokumen Terkendali.

Dokumen copy terdiri atas Dokumen Terkendali

(Controlled Document) dan Dokumen Tidak

Terkendali (Uncontrolled Document)

4.6 Controlled Document : Dokumen copy yang distribusinya dikendalikan oleh

Sekretaris ISO

Penerima controlled copy teridenfitikasi sesuai

ketentuan penerima dokumen. Setiap kali terjadi

perubahan/revisi atas isi dokumen master, maka

Sekretaris ISO akan menerbitkan dokumen copy

terbaru kepada pemegang/penerima dokumen

copy sebelumnya dengan status revisi terkini.

Setiap penerima copy controlled document diberi

identitas “CONTROLLED COPY NO. ”

pada halaman paling depan dokumen

4.7 Uncontrolled

Document

: Dokumen copy yang distribusinya tidak

dikendalikan oleh Sekretaris ISO. Artinya jika terjadi

perubahan/revisi atas isi dokumen tersebut,

Sekretaris ISO tidak berkewajiban mendistribusikan

dokumen copy terbaru. Setiap copy uncontrolled

document diberi identitas “UNCONTROLLED”

pada halaman paling depan dokumen.

4.8 Dokumen Kadaluarsa : Dokumen master maupun dokumen eksternal yang

sudah tidak berlaku/sudah ada revisi penggantinya

tetapi masih disimpan untuk kepentingan internal

Unit Kerja. Setiap dokumen kadaluarsa diberi

identitas “OBSOLETE” pada halaman paling depan

dokumen.

5. TANGGUNG JAWAB

5.1 Manajemen Puncak bertanggung jawab untuk menetapkan Kebijakan Mutu dan

meninjau kesesuaiannya dengan kebutuhan Pengadilan Tata Usaha Negara

Bandung, serta mengesahkan seluruh dokumentasi sistem manajemen mutu

Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung.

5.2 Masing-masing Bagian bertanggung jawab untuk:

- Mengidentifikasi kebutuhan dokumen (Prosedur, Sasaran Mutu, Formulir)

yang diperlukan dalam pelaksanaan proses pekerjaan di Bagiannya;

CONTROLLED COPY NO

3

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 3/8



- Menyiapkan dan memastikan kesesuaian isi seluruh dokumen sebelum

disahkan dan diterbitkan;

- Meninjau dan melakukan revisi atas dokumen yang menjadi tanggung

jawabnya agar tetap relevan;

- Menyimpan dokumen eksternal yang relevan dan berlaku yang dijadikan

sebagai acuan pekerjaan;

5.3 Wakil Manajemen melalui Sekretaris ISO bertanggung jawab untuk: -

- Membuat Manual Mutu dan meninjau kesesuaiannya dengan proses

pelayanan Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung

- Memberi identitas terhadap dokumen sesuai dengan ketentuan dan aturan

pada prosedur ini;

- Menerbitkan dan mendistribusikan dokumen yang sudah disahkan

oleh pihak berwenang;

- Memastikan bahwa dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan

di masing-masing Bagian adalah dokumen yang mutakhir dengan status

revisi seragam;

- Mengkoordinir setiap perubahan dokumen sistem manajemen mutu yang

diimplementasikan di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung

- Menarik dokumen yang sudah tidak berlaku yang didistribusikan

secara terkendali, dan memberi identitas “OBSOLETE” pada dokumen

tidak berlaku yang asli (master);

6. KETENTUAN UMUM

6.1 Dokumen sistem manajemen mutu yang diterapkan di Pengadilan Tata Usaha

Negara Bandung adalah sebagai berikut:

- Kebijakan Mutu

- Manual Mutu

- Sasaran Mutu

- Dokumen Eksternal/Acuan

- SOP

- Formulir dan Arsip

6.2 Setiap dokumen sistem manajemen mutu harus memuat sedikitnya: judul, status

revisi, dan tanggal berlaku, kecuali untuk dokumen eksternal (termasuk formulir

yang berasal dari eksternal).

6.3 Seluruh dokumen seperti pada point 6.1 dikendalikan oleh Wakil Manajemen /

Sekretaris ISO sesuai dengan ketentuan prosedur ini, kecuali arsip dikendalikan

sesuai Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman (SOP/002/WM/2016);

CONTROLLED COPY NO

4

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 4/8



6.4 Setiap kali ada permintaan perubahan terhadap dokumen sistem manajemen mutu

(Kebijakan Mutu, Manual Mutu, SOP) dimasing-masing Bagian harus

dikoordinasikan penerbitannya oleh Wakil Manajemen.

6.5 Sekretaris ISO menerbitkan 1 (satu) salinan dokumen untuk masing-masing

penerima salinan dokumen. Identitas salinan dokumen yang diterbitkan dan

didistribusikan mengacu pada Daftar Induk dan Distribusi Dokumen Terkendali.

6.6 Setiap kali ada permintaan perubahan terhadap dokumen sistem manajemen

mutu (Kebijakan Mutu, Manual Mutu, SOP) di masing-masing Bagian harus

dikoordinasikan penerbitannya oleh Wakil Manajemen.

6.7 Seluruh arsip bukti implementasi pengendalian dokumen disimpan dan

dipelihara oleh Sekretaris ISO.

7. URAIAN PROSEDUR

7.1 Identifikasi Dokumen

7.1.1 Setiap Kepala Bagian dapat mengidentifikasi kebutuhan dokumen di

Bagian dan mengajukan ke Wakil Manajemen dengan menggunakan

formulir Permintaan Penambahan/Perubahan Dokumen.

7.1.2 Wakil Manajemen akan mengkaji permintaan tersebut, dan apabila setuju permintaan tersebut diteruskan ke Sekretaris ISO untuk dibuatkan format

sesuai ketentuan sistem dokumentasi (penomoran, pengkodean, status

revisi dan tanggal berlaku).

7.1.3 Dokumen yang diajukan untuk dibuatkan format baku, selanjutnya

dimintakan tinjauan dan persetujuan kepada pihak yang berwenang

sesuai ketentuan pada Tabel Kewenangan Pengesahan

Dokumen sebelum diterbitkan, kecuali untuk formulir diterbitkan tanpa

diperlukan pengesahan.

7.2 Penomoran dan Pengesahan Dokumen

7.2.1 Dokumen sistem manajemen mutu Pengadilan Tata Usaha Negara

Bandung yang diterbitkan, diberi kode dan nomor sesuai dengan

Tabel Kode

CONTROLLED COPY NO

5

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 5/8



Dokumen dan Tabel Sistem Penomoran Dokumen yang

ketentuannya tercantum pada prosedur ini.

TABEL KODE DOKUMEN

DESKRIPSI K O D E

Kebijakan Mutu KM

Manual Mutu MAN

Matriks Korelasi MK

Bisnis Proses BP

SOP SOP

Formulir FM

Wakil Manajemen WM

Umum UM

Keuangan KU

Kepegawaian KP

Kepaniteraan Perkara PRK

Kepaniteraan Hukum HK

Hakim HKM

Panitera Pengganti PP

TABEL SISTEM PENOMORAN DOKUMEN

JENIS

DOKUMEN

KODE

PENOMORAN KETERANGAN

CONTOH

KODE

Kebijakan Mutu KM KM : Kebijakan Mutu KM

Manual Mutu MAN MAN : Manual Mutu MAN

Matriks Korelasi MK MK : Matrik Korelasi MK

Bisnis Proses BP BP : Bisnis Proses BP

Standard

Operating

Procedure (SOP)

SOP/XX/YY/ZZ SOP : Standard Operating

Procedure

XX : No. Urut SOP

YY : Kode Bagian

ZZ : Tahun

SOP/001/KU/

2016

Dokumen

Pendukung

(Formulir)

FM/XX/YY/ZZ FM : Identitas Dokumen Pendukung (Formulir)

XX : No. Urut Formulir

YY : Kode Bagian

ZZ : Tahun

FM/001/WM/

2016

CONTROLLED COPY NO

6

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 6/8



7.2.2 Seluruh dokumen sistem manajemen mutu yang diterbitkan, kecuali

formulir, harus mendapatkan pengesahan dari pihak yang berwenang

mengesahkan sesuai dengan Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen

yang disebutkan pada prosedur ini.

TABEL KEWENANGAN PENGESAHAN DOKUMEN

Jenis Dokumen Disiapkan Oleh Disahkan Oleh

Kebijakan Mutu - Ketua

Manual Mutu Wakil Manajemen Ketua

SOP Kepala Bagian Ketua

7.3 Pendistribusian Dokumen

7.3.1 Salinan dokumen Master yang merupakan controlled

document didistribusikan kepada pihak internal Pengadilan Tata Usaha

Negara Bandung oleh Sekretaris ISO sesuai dengan Daftar Induk dan

Distribusi Dokumen Terkendali.

DAFTAR PENERIMA DOKUMEN

JABATAN NO. COPY

Ketua 01

Panitera / Sekretaris 02

Penanggung Jawab Bagian Hakim 03

Penanggung Jawab Bagian Panitera- Pengganti 04

Panitera Muda Kepaniteraan Perkara 05

Panitera Muda Kepaniteraan Hukum 06

Kepala Sub Bagian Umum 07

Kepala Sub Bagian Keuangan 08

Kepala Sub Bagian Kepegawaian 09

7.3.2 Controlled document didistribusikan kepada Bagian sesuai dengan

relevansi dokumen terhadap proses dan tanggung jawab bagian yang

berkepentingan sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen

Terkendali.

7.3.3 Sekretaris ISO menyertakan Daftar Induk dan Distribusi

Dokumen Terkendali sebagai bukti penerimaan dan/atau penarikan

dokumen yang harus ditandatangani oleh pihak penerima controlled

document.

CONTROLLED COPY NO

7

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 7/8



7.3.4 Dokumen sistem manajemen mutu yang diminta/diberikan kepada pihak

lain yang berkepentingan di luar Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung,

digandakan dari dokumen MASTER dan sebelum diterbitkan

oleh Sekretaris ISO diidentifikasi “UNCONTROLLED” pada

halaman paling depan dokumen.

7.3.5 Sekretaris ISO menyiapkan Formulir Serah Terima Dokumen, dan pihak

yang menerima dokumen menandatangani Formulir tersebut.

7.4 Tinjauan dan Revisi Dokumen

7.4.1 Seluruh controlled document harus mutakhir (update). Tinjauan terhadap

masing-masing isi dokumen internal dilakukan oleh masing-masing

Bagian minimum sekali dalam setahun atau bisa lebih cepat sesuai

kebutuhan. Hasil tinjauan dicatat dalam formulir Hasil Review Dokumen.

7.4.2 Apabila berdasarkan hasil tinjauan ternyata diperlukan revisi, maka

pembuat dokumen akan melakukan revisi dan menyerahkan draft

dokumen revisi kepada Sekretaris ISO untuk diterbikan dokumen

pengganti sesuai ketentuan.

7.4.3 Untuk dokumen Kebijakan Mutu dan Manual Mutu, revisi dapat

dilakukan atas dasar hasil Rapat Tinjauan Manajemen dan/atau hasil

penilaian audit Badan Sertifikasi, maupun adanya ketentuan lain yang

mengharuskan.

7.4.4 Usulan revisi/perubahan terhadap isi dokumen internal selain Kebijakan

Mutu dan Manual Mutu diajukan oleh Kepala Bagian kepada Wakil

Manajemen dengan menggunakan formulir Permintaan

Penambahan/Perubahan Dokumen. Jika perubahan isi dokumen

mempengaruhi Bagian, harus dilakukan koordinasi dengan Bagian/Bidang

terkait sebelum dokumen disahkan.

7.4.5 Wakil Manajemen mendiskusikan usulan perubahan dengam Bagian terkait. Perubahan yang bersifat redaksional atau tidak mengubah isi tidak

perlu dilakukan revisi.

7.4.6 Dokumen internal yang direvisi tersebut disahkan kembali oleh pihak

yang berwenang sesuai dengan Tabel Kewenangan Pengesahan

Dokumen, diberi nomor revisi baru dan tanggal terbit baru oleh Sekretaris

ISO.

7.4.7 Untuk dokumen eksternal, tinjauan dan revisi tidak dilakukan. Akan

tetapi Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung memastikan apabila ada

versi terbaru dari dokumen eksternal maka Wakil Manajemen melalui

Sekretaris ISO memiliki akses untuk memutakhirkan (updating) dokumen

eksternal tersebut.

CONTROLLED COPY NO

8

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 8/8



7.4.8 Dokumen internal yang telah direvisi didistribusikan ke Bagian terkait

oleh Sekretaris ISO dengan menyertakan Daftar Induk dan

Dsitribusi Dokumen Terkendali.

7.4.9 Sekretaris ISO menyesuaikan hal-hal yang bersifat administratif terkait

adanya revisi dokumen agar dipastikan pengendalian dokumen tetap

berjalan dengan baik.

7.5 Dokumen Kadaluarsa

7.5.1 Apabila dokumen revisi telah diberlakukan, controlled document

revisi sebelumnya dimusnahkan, dan dokumen kadaluarsa yang

merupakan dokumen MASTER diberi tanda dengan stempel

“OBSOLETE” oleh Sekretaris ISO sebagai bukti dokumen sudah tidak

berlaku.

7.6 Penyimpanan Dokumen

7.6.1 Dokumen “MASTER” disimpan dan dipelihara oleh Sekretaris

ISO. Dokumen yang digunakan sebagai pedoman kerja disimpan di

masing- masing bagian terkait, baik dokumen dalam media kertas maupun

media elektronik.

7.6.2 Selama penyimpanan, Sekretaris ISO memastikan seluruh dokumen

aman, termasuk dokumen yang ada dalam media elektronik

(komputer). Hak akses dan ketentuan terkait lainnya diatur tersendiri.

7.7 Dokumen Eksternal

7.7.1 Dokumen eksternal yang digunakan sebagai dokumen acuan dalam

kegiatan yang berasal dari luar Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung

diidentifikasi oleh Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung.

7.7.2 Dokumen eksternal dalam media kertas disimpan di masing-masing

bagian terkait.

7.7.3 Dokumen eksternal tersebut didata dalam Daftar Induk Dokumen Acuan.

8. ARSIP TERKAIT

8.1 Formulir Daftar Induk Dokumen Internal

8.2 Formulir Daftar Distribusi Dokumen

8.3 Formulir Daftar Induk Formulir

8.4 Formulir Daftar Induk Dokumen Ekternal

8.5 Formulir Permintaan Penambahan/Perubahan Dokumen

8.6 Formulir Hasil Review Dokumen

8.7 Formulir Serah Terima Dokumen

CONTROLLED COPY NO DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

DAFTAR INDUK DOKUMEN

INTERNAL

No. Formulir FM/001/WM/2016

Revisi Ke 00


Halaman 1

DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL

No Judul Dokumen Nomor

Dokumen No. Revisi

Tanggal

Berlaku

Mengetahui,

( )


PTUN

BANDUNG

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN


Revisi Ke 00


Halaman 1

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

No Judul Dokumen Nomor Dokumen No. Revisi Jenis Dokumen Penerima Tgl. Terima Paraf

CONTROLLED COPY NO

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

DAFTAR INDUK FORMULIR


Revisi Ke 00


Halaman 1

DAFTAR INDUK FORMULIR

No Judul Formulir Nomor Formulir No.

Revisi

Bagian atau

Fungsi Pemakai

Mengetahui,

( )

CONTROLLED COPY NO

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

DAFTAR INDUK DOKUMEN

EKSTERNAL


Revisi Ke 00


Halaman 1

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL

No Judul Dokumen Tempat

Penyimpanan

Bagian atau fungsi

pemakai

Mengetahui,

( )

CONTROLLED COPY NO

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

FORMULIR PERMINTAAN

PENAMBAHAN / PERUBAHAN

DOKUMEN


Revisi Ke 00


Halaman 1

FORMULIR PERMINTAAN PENAMBAHAN / PERUBAHAN DOKUMEN

Dibawah ini kami ajukan permohonan perubahan dokumen sebagai berikut :

Nama Dokumen : …………………….

Nomor Dokumen : …………………….

Status/Nomor Revisi : ……………………. Tanggal. Terbit : …………………

Bagian Pengguna : …………………….

UNTUK PERUBAHAN :

Perubahan / penggantian proses kerja/aktifitas atau dokumen yang digunakan

Penambahan proses kerja / aktifitas atau dokumen yang digunakan

Pengurangan proses kerja / aktifitas atau dokumen yang digunakan

Dokumen dimusnahkan / dokumen tidak digunakan lagi

Lain – lain : ................................

PERUBAHAN / ACUAN :

PERUBAHAN YANG DILAKUKAN :

PEMOHON : DISETUJUI OLEH:

____________________ ____________________

tanggal : Tanggal :

CONTROLLED COPY NO

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

FORMULIR SERAH TERIMA

DOKUMEN


Revisi Ke 00


Halaman 1

FORMULIR SERAH TERIMA DOKUMEN

Ini diserahkan dokumen – dokumen berikut :

Nama Dokumen Nomor

Dokumen

Tanggal

Terbit

No.

Revisi

Keterangan

Controlled Uncontrolled

Diterima Oleh :

____________________

tgl :

Diserahkan Oleh :

____________________

tgl :

CONTROLLED COPY NO

DOKUMEN MASTER

OKUMEN MASTER

==================================================================


==================================================================


PENGENDALIAN REKAMAN

No. Dokumen: SOP/002/WM/2016

Status : MASTER


: UNCONTROLLED

: OBSOLETE

Revisi : 00




NIP 19640710 198903 1 001 NIP 19640710 198903 1 001



Dilarang menggandakan sebagian maupun secara ke seluruhan dengan cara apapun tanpa


1

OKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 1/2



1. TUJUAN

Prosedur ini mengatur tata cara pengendalian rekaman untuk memudahkan dalam

penyimpanan, perlindungan dari kemungkinan kerusakan dan kehilangan, cara

penemuan kembali.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini diterapkan untuk semua arsip di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung

3. REFERENSI


4. DEFINISI

4.1 Rekaman : Arsip, merupakan bukti pencatatan hasil pekerjaan.

4.2 Arsip Aktif : Arsip yang masih dipergunakan secara langsung

dalam proses pelaksanaan pekerjaan.

4.3 Arsip Inaktif : Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung

dalam pelaksanaan pekerjaan.

4.4 Arsip hardcopy : Arsip yang tercetak dalam bentuk fisik (misal: media

kertas).

4.5 Arsip softcopy : Arsip yang tersimpan dalam perangkat elektronik

(misal: komputer) dan tidak dicetak.

4.6 Arsip Umum : Arsip yang aksesnya tidak terbatas. Setiap personil

Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung maupun

pihak berkepentingan dapat mengakses arsip tersebut

tanpa pembatasan hak akses.

4.7 Arsip Rahasia : Arsip yang aksesnya dibatasi. Hanya pihak-pihak

tertentu yang bisa mengakses arsip tersebut demi

kepentingan pekerjaan dan Pengadilan Tata Usaha

Negara Bandung

4.8 Daftar Induk Rekaman : Sebuah daftar yang berisi: jenis-jenis rekaman yang

dimiliki dan menjadi tanggung jawab tiap-tiap

personil, media rekaman, lokasi simpan, cara

perlindungan

5. TANGGUNG JAWAB

5.1 Masing-masing personil di setiap Bagian bertanggung jawab atas pengendalian

seluruh arsip aktif yang menjadi bukti pencatatan pekerjaan.

CONTROLLED COPY NO

2

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 2/2



6. KETENTUAN UMUM

6.1 Jenis arsip yang dimiliki Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung adalah arsip

dalam bentuk hardcopy (kertas) dan arsip dalam bentuk softcopy yang tersimpan

dalam perangkat komputer.

6.2 Pengarsipan dilakukan secara desentralisasi oleh masing-masing Bagian

7. URAIAN PROSEDUR

7.1 Identifikasi Arsip

Masing-masing bagian mengidentifikasi arsip yang menjadi bukti pekerjaan /

kegiatan dan tanggung jawabnya.

7.2 Penyimpanan Arsip

7.2.1 Setiap arsip disimpan oleh masing-masing pemilik arsip dilokasi yang

mudah diakses saat dibutuhkan, termasuk arsip dalam bentuk softcopy.

7.2.2 Arsip aktif dalam bentuk hardcopy dipastikan tersedia dan dengan mudah

dapat diakses.

7.2.3 Arsip inaktif dalam bentuk hardcopy disimpan secara terpisah agar mudah

dalam identifikasi

7.2.4 Arsip-arsip dalam bentuk softcopy disimpan dalam komputer dengan lokasi

dan identitas yang mudah diakses.

7.2.5 Arsip-arsip rahasia disimpan dengan perlindungan yang berbeda dengan

arsip-arsi pumum.

7.3 Perlindungan dan Penemuan Kembali Arsip

7.3.1 Saat diperlukan, seluruh arsip harus dapat dengan mudah ditemukan dan

ditunjukkan.

7.3.2 Untuk itu seluruh arsip dalam penyimpanannya harus dilindungi dari

kehilangan maupun kerusakan

7.3.3 Arsip dalam bentuk hardcopy disimpan ditempat aman namun mudah untuk

diakses, dengan identitas jelas. Sedangkan arsip dalam bentuk softcopy

disimpan dimasing-masing perangkat komputer dengan folder dan nama file

yang jelas sesuai isi file.

7.3.4 Arsip rahasia dalam bentuk hardcopy disimpan dalam lemari terkunci,

sedangkan arsip rahasia dalam bentuk softcopy diatur hak aksesnya

menggunakan password.

8. ARSIP TERKAIT

8.1 Daftar Induk Rekaman

OKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

DAFTAR INDUK

REKAMAN


Revisi Ke 00


Halaman 1

DAFTAR INDUK REKAMAN

Bagian :

No Judul Rekaman Metode

Simpan

Media

Penyimpanan

Masa

Simpan

DOKUMEN MASTER

==================================================================


==================================================================


AUDIT INTERNAL


Status : MASTER


: UNCONTROLLED

: OBSOLETE

Revisi : 00




NIP 19640710 198903 1 001 NIP 19640710 198903 1 001



Dilarang menggandakan sebagian maupun secarake seluruhan dengan cara apapun tanpa


CONTROLLED COPY NO

1

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 1/5


AUDIT INTERNAL

1. TUJUAN

Prosedur ini dibuat sebagai pedoman dalam menguji dan menilai kesesuaian dan

keefektifan penerapan sistem manajemen mutu melalui pelaksanaan audit internal,

sebagai bahan tinjauan manajemen dan tindakan perbaikan.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup proses perencanaan audit, pelaksanaan, sampai dengan tindak

lanjut pada semua bagian yang terkait dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung.

3. REFERENSI

3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul 8.2.2.

3.2 SOP Nomor : SOP/006/WM/2016 tentang Tinjauan Manajemen

4. DEFINISI

4.1 Audit : Suatu pengujian yang sistematik dan independen untuk

menentukan apakah kegiatan mutu dan hasil-hasil yang

sesuai dengan perencanaan diterapkan secara efektif

dan sesuai untuk mencapai tujuan.

4.2 Auditor : Personil yang melakukan audit.

4.3 Koordinator Auditor : Personil yang memimpin dan bertanggung jawab

terhadap tim audit.

4.4 Auditee : Bagian yang diaudit.

4.5 Bukti Audit : Rekaman/arsip pernyataan fakta atau informasi lain

yang relevan dengan kriteria audit dan dapat

diverifikasi.

4.6 Check list : Alat bantu yang digunakan dalam pelaksanaan audit

untuk mencatat hal-hal yang akan ditanyakan/

dipantau selama pelaksanaan audit.

4.7 Opening Meeting : Rapat pembukaan audit internal yang dipimpin

yang dipimpin oleh Koordinator Auditor dan dihadiri

oleh seluruh perwakilan tiap Bagian yang akan diaudit

untuk menyampaikan detail rencana pelaksanaan

audit internal.

4.8 Closing Meeting : Rapat penutupan audit internal yang dipimpin oleh

Koordinator Auditor dan dan dihadiri oleh seluruh

perwakilan Bagian yang telah diaudit untuk

menyampaikan hasil kegiatan audit internal.

CONTROLLED COPY NO

2

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 2/5


AUDIT INTERNAL

4.9 Temuan Audit : Hasil penilaian bukti audit terhadap kriteria audit.

Temuan audit dibagi ke dalam Ketidaksesuaian dan

Saran Perbaikan.

4.10 Ketidaksesuaian : Suatu kondisi dimana terdapat penyimpangan antara

pelaksanaan dengan kriteria audit.

4.11 Saran Perbaikan : Suatu kondisi dimana terdapat peluang untuk sebuah

peningkatan.

4.12 Kesesuaian : Suatu kondisi dimana antara pelaksanaan dengan

kriteria audit sudah sesuai.

4.13 Kriteria Audit : Set kebijakan, prosedur, atau persyaratan yang dipakai

sebagai rujukan atau acuan dalam proses audit

4.14 Koreksi : Tindakan yang dilakukan oleh auditee untuk menutup

ketidaksesuaian.

4.15 Tindakan Korektif : Tindakan yang dilakukan oleh auditee untuk

memperbaiki ketidaksesuaian untuk mencegah

berulangnya ketidaksesuaian. Tindakan korektif

merupakan bagian dari proses peningkatan

berkesinambungan.

5. TANGGUNG JAWAB

5.1 Manajemen Puncak bertanggungjawab dalam membuat Program Audit Internal

Tahunan, memastikan Program Audit Internal Tahunan berjalan, menunjuk

Koordinator Auditor, mengeluarkan Surat Tugas, menyetujui hasil verifikasi

temuan audit serta mengeluarkan Surat Peringatan.

5.2 Koordinator Auditor bertanggungjawab dalam membuat Rencana Pelaksanaan

Audit Internal, memimpin pelaksanaan audit, memimpin opening meeting dan

closing meeting dan membuat Laporan Audit Internal.

5.3 Auditor bertanggungjawab dalam melaksanakan audit sesuai dengan kriteria audit, melakukan verifikasi hasil temuan audit.

5.4 Auditee bertanggungjawab dalam memberikan data dan informasi terkait

kepentingan audit, menganalisa dan melakukan tindakan korektif atas temuan

audit.

5.5 Menejemen Puncak bertanggungjawab dalam menyetujui Program Audit Internal

Tahunan dan melakukan tinjauan manajemen.

6. KETENTUAN UMUM

6.1 Audit Internal dilaksanakan minimal 1(satu) kali dalam setahun.

6.2 Dalam hal penentuan frekuensi pelaksanaan audit, maka yang dapat dijadikan

pertimbangan adalah hal-hal sebagai berikut:

Keluhan pencari keadilan/masyarakat

Permintaan tindakan korektif dan tindakan pencegahan

CONTROLLED COPY NO

3

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 3/5


AUDIT INTERNAL

Hasil audit sebelumnya

Jika Program Audit Internal Tahunan tidak terlaksana sesuai dengan yang

sudah ditetapkan, maka Manajemen Puncak harus membuat reschedule

Program Audit Internal Tahunan dan pernyataan alasan perubahan jadwal audit

tersebut.

6.3 Auditor harus orang independen yang tidak langsung berkaitan dengan

prosedur maupun proses yang diaudit atau yang menjadi tanggung jawabnya dan

sudah mengikuti pelatihan auditor internal.

6.4 Tim Auditor Internal ditetapkan melalui Surat Tugas dari Manajemen Puncak

6.5 Audit internal dilaksanakan oleh tim audit yang sedikitnya berjumlah 2 (dua)

orang.

6.6 Temuan audit internal dinyatakan ditutup apabila verifikasi telah dilakukan oleh

auditor dan diketahui Manajemen Puncak.

7. URAIAN PROSEDUR

7.1 Proses Perencanaan Audit

7.1.1 Manajemen Puncak membuat Program Audit Internal Tahunan.

7.1.2 Berdasarkan Program Audit Internal Tahunan, Manajemen Puncak

menunjuk Koordinator Auditor beserta tim audit sesuai dengan waktu yang

disepakati.

7.1.3 Tim audit yang terbentuk ditegaskan dalam Surat Tugas yang

ditandatangani oleh Manejemen Puncak.

7.1.4 Koordinator Auditor yang sudah ditunjuk menyiapkan Rencana

Pelaksanaan Audit Internal beserta perangkat audit seperti Check list

Audit Internal dan Formulir Temuan Audit Internal.

7.2 Proses Pelaksanaan Audit

7.2.1 Koordinator Auditor memimpin opening meeting untuk memperkenalkan

anggota timnya beserta tugas-tugas yang akan dilaksanakan, menjelaskan

lingkup audit, serta standar dan metode dalam melakukan audit.

7.2.2 Auditor meninjau implementasi sistem mutu dan mencocokkannya dengan

kriteria audit.

7.2.3 Temuan yang didapatkan selama proses audit dicatat dalam Formulir

Temuan Audit Internal.

7.2.4 Koordinator Auditor mendiskusikan seluruh temuan dengan auditor

sebelum mengumumkan temuan pada closing meeting.

7.2.5 Koordinator Auditor memimpin closing meeting untuk menyampaikan hasil

temuan selama audit yang telah dituliskan dalam Formulir Temuan Audit

Internal.

CONTROLLED COPY NO

4

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 4/5


AUDIT INTERNAL

7.2.6 Pada closing meeting, Koordinator Auditor bersama auditee menyepakati

tanggal rencana penyelesaian tindakan korektif.

7.2.7 Selanjutnya Koordinator Auditor menyerahkan Formulir Temuan Audit Internal yang telah disepakati dengan auditee kepada Manajemen Puncak.

7.2.8 Sekretaris ISO menyalin Formulir Temuan Audit Internal tersebut dan

menyalinnya dalam Log Status Audit Internal untuk dapat memantau proses

tindak lanjut.

7.2.9 Formulir Temuan Audit Internal yang asli diserahkan kepada auditee untuk

ditindak lanjuti.

7.3 Tindak Lanjut Hasil Audit

7.3.1 Auditee harus menyelesaikan temuan dengan mengisi rencana tindakan

korektif yangakan dilakukan pada Formulir Temuan Audit Internal

sebelum tanggal jatuh tempo.

7.3.2 Formulir Temuan Audit Internal yang telah dilengkapi dan

ditandatangani oleh auditee diserahkan kepada Manajemen Puncak untuk

dipastikan penyelesaian ketidaksesuaian dilakukan sesuai dengan hasil

investigasi masalahnya.

7.3.3 Selanjutnya Sekretaris ISO mendata hasil tindakan korektif yang telah

dilakukan oleh auditee dan memantau penyelesaian temuan audit internal

melalui Log Status Audit Internal.

7.3.4 Formulir Temuan Audit Internal yang telah dilengkapi dan

ditandatangani oleh auditee beserta Log Status Audit Internal diserahkan

kepada Manajemen Puncak untuk tahapan verifikasi.

7.3.5 Sekretaris ISO mengkompilasi seluruh perkembangan status tindakan

korektif yang dilakukan auditee berdasarkan Log Status Audit

Internal.

7.3.6 Bila berdasarkan pemantauan pada Log Status Audit Internal

ternyata penyelesaian tindakan korektif belum dilaksanakan hingga

melewati target rencana penyelesaian tindakan korektif tersebut, maka

Manajemen Puncak akan mengeluarkan Surat Peringatan kepada auditee.

7.3.7 Berdasarkan Formulir Temuan Audit Internal yang sudah diterima,

Manajemen Puncak menugaskan kembali Koordinator Auditor untuk

melaksanaan verifikasi tindakan korektif pada Bagian yang telah diaudit.

7.3.8 Auditor melakukan verifikasi temuan audit internal berdasarkan informasi

penyelesaian tindakan korektif dari Koordinator Auditor.

7.3.9 Manajemen Puncak melalui Sekretaris ISO melakukan pembaharuan

status penyelesaian temuan audit internal berdasarkan hasil verifikasi pada

Log Status Hasil Audit Internal dan memperbaharuinya sesuai dengan

perkembangannya.

CONTROLLED COPY NO

5

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 5/5


AUDIT INTERNAL

7.3.10 Seluruh arsip kegiatan audit internal dipelihara oleh Sekretaris ISO.

7.3.11 Seluruh status temuan audit internal akan dibahas bersama dengan tiap

Bagian serta pihak terkait lainnya dalam Rapat Tinjauan Manajemen

sesuai ketentuan.

8. ARSIP TERKAIT

8.1 Program Audit Tahunan

8.2 Rencana Pelaksanaan Audit Internal

8.3 Check list Audit Internal

8.4 Temuan Audit Internal

8.5 Laporan Hasil Audit

8.6 Log Status Hasil Audit Internal

8.7 Surat Peringatan


PTUN

BANDUNG

PROGRAM AUDIT TAHUNAN

No. Formulir FM/008/WM//2016

Revisi Ke 00

Tgl Berlaku

Halaman

PROGRAM AUDIT TAHUNAN

Jenis Audit Sasaran / Tujuan Audit Area & Lingkup Audit Tim Audit Periode Audit

Audit Pihak Pertama

Memastikan kesesuaian Manajemen Mutu Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung terhadap ISO : 9001 : 2008 dan persyaratan hukum serta SOP yang berlaku di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung

Pelaksanaan Pelayanan Peradilan Untuk Perkara dan Non Perkara

Sesuai SK. Ketua Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung Nomor W2 - TUN2/803/ PS.03/VI/2016 Tentang Pembentukan Tim Auditor Internal

2016

Bandung, 29 Juni 2016

Manajemen Puncak

H. Ujang Abdullah, SH., M.Si


PTUN

BANDUNG

RENCANA PELAKSANAAN

AUDIT INTERNAL


Revisi Ke 00


Halaman 1

RENCANA PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL

Hari, Tanggal Waktu Bagian /

Lokasi Prosedur Kriteria Audit Auditee Auditor

Bandung…………………………

Penanggungjawab,

Koordinator Auditor

(……………………………)

Mengetahui,

Manajemen Puncak

(…………………………)


PTUN

BANDUNG

CHECK LIST

AUDIT INTERNAL


Revisi Ke 00


Halaman 1

CHECK LIST AUDIT INTERNAL

BAGIAN : ___________________ TANGGAL : ______________

AUDITEE : ___________________ PROSEDUR : ______________

AUDITOR : ___________________

Pertanyaan Hasil Audit / Kesesuaian

Keterangan Ya Tidak

CONTROLLED COPY NO

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

FORMULIR TEMUAN

AUDIT INTERNAL


Revisi Ke 00


Halaman 1

FORMULIR TEMUAN AUDIT INTERNAL

BAGIAN : ___________________ TANGGAL : ______________

AUDITEE : ___________________ PROSEDUR : ______________

AUDITOR : ___________________

Uraian Hasil Temuan Audit : (Diisi Oleh Auditor)

Penyebab :

Tanggal Kejadian :

Tindakan Koreksi yang Akan Dilakukan : (Diisi Oleh Auditee)

Tanggal Penyelesaian :

Dilaporkan :

_________________

Auditor

Tanggal : Mengetahui :

_________________

Auditee

Tindakan Koreksi Selesai : Ya / Tidak Tanggal Selesai :

Keterangan : Tanda Tangan :

_________________

Auditor

CONTROLLED COPY NO

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

FORMULIR LAPORAN

AUDIT INTERNAL


Revisi Ke 00


Halaman 1

LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL

Tanggal Audit

Unit yang diaudit

Tim Audit:

Hasil Audit

Aktivitas / Proses / Area Yang

Diaudit

Proses Yang Memerlukan

Perbaikan

Jumlah

Ketidaksesuaian

- Tanggungjawab manajemen

- Dokumentasi sistem manajemen

mutu

- Pengendalian dokumen dan

rekaman

- Pelayanan Non Perkara

- Pelayanan Non Perkara

- Penanganan keluhan pelanggan

- Pemantauan kepuasan Pelanggan

- Pemantauan dan pengukuran

proses pelayanan

- Pemantauan dan Pengukuran

hasil pelayanan

- Pengendalian pelayanan yang

tidak sesuai

- Tindakan perbaikan

- Tindakan pencahan

Kendala-kendala audit:

Dibuat oleh :

Ketua Tim Audit

( )


PTUN

BANDUNG

LOG STATUS

HASIL AUDIT INTERNAL


Revisi Ke 00


Halaman 1

LOG STATUS HASIL AUDIT INTERNAL

Ketidaksesuaian Investigasi Perbaikan Yang Sudah

Dilakukan Tgl. Status

Tgl. Uraian Temuan Auditor Tgl.


PTUN

BANDUNG

SURAT PERINGATAN


Revisi Ke 00


Halaman 1

SURAT PERINGATAN

Nomor :………………………

Kepada

.......................................

Dengan ini disampaikah bahwa :

1. Berdasarkan Monitoring Temuan Audit Mutu Internal, Sdr/Sdri telah sepakat untuk

menyelesaikan pelaksanaan Tindakan Perbaikan pada tanggal. …./…./…… Namun

hingga saat ini Sdr/Sdri belum menyelesaikan Tindakan Perbaikan tersebut.

2. Sdr/Sdri diberi kesempatan untuk menyelesaikan Tindakan Perbaikan yang dimaksud

paling lambat hingga tanggal ……/…./…….

Demikian untuk menjadi perhatiannya.

Bandung, ……………………….

Manajemen Puncak

(………………………..)

DOKUMEN MASTER

==================================================================


==================================================================


PENGENDALIAN LAYANAN TIDAK SESEUAI


Status : MASTER


: UNCONTROLLED

: OBSOLETE

Revisi : 00




NIP 19640710 198903 1 001 NIP 19640710 198903 1 001





1

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00

Tgl. Berlaku 20 April 2016

Halaman 1/3


PENGENDALIAN LAYANAN TIDAK SESUAI

1. TUJUAN

Prosedur pengendalian layanan tidak sesuai ini bertujuan untuk mengidentifikasikan dan

mengendalikan layanan Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung yang tidak memenuhi

persyaratan.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini diterapkan untuk seluruh jenis layanan yang termasuk dalam ruang lingkup

penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang dihasilkan oleh Pengadilan

Tata Usaha Negara Bandung kepada masyarakat mulai dari identifikasi ketidaksesuaian

layanan hingga tindak lanjutnya.

3. REFERENSI

3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul 8.3


3.3 SOP Nomor : SOP/004/WM/2016 tentang Tindakan Korektif dan Tindakan

Pencegahan


3.5 SOP Nomor : SOP/006/PHUM/2016 tentang Penanganan Meja Pengaduan

4. DEFINISI

4.1 Layanan tidak sesuai : Layanan yang tidak sesuai dengan persyaratan yang

ditetapkan maupun yang dijanjikan kepada

masyarakat

4.2 Layanan : Layanan yang diberikan oleh Pengadilan Tata Usaha

Negara Bandung kepada masyarakat

4.3 Ketidaksesuaian : Kondisi tidak tercapainya persyaratan.

4.4 Koreksi : Tindakan yang dikenakan pada suatu layanan untuk

menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi

4.5 Tindakan Korektif : Tindakan yang dilakukan untuk menghilangkan

penyebab ketidaksesuaian yang terjadi dan

mencegah berulangnya ketidaksesuaian.

5. PENANGGUNGJAWAB

5.1 Setiap Kepala Bagian bertanggung jawab dalam memastikan bahwa tindakan

korektif yang diambil terhadap layanan tidak sesuai yang berulang efektif dan

dapat mencegah terulangnya kembali kasus yang sama.

2

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 2/3



5.2 Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam:

5.2.1 Melakukan koordinasi dengan masing-masing bagian untuk melakukan

verifikasi tindakan korektif atas layanan tidak sesuai yang berulang dan

menjamin efektivitas tindakan tersebut.

5.2.2 Melakukan tinjauan terhadap tindakan perbaikan yang belum efektif, dan

mengagendakan pembahasannya dalamTinjauan Manajemen.

6. URAIAN PROSEDUR

6.1 Identifikasi Layanan Tidak Sesuai

6.1.1 Layanan tidak sesuai bisa diidentifikasi selama dalam proses pelayanan oleh

masing-masing bagian maupun bila layanan itu sudah diterima oleh

masyarakat.

6.1.2 Layanan tidak sesuai yang sudah diterima / digunakan oleh masyarakat, dan

dilaporkan / disampaikan ke Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung secara

resmi, ditangani sesuai dengan SOP Nomor: SOP/006/PHUM/2016 tentang

Penanganan Meja Pengaduan

6.1.3 Layanan tidak sesuai yang ditemukan selama proses pelayanan, akan

dilaporkan oleh pemilik layanan (Bagian) maupun penerima layanan /

output dari Bagian terkait dan dicatat pada Register Layanan yang Tidak

Sesuai.

6.2 Penanganan Layanan Tidak Sesuai (yang ditemukan selama proses pelayanan)

6.2.1 Bagian yang menemukan layanan tidak sesuai dari Bagian lain dan sudah

mencatat dalam Register Layanan yang Tidak Sesuai, selanjutnya

dilaporkan kepada Bagian yang menghasilkan layanan tersebut untuk

dilakukan koreksi.

6.2.2 Layanan tidak sesuai yang sudah diperbaiki akan dikembalikan kepada

Bagian pelapor untuk dapat diproses lebih lanjut menjadi layanan yang

sesuai persyaratan.

3

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 3/3



6.3 Tindakan Korektif

6.3.1 Jika layanan tidak sesuai di Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung terjadi

berulang lebih dari 3 kali dalam setiap bulan, maka Kepala Bagian yang

menemukan layanan tidak sesuai melaporkan kepada Wakil Manajemen,

dan Wakil Manajemen melalui Sekretaris ISO meminta untuk dilakukan

tindakan korektif dalam formulir Permintaan Tindakan Korektif.

6.3.2 Wakil Manajemen bersama dengan Bagian terkait mengidentifikasi

ketidaksesuaian tersebut dan melakukan penelusuran penyebab hingga

rencana tindakan korektif yang akan dilakukan.

6.4 Tinjauan terhadap Layanan Tidak Sesuai

Wakil Manajemen melakukan tinjauan terhadap seluruh tindakan korektif yang

diambil atas layanan tidak sesuai yang berulang seperti pada point 6.3.1, untuk

dibahas dalam Tinjauan Manajemen.

7. ARSIP TERKAIT

7.1 Formulir Register Layanan yang Tidak Sesuai

7.2 Formulir Permintaan Tindakan Korektif / Pencegahan

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

REGISTER LAYANAN TIDAK SESEUAI


Revisi Ke 00


Halaman 1

REGISTER LAYANAN TIDAK SESEUAI

No Tanggal Unit Kerja /

Bagian Bidang Layanan Uraian Keluhan Usulan Solusi Status

(Layak Diteruskan.

Tidak layak, open,

clos)

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

FORMULIR PERMINTAAN

TINDAKAN KOREKTIF


Revisi Ke 00


Halaman 1

FORMULIR PERMINTAAN

TINDAKAN KOREKSI / PENCEGAHAN

HARI DAN TANGGAL :

PEMOHON :

BAGIAN :

MASALAH YANG TERJADI DAN PENYEBABNYA :

Tanggal Terjadi Masalah : Lokasi / Tempat :

USULAN TINDAKAN : KOREKSI PENCEGAHAN

Waktu Penyelesaiaan :

Pemohon :

_____________________________

Tanggal :

Diketahui oleh :

_____________________________

Tanggal :

TINDAKAN YANG DIAMBIL DAN HASILNYA:

Ini Penyelesaian Tindakan :

KESIMPULAN :

Perlu tindak lanjut: (Jelaskan)

_____________________________

_____________________________

Masalah Telah Selesai

Dilaporkan oleh :

_____________________________

Tanggal :

Ditinjau & Disetujui Oleh:

_____________________________

Tanggal :

DOKUMEN MASTER

DOKUMEN MASTER

==================================================================


==================================================================


TINDAKAN KOREKTIF DAN TINDAKAN PENCEGAHAN


Status : MASTER


: UNCONTROLLED

: OBSOLETE

Revisi : 00




NIP 19640710 198903 1 001 NIP 19640710 198903 1 001





DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 1/5



1. TUJUAN

Prosedur tindakan korektif dan tindakan pencegahan ini digunakan sebagai pedoman

untuk:

1.1 Menganalisis dan memecahkan masalah, serta mencegah kesalahan yang berulang

dengan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terjadi atau

ketidaksesuaian potensial yang akan terjadi.

1.2 Menetapkan langkah yang sistematis dalam tindakan korektif yang berhubungan

dengan mutu.

1.3 Mengenali potensi penyebab ketidaksesuaian dan menghilangkan dengan

melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari terjadinya suatu

ketidaksesuaian.

1.4 Sarana dalam melakukan perbaikan berkelanjutan (continual improvement).

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur tata cara penanganan semua ketidaksesuaian yang berasal dari

masyarakat maupun yang berasal dari proses penyediaan layanan dalam lingkup

penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang meliputi identifikasi dan

pelaporan, analisis dan investigasi penyebab/potensi penyebab hingga penetapan

tindakan korektif atau tindakan pencegahan terhadap:

2.1 Ketidaksesuaian yang telah terjadi

2.2 Ketidaksesuaian yang potensial/kemungkinan besar akan terjadi.

3. REFERENSI

3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul 8.5.2 dan 8.5.3

3.2 Persyaratan SMM ISO 9001:2008 klausul 8.4

3.3 SOP Nomor : SOP/006/PHUM/2016 tentang Penanganan Meja Pengaduan

3.4 SOP Nomor : SOP/004/WM/2016 tentang Pengendalian Layanan Tidak Sesuai


3.6 Laporan Pengukuran Kepuasan Masyarakat

4. DEFINISI

4.1 Ketidaksesuaian : Kondisi tidak tercapainya persyaratan.

4.2 Koreksi : Tindakan yang dikenakan pada suatu layanan untuk

menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi.

3

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 2/5



4.3 Tindakan Korektif : Segala tindakan untuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian yang terjadi untuk mencegah

terulangnya ketidaksesuaian.

4.4 Tindakan Pencegahan : Segala tindakan untuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian potensial yang mungkin terjadi

untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian.

4.5 Closed Out : Suatu kondisi dimana tindakan korektif atas

ketidaksesuaian sudah dilakukan dan dinyatakan

selesai.

5. PENANGGUNGJAWAB

5.1 Wakil Manajemen bertanggungjawab dalam mengkoordinir pelaksanaan tindakan

korektif yang memerlukan kesepakatan antar/lintas Bagian, serta melakukan

verifikasi terhadap pelaksanaan tindakan korektif maupun tindakan pencegahan

yang diambil oleh Bagian terkait.

5.2 Masing-masing Kepala setiap Bagian bertanggungjawab dalam pelaksanaan

tindakan korektif atau tindakan pencegahan atas ketidaksesuaian maupun potensi

ketidaksesuaian.

5.3 Setiap Kepala Bagian bertanggung jawab dalam memastikan tindakan yang

diambil sesuai dengan akar masalah dari ketidaksesuaian yang terjadi, dan

tindakan korektif maupun tindakan pencegahan dilaksanakan

5.4 Setiap pegawai bertanggung jawab terhadap pendeteksian ketidaksesuaian dan

pelaporan dilingkup kerjanya masing-masing.

5.5 Sekretaris ISO bertanggungjawab dalam menyimpan seluruh dokumentasi

tindakan korektif dan tindakan pencegahan.

6. KETENTUAN UMUM

6.1 Ketidaksesuaian yang diidentifikasi dalam prosedur ini untuk dilakukan

tindakan korektif antara lain:

• Ketidaksesuaian yang didapat dari pengaduan masyarakat sesuai dengan

ketentuan pada Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan SOP Nomor:

SOP/006/PHUM/2016 tentang Penanganan Meja Pengaduan

• Ketidaksesuaian yang berasal dari terjadinya layanan tidak sesuai, seperti yang

diatur dalam SOP Nomor: SOP/004/WM/2016 tentang Pengendalian Layanan

Tidak Sesuai;

• Hasil pengukuran kepuasan layanan yang nilainya kurang dari nilai minimal

yang ditentukan;

• Ketidaksesuaian yang ditemukan oleh pihak eksternal, termasuk hasil audit

eksternal (Badan Sertifikasi);

4

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 3/5



6.2 Ketidaksesuaian potensial yang diidentifikasi dalam prosedur ini untuk

dilakukan tindakan pencegahan antara lain:

• Saran perbaikan dari audit eksternal (Badan Sertifikasi);

• Potensi-potensi masalah pada proses pelayanan

6.3 Ketidaksesuaian yang didapatkan selama pelaksanaan Audit Internal

ditindaklanjuti sesuai ketentuan SOP Nomor : SOP/003/WM/2016 tentang Audit

Internal.

7. URAIAN PROSEDUR

7.1 Identifikasi Ketidaksesuaian dan Potensi Ketidaksesuaian

7.1.1 Setiap bulan atau sesuai periode tertentu, Sekretaris ISO mendata

ketidaksesuaian yang terjadi maupun potensi ketidaksesuaian yang

membutuhkan dilakukan tindakan korektif maupun tindakan pencegahan

berdasarkan data capaian Sasaran Mutu, data pengaduan/ keluhan

masyarakat, data kejadian layanan tidak sesuai, data hasil pengukuran

kepuasan masyarakat, data evaluasi rekanan, dll.

7.1.2 Setiap data ketidaksesuaian maupun potensi ketidaksesuaian yang bisa

dilakukan tindakan korektif maupun pencegahan dicatat oleh Sekretaris ISO

dalam formulir Permintaan Tindakan Korektif maupun formulir Permintaan

Tindakan

7.1.3 Selanjutnya, Sekretaris ISO meregister seluruh data yang dimintakan

tindakan korektif maupun tindakan pencegahan dalam formulir Monitoring

Tindakan Korektif/Tindakan Pencegahan, yang diserahkan kepada Wakil

Manajemen untuk dilakukan pemantauan.

7.2 Tindak Lanjut atas Permintaan Tindakan Pencegahan

7.2.1 Setiap Kepala Bagian melakukan investigasi guna menentukan akar masalah

yang menyebabkan terjadinya potensi ketidaksesuaian.

7.2.2 Berdasarkan penyebab potensi masalah yang telah diidentifikasi ditentukan

kebutuhan akan tindakan pencegahan untuk memastikan potensi

ketidaksesuaian yang akan terjadi agar dapat dicegah lebih dini.

7.2.3 Setiap Kepala Bagian mengkoordinir pelaksanaan tindakan pencegahan dan

Kepala setiap Bagian menentukan target waktu penyelesaian yang akan

diambil.

7.2.4 Tindakan pencegahan yang sudah dilakukan dicatat pada formulir

Permintaan Tindakan Pencegahan yang salinannya di distribusikan kepada

Wakil Manajemen / Sekretaris ISO untuk dimonitor pelaksanaan tindakan

pencegahannya.

5

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 4/5



7.2.5 Wakil Manajemen / Sekretaris ISO memperbaharui data pada formulir

Monitoring Tindakan Korektif / Tindakan Pencegahan dan memantau

pelaksanaan tindakan pencegahan.

7.2.6 Dalam melaksanakan tindakan pencegahan, Kepala Bagian terkait harus

memastikan bahwa tindakan yang diambil adalah sesuai dengan

ketentuandan kebutuhan sehingga efektif dalam menghilangkan potensi

penyebab ketidaksesuaian.

7.3 Tindak Lanjut atas Permintaan Tindakan Korektif

7.3.1 Setiap Kepala Bagian terkait melakukan investigasi guna menentukan akar

masalah yang menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian.

7.3.2 Berdasarkan penyebab masalah yang telah diidentifikasi, bersama dengan

Kepala Bagian ditentukan kebutuhan akan tindakan korektif untuk

memastikan agar ketidaksesuaian yangsudah terjadi tidak terulang.

7.3.3 Kepala Bagian mengkoordinir pelaksanaan tindakan korektif dan Kepala

Bagian menentukan target waktu penyelesaian yang akan diambil.

7.3.4 Tindakan korektif yang sudah dilakukan dicatat pada formulir

Permintaan Tindakan Korektif yang salinannya didistribusikan kepada

Wakil Manajemen / Sekretaris ISO untuk dimonitor pelaksanaan tindakan

korektifnya.

7.3.5 Wakil Manajemen / Sekretaris ISO memperbaharui data pada formulir

Monitoring Tindakan Korektif/ Tindakan Pencegahan dan memantau

pelaksanaan tindakan korektif.

7.3.6 Dalam melaksanakan tindakan korektif, Kepala Subbag terkait harus

memastikan bahwa tindakan yang diambil adalah sesuai dengan ketentuan

dan kebutuhan sehingga efektif dalam menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian.

7.4 Verifikasi Tindakan Perbaikan / Pencegahan

7.4.1 Masing-masing Kepala Bagian memastikan:

7.4.1.1 Tindakan pencegahan dilakukan sesuai dengan batas waktu yang

telah ditetapkan dalam formulir Permintaan Tindakan Pencegahan.

7.4.1.2 Tindakan korektif dilakukan sesuai dengan batas waktu yang telah

ditetapkan dalam formulir PermintaanTindakan Korektif.

7.4.2 Wakil Manajemen memantau pelaksanaan tindakan pencegahan atau

tindakan korektif melalui Monitoring Tindakan Korektif/

Tindakan pencegahan

6

DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Halaman 5/5



7.4.3 Apabila ternyata tindakan pencegahan atau tindakan korektif belum

dilakukan, maka Wakil Manajemen akan mengeluarkan Surat Peringatan

dan meminta penetapan target waktu pelaksanaan tindakan pencegahan atau

perbaikan kembali. Surat Peringatan ditembuskan kepada Manajemen

Puncak.

7.4.4 Apabila tindakan pencegahan atau perbaikan telah dinyatakan efektif, Wakil

Manajemen / Sekretaris ISO melengkapi Monitoring Tindakan

Korektif/Tindakan Pencegahan dengan pernyataan closed out.

7.4.5 Jika hasil tindakan pencegahan atau tindakan korektif belum

memuaskan dan belum efektif menghilangkan potensi penyebab

ketidaksesuaian maupun ketidaksesuaian yang telah terjadi, maka masalah

tersebut dibawa ke dalam Tinjauan Manajemen untuk ditetapkan

keputusannya oleh Manajemen Puncak.

7.4.6 Apabila tindakan pencegahan atau tindakan korektif yang diambil adalah

mengubah metode dan tata cara pelaksanaan proses yang telah ditetapkan,

maka Sekretaris ISO dapat meminta perubahan pada dokumen yang terkait,

sesuai ketentuan pada SOP Nomor : SOP/001/WM/2016 tentang

Pengendalian Dokumen.

7.4.7 Semua arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan tindakan

pencegahan dan tindakan korektif disimpan oleh Sekretaris ISO dan Kepala

Bagian.

8. ARSIP TERKAIT

8.1 Formulir Permintaan Tindakan Korektif dan Pencegahan

8.2 Monitoring Tindakan Korektif/Tindakan Pencegahan

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

FORMULIR PERMINTAAN

TINDAKAN KOREKTIF DAN

PENCEGAHAN


Revisi Ke 00


Halaman 1

FORMULIR PERMINTAAN

TINDAKAN KOREKSI / PENCEGAHAN

HARI DAN TANGGAL :

PEMOHON :

BAGIAN :

MASALAH YANG TERJADI DAN PENYEBABNYA :

Tanggal Terjadi Masalah : Lokasi / Tempat :

USULAN TINDAKAN : KOREKSI PENCEGAHAN

Waktu Penyelesaiaan :

Pemohon :

_____________________________

Tanggal :

Diketahui oleh :

_____________________________

Tanggal :

TINDAKAN YANG DIAMBIL DAN HASILNYA:

Ini Penyelesaian Tindakan :

KESIMPULAN :

Perlu tindak lanjut: (Jelaskan)

_____________________________

_____________________________

Masalah Telah Selesai

Dilaporkan oleh :

_____________________________

Tanggal :

Ditinjau & Disetujui Oleh:

_____________________________

Tanggal :

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

MONITORING TINDAKAN KOREKTIF/TINDAKAN PENCEGAHAN


Revisi Ke 00


Halaman 1

MONITORING

TINDAKAN KOREKTIF/TINDAKAN PENCEGAHAN

No Status Temuan Uraian Ketidaksesuaian /

Potensi Ketidaksesuaian Tindakan Koreksi / Pencegahan

Tanggal Koreksi /

Pencegahan Status Akhir

(new/open/close)

DOKUMEN MASTER

==================================================================


==================================================================


TINJAUAN MANAJEMEN


Status : MASTER


: UNCONTROLLED

: OBSOLETE

Revisi : 00




NIP 19640710 198903 1 001 NIP 19640710 198903 1 001





DOKUMEN MASTER





Revisi Ke 00


Jumlah Hal. 1/2


TINJAUAN MANAJEMEN

1. TUJUAN

Prosedur ini digunakan untuk mengatur pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen di

Kantor Pengadian Tata Usaha Negara Bandung sebagai bentuk evaluasi efektivitas

implementasi sistem manajemen mutu.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur diterapkan mulai dari rencana Rapat Tinjauan Manajemen, pelaksanaan,

hingga tindak lanjut output Rapat Tinjauan Manajemen.

3. REFERENSI

3.1 Persyaratan SMM ISO9001:2008 klausa 5.6

4. DEFINISI

4.1 Tinjauan Manajemen : Suatu bentuk tinjauan atas implementasi sistem

manajemen mutudi Kantor Pengadian Tata Usaha

Negara Bandung dimana pimpinan tertinggi

organisasi (Manajemen Puncak) akan memberikan

keputusan atas permasalahan terkait implementasi

sistem manajemen mutu. Tinjauan Manajemen

dilaksanakan dalam bentuk rapat secara berkala

dengan agenda pembahasan sesuai persyaratan

standar yang diacu.

5. TANGGUNG JAWAB

5.1 Manajemen Puncak bertanggung jawab dalam memberikan keputusan dalam

Rapat Tinjauan Manajemen terutama terkait kebutuhan sumberdaya

5.2 Kepala setiap Bagian bertanggungjawab dalam memberikan data yang diperlukan

untuk keperluan agenda Rapat Tinjauan Manajemen.

5.3 Wakil Manajemen dan Sekretaris ISO bertanggung jawab mempersiapkan bahan

pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen, membuat notulen, serta memantau

tindak lanjut hasil rapat.

6. KETENTUAN UMUM

6.1 Rapat Tinjauan Manajemen dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam satu tahun

atau diluar jadwal rencana, apabila ada hal-hal penting yang berkaitan dengan

Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu (SKP), hasil audit, perubahan pada manajemen

dan organisasi Unit Kerja, maupun hal-hal yang memerlukan tindak lanjut segera.

1

DOKUMEN MASTER




No. Dokumen 006/WM/2016

Revisi Ke 00


Jumlah Hal. 2/2


TINJAUAN MANAJEMEN

6.2 Agenda Rapat Tinjauan Manajemen meliputi evaluasi menyeluruh atas

Implementa sisistem manajemen mutu, seperti:

a. Hasil audit, internal dan eksternal

b. Umpan balik masyarakat, termasuk keluhan masyarakat

c. Status tindakan korektif dan tindakan pencegahan

d. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya

e. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu

f. Saran-saran untuk perbaikan

7. URAIAN PROSEDUR

7.1 Wakil Manajemen mengundang peserta Rapat Tinjauan Manajemen dengan

menggunakan Undangan Rapat Tinjauan Manajemen yang ditujukan kepada

seluruh Bagian

7.2 Sebelum pelaksanaan rapat, Wakil Manajemen mengumpulkan seluruh

bahan/materi yang dibutuhkan untuk dibahas dalam rapat yang dirangkum.

7.3 Manajemen Puncak memimpin Rapat Tinjauan Manajemen. Bukti kehadiran rapat

dicatat dalam Daftar Hadir.

7.4 Masing-masing Kepala Bagian menyampaikan hasil implementasi sistem

manajemen mutu di Bagiannya sesuai dengan agenda Rapat Tinjauan Manajemen.

7.5 Manajemen Puncak membahas dan membuat keputusan atas setiap permasalahan

yang dibicarakan dalam rapat.

7.6 Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dicatat dalam Notulen Rapat Tinjauan

Manajemen oleh Sekretaris ISO dan dimintakan persetujuan kepada Manajemen

Puncak.

7.7 Notulen Rapat Tinjauan Manajemen didistribusikan / dibagikan kepada setiap

Kepala Bagian

7.8 Masing-masing Kepala Bagian menindaklanjuti hasil Rapat Tinjauan Manajemen.

Hal-hal yang berkaitan dengan penyediaan sumberdaya diatur sesuai ketentuan

yang berlaku.

7.9 Wakil Manajemen memonitor tindak lanjut hasil Rapat Tinjauan Manajemen

melalui formulir Notulen Rapat Tinjauan Manajemen. Hal-hal yang belum dapat

diselesaikan sesuai target waktu yang ditetapkan, akan dibahas dalam tinjauan

manajemen periode berikutnya.

8. ARSIP TERKAIT

8.1 Agenda Rapat Tinjauan Manajemen dan Pembahasannya

8.2 Undangan Rapat Tinjauan Manajemen

8.3 Daftar Hadir

8.4 Notulen Rapat Tinjauan Manajemen

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

AGENDA RAPAT


Revisi Ke 00


Halaman 1

AGENDA RAPAT

Rapat Tanggal : …………………………

Tempat : …………………………

POKOK BAHASAN :

1. ……………………………………………………………

2. ……………………………………………………………

3. ……………………………………………………………

Bandung, ……………(tanggal)

Manajemen Puncak

(…………………………)

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

UNDANGAN RAPAT


Revisi Ke 00


Halaman 1

UNDANGAN RAPAT

Nomor : ………………………… Bandung, ……………(tanggal)

Hal : Rapat Tinjauan Manajemen

Kepada :

Dengan hormat,

Sehubungan akan diadakannya Rapat Tinjauan Manajemen dengan ini kami mengharap kehadiran

Bapak/Ibu/Sdr pada :

Hari/Tanggal :

Pukul :

Tempat :

Acara :

Demikian kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Mengetahui, Ketua,

(………………………………..)

Wakil Manajemen

( ………………………… )

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

DAFTAR HADIR RAPAT


Revisi Ke 00


Halaman 1

DAFTAR HADIR RAPAT

Tanggal : …………………….

No Nama Bagian Paraf

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

NOTULEN RAPAT


Revisi Ke 00


Halaman 1

NOTULEN RAPAT

Rapat Tanggal : …………………………

Tempat : …………………………

No Rincian Pokok

Bahasan

Kesimpulan / Renacana

Tindak Lanjut Batas Waktu

Penanggung

jawab

Undangan yang hadir :

No Nama Jabatan Keterangan

Undangan yang tidak hadir:

No Nama Jabatan Alasan

Bandung, ……………………….

Mengetahui/Menyetujui

Wakil Manajemen

( ………………………… )

DOKUMEN MASTER

PTUN

BANDUNG

LAPORAN MONITORING SASARAN MUTU


Revisi Ke 00


Halaman

LAPORAN MONITORING SASARAN MUTU

Bagian :

No Sasaran Mutu Uraian Target Bulan

Ket Target Satuan

Penanggungjawab,

Bagian....................

( )

Bandung, ..............................

Mengetahui,

Wakil Manajemen

( )

Documents

DAFTAR ISI SOP WAKIL MANAJEMEN WAKIL MANAJEMEN...mutu (Kebijakan Mutu, Manual Mutu, SOP) di masing-masing Bagian harus dikoordinasikan penerbitannya oleh Wakil Manajemen. 6.7 Sel ur