DLM im internationalen Vergleich - INFODATA-eDepot · 3.3.2.2 Fundamentale Anforderungen an XML ... Erster Abschnitt: Mit einer Analyse deutscher, ... Die EU-Dienstleistungsrichtlinie,

ꄨ� 诲诲盻盽�盽Ʉ&Ʉ ″FACHHOCHSCHULE POTSDAM (UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES)

Fachbereich Informationswissenschaften

DLM

–

DOCUMET-LIFECYCLE-MAAGEMET

IM ITERATIOALE VERGLEICH

DIPLOMARBEIT

Zur Erlangung des akademischen Grades einer Diplom-Archivarin (FH)

Erstgutachter: Steffen Schwalm, Infora GmbH

Zweitgutachter: Prof. Dr. Hartwig Walberg, Fachhochschule Potsdam

von:

Simone Stumpe

[email protected]

Potsdam, 6. Juli 2007

II

Danksagung

Für die Betreuung meiner Arbeit und die Teilnahme an verschiedenen Fachtagungen

gilt mein Dank Steffen Schwalm (Infora GmbH).

Ein Dank für die Möglichkeit der Teilnahme an Tagungen gilt:

Dr. Katharina Ernst (Stadtarchiv Stuttgart)

Dr. Andrea Hänger (Bundesarchiv)

Georgina Clelland (AIIM Europe)

III

ABKÜRZUGSVERZEICHIS

AFNOR L'Association française de Normalisation

AfO Ausschuss für Organisationsfragen

AIP Archival Information Package

ANAO Australian National Audit Office’s

API Application Programming Interface

APSC Public Service Commission’s

AS 4390-1996 Australian Standard, Records Management

ASCII American Standard Code

BABSI Better Access to Better Services Initiative

BArchG Bundesarchivgesetz

BBC British Broadcasting Corporation

BDSG Bundesdatenschutzgesetz

BGB Bundesgesetzes

BITV Barrierefreie Informationstechnik Verordnung

BMI Bundesministerium des Innern

BSI British Standard Institution

BStU Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der

ehemaligen deutschen Demokratischen Republik

CC VBPO Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation

CCITT-Group-4 Comité Consultatif International Téléphonique et Télégraphique

Group-4

CCSDS Consultative Committee for Space Data Systems

CD-ROM Compact Disk Read-Only Memory

CI Coded Information

CIO Chief Information Officer

CMS Content-Management-Systeme

DCC Digital Curation Centre

DC Dublin Core

DCMES Dublin Core Metadata Element Set

DIN Deutsches Institut für Normung

DIP Dissemination Information Package

DIRKS Design and Implementation Recordkeeping System

IV

DLF Digital Library Federation

DLM Dokument-Lifecycle-Management

DMS Dokument-Management-System

DoD 5015.02-STD Electronic Records Management Software Applications Design Criteria

Standard

DoD 5015.2-STD Design Criteria Standard for Electronic Records Management

Applications

DOMEA Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-

gestützten Geschäftsgang

DOS Digital Object Store

DPA Data Protection Act

DPC Digital Preservation Coalition

DPD Digital Preservation Department

DROID Digital Record Object Identification

DVD Digital Versatile Disc

EAC Encoded Archival Context

EAD Encoded Archival Description

EBA Eisenbahn Bundesamt

ECMS Enterprise-Content-Management-System

EDMS Electronic-Document-Management-System

EDMS Enterprise-Document-Management-System

EDMS Engineering-Document-Management-System

EDRMS Electronic-Document-Records-Management-System

EfA-Dienstleistung (Einer-für-Alle)- Dienstleistung

e-GIF e-Government Interoperability Framework

EIR Environmental Information Regulations

ERMS Electronic-Records-Management-System

ERO Electronic Records Online

ERVVOBSG Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr beim

Bundessozialgericht

EU Europäische Union

FMS Formular-Management-System

FOI Act Freedom of Information Act

GC RMMS Government of Canada Records Management Metadata Standard

V

GDFR Global Digital Format Registry

GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

GGO Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien

GMMS Gerneric Metadata Management System

IDA-Projekt Interschange of Data between Administration-Projekt

GoBs Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

HMC Historical Manuscripts Commission

IEC International Electrotechnical Commission

IKT Informations- und Kommunikationstechnischer-Flickenteppich

IMK Innenministerkonferenz

IMKA Interministeriellen Koordinierungsausschuss für Informationstechnik in

der Bundesverwaltung

IMS Image Mangement System

IPR Intellectual Property Rights

ISAAR(CPF) International Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons,

and Families

ISAD(G) International Standard on Archival Description/ General

ISO International Standardization Organisation

IT Informationstechnik

ITU International Telecommunication Union

IVBB Informationsverbund Berlin-Bonn

JPEG Joint Photographic Experts Group

KBSt Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für

Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium

des Innern

KGSt Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung

KIVD Kommunikationsinfrastruktur für die Öffentliche Verwaltung

Deutschlands

KoopA ADV Kooperationsausschuss Automatisierte Datenverarbeitung

Bund/Länder/Kommunaler Bereich

LCC Leicestershire City Council`s

LGCS Local Government Classification Scheme

METS Metadata Encoding and Transmission Standard

MIT Massachusetts Institute of Technology

VI

MoReq/MoReq2 Model Requirements for the Management of Electronic Records

NAA National Archives of Australia

NABD Normungsausschuss des Bibliotheks- und Dokumentationswesen

NARA National Archives und Records Administration

NAS National Advisory Services

NASA National Aeronautics and Space Administration

NCI Non Coded Information

NRKMS New South Wales Recordkeeping Metadata Standard

OAIS Open Archival Information Standard

OCLC Online Computer Library Centre

OCR Optical Character Recognition

ODPM Office of the Deputy Prime Minister

OPSI The Office of Public Sector Information

OSCI Online Services Computer Interface

PCS Planning Casework Service

PDF Adobe`s Portable Document Format

PDF/A Adobe`s Portable Document Format/Archiv

PDI Preservation Descritption Information

PRA Public Records Acts

PREMIS PREservation Metadata Implementation Strategie

PRO Public Records Office

PSD Pesticides Safety Directorate

PUIDs PRONOM Unique Identifiers

RegR Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in

Bundesministerien

RKMS Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth Agencies

RLG Research Library Group

RM Records Management

SAGA Standards und Architekturen in E-Gorvernment-Anwendungen

SAM StandardArchivierungsModul für elektronische Akten

SARs Subject Access Requests

SAX Simple API for XML Parsing

SC Subcommittee

SGML Standard Generalized Markup Language

VII

SigG Signaturgesetz

SigV Signaturverordnung

SIP Submission Information Package

SQL Structured Query Language

SVGS Schriftgutverwaltungssystems

TC Technical Committee

TC46/SC11 Kommittee für Records Management

TIFF Tag Image File Format

TNA The National Archives

UK TNA 2002 United Kingdom The National Archives 2002 (Standard für RM)

UN/CEFACT United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business

VBS Vorgangsbearbeitungssysteme

VERS Victorian Electronic Records Strategy

VgB Vorgangsbearbeitung

VOI Verband Organisation- und Informationssysteme e.V.

VPS Virtuelle Poststelle

VwGo Verwaltungsgerichtsordnung

VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz

W3C Worldwide Web Consortium

WORM Write Once Read Many

XDOMEA XML DOMEA Standard zum Austausch von Akten, Vorgängen,

Dokumenten und Adressen (XML für XÖV Standard)

XKMS XML Key Management Specification

Xlink XML Linking Language

XML eXtensible Markup Language

XÖV XML in der öffentlichen Verwaltung

Xpath XML Path Language

XPS XML Paper Specification

XSL-FO Stylesheet Language Formatting Objects

XSLT eXtensible Stylesheet Language Transformations

zdA zu den Akten

ZPO Zivilprozessordnung

VIII

ABBILDUGSVERZEICHIS

Abbildung 1: Überblick Records Management und DLM....................................................... 13

Abbildung 2: Prozesse der elektronischen Aktenführung und Archivierung .......................... 15

Abbildung 3: Vergleich einer EDRMS und einer Produktsuite mit getrennter EDMS/ERMS18

Abbildung 4: Primär-, Meta- und Protokollinformationen ...................................................... 21

Abbildung 5: Der Aufbau eines record .................................................................................... 23

Abbildung 6: Gegenüberstellung deutscher und englischer Terminologie .............................. 30

Abbildung 7: Neue Rahmenbedingungen an die konventionelle Schriftgutverwaltung.......... 36

Abbildung 8: Transformationsprozess ..................................................................................... 71

Abbildung 9: Anforderungen an das Records Management .................................................... 72

Abbildung 10: OAIS-Datenprozess im Detail .......................................................................... 95

Abbildung 11: Zeitlicher Überblick von SAM ......................................................................... 97

Abbildung 12: Der Übernahmeprozess mittels SAM ............................................................... 98

Abbildung 13: Der Transfer elektronischer Informationspakete mit SAM .............................. 99

Abbildung 14: Zeitlicher Überblick von PRO�OM .............................................................. 101

Abbildung 15: Die technische Umgebung von PRO�OM..................................................... 102

Abbildung 16: Die technische Umgebung für Dateiformate in PRO�OM............................ 103

Abbildung 17: Beispiel einer Aktenbildung........................................................................... 109

Abbildung 18: Eine elektronische Akte im System einer Behörde........................................ 115

Abbildung 19: Grundfunktionalitäten einer virtuellen Poststelle .......................................... 117

Abbildung 20: Lebenszyklus elektronischer Aufzeichnungen............................................... 120

Abbildung 21: Transformation eines Dokuments in eine Aufzeichnung............................... 121

Abbildung 22: Die Erfassung einer Akte ............................................................................... 122

Abbildung 23: Die Verwaltung einer elektronischen Akte .................................................... 123

Abbildung 24: Der Transfer einer elektronischen Akte ......................................................... 124

Abbildung 25: Internationaler Überblick des DLM mit den wesentlichen Standards ........... 133

TABELLEVERZEICHIS

Tabelle 1: Vor- und Nachteile von Standards .......................................................................... 62

Tabelle 2: Internationale IT-Standards..................................................................................... 63

Tabelle 3: Unterschiedliche Varianten elektronsicher Aufzeichnungen................................ 107

Tabelle 4: Anforderungen der einzelnen Lebenszyklen......................................................... 113

Tabelle 5: Die Differenzierung zwischen Altregistratur und Endarchiv................................ 125

IX

IHALTSVERZEICHIS

ABKÜRZUGSVERZEICHIS......................................................................................... III

ABBILDUGSVERZEICHIS ........................................................................................VIII

TABELLEVERZEICHIS .............................................................................................VIII

IHALTSVERZEICHIS....................................................................................................IX

1 EILEITUG ................................................................................................................ 11

2 TERMIOLOGIE ......................................................................................................... 13

2.1 Internationaler und europäischer Standard......................................................... 13

2.2 Records Management «» Recordkeeping «» Schriftgutverwaltung .................. 14

2.3 Document-Lifecycle-Management .......................................................................... 15

2.4 Vorgangsbearbeitungssysteme............................................................................... 16

2.5 Metadaten «» Metainformationen «» Attribute «» Indexwerte.......................... 19

2.6 Dokument ................................................................................................................. 21

2.7 Aufzeichnung ........................................................................................................... 22

2.8 Vorgang «» Volume/Part «» Prozess ...................................................................... 25

2.9 Akte «» Virtueller Container ................................................................................. 26

2.10 Aktenplan «» Aktenplandatei «» Klassifikationssystem...................................... 27

2.11 Zusammenfassung terminologischer Differenzierungen..................................... 29

2.12 Elektronische Archivierung «» Langzeitarchivierung......................................... 30

2.13 eGovernment............................................................................................................ 31

3 VORAUSSETZUGE UD GRUDLAGE DER ELEKTROISCHE AKTEFÜHRUG UD ARCHIVIERUG............................................................ 33

3.1 Ausgangssituation in Deutschland: Von der Papierakte zur elektronischen Verwaltung............................................................................................................... 33

3.2 Rechtliche Anforderungen und Rahmenbedingungen an die elektronische Archivierung ............................................................................................................ 43

3.2.1 Die Ziele der EU-Dienstleistungsrichtlinie ...................................................... 43

3.2.2 Rechtliche Anforderungen und Rahmenbedingungen in Deutschland ............ 47

3.2.2.1 Gesetzliche Anforderungen zur Ordnungsmäßigkeit und Rechtssicherheit 47

3.2.2.2 Rechtliche Aspekte zur elektronischen Signatur.......................................... 48

3.2.2.3 Rechtliche Rahmenbedingungen zur Wirtschaftlichkeit.............................. 49

3.2.2.4 Zusammenfassung........................................................................................ 52

X

3.2.3 Rechtliche Rahmenbedingungen und Anforderungen in Großbritannien........ 52

3.2.4 Rechtliche Rahmenbedingungen weiterer Staaten ........................................... 55

3.2.4.1 Australien ..................................................................................................... 55

3.2.4.2 Kanada.......................................................................................................... 57

3.2.4.3 Südafrika ...................................................................................................... 57 3.2.4.4 Zusammenfassung........................................................................................ 58

3.3 Der Einsatz von Standards ..................................................................................... 59

3.3.1 Globaler Überblick ........................................................................................... 59

3.3.2 Technologische Standards................................................................................ 63

3.3.2.1 Vom PDF-Container zum archivtauglichen PDF/A..................................... 65

3.3.2.2 Fundamentale Anforderungen an XML ....................................................... 68

3.3.3 Records Management Standards ...................................................................... 72

3.3.3.1 Internationaler Standard: ISO 15489:2001 – Records Management ........... 75 3.3.3.2 Australischer Standard: DIRKS .................................................................... 77

3.3.3.3 Amerikanischer Standard: DoD 5015.02- STD ............................................ 79

3.3.3.4 Europäischer Standard: MoReq/MoReq2 ..................................................... 80 3.3.3.5 Deutscher Standard: DOMEA-Konzept ........................................................ 82

3.3.3.6 Britischer Standard: UK T�A 2002 .............................................................. 86

3.3.4 Der Metadatenstandard für das Records Management..................................... 89

3.3.5 Archivische Standards...................................................................................... 93

3.3.5.1 Internationaler Standard: OAIS .................................................................... 93 3.3.5.2 Projekt des Bundesarchivs: SAM.................................................................. 96

3.3.5.3 Projekt The �ational Archives: PRO�OM................................................. 100

3.4 Die Verwaltung elektronischer Dokumente........................................................ 105

3.4.1 Der Einsatz von Vorgangsbearbeitungssystemen .......................................... 105

3.4.2 Der Einsatz von Dateiformaten ...................................................................... 106

3.4.3 Die Bedeutung wesentlicher Steuerungsfunktionen....................................... 108

3.4.4 Die Prozesse der Ordnungsmäßigkeit im elektronischen Zeitalter ................ 112

3.4.4.1 Die Verwaltung elektronischer Dokumente in Deutschland...................... 114 3.4.4.2 Die Verwaltung elektronischer Dokumente in Großbritannien ................. 120

3.4.4.3 Die Bedeutung der elektronischen Archivierung ....................................... 124

3.4.5 Zusammenfassung.......................................................................................... 131

4 VERGLEICH DER PARAMETER ........................................................................... 132

5 FAZIT............................................................................................................................ 134

6 LITERATURVERZEICHIS .................................................................................... 139

7 QUELLEVERZEICHIS ........................................................................................ 148

1 Einleitung

11

1 EILEITUG

Dem Qualitätsgrad der Verwaltung und Archivierung elektronischer Unterlagen kommt ein

hohes Maß an Bedeutung zu. Ein durchgehender elektronischer Prozess ist die grundlegende

Voraussetzungen für die Umsetzung national geltender eGovernment-Initiativen und unter-

stützen nachhaltig die Problemlösung kumulativ steigender Datenmengen. Während

Vorgangsbearbeitungssysteme in Verwaltungen eingesetzt werden, entstehen digitale Archive

für die Übernahme der daraus entstehenden Ressourcen, um einen durchgehenden Zugriff auf

Informationen zu gewährleisten. Hohe Anforderungen und neue Herausforderungen entstehen

aus dem vollständigen Wandel von der papierbezogenen Schriftgutverwaltung zu der

medienbruchfreien elektronischen Verwaltung und Archivierung.

Die Erarbeitung und Umsetzung neuer Lösungsstrategien für die Verwaltung und Erhaltung

elektronischer Dokumente ist der entscheidende Impuls dieser Arbeit. Gleichzeitig dienen

internationale Debatten und Kooperationen im zusammenwachsenden Europa der Harmoni-

sierung entscheidender Rahmenbedingungen und setzen in einem vergleichenden Überblick

den Rahmen der vorliegenden Arbeit. Im Fokus des Vergleichs stehen die Richtlinien und

Strategien für deutsche und britische Verwaltungen und Archive, da durch die EU-

Dienstleistungsrichtlinie europäische Kooperationen kontinuierlich zunehmen und relevante

Standards dahingehend angepasst werden. Dies setzt ein grundlegendes Verständnis

nationaler Methoden und Anforderungen voraus.

Die persönliche Intention eines Vergleichs beruht auf den aktiven Bestrebungen des britischen

Nationalarchivs und dessen Einfluss in den Verwaltungen.

Die Arbeit gliedert sich wie folgt:

Erster Abschnitt: Mit einer Analyse deutscher, britischer und international geltender Bezeich-

nungen werden differierende Ansätze verglichen und geltende Termini für die Arbeit

festgelegt.

Zweiter Abschnitt: Dieser ist der Kern der Arbeit. Die Ausgangssituation bildet der Wandel

von der konventionellen Schriftgutverwaltung zu einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in

Deutschland. Die EU-Dienstleistungsrichtlinie, dargestellt im nächsten Kapitel, ist der

Katalysator für die gravierenden Verwaltungsmodernisierungen, die starke finanzielle Unter-

stützung der IT für den weltweiten Wettbewerb und darüber hinaus der Beginn des Vergleichs

wesentlicher Kriterien. Daran knüpfen die rechtlichen Anforderungen und wirtschaftlichen

1 Einleitung

12

Rahmenbedingungen für Deutschland und Großbritannien an. Die Sichtweise wird auf den

internationalen Kontext erweitert. Internationale Standards und nationale Anforderungs-

kataloge sind die steuernden Elemente für die moderne Verwaltung und unterstützen den

gesamten Lebenslauf elektronischer Dokumente von der Erfassung bis zur Archivierung und

Bereitstellung. Für die aktuellen Modernisierungsbestrebungen stehen Standards als

entscheidende technische und organisatorische Methoden unterstützend zur Verfügung. Die

Vielzahl der Normen entstand aus unterschiedlichen Intuitionen einzelner Fachbereiche und

erfordert detaillierte und umfassende Kenntnisse zur optimalen Integration in den

elektronischen Lebenszyklus. Der globale Überblick, entscheidende Kollidierungen und

detaillierte Präsentationen einzelner international und national anerkannter Standards sind

daher Bestandteil dieses Kapitels. Daran schließt sich das letzte Kapitel zur Umsetzung in der

Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente an. In einzelnen Abschnitten werden

zunächst die Bedeutung und Funktion einsetzender Vorgangsbearbeitungssysteme, Datei-

formate und Steuerungselemente beschrieben, damit die Bedeutung und Prozesse zur

Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Aktenführung und Archivierung erklärt werden

können.

Dritter Abschnitt: Die Ergebnisse des ersten und zweiten Abschnitts werden hinsichtlich der

prozessorientierten Betrachtung elektronischer Dokumente zusammengefasst.

Vierter Abschnitt: Als Fazit wird die internationale Rolle der Archive, IT-Fachkräfte und

Verwaltungen als der entscheidende Einfluss für die Umsetzung technischer und organisato-

rischer Modernisierungsbestrebungen begründet.

______________

Feststehende Abkürzungen werden in der Originalsprache aufgelöst und notwendige

Übersetzungen in der Fußzeile definiert. Die Verwendung von Zitaten, Termini und

Eigennamen wird wie folgt umgesetzt:

Zitate: „…“

Termini: «…»

Eigennamen: kursiv

2 Terminologie 2.1 Internationaler und europäischer Standard

13

2 TERMIOLOGIE

2.1 Internationaler und europäischer Standard

Die Internationale Organisation für Normung ISO 15489 - Records Management setzt den

Ausgangspunkt internationaler Diplomatie für eine weltweit einheitliche Auslegung des

Records Managements. Angesichts der Erarbeitung der ISO 15489 galt es für eine einheitliche

Terminologie divergierende Definitionsansätze im internationalen Diskurs zu überwinden.

Trotz der ISO 5127–Information and Documentation Terminology, welche ausführliche

Begriffsdefinitionen beinhaltet, entstand eine Liste mit wesentlichen Bezeichnungen. In der

Ausarbeitung unterlagen vorwiegend die Definitionen Records Management bzw.

Recordkeeping, Aufzeichnungen, Dokumente und Metadaten einer grundlegenden

Vereinheitlichung.1 Die wortgetreue Übersetzung der Norm-Vorschriften setzt die schwierige

Gradwanderung fort und wird in den Kontext der vorliegenden Terminologie eingebunden.

Abbildung 1: Überblick Records Management und DLM

1 Vgl. Healy, S. (2001), S. 128 ff

2 Terminologie 2.2 Records Management «» Recordkeeping «» Schriftgutverwaltung

14

Veranschaulicht werden das Document-Lifecycle-Management (DLM), welches grundlegend

die gesamten Prozesse im Lebenszyklus eines Dokuments regelt, beginnend auf der Basis der

jeweiligen nationalen Anforderungskataloge sowie des europäischen und internationalen

Standards für das Records Management und die Implementierung dieser Konzepte in

Softwareapplikationen. Die Abbildung zeigt bekannte nationale Standards und Anforderungs-

ataloge. Die Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq),

welche aktuell zu MoReq2 überarbeitet werden, das deutsche Konzept Dokumentenanagement

und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang (DOMEA-Konzept) und der

britische Standard United Kingdom The �ational Archives 2002 (UK T�A 2002) sind für

diese Arbeit wesentlich. Die Abbildung verdeutlicht den anschließenden Übergang in das

Archiv Management. Die Terminologie der europäischen Richtlinie und die der nationalen

Anforderungskataloge orientieren sich weitestgehend an der Fachsprache der ISO 15489, das

als internationales Zentrum für den Fachbereich Records Management fungiert.

2.2 Records Management «» Recordkeeping «» Schriftgutverwaltung

Auf internationaler Ebene entwickelten sich zwei grundlegend unterschiedliche

Auffassungen, besonders zwischen Australien und Nordamerika. In Australien wird unter

Recordkeeping der gesamte Zeitraum verstanden, welcher von der Erstellung bis zur

Erhaltung des vollständigen und verlässlichen Nachweises geschäftlichen Handelns reicht.

Records Management bezieht sich auf die eingerichteten Prozesse und ermöglicht das

Verwalten von Aufzeichnungen innerhalb des gesamten Recordkeeping. Ganz zum Gegenteil

der Nordamerikaner, nach dessen Ansicht das Records Management als allumfassender

organisatorischer Oberbegriff des Verwaltens von Aufzeichnungen steht und Recordkeeping

lediglich für die Prozesse beigemessen wird.2 Der britische Ansatz definiert ebenfalls Records

Management als übergreifende Bezeichnung. Für die Terminologie der ISO 15489 wurde

letztendlich der Begriff Records Management als Standard eingeführt.3 Somit unterliegt dem

Records Management die vollständige Verantwortung für die effektive und systematische

Kontrolle der zu erstellenden, eingehenden, bewahrenden, verwendeten und verlagerten

Aufzeichnungen. Es bündelt die gesamten Prozesse von der Erfassung bis zur Erhaltung

elektronischer Aufzeichnungen für den Nachweis von und die Informationen über alltägliche

Geschäftsvorfälle und wirtschaftliches Handeln. Für die Deutsche Norm DI� ISO 15489

2 Vgl. Healy, S. (2001), S. 128 ff 3 Ebenda

2 Terminologie 2.3 Document-Lifecycle-Management

15

wurde der Begriff Schriftgutverwaltung unverändert übernommen4 und beschreibt laut Heinz

Hoffmann die Wechselbeziehung zwischen dem Ordnen, Registrieren, Ablegen bzw.

Aufbewahren, Bereitstellen und Aussondern von Unterlagen.5 Neben den fünf zuvor

genannten Hauptmerkmalen der Schriftgutverwaltung plädiert Heinz Hoffmann auf das

Verständnis für die Verwaltung des Schriftguts beim Bearbeiter, die sich nur mit dessen

Einsatz qualifiziert und wirtschaftlich organisieren lässt.6

Aufgrund des internationalen Vergleichs der vorliegenden Arbeit wird die Bezeichnung

Records Management als Grundlage verwendet.

2.3 Document-Lifecycle-Management

Das Document-Lifecycle-Management (DLM) definiert die Prozesse eines Dokuments von

dessen Erstellung, Bearbeitung, Transfer, Zwischenarchivierung bis hin zur Endarchivierung

bzw. Kassation. Unter Sicherstellung von Präzision, Performance, Sicherheit und Zuver-

lässigkeit erfolgen automatisch generierte Prozesse, die innerhalb des Records Managements

entstehen und einen bruchfreien Übergang in das zuständige Archiv ermöglichen.7

Abbildung 2: Prozesse der elektronischen Aktenführung und Archivierung

Parallel dazu steht es als Akronym für das DLM-Forum, dass 1996 aus einer Initiative der

Mitgliedstaaten der Europäischen Union und der Europäischen Kommission entstand und aus

Experten aus Industrie, Forschung, Verwaltung und Archiven besteht. Durch die Gründung

des DLM-Forums wurde ein wichtiges Signal in Bezug auf die immer wichtiger werdende

4 Vgl. Hoffmann, H. (2005), S. 7 5 Ebenda S. 17 6 Ebenda S. 12 7 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 119

2 Terminologie 2.4 Vorgangsbearbeitungssysteme

16

Rolle der Archive im modernen Informationsmanagement gesetzt. Die vom DLM-Forum

publizierten Leitlinien für den Umgang mit elektronischen Informationen sollen dazu

beitragen, unaufschiebbare Probleme, die sich während der Verwaltung und Archivierung

elektronischer Informationen ergeben, mittels strategischer Lösungswege entgegenzuwirken.

Das Ziel der Kooperation zwischen den öffentlichen und privatwirtschaftlichen Verwaltungen

der Industrie und den Archiven sowie einer europäischen Interessengemeinschaft, ist die

Entwicklung praktischer Lösungsmöglichkeiten und die daraus resultierende Vertrauens-

gewinnung von Unternehmen und Privatpersonen in die Datensicherheit neuer Medien.8 Die

derzeitige Aktualisierung der MoReq zu MoReq2 findet unter Leitung des DLM-Forums statt.

Das Dokumenten Management besteht demnach aus dem Verwalten eines integrierten und

komponenten-übergreifenden Systems, dass den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten

abdeckt, dem Document-Lifecycle-Management.9 Das daran anknüpfende Wissens-

management ist für die Informationskompetenz und damit für den dokumentarischen Aufbau

von Datenbanken zuständig. Gegenstand sind die Organisation von Informationen, Spei-

cherung, Repräsentation und der Zugriff auf Informationen.10 Das Wissensmanagement wird

als ein Einfluss zum Document-Lifecycle-Management in den Kontext dieser Arbeit

aufgenommen.

Die Bezeichnung Document-Lifecycle-Management ist als Standardbegriff anerkannt und

wird demzufolge für die vorliegende Arbeit als DLM übernommen.

2.4 Vorgangsbearbeitungssysteme

Vorgangsbearbeitungssysteme (VBS) sind IT-Systeme. Geschäftsprozesse werden durch die

elektronisch gestützten Bereiche Registratur, Dokumenten Management und Vorgangs-

bearbeitung gebündelt und bereitgestellt. In der Praxis werden Dokumenten-Management-

Systeme (DMS) für den gesamten und automatisch prozessgesteuerten Lebenszyklus von

Dokumenten verwendet. Die Vermeidung von Medienbrüchen sowie die Verwaltung

unterschiedlicher Dokumentenmedien sind wesentliche Aufgabe. Ein weiterer Aspekt ist die

8 Vgl. Leitlinien für den Umgang mit elektronischen Informationen, Maschinenlesbare Daten und elektronische Dokumente, Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften (Hrsg.), Luxemburg 1997, S. 5 9 Vgl. Model Requirements for the Management of Electronic Records, MoReq Specification, Office for Official Publications of the European Communities (Hrsg.), Luxembourg 2001, S. 64 10 Ebenda


17

systematische und einheitliche Indexierung der Dokumente durch einheitliche Meta-

informationen oder Volltextdatenbanken.11 Auf der papierbasierenden Schriftgutverwaltung

werden VBS vorwiegend für die öffentliche Verwaltung konzipiert und konstant

weiterentwickelt. Sie sind systemunabhängig, laufen auf gängigen Systemplattformen und

ermöglichen das Arbeiten auf Einzelplatzsystemen oder im Netz. Wesentlich sind Versioni-

sierung, differenzierte Zugriffsrechte und Volltextrecherchen.12 Zusätzliche Hardware-

veränderungen der Speicherorganisation sind notwendig, da oftmals der Speicherplatz auf-

grund von Umfang und Aufbewahrungsfrist nicht ausreicht 13

Darüber hinaus existieren Spezifizierungen für DM-Systemen aus:14

• einem Elektronischen Image System und Image-Mangement-System (IMS), für die

Bearbeitung und Verwaltung vorwiegend eingescannter Dokumente,

• einem Electronic Document-Management-System (EDMS) bzw. für den wirtschaftlichen

Bereich Enterprise Document-Management-System (EDMS), für die Verwaltung aller

Dokumente,

• einem Engineering Document-Management-System (EDMS), für die Verwaltung

überwiegend technischer Zeichnungen,

• einem Content-Management-Systeme (CMS), für die Verwendung insbesondere für

Internet- oder Intranetinhalte

• ein Enterprise Content-Management-System (ECMS) bündelt umfassend die einzelnen

Komponenten, wie EDRMS und CMS

Der Unterschied zwischen EDMS, ERMS und EDRMS

In den MoReq wird zwischen Electronic Document-Management-System (EDMS) und einem

Electronic-Records-Management-Systems (ERMS) differenziert. EDMS werden vorwiegend

zur Dokumentenverwaltung und -kontrolle verwendet. Diese sind zuständig für die

Bearbeitung der einzelnen Prozesse des Lebenszyklus elektronischer Dokumente mittels

Dokumentenerschließung und -speicherung, Versionskontrollen sowie der Integrierung von

Desktop-Anwendungen und Retrievaltools für den Zugriff auf Dokumente. EDMS können

vollständig oder teilweise in ERMS integriert sein. ERMS beinhalten überlappende

Funktionen und Fertigkeiten zu EDMS. Grundlegend definieren ERMS den übergreifenden

11 Vgl. Gulbins, J.; Syfried, M.; Strack-Zimmermann, H. (2002), S. 6 12 Ebenda S. 11 13 Vgl. Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument, Bericht Nr. 3/2002, Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.), Köln 2002, S. 39 14 Vgl. Gulbins, J.; Syfried, M.; Strack-Zimmermann, H. (2002), S 10 ff


18

Prozess der gesamten Aktenführung und dessen Aktenplan mit dem umfassenden

Schwerpunkt von Authentizität und Erhaltung elektronischer Akten. Die Integrierung von

EDMS und ERMS zu einer Produktsuite wird als EDRMS bezeichnet.15 Die folgende

Abbildung veranschaulicht die unterschiedlichen Funktionalitäten separater EDMS/ERMS

sowie EDRMS Funktionalitäten.

Abbildung 3: Vergleich einer EDRMS und einer Produktsuite mit getrennter EDMS/ERMS16

Für die vorliegende Arbeit liegt der Fokus auf dem DLM, welches durch prozessorientierte

VBS umgesetzt wird. Die im UK T�A 2002 und in den MoReq beschriebenen übergehenden

Funktionen von EDMS zu ERMS bzw. EDRMS sind ebenfalls entscheidende Funktionen für

das DLM und werden zum Verständnis international differierender Ansätze zusammenfassend

eingebunden. In der vorliegenden Arbeit dient die Bezeichnung VBS als einheitlicher Begriff

im Kontext zu DMS, EDMS, ERMS und EDRMS.

15 Vgl. Model Requirements for the Management of Electronic Records, MoReq Specification, Office for Official Publications of the European Communities (Hrsg.), Luxembourg 2001, S. 63 ff 16 Vgl. B.2: Document Management - B.2.1 M - B.2.21 HD, Version 1, The National Archives (Hrsg.), London 2006, S. 12

2 Terminologie 2.5 Metadaten «» Metainformationen «» Attribute «» Indexwerte

19

2.5 Metadaten «» Metainformationen «» Attribute «» Indexwerte

Ursprünglich wurden Metadaten als «Daten beschreibende Daten»17 festgehalten. Ferner

definiert Australien Metadaten im Singular, während Kanada, Großbritannien oder

Deutschland Metadaten im Plural verwenden.18 Diese Definition wurde für die Terminologie

der ISO 15489 und im Kontext zum Records Management überarbeitet, da Metadaten im

elektronischen Zeitalter eine wichtige Voraussetzung für die Verwaltung und Archivierung

elektronischer Objekte darstellen.19

Für Metadaten des Records Management wurde die internationale Norm ISO 23081-1:2005

erarbeitet und definiert Metadaten wie folgt: Das Verwalten der Metadaten ist ein

untrennbarer Bestandteil des Records Managements, welches es mit einer Reihe von

Funktionen und zweckdienlichen Mitteln unterstützt. Im Kontext des Records Managements

werden Metadaten als inhalts-, zusammenhangs- und strukturbeschreibende Daten für Objekte

und dessen nachhaltiges Verwalten definiert. Dahingehend sind Metadaten strukturierte und

teilstrukturierte Informationen, zur Erfassung, Registrierung, Klassifizierung, zum Zugriff,

zur Erhaltung und zur Zuordnung von Objekten, mit nachhaltigem Charakter innerhalb sowie

in übergreifenden Bereichen. Diese ermöglichen authentische Aufzeichnungen. Der UK T�A

2002 bezieht sich in seinen Anforderungen auf die ISO 15489.20

Die Aufgaben der Metadaten ergeben sich für die Anforderungen an den Metadaten Standard

wie folgt:21

• Unterstützung des Retrievals

• Unterstützung der gesamten Prozesse innerhalb des Records Managements

• Schaffung der Provenienz einer Aufzeichnung22 (die ISO 15489 beschreibt dies durch den

Kontext, aus dem die Prozesse hervorgehen: die Erfassung, Erhaltung und Bearbeitung in

einer Aufzeichnung und des Geschäftsgangs, der diesen Arbeitsvorgang, die Datum- und

Zeitangaben des Arbeitsvorgangs sowie die Bearbeiter des Arbeitsvorgangs beinhaltet.)

• Der unveränderte Charakter der Aufzeichnung

17 Vgl. Healy, S. (2001), S. 128 18 Vgl. McLeod, J., Hare, C. (2005), S. XII 19 Vgl. Schwens, U.; Liegmann, H. (2004), S. 569 20 Vgl. Requirements for Electronic Records Management Systems: 2: Metadate Standard, Public Records Office/ The National Archives (Hrsg.), London 2002, S. 2 21 Ebenda 22 Vgl. 2.7

2 Terminologie 2.5 Metadaten «» Metainformationen «» Attribute «» Indexwerte

20

• Die Verbindung zwischen den Dokumenten, die getrennt geführt werden und als eine

Aufzeichnung hervorgehen

• Verdeutlichung der Beziehung zwischen zwei getrennten Aufzeichnungen

• Beinhaltet essentielle Informationen für die Unterstützung der Interoperabilität bzw.

Nachhaltigkeit einer Aufzeichnung zwischen Plattformen und über den Zeitraum und

Technologiewandel hinweg

Das DOMEA-Konzept beschreibt Metainformationen bzw. Metadaten als Attribute, die der

Indizierung und Identifizierung von einzelnen Objekten dienen und Informationen zu

Herkunft, Urheber und Aktualität beinhalten. Sie unterstützen die Identifikation und den

dauerhaften Nachweis von Dokumenten, für Recherchezwecke in einem VBS. Weiterhin

ermöglichen Metadaten den durchgängigen Informationsweg für eine vollständige Recherche

innerhalb der Akten23, steuern Zugriffsrechte und generieren die Anzeige und Bearbeitung des

Dokuments im richtigen Format.24 Durch Metainformationen wird insbesondere eine

einheitliche und flexible Recherche auch für Hybridakten25 ermöglicht.26 Für die Steuerung

der Bearbeitung eines Vorgangs, wie bspw. der aktuelle Standort des Vorgangs oder der

Zeitpunkt der Zuordnung eines Dokuments zu einem Vorgang werden Metadaten in Form von

Protokoll- und Bearbeitungsinformationen erstellt. Durch den jeweiligen IT-Unterstützungs-

grad eines Systems können diese automatisch generiert werden.27 Nach Ute Schwens und

Hans Liegmann erhalten technische Metadaten die Identifizierung und den Nachweis jedes

einzelnen Objekts, unabhängig vom Speicherort über Systemgrenzen und Systemwechsel.28

Laut den MoReq können Metadaten, wie Protokollinformationen oder Aufbewahrungspläne

von Aufzeichnung ebenso als Daten verstanden werden, da diese als zusätzliche Information

in den Aktenplan integriert werden.29

Die folgende Abbildung veranschaulicht die für diese Arbeit ergebenen Metainformationen:

die inhaltlich beschreibenden Primärinformationen elektronischer Dokumente, die auf die

23 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 127 24 Vgl. Gulbins, J.; Syfried, M.; Strack-Zimmermann, H. (2002), S. 19 25 Vgl. 1.9 26 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 127 27 Ebenda 28 Vgl. Schwens, U.; Liegmann, H. (2004), S. 569 29 Vgl. Model Requirements for the Management of Electronic Records, MoReq Specification, Office for Official Publications of the European Communities (Hrsg.), Luxembourg 2001, S. 105

2 Terminologie 2.6 Dokument

21

Charaktereigenschaft verweisenden Metainformationen elektronischer Dokumente, Vorgänge

und Akten für Nachweis und Recherche im VBS sowie die informationstragenden Protokoll-

und Bearbeitungsinformationen zur Steuerung des Verwaltens.

Abbildung 4: Primär-, Meta- und Protokollinformationen30

2.6 Dokument

Das DOMEA-Konzept definiert ein Dokument als den kleinsten Nenner in der

Objekthierarchie zu Akte, Vorgang und Dokument.31 Es enthält mindestens eine

aufgezeichnete Information jeglicher Art oder ein Einzelobjekt, wie bspw. ein Bild, einen

Text oder eine Tabelle. Mehrere Einzelobjekte in einem Dokument bilden ebenfalls eine

Einheit zur vollständigen Angabe der benötigten Informationen und können aus gemischten

Inhalten von Texten, Daten, Grafiken, Bildern, Tonaufnahmen, bewegten Bildern etc.

bestehen.32 Das DOMEA-Konzept definiert weiterhin ein Dokument als ein Schriftstück, das

papiergebunden oder elektronisch erfasst und verwaltet wird. Es kann als FAX, Email,

30 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 146 31 Vgl. Abb. 4 32 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 119; Model Requirements for the Management of Electronic Records, MoReq Specification, Office for Official Publications of the European Communities (Hrsg.), Luxembourg 2001, S. 106

2 Terminologie 2.7 Aufzeichnung

22

Datenbank oder aus anderen Dateien inklusive aller ergänzenden Metadaten, die als

Primärinformation zum zusammenhängenden Verständnis notwendig sind, verstanden

werden. Die Bearbeitung der Dokumente findet in Vorgängen statt. Der Nachweis der

Bearbeitungsprozesse erfolgt durch Geschäftsgangvermerke und Verfügungen sowie durch

Sichtvermerke und Annotationen.33 Wurde in der Papierwelt von einem Schriftstück

gesprochen, findet im elektronischen Zeitalter die Bezeichnung Dokument Verbreitung.34 Im

Unterschied zu einem Schriftstück beeinflusst nicht nur die Haltbarkeit sondern auch die

rasante Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologie den Zugriff auf die

in den Dokumenten enthaltenden Informationen. Im englischen Fachterminus werden

elektronisch produzierte und gespeicherte Dokumente als digital born35 bezeichnet und

bekräftigen die elektronische Herkunft und dessen Herausforderung an die langfristige

Lesbarkeit.36 Der UK T�A 2002 vermerkt, dass ein Dokument zu jeder Zeit als eine

Aufzeichnung37 verstanden werden kann.38

In den MoReq sind die Bezeichnungen elektronisch und digital gleichbedeutend. Dokumente

werden in dem Kontext der vorliegenden Arbeit als elektronische Unterlagen verstanden,

welche als elektronisches Medium des Behördenschriftguts definiert werden.39 Zusammen mit

den Anforderungskatalogen setzen VBS auf die vollständige elektronische Aktenführung und

Archivierung. Daher wird in dieser Arbeit lediglich Bezug auf elektronisch erzeugte und

verwaltete Dokumente genommen.

2.7 Aufzeichnung

Die ursprüngliche Beschreibung von Aufzeichnungen unterlag einer Änderung in der

Ausarbeitung der ISO 1548940. Nach den MoReq und dem UK T�A 2002 bestehen Auf-

zeichnungen aus Dokumenten und den unterschiedlichen Metadaten, die von einer Person

oder Einrichtung aufgrund von Geschäftsvorfällen zu Beginn, während oder nach der

33 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 150 34 In der GGO und RegR wird die Bezeichnung «Dokument» verwendet. 35 Definition: digital geboren 36 Vgl. Government Policy on Archives, Cm 4516, Lord High Chancellor (Hrsg.), London 1999, S. 13 37 Vgl. Abb. 5 38 Vgl. Funcional Requirements for Electronic Records Management Systems: References, The National Archives (Hrsg.), London 2002 (3: Reference Document), S. 20 39 Vgl. KBSt (Band 61, 2005), S. 121 40 Vgl. Healy, S. (2001), S. 129


23

Beendigung einer Tätigkeit erfasst oder empfangen werden und bei dieser Person oder

Einrichtung verbleiben.41

The �ational Archives definiert eine Aufzeichnung als eine logische Einheit, die als eine

formelle Aufzeichnung verstanden wird. Eine Aufzeichnung besteht aus Inhalt und Metadaten

und enthält entweder ein einziges Objekt, wie bspw. ein Word Dokument oder mehrere

Objekte, die zu einer logischen Einheit zusammengefügt wurden. Der Inhalt einer Auf-

zeichnung kann nicht mehr verändert werden. Davon ausgeschlossen sind Metadaten

bezüglich geschützter Markierungen.42 Das UK T�A 2002 vermerkt weiterhin, dass eine Akte

mehrere Aufzeichnungen beinhaltet. Diese können allerdings auch den Charakter einer Akte

übernehmen, der sie zugeordnet ist, besonders wenn diese für den Zugriff zur Verfügung

gestellt werden. Ein Dokument kann zu mehreren Akten zugewiesen werden, wodurch mehr

als eine Aufzeichnung erstellt wird. Jede Lokalisierung wird als eigenständige Aufzeichnung

für das Verwaltungshandeln definiert. Dokumente können verschiedene Verfügungs-

charaktere im Kontext zu unterschiedlichen Akten vorweisen. Dazu ist es wichtig den

Unterschied in einem Konzept zu fixieren, da es sich um eine elektronische Akte mit

mehreren Zuordnungen handelt. 43

Abbildung 5: Der Aufbau eines record44

41 Vgl. Requirements for Electronic Records Management Systems: 1: Functional Requirements, Public Records Office/ The National Archives (Hrsg.), London 2002, S. 5; Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 150 42 Requirements for Electronic Records Management Systems: 3: Reference Document, Public Records Office/ The National Archives (Hrsg.), London 2002, S. 20 43 Ebenda S. 11 44 Vgl. Requirements for Electronic Records Management Systems - Functional Requirements for the Systainability of Electronic Records, Version 1, The National Archives (Hrsg.), London 2006, S. 8


24

In den MoReq wird zusätzlich darauf verwiesen, dass Aufzeichnungen nicht unveränderbar

sind45; sie sind abgeschlossen, damit diese in dem ERMS verwaltet werden können.46

Der für die Bezeichnung von Aufzeichnungen ursprünglich im englischen Fachterminus

einleitende Begriff «Information» wurde mit «Dokument» ausgetauscht, das die physische

Grundlage von Geschäftsprozessen unmissverständliche zum Ausdruck bringt. Die MoReq

definieren Aufzeichnungen als den Grundstein für die gesamte Records Management

Infrastruktur, da sie die Aktivitäten einer Einrichtung abbilden.47

Die Leitlinien des DLM-Forums48 schlagen vier Hauptelemente für elektronische

Aufzeichnungen vor, bestehend aus dem inhaltlich zusammengetragenen Datenarten, der

logischen Struktur, Kontextinformationen zu Metadaten oder verwaltungstechnische

Zusammenhänge und der Darstellung bzw. dem Layout. Sind die ersten drei Elemente

ausschlaggebend, etabliert sich das Layout zunehmend als gesonderter Aspekt der

datenträgerübergreifenden Verwaltung, da das dauerhafte Arbeitsmittel für aufgezeichnete

Daten bis heute noch nicht entwickelt wurde.49

In Australien werden Aufzeichnungen generell mittels Computertechnologie erstellt,

kommuniziert und aufbewahrt. Aufzeichnungen liegen demzufolge in elektronischer oder

digitalisierter Form vor, die aus Word-Anwendungen, Dokumenten, Tabellenkalkulationen,

Multimedia-Präsentationen, Emails, Webseiten und Onlinetransaktionen erstellt werden.50

Australien fasst die verschiedenen Dokumententypen unter dem Begriff der Aufzeichnung

zusammen.

Für die Definition von Aufzeichnungen wurden der UK T�A 2002 vom britischen

Nationalarchiv, die MoReq der Europäischen Kommission sowie die Leitlinien des DLM-

Forums verwendet und ist für den angestrebten Vergleich relevant.

45 Vgl. Model Requirements for the Management of Electronic Records, MoReq Specification, Office for Official Publications of the European Communities (Hrsg.), Luxembourg 2001, S. 106 46 Ebenda S. 9 47 Ebenda S. 112 48 Kommission, bestehend aus Experten aus Industrie, Forschung, Verwaltung und Archiven, die im Auftrag der Europäischen Kommission für das «Gedächtnis der Informationsgesellschaft» fungiert 49 Vgl. Leitlinien für den Umgang mit elektronischen Informationen, Maschinenlesbare Daten und elektronische Dokumente, Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften (Hrsg.), Luxemburg 1997, S. 13 50 Vgl. Digital Recordkeeping - Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, National Archivs of Australia (Hrsg.), Canberra 2004, S. 13

2 Terminologie 2.8 Vorgang «» Volume/Part «» Prozess

25

2.8 Vorgang «» Volume/Part «» Prozess

Durch die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung liegen „alle für die Bearbeitung notwendigen

Dokumente“51 in einer elektronischen Akte vor. Das DOMEA-Konzept unterscheidet

Vorgänge in der Objektsicht und der Prozessschicht. Die Objektsicht bzw.

dokumentenbezogene Sicht umfasst die Gesamtsicht einer Einzelmaßnahme bzw. eines

Geschäftsvorfalls mit chronologisch geordneten Dokumenten in einem Vorgang. Ausgehend

von der Prozessschicht beschreibt der Vorgang die Bearbeitungsschritte, bspw. der Nachweis

des Posteingangs oder die Mitzeichnung, welche von mindestens einem Bearbeiter in einer

bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden.52

In den MoReq wird unter der Registrierung von Aufzeichnungen zwischen einem standard

capture process53 und einem bulk import of records54 unterschieden. Die Erfassung besteht

aus der Registrierung, Klassifizierung, Indexierung von Metadaten und der Aufbewahrung

von Aufzeichnungen in einem System, das Aufzeichnungen verwaltet.55 Durch den Import

gelangen mehrere identische Aufzeichnungen gleichzeitig in ein ERMS oder es findet ein

Transfer von einem EDMS zu einem ERMS statt.56 In einem ERMS werden Aufzeichnungen

in parts gespeichert, die Bestandteil eines folders sind. 57 In den MoReq2 wird der Import von

Protokolldaten zusammen mit Aufzeichnungen definiert. Der TNA-Anforderungskatalog an

ein ERMS beinhaltet ebenfalls die Anforderung für umfangreiche Importe, um diese zu einem

folder bzw. folder part im ERMS und den wesentlichen Metadatenstrukturen zu hinterlegen.58

In den MoReq bzw. MoReq2 wird die Bezeichnung volume statt part verwendet.59 Der

Unterschied der beiden Prozesse entsteht durch die in den MoReq bzw. MoReq2 bezeichneten

Abgrenzungen zwischen EDMS und ERMS.60 Durch den angestrebten Vergleich in dieser

Arbeit, sind beide Prozessarten für die Arbeit wesentlich.

51 Vgl. IT-gestützte Vorgangsbearbeitung, Grundlagen der Infora GmbH [ohne Datum], S. 15 52 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 148 53 Definition: standardisierten Erfassungsprozess 54 Definition: umfassenden Import 55 Vgl. Model Requirements for the Management of Electronic Records, MoReq Specification, Office for Official Publications of the European Communities (Hrsg.), Luxembourg 2001, S. 103 56 Ebenda S. 42 57 Vgl. Requirements for Electronic Records Management Systems: 3: Reference Document, Public Records Office/ The National Archives (Hrsg.), London 2002, S. 4 58 Vgl. Test Script: 00-Underlying Configuration, TS 00 V1, The National Archives (Hrsg.), London 2003, S. 2 59 Vgl. Model Requirements for the Management of Electronic Records, MoReq Specification, Office for Official Publications of the European Communities (Hrsg.), Luxembourg 2001, S. 9 60 Vgl. Scoping report for the developement of the Model Requirements for the management of electronic records (MoReq2) - Annex 9, DLM Forum Working Group (Hrsg.), Version 3, 2006, S. 17

2 Terminologie 2.9 Akte «» Virtueller Container

26

2.9 Akte «» Virtueller Container

Generell werden papierbezogene und elektronische Akten sowie Hybridakten unterschieden,

die durch Geschäftsvorfälle entstehen und entsprechend eine systematische Zusammen-

stellung von Dokumenten und Vorgängen mit einem Geschäftszeichen, bestehend aus

Aktenzeichen und Kurzbezeichnung der aktenführenden Organisationseinheit, bündeln.61 Es

wird zwischen Sachakte und Fallakte, eine Sonderform der Einzelsachakte, differenziert.62.

Die Sachakte fasst sachlich bzw. inhaltlich zusammengehörende Schriftstücke zusammen.

Dem allgemeinen Sachverhalt wird mit der Erstellung von Fallakten der Einzelfall

gegenübergestellt. Die wesentlichen Eigenschaften von gleichartigen Fallakten sind die

Entstehung in größerer Anzahl, die Bearbeitung gleicher Verfahren und die Unterscheidung in

einem formalen Merkmal gleichartiger Fallakten einer Fallaktenreihe. In Behörden entstehen

Fallakten durch die Beziehung zu Personen, Firmen und Verbänden. Die Personalakte ist die

häufigste Form der Fallakte.63 In einer elektronischen Akte werden einzelne Bearbeitungs-

einheiten bzw. Geschäftsvorfälle als kleine Ordnungseinheiten bzw. Vorgänge geführt64,

bestehend aus einem eigenen Vorgangskennzeichen und einer treffenden Inhalts-

bezeichnung.65

Die hybride Aktenführung besteht aus nebeneinander parallel geführten elektronischen und

papierbezogenen Akten. Unterschiedliche Medien verursachen Medienbrüche.66 Quer-

verweise in den Metadaten der elektronischen Akte zu Papierdokumenten sind demzufolge

essentielle Faktoren für ein redundanzfreies und vollständiges Speichern. Gleichzeitig finden

Digitalisierungsprozesse physischer Dokumente statt.

Im britischen Raum werden Akten grundsätzlich als allumfassende «virtuelle Container»67 für

die Ansammlung mehrerer Aufzeichnungen bezeichnet. In einer Akte können Bände gebildet

werden, welche eine große Anzahl anfallender Aufzeichnungen nach bspw. der zeitlichen

Abfolge gliedern. Die Akte ist als ein Aktenbestand im Aktenplan lokalisiert, bildet die

61 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 153 62 Vgl. Hoffmann, H. (2005), S. 51 ff 63 Vgl. Hoffmann, H. (2000), S. 144 ff 64 Vgl. Abb. 6 65 Vgl. Moderner Staat - Moderne Verwaltung, Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO), Bundesministerium des Innern (Hrsg.), Berlin 2001, S. 19 ff. 66 Vgl. Gulbins, J.; Syfried, M.; Strack-Zimmermann, H. (2002), S. 6 67 Vgl. Requirements for Electronic Records Management Systems: 3: Reference Document, Public Records Office/ The National Archives (Hrsg.), London 2002, S. 3

2 Terminologie 2.10 Aktenplan «» Aktenplandatei «» Klassifikationssystem

27

Primäreinheit des Records Managements und ist aus Metadaten konstituiert. Einige dieser

Metadaten können entweder Merkmale von dem Aktenbestand, die zu der Akte gehören,

beinhalten oder auf die Merkmale der Aufzeichnungen, welche die Akte beinhaltet,

verweisen.68

In den MoReq wird file bzw. electronic file69 für die Bezeichnung der elektronischen Akte

verwendet. Das UK T�A 2002 hält fest, dass der Begriff file aufgrund von Verwirrung im

Kontext zu elektronischen Dokumenten nicht verwendet und stattdessen als folder und

electronic folder angegeben wird. Für MoReq2 wird letztendlich die Bezeichnung file als

einheitlicher Begriff für elektronische Akten verwendet.

Für diese Arbeit liegt der Fokus auf der vollständigen elektronischen Aktenführung und

schließt physische Akten aus. Die aus einer hybriden Aktenführung entstehenden Probleme

werden dagegen für den notwendigen Gesamtkontext einbezogen.

2.10 Aktenplan «» Aktenplandatei «» Klassifikationssystem

Im System der behördlichen Schriftgutverwaltung bildet der Aktenplan ein zentrales Element,

der die gesamten Aufgaben einer Behörde umfasst.70 Dieser ist ein mehrstufiges und stabiles

Ordnungs- und Registriersystem und wird an den behördlichen Aufgaben entwickelt. Als eine

hierarchische Gliederung bildet dieser das Erfassen und numerische Kennzeichnen von

Sachakten71 ab und ermöglicht die sachbezogene Zuordnung. Die empfohlenen fünf

Gliederungsstufen bestehen aus der Hauptgruppe, Obergruppe, Gruppe, Untergruppe und

Betreffseinheit. Jede Aktenplaneinheit beinhaltet ein Aktenplankennzeichen und eine Inhalts-

bezeichnung. Der Aktenplan bildet lediglich den Rahmen für ein Aktenverzeichnis und wird

nur für das Ordnen und Ermitteln von Sachakten eingesetzt.72 Das Aktenverzeichnis dient als

zentrales und unverzichtbares Registriermittel aller angelegten Akten nach der Ordnung des

68 Vgl. Requirements for Electronic Records Management Systems: 3: Reference Document, Public Records Office/ The National Archives (Hrsg.), London 2002, S. 3 69 Vgl. Model Requirements for the Management of Electronic Records, MoReq Specification, Office for Official Publications of the European Communities (Hrsg.), Luxembourg 2001, S. 7; darin werden die PRO Functional Specification of “electronic file” (Annex 1 references [2]) verwendet 70 Dieser orientiert sich nicht an Teilen der Behörde und wird auch Gesamtaktenplan genannt 71 Vgl. 1.9 72 Vgl. Hoffmann, H. (2000), S. 199 ff; Hoffmann, H. 2005, S. 21 ff; Moderner Staat - Moderne Verwaltung, Registraturrichtlinien für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und Dokumente) in Bundesministerien (RegR), Bundesministerium des Innern (Hrsg.), Berlin 2001, S. 17

2 Terminologie 2.10 Aktenplan «» Aktenplandatei «» Klassifikationssystem

28

Aktenbestandes.73 Aktenplan und Aktenverzeichnis sind zwei selbständige Hilfsmittel. Die

Zusammenlegung der beiden Ordnungsbereiche führt zu Schwierigkeiten der Gliederungs-

stufen bei zahlreichen Sachakten, da die kleinste Aktenplaneinheit gleichzeitig die

Bezeichnung der «Akte» belegt, so dass alle anfallenden Schriftstücke eine einzige

Ordnungseinheit bilden. Der Aktenplan führt jedoch nicht die Sachakte selbst auf und darf

nicht bis zu dieser Tiefe gegliedert werden. Eine Abgrenzung dieser Ordnungsbereiche ist

wesentlich, um «Wildwuchs» und Umfang zu verhindern und die Übersicht durch die

Zunahme kurzlebiger Akten nicht zu gefährden.74

Das DOMEA-Konzept beschreibt den Aktenplan als das wichtigste Werkzeug für die

papierbezogene und elektronische Schriftgutverwaltung.75 In der Registraturrichtlinie der

Bundesministerien wird für die elektronische Version die Bezeichnung «Aktenplandatei»

aufgeführt.

Im englischen Raum werden die Gliederungsstufen als classes bezeichnet, welche über einen

oder mehrere Stufen in der Hierarchie des Aktenplans bis hin zu den Akten, den «virtuellen

Containern» sachbezogener Aufzeichnungen, führt. classes werden als Attribute für folder

verstanden. Unter dem UK T�A 2002 wird der Aktenplan als eine vollständige Bündelung

bestehend aus Kategorien und Akten verstanden und spiegelt das Geschäft einer Organisation

durch eine für diese bestgeeignete Struktur wider. Dies gewährleistet das Verwalten von

Aufzeichnungen.76

In den MoReq/MoReq2 wird ausschließlich der Begriff des Klassifikationssystems in Bezug

auf die ISO 15489 verwendet. Ein Klassifikationsschema ist eine allgemein gehaltene

Definition für die Kategorisierung der Aufzeichnungen in Einheiten, um ein gesamtes

Hierarchiegefüge des Klassifikationssystems abzubilden. Es besteht aus der vollständigen

Bündelung aller Gliederungsstufen. Es werden keine Vorgaben zur Gliederung, die auf

Funktionen, Aktivitäten oder Themen basieren könnten, definiert.77 Das Klassifizieren wird

synonym für Ordnungssysteme verwendet.78 Dadurch wird den umfangreichen Anforde-

73 Vgl. Hoffmann, H. (2000), S. 173 74 Vgl. Ebenda, S. 202; Hoffmann, H. (2005), S. 23 ff 75 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 111. 76 Vgl. Requirements for Electronic Records Management Systems. 3: Reference Document. Hrsg vom Public Records Office (Hrsg.), London 2002, S. 1 ff 77 Ebenda 78 Vgl. Poetzsch, E. (2004), S. 5

2 Terminologie 2.11 Zusammenfassung terminologischer Differenzierungen

29

rungen an ein ERMS und das Verwaltungshandeln mehr Freiraum für das Anwenden

unterschiedlicher Werkzeuge für die Prozessphasen gegeben.

Der Aktenplan bzw. die Aktenplandatei enthält zudem wesentliche Steuerungsfunktionen, wie

Fristen- oder Bewertungsverzeichnisse, welche im Aktenplan bzw. Fristenkatalog hinterlegt

werden und bei der Neuanlage eines Dokuments bzw. records, Vorgangs bzw. parts und Akte

bzw. folders übernommen werden. Diese erfüllen eine wesentliche Funktion für den elektro-

nischen Aussonderungsprozess in deutschen sowie britischen Verwaltungen.79

Für diese Arbeit sind der Aktenplan bzw. die Aktenplandatei und das Aktenverzeichnis als

nachhaltige und prozessübergreifende Instrumente für den Ordnungs- und Registrierrahmen

entscheidend.

2.11 Zusammenfassung terminologischer Differenzierungen

Die Unterscheidung zwischen der Terminologie nach dem DOMEA-Konzept zu Akte,

Vorgang, Dokument und nach der UK T�A 2002 zu folder, part und record zeigt die folgende

Abbildung. Darin wird die dreistufige Definition der beiden Länder deutlich. Nach dem UK

T�A 2002 beginnt der Entstehungsweg mit der Erstellung der Aufzeichnung, bestehend aus

verschiedenen Komponenten80, die als Version und als Extrakt hervorgeht. Für

datenschutzbezogene Daten wird ein Extrakt herausgegeben. Daneben wird die aus dem

DOMEA-Konzept geltende hierarchische Gliederung Dokument, Vorgang und Akte

dargestellt.

79 Vgl. Requirements for Electronic Records Management Systems: 3: Reference Document, Public Records Office/ The National Archives (Hrsg.), London 2002, S. 13, 16; DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 82 80 Definition: Komponente beschreiben die unterschiedlichen multimedialen Formen, bspw. einer Webpage. Dieser Begriff wurde aufgrund der Vollständigkeit aufgeführt.

2 Terminologie 2.12 Elektronische Archivierung «» Langzeitarchivierung

30

Deutschland Großbritannien

Abbildung 6: Gegenüberstellung deutscher und englischer Terminologie81

2.12 Elektronische Archivierung «» Langzeitarchivierung

Verstärkt treten mit dem elektronischen Zeitalter verschiedene Formulierungen auf, wie z.B.

die «digitale Langzeitarchivierung». Langzeitarchivierung, ein Begriff der im Fachterminus

der Archivwelt dagegen nicht existiert, da zu archivierende Bestände gleichzeitig ewig

aufzubewahrende Quellen sind, sei es aus rechtlichen, administrativen oder historischen

Gründen82. Es handelt sich hierbei mehr als nur um die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen,

die vorab steuerrechtlich relevante Daten in einer Zeitspanne vorgeben. Mit der Bezeichnung

«Langzeit» soll ein nicht näher fixierter Zeitraum definiert werden. Ausschlaggebend sind

81 Vgl. Requirements for Electronic Records Management Systems: 1: Functional Requirements, Public Records Office/ The National Archives (Hrsg.), London 2002, S. 7; DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.0 Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0 Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2004 (Schriftenreihe der KBSt Band 66), S. 13 82 Vgl. Reimann, N. (2004), S. 208ff

2 Terminologie 2.13 eGovernment

31

laut Schwens und Liegmann nicht vorhersehbare technische und soziokulturelle

Veränderungen, welche die Nutzungssituation digitaler Ressourcen durch rasante

Entwicklungszyklen umgestalten. Die Nutzerinteressen basieren auf der Auf- und Abwärts-

kompatibilität traditioneller und moderner Systemumgebungen. Ferner liegt die Bedeutung in

der Bezeichnung der «Langzeit» für die Bestandserhaltung in der Erarbeitung nachhaltiger

Strategien, die dem Informationsmarkt verursachten Wandel entgegenwirken. Für

Unternehmen sind eine revisionsichere Archivierung beliebiger Datenformate, ein

transparenter Zugriff auf unterschiedlich umfangreiche Datenbestände sowie das

Informationsretrieval wesentlich.83 Für Archive sowie auch für Museen und Bibliotheken ist

nach wie vor die dauerhafte Abspeicherung und Verfügbarkeit elektronisch historischer

Quellen der Gesellschaft beginnend aus dem 20. Jahrhundert zu verstehen.84 Die Arbeit

beruht auf der archivarischen Sicht. Die Bezeichnungen Aufbewahrung und Lagerung werden

für den vordefinierten Zeitraum bzw. für die Zwischenarchivierung verwendet, während

Archivierung grundsätzlich die Endarchivierung bzw. die dauerhafte Archivierung

bezeichnet.

2.13 eGovernment

Elektronisches Government bezeichnet die effektive und effiziente Verbindung von IT und

Verwaltungsmodernisierung. Weitgefasste Definitionen des Begriffs eGovernment reichen bis

zu Gremien und Initiativen, mit dem Versuch notwendige Standards zu definieren. Dies

beginnt bei lokalen und regionalen Arbeitsgruppen, geht über Programme der

Landesregierung, übergreifende Standardisierungsinitiativen wie die Standardschnittstelle

XML in der öffentlichen Verwaltung (XÖV)85 und Online Services Computer Interface

(OSCI)86, bis hin zu den Aktionen der Bundesregierung und den Programmen der EU. Die

elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung definiert

den kleinsten Ansatz der eGovernment Strategie und wurde erstmalig für alle

Verwaltungsebenen in einem Katalog provisorischer Vorhaben entwickelt.87 Die Voraus-

setzungen gliedern sich in Rahmenbedingungen, Standards sowie Infrastruktur und Dienste,

83 Vgl. Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument, Bericht Nr. 3/2002, Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.), Köln 2002, S. 42 84 Vgl. Schwens, U.; Liegmann, H. (2004), S. 567 85 Vgl: http://www.kbst.bund.de/cln_046/nn_836980/sid_0EFD6C703EAE254999B671F2C677F7C7/ SharedDocs/Hintergrundinfos-kbst/2006/xoev__xml__in__der__oeffentlichen__verwaltung.html__nnn=true 86 Vgl: http://www.kbst.bund.de/cln_046/nn_836980/SharedDocs/FAQ/35__liste__dasi__vps/dasi__vps__frage_ _5__2.html__nnn=true 87 Vgl.: Sonderausgabe zum eGovernment, Die Zeitung für IT-gestützte Verwaltung von Kommunen und Staat, Jg. 7, Nr. 2/07, S. 14

2 Terminologie 2.13 eGovernment

32

die auf eine bundesweite Koordination hinauswachsen sollen. Es ist das Ziel die

Wirtschaftlichkeit durch kostenminimierende elektronische Vorgangsbearbeitungen anzu-

kurbeln und medienbruchfreie und sichere Kommunikation zwischen Bürger, Verwaltung und

Wirtschaft zu schaffen.88 Im Fokus stehen die Umsetzung der effektiven Kooperation

zwischen den Verwaltungen der einzelnen Bundesländer, um föderale Strukturen im täglichen

Verwaltungsbetrieb zu überwinden, darüber hinaus den Weg für die Beseitigung des

Informations- und Kommunikationstechnischen-Flickenteppichs (IKT) zu ebnen und

stattdessen für die Softwareentwicklung frei zu geben.

88 Unter dem 13. Anwenderforum, dass von der Infora GmbH in Kooperation mit dem Bundesministerium des Innern und der Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin durchgeführt wurde, stand die effektive Umsetzung der eGovernment-Initiativen zur Debatte; u. a. wurde deutlich, dass die Technik nur so gut ist, wie die Umsetzung bei dem Bearbeiter. Ferner liegt der Wunsch zur Überarbeitung der GGO, RegR

3 Voraussetzungen und Grundlagen der elektronischen Aktenführung und Archivierung 3.1 Ausgangssituation in Deutschland: Von der Papierakte zur elektronischen Verwaltung

33

3 VORAUSSETZUGE UD GRUDLAGE DER ELEKTROISCHE AKTEFÜHRUG UD ARCHIVIERUG

3.1 Ausgangssituation in Deutschland: Von der Papierakte zur elektronischen Verwaltung

Angesichts bereits bestehender Rahmenbedingungen und Anforderungen in der klassisch

papierbezogenen Schriftgutverwaltung können diese Kriterien für die aktuelle elektronische

Aktenführung nicht verkannt werden. Ordnungssicherheit und Rechtssicherheit sowie Wirt-

schaftlichkeit sind die Wechselbeziehungen für fundamentales Verwaltungshandeln.

Das konventionelle Schriftgut89 bildet in einer systematischen Zusammenstellung aus

mindestens einem Sachverhalt und in einem zeitlichen Bezug stehend die Akte. Diese ist für

den Nachweis des Verwaltungshandelns ausschlaggebend, da daraus Entstehung und

Geschäftsführung einer Verwaltung rekonstruiert werden können. Die Anforderungen der

Ordnungsmäßigkeit und Rechtssicherheit werden durch eine Reihe an Gesetzen,

Rechtsverordnungen und Erlassen geregelt, die von den Verwaltungsverfahrensgesetzen über

die Archivgesetze bis hin zum Datenschutz reichen. Insofern unterliegt das

Verwaltungshandeln rechtlichen und gesetzlichen Anforderungen. Kurze Recherchezeiten

sind ein entscheidendes Kriterium der Wirtschaftlichkeit. Einerseits ist in öffentlichen

Verwaltungen die Effektivität im Sinne der Zweckmäßigkeit grundlegend, zum anderen ist

die Wirtschaftlichkeit auf Kostenersparnis und Produktivitätsverbesserung durch ein

günstiges Verhältnis von Mitteleinsatz und Erfolg bei der Schriftgutverwaltung ausgerichtet.90

Letztendlich stehen existierende Rahmenbedingungen und Anforderungen in einer engen

Wechselbeziehung. Konstruktiv knüpfen die Aufgaben der Schriftgutverwaltung an,

bestehend aus dem Ordnen, Registrieren, Aufbewahren, Bereitstellen und Aussondern. Dies

ermöglicht für die konventionelle Schriftgutverwaltung die Nachprüfbarkeit und

Revisionssicherheit für das Verwaltungshandeln, die Gewährleistung einer langfristigen

revisionssicheren und beweiskräftigen Aufbewahrung sowie einer aussagekräftigen,

authentischen und integren Archivierung behördlicher Unterlagen.

89 unter bestimmten Faktoren wurden Tonträger und Mikroverfilmungen mit dazu gerechnet 90 Vgl. Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument, Bericht Nr. 3/2002, Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.), Köln 2002, S. 10


34

Unterstützende Instrumente der Schriftgutverwaltung sind bspw.:

• der Aktenplan, der das wichtigste Ordnungsmittel für das behördliche Schriftgut bildet;

• der Fristenkatalog, der die Aufbewahrungsfristen beinhaltet, die den normativ fixierten

Zeitraum für die notwendige Aufbewahrung des Schriftguts in der Verwaltung enthält, bis

das Schriftgut nach dessen Ablauf geordnet und unverändert dem zuständigen Archiv

angeboten werden muss. Das Archiv nimmt auf archivfachlicher Grundlage, im

Benehmen mit der anbietenden Behörde die Bewertung der Archivwürdigkeit des

angebotenen Schriftguts vor.

Ein weiterer ausschlaggebender Blick ist auf die Organisation der analogen

Schriftgutverwaltung gerichtet. Für ein konventionell effektives Arbeiten wurde 1978 in dem

Gutachten der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt)

„Grundlagen der Verwaltungsorganisation“91 die dezentrale Registratur empfohlen. Die so

genannte Sachbearbeiterablage sollte den Arbeitsablauf durch unnötige Transportwege und

Wartezeiten beschleunigen und Doppelarbeit vermeiden.92 Daher bot sich damals die

dezentrale Aktenordnung für eine große Behörde an, die nicht räumlich konzentriert

untergebracht wurde. Dagegen strebt das Prinzip der zentralen Aktenordnung eine möglichst

große inhaltliche Vollständigkeit der Akten an und ist bspw. für die Generalakten der

Justizbehörden bedeutend.93 Durch die Erkenntnis der KGSt, sich an den gesamten Aufgaben

statt zu vereinzelten Verwaltungseinheiten zu orientieren, wurde dem Umweltschutz eine

zentrale Organisation und die Führung einschlägiger Akten als Aktensachgruppen empfohlen.

Logische und physische Strukturen konnten dadurch unabhängig und durchgängig für jede

institutionelle Veränderungen aufgebaut werden. Damit waren die Empfehlungen zur

dezentralen Aktenordnung der physischen Aufbewahrung überholt. Die archivischen

Pflichtaufgaben werden durch das Bundesarchivgesetz und die jeweiligen Landes-

archivgesetze geregelt und nehmen eine politische und kulturelle Rolle für die Sicherung

rechtsrelevanter, wissenschaftlicher und historischer Forschung ein. Abgeschlossenes und

nicht mehr benötigtes Schriftgut wird für den entsprechenden Aufbewahrungszeitraum in

einem Zwischenarchiv bzw. in der Altregistratur gelagert und durch Aufbewahrungsfristen

abschließend kassiert oder endarchiviert. Das Zwischenarchiv bildet das Bindeglied zwischen

91 Vgl. Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument, Bericht Nr. 3/2002, Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.), Köln 2002, S. 13 92 Ebenda S. 8 ff 93 Vgl. Hoffmann, H. (2005), S. 64


35

Registratur und Endarchiv, da es die Verwaltung entlastet und unkontrolliertes Vernichten

von Informationsgut vermeidet.94

In den 1990er Jahren entstand durch den Umzug der Mehrheit der deutschen Bundesbehörden

von Bonn nach Berlin ein standortverteilter Schriftverkehr, welcher den Ausgangspunkt des

Verbundprojekts POLIKOM zur Untersuchung und Erprobung neuer Formen der

Arbeitsorganisation, der standortverteilten Telekooperation sowie Vorgangsbearbeitung

bildete. Der für die technische Struktur eingerichtete Informationsverbund Berlin-Bonn

(IVBB), stellte die Email-Versendung, den Zugang zum Internet und Intranet, die

Videokonferenzen, die elektronisch zu führenden Verzeichnisdienste sowie den gesicherten

Nachrichtenaustausch bereit. Die schrittweise Umstellung des Schriftverkehrs in eine

elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in einem VBS bildete dabei die größte

Herausforderung für die Bewältigung der Verwaltung auf räumliche Distanzen.95 Das 1996

entwickelte DOMEA-Pilotprojekt wurde für die Erprobung IT-gestützter

Vorgangsbearbeitungen eingesetzt und 1999 mit dem DOMEA-Konzept, das grundlegende

Anforderungen an VBS definierte, abgeschlossen. VBS wurden unter dem „Projekt

papierarmes Büro“96. und hinsichtlich der DOMEA-Tauglichkeit geprüft. Im Jahre 1997

übernahm die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informations-

technik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBSt) die Umsetzung

und Leitung des DOMEA-Konzepts.97 Zum damaligen Zeitpunkt beinhaltete das

DOMEA-Konzept ein erstes zentrales Organisationskonzept für IT-gestützte Vorgangs-

bearbeitungen sowie einen Anforderungskatalog für die Implementierung des DOMEA-

Konzepts in VBS. In dem Konzept wird bereits die Notwendigkeit einer vollständigen

elektronischen Vorgangsbearbeitung, die Abbildung rechtssicherer, durchgängig elektro-

nischer behördlicher Geschäftsprozesse, eines medienbruchfreien und vollständigen digitalen

Aktenaustauschs und die Aussonderung für eine dauerhafte Aufbewahrung sowie die

zugehörigen Fachanforderungen zur Umsetzung beschrieben. Die vorgangsgesteuerte

Kommunikationsinfrastruktur zum Aktenaustausch gewährleistete zusammen mit dem

empfohlenen Aussonderungsverfahren die erforderlichen Voraussetzungen zur Moderni-

sierung der Schriftgutverwaltung.98 Seitdem wurde das DOMEA-Konzept fortgeschrieben und

94 Vgl. Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument, Bericht Nr. 3/2002, Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.), Köln 2002, S. 13 ff 95 Vgl. Wettengel, M. (1999), S. 1 ff 96 Zitiert Ebenda 97 Vgl. Göttsche, P. (2006), S. 2 ff 98 Vgl. Wettengel, M. (1999), S. 2


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überarbeitet sowie mit Erweiterungsmodulen für eine durchgehende elektronische Verwaltung

erweitert. Der Anforderungskatalog dient zur Zertifizierung verwaltungskonformer VBS 99

Unter dem Titel «Stiefkind Schriftgutverwaltung»100 äußerten sich bereits E. Lutterbeck 1975

und der KGSt-Bericht 2002 über die mangelnde Aufmerksamkeit der Fortschreibung der

konventionellen Schriftgutverwaltung. Ein wesentliches Kriterium sind dabei versäumte

Aktualisierungen der Schriftgutverwaltung durch technische und organisatorische

Entwicklungen. Prozesse und Strukturen veränderten die Verwaltungslandschaft in

Deutschland. Der KGSt-Bericht hinterfragt bereits die Aktualität der konventionellen

Schriftgutverwaltung, hinsichtlich der Anforderungen der Ordnungsmäßigkeit, Rechts-

sicherheit und Wirtschaftlichkeit. Die Begründung veranschaulicht die folgende Abbildung.101

Abbildung 7: eue Rahmenbedingungen an die konventionelle Schriftgutverwaltung102

99 Vgl. 2.3.3.5 100 Zitiert Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument, Bericht Nr. 3/2002, Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.), Köln 2002, S. 15 101 Ebenda 102 Ebenda


37

Die technische Umstellung am Arbeitsplatz zur Unterstützung der Sachbearbeitung wurde

laut dem KGST- Bericht ungesteuert eingesetzt und ist „Verursacher einer unübersichtlichen

Schriftgutverwaltung zu Lasten der gebotenen Effektivität und Effizienz“103, besonders bei

schwach strukturierten Arbeitsabläufen mit individuellen Gestaltungsmöglichkeiten. Die

Vernetzungen der PC am Arbeitsplatz ermöglichen neue Wege der Bürokommunikation, wie

bspw. Textverarbeitung, Grafiken, Tabellenkalkulationen oder Internetzugang. Der Umgang

mit dem elektronischen Postverkehr, der Email, ist derzeit das stärkste gravierende Problem.

Durch individuelles Arbeiten mittels PC entstehen beliebige Ablagen der Dokumente,

besonders bei Sachbearbeiterablagen.104 Hier entsteht gegenwärtig die größte Gefahr der

unkontrollierten Ablage und Speicherung von Dokumenten auf persönlichen Benutzerkonten.

Dies widerspricht dem Prinzip der Vollständigkeit. Der konsequente Gebrauch von IT

beeinflusst daher die zukünftig funktionelle Organisation bei der Erstellung und Bearbeitung

elektronischer Dokumente erheblich.105 Darüber hinaus sind diese durch einfaches

Überschreiben in ihrer Authentizität schneller gefährdet und erfordern neben prozess-

gesteuerten Vorgängen zusätzliche Tätigkeiten zum Dokumenten Management, um fest zu

stellen, „wer, wann welche Informationen bearbeitet hat“.106 Angaben zum elektronischen

Dokument selbst sowie der Laufweg der gesamten Bearbeitungsschritte müssen daher

zusätzlich erfasst werden. In Form von Metainformationen werden diese beiden Bereiche der

Datenerfassung in den Prozess der elektronischen Aktenführung aufgenommen.

Die wesentlichen Ursachen für Medienbrüche sind hybride Akten durch einseitig angewandte

Office Software Anwendungen, der zunehmende Email-Gebrauch für zu korrespondierende

elektronische Unterlagen. Der Ausdruck auf Papier und die Speicherung elektronischer

Dokumente auf unterschiedlichen Laufwerken löst nicht das revisionssichere Archivieren und

ist keine dauerhafte Alternative. Die Daten analoger Dokumente müssen in der elektronischen

Akte erfasst werden, um wirtschaftliches Handeln zu ermöglichen. Eine vollständige

elektronische Vorgangsbearbeitung vermeidet derartige Medienbrüche, verhindert die

Informationsredundanz und regelt unkontrolliert steigende Datenmengen. Die Entwicklung

von VBS fand in Anlehnung an die Prozesse der Verwaltungstätigkeit und der

Aussonderungsverfahren vollständig abgeschlossener Vorgänge statt. Mechanisch generierte

Prozesse unterstützen effektiv die Dokumentation der Erfassung einzelner Dokumente sowie

103 Zitiert Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument, Bericht Nr. 3/2002, Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.), Köln 2002, S. 16 104 Ebenda S. 37 105 Ebenda S. 16 106 Zitiert Ebenda S. 30


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die Bearbeitungsschritte eines Vorgangs. Dies entspricht der grundlegenden rechtlichen

Anforderungen und Rahmenbedingungen zur Ordnungsmäßigkeit, Rechtssicherheit und

Wirtschaftlichkeit. Die anknüpfende Erschließung und Zugangsgewährleistung des

kulturellen Erbes kann durch digitale Archive umgesetzt werden. Die Unterstützung von

VBS, für die vollständig elektronisch ablaufenden Prozesse, ermöglicht den durchgehenden

Lebenszyklus elektronischer Dokumente von deren Erfassung bis zur Archivierung.

Die eGovernment-Initiativen streben nach einer Aktualisierung und optimalen Nutzung der

Informations- und Kommunikationstechnik sowie der Strukturen des Öffentlichkeitssektors.

Darüber hinaus werden eine stärkere Kooperation zwischen Wirtschaft und Verwaltung, eine

einheitliche Entwicklung von Dienstleistungen sowie die Anpassung gesellschaftlicher

Veränderungen gefordert.107 Das übersteigt die Ansprüche an die technischen Anwendungen

in den Verwaltungen und deren interne Vernetzung und verlangt weitere Veränderungen der

Schriftgutverwaltung.108

Das Informations- und Wissensmanagement beeinflusst die Verwaltung elektronischer

Unterlagen als ein anknüpfender Prozess. Der technologische Wandel, die globale Vernetzung

wirtschaftlicher Beziehungen sowie der durchgehende Zugang zu weltweit vorhandenen

Informationen entwickelten sich zu einem zentralen Faktor in privatwirtschaftlichen sowie

öffentlichen Verwaltungen und sind der Anlass für das Wissensmanagement. Durch die

rasche Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologie, wie bspw.

Datenbanken, Internet oder Portaltechnologie, stieg die Bedeutung des vorhandenen Wissens

als Ressource für jedermann und die Entstehung einer kollektiven und geteilten Wissensbasis.

Wachsende Ansprüche durch zunehmende dynamische und komplexere Informationen sowie

die Ansprüche an die Verwaltung setzen ein funktionierendes Wissensmanagement voraus,

welches verschiedenen Disziplinen, wie der Betriebswirtschaft- und Managementlehre, der

Informatik oder der Organisationspsychologie unterliegt.

Das Wissensmanagement und die Verwaltung elektronischer Unterlagen stehen in einer

wesentlichen Wechselbeziehung für die heutige Informationsgesellschaft. In Form von

Information wird Wissen in Dokumenten und Informationssystemen gespeichert, bearbeitet

und bewertet. Auf organisatorischer Ebene ist Wissen ein Bestandteil in Routinen, Prozessen

oder Normen und integriert daher das Wissensmanagement. Dieses besitzt verschiedene

107 Zitiert Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument, Bericht Nr. 3/2002, Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.), Köln 2002, S. 19 108 Ebenda


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Bezugsrahmen. Während bspw. Gabi Reinmann-Rothmeier und Heinz Mandl von der

Gesellschaft ausgehen, sehen Franz Lehner und Holger Nohr die Organisation als

Bezugsrahmen.109

Ein funktionierendes Wissensmanagement ermöglicht jederzeit verfügbares Wissen und

integriert es als einen vermehrten Wertschöpfungsprozess in Verwaltungen. Dafür bedarf es

einem strategischen Wissensmanagements, das in das strategische Management integriert ist.

Dieses orientiert sich an einer zukunftsgerichteten Identifikation, Gestaltung, Verwendung

und Erhaltung von Erfolgspotentialen. Das Wissen ist ein Erfolgspotential und wird bewertet,

dokumentiert und organisiert, um eine anschließende Recherche zu komplexen Anfragen in

Suchmaschinen und den effizienten Zugang auf das gesamte Wissen zu ermöglichen.110

Das Wissensmanagement übt einen entscheidenden Einfluss auf die Verwaltung

elektronischer Unterlagen aus, ersetzt diese jedoch nicht. Eine Kommune kann bspw. für

Personalakten, Personenstandsbücher oder Steuerunterlagen keine Suchmaschinen ein-

setzen.111 Das sachbezogene Suchen nach dem Aktenplan findet daher nach wie vor

Anwendung, jedoch unterliegt dieser einer Aktualisierung, da zukünftig zahlreiche kurzlebige

Fallakten entstehen werden.112 Während die IT-Erfahrungen der Dokumentation zum Aufbau

von Wissensdatenbanken entscheidende Auswirkungen auf die prozessorientierte Verwaltung

elektronischer Unterlagen ausüben, bildet diese gleichzeitig eine grundlegende Voraussetzung

für ein praktikables Wissensmanagement.113

Das �eue Steuerungsmodell setzt auf greifbares Wissen und die kundenorientierte

Entwicklung innerhalb der eGovernment Dienstleistungen. Zur Wirtschaftlichkeit der

deutschen Bundesregierung sollen überflüssige Vorschriften sowie bürokratische Auflagen

abgebaut werden. Die Bestrebungen zur Verwaltungsmodernisierung können ohne den

Einsatz moderner IT nicht realisiert werden.114 Zu diesem Zweck baut die Bundesregierung

auf die Erkenntnisse und Erfahrungen der partizipierenden Softwareentwicklung. Dessen

anwendungsorientierte Entwicklung der Web-Anwendungen beruht auf jahrzehntelanger

Forschung und Praxis. Das Ziel ist es die Abnehmer der Dienstleistungen, d. h. dem Anliegen

109 Vgl. Nohr, H. (2004), S. 257 ff; Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument, Bericht Nr. 3/2002, Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.), Köln 2002, S. 18 110 Ebenda 111 Vgl. Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument, Bericht Nr. 3/2002, Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.), Köln 2002, S. 18 112 Vgl. Hoffmann, H. (2000), S. 201 113 Vgl. Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument, Bericht Nr. 3/2002, Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.), Köln 2002, S. 18 114 Vgl. Modernisierung der Bundesverwaltung, Strategie für die 2. Phase des Regierungsprogramms "Moderner Staat - Moderne Verwaltung". Bundesministerium des Innern (Hrsg.), 2004, S. 7


40

von Bürgerinnen und Bürger bzw. Unternehmen des entsprechenden Zuständigkeitsbereiches,

ein «Anwenderfeedback» als zentrale Auswertung bereit zu stellen.115 Auf Bundesebene

besteht daher die Initiative BundOnline, die nach bestimmten Themen in Kompetenzzentren

gebündelt ist. Kompetenzzentren werden häufig zu Unterstützung der Behörden bei der

Umsetzung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung errichtet. Als Beispiel kann das

Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO) im

Bundesverwaltungsamt dienen. Die eGovernment Initiative DeutschlandOnline basiert auf der

Kooperation zwischen Bund, Länder und Kommunen. Durch eine gemeinsame und flexible

Strategie sollen föderale Ebenen überwunden werden, um unnötige Kosten und zeithemmende

Medien- Ebenenbrüche und Datentransfers zu vermeiden.116

Ausgehend von den Initiativen wurden Gremien für die Ausarbeitung wesentlicher Erforder-

nisse auf bundes-, länder- und kommunaler Ebene eingerichtet:

Auf Bundesebene berät und koordiniert der Ausschuss für Organisationsfragen (AfO) die

obersten Bundesbehörden und den Interministeriellen Koordinierungsausschuss für

Informationstechnik in der Bundesverwaltung (IMKA)

Für die Anforderungen der Länder und Kommunen finden „Gespräche und Diskussionen der

Arbeitsgruppe IT-gestützte Vorgangsbearbeitungen des Kooperationsausschusses Automati-

sierte Datenverarbeitung Bund/Länder/Kommunaler Bereich (KoopA ADV) wie die Anre-

gungen des Unterausschusses Allgemeine Verwaltungsorganisation des Arbeitskreises VI und

IMK [Innenministerkonferenz]“117 fundamentale Anforderungen an DM-Systeme in der

Öffentlichen Verwaltung.118

Das von dem Bundesministerium des Innern, der Senatsverwaltung für Inneres und Sport

sowie der Infora GmbH seit 13 Jahren in Kooperation veranstaltete eGovernment-

Anwenderforum ermöglicht den Austausch zu wesentlichen Themengebieten, wie die

derzeitigen Bereiche zur IT-Infrastruktur, Normierungen und Basiselemente für eGovernment

Anwendungen.

115 Vgl. http://www.kbst.bund.de 116 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 14 ff 117 Zitiert Ebenda S. 15 118 Ebenda


41

Auf dem 13. Anwenderforum eGovernment 2007, unter dem Schwerpunkt „effizientes

[eGovernment] durch effiziente Prozesse“119, wurden die Bedingungen für eine effektive und

effiziente Verwaltungsmodernisierung durch die Veränderung der Geschäftsverteilung sowie

einer zentralen Bündelung der Zuständigkeitsbereiche von Informationstechnik (IT),

eGovernment, Multimedia und Verwaltungsmodernisierung bekräftigt. Das oberste Ziel der

eGovernment ist die Verbindung von IT und Verwaltungsmodernisierung. IT-Projekte werden

nach ihrer Wirtschaftlichkeit bemessen, die auf eine zentrale Steuerung der Verwaltungs-

angelegenheiten hinauslaufen. Kosteneffektivität und Effizienz entsteht durch die optimale

Nutzung der Kompetenz neuer Ressourcen sowie die Bündelung der Ziele durch eine bundes-

weite Kooperation. Die Rahmenbedingungen zum Vorgang elektronischer Verfahren werden

bereits in der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) aufgelistet und

beziehen die Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in

Bundesministerien (RegR) ein.120

Die Ziele der Geschäftsprozessoptimierung beinhalten: 121

• elektronische Antrags- und Berichtsunterlagen,

• eine effiziente und einheitliche Bearbeitung,

• die Vermeidung von Übertragungsfehlern,

• eine übergreifende Recherche mittels zuverlässiger Datenauswertung,

• eine vollständige elektronische und prozessorientierte Vorgangsbearbeitung und elektro-

nische Archivierung,

• sowie die Vermeidung von Hybridakten.

Das DLM gewinnt mit diesen Zielen und dem Einsatz flächendeckender elektronischer VBS

an Bedeutung. Die Prozesssteuerung des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments beginnend

bei der elektronischen Aktenführung, ermöglicht die konventionellen Rahmenbedingungen

und Anforderungen mit den Initiativen für eine Informationsgesellschaft zu verknüpfen. Ein

wesentliches Ziel des Dokumenten Managements ist die Vermeidung von Medienbrüchen und

somit das nachhaltige Arbeiten in einem papierlosen Büro, das systematisch geordnete Akten

bestehend aus bestimmten Formaten und einer einheitlichen Erfassung verwaltet. DM-

119 Vgl. http://www.anwenderforum2007.de 120 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 13 121 Vgl. Nantke, Hans-Jürgen: Vollständig elektronisch abgebildete Geschäftsprozesse in der DEHSt, Präsentation auf dem 13. eGovernment Anwenderforum, Berlin 2007, S. 6


42

Systeme sind in der Lage noch nicht auf dem Rechner befindliche Informationen zusammen

zu tragen, in ein archivierbares Format zu transferieren, alle für die spätere Recherche

notwendigen Metainformationen zu erfassen, die Ablage auf geeigneten Speichermedien und

einfaches recherchieren nach einzelnen Dokumenten zu ermöglichen sowie notwendige

Informationen aus dem Datenspeicher für Anwender oder Programme zu beschaffen.122

Die Bündelung der Ansprüche der Verwaltungsmodernisierung mit den neuen Ressourcen

wird unter der Beachtung geltender rechtlicher Anforderungen und Rahmenbedingungen

durch die Weiterentwicklung und angepasste Fortschreibung an den aktuellen IT-Stand

innerhalb wesentlicher Standards geregelt. Nationale Anforderungskataloge, wie das

DOMEA-Konzept oder der UK T�A 2002 und die internationale Norm ISO 15489 für das

Records und Archiv Management erhalten eine stärkere Aufmerksamkeit für die Imple-

mentierung von VBS. Diese bündeln traditionelle Anforderungen zu zentralen und

dezentralen Registraturkriterien, Bearbeiterablagen und Regelwerken sowie aktuell die

durchgehende elektronische Aktenführung für die künftig papierarm zu führenden

Geschäftsprozesse. Innerhalb der nationalen Anforderungskataloge setzen Zertifizierungs-

verfahren für verwaltungskonforme VBS ein. Dies ermöglicht eine effiziente und effektive

Aktenführung und daher die Nachhaltigkeit des eGovernment unter organisatorisch

festgehaltenen, verwalteten und bereitgestellten Integrierungsverfahren für die Authentizität

und der Werterhaltung kooperierender Geschäftsvorfälle.

122 Vgl. Gulbins, J.; Syfried, M.; Strack-Zimmermann, H. (2002), S. 6

3 Voraussetzungen und Grundlagen der elektronischen Aktenführung und Archivierung 3.2 Rechtliche Anforderungen und Rahmenbedingungen an die elektronische Archivierung

43

3.2 Rechtliche Anforderungen und Rahmenbedingungen an die elektronische Archivierung

3.2.1 Die Ziele der EU-Dienstleistungsrichtlinie

Ausgehend mit der in Kraft tretenden EU-Dienstleistungsrichtlinie folgt eine gravierende

Auswirkung auf die nationalen eGovernment-Initiativen, die sich in der Verwaltungs-

modernisierung durch den Abbau bürokratischer Hürden, der Schaffung einheitlicher

Ansprechpartner für die entsprechenden Behördengänge sowie der online zur Verfügung

stehenden Dienste der Behörden im Zusammenhang mit der Richtlinie widerspiegeln.123 Bis

Ende 2007 plant die EU-Kommission die Analyse und gegebenenfalls notwendige

Änderungen der Anordnungen bezüglich des Gemeinschaftsrechts für eine Informations-

gesellschaft, um einen stimmigen Rechtsrahmen für die digitale Wirtschaft zu gestalten.124

Die neue Initiative „iD2010 – Informationsgesellschaft Deutschland 2010“125 ermöglicht

deutschlandweit die Umsetzung der neuen EU-Dienstleistungsrichtlinien „i2010 – Eine

europäische Informationsgesellschaft für Wachstum und Beschäftigung“126. Deutsche

Behörden sehen sich jedoch mit einer schnellen Einführung nachhaltiger flächendeckender

elektronischer VBS „in einer heterogenen IT-Landschaft von Bund, 16 Bundesländern, über

300 Kreisen und weit über 13.000 Kommunen in Deutschland“127 konfrontiert. Zur

Umsetzung innerhalb von drei Jahren werden öffentliche Verwaltungen unter erheblichen

Modernisierungszwang gesetzt. Die traditionellen Rahmenbedingungen und Anforderungen

müssen den wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Veränderungen durch die europäische

Integration, den demographischen Wandel, das globalisierte Wirtschaften und den

technologischen Fortschritt Schritt halten, um den Erwartungen der Bürger und den

Anforderungen der Unternehmen gerecht zu werden.

Deutschlands eGovernment befindet sich im internationalen Vergleich auf dem mittleren

Platz, was, trotz des DOMEA-Konzepts, auf fehlende flächendeckende und medienbruchfreie

123 Vgl. Sonderausgabe zum eGovernment, Die Zeitung für IT-gestützte Verwaltung von Kommunen und Staat, Jg. 7, Nr. 2/07, S 7 124 Vgl. iD2010 - Informationsgesellschaft Deutschland 2010 - Aktionsprogramm der Bundesregierung, Innovationspolitik, Informationsgesellschaft, Telekommunikation, Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (Hrsg.), Berlin 2006, S. 10 125 Ebenda S. 6 126 Ebenda 127 Zitiert: http://www.staat-modern.de/E-Government/-,13072/Deutschland-Online.htm


44

elektronische Verwaltungsdienstleistungen von hoher Qualität, Effizienz und Effektivität

zurückzuführen ist.128

Die Vertreter der eGovernment-Arbeitsgruppe 3 des nationalen IT-Gipfels in Deutschland

definieren daher vier Herausforderungen für die Zukunft:129

• bestehend aus dem zunehmend elektronischen Geschäftsverkehr,

• einer hohen Interoperabilität der Verwaltungsleistungen durch organisatorische und

technische Anstrengungen,

• der Wandel der Informationsgesellschaft bei größerer räumlicher Distanz

• sowie dem demographischen Wandel deutscher Behörden und dem Umgang mit techno-

logischen Entwicklungen.

Für die Umsetzung durchgehender elektronischer Geschäftsprozesse kristallisieren sich drei

essentielle Faktoren:130

• Wesentliche Arbeitsteilungen zwischen Unternehmen und Lieferanten,

• die Zentralisierung und Einführung durchgängiger Plattformen für eine kostengünstigere

Integrierung der IT

• und eine optimal ausgestaltete Schnittstelle zu den Kunden, die leicht erreichbare und

individuelle Zugänge zu allen Angeboten ermöglicht.

Diese Handlungsfelder werden in den Programmen für Deutschland, wie eGovernment 2.0

und iD2010, teilweise bereits aufgegriffen. Die folgenden Ziele der Bundesregierung

verdeutlichen die Bemühungen um den Spitzenplatz beim eGovernment im europäischen

Vergleich:131

• bis 2012 einen vollständig elektronischen Informationsaustausch zwischen Wirtschaft und

Verwaltung

• eine gezielte Verbesserung rechtlicher und technischer Rahmenbedingungen für die IT-

Branche mit dem Programm «Informationsgesellschaft» bis 2010

128 Vgl. Sonderausgabe zum eGovernment, Die Zeitung für IT-gestützte Verwaltung von Kommunen und Staat, Jg. 7, Nr. 2/07, S 8 129 Ebenda 130 Vgl. Sonderausgabe zum eGovernment, Die Zeitung für IT-gestützte Verwaltung von Kommunen und Staat, Jg. 7, Nr. 2/07, S 8 131 Ebenda


45

• und darüber hinaus mit der Initiative Deutschland-Online die Realisierung einer

einheitlichen Kommunikationsinfrastruktur für die Öffentliche Verwaltung Deutschlands

(KIVD)

Im Vergleich dazu beinhaltet die 1999 im White Paper132 beschlossene Verwaltungs-

modernisierung für Großbritannien die Zielsetzungen der elektronischen Speicherung und

Zugriffsbereitstellung bereits bis 2004, um anschließend bis 2005 den Online-Zugriff zu

ermöglichen.133 The �ational Archives kooperiert seitdem verstärkt mit den verschiedenen

öffentlichen Verwaltungen der britischen Regierung sowie der IT-Industrie, mit dem Ziel den

Standard für elektronisches Verwalten von Dokumenten im gesamten öffentlichen Sektor

auszubauen und zu verbessern. Dafür wurde innerhalb des �ational Advisory Services

(NAS)134 ein Auskunftsservice für das Records Management eingerichtet und stellt

Hilfestellungen für öffentliche Verwaltungen bereit. Die Ausarbeitung neuer Richtlinien und

Standards für die zu implementierenden VBS ermöglichen ein effizientes Organisieren und

Verwalten elektronischer Aufzeichnungen und unterstützen die Umsetzung der Verwaltungs-

modernisierung.135

International grundlegende rechtliche Rahmenbedingungen für die Verwaltung von

Aufzeichnungen bestehen in der vollständigen, unwiderlegbaren und authentischen,

zugänglichen, verkehrsfähigen sowie fristgerechten Aufbewahrung und einer durchgehenden

Benutzung für alle rechtskonformen Absichten.136 Aus wirtschaftlicher Sicht wird ein

problemloser, zeitnaher und in der Reihenfolge der Bearbeitungsschritte stattfindender Zugriff

erfordert. Diese Anforderungen erfüllt ein VBS eher, als eine Papierablage.137 Die

Rahmenbedingungen für elektronische Geschäftsprozesse sind gemäß den Geschäfts-

prozessoptimierungen umzusetzen.

Der Stand einer Sache muss nach wie vor vollständig auch aus elektronischen Akten

hervorgehen und kann in der modernen automatisch prozessgesteuerten IT-Welt und

fehlendem archivischen Fachwissen zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus

elektronischer Dokumente schnell in einer unlösbaren Unübersicht rasant zunehmender

132 Vgl. Digital heritage: building a digital archive for UK Government records. In: Online Information 2003, London 2003, S. 65 133 Vgl. http://www.nationalarchives.gov.uk/recordsmanagement/default.htm 134 Definition: Nationaler Auskunftsservice 135 Vgl. http://www.nationalarchives.gov.uk/recordsmanagement/ 136 Vgl. Stephens, D. O. (2005), S. 102 137 Vgl. Gulbins, Jürgen; S., M.; Strack-Zimmermann, H. (2002), S. 378


46

Datenmengen ausarten. Die Anforderungen an die konventionelle Schriftgutverwaltung138

gelten auch für das elektronische Records Management. Die Öffentlichen Verwaltungen sind

dazu verpflichtet, ihr für die laufende Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigtes Schriftgut

dem zuständigen staatlichen Archiv zu Übernahme anzubieten. Das Schriftgut muss den

beschriebenen Anforderungen an behördliche Unterlagen genügen, was die Führung

vollständiger, rechtssicherer elektronischer Akten erfordert.139 Die rechtzeitige Einbindung

der Archive bereits zum Prozessbeginn des Lebenszyklus elektronischer Dokumente für den

vollständigen revisionssicheren Nachweis hilft vordergründig zur Rechtssicherung für Staat

und Bürger, ermöglicht aufbauend die vollständige Recherche von Informationen und ebnet

langfristig optimale Aussonderungen sowie in der Folge für die archivwürdigen Unterlagen,

die Forschungsmöglichkeit der Quellen von heute für morgen.

In den vergangenen zehn Jahren wurden bereits die gesetzlichen Anforderungen zur

Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen in verlässliche Kataloge bestehend aus dem

gesamten Managen von Informationen und deren Informationen zu Aufzeichnungen

ausgebaut140.

Ein bedeutender Wandel innerhalb gesetzlicher Rahmenbedingungen ist auf das Freedom of

Information Act141 (FOI Act) zurückzuführen. Behördenauskünfte in Großbritannien sind nach

dem Subject Access Requests (SARs)142 bspw. innerhalb von 20 Tagen gesetzlich

festgelegt.143 Die elektronische Speicherung sowie Retrieval Methoden erlangen fundamen-

tale Bedeutung, da den Bürgern eine Akteneinsicht ohne begründende Angabe jederzeit

gewährt wird.144 Schnelle und vollständige Informationsauskünfte erfordern darüber hinaus

die Einsicht in Vorgänge bereits zu Beginn international generell geltender Aufbewahrungs-

fristen von bis zu 30 Jahren. Die Sicherstellung elektronsicher Daten allein über den vor-

gegebenen Aufbewahrungszeitraum erfordert nachhaltige Speicherungsstrategien, welche sich

von der Generierung bis zur Pflege verwendeter Dateiformate vollzieht.

138 Vgl. 2.1 i.V.m. 2.2.1 139 Vgl. Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument, Bericht Nr. 3/2002, Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.), Köln 2002, S. 27 140 Vgl. McLeod, J.; Hare, C. (2005), S. 3 141 Übersetzung: Informationsfreiheitsgesetz 142 Vgl. Document and Records Management - Managing Information for Compliance, Eficiency, and Value, Section 1: Management Summary, Technologie Evaluation and Comparison Report, Butler Group (Hrsg.), Yorkshire 2005, S. 5 143 Vgl. Brown, A. (2003), S. 65 144 Ebenda


47

Zur Sicherung personenbezogener Daten greift das Privatrecht, welches mit national über-

arbeiteten bestehenden Gesetzen für die Einführung elektronischer Dokumente relevant ist.

Die rechtsverbindliche Zulässigkeit wird durch technische Sicherungsverfahren, wie die

Regelung der Zugriffsrechte auf Akten oder die Versendung mittels elektronischer Signatur,

wirksam. Auf der EU-Richtlinie 77/388/EWG145 von 1997 ist die fortgeschrittene bzw.

qualifizierte Signatur für elektronische Rechnungen ausreichend, um die „Vereinfachung,

Modernisierung und Harmonisierung der mehrwertsteuerrechtlichen Anforderungen an die

Rechnungsstellung“146 zu erfüllen, räumt aber gleichzeitig Freiräume für die jeweiligen EU-

Staaten ein. Signaturgesetze wurden EU weit verabschiedet und für die deutsche Initiative

entsprechend novelliert. Während in Deutschland für die Versendung wichtiger Unterlagen

die qualifizierte und akkreditierte Signatur entscheidend ist, reicht in Finnland die

Personalausweiskarte mit digitaler Identifikation als elektronische Signatur aus. Ferner sind in

den USA für eine hohe Dokumentenechtheit das Speicherverfahren und Dokumentformat

entscheidend. Daher finden elektronische Dokumente eher Anwendung als Nachweis in Zivil-

prozessen.147

3.2.2 Rechtliche Anforderungen und Rahmenbedingungen in Deutschland

3.2.2.1 Gesetzliche Anforderungen zur Ordnungsmäßigkeit und Rechtssicherheit

Die Aktenmäßigkeit der Verwaltung ist der zweckdienliche Charakter einer Bürokratie. Art.

20GG regelt für die öffentliche Verwaltung die „Bindung der vollziehenden Gewalt an Gesetz

und Recht“148. Alle wesentlichen Kommunikationen für Geschäftsvorfälle müssen demnach

schriftlich fixiert und in ihrer Historie vollständig rekonstruierbar sein; dies gilt ebenso für

elektronische Unterlagen.149 Die grundlegenden Anforderungen der Bundeshaushaltsordnung

und entsprechenden landesrechtlichen Vorschriften und Landeshaushaltsordnungen ver-

145 Definition: SECHSTE RICHTLINIE DES RATES vom 17. Mai 1977 zur Harmonisierung der Rechtsvorschriften der Mitgliedstaaten über die Umsatzsteuern - Gemeinsames Mehrwertsteuersystem : einheitliche steuerpflichtige Bemessungsgrundlage; Vgl. http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31977L0388:DE:HTML 146 Vgl. Gulbins, J.; Syfried, M.; Strack-Zimmermann, H. (2002), S. 414 147 Ebenda 148 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 25 149 Ebenda


48

pflichten gemäß §7150 die öffentlichen Verwaltungen „ihre Arbeit und interne Organisation

am Prinzip der Wirtschaftlichkeit auszurichten“151. Parallel dazu müssen elektronische

Vorgangsbearbeitungen datenschutzrechtkonsistent sein. Diese orientieren sich an den Be-

dingungen des Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)152. Neben dem Verfassungsgrundsatz des

Art. 20 des GG erfordert der FOI Act und unter Wahrung des personenbezogenen Daten-

schutzes gleichzeitig eine zeitnahe und höhere Transparenz zum festgehaltenen Wissen und

Handeln sowie die Akzeptanz behördlicher Entscheidungen.153 Die Entwicklung der

rechtlichen Anerkennung ausschließlich elektronischer Aufzeichnungen ist stark im Fluss.

Einige Ansätze gehen davon aus, dass eine rein digitale Speicherung von Behördenschriftgut

vollständig ausgeschlossen ist. Genauere Aussagen werden sich daher erst in zukünftigen

Betrachtungen treffen.

3.2.2.2 Rechtliche Aspekte zur elektronischen Signatur

Ausgehend vom �euen Steuerungsmodell, das durch die elektronische Bearbeitung im

alltäglichen Verwaltungshandeln die Möglichkeit der online Anträge zwischen Behörden und

Bürgern bzw. Unternehmen plant, gewinnt die digitale Signatur an Bedeutung. Die

Bundesgesetze (BGB) beinhalten die schrittweise Umsetzung des vollständigen elektro-

nischen Rechtsverkehrs bis 2013. Die Einbindung der IT für den vollständig elektronischen

Rechtsverkehr und somit die Verwaltung des gesamten elektronischen Lebenszyklus eines

Dokuments unterliegt der Integrität und Authentizität des Dokuments, wodurch elektronische

Signaturen an Bedeutung gewinnen.154 Signierte elektronische Dokumente, die zum Beweis

einer Angelegenheit herangezogen werden, regelt die Zivilprozessordnung (ZPO). Für den

durchgängigen und medienbruchfreien Geschäftsprozess beinhaltet das Signaturgesetz (SigG)

und dessen Formanpassungsgesetz von 2001 die Rahmenbedingungen elektronischer Signa-

turen und enthält Ausführungen in den Verordnungen zur elektronischen Signatur (SigV), mit

dem Ziel eine Archivlösung für die elektronische Ablage rechtsverbindlicher und

rechnungsbegründeter Unterlagen zu schaffen. Die Entwicklung in Bezug auf elektronische 150 Vgl. DOMEA-Konzept, Erweiterungsmodul zum DOMEA-Organisationskonzept 2.1, Projektleitfaden zur Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 80), S. 55 151 Zitiert Ebenda 152 Vgl. DOMEA-Konzept, Erweiterungsmodul zum DOMEA-Organisationskonzept 2.1, Datenschutz in IT-gestützten Vorgangsbearbeitungssystemen, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 79), S. 9 153 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 23 154 Vgl. Biester, J. (2005), S. 8


49

Signaturen und deren rechtliche Beurteilung ist ebenfalls stark im Fluss. Genauere Aussagen

werden sich daher erst in zukünftigen Betrachtungen treffen.

ArchiSig, ein Projekt vom Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, erweitert bestehende

Archivierungskonzepte und -technologien für eine sichere und beweiskräftige Aufbewahrung

digital erzeugter und signierter Dokumente für einen Zeitraum von mindestens 30 Jahren. Im

Mittelpunkt stehen die Entwicklung der Systemarchitektur mit technischen Komponenten und

organisatorischen Konzepten zur Gewährleistung der Sicherheit elektronischer Signaturen

sowie die rechtskonforme, praktische und kosteneffektive Lösung zur Anwendung in

verschiedenen Bereichen der Gesellschaft.155 ArchiSafe definiert im Anschluss an ArchiSig,

im Rahmen des Aufbewahrungszeitraums und im Grad der Wirtschaftlichkeit, die Grundlagen

skalierbarer elektronischer Archivlösungen.156

In den Voraussetzungen des DOMEA-Konzepts zur Aussonderung und Aufbewahrung wird

darauf verwiesen, dass elektronische Signaturen nicht endarchiviert werden. Andrea Hänger

verweist aktuell neben ihrer Präsentation zur Aussonderung und Aufbewahrung durch das

Projekt StandardARchivierungsmodul für elektronische Akten (SAM) des Bundesarchivs auf

dem 13. eGovernment Anwenderforum in Berlin auf die Designierung elektronsicher

Unterlagen vor dem Transfer ins Bundesarchiv. Nicht nur der Aufwand permanenter Pflege

sondern vielmehr die Garantie der Echtheit archivierter Unterlagen im Archiv durch das

dokumentierte und kontrollierte Transferverfahren wird betont.

3.2.2.3 Rechtliche Rahmenbedingungen zur Wirtschaftlichkeit

In Anlehnung an die deutsche Verwaltungsmodernisierung gelten zur einheitlichen

Rechtsgrundlage des Verwaltungshandelns die �euregelungen der Gemeinsamen

Geschäftsordnung der Bundesministerien. Die Länder- und Kommunalverwaltungen beziehen

sich auf eine eigene Geschäftsordnung. Die GGO, als zentrale Norm für die Arbeitsabläufe

der Bundesministerien, regelt durch §12 Abs.1 die ausdrückliche Nutzung elektronischer

Verfahren, beschließt durch §13 die Regelungen für den Umgang mit elektronischen

Dokumenten und bekräftigt durch den §5 die Förderung IT-gestützter Kooperation der

155 Vgl. http://www.archisig.de/ 156 http://www.kbst.bund.de/nn_836966/Content/EfA-AuN/EfA-Dienste/Archisafe/archisafe__node.html__ nnn=true


50

Bundesministerien.157 Die Registraturrichtlinie regelt spezifisch und ergänzend zur GGO die

Dokumenten- und Aktenverwaltung der gesamten Bundesministerien und ist gleichzeitig eine

Leitlinie für die nachgeordneten Stellen des Bundes.158 Darin werden die Grundlagen der

konventionellen Schriftgutverwaltung zur Bearbeitung, Registrierung und Aktenführung der

Lebenszyklen von Dokumenten getroffen und berücksichtigen den Entwicklungsstandpunkt

im Umgang mit elektronischen Dokumenten.159 Der §21 der RegR regelt die Aussonderung

elektronischer Aufzeichnungen zum Bundesarchiv. Darin wird mitunter festgehalten, dass bei

der Implementierung einer VBS gleichzeitig eine Schnittstelle für den Aussonderungsprozess

zwischen der Verwaltung und dem Bundesarchiv festlegt werden soll.160 Die Zuständigkeit

des Bundesarchivs für behördliche Unterlagen der Bundesverwaltungen werden anschließend

im Bundesarchivgesetz (BArchG) geregelt und die der Länderverwaltungen durch das

jeweilige Archivgesetz der staatlichen Archive. Grundsätzlich gelten die Archivierung und

Nutzbarmachung von Unterlagen zur Sicherung berechtigter Belange der Bevölkerung, die

vollständige Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder

Rechtssprechung sowie Quellen von historischem Wert für die Forschung.161

Bereits 1996 stellte die Bundeskonferenz der Kommunalarchive auf dem Deutschen Städtetag

Rahmenbedingungen zu den gesamten Veränderungsprozessen vor.162 Ausgehend von

allgemeingesellschaftlichen, juristischen und historischen Gründen für das Verwaltungs-

handeln, muss auch bei der elektronischen Aktenführung die dauerhafte Nachvollziehbarkeit

gewährleitstet werden. Die Abgabepflicht des gesamten Registraturguts, inklusive elektro-

nischer Akten, der Kommunen an die Archive wird durch die Landesarchivgesetze geregelt.

Archivgut ist demnach zu bewahren, zu erschließen und zur Benutzung bereit zu stellen. Die

Bundeskonferenz der Kommunalarchive verweist auf einen Anforderungskatalog der Archive,

der die Form und den Umfang der zu archivierenden Quellen definiert. Dieser ist noch vor der

Umstellung auf elektronische VBS in den Verwaltungen aufzustellen. Die Beteiligung der

Archive an der Erstellung der Aktenpläne und den Entscheidungsprozessen sowie der

Entwicklung und Auswahl einzusetzender VBS setzt somit eine entscheidende Voraussetzung

für eine durchgehende elektronische Aktenführung und Archivierung. Daraus ergibt sich die

157 Zitiert: Moderner Staat - Moderne Verwaltung, Registraturrichtlinien für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und Dokumente) in Bundesministerien (RegR), Bundesministerium des Innern (Hrsg.), Berlin 2001, S. 4 158 Ebenda 159 Ebenda 160 Ebenda S. 15 161 Zitiert: Biester, J. (2005), S. 9 162 Vgl. Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument, Bericht Nr. 3/2002, Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.), Köln 2002, S. 27


51

Anwendung der traditionellen Aktenführung bei der Speicherung elektronischer Verwaltungs-

daten sowie die besondere Beachtung der Grundsätze der komprimierten Aktenführung und

der Redundanzvermeidung, um die Zustimmungsgewalt des Archivs bei Vernichtung von

Informationen bei zu behalten.

Die Anforderungen für die elektronische Aktenführung bestehen aus neun Kriterien:163

• Ein erforderlicher Aktenplan, um die Verknüpfung und den chronologischen Hergang der

Dokumente sowie die Einordnung von Einzeldokumenten in Sachzusammenhänge und

deren Abruf im Kontext sicherzustellen;

• Die Unveränderlichkeit abgeschlossener Vorgänge und ausgefertigter Dokumente

• Die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit veränderter Einzeldokumente und

Vorgängen; unter Ausschluss der Manipulation und verbindlicher Regelung zum

Zugangsrecht auf verwaltungsintern laufende Unterlagen

• Die Vorgabe und Dokumentation der Kenntnisnahme, des Ab- und Mitzeichnens, der

Stellungnahme und der Nachweis im Bearbeitungsprotokoll zu jeweiligen, zeitlichen

Arbeitsschritten einzelner Mitarbeiter

• Die Differenzierung der Rechtsqualität entsprechender Dokumente in Entwurf, Aus-

fertigung und Kopie

• Der Anbietung nicht mehr erforderlicher Informationen an das zuständige Archiv, dessen

fachliche Kompetenz über dauernde Aufbewahrung oder Kassation entscheidet

• Die Voraussetzung technischer Möglichkeiten und Hilfsmittel in Archiven, die zur

kompetenten Übernahme, Bearbeitung, Speicherung und Benutzung von Informationen

erforderlich sind

• Die Gewährleistung dauerhafter Erhaltung archivierter Informationen

• Archiv- und Verwaltungsdaten müssen bei grundlegenden technischen Änderungen oder

Programmwechseln konvertiert werden.

Die frühzeitige Einbindung archivarischer Tätigkeiten in das alltägliche Verwaltungshandeln

für die Anforderungen an eine revisionssichere Aktenführung wird begründend dargelegt.

Gleichzeitig gewinnen die Bewertung von Archivgut und dessen intelligente Kontrolle an

Bedeutung, die nur durch organisatorische Aufgabenteilung und Kooperation zwischen der

Registratur und dem Archiv gelöst werden kann.164

163 Vgl. Schriftgutverwaltung auf dem Weg zum digitalen Dokument, Bericht Nr. 3/2002, Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (Hrsg.), Köln 2002, S. 28 164 Ebenda


52

3.2.2.4 Zusammenfassung

Die Aktenmäßigkeit steht ebenso bei einer elektronischen Aktenführung als Grundpfeiler des

Verwaltungshandelns und wird durch den normativen Rahmen abgeleitet, bestehend aus

Verwaltungsverfahrensgesetzen durch das GG für das deutsche Rechtsstaatsprinzip und des

revisionssicheren Verwaltungshandelns sowie wesentlicher Richtlinien, wie die GGO, zur

elektronischen Aktenbildung, Archivierung und Aussonderung.165 Die Anforderungen an die

konventionelle Schriftgutverwaltung gelten auch für das Records Management. In Bezug zur

Rechtssicherheit durchgehend elektronischer Aufzeichnungen können durch den Einsatz von

VBS die Unterbindung der Manipulation, eine ordnungsgemäße Ablage sowie der Authenti-

zitätsnachweis durch Sicherungsverfahren geregelt werden.166

3.2.3 Rechtliche Rahmenbedingungen und Anforderungen in Großbritannien

Für die Erarbeitung eines Informationsgesetzes mit den Schwerpunkten zu einem effektiveren

und effizienten Informationsmanagement und der Informationsübermittlung zum Records und

Informationsmanagement der britischen Regierung und lokalen öffentlichen Verwaltungen

schlossen sich das Office of Public Sector Information (OPSI) und Her Majesty’s Stationery

Office im Namen des TNA zusammen. Der Fokus liegt in der Bearbeitung weiterer Standards,

der Mobilisierung zur Benutzung von Informationen aus dem öffentlichen Sektor und der

Bearbeitung des Crown Copyright. Die feste Kooperation zwischen TNA und OPSI resultiert

in einer stärkeren Organisation und einer konsolidierten Position innerhalb der Regierung.

TNA ist als eine exekutive Behörde der Regierung für konstitutionelle Angelegenheiten

tätig.167 Längst wurde der wertvolle Beitrag archivarischer Aufzeichnungen innerhalb der

behördlichen Rahmenbedingungen erkannt, so dass 1999 durch den Lord Chancellor im

Government Policy on Archive (Cm 4516) und dem anschließenden Government Policy on

Archives Action Plan wesentliche Aspekte für ein stärkeres Verständnis in der Öffentlichkeit

für die Relevanz von Archiven in öffentlichen und privatwirtschaftlichen Verwaltungen

schriftlich festgehalten wird. Ein weiterer wesentlicher Gedanke für die bestmögliche

Umsetzung einer Informationsgesellschaft bezieht sich auf notwendige Kooperationen

zwischen den Archiven, Bibliotheken und Museen.

165 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.0 Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0 Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2004 (Schriftenreihe der KBSt Band 66), S. 11 166 Vgl. Gulbins, J.; Syfried, M.; Strack-Zimmermann, H. (2002), S. 411 167 Vgl. RecordKeeping Magazine, Autumn 2006, The National Archives (Hrsg.), S. 8


53

Für eine erfolgreiche Hilfestellung durch die Archive in der Regierung werden in den

Richtlinien sieben Schwerpunkte genannt, die die Sonderstellung der Archive hervorhebt:168

• Der öffentliche Zugriff auf Archive für jedermann: das als Zentrum einzigartiger und

unersetzbarer Primärquellen für Wissen und Information zur Verfügung steht.

• Die Modernisierung des Informationsservices: dessen Erfolg für eine elektronische

Verwaltung in Bezug auf Verwalten, Archivieren und Widerfinden elektronischer

Aufzeichnungen vom Archiv abhängig ist und dessen Aufgabenbewerkstelligung und

sicheres Speichern von Geschäftsvorfällen nur mit Hilfe kompatibler Informations-

systeme erreicht wird.

• Eine offene und kompetente Regierung: dessen Ziel es ist mittels rechtlicher Rahmen-

bedingungen, den generellen Zugriff auf öffentliche Informationen zu gewähren. Dies

wird durch ein kompetentes Records Management umgesetzt, da hier die umfassenden

Verwaltungskriterien für verlässliche Aufzeichnungen und anschließende effiziente

Recherche geregelt werden.

• Bildungsarbeit: um Schulklassen, Studenten und interessierte Privatpersonen über die

Möglichkeit der Forschung an den originalen Quellen zu verdeutlichen. Schlüssel-

informationen zu nationalen Lehrplänen und die Möglichkeit der Selbstbildung werden

durch die Teilnahme am �ational Grid for Learning und weiteren Netzwerken er-

möglicht.

• Soziale Einbeziehung: da Archive allen Individuen den freien Zugriff ermöglichen und

damit als Brücke die finanziellen Kluft ebnet.

• Finanzielle Entlastung: da Archive durch die Digitalisierung der Sammlungen die

schnelle Bereitstellung bedeutsamer Informationen gewähren und eine fundamentale

Stütze für die wirtschaftlichen Ziele der Regierung sind. Außerdem stehen sie

Interessierten aus aller Welt beratend zu nationalen Archivalien zur Seite und erhöhen

den Tourismus.

• Regionalismus: der durch die Regierungsrichtlinien u. a. verstärkt regionale Gruppen-

bildung für den kulturellen Sektor bewirkt. Archivarische Sammlungen und Aufzeich-

nungen werden daher verstärkt regional verwaltet und bedürfen einer unterstützenden

Hilfe, um die Ziele der Richtlinien bestmöglich umsetzen zu können.

168 Vgl. Government Policy on Archives, Cm 4516, Lord High Chancellor (Hrsg.), London 1999, S. 6 ff


54

Der britische eGovernment Policy Framework for Electronic Records Management bündelt

die Schlüsselfunktion des elektronischen Records Management als eine wertvolle

Informationsressource innerhalb des eGovernment. Das darin benannte Public Records Office

(PRO) übernimmt die leitende Autorität des Verwaltens und unterstützt die Behörden bei

Veränderungen und Revisionen oder allgemein aufkommenden Fragen.169 Begründet werden

darin die Umsetzung des behördlichen Austauschstandards für Metadaten und die

Interoperabiltiät zwischen DM-Systemen für den effektiven Austausch von elektronischen

Unterlagen.170 Die Entscheidungen und Transaktionen sollten anhand elektronischer Auf-

zeichnungen durchgeführt werden, da diese den grundlegenden Code of Practice zum legalen

Zugriff und der Notwendigkeit reglementieren. Auf die Sicherheit der für gerichtlich

relevanten Dokumente sollte bei jeglicher Dokumenten- oder Datentransaktion geachtet

werden.171.

Der Public Records Acts 1958/1967 (PRA), der Public Records (�orthern Ireland) Act 1923,

der Public Records (Scotland) Act 1937 sowie der Government of Wales Act 1998172

beinhalten die Anforderungen für das Verwalten behördlicher Unterlagen. Mit der Einführung

des Freedom of Information Act 2000173 (FOI Act) im Jahr 2005 wurde der §5 des PRA,

welcher ursprünglich die Zugriffsbereitstellung von Unterlagen öffentlicher Behörden

geregelt hat, abgelöst. Die Environmental Information Regulations 2004 (EIR), regeln den

Zugang zu Information öffentlicher Behörden in jeglicher analoger, visueller, elektronischer

u. a. Ausführung. Der §4 Abs.1a der Dissemination of Environmental Information verweist

explizit auf die Benutzung elektronischer Unterlagen, da diese den Zugang effizienter

ermöglichen. Diese Regelung besteht nicht für analoge Dokumente, die vor 2005 produziert

wurden (§4 Abs. 2).174 Bewertungsverzeichnisse werden vom TNA für die frühzeitige

Erkennung historisch signifikanter Aktivitäten und Aufzeichnungen einzelner Abteilungen

eingesetzt.

169 Vgl. e-Government Policy Framework for Electronic Records Management, Public Records Office (Hrsg.), London 2001, S. 4 170 Vgl. An, X. (2005), S. 69 171 Vgl. e-Government Policy Framework for Electronic Records Management, Public Records Office (Hrsg.), London 2001, S. 11 172 es bestehen Ausarbeitungen für die Einrichtung eines Public Record Office in Wales, solange dieses jedoch nicht realisiert wurden, werden zentrale Funktionen weiterhin vom TNA gelenkt 173 für Schottland greift der Freedom of Information (Scotland) Act 2002 174 Vgl. http://www.opsi.gov.uk/si/si2004/20043391.htm#4


55

Der Leiter des Nationalarchivs wird als der Keeper of Public Records benannt und wird durch

den Lord Chancellor gewählt. Der §4 Abs.1 des PRA regelt weiterhin die Absprache

zwischen dem Lord Chancellor und den Leitern der jeweiligen Archive zur sicheren

Aufbewahrung und dem Zugriff auf öffentliche Unterlagen und ist als places of deposit for

public records bekannt. Der Lord Chancellor veröffentlichte den Code of Practice on the

Management of Records under the section 46 of the FOI Act, sowie den Code of Practice on

the Discharge of Public Authorities’ Functions under Part I of the FOI Act under section 45.

Als elementarer Bestandteil rechtlicher Rahmenbedingungen bildet die Richtlinie einen

Rahmen aus Standard und Leitfaden für das Verwalten von Unterlagen und der Nachfrage an

Informationen in Bezug zum FOI Act. Für die bestmögliche Umsetzung dieser Richtlinie steht

den Archivaren jederzeit ein Information Commissioner beratend zur Seite und wird durch die

practice recommondation under section 48 of the FOI Act schriftlich festgehalten.175 Der

Data Protection Act 1998 (DPA) regelt aufbauend zum FOI Act den Datenschutz von

Informationen zu Individuen, einschließlich elektronischer Aufzeichnungen und setzt voraus,

dass alle Informationen sorgfältig und aktuell, sicher und innerhalb der Aufbewahrungsfrist

bereitgehalten werden. Die entscheidende Reformierung dieses Gesetzes bildet die Akzeptanz

zur Verwaltung von elektronischen Aufzeichnungen und die vollständige Einführung von

VBS.176

3.2.4 Rechtliche Rahmenbedingungen weiterer Staaten

3.2.4.1 Australien

Bereits 2002 und 2003 berichtete das Australian �ational Audit Office’s (ANAO) über die

Umsetzungsprobleme elektronischer Vorgangsbearbeitungssysteme in Verwaltungen. Parallel

dazu klärte die Public Service Commission’s (APSC) in seinem State of the Service Report

über fehlende Kenntnisse fundamentaler Verantwortungen und Verwaltung elektronischer

Unterlagen bei Behörden auf. Das NAA konzipierte daraufhin die Guidelines for Creating,

Managing and Preserving Digital Records als fundamentale Hilfestellung für die australische

Regierung. Darin werden wesentliche Aufgaben der Regierung und dessen Umsetzung

gebündelt, die sich wie folgt ergeben.177

175 Vgl. Price, L. (2005), S. 1 ff 176 Vgl. Mind the gab. Assessing digital preservation needs in the UK. The Digital Preservation Coalition (Hrsg.), 2006, S. 12 177 Vgl. Digital Recordkeeping. Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records. National Archives of Australia (Hrsg.); Canberra 2004, S. 10


56

Die Verantwortung der australischen Regierung besteht darin, dass:178

• die australischen Regierungen Selbstverantwortung für die Erstellung, Verwaltung und

Bereitstellung der eigenen elektronisch erstellten Unterlagen fristgemäß zu tragen haben

und darüber hinaus eine umfassende und integrierte Richtlinie für elektronisches Records

Management erarbeiten sollten

• elektronische Dokumente, die aus Geschäftsvorfällen entstehen, werden zusammen mit

Metadaten, die dessen Inhalt, Struktur und Kontext wiedergeben, in einem elektronischen

VBS verwaltet

• die Verwaltung elektronischer Unterlagen den fristgemäßen Zugriff gewährleisten muss,

der durch das Archivgesetz, das FOI und den Datenschutz geregelt wird und unterliegen

einer Lagerung, das den fortwährenden Einblick ermöglicht. Aufgrund der schnellen

Überschreibbarkeit ist die Sicherstellung ein oberstes Kriterium. Ein Katastrophenplan

sollte von der Geschäftsstelle erstellt werden, um sich gegen den Verlust elektronischer

Unterlagen zu schützen.

• die Zugangsgewährleistung auf elektronische Unterlagen zwischen Verwaltung und

Archiv geregelt ist

• für die IT, aufgrund rasanter Veralterung, ein Katalog zur Langzeitarchivierung

elektronischer Unterlagen verlangt wird. Es ist besonders auf die Archivierung

elektronischer Unterlagen mit nicht vorgegebener Aufbewahrungsfrist zu achten, um

Zugriff für die Zukunft zu sichern.

• temporär archivierte elektronische Dokumente vollständig gelöscht werden müssen, ohne

dass eine Rekonstruktion möglich ist. Elektronische Unterlagen mit historischem Wert

sollten nach Abschluss des Geschäftsvorfalls ins Nationalarchiv transferiert werden.

Als Bestandteil der e-permanence Suite, wurde diese Richtlinie vom Nationalarchiv für die

umfassende Verwaltung regierungsbezogener Informationen erarbeitet. Die e-permanence

enthält rechtliche Rahmenbedingungen, Standards, Richtlinien und Workshops.

Ausgehend durch das in Kraft getretene Evidence Act 1995 wird die freie Wahl des Formates

elektronischer Unterlagen bei gerichtlich greifenden Aufzeichnungen erlaubt. Mit der

Einführung des Electronic Transactions Act 1999 wird die Beibehaltung und Wahrung

elektronisch verwalteter Geschäfte abgedeckt und die Verpflichtung zur unbegrenzten

Integrität und Zugänglichkeit festgelegt. Darüber hinaus beinhaltet die Anforderung der

178 Vgl. Digital Recordkeeping - Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, National Archivs of Australia (Hrsg.), Canberra 2004, S. 3


57

australischen Regierung ausgehend vom Australian Corporations Law of 1989179 die

autorisierte Benutzung elektronischer Aufzeichnungen solange eine bestehende Gewähr-

leistung der analogen Reproduktion gegeben ist.180

3.2.4.2 Kanada

Für Kanada ist das Canadian Protection of Personal Information and Protection of Electronic

Document Act181 ausschlaggebend, dass den vollständigen elektronischen Geschäftsverkehr

unter datenschutzrechtlichen Aspekten unterstützt und fördert. Gleichzeitig hält es die Be-

deutung der elektronischen Benutzung für Kommunikation, Informationsausgabe und Vor-

gänge fest. Darin sind aufbauend der Canada Evidence Act, der Statutory Instruments Act und

der Statute Revision Act182 eingeschlossen.

3.2.4.3 Südafrika

Das Nationalarchiv in Südafrika steuerte 2002 aktiv den Entwurf zum Electronic

Communications and Transaction Act für die Förderung und Regulation elektronischer

Kommunikation und Vorgänge bei und veröffentlichte 1999 die Leitlinien zum Management

of Electronic Records in Governmental Bodies. Längst wurden auch darin die nationalen

Strategien eines eGovernment und darüber hinaus für den weltweiten Zugriff zu

elektronischer Kommunikation, elektronische Vorgänge für mehr Bürgernähe, die Nutzung

von Informationssystemen sowie der Aufruf, die Vorteile des eGovernment stärker zu nutzen

sowie die Verbreitung der daraus entstehenden Ausführungen erkannt. Für die Pflege einer

Kultur mit Transparenz und Verantwortlichkeit öffentlicher und privatwirtschaftlicher

Verwaltungen wurde bereits durch die Einführung des FOI Acts im Jahr 2000 der Weg zum

Recht auf Zugriff von Informationen geebnet. Der FOI Act treibt den rechtskräftigen Zugriff

der Bevölkerung Südafrikas auf die zur Verfügung stehenden Informationen voran, um ihr die

die Möglichkeit zu geben, ihre Rechte auszuüben und zu schützen.183

179 2001 überarbeitet 180 Vgl. Digital Recordkeeping. Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records. National Archives of Australia (Hrsg.); Canberra 2004, S. 16 181 Vgl. McDonald, J. (2005), S. 14 182 Vgl. http://laws.justice.gc.ca/en/P-8.6/text.html 183 Vgl. http://www.acts.co.za/ect_act/


58

3.2.4.4 Zusammenfassung

Die feste Kooperation zwischen Nationalarchiv und Behörden sowie die Ausarbeitung

elementarer Rahmenbedingungen verdeutlichen die Integrierung umfassender IT-Land-

schaften sowie die grundsätzliche Einbindung der Archive für die Entwicklung effizienter

elektronischer Geschäftsprozesse. Dies gewährt den Nationalarchiven die reguläre Unter-

stützung im Verwaltungsalltag und gewährleistet nachhaltig die Umsetzung moderner

eGovernment-Initiativen mittels umfangreicher Leitlinien.

3 Voraussetzungen und Grundlagen der elektronischen Aktenführung und Archivierung 3.3 Der Einsatz von Standards

59

3.3 Der Einsatz von Standards

3.3.1 Globaler Überblick

Standards für das Verwalten des prozessgesteuerten Lebenszyklus elektronischer Objekte

steuern auf unterschiedliche Art und Weise direkt oder indirekt die Umsetzung von

„Rationalisierung, Qualitätssicherung, Umweltschutz sowie Verständigung in Wirtschaft,

Technik, Wissenschaft, Verwaltung und Öffentlichkeit“.184 Erscheinen diverse internationale

Standards auf den ersten Blick zu allgemein und theoretisch statt hilfreich oder könnten die

Autonomie unterdrücken, wird deutlich, dass diese auf internationalen Konsens beruhen und

elementare Voraussetzungen im Bereich der elektronischen Anwendungen u. a. zur

Kommunikation und zum Informationsaustausch legen. Das Internetprotokoll TCP/IP ist

bereits ein allgegenwärtig gebräuchlicher Standard. Verwaltungen, die in der digitalen Welt

verstärkt in einem internationalen Kommunikationsaustausch treten, beruhen neben

rechtlichen Rahmenbedingungen auf organisatorischen Strukturen, um den Anforderungen,

besonders die der Informationstransparenz für die Öffentlichkeit, mit Hilfe neuer Ressourcen

und Instrumente effektiv gerecht zu werden. Das Internet stellt dafür lediglich nur ein

Werkzeug für den umfangreichen Informationszugriff dar. Die Herausforderung für eine

effektive Informationsaufbereitung beginnt bei der Fragestellung wann und wo Standards

einsetzen sollten bzw. müssen. Von der Qualitäts- bis hin zur Informationssicherheit werden

technologische und archivarische Normierungen sowie Standards für den Bereich des Records

Management unterschieden und finden nationale wie internationale Anwendung.

Der internationale Standard ISO 15489:2001- Information and Dokumentation - Records

Management wird auf nationaler Ebene wie folgt vertreten: in Deutschland als DI� ISO

15489 Information und Dokumentation - Schriftgutverwaltung durch das Deutsche Institut für

�ormung e.V. (DIN) dessen �ormungsausschuss des Bibliotheks- und Dokumentationswesen

(NABD) durch den Arbeitsausschuss AA 15 die Bestandserhaltung sowie Archiv- und

Schriftgutverwaltung wahrnimmt. In Großbritannien ist das British Standard Institution (BSI)

für die Konzipierung nationaler Standards zuständig, wie bspw. das BSI DISC PD0008: 1999,

Legal admissibility and evidential weight of information stored electronically185 sowie das

BSI DISC PD5000: 1999 International code of practice for Electronic documents and

ecommerce transactions as legally admissible evidence186. Ferner gelten für den US-

184 Zitiert: http://www.archive.nrw.de/archivar/2001-01/A07.htm 185 Vgl. McDonald, J. (2005), S. 14 186 Ebenda


60

amerikanischen Raum das American �ational Standard Institut (ANSI) und für Frankreich

das L'Association française de �ormalisation (AFNOR).187

Weitere international vertretende Gremien sind die International Electrotechnical

Commission (IEC), die International Telecommunication Union (ITU) und das United

�ations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT), die unter-

schiedliche Verantwortlichkeitsbereiche abdecken, jedoch oftmals in gegenseitiger Beziehung

stehen.188

Ein zweites umfassendes Gebiet erstreckt sich in der systematischen Erschließung historischer

Quellen, die ebenfalls international verbreitet sind, jedoch aufgrund der Begrenzung der

Arbeit an dieser Stelle lediglich zusammenfassend aufgelistet werden. Archivische

Verzeichnungs- bzw. Kodierungsstandards sind bspw. der International Standard on Archival

Description/ General (ISAD[G]), ein archivarischer Standard, bestehend aus 26 Er-

schließungsebenen vom Allgemeinen zum Besonderen, dem International Standard Archival

Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families (ISAAR(CPF)), zur

Identifizierung von Körperschaften, Personen und Familien, die Encoded Archival

Description (EAD), als Kodierungsstandard von Findhilfsmitteln sowie der Encoded Archival

Context (EAC), zur Definition der Archivalien-Produzenten.189 Im Bundesarchiv sowie in

weiteren internationalen Archiven, wie das französische Nationalarchiv, wurden die

Grundsatzdiskussionen zu Verzeichnungs- und Kodierungsstandards weitestgehend abge-

schlossen. Das Nationalarchiv in Frankreich kodiert deren Findbuchdateien im EAD-/XML-

Format mittels des Programms Cindoc und nutzt zur Präsentation der XML-Dateien das

HTML-Format.190

Mit dem Schwerpunkt der Erarbeitung offener und herstellerunabhängiger technischer Regeln

und Software, werden Normungen zielstrebig für den wirtschaftlichen und gesellschaftlichen

Nutzen entwickelt. Dahingehend wurden Verbände für die Erarbeitung offener Standards

gegründet, wie das Worldwide Web Consortium (W3C), welches für die Erarbeitung einer

hersteller- und betriebssystemunabhängigen online Kommunikationsplattform, die technische

Entwicklung vorantreibt.191 Markante Vorteile ergeben sich in der Möglichkeit Vorschläge für

187 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 19 188 Ebenda 189 Ebenda 190 Vgl. Bender, W.; R. Lusiardi, R. (2005), S. 125 191 Vgl. Rottach, T.; Groß S. (2002), S. 5


61

die Entwicklung des Standards während der Versionisierung einzubringen, sie sind weit

verbreitet und überwiegend kostenlos. Die Anstöße entstehen aus dem allgemeinen Bedürfnis

oder öffentlichen Befürchtungen, wie bspw. die Interoperabilität des Webs oder die

Authentizität elektronischer Dokumente. Adobe`s Portable Document Format (PDF) ist ein

derartiger de facto Industriestandard. Die Erstellung und Anzeige von PDF ist neben Adobe

Systems demnach auch für andere Firmen zugänglich. Diese Unabhängigkeit kann sich bei

Anwendern und Entwicklern mit hoher Wahrscheinlichkeit auf eine jahrzehntelange

Programmierung von anderen Formaten mit der Generierung und Anzeige in PDF aus-

wirken.192

Der Wert und die Bedeutung dieser unterschiedlichen Standards ergeben sich wie folgt:

Unterliegen ISO Standards, neben der Kostenfrage, zum einen dem stark theoretischen Ansatz

und sind nicht immer auf Produkte übersetzbar oder benutzbar, so wurden sie in einem

internationalen Komitee entwickelt, gehören zum internationalen Konsens und verfügen

demnach über die ausschlaggebende Autorität. Der Industriestandard eXtensible Markup

Language (XML) findet weltweit flächendeckende Verbreitung und Anwendung und erreicht

dadurch eine international manifeste Position mit hoher Beachtung. Neben der problema-

tischen Umsetzung, unterliegen sie dennoch dem Eigentum und binden den Nutzer an den

Dienstleister. Der Nutzen internationaler Standards wird dadurch nicht beeinträchtigt, sondern

basiert überwiegend auf der Verpflichtung einer einheitlichen Verwendung und der

Akzeptanz in der Gesellschaft oder letztendlich dem Marketing der erstellenden oder

markttragenden Unternehmen.

Die heutigen Institutionen unterliegen einer starken Interoperabilität und integrieren

überwiegend eine Auswahl verschiedener Standards. Die breite Anwendung von Standards

unterliegt daher dem gesamten Verständnis der Ordnungsmäßigkeit sowie den Anforderungen

der Informationsgesellschaft. Dies umfasst die Informationssicherheit, die Registrierung der

Informationsressourcen, die digitale Archivierung, die Interoperabilität und der Informations-

austausch, gescannte Images, technische Dokumentationen, das Verwalten von Aufzeich-

nungen etc. Ein Problem entsteht durch ähnliche oder bezogene Intentionen verschiedener Be-

reiche der Informationswissenschaft, die durch unterschiedliche archivarische, bibliothe-

karische oder dokumentarische Perspektiven aufeinander treffen. Ein Hauptinteresse der

Dokumentation ist die Zugangsgewährleistung und Interoperabilität. Der international

192 Vgl. Drümmer, O.; Oettler, A., von Seggern, D. (2007), S. 8


62

anerkannte Dublin Core Metadata Element Set (DCMES) überschneidet sich mit dem

Metadatenstandard des Records Managements und ebenso kollidiert der Standard zur

Informationssicherheit mit den Archivierungsstandards. Zur Vermeidung von Doppelungen

bedarf es einer koordinierten Implementierung unterschiedlicher Normungen statt separater

Anwendungen.193 Dieser Überblick dient den Archiven, da unterschiedliche Standards in

einer Wechselbeziehung zur Aktenmäßigkeit stehen. Standards reglementieren die

umfangreichen Verwaltungsinteressen sowie die Schaffung qualitätsorientierter VBS sowie

einer revisionssicheren Archivierung, um zugleich das elektronische Kulturerbe der

Informationsgesellschaft sichern zu können.

Obwohl Standards oftmals fern realistischer Aufgabenbewerkstelligungen liegen, zu

theoretisch angesetzt sein können und einer ständigen Anpassung aktueller

Rahmenbedingungen unterliegen, überwiegen qualitative Vorteile für deren Gebrauch. Eine

Zusammenfassung zeigt die folgende Tabelle:194

Unterstützen Qualitätsgewährleistung, da Standards anerkannte Qualitätsanforderungen setzen

Flexibilität kann eingeschränkt werden

Unterstützen Informationsaustausch & Interoperabilität, steigern Effizienzsomit

Unzählige Standards erschweren die Wahl der optimalen Nutzung

Ermöglichen die Implementierung, Zulässigkeit & Bescheinigung für Rahmenbedingungen, da sie eine Liste erforderlicher Angaben bereitstellen

Ein Standard reicht nicht für die gesamten Fälle aus und erfordert Abgleichungen zu aktuellen Situationen

Kostenminimierung, da sie die unnötige Vielfalt reduzieren & die einfachere Zugriffserhaltungen unterstützen

Können realitätsfremd (reflektieren die ideale Situation) oder zu abstrakt sein (wenn alle Situationen abgedeckt werden)

Ermöglichen Stabilität & Autorität durch internationalen Konsens

Unterliegen ständig anpassender Revisionen zeitlicher Veränderungen & erfordern dennoch zukünftig weiterführende Zugriffserhaltungen

Vorteile von Standards Nachteile von Standards

Tabelle 1: Vor- und achteile von Standards

193 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 20 194 Ebenda


63

3.3.2 Technologische Standards

Basierten die ersten Computerprogramme lediglich auf reinen Text- und Brieferfassungen,

stieg die Anwendungsmöglichkeit hinsichtlich der Einbettung multimedialer Objekte konti-

nuierlich und proportional zum Anspruch der Anwender. Mit jedem neu entwickelten

Textverarbeitungsprogramm entstanden neue Speicherformate und somit kompakte Auf-

zeichnungen in verschiedenster Form. Für die dynamische Entwicklung der IT-Branche,

dessen laufend neu entdeckte Technologien nicht nur aktuell und zukunftsorientiert Probleme

beseitigen können195, ergeben sich adäquat notwendige Archivierungsansprüche, was eine

Standardisierung bestimmter Formate für die Authentizität elektronischer Aufzeichnungen

und eine anschließend nachhaltige Zugriffsgewährleistung notwendig macht. Die folgende

Abbildung veranschaulicht die derzeit international bedeutsamsten Formate für elektronische

Aufzeichnungen.

XML(eXtensible Markup Language)

ASCII(American Standard Code), reiner Text, ohne Formatierungs-codes oder Sonderzeichen

PDF

PDF/A-1

(Portable Document Format)

SGML(Standard Generalized Markup Language)

Unicode TIFF

TIFF-G4

(Tag Image File Format)

Strukturbeschreibungs-sprache

Codierungsschema Dokumenten- & Grafikformate

Tabelle 2: Internationale IT-Standards

Hinsichtlich der international geltenden Kodierungsschemata ASCII und Unicode werden die

Dokumentenformate PDF und TIFF sowie die Strukturbeschreibungssprache XML, welche

auf SGML basiert, derzeit als dominierende Standardformate bei weltweit großen Software-

herstellern angewendet. Nicht nur die internationale Anerkennung dieser Standards, sondern

auch deren praktische Umsetzung zeigt die Autoritätsstärke und die notwendige Kenntnis bei

Anwendern.196

195 Vgl. Rottach, T.; Groß S. (2002), S. 1 196 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 20


64

Standardisierte Formate werden für die Archivtauglichkeit letztendlich nach folgenden

Kriterien geprüft:197

• Lesbarkeit bzw. Wiedergabefähigkeit (ohne Spezialwerkzeuge)

• Wiedergabequalität, wie Layouterhaltung, Farbtiefe, Klangqualität

• Freie Verarbeitbarkeit bzw. Lesbarkeit durch Maschinen

• Zugänglichkeit bzw. Migrierbarkeit

• Explizite Struktur bzw. Selbstdokumentation

• Freie Nutzbarkeit (nicht proprietär)

• Vollständig bzw. offen dokumentiert

• Der Grad der Verbreitung

• Stabilität und Reife

• Für Text- und Bildformate gilt: Vermeidung von Verknüpfungen und Interaktivität

• Für Audioformate gilt: Streamingfähigkeit, Kodierungsverfahren

Neben der Gefahr beschädigter Daten oder Datenträger nimmt die Programmversionisierung

mindestens genauso starken Einfluss auf die Archivierung elektronischer Dokumente.198 Die

Intention der Entwicklung von leistungsfähigeren Formaten dient überwiegend einer noch

stärkeren authentischeren Repräsentation elektronisch gespeicherter Inhalte und führt zu einer

weiteren Herausforderung für die Dauerhaftigkeit elektronischer Dokumente. Die Rückwärts-

kompatibilität ermöglicht es ältere Dateien zunächst mit der aktuellen Programmausgabe zu

öffnen. Allerdings können abweichende Darstellungen des Aufbaus und der Seiten entstehen,

was die identische und damit authentische Dokumentendarstellung gefährdet. Aktuelle For-

matversionen beinhalten zusätzliche Merkmale und ermöglichen keine Darstellung in einer

älteren Version. Die Rückwärtskompabilität einer Word-95-Datei mit der Programmversion

2003 ist mit Authentizitätsverlusten verbunden. Ein Word-2003-Dokument kann nicht mit der

Wordversion von 1995 geöffnet werden. Zusammen mit der IT-Haltbarkeit erhöhen die

zyklisch kürzer werdenden Programmversionisierungen der Software-Entwickler daher die

Herausforderung für die Archivierung digitaler Daten.199 Hinsichtlich geltender Richtlinien,

wie die australischen Anforderungen zur identischen Bildschirmdarstellung elektronischer

Dokumente und deren Ausdruck, müssen archivwürdige Dateiformate über Bestandteile einer

Druckvorlage verfügen, damit die fehlerfreie Konvertierung und Speicherung bspw. von 197 http://www.wirtschaftsarchive.de/akea/handreichung.htm 198 Vgl. Drümmer, O.; Oettler, A.; von Seggern, D. (2007), S. 7 199 Ebenda


65

umfangreichen Grafikprogrammen, wie XPress oder InDesign gewährleistet werden kann. Ein

weiteres Kriterium zur Archivierung elektronischer Dokumente bewirkt die Speicher-

kapazität. Während in den meisten öffentlichen und privatwirtschaftlichen Verwaltungen das

Pixelbildformat TIFF, ein etabliertes Bilddateiformat, für die Speicherung von Urkunden,

Rechnungen, Verträgen etc. verwendet wird, entsteht eine relativ hohe Dateigröße. Die

verlustfreie Bildpunkt-Speicherung, durch ein pixelbasiertes Format, ermöglicht die

Erfassung und Speicherung aller Bestandteile von Grafiken und Schriften als Bild. Allerdings

können Recherchen erst durch eine Optical Character Recognition (OCR) Texterkennung200

durchgeführt werden.201

3.3.2.1 Vom PDF-Container zum archivtauglichen PDF/A

Das ursprünglich von Adobe Systems entwickelte PDF 1.0 wurde 1993 mit Acrobat 1

veröffentlicht und integriert grundlegend die Elemente Text, Schriftsatz und Bildinformation

in einem Dokument. Im Jahr 2006 liegt mit Acrobat 8 die Version PDF 1.7 vor.202 Die

Vorteile des Formats sind sein unverändertes Layout, ganz gleich inwiefern bestimmte

Schriftarten auf anderen Systemen installiert wurden und die Interoperabiltiät zwischen

verschiedenen Softwareplattformen203. Daneben existieren die meisten gespeicherten Dateien

derzeit noch als TIFF bezüglich verlustfreier Speicherung oder JPEG aufgrund zahlreicher

Digitalkameras sowie HTML durch die vielen Webseiten und Microsoft Word hinsichtlich

seiner weiten Verbreitung innerhalb der Office-Welt.

PDF

Die Konvertierung verschiedenster Formate zunächst in ein PDF Format sowie die

Rückwärtskompatibilität bis zur PDF-Spezifikation 1.3 sind Vorteile für die Archivwelt und

verdeutlicht die Bedeutung offener Standards. Ein PDF gleicht einem Container, bestehend

aus verschiedenen Bestandteilen, wie Text, Bild oder Schriften. Es garantiert jedoch keine

exakte reproduzierbare Anzeige von Dokumenten. So müssen bspw. bestimmte Elemente, wie

200 Bilddateien liegen in einem nicht kodierten Schema (NCI – �on Coded Information) vor. Eingescannte Texte müssen für die Recherche in ein kodiertes Schema (CI – Coded Information) konvertiert werden. Anhand persönlicher praktischer Erfahrungen mit der Digitalisierung von Karteikarten bei der Firma ArchivInForm ergab sich die Erkenntnis, dass sich während und nach dem Prozess der Konvertierung eine zeitintensive und notwendig (Nach)-kontrolle anschließt. 201 Vgl. Drümmer, O.; Oettler, A.; von Seggern, D. (2007), S. 7 202 Ebenda S. 8 203 Vgl. Müller, T.; Kuttner, P. (2004), S. 53


66

Schriften, eingebettet sein, damit ein Nutzer die erforderliche Schrift ebenso nach Jahren

lesen kann.204

PDF/A-1

Im Rahmen der internationalen Normungsarbeit entwickelte das ISO Subkomitee des

Technical Committees TC171/SC2 für die Verwaltung von verlässlichen Dokumenten

Management Applikationen, den Standard ISO 19005-1:2005; das archivtaugliche Format

PDF/A-1.205 Im Gegensatz zu XML Paper Specification (XPS), TIFF-G4, Joint Photographic

Experts Group (JPEG) und Microsoft Word (DOC), ist PDF/A die einzige Norm zur

Archivierung. Der PDF/A-Standard bezieht sich auf die PDF-Version 1.4; auf die Authen-

tizität von Inhalt und Darstellung von Dokumenten. PDF-Merkmale, wie Transparenz,

Sicherheitseinstellungen, Kommentare mittels Sound bzw. Movies, referierte Bilder bzw.

Seitenteile, alternative Bilder, Programmsprachen wie PostScript oder JavaScript, Aktionen

wie das Aufrufen von Movies bzw. Sound oder PDF-Ebenen sind für die Archivierungs-

konvertierung mit PDF/A-1 nicht gestattet. Diese Eigenschaften minimieren die Eindeutigkeit

für den Zugriff auf ein Dokument, wie bspw. für den Druck. Die Ebene für die Druckausgabe

muss noch vor der PDF/A-1-Konvertierung festgelegt werden, damit auch nach Jahren diese

Eindeutigkeit gewährleistet ist.206 Die Metadaten müssen der eXtensible Metadata Platform207

entsprechen, für die Integrierung eines einheitlichen Schemas.

Für den PDF Standard werden zwei Übereinstimmungsgrade spezifiziert: PDF/A-1a (Level

A) gewährt semantisch korrekte und strukturierte Objekte, die Unicode-Abbildung jedes

Schriftenzeichens sowie die Zugänglichkeit zur logischen Struktur mittels Tagging208. Das

Ziel mit PDF/A-1b (Level B) besteht lediglich aufbauend zu PDF/A-1a in einer zusätzlichen

visuellen Reproduzierbarkeit.209

Der Einsatz multimedialer Daten zusammen mit gestiegenen anwenderspezifischen An-

sprüchen erfordern darüber hinaus eine Aktualisierung, die 2009 in der erweiterten Fassung

PDF/A-2, beruhend auf die PDF-Version 1.7, modernisiert wird.210 Der Acrobat 8 mit der

204 Vgl. Drümmer, O.; Oettler, A., von Seggern, D. (2007), S. 9 205 Ebenda S. 3 206 Ebenda S. 9 207 Ebenda S. 80 208 Per Tag wird die genaue Struktur der Seitengestaltung definiert, mit mehreren Spalten bzw. Bildbeschreibungen, nennt die verwendeten Sprachen und wird als Tagged PDF realisiert. 209 Vgl. Drümmer, O.; Oettler, A., von Seggern, D. (2007), S. 11 ff 210 Ebenda S. 59


67

Version PDF 1.7 ermöglicht durch eine Unicode-Pfadangabe die eindeutige Wiedergabe von

Links auf übergreifend internationale Sprachsysteme sowie die Versendung gebündelter unab-

hängiger PDF-Dokumente in einer Datei.211 In PDF/A-1 archivierte Dokumente bedürfen

keiner Migration zu PDF/A-2, da die Grundlage als Fundament erhalten bleibt. Für neue

Objekte unterstützt die aktualisierte Norm z.B. die Bildkompression JPEG2000212 oder

gestattet durch eine eindeutige Algorithmenberechnung die Transparenz in PDF/A.213 Ein

Ausblick auf PDF/A-3 verweist auf den Schwerpunkt der PDF-Dateien mit Audio- bzw.

Video-Dateien, animierte Präsentationen, 3D-Modelle, komplexe Formularlogik und die

Datenbankanbindung.214

Innerhalb der Verwaltung werden weltweit überwiegend Microsoft Office-Programme für die

Erstellung, die interne und externe Kommunikation oder für die Ablage einfacher

Arbeitsdateien verwendet. Diese Dateiformate verursachen durch den fehlenden Status

offener Standards und die unausreichende Interoperabilität zwischen Versionisierungen,

weitreichende Probleme für die dauerhafte. Für die Lösung einer direkten PDF-

Exportfunktion aus Office-2007-Programmen stehen derzeit Downloads auf der Microsoft-

Webseite zur Verfügung. Diese Funktionen sind noch nicht direkt im Office-2007-Programm

enthalten und müssen separat installiert werden. Erst danach werden Konvertierungs-

einstellungen für PDF/A bereitgestellt.215 Das von Acrobat 8 bereitgestellte Preflight-Werk-

zeug erstellt PDF/A-Dateien im Anschluss an abgeschlossene Bearbeitungen und ermöglicht

Validierungen auf PDF/A-Konformität. Eine digitale Signierung kann ohne den Verlust der

Gültigkeit erfolgen, wird jedoch erst im Anschluss an die PDF/A Erstellung durchgeführt.

Darin besteht die einzige Abweichung von der Norm, die eine anschließende Modifizierung

generell untersagt.216 Da die Gesetzgebungen international variieren, wurde bislang kein ISO

Standard für elektronische Signaturen und PDF/A-Dateien entwickelt. Weitere Vorteile

beruhen auf barrierefreien PDF-Dokumenten. Die Barrierefreiheit liefert technische Hilfs-

mittel für Menschen mit Behinderungen und ermöglicht mit PDF die kostenlose

Inhaltsvermittlung, wie das Vorlesen oder die Größen- bzw. Kontrastveränderung von Texten

für Menschen mit einer Sehbehinderung. Damit wird neben den archivarischen An-

211 Vgl. Drümmer, O.; Oettler, A., von Seggern, D. (2007), S. 8 212 Ebenda S. 58 213 Ebenda S. 40 214 Ebenda S. 59 215 Ebenda S. 23 216 Ebenda S. 57


68

forderungen auch seit dem 2002 geltenden Behindertengleichstellungsgesetz (BGG)217, zur

Aufhebung der Benachteiligung von Menschen mit einer Behinderung, entgegengekommen.

Strukturierte PDF/A-1-Dateien und barrierefreie PDF-Dokumente verlangen eine eindeutige

Struktur des Objekts. Durch das Tagged PDF bleibt diese, mittels zusätzlicher Information per

Tag zu Inhalt, Art und Position, erhalten. Gleichzeitig erzielen strukturierte Dateien

zuverlässige Formatkonvertierungen nach HTML, TXT bzw. RTF. Die Generierung zwischen

PDF-Dokumenten und PDF/A-1a-Dateien ist weitestgehend einfach. Eine PDF/A-Kon-

vertierung wird wegen des Status stets am Ende einer Bearbeitung durchgeführt.218

PDF/A wurde für archivierungsrelevante Zwecke weitreichend entwickelt, verfügt über eine

einfachere Nutzung, eine zunehmende Verbreitung und ist als ein ISO-Standard keiner

Willkür von Herstellern ausgesetzt.219 Der PDF/A Standard wird dem technischen Fortschritt

und den nutzerspezifischen Anforderungen durch hinzukommende Tools angepasst werden,

bleibt aber als Grundlage erhalten. Für die Verwendung von PDF/A-Formularen muss eine

Schrifteneinbettung aber auch Farberkennung erreicht werden, die aktuell mit dem Acrobat-

Plug-In pdfaPilot der callas software gelöst werden kann.220 Es unterstützt die strategischen

und wirtschaftlichen Anforderungen und erleichtert als ein solides Fundament, notwendige

Investitionen für die Archivierungsstrategien zur Reproduktion der Lesbarkeit sowie visuell

eindeutiger und verlässlicher Dokumente.221

3.3.2.2 Fundamentale Anforderungen an XML

Die Familie der XML-Technologie wurde 1998 in der Version 1.0 vom W3C als

verbindlicher, plattformunabhängiger Standard verabschiedet und etablierte sich über die

Jahre als die zentrale Struktur- und Dokumentenbeschreibungssprache. Grundlegend be-

schreibt der Standard den Aufbau bzw. die Bedeutung individueller Bestandteile eines

XML-Dokuments, den Aufbau einer XML-Dokumententyp-Definition (DTD) für eine ent-

sprechende Gruppe bzw. der Bedeutung entsprechender Bestandteile sowie einen XML-

217 Vgl. DOMEA-Konzept, Hinweise zum Anforderungskatalog 2.0, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), 2005, S. 3 218 Vgl. Drümmer, O.; Oettler, A., von Seggern, D. (2007), S. 48 ff 219 Ebenda S. 59 ff 220 Ebenda S. 55 221 Ebenda S. 58 ff


69

Prozessor für die Verarbeitung eines XML-Dokuments, die dessen Bestandteile für

aufrufende Applikationen verwendet.222

Die Entstehungsgeschichte der XML-Technologien setzt bereits 1969 mit der Entwicklung

der Meta-Auszeichnungssprache General Markup Language (GML) ein. Die Firma

International Business Machines Corporation (IBM) und das US-amerikanische Verteidi-

gungsministerium verfolgten ursprünglich bei ihrer Entwicklung zu einer neuen Technologie

das Ziel, eine Technologie zu entwickeln, welche ein Dokument dermaßen formal be-

schreiben und auf allen Plattformen identisch interpretieren kann.223 1978 wird ausgehend von

den Bemühungen des American Standard Institute (ANSI) GML als Metadatenstandard für

die Auszeichnung von Dokumenten zur Standard Generalized Markup Language (SGML)

und der Hilfsdatei DTD verabschiedet. Das Kernforschungsinstitut European Organization

for �uclear Research (CERN) in Genf versionisierten 1989 SGML in die Seiten-

beschreibungssprache Hypertext Markup Language (HTML) mit einer DTD, um den

Kommunikationsaustausch zwischen verteilten Arbeitsgruppen zu ermöglichen. Durch die

Version 2.0 wird HTML ebenfalls durch eine SGML-DTD beschrieben und kam anschließend

überwiegend im Internet zum Einsatz. 1997 erfolgte durch die Forderung der SGML zur

Trennung der semantischen Auszeichnung und Formatierung eines Dokuments der Einsatz

von Cascading Style Sheets (CSS). Es definiert für eine HTML-Datei isolierte

Formatierungsanweisungen anhand von Stylesheets für dessen Inhalt.224 Nachdem HTML

vom W3C als verbindlicher Standard verabschiedet wurde, entstanden unterschiedliche

Versionen, welche jedoch die Verständlichkeit und Kompatibilität in Frage stellten. Die

Intention für XML entstand aus der Notwendigkeit eine einheitliche Metasprache für alle

HTML-Dialekte zu entwickeln.225 1998 entstand XML 1.0 und integrierte für den damaligen

Zeitpunkt lediglich alle wesentlichen SGML-Bestandteile.

Es folgten weitere Spezifikationen, wie: 226

• Simple API for XML Parsing 1.0 (SAX) für die Kommunikation von Anwendungen beim

Einlesen des XML-Datenstroms,

• XML Namespace zur Unterscheidung identischer Bezeichner,

222 Vgl. Rottach, T.; Groß S. (2002), S. 7. 223 Vgl. Theilacker, J. (2003); Rottach, T.; Groß S. (2002), S. 4 224 Rottach, T.; Groß S. (2002), S. 4 225 Ebenda S. 4 226 Vgl. Rottach, T.; Groß S. (2002), S. 4 ff


70

• eXtensible Stylesheet Language Transformations 1.0 (XSLT) zum Transfer zwischen

XML-Dokumenten und dessen XML Path Language 1.0 (XPath), zur Formulierung der

Transferregeln,

• XHTML 1.0 zur Neuformulierung der HTML 4.0.1 als XML-Vokabular für zukünftige

Web-Technologien,

• XML Schema Definition Language zur Erweiterungsmöglichkeit der beschränkten DTD,

• XML Linking Language 1.0 (XLink) für zu beschreibende Assoziationen zwischen

Ressourcen

• u. a. diverse Technologien verschiedener Anwendungsgebiete für Problemlösungen mit

XML-Basisstandards

Die Kerneigenschaften bestehen in einer semantischen Repräsentation und Erzeugung

strukturierter Daten, der elementaren Internetanwendung, dem Kommunikationsaustausch

zwischen Maschinen und der Grundlage auf und Interoperabilität zu dem exestierenden

SGML. XML-Dokumente enthalten neben der notwendigen Information zusätzlich

strukturierte Anteile, welche sich für die Darstellung, Speicherung und programmgesteuerte

Verarbeitung von Daten eignen. Damit gelingt es Metadaten bzw. Semantik zusätzlich zur

Information einzubeziehen, den Inhalt und die Darstellung zu trennen, die unabhängige

Plattform und Programmiersprache von Texten zu ermöglichen und den Prozentsatz der

Nutzdaten zu verringern. Weiterhin können Informationen und Assoziationen beliebig

strukturiert und dargestellt werden und ermöglichen bspw. die Weiterleitung von

Datenbankausschnitten als XML-Dokumente oder Datenströme. Andererseits entstehen

relativ aufwendige Verarbeitungen durch Prozessoren und Parser.227 XML-Technologien

finden durch den Daten- und Transaktionenaustausch aktuell Anwendung in „Business-to-

Business-Integrationen, Content Management, Electronic Publishing, Repräsentationen

medizinischer Daten, Darstellung von Wissensbasen, Übermittlung multimedialer

Datenströme oder Vektorgrafiken etc.“228

Die grundlegende Struktur aller XML-Dokumente besteht aus einem reinem ASCII-Text, die

mit öffnenden und schließenden Tags in spitzen Klammern formatiert wird. Der Groß- und

Kleinschreibung kommt unterschiedliche Bedeutung zu. Attributwerte werden in Anführungs-

zeichen dargestellt. XML-Dateien können alleine stehen oder aber auch einer DTD zur

227 Vgl. Rottach, T.; Groß S. (2002), S. 2 ff 228 Zitiert Ebenda S. 3


71

Interpretation formaler Strukturen bzw. Entitäten überwiegend verwendeter Elemente ein-

setzen. Programme, wie der Parser, dienen zur Erkennung der syntaktischen Struktur sowie

zur Formattransformation. Der Vorteil von XML-Formaten liegt generell in der Kompa-

tibilität zu anderen Programmiersprachen, wie SGML und HTML.229 Für die Präsentation

wurden weitere Technologien entwickelt. Mittels Web Browser werden einfache Dar-

stellungen mit dem ursprünglich für HTML entwickelten CSS und komplexere Vorhaben in

Form von Kalkulationen oder Umgruppieren von Elementen mit HTML per XSLT

dargestellt. XSLT-Prozessoren werden ebenfalls für die Transformation in andere

Zielformate, wie PDF, bzw. andere XML- Dokumente verwendet und dienen überwiegend

der visuellen bzw. multimedialen Präsentationsaufbereitung sowie der Konvertierung

unterschiedlicher XML-Datenformate für die Integration von Anwendungen.230 Die

eXtensible Stylesheet Language Formatting Objects231 (XSL-FO) wird für die Darstellung

von XML-Dokumenten, bspw. im Druckbereich, verwendet, welche lediglich den Inhalt

wiedergeben. Die folgende Abbildung stellt den Transformationsprozess dar. Diese wird mit

Hilfe eines XSLT-Prozessors generiert und durch FO-Prozessoren in unterschiedliche

Formate erzeugt.232

Quelldokument

Stylesheet

XSL - FOXSLT

ProzessorFO

Prozessor RTF

PDF

...

Abbildung 8: Transformationsprozess233

Bereits 2002 etablierten große Softwarefirmen XML als Standardformat.234 Der Gebrauch

dieses technologischen Standards wird in vielen unterschiedlichen Bereichen genutzt. XML

tritt als Sicherheitsstandard in Form des XML Signature Standards (XSignature), XML

Encryption Standards (XEncryption) oder XML Key Management Specification

(XKMS).235.Die KBSt nutzt die XML-Vorteile für XML Standardisierungsprojekte in

229 Vgl. Theilacker, J. (2003) 230 Vgl. Rottach, T.; Groß S. (2002), S. 78 ff 231 Ebenda S. 94 232 Vgl. Rottach, T.; Groß S. (2002), S. 94 233 Quelle: Ebenda 234 Vgl. Theilacker, J. (2003) 235 Vgl. Rottach, T.; Groß S. (2002), S. 115 ff.


72

öffentlichen Verwaltungen. Das von Deutschland Online geführte XÖV-Projekt, das

gleichzeitig einen Bereich des Projekts OSCI Leitstelle236 der KoopA ADV darstellt, soll als

XML-basierte Schnittstelle die Interoperabilität und den Datenaustausch zwischen den

Behörden fördern. 237 In der XÖV-Arbeitsgruppe Datenkonferenz238 werden in einem XÖV-

Leitfaden Regelungen zur Entwicklung und Pflege von Standards, zum elektronischen Daten-

austausch für die Durchführung, Koordination, Wiederverwendung fachlicher Kernkompo-

nenten sowie Konzepte und Methoden gebündelt.239

3.3.3 Records Management Standards

Offizielle Standards für den Bereich des Records Management existieren erst seit 10 Jahren240

und manifestieren sich bspw. in der ISO 15489 sowie im europäischen Standard und national,

individuell ausgelegten Anforderungskatalogen. Die folgende Abbildung verdeutlicht die

Funktionen an eine qualitative Aktenverwaltung unter der Betrachtung des gesamten Lebens-

zyklus elektronischer Dokumente.

Workflow

Recherche/Wiedervorlage

VerbesserterGebrauch

TechnischeStandards Gesetze Auslagerung

DigitaleArchivierung

Performance

ElektronischeSignatur

DokumentenManagement

Anforderungenans RecordsManagement

Offenheit

Verwaltung

Verfügbarkeit

Abbildung 9: Anforderungen an das Records Management241

236 Vgl. http://www.kbst.bund.de 237 Ebenda 238 Definition: Die Arbeitsgruppe ist für die Harmonisierung fachlicher Bausteine für den elektronischen Datenaustausch (XÖV-Kernkomponenten) sowie die Einführung von XÖV-Standards (u.a. die Erarbeitung von Konzepten für Test und Zertifizierung) zuständig. 239 Vgl. http://www.kbst.bund.de 240 Vgl. Hofman, Hans: Developments in ISO standards for recordkeeping, Präsentation auf dem DLM Forum, Barcelona 2005, S. 1 241 Übersetzung der Grafik aus: Fresko, Marc: Practical Application of the MoReq Specification. Präsentation, The Electronic Document & Records Management Symposium, A facing the future event [ohne Datum], S. 4


73

Das für das Records Management zuständige Komitee ISO TC46/SC11 Records Management

wurde 1997 gegründet und findet seitdem stets neue Mitglieder. Das TC46/SC11 besteht aus

internationalen Fachkräften des Archivs und Records Management, von Unternehmen, Ver-

tretern der Regierung, wissenschaftlichen Verbänden, Softwareanbieter und Bibliotheken.

Verschiedene Arbeitsgruppen befassen sich mit den Schwerpunkten zum Records

Management, dessen ISO 15489:2001 als der bekannteste Standard hervorging. 2004 setzte

die Überarbeitung ein. Metadaten bilden einen zweiten Schwerpunkt zu funktionalen

Voraussetzungen der Archivierung und Arbeitsprozessanalyse sowie den Zugriff. 2004 wurde

der Metadatenstandard, die ISO 23081-1 publiziert und ein Jahr später durch wesentliche

Grundsätze vervollständigt: ISO 23081-1:2005 Metadaten für Aufzeichnungen, Grundlagen.

Im selben Jahr veröffentlichte das Komitee die ISO 22310: 2005 Leitlinien für die

Etablierung der Voraussetzungen von Records Management in Standards, damit weitere

Komitees, die sich mit Aspekten zum Verwalten von Objekten auseinandersetzen, mit

elementaren Anforderungen effektiver arbeiten können. Insgesamt besteht das Komitee aus

sieben Arbeitsgruppen.242

Neben der Gruppe eins zu Metadaten für Aufzeichnungen und der Gruppe zwei zu Leitlinien

finden weitere Erarbeitungen statt:243

• die Gruppe drei zum Zugriff auf Aufzeichnungen, u. a. Information Retrieval, Interpre-

tation, Rights Management, Privatsphäre und Sicherheit,

• die Gruppe vier zur eigenen Beurteilung, Auflistung der Anforderungen, bis zur Ver-

öffentlichung der aktualisierten Version,

• die Gruppe fünf zur Weiterentwicklung der ISO 15489,

• die Gruppe sechs zur Arbeitsprozessanalyse, die den australischen Standard AS

5090:2003 zum internationalen Standard ausarbeiten wird

• die Gruppe sieben zur elektronischen Archivierung von Aufzeichnungen, mit dem

Schwerpunkt der Ausarbeitung spezifizierter Anforderungen für die dauerhafte Archi-

vierung. Im Mittelpunkt stehen bspw. Aktenformate, da einzelne Formate, wie das PDF

bereits vom ISO TC171/SC2, bearbeitet werden und dahingehend in enger Kooperation

stehen.

242 Vgl. Hofman, Hans: Developments in ISO standards for recordkeeping, Präsentation auf dem DLM Forum, Barcelona 2005, S. 1 243 Ebenda


74

Ferner existiert eine feste Zusammenarbeit mit dem ISO Komitee TC10, dessen Focus auf der

Entwicklung des Metadaten Standards für die technische Dokumentation liegt sowie mit dem

ISO Komitee TC20, das für den Open Archival Information Standard (OAIS) zuständig ist.

Eine feste Kommunikation für essentielle Metadaten und Interoperabilität besteht zu der

ISO/IEC Joint Technical Committee (JTC1), welche in den Bereichen elektronischer

Datenaustausch (EDI), Metadaten, Datenbanksprachen und Structured Query Language

(SQL) bzw. Multimedia tätig ist sowie Standards zu Metadatenregistrierung und Leitlinien für

interoperable Metadatenmodelle publiziert. Diese Ausarbeitungen verhelfen zur effizienten

Förderung der elektronischen Geschäftswelt und des elektronischen Öffentlichkeitsservices.

In Bezug zum Records Management bestehen Kooperationen zum International Council of

Archives (ICA), dem InterPares Project und dem International Records Management Trust

(IRMT). Dies verschafft dem TC46/SC11 einen autoritätsstarken und einflussreichen Status

sowie den Erfahrungswert zum Managen von Ressourcen in Verwaltungen und Archiven.

Die Arbeit des ISO TC 46/SC11 reflektiert eine steigende Qualifizierung im Bereich des

Records und Archivs Managements und der steigenden Bedeutung der Aufbewahrung.

Daneben existieren aufbauende Kooperationen mit weiteren internationalen Projekten, wie

das Clever Recordkeeping Matedata Projekt der Monash Universität in Melbourne. Die

Globalisierung ist ein entscheidender Katalysator, welche für die Kommunikation zwischen

Personen und Organisationen die Bedeutung von Mitteilungen und auszutauschenden Infor-

mationen, deren Authentizität, Verwaltung und Erhaltung beschleunigt und die ordnungs-

gemäße Verwaltung von Dokumenten ein wesentlicher Bestandteil ist.244

Auf nationaler Ebene kristallisieren sich spezifische Standards oder Richtlinien bestehend aus

den technischen Anforderungen für Softwareapplikationen im Bereich des Records

Managements, wie bspw. in Europa das deutsche DOMEA-Konzept der KBSt, das UK T�A

2002 des Nationalarchivs sowie die MoReq bzw. MoReq2 der Europäischen Kommission oder

im internationalen Raum des DoD 5015.02-STD, des US-amerikanischen Verteidigungs-

ministeriums sowie der australische Standard Design and Implementation Recordkeeping

System (DIRKS) des Nationalarchivs. Der Grund für die Konzeption ist die Notwendigkeit der

Organisation für die Implementierung von Softwareanwendungen nach dem Ordnungsrahmen

der Vorgangsbearbeitung. Die meisten nationalen Richtlinien beruhen jedoch nicht

244 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 24


75

vollständig auf der ISO 15489 und entstanden vielmehr aus einem anderen Kontext245. Der

europäische Standard und wesentliche nationale Standards und Konzepte werden für die Be-

deutung der Einführung entsprechender VBS ausführlicher erläutert.

3.3.3.1 Internationaler Standard: ISO 15489:2001 – Records Management

Das australische Komitee entwickelte 1996 den Australischen Standard AS 4390 und war

Anfang der 90er Jahre die Reaktion auf eine einheitliche Normung des Records Management.

Dessen AS 9000 benannte lediglich die Vorgehensweise eines Qualitätssystems, allerdings

ohne Bezug auf die Qualität des Standards. Ausgehend von der nationalen Initiative entstand

das Bedürfnis einer international einheitlichen Ausarbeitung. Das Ziel einer ISO für den

Bereich des Records Management wurde durch das TC46/SC11 basierend auf AS 4390

umgesetzt, um die Anwendung in anderen Ländern aufgrund differierender Ansichten der

Archive zu ermöglichen. Das Resultat war die ISO 15489:2001 - Information and Docu-

mentation - Records Management.

In der zweiten Hälfte der 90er Jahre gewann das australische Records Kontinuum zahlreiche

Diskussionen unter Spezialisten zum weltweiten Paradigma zu Dokumenten. Obwohl sich

nicht alle Records Manager und Archivare dem Ausschuss anschließen, ist es laut Hans

Hofman ein fundamentales Kriterium für die Verbesserung der ISO. Diese beinhaltet den

notwendigen globalen, multidimensionalen Bezug zum Lebenszyklus und die Annäherung

zum papierbezogenen sowie elektronischen Umfeld.246 In Deutschland bekräftigte bereits

Ruth Kappel die gewinnende Beratungskompetenz der Archive für das Verwalten

papierbezogener sowie elektronischer Dokumente und nannte Zielgruppen, wie internationale

Organisationen und Unternehmen, einflussreiche Führungskräfte in Organisationen und Ver-

waltungen, kompetentes Fachpersonal im Bereich Dokumenten- und Informations-

management, alle Mitarbeiter einer Dokumenten erstellenden Einrichtung sowie weitere Per-

sonen, die in Bezug zum Verwalten elektronischer Ressourcen stehen.247

Die ISO 15489 trägt den fundamentalen Charakter des gesamten Records Managements und

bündelt die Rahmenbedingungen und Anforderungen in einem umfassendem

Rahmenbedingungen sowie einen Gesamteinblick in Prinzipien und Kernpaussagen. Der

245 Vgl. Hofman, H. (2005) S. 23 ff 246 Ebenda 247 Vgl. http://www.archive.nrw.de/archivar/2001-01/A07.htm


76

Standard unterstützt jede Institution zu Kostenfragen und zur nutzergesteuerten Verwaltung

von Aufzeichnungen. Es bündelt somit aus der Perspektive öffentlicher und privat-

wirtschaftlicher Verwaltungen die gesamten Vorteile des Records Management, die recht-

lichen Rahmenbedingungen und Anforderungen, Gesetze und Verantwortungsbereiche, die

Eigenschaften von Aufzeichnungen und Systemen, den Prozess und die Kontrolle des

Records Managements sowie den überwachenden, prüfenden und übermittelnden Auftrag.

Der Fachbericht, ISO 15489-2, übernimmt die Funktion der Umsetzung für die entsprechen-

den Anforderungen, die von dem australischen DIRKS abgeleitet wurden.248

Der Standard beinhaltet elf Abschnitte, beginnend mit allgemeinen Ansätzen im Abschnitt

eins zur Darstellung des Anwendungsbereichs, im Abschnitt zwei zur Verlinkung weiterer

anknüpfender ISO-Standards sowie im Abschnitt drei zu einer Terminologie mit relevanten

Schlüsselbegriffen und dem Verweis auf die ausführliche Begriffsdefinition unter ISO 5127:

Information und Dokumentation. Während Abschnitt vier den Zweck und die Zielsetzung des

Records Managements innerhalb einer Organisation hervorhebt, verweist Abschnitt fünf auf

das für das Records Management geltende Regelungsumfeld, inklusive rechtlicher

Anforderungen, bereichsspezifischer Rahmenbedingungen sowie fakultative Absprachen und

Empfehlungen. Der Abschnitt sechs beinhaltet die in Wechselbeziehung stehenden

fundamentalen Anforderungen der Ordnungsmäßigkeit, Verantwortlichkeiten zur Rechts-

sicherheit sowie Zielsetzungen für die Wirtschaftlichkeit und verweist auf die Umsetzung

dieser wesentlichen Grundlagen des Records Managements als leitende Funktion. Dessen

Anforderungen und Merkmale für aussagekräftige Objekte und die Einhaltung geschäftlichen

Handelns werden im Abschnitt sieben umschrieben. Der Abschnitt acht widmet sich den

Systemfunktionalitäten und behandelt wesentliche Grundsätze und Methoden zu dessen

Entwicklung und Implementierung. Im Abschnitt neun werden lediglich Arbeitsprozesse und

Werkzeuge sowie dessen Funktion dargestellt, ohne Verweis auf detaillierte praktische

Anweisungen. Abschließend beinhalten der Abschnitt zehn die periodische Kontrolle und

Aufsicht von Prozessen und Prozeduren des Records Managements und der Abschnitt elf die

erforderliche Ausbildung und Qualifizierung von Fachkräften in diesem Bereich.249

ISO Standards unterliegen innerhalb von drei bis fünf Jahren einer Überarbeitung in Bezug

auf Nutzen und Aktualität. Die derzeitige Überprüfung der ISO 15489, begann 2004 mit der

Begutachtung erlangter Erfahrungen. Von insgesamt 420 Rückmeldungen, mit überwiegender 248 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 23 249 Vgl. Wettengel, M. [ohne Datum], S. 2 ff


77

positiver Bewertung, gebrauchte zu dem damaligen Zeitpunkt lediglich die Hälfte der

Rückmeldungen den Standard. Das Ziel der Revision ist mit Hilfe der Erfahrungsberichte, den

Standard komprimierter und präziser in einzelnen Darstellungen und Fortschreibung neuer

Themengebiete auf zu arbeiten, wie der Zugriff und Metadaten. Unter der Berücksichtigung

der Anwender soll der Gebrauch des Standards sowie für umfangreiche als auch kleinere

Organisationen maßgebend sein. Vordergründig sollen Führungskräfte einer Organisation

statt Records Manager bzw. Registratoren angesprochen werden, denn maßgebend sind die

Integrität und das Verständnis der Wechselbeziehung zwischen Records Management und der

Geschäftswelt. Die Prüfung schließt mit der Überarbeitung des Fachberichts ab, worin sich

die Frage stellt, in wie fern die aktuelle Struktur dem derzeitigen Stand entspricht oder einer

Umstrukturierung bzw. Differenzierung in einzelne spezifische Fachberichte bedarf. Dahin-

gehend sind feste Kooperationen mit den anderen Arbeitsgruppen notwendig. Das Ergebnis

des zweiten Teils wird für 2008 erwartet.250

3.3.3.2 Australischer Standard: DIRKS

Die Implementierung ausgearbeiteter Standards ist ein weiterer wesentlicher Prozess, den die

ISO 15489 trotz der Rahmenbedingungen für das Records Management aufgrund ihres stark

abstrakten Charakters zusätzlicher Interpretationen und Übersetzungen zur praktischen

Umsetzung benötigt. Der australische DIRKS, eine strategische Annäherung für das

Verwalten von Geschäftsvorfällen, wird bereits als Abstrakt im Fachbericht der ISO 15489

zusammengefasst. Dieser Abstract wird überwiegend in australischen Organisationen und in

vereinzelten Organisationen in Europa verwendet.251 Als eine hilfreiche Methodik für jede

Einrichtung zur Implementierung, basiert dieser auf dem für das System entwickelten

Lebenszyklus.252 DIRKS ist in drei Teile gegliedert. Der erste Teil beschreibt die Methodik

von DIRKS, unterschiedliche Umsetzungsstrategien und einem Leitfaden, zu charakteris-

tischen Systemen, die Aufzeichnungen beinhalten. Weiterhin unterstützt dieser Abschnitt

Organisationen bei der Umsetzung eines DIRKS-Projekts mit der Bereitstellung von Informa-

tionen zur Projektplanung, zum Change Management, zu Anforderungen an relevante Fach-

kenntnisse, Dokumentationsmethoden und Tools sowie technische Optionen.253

250 Vgl. Hofman, Hans: Developments in ISO standards for recordkeeping. Präsentation auf dem DLM Forum, Barcelona 2005, S. 6 251 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 28 252 Vgl. Digital Recordkeeping - Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, National Archivs of Australia (Hrsg.), Canberra 2004, S. 23 253 Vgl. DIRKS - a strategic approach to managing business information, Archives Advice 51, National Archives of Australia (Hrsg.), Canberra 2001, S. 2


78

Der zweite Teil besteht aus einer acht stufigen Methodenlehre, um praktische Hinweise für

den gesamten Prozess zu geben und die Flexibilität dieses Handbuchs verbessern zu

können:254

1. Schritt A: Vorbereitung einer Ausgangssituation für das Managen von Dokumenten.

Die Analyse der Rollenverteilung der Organisation, dessen Struktur und Geschäfts-

handeln sowie Aufsichtsbereich und sozialpolitischer Bereich.

2. Schritt B: Die Systematische Analyse geschäftsbezogener Aktivitäten und Workflows.

Dies dient zur Unterstützung des Aufbaus ein Business Classification Scheme,

inwiefern Dokumente und Metadaten erstellt und aufbewahrt werden sollen. Das BCS

ist die Abbildung einer Organisation über dessen Funktion, Aktivitäten, Transaktionen

und assoziierter Workflows. Die an das BCS anlehnenden Klassifikationstools ermö-

glichen ein konsistentes Indexieren und Recherchieren elektronischer Ressourcen.

3. Schritt C: Die Identifizierung der technischen Anforderungen an ein VBS für die

erstellte und aufbewahrte Beweiskraft von Geschäftsaktivitäten. Die Anforderungen

reichen von der Geschäftsnotwendigkeit, gesetzlichen und aufsichtsbezogenen Ver-

pflichtungen, Erwartungen der Öffentlichkeit und den potenziell ausgesetzten Risiken.

Wesentliche Metadaten für elektronische Aufzeichnungen sind zu Identifizieren.

Dieser Schritt reglementiert die fundamentale Basis für das Design eines prozessge-

steuerten Systems und definiert den Bezugspunkt für den Qualitätsgrad der System-

performance.

4. Schritt D: Die Ausarbeitung wesentlicher Steuerungsfunktionen, wie Fristen- und

Bewertungsverzeichnisse. Für die Analyse werden die Schritte A, B und C

hinzugezogen. Die Einschätzung bereits existierender Systeme für DMS

Funktionalitäten. Für die Bewertung der Übereinstimmung mit Sicherheitsanfor-

derungen und weiteren Aufbewahrungsobligationen.

5. Schritt E: Die Entwicklung einer Strategie, der Prozesse und der Trainingsstrategien

für das gesamte Verwalten von Dokumenten, wie z.B. eine Strategie zur Erfassung

und Aufbewahrung von Metadaten.

6. Schritt F: Ein Entwurf zur Mustererstellung der aufgelisteten Strategien und Taktiken

für elektronische Rahmenbedinungen zur revisionsicheren Archivierung. Darin einbe-

zogen sind die Erstellung von Strategien, die Zuweisung der Verantwortlichen, die

Überarbeitung der Arbeitsprozesse und die Entwicklung von Leistungsbeschreibungen

für DM-Systeme. 254 Vgl. Ebenda.; S. 1 ff; Digital Recordkeeping - Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, National Archivs of Australia (Hrsg.), Canberra 2004, S. 25 ff


79

7. Schritt G: Die Implementierung neuer Systeme für das Records- und Informations-

management, um den Anforderungen einer revisionsicheren Archivierung zu

entsprechen. Spezifizierungstools für den Zugriff auf elektronische Ressourcen unter

legislativ obligatorischen Bedingungen.

8. Schritt H: Die Entwicklung einer passenden und einheitlichen Suite aus DV-Systemen

für die gesamten Strategien einer Organisation. Die Bewertung der Darstellung eines

zeitnah implementierten Systems für eventuell erforderliche Korrekturen und den

nachhaltigen Zugriff auf Aufzeichnungen.

Der dritte Teil bündelt eine Reihe unterschiedlicher Vorlagen, wie die Erstellung neuer

Leitlinien zur Erfassung der Steuerungsfunktionen für das Verwalten von Aufzeichnungen

innerhalb des Commonwealth, Formulierungen zur Vorbereitung eines Geschäftsvorfall und

zur Durchführung von Kostennutzenanalysen, überarbeitete Muster zur Dokumentation derer

Forschungen praktischer Hinweise für die Verwendung der Keyword AAA.255 Diese Defintion

regelt die terminologischen und ordnungsgemäßen Bezeichnungen. Bestandteile in einem

BCS sowie Vorschläge und Hinweise für die Durchführung von Interviews.

DIRKS veranschaulicht damit die Komplexität und Herausforderung an ein ordnungsgemäßes

Verwalten elektronischer Unterlagen. Es integriert ein kohärentes System bestehend aus

Strategien, Prozeduren, Methoden, Prozessen sowie Standards und ebnet den essentiellen

Rahmen für einen vollständigen Lebenszyklus. 256

3.3.3.3 Amerikanischer Standard: DoD 5015.02- STD

Der noch bis vor kurzem geltende DoD 5015.2-STD, Design Criteria Standard for Electronic

Records Management Applications wurde für das US-amerikanische Verteidigungs-

ministerium entwickelt und von den �ational Archives and Records Administration (NARA)

für zulässig erklärt.257 Dieser stellte einen der ersten Standards dar, der zuerst 1997 und nach

einer Überarbeitung im Jahre 2002 veröffentlicht wurde. Durch dessen funktionale

Anforderungen und Zertifizierungsprozeduren erlangte dieser Standard weltweite Auf-

merksamkeit. Das Verteidigungsministerium verwendet für den rechtmäßigen Gebrauch aus-

255 Vgl. http://www.naa.gov.au/recordkeeping/control/KeyAAA/summary.html 256 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 29 257 Vgl. DoD 5015.02-STD, Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard, Assistant secretary of Defense for Networks and Information Integration, Department of Defense Chief Information Officer (Hrsg.), Washington 2007, S. 2


80

schließlich die vom Standard zertifizierten Softwareapplikationen. Daneben wurde der

Standard in mehrere Sprachen übersetzt, fand Verwendung in weiteren Konzepten und führte

einen der ersten Anforderungskataloge für die Zertifizierung der Implementierung von

Softwareapplikationen für den Bereich des Records Managements ein.258 Im April 2007

publizierte der DoD Directive 5015.2-STD, welcher für das Records Management Programm

zuständig ist, den aktuell geltenden Standard DoD 5015.02-STD, Electronic Records

Management Software Applications Design Criteria Standard. Die zeitnahe Ausrichtung

globaler Softwareanbieter an DoD 5015.2-STD, wie Tower Technologie von Vignette oder die

Valid Information Systems von Hummingbird bewirkten darüber hinaus die schnellere UK

T�A 2002 Zertifizierung sowie Vertragsabschlüsse mit den öffentlichen Verwaltungen im

britischen Raum.259

3.3.3.4 Europäischer Standard: MoReq/MoReq2

Die Model Requirements for Electronic Records Management entstanden 1996 aus den

Bestrebungen des DLM-Forums, welches im Rahmen der Europäischen Kommission

gegründet wurde. Die Förderung reglementiert das Interschange of Data between

Administration-Projekt (IDA-Projekt) zum Austausch von Daten in Verwaltungen. 2001

wurden die MoReq durch die Firma Cornwell veröffentlicht. Das Ziel ist ein intensiverer

Austausch zwischen den europäischen Nationalarchiven sowie anderer öffentlicher und

privater Organisationen mit Bezug zum Records und Archiv Management.260 Dies weitet die

Anforderungen auf den privatwirtschaftlichen Sektor aus. Die Richtlinie bündelt das

Verwalten von Objekten sowie die daran anknüpfenden Themenbereiche.261 Für die euro-

päischen Standardisierungsbestrebungen wurden die MoReq überwiegend in Anlehnung an

den britischen Standard UK T�A 2002 konzipiert und in mehrere Sprachen übersetzt. Derzeit

unterliegen die MoReq einer Überarbeitung.262 Europaweite und internationale Aner-

kennungen263 erfordern ein Erweiterungsprogramm der MoReq, welches 2005 vom DLM-

Forum verabschiedet wurde. Im Fokus steht die Realisierung eines einheitlich harmoni-

sierenden de facto Standards für das elektronische Records Management öffentlicher sowie

258 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 24 259 Vgl. Document and Records Management - Managing Information for Compliance, Eficiency, and Value, Section 1: Management Summary, Technologie Evaluation and Comparison Report, Butler Group (Hrsg.), Yorkshire 2005, S. 5 260 Vgl. Skjekkeland, A. (2006), S. 37 261 http://www.documanager.de/magazin/artikel_1094_moreq_2.html 262 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 23 263 Auf der Tagung des DLM-Forums in Berlin, vom 25.04.-26.04.2007, zeigte u. a. die Archivlandschaft Russlands großes Interesse an MoReq2


81

privatwirtschaftlicher Verwaltungen. Softwareanbieter erhalten im Hinblick auf unterschie-

dlichste Programmieranforderungen wesentliche Entlastungen. An der Konzipierung des

Standards beteiligen sich Nationalarchive, Spezialisten aus Industrie und Forschung, große

und kleine Softwareanbieter sowie Software-Anwender.264

Mit dem Schwerpunkt auf die Nachweisfähigkeit und das Zertifizierungsverfahren zur

Implementierung der MoReq-Anforderungen an Softwareprodukte, werden nötige Erwei-

terungen neben funktionalen Bedingungen erarbeitet und fundamentale Anforderungen

aktualisiert. Für die Sicherheit elektronischer Aufzeichnungen als Basis ergeben sich nach wie

vor technische Anforderungen zur Verwaltung der Medienspeicherung und der Sicherheit, die

Interoperabilität und aktive Archivierung, der Ingest265, die Dokumentation und Prüfung,

Unterstützung des Konzepts zur Vertrauensgewinnung der Anwender sowie die Authentizität

und Zertifizierung. Die Erweiterung der Betrachtung des gesamten Zyklus von der Erstellung

bis zur Endarchivierung erfordert eine einheitliche Betrachtung.266 Dahingehend werden

optionale Basismodule ergänzt und überarbeitet, wie die Zugriffsverwaltung, Kassation,

Bewertungs- und Fristenkataloge, ein einheitlicher Export und Transfer der Datenmengen, die

Archivierung sowie ein konkreter Standard der Metadaten. Für den Bereich der optionalen

Module werden CMS, VBS und Fallbearbeitungen sowie dezentrale Systeme neu

aufgenommen und in ERMS integriert. Bestehende Module werden zu den optionalen

Modulen verschoben, wie die Verwaltung aller weiteren Aufzeichnungen und Hybridakten,

durchgehende Prozesse, Dokumenten Management, Kollaborationen, Kryptographie,

Verschlüsselung, Wasserzeichen, Digital Rights Management sowie Interoperabilität und

Offenheit.267

Ein wesentliches Merkmal der MoReq ist die flexible Struktur in Bezug auf die Frage zur

Pflege bestehender nationaler Konzepte und die Kombination mit dem Standard. In Form

eines Abschnitts Null wurden Vorkehrungen für die Anwendungen auf nationaler Ebene in

Bezug auf variierende gesetzliche und physische Bedingungen getroffen. Dies ermöglicht die

bestehenden nationalen Bestimmungen unter den freigehaltenen Gliederungspunkt zu setzen.

Auf dem letzten DLM-Forum in Berlin stand die Relevanz des Abschnitts Null im

Mittelpunkt. Aussagen zum Umfang konnten noch nicht getroffen werden. Innerhalb der

264 Vgl. http://www.cornwell.co.uk/ 265 Definition: Übernahme 266 Vgl. Blake, Richard: Certification of ERDM – the british experience, Präsenation auf DLM Forum, Berlin 2007, S. 12 267 Vgl. http://www.documanager.de/magazin/artikel_1094_moreq_2.html


82

Struktur finden ferner Ergänzungen und Verschiebungen entsprechender Komponenten zu

Umgebungen und entsprechender Anforderungen statt. Im Gegensatz zur ISO 15489 wird für

den europäischen Standard neben den benannten Anforderungen ein Zertifizierungsverfahren

entwickelt. Für die Materialbeschaffung der Zertifizierungsverfahren steht Cornwell in enger

Kooperation mit der deutschen Firma Imbus AG.268

Das TNA, ein Mitglied des DLM-Forums, ist aktiv an der derzeitigen Überarbeitung zu

MoReq2 beteiligt, da es die Übernahme des Standards plant. Es verfolgt die Ziele der

Umsetzung der Transaktion innerhalb der Geschäftstätigkeit, eines qualitativ höheren Zugriffs

auf Informationen unter Sicherheitsbedingungen sowie der grundlegenden Bedeutung der ISO

15489.269 Der norwegische Standard �OARK sowie die luxemburgischen SEL-GED-

Standards planen ebenfalls die Orientierung an den MoReq2. Für die Fortführung des

deutschen DOMEA-Konzepts liegen derzeit keine offiziellen Strategien vor.270

3.3.3.5 Deutscher Standard: DOMEA-Konzept

Die Entwicklung für das „Konzept Papierarmes Büro“271 Dokumentenmanagement und

elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang272 entstand 1996 im

Zusammenhang der standortverteilten Schriftgutverwaltung umgezogener Bundesbehörden

von Bonn nach Berlin und der „Verringerung und Straffung von Bundesbehörden“273. Mit

dem Ziel Doppelentwicklungen zu vermeiden, steuert in Deutschland das Bundesministerium

des Innern (BMI) die eGovernment-Initiativen des Bundes sowie die gemeinsamen Strategien

zum eGovernment von Bund, Ländern und Gemeinden274. Das BMI übertrug der KBSt die

Organisation und Leitung des Projekts. Neben dem DOMEA-Konzept ist der Produktname

DOMEA zu unterscheiden, das häufig zu wesentlichen Missverständnissen führt. Mit der

Erarbeitung eines Anforderungskataloges, sollten die benötigten Funktionen der Behörde für

den Systemanbieter definiert werde. Vier von insgesamt 50 Unternehmen wurden für die

Beantwortung der Unterlagen und der Abbildung des Geschäftsgangs berücksichtigt. Ein

268 Ausführungen beruhen auf eigenen Notizen von der Tagung des DLM-Forums Berlin, vom 25.04.-26.04.2007 269 Vgl. http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/beyond2002.htm; Ausführungen beruhen auf einem Gespräch mit Richard Blake 270 Vgl. http://www.documanager.de/magazin/artikel_1094_moreq_2.html 271 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 6 272 Vgl. Wettengel, M. (1999), S. 1 273 Vgl. Göttsche, Peter: 10 Jahre DOMEA-Konzept - Bilanz und Ausblick. Präsentation, Bonn 2006, S. 2 274 Vgl. http://www.bmi.bund.de


83

Pilotsystem zur praktischen Erprobung diente der Analyse technischer Anforderungen,

Wirtschaftlichkeit, einem Handlungsleitfaden etc. In SINAD 97275, von der Firma SNI,

wurden die Inhalte des vorhandenen Schriftgutverwaltungssystems (SVGS) durch einen

sukzessiven Aufbau der Akte verwaltet, da eine sofortige Übernahme nicht möglich war. Mit

dem Lösungsanbieter des Projekts wurde ein Rahmenvertrag geschlossen, aus welchem die

Behörden notwendige Lizenzen beschaffen konnten. Die Version 1.2 ermöglichte die

Zertifizierung interessierter Softwareanbieter und damit die Wettbewerbsfähigkeit.276

DOMEA 1.2 und DOMEA 2.0

Der Anforderungskatalog 1.2 wurde aufgrund der Erfordernisse der Kommunen und Länder-

ebenen grundlegend überarbeitet. Die inhaltliche Strukturteilung zur Einführung der

traditionellen Dreiteilung Registratur, elektronische Ablage und Vorgangsbearbeitung entfiel.

Stattdessen werden in der Version 2.0 ablauforganisatorische Aspekte beschrieben. DOMEA

1.2 konzentriert sich auf System und Anbieterdarstellung, IT-gestützte Schriftgutverwaltung

bzw. Registratur, Aufbau des elektronischen Aktenbestands, Vorgangsbearbeitung,

elektronischer Schreibtisch, Ablagestruktur, Recherche, Archivierung und Aussonderung,

Hilfe, Handbuch, Schulung, Administration, Parametrisierung und systemtechnische Anf-

orderungen. Dagegen beinhaltet DOMEA 2.0 zunächst die Prozesse Eingang, Bearbeitung,

Ausgang, Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten und nimmt anschließend

Bezug auf Softwareergonomie, technische Anforderungen, fachliche und technische

Administration.

In Anlehnung an die Standards und Architekturen in E-Gorvernment-Anwendungen (SAGA),

für die technischen Rahmenbedingungen, die MoReq, die Barrierefreie Informationstechnik

Verordnung (BITV) und das eGovernment Handbuch wurde der Anforderungskatalog 2.0

entwickelt. Der DOMEA-Anforderungskatalog dient der Zertifizierung von Marktlösungen

hinsichtlich der Erfüllung von Anforderungen der öffentlichen Verwaltung an eine rechts-

sichere elektronische Vorgangsbearbeitung und Aufbewahrung. Basierend auf dem

Anforderungskatalog, wird das DOMEA-Zertifikat von der KBSt sowie einer unabhängige

Beraterfirma vergeben.277 Aktuell sind nach dem DOMEA 2.0 System: VISkompakt, Open

Text DOMEA, Fabasoft eGov Suite, nach dem Anforderungskatalog zertifiziert und dessen

275 OpenText DOMEA 276 Vgl. http://pcnewsletter.coextant.info/?OpenDocument 277 Vgl. Hänger, Andrea: Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten, Präsentation vom 2.12.2005, S. 9


84

Ergebnisse veröffentlicht. Die Nutzung unterschiedlicher Softwareprodukte zeigt deutlich die

technischen Herausforderungen für die Schaffung interoperabler Schnittstellen.

Für die Unterstützung der durchgehenden Verwaltung elektronsicher Dokumente dienen

aufbauende Erweiterungsmodule, bestehend aus:

• Virtueller Poststelle und Vorgangsbearbeitungssysteme

• Fachverfahrensintegration

• Scan-Prozesse

• Inner- und Interbehördliche Kommunikation

• Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten

• Technische Aspekte der Archivierung elektronischer Akten

• Formularmanagement und IT-gestützte Vorgangsbearbeitung

• Contentmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme

• Zahlungsverkehrsplattform und Vorgangsbearbeitungssysteme

• Datenschutz in IT-gestützten Vorgangsbearbeitungssystemen

• Projektleitfaden zur Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung

Organisationskonzept 2.1

Das aktuelle DOMEA-Konzept besteht aus Organisationskonzept 2.1, aus detailliert

beschriebenen Erweiterungsmodulen zu Problemfeldern, dem Anforderungskatalog 2.0 und

dem Zertifizierungsverfahren. Die derzeitige Version 2.1 umfasst neben der Darstellung des

Anwendungsbereichs im ersten Kapitel sieben weitere Kapitel: 278

• Gegenstand des Kapitels zwei ist der Sinn und Zweck des Konzepts mit Bezugnahme auf

Führungs- und IT-Fachkräfte sowie Organisationen, der Einführung und Bedeutung einer

elektronischen Akte, die Adaption individuell behördenspezifischer Bedürfnisse sowie die

Kooperation zur IT.

• Das Kapitel drei befasst sich mit der landes- und kommunalweiten Anwendbarkeit unter

Berücksichtigung behördeninterner Prozesse zur Unterstützung der Effizienzsteigerung

und einem verbesserten transparenten Verwaltungshandeln.

• Im Kapitel vier werden die für das DLM prozessgesteuerten Geschäftsgänge, vom

Eingangsempfänger bis zum Postausgang sowie Probleme hybrider Aktenführung

278 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 7


85

beschrieben. Integrale Bestandteile sind der IST-Zustand, die Problemanalyse und auf-

einander aufbauende organisatorische und technische Lösungsansätze, wie die Opti-

mierung durch Automatisierungspotentiale organisatorisch technischer Eingangsbehand-

lungen, die Metadatensatzerfassung der Grunddaten sowie eine einheitliche Schnittstelle.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt betrifft die Archivierung und die Darstellung eines auf

standardisierten Datensätzen beruhenden Aussonderungsverfahrens.

• Der Schwerpunkt des Kapitels fünf bildet das prozessorientierte sowie organisations-

bezogene Stufenkonzept und dessen Erfordernisse, Vor- und Nachteile für die Implemen-

tierung von VBS. Während die prozessorientierte Einführung von dem Ablauf des Ge-

schäftshandelns und den daran beteiligten Organisationseinheiten ausgeht, orientiert sich

die organisatorische Einführung an der Aufgabenverteilung in einer Behörde.

• Ein Glossar wird im Kapitel sechs bereitgestellt.

• Kapitel sieben enthält die Anlagen mit Problem- und Lösungsansätzen IT-gestützter VBS

und Archivierung.

• Die Literaturangabe folgt abschließend im Kapitel acht.

Der Einsatz elektronischer VBS für die Wirtschaftlichkeit und den Nachweis des

Verwaltungshandelns kann lediglich unter der Berücksichtigung des Ordnungsrahmen und der

Rechtssicherheit erreicht werden. Dahingehend etabliert sich die Herausforderung stärker in

der organisatorischen Lösung, als in informationstechnischen Problemen.279 Diese Absicht

fordert einerseits eine zentrale Koordination der Anforderungen an verwaltungsfähige und

interoperable Systeme und fördert andererseits die Zertifizierung verschiedener Systeme für

die Wettbewerbsfähigkeit. Das Konzept etablierte sich auf bundes-, landes- und kommunal-

weiter Ebene als Quasi-Standard für den Einsatz von VBS. In Kooperation mit dem KoopA

ADV wurde es in der gegenwärtigen Überarbeitung in Anlehnung an den Organisations-

wandel, den wachsenden IT-Landschaften sowie die Einbeziehung länder- und kommunen-

weiter Erfordernisse für eine flächendeckende Einführung von VBS in Bezug auf Inter-

operabilität und Überwindung föderaler Strukturen für verbesserte Transparenz und Bürger-

nähe geändert und angepasst. 280

Ferner wurde der Gedanke aufgeführt das DOMEA-Konzept in einen offenen Standard zu

erheben, um Schnittstellen und Systeme zu vereinheitlichen, eine größere Wettbewerbs-

279 Vgl. http://www.kbst.bund.de 280 Ebenda


86

fähigkeit zu erhalten sowie den Ausbau komplexer Initiativen, wie BundOnline, durch

Schnittstellenstandards zwischen Teilsystemen zu fördern.281 Darüber hinaus erfordert die

Übereinstimmung mit den MoReq weitere entscheidende Handlungsfelder.

3.3.3.6 Britischer Standard: UK T.A 2002

Die ersten Leitlinien im Umgang mit elektronischen Aufzeichnungen wurden 1997

verfasst.282 Im Jahre 1999 erarbeitete daraufhin das damalige Public Record Office zusammen

mit anderen Verwaltungen der Regierung eine national angepasste Richtlinie. Der PRO 1999,

auch Anforderungskatalog genannt283, bestand ursprünglich aus generischen technischen

Anforderungen an Systeme. Im Mittelpunkt stand der Einsatz kosteneffektiver Projekte,

welche die Interoperabiltiät zwischen den Behörden mittels zertifizierter ERMS ermöglichte.

Die Zertifizierungsergebnisse der Produkte wurden für die entsprechende Auswahl

veröffentlicht.284 Die frühzeitige Einführung IT-gestützter Verwaltungsaufgaben resultierte

durch die Initiative der Regierung und dessen White Paper von 1999 zur Verwal-

tungsmodernisierung. Die Forderung des Office of the Deputy Prime Minister (ODPM) zu

einer höheren Effizienz, basierte auf der elektronischen Umstellung aller Prozesse des

öffentlichen Verwaltungshandelns.285 2001 verkündete die britische Regierung die Einführung

des FOI Act 2000 im Jahr 2005 für das grundlegende Recht des öffentlichen Zugangs zu

Unterlagen. Gleichzeitig wurde die flächendeckende Einführung prozessgesteuerter Systeme

für das Verwalten elektronischer Unterlagen im Jahr 2004 für notwendig erachtet. Das

damalige PRO übernahm die leitende Funktion für notwendige Hilfestellungen zur Implemen-

tierung, für Records Management Ausbildungen sowie weitere Konsultationen mit den

Behörden und anderen öffentlichen Verwaltungen. Ein weiterer Schritt bestand in der Aus-

arbeitung wesentlicher technischer Anforderungen an Systeme für die Unterstützung in

öffentlichen Verwaltungen.286 Präzisere Anforderungen an Produkte fehlten in den PRO

1999-Anforderungen. 2002 publizierte TNA folglich die überarbeitete Fassung UK T�A

2002: Die Aktualisierung des Standards nahm Bezug auf die ISO 15489, die MoReq, die

eGovernment Rahmenbedingungen zur Interoperabilität zusammen mit kooperierenden

281 Vgl. Göttsche, Peter: 10 Jahre DOMEA-Konzept - Bilanz und Ausblick. Präsentation, Bonn 2006, S. 13 ff 282 Vgl. Blake, Richard: Certification of ERDM – the british experience, Präsenation auf DLM Forum, Berlin 2007, S. 4 283 Vgl. http://www.egovmonitor.com/node/181 284 Ebenda 285 Vgl. http://www.information-age.com/m-id/article/2005/march/standard_practice 286 Vgl. Unlocking the past, securing the future, The Keeper's Report 2001/2002, The forty-third Annual Report of the Keeper of Public Records, Lord Chancellor's Office (Hrsg.), 2002, S. 13


87

Metadatenstandards, das FOI Act 2000 sowie das DPA 1998.287 Seitdem fungiert es für die

Zertifizierung einsetzender EDRMS.288

Zum damaligen Zeitpunkt wurde das Nationalarchiv gleichzeitig mit der Erarbeitung

grundlegender Anforderungen für die Einführung dieser Systeme beauftragt. Aufbauend sah

es dahingehend die Notwendigkeit der Entwicklung eines Aktenplans. Nach der öffentlichen

positiven Resonanz auf einen ausgearbeiteten Vorschlag, wurde der Gesamtaktenplan

Business Classification Scheme289 eingeführt, um der erforderlichen einheitlichen Organi-

sation und des Workflows, die Anpassung der Keyword AAA Terminologie an die Klassifi-

kation und die Implementierung des Systems für die Lagerung von Dokumenten und Auf-

zeichnungen zu entsprechen.290

Für die Integrierung einer EDRMS Software für dokumenten- und aufzeichnungsbezogene

Geschäftsvorfälle wurde daher, in Anlehnung an gesetzliche Anforderungen der EU, das

Produkt Objective Software von der Objective Corporation ausgewählt, da diese den tech-

nischen Anforderungen für die britische Regierung entsprach. Dies ermöglichte gleichzeitig

die Umsetzung der Anforderung der Regierung an die vollständige elektronische Erfassung,

Lagerung und Recherche von Aufzeichnungen öffentlicher Verwaltungen für 2004. Für die

Anwendung der Instrumente und die Umsetzung veränderter Verwaltungsprozesse fand von

2000 bis 2002 das Pilotprojekt statt. Gleichzeitig stand für Dezember 2003 die Fusion der

Historical Manuscripts Commission (HMC) und des Public Records Office (PRO) bevor,

welche eine grundlegende Überarbeitung der bis dahin bestandenen Doppelinspektionen und

Beratungen bewirkte.291

Der Anforderungskatalog gliedert sich in zwei Stufen. Der Bereich A listet alle

Mindestanforderungen auf. Der Bereich B bezieht weitere qualitativ wünschenswerte

Anforderungen und drei mögliche Module ein. Für die Implementierung der Systeme

publizierte das Nationalarchiv verschiedene Leitlinien, wie einen Einführungsleitfaden für

ERM Systeme als Hilfestellung für technische Einstellungen und Instrumente. Es erfolgen

weitere Anpassungen in Bezug auf die Anforderungen an rationale Dokumente mit Beschrei-

bungen zu technischen Anforderungen, hilfreichen Illustrationen und Links zum An-

287 Vgl. http://www.egovmonitor.com/node/181 288 Vgl. http://www.information-age.com/m-id/article/2005/march/standard_practice 289 Vgl. http://www.egovmonitor.com/node/181 290 Vgl. http://www.nationalarchives.gov.uk 291 Vgl. http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/erms.pdf


88

forderungskatalog.292 Im Zuge mit den Bestrebungen der Europäischen Kommission für die

MoReq2 orientiert sich TNA stark an diesem zukünftig geltenden de facto Standard für

Europa.

Innerhalb einer Enterprise-Content-Managemen-System definieren das Content-Management-

System und das Document Records Management System eine Untergruppe weitreichender

Kapazitäten des Informationsmanagements.293 Dominierende ECM-Softwareanbieter aus dem

amerikanischen Raum, wie Documentum von EMC Software übernahmen EDRM-

Funktionalitäten. Darüber hinaus erhielten amerikanischen Softwareanbietern die sofortige

Zertifizierung durch den britischen Standard UK T�A 2002 sowie Vertragsabschlüsse mit

entscheidenden öffentlichen Sektoren in Großbritannien. Trotz des aufwendigen

Evaluierungsprozesses liegen die frühen Zertifizierungen amerikanischer Softwareanbieter in

der frühzeitigen Anpassung der Anforderungen und Zertifizierung an den amerikanischen

Standard DoD 5015.2-STD.294 Diese Evaluierungen können aufgrund der Spezifizierung auf

den amerikanischen Raum bezüglich Metadatenstrukturen und rechtlicher Anforderungen

nicht vollständig übernommen werden und unterliegen daher der erneuten UK T�A 2002-

Prüfung. Während viele Softwareanbieter zunächst auf der Warteliste zur Zertifizierung

standen, erreichte der EMC Softwaranbieter mit dem Birmingham City Council, eines der

größten öffentlichen Verwaltungen im britischen Raum, einen frühzeitigen Vertrags-

abschluss.295 Dessen Produkt Documentum ist charakteristisch für seine ECM Plattform und

bündelt einen umfassenden Content-Service mit Funktionen zum Records Management.

Weiterhin beinhaltet die Software eine Anzahl unterschiedlicher Lösungen zum Dokumenten

Management und integriert Lösungen zu papiergebundenen und elektronischen Infor-

mationen. Im Vergleich dazu ist die Fabasoft eGov-Suite von dem österreichischen Produkt-

hersteller Fabasoft eine ursprüngliche EDRMS Lösung, welche für öffentliche Sektoren

vorwiegend entwickelt wurde und eine große Anzahl verschiedener Tools integriert. Fabasoft

ist ebenfalls in Großbritannien zertifiziert worden. Darüber hinaus ist die Records

Management Funktionalität konform in Deutschland, Großbritannien, der Schweiz sowie dem

EU-Standard. Der Softwareanbieter Meridio erreichte dagegen mit dessen Produkt Meridio

eine flächendeckende Einführung in der zentralen britischen Regierung. Die Stärke des

292 Vgl. http://www.egovmonitor.com/node/181 293 Vgl. 3.4.1 294 Vgl. Document and Records Management - Managing Information for Compliance, Eficiency, and Value, Section 1: Management Summary, Technologie Evaluation and Comparison Report, Butler Group (Hrsg.), Yorkshire 2005, S. 5 ff 295 Vgl. http://www.information-age.com/m-id/article/2005/march/standard_practice


89

Produkts ist dessen angepasste Interoperabilität zu den Microsoft Produkten und Techno-

logien, wie Office und SharePoint Portal Server und einer einfachen Nutzung. Darüber hinaus

ist das Meridio Produkt DoD 5015.2-STD zertifiziert und ferner im US Militär im Einsatz.296

3.3.4 Der Metadatenstandard für das Records Management

Im Kontext zum Records Management beschreibt, protokolliert und fördert der Meta-

datenstandard das Verwalten von Dokumenten und den Informationsaustausch zwischen

Abteilungen innerhalb einer Verwaltung oder verschiedenen Verwaltungen. Zur späteren

Effektivitätssteigerung des Im- und Exports in einem DM-System sind strukturierte Meta-

daten und ein einheitliches Vokabular für die Beschreibung entsprechender Einheiten und

Standardbeschreibungen notwendig. Die Strukturierung von Beginn an verhilft der Erhaltung

der Authentizität elektronischer Dokumente, den Zugriff auf vollständige Informationen

sowie der späteren Archivierung und Migration in andere Standards oder Soft- bzw. Hard-

waresysteme. Metadaten sind daher ein wesentliches Tool für den Lebenszyklus von Doku-

menten in einem DM-System.297

Der erste Fachbericht wurde 2004 vom TC46/SC11 als ISO 234081-1 veröffentlicht be-

stehend aus Rahmenbedingungen zur Erfassung, Verwaltung und Verwendung der Metadaten

sowie einer Hervorhebung des Prinzips. Dieser Standard ist eine wesentliche Erweiterung zur

ISO 15489, da es Metadaten als ein notwendiges Werkzeug zur nachhaltigen Authentizität

und Integrität von Objekten beschreibt. 298 Eine Überarbeitung folgte ein Jahr später und

beinhaltet wesentliche Prinzipen und klärende Fragen:299

• zur Definition des Metadaten Standards für Records Management,

• zur Erfordernis,

• zur Identifikation der Rolle und Verantwortlichkeit,

• zu unterschiedlichen Arten von Metadaten und zur Verwaltung von Metadaten

Die Norm erläutert wesentliche Vorteile für die Wirtschaftlichkeit des prozessgesteuerten

Records Managements bei der Erfassung und Pflege von Metadaten. Unterschiedliche

296 Vgl. Document and Records Management - Managing Information for Compliance, Eficiency, and Value, Section 1: Management Summary, Technologie Evaluation and Comparison Report, Butler Group (Hrsg.), Yorkshire 2005, S. 5 ff 297 Vgl. Cumming, K. (2005), S. 34 298 Vgl. Hofman, Hans: Developments in ISO standards for recordkeeping. Präsentation auf dem DLM Forum 2005, S. 3 299 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 25


90

Kontexte verschiedener Einrichtungen variieren in der einheitlichen Erfassung von Meta-

daten, besitzen jedoch prinzipielle Anforderungen an Metadaten für das Records

Management. Metadaten protokollieren den wirtschaftlichen Zusammenhang von Doku-

menten und erfordern neben Aufzeichnungen ebenfalls eine ordnungsgemäße Ablage, um den

systematischen Ablauf festzuhalten. Ein weiteres ähnliches Prinzip ist die Dokumentation mit

Hilfe von Metadaten für jeden Prozess des Lebenszyklus eines Dokuments, welcher mit der

Erfassung beginnt, um die Authentizität, Integrität, Verlässlichkeit und Nutzbarkeit

unbegrenzt zu gewährleisten. Jede Änderung innerhalb des Lebenszyklus eines Dokumentes

unterliegt der Dokumentation, das über die Metadaten erfolgt, da elektronische Objekte nicht

statisch und in einer schnellen Überschreibung gefährdet sind. Das Records Management

erhält dadurch den Status einerseits der festen Integration in wirtschaftliche Abläufe und

andererseits ein in sich etabliertes Management mit eigenen verantwortlichen Personen, wie

Führungskräfte, Mitarbeiter oder Records Manager.300

Der Metadatenstandard des Records Managements überlappt sich mit anderen

Metadatenstandards. Unterschiedliche Perspektiven aus dem Informationswissenschafts-

bereich, Archiv, Bibliothek und Dokumentation, reglementieren die Entstehung von Meta-

datenstandards. Innerhalb des wirtschaftlichen Prozesses werden Metadaten als Protokoll-

informationen, wann welches Dokument von wem erstellt wurde, und unter der Konzession

der Interoperabilität erfasst. Technische Metadaten werden für die Reproduktion und den

Zugriff digitaler Objekte und zur fristlosen Aufbewahrung in Schemata wie DC, verwendet.301

Beide Standards kollidieren in der Indexierung von Aufzeichnungen für eine unterstützende

Dokumentation dieser Objekte. Grundlegend basiert das aus dem bibliothekarischen Bereich

stammende DCMES auf der Dokumentation von Web-Ressourcen und ist als der «Großvater»

der Erhaltung von Ressourcen mittels eines Metadatensatzes bekannt.302 Die komplette

Übertragung dieser Elemente kann nicht auf das Verwalten von Aufzeichnungen umgesetzt

werden. Ferner kann die Reduzierung auf wesentliche Angaben zu Fehlinterpretationen der

DCMES Definition führen und erfordert daher eine separate Definition für ein Records

Management Metadatenschema. Charakteristisch sind die unterschiedlichen Beschreibungs-

level in Form von Metadaten als vollständig authentische Prozesse des Lebenszyklus einer

300 Vgl. Hofman, Hans: Developments in ISO standards for recordkeeping. Präsentation auf dem DLM Forum 2005, S. 3 ff 301 Ebenda 302 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 26


91

Aufzeichnung.303 Der e-Government Metadata Standard (e-GMS) setzt den Rahmen für

relevante und zusätzliche Metadaten und beinhaltete ursprünglich das DCMES Meta-

datenschema. Basierend auf DCMES wurde der e-GMS verfeinert und weitestgehend mit

anderen kooperierenden Schemata sowie der DCMES Definition und näheren Kommentaren

harmonisiert. Dieser Standard dient dem vollständigen Überblick der zu verwendenden

Elemente und zusätzlichen Verfeinerungen. Vom System wird keine komplette Übertragung

aller zur Verfügung stehenden Elemente vorausgesetzt. Vielmehr sollen diese in den jewei-

ligen Verwaltungen in einem vordefinierten Organisationsrahmen spezifisch angepasst wer-

den.304

Der Kontext unterschiedlicher Metadatenschemata ist notwendig, um Doppelungen zu

vermeiden und ein einheitliches und umfassendes Schema für den gesamten Lebenszyklus zu

entwickeln. Letztendlich steht im Vordergrund die Bedeutung der Dinge, welche in

Abhängigkeit zu weiteren Angaben über Individuen, Organisationen, Kooperations-

gemeinschaften und Disziplinen basiert. Diese wirken in unterschiedlichen wirtschaftlichen

und sozialen Zusammenhängen.305

Die Ausarbeitung der ISO 23081 unterstützt in einem zweiten Abschnitt fundamentale und

konzeptionelle Anforderungen beim Aufbau und der Implementierung eines für die Institution

geeigneten Metadatenschemas unter Berücksichtigung geltender rechtlicher Anforderungen

und verantwortlicher Personen. Unterschiedliche Metadatenschemata müssen für die optimale

Anwendung institutionsgerecht komprimiert und angepasst werden. Daher ist eine Definition

zum Sinn und Zweck für die Verwendung des Metadatenschemata notwendig. Weiterhin wird

eine Leitlinie für die eigenständige Bewertung und Erhaltung der Metadaten, Erfassung,

Aufbewahrung und Erhaltung, Darstellung und dem langfristigen Verwalten der Metadaten

bereitgestellt. Demnach stehen Organisationsfragen im Fokus, inwiefern Metadaten in Form

von Protokollinformationen separat oder zusammen mit dem gesamten Vorgang abgelegt

werden sollen. Die Darstellung interpretiert die für Mensch und Maschine lesbare Form des

Metadatenschemas, bspw.. durch ein XML-Schema. Eine Liste aus wesentlichen Aspekten

303 Vgl. Requirements for Electronic Records Management Systems: 4: Implementation guidance, The National Archives (Hrsg.), London 2004, S. 18 304 Vgl. e-Government Metadate Standard Version 3.0 - e-GMS 3, Office of the e-Envoy (Hrsg.), London 2004, S. 4 305 Vgl. Hofman, Hans: Developments in ISO standards for recordkeeping. Präsentation auf dem DLM Forum 2005, S. 4


92

zur Implementierung ordnungsgemäßer Metadaten und deren Verwaltung ist ebenfalls

Bestandteil des Fachberichts.

Der dritte Abschnitt beinhaltet eine Beurteilungsliste für die Nachkontrolle des

übernommenen oder neu erstellten Metadatensatzes einer Einrichtung für das ordnungs-

gemäße Verwalten der Objekte. In Kooperation mit der Arbeitsgruppe für das Indexieren des

InterPares2 Project wurde der dritte Abschnitt erarbeitet. Dieses Projekt entwickelt eine

Datenbank mit Informationen der Metadatenschemata zur Aufbewahrung und Archivierung.

Bedeutende Standards sind das RecordKeeping Metadata Set des Australischen National-

archivs (NAA), das Minnesota Records Management Metadate Set, der ISAD(G) Metadaten-

satz und der DC-Standard. Die Intention der Auflistung ist die Aufklärung unterschiedlicher

Perspektiven, Aufbau sowie Sinn und Zweck der einzelnen Sets, da diese nicht adäquat zum

Hintergrund des Records Management entstanden sind.306

Beide Bereiche der ISO 23081 stehen in einer aufbauenden Wechselbeziehung und präsen-

tieren eine umfassende Leitlinie zum Aufbau der Metadaten für das Records Management und

dessen anknüpfenden Initiativen einer Institution.307

Im nationalen und lokalen Raum entwickelten sich ferner eine Reihe unterschiedlicher

Metadatensätze für das Records Management, wie bspw. in Großbritannien der e-Government

Metadata Standard (e-GMS)308, in Australien der Recordkeeping Metadata Standard for

Commonwealth Agencies (RKMS), in New South Wales der �ew South Wales Recordkeeping

Metadata Standard (NRKMS) oder in Kanada der Government of Canada Records

Management Metadata Standard (GC RMMS) und in Minnesota in den USA der Minnesota

Recordkeeping Metadata Standard.309

306 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 25; Hofman, Hans: Developments in ISO standards for recordkeeping. Präsentation auf dem DLM Forum in Barcelona, 2005, S. 5 307 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 25 ff 308 Vgl. e-Government Metadate Standard Version 3.0 - e-GMS 3, Office of the e-Envoy (Hrsg.), London 2004, S. 4 309 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 25 ff


93

3.3.5 Archivische Standards

Die konventionellen Archivtätigkeiten, bestehend aus der Erfassung, Aussonderung,

Bewertung, Übernahme, Erschließung, Erhaltung und Zugangsgewährleistung historisch

relevanter Quellen310 erhalten mit der Einführung IT-gesteuerter Verwaltungstätigkeiten eine

neue Herausforderung. Die in den Behörden entstehenden Datenmengen müssen nachhaltig

und analog zum Papier für die historische Überlieferung ausgesondert und aufbewahrt

werden. Die Standards für das Records Management bilden den ersten großen Komplex.

Daran schließen sich nahtlos die archivische Standards an. Das Ziel ist eine effizientere

Aussonderung sowie ein verlustfreier Datentransferprozess aus dem VBS ins Archivsystem.

Das dafür in den Anforderungskatalogen dargestellte Aussonderungsverfahren sowie die

Rahmenbedingungen an die technische Umgebung für elektronische Objekte, bildet die

Transferschnittstelle zum Archiv und unterstützt darüber hinaus automatisierte und personal-

entlastende Arbeitsabläufe.

3.3.5.1 Internationaler Standard: OAIS

Ein wesentlicher Standard für die Infrastruktur digitaler Archive stellt das Referenzmodell

Open Archival Information System (OAIS), ISO 14721:2001, dar. Unabhängig von struktu-

rierten und technischen Ebenen, umfasst es den Prozess der dauerhaften Sicherung von

Integrität und Authentizität elektronischer Ressourcen mittels Stabilität und Zugriffs-

gewährleistung. OAIS entstand durch die �ational Aeronautics and Space Administration

(NASA), da in den sechziger Jahren bereits große Datenmengen angefallen sind. Seit 1997

steht die fortführende Entwicklung des Standards zusätzlich unter der Aufsicht der �ational

Archives and Records Administration (NARA) sowie der Research Library Group (RLG).

Die gegründete Arbeitsgemeinschaft Consultative Committee for Space Data Systems

(CCSDS) veröffentlichte 1999 das Red Book, welches 2002 unter wenigen Änderungen als

die ISO 14721 anerkannt wurde. In sieben Kapiteln ermöglicht es einen umfassenden

Überblick über die Elemente, die für die Archivierung und Resistenz elektronischer Objekte

jeglicher Art gegenüber dem technologischen Wandel notwendig sind. Es versteht sich als ein

offenes Informationssystem.

310 Vgl. Brübach, N. (ohne Datum), S. 4


94

Beschrieben werden:

• einleitend im Kapitel eins die Zielsetzung, Anwendungsrahmen und -regeln sowie

Schlüsselbezeichnungen,

• mit dem Kapitel zwei die Vielfalt existierender Informationsträger, modellierbare

normierte Prozeduren sowie IT-Landschaften,

• durch das Kernkapitel drei die Tätigkeitsfelder jeweiliger OAIS-Betreiber,

• anhand Kapitel vier die dem OAIS zugrunde liegenden Datenmodelle, inklusive der

Beschreibung von Funktionsmodell und die spezifische Verwendung unterschiedlicher

Informationspakete,

• in einem weiteren Kernkapitel fünf die für eine dauerhafte Aufbewahrung elektronischer

Ressourcen und für dessen Zugangsgewährleistung zu verwendenden Prozeduren

• mittels Kapitel sechs der Archivaufbau nach dem OAIS-Standard und der technischen

Umsetzung von Schnittstellen für ein digitales interoperables Archivnetzwerk.

• Kapitel sieben stellt ferner Anhänge dar, bestehend aus beschreibenden Anwendungs-

probeläufen, Verweisen auf weitere Standards, Modellskizzierungen für Kooperationen

sowie Andeutungen auf Entwicklungsmodelle für wesentliche Software-Lösungen.

Weitere wesentliche Merkmale des Referenzmodells neben Technik und Funktion bestehen in

der Medienunabhängigen sowie der Berücksichtigung traditioneller archivischer Arbeits-

methoden und dessen zukunftsorientierte Anwendung für die digitale Archivierung.311

Dem Wesen des Models werden sechs Hauptfunktionen zugeordnet:312

• Ingest 313

• Aufbewahrung

• Datenverwaltung

• Systemverwaltung

• Zukunftsorientierte digitale Bestandserhaltung

• Bereitstellung

Aus den Anforderungen wird ersichtlich, dass die digitale Archivierung eine umfassendere

Bedeutung besitzt, als die ausschließliche Lagerung von Ressourcen.314

311 Vgl. Brübach, N. (ohne Datum) S. 2 ff 312 Ebenda S. 6 313 Definition: Übernahme 314 Vgl. Waller, M.; Sharpe, R. (2006), S. 24


95

Die für die Archivierung abzugebenden digitalen Objekte werden in Form von Submission

Information Packages (SIPs)315 angepasst, welche während des Ingest in Archival Information

Packages (AIPs)316 transformiert/konvertiert werden und können über Dissemination

Information Packages (DIPs)317 unter jeweiligen rechtlichen Bedürfnissen als Extrakt und

zielgruppenorientiert zur Verfügung gestellt werden. Charakteristisch für die Generierung von

Informationspaketen ist die nachhaltige Rekonstruktion von Dokumenten, Vorgängen und der

Aktenstruktur in Form von Paketen. Unabhängig technischer Versionisierungen bzw.

Erneuerungen ermöglicht die Aufbereitung zu DIPs eine komfortable Funktionalität. Jedes

Informationspaket, auch als digitales Objekt definiert, bündelt inhaltliche Informationen zu

Ursprungsdaten und definierenden Repräsentationsinformationen sowie zukunftssichernde

Informationen zur Beschreibung der Preservation Descritption Information (PDI)318, wie zum

Stand der Technik und Verfahren. Innerhalb des Funktionsmoduls werden vier Teilsysteme

für die Analyse der Umgebungsbedingungen, rasant verändernder IT-Landschaften sowie

grundlegende Erhaltungskonzeptionen für die im System archivierten Objekte. 319

Abbildung 10: OAIS-Datenprozess im Detail320

315 Definition: Abgabeinformationspakete 316 Definition: Archivierungsinformationspakete 317 Definition: Verteilungsinformationspakete 318 Definition: Aufbewahrungsform 319 Vgl. http://pcnewsletter.coextant.info/?OpenDocument 320 Quelle: Recommendation for Space Data System Standards, Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), CCSDS Document Nr. 650.0-B-1, BLUE BOOK, Consultative Committee for Space Data Systems (Hrsg.), 2002, S. 31


96

Seit dessen Veröffentlichung als offenes Informationssystem wurden den jeweiligen

Bedürfnissen von Archiven, Bibliotheken oder Datenzentren angepasste Standardisierungs-

initiativen entwickelt. Durch die Initiativen der Research Libraries Group (RLG) und des

Online Computer Library Centre (OCLC), wie die attributes of trusted digital repositories

und die Arbeitsgruppe für PREservation Metadata. Implementation Strategie (PREMIS)321

publizierten 2005 Richtlinien zur Implementierung von Metadaten unter Berücksichtigung der

Erhaltung. Das Verzeichnis- und Kodierungsschema Metadata Encoding and Transmission

Standard (METS) wurde ebenfalls auf der Basis des OAIS entwickelt und ermöglicht einer

Organisation beschreibende, administrative und strukturierte Metadaten zu digitalen Objekten

als text und image basierte Arbeit hinzufügen zu können.322 Das Bundesarchiv orientiert sich

bei der Gestaltung einer umfassenden Lösungsarchitektur für das bundesweite Standard-

ArchivierungsModul für elektronische Archivierung (SAM) an dem OAIS-Modell. The

�ational Archives entwickelte PRO�OM mit Bezug zum OAIS-Modell, das Beschreibungen

zu aktuellen Aktenformaten beinhaltet. Im internationalen Raum wurde das Global Digital

Format Registry (GDFR) durch eine Initiative einer Arbeitsgruppe der Harvard und

Massachusetts Institute of Technology (MIT) durch die Unterstützung des Digital Library

Federation (DLF) entwickelt323.

3.3.5.2 Projekt des Bundesarchivs: SAM

Das Bundesarchiv muss sich durch die Verbreitung elektronisch verwalteter Dokumente in

unterschiedlich verwendeten VBS auf komplexe Datenmengen einstellen. Auf dem 13.

eGovernment Anwenderforum präsentierte Andrea Hänger das von der KBSt geförderte

Einer-für-Alle (EfA) Projekt SAM und veranschaulichte damit die entscheidende Transfer-

schnittstelle für den prozessgesteuerten Lebenszyklus elektronischer Dokumente in eine

revisionssichere Archivierung. Für die Marktbeobachtung orientiert sich SAM am OAIS-

Modell sowie an dem australischen Victorian Electronic Records Strategy (VERS). Ferner

wird sich der Erarbeitung von Migrationsstrategien und alternativen Methoden sowie der

Entwicklung und Umsetzung ganzheitlicher technischer und organisatorischer Lösungs-

ansätze für die gesamte Struktur des digitalen Archivs gewidmet. Die enge Kooperation

zwischen Verwaltung und Archiv ist ein entscheidendes Kriterium.

321 Vgl. http://www.oclc.org/research/projects/pmwg/background.htm 322 Vgl. Hofman, H. (2005), S. 27 ff 323 Vgl. Wijngaarden, Hilde: Format Registries - Digital Preservation Department. Präsentation, Workshop in Göttingen [ohne Datum], S. 7


97

SAM startete 2006 als Pilotprojekt und bildet das Eingangsmodul für die plattform- und

herstellerunabhängige Architektur des digitalen Archivs. Es ermöglicht die Erfüllung des

gesetzlichen Auftrages zur Sicherstellung, Bewertung und Ausgabe elektronischer Unter-

lagen. Nach einer erfolgreich abgeschlossenen Pilotphase im letzten Jahr ist die Aufnahme in

den Echtbetrieb für Ende 2007 geplant324 und wird kontinuierlich ausgebaut. Die folgende

Zeittafel stellt die Entwicklung von SAM dar.

Abbildung 11: Zeitlicher Überblick von SAM325

Die anschließende Abbildung verdeutlicht SAM als die Schnittstelle zwischen dezentralen

Speicherlösungen verschiedener Softwareanbieter und der einheitlichen Speicherung im

Bundesarchiv.

324 Vgl. Bundesarchiv-Behördenberatung - Elektronische Akten. Rückschau - Vorschau - Thema: Bundesarchiv entwickelt EfA-Dienst, Newsletter Nr. 1, Bundesarchiv (Hrsg.), 2006, S. 1 325 Quelle: Huth, Karsten.; Schroeder, Kathrin: Projekt "Aufbau eines Digitalen Archivs" im Bundesarchiv - Ein Werkstattbericht über den "individuellen" Umgang mit Massendaten, Präsentation auf der 11. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“, Stuttgart 2007, S. 2


98

Abbildung 12: Der Übernahmeprozess mittels SAM326

Die zu Beginn erfassten Steuerungsinformationen ermöglichen ein automatisiertes

Aussonderungsverfahren. XML dient als Schnittstelle und setzt die Komparabilität der Meta-

datenstrukturen mit den hinterlegten XML-Schemata voraus. Die für den Aussonderungs-

prozess vorliegenden Schemadateien dienen der weiteren Verarbeitung im Bundesarchiv. Mit

SAM werden die Funktionalitäten zur Übernahme von Primärinformationen und Metadaten

verschiedener Behördensysteme, die Prüfung und Fehlerbehebung der Datenmengen sowie

eine beständige Aufbereitung umgesetzt.327 Die Metadaten bleiben unverändert und werden

gegebenenfalls mit einem zusätzlichen Titel kenntlich gemacht. Mit der Hinterlegung eines

Behördenprofils werden vorzeitig Zugriffsrechte reglementiert. Die dabei entstehende Trans-

aktionsdatei und Transaktions-ID dienen der Automatisierung und damit der Bewerk-

stelligung des Arbeitsumfangs. Für die Planung des Langzeiterhalts der Daten werden einge-

hende Daten zu Übergabepakete gebündelt und die Signatur entsprechend der ID automatisch

angepasst.328 Die folgende Abbildung veranschaulicht den letzten umfangreichen Bearbei-

tungsprozess archivierungsrelevanter Unterlagen innerhalb des DLM.

326 Quelle: Hänger, Andrea: Der E-Government-Prozess (Langzeit-)Archivierung. Vorstellung und Hintergründe des Pilotprojekts im Bundesarchiv, Präsentation auf dem 13. eGovernment Anwenderforum, Berlin 2007, S. 9 327 Vgl. Bundesarchiv-Behördenberatung - Elektronische Akten. Rückschau - Vorschau - Thema: Bundesarchiv entwickelt EfA-Dienst, Newsletter Nr. 1, Bundesarchiv (Hrsg.), 2006, S. 1 ff 328 Vgl. Hänger, Andrea: Der E-Government-Prozess (Langzeit-)Archivierung. Vorstellung und Hintergründe des Pilotprojekts im Bundesarchiv, Präsentation auf dem 13. eGovernment Anwenderforum, Berlin 2007, S. 10 und eigene fortführende Notizen während der Präsentation


99

Abbildung 13: Der Transfer elektronischer Informationspakete mit SAM329

Eine einheitliche XML-Schnittstelle durch die Bereitstellung des Moduls für die Behörden

ermöglicht die Verwendung unterschiedlicher VBS. Diese und alle für die öffentliche

Verwaltung einsetzenden Softwareprodukte müssen für die Erstellung interoperabler

Schnittstellen die Generierung einheitlicher Metadatenschemata ermöglichen. Derzeit werden

trotz DOMEA-Zertifizierung keine ausreichenden archivtauglichen Aussonderungsdateien

erstellt. Andrea Hänger legte auf dem letzten Anwenderforum die derzeitigen Defizite dar, die

durch unregelmäßig hinterlegte Steuerungsinformationen, uneinheitliche und unvollständige

Metadatenstrukturen für den Export, fehlende einheitliche Prozeduren für die Datenübergabe

sowie Unsicherheiten der Systemanbieter und Behörden entstehen. Zur Problembehebung

gründete das Bundesarchiv im Jahr 2006 die Bundesbehörden-Behördenberatung – elektro-

nische Akten (BBeA)330 zur aktiven Kooperationen zwischen den Behörden und dem

Bundesarchiv, entwickelte SAM sowie Prototypen.331

329 Quelle: Vgl. Hänger, Andrea: Der E-Government-Prozess (Langzeit-)Archivierung. Vorstellung und Hintergründe des Pilotprojekts im Bundesarchiv, Präsentation auf dem 13. eGovernment Anwenderforum, Berlin 2007, S. 13 330 Vgl. Bundearchiv-Behördenberatung - Elektronische Akten. Rückschau - Vorschau - Thema: Bundesarchiv entwickelt EfA-Dienst. Newsletter Nr. 1. Bundesarchiv (Hrsg.), 2006, S. 1 331 Vgl. Hänger, Andrea: Der E-Government-Prozess (Langzeit-)Archivierung. Vorstellung und Hintergründe des Pilotprojekts im Bundesarchiv, Präsentation auf dem 13. eGovernment Anwenderforum, Berlin 2007, S. 4


100

3.3.5.3 Projekt The .ational Archives: PRO.OM

Ein schneller Zugriff auf Informationen in britischen Verwaltungen reglementiert der FOI Act

2000 seit seiner Einführung im Jahr 2005. Zeitgleich verschwand damit die Regelung eines

verschlossenen Aufbewahrungszeitraums von bis zu 30 Jahren und verlangt stattdessen für die

Öffentlichkeit zugängliche Informationsressourcen bereits mit Beginn der Aufbewahrungsfrist

zur Verfügung zu stellen. Die steigende Anzahl elektronisch zu verwaltender Dokumente ist

zusammen mit den veränderten rechtlichen Anforderungen das Ergebnis flächendeckend

einsetzender VBS. Für die Unterstützung des kompletten Lebenszyklus elektronischer

Aufzeichnungen entwickelte TNA ein Seamless Flow Programm, welches von der Erfassung

in den Akten der Abteilungen über den internetbasierten Transfer bis zur Archivierung und

Ausgabe reicht. Neben einer Reihe von Projekten bestehend aus der Bewertung, der

Aussonderung, dem Transfer, der Lagerung und der Aufbereitung der Aufzeichnungen für die

Öffentlichkeit, erfordern aktuelle und umfangreiche Aufgabenbereiche die weitestgehende

Automatisierung aller Prozesse. Die Erschließung kumulativer Datenmengen ist daher nicht

mehr kompatibel mit den klassischen manuellen Arbeitsweisen. Mit Hilfe des e-Gif Standards

werden technische Anforderungen und Spezifizierungen für einen interoperablen

Informationsaustausch zwischen den Behörden und weiteren Verwaltungen reglementiert.

Dieser Standard bündelt die interne Verbindung, die Datenintegrierung, den Zugriff auf einen

elektronischen Service und das Content Management.332

Basierend auf den Erfordernissen der Speicherung digitaler Objekte, entwickelte 2002 das

Digital Preservation Department (DPD) des Nationalarchivs, in Anlehnung an das OAIS-

Modell, PRO�OM. Ausgehend von den Anforderungen an eine kontinuierliche

revisionssichere elektronische Archivierung und die technische Abhängigkeit elektronischer

Aufzeichnungen, verwaltet PRO�OM Informationen über Softwareanwendungen und die

dazugehörigen Dateiformate.333 Diese Strategie unterstützt den automatischen Prozess

digitaler Speicherung und dient als allgemein zur Verfügung stehende Ressource für die

Gemeinschaft. Die Datenbank wurde seit 2002 kontinuierlich weiterentwickelt. Zu Beginn

unterstützte PRO�OM2 die Entwicklung multi-lingualer Versionen des Systems durch einen

Austausch der Feldtags. Die anschließenden Forschungen und inhaltlichen Ausarbeitungen

von PRO�OM fanden in Kooperation mit den Softwareentwicklern statt, um einen

Eingangskerndatensatz der Produktionsinformation der Software sicher zu stellen. 2003 332 Vgl. e-Government Metadate Standard Version 3.0 - e-GMS 3. Office of the e-Envoy (Hrsg.), London 2004, S. 4 333 Vgl. PRONOM 4 User Requirements, The National Archives (Hrsg.), London 2004, S. 4 ff


101

entstand PRO�OM3 mit einer Ausarbeitung zur Web-Komparabilität. Gleichzeitig prä-

sentierte die Datenbank den Start einer zentralen internetbasierenden Eingangsressource.334

Die Version PRO�OM4 ist signifikant für das Datenmodell PRO�OM Unique Identifiers

(PUIDs) zur Erfassung von technischen Detailinformationen zu Dateiformaten. Ferner

unterstützt es die Interoperabilität mit Registrierungssystemen durch die frei erhältliche

Digital Record Object Identification Software zur automatischen Dateiformaterkennung in

ERMS.335

PRONOM 3 PRONOM 4 PRONOM 5a PRONOM 5b

Infrastruktur Web ZugriffErmöglichen

Generierung der Daten für Kernprodukte

Generierung der Daten für Kerndateiformate

Tool zur automatischen

DateiformatsErkennung des

Beginn des PRONOM Identifizierungs-schemas

Service für Archivierungs-planung

Weiterentwicklung desContents

Weiterentwicklung desContents

Februar2004

Oktober2005

Dezember2005

Dezember2006

Entwicklung des Datenmodells(Incl. detaillierter Dateiformate)

Interface-Entwicklung

Content

Technische Lösungen

Fertistellung

Abbildung 14: Zeitlicher Überblick von PRO.OM336

Die Gründung des Preservation Planning Service unterstützt die Identifizierung und

Archivierungsstrategien technologischer Veränderungen zur Eingrenzung konstant

stattfindender Technologiewandel. Das System orientiert sich dabei an dem Migrationsweg

zur automatischen Konvertierung elektronische Aufzeichnungen in neue Formate, welche in

Abhängigkeit von Archivierungs- und Präsentationszwecken stehen. Die Funktionalitäten von

PRO�OM zu Software- und Dateibeschreibungen spielen eine entscheidende Rolle zur

Aktivierung prozessorientierter Migrationsstragie. Dies ermöglicht die durchgehende Über-

wachung bestehender Technologien und Dateiformate, um rechtzeitig Migrationsstrategien

334 Vgl. http://www.nationalarchives.gov.uk/aboutapps/pronom/ 335 Vgl. Brown, A. (2006), S. 8 336 Quelle: http://www.nationalarchives.gov.uk/aboutapps/pronom/default.htm


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einzuleiten und die dauerhafte Lesbarkeit elektronischer Objekte zu gewährleisten. Die

folgenden Abbildungen veranschaulichen das derzeitige Informationsmodell des PRO�OM

Systems.

Abbildung 15: Die technische Umgebung von PRO.OM337

Jedes digitale Objekt erfordert für das Verwalten und die Zugriffsgewährleistung eine

Abdeckung intern korrespondierender technischer Komponente aus Dateiformaten,

Softwaretypen, Hardwarekomponenten und Speicherungsmedium. Der Bearbeiter, die

Intellectual Property Rights (IPR), Identifizierungen und Dokumentationen stehen in einer

festen Wechselbeziehung. Jedes dieser Komponente wird anschließend in dessen wesentlich

zu beachtende Elemente kategorisiert. Die folgende Abbildung verdeutlicht die Komponenten

zur Identifikation von Dateiformaten.338

337 Quelle: Brown, A. ( 2005), S. 4 338 Vgl. Ebenda


103

Abbildung 16: Die technische Umgebung für Dateiformate in PRO.OM339

PRO�OM ist ein Softwaretool, welches die folgenden Prozesse unterstützt: 340

• Zugang: es unterstützt den mechanischen Prozess des Zugangs für elektronische Auf-

zeichnungen ins Digitale Archiv anhand:

o der Unterstützung der automatischen Identifikation der Dateiformate

o der Unterstützung der Bewertung der Dateiformate

o der Unterstützung automatischer Metadatenextraktionen auf Dateiebene

o der Bereitstellung einer zentralen Registrierung der Informationen zu

Dateiformaten und dessen technische Beschreibung; dafür wird die

Notwenigkeit der duplizierten Informationshinterlegung im Digitalen Archiv

ausgeschlossen

• Archivierung: PRO�OM unterstützt die beständige Archivierung durch:

o Automatische Generierung der Alarmbereitschaft technischer

Marktbeobachtungen für die Auslösung aktiver Archivierung

o Automatische Generierung der Migrationspfade

• Aushändigung: PRO�OM unterstützt die Ausgabe elektronischer Aufzeichnungen für

Benutzer mittels automatischer Konfiguration der entsprechenden Softwareumgebung

• Zusätzlich zur internetbezogenen Bereitstellung stellt PRO�OM eine relevante

Ressource für einen breiten Kreis innerhalb der digitalen Speicherung und der IT

339 Quelle: Brown, A. (2005), S. 5 340 Vgl. PRONOM 4 User Requirements, The National Archives (Hrsg.), London 2004, S. 4 ff


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Gemeinschaft. Dies geschieht durch die Verbreitung autoritärer Informationen zur

technischen Abhängigkeit elektronsicher Aufzeichnungen

Das erweiterte Schema PUIDs stellt konstante und eindeutige Identifikation archi-

vierungsrelevanter Dateiformate bereit. Dieses Tool dient dem nachhaltigen Austausch und

der Verwaltung elektronischer Unterlagen sowie einer eindeutigen Identifizierung von

Bearbeitern und Maschinen dekodierter Objektformate.341 PUIDs beziehen sich ausschließlich

auf Dateiformate, welche aus einer internen Struktur und der Kodierung eines digitalen

Objekts bestehen und den Inhalt für die Benutzerdarstellung wiedergeben. Digitale Objekte

sind entweder Akten oder eingebettete Bitströme in einer Akte. Das Tool ermöglicht

ausschließlich die tiefgehende Identifikation der jeweiligen Versionen eines Dateiformats.

XML ist ein Dateiformat, welches aus unterschiedlichen Versionen besteht. Jede Version

erhält eine eigene Identifikation. Das Dateiformat TIFF 6.0 beinhaltet dagegen unter-

schiedliche Algorithmenkompressionen, wie CCITT Gruppe 3 und 4 oder JPEG, welche

letztendlich zu einzelnen Dateiformaten gezählt werden. PUIDs korrespondieren mit der

DROID Software, welche Informationen für alle zu identifizierenden Objekte in einem ERMS

bereithält. DROID beinhaltet eine application programming interface (API), um in einer

ERMS oder Lagerungssoftware die Implementierung in Form einer XML-Struktur zu

gewährleisten. Dies erlaubt die Transformation in alle weiteren Metadatenschemata und einen

sicheren und automatisierenden Aussonderungsprozess. Die Integrierung dieses Tools findet

entweder im Erfassungsprozess, während des Ingesttransfers in ein ERMS bzw.

Aufbewahrungsort oder während der Verwendung verschiedener Tools zur Dateiformat-

identifikation statt.342

341 Vgl. http://www.nationalarchives.gov.uk/aboutapps/pronom/default.htm 342 Vgl. Brown, A. (2006), S. 5 ff

3 Voraussetzungen und Grundlagen der elektronischen Aktenführung und Archivierung 3.4 Die Verwaltung elektronischer Dokumente

105

3.4 Die Verwaltung elektronischer Dokumente

3.4.1 Der Einsatz von Vorgangsbearbeitungssystemen

Das Dokumenten Management unterstützt das Informationsmanagement als eine Integrations-

und Dokumentationsfunktion. Daten und Dokumente aller Art und aus unterschiedlichen

Umgebungen, wie bspw. die Auftragserfassung oder Leistungsabrechnung mittels der

Systemanalyse und Programmentwicklung (SAP R/3) oder den Office Anwendungen aus

Büroapplikationen, werden in einem Dokumenten Management entgegengenommen. Der

gesamte Lebenszyklus eines Dokuments, bestehend aus dem Erstellen, Digitalisieren,

Indizieren, Archivieren, Widerfinden, Weiterleiten und unumkehrbaren Vernichten, wird

durch das Dokumenten Management unterstützt. Dokumenten-Management-Systeme sind die

soft- und hardwaregestützten Methoden für das Dokumenten Management.343

Dokumenten-Management-Systeme entstanden aus Archivsystemen, welche aus den 1960er

Jahren stammen und zum Scannen und Archivieren von Dokumenten für einen erneuten

Zugriff entwickelt wurden. Der zuverlässige und revisionssichere Nutzen von DMS wurde 20

Jahre später erkannt und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. Computerbasierte

Workflowsysteme wurden für einen elektronischen Verarbeitungsablauf der Dokumente

entwickelt. Wissensmanagementsysteme und Content Management Systeme entstanden Ende

der 1990er Jahre und ergeben zusammen mit Dokumenten-Management-Systemen Schnitt-

stellen aus einzelnen Technologiebereichen in einem Enterprise-Content-Management-

System.344 Softwareanbieter aus diesen Bereichen kooperieren oder fusionieren daher, um

subsumierte Technologien für die umfassenden Anforderungen und Rahmenbedingungen an

den Lebenszyklus der Dokumente erfüllen zu können.345 Die Anforderungen zur

Verwaltungsmodernisierung bestehen aus einer Modernisierung der Verwaltungsprozesse,

transparentes Verwaltungshandeln, medienbruchfreie und internetgestützte Vorgangsbear-

beitung, verkürzte Bearbeitungsdauer, durchgehende Auskunftsfähigkeit, einfache Benutzer-

führung der IT, Produktivitätssteigerung und Investitionsschutz.346 Diese Anforderungen wer-

den umgesetzt, wenn neben der IT das Personal in der Lage ist, die grundlegenden Arbeits-

schritte zur Ordnungsmäßigkeit in der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung umzusetzen.

343 Vgl. Schütz, T. (2004), S. 339 ff 344 Vgl. 1.4 345 Vgl. Schütz, T. (2004), S. 339 ff 346 Vgl. http://www.opentext.de/3/sol-products/sol-pro-docmgmt-collaboration/pro-domea-overview.htm


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Durch VBS werden die folgenden Kriterien erreicht:347

• Die digitale Speicherung von Dokumenten, Vorgängen und Akten

• Der zeit- und ortunabhängige Zugriff auf Unterlagen

• Die Möglichkeit der digitalen Registratur und die Verwaltung von beschreibenden

Metainformationen zu Dokumenten, Vorgängen und Akten

• Die automatisch prozessgesteuerte Bearbeitung der Vorgänge, wie Verfügungen,

Zeichnungen, festgelegte Bearbeitungsschritte, definierte Zugriffsrechte und Rollen und

Protokollinformationen zu Bearbeitungsprozessen

• Die Integration von Fachverfahren und virtuellen Containern

• Die Hinterlegung von Fristen- und Aufbewahrungsverzeichnissen für einen sicheren

Aussonderungstransfer

• Das Nachvollziehen jeder einzelner Bearbeitungsschritte

In Kooperation mit dem Archiv werden frühzeitig Methoden und Metadatenstrukturen für

eine einheitliche Verwaltung und Aussonderung elektronischer Vorgänge erarbeitet.

3.4.2 Der Einsatz von Dateiformaten

Die folgende Abbildung dient einem Überblick über die breite Spanne der gegenwärtig

produzierten Informationsmedien. Aufgelistet werden elektronische Aufzeichnungen nach der

australischen Definition, die jeweils den authentischen und zeitweilig entstandenen Inhalt

reflektieren.

347 Vgl. IT-gestützte Vorgangsbearbeitung, Grundlagen der Infora GmbH [ohne Datum], S. 7


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Erstellte Dokumente unter

Office Anwendungen

Word Dokumente

Tabellenkalkulationen

Präsentationen

Desktop-Publizierte Dokumente

Internet

Öffentliche Webseiten

Datenbanken

Geo- & Umweltinformationssysteme

Personen-Informationssysteme

Finanzsysteme

Workflow Systeme

Client Management Systeme

Kundenbezogene Management Systeme

Intern/individuell erstellte Datenbanken

CMS (Content Management Systems)

Elektronische Nachrichten aus

Kommunikationssystemen

Email

EDI (electronic data interchange)

Anrufbeantworter

Onlinenachrichten

EMS (enhanced messaging services)

Mutlimedia Kommunikation (z.B. Video, Konferenzen & Konferenzschaltung)

Elektronischer Dokumentenaustausch (elektronisches Fax)

SMS MMS

(short message services)

(multimedia messaging services)

Generierte Aufzeichnungen

mittels Business

Informationssysteme

Aufzeichnungen von online Transaktionen

Aufzeichnungen in online und

webbasierter Umgebung

Tabelle 3: Unterschiedliche Varianten elektronsicher Aufzeichnungen348

Der Bereich der aus Office-Anwendungen entstehenden Dokumente sowie die überwiegend

zum Einsatz kommenden Email-Korrespondenzen definieren lediglich einen kleinen

Abschnitt innerhalb der breit gefächerten Entstehungsorte elektronischer Aufzeichnungen,

denen gleichbedeutend archivische Betreuung zukommt. Die auf dem Datenträger liegenden

Primärinformationen benötigen maschinenlesbare Hilfsmittel. Befristete Aufbewahrungs-

zeiträume von bis zu 30 Jahren sowie die Endarchivierung historischer Quellen setzen eine

hohe Erhaltungsanforderung an die Lebensdauer. Ein frühzeitiger Einsatz nachhaltiger

Archivierungsstrategien ist daher erforderlich. Die Anzahl der durch die IT-Landschaften

entstehenden Dokumente kann Informationsredundanz verursachen, da im Unterschied zum

konventionellen Schriftgut elektronische Dokumente durch schnelles Überschreiben in ihrer

Authentizität und Nachweisbarkeit für das tägliche Verwaltungshandeln gefährdet sind.

Fundierte Kenntnisse zur Verwaltung einer ordnungsgemäßen elektronischen Aktenführung

in einem VBS werden vorausgesetzt.

348 Vgl. Creating, Managing and Preserving Digital Records. National Archives of Australia (NAA) (Hrsg.), Canberra 2004, S. 13 ff


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IT-Standards349 unterstützen die Strategien für sicheres Verwalten und Archivieren, bündeln

wesentliche Dateiformate aus der Anzahl unterschiedlicher Aufzeichnungen und erhalten die

authentische Rückwärtskompatibilität älterer Dateiformate. Technologische Standards stehen

in einer Wechselbeziehung zu Richtlinien und Standards des Records und Archiv

Managements, welche für wirtschaftliches Verwaltungshandeln auf die vollständige elektro-

nische Aktenführung und Archivierung von Dokumenten sowie die Anforderungen zur

Implementierung zertifizierter VBS bündeln. Neue Herausforderungen an das Verwaltungs-

handeln ergeben sich in der Umsetzung dieser Standards unter effektiven und effizienten

Gesichtspunkten. Das DLM betrachtet bezüglich voran beschriebener Anforderungen und

Rahmenbedingungen der Richtlinien und Standards an Dateiformate und VBS, die auto-

matisch generierten Prozesse von der Erfassung bis zur Archivierung. Mittels der Steuerung

durch einzelne Instrumente können diese Prozesse effektiv umgesetzt werden.

3.4.3 Die Bedeutung wesentlicher Steuerungsfunktionen

Der Nutzen von Aktenplan und Thesauri

Die Besonderheit der Schriftgutverwaltung liegt in der Erstellung eines übersichtlichen

Aktenplans, welcher nach wie vor ein elementares Hilfsmittel für den sachbezogenen

Ordnungsrahmen einer Behörde darstellt. Der Vorteil eines Aktenplans ist ein stabiler Aufbau

gegenüber Organisationsveränderungen, bildet die Ordnungsgrundlage und ermöglicht die

leichtere Nutzung für Organisationseinheiten mit Querschnittsaufgaben.350 Die Registrierung

von Sachakten durch ein präzises Aktenzeichen ermöglicht das sachbezogene Wieder-

auffinden in einer sachlich-hierarchisch bereitgestellten Struktur. Die Ordnungsmäßigkeit des

Verwaltungshandelns beginnt bei der Ablage nach Aktenplan. Für die Festlegung der

Aufbewahrungsfrist elektronischer Vorgänge werden in einem Aktenplan Steuerungs-

funktionen, wie Fristen- und Bewertungsverzeichnisse hinterlegt, die als sichere Grundlage

für eine automatisierte Aussonderung dienen. Als ein übergeordnetes Instrument, unterstützt

der Aktenplan die Automatisierung der Prozesse im gesamten Lebenszyklus.351

Die aktuellen Initiativen der Verwaltungsmodernisierung und die ansteigende Informations-

flut beeinflussen die Intention der Sachaktenordnung. Die Zunahme der Fallakten erfordert

das getrennte und in sich einfach gereihte Erfassen dieser in großem Umfang entstehenden

349 Vgl. 2.3.2 350 Vgl. Hoffmann, H. (2005), S. 26 351 Vgl. Hoffmann, H. (2000), S. 201


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Unterlagen. An dieser Stelle müssen Regelungen für den Aktenplan getroffen werden, die

eine weitere Expansion der Aktenmenge verhindern und eine Trennung von kurzen und

langlebigen Akten ermöglichen. Während das Ordnungsprinzip im Aktenplan erhalten bleibt,

gestattet ein zusätzlich angelegtes Verzeichnis das Reihungsprinzip.352

Abbildung 17: Beispiel einer Aktenbildung353

Der Verzicht einer sachsystematischen Ordnung des Aktenplans und die einfache Anreihung

der Akten, da die IT auf den ersten Blick ein nützliches Werkzeug zur Erschließung darstellt,

löst nicht die Zuordnungsprobleme. Mit dem Wegfall der Betreffseinheit, die alle dazu-

gehörigen Akten auflistet, entfällt gleichzeitig auch die eindeutige Abgrenzung von Akten

und würde eine präzisere und dokumentationsbezogene Inhaltsbeschreibung jeder Akte

erfordern.354 Die Beschreibung der Dokumenteninhalte setzt darüber hinaus ein kontrolliertes

Vokabular einzelner Schlagwörter sowie dessen dokumentationsspezifische Beziehung

untereinander voraus.355 Innerhalb der Phasen des Lebenszyklus, besonders während der

Bearbeitungs- sowie Lagerungs- und Archivierungsphase356, kommen weitere inhalts-

erschließende Verfahren für die Indexierung von Informationen zum Einsatz.357 Das Indexing,

352 Vgl. Hoffmann, H. (2000), S. 201 ff 353 Vgl. Wettmann, Andrea: Standards in der Praxis –Erfahrungen bei der Einführung eines VBS in Sachsen, Präsentation auf der 10. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“, 2006, S. 21 354 Vgl. Hoffmann, H. (2005), S. 29 355 Vgl. Reimer, U. (2004), S. 156 356 Vgl. Tabelle 4 357 Vgl. Schütz, T. (2004), S. 343


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Abstracting und der Thesaurus sind neben dem Aktenplan bzw. der Klassifikation wichtige

Werkzeuge der Dokumentationssprache. Die terminologische Kontrolle bildet eine grund-

legende Maßnahme für die direkte oder indirekte Bezeichnung und Abgrenzung der Begriffe.

Dies ermöglicht die Auflösung der Mehrdeutigkeit durch die Zuordnung von Definitionen und

Begriffen in einem festen Raster. Ein Thesaurus besteht aus lexikalischen Einheiten, die in

einem komplexen alphabetisch und systematisch geordneten Verzeichnis für das Widerfinden

indexiert und gespeichert werden und ist im Vergleich zum Aktenplan ein aufwendiger zu

pflegendes Instrument.358

Darüber hinaus beanspruchen die terminologische Kontrolle und der anschließende Aufbau

recherchierbarer Wissensdatenbanken die Kompetenz von Information Professionals. Diese

ermöglichen erst, in einer weltweit verfügbaren Informationsflut, mittels des Information

Retrieval, die Recherche in Datenbanken kosteneffektiv, effizient und qualitativ hochwertig

durchführen zu können.359

Metadaten

Metadatenschemata sind wesentliche Steuerungselemente für die Authentizität, die Erhaltung

und den prozessgesteuerten Transfer elektronischer Objekte. Dessen Einfluss nahm mit der

vollständigen elektronischen Aktenführung und Archivierung adäquat zu. Die Gründe für die

Verwendung kooperierender und einheitlicher Metadatenstandards für das wirtschaftliche

Verwaltungshandeln ergeben sich wie folgt:360

• Die Verwaltung elektronischer Unterlagen in einem VBS

• Die Voraussetzungen der eGovernment Modernisierung in einer effektiveren Verwaltung

offizieller Informationen, zusammenlaufender Systeme und Richtlinien und einem

Service, welcher aus den Bedürfnissen der Bürger erstellt wurde

• Die Erarbeitung von Government Informationssystemen für den effektiveren Zugriff auf

zentrale Plattformen

• Die Unterstützung vollständiger Recherchen im Internet, in Datenbanken sowie einzelner

Dokumente und Akten

Für die effektive Nutzung müssen Metadaten strukturiert und konsistent innerhalb einer

Organisation erstellt werden. VBS ermöglichen die automatische Generierung wesentlicher

358 Vgl. Poetzsch, E. (2004), S. 5 359 Vgl. Poetzsch, E. (2006), S. 4 360 Vgl. e-Government Metadate Standard Version 3.0 - e-GMS 3. Office of the e-Envoy (Hrsg.), London 2004, S. 4


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Metadaten zur Erfassung der Dokumente und Protokollierung von Versionen sowie gebün-

delte XML-Metadatenschemata für den Datenaustausch.

Das vom britischen Office of the e-Envoy publizierte e-Government Interoperability

Framework (e-GIF) beinhaltet technische Anforderungen und Spezifizierungen für einen

interoperablen Informationsaustausch zwischen den Behörden und weiteren Verwaltungen.

Dieser Standard steuert die interne Verbindung, die Datenintegrierung, den Zugriff auf den

elektronischen Service und das Content Management. Darin ist ebenfalls der e-GMS publi-

ziert worden.361 In Deutschland formulierte der KoopA ADV ein standardisiertes Austausch-

verfahren im Rahmen von XDOMEA, worin die Elemente jeweiliger Metadatenschemata für

einen bruchfreien Datenaustausch definiert werden. Dadurch wird der „kleinste gemeinsame

Nenner“ 362 für einen Basisstandard vorgegeben, der die Kompatibilität eines behörden-

spezifischen Datenaustauschstandards steuert.363

Zusammenfassung

Steuerungselemente unterliegen einer konsequenten Pflege und Fortschreibung sowie

Vereinheitlichung. Der Aktenplan bildet das Gerüst für den Ordnungsrahmen einer

Einrichtung und stützt innerhalb der Aktenführung die Inhaltsangabe effizienter als ein

wesentlich aufwändiger zu pflegendes Retrievalsystem. Der Aktenplan bildet daher ein

wirtschaftliches Fundament für das Verwaltungshandeln.364 Die darin enthaltenen Fristen-

und Bewertungsverzeichnisse steuern automatisierte Aussonderungsprozesse für den Aufbe-

wahrungszeitraum und die Archivierung der Vorgänge einer aktenführenden Stelle.

Metadaten dienen der weitestgehenden Automatisierung der Prozesse und einem bruchfreien

Datenaustausch. Die Elemente der Metadatensets erfolgen jeweils in Absprache mit dem

zuständigen Archiv und der zuständigen Registratur.365 Die Methoden der dokumentations-

spezifischen Indexierung dienen darüber hinaus dem Aufbau von Datenbanken, zur

Bereitstellung von Wissen für jedermann und ermöglichen die anschließende Recherche für

umfangreiche Anfragen.

361 Vgl. e-Government Metadate Standard Version 3.0 - e-GMS 3. Office of the e-Envoy (Hrsg.), London 2004, S. 4 362 Zitiert DOMEA-Konzept, Erweiterungsmodul zum DOMEA-Organisationskonzept 2.1, Inner- und interbehördliche Kommunikation, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 65), S. 11 363 Vgl. Ebenda 364 Vgl. Hoffmann, H. (2005), S. 29 365 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 83


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3.4.4 Die Prozesse der Ordnungsmäßigkeit im elektronischen Zeitalter

Das DLM definiert jede Phase als einen Prozess unterschiedlicher Dauer. Die temporär

einleitende Erfassung elektronischer Dokumente löst die zeitlich differierenden Bearbeitungs-

prozesse aus. Abgeschlossene Vorgänge werden für den rechtlich vorgesehenen Aufbewah-

rungszeitraum in die langfristig prozessorientierte Altregistratur bzw. ins Zwischenarchiv

transferiert. Im Anschluss werden diese basierend auf archivarischen Bewertungskriterien

kassiert bzw. an das Archiv zur dauerhaften Aufbewahrung und Zugriffsgewährleistung

abgegeben.366

Mit Hilfe einheitlicher Standards wird die grundlegende Bedeutung der Ordnungsmäßigkeit in

einer VBS für den Lebenszyklus elektronischer Dokumente von deren Erfassung bis zur

Aussonderung zusammengetragen und hervorgehoben. Anhand automatisch generierter

Verfahren durch den Einsatz zertifizierter VBS können bestehende Anforderungen durch die

prozessbezogene Sicht erfüllt werden. Ein medienbruchfreier Lebenszyklus von Dokumenten

entsteht unter der Berücksichtigung einer vollständigen elektronischen Aktenführung und

Archivierung, der Medienunabhängigkeit sowie der Vernetzung von Querschnittsaufgaben

vereinzelter Projekte und Organisationen. Eine ganzheitliche Betrachtung besteht in einer

Symbiose aus kurz-, mittel- und langfristigen Problemstellungen, prozessorientierten Auf-

gaben und Verantwortungen, der Betrachtung organisatorischer und technischer Aspekte

sowie der langfristigen Beobachtung über organisatorische und technische Entwicklungen.

Die folgende Abbildung verdeutlicht die wichtigsten Kriterien im gesamten Lebenszyklus

elektronischer Dokumente. Die Anzahl der Plus- und Minuszeichen verdeutlicht die unter-

schiedlichen Anforderungen an jede Phase des Lebenszyklus. Die Interoperabilität erstreckt

sich als essentielle Voraussetzung über alle Phasen und bedarf eindeutiger Maßnahmen sowie

Definitionen von Metadaten vor der Einführung einer VBS.367

366 Vgl. 1.3 367 Vgl. Schwalm, Steffen: Ganzheitliche elektronische Schriftgutverwaltung von der Entstehung bis zum Archiv – Anforderungen der Prozessoptimierung, Präsentation auf der Tagung zum 13. eGovernment Anwenderforum, Berlin 2007, S 2 ff


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Zyklus/Anforderungen Entstehung Bearbeitung Altregistratur Archiv

Schnelle Digitalisierung

Registrierung nach Aktenplan

Einfache ZuordnungVersion - Akte

Steigende BedeutungThesauri/Schlagwörter

ErhaltungAuthentizitätVerlässlichkeitNutzbarkeit

Rechtssicherheit desVerwaltungshandelns

Schneller Zugriff

Integration, ErhaltungDigitale Signatur

Interoperabilität

Validiertes Aussonderungsverfahen

+

+

+

+

+ +

+ +-

-

-

-

--

--

--

--

----

--+ +

+ + + + + +

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

Tabelle 4: Anforderungen der einzelnen Lebenszyklen368

368 Quelle: Vgl. Schwalm, Steffen: Ganzheitliche elektronische Schriftgutverwaltung von der Entstehung bis zum Archiv – Anforderungen der Prozessoptimierung, Präsentation auf der Tagung zum 13. eGovernment Anwenderforum, Berlin 2007, S. 4 ff


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3.4.4.1 Die Verwaltung elektronischer Dokumente in Deutschland

PHASE I: Erfassung und Registrierung

Der Geschäftsvorfall ist der Katalysator für die Erstellung elektronischer Bearbei-

tungseinheiten und leitet den strategischen Prozessbeginn des Lebenszyklus eines Dokuments

sowie die Bildung einer elektronischen Akte und deren Einbindung in den Aktenplan ein. In

Deutschland wird in den GGO festgehalten, dass Eingänge „möglichst noch vor der

Bearbeitung mit dem Geschäftszeichen (§4 Abs.1) der aktenführenden Stelle deutlich sichtbar

zu versehen und bei Bedarf zu registrieren (§9)“369 sind. Damit wird die Gesamtstruktur der

Aktenablage kontrolliert gepflegt und der systematische Rückgriff auf Unterlagen gewährt.

Die zu einem Geschäftsvorfall entstehenden Unterlagen werden zu Beginn in den Metadaten

erfasst. Während der Bearbeitungszeit entstehen verschiedene Bearbeitungsversionen, welche

durch Bearbeitungs- bzw. Protokollinformationen anhand aufeinander folgender Bearbei-

tungsstufen nachgewiesen werden. Durch die Protokollierung des Laufweges wird die

Authentizität jedes Vorgangs in einer Akte gewährleistet. Diese können von einem VBS

entsprechend generiert und automatisch erfasst werden. Der Bearbeiter profitiert für die

Bewerkstelligung der Vorgänge vom Grad der Automatisierung der einzelnen Bearbeitungs-

einheiten in einem VBS.

Metadaten zur Transferfrist, Aufbewahrungsfrist und Aussonderungsart werden in den

Bewertungs- und Fristenverzeichnisse der elektronischen Akte hinterlegt und dienen der

automatisch anknüpfenden und zweckdienlichen Aussonderung in das Zwischenarchiv. Die

Kooperation mit dem zuständigen Archiv ist zu Beginn notwendig, da diese Angaben bei der

Neuanlage einer Akte bereits hinterlegt. Für die Eingrenzung hoher Datenaufkommen, wird

eine Aufbewahrungsdauer von bis zu zehn Jahren gesetzt, die lediglich bei besonderen Fällen

überschritten werden kann.370 Die Aufbewahrungsfrist kann entweder bei der Entstehung der

Akte, bei der zdA-Verfügung371, in periodischen Kontrollläufen bzw. bei Bedarf oder vor dem

Zurücklegen in die Altregistratur vermerkt werden.372

369 Zitiert: DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 144 370 Ebenda 371 Definition: zu den Akten 372 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Bonn 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61)


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Adäquat zur Erfassung und Registrierung elektronischer Dokumente, sind Zugriffskontrollen

erforderlich.373

Ein weiteres wichtiges Kriterium für die Entstehung vollständiger elektronischer Akten sind

digitalisierte Dokumente, die mittels effektiver Digitalisierungsprozesse analoger Schrift-

stücke, bezüglich der Wirtschaftlichkeit mit aufgenommen werden. Für Hybridakten werden

die Informationen zu papierbezogenen Unterlagen in den Metadaten der entsprechenden

elektronischen Akte nachgewiesen.

Die Verwaltung mittels VBS ermöglicht die sichere Erfassung und Registrierung von

Geschäftsvorfällen und schließt eine redundante Speicherung auf verschiedenen Ablagen aus.

Mit Hilfe des Aktenplans und einheitlicher Metadaten entstehen an einer Organisation

ausgerichtete und vollständige elektronische Akten, aus denen der Stand und die Entwicklung

einer Sache jederzeit nachvollziehbar ist.374 Die folgende Abbildung veranschaulicht den

Aufbau einer elektronischen Akte.

Abbildung 18: Eine elektronische Akte im System einer Behörde375

373 Vgl. Requirements for Electronic Records Management Systems: 3: Reference Document, Public Records Office/ The National Archives (Hrsg.), London 2002, S. 18 374 Vgl. §12 Abs.2; Moderner Staat - Moderne Verwaltung, Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO), Bundesministerium des Innern (Hrsg.), Berlin 2001, S. 11 375 Quelle: Hänger, Andrea: Archivierung im Archiv, Einführung in die Langezeitspeicherung und elektronische Archivierung im Archivbereich, Präsentation auf dem 2. nestor-Seminar, Göttingen 2006


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PHASE 2: Bearbeitung

Der gesamte Geschäftsgang besteht aus dem Posteingang, der Bearbeitung und dem

Postausgang. Die Email steuert die elektronische Kommunikation und den durchgehenden

Prozess elektronischer Unterlagen vom Posteingang, über die Beareitung bis zur Versendung

von einem oder mehreren Unterlagen.

Die zentrale Posteingangsstelle empfängt und verteilt alle Emails. In einer dezentralen

Poststelle werden eingehende Emails in privaten Email-Verzeichnissen auf File-Servern der

jeweiligen Bearbeiter empfangen, die in der Regel von der Posteingangsstelle und der

Registratur zur Weiterleitung an den Bearbeiter nicht eingesehen werden können.376 Derzeit

ist in Deutschland der organisatorische Konstellationsaufbau auf die papierbezogene

Bearbeitung ausgerichtet und trennt die Posteingangsstelle, Registratur und Bearbeitung durch

eine personelle, räumliche und organisatorische Struktur.377 Dies erfordert eine enge

Abstimmung zwischen der Posteingangsstelle, der Registratur und dem Bearbeiter, damit die

automatische Erfassung und Registrierung der Eingangsdaten einmalig erfolgen kann.378 Die

Vermeidung von Zeitverzögerungen und erhöhten Netzlasten durch die Weiterleitung

elektronischer Eingänge vom Bearbeiter an die Registratur, kann nur gelöst werden, wenn

jeder Eingang durch den Bearbeiter registriert wird und die Metadaten geprüft und

vervollständigt werden379. Für die durchgängige elektronische Postversendung rechtsverbind-

licher Geschäftsprozesse erzeugt die virtuelle Poststelle (VPS) eine Schnittstelle für den

elektronischen Lösungsansatz zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung. Dieses online ausge-

richtete Kommunikationstool ist ein Erweiterungsmodul des DOMEA-Konzepts. Die folgende

Abbildung listet die Grundfunktionalitäten einer VPS auf.

376 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 36 377 Ebenda S. 35 378 Ebenda 379 Ebenda S. 44


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Ver- & Entschlüsselung der Daten

Signaturbildung (qualifizierte/fortgeschrittene)& Signaturprüfung über Daten

Bereitstellung von Zeitstempelsignaturen, Zeitstempelprüfung

Dokumentation der sicherheitsrelevanten Bearbeitung & der Ergebnisse

QuittungsmechanismusGrundfunktionalitäten

einer VPS

Nutzung interner oder externer Verzeichnisdienste (öffentliche &behördenbezogene private Verschlüsselungsschlüssel, Zertifikate)

Abbildung 19: Grundfunktionalitäten einer virtuellen Poststelle380

Neben verbindlich vereinbarten Datenstrukturen im elektronischen Datenaustausch der

Kommunikationspartner bieten weitere standardisierte Informationsobjekte bzw. Erweitungs-

module, wie bspw. das Formularmanagement oder die Zahlungsverkehrsplattform, ein großes

Automatisierungspotential für eine effektive und durchgehende elektronische Bearbeitung.

Die Transferzeit beginnt nach der Schließung eines Vorgangs. Die zdA-Verfügung wird

manuell für den abschließenden Vorgang gesetzt. Es werden ausschließlich vollständig

abgeschlossene elektronische Vorgänge für den Transfer freigegeben und im Anschluss über

eine Schnittstelle381 in das entsprechende Archiv exportiert. Mit der zdA-Verfügung beginnt

der Ablauf der Transferfrist und definiert den Verbleib eines Vorgangs im aktiven Bestand

des VBS. Bei einer Veränderung des Vorgangs innerhalb des Zeitraumes, wird die

Transferfrist neu gesetzt. Lese- und Recherchezwecke sind davon ausgeschlossen. Nach

Beendigung der Transferfrist setzt die Schnittstelle zur automatischen Auslagerung in die

Altregistratur bzw. das Zwischenarchivs oder die Vernichtung zu Beginn definierter

Bewertungskriterien ein.382

PHASE III: Auslagerung in das Zwischenarchiv

Erst mit dem Ablauf der Transferfrist, beginnt die Übergabe elektronischer Vorgänge aus den

Akten, welche vollständig ins Zwischenarchiv bzw. in die Altregistratur auf revisionssichere

Speichermedien verlagert werden. Grundlegende Anforderungen sind die Ergänzung

380 Quelle: DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 45 381 Vgl. 2.3.5.2; 2.3.5.3 382 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.0, Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0, Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2004 (Schriftenreihe der KBSt Band 66), S. 23 ff


118

wesentlicher Metadaten, einschließlich der Prozessinformationen, durch das zuständige

Archiv. Das Speicherformat wird in Kooperation mit dem zuständigen Archiv festgelegt, um

anschließende Formatkonvertierungen weitestgehend zu vermeiden. Die Daten werden

strukturiert auf verschiedenen Medien gespeichert. Durch eine Verteilung auf den Medien

nach «Aussonderungsart» und «Aufbewahrungsfrist»383 können gleiche Vorgänge bereits als

Informationspakete zusammengefasst und nach der Lagerung im Archivsystem eines VBS

einheitlich kassiert oder endarchiviert werden. Dieser Prozess reduziert den Aufwand

reorganisierter Datenbestände und ermöglicht den Übergang zum abschließenden Archi-

vierungsprozess.384

PHASE IV: Endarchivierung

Die Endarchivierung beginnt mit dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Sämtliche

elektronische Unterlagen, einschließlich datenschutzrelevante Unterlagen und sonstigen

Schutzbedingungen unterliegenden Unterlagen, sind dem Archiv anzubieten, welche durch

die vordefinierte Bündelung zu Informationspaketen einheitlich und in regelmäßigen

Abständen dem Archiv übergeben werden können.385 Zusammengefasste Informationspakete

werden zusammen mit den Metadatenstrukturen, welche eines XML-Schemata zum

Aktenplan, Dokument, Vorgang oder Akte entsprechen, dem Archiv angeboten. Für einen

automatischen Aussonderungsprozess werden die in den Akten hinterlegten Fristen zur

Aufbewahrung sowie die Art der Aussonderung zu den einzelnen Vorgängen hinzugezogen.

Die frühzeitige und regelmäßige Einsichtnahme des Archivs in den Aktenbestand der Alt-

registratur erleichtert die nachhaltige archivische Bewertung des Aktenbestandes und die

Aussonderung abgelaufener Vorgänge. Die Verantwortung archivierungsrelevanter Unter-

lagen wird auf das Archiv verlagert. Die aktenführende Stelle wird organisatorisch und

personell entlastet. Das Archiv erhält die Möglichkeit die kontinuierliche Einsichtnahme

sowie die Pflege archivierungsrelevanter Metainformationen im Aktenplan vorzunehmen.386

Derzeit existieren weder rechtliche noch technische Regelungen zur Endarchivierung digitaler

Signaturen. Verschlüsselte Dokumente sind aufzulösen und unter der Prüfung nach dem

Signaturgesetz ans Archiv zu übergeben. Ein Beglaubigungsvermerk und die Bestätigung des

383 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.0, Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0, Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2004 (Schriftenreihe der KBSt Band 66), S. 29 384 Ebenda S. 24 ff 385 Ebenda S. 30 386 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 86


119

Archivs, zur Gültigkeit der Signatur zum Zeitpunkt des Transfers ins Archiv, werden zur

Beweissicherung durchgeführt. In den Metadaten werden Informationen zur signierenden

Person und der zertifizierenden Stelle sichergestellt.387

Um einen automatischen Aussonderungsprozess zu ermöglichen und verschiedene

Anforderungen zu erfüllen, werden in dem DOMEA-Konzept das 4-stufige, das 2-stufige und

das Zwischenarchivverfahren beschrieben. Für die Wahl des Verfahrens wird eine

Kooperation zwischen dem zuständigen Archiv und der Verwaltung vorausgesetzt. Da der 2-

stufige Prozess einen geringeren und organisatorischen Aufwand, als das 4-stufige Verfahren,

ermöglicht, wird es für die Bundesverwaltung empfohlen. Das 2-stufige Verfahren definiert

die Verschlankung und Effizienzsteigerung der Verwaltung. Die erste Stufe definiert die

Vorstufe zur Festlegung der Aussonderungsart388 in einem Bewertungskatalog auf Akten-

planebene. In der zweiten Stufe werden Vereinbarungen in Abstimmung mit dem zuständigen

Archiv zu kontinuierlichen Kontrollabfragungen im Datenbestand zu aussonderungswürdigen

Akten bzw. zusammengefassten Vorgängen zu Aktenschnitten getroffen. Dies ermöglicht

gleichzeitig die Vernichtung von Akten in der aktenführenden Stelle, welche im Bewertungs-

katalog durch «Vernichten» kenntlich gemacht wurden. Abschließend folgt eine

Protokollierung. Für die Bewertungen archivwürdiger und zu bewertender Unterlagen

empfiehlt das DOMEA-Konzept die Erzeugung von zwei getrennten elektronischen

Abgabeverzeichnissen. Darin werden die Metadatenstrukturen zu Akten, Vorgänge und

Dokumente gebündelt, welche in Absprache mit dem Archiv modifiziert werden können.

Adäquat erfolgt die Übergabe der Akten bzw. Aktenschnitten.389 Das Erweitungsmodul zum

Organisationskonzept 2.0 Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten enthält einen

Metadatenkatalog als eine Empfehlung zur ordnungsgemäßen Aussonderung und

Archivierung. Die Aufstellung der Metainformationen ermöglicht die Steuerung der frist-

gerechten und weitestgehend automatisierten Aussonderung.390

387 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.1, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 61), S. 86 388 Der Status kann durch A (archivwürdig), B (Bewertung durch das Archiv) oder V (Vernichtung durch die Behörde) geregelt werden. 389 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.0, Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0, Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2004 (Schriftenreihe der KBSt Band 66), S. 39 390 Ebenda S. 44


120

Abschließend veranschaulicht die nachstehende Abbildung den gesamten Überblick prozess-

übergreifender Phasen des Lebenszyklus elektronischer Dokumente.

Abbildung 20: Lebenszyklus elektronischer Aufzeichnungen391

3.4.4.2 Die Verwaltung elektronischer Dokumente in Großbritannien

In Großbritannien wird zwischen dem Dokumenten und Records Management unterschieden,

was sich in der Anwendung der Softwareprodukte widerspiegelt. Ein Electronic-Document-

Management-Systeme verwaltet die Distribution und den Workflow der Dokumente und ist je

nach Softwarehersteller mit einfachen oder erweiterten Funktionalitäten für das Dokumenten

Management ausgestattet. Ein Electronic-Records-Management-Systeme hat mindestens die

Anforderungen von der Erfassung bzw. Registrierung bis zur Aussonderung bezüglich

geschäftlicher und rechtskonformer Rahmenbedingungen zu erfüllen. In einem ERMS findet

die kontrollierte Verwaltung der Aufzeichnungen in einem Klassifikationsschema statt. Die

Kombination der beiden Systeme zu einem Electronic-Document-Records-Management-

Systeme ist neben dem Content-Management-System eine Lösung für das gesamte

391 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.0, Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0, Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2004 (Schriftenreihe der KBSt Band 66), S. 18


121

elektronische Records Management. Werden EDMS und ERMS getrennt verwaltet, behält das

Dokument seine ursprüngliche Lokalisierung beim Bearbeiter und muss gleichzeitig im

ERMS zur automatischen Sicherheitskontrolle hinterlegt werden. Dies schließt die

Zugriffskontrolle und den Aufbewahrungszeitraum ein.392

Die Erfassung und Registrierung beschreiben den Verlauf elektronischer Dokumente

außerhalb einer ERMS/EDRMS-Umgebung bis zur Entstehung einer Aufzeichnung innerhalb

eines ERMS/EDRMS Klassifikationssystems. Die Erfassung ist die Ausgangslage, an der eine

Kopie eines elektronischen Dokuments in einen ERMS/EDRMS Datenaufbewahrungsort mit

entsprechenden Metadaten zu System und Benutzer zugefügt wird. Wird der

Erfassungsprozess unabhängig davon durchgeführt, müssen autorisierte Benutzer die

Dokumente und spezifischen Metadaten über das ERMS/EDRMS Interface hinzufügen. Die

Registrierung beschreibt die «Einfrierung» des Dokuments und der spezifischen Metadaten,

um weitere Bearbeitungen durch andere Benutzer auszuschließen und die Integrität der

originalen Daten in einem ERMS als eine vollständige, verlässliche und authentische

Aufzeichnung zu gewährleisten. Das System unterstützt den Prozess der zu deklarierenden

Dokumente aus den regulären Anwendungen und Arbeitsumgebungen der Bearbeiter und

verdeutlicht gleichzeitig die Bedeutung interoperabler Prozesse innerhalb der Erfassung und

Registrierung.393

Die Entwicklung eines Dokuments in eine Aufzeichnung durchläuft verschiedene Vorgänge,

welche die folgende Abbildung darstellt.

Aufzeichnung

Dokument

Erfassung Lokalisierung

Erfassung desDokuments

Ergänzung der Metadatensets

Ergänzung der Metadatensets

Erfassung inder Akte

Festhaltendes Inhalts

Erstellen derMetadaten

Pflege der Protokoll-daten

Registrierung Schließungals Akte

Abbildung 21: Transformation eines Dokuments in eine Aufzeichnung394

392 Vgl. 1.4 Abb. 3 393 Vgl. B.2: Document Management - B.2.1 M - B.2.21 HD, Version 1, The National Archives (Hrsg.), London 2006, S. 12 394 Übersetzung der Grafik aus: Requirements for Electronic Records Management Systems: 3: Reference Document, Public Records Office/ The National Archives (Hrsg.), London 2002, S. 19


122

In Großbritannien werden für die Verwaltung elektronischer Dokumente die Phasen

Erfassung, Verwaltung, Verlagerung der Akten und dessen Bände unterschieden.

PHASE I: Die Neubildung einer Akte

Die Organisation der Akten regelt der Aktenplan. Für jede Akte entstehen Metainformationen

zur Unterstützung der prozessorientierten Entwicklung eines Dokuments zu einer Aufzeich-

nung. Es werden folgende Elemente in der Akte hinterlegt:

• Bearbeitungsinformationen beinhalten den Verwaltungsweg einer Aufzeichnung

• Die Angaben zur Implementierung der Akte in Form von Metadaten

• Ein Aufbewahrungsplan enthält alle erforderlichen Informationen aller in der Akte be-

findlichen Aufzeichnungen. Die Informationen bestehen aus der Aufbewahrungsfrist und

Aufbewahrungsart zur Bewertung, Kassation sowie zum Transfer

• Zugriffskontrollen werden für die gesamte Akte erfasst

Die folgende Abbildung stellt die Erfassungsschritte im Zusammenhang einer Akte dar:

Akte

Einbindung in den Aktenplan

Bearbeitungs-informationen

Akte für Metadaten

Zuweisung in Aufbewahrungsplan

Gewährleistungdes Zugriffs

Abbildung 22: Die Erfassung einer Akte395

PHASE II: Die Verwaltung elektronischer Akten

Abgeschlossene Geschäftsvorfälle können für eine übersichtliche Verwaltung als Aktenbände

in einer elektronischen Akte angelegt werden. Aktenbände sind typische Merkmale aus der

Zeit der konventionellen Schriftgutverwaltung, da oftmals die Kapazität der Ordner zu einer

Sache nicht ausreichte und durch Umfang und Anzahl der Aufzeichnungen getrennt wurde.

Elektronische Akten werden im elektronischen Zeitalter als «virtuelle Container» bezeichnet

und beinhalten abgeschlossene Geschäftsvorfälle in Form von Aktenbänden und den

dazugehörigen Metainformationen.

395 Übersetzung der Grafik aus: Requirements for Electronic Records Management Systems: 3: Reference Document, Public Records Office/ The National Archives (Hrsg.), London 2002, S. 13


123

Der Prozess der Aktenverwaltung besteht im Wesentlichen aus der Aufnahme neuer

Aufzeichnungen, der Aktenpflege und der Schließung der Akte. Die Aktenpflege findet,

aufgrund fortlaufender Veränderungen des Lebenszyklus einer Akte, während der Verwaltung

und nach der Schließung statt. Der verantwortliche Bearbeiter für eine Akte kann sich durch

einen Wechsel in der Organisation oder von Geschäftsvorfällen ändern und muss in den

Metadaten protokolliert werden. Zugriffskontrollen können Änderungen unterliegen. Die

Protokolldaten werden während und nach der Schließung einer Akte gepflegt. Während der

Aufbewahrungszeit können Software- und Hardwareveränderungen stattfinden. Diese sollten

rechzeitig erkannt werden, um notwendige Migrationsprozesse einzuleiten. Mit der

Schließung der Akte können keine weiteren Aufzeichnungen aufgenommen werden. Eine

Zusammenfassung relevanter Eigenschaften der Aktenführung präsentiert die nachstehende

Abbildung.

Aktenführung

Verwaltung vonBänden

Aufnahme neuerAufzeichnungen

ÖffnungBändenvon

Schließungv Bändenon

Bewahrungdes Urhebers

Erhaltung derZugriffs-erlaubnis

Pflege der Protokolldaten

Migration

Pflege der Akte

Schließungder Akte

Abbildung 23: Die Verwaltung einer elektronischen Akte396

PHASE III: Der elektronische Aktentransfer

In Anlehnung an den zu Beginn erstellten Aufbewahrungsplan werden die in den

geschlossenen Akten befindlichen Geschäftsprozesse nach den Kriterien aus der folgenden

Abbildung unterschiedlicher Transferabschnitte verwaltet. Innerhalb des Exportsystems

werden Aktenbände und alle dazugehörigen Inhalte und Metadaten entweder exportiert oder

kassiert. Der Transfer zur Endarchivierung erfolgt entweder ins Nationalarchiv oder in einen

vom TNA vorgesehenen Lagerungsort.

Die folgende Abbildung veranschaulicht das Transfersystem, welche die Phasen zur

Transferfrist, der Altregistratur bzw. Zwischenarchiv und zur Endarchivierung umfasst.

Während der Aufbewahrungsfrist finden mehrere Kontrollen der Akten zur Kassation oder



124

weiteren Aufbewahrung statt. Die Zuweisung des Transfers aktiviert die Kassation oder den

Transfer.

Der Export beinhaltet die Schritte der Transferierung einer Aktenkopie mit Kopien zu den

Aufzeichnungen und Metadaten von einem System auf ein anderes intern oder extern ge-

lagertes System.

Die Transferaktivierung ist die letzte Instanz zur Überprüfung elektronischer Aufzeichnungen

als historische Quelle für die Endarchivierung oder Kassation.

Aktentransfer

Transferüber-prüfung

Kassation

Vermerk KassationExport

Zuweisung desTransfers Transfer

Erneute Prüfung der Beibehaltung

Aufbewahrung underneute Kontrollen

Export(kein Transfer)

Transfer-aktivierung

Abbildung 24: Der Transfer einer elektronischen Akte397

3.4.4.3 Die Bedeutung der elektronischen Archivierung

Ausgehend vom Aufbewahrungszeitraum werden grundsätzlich zwei Arten der Archivierung

unterschieden. Generell werden abgeschlossene Geschäftsvorfälle für steuer- bzw. verwal-

tungsrechtliche Gründe vollständig und fristgemäß ausgelagert und aufbewahrt. Im elektro-

nischen Zeitalter dient es zur Entlastung der Speicherkapazität auf den Rechnern und der Ab-

lage auf kostengünstigere externe Speicher, die einen effizient gesteuerten Rückgriff auf nicht

mehr kurrente Unterlagen ermöglichen. Im Anschluss an die abgelaufene Aufbewahrungsfrist

erfolgt die Bewertung und Übernahme ins Archiv zur Endarchivierung für das digitale

Kulturerbe. Beide Archivierungsformen ergänzen sich durch die zeitliche Abfolge. Die

folgende Tabelle stellt die wesentlichen Merkmale gegenüber.



125

Lagerort Intern Extern

Archivierungsdauer 5-30 Jahre 30 Jahre bis dauernd

Interesse Steuerrechtlich, verwaltungsrechtlich

Historisch, wissenschaftlich

Vorteil Platz für aktuelle Unterlagen im Operativbetrieb

Bewahrung & Nutzbarmachung

Verfügbarkeit Für den operativen Betrieb aushebbar & verfügbar.

Nur für Archivzwecke, nicht mehr für den operativen Betrieb.

Probleme Beschränkter Lagerraum, Kompromiss zwischen Zugriffsmöglichkeit & Lagerkosten

Beschränkte Haltbarkeit der Materialien, Aufarbeitung der Unterlagen für die weitere Verwendung

Eigenschaften Auslagerung/

Zwischenarchivierung

Archivierung

Tabelle 5: Die Differenzierung zwischen Altregistratur und Endarchiv398

Im wirtschaftlichen Bereich obliegt dem Steuer- und Wirtschaftsprüfer die Beurteilung einer

revisionsicheren Ablage innerhalb eines Archivierungssystems. Dieses muss den Kriterien der

ordnungsgemäßen Archivierung entsprechen. Hierfür hat der Verband Organisation- und

Informationssysteme e.V. (VOI) zehn Archivregeln aufgestellt. Als Code of Practice ent-

standen die Leitsätze in Anlehnung an die englische Normung des Code of Practice for Legal

Admissibility of Information Stored on Electronic Management Systems.399

Die Rahmenbedingungen bestehen aus:400

• der unveränderbaren Archivierung,

• der revisionssicheren Überführung ins und Archivierung im Archiv,

• der Recherche mit geeigneten Information Retrieval,

• der Recherche nach spezifischen Einzeldokumenten,

• der Speicherung des Dokuments während des gesamten Lebenszyklus,

• der identischen Erfassung, der Anzeige und dem Ausdruck,

• dem zeitnahen Widerfinden,

• den Maßnahmen, welche die Organsiations- und Strukturveränderungen im Archiv

bewirken. Diese sind zu protokollieren, um die identische Wiederherstellung des

Urzustands zu gewährleisten,

398 Müller, T.; Kuttner, P. (2004), S. 17 399 Gulbins, J.; Syfried, M.; Strack-Zimmermann, H. (2002), S. 413 400 Ebenda S. 413


126

• der Anforderung an elektronische Archive zur sicheren Migration auf andere Plattformen,

Medien, Softwarerevision und Komponenten ohne Informationsverlust,

• der Übereinstimmung zwischen dem System mit gesetzlichen und betrieblichen Be-

stimmungen hinsichtlich der Gewährleistung für Datensicherheit und Datenschutz über

die Lebensdauer des Archivs.

Darüber hinaus ergeben sich Problematiken der digitalen Speicherung, die sich wie folgt

herleiten lassen:401

• Die Zersetzung des Lagerungsmediums: Tapes, Disks sowie Compact Disk Read-Only

Memory (CD-ROM) und Write Once Read Many (WORM) oder Digital Versatile Disc

(DVD) besitzen einen unterschiedlich begrenzten Lebenszeitraum, wie CDs, deren

Lebensdauer offen ist und Schätzungen von 10, 20 oder bis zu 50 Jahren vorliegen402

• Die Veralterung des Lagerungsmediums: Disketten, welche nicht mehr in reguläre PCs

eingebaut werden

• Die Veralterung der Software: für die Lesbarkeit der Informationen, wie die veraltete

Software WordStar, dessen Zugriff auf modernen Geräten nicht ohne Zusatzgeräte mö-

glicht ist

• Die Vernachlässigung der adäquaten Dokumentation des verwendeten Formats

• Ein kontinuierliches Management: ein durchgehendes aktives Verwalten digitaler

Ressourcen über längere Abschnitte und die Behebung progressiver Risiken organisa-

torischer und administrativer Methoden

Die Aufbewahrung originaler Dateiformate und Software kann nur wenige Jahre bestehen, da

die steigenden Anforderungen an die Darstellung sowie die Sicherheit der Dokumente die

Versionisierung bestehender Dateiformate beeinflusst. Adäquat ist die physische Lebensdauer

von Hard- und Softwareplattformen begrenzt und gewährt kaum die Möglichkeit, benötigte

Komponenten nachträglich zu beschaffen. Computermuseen bzw. Technikmuseen sind für

den Erhalt ursprünglich verwendeter Softwareprodukte zuständig. Diese Lösung eignet sich

nach dem DOMEA-Konzept lediglich für kurz- bzw. mittelfristige Aufbewahrungen und

scheidet als Option für die Endarchivierung aus.

401 Vgl: Waller, M.; Sharpe, R. (2006), S. 8 402 Vgl. Ebenda; DOMEA-Konzept, Erweiterungsmodul zum DOMEA-Organisationskonzept 2.1, Inner- und interbehördliche Kommunikation, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2005 (Schriftenreihe der KBSt Band 65), S. 24


127

Die Emulation steuert die Widerherstellung konventioneller Hardware durch eine eigens

erstellte Software und ist weitestgehend als hypothetisches Konzept verbreitet, um Daten in

deren Originalformat erhalten zu können. Für diese Art der Archivierung werden digitale

Objekte und alle benötigten Daten und Informationen mittels Metadaten gebündelt. Mit Hilfe

übersetzender Emulatoren wird das archivierte traditionell verwendete Anwendungs-

programm als Imitation auf einer neuen Plattform ausgeführt. Die digitalen Objekte können

dadurch in ihrer ursprünglichen Form gelesen werden. Hierfür bedarf es einer Klärung der

Bestandteile einer Emulationssoftware. Es bestehen jedoch keine Grenzen für die benötigte

Informationsbeschreibung und erfordert die Archivierung von Schalt- und Konstruktions-

plänen, wie CD-ROM-Spieler.

Die Migration steuert die Kodierung elektronischer Daten auf die entsprechend zeitgemäße

Softwareumgebung. Das Konvertieren obsoleter Objekte steht in engem Zusammenhang mit

der Marktbeobachtung403, um strategische Migrationkonzepte stattfinden zu lassen. Die

Erkennung neu einzusetzender Technologien sowie die Registrierung der ablaufenden

Lesbarkeit bestimmter Daten sind für die Migrationsprozesse ausschlaggebend. Stabile

Dateiformate, die eine relative Langlebigkeit vorweisen, spielen daher eine wesentliche Rolle.

Die Übergabeverfahren und Absprachen der zu verwendenden Dateiformate zwischen den

Verwaltungen und dem zuständigen Archiv müssen abgestimmt werden, um Mehrfach-

migrationen zu vermeiden.404

Auslagerungswürdige Datenbestände aus dem aktiven Datenbestand eines VBS in ein

technisches Archiv erfordern frühzeitige organisatorische Festlegungen und Strategien.405 In

Großbritannien arbeitet das Nationalarchiv für die Datenlieferung an dem Ausbau

prozessgesteuerter Projekte, um zukünftige kumulative Datenmengen und die daran an-

knüpfende webbasierte Präsentation zu ermöglichen. Das Seamless Flow Programm wird für

die Abdeckung jedes notwenigen Bereichs des Lebenszyklus ausgearbeitet. Das digitale

Archiv ermöglicht bereits den Zugriff auf elektronische Unterlagen, welche durch die

Anwendung flächendeckender ERMS überwiegend entstehen. Ursprüngliche rechtliche An-

forderungen sahen einen Transfer großer Mengen an Aufzeichnungen ins Archiv nicht vor

403 Definition: technology watch 404 Vgl. DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.0, Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0, Technische Aspekte der Archivierung elektronischer Akten, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2004 (Schriftenreihe der KBSt Band 67), S. 11; http://www.onb.ac.at/about/lza/herausforderungen.htm 405 Vgl. Abb. 19; DOMEA-Konzept, Organisationskonzept 2.0, Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0, Technische Aspekte der Archivierung elektronischer Akten, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (Hrsg.), Berlin 2004 (Schriftenreihe der KBSt Band 67), S. 7


128

deren Ablauffrist von 30 Jahren vor. Durch die Einführung des FOI Acts im Jahr 2005

entstanden neue Bedingungen hinsichtlich der Öffnung verwaltungsbezogener Unterlagen

bereits zu Beginn dieses Aufbewahrungszeitraumes. Ferner unterliegen elektronische Objekte

der sofortigen Bewertung, Speicherung und Bereitstellung. Ein Grund dafür ist, dass diese in

ihrer Authentizität einer stärkeren Manipulation und Überschreibung ausgesetzt sind, als

analoge Unterlagen. Derzeit werden elektronisch erstellte Aufzeichnungen ans TNA trans-

feriert, um diese in einer arbeitsintensiven Aufbereitung im digitalen Archiv langfristig zu

erhalten sowie den Zugriff zu gewährleisten.

Ein kontinuierlicher Anstieg elektronischer Datenmengen unterliegt einer langfristigen

Planung. Um diese Herausforderung unter möglichst geringem Aufwand umsetzen zu können,

müssen weitestgehend alle notwendigen Prozesse automatisiert werden. Die Voraussetzung

ist eine feste Zusammenarbeit zwischen dem Archiv und den Verwaltungen zu Beginn des

DLM. Ein weiterer Bereich schließt sich mit der Identifikation weit reichender Auf-

zeichnungen an und begründet den erforderlichen Prozess der aktiven Archivierung für

veraltete Objekte. Anhand strategischer Migrationprozesse wird der Transfer elektronischer

Daten zu aktuellen Versionen ermöglicht. Fortlaufend findet der ständige und zeitnahe Zugriff

auf diese Daten via Internet statt. Für die Bewerkstelligung der steigenden Datenmengen ist

daher eine Überarbeitung der ursprünglichen Arbeitsbereiche und eine Ausarbeitung

weitestgehender Automatisierungsprozesse für die zukünftige Sicherung elektronischer

Objekte relevant.

2004 beauftragt das britische Nationalarchiv eine grundlegende Überprüfung der IT. Es

empfahl anschließend die Aufnahme prozessorientierter Ansätze bezüglich inhaltsbezogener

Produktion. Im Fokus standen interoperable Prozesse sowie Daten und Technologie-

architekturen, um einen durchgehenden Ablauf von Inhalt und Information zwischen allen

Bereichen ermöglichen zu können. Das Seamless Flow Programme ist das Resultat

vorangegangener Bemühungen und impliziert die Entwicklung eines durchgehenden Ablaufes

elektronischer Aufzeichnungen von dessen Erfassung in den Verwaltungen, über die Archi-

vierung, bis zur internetbasierten Publikation. Das Programm baut auf bestehende manuelle

Arbeitsbereiche auf und modernisiert diese zu automatisierten Prozessen für die Anfor-

derungen der Verwaltungsmodernisierung. Andere Bereiche, wie die Erschließung und Web-

Recherche, werden gebündelt. Der vom The �ational Archives entwickelte internetbasierende

Lieferungsservice relevanter Unterlagen ermöglicht die Umsetzung der Zielsetzungen der

Regierung von 2005 für einen effektiven Zugriff auf elektronische Daten. Zwei Jahre später


129

erreichte TNA in Kooperation mit dem Pesticides Safety Directorate (PSD) einen weiteren

Fortschritt hinsichtlich des zweiten Pilotprojektes zum Transfer selektierter Aufzeichnungen

und Metadaten. Das Transfersystem kooperiert mit dem Gerneric Metadata Management

System (GMMS) indem ein automatisierter Transfer spezifischer Unterlagen und Metadaten

entwickelt wurde. Die Pilottests zum automatisierten Transfer werden mit unterschiedlichen

Verwaltungsabteilungen fortgesetzt und in das Digital Object Store (DOS) unter Verwendung

eines Zugriffkontrollsystems für die Ausgabe spezifischer Unterlagen an die dafür vorde-

finierten zugriffsberechtigten Personen transferiert. Daneben wurde im März 2007 das

Electronic records Online (ERO) mit einer verbesserten Recherchefunktion im Internet frei-

geschalten.406

Das Seamless Flow Programm gliedert sich in verschiedene Projekte:407

• Bewertung und Aussonderung; ein Projekt für die Entwicklung notwendiger Prozeduren

und Aussonderungen für die Unterstützung der Bewertungsentscheidung elektronischer

Unterlagen. Das Ziel ist der automatische Transfer auszusondernder Aufzeichnungen ins

TNA. Die Voraussetzung ist eine feste Kooperation zwischen den Regierungsabteilungen

und dem TNA für die Erstellung jeweiliger notwendiger Fristenkataloge innerhalb

verwendeter EDRM Systeme. Eine entscheidende Prozessentwicklung bildet die Be-

wertung digitaler Aufzeichnungen, welche in unterschiedlichen Umgebungen, wie

EDRMS oder Datensets, erfasst und gelagert werden. Die Abteilung Records

Management innerhalb TNA stellt generelle Kriterien für allgemein verbreitete

Aufzeichnungen innerhalb der Regierung bereit.

• Metadaten und Erschließung; Ein Projekt zur Analyse bestehender Anforderungen in

Leitartikeln innerhalb der einzelnen Bestandteile des gesamten Programms. Im

Vordergrund stehen die Erarbeitung technischer und inhaltlicher Prozesse für die Bereit-

stellung inhaltlicher Funktionen sowie die Erfassung archivwürdiger Metadaten. Diese

werden für alle anderen Bereiche des Projekts übernommen. Die Zielsetzung bündelt die

Definition der Metadaten sowie die Bereitstellung eines Kompetenzkataloges.

• Transfer zum The �ational Archives; ein Projekt für die Entwicklung eines Tools für den

Transfer gebündelter Aufzeichnungen und Metadaten aus den Verwaltungen ins Archiv.

Ein weiterer Bestandteil ist die Beschreibung der Transferprozesse bis zur Ladung der

406 Vgl. http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/seamless_flow/default.htm 407 Ebenda


130

Aufzeichnungen in das Archivierungssystem und der Transfer der Metadatensets sowie

der fortlaufenden Erhaltung dieser Metadaten.

• Archivierung und Erhaltung; ein Projekt zur Erarbeitung archivierungsfähiger Systeme

für elektronische Aufzeichnungen und für die Infrastruktur zur fortbestehenden Er-

haltung. Darin enthalten sind notwendige Vorkehrungen für eine vorzeitige Zugriffs-

gewährleistung, ein hochsicheres Archivierungssystem sowie ein Tool für die Ladung und

Extrahierung entsprechender Unterlagen.

• Marktbeobachtung; ein Projekt zur Unterstützung der Migrationsprozesse elektronischer

Aufzeichnungen in zeitgemäße Dateiformate sowie die technischen Informationen zu

elektronischen Aufzeichnungen selbst. Dies ermöglicht die Kontrolle der Ablaufzeit les-

barer Aktenformate innerhalb bestehender Technologien.

• Übernahme und Zugang; ein Projekt zur Zugangsregulierung für Benutzer und der

Fokussierung auf unterschiedliche Dateitypen. Darin enthalten ist die Festlegung eines

Hosts für Anwender aus unterschiedlichen Bereichen.

• Management und Sicherheit; ein Projekt zu Sicherheitsangelegenheiten innerhalb des

Seamless Flow Programms, wie die Konformität zu aktuellen Standards sowie einer

Analyse zur sicheren Redaktion geschlossener Abschnitte von elektronischen Auf-

zeichnungen.

• Business Change und Workshops bzw. Fortbildungsveranstaltungen; als das

Schlüsselelement des Projekts ist dieses verantwortlich für die Integrierung der

automatisierten Prozesse als Leitlinie der Businessfunktionen. In Form einer Business

Change Strategy wird die Integrierung der Fortbildungsveranstaltungen sowie ein

Kommunikationsplan für Stakeholder analysiert.

Das Seamless Flow Programm wird kontinuierlich fortgeschrieben und ausgearbeitet.

Nationale und internationale Initiativen der Informationswissenschaften entstanden durch die

Bedeutung und Unterstützung digitaler Speicherung. Das britische Nationalarchiv entwickelte

PRO�OM. Dieser Service beschreibt den Zugang zu unterschiedlichen Dateiformaten. Die

aktuelle Version von PRO�OM enthält das Tool Digital Object Identification (DROID)408 zur

Identifizierung verwendeter Dateiformate digitaler Objekte und steht für den freien Download

zur Verfügung. Daneben bietet das Archiv die direkte Unterstützung in den Behörden an.

Organisationen, wie das Digital Preservation Coalition (DPC), das im Auftrag für die

Koordination und aktive Teilnahme in Großbritannien steht, sowie das Digital Curation

408 Vgl. 3.3.5.3


131

Centre (DCC), das im Auftrag des nationalen Fokus zu Forschung und Entwicklung die

Verbreitung von Sachkenntnis und praktischer Durchführung fördert. Diese Organisationen

unterstützen große wie kleine Einrichtungen bei der Überwindung des Barrierestarts. Die EU

Kommission stellt Finanzierungen durch deren IST-Programm zur Verfügung. Sub-

ventionierte Projekte, wie das von der British Broadcasting Corporation (BBC) geleitete

PrestoSPACE, erarbeiten eine koordinierte Sensibilisierung der verschiedenen Einrich-

tungen409 für die Speicherung ausschließlich digitaler Ressourcen.410 Ferner indossierte die

UNESCO die Charter für die Archivierung des digitalen Kulturerbes unter Guidelines for the

Preservation of Digital Heritage. Diese Ausgabe lenkt die Sicht auf zukunftsorientierte

Handlungen sowie den Bezug zur fundamentalen Relevanz. 2005 wurde dafür der Dynamic

Action Plan unter dem Aspekt veröffentlicht, die kulturellen und wissenschaftlichen Inhalte

der EU-Mitgliedsstaaten zu koordinieren. Ein Abschnitt konsolidiert die ganzheitliche Be-

trachtungsweise digitaler Speicherungsstrategien und vermerkt die vernachlässigte Erfassung

in Service und Politikausführungen.411

3.4.5 Zusammenfassung

Eine erfolgreiche Umsetzung digitaler Archivierungslösungen innerhalb einer durchgehenden

elektronischen Aktenführung beansprucht für die Einführung gängiger VBS mehr als eine rein

technische Betrachtung. Die Umstellung auf ein papierarmes Büro ist zu 70% ein

Organisationsprojekt und bedarf der Berücksichtigung archivischer Anforderungen.412

Darüber hinaus sind Kenntnisse und Verpflichtungen auf allen Ebenen innerhalb einer und

unter mehreren Organisationen notwendig. Ein entscheidender Einfluss entsteht bei dem

Verständnis und der Zuwendung der Bearbeiter. Die Kooperation mit dem zuständigen

Archiv sollte mindestens die Absprache gültiger Dateiformate und dessen einheitlich

assoziierte Metadaten bündeln. Indessen sind die Organisationen aufgefordert einen

Businessplan für die Problembehebung mit einer eindeutigen Klarstellung der

Verantwortlichkeit zu erstellen.413

409 Rundfunk-Anstalten, Forschungseinrichtungen, Bibliotheken, Museen, etc. 410 Vgl. http://www.prestospace.org/project/index.de.html 411 Vgl. Waller, M.; Sharpe, R. (2006), S. 23 412 Vgl: Schwalm, Steffen: Ganzheitliche elektronische Schriftgutverwaltung von der Entstehung bis zum Archiv – Anforderungen der Prozessoptimierung, Präsentation auf der Tagung zum 13. eGovernment Anwenderforum, Berlin 2007, S. 11 413 Vgl. Waller, M.; Sharpe, R. (2006), S. 23, 27

4 Vergleich der Parameter

132

4 VERGLEICH DER PARAMETER

National und international flächendeckende Netzwerke und die zunehmenden digitalen

Datenmengen müssen wie in der papierbasierten Schriftgutverwaltung vollständig verwaltet

und aufbewahrt werden. Die elektronische Aktenführung und Archivierung bilden die

Voraussetzungen der Verwaltungsmodernisierung für ein effektives und effizienteres Ge-

stalten der Organisations- und Betriebsprozesse in den Behörden und Verwaltungen, des

transparenten Verwaltungshandelns und der Öffentlichkeitsarbeit. Archive, IT-Fachkräfte und

Verwaltungen müssen aktiv miteinander kooperieren. Die Flüchtigkeit und Manipulierbarkeit

elektronischer Dokumente und der rasante Technologiewandel gefährden die nachhaltige

Authentizität, Integrität und Lesbarkeit elektronischer Ressourcen. Um rechtliche

Anforderungen neben wirtschaftlichen Rahmenbedingungen zu gewährleisten, wird die

Ordnungsmäßigkeit der Vorgangsbearbeitung vorausgesetzt.

VBS ermöglichen die medienbruchfreie und somit wirtschaftliche Unterstützung

prozessgesteuerter Vorgänge. Einheitliche Plattformen der Softwareprodukte mit kompatiblen

Schnittstellen zu einzelnen Komponenten ermöglichen bereits die Voraussetzungen zu

Interoperabilität, elektronisches Verwaltungshandeln, ein revisionssicheres Archivieren und

letztendlich die Umsetzung aktueller eGovernment-Initiativen.

Für die Bewältigung umfangreicher Aufgaben in Verwaltungen und Archiven, die Ver-

meidung von Informationsverlust und die Schaffung interoperabler Schnittstellen für einen

sicheren Datentransfers, müssen Prozesse aufeinander abgestimmt und weitestgehend

automatisiert werden. Weitreichende Kenntnisse zu notwendigen Standards und zu

Steuerungsinstrumenten des Records Managements sind daher grundlegend erforderlich.

Der Einsatz flächendeckender VBS unterliegt einer organisatorischen Planung, damit national

differierende Anforderungen zur Rechtssicherheit und internationale Rahmenbedingungen

zum wirtschaftlichen Verwaltungshandeln nachhaltig gewährleistet werden. Es ist die

Aufgabe von Standards, die Planung und Durchführung dieser IT-Projekte in Bezug zu der

Bewertung der grundlegenden Wechselbeziehungen Ordnungsmäßigkeit, Rechtssicherheit

und Wirtschaftlichkeit umzusetzen. Dahingehend werden nationale Anforderungskataloge

kontinuierlich überarbeitet und angepasst. Die Aktualisierung der MoReq ist eine

zukunftsorientierte Initiative für einen europaweiten harmonisierenden Standard. Dieser

verfolgt das Ziel der Vereinheitlichung wesentlicher IT-Komponenten, unternimmt die

4 Vergleich der Parameter

133

Herausforderung, europaweite Prozesse weitestgehend zu vereinheitlichen und wird unter

MoReq2 die Zertifizierung der Softwareprodukte ermöglichen. Dafür bedarf es der Klärung

grundlegender Termini. Die eingehende Definition und Gegenüberstellung zwischen

Deutschland und Großbritannien verdeutlicht die lediglich differierenden Bezeichnungen. Die

Abbildung414 verdeutlicht, dass beide Länder die Dreistufigkeit für die Umsetzung der

elektronisch sicheren Ordnungsmäßigkeit nutzen.

Das DLM gewinnt durch die umfangreichen Anforderungen an fundamentaler Bedeutung.

Dessen Fokus liegt auf der gesamten Betrachtung der prozessorientierten Verwaltung

elektronischer Dokumente. Standards werden darin gebündelt und gesteuert. Die folgende

Abbildung verdeutlicht die wesentlichen Wechselbeziehungen der Records Management

Standards und archivischen Standards mit dem DLM.

Abbildung 25: Internationaler Überblick des DLM mit den wesentlichen Standards

414 Vgl. 1.11

5 Fazit

134

5 FAZIT

Die Auswirkungen der EU-Dienstleistungsrichtlinie auf die nationalen eGovernment-

Initiativen erfordern eine umfangreiche Verwaltungsmodernisierung für einen optimalen

Bürgerservices. Die Technologie bietet dafür das größte Umsetzungs- und Automatisierungs-

potential. Die Investition der Bundesregierung in den IT-Standort Deutschland macht die

Bemühungen um einen Spitzenplatz beim eGovernment im europäischen Vergleich deutlich.

Gleichzeitig müssen Regelungen zu organisatorischen sowie rechtlichen Anforderungen und

Rahmenbedingungen an elektronische Ressourcen getroffen werden. Während sich die

öffentlichen Verwaltungen und zuständigen Archive in Deutschland mit der Umsetzung

moderner Informationstechnologie innerhalb von drei Jahren konfrontiert sehen, wurden die

Zielsetzungen der Verwaltungsmodernisierung, elektronischen Speicherung und

Zugriffsbereitstellung durch das White Paper von 1999 in Großbritannien bereits bis 2004

umgesetzt. Ein anschließender Online-Zugriff erfolgte ein Jahr später.

Das Archiv ist für die Sicherung, Bewertung und Verfügbarkeit jeglicher Aufzeichnungen

zuständig. Der Einsatz komplexer IT-Landschaften in Verwaltungen und die Anforderungen

der Informationsgesellschaft erfordern das rechtzeitige Eingreifen kompetenter Fachkräfte zur

Einhaltung der Anforderungen und Rahmenbedingungen. Als Informationsdienstleister

agieren Archive als Schnittstelle zwischen den Verwaltungen und der Öffentlichkeit. Sie

unterstützen die konsequente Integrierung neuer Technologien in den Reformprozess und sind

fachkundige Berater für den Bereich der Öffentlichkeitsarbeit. Somit wird die optimale

Nutzung einer ebenenübergreifenden Bereitstellung der Verwaltungsdienstleistungen für

Mitarbeiter und Bürger garantiert.

In vielen Verwaltungen herrscht mangelndes Wissen zur Schriftgutverwaltung, dass

Schulungen zu Akten- und Vorgangsbildungen, Registratur- und Dokumentationstätigkeiten

unumgänglich macht. Die Beratung der Behörden über die Komplexität und Verwaltung der

neuen Medien ist eine entscheidende Herausforderung, wodurch eine vollständige und

überdauernde Informationsbeschaffung ermöglicht wird. Natalie Ceeney sieht in der

Verständlichkeit der Behörden über den Verwaltungsumfang der neuen Ressourcen den

Ausgangspunkt für eine kompetente Archivtätigkeit. Dadurch kann ein durchgehender und

nachhaltiger Prozess für das Verwalten elektronischer Dokumente gewährleistet werden. Das

entscheidende Argument der vollständig elektronischen Verwaltung liefert das stärker

5 Fazit

135

übergreifende Wissensmanagement bezüglich der Hinwendung zur Öffentlichkeit.

Zweckmäßige Information werden zum passenden Zeitpunkt bereitgehalten.415 Hieraus

kristallisieren sich multiple Disziplinen in der Erarbeitung einheitlicher Metadatenmodelle

und Architekturen, welche hinsichtlich verschiedener Intentionen der einzelnen Fachbereiche

der Informationswissenschaft durch Standards gesteuert werden.

Unter der Leitung der KBSt erfolgt die Ausarbeitung des DOMEA-Konzepts, woran sich die

Archive beteiligen. Dies setzt eine starke Präsenz der Archive in den Verwaltungen voraus,

um einen automatischen und sicheren Aussonderungsprozess sowie die Archivierung

elektronischer Unterlagen gewährleisten zu können. Ulrike Gutzmann, Ulrich Kamp,

Christian Keitel und Antje Scheiding verweisen auf die Kompetenz der Archive, die durch

mangelndes Selbstbewusstsein, den Bereich der Richtlinienkompetenz für die Archivierung

nur schwach wahrnehmen. Die IT-ausgeprägte Verwaltungsmodernisierung und der Einsatz

verschiedener IT-Standards werden vielfach den Spezialisten der Datenerhaltung der IT-

Abteilung überlassen. Die hohen Anforderungen an eine dauerhafte Archivierung können nur

in Kooperation mit Spezialisten aus Archiv und IT gelöst werden. Die Archive müssen sich

dem Verantwortungsbereich bewusst sein und die erforderlichen Rahmenbedingungen

definieren.416

Das Bundesarchiv setzte im Jahr 2006 mit dem Service Bundesarchiv Behördenberatung

elektronische Akten eine verstärkte Beratung und Unterstützung der Bundesbehörden zur

Umstellung auf die Verwaltung elektronischer Unterlagen, Aktenführung und Aussonderung

um. Durch die Bildung des Arbeitskreises Archivierung von Unterlagen aus digitalen

Systemen tagen Archivarinnen und Archivare jährlich, um aktuelle Projekte und

Erfahrungswerte auf Bundes- und Länderebene im Umgang mit elektronischen Ressourcen

effektiver auszutauschen und länderübergreifende Standards mit einzubeziehen. Die

Teilnahme an der 11. Tagung des Arbeitskreises in Stuttgart verdeutlichte die Notwendigkeit

des kommunikativen Austausches unter den Archiven zu einzelnen Projekten der digitalen

Speicherung, mit besonderem Fokus auf prozessgesteuerte Vorgehensweisen der Archive von

Beginn an der Verwaltung elektronischer Dokumente. Ferner präsentierte Miriam Eberlein

durch das Stadtarchiv Heilbronn die Umstellung zur Übernahme und Aufbereitung digitaler

Daten des Gemeinderats und verdeutlicht die flächendeckende Übernahme elektronischer

Informationsträger. 415 Vgl. Ceeney, N. (2006), S. 22 ff 416 http://www.wirtschaftsarchive.de/akea/handreichung.htm

5 Fazit

136

Abschließend definierte Katharina Ernst die Ergebnisse wie folgt:

• Die Bewertung: Die veränderte Rolle der Archive bis hin zu einem prozessorientierten

Denken und Agieren und daraus resultierenden engen Korrespondenz mit den

Verwaltungen.

• Die Speicherung: Die unterschiedliche Rolle der Archive hinsichtlich des Grades der

Kontrolle im System und der Integrierung eines autonomen Archivprojekts innerhalb der

Hierarchie des gesamten Zyklus.

• Die Übernahme: Die Frage nach der Beständigkeit der Provenienz als Wegweiser in der

neuen digitalen Archivlandschaft.

The �ational Archives in Großbritannien erarbeitet notwenige Informationsrichtlinien zu

Standards und gibt Hilfestellungen zum Records Management und Informationsmanagement.

Die von The �ational Archives publizierten Leitlinien sind eine wesentliche Unterstützung.

Mit der Einführung eines zentralen Services, zum Erfahrungsaustausch im Umgang mit

elektronischen Unterlagen, plant es die Unterstützung bei der Verwaltung großer

elektronischer Datenmengen zu optimieren. Ferner stellt es umfassende Leitlinien zum

Verwalten von Informationen bereit, um die Öffnung und Zugriffsgewährleistung öffentlicher

Ressourcen zu ermöglichen. Der kooperative Ansatz für die Bewerkstelligung elektronischer

Informationen führte bereits 2001 zur Einrichtung der Digital Preservation Coalition.

Dadurch wurde die Archivierung und Verfügbarkeit elektronischer Quellen sowie in

nationaler und internationaler Kooperation, die Sicherung der unbefristeten Verfügbarkeit des

digitalen Erbes aufgegriffen. Innerhalb von zwei Jahren baute das neu formierte Digital

Preservation Department, bestehend aus 15 Mitarbeitern, die notwendige technische

Infrastruktur auf. Ein umfassendes Archivierungskonzept und die frei zugängliche Datenbank

PRO�OM wurden entwickelt und ermöglichen die Schnittstelle zur Datenübernahme und

Freigabe der Daten über das Internet. Gleichzeitig wird die Archivierung der Websites der

britischen Regierung und Verwaltung realisiert.417 Der Zusammenschluss mit The Office of

Public Sector Information ermöglichte die Bündelung des gesamten Spektrums zum

Informationsmanagement der Regierung und des öffentlichen Sektors, zu neuen

Fachkenntnissen hinsichtlich der Recherchen, Benutzung und Teilung. Dadurch gelingt es

dem Nationalarchiv deren Ressourcen und Leitlinien für die Archivierung der zukünftigen

Informationen in der Praxis bestmöglich zu konsolidieren.

417 Bender, W.; Lusiardi, R.; Reichert, B. (2005), S. 125

5 Fazit

137

Die Erarbeitung nachhaltiger Methoden und Richtlinien für Metadaten sowie die Kriterien zur

digitalen Endarchivierung in den einzelnen Verwaltungen werden jeweils in Kooperation mit

dem Nationalarchiv durchgeführt. Im Auftrag des Nationalarchivs unterstütz der Records

Manager die Umsetzung der eGovernment-Initiativen in den Verwaltungen. Unterstützend

offerieren Workshops die Einführung der IT-gestützten Verwaltung elektronischer

Dokumente.

In weiteren Ländern, wie Kanada oder Australien, übernehmen Chief Information Officers

(CIO) im elektronischen Zeitalter eine führende Funktion in Verwaltungen für eine

förderliche Umsetzung umfangreicher Leitlinien für das gesamte Verwalten. CIO`s etablieren

sich im Zeitalter der Informationsgesellschaft bspw. in den verschiedenen Bereichen des

Bibliotheksservices, Records Management, Web Content Management oder Dokumenten

Management. Mit den Grundkenntnissen der Leitlinien zum elektronischen Records

Management treten autorisierte CIO`s in Kooperation mit dem öffentlichen Bereich und dem

Archiv, um das Ziel einer führenden Regierung umzusetzen. In umfassenden eGovernment-

Initiativen ist die elektronische Aktenführung als kleinster aber fundamentaler Nenner im

Gesamtgefüge definiert. Für die kanadische Regierung erreichte der CIO, der Zweigstelle des

Finanzministeriums, in Kooperation mit dem Öffentlichkeitsbereich, dem Government

Service Canada und dem Library and Archives Canada die gemeinsame Erarbeitung neuer

Strategien im Umgang mit dem elektronischen Records Management. Das �ational Archives

of Australia erreichte ebenfalls eine intensive Zusammenarbeit mit der Regierung des New

South Wales und der Verwaltung des Government of Alberta.418 Die eGovernment-

Arbeitsgruppe 3 des nationalen IT-Gipfels in Deutschland besteht ebenfalls aus CIO-

Vertretern, wie der Bundes-CIO oder der CIO des Bundeslandes Hessen.419

Die tiefgehende und umfangreiche Bedeutung des Verantwortlichkeitsfaktors zur Verwaltung

elektronischer Unterlagen revidiert die subjektive Auffassung der Verwaltungen zur

grundlegenden Ordnungsmäßigkeit. Aufgrund des geschäftlich und historisch relevanten

Wertes elektronischer Informationen werden wirtschaftliche Geschäftsprozesse, verbesserte

Risikobewältigungen und neue Wege zu nachhaltigen Verwaltungs- und Bearbeitungs-

methoden mit Hilfe der Archive und IT definiert. International betrachtet stehen beide Fach-

bereiche für die Erarbeitung dieser Anforderungen, an Systemkomponenten und Standards in

418 Vgl. McDonald, J. (2005), S. 6 ff 419 Vgl. Sonderausgabe zum eGovernment, Die Zeitung für IT-gestützte Verwaltung von Kommunen und Staat, Jg. 7, Nr. 2/07, S. 8

5 Fazit

138

einer aktiven Kooperation und unterstützen die Verwaltungen kompetent während des

Lebenszyklus elektronischer Dokumente. Dadurch entsteht eine feste Kooperation zwischen

dem Archiv, der IT und der Verwaltung und ergibt eine neu definierte Perspektive zum

Records und Archiv Management. Diese Wechselbeziehungen bilden letztendlich das

Fundament für die Verbindung der beiden Management Bereiche zum DLM und die

Umsetzung der eGovernment-Initiativen.

6 Literaturverzeichnis

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151

Eidesstattliche Erklärung

Hiermit erkläre ich an Eides Statt, dass ich die vorliegende Arbeit selbständig angefertigt und

keine anderen als die angegebenen Quellen und Hilfsmittel verwendet habe. Den benutzten

Quellen und Hilfsmitteln wörtlich und inhaltlich entnommene Stellen sowie verwendete

Grafiken und Tabellen habe ich als solche kenntlich gemacht.

Potsdam, 6. Juli 2007

Simone Stumpe

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