Digitalizacija poslovnih dokumenata - skeniranje

Branimir Šajinović, 648, grupa 2Marko Škrobo, 638, grupa 2

Skeniranje 2

1.UVOD- digitalizacija poslovih dokumenata

• sastavni dio poslovnih procesa modernog poslovanja

• način „papirnatog“ poslovanja dovodi do toga da najveći dio bitnih informacija ostaje pohranjen isključivo na papirima

• takva pohrana informacija ne samo da smanjuje njihovu dostupnost, nego i usporava radne procese i povećava trošak poslovanja

• s obzirom da ljudi i dalje preferiraju upotrebu papira u poslovanju, skeniranje se nudi kao alternativa klasičnoj pohrani podataka, te kao opcija paralelne uporabe papira i računala

Skeniranje 3

“Skeniranje smanjuje papirologiju”

Skeniranje 4

2.SKENIRANJE• postupak kojim poslovni dokument korištenjem

uređaja (scannera) pretvaramo u digitalni slikoviti zapis

• papirnati dokumenti skeniranjem i naknadnom obradom postaju skupovi informacija kojima se lako i brzo upravlja

• informacije se lakše čuvaju i dijele među korisnicima

• digitalizacija poslovnih dokumenata omogućava korisnicima online poslovanje i komunikaciju, te je jednostavno neophodna

• znatno olakšava i ubrzava poslovanje s ljudima u nekim tvrtkama koje dnevno rade s velikim brojem ljudi

Skeniranje 5

• postupak skeniranja možemo podijeliti na 3 glavne funkcionalne cjeline:

1. Priprema papirnate dokumentacije

2. Skeniranje i poboljšanje kvalitete slike

3. Indeksiranje i izvlačenje informacija

Dijagram tijeka postupka skeniranja

Skeniranje 6

2.1. Priprema papirnate dokumentacije • dio poslova koje je potrebno ručno obaviti prije

samog skeniranja

• papire koje trebamo skenirati sortiramo po boji, veličini ili vrsti dokumenta

• stranice u boji odvajamo od crno-bijelih

Skeniranje 7

2.2. Skeniranje i poboljšanje kvalitete slike• Kvaliteta i brzina skeniranja ovisi i o

karakteristikama i postavkama skenera, te o kvaliteti i načinu uporabe softvera za poboljšanje kvalitete slike

• automatski uvlakač dokumenata (ADF – Auto Document Feeder) omogućava da veći broj papira različitog formata i debljine automatski ulazi u skener

• duplex uređaji imaju opciju istovremenog skeniranja obadvije strane istovremeno

• veća rezolucija skeniranja povećava potrebu za prostorom na mediju za pohranu podataka te povećava vrijeme potrebno za skeniranje

• slike u boji zauzimaju više prostora od crno-bijelih

Skeniranje 8

• softver za poboljšanje kvalitete slike dolazi sa skenerom

• ubrzava proces skeniranja na način da osoba koja skenira nema potrebu stalno mijenjati opcije skeniranja sa ciljem dobivanja optimalne slike

• poboljšanje slike se odnosi na: automatsku detekciju boje, uklanjanje boje pozadine, uklanjanje mrlja i praznih stranica te orijentacija skeniranog dokumenta popravljanjem kuta skeniranja.

Slika iste fotografije skenirana različitim rezolucijama

Skeniranje 9

2.3. Indeksiranje i izvlačenje informacija

• nakon skeniranja svih potrebnih dokumenata potrebno je definirati informacije koje se izvlače iz njih, te odrediti same načine na koje će se informacije izvlačiti( ručno ili automatski - OCR)

• potrebno je donjeti odluku hoće li se skeniranje provoditi na početku poslovnog procesa ili na kraju

• skenirani dokument na početku poslovnog procesa tada provodi svoj životni vijek u digitalnom obliku, dok dokument koji je skeniran na kraju poslovnih procesa ima uglavnom samo vrijednost u arhiviranju

Skeniranje 10

• potrebno je odlučiti hoće li se skeniranje obavljati centralizirano ili distribuirano

• distribuirano skeniranje je u jednom pogledu bolje jer dokument veoma rano postaje digitaliziran, te se kao takav može lako obrađivati i izvoziti putem interneta

• takvim načinom troškovi transporta su minimalni a sigurnost informacija u dokumentu obavlja se enkripcijom( šifriranjem )

• trenutno najčešće korišteni formati za spremanje digitaliziranih dokumenata je PDF

• PDF preglednik je besplatan i dostupan na svim najzastupljenijim računalnim platformama

Skeniranje 11

3. ODABIR SKENERA

• brzina skenera podrazumijeva broj listova koji skener može obraditi u minuti ( ppm ili ipm)

• rezolucija(dpi)- optička ili hardverska• dnevni volumen skeniranja

• uvlačenje dokumenata (ADF – Auto Document Feeder)

• poboljšanje kvalitete slike• automatska obrada skenova

Skeniranje 12

HP ScanJet 8200C

Skeniranje 13

Opis

Model ScanJet 8200C

Dubina boje 48-bit

Optička razlučivost Optička rezolucija: 4800 dpiHardverska rezolucija: 4800 x 4800 dpi

Scan format PC: Bitmap (BMP), TIFF, GIF, PDF, HTML, JPEG, FlashPix (FPX), TIFF compressed, DCX, PCX, RTF, CRV, PNG Mac: PICT, TIFF, JPEG, TIFF compressed, GIF, PDF, TEXT, HTML, FlashPix (FPX)

Sučelje USB 2.0

Površina skeniranja 216 x 356 mm

Dimenzije 574 x 371 x 121 mm

Masa 6.6 kg

OS Microsoft® Windows® 98, 2000, Me, XP, NT 4.0 (optcionalno sa SCSI ), Mac OS 9.1 or OS X 10.1.2/10.2

Uključen softver Za PC: HP Photo & Imaging Software; NewSoft Presto! BizCard, Adobe Photoshop Elements; IRIS ReadIris Pro , Adobe Acrobat Reader; Za Mac: HP Photo & Imaging Software; IRIS ReadIris; Adobe Photoshop Elements

Skeniranje 14

5. ZAKLJUČAK

• u eri digitalizacije, skener se postavlja kao nužnost u svakom poslovanju

• uređaj za kreiranje digitalnih zapisa dokumenata u poslovanju i za digitalizaciju arhivske građe

• ubrzava rad s klijentima, olakšava prijenos informacija te znatno reducira potrebu za fizičkim prostorom kod arhiviranja

Skeniranje 15

LITERATURA

• V. Čerić, M. Varga, Informacijska tehnologija u poslovanju, Element, Zagreb, 2004.

• http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=50&KatID=22&ClanakID=560

• http://www.had-info.hr/dubrovnik2005/predavanje_baricevic.htm

• http://racunala.ttf.hr/files/Skeniranje.pdf