GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOS

Curitiba – MBA GP 06/11

Empresa e Projeto

DATACOM Soluções em tecnologia

A DATACOM é uma empresa fornecedora de equipamentos e soluções em tecnologia. Busca criar opções para o seu cliente a partir do portfóliode produtos e mão de obra disponíveis, que pode ser oferecido através de parcerias sólidas firmadas com vários fabricantes e fornecedores do setor.

Equipe de Projetos

Antonio MercuriMarcio Dias

Fabio WaleskiSilvana Cim

DATA CENTER MODULAR

Objetivo

O objetivo especifico deste trabalho é Planejar, Conduzir, Administrar e Encerrar as Aquisições do Projeto Datacenter Modular.

WBS Projeto Datacenter Modular

MAKE

1.0 Gerenciamento de Projeto

MAKE

6.0 Cabeamento Estruturado1.1 Escopo 6.1 Compra de Material1.2 Tempo 6.2 Instalação1.3 Custo 6.3 Testes1.4 Pessoas

MAKE

7.0 Movimentação1.5 Risco 7.1 Planejamento1.6 Comunicação 7.2 Preparação1.7 Qualidade 7.3 Execução1.8 Integração 7.4 Operação assistida1.9 Gerenciamento de Aquisições

MAKE

8.0 Comissionamento do Projeto1.9.1 Convite 8.1 Datacenter Modular1.9.2 Licitação 8.2 Adequação Civil1.9.3 Contratação 8.3 Adequação Elétrica1.9.4 Cronograma - Físico Financeiro 8.4 Energia Alternativa1.9.5 Controle 8.5 Cabeamento Estruturado1.9.6 Desmobilização 8.6 Movimentação

BUY2.0 Datacenter Modular

MAKE

9.0 Documentação

9.1 Certificação

BUY3.0 Adequação Civil

9.2 Coleta

9.3 Validação

BUY4.0 Adequação Elétrica9.4 "As Built"

MAKE10.0 Finalização

BUY5.0 Grupo Gerador 10.1 Termo de Aceite 10.2 Termo de encerramento

Critérios Make or Buy

1. Core Business da Empresa;2. Existência de fornecedores confiáveis;3. Quantidade da Equipe; 4. Logística; 5. Restrição de Custo; 6. Restrição de Prazo; 7. Necessidade de absorção da tecnologia; 8. Compartilhamento de riscos;

Mapas de Aquisições

Número Item a ser contratado

Referencia EAP Vendor List Orçamento Prazo Critério Aplicado

1 Datacenter Modular

2.0 DataMod, Mudular Center's, Delta Modular

R$ 4.000.000,00 5 meses Necessidade de fornecimento especializado

2 Adequação Civil 3.0 RS Reformas, Siro, Lukas

R$ 600.000,00 3 meses Falta de Knowhow

3 Adequação Elétrica

4.0 Iluminus, Eletrical Center, XPTO Ilumenn

R$ 1.000.000,00 2 meses Diversidade e Facilidade de obtenção no mercado

4 Grupo Gerador 5.0 XPTO Ilumenn, SoL, PLO

R$ 750.000,00 4 meses Necessidade de fornecimento especializado

WBS RevisadaProjeto Datacenter Modular

MAKE

1.0 Gerenciamento de Projeto

BUY

5.0 Grupo Gerador1.1 Escopo 5.1 Projeto Executivo1.2 Tempo 5.2 ART1.3 Custo 5.3 Cronograma de obra1.4 Pessoas 5.4 Fabricação1.5 Risco 5.5 Transporte1.6 Comunicação 5.6 Instalação1.7 Qualidade 5.7 As Built1.8 Integração 5.8 Operação assistida1.9 Gerenciamento de Aquisições

MAKE

6.0 Cabeamento Estruturado1.9.1 Convite 6.1 Compra de Material1.9.2 Licitação 6.2 Instalação1.9.3 Contratação 6.3 Testes1.9.4 Cronograma - Físico Financeiro

MAKE

7.0 Movimentação1.9.5 Controle 7.1 Planejamento1.9.6 Desmobilização 7.2 Preparação

BUY

2.0 Datacenter Modular 7.3 Execução2.1 Contratação 7.4 Operação assistida2.2 Projeto Executivo

MAKE

8.0 Comissionamento do Projeto2.3 Aprovação 8.1 Datacenter Modular2.4 Fabricação 8.2 Adequação Civil2.5 Transporte 8.3 Adequação Elétrica2.6 Instalação 8.4 Energia Alternativa2.7 Operação assistida 8.5 Cabeamento Estruturado

BUY

3.0 Adequação Civil 8.6 Movimentação3.1 Projeto Executivo

MAKE

9.0 Documentação3.2 ART 9.1 Certificação3.3 Cronograma de obra 9.2 Coleta3.4 Execução do reforço estrutural 9.3 Validação3.5 As Built 9.4 "As Built"

BUY

4.0 Adequação ElétricaMAKE

10.0 Finalização4.1 Projeto Executivo 10.1 Termo de Aceite4.2 ART 10.2 Termo de encerramento4.3 Cronograma de obra

4.4 Execução da Adequação Elétrica4.5 As Built

Registro de RiscosO Ítem escolhido para análise de riscos foi o 1.3 da WBS, que contém os pacotes de 1.3.1 a 1.3.7. Todos esses pacotes são realizados pela mesma empresa terceira, conforme critério adotado pela DATACOM.

Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco

Atraso na Fabricação do Equipamento:Selecionar empresa com melhor capacidade de atender o cronograma;Multa contratual;

SELEÇÃOPRÉ-QUALIFICAÇÃOCONTRATUAISADMINISTRAÇÃO

Problemas técnicos no equipamento logo apos a Instalação do mesmo:

Selecionar empresa com melhor qualidade;Realizar testes no fabricante, durante e após a fabricação;

SELEÇÃOESPECIFICAÇÃO

Atraso no Transporte:

Analisar histórico da empresa contratada;Multa Contratual;Selecionar empresa com maior comprometimento

SELEÇÃOPRÉ-QUALIFICAÇÃOCONTRATUAIS

Projeto Executivo com má qualidade e erros técnicos grosseioros, fora normas ABNT:

Acompanhamento do projeto junto com um recurso da própria empresa para apontar e corrigir os erros;Selecionar empresa com melhor qualidade;

ADMINISTRAÇÃOSELEÇÃOPRÉ-QUALIFICAÇÃO

Declaração de Trabalho

Pacotes de Trabalho: Ítem 1.3 da WBS, que contém os pacotes de 1.3.1 a 1.3.7. Todos esses pacotes são realizados pela mesma empresa terceira, conforme critério adotado pela DATACOM.

ESPECIFICAÇÃO DO PRODUTO:Solução de Datacenter – Sala-Cofre Outdoor–Módulo para proteção física, proteção contra incêndio e arrombamento, estanque contra gases e água e com barreira contra difusão de umidade e atenuação de campos magnéticos.

PRAZO:A entrega e instalação da solução deverá ocorrer dentro do prazo máximo de 180 dias corridos, contados da data de início da vigência do contrato.

LOCAL DE ENTREGA E INSTALAÇÃO: A entrega, instalação e configuração da solução será no seguinte endereços:a) Av. Vicente Machado, 400, sobreloja, Centro, Curitiba, PR.

Declaração de Trabalho

GARANTIA E SUPORTE:A contratada deverá prestar serviço de suporte e garantia pelo período de 36 meses, contados da data de recebimento definitivo do objeto contratado.

TREINAMENTO: Não será disponibilizado qualquer tipo de treinamento a empresa selecionada

ACEITAÇÃO:Logo após o comissionamento, será emitido o TAE (Termo de Aceitação Privisória), onde 70% do evento financeiro será liberado. Após 30 dias corridos, período onde ocorrerá uma vistoria com técnicos da DATACOM, será liberado o TAD (Termo de Aceitação Definitivo), onde os 30% restantes serão liberados, caso não hajam pendências técnica impeditivas.

PAGAMENTO: * O pagamento será creditado em nome da contratada, mediante ordem bancária em conta corrente por ela indicada ou por meio de ordem bancária para pagamento de faturas com código de barras. * O pagamento será efetivado no prazo máximo de 10 dias úteis, contados da certidão aposta na nota fiscal/fatura, salvo em caso de necessidade de retenção de valor referente a multas, quando esse prazo será de 15 dias úteis.

Declaração de Trabalho

QUALIDADE:Os projetos deverão ser elaborados em conformidade com as normas técnicas aplicáveis da ABNT einstituições internacionais, em particular com as seguintes normas:- NBR 5410 – Instalações elétricas de baixa tensão;- NBR 6880 – Conjuntos de manobra e controle de baixa tensão montados em fábrica;- ABNT – NBR 9441 – Execução de sistemas de detecção e alarme de incêndio;

PENALIDADES:Caberá penalidade de multa nos seguintes casos e percentuais: * Havendo atraso na execução do objeto da presente contratação, multa de 1% por dia útil, até o limite de 10%, calculada sobre o valor total da contratação. * Havendo atraso no atendimento ou na solução dos chamados de suporte técnico ou de garantia, multa de 0,1% por hora de atraso, até o limite de 1%, calculada sobre o valor total do contrato. * Havendo Inexecução parcial da contratação, multa punitiva de 10%, calculada sobre ovalor remanescente do contrato.

CRITÉRIO DE MEDIÇÃO:AVANÇO FISICO DA AQUISIÇÃO = Peso x Quantidade x Critério

ÍTEM DESCRIÇÃO PESO QUANT. CRIT.1 Projeto 20% 1 0/1002 Instalação 40% 1 0/1003 Comissionamento 40% 1 0/100

Critérios Eliminatórios

1. Habilitação Jurídica;1.1 Registro comercial, no caso de empresário individual;1.2 Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor, devidamente registrado, em se tratando de sociedades

empresárias e, no caso de sociedades por ações, acompanhado de documento de eleição de seus administradores;1.3 Ato constitutivo/contrato social, no caso de sociedades simples, acompanhado de prova de diretoria em exercício;

2. Regularidade Fiscal 2.1 Prova de regularidade para com a Fazenda Nacional, mediante apresentação da Certidão Conjunta Negativa de Débito

relativo aos tributos federais e à Dívida Ativa da União; 2.2 Prova de regularidade para com o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), mediante apresentação da Certidão

Negativa de Débito (CND).2.3 Prova de regularidade relativa ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), mediante apresentação do

Certificado de Regularidade (CRF).

3. Balanço Patrimonial;4. Atestado de Capacidade Técnica;5. Credenciados no aplicativo “Licitacoes-e”.

Critérios Classificatórios

1. Melhor valor total para o lote;2. Menor prazo de execução;3. Qualificação da equipe técnica;4. Experiência comprovada em mais de 3 projetos

similares;5. Garantia e Suporte;

Critérios de Avaliação do Fornecedor

Os critérios de avaliação do fornecedor não serão descritos na DT, evitando-se dessa forma a atrasar o processo devido a possíveis questionamentos dos licitantes quanto aos critérios e resultados dos mesmos.

Sistema de Pontuação - Venda

Critério Peso Fornecedor 1 Fornecedor 2 Fornecedor 3

nota media nota media nota media

Prazo de execução 20%

Experiencia comprovada em mais de 3 projetos similares

20%

Sustentabilidade 20%

Garantia e Suporte 30%

Proximidade geográfica 10%

Total

Sistema de Pontuação - Técnico

Critério Peso Fornecedor 1 Fornecedor 2 Fornecedor 3

nota media nota media nota media

Experiência da Equipe Técnica 20%

Especificação do produto 20%

Certificação (ISO) 20%

Qualificação profissional da equipe 10%

Qualidade do Produto 30%

Total

Documentos de Aquisição Adotados

RFQDevida a falta de conhecimento técnico equipe deste trabalho para o desenvolvimento do Pacote de Trabalho em questão.

Envio do Convite

Carta ConvitePara este projeto adotou-se como envio de Carta Convite para participação de fornecedores.

Contrato Formal ou Tácito

O contrato será do tipo formal, um instrumento com cláusulas específicas. Precisamos definir as responsabilidades, determinar especificações e prazos em virtude da complexidade e detalhamento de cada pacote de trabalho.

Espécie de Contrato

As espécies a serem utilizadas em nossos contratos:

* Compra e Venda;Para os produtos e equipamentos.* Prestação de serviços;Para as contratações de execução de mão de obra;

Tipo de Contrato

O Contrato escolhido para a escolha da empresa que irá fornecer o ítem “Datacenter Modular” é de PREÇO FIXO, por termos um escopo bem definido, regras bem claras quanto as penalidades e um prazo estipulado para o término. A menor preocupação com os risco e falta de um recurso próprio para acompanhamento diário (serão acompanhados apenas os marcos) das obras também foram pontos relevantes para a escolha desse tipo de contrato.

Fluxograma da Condução do Contrato

Atitudes e Fiscalização

Comprometimento da contratada ao contrato;Transparência da contratante ao contrato;Auditoria interna;Medição - Controle de qualidade;Avaliação continua do fornecedor.

Relatórios de Administrar Aquisições

A administração do contrato terá avaliações mensais:Quanto aos itens prazo e custo, serão gerenciáveis através de acompanhamento de cronograma físico-financeiro e curva “S”.Quanto a qualidade de produto serão emitidos relatórios de inspeção e testes de pré-condicionamento em cada fase do projeto.

Relatórios template1

Relatórios template 2

Relatórios template 3

Fluxograma da Administração do Contrato

Fluxograma do Encerramento do Contrato

PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições

1. Objetivo2. EAP3. Critérios Make or Buy4. Mapa de aquisições5. EAP Revisada6. Registro de Riscos7. Critérios Eliminatórios Adotados8. Critérios Classificatórios9. Declaração de Trabalho10. Avaliações11. Contrato12. Conduzir Aquisições13. Administrar Aquisições14. Encerrar Aquisições