DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL LA NIVELUL ENTITATILOR PUBLICE

I. Controlul intern si responsabilitatea manageriala

II. Necesitatea dezvoltarii sistemului de control managerial in entitatile publice

III. Definirea, reglementarea si continutul standardelor de management / control intern

IV. Premise necesare pentru dezvoltarea sistemului de control managerial al entitatii publice

V. Instrumentarul cu care opereaza sistemul de control managerial

VI. Metodologia – cadru, aplicabila pentru dezvoltarea sistemului de control managerial al

entitatii publice

2

I. CONTROLUL INTERN SI RESPONSABILITATEA MANAGERIALA (1)

Scurt istoric al conceptului de control intern

- Primele preocupari sistematice pentru delimitarea, aprofundarea si definirea conceptului de control intern au aparut incepand cu a doua jumatate a secolului trecut si au apartinut expertilor contabili, auditorilor interni si externi din tarile occidentale cu o economie dezvoltata.

- Ei au demonstrat ca aplicarea controlului intern in domeniile financiar si contabil la nivelul entitatilor economice, dar nu numai la acestea, poate contribuii la intocmirea si certificarea de conturi / situatii financiare sincere, exacte si reale.

- In timp, un numar tot mai mare de factori interni si externi entitatii, intre care s-ar putea mentiona: amplificarea si diversificarea riscurilor in mediul economic, complexitatea crescanda a organizarii entitatilor, frecventa deficientelor in functionarea acestora, dezvoltarea continua dar si inasprirea cadrului legal ce trebuie respectat etc., au determinat o largire a sferei de aplicare a controlului intern, de la domeniile financiar si contabil, la toate activitatile unei entitati, si au pus in evidenta necesitatea presanta ca managerii / conducatorii de entitati sa aseze in centrul preocuparilor lor crearea si implementarea unor sisteme de control intern din ce in ce mai eficace, care sa le permita detinerea unui bun control asupra functionarii entitatii in scopul atingerii obiectivelor prestabilite.

- Aplicarea conceptului de control intern a fost extinsa treptat si la nivelul entitatilor publice, cu precadere a celor facand parte din administratia publica centrala (sectorul guvernamental), dovedindu-se a fi si in cazul acestora o solutie necesara pentru cresterea calitatii si eficacitatii actului managerial.

Originea semantica a conceptului de control intern - Trebuie precizat ca expresia “control intern”, deja facand parte din terminologia standard utilizata la nivelul Uniunii Europene,

provine din termenul englez “internal control” care a primit astfel cea mai nepotrivita traducere, intrucat, nu s-a tinut seama ca pentru anglo-saxoni “to control” inseamna, in principal, “a detine controlul / a tine sub control” si abia in subsidiar “a verifica”, pe cand in tarile de limba latina este exact invers.

- Din aceasta decurge si dificultatea de a gandi si actiona in coordonatele acestui concept, explicabila prin aceea ca in Romania predomina inca intelegerea termenului “control”, exclusiv in acceptiunea sa ingusta, si anume, aceea de verificare a documentelor / operatiunilor de catre persoane sau structuri, interne sau externe entitati, investite cu astfel de atributii.

- Semnificatia conceptului de control intern fiind prin urmare mult mai larga, aceasta nu poate fi redusa la o forma traditionala de inspectie, de verificare sau de control, pe care nu o exclude

3

I. CONTROLUL INTERN SI RESPONSABILITATEA MANAGERIALA (2)

Definitiile conceptului de control intern

- Desi, in ultimii 30 de ani, au fost formulate numeroase definitii ale controlului intern, in ceea ce priveste esentialul s-a cazut de acord: este vorba despre un ansamblu de elemente concrete implementate de catre responsabilii de la toate nivelele ierarhice, in scopul detinerii controlului asupra functionarii globale a entitatii publice, precum si a desfasurarii fiecarei activitati a acesteia, pentru ca obiectivele fixate sa fie atinse

- Pentru exemplificare, sunt prezentate definitiile adoptate de: • Ordinul Expertilor Contabili din Franta, in 1977: “Controlul intern reprezinta totalitatea masurilor care contribuie la detinerea

controlului asupra intreprinderii. Are drept scop, pe de o parte, asigurarea protectiei patrimoniului si calitatea informatiei, iar pe de alta parte, aplicarea instructiunilor conducerii si favorizarea imbunatatirii performantelor. Se manifesta prin organizarea, metodele si procedurile fiecarei activitati a intreprinderii, pentru a-i mentine perenitatea”;

• Comitetul Organizatiilor de Sponsorizare a Comisiei Treadway din SUA - COSO, in 1992: “Controlul intern este un proces implementat de consiliul de administratie, conducere si alti membrii ai personalului unei entitati, care isi propune sa furnizeze o asigurare rezonabila cu privire la atingerea urmatoarelor obiective: eficacitatea si eficienta functionarii, fiabilitatea informatiilor financiare, respectarea legilor si regulamentelor”;

• Cartea Alba a reformei manageriale in cadrul serviciilor Comisiei Europene: “Controlul intern acopera totalitatea politicilor si procedurilor concepute si implementate de catre managementul organizatiei, pentru a asigura: atingerea obiectivelor acelei organizatii intr-un mod economic, eficient si eficace, respectarea regulilor externe si a politicilor si regulilor managementului, protejarea bunurilor si a informatiilor, prevenirea si depistarea fraudelor si greselilor, precum si calitatea documentelor de contabilitate si producerea in timp util de informatii de incredere referitoare la segmentul financiar si de management”.

- In Romania, definitia controlului intern este reglementat la art. 2 lit. d) din Ordonanta Guvernului nr. 119/1999, republicata: “Controlul intern – ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere in concordanta cu obiectivele acesteia si cu reglementarile legale, in vederea asigurarii administrarii fondurilor in mod economic, eficient si eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele si procedurile.”

4

I. CONTROLUL INTERN SI RESPONSABILITATEA MANAGERIALA (3)

Elementele componente ale controlului intern in acceptiunea COSO:

- Controlul intern cuprinde 5 componente strans interdependente care decurg din maniera in care sunt administrate activitatile, si care sunt integrate in aceste activitati.

- Desi toate cele 5 componente ale controlului intern sunt aplicabile oricarei entitati, punerea lor in practica se realizeaza in mod diferit in conformitate cu particularitatile proprii fiecarei entitati in parte.

- Cele 5 elemente componente ale controlului intern sunt:

Mediul de control mediul de control este un element foarte important al culturii unei organizatii (entitati), intrucat el determina gradul

de sensibilizare a personalului entitatii la nevoia dezvoltarii controlului intern el constituie fundamentul pe care cladesc celelalte 4 elemente ale controlului intern, impunand disciplina si

organizare factorii cei mai importanti care determina calitatea mediului de control sunt: integritatea, etica si competenta

personalului; stilul de management al conducatorilor; politica delegarii de responsabilitati; organizarea entitatii; formarea personalului; interesul si capacitatea conducerii de a defini obiectivele entitatii

Evaluarea riscurilor

• oricare entitate este confruntata cu un ansamblu de riscuri interne si externe care trebuie sa fie evaluate

• inainte de a se face aceasta evaluare este absolut necesar sa fie stabilite obiective compatibile si coerente

• evaluarea riscurilor consta tocmai in identificarea si analiza factorilor susceptibili de a afecta realizarea acestor obiective; este vorba de un proces care permite stabilirea masurilor prin care riscurile sa poata fi gestionate / stapanite

5

Activitati de control

• pot fi definite ca operatiuni de aplicare a normelor si procedurilor, care contribuie la realizarea politicilor stabilite de conducere

• aceste operatiuni dau o asigurare ca masurile necesare sunt aplicate in vederea stapanirii riscurilor susceptibile de a afecta realizarea obiectivelor entitatii

• activitatile de control sunt realizate la toate nivelele ierarhice si functionale ale structurii organizatorice si cuprind actiuni de o mare varietate, cum ar fi: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, supervizarea, contrasemnarea, avizarea, aprobarea

Informare si comunicare

• informatia pertinenta trebuie sa fie identificata, transmisa si receptionata sub o forma si intr-un termen care sa permita fiecaruia indeplinirea sarcinilor atribuite

• sistemele de informare furnizeaza atat date interne (operationale, financiare, de conformitate cu obligatiile legale) cat si date provenind din exteriorul entitatii, necesare conducerii si controlarii activitatii si luarii de decizii

• realizarea responsabilitatilor in materie de control intern reclama, in egala masura, o comunicare interna eficace in sens ascendent - descendent, precum si in plan orizontal, dar si o comunicare eficace cu tertii

Evaluare

• sistemele de control intern trebuie ele insele sa fie controlate / evaluate pentru a se constata daca functioneaza in mod eficace

• in acest scop se recurge la metoda unei evaluari permanente (ce are loc in cadrul activitatilor curente si consta in controalele punctuale efectuate de persoanele cu functie de conducere) sau la metoda evaluarilor periodice, a caror intindere, durata si frecventa depinde, in principal, de evaluarea riscurilor si de eficacitatea evaluarii permanente

• slabiciunile sistemului de control, constatate cu ocazia evaluarii, trebuie semnalate superiorului ierarhic

6

I. CONTROLUL INTERN SI RESPONSABILITATEA MANAGERIALA (4)

Managerul general / ordonatorul de credite, precum si celelalte persoane care ocupa o functie de conducere in entitatea publica, sunt

responsabile pentru crearea si functionarea acelui sistem de control intern care sa dea o asigurare rezonabila ca obiectivele entitatii vor fi atinse.

Conceptul de responsabilitate manageriala

• Definire: a exercita managementul unei organizatii (entitate publica sau o structura organizatorica a acesteia), in limitele unor constrangeri interne si externe, in scopul realizarii eficace, eficiente si in conformitate cu legea a obiectivelor stabilite, a comunica intr-un mod transparent despre acest lucru si a raspunde pentru neindeplinirea obligatiilor manageriale in conformitate cu tipul de raspundere juridica.

• Principii fundamentale: - Managerul general / ordonatorul de credite este responsabil de realizarea obiectivelor entitatii; - Managerul general / ordonatorul de credite isi poate delega autoritatea fara a fi eliberat de responsabilitatea generala; - Nu exista responsabilitate manageriala fara autoritatea corespunzatoare; - Responsabilitatea necesita transparenta si raspundere; - Sistemul trebuie sa se bazeze pe verificari si masuri corective in cadrul entitatii, dar si pe verificari externe.

7

II. NECESITATEA DEZVOLTARII SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL IN ENTITATILE PUBLICE

Fara indoiala, in oricare entitate publica exista un anumit sistem de control managerial, altminteri functionarea acesteia ar fi marcata

de frecvente si grave distorsiuni. Intr-adevar, fiecare conducator trebuie sa se organizeze si sa adopte anumite masuri pentru a-si conduce activitatea: definirea sarcinilor individuale ale personalului, stabilirea metodelor de lucru, crearea unui sistem informational adecvat, supervizarea activitatilor personalului etc., ceea ce nu inseamna altceva decat instituirea unui sistem propriu de control intern managerial

Caracterul public al fondurilor si al patrimoniului (dar si in cazul elementelor patrimoniale aflate in domeniul privat al statului sau al unitatilor administrativ – teritoriale) pe care le gestioneaza o entitate publica, impune ca sistemul de control intern al acesteia sa fie dezvoltat, perfectionat pana la nivelul care sa permita managerului general / ordonatorului de credite, dar si responsabililor de la celelalte nivele ierarhice din cadrul entitatii, detinerea unui cat mai bun control asupra functionarii entitatii publice, in ansamblul ei, precum si a desfasurarii fiecarei activitati a acesteia, in scopul realizarii obiectivelor fixate

Dupa evaluarea stadiului progreselor inregistrate de Romania in raport cu angajamentele asumate la capitolul de negociere nr. 28 intitulat “Control financiar”, in vederea aderarii, COMISIA EUROPEANA recomanda: • intarirea responsabilitatii manageriale in sectorul public; • cresterea capacitatii administrative a entitatilor publice prin dezvoltarea propriilor sisteme de management financiar si control, in

concordanta cu principiile de buna practica agreate la nivelul Uniunii Europene si pe plan international. Nota: acquis-ul comunitar in domeniul controlului intern este alcatuit, in mare masura, tocmai din principiile de buna practica acceptate pe plan international si in Uniunea Europeana; modalitatea in care aceste principii se transpun in sistemele de management / control intern este specifica fiecarei tari, in functie de conditiile constitutionale, administrative, legislative, culturale etc. Observatie: in fond, Capitolul nr. 28 nu este un capitol de control financiar in acceptiunea ingusta (predominanta inca in Romania) de verificare a documentelor / operatiunilor de catre structuri specializate de control, interne sau externe entitatii publice, ci unul de reforma a managementului public.

8

III. DEFINIREA, REGLEMENTAREA SI CONTINUTUL STANDARDELOR DE CONTROL INTERN (1)

Definire: standardele de control intern reprezinta un ansamblu minimal de reguli de management care trebuie sa fie aplicate in oricare entitate publica

La elaborarea standardelor de management / control intern a fost avuta in vedere, in principal, experienta in domeniu a Comisiei Europene, Organizatiei Internationale a Institutiilor Supreme de Verificare (INTOSAI), Comitetului Organizatiilor de Sponsorizare a Comisiei Treadway (COSO) si a Institutului Canadian al Contabililor Autorizati

Cadrul legal: prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 946/2005 s-au aprobat: - “Codul controlului intern cuprinzand standardele de management / control intern pentru entitatile publice”; si, - masurile ce urmeaza a fi puse in aplicare, pentru dezvoltarea sistemelor de control managrial, la nivelul entitatilor publice, si

anume:

• constituirea, prin act de decizie interna a conducatorului entitatii publice, a structurilor investite cu atributii si responsabilitati in acest sens;

• elaborarea programului de dezvoltare a sistemului de control managerial care va contine obiective, actiuni (inclusiv cele de perfectionare profesionala, atat pentru persoanele cu functie de conducere, cat si pentru cele de executie, prin cursuri organizate de organismele abilitate), responsabilitati, termene de punere in aplicare etc.;

• indrumarea metodologica, coordonarea si monitorizarea cu privire la elaborarea si implementarea programului de dezvoltare a sistemului de control managerial al entitatii;

• transmiterea programelor de dezvoltare si a actelor de constituire a structurilor, deja mentionate, la entitatile publice ierarhic superioare, in vederea informarii si armonizarii; transmiterea acelorasi documente, de catre entitatile publice in care se exercita functia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale de stat sau al bugetului oricarui fond special, la Unitatea centrala de armonizare a sistemelor de management financiar si control din cadrul Ministerului Finantelor Publice;

• raportari trimestriale cu privire la progresele inregistrate in dezvoltarea sistemelor de control managerial in raport cu programele aprobate.

Nota: reglementarea standardelor de management / control intern a urmarit, pe de o parte, crearea unui model de control managerial unitar si coerent pentru entitatile publice iar, pe de alta parte, utilizarea standardelor drept sistem de referinta in raport cu care se evalueaza calitatea sistemelor de control managerial ale entitatilor publice.

9

III. DEFINIREA, REGLEMENTAREA SI CONTINUTUL STANDARDELOR DE CONTROL INTERN (2)

Gruparea standardelor de management / control intern

Cele 25 de standarde cuprinse in “Codul controlului intern” sunt grupate, dupa apartenenta lor, in 5 elemente-cheie (domenii) ale controlului intern, astfel: - mediul de control (6 standarde: etica, integritatea; atributii, functii, sarcini; competenta, performanta; functii sensibile; delegarea;

structura organizatorica) - performante si managementul riscului (6 standarde: obiective; planificarea; coordonarea; monitorizarea performantelor;

managementul riscului; ipoteze, reevaluari) - informarea si comunicarea (4 standarde: informarea; comunicarea; corespondenta; semnalarea neregularitatilor) - activitati de control (7 standarde: proceduri; separarea atributiilor; supravegherea; gestionarea abaterilor; continuitatea activitatii;

strategii de control; accesul la resurse) - auditarea si evaluarea (2 standarde: verificarea si evaluarea controlului; auditul intern)

Elementele componente ale unui standard de management / control intern Fiecare din cele 25 de standarde este structurat pe 4 componente:

• Titlul standardului – precizeaza domeniul de management la care se refera standardul;

• Descrierea standardului – enunta regula esentiala pentru domeniul de management la care se refera standardul;

• Cerinte generale – reprezinta directiile determinante in care trebuie actionat, in vederea aplicarii standardului;

• Referinte principale – listeaza actele normative reprezentative, care contin prevederi aplicabile standardului (domeniului de management).

Prezentarea continutului standardelor de management / control intern

• Fisele individuale ale celor 25 de standarde (de la pag. 7 la pag. 37)

10

Standard 1

ETICA, INTEGRITATEA

Descrierea standardului Entitatea publica asigura conditiile necesare cunoasterii, de catre angajati, a reglementarilor care guverneaza comportamentul acestora, prevenirea si raportarea fraudelor*) si neregulilor.

Cerinte generale - Managerul si salariatii trebuie sa aiba un nivel corespunzator de integritate**) profesionala si personala si sa fie constienti de

importanta activitatii pe care o desfasoara; - Managerul, prin deciziile sale si exemplul personal, sprijina si promoveaza valorile etice si integritatea profesionala si

personala a salariatilor; - Salariatii manifesta acel comportament si dezvolta acele actiuni percepute ca etice in entitatea publica; - Managerul si salariatii au o abordare pozitiva fata de controlul financiar, a carui functionare o sprijina.

Referinte principale***) - Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile ulterioare; - Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduita a functionarilor publici; - Legea nr. 251/2004 privind unele masuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor actiuni de protocol in

exercitarea mandatului sau a functiei; - Legea nr. 161/2003 privind unele masuri pentru asigurarea transparentei in exercitarea demnitatilor publice, a functiilor publice

si in mediul de afaceri, prevenirea si sanctionarea coruptiei, cu modificarile si completarile ulterioare; - Legea nr. 115/1996 privind declararea si controlul averii demnitarilor, magistratilor, functionarilor publici si unor persoane cu

functii de conducere, cu modificarile si completarile ulterioare; - Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduita a personalului contractual din autoritatile si entitatile publice; - Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie, cu modificarile si completarile

ulterioare; - Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 14/2005 privind modificarea formularelor privind declaratia de avere si pentru declaratia

de interese; - Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 56/2004 privind crearea statutului special al functionarului public denumit manager

public, cu modificarile si completarile ulterioare; - Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.190/2004 pentru aprobarea Codului etic al profesiei de controlor delegat; - Ordinul nr. 252/2004 al ministrului finanteor publice, pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditorului intern.

11

*) Frauda inseamna orice actiune sau omisiune intentionata in legatura cu: utilizarea sau prezentarea de declaratii ori documente false, incorecte sau incomplete, inclusiv faptele penale prevazute in Cap. III, sectiunea 4^1 din Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie, cu modificarile ulterioare, care au ca efect alocarea/dobandirea, respectiv utilizarea nepotrivita sau incorecta a fondurilor comunitare de la bugetul general al Comunitatii Europene si/sau a sumelor de cofinantare aferente de la bugetul de stat, bugetele prevazute la art. 1 alin. (2) lit. a) – f) si I) din Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare, si la art. 1 alin. (2) lit. a) – d) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 aprobata cu modificari prin Legea nr. 108/2004, cu modificarile ulterioare; necomunicarea unei informatii prin incalcarea unei obligatii specifice, avand acelasi efect la care s-a facut referire anterior; deturnarea acestor fonduri de la scopurile pentru care au fost acordate initial (conform art. 2 lit. b) din Ordonanta Guvernului nr. 79/2003 privind controlul si recuperarea fondurilor comunitare, precum si a fondurilor de cofinantare aferente utilizate necorespunzator, cu modificarile si completarile ulterioare).

**) Integritate: Caracter integru; sentiment al demnitatii, dreptatii si constiinciozitatii, care serveste drept calauza in conduita omului; onestitate, cinste, probitate.

***) Valorile etice fac parte din cultura entitatii publice si constituie un cod nescris, pe baza caruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea publica trebuie sa aiba un cod de conduita oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniforma a valorilor etice tuturor salariatilor. Codul etic stabileste care sunt obligatiile rezultate din lege carora trebuie sa Ii se supuna salariatii, in plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de munca: depunerea declaratiei de avere, a declaratiei pentru prevenirea conflictului de interese. Exista si cazuri in care legea prevede incompatibilitati pentru ocuparea unor functii publice. Codul de conduita a functionarilor publici este aprobat prin lege. La nivelul fiecarei institutii, codul etic se aproba de catre conducator.

Pentru a putea actiona in conformitate cu valorile entitatii publice, salariatii au nevoie de sprijin si de o comunicare deschisa, in special atunci cand este vorba despre ajutorul acordat pentru rezolvarea dilemelor si a incertitudinilor in materie de conduita adecvata. Salariatii entitatilor publice sunt liberi sa comunice preocuparile lor in materie de etica. Managementul entitatii trebuie sa creeze un mediu adecvat acestui tip de comunicare.

Conducerea trebuie sa supravegheze comportamentul efectiv al salariatilor din subordine, referitor la standardul de etica si integritate si sa trateze in mod adecvat orice abatere de la codul de conduita.

12

Standard 2

ATRIBUTII, FUNCTII, SARCINI Descrierea standardului

Entitatea publica transmite angajatilor si actualizeaza permanent: • documentul privind misiunea entitatii publice; • regulamentele interne; • fisa postului (functiei).

Cerinte generale

- Atributiile entitatii publice pot fi realizate numai daca sunt cunoscute de salariati si acestia actioneaza concertat; - Fiecare salariat are un rol bine definit in entitatea publica, stabilit prin fisa postului; - Sarcinile sunt incredintate si rezultatele sunt comunicate numai in raportul manager – salariat – manager (sef – subaltern –

sef); - Managerii trebuie sa identifice sarcinile in realizarea carora salariatii pot fi expusi unor situatii dificile si care influenteaza in mod

negativ managementul entitatii; - Managerul trebuie sa sustina salariatul in indeplinirea sarcinilor sale.

Referinte principale *)

- Legea nr. 90/2001 privind organizarea si functionarea Guvernului Romaniei si a ministerelor, modificata si completata prin Legea nr. 23/2004;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 64/2003 privind stabilirea unor masuri privind infiintarea, organizarea, reorganizarea sau functionarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului ;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor masuri de reorganizare in cadrul administratiei publice centrale;

- Hotararea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici; - Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice; - Hotararea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizarii principalelor functii de sprijin pe care le asigura ministerele,

celelalte organe centrale si organizatii neguvernamentale privind prevenirea si gestionarea situatiilor de urgenta. ____________________________________________________________________________________________________________

*) Managementul entitatii publice va comunica tuturor angajatilor care sunt sarcinile entitatii, rezultate din actul normativ de organizare si functionare. Totodata, se va ingriji ca aceste sarcini sa se regaseasca in Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice, la care sa aiba acces toti salariatii. Se vor intocmi si se vor actualiza, ori de cate ori necesitatile o vor cere, fisele postului pentru toti functionarii publici si personalul contractual din entitatea publica. Aceasta este o obligatie permanenta a fiecarui nivel de management.

Regulamentul de organizare si functionare a entitatii se publica pe pagina de Internet a entitatii publice.

13

Standard 3

COMPETENTA, PERFORMANTA

Descrierea standardului Managerul asigura ocuparea posturilor de catre persoane competente, carora le incredinteaza sarcini potrivit competentelor si asigura conditii pentru dezvoltarea capacitatii profesionale a salariatului.

Cerinte generale

- Managerul si salariatii au acele cunostinte, abilitati si experienta care fac posibila indeplinirea in mod eficace a sarcinilor; - Competenta angajatilor si sarcinile incredintate trebuie sa se afle in echilibru permanent, stabil. Actiuni pentru asigurarea

acestuia: • definirea cunostintelor si deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munca; • conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit; • identificarea planului de pregatire de baza a noului angajat, inca din timpul procesului de recrutare; • revederea necesitatilor de pregatire, in contextul evaluarii anuale a angajatilor si urmarirea evolutiei carierei; • asigurarea faptului ca necesitatile de pregatire identificate sunt satisfacute; • dezvoltarea capacitatii interne de pregatire, complementara formelor de pregatire externe entitatii publice; • definirea politicii de pregatire/mobilitate;

- Performantele angajatilor se evalueaza cel putin o data pe an si sunt discutate cu acestia de catre realizatorul raportului; - Competenta si performanta trebuiesc sustinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul, software-urile,

brevetele, metodele de lucru etc.

Referinte principale - Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, cu modificarile sic completarile ulterioare; - Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificarile si completarile ulterioare; - Hotararea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici; - Hotararea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al functionarilor publici; - Legea nr. 215/2001 a administratiei publice locale; - Hotararea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae; - Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele masuri in domeniul functiei publice; - Hotararile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a functiilor publice; - Ordonanta Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesionala a adultilor;

14

- Hotararea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesionala a adultilor;

- Ordinul nr. 206/2005 al Presedintelui Agentiei Nationale a Functionarilor Publici pentru aprobarea metodologiei de evaluare a posturilor si a criteriilor de evaluare a posturilor;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 15/2005 privind unele masuri pentru ocuparea prin concurs a functiilor publice vacante din cadrul autoritatilor si entitatilor publice implicate in implementarea angajamentelor asumate prin negocierile pentru aderarea Romaniei la Uniunea Europeana;

- Actele normative prin care au fost aprobate statutele specifice ale personalului din entitatile sistemului de aparare si ordine publica, precum si statutele corpurilor profesionale;

- Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiara a personalului care gestioneaza fonduri comunitare; - Hotararea Guvernului nr. 170/2005 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind stimularea financiara a personalului care

gestioneaza fonduri comunitare.

15

Standard 4

FUNCTII SENSIBILE

Descrierea standardului Entitatea publica identifica functiile considerate ca fiind sensibile si stabileste o politica adecvata de rotatie a salariatilor care ocupa astfel de functii.

Cerinte generale

- In entitatea publica se intocmesc: • inventarul functiilor sensibile; • lista cu salariatii care ocupa functii sensibile; • planul pentru asigurarea rotatiei salariatilor din functii sensibile, astfel incat un salariat sa nu activeze intr-o astfel de functie,

de regula, mai mult de 5 ani; - In inventarul functiilor sensibile sunt reflectate, de regula, acele functii care prezinta risc semnificativ in raport cu realizarea

obiectivelor; - Rotatia personalului se face in conditiile respectarii normelor legale si nu trebuie sa greveze asupra activitatii entitatii publice si

a salariatilor.

Referinte principale - Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, cu modificarile si completarile ulterioare; - Legea nr. 188/1999 privind statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile ulterioare; - Alte reglementari in domeniul muncii.

16

Standard 5

DELEGAREA

Descrierea standardului Managerul stabileste, in scris, limitele competentelor si responsabilitatilor pe care le delega.

Cerinte generale

- Delegarea de competenta se face tinand cont de impartialitatea deciziilor ce urmeaza a fi luate de persoanele delegate si de riscurile asociate acestor decizii;

- Salariatul delegat trebuie sa aiba cunostinta, experienta si capacitatea necesara efectuarii actului de autoritate incredintat; - Asumarea responsabilitatii, de catre salariatul delegat, se confirma prin semnatura; - Subdelegarea este posibila cu acordul managerului; - Delegarea de competenta nu exonereaza pe manager de responsabilitate.

Referinte principale

- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare, art. 20 alin. (2): ,,Ordonatorii principali de credite pot delega aceasta calitate inlocuitorilor de drept, secretarilor generali sau altor persoane imputernicite in acest scop. Prin actul de delegare ordonatorii principali de credite vor preciza limitele si conditiile delegarii.”;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004;

- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice; - Fisa postului; - Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice, Unitatea centrala de armonizare a sistemelor

de management financiar si control, publicat pe adresa de Internet a ministerului (pag. 14, pct. 2.1.2. “Delegarea de competenta”).

17

Standard 6

STRUCTURA ORGANIZATORICA

Descrierea standardului Entitatea publica defineste propria structura organizatorica, competentele, responsabilitatile, sarcinile si obligatia de a raporta pentru fiecare componenta structurala, si informeaza in scris salariatii.

Cerinte generale

- Competenta, responsabilitatea, sarcina si obligatia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie sa fie clare, coerente si sa reflecte elementele avute in vedere pentru realizarea obiectivelor entitatii publice;

- Competenta constituie capacitatea de a lua decizii, in limite definite, pentru realizarea activitatilor specifice postului; - Responsabilitatea reprezinta obligatia de a indeplini sarcinile si se inscrie in limitele ariei de competenta; - Raportarea reprezinta obligatia de a informa asupra indeplinirii sarcinilor.

Referinte principale

- Hotararea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici; - Actul normativ de organzare si functionare a entitatii publice.

18

Standard 7

OBIECTIVE

Descrierea standardului Entitatea publica trebuie sa defineasca obiectivele determinante, legate de scopurile entitatii, precum si cele complementare, legate de fiabilitatea informatiilor, conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne si sa comunice obiectivele definite tuturor salariatilor si tertilor interesati.

Cerinte generale

- Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entitatii publice; - Entitatea publica transpune obiectivele generale in obiective specifice si in rezultate asteptate pentru fiecare activitate si le

comunica personalului; - Obiectivele trebuie astfel definite incat sa raspunda pachetului de cerinte ,,S.M.A.R.T.” *); - Fixarea obiectivelor reprezinta atributul managementului, iar responsabilitatea realizarii acestora revine atat managementului,

cat si salariatilor; - Multitudinea si complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita

concretizarea responsabilitatilor si de a asigura operativitate in cunoasterea rezultatelor.

Referinte principale**) - Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice; - Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instructiunilor privind continutul, forma de prezentare si

structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite in scopul finantarii unor actiuni sau ansamblu de actiuni; - Legile bugetare anuale; - Legea – cadru a descentralizarii nr. 195/2006.

_____________________________________________________________________________________________________________

*) S – Precise (in limba engleza: Specific); M – Masurabile si verificabile (in limba engleza: Measurable and verifiable); A – Necesare (in limba engleza: Appropriate); R – Realiste (in limba engleza: Realistic); T – Cu termen de realizare (in limba engleza: Time – dependent);

**) Obiectivele generale ale oricarei entitati publice se refera la realizarea unor servicii publice de buna calitate, in conditii de eficienta si eficacitate maxima, astfel cum sunt prezentate aceste obiective in actul normativ care reglementeaza organizarea si functionarea entitatii publice.

19

Standard 8

PLANIFICAREA

Descrierea standardului Entitatea publica intocmeste planuri prin care se pun in concordanta activitatile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel incat riscurile de a nu realiza obiectivele sa fie minime.

Cerinte generale

- Planificarea este una din functiile esentiale ale managementului; - Planificarea se refera la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Avand in vedere

caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesita decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare; - Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau

altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului; - Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, variaza in functie de diversi factori, precum:

marimea entitatii publice, structura decizionala a acesteia, necesitatea aprobarii formale a unor activitati etc. - Dupa orizontul de timp la care se refera, in general, se elaboreaza:

• planuri anuale; • planuri multianuale;

- Specific planificarii multianuale este stabilirea unei succesiuni de masuri ce trebuiesc luate pentru atingerea obiectivelor.

Referinte principale - Legile bugetare anuale; - Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare;

• Art. 4 alin. (1): “Legea bugetara anuala prevede si autorizeaza, pentru anul bugetar, veniturile si cheltuielile bugetare, precum si reglementari specifice exercitiului bugetar”;

• Art. 4 alin. (5): ,,Pentru actiunile multianuale se inscriu in buget, distinct, creditele de angajament si creditele bugetare”; • Art. 4 alin. (6): ,,In vederea realizarii actiunilor multianuale ordonatorii de credite incheie angajamente legale, in limita

creditelor de angajament aprobate prin buget pentru anul bugetar respectiv”; • Art. 22 alin. (2) lit. g): ,,Organizarea evidentei programelor, inclusiv a indicatorilor aferenti acestora.”; • Art. 32: ,,Ministerul Finantelor Publice va inainta Guvernului, pana la data de 1 mai, obiectivele politicii fiscale si bugetare

pentru anul bugetar pentru care se elaboreaza proiectul de buget si urmatorii 3 ani, impreuna cu limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de credite […]”;

20

• Art. 34 alin. (1): ,,Ordonatorii principali de credite au obligatia ca pana la data de 15 iulie a fiecarui an sa depuna la Ministerul Finantelor Publice propunerile pentru proiectul de buget si anexele la acesta, pentru anul bugetar urmator, cu incadrarea in limitele de cheltuieli si estimarile pentru urmatorii 3 ani […];

• Art. 39 alin. (1): ,,Ordonatorii principali de credite vor prezenta anual programul de investitii publice, pe clasificatia functionala”;

• Art. 39 alin. (2): ,,Ordonatorii principali de credite vor transmite pentru fiecare obiectiv de investitii inclus in programul de investitii informatii financiare si nefinanciare”;

• Art. 43, referitor la cuprinderea in buget a obiectivelor de investitii; • Art. 53 alin. (1) – (3), referitor la planificarea platii salariilor;

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea Instructiunilor privind continutul, forma de prezentare si structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite in scopul finantarii unor actiuni sau ansamblu de actiuni;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004;

- Hotararea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor privind spatiile cu destinatia de birou sau pentru activitati colective ori de deservire ce pot fi utilizate de ministere;

- Ordonanta Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritatile administratiei publice si entitatile publice, cu modificarile ulterioare;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 63/1999 cu privire la gestionarea fondurilor nerambursabile alocate Romaniei de catre Comunitatea Europeana, precum si a fondurilor de cofinantare aferente acestora, cu modificarile si completarile ulterioare.

21

Standard 9

COORDONAREA

Descrierea standardului

Pentru atingerea obiectivelor, deciziile si actiunile componentelor structurale ale entitatii publice trebuiesc coordonate, in scopul asigurarii convergentei si coerentei acestora.

Cerinte generale - Managementul asigura coordonarea deciziilor si actiunilor compartimentelor structurale ale entitatii publice; - Atunci cand necesitatile o impun, se pot organiza structuri specializate, care sa sprijine managementul in activitatea de

coordonare; - Coordonarea influenteaza decisiv rezultatele interactiunii dintre salariati in cadrul raporturilor profesionale; - Salariatii trebuie sa tina cont de consecintele deciziilor lor si ale actiunilor lor asupra intregii entitati publice; - Coordonarea eficienta presupune consultari prealabile, atat in cadrul structurilor unei entitati publice, cat si intre structurile

respective.

Referinte principale - Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata; - Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare; - Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata, art. 4 alin. (1):

,,Conducatorii entitatii publice trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea si perfectionarea structurilor organizatorice, reglementarilor metodologice, procedurilor si criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerintele generale si specifice de control intern”;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004.

22

Standard 10

MONITORIZAREA PERFORMANTELOR *)

Descrierea standardului Entitatea publica asigura, pentru fiecare politica si activitate, monitorizarea performantelor, utilizand indicatori cantitativi si calitativi relevanti, inclusiv cu privire la economicitate, eficienta si eficacitate.

Cerinte generale - Managementul trebuie sa primeasca sistematic raportari asupra desfasurarii activitatilor entitatii publice; - Managementul evalueaza performantele, constatand eventualele abateri de la obiective, in scopul luarii masurilor corective ce

se impun; - Sistemul de monitorizare a performantei este influentat de marimea si natura entitatii publice, de modificarea/schimbarea

obiectivelor sau/si a indicatorilor, de modul de acces a salariatilor la informatii.

Referinte principale - Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare:

• art. 22 alin. (2) lit. c): ,,angajarea si utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare.”; • art. 22 alin. (2) lit. f): ,,organizarea sistemului de monitorizare a programului de achizitii publice si a programului de lucrari

si investitii publice.”; • art. 56 alin. (2): ,,Ordonatorii principali de credite au obligatia sa intocmeasca si sa anexeze la situatiile financiare anuale

rapoarte anuale de performanta, in care sa se prezinte, pe fiecare program, obiectivele, rezultatele preconizate si cele obtinute, indicatorii si costurile asociate, precum si situatii privind angajamentele legale.”;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004;

- Hotararea Guvernului nr. 925/2003 privind reorganizarea Consiliului Guvernamental pentru Monitorizarea Reformei Administratiei Publice;

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instructiunilor privind continutul, forma de prezentare si structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite in scopul finantarii unor actiuni sau ansamblu de actiuni.

*) Monitorizarea performantelor – supraveghere, urmarire, de catre aparatul de conducere al entitatii publice, prin intermedul unor indicatori

relevanti, a performantelor activitatii aflate in coordonare.

23

Standard 11

MANAGEMENTUL RISCULUI*)

Descrierea standardului Entitatea publica analizeaza sistematic, cel putin o data pe an, riscurile legate de desfasurarea activitatilor sale, elaboreaza planuri corespunzatoare, in directia limitarii posibilelor consecinte ale acestor riscuri, si numeste salariatii responsabili in aplicarea planurilor respective.

Cerinte generale

- Orice actiune sau inactiune prezinta un risc de nerealizare a obiectivelor; - Riscurile sunt acceptabile, daca masurile care vizeaza evitarea acestora nu se justifica in plan financiar; - Riscurile semnificative apar si se dezvolta in special ca urmare a:

• managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea publica si mediile in care aceasta actioneaza; • unor sisteme de conducere centralizate excesiv;

- Un sistem de control intern eficient presupune implementarea in entitatea publica a managementului riscurilor; - Managerul are obligatia crearii si mentinerii unui sistem de control intern sanatos, in principal, prin:

• identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea si eficienta operatiunilor, respectarea regulilor si regulamentelor, increderea in informatiile financiare si de management intern si extern, protejarea bunurilor, prevenirea si descoperirea fraudelor;

• definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri; • evaluarea probabilitatii ca riscul sa se materializeze si a marimii impactului acestuia; • monitorizarea si evaluarea riscurilor si a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor; • verificarea raportarii executiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.

Referinte principale

- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare: • art. 21 alin. (4): ,,Ordonatorii principali de credite vor repartiza, potrivit alin. (1), creditele bugetare, dupa retinerea a 10% din

prevederile aprobate acestora, pentru asigurarea unei executii bugetare prudente, cu exceptia cheltuielilor de personal si a celor care decurg din obligatii internationale, care vor fi repartizate integral. Repartizarea sumelor retinute in proportie de 10% se face in semestrul al doilea, dupa examinarea de catre Guvern a executiei bugetare pe primul semestru.”;

- Hotararea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizarii functiilor pe care le asigura ministerele si organizatiile neguvernamentale privind prevenirea situatiilor de urgenta;

24

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004;

- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice, Unitatea centrala de armonizare a sistemelor de management financiar si control, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finantelor Publice – (pagina 82, pct. 4.4. ,,Controlul preventiv al unor operatiuni cu risc ridicat”.)

*) Managementul riscului – metodologie care vizeaza asigurarea unui control global al riscului, ce permite mentinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea publica, cu costuri minime.

Managementul riscului cuprinde o gama larga de activitati riguros definite si organizate, plecand de la conditiile de existenta si obiectivele fundamentale ale entitatii publice, precum si analiza factorilor de risc intr-o conceptie de functionare optima si eficienta.

25

Standard 12

INFORMAREA

Descrierea standardului Entitatea publica stabileste tipurile de informatii, continutul, calitatea, frecventa, sursele si destinatarii acestora, astfel incat managerii si salariatii, prin primirea si transmiterea informatiilor, sa-si poata indeplini sarcinile.

Cerinte generale - Informatia este indispensabila unui management sanatos, unei monitorizari eficace, identificarii situatiilor de risc in faze

anterioare ale manifestarii acestora; - Cultura entitatii publice *) are o incidenta majora asupra cantitatii, naturii si fiabilitatii informatiilor, ca si in ceea ce priveste

largirea gamei acestora in domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilitatilor si obligatiilor de raportare, obiectivelor entitatii publice, planurilor etc.;

- Informatia trebuie sa fie corecta, credibila, clara, completa, oportuna, utila, usor de inteles si receptat; - Managerul si salariatii trebuie sa primeasca si sa transmita informatiile necesare pentru indeplinirea sarcinilor; - Informatia trebuie sa beneficieze de o circulatie rapida, inclusiv in si din exterior.

Referinte principale - Legea nr. 52/2003 privind transparenta decizionala in administratia publica; - Legea nr. 143/1999 privind ajutorul de stat, cu modificarile si completarile ulterioare; - Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobarii tacite, aprobata prin Legea nr. 486/2003; - Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatii de interes public; - Hotararea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul

acces la informatii de interes public; - Legile bugetare anuale; - Bugetul aprobat al fiecarei institutii publice; - Analize periodice asupra executiei bugetare; - Analize periodice asupra documentelor a caror viza a fost refuzata de controlul financiar preventiv, precum si asupra

operatiunilor efectuate pe propria raspundere a ordonatorului de credite; - Ordine/decizii ale conducatorului entitatii publice.

*) Cultura entitatii publice – forma de cultura organizationala, ce reprezinta armonizarea valorilor individuale, in vederea orientarii lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entitatii publice. Cultura reflecta atitudinea pe care o are entitatea publica fata de schimbare. Intr-o entitate publica cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise si prin standarde de etica sociala si de comportare. Aceste sunt relativ stabile in timp.

26

Standard 13

COMUNICAREA

Descrierea standardului Entitatea publica trebuie sa dezvolte un sistem eficient de comunicare interna si externa, care sa asigure o difuzare rapida, fluenta si precisa a informatiilor, astfel incat acestea sa ajunga complete si la timp la utilizatori.

Cerinte generale

- Managerul asigura functionarea unui sistem eficient de comunicare; - Sistemul de comunicare trebuie sa fie flexibil si rapid, atat in interiorul entitatii publice, cat si intre aceasta si mediul extern; - Procesul de comunicare trebuie sa fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, in ceea ce priveste prelucrarea informatiilor si

indeplinirea responsabilitatilor in materie de comunicare.

Referinte principale - Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public; - Hotararea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001; - Adresa pe Internet a entitatii publice; - Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata; - Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata; - Hotararea Guvernului nr. 26/2003 privind transparenta relatiilor financiare dintre autoritatile publice si intreprinderile publice,

precum si transparenta financiara in cadrul anumitor intreprinderi; - Hotararea Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor proceduri ale Legii nr. 161/2003 referitoare la implementarea

Sistemului Electronic National; - Hotararea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de masuri pentru combaterea birocratiei in activitatea de

relatii cu publicul.

27

Standard 14

CORESPONDENTA SI ARHIVAREA

Descrierea standardului Fiecare entitate publica organizeaza primirea/expedierea, inregistrarea si arhivarea corespondentei, astfel incat sistemul sa fie accesibil managerului, angajatilor si tertilor interesati cu abilitare in domeniu.

Cerinte generale

- Corespondenta trebuie sa fie purtatoarea unor informatii utile in interiorul si in exteriorul entitatii publice; - Corespondenta utilizeaza purtatori diferiti ai informatiei (hartie, benzi magnetice, floppy, CD etc.) si se realizeaza prin mijloace

diferite (curierul, posta, posta electronica, fax etc.); - Ponderea in care entitatea publica utilizeaza unul sau altul dintre purtatori si apeleaza la unul sau altul dintre mijloacele de

realizare a corespondentei este determinata de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare interna si/sau al tertilor, nivelul de pregatire al salariatilor, urgenta, distanta, costul, siguranta, restrictiile din reglementari etc.;

- In functie de tipul de purtator si mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenta, operatiunile de intrare, iesire, inregistrare si stocare trebuiesc adaptate corespunzator, pe baza unor planuri elaborate in acest sens, astfel incat, pentru fiecare caz, sa poata fi reflectate cerintele majore privind: • asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondentei; • confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondentei; • stocarea (arhivarea) corespondentei; • accesul la corespondenta realizata.

Referinte principale

- Hotararea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administratiei publice; - Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica; - Hotararea Guvernului nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001

privind semnatura electronica; - Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare; - Hotararea Guvernului nr. 51/2003 privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor si/sau detinatorilor de

documente, persoane juridice, care s-au desfiintat; - Ordonanta Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor; - Hotararea Guvenului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea si protectia, pe teritoriul Romaniei, a

corespondentei clasificate.

28

Standard 15

IPOTEZE, REEVALUARI

Descrierea standardului Fixarea obiectivelor ia in considerare ipoteze acceptate constient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformarii mediului, impune reevaluarea obiectivelor.

Cerinte generale

- Ipotezele se formuleaza in legatura cu obiectivele ce urmeaza a fi realizate si stau la baza fixarii acestora; - Salariatii implicati in realizarea unui obiectiv trebuie sa fie constienti de ipotezele formulate si acceptate in legatura cu

obiectivul in cauza; - Ipotezele de care salariatii nu sunt constienti reprezinta un obstacol in capacitatea de adaptare; - Reevaluari ale nevoilor de informare - concretizate in schimbari in ceea ce priveste informatiile necesar a fi colectate, in modul

de colectare, in continutul rapoartelor sau sistemelor de informatii conexe - trebuie efectuate, daca se modifica ipotezele ce au stat la baza fixarii obiectivelor.

Referinte principale

- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare; - Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea

nr. 108/2004; - Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice.

29

Standard 16

SEMNALAREA NEREGULARITATILOR *) Descrierea standardului

Salariatii, deosebit de comunicarile pe care le realizeaza in legatura cu atingerea obiectivelor fata de care sunt responsabili, au si posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, sa semnaleze neregularitati, fara ca astfel de semnalari sa atraga un tratament inechitabil sau discriminatoriu fata de salariatul care se conformeaza unor astfel de proceduri.

Cerinte generale

- Managerii trebuie sa stabileasca si sa comunice salariatilor procedurile corespunzatoare, aplicabile in cazul semnalarii unor neregularitati;

- Managerii au obligatia sa intreprinda cercetarile adecvate, in scopul elucidarii celor semnalate si, daca este cazul, sa ia masurile ce se impun;

- Salariatii care semnaleaza, conform procedurilor, neregularitati, de care, direct sau indirect, au cunostinta, vor fi protejati impotriva oricaror discriminari;

- Semnalarea neregularitatilor trebuie sa aiba un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delatiune; - Managerul trebuie sa promoveze respectul fata de lege si spiritul de incredere.

Referinte generale - Legea nr. 571/2004 privind protectia personalului din autoritatile publice, entitatile publice si din alte unitati care semnaleaza

incalcari ale legii; - Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie; - Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare.

*) Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, in contextul aplicarii valorilor culturii increderii si al asigurarii unui mediu de

moralitate in cadrul entitatii publice, dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfata cu delatiunea. Pentru ca acest risc sa fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe intelegerea faptului ca, in cadrul entitatii publice, toti salariatii exercita diverse nivele de management si ca au, in mod esential, aceleasi obiective:

- de a realiza servicii publice de buna calitate, cu costuri minime, trebuincioase contribuabilului; - de a-si pastra locurile de munca. Angajatilor le revine sarcina ca, in cazul identificarii unor dovezi in ceea ce priveste existenta unor posibile fraude, coruptie sau orice alta activitate ce poate

afecta in sens negativ interesele majore ale entitatii publice, care depasesc nivelul de competenta al managementului propriu, sau in cazul in care sunt implicate nivele ale acestuia, sa aduca respectivele dovezi la cunostinta organelor abilitate ale statului. In nici un caz un salariat care descopera dovezi de acest gen si actioneaza pentru scoaterea lor la lumina nu trebuie sanctionat, si nici recompensat. Actiunea sa trebuie privita ca exercitarea unei indatoriri profesionale.

Realizarea in practica a acestui standard se face si cu ajutorul fisei postului.

30

Standard 17

PROCEDURI *)

Descrierea standardului Pentru activitatile din cadrul entitatii publice si, in special, pentru operatiunile economice, aceasta elaboreaza proceduri scrise, care se comunica tuturor salariatilor implicati.

Cerinte generale

- Entitatea publica trebuie sa se asigure ca, pentru orice actiune si/sau eveniment semnificativ, exista o documentatie adecvata si ca operatiunile sunt consemnate in documente;

- Documentatia trebuie sa fie completa, precisa si sa corespunda specificului si politicilor entitatii publice; - Documentatia cuprinde politici administrative, manuale, instructiuni operationale, check-lists-uri sau alte forme de prezentare a

procedurilor; - Documentatia trebuie sa fie actualizata, utila, precisa, usor de examinat, disponibila si accesibila managerului, salariatilor,

precum si tertilor, daca este cazul; - Documentatia asigura continuitatea activitatii, in cazul fluctuatiei de personal; - Lipsa documentatiei, caracterul incomplet sau/si neactualizarea acesteia constituie riscuri in realizarea obiectivelor; - Intocmirea si urmarirea executarii graficului de circulatie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitatea

publica.

Referinte principale - Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare; - Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea

nr. 108/2004; - Ordonanta Guvernului nr. 79/2003 privind controlul si recuperarea fondurilor comunitare, precum si a fondurilor de cofinantare

aferente utilizate necorespunzator; - Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata:

• art. 4 alin (1): “Conducatorul entitatii publice trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea si perfectionarea structurilor organizatorice, reglementarilor metodologice, procedurilor*) si criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerintele generale si specifice de control intern.”;

31

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificarile si completarile ulterioare;

- Ordinul Presedintelui Consiliului Concurentei nr. 136/2003 pentru punerea in aplicare a instructiunilor privind vanzarile de terenuri si/sau cladiri de catre autoritatile publice.

*) Exista doua acceptiuni cu privire la proceduri: - aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizari si instructiuni, aprobate de catre conducatorul entitatii publice sau chiar de catre

Guvern, pentru organizarea aplicarii unor reglementari de rang superior (a se vedea, ca exemplu, art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002); - aceea a metodelor de lucru si a procedurilor scrise, formalizate - care constituie obiectul acestui standard - specifice pentru fiecare entitate

publica, referitoare la activitatile acesteia. Aceste proceduri trebuie sa fie: • scrise, respectiv formalizate. Cunostintele individuale si colective trebuie stocate si puse in ordinea care corespunde scopurilor entitatii

publice; • simple si specifice. Procedurile scrise se constituie in instrument de lucru, pentru ca executantii sa cunoasca normele legale ce

trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entitatii publice; • actualizate in mod permanent, in functie de evolutia reglementarilor in materie; • aduse la cunostinta executantilor.

32

Standard 18

SEPARAREA ATRIBUTIILOR

Descrierea standardului Elementele operationale si financiare ale fiecarei actiuni sunt efectuate de persoane independente una fata de cealalta, respectiv functiile de initiere si verificare trebuie sa fie separate.

Cerinte generale

- Separarea atributiilor si responsabilitatilor este una dintre modalitatile prin care se reduce riscul de eroare, frauda, incalcare a legislatiei, precum si riscul de a nu putea detecta aceste probleme;

- Prin separarea atributiilor se creeaza conditiile ca nici o persoana sau compartiment sa nu poata controla toate etapele importante ale unei operatiuni sau ale unui eveniment;

- Separarea atributiilor si responsabilitatilor intre mai multe persoane creeaza premisele unui echilibru eficace al puterilor; - Managerii entitatilor publice in care, datorita numarului mic de salariati, se limiteaza posibilitatea de aplicare a separarii

atributiilor si responsabilitatilor, trebuie sa fie constienti de riscuri si sa compenseze aceasta limitare prin alte masuri.

Referinte principale - Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare:

• art. 24 alin. (1): “Angajarea, lichidarea si ordonantarea cheltuielilor din fonduri publice se aproba de catre ordonatorul de credite, iar plata acestora se efectueaza de catre contabil.”;

- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata: • art. 11: “Separarea atributiilor”: “Persoana care exercita controlul financiar preventiv propriu nu trebuie sa fie implicata, prin

sarcinile de serviciu, in efectuarea operatiunii supuse controlului financiar preventiv propriu.”; - Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice, Unitatea centrala de armonizare a sistemelor

de management financiar si control, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finantelor Publice - Cap. 2 – “Actorii financiari. Principiul separarii functiunilor […]”;

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004.

33

Standard 19

SUPRAVEGHEREA *)

Descrierea standardului Entitatea publica asigura masuri adecvate de supraveghere a operatiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, in scopul realizarii in mod eficace a acestora.

Cerinte generale

- Managerul trebuie sa monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura ca procedurile sunt respectate de catre salariati in mod efectiv si continuu;

- Controalele de supraveghere implica revizuiri in ceea ce priveste munca depusa de salariati, rapoarte despre exceptii, testari prin sondaje sau orice alte modalitati privind respectarea procedurilor;

- Managerul verifica si aproba munca salariatilor, da instructiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislatia si pentru a veghea asupra intelegerii si aplicarii instructiunilor;

- Supravegherea activitatilor este adecvata, in masura in care: • fiecarui salariat i se comunica atributiile, responsabilitatile si limitele de competenta in realizarea atributiilor; • se evalueaza sistematic munca fiecarui salariat; • se aproba rezultatele muncii obtinute in diverse etape ale realizarii atributiilor.

Referinte principale

- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata: • art. 4: “Obligatiile conducatorului entitatii publice in domeniul controlului intern; cerintele controlului intern.” [alin. (1) si alin.

(2)]; - Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice; - Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.

*) Managementul entitatilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atributiile pe linia supravegherii curente a activitatii, conditiile de exercitare a acesteia si raspunderile si, de asemenea, sa initieze, sa aplice si sa dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile si eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrol, controlul mutual si controlul ierarhic al salariatilor.

34

Standard 20

GESTIONAREA ABATERILOR

Descrierea standardului Entitatea publica se asigura ca, pentru toate situatiile in care, datorita unor circumstante deosebite, apar abateri fata de politicile sau procedurile stabilite, se intocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzator, inainte de efectuarea operatiunilor.

Cerinte generale

- Trebuie avut in vedere ca in derularea actiunilor, pot aparea circumstante deosebite, care nu au putut fi anticipate si care induc abateri ce nu permit derularea tranzactiilor in conformitate cu procedurile existente;

- Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate si justificate, in vederea prezentarii spre aprobare; - Este necesara analiza periodica a circumstantelor si a modului cum au fost gestionate actiunile, in vederea desprinderii unor

concluzii de buna practica pentru viitor, ce urmeaza a fi formalizate.

Referinte principale - Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata:

• art. 20: “Regimul refuzului de viza”; • art. 21: “Autorizarea efectuarii unor operatiuni pentru care se refuza viza de control financiar preventiv”;

- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice si fisa postului in cazul persoanelor cu functie de conducere.

35

Standard 21

CONTINUITATEA ACTIVITATII

Descrierea standardului Entitatea publica asigura masurile corespunzatoare pentru ca activitatea acesteia sa poata continua in orice moment, in toate imprejurarile si in toate planurile, cu deosebire in cel economico - financiar.

Cerinte generale

- Entitatea publica este o organizatie a carei activitate trebuie sa se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala intrerupere a activitatii acesteia afecteaza atingerea obiectivelor propuse;

- Situatii diferite, care afecteaza continuitatea activitatii: mobilitatea salariatilor; defectiuni ale echipamentelor din dotare; disfunctionalitati produse de unii prestatori de servicii; schimbari de proceduri etc.;

- Pentru fiecare din situatiile care apar, entitatea publica trebuie sa actioneze in vederea asigurarii continuitatii, prin diverse masuri, de exemplu: • angajarea de personal in locul celor pensionati sau plecati din entitatea publica din alte considerente; • delegarea, in cazul absentei temporare (concedii, plecari in misiune etc.); • contracte de service pentru intretinerea echipamentelor din dotare; • contracte de achizitii pentru inlocuirea unor echipamente din dotare;

- Existenta inventarului situatiilor care pot conduce la discontinuitati in activitate si a masurilor care sa previna aparitia lor.

Referinte principale - Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificarile ulterioare; - Hotararea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici; - Hotararea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al functionarilor publici; - Hotararea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae; - Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele masuri in domeniul functiei publice; - Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale, cu modificarile si completarile

ulterioare; - Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile ulterioare.

36

Standard 22

STRATEGII DE CONTROL

Descrierea standardului Entitatea publica construieste politici adecvate strategiilor de control si programelor concepute pentru atingerea obiectivelor si mentinerea in echilibru a acestor strategii.

Cerinte generale

- Trebuie asigurata o buna corelare intre strategiile, politicile si actiunile prevazute pentru atingerea obiectivelor si strategiile de control. Fara o strategie de control adecvata, creste riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica si programele entitatii publice si, deci, al nerealizarii obiectivelor la nivelul exigentelor preconizate;

- Strategia de control trebuie sa vizeze in principal: integrarea controlului in componentele procesuale si structurale ale organizarii entitatii publice; definirea obiectivelor controlului; stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor si procedurilor ce trebuie utilizate in cadrul acestora; elaborarea planurilor / programelor de control; pregatirea personalului cu atributii de control; modalitatile de evaluare si valorificare a rezultatelor controalelor; eficacitatea controlului si eficienta acestuia prin prisma criteriului costuri / beneficii;

- Asigurarea complementaritatii in aplicarea diferitelor activitati / tipuri de control.

Referinte principale - Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata; - Strategia dezvoltarii controlului financiar public intern in Romania; - Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice referitoare la exercitarea

controlului financiar preventiv, cu modificarile si completarile ulterioare.

37

Standard 23

ACCESUL LA RESURSE

Descrierea standardului Managerul stabileste, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare si informationale ale entitatii publice si numeste persoanele responsabile pentru protejarea si folosirea corecta a acestor resurse.

Cerinte generale - Reglementarea accesului la resurse trebuie sa aiba efect reducerea riscului utilizarii inadecvate a acestora; - Severitatea restrictiei se va stabili in functie de vulnerabilitatea tipului de resursa si de riscul pierderilor potentiale, care trebuie

evaluate periodic; - Intre resurse si sumele inregistrate in evidente se fac comparatii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor si valorilor

determina frecventa acestor verificari;

Referinte principale - Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare; - Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata; - Ordinul ministrului finantelor publice nr. 618/2002 pentru aprobarea Precizarilor privind inventarierea bunurilor din domeniul

public al statului; - Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii

elementelor de activ si de pasiv; - Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului,

aprobata cu modificari prin Legea nr. 201/2003, cu modificarile ulterioare; - Legea nr. 213/1998 privind proprietatea publica si regimul juridic al acesteia; - Legea nr. 143/1999 privind ajutorul de stat, cu modificarile si completarile ulterioare; - Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de incasare si

utilizare a fondurilor banesti primite sub forma donatiilor si sponsorizarilor de catre entitatile publice; - Legile bugetare anuale; - Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active corporale si necorporale, republicata; - Hotararea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fara plata si de valorificare a bunurilor apartinand

entitatilor publice, cu modificarile si completarile ulterioare;

38

- Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor, cu modificarile si completarile ulterioare;

- Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa; - Legea nr. 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate; - Hotararea Guvernului nr. 781/2002 privind protectia informatiilor secrete de serviciu; - Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor

Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, cu modificarile si completarile ulterioare.

39

Standard 24

VERIFICAREA SI EVALUAREA CONTROLULUI

Descrierea standardului Entitatea publica instituie o functie de evaluare a controlului intern si elaboreaza politici, planuri si programe de derulare a acestor actiuni.

Cerinte generale

- Managerul trebuie sa asigure verificarea si evaluarea functionarii sistemului de control managerial al entitatii. Disfunctionalitatile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin masuri corective;

- Evaluarea eficacitatii si eficientei controlului se va referi, in functie de cerinte specifice si/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entitatii publice, fie la unele dintre acestea, optiune care revine managerului;

- Managerul stabileste modul de realizare a evaluarii eficacitatii controlului; - Fiecare conducator de compartiment al entitatii va face o verificare si o evaluare a subsistemului de control managerial instituit

la acest nivel, ca baza pentru raportul sau periodic de activitate.

Referinte principale - Ordonata Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata; - Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice; - Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.

40

Standard 25

AUDITUL INTERN

Descrierea standardului Entitatea publica infiinteaza sau are acces la o capacitate de audit, care are in structura sa auditori competenti, a caror activitate se desfasoara, de regula, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.

Cerinte generale - Auditul intern asigura evaluarea independenta si obiectiva a sistemului de control intern al entitatii publice; - Auditorul intern finalizeaza actiunile sale prin rapoarte de audit, in care enunta punctele slabe identificate in sistem si

formuleaza recomandari pentru eliminarea acestora; - Managerul dispune masurile necesare, avand in vedere recomandarile din rapoartele de audit intern, in scopul eliminarii

punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.

Referinte principale - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare; - Ordinul ministrului finantelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit

public intern, cu modificarile ulterioare; - Actul intern de aprobare a Normelor metodologice de organizare si exercitare a auditului public intern in cadrul entitatilor

publice.

41

IV. PREMISE NECESARE PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL

Constituirea grupului de lucru

• Grupul de lucru, care va avea ca sarcina dezvoltarea sistemului de control intern al entitatii, va fi creat prin ordin / decizie a conducatorului entitatii respective.

• Se recomanda ca, grupul de lucru sa aiba in componenta cel putin persoanele cu functie de conducere in entitate.

• Coordonarea activitatilor grupului de lucru este in responsabilitatea conducatorului entitatii publice care poate fi asistat / substituit temporar de inlocuitorul de drept.

Instruirea membrilor grupului de lucru

• Este absolut necesar ca membrii grupului de lucru, dar in primul rand managerul general / ordonatorul de credite, sa inteleaga bine in ce consta controlul intern, sa cunoasca instrumentarul cu care opereaza sistemul de control intern si sa adopte o metodologie de lucru adecvata acestui demers, intrucat, in caz contrar, esecul este inevitabil.

• Instruirea trebuie sa fie realizata, cel putin, pe baza: - Standardelor de management / control intern pentru entitatile publice din Romania si masurilor ce urmeaza a fi aplicate

in scopul dezvoltarii sistemelor de control managerial, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 946/4.VII.2005;

- Indrumarului metodologic pentru dezvoltarea controlului intern in entitatile publice, publicat pe site-ul Ministerului Finantelor Publice.

42

V. INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZA SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL (1)

Instrumentarul de control intern

• Definitie: reprezinta un ansamblu de procedee, mijloace, actiuni stabilite de conducere si puse in practica in scopul detinerii unui bun control asupra riscurilor care pot ameninta functionarea entitatii publice in ansamblul ei, precum si realizarea fiecarei activitati / operatiuni a acesteia.

• Oricat de variate si numeroase ar fi, instrumentele de control intern pot fi repartizate, potrivit naturii si rolului lor, in sase grupe / familii omogene:

1. OBIECTIVELE 2. MIJLOACELE 3. SISTEMUL INFORMATIONAL 4. ORGANIZAREA 5. PROCEDURILE 6. CONTROLUL

• Denumirile grupelor arata ca, in esenta, instrumentele de control intern, pe care acestea le contin, nu reprezinta idei, mijloace, procedee sau practici noi, pentru ca multe din ele sunt deja cunoscute si aplicate intr-o anumita masura in cadrul entitatii publice.

43

V. INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZA SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL (2)

1. OBIECTIVELE

• Obiectivele generale ale oricarei entitati publice pot fi grupate in trei categorii: - Eficacitatea si eficienta functionarii Cuprinde obiectivele legate de misiunea entitatii si de utilizarea in conditii de economicitate, eficienta si eficacitate a resurselor; obiectivele privind protejarea resurselor entitatii de utilizarea inadecvata sau de pierderi si gestionarea pasivelor. - Fiabilitatea informatiilor interne si externe Include obiectivele legate de tinerea unei contabilitati adecvate, de pertinenta informatiilor utilizate in cadrul entitatii sau difuzate catre terti; obiectivele legate de protejarea documentelor impotriva a doua categorii de fraude: disimularea furtului si distorsionarea rezultatelor. - Conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne Priveste obiective legate de asigurarea ca activitatile entitatii se desfasoara in conformitate cu obligatiile impuse de legi si de regulamente, precum si cu respectarea politicilor interne.

• Avand in vedere aceste obiective generale, conducatorul entitatii publice le va particulariza, in concordanta cu obiectul de activitate si specificul entitatii, in obiective globale precise si clar formulate cuprinse intr-un document de politica si strategie, ce va fi aprobat si adus la cunostinta intregului personal.

• In deplina conformitate cu aceste obiective globale, fiecare conducator de compartiment stabileste, cu acordul managerului general / ordonatorului de credite, obiectivele derivate, specifice ce revin activitatilor din compartimentul respectiv. Aceste obiective derivate din cele globale, trebuie sa fie:

- realiste, si in deplina concordanta cu misiunea si atributiile compartimentului; - repartizate in interiorul compartimentului pe subobiective individuale incredintate personalului de executie; - masurabile, adica exprimate in indicatori cantitativi sau, dupa caz, calitativi; - monitorizabile prin sistemul de informare existent / necesar a fi creat in functie de natura indicatorilor proprii obiectivelor

/ subobiectivelor fixate; - prevazute cu termen de realizare.

• Fiecare obiectiv stabilit in aceste conditii constituie un instrument de control intern.

44

V. INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZA SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL (3)

2. MIJLOACELE • Definire: constituie, de regula, ansamblul resurselor umane, financiare si materiale privite in corelatie directa cu posibilitatea

realizarii obiectivelor stabilite. • Managerul general / ordonatorul de credite, precum si fiecare persoana care ocupa o functie de conducere, are obligatia de a

examina, atat in faza de planificare cat si in cea de executie, daca mijloacele (umane, financiare si materiale) efectiv disponibile permit realizarea obiectivelor fixate.

• Aceste analize trebuie sa conduca la identificarea instrumentelor de control intern, prin a caror aplicare sa fie realizata corelatia necesara intre obiective si mijloace.

• Aplicarea instrumentelor de control intern, proprii mijloacelor umane, are drept scop: - realizarea recrutarii si selectiei personalului in astfel de conditii, incat sa fie finalizat prin angajarea persoanelor care

dispun de competentele profesionale cerute; - organizarea si desfasurarea perfectionarii pregatirii profesionale sa duca in mod real la dezvoltarea cunostintelor, potrivit

cerintelor specifice ale posturilor si promovarii interne; - cunoasterea si asumarea normelor de conduita cuprinse in codul etic al entitatii publice.

• Realizarea permanentei corelari intre obiectivele entitatii publice si mijloacele sale financiare impune recurgerea la o multitudine de instrumente de control intern, specifice etapelor de elaborare, aprobare (in cazul unor entitati) si executie a bugetului, instrumente bine cunoscute intrucat majoritatea lor constituie norma de finanta publica.

• Gradul necesar de adecvare, intre obiectivele entitatii si mijloacele materiale (intelese ca intreaga diversitate de produse, servicii si lucrari), poate fi atins utilizand ca principale instrumente de control intern:

- analiza riguroasa a gradului de acoperire a nevoilor reale, la nivelul entitatii publice si la nivelul fiecarui compartiment, cu mijloacele materiale existente;

- identificarea precisa a naturii, volumului, structurii si caracteristicilor mijloacelor materiale necesar a fi procurate in limita fondurilor disponibile;

- elaborarea si aprobarea unui detaliat program anual de achizitii publice; - aplicarea riguroasa a listei de verificare (check-list) pentru controlul respectarii procedurilor de atribuire a contractelor de

achizitie publica.

45

V. INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZA SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL (4)

3. SISTEMUL INFORMATIONAL

• Detinerea unui bun control asupra functionarii entitatii publice, in ansamblul ei, precum si a fiecarei activitati a acesteia, este de neconceput fara utilizarea rationala a componentelor unui sistem informational: date, informatii, circuite informationale, fluxuri informationale, metode prin care se asigura incarcarea bazei de date, structura conceptuala a bazei de date permitand evidentierea tuturor categoriilor de fisiere de date permanente si temporare, structura iesirilor rezultate din prelucrarea bazelor de date conform cerintelor utilizatorului, mijloacele fizice (hardware) si logice (software) de tratare a informatiilor.

• Trebuie avut in vedere ca un sistem informational cuprinde, in afara de “sistemul de informare informatic” (adica ansamblul de persoane, tehnici si echipamente utilizate pentru colectarea, inregistrarea, prelucrarea, transmiterea si stocarea automata a datelor), si alte sisteme de informare, care nu tin de tehnologia informatica, cum sunt: procesele de comunicare pentru transmiterea unor noi sarcini, sedintele obisnuite de informare si raportare sau modalitatile stabilite pentru semnalarea neregularitatilor.

• In mod logic, sistemul informational ar trebui sa constituie un sistem integrat in entitatea publica, sub forma unei succesiuni de tabele de bord, a caror constructie piramidala are la baza ordonarea, corelarea si centralizarea succesiva a informatiilor si indicatorilor folositi la fiecare nivel de conducere in scopul gestionarii activitatilor proprii, iar, la varf, prezentarea indicatorilor sintetici, globali necesari managerului general / ordonatorului de credite.

• Un management financiar eficient si eficace presupune ca sistemul informational contabil sa detina un rol central, in cadrul sistemului informatic, pentru conducere.

46

V. INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZA SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL (5)

4. ORGANIZAREA • Definire: ca functie manageriala, organizarea constituie un ansamblu de masuri, metode, tehnici, mijloace si operatiuni prin

care conducerea stabileste – in conformitate cu anumite principii, criterii, reguli si norme – componentele procesuale si structurale ale organizarii entitatii, in vederea realizarii obiectivelor fixate.

• Principiile de baza ale organizarii: 1. Adaptarea - organizarea interna trebuie sa fie adaptata elementelor specifice ale entitatii, cum ar fi: marimea, natura

activitatilor, obiectivele, cadrul legal aplicabil, modul de finantare, mediul, etc. 2. Obiectivitatea - consta in respectarea regulilor care asigura caracterul obiectiv al organizarii interne:

- componentele procesuale si structurale ale unei organizari obiective nu pot fi construite in functie de anumite interese personale sau private de grup;

- sa fie subordonata exigentelor obiective interne si externe entitatii de care depinde indeplinirea obiectivelor generale, derivate si individuale stabilite de conducatori;

- asigurarea practica a coerentei de sistem intre organizare si celelalte functii manageriale: previziune, coordonare, antrenare si evaluare-control.

3. Separarea atributiilor Decurge din cerinta elementara ca nici o persoana sau veriga organizatorica sa nu detina controlul exclusiv, asupra tuturor etapelor importante ale unei tranzactii, activitati sau operatiuni. Urmatoarele trei functii fundamentale sunt incompatibile in oricare entitate publica:

- functia de autorizare (sau de decizie), care apartine managerului general / ordonatorului de credite; - functia de inregistrare contabila, care nu poate fi exercitata decat de contabil; - functia financiara, care consta in actul de plata sau de incasare, indeplinita de un specialist in finante sau, dupa caz, de

un casier. A le atribui pe toate trei sau doar pe doua dintre ele, unei singure persoane, inseamna asumarea unor riscuri importante privind securitatea activelor. La aceste trei functii permanente si incompatibile se adauga:

- functia de control, aici cuvantul “control” avand intelesul exclusiv de verificare, ca activitate specializata; - functia de detinere, specifica persoanelor care detin in gestiune bunuri fizice sau alte valori.

• Componentele procesuale si structurale ale organizarii entitatii publice constituie tot atatea tipuri de instrumente de control intern:

- componente procesuale: sarcina, atributia, activitatea, functiunea; - componente structurale: postul, functia, compartimentul, relatiile organizatorice (ierarhice, functionale, de cooperare, de

control, de reprezentare), nivelele ierarhice. • Principalele documente ale organizarii sunt: organigramele, regulamentul de organizare si functionare si fisele posturilor.

47

V. INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZA SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL (6)

5. PROCEDURILE

• Definitie: procedura este constituita din totalitatea pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru si regulilor de aplicat in vederea executarii activitatii, atributiei sau sarcinii.

• In practica, procedurile sunt de o mare diversitate si sunt reglementate prin acte normative purtand diferite denumiri, cum ar fi: lege, ordonanta, cod, carta, hotarare, norma metodologica, instructiune, precizare, circulara, regulament etc. Dintre cele mai cunoscute proceduri pot fi mentionate: procedura de organizare si desfasurare a concursurilor pentru ocuparea posturilor publice vacante; procedura de evaluare a performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici de conducere si de executie; procedura de calcul a drepturilor salariale; procedura de inventariere; procedura de inregistrare contabila; procedura de intocmire si raportare a situatiilor financiare; procedura de atribuire a contractelor de achizitie publica; procedura de organizare si exercitare a controlului financiar preventiv propriu; procedura de constatare si sanctionare a contraventiilor etc.

• Oricat de numeroase ar fi, procedurile pot fi grupate, in functie de obiectul lor, in trei categorii: - operationale, care privesc aspectul procesual; - decizionale, care se refera la exercitarea competentei; - jurisdictionale, care vizeaza angajarea raspunderii.

• Pentru a deveni proceduri interne (elemente / instrumente ale controlului intern) procedurile cuprinse in acte normative trebuie sa fie particularizate prin acte administrative interne, care au in vedere o serie de trasaturi specifice, cum ar fi: organizarea proprie entitatii, relatiile intre compartimente, circuitele informationale, competentele si responsabilitatile persoanelor etc.

• Procedurile cuprinse in acte administrative emise / necesar a fi emise de conducatorul entitatii publice sau in acte normative a caror competenta de aprobare revine altor institutii / autoritati publice, pot deveni instrumente viabile de control intern, daca acestea sunt: - definite pentru fiecare activitate a entitatii publice; - deplin integrate in componentele sistemului de organizare al entitatii; - precizate in documente scrise; - simple, complete, precise si adaptate obiectului lor; - actualizate in mod regulat; - aduse la cunostinta personalului implicat, inclusiv sub forma de documente informatizate; - bine intelese si, mai ales, bine aplicate.

48

V. INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZA SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL (7)

6. CONTROLUL • Procesul managerial concretizat in functiile manageriale de previziune, coordonare, organizare si antrenare are ca suport

exercitarea continua a functiei de evaluare-control, care consta in esenta, in compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzelor care determina abaterile pozitive sau negative constatate si luarea masurilor corective sau preventive necesare.

• Exercitarea functiei de evaluare-control nu mai este privita ca o prerogativa exclusiva a unor persoane / structuri specializate de control ci, dimpotriva, controlul este considerat ca fiind un proces disipat in intreaga entitate si, in cadrul caruia, fiecare persoana, incepand cu managerul general / ordonatorul de credite si terminand cu ultimul angajat, este responsabila sa efectueze un anumit tip de control. Astfel:

- controlul strategic privind realizarea obiectivelor generale revine conducatorilor de nivel superior; - la nivelul conducatorilor de nivel mediu se exercita controlul tactic al indeplinirii obiectivelor derivate, de rangul intai, din

cele generale; - conducatorilor de nivel inferior le revine controlul operational cu privire la atingerea obiectivelor derivate de rangul doi

sau trei; - autocontrolul se exercita de fiecare persoana in parte ( conducator sau executant) in realizarea obiectivului sarcinii

incredintate.

• Activitatile de control imbraca forme multiple, cele mai frecvent intalnite fiind: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, supervizarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea si aprobarea.

• Efectuarea controlului presupune si cunoasterea a ceea ce trebuie evitat. Controlul nu inseamna: - a reface munca subordonatilor; - a intinde curse pentru descoperirea erorilor; - a practica in permanenta o supraveghere / verificare excesiva a ceea ce se executa.

• Deopotriva, trebuie subliniat ca a controla inseamna: - un act de asistenta, concretizat in indrumarea celui controlat in sarcinile noi si dificile; - adoptarea unei conduite adecvate in raport cu punctele forte sau cele slabe ale celui controlat; - un act de motivator, in sensul ca persoana controlata sa inteleaga ca munca sa este importanta si ca eforturile,

dificultatile sau performantele sale nu sunt ignorate; - un act de verificare, pe de o parte, cel verificat trebuie sa stie ca la perioade aleatorii, in mod sigur, cineva verifica

realizarea sarcinii, pe de alta parte, orice verificare trebuie sa se finalizeze intr-un inscris (viza, nota, raport etc.) necesar pentru a aprecia calitatea controlului si a se cunoaste frecventa controalelor.

49

V. INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZA SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL (8)

• Prezentarea celor sase grupe ce contin instrumentele de control intern, care pot fi utilizate in cadrul oricarei entitati publice

pentru construirea propriului sistem de control intern, nu ar fi insa completa daca nu am pune in evidenta ierarhia logica a grupelor, interdependetele si coerenta intregului ansamblu.

• Sa examinam schema de mai jos:

Misiune

Resursenecesare

Reguli caretrebuie respectate

Obiective

Mijloace

Sistem informational

Organizare

Proceduri

Control Nota: linia intrerupta a regulilor de respectat semnifica faptul ca acestea pot, in functie de natura lor, sa se combine cumulativ la mai

multe niveluri.

50

V. INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZA SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL (9)

Analizand aceasta schema, constatam: - ca obiectivele sunt fixate in functie de misiunea ce trebuie indeplinita; - ca aceste obiective determina mijloacele ce trebuie utilizate in vederea realizarii lor, in cantitatea, calitatea si structura

necesara; - ca aceste mijloace vor insemna materializarea resurselor necesare, precis identificate si inventariate, ceea ce ofera

garantia ca nimic nu a fost uitat si permite calcularea costurilor aferente procurarii / implementarii acestora; - ca sistemul informational trebuie sa asigure colectarea, inregistrarea, prelucrarea si furnizarea, in momentul necesar, a

unor informatii utile, fiabile complete si pertinente, in scopul monitorizarii realizarii obiectivelor; - ca mijloacele precis identificate si inventariate au fost procurate si sunt implementate in componentele structurale ale

organizarii, si asigura premisele functionarii sistemului informational; - ca procedurile sunt luate in considerare pentru efectuarea controlului, la fel ca si informatiile furnizate de sistemul

informational; - ca instrumentele de control intern apartinand oricareia din cele sase grupe trebuie sa se supuna, in mod obligatoriu,

regulilor si constrangerilor ce rezulta din reglementarile legale sau din directivele interne. Coerenta si interdependenta sunt, asadar, foarte puternice. Acestea sunt cerintele pe care managerul general / ordonatorul de credite va avea grija sa le respecte la implementarea sistemului de control intern al entitatii.

Sistemul de control managerial este definit ca ansamblu integrat al instrumentelor de control intern, implementate la un moment dat in entitatea publica in scopul realizarii obiectivelor stabilite.

Principii fundamentale ale oricarui sistem de control intern: a) sa fie adaptat dimensiunii, complexitatii si mediului specific al entitatii; b) sa se aplice la toate nivelele de conducere si la fiecare activitate / operatiune; c) sa opereze cu “instrumentarul” adecvat detinerii unui bun control; d) sa dea o asigurare rezonabila ca obiectivele vor fi atinse; e) costurile aferente sistemului de control intern nu trebuie sa depaseasca beneficiile rezultate din aplicarea acestuia; f) este guvernat de regulile minimale de management cuprinse in standardele de control intern.

51

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (1)

Privita in integralitatea ei, aplicarea metodologiei - cadru presupune parcurgerea urmatoarelor etape si faze de executie: Etapa 1 – EVALUAREA INSTRUMENTELOR GENERALE DE CONTROL INTERN

1.1. Elaborarea chestionarelor de control intern 1.2. Formularea raspunsurilor la intrebarile din chestionarele de control intern 1.3. Identificarea riscurilor si estimarea nivelului de risc 1.4. Evaluarea propriu-zisa a instrumentelor generale de control intern 1.5. Intocmirea fiselor analitice si sintetice, continand rezultatele fazelor anterioare

Etapa 2 – EVALUAREA INSTRUMENTELOR SPECIFICE DE CONTROL INTERN LA NIVELUL FIECAREI ACTIVITATI A. Faze premergatoare evaluarii

A.1. Delimitarea si definirea activitatilor entitatii A.2. Stabilirea misiunii, identificarea resurselor necesare si precizarea regulilor / normelor ce trebuie respectate

B. Faze de evaluare la nivelul unei activitati B.1. Divizarea activitatii in sarcini elementare B.2. Identificarea si evaluarea riscului / riscurilor proprii fiecarei sarcini elementare B.3. Evaluarea instrumentelor specifice de control intern, corespunzatoare riscului / riscurilor proprii sarcinilor elementare B.4. Intocmirea fisei sintetice a evaluarii aferente unei activitati

C. Verificarea si validarea coerentei ansamblului instrumentelor de control intern evaluate, pentru activitatile componente ale unei functiuni a entitatii publice C.1. Analiza comparativa a fiselor sintetice, aferente activitatilor din componenta unei functiuni a entitatii C.2. Validarea coerentei

Etapa 3 – ANALIZA RAPORTULUI INTRE COSTURILE SUPLIMENTARE SI EFECTELE ASTEPTATE, GENERATE DE IMPLEMENTAREA NOULUI SISTEM DE CONTROL INTERN Etapa 4 – ELABORAREA SI APROBAREA PROGRAMULUI DE IMPLEMENTARE A NOULUI SISTEM DE CONTROL INTERN A ENTITATII PUBLICE Etapa 5 – MONITORIZAREA EXECUTIEI PROGRAMULUI DE IMPLEMENTARE A NOULUI SISTEM DE CONTROL INTERN

Precizare: inainte de a se trece la descrierea continutului fiecareia dintre etapele metodologiei – cadru, este necesar sa subliniem ca, procesul de proiectare si implementare a sistemului de control managerial al oricarei entitati publice trebuie sa aiba la baza aplicarea prevederilor Ordinului nr. 946/2005 emis de ministrul finantelor publice si, in mod deosebit, a standardelor de management / control intern.

52

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (2)

Intrucat constructia sistemului de control managerial al oricarei entitati publice este subordonata realizarii obiectivelor entitatii, se

impune evidentierea legaturilor stranse existente intre cele trei mari grupe de obiective generale ale entitatii publice si cele 5 elemente – cheie componente ale controlului intern (ele insele interdependente) in cadrul carora sunt grupate standardele de management / control intern

Eficacita

tea si

eficienta

functiona

rii (ac

tivitatilo

r

si operatiun

ilor)

Fiabilitatea

inform

atiilor

Conformita

tea cu

legile, re

gulamentele

si politic

ile interne

A1 A2 A3

B1

B2

B3

B4

B5

C1C2

C3C4

AUDITAREA SI EVALUAREA

INFORMAREA SI COMUNICAREA

ACTIVITATI DE CONTROL

PERFORMANTE SI MANAGEMENTUL RISCULUI

MEDIUL DE CONTROL

ACTIVIT

ATE 1

ACTIV

ITATE 2C

OM

PARTIM

ENT II

CO

MPAR

TIME

NT I

Nota: - blocurile verticale corespunzatoare obiectivelor sunt: A1, A2 si A3; - sectiunile orizontale corespunzatoare fiecarui element – cheie al controlului intern sunt: B1, B2, B3, B4 si B5; - sectiunile verticale corespunzatoare compartimentelor sau activitatilor entitatii sunt: C1, C2, C3 si C4 (exemplificate limitativ).

53

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (3)

Aceasta reprezentare grafica tridimensionala pune in evidenta ca:

- atat realizarea fiecarui obiectiv general in parte, cat si a ansamblului acestora are drept suport cele 5 elemente–cheie (domenii) ale controlului intern, de exemplu:

• informatiile financiare si nefinanciare provenite din surse interne si externe entitatii (element-cheie B4) sunt indispensabile gestionarii in mod eficace si eficient a activitatilor si operatiunilor (obiectiv A1), intocmirii unor situatii financiare fiabile (obiectiv A2) si controlului conformitatii cu legile, regulamentele si politicile interne (obiectiv A3);

• cele trei obiective generale pot fi realizate numai in masura in care in entitate exista un mediu de control adecvat (element-cheie B1) concretizat in: adoptarea unei structuri organizatorice rationale si functionale, stabilirea de competente si responsabilitati in concordanta cu sarcinile atribuite, o politica bine definita cu privire la functiile sensibile si, nu in ultimul rand, cunoasterea, asumarea si supravegherea respectarii de catre intregul personal a codului etic al entitatii publice;

- cele cinci elemente – cheie ale controlului intern se aplica nu numai la nivel global al entitatii, dar (astfel cum releva cea de-a treia dimensiune a reprezentarii grafice) si la nivelul fiecarui compartiment, fiecarei activitati a acesteia, constituind astfel suportul de realizare a obiectivelor derivate din cele generale, ce revin diferitelor compartimente si activitati;

- ea are o importanta valoare metodologica, daca avem in vedere ca poate fi utilizata pentru analiza detaliata a uneia sau mai multor celule elementare aflate in componenta sa, de exemplu:

• o astfel de celula elementara este aceea care se afla la intersectia blocului vertical A3 cu sectiunea orizontala B3 si cu sectiunea verticala C1, ea reprezentand activitatile de control care se aplica in scopul verificarii conformitatii cu legile, regulamentele si politicile interne, in cadrul compartimentului C1

Metodologia – cadru pentru dezvoltarea sistemului de control managerial constituie o abordare in functie de riscuri, iar riscurile sunt strans legate de realizarea obiectivelor entitatii

Prin risc intelegem amenintarea ca un eveniment, o actiune, o inactiune sau anumite circumstante sa aiba un efect negativ asupra capacitatii entitatii publice in a-si indeplini obiectivele fixate

54

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (4)

ETAPA 1 – EVALUAREA INSTRUMENTELOR GENERALE DE CONTROL INTERN:

• Scop: stabilirea acelor instrumente generale de control intern prin care se pun in practica regulile de management continute in standarde, in vederea tinerii sub control a riscurilor care pot ameninta realizarea obiectivelor globale ale entitatii publice.

• Conditie prealabila: abordarea primei etape a metodologiei – cadru reclama stabilirea de obiective globale precise si clar formulate, cuprinse intr-un document de politica si strategie, aprobat de managerul general / ordonatorul de credite si adus la cunostinta intregului personal.

• Ca elemente de referinta in evaluarea instrumentelor generale de control intern vor fi utilizate “cerintele generale” ale standardelor de management / control intern pentru entitatile publice, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 946/2005.

• Observatie: in cele mai multe cazuri exista o distinctie neta intre “cerintele generale” ale standardului si “instrumentele generale de control intern”, intrucat, daca prin primele sunt formulate, de regula, numai directiile in care trebuie orientate actiunile, cele din urma definesc chiar actiunea concreta stabilita de managerul / managerii entitatii in aplicarea standardului

• Precizare: in cazul fiecarui standard ce apartine unui anumit element-cheie al controlului intern, parcurgerea primelor 4 faze de executie ale etapei 1 se va finaliza prin intocmirea fisei analitice aferenta standardului respectiv, urmand ca sinteza acestora sa fie prezentata in cadrul fisei sintetice a elementului-cheie corespunzator.

55

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (5)

Faza 1.1. – Elaborarea chestionarelor de control intern

• Incepand cu aceasta faza de executie, membrii grupului de lucru (managerii / persoanele care ocupa o functie de conducere in entitatea publica) initiaza o activitate pe care am putea-o denumi “auto-evaluare”, in sensul ca vor trebui sa formuleze intrebari pertinente relativ la starea unei parti a sistemului de control intern, in a carei constructie sau cel putin aplicare, sunt direct implicati

Nota: procedeul auto-evaluarii constituie un important instrument pedagogic de dezvoltare a culturii controlului intern in cadrul entitatii publice, facandu-i pe cei care ocupa o functie de conducere sa fie constienti de datoria lor de a detine un cat mai bun control asupra functionarii entitatii

• Pentru fiecare standard va fi elaborat un chestionar de control intern

• Intrebarile ce urmeaza a fi incluse in chestionare trebuie sa vizeze masura in care, in primul rand, cerintele generale precizate in standarde, dar si alte cerinte specifice tinand de domeniul standardului sunt puse in practica la nivelul entitatii

• Membrii grupului de lucru nefiind, de regula, persoane specializate in evaluarea sistemului de control intern, se recomanda ca, atat in aceasta faza de executie dar si in continuarea aplicarii metodologiei cadru, managerul general / ordonatorul de credite sa recurga la capacitatea de consiliere a propriului compartiment de audit intern

• Grupul de lucru va trebui sa adopte o adecvata organizare a muncii, precum si un calendar de realizare a activitatii

56

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (6)

Faza 1.2. – Formularea raspunsurilor la intrebarile din chestionarele de control intern

• Membrii grupului de lucru vor formula si raspunsurile la intrebarile pe care insisi le-au redactat

• Raspunsurile la intrebari nu vor fi niciodata formulate exclusiv prin “da” sau “nu”. Ele vor contine un comentariu esential, foarte succint, constand intr-o apreciere calitativa cand se raspunde cu “da” si in relevarea cauzalitatilor principale atunci cand raspunsul este “nu”

• In cazul in care membrii grupului de lucru au opinii diferite cu privire la raspunsul care urmeaza a fi formulat, ei trebuie sa adopte o forma de validare a raspunsului final

Faza 1.3. – Identificarea riscurilor si estimarea nivelului de risc

• Se refera la riscurile ce decurg din nepunerea in practica a regulilor de management continute in standarde si care pot ameninta

realizarea obiectivelor globale ale entitatii, dar si realizarea obiectivelor unei / unor activitati

• Dupa ce raspunsul la o anumita intrebare privind o cerinta generala a unui standard a fost formulat, urmeaza identificarea riscului / riscurilor si estimarea marimii acestuia / acestora

• Nu se pune problema identificarii precise a tuturor riscurilor care s-ar putea manifesta, o lista completa a acestora fiind imposibil de elaborat. Trebuie identificate doar riscurile principale

• Riscul care a fost identificat va fi specificat concret cu ajutorul catorva cuvinte cheie (de exemplu: comiterea de fraude sau prescrierea creantelor)

• Estimarea marimii riscului se va face, de regula, prin apreciere calitativa (cuantificarea putand fi efectuata de fiecare data cand aceasta este posibila) pentru a se stabili daca acesta este: grav (G), mediu (M) sau redus (R)

• Fara identificarea riscurilor si estimarea nivelului de risc, nu putem avea pretentia de a crea si implementa instrumente generale de control intern adecvate evitarii acestora

57

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (7)

Faza 1.4. – Evaluarea propriu-zisa a instrumentelor generale de control intern

• Pentru fiecare risc identificat si estimat ca marime, membrii grupului de lucru vor trece la evaluarea instrumentelui de control adecvat, adica vor cauta raspunsul la intrebarea: ce trebuie facut (sau implementat) pentru ca riscul identificat sa nu se produca?

• Examinand situatia de facto, in cazul unui anumit risc identificat, membrii grupului de lucru ar putea constata urmatoarele: - daca exista sau nu un instrument general de control intern, destinat evitarii riscului respectiv; - in cazul existentei instrumentului de control intern, se va putea aprecia:

a) daca acesta este, total sau partial, adecvat ori neadecvat marimii estimate a riscului;

b) in ce masura este aplicat si eficacitatea acestuia.

• Potrivit situatiei concrete constatate, membrii grupului de lucru vor proceda, dupa caz, la: - validarea instrumentului general de control intern, deja implementat; - redefinirea instrumentului general de control intern, in concordanta cu natura si marimea riscului; - conceperea si definirea instrumentului general de control intern adecvat, necesar a fi implementat.

• Activitatea in cadrul acestei faze se va finaliza prin intocmirea listei instrumentelor generale de control intern, necesare punerii in practica a regulilor minimale de management continute in standarde

• Trebuie avut in vedere ca va exista intotdeauna ceea ce ar putea fi numit “riscul instrumentului de control intern”, adica cel inerent instrumentului insusi, care conceput de oameni, va avea, desigur, imperfectiuni

• Un risc nu poate fi niciodata eliminat complet, insa poate fi redusa probabilitatea de aparitie a acestuia

58

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (8)

Faza 1.5. – Intocmirea fiselor analitice si sintetice continand rezultatele fazelor anterioare

• Constituind documentul in care trebuie sa fie consemnate elementele finale ale activitatii desfasurate de membrii grupului de lucru in cadrul fiecareia din cele patru faze de executie precedente, fisa analitica ce se intocmeste in cazul fiecarui standard, este structurata, potrivit acestei cerinte, conform modelului prezentat mai jos

FISA ANALITICA Standardul nr. ……………………………..………. Titlul standardului …………………………………………………..……………………………… Descrierea standardului ……………………………………………………………………………………………………….……………………………..

Raspuns Risc identificat Instrumentul de control intern adecvat

Nr. crt.

Chestionar

de control intern Da/Nu Comentariu Specificare Nivel estimat Descriere Starea de fapt a acestuia

0 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 . .

Concluzii/Masuri de adoptat: …………………………………………………………………………………….………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………

• Observam ca:

- primei faze de executie ii corespunde coloana nr. 1 intitulata “Chestionar de control intern”, aici urmand a fi inscrise pe randuri, in ordine logica, intrebarile referitoare la cerintele generale sau la alte cerinte specifice ale standardului respectiv;

- celei de-a doua faze de executie ii revin coloanele nr. 2 si nr. 3, in care vor fi inscrise, pe randuri, raspunsurile corespunzatoare fiecareia din intrebarile inscrise in prima coloana;

- in coloanele nr. 4 si nr. 5, care corespund rezultatelor fazei a treia de executie, se va specifica natura riscului identificat, respectiv nivelul estimat al acestuia: grav (G), mediu (M) sau redus (R), dupa caz;

- rezultatele celei de-a patra faze de executie vor fi mentionate in coloanele nr. 6 si nr. 7, rezervate descrierii precise a instrumentului de control intern adecvat riscului identificat, respectiv caracterizarii succinte a starii de fapt a acestuia.

59

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (9)

• Examinarea corelarii informatiilor inscrise pe fiecare rand al fisei analitice trebuie completata cu o atenta analiza a ansamblului elementelor continute in diferitele coloane ale aceleiasi fise

• O astfel de analiza poate furniza o imagine concludenta cu privire la: - calitatea si coerenta intrebarilor formulate; - preocuparea managerilor de a se conforma directiilor de actiune prevazute in cerintele generale ale standardelor, relevata

de raspunsurile la intrebari; - natura si marimea riscurilor identificate; - lista instrumentelor generale de control intern existente si a celor necesar a fi implementate; - gradul de aplicare si eficacitatea instrumentelor generale de control intern.

• Concluziile si masurile necesar a fi luate, stabilite in urma analizei, vor fi inscrise in spatiul destinat cu acest scop la partea finala a fisei analitice

• Cele 25 de standarde sunt grupate, dupa apartenenta lor, in 5 elemente-cheie (domenii) ale controlului intern, astfel: - “mediul de control” (6 standarde) - “perfomante si managementul riscului” (6 standarde) - “informare si comunicare” (4 standarde) - “activitati de control” (7 standarde) - “auditare si evaluare” (2 standarde)

• Atat logica procedurala cat si nevoia unei sinteze a evaluarii la nivelul fiecarui element-cheie, obliga ca, pe baza evaluarii informatiilor din fisele analitice aferente standardelor care apartin unui anumit element-cheie, sa fie elaborata si fisa sintetica corespunzatoare acestuia, ca instrument de evaluare globala

60

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (10) • Structura fisei sintetice se stabileste de catre membrii grupului de lucru potrivit nevoilor de informare ale conducerii entitatii. Ca

posibil model de fisa sintetica ar putea fi adoptat urmatorul: FISA SINTETICA

DENUMIREA ELEMENTULUI-CHEIE …………………………………………………………………………………………… Titlurile standardelor componente: 1. ……………………….……………... 5. …………………………………………… 2. ……………………………………… 6. …………………………………………… 3. ……………………………………… 7. …………………………………………… 4. ………………………………………

Lista instrumentelor de control intern

Nr. crt.

Intrebarile esentiale privind cerintele generale ale standardelor

componente

Concluzii punctuale si masuri de adoptat

Implementate De implementat 0 1 2 3 4 1 2 3 . .

CONCLUZIILE EVALUARII GLOBALE: ………………………………………………………………………….. ………………………………………………… …………………………………………………………………………..

• Precizari: - coloana nr. 1 va contine intrebarile (cuprinse in chestionarele de control intern aferente standardelor componente) referitoare la

cerintele generale a caror nerespectare implica riscuri identificate ca fiind grave (G) sau medii (M), intrucat necesitatea tratarii acestora este prioritara;

- in coloana nr. 2 vor fi prezentate succint concluziile si masurile de adoptat cu privire la punerea in practica a cerintelor generale respective;

- instrumentele de control intern precizate in coloanele nr. 3 si nr. 4 reflecta stadiul existent, premergator actiunii de aplicare integrala in entitatea publica a regulilor de management continute in standardele componente ale unui anumit element-cheie al controlului intern.

• Observatie: poate fi intocmita si o fisa sintetica globala pentru ansamblul celor 5 elemente-cheie de control intern, informatiile continute in aceasta furnizand, in primul rand decidentilor, o imagine generala la nivelul entitatii publice cu privire la masura in care sunt puse in practica standardele de management / control intern aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 946/2005.

61

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (11)

ETAPA a 2-a – EVALUAREA INSTRUMENTELOR SPECIFICE DE CONTROL INTERN, LA NIVELUL FIECAREI ACTIVITATI

• Etapa a 2-a din metodologia-cadru incearca sa raspunda nevoii membrilor grupului de lucru de a avea la dispozitie o metoda ce ar putea fi aplicata in scopul evaluarii instrumentelor specifice de control intern proprii fiecarei activitati a entitatii

A. Faze premergatoare evaluarii

A.1. – Delimitarea si definirea activitatilor entitatii

• Intrucat in entitatea publica exista deja o anumita delimitare si definire (mai mult sau mai putin riguroasa) a activitatilor, efectuata cu ocazia stabilirii sistemului de organizare al acesteia, sarcina grupului de lucru se rezuma la operarea eventualelor corectii necesare, rezultate in urma unei analize critice

• Operatiunea trebuie realizata prin examinarea naturii, intinderii si pertinentei atributiilor existente ce corespund diferitelor activitati, intrucat, in urma unei astfel de analize s-ar putea constata ca, in timp ce unele activitati sunt fie supradimensionate, fie partial dublate, contradictorii sau chiar inutile, alte activitati, desi necesare, ori nu sunt stabilite si deci neefectuate, ori nu sunt suficient dezvoltate si/sau adaptate

• Activitatea grupului de lucru, in aceasta faza preliminara, se va finaliza cu intocmirea “Listei activitatilor entitatii”, grupate pe functiunile acesteia

62

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (12) A.2. – Stabilirea misiunii, identificarea resurselor necesare si precizarea regulilor / normelor ce trebuie respectate

A.2.1. – Stabilirea misiunii • Fiecare activitate (inscrisa in “Lista activitatilor entitatii”), prin care sunt realizate diferitele functiuni ale entitatii

publice, este rational sa fie dusa la indeplinire in cadrul unei politici bine definite (de exemplu: pentru conducatorul compartimentului de resurse umane trebuie sa existe o politica de personal, iar in cazul compartimentului de achizitii publice sau a celui de relatii publice vor fi definite o politica de achizitii, respectiv o politica de relatii publice)

• Odata adoptata, politica determina, in mod nemijlocit, misiunea conducatorului de compartiment • Misiunea este concretizata in obiectivele si atributiile ce revin compartimentului in realizarea activitatilor • Sarcina grupului de lucru este ca, in baza politicilor adoptate pentru fiecare dintre activitatile entitatii, sa

procedeze la analiza si redefinirea misiunii fiecarui compartiment, precizandu-se obiectivele si atributiile ce revin compartimentului respectiv in realizarea activitatii / activitatilor, in conformitate cu politicile stabilite

• Rezultatele activitatii grupului de lucru in aceasta subfaza preliminara urmeaza a fi inscrise in documente distincte, intocmite pentru fiecare activitate, potrivit modelului de mai jos:

ACTIVITATEA, POLITICA, ATRIBUTII SI OBIECTIVE

Denumirea activitatii: ……………………………………………………………………………………………………… Politica adoptata: …………………………………………………………………………………………………………… Compartimentul: …………………………………………………………………………………………………………….

Misiunea Nr. crt. Obiective Atributii

1 2 . .

Compartimentul: ……………………………………………………………………………………………………………… Misiunea

Nr. crt. Obiective Atributii 1 2 . .

63

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (13)

A.2.2. – Identificarea resurselor necesare

• Resursele necesare sunt acele elemente fara de care misiunea stabilita nu poate fi indeplinita (in principal, resursele umane, financiare si materiale)

• Membrii grupului de lucru, care au si calitatea de conducator de compartiment, vor identifica, initial, ei insisi, resursele necesare indeplinirii misiunii / misiunilor ce revin compartimentelor respective

• Operatiunea de identificare a resurselor necesare se realizeaza prin riguroasa inventariere a acestora, intocmindu-se atat lista celor existente, cat si a celor care lipsesc si se cer a fi procurate

• Daca se constata ca, in anumite cazuri, resursele necesare nu pot fi asigurate, se va proceda la revizuirea misiunii / misiunilor, in sensul reducerii, asigurandu-se, pe aceasta cale, concordanta obligatorie cu resursele efectiv disponibile

• Neadoptarea unei decizii in acest sens constituie un risc asumat, care, in mod inevitabil, se va produce, consecinta fiind compromiterea partiala sau chiar totala a realizarii obiectivelor stabilite

A.2.3. – Precizarea regulilor / normelor ce trebuie respectate

• Realizarea misiunii in cadrul unei anumite activitati a entitatii publice, presupune respectarea, cu rigurozitate, a tuturor regulilor si normelor care ii sunt aplicabile

• Pentru ca toate aceste reguli si norme sa poata fi respectate, este imperios necesar ca persoana responsabila de indeplinirea misiunii, dar si personalul de executie direct implicat, sa le cunoasca cu exactitate

• Pentru a fi cunoscute, regulile si normele aplicabile trebuie sa fie precizate in “Lista” ce urmeaza a fi intocmita dupa ce acestea au fost strict inventariate, avand totodata grija sa fie eliminate, de fiecare data, toate acele reglementari vagi care ingreuneaza munca fiecaruia si care nu au legatura directa cu realizarea misiunii

• Necunoasterea tuturor regulilor si normelor ce trebuie respectate va avea drept rezultat fie neimplementarea, fie implementarea unor instrumente specifice de control intern care vor permite ca, in executarea misiunii, sa fie posibila comiterea de neregularitati, contraventii sau chiar infractiuni

• Pentru fiecare activitate in parte, precum si corespunzator misiunii / misiunilor ce revin compartimentului / compartimentelor care sunt direct implicate in realizarea activitatii respective, membrii grupului de lucru vor intocmi “Lista” continand regulile si normele strict aplicabile

64

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (14)

B. Faze de evaluare la nivelul unei activitati

• Finalizarea fazelor premergatoare A.1 si A.2 creeaza premisele necesare pentru a se trece la urmatoarele 4 faze de lucru, proprii evaluarii la nivelul unei activitati

• Precizari necesare: - expresia “la nivelul unei activitati” este utilizata exclusiv in sensul ca unitatea de referinta cu care opereaza etapa a doua a

metodologiei-cadru este activitatea - nici unul dintre instrumentele specifice de control intern, care sunt proprii unei activitati, nu poate fi destinat tinerii sub

control a activitatii privita in ansamblul ei, ci exclusiv riscurilor care se pot produce ca urmare a nerealizarii sau realizarii necorespunzatoare a uneia sau alteia dintre sarcinile elementare ce intra in componenta activitatii respective

B.1. – Divizarea activitatii in sarcini elementare

• Prin operatiunea de divizare a unei activitati in sarcini elementare se urmaresc doua obiective: - unul primar: identificarea si inventarierea exacta a totalitatii sarcinilor elementare ce ar trebui sa existe in componenta

acesteia, si de a caror buna realizare depinde indeplinirea activitatii respective, in ansamblul ei, si implicit atingerea obiectivelor fixate

- unul direct: crearea premisei necesare pentru identificarea si evaluarea, intr-o faza ulterioara, a riscurilor ce se regasesc tocmai la nivelul sarcinilor elementare

• Membrii grupului de lucru, care au si calitatea de conducator de compartiment, vor efectua aceasta operatiune impreuna cu acele persoane din subordine care detin o buna experienta profesionala si sunt cei mai buni cunoscatori ai activitatilor ce se deruleaza in compartimentele respective

• Important: persoanele care efectueaza operatiunea de divizare trebuie sa se raporteze in permanenta la regulile si normele aplicabile activitatii respective (inventariate si listate deja dupa cum s-a aratat la subfaza A.2.3.) asigurandu-se astfel ca nici o sarcina elementara ce ar trebui realizata in virtutea acestor reguli si norme nu este omisa

• Aceasta faza de lucru se va finaliza prin intocmirea, pentru fiecare activitate si compartiment implicat, a “Tabelului” continand sarcinile elementare aflate in componenta activitatii respective

65

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (15)

B.2. – Identificarea si evaluarea riscului / riscurilor proprii fiecarei sarcini elementare

• Dupa ce a fost intocmit “Tabelul” in care sunt inscrise, in ordine logica si cronologica, toate sarcinile elementare apartinand unei activitati, se poate trece la identificarea si evaluarea riscului / riscurilor proprii fiecarei sarcini elementare

• Aceasta obligatie revine, in principal, acelor membrii ai grupului de lucru care conduc compartimente in cadrul carora se executa activitatea sau numai o parte a activitatii respective

• Se recomanda ca, in indeplinirea acestei indatoriri, conducatorul de compartiment sa fie asistat de doua – trei persoane din compartiment, care cunosc cel mai bine activitatea respectiva, pentru ca identificarea si evaluarea riscurilor sa poata fi cat mai completa si exacta

• Daca situatia o impune, anumite sarcini elementare, ce au un rol determinant in buna realizare a activitatii, pot fi descompuse la randul lor pana la limita necesara unei identificari si evaluari mai precise a riscurilor

• Identificarea riscului / riscurilor se efectueaza prin formularea raspunsului la urmatoarea intrebare: care ar fi consecintele nerealizarii sau realizarii necorespunzatoare a acestei sarcini elementare?

• Un risc identificat va fi exprimat succint cu ajutorul catorva cuvinte care sa-i redea esenta (de exemplu: efectuarea de plati necuvenite sau atribuirea nelegala a contractului de furnizare)

• Estimarea marimii riscului se va face prin apreciere calitativa (neexcluzandu-se nici posibilitatea cuantificarii) pentru a se cunoaste daca acesta este grav (G), mediu (M) sau redus (R)

• Faza de lucru se va incheia cu elaborarea, pentru fiecare activitate in parte, a “Listei riscurilor identificate si evaluate” la nivelul sarcinilor elementare, potrivit modelului de mai jos:

LISTA RISCURILOR IDENTIFICATE SI EVALUATE PENTRU ACTIVITATEA ____________________

Riscuri identificate Nr. crt.

Sarcini elementare Specificare Nivel estimat

0 1 2 3 1 2 . .

66

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (16)

B.3. – Evaluarea instrumentelor specifice de control intern, corespunzatoare riscului / riscurilor proprii sarcinilor elementare

• In cazul fiecarui risc identificat, membrii grupului de lucru trebuie sa caute raspunsul exact la intrebarea: ce trebuie facut (implementat) pentru ca acest risc sa nu se produca?

• Operatiunea de evaluare consta in: - analiza critica a instrumentelor specifice de control intern deja implementate, pentru a se putea constata in ce masura

acestea sunt eficace in stapanirea riscurilor respective si a se efectua corectiile care se impun - conceperea si definirea precisa a instrumentelor specifice de control intern necesar a fi implementate

• De cele mai multe ori, punctul de plecare in identificarea instrumentului specific de control intern poate fi constatarea ca: - sarcina nu are un obiectiv precis stabilit exprimat prin indicatori cantitativi sau, dupa caz, calitativi - competenta (inteleasa ca drept de a lua decizii in limite bine definite pentru realizarea sarcinii) fie nu este atribuita, fie nu

este adecvata - responsabilitatea pentru realizarea sarcinii nu este strict individualizata - cerintele de forma si de fond impuse in executia sarcinii sunt numai partial respectate

• In evaluarea (stabilirea) instrumentelor specifice de control intern, trebuie avut in vedere faptul ca un risc, oricare ar fi acesta, nu poate fi niciodata complet eliminat, dar poate fi redusa considerabil probabilitatea de aparitie a acestuia

• Faza de lucru se va finaliza prin elaborarea, pentru fiecare activitate in parte, a “Listei”complete a instrumentelor specifice de control intern, care permit tinerea sub control a riscului / riscurilor la nivelul sarcinilor elementare aflate in componenta activitatii respective

67

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (17)

B.4. – Intocmirea fisei sintetice a evaluarii aferenta unei activitati

• Pentru fiecare activitate in parte, membrii grupului de lucru vor intocmi cate o fisa sintetica a evaluarii cuprinzand: - sarcinile elementare, ordonate secvential si grupate pe compartimentele in care acestea se executa - riscurile aferente sarcinilor elementare si nivelul estimat al acestora - instrumentele specifice de control intern corespunzatoare riscurilor respective - codul alfabetic asociat fiecarui instrument potrivit apartenentei acestuia, dupa natura sa, la una din cele 6 grupe de

instrumente de control intern (obiective – “OB”, mijloace – “M”, sistem informational – “SI”, organizare – “ORG”, proceduri – “P” si control – “C”)

• Fisa sintetica a evaluarii, aferenta unei anumite activitati, poate fi intocmita conform modelului de mai jos:

FISA SINTETICA A EVALUARII pentru activitatea ____________________

Riscuri aferente Instrumente specifice de control intern Nr. crt.

Sarcini elementare Precizare Nivel estimat Descriere Cod

0 1 2 3 4 5 COMPARTIMENTUL …………………………………………………………………………………..

COMPARTIMENTUL …………………………………………………………………………………..

• Intocmirea acestei fise sintetice serveste si pentru:

- elaborarea schemei logice de realizare a activitatii respective - stabilirea fiselor posturilor din compartimentele implicate in executia activitatii - verificarea si validarea coerentei instrumentelor specifice de control intern corespunzatoare sarcinilor elementare ce

intra in componenta activitatilor prin care se realizeaza o anumita functiune a entitatii publice

68

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (18)

C. Verificarea si validarea coerentei ansamblului instrumentelor specifice de control intern evaluate pentru activitatile

componente ale unei functiuni a entitatii publice

• Membrii grupului de lucru pot efectua aceste operatiuni comasand sau nu cele doua faze C.1. si C.2.

• Obiective urmarite: depistarea si inlaturarea eventualelor paralelisme, excese birocratice, necorelari etc., ce s-ar putea manifesta, la nivelul unei functiuni (financiar-contabila, resurse umane, achizitii, juridica, informatica, relatii publice etc.) a entitatii publice, intre activitatile prin care functia respectiva se realizeaza in mod practic

C.1. – Analiza comparativa a fiselor sintetice aferente activitatilor din componenta unei functiuni a entitatii

• Intrucat, activitatile care intra in componenta unei anumite functiuni a entitatii au, de regula, o natura omogena, dar pot fi si complementare, exista posibilitatea ca la nivelul unor sarcini elementare si, implicit, la cel al instrumentelor specifice de control intern, sa apara cazuri de necorelare, paralelism, exces birocratic etc

• Eventualele situatii de acest fel trebuie sa fie identificate, iar procedeul ce se impune a fi utilizat in acest scop il reprezinta analiza comparativa a fiselor sintetice ale activitatilor in cauza

• In functie de constatarile efectuate in urma analizei comparative a fiselor sintetice, va fi necesara sau nu recurgerea la revizuirea partiala a rezultatelor obtinute, sau chiar reluarea, in parte, a demersului procedural in unele sau in toate cele 4 faze de evaluare (B.1., B.2., B.3. si B.4.) parcurse in cazul activitatilor respective

69

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (19)

C.2. – Validarea coerentei • Instrumentele specifice de control intern trebuie sa indeplineasca o cerinta esentiala, si anume: sa fie coerente, adica sa

constituie un ansamblu de elemente strans interdependente si armonizate intre ele

• Examinarea si, ulterior, validarea coerentei instrumentelor specifice de control intern presupune ca acestea sa fie grupate, dupa natura lor si potrivit codului alfabetic atribuit, in familia (grupa) de care fiecare din ele apartine: obiective (OB), mijloace (M), sistem informational (SI), organizare (ORG), proceduri (P) si control (C)

• A verifica existenta coerentei inseamna a aprecia daca: - instrumentele din grupa “obiective” sunt stabilite in concordanta cu misiunea / misiunile de realizat in cadrul activitatii /

activitatilor - instrumentele din grupa “mijloace” constituie materializarea, in cadrul componentelor structurii organizatorice a entitatii,

a tuturor resurselor absolut necesare pentru realizarea obiectivelor - instrumentele din grupa “sistem informational” asigura furnizarea datelor si informatiilor necesare efectuarii controlului

cu privire la stadiul realizarii obiectivelor - instrumentele din grupa “organizare” integreaza procedurile, mijloacele informationale si metodele de control

corespunzatoare - instrumentele din grupa “proceduri” asigura particularizarea efectiva a regulilor si normelor aplicabile in realizarea

activitatii / activitatilor si permit efectuarea unui riguros control - instrumentele din grupa “control” asigura detinerea unui bun control atat asupra aplicarii instrumentelor care fac parte

din cele cinci grupe anterioare, dar si a celor aflate in componenta acestei ultime grupe

• In urma acestei verificari s-ar putea constata ca: - anumite instrumente specifice nu sunt coerente in raport cu altele (continute in aceeasi grupa sau in grupe diferite), caz

in care o interventie pentru stabilirea coerentei este obligatorie - in cadrul anumitor grupe exista fie o penurie, fie o abundenta de instrumente specifice, ceea ce poate insemna

omiterea unora necesare, respectiv manifestarea unui exces birocratic (care ar genera complicatii inutile, blocaje nedorite dar si cheltuieli nejustificate); in ambele situatii va fi necesara reluarea partiala a unor faze de lucru anterioare

• Numai dupa operarea tuturor corectiilor ce se impun a fi efectuate in urma verificarii se va putea intocmi “Lista” revizuita a instrumentelor specifice de control intern aferente activitatilor care intra in componenta functiunii respective a entitatii, ce va fi supusa validarii de catre membrii grupului de lucru prin semnarea acesteia

• Procedeul de validare trebuie aplicat in cazul fiecarei functiuni a entitatii

70

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (20)

ETAPA a 3-a – ANALIZA RAPORTULUI INTRE COSTURILE SUPLIMENTARE SI EFECTELE ASTEPTATE, GENERATE DE DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN

• Caracterul limitat al resurselor oricarei entitati publice, obliga la efectuarea unei comparatii intre costurile suplimentare si efectele estimate ale noului sistem de control intern, inainte ca acesta sa fie definitivat si implementat

• Din acest motiv, “Lista” instrumentelor generale de control intern elaborata in cadrul etapei 1, precum si “Lista” instrumentelor specifice de control intern stabilita in cadrul etapei a 2-a, nu pot fi considerate ca definitivate

• Intrucat, fiecare instrument de control intern (general sau specific) presupune anumite costuri de implementare, dar si efecte asteptate legate de evitarea producerii unui risc, membrii grupului de lucru au datoria de a analiza, din perspectiva eficientei, si a aprecia daca implementarea instrumentului de control intern respectiv este justificata sau nu

• Nu de putine ori, o astfel de decizie va fi luata in circumstante nefavorabile, intrucat, in practica, calcularea costurilor si a efectelor implementarii fiecarui instrument de control intern in parte, va fi marcata, in grad diferit, de subiectivitate

• De regula, estimarea costurilor de implementare poate fi facuta cu relativa exactitate prin luarea in considerare a costurilor directe (cele strict legate de implementarea instrumentului in cauza) si a costurilor indirecte (regia generala si cea de sectie)

• Estimarea efectelor asteptate ale implementarii unui instrument de control intern se va putea efectua cu diferite grade de aproximatie daca nu este cunoscuta probabilitatea de aparitie a riscului respectiv si nici impactul potential al acestuia asupra componentelor patrimoniului entitatii ce sunt expuse riscului in cauza

• Analiza raportului costuri / efecte se recomanda a fi efectuata de fiecare data, intrucat, eventualele situatii de nerationalitate in care costurile de implementare ar depasi cu mult efectele asteptate trebuie sa fie identificate si eliminate

• In urma acestei operatiuni, poate fi intocmita “Lista” finala a instrumentelor de control intern (generale si specifice) care constituie sistemul de control intern ce urmeaza a fi implementat

71

VI. METODOLOGIA – CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (21)

ETAPA a 4-a – ELABORAREA SI APROBAREA PROGRAMULUI DE IMPLEMENTARE A NOULUI SISTEM DE CONTROL INTERN AL ENTITATII PUBLICE • Intrucat, procesul de implementare a noului sistem de control intern va fi destul de complex si va avea o anumita durata, acesta va

trebui sa fie realizat pe baza unui program detaliat si realist • Caracterul secvential al programului de implementare decurge din logica structurarii si functionarii noului sistem de control intern si

trebuie sa corespunda cerintei tratarii intr-o succesiune de ordin practic a tuturor componentelor acestuia • In program va fi prevazuta aplicarea mai intai a instrumentelor generale de control intern, intr-o concordanta precisa, ce va fi

stabilita avandu-se in vedere: - ierarhia logica, functionala a celor cinci elemente-cheie ale controlului intern si interdependentele obiective existente intre acestea - corelatiile dintre standardele de management / control intern care apartin unui anumit element-cheie sau unor elemente-cheie diferite - masura in care anumite standarde de management / control intern determina si detinerea unui bun control asupra unei / unor activitati

• Corespunzator fiecarei functiuni a entitatii publice, precum si activitatii / activitatilor prin care functiunea respectiva se realizeaza in mod practic, programul va prevedea aplicarea instrumentelor specifice de control intern precizand succesiunea sau, dupa caz, simultaneitatea in implementare, avandu-se in vedere: - legaturile procesuale obiective existente intre anumite functiuni ale entitatii publice - fluxul operational (de realizare) a activitatii / activitatilor din componenta unei anumite functiuni - situatiile de disfunctionalitate ce ar putea aparea daca durata implementarii nu este cea adecvata

• Pentru fiecare actiune prevazuta in program vor fi stabilite competente si responsabilitati individuale, precum si termene precise de finalizare si raportare

• O data elaborat, programul de implementare va fi supus aprobarii managerului general / ordonatorului de credite

ETAPA a 5-a – MONITORIZAREA EXECUTIEI PROGRAMULUI DE IMPLEMENTARE A NOULUI SISTEM DE CONTROL INTERN • Un program de implementare, oricat de bine ar fi acesta conceput, va ramane doar un simplu deziderat daca nu va fi riguros

aplicat, iar aplicarea sa progresiva nu va fi permanent monitorizata • Activitatea de monitorizare interna va fi organizata si pusa in practica de managerul general / ordonatorul de credite, acestuia

revenindu-i intreaga responsabilitate pentru buna derulare a acestei operatiuni • Unitatea centrala de armonizare a sistemelor de management financiar si control, din cadrul Ministerului Finantelor Publice,

efectueaza, in temeiul prerogativelor sale legale, monitorizarea externa a executiei programului de implementare a noului sistem de control intern al entitatii publice