DMS, Anfang oder Ende der Informationsnahrungskette?

DMS, Anfang oder Ende der

Informationsnahrungskette?

12. Bonner Microsoft-Tag für Bundesbehörden

www.materna.de © MATERNA GmbH 2010

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Agenda

Interaktion des Behördenmitarbeiters mit IT

Skalierbarkeit der Anforderungen

Demo

Zusammenfassung

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© MATERNA GmbH 2010 2

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Themenüberblick

Datenorientierte

Ablauforientierte

Dokumentorientierte

Teamorientierte


Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen

Interaktion

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Themenüberblick

Datenorientierte

Ablauforientierte

Dokumentorientierte

Teamorientierte


Interaktion Zusammenfassung Grundgedanken

Interaktion

Demo Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen

Datenorientierte Interaktion

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ECM-Klammer (EAI Komponente)

Desktop Arbeitsplatz

Pla

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Zu

sa

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Archiv / DMS / FMS Geschäftsanwendung bzw.

Fachverfahren 1…n


Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit Zusammenfassung

Motivation Datenorientierte Interaktion

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Der Behördenmitarbeiter „lebt“ in seiner Fachanwendung

und interagiert aus dieser!

Verfahren zur Zollabwicklung

Verfahren zur Verwaltung im Strafvollzug

Verfahren zur Steuerberechnung


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Verbesserung der Motivation: Datenorientierte Interaktion

einheitliches Auslösen von Backend-Funktionen

wie elektronische Aktenablage

Fachverfahren generieren Dokumente zur Dokumentation direkt

in die elektronische Aktenablage


Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit Zusammenfassung Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen

Bereitstellung von Backend-Funktionalität direkt

in der Fachanwendung:

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Themenüberblick

Datenorientierte

Ablauforientierte

Dokumentorientierte

Teamorientierte


Interaktion Skalierbarkeit Zusammenfassung Grundgedanken

Interaktion


Ablauforientierte Interaktion

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Plattform der Zusammenarbeit

Geschäftsanwendung bzw.

Fachverfahren 1…n Archiv / DMS / FMS


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Motivation Ablauforientierte Interaktion

Urlaubsanträge

Rechnungsfreigaben

Bestellvorgänge



Der Ablauf des Vorganges steht im Mittelpunkt.

Die Interaktion erfolgt aus unterschiedlichen Anwendungen mit dem

Behördenprozess!



Verbesserung der Motivation: Ablauforientierter Interaktion


Ein Ablauf wird von allen Beteiligten in einer Umgebung abgearbeitet

Bereitstellung von Backend-Funktionalität zur Genehmigung/Freigabe

Eine Vorgangsbearbeitung ist ablauforientiert

Es werden vordefinierte und vorhersehbare Abläufe in Office

durchgeführt


Ein Ablauf kommuniziert über Office mit den Beteiligten:

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Themenüberblick

Datenorientierte

Ablauforientierte

Dokumentorientierte

Teamorientierte



Interaktion


Dokumentorientierte Interaktion




Pla

ttfo

rm d

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Zu

sa

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en

arb

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Fachverfahren 1…n Archiv / DMS / FMS


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Motivation für Dokumentorientierte Interaktion

Erstellung einer Urteilsbegründung

Erstellung eines Briefes

Erstellung einer Projektbeschreibung



Die Dokumentenbearbeitung und der Mitarbeiter stehen im Zentrum.

Die steuernde Instanz ist der Mitarbeiter!



Verbesserung der Motivation: Dokumentenorientierten Interaktion


Integration von Microsoft Office zu unterschiedlichen Fremdsystemen

Einfache, pragmatische Ablage von Dokumenten in

elektronischen Akten

Dokumente und das Bereitstellen von Informationen

Suche ist genauso wichtig wie elektronische Aktenablagen


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Themenüberblick

Datenorientierte

Ablauforientierte

Dokumentorientierte

Teamorientierte



Interaktion


Teamorientiertes Arbeiten


Plattform der Zusammenarbeit E

CM

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Desktop

Arbeitsplatz


Fachverfahren 1…n

Archiv / DMS / FMS


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Motivation für Teamorientierter Interaktion

Erstellung von Ausschreibungsunterlagen

Erstellung eines Datensicherungskonzeptes

Erstellung einer Kalkulation



Die schnelle Teamarbeit der Mitarbeiter steht im Mittelpunkt.

Die formale Arbeit nach GGO steht im Hintergrund.



Verbesserung der Motivation für Teamorientierter Interaktion


Integration in die gewohnte Arbeitsumgebung von Microsoft Office

Erstellung von Dokumenten in der Verwaltung nicht komplett aktenrelevant

Der Erstellungsweg ist häufig nur in Teilabläufen fest vordefiniert

Gute Ergonomie vereinfacht die Interaktion der Mitarbeiter


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Art der Interaktion entscheidet über

Umgang mit Dokumenten

unterschiedliche technische Umsetzungen ergeben sich!

Ergebnis der Interaktion

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DMS

Teamarbeit

AR

CH

IV


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Idealzustand

Unterschiedliche Interaktionen müssen auf gleiche

Komponenten einer gut skalierbaren IT Architektur

abgebildet werden!



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Idealzustand



Eine Aktenablage muss so flexibel sein, um mal das

Handeln zu führen, mal geführt zu werden und mal

Dokumente zu liefern.

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Agenda



Demo

Zusammenfassung

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Schwerpunkt Teamorientierte Behördenarbeit

• Die Mitarbeiter arbeiten stark teamorientiert, z.B. im Rahmen von Projekten.

• Die organisatorischen Strukturen sind nicht dominierend.

• Für einen kleinen Arbeitsbereich ist eine strukturierte

Ablage gemäß Aktenplan gefordert.

Lösung:

• Bereitstellung von Arbeitsplattformen

für Projektgruppen & temporäre Zusammenarbeit

• Unterstützung informeller Abstimmungen

• Unterstützung organisationseinheiten-

übergreifender Zusammenarbeit


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ARCHIV

Teamarbeit

Akten-

ablage



Schwerpunkt strukturierte Aktenablage in Behördenarbeit

• Grundsätzlich hat eine strukturierte Ablage gemäß Aktenplan zu erfolgen

• Organisatorischen Strukturen sind bindend angelegt

• Bearbeitung von Fallakten

• In Ausnahmefällen ist die nicht formalisierte

Teamarbeit für die Mitarbeiter gestattet.

Lösung:

• Bereitstellung von Arbeitsplattformen

für die Aktenplan bezogene Arbeit in Fallakten

• Unterstützung formeller Abstimmungen

• Unterstützung in festen, organisationseinheiten-

übergreifender Abläufen


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Interaktion Grundgedanke Skalierbarkeit Zusammenfassung

Aktenablage

ARCHIV

Team-

arbeit



Teamorientierte Behördenarbeit und strukturierte Aktenablage

• Die Mitarbeiter arbeiten in der Regel teamorientiert.

• Werden Arbeitsergebnisse, z.B. Dokumente, „aktenreif“, so können diese an ein

bestehendes DMS/Archiv übergeben werden.

Lösung:

• Nutzung der Synergien von

modernen Microsoft Technologien und

bestehenden Archiven/DMS-Systemen

• Der Mitarbeiter entscheidet über

Übergang!


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Skalierbarkeit

Teamarbeit ARCHIV Aktenablage


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Agenda


Grundgedanken zu Dokumenten und Akten

Demo

Zusammenfassung

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Szenario des eAkte-Basispaketes aus SharePoint Sicht

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Interaktion Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung

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Zusammenfassung

Es ist egal, ob das DMS bei Ihnen am Anfang oder am Ende steht!

Schlanke Interaktion des Behördenmitarbeiters kann mit der eAkte

von MATERNA realisiert werden!

Technische Skalierbarkeit der eAkte durch Microsoft Produkte!

Look & Feel“ von Microsoft Office Produkten in 2011 erwartungskonform!

Integrationen zu Archiven von OpenText oder mit ALOS möglich!

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Quo vadis DMS ?


Elektronischen Aktenablage mit dem eAkte Basispaket


Elektronischen Aktenablage mit dem eAkte Basispaket


Im Abschluss-

vortrag:


MATERNA

Information & Communications

Gregor Ponhöfer

Abteilungsleiter

Business Division Applications

Business Unit Information

Tel.: +49 231 5599-690

Fax: +49 231 5599-588

[email protected]

MATERNA

Information & Communications

Stefanie Becker

Senior Beraterin

Business Division Applications

Business Unit Information

Tel.: +49 231 5599-528

Fax: +49 231 5599-588

[email protected]

[email protected]

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