Digitaalinen maailma arkistollisesta näkökulmasta

Mikael KorhonenTurun yliopisto, arkistolinja 4.4.2011

Sisältö:

EU ja Europeana

Kansallinen digitaalinen kirjasto

Mikä on sähköinen ja/tai digitaalinen asiakirja?

Mikä on digitaalinen arkisto?

Miten digitaalinen arkisto toimii?

EU ja Europeana

Eu komission tieto- ja yhteiskunnallinen linjanveto

vuonna 2005 lähtökohta, Strategia i2010:

• perustetaan kansallisia digitaalisia kirjastoja

• digitalisoida keskeistä kansallista digitaalista

kulttuuriperintöä, varmistaa sen pitkäaikaissäilytystä ja

saatetaan käyttäille

Europeana• Europeana-portaali kokoaa kansallisten digitaalisten

kirjastojen aineistot eurooppalaisten kansalaisten käyttöön.

• hanketta rahoittaa EU kommission ja Alakomaiden

kansalliskirjasto vetää

• Europeana-hanketta tukevat myös yli 180 kulttuuriperintö- ja

muuta asiantuntijaorganisaatiota sekä tietotekniikan

ammattilaista ympäri Euroopan, ja nämä auttavat ratkaisemaan

portaalin teknisiä ja käytettävyyteen liittyviä asioita.

Europeanan rajapyykit2005 ehdotetaan eurooppalaisen digitaalisen kirjaston perustamista.

2007 Prototyypin luominen aloitetaan

2008 20. marraskuuta Europeanan prototyypin vihitään (SLS mukana)

2009 Europeanan objektimäärä saavuttaa viiden miljoonan dokumentin

rajapyykin.

2010 Euroopan parlamentin raportissa helmikuussa toivotaan enemmän

sisältöä ja rahoitusta Europeana-hankkeeseen. Ehdotus hyväksytään

yksimielisesti. Heinäkuussa Europeanan objektimäärä saavuttaa 10

miljoonan rajapyykin.

2011 "Comité des Sages" report (.PDF) makes recommendations about

Europeana.

http://www.europeana.eu/portal/

http://www.wdl.org/en (UNESCO ja Library of Congress)

Kansallinen digitaalinen kirjastoKansallinen digitaalinen kirjasto on opetus- ja kulttuuriministeriön

toimialatasoinen sisältö- ja palvelukokonaisuus, jolla edistetään

kirjastojen, arkistojen ja museoiden digitaalisten tietovarantojen

saatavuutta ja kehitetään digitaalisten kulttuuriperintöaineistojen

pitkäaikaissäilytystä.

• yksi keskeisistä Suomessa rakenteilla olevista tutkimuksen ja

kulttuurin sähköisistä infrastruktuureista.

• KDK:lla osallistutaan myös EU:n kulttuuriaineistojen ja

tieteellisten tietoaineistojen digitointia sekä niiden digitaalista

saatavuutta ja pitkäaikaissäilytystä koskevien päämäärien

saavuttamiseen.

KDK hankkeen painopisteinä ovat:

•- yhteisen asiakasliittymän kehittäminen kirjastojen, arkistojen ja

museoiden aineistoille ja palveluille,

•- kirjastojen, arkistojen ja museoiden keskeisten aineistojen

digitointi ja liittäminen asiakasliittymään

•- digitaalisten kulttuuriperintöaineistojen

pitkäaikaissäilytysratkaisun kehittäminen

•osaamisen lisääminen.

Kolme jaostoa: saatavuus, tekniikka ja pitkäaikaissäilytys.

Yhteinen hakupalvelu

Bibliotek Arkiv Av-arkiv Museer

Pitkäikaissäilytys, metadata

Skannattuaineisto

Sähkösyntynyt aineisto

g

Taustajärjestelmät

http://www.kdk.fi/

Mikä on sähköinen ja/tai digitaalinen asiakirja? Muutamia keskeisiä termejä

ja käsitteitäAsiakirjan yleinen määritelmä: ”Mille tahansa tietovälineelle tallennettua informaatiota, jonka on

tuottanut, vastaanottanut ja jota ylläpitää virasto, laitos, organisaatio tai yksilö hoitaessaan lainsäädännöstä johtuvia velvoitteitaan tai muuten tehtäviensä hoidossa.”

Arkistolain (831/94 6 §) määritelmä: ”Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallista tai kuvallista esitystä

taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.”

Entä sähköinen asiakirja?• Asiakirjakäsitteen merkitys on hämärtynyt digitaalisen median

aikakaudella sähköisten viestimien ja tallennusmenetelmien yleistyessä.

• Sähköisen (elektronisen) asiakirjan käyttäminen ja muokkaaminen vaatii aina jonkinlaisen tietokoneohjelman, jotta digitaalinen data saadaan ihmisen ymmärrettävissä olevaksi informaatioksi.

• Tämän lisäksi sähköisiin asiakirjoihin itseensä voi olla upotettuna tietokoneohjelmoitua toiminnallisuutta, jolla voi olla tärkeä tai jopa välttämätön merkitys dokumentin käytettävyyden ja ymmärrettävyyden kannalta (metadata).

• Sähköisten asiakirjojen arkistointi onkin osoittautunut haasteelliseksi tehtäväkentäksi.

Entä metatieto/metadata?

• Metatiedot ovat asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä niiden hallintaa ja käsittelyä koko elinkaaren ajan kuvaavaa tietoa.

• Se helpottaa aineiston hakua, paikallistamista, tunnistamista ja säilyttämistä sähköisessä muodossa.

• Sillä on tärkeä merkitys myös tiedon todistusvoimaisuuden varmistamisessa.

• Käytetään myös termiä metadata.

Entä digitaalinen ja digitoida?» Digitointi on prosessi, jossa analogisessa muodossa oleva

informaatio konvertoidaan digitaaliseen formaattiin. » Siinä informaatio on organisoitu erillisiksi yksiköiksi, biteiksi.» Bittiryhmät (tavut) ja niiden yhdistelmät sisältävät ao. informaation.» Kysymyksessä on ns. binaarinen data, jota tietokoneet ja eräät muut

laitteet kuten digitaaliset kamerat kykenevät prosessoimaan.» Digitalinen kulttuuri =1:ä ja 0:a

Digitaalinen:• Skannattu tai aineisto, joka on syntynyt digitaalisessa, elektronisessa, sähköisessä muodossa (ns. born digital = sähkösyntyneet)Digitoida• skannata tai siirtää asiakirjoja, valokuvia, karttoja jne. digitaaliseen muotoon• säilyttää ja käsitellä aineistoja, jotka syntyvät digitaalisessa muodossa • digitaalinen toiminnassa on tietojen hallinta ja säyttäminen sekä säilytystapa, media, alusta keskeistä• vaatii kehittynyttä tietoteknikka, ohjelmia, laitteistoja ja asiantuntemusta.

Miten digitaalinen arkisto toimii?

Arkiston päätehtävät (kaikkien arkistojen):- vastaanottaa, kerätä aineistoja- säilyttää ja käistellä aineistoja- saattaa aineistot käyttäjille

Mutta sähköinen aineisto poikkeaa paperiaineistosta siitä, että sen luotettavuutta ja integriteettiä pitää taata aina prosessin alusta loppukäyttäjälle asti.Sähköisen aineiston käsittely on kokonaisprosessi.

Tekijä

Sisällöllinen

Versio

SLS digitaalinen arkisto Arkiva

• Arkiva perustettiin 2008• Hallinnoi SLS:n kaikki digitaaliseet aineistot• Tajoaaer SLS:n asiakkaille, tutkijoille ja virkamiehille työvälineitä

hallita ja hakea digitaalisia aineistoja• Varmistaa digiaineistojen pitkäaikaissäilytyksen, myös tutkijoiden

aineistot• Digitointisuunnitelma ja prioisointijärjestys• Mitä pitää digitoida (projekti Tutkijoiden ääni)

DigitointihaasteetPitkäaikaissäilytys suuri haaste:• Miten varmistetaan digitaalisen kulttuuriperinnön säilyminen hyvinkin

pitkäksi aikaa tulevaisuuteent? • Ei ole vielä 100% varmoja ratkaisuja• CD-levyt huono tallennusväline• digivalokuvien säilyvyydestä ei ole tarkkoja tietoja• Erityisongelmat äännitteet, liikkuva kuva• Pitkäaikaissäilytys kallista: tarvitaan teknisiä laiteistoja ja tietotaitoa• Standardeja ja yleisesti hyväksyttäviä ratkaisuja suosittava: OAIS,

Dublin Core jne• Kohti KDK:a järkevä ratkaisu• OKM:n digitointirahoitus SLS:lle n. 800 000 euroa/2009 - 2010

Tehtävä:

Laadi huhtikuun loppuun mennessä molemmista luentopäivistä luentopäiväkirja ja sen yhteyteen 3 sivun mittainen kirjoitelma annetun aineiston perusteella. Kirjoitelman aiheena on: Arkisto digitaalisessa maailmassa – haasteita ja mahdollisuuksia.

Oheisaineisto on yliopisto-opettaja Suvianna Seppälällä. Opintopäiväkirja ja kirjoitelma palautetaan Suomen historian toimistoon.

Esitetyn kurssiaineiston (diat) voi ladata SlideShare –sivustolta osiot I – III:Digikulttuuri IWebinMaailma IIDigiMaailma IIIOsoite: