DE FINANCIËLE CYCLUS BINNEN DE NOB. Van meerjarenplan tot jaarrekening. VLO – turbo-opleiding Antwerpen, 21 april 2010 Helen Rondelez, ocmw-ontvanger Bilzen

DE FINANCIËLE CYCLUS BINNEN DE NOB.

Van meerjarenplan tot jaarrekening.

VLO – turbo-opleidingAntwerpen, 21 april 2010

Helen Rondelez, ocmw-ontvanger BilzenWilly Vandael, ocmw-ontvanger Hasselt.


DE FINANCIEEL BEHEERDER:

als mede-beleidsverantwoordelijke en lid van het managementteam

staat o.a. mee in voor beleidsvoorbereiding, -uitvoering en –opvolging, en in het bijzonder voor de

budgetopmaak, budgetopvolging, financiële sturing, controle,

rapportering….

DE FINANCIEEL BEHEERDER: resultaatgebieden van de functie

1. Financiële planning op LT (MJP), MLT (budget),en KT (thesaurieplanning, liquiditeitsplanning,…)

Op basis van de prioriteiten van de beleidsorganen en in overleg met het managementteam, opstellen van het voorontwerp van de financiële nota van het meerjarenplan, de jaarlijkse herziening ervan, het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen, teneinde tot een optimale bedrijfsfinanciering te komen en voor het bestuur en de administratie het kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen…

2. De boekhouding en de jaarrekeningen

Instaan voor het voeren en afsluiten van de boekhouding en het opmaken van de jaarrekeningen, teneinde aan het bestuur en de leiding van de administratie steeds een correcte weergave van de financiële situatie te kunnen geven en te verzekeren dat aan alle wettelijke en decretale bepalingen is voldaan…


3. Subsidiemanagement en debiteurenbeheer

Het in volle onafhankelijkheid coördineren, plannen, organiseren, opvolgen, evalueren en bijsturen van de activiteiten mbt het innen van niet-fiscale inkomsten en subsidies, teneinde te verzekeren dat alle inkomsten rechtmatig, correct en tijdig geïnd worden.

4. Rapportering en analyse

Maken van analyses van data, gegevens, en informatie en opstellen van rapporten teneinde inzicht in de financiële processen te verwerven om deze te optimaliseren, beslissingsprocessen te ondersteunen en zodoende de operationele en strategische doelstellingen van de organisatie te behalen en te voldoen aan de interne en externe rapporteringsvereisten.

DE FINANCIEEL BEHEERDER: resultaatgebieden van de functie5. Financieel management

Binnen de decretale grenzen, aansturen van het financieel management van de organisatie en instaan voor een correcte implementatie ervan, teneinde bij te dragen tot een optimaal gebruik van de beschikbare middelen en teneinde de wettelijkheid en regelmatigheid van alle verrichtingen te verzekeren.

6. Interne financiële controle met inbegrip van het visum

Onder de functionele leiding van de secretaris en in overleg met het managementteam, een strategische rol spelen bij het opzetten van systemen van interne controle, teneinde de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie te kunnen waarborgen, de wettigheid en regelmatigheid van de beslissingen te verzekeren en fouten, misbruiken of fraude te vermijden.


7. Human Resources Management

Met respect voor de regels van het van kracht zijnde personeelsbeleid, hiërarchisch leiding geven aan de medewerkers van de eigen financiële dienst, teneinde te beschikken over een competent en gemotiveerd team dat de opdrachten en de doelstellingen van de financiële dienst kan realiseren.

8. Externe contacten en samenwerking

Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen en instanties en de organisatie vertegenwoordigen op evenementen of fora, teneinde de werking van de organisatie te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen.

OCMW-Financiën en wetgeving

OCMW-decreet (NOD 19 december 2008): art. 144 tem art. 180Titel IV – Financiering, planning en financieel beheer.

Het Besluit van de Vlaamse Regering “planning en boekhouding” of “Beleids- en beheerscyclus” ter uitvoering van het NGD en NOD:

Goedkeuring voorontwerp in april 2010? Planning: algemene invoering ten laatste in 2014:

haalbaarheid??

In afwachting hiervan blijven van toepassing:

OCMW-Financiën en wetgeving Besluit (NOB) van de Vlaamse regering

van 17 december 1997: betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (BS 08/04/1998)

Ministerieel besluit van 20 juni 2001 tot vaststelling van de bijzondere voorwaarden betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

+ bijlagen bij het MB van 20 juni 2001.

Dagprogramma 9u30 – 10u15 Begrippen uit de financiële cyclus10u15 – 10u45 budgethouderschap deel 110u45 – 11u00 koffiepauze11u00 – 12u30 budgethouderschap deel 2

(toepassing)

12u30 – 13u30 Lunch

13u30 – 15u00 praktijkvoorbeelden en tips15u00 – 15u15 koffiepauze15u15 – 16u30 praktijkvoorbeelden en tips

I. DE BEGRIPPEN Schema van de financiële cyclus Het strategisch meerjarenplan Het budget Budgetopvolging kasbeheer De jaarrekening De audit (intern en extern) Goedkeuringsprocedures: MJP, budget en

jaarrekening Rapportering

BELEIDSBEPALING MEERJARENPLAN AUDIT BIJSTURING BUDGET BOEKHOUDING BELEIDSUITVOERING

BELE IDSEVALUAT I E

MEERJARENPLAN

BUDGET

BOEKHOUDING

AUDIT

De financiële cyclus

Het strategisch meerjarenplan

Art 146 tem 148 van het OCMW-decreet (NOD)

Strategische en financiële nota: Opmaak: 1ste jaar (x) van de legislatuur voor de periode x+1

tot en met x+6 Uitzondering: in jaar x+4 dient een MJP opgemaakt van x+5

tot en met x+7 (min. 3 jaar) Bij de opmaak van het budget x+6 is de aanpassing van het

MJP facultatief.

Basiselementen: o.a. afsprakennota’s, lokaal sociaal beleidsplan, laatste rekening…

Wie? Strategische nota : secretaris i.o.m. MTFinanciële nota : financieel beheerder

i.o.m. MT

Het budget

Art 149 tem 154 van het OCMW-decreet (NOD);

Het budget bevat: Financiële nota:Exploitatie-, investerings- en liquiditeitenbudget,

gebudgetteerde gemeentelijke bijdrage; Beleidsnota.

Wie? Beleidsnota: secretaris in overleg met MTfinanciële nota: financieel beheerder in overleg met MT

Wat? Investeringsbudget: budget van het geheel van uitgaven en inkomsten, kosten en

opbrengsten verbonden aan de aanschaf en vervreemding van duurzame middelen (budget/financiering per investeringsproject).

Exploitatiebudget: budget van kosten en opbrengsten van het OCMW als geheel en van ieder activiteitencentrum.

Liquiditeitenbudget: het financieel plan van de geldstromen.(schema 7 excl. Tabel 3 - liquiditeitentabel)

Budgetopvolging en controle

Budgethouderschap (art. 160 tem 164 NOD): zie verder

Visumplicht financieel beheerder (art. 162 par. 2 en art. 163 NOD)

SAMENGEVAT:- voorgenomen financiële verbintenissen, die resulteren in een uitgaande kasstroom, zijn onderworpen aan een voorafgaand visum- onderzoek op wettigheid en regelmatigheid;- de raad bepaalt, na advies van de financieel beheerder, de voorwaarden waaronder de financieel beheerder deze controle uitoefent;- als de financieel beheerder, bij gemotiveerde beslissing, weigert visum te verlenen, kan de raad op eigen verantwoordelijkheid viseren. (art. 163)

Budgetopvolging en controle

Interne controle (art. 98, 99 en 100 NOD)

- Wat is Interne Controle?- Waarom?- wie? De secretaris in overleg met het managementteam- goedkeuring door de Raad.- externe audit - zie voorbeelden procedures (bijlage 1)

Kredietopvolging

Budgetwijzigingen: Interne kredietaanpassingen (binnen budget AC en

investeringsenveloppe) (art. 157 NOD) Budgetwijzigingen(art. 156 NOD)

nog nader te bepalen door de Vlaamse regering

Kasbeheer (bijlage 2)

Art. 164§1: Provisies (cash of rekeningen)“secretaris duidt personeelslid/budgethouder aan die met provisies voor geringe exploitatie-uitgaven mogen werken, enkel nà advies FB.”

Art. 164§2: Inning geringe dagontvangsten“idem als provisies”Betreft enkel inningen die volgens de instructie van de FB geregistreerd en verantwoord dienen te worden.

Art. 164§3: Nazicht provisies en geringe dagontvangsten“Nazicht door de FB, of zijn gedelegeerde, van kas en boekhouding, minstens 1x per jaar, met verslag aan de secretaris.”

Girale betalingen Art. 93 en 165§1:

“Secretaris zet als eerste zijn handtekening ter betaling van uitgaven en bevestigt hiermee de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven.

Vervolgens zorgt de FB door zijn handtekening voor de uitvoering van de betaling. (wettigheid- en regelmatigheidcontrole cfr. visum)

Thesauriebeheer (m.u.v. kasbeheer) blijft de bevoegdheid van de FB.”

Jaarrekening

Art. 172 NOD: inventaris, jaarrekening en kwijting

Vòòr 1 mei

Wat? Balans en resultatenrekening:

geconsolideerd per AC

Toelichting (mutatietabellen) (geconsolideerd) Schema van de financiële stromen (geconsolideerd) Jaarverslag (algemeen, beschrijvend, financieel)

Wie? Financieel beheerder in overleg met MT

Audit

Externe audit (NOB 17 december 1997) Externe auditcommissie (ABA,

gemeentebestuur) Controle op de getrouwheid van de boekhouding Ter plaatse, managementletter, goedkeuring

gouverneur,…

Externe audit (art. 265 tem 269 NOD) Nog niet in uitvoering

Goedkeuringsprocedures (1) Meerjarenplan:

Advies College (Advies overlegcomité) Goedkeuring OCMW-raad Goedkeuring gemeenteraad (bij verhoging van

GB of inhoudelijke wijziging strategische nota) Budget, indien binnen het

meerjarenplan: Advies schepencollege (Advies overlegcomité) Goedkeuring OCMW-raad Kennisgeving aan gemeenteraad

Goedkeuringsprocedures (2)

Exploitatiebudget(-wijziging), indien gemeentelijke bijdrage wijzigt; Wijziging investeringsbudget of financieringswijze: Positief advies

Overlegcomité/schepencollege Vaststelling OCMW-raad Goedkeuring gemeenteraad

Goedkeuringsprocedures (3) Jaarrekening

Vòòr 1 mei Vaststelling door OCMW-raad Voorlegging aan de gemeenteraad (50 dagen) Overgemaakt aan de provinciegouverneur Externe audit (managementletter) Goedkeuring provinciegouverneur (300 dagen) Kwijting ontvanger

(Volgens NOB in afwachting van uitvoering NOD art. 265 ev)

Rapportering financieel beheerder

Financiële nota bij het MJP,het budget, budgetwijzigingen en interne kredietaanpassingen.

De inventaris en de jaarrekening.

Jaarlijks aan de raad: over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de

beheerscontrole en evolutie van de budgetten (copie aan secretaris en externe audit);

over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen (copie aan secretaris en externe audit);

in volle onafhankelijkheid over het debiteurenbeheer;

Aan de secretaris: Rapportering over de uitvoering van de opdrachten die hij

verricht onder de functionele leiding van de secretaris.

II. DE FINANCIELE CYCLUS EN HET

BUDGETHOUDERSCHAP

TOEPASSING VAN ENKELE BEGRIPPEN

IN HET OCMW HASSELT

HET BUDGETHOUDERSCHAP: Waarom? WAAROM ??

Nastreven van : meer aandacht voor de “klant” ; meer kwaliteit ; meer effectiviteit en efficiëntie.

Daarom meer werken volgens de managementprincipes:

doelgerichtheid, responsabilisering en resultaatgerichtheid.

HOE ??

HET BUDGETHOUDERSCHAP DOELGERICHTHEID meerjarenplanning

“strategische doelstellingen”

RESPONSABILISERING budgethouder

“delegatie van bevoegdheden en verantwoordelijkheden”

RESULTAATGERICHTHEID taakstellend budget “operationele doelstellingen

en middelen”

RAAD VOORMAATSCHAPPELIJK WELZIJN

RAAD VOORMAATSCHAPPELIJK WELZIJN strategischestrategische

doelstellingen

MISSIEMISSIE

BUDGETHOUDERBUDGETHOUDER operationeleoperationeledoelstellingen

Taakstellend budget

Uitvoering

goedkeuring

Controle en evaluatie

Het budgethouderschap is de toegekende bevoegdheid tot beheer van ‘n budget dat taakstellend is in die zin dat het ‘n norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft.

De Budgethouder:Definitie volgens het decreet (art. 160 NOD)

Taak van een budgethouder.

1. Doelstelling en budget bepalen = taakstellend budget :

taak = engagement naar de raad budget = noodzakelijke middelen

Taak van een budgethouder.(2)

2. Uitvoeren van het budget :

bereiken/realiseren van de doelstelling

beheren van de middelen (budget)

Taak van een budgethouder. (3)

3. Analyse en verantwoording :

- is de doelstelling gerealiseerd ? In welke mate ?

- waren de middelen toereikend ?

“meten en rapporteren”.

Verdere wetgevende bepalingen

Art. 158: …een verbintenis mag alleen worden aangegaan door de bevoegde budgethouder op grond van een goedgekeurde budgetpost...

Art. 162: § 1…de budgethouder gaat de verbintenissen aan en hij bepaalt de wijze van gunnen, hij stelt de voorwaarden ervan vast, voert de opdracht uit, wijst de opdracht toe en keurt de te betalen bedragen goed…§ 2. …deze verbintenissen kunnen onderworpen zijn aan het voorafgaande visum van de financieel beheerder...

Art. 161: De raad kan het budgethouderschap voor aangelegenheden van dagelijks bestuur toekennen aan Vast Bureau, Bijzonder comité of secretaris.De raad bepaalt wat onder dagelijks bestuur wordt begrepen.

Het budgethouderschap

Het budgethouderschap volgens OCMW Hasselt:

“De wettelijke mogelijkheid om eindelijk

de bevoegdheden en verantwoordelijkheden

te leggen bij de functies waar ze thuis horen…”

Functieomschrijving(hoofd-)budgethouder.

Algemeen :

dagelijkse leiding en beheer van dienst of project ;

organiseren en optimaliseren van de dienstverlening

;

beleidsadvisering, -uitvoering en - opvolging ;

zelfstandig instaan voor de coördinatie van de

dienstaangelegenheden ;

dagelijkse operationele leiding van het personeel.

Functieomschrijving (hoofd-)budgethouder. (2)

Specifiek :De bevoegdheidsoverdracht tot het beheer van

taakstellende budgetten betekent dat de budgethouder :

binnen de perken van de toegewezen budgetten en in overeenstemming met de regelgeving, beslist over uitgaven die het OCMW verbinden ;

de facturen goedkeurt die betrekking hebben op het krediet dat hij/zij beheert ;

bevoegd is om alle documenten en briefwisseling te ondertekenen die verband houden met de overgedragen bevoegdheden ;

zorgt voor het opstellen van de uitgaande facturen voor de prestaties of de leveringen die tot zijn bevoegdheden behoren.

direct betrokken wordt bij de opmaak van zijn jaarlijks taakstellend budget (doelstellingen + middelen) ;

ten minste éénmaal per jaar verantwoording aflegt over de realisatie van de doelstellingen en besteding van de middelen.

Middelen van de budgethouder.

ZIJN BUDGET : exploitatiebudget :

werkingskosten personeel

investeringsbudget

BESTELBEVOEGDHEID INZAKE EXPLOITATIEUITGAVEN

ADVIES- EN BESLISSINGSBEVOEGDHEDEN : adviesbevoegdheden inzake opmaak exploitatie- en

investeringsbudget

adviesbevoegdheid inzake realisatie van het investeringsbudget

Middelen van debudgethouder.(2)

adviesbevoegdheden inzake personeelsbeheer : modaliteiten van werving en selectie functie- en taakomschrijving verloning en weddebepaling werving en aanstelling overplaatsingen, bevorderingen, ontslagen andere positieve of negatieve sancties

beslissingsbevoegdheden inzake personeelsbeheer : opleiding dienstregeling, tijdsbesteding en verlofregeling evaluaties en functioneringsgesprekken inzetbaarheid van personeel en werkorganisatie

Evaluatie en controle van de budgethouder.

Tussentijdse rapportering over cijfers en doelstellingen;

Interne controlesysteem:

Procedures (administratief of kwaliteitshandboek);

Visumhouderschap financieel beheerder (of elders…);

Budgetbewaking vanwege de financiële dienst;

Audit (intern en extern);

Functionerings- en evaluatiegesprekken.

Voorwaarden – kritische succesfactoren.

Meerjarenplan vastgesteld door de raad :beleidsdoelstellingen

Delegatiebesluit inzake bevoegdheden en verantwoordelijkheden

aangepaste structuur: organisatie, budget, boekhouding (overleg, informatie, rapportering)

concrete en meetbare doelstellingen verantwoording en evaluatie taakomschrijving procedures : interne controle, kostenverdeling, ...

BUDGETTEREN VOOR BELEIDSVERANTWOORDELIJKEN

Het jaarlijks budgetteringsgebeuren in het

OCMW van Hasselt – het budgethouderschap in praktijk.

.

Het jaarlijks budgetterings-gebeuren in het OCMW Hasselt.

OVERZICHT: Een aantal principes. Organogram en overlegstructuur. Het budget en zijn structuur. Budgethouderschap: bevoegdheidsdelegatie. Opmaak van het budget. Uitvoering van het budget. Budgetopvolging en –bewaking & rapportering.

Een aantal principes

PRINCIPES GEHANTEERD BINNEN HET OCMW HASSELT:

1. (hoofd-)budgethouderschap is eigen aan de functie

2. Budget = doelstellingen + middelen (taakstellend

budget)

3. (hoofd-)budgethouder nauw betrokken bij de

budgetopmaak

4. overleg tussen hoofdbudgethouders = essentieel

(managementcomité)

5. Budgethouder is onderdeel van het geheel

Een aantal principes (vervolg)

6. geen beperking in de bestelbevoegdheid

7. bestellingen via de centrale aankoopdienst

8. de ondersteunende diensten werken als visumhouders

9. budgetbewaking op moment van de bestelling

10. budgetbeperking op niveau van de rubrieken

11. financiële rapportering omtrent de budgettoestand - vanwege de financiële dienst (zie voorbeeld)

12. evaluatie en verantwoording : doelstellingen uitvoering

vanwege de budgethouder (zie voorbeeld)

STRATEGISCH NIVEAU TACTISCH NIVEAU

OPERATIONEEL NIVEAU

Na de invoering van het budgethouderschap:

Organogram en overlegstructuur OCMW Hasselt.

Organogram en overlegstructuur

Strategisch niveau : OCMW-raad en bijzondere comités (Senioren, Sociaal beleid, Personeel, Aankoop en Eigendommen)

Tactisch niveau : managementcomité als overlegorgaan van de hoofdbudgethouders

Operationeel niveau : hoofdbudgethouders en hun diensten of projecten.

Organogram en overlegstructuur

Het managementcomité :Het managementcomité ondersteunt de coördinatie van de diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie.Het managementcomité bewaakt de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten, alsook de interne communicatie.”

Het management comité is samengesteld uit de hoofdbudgethouders.

Het budget.

De structuur van het budget is gelijk aan :

De structuur van de boekhoudingin functie van de budgetopvolging

De structuur van de organisatiein functie van het

budgethouderschap

Exploitatiebudget per (sub-)activiteitencentrum.

Het OCMW-budget bestaat uit analytische rekeningen:

een analytische rekening bestaat uit 2 (3) delen :

kostensoort (of opbrengstensoort) activiteitencentrum (kostenplaats) (sub-activiteitencentrum)


Kostensoort = aard/soort van de kosten

klasse 6 : rubriek 60 : verbruikte goederen (en verstrekte

diensten) rubriek 61 : diensten en diverse leveringen rubriek 62 : bezoldigingen

rubriek 63 : afschrijvingen rubriek 64 : andere werkingskosten rubriek 65 : financiële kosten rubriek 66 : uitzonderlijke kosten

rekeningen : 6XXXXXX (zeven posities)

“Beheersbare” kosten

“Niet beheersbare” kosten


Opbrengstensoort = soort vd opbrengsten klasse 7 :

rubriek 70 : werkingsopbrengsten

rubriek 71 : voorraadwijzigingen rubriek 72 : geproduceerde vaste activa

rubriek 73 : (interne facturering) rubriek 74 : andere opbrengsten

rubriek 75 : financiële opbrengsten rubriek 76 : uitzonderlijke opbrengsten

rekeningen : 7XXXXXX (zeven

posities)


Kostenplaats = afdeling, dienst, project, …

OCMW

activiteitencentrum

subactiviteitencentrum

Acitviteitencentra en subactiviteitencentra

Acitiviteitencentra: Departement, instelling, dienst of kostenplaats met

duidelijke opdrachten of taken en die in de boekhouding als een afzonderlijke entiteit bestaat en waarvoor boekhoudkundig zowel balans- als exploitatiegevens worden opgevolgd.

Subactiviteitencentra: Boekhoudkundige opsplitsing van de activiteitencentra in

afzonderlijke exploitatie-eenheden volgens taken of opdrachten.

Budgethouderschap : bevoegdheidsdelegatie.

De bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de budgethouder worden zo veel mogelijk afgebakend door één of meerdere (sub-) activiteitencentra:

Zie schema’s

Zie delegatiebesluit.

(= elementen van het jaarlijks budget)

Schematisch overzicht invoering budgethouderschap: budgethouder(s) per (sub)activiteitencentrum – ONDERSTEUNENDE DIENSTEN : Algemeen bestuur en centrale administratie

100/11 Voorzitter en Raad

budgethouder: Luc Kupers (KUPLU)

100/13 Secretaris en directie

budgethouder:Luc Kupers (KUPLU)Veerle Vanlook (VANVE)

100/22 Drukkerij

budgethouder:Daniëlle Gakens (GAKDA)

100/27 Verzending


ALGEMENE ZAKEN

HOOFDBUDGETHOUDER :

IDRISS IBNOU-CHEIKH (IBNID)

100/12 Verzekeringen


DIRECTIE EN BEHEER

HOOFDBUDGETHOUDER :

LUC KUPERS (KUPLU)

100/19 FINANCIELE DIENST

HOOFDBUDGETHOUDER :

WILLY VANDAEL (VANWI)

ONDERSTEUNENDE DIENSTEN

Algemeen bestuur en centrale administratie

100/15 PERSONEELSZAKEN

HOOFDBUDGETHOUDER :

IDRISS IBNOU-CHEIKH (IBNID)

100/16 Communicatie

budgethouder:Bart Derison (DERBA)

100/18 Kwaliteit

budgethouder:Veerle Vanlook (VANVE)

SOCIALE DIENSTVERLENING

Sociale dienst

HOOFDBUDGETHOUDER : HILDE DE WILDE

832/01 Sociale dienst - Algemeen

budgethouder :Hilde De Wilde (DWIHI) Ria Vandebrouck (VANRI)

Schematisch overzicht invoering budgethouderschap: budgethouder(s) per (sub)activiteitencentrum – SOCIALE DIENSTVERLENING : sociale dienst

832/02 Sociale dienst – Cel vluchtelingen

budgethouder :Hilde De Wilde (DWIHI)Ria Vandebrouck (VANRI)

832/03 Sociale dienst – Cel schuldhulp

budgethouder :Hilde De Wilde (DWIHI)

832/04 Sociale dienst – Project Woonzorg

budgethouder :Hilde De Wilde (DWIHI)Johan Peeters (PEEJO)

8346/43 Thuisbezorgde maaltijden

budgethouder:Annie Bangels (BANAN)

8343/99 ServiceflatsDe Gouden Regen

hoofdbudgethouder:Lydia Heyligen (HEYLY)

8344/99 ServiceflatsJuniperus

hoofdbudgethouder :Luc Kupers (KUPLU)

budgethouder:Veerle Vanlook (VANVE)

9241/99 Parkresidentie

hoofdbudgethouder:Lydia Heyligen (HEYLY)

Schematisch overzicht invoering budgethouderschap: budgethouder(s) per (sub)activiteitencentrum – SENIORENZORG

Serviceflats

8346/41 Poets- en klusjesdienst

budgethouder :Annie Bangels (BANAN)

8346 Thuisdiensten Seniorenzorg

hoofdbudgethouder :Lydia Heyligen (HEYLY)

8346/40 Administratie en sociale bijstand

budgethouder :Lydia Heyligen (HEYLY)

8346/42 Diverse thuisdiensten


SENIORENZORG

8346/44 Mindermobielencentrale en bezoekersteam

budgethouder:Sophie Valvekens (VALSO)

8347 Dienstencentrum

hoofdbudgethouder :Lydia Heyligen (HEYLY)

8343/70 DC ‘t Park

budgethouder :Guy Cornet (CORGU)

8347/31 DC 2


O C M W H A S S E L T A. Rodenbachstraat 20, 3500 Hasselt DELEGATIE VAN BEVOEGDHEDEN IN HET KADER VAN HET BUDGETHOUDERSCHAP EN IN UITVOERING VAN ART. 27 § 1, 3de LID EN ART. 84 § 1 VAN HET DECREET VAN 17 DECEMBER 1997. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn van Hasselt beslist in zijn vergadering van 15 december 209 in uitvoering van art. 27 § 1, 3de lid en art. 84 § 1 van het decreet van 17 december 1997 houdende wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en met positief advies van de secretaris, in het kader van de goedkeuring van het budget 2010, aan de hoofdbudgethouders en budgethouders, die nominatief zijn vernoemd in bijgevoegd schema, de bevoegdheden te delegeren zoals hieronder beschreven : Hoofdbudgethouder : Algemeen : Het hoofdbudgethouderschap houdt de verantwoordelijkheid en de bevoegdheid in om het project, de dienst of de activiteit dagelijks te leiden en te beheren. Binnen het kader van de missie van het OCMW en de dienst of het project dient de hoofdbudgethouder in te staan voor het organiseren en het instandhouden van de dienstverlening . De opdracht van de hoofdbudgethouder situeert zich zowel op het vlak van de beleidsadvisering, als op dat van de beleidsuitvoering en de -opvolging. Op basis van de verstrekte richtlijnen van de secretaris van het OCMW en in samenwerking met de andere diensten van het OCMW zal de hoofdbudgethouder een zo optimaal mogelijke dienstverlening organiseren in de dienst of het project. De hoofdbudgethouder staat zelfstandig in voor de coördinatie van de aangelegenheden van de dienst of het project en de dagelijkse operationele leiding van de haar toegewezen personeelsleden, op basis van overleg met de secretaris.

Specifiek : De bevoegdheidsoverdracht tot het autonoom beheer van taakstellende exploitatiebudgetten betekent dat de hoofdbudgethouder, conform de interne organisatie : 1. binnen de perken van de toegewezen budgetten en in overeenstemming met de

regelgeving, beslist over uitgaven die het OCMW verbinden (De hoofdbudgethouder zal dus, binnen de regelgeving en binnen zijn budgetten, autonoom beslissen over uitgaven) ;

2. de facturen goedkeurt die betrekking hebben op het krediet dat hij/zij beheert ; 3. bevoegd is om alle documenten en briefwisseling te ondertekenen die verband houden met

de overgedragen bevoegdheden ; 4. het initiatief neemt voor het opstellen van de uitgaande facturen voor de prestaties of de

leveringen die tot zijn bevoegdheden behoren. 5. zorgt voor de opmaak van zijn jaarlijks taakstellend budget (doelstellingen + middelen) ; 6. ten minste éénmaal per jaar verantwoording aflegt over de realisatie van de doelstellingen

en besteding van de middelen.

Alleszins zal de hoofdbudgethouder (“tien geboden”) :

Initiëren, stimuleren, coördineren en superviseren van de beleidsvoorbereiding.

Organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse activiteiten van de dienst of het project zodanig dat de interne efficiëntie vergroot.

Meewerken aan de coördinatie en de opvolging van het budgettair en boekhoudkundig

beleid en van het specifieke personeelsbeleid van de dienst of het project. In overleg met de secretaris instaan voor het werken in een consensusmodel, waarbij een

globale visie nagestreefd wordt. Instaan voor een aangepaste interne organisatie van de diensten en in overleg met de

secretaris en de ontvanger van het OCMW de noodzakelijke veranderingsprocessen door te voeren.

Jaarlijks een operationeel plan voor te leggen met een korte, middellange en lange termijnplanning dat geïntegreerd is in het meerjarenplan van het OCMW, alsook een evaluatierapport voor te leggen met aanduiding van de vooropgestelde resultaatgebieden en de gehanteerde indicatoren.

De operationele- en beleidsopdrachten, neergelegd in de missie, de taken en de resultaatgebieden te realiseren door middel van strategisch management.

Het administratief handboek en de er in vervatte interne controleregels van het OCMW na te leven en zich te onderwerpen aan het financieel toezicht en de nakomingsaudit van het OCMW uitgevoerd door of namens de ontvanger van het OCMW.

Invoeren en bewaken van een open en directe interne en externe communicatie. Optimaal gebruik maken van moderne en aangepaste technieken in de service aan de bevolking.

Het door het OCMW ter beschikking gesteld patrimonium als “een goed huisvader” te bewaren en te onderhouden, indien dit tot het takenpakket van de budgethouder behoort.

Budgethouder : De hoofdbudgethouder kan in het kader van de aan hem gedelegeerde bevoegdheden bepaalde taken en beperkte bevoegdheden delegeren aan een directe medewerker (budgethouder), echter uitsluitend na goedkeuring van de raad (zie schema) en onder zijn verantwoordelijkheid. De functieomschrijving van de (gedelegeerde) budgethouder is afhankelijk van de aard en de mate van gedelegeerde bevoegdheden vanwege de hoofdbudgethouder. De taakomschrijving dient dan ook voor iedere budgethouder specifiek door de hoofdbudgethouder opgesteld te worden.

Opmaak van het budget.

Aanpak en opdrachten:

Termijn : Periode juni tot november Afspraken binnen MC : Strikte planning Partijen (MC) : (hoofd-)budgethouders,

secretaris, ondersteunende diensten (TFD, Personeelszaken, FD)

Coördinatie : financiële dienst

Bijlage 3


OPDRACHTEN:

Formuleren van de operationele doelstellingen door de hoofdbudgethouders ,in overleg met medewerkers;

Vaststellen van de noodzakelijke middelen (financieel, personeel, investeringen) door de hoofdbudgethouders;

Personeelsbudget : nominatief op te stellen door dienst Personeelszaken in overleg met de hoofdbudgethouders;

Investeringsbudget : Aanvragen door budgethouder bij TFD; Kritische beoordeling inzake noodzaak en prioriteit Activeringdocumenten


EINDPRODUCT(1)

Jaarlijks budget gepresenteerd aan de Raad bestaande uit:

Exploitatiebudget per kostenrubriek en per activiteitencentrum;

Exploitatiebudget per kostenrubriek geconsolideerd; Een bespreking en duiding van de belangrijkste

cijfers en hun evolutie; Het investeringsbudget met een bondige

bespreking; De operationele doelstellingen per dienst of

instelling (stuurkaarten); Een schematisch overzicht van de budgethouders en

het delegatiebesluit; Het financieel meerjarenplan.


EINDPRODUCT (2)

Gedetailleerde budgetcijfers voor een strikte budgetbewaking:

Van het exploitatiebudget per subactiviteitencentrum en per rekening;

Van het investeringsbudget per goedgekeurde aanvraag;

Van het personeelsbudget nominatief en per FTE.

Opvolgingsschema uitvoering operationele doelstellingen (stuurkaarten).


Het exploitatiebudget :

1. Gedetailleerd budget per rekening per (sub-)activiteitencentrum (bijlage 4)

2. Budget per rubriek per activiteitencentrum

Opmaak van het exploitatiebudget

1. Gedetailleerd budget per rekening per subactiviteitencentrum:

Document uit het boekhoudpakket

Opmaak van het exploitatiebudget

2. Budget per rubriek per activiteitencentrum

Opmaakvan het budget

het investeringsbudget: Voorbeeld van een gedetailleerd

overzicht van het investeringsbudget:

Eigenschappen: Per activiteitencentrum Per project (aard van investering) “Jaaroverschrijdend”

Opmaak van het budget

Strategie- of stuurkaart:

Voorbeeld van een overzicht enopvolging van operationele

doelstellingen:

Uitvoeringvan het budget

Realiseren van de doelstellingenaanspreken van

de middelen

Aanvragen van investeringen Aanwerving personeel

advies budgethouderadvies investeringscoördinatorbeslissing van de raad

Bestellingen bevoegdheid van budgethouderbestel- en goedkeuringsprocedure(visumhouder: besteladministratie,

vormingsambtenaar, ICT, algemene zaken,…)

Uitvoering van het budget:Bestel- en

goedkeuringsprocedure

1. Bestelling Bestelaanvraag met autorisatiecode van budgethouder

electronisch richten aan de aankoopdienst (= goedkeuring voor opname budget)

Bestelbon wordt(uitsluitend) door de aankoopdienst opgemaakt in het systeem met automatische budgetcontrole

Budgetwijzigingen (interne kredietaanpassingen) kunnen enkel gebeuren via de financiële dienst

2. Levering controle door de aankoopdienst of budgethouder

Uitvoering van het budget:Bestel- en

goedkeuringsprocedure 3. Inkomende factuur

Registratie van de inkomende facturen door de financiële dienst (ter controle)

Vervolgens controle met bestelling en levering door de aankoopdienst + cijfermatige controle

Na goedkeuring door de aankoopdienst volgt een goedkeuring door de budgethouder ingeval van sterke afwijking van oorspronkelijke bestelbon.

Boeking (= definitieve vastlegging van budget) en betaling van de factuur door de financiële dienst.

Budgetopvolging en -bewaking - Rapportering

Opvolging van : Werkingskosten Personeel Investeringen Realisatie doelstellingen (zie eerder -

stuurkaarten)

Opvolging via : Boekhoudsysteem (Hercules) Kwartaalrapporten van de financiele dienst Maandelijkse personeelsstatistieken Investeringen : opvolging door FD en TFD.

Budgetopvolging en -bewaking

Exploitatie: via het boekhoudsysteem Hercules: Permanente opvolging (bijlage 5)

Lijst analytische rekeningen Standopgave op basis van kostenperiode Grootboek analytische rekeningen

Investering: via excel Zie excelblad

Budgetopvolging en -bewaking

Via de kwartaalrapportering: Maandelijkse geconsolideerde budgettoestand

werkingskosten (= standopgave op basis van kostenperiode)

Maandelijkse evolutie specifieke uitgaven sociale dienst

Maandelijkse evolutie facturatie OCMW-diensten

Maandelijkse evolutie FTE personeel per dienst

DienstFTE volgens

begroting

FTE gemiddelde

2005

Verschil eff. Uitbetaald t.o.v.

begrotingUitbet.

FTE JanUitbet.

FTE FebUitbet. FTE Mrt

Uitbet. FTE Apr

Uitbet. FTE Mei

Uitbet. FTE Jun

Uitbet. FTE Jul

Uitbet. FTE Aug

Uitbet. FTE Sep

Uitbet. FTE Okt

Uitbet. FTE Nov

Uitbet. FTE Dec

Totaal Algemene administratie 2,75 2,55 -0,20 2,55 2,55 2,55 2,55 2,55 2,55 2,55 2,55 2,53 2,55 2,55 0,00Totaal Voorzitter en raad 2,00 2,00 0,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 0,00Totaal Verzekeringen 3,25 3,28 0,03 3,25 3,25 3,25 3,25 3,25 3,25 3,25 3,25 3,25 3,63 3,25 0,00Totaal Secretaris en directie 6,80 6,65 -0,15 6,60 6,60 6,60 6,55 6,55 6,55 6,55 6,55 6,55 6,55 7,55 0,00Totaal Personeelsbeleid 6,30 6,30 0,00 6,30 6,30 6,30 6,30 6,30 6,30 6,30 6,30 6,30 6,30 6,30 0,00Totaal Personeelsadministratie 16,10 15,31 -0,79 15,90 15,90 15,90 15,90 15,47 14,90 14,90 14,90 14,88 14,90 14,90 0,00Totaal Communicatie 0,00 0,09 0,09 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,00Totaal Informatica 0,50 0,18 -0,32 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,40 0,40 0,40 0,40 0,40 0,00Totaal Kwaliteit 0,00 0,09 0,09 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,00Totaal Financiële dienst 7,05 6,91 -0,14 6,85 7,10 6,90 6,90 6,90 6,90 6,90 6,90 6,90 6,90 6,90 0,00Totaal Drukkerij 1,30 1,30 0,00 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 0,00Totaal Besteladministratie 7,80 8,04 0,24 8,05 8,05 8,05 7,85 7,85 7,85 7,85 7,85 8,35 8,35 8,35 0,00Totaal Verzending 3,00 3,11 0,11 3,25 3,25 3,25 3,25 3,25 2,98 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 0,00Totaal Preventie en milieu 1,00 1,00 0,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,00Totaal Techn.dienst, onderhoud 0,50 1,64 1,14 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,00Totaal Schoonmaak 3,00 3,08 0,08 3,00 3,00 3,00 2,96 2,94 3,00 3,00 3,00 3,00 3,50 3,50 0,00

Totaal 100 61,35 61,55 0,20 62,05 62,30 62,10 61,81 61,36 60,58 61,40 60,40 60,87 61,78 62,40 0,00

61,35 61,35 61,35 61,35 61,35 61,35 61,35 61,35 61,35 61,35 61,35 61,35

Totaal Privaat patrimonium 1,00 1,00 0,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,00Totaal 600 1,00 1,00 0,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,00

Totaal Sociale bijstand 41,80 38,85 -2,94 39,55 39,55 38,55 38,35 38,60 38,60 38,38 38,07 38,90 39,40 39,45 0,00Totaal 832 41,80 38,85 -2,94 39,55 39,55 38,55 38,35 38,60 38,60 38,38 38,07 38,90 39,40 39,45 0,00

41,80 41,80 41,80 41,80 41,80 41,80 41,80 41,80 41,80 41,80 41,80 41,80

Totaal Welzijnscampus 2,50 1,38 -1,12 1,00 1,00 1,42 1,48 1,50 1,48 1,50 1,50 1,50 1,50 1,30 0,00Totaal 833 2,50 1,38 -1,12 1,00 1,00 1,42 1,48 1,50 1,48 1,50 1,50 1,50 1,50 1,30 0,00

Totaal Dagzorgcentrum 6,00 4,62 -1,38 4,32 4,25 4,25 4,25 4,25 4,75 4,81 4,50 5,23 5,03 5,18 0,00Totaal 8342 6,00 4,62 -1,38 4,32 4,25 4,25 4,25 4,25 4,75 4,81 4,50 5,23 5,03 5,18 0,00

6,00 6,00 6,00 6,00 6,00 6,00 6,00 6,00 6,00 6,00 6,00 6,00

Totaal Serv.De Gouden Regen 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00Totaal 8343 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Totaal Exp.centr.dementie Limburg 1,50 1,48 -0,02 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,35 1,50 1,50 1,47 0,00Totaal 8345 1,50 1,48 -0,02 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,35 1,50 1,50 1,47 0,00

Totaal Administratie Seniorenzorg 17,75 13,92 -3,83 13,30 13,30 13,30 13,50 14,30 14,30 14,13 14,13 14,30 14,43 14,17 0,00Totaal Poets- en klusjesdienst 24,00 20,10 -3,90 19,10 19,27 19,29 18,17 18,80 18,59 19,99 21,33 21,75 22,65 22,16 0,00Totaal Thuisbezorgde maaltijden 3,95 4,31 0,36 4,45 4,45 4,45 4,45 4,45 4,45 3,95 3,95 3,95 4,45 4,39 0,00Totaal Mobiele poetsploeg 0,00 0,25 0,25 0,00 0,00 0,00 0,00 0,75 0,34 0,34 0,32 0,33 0,34 0,34 0,00

Totaal 8346 45,70 38,58 -7,11 36,85 37,02 37,04 36,12 38,30 37,68 38,41 39,73 40,33 41,88 41,06 0,0045,70 45,70 45,70 45,70 45,70 45,70 45,70 45,70 45,70 45,70 45,70 45,70

Totaal Project startbanen 0,50 0,61 0,11 0,50 0,50 0,50 0,78 0,53 0,50 0,50 0,50 0,50 0,87 1,00 0,00Totaal Soc. tew. Art60§7 TOK 1,00 1,00 0,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,00Totaal Deeltijds leren/werken 0,50 0,61 0,11 0,50 0,50 0,50 0,78 0,53 0,50 0,50 0,50 0,50 0,87 1,00 0,00Totaal Project arbeidszorg 0,50 0,50 0,00 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 0,00Totaal Gesco Wep/weerwerk RVZ 0,75 0,74 -0,01 0,62 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,00Totaal Alg.tewerkstellingsinit. 7,50 6,32 -1,18 6,50 6,50 6,50 6,50 6,50 5,50 6,50 6,50 6,50 6,50 5,50 0,00Totaal Koerierdienst 2,50 1,64 -0,86 0,50 0,50 0,50 1,30 1,30 1,30 1,97 2,30 2,80 2,80 2,80 0,00Totaal Trefcentrum/projecten 2,00 2,60 0,60 2,25 2,25 1,25 1,24 2,25 3,08 3,25 3,25 3,25 3,25 3,25 0,00

Totaal 851 15,25 14,01 -1,24 12,37 12,50 11,50 12,86 13,37 13,13 14,97 15,30 15,80 16,53 15,80 0,00Eindtotaal 175,09 161,48 -13,61 158,63 159,12 157,35 157,37 159,87 158,73 161,97 161,85 165,12 168,61 167,65 0,00

175,09 175,09 175,09 175,09 175,09 175,09 175,09 175,09 175,09 175,09

EVOLUTIE MAANDELIJKSE fte CENTRALE ADMINISTRATIE 2005.

62,0562,30

62,1061,81

60,58

61,40

60,40

60,87

61,78

62,40

61,35

59,00

59,50

60,00

60,50

61,00

61,50

62,00

62,50

63,00

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

maandelijks reële uitbetaalde FTE FTE volgens begroting

EVOLUTIE MAANDELIJKSE FTE SOCIALE DIENST 2005.

39,55 39,55

38,5538,35

38,60 38,6038,38

38,07

38,90

39,4539,40

41,80

36,00

37,00

38,00

39,00

40,00

41,00

42,00

43,00

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12


41

MAANDELIJKSE EVOLUTIE FTE DAGZORGCENTRUM 2005.

4,32 4,25 4,25 4,254,75 4,81

4,50

5,23 5,03 5,18

4,25

6,00

0,00

1,00

2,00

3,00

4,00

5,00

6,00

7,00

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12


MAANDELIJKSE EVOLUTIE FTE SENIORENZORG 2005.

36,85 37,02 37,04 36,1238,30 37,68 38,41 39,73 40,33 41,88 41,0645,70

0,00

5,00

10,00

15,00

20,00

25,00

30,00

35,00

40,00

45,00

50,00

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

maandelijkse reële uitbetaalde FTE FTE volgens begroting

EVOLUTIE MAANDELIJKSE FTE OCMW 2005.

158,63 159,12157,35 157,37

159,87158,73

161,97 161,85

165,12

168,61 167,65

175,09

145,00

150,00

155,00

160,00

165,00

170,00

175,00

180,00

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12


AC2 Dienst

FTE volgens

begroting

FTE gemiddelde

2005

Verschil eff. Uitbetaald

t.o.v. begrotingUitbet.

FTE JanUitbet.

FTE FebUitbet. FTE Mrt

Uitbet. FTE Apr

Uitbet. FTE Mei

Uitbet. FTE Jun

Uitbet. FTE Jul

Uitbet. FTE Aug

Uitbet. FTE Sep

Uitbet. FTE Okt

Uitbet. FTE Nov

Totaal Algemene Administratie 9,00 9,58 0,58 9,02 9,90 10,00 9,70 9,00 9,00 9,13 9,60 10,00 10,00 10,00Totaal Technische dienst-onderhoud 9,75 8,93 -0,82 7,75 7,75 8,10 8,75 8,75 8,75 8,75 9,54 9,75 10,00 10,33Totaal Schoonmaak 20,75 21,56 0,81 20,28 21,12 20,96 21,74 21,34 21,24 21,50 21,35 21,90 23,09 22,69Totaal Kapsalon 1,50 1,48 -0,02 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,24Totaal Pedicure 1,00 1,00 0,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00Totaal Kinesitherapie 2,50 2,50 0,00 2,50 2,50 2,50 2,50 2,50 2,50 2,47 2,50 2,50 2,50 2,50Totaal Logopedie 0,50 0,50 0,00 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50Totaal Bezigheidstherapie 4,75 4,75 0,00 4,75 4,75 4,75 4,75 4,75 4,75 4,75 4,75 4,75 4,75 4,75Totaal Ergotherapie 3,00 2,00 -1,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00Totaal Wasserij en linnenkamer 2,50 2,74 0,24 3,00 2,99 3,00 2,75 2,75 2,75 2,75 2,55 2,55 2,55 2,55Totaal Verpleegdienst A 25,00 24,92 -0,08 25,29 24,50 24,43 25,10 25,58 24,85 24,90 25,04 25,00 25,03 24,40Totaal Verpleegdienst B 24,50 24,67 0,17 25,50 25,50 25,00 25,00 25,00 24,23 24,25 24,25 24,25 24,25 24,10Totaal Verpleegdienst C 26,25 27,45 1,20 27,75 27,75 27,75 27,50 27,50 26,70 27,35 27,75 27,50 27,43 27,00Totaal Verpleegdienst D 21,25 21,32 0,07 21,77 21,80 21,98 22,55 22,25 21,75 20,16 20,25 20,25 20,80 21,00

Totaal 8341 152,25 153,40 1,15 152,60 153,56 153,45 155,34 154,42 151,52 151,01 152,58 153,45 155,39 154,06

+ ADV 2,25 4,48 2,23 4,00 4,00 4,35 4,50 4,50 4,50 3,25 3,75 4,00 6,18 6,25

Eindtotaal 154,50 157,88 3,38 156,60 157,56 157,80 159,84 158,92 156,02 154,26 156,33 157,45 161,57 160,31154,50 154,50 154,50 154,50 154,50 154,50 154,50 154,50 154,50 154,50 154,50

EVOLUTIE MAANDELIJKSE FTE RVHZ 2005.

156,60

157,56 157,80

159,84

158,92

156,02

154,26

156,33

157,45

161,57

160,31

154,50

150,00

152,00

154,00

156,00

158,00

160,00

162,00

164,00

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

maandelijks reële tot. uitbetaalde FTE rvhz '05. FTE volgens begroting

EVOLUTIE MAANDELIJKSE FTEVERPLEGING EN VERZORGING RVHZ 2005.

103,81

103,05 103,00

104,15 104,33

99,41

100,54 100,50

102,68

101,75101,53

99,25

96,00

97,00

98,00

99,00

100,00

101,00

102,00

103,00

104,00

105,00

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

maandelijks reële uitbetaalde FTE 2005 FTE volgens begroting

RAPPORTERING Vanwege de (hoofd-)budgethouders:

Managementcomité Bijzondere comités

Betreffende o.m. voortgang doelstellingen (3x per jaar)

Vanwege de financiële dienst: Budgethouders (permanent via het systeem) Managementcomité : kwartaalrapport Raad : kwartaalrapport, jaarrekening

PRAKTIJKVOORBEELDEN EN TIPS

Boekhoudtopics Kwartaalrapport Jaarrekening Externe audit Info-bronnen

Boekhoudtopics

Gemeentelijke bijdrage Subsidies (werking en investering) Leningen Voorziening pensioenen (voorzitter) Oninbaren (minderwaarden),

waardevermindering (%) Interne facturering Interne rekening-courant resultaatverwerking

Gemeentelijke toelage

Berekening Vereenvoudigde voorstelling Schema 11 (tabel 1 en 2)

Boekingen

BEREKENING gemeentelijke bijdrage:

VEREENVOUDIGDE VOORSTELLING

(Gebudgetteerd) exploitatieresultaat

- niet-kaskosten (afschrijvingen) + niet kasopbrengsten (verrekening I-subsidies) - uitgaven zonder effect op exploitatieresultaat + inkomsten zonder effect op het

exploitatieresultaat

(Gebudgetteerde) gemeentelijke bijdrage in de werking en de aflossingen voor het boekjaar

Vereenvoudigde voorstelling

Schema 11 – tabel 1 en 2

Gemeentelijke bijdrage: boekingen

Opening boekjaar balans : Rekening 130xxx (klasse 1) : gemeentelijke bijdrage in

de werking en de aflossingen Geconsolideerd of per activiteitencentrum ?

Maandelijkse stortingen

Eindejaarsverrichting en resultaatverwerking

Budgettering en opening boekjaar(gecons.) 413000/100 1.200.000

@ 1300XX/100 1.200.000

Maandelijkse stortingen (gecons.) : 550000/100 100.000

@ 413000/100 100.000

Gemeentelijke bijdrage nav resultaatverwerking (per AC):

Onttrekking: 1300XX/100 1.100.000@ 794000/AC

1.100.000+ interne RC

Toevoeging: 694000/AC@ 1300xx/100

+ interne RC

BOEKINGEN

SUBSIDIES

Subsidies (1) Werkingssubsidies

Boeking: 41xxxxx@ 74xxxx

Voorschottenrekening: Ontvangst:

55xxx@ 460xxx

Besteding:460xxx

@ 74xxxx

Subsidies (2) Investeringssubsidie

Boeking: Ontvangst:

55xxxx@ 15xxxx0

Verrekening (== afschrijving):15xxxx9

@753xxx

BOEKINGEN

LENINGEN

Leningen Kredietopening

173004 (doc boekingen) (bijlage 6)

Lening 173000 (niet-gesubsidieerd LT) 173003 (gesubsidieerd LT) 423000 (vervallen binnen het jaar LT KT ) 423003 (idem) 438000 (vervallen 31/12 intresten en aflossingen) 438003 (idem) 292000 (vorderingen subsidies op LT) 410003 (idem LT KT) 410103 (vervallen 31/12 vorderingen subsidies intresten en

aflossingen)

VOORZIENINGEN (PROVISIE) VOOR PENSIOENEN

(VOORZITTER)

BEREKENING EN BOEKINGEN

Voorzitters bereikte 31/12/07Naam Geb Datum leeftijd levensverw.# Basis Jr WeddeAantal mnden Jaarbedrag1 Overl.Pens.Voorzieningmevrouw A 12/07/1926 82 7,95 4.200,60 72 4.200,60 1 33.394,77mijnheer B 14/12/1935 73 11,08 7.001,00 72 7.001,00 0 77.571,08Huidige voorzitter C 20/05/1960 60! 20,57 41.963,43 112 14.687,20 0 302.115,71

| totaal te voorzien 413.081,56| saldo 2007 400.000,00| Te boeken op 13.081,56 (+ extra voor besteding2007)| Toevoeg 100/635009/01 t.o.v. 100/160009| Besteding/ Afname 100/160009 t.o.v. 100/635109/01 |v

formule=actuele jaarwedde*3,75*aantal maanden actief * 1/1200maximumpensioen = 75% van de jaarwedde, dus 20 jaar ancienniteit geeft 75%

# http:/statbel,fgov,be statistieken ->mathematiche demografie->downloadbare bestanden->bevolking ->sterftecijfers->vlaanderen

mevrouw A: overlevingspensioen 3000 euro ( basisjaarwedde * 60%)mijnheer B: jaarwedde ongeindex 5000 euroindex= 1,4002opgepast met pensioenrechten voor prestaties voor en na 2001!!!!

BOEKINGEN

1, Aanwenden van de voorziening voor betalingen in 2007Veronderstel er werd 11000 euro uitbetaald aan pensioenen in 2007D 100/160009 11000

@ C 100/635109/01 11000

rest als voorziening: 400,000 -11000= 389000

2, Te voorzien 2008: 413081,56Bijkomend te voorzien: 413081,56 - 389000= 24081,56

D 100/635009/01 24081,56@ C 100/160009 24081,56

ONINBAREN EN WAARDEVERMINDERINGE

N

BOEKINGEN

Oninbaren en waardeverminderingen

Oninbaren: Individuele dossiers/subsidies Dubieuze debiteuren (407xxxx @ 40/41) Boeking: 642xxx

@ 40(7)/41(7)xxxxx

Waardeverminderingen: Jaarlijks percentage/waardering Boeking: 634xxx

@ 409xxx

INTERNE FACTURERING

BOEKINGEN

Specifieke rekeningen en boekingen

Interne facturering : Tussen (sub-)activiteitencentra Rekeningen 618 en 73(95) Consolidatie ! Voorbeelden :

centrale administratieve en technische diensten Centrale keuken … Zie voorbeeld hierna

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap

NOBoekhoudingsfiches NGOB - cel

Tel.: 078/15.45.68 - Fax: 078/15.45.69

INTERNE FACTURATIE TUSSEN VERSCHILLENDE ACTIVITEITENCENTRA

Deel 1: Omschrijving van de verrichtingen

1 Het OCMW heeft een technische dienst. Deze dienst wordt als een volledig activiteitencentrum (137) aangezien.Maandelijks worden de prestaties van de technische dienst aan de betrokkene activiteitencentra aangerekend.We veronderstellen dat er deze maand wordt gefactureerd aan het activiteitencentrum 8446Hiervan vertegenwoordigen de nettopersoneelskosten 50,00 %.

30,00 % dient als vergoeding voor de netto werkingskosten. De rest dient als vergoeding voor afschrijvingen.Voor de eenvoud van de oefening wordt verondersteld dat beide activiteitencentra niet onderverdeeld zijn in subactiviteitencentra.

Deel 2: GrootboekenAC 137

4001../137 73951../1371a 1.000,00 500,00 1a

73952../137300,00 1a

73953../137200,00 1a

AC 8446

449.../8446 6181../84461.000,00 1b 1b 500,00

6182../84461b 300,00

6183../84461b 200,00

1.000,00 euro

INTERNE REKENING-COURANT

BOEKINGEN

Specifieke rekeningen en boekingen

Rekening-courant en thesaurie :

Heeft het OCMW één centrale thesaurie of meerdere thesaurieën (voor bepaalde activiteitencentra – b.v. rusthuis) ?

Één centrale thesaurie : - boekhoudkundig gelokaliseerd op

activiteitencentrum 100- inningen en betalingen via rekeningen-courant

(consolidatie!)actief(Deb)416 100 / 832 Passief(cred)486 XXX / XXX

416 832 / 100 486 XXX / XXX

Zie voorbeeld hierna.

Naar aanleiding van een levering aan drukwerk op de sociale dienst moet er een factuur betaald worden van 500,00 euro.

Boeking inkomende factuur: 61…./832/99 500,00

@ 440…./832/99 500,00

Betaling openstaande factuur: 416832/100/99 500,00

@ 550…./100/99 500,00

440…./832/99 500,00@ 416100/832/99 500,00

Rapportering Kwartaalrapport Jaarrekening

Jaarafsluiting (checklist) Balans, resultatenrekening en

toelichting Financieel jaarverslag

Kwartaalrapport

Voorbeeld: OCMW Bilzen (bijlage 7)

Jaarrekening (1) Jaarafsluiting Balans en resultatenrekening:

geconsolideerd per AC

Toelichting Schema van de financiële stromen Jaarverslag (algemeen, beschrijvend,

financieel)

Jaarafsluiting Voorbereidende werken jaarafsluiting

Zie document (bijlage 8)

Eindejaarsverrichtingen Afschrijvingen Verrekeningen Leningen Interne facturatie Onttrekking/toevoeging gemeentelijke bijdrage Resultaatsverwerking Salderen interne R/C

Jaarrekening (2) Schema van de financiële stromen (schema

11): Tabel 1: uitgebreide cashflow zonder GB

Tabel 2: berekening van de GB in de werking en de aflossingen

Tabel 3: Liquiditeitentabel

Tabel 4: Overzicht van de GB

JAARREKENING

JAARVERSLAG

Algemeen Beschrijvend Financieel (Toelichting, horiz/vert analyse, ratio’s, GB, vergelijking budget/rekening)

EXTERNE AUDIT

Wat verwacht de externe audit?

ZIE DOCUMENT (bijlage 9)

Info-bronnen

Website: www.binnenland.vlaanderen.be/bbc


“Van meerjarenplan tot jaarrekening.”

Met dank voor jullie aandacht!

VRAGEN??

Documents

DE FINANCIËLE CYCLUS BINNEN DE NOB. Van meerjarenplan tot jaarrekening. VLO – turbo-opleiding Antwerpen, 21 april 2010 Helen Rondelez, ocmw-ontvanger Bilzen