Documenta Workflow Engine · Web viewDocumenta DMS deține propriul motor de fluxuri de lucru integrat (în engleza cunoscut sub standardul Workflow Engine) prin care administratorii

Documenta DMS Fluxuri de lucru

Documenta DMS

ManualFluxuri de lucru

Pagina 1www.infrasoft.ro

AutorINFRASOFT SRL

Document RefDMS.WF

Versiune6.7

DescriereDocumentul conţine descrierea functionalitătilor şi procedura de utilizare a Modulului Fluxuri de lucru.

AudienţaPrezentul document este destinat utilizatorilor si administratorilor Documenta WorkFlow Engine.

Documenta Workflow Engine


CuprinsDocumenta Workflow Engine........................................................................................................3

Definire procedura de lucru nouă..............................................................................................3

Drepturi de execuție..................................................................................................................5

Documente permise.................................................................................................................. 6

Design flux............................................................................................................................... 13

Definire flux de lucru........................................................................................................13

Refresh.............................................................................................................................17

Ștergere........................................................................................................................... 18

Imprimare........................................................................................................................ 19

Drepturi de acces.............................................................................................................20

Programare avansata pe fluxuri...............................................................................................20

Definire condiții de terminare pentru o activitate paralelă.............................................20

Proiectare fluxuri de lucru bazate pe organigramă..........................................................20

Definirea comenzilor condiționale...................................................................................22

Escalare automată a paşilor dacă nu există un răspuns într-un anumit număr de zile....25

Mutare automată a fişierului într-un dosar pre-selectat.................................................25

API – Integrare cu alte sisteme........................................................................................27

Delegări....................................................................................................................................27

Informări..................................................................................................................................28

Monitorizare şi alerte fluxuri de lucru..............................................................................30

Transmitere documente..........................................................................................................32

Meniul contextual pentru trimiterea documentelor de pe fluxul de lucru de la consolă 32

Meniul Bară de instrumente pentru transmiterea documentelor pe fluxuri de lucru.....32

Stare de flux de lucru pentru orice fişier în ferestrele aplicației......................................34

Monitorizare............................................................................................................................35

Privire de ansamblu a fluxurile de lucru...........................................................................35

Filtrare ansamblu flux de lucru prin filtre de căutare.......................................................35

Oprire sau ştergere flux de lucru......................................................................................37

Monitorizare fluxurilor de lucru active............................................................................38



Documenta Workflow Engine

Documenta DMS deține propriul motor de fluxuri de lucru integrat (în engleza cunoscut sub standardul Workflow Engine) prin care administratorii sistemului pot defini şi întreține uşor, vizual şi fără a necesita cunoştințe de programare, fluxurile de lucru din cadrul organizației beneficiar. În Documenta DMS conceptul de Flux de Lucru este regăsit sub denumirea de “procedură de lucru” întrucât acestea modelează procedurile de lucru existente în cadrul organizațiilor.

Printr-o procedură de lucru se definesc paşii şi traseul de parcurs ale documentelor astfel:

Pentru documentele intrate în organizație din extern - de la momentul intrării documentului în organizație până la înregistrarea acestuia şi redirecționarea către departamentele sau persoanele competente.

Pentru documentele elaborate în cadrul organizației – de la momentul elaborarii lui, versionarea acestuia, eventualele avizări, aprobări şi informări interne şi până la înregistrarea numărului de ieşire şi transmiterea documentului în exterior.

Procedurile de lucru sunt create pentru a uşura interacțiunea dintre departamente şi pentru a economisi din timpul utilizat pentru semnarea hârtiilor şi obținerea de aprobări. Definirea si administrarea fluxurilor se realizează facil cu ajutorul unei interfețe grafice prietenoase si uşor de administrat. Fluxurile pot fi definite pe bază de organizare ierarhică si proceduri interne prin paşi paraleli sau secvențiali cu opțiuni de aprobare, respingere, confirmare.

Definire procedura de lucru nouă

Acces: Administrare-Proceduri de lucru-Proceduri de lucru-Adaugare

Definirea unei proceduri de lucru se realizează acționând butonul „Adăugare” - din partea dreapta sus a ecranului, se completează câmpurile şi se acționează „Salvează”.



Elemente ExplicațieCod flux Codul procedurii de lucru, scris cu litere majuscule şi fără spații (câmp

obligatoriu)Denumire Denumirea detaliată a fluxului, vizibilă utilizatorului finalDurata Se setează numărul de zile în care poate fi finalizat fluxulMesaj trimitere

Mesajul care apare implicit la trimiterea documentului pe flux, acesta poate fi modificat de către utilizator în momentul transmiterii documentului;



Elemente ExplicațiePermite editarea

Se bifează dacă se doreşte ca utilizatorii din pasii de pe flux să poată edita fişierele transmise, chiar dacă nu au drept de citire pe folderul în care se regăseşte fizic documentul

Activ Marcaj daca fluxul este activ sau inactiv

Drepturi de execu ieț

Opțiunea este disponibilă prin accesarea butonului din meniul paginii şi din meniul contextual (click dreapta).

În acest ecran se adaugă utilizatorii sau grupurile de utilizatori care vor avea drept să inițize fluxul.



Exemplu:

Pentru flux de CO vor fi alocate drepturi către toți utilizatorii (ALL_USERS). Pentru un flux de contracte – vor fi alocate drepturi de rulare doar personalului corespunzător (exemplu: ALL_MANAGERS, DIRECTOR_COMERCIAL etc).

Se acționează butonul „Adaugare” si se aleg utilizatorii sau grupurile de utilizatori:

Hint: Se recomandă utilizarea grupurilor de utilizatori pentru gestionarea drepturilor de access. Folosiți acordarea de drepturi către utilizatori doar în cazuri speciale.

Documente permise




Setarea documentelor permise pe o procedură de lucru se realizează prin două modalități:

1. Pemiterea transmiterii mai multor tipuri de documente pe un flux de lucru se realizează prin selectarea fluxului de lucru şi se acționează butonul „Adaugare” din meniul paginii sau din meniul contextual şi se aleg tipurile de documente dorite:



Hint: Pentru documentele permise în cadrul unei proceduri de lucru se pot seta atribute obligatorii pe fiecare pas din flux. Această configurare se realizează urmărind paşii din capitolul Design flux.

2. Permiterea transmiterii unui singur tip de document pe un flux de lucru se realizează prin accesarea meniului: Administrare-Documente-Tip documente şi prin acționare click dreapta pe tipul de document căutat cu ajutorul filtrării, se acționează butonul „Adaugare” si se selectează fluxul dorit:



Efecte:

1. În situația configurării transmiterii unui singur document pe o anumită procedură de lucru, transmiterea documentului din consola se realizează acționând săgeata „Trimite”.

2. Automat se va deschide ecranul corespondent transmiterii documentului, câmpul specific fluxului de lucru va fi completat cu denumirea acestuia.



În situația configurării transmiterii unui singur document pe mai multe proceduri de lucru, transmiterea documentului din consola se realizează acționând săgeata „Trimite”.

Utilizatorul având opțiunea de a alege fluxul dorit din lista de fluxuri afişată. Automat se va deschide ecranul corespondent transmiterii documentului, câmpul

specific fluxului de lucru va fi completat cu denumirea procedurii selectate.



Pa iș


Ecranul corespondent acestei opțiuni permite vizualizarea paşilor in mod negrafic. Aceştia sunt realizați în mod automat dupa configurarea designului fluxului respectiv.





Design fluxDefinire flux de lucru


În ecranul nou apărut, se acționează săgeata <Adaugare pas secvențial> sau <Adaugare pas paralel> şi automat se va deschide fereastra de configurare a pasului respectiv.

Se completează câmpurile de mai jos şi se acționează „Salvează”.



Element Explicație

Denumire Numele pasului de pe flux. Va fi vizibil în Inbox în zona de aprobări, informări, atribuiri.

Descriere Descrierea pasului.Mesaj Mesaj ce va aparea la notificarea pe acel pas din flux atunci când

documentul va fi transmis.Opțiuni Se alege din valorile Aprobă - Respinge, Recepție – Respinge,

Confirmare.Persoana Se alege persoana responsabilă pe pas.Selecție persoană Introducerea cuvântului INITIATOR permite transmiterea

documentului doar la persoana care a inițiat fluxul.Durata Câmp destinat pentru definirea termenelor limită pentru fiecare

etapă a fluxului de lucru.

Hint: Se recomandă utilizarea grupurilor de utilizatori pentru gestionarea drepturilor de access. Folosiți acordarea de drepturi către utilizatori doar în cazuri speciale.



Element ExplicatieGrup Se alege grupul responsabil pe pas.Rol Se alege rolul responsabil pe pas.Folder destinație Se alege directorul unde să se salveze fişierul după finalizarea

paşilor.Pas respingere Se alege pasul la care să se întoarcă fişierul în caz de respingere

(implicit este pasul anterior).Cu selecție Se bifează în cazul în care este ales un grup şi se doreşte selecția

persoanei către care să se trimită.Din organigramă Se bifează pentru a se prelua informațiile din organigramă.Block edit after Se bifează pentru a nu mai putea edita fişierul după finalizarea

paşilor.Metadate obligatorii Se selecteaza atributele obligatorii dintre cele specifice tipului de

document selectat pe fluxul de lucru.Adaugă Trigger Se creează pentru configurări speciale (eliminare notificare flux la

membrii unui grup după ce un membru a finalizat pasul; trimitere notificare către superiorul direct fără selecție explicită). În partea de jos a paginii Administrare-Proceduri de lucru>Proceduri de lucru, cu fluxul selectat, se poate accesa Help pentru configurarea trigger-ilor. Declanşarea şi API disponibile se configurează înainte şi după inițierea unui flux de lucru şi apar în secțiunea „Flux logic”. De asemenea pe orice pas al fluxului de lucru, triggeri ce apar în ecranul de design al pasului respectiv.



Hint: In triggeri Documenta WorkFlow Engine se realizeaza interfatari ale sistemului cu alte sisteme de tip ERP, CRM, Soft Bancar utilizand ORACLE Heterogenous Transactions, WebMethods, WebSphere Message Broker, Web Services, HTTP requests etc.

Element ExplicațieNotificare grup Mesaj de notificare către un grup selectat.Notificare rol Mesaj de notificare catre un rol selectat.Notificare mesaj Mesaj de notificare după realizarea pasului de pe flux.

Pentru proiectarea fluxului de lucru cu sarcini singulare sau sarcini paralele se selectează pasul inițial şi se procedează după cum urmează:



Se acționează săgeata:

<Adaugare pas secvential> pentru adăugarea de pas secvențial; <Adaugare pas paralel> pentru adăugarea de pas paralel;

Pentru a corela paşii între ei, se utilizează conectorul astfel: se selectează pasul inițial, se apasă pe conector şi apoi se alege pasul cu care trebuie conectat.

Refresh

Opțiunea de refresh a procedurii de lucru se realizează din toolbar-ul existent în ecranul apărut după selectarea fluxului din lista disponibilă. Această opțiune se realizează prin acționarea butonului de „Refresh”.



tergereȘ

Opțiunea de ştergere a unei procedure de lucru este disponibilă prin accesarea butonului „Stergere” din meniul paginii.

Opțiunea de ştergere se realizează prin acționarea butonului de „Stergere”din toolbar. Pentru şteregerea unor paşi din cadrul unui flux, se selectează link-ul care leagă paşii şi

se acționează butonul de „Stergere”, ulterior se selectează paşii individual şi se acționează acelaşi buton.



Imprimare

Imprimarea fluxului de lucru se realizează selectând procedura de lucru dorită şi din

toolbar se acționează icon-ul pentru printare.

Prin acționare click dreapta în ecranul afişat, utilizatorul poate printa design-ul fluxului de lucru.



Drepturi de acces

Drepturile de acces pe o anumită procedură de lucru se pot vizualiza acționând butonul „Drepturi acces”.

Programare avansata pe fluxuri

Definire condi ii de terminare pentru o activitate paralelăț

Utilizatorul are posibilitatea de a defini modalitatea de trecere la pasul următor prin configurare unor condiții de terminare a activitații pe unul/mai mulți paşi.

Proiectare fluxuri de lucru bazate pe organigramă

Utilizatorul are posibilitatea configurării fluxului de lucru prin selectare pasului de pe fluxul creat pentru proiecta fluxul cu selecția persoanei din organigrama.

Check box-urile „Cu selecție” şi „Din organigramă” trebuie bifate, astfel încât în momentul transmiterii unui document pe un flux de lucru, opțiunea de selectare a persoanei să fie activă.





Definirea comenzilor condi ionaleț

Definirea unei comenzi condiționale, precum în cazul în care facturile care depăşesc o anumită sumă trebuie să fie aprobate de către o altă persoană, se realizeaza prin acționarea butonului „Adaugare” – regăsit în partea de jos a ecranului – Flux logic.

În tab-ul „General” câmpurile se completează astfel:

Element ExplicațieEveniment flux ON_INIT – inițializarea configurariiAplicare flux ALL - câmp ce se completează automat de sistem;Stare DRAFT – după compilarea configurării, starea se schimba automat in

VALID;Nume Câmp ce se completează automat de sistem;

În tab-ul „Cod logic” câmpul se completează cu codul SQL.

Exemplu:



Trimitere pe flux către superiorul ierarhic din organigramă

v_id_pers_from number;

v_id_pers_sef_direct number;

begin

v_id_pers_from:=flux_valoare_atribut('ID_SOLICITANT');

v_id_pers_sef_direct := util.get_sef_persoana(v_id_pers_from);

delete from flux_pas where id_flux=DMS.EVAL('ID_FLUX') and pas_def=1

and id_persoana <> v_id_pers_sef_direct;

end;

SQL-ul folosit în ecranul de mai jos, configurează procedura de lucru în mod corespunzător, astfel încât documentul va fi transmis catre superiorul ierarhic din organigrama. Sistemul alegând în mod automat din grupul „MANAGEMENT” superiorul utilizatorului tinând cont de departamentul din care acesta face parte si de persoanele asociate grupului respective.



În tab-ul „Audit” câmpurile se completează automat de sistem cu informațiile aferente câmpurilor de mai jos:

După realizarea configurărilor speciale pe procedura de lucru selectată, se acționează butonul „Compilare”. Astfel, codul SQL introdus se validează iar sistemul schimbă starea configurării din DRAFT în VALID şi denumeşte configurarea realizată - trigger-ul devenind astfel activ şi se va executa după transmiterea unui document utilizând respectiva procedură de lucru.



În cadrul fluxului de lucru, pe fiecare pas se pot realiza configurări speciale acționând „Adauga Trigger”.

Escalare automată a paşilor dacă nu există un răspuns într-un anumit număr de zile

Utilizatorul are posibilitatea de a seta trecere la pasul următor prin configurare unor condiții de escalare a unuia/mai muți paşi de pe flux în situația în care nu există un răspuns într-un anumit număr de zile.

Mutare automată a fi ierului într-un dosar pre-selectatș

Utilizatorul poate seta pe fiecare pas de pe fluxul de lucru locația implicită a documentului transmis.

Prin acționarea butonului de selecție , utilizatorul poate selecta una din librăriile principale existente în SITE.

Prin acționarea butonului „Creează director nou”, utilizatorul are opțiunea de a crea un director într-una din librăriile existente în SITE.



Librăria principală sau directorul selectat se salvează ca locație implicită pe pas prin acționarea butonului „Selectează”.



API – Integrare cu alte sisteme

Utilizatorul are posibilitatea de a pune în aplicare orice tip de acțiune, prin configurare unor condiții de escalare a unuia/mai muți paşi de pe flux, înainte sau după orice etapă a fluxului de lucru.

Exemplu: trimitere dată personalizată pentru ERP după aprobare, marcare factură aprobată pentru plată în ERP, transmitere informatii in sisteme bancare.

Delegări

Modalitățile de gestionare a delegărilor în situațiile cu personal indisponibil sunt următoarele:

Redirecționare automată a sarcinilor de către utilizatorul indisponibil:1. În cazul în care utilizatorul doreşte să îşi delege sarcina nefiind la birou, se realizează din

profilul utilizatorului, acționând butonul „Delegari”- „Adaugare”.2. Se selectează documentul pentru care se delegă responsabilitățile sau se poate lăsa

câmpul gol. Dacă nu este selectat niciun tip de document, toate fluxurile în care este implicată persoana care delegă vor fi redirecționate către delegat.

Redirecționare automată a sarcinilor de către utilizatorul cu drepturi de administrator:1. Administrarea de delegații pentru utilizatorii în concediu medical sau de odihnă se

realizează accesând calea Administrare-Utilizatori-Delegari.2. Prin acționarea butoanelor din partea dreapta, utilizatorul admin poate adauga

respectiv sterge o delegare din sistem.



3. Acesta poate edita delegările deja efectuate. Funcționalitate se realizează prin acționarea butonului de editare din dreptul documentului, câmpurile fiind editabile, se poate schimba persoana delegată, tipul de document şi de asemenea, se poate inactiva sau activa delegarea.

Informări

Informarea utilizator se realizează prin e-mail sau direct în aplicație. Notificarea despre o nouă sarcină primită pe un flux de lucru se realizează automat, în

momentul ajungerii documentului transmis pe pasul respectiv. Fiecare utilizator având asociată o adresă de e-mail, sistemul va transmite notificarea la

adresa de e-mail cu care utilizatorul a fost înregistrat.



Amintirea angajaților prin notificare pe e-mail despre o sarcină de efectuat sau neefectuată se realizează luând în considerare durata completată în cadrul pasului respectiv.

Notificarea se poate transmite sub forma unei alerte – pentru situațiile în care utilizatorul are sarcina de efectuat, sau sub forma unei înştiințări – pentru situațiile în care utilizatorul nu şi-a efectuat sarcina.

Deschiderea sarcinii din notificarea de pe e-mail se realizează accesând link-ul din conținutul email-ului. Utilizatorul va fi direcționat automat în „Inbox” pe documentul respectiv.

Alertele şi notificările din fluxuri de lucru se primesc şi în aplicație. Aceste notificări pot fi

vizualizate în cadrul iconiței de notificări din partea stângă şi acționând butonul „Inbox”.



Monitorizare i alerte fluxuri de lucruș

Pentru monitorizarea fluxurilor de lucru şi a termenelor stabilite pe aceste, se accesează calea: Administrare – Proceduri de lucru – Situații termene

În ecranul Situații termene, se pot vizualiza documentele transmise, status-ul acestora pe fluxul de lucru şi paşii finalizați respectiv pasul curent.

Elemente ExplicațieFlux Procedura de lucru utilizată pentru transmiterea documentelor.Status Este afişat status-ul fluxului de luxru: A – activ ; I - inactiv



Persoană Persoana care a inițiat fluxul de lucru.Dată Data transmiterii documentului pe fluxul de lucru.Dată End Data de finalizare a fluxului în situația în care a fost depăşi termenul

limită al fluxului.Termen Data de finalizare a fluxului de lucru, data calculată automat conform

numărului de zile stabilit la configurarea fluxului respectiv sau data setată manual de inițiator in momentul transmiterii documentului pe flux.

Fișier Denumirea fişierului transmis cu atributele completate în formula de denumire.

Zile Numarul de zile rămas din numarul total de zile indicat la configurarea fluxului sau numărul de zile cu care a fost depăşit

Locație Locația implicită unde este regăsit documentul.Stare Starea fluxului: În termen/Depăşit.Pași cu termen depășit Marcaj pentru existența/inexistența paşilor cu termen depăşit.



Transmitere documente

Meniul contextual pentru trimiterea documentelor de pe fluxul de lucru de la consolă

Meniul Bară de instrumente pentru transmiterea documentelor pe fluxuri de lucru

Meniul contextual permite trimiterea documentelor pe fluxul de lucru din consolă. Opțiunea este disponibilă din meniul contextual (click dreapta) şi prin accesarea butonului din bara de instrumente.

În ecranul afişat, utilizatorul poate alege fluxul specific tipului de document, poate selecta termenul pentru aprobarea/confirmarea documentului transmis.





Stare de flux de lucru pentru orice fi ier în ferestrele aplica ieiș ț

În orice fereastră a aplicației, selectând un document, utilizatorul poate accesa tab-ul „Flux” din Side Panel, vizualizând dacă acesta a fost sau nu transmis pe un flux de lucru şi stadiul execuției fluxului.

Hint: Mai multe detalii cu privire la opțiunile din Side Panel sunt regăsite in Manualul – Modul Secretariat şi Registru electronic.



MonitorizarePrivire de ansamblu a fluxurile de lucru

Monitorizarea fluxurilor de lucru se realizează accesând calea Administrare – Proceduri de lucru – Proceduri de lucru.

În acest ecran sunt afişate toate fluxurile de lucru configurate pe unitatea respectivă. În ecranul Flux logic sunt afişate configurările speciale realizate

Hint: Mai multe detalii cu privire la configurările speciale în ecranul Flux logic sunt regăsite in Capitolul „Triggeri” – „Definirea comenzilor condiționale”.

Filtrare ansamblu flux de lucru prin filtre de căutare

Filtrarea se realizează în câmpurile din toolbar conform categoriilor afişate. Acest tip de căutare este disponibil şi în ecranul în care sunt regăsite fluxurile

configurate dar şi în ecranul Flux logic – specific configurărilor speciale setate pe fluxuri.



Ecran Fluxuri:

Elemente ExplicațieId Filtrare după id-ul fluxului de lucru.Cod flux Filtrare după cod fluxului de lucru trecut în câmpul specific la

configurarea acestuia.Denumire Filtrare după denumirea fluxului de lucru trecut în câmpul specific la

configurarea acestuia.Tip flux Filtrare după tipul fluxului de lucru.Durată Filtrare după durata fluxului de lucru – numărul de zile.Mesaj trimitere Filtrare după mesajul setat la inițierea fluxului de lucru.Permite editarea Ordonare după criteriul de editare setat pe flux.Activ Ordonare după criteriul activ/inactiv setat pe flux.

Ecran Flux logic:

Elemente ExplicațieEveniment flux Filtrare după numărul aferent configurărilor speciale pe fiecare flux de

lucru.Aplicare flux Filtrare după categoria de useri pentru aplicabilitatea configurării.Cod logic Filtrare după codul SQL.Stare Filtrare după starea configurării: Draft/Valid/Invalid.Nume Filtrare după numele configurării, nume ce se acorda automat de către

sistem în momentul în care starea trigger-ului se schimbă din invalid în valid.



Oprire sau tergere flux de lucruș

Oprirea sau ştergerea unui flux de lucru se realizează accesând calea: Administrare – Proceduri de lucru – Proceduri de lucru.

Oprirea unui flux de lucru se realizează acționând butonul de editare, prin debifarea check box-ului „Activ”.

Ștergerea unui flux de lucru se realizează prin selectarea fluxului care se doreşte a fi eliminat din lista şi prin acționarea butonului „Șterge”.



Monitorizare fluxurilor de lucru active

Monitorizarea fluxurilor de lucru active se realizează accesând calea: Administrare – Proceduri de lucru – Fluxuri active.

Utilizatorul are posibilitatea de a anula un flux prin selectarea fluxului şi acționarea butonului „Anulare”.

Fluxurile active respectiv paşii fiecărui flux pot fi exportați acționând formatele din dreapta-sus a fiecărui ecran. Formatele disponibile sunt următoarele: Excel, PDF, CSV.

Filtrarea se realizează în câmpurile specifice fiecărei secțiuni după cum urmează:

Ecran Fluxuri active:

Elemente ExplicațieNume Numele documentului.Denumire Denumirea procedurii de lucru pe care a fost transmis documentul.Nume persoană Numele persoanei care a inițiat fluxul



Dată start Data când acesta a fost inițiat.Cale Locația documentului.Tip document Codul tipului de document.

Ecran Paşi:

Elemente ExplicațieActive Flux Id-ul fluxului de lucru pe care a fost transmis documentul.Pas Numarul pasului.Tip pas Tipul pasului: Aprobare, Receptie, Confirmare.Persoana Numele persoanei desemnată pe fiecare pas.Denumire stare Starea documentului pe pasul respectiv: În aşteptare, Finalizat, Respins.Data start Data când documentul a ajuns la persoana alocată pe pasul respectiv.Data end Data la care pasul a fost finalizat.Denumire Denumirea configurata pe fiecare pas.


Documents

Documenta Workflow Engine · Web viewDocumenta DMS deține propriul motor de fluxuri de lucru integrat (în engleza cunoscut sub standardul Workflow Engine) prin care administratorii