Documento N 10 Aeca: La Contabilidad De Gestin En Las Empresas
De SegurosDOCUMENTO N 10 AECA: LA CONTABILIDAD DE GESTIN EN LAS
EMPRESAS DE SEGUROS
1- DEFINICIN DE LA ACTIVIDAD DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS
La actividad de seguros en Espaa est regulada en el Artculo 1 de
la Ley del Contrato de Seguro (30/80 de 8 de octubre de 1980). Esta
ley recoge los fundamentos y precisiones jurdicas del contrato de
seguros, completado con la legislacin especfica.
Los requisitos y normas de funcionamiento y organizacin del
ejercicio de la actividad aseguradora estn recogidos en la Ley de
Ordenacin del Seguro Privado (Ley 33/84 de 2 de agosto de 1984)
(LOSP), su desarrollo reglamentario (RD 1384/1985 de 1 de agosto de
1985 (ROSP) y posteriores modificaciones.El Contrato de seguro se
define como Aquel por el cual el asegurador se obliga, mediante el
cobro de una prima y para el caso de que se produzca el evento cuyo
riesgo es objeto de cobertura a indemnizar, dentro de los limites
pactados, el dao producido al asegurado o a satisfacer un capital,
una renta y otras prestaciones convenidas.
A partir de esta definicin legal del contrato de seguro, es
posible establecer algunos elementos bsicos para determinar el
mbito de actuacin de las entidades aseguradoras. Dichos elementos
constituyen la base para el desarrollo de algunas caractersticas
fundamentales, y por lo tanto, sustantivan los aspectos
diferenciadores en relacin a otros sectores econmicos:
- La actividad aseguradora es de naturaleza financiera, ya que
su objetivo bsico se centra en el cobro de primas y la indemnizacin
de daos o en satisfacer capitales, rentas y otras prestaciones
convenidas, denominadas habitualmente siniestros.
- El hecho del cobro de la prima antes de hacer frente al pago
del siniestro, hace que el ciclo econmico se invierta respecto al
de las empresas industriales y comerciales, y por tanto, que el
perodo de maduracin sea inverso. Debido a esto, adems, disponen de
recursos financieros susceptibles de ser invertidos a corto y largo
plazo, garantizndose en ciertos productos un inters o rendimiento
hasta el momento del pago de capitales o rentas. Por tanto, la
actividad inversora en las mismas debe considerarse consustancial y
complementaria de la principal.- La aleatoriedad, es decir, la
posibilidad que ocurra o no el hecho objeto de cobertura. Adems, la
naturaleza aleatoria de la prestacin significa la imposibilidad del
conocimiento exacto, a priori, de los costes en el momento de la
suscripcin del contrato.
Otro punto importante a considerar, es que las entidades
aseguradoras tienen la necesidad de alcanzar un elevado grado de
estabilidad en los resultados. Esto les obliga a transferir los
riesgos asegurados a otras entidades, bien por la simple prudencia
de mayor distribucin de los riesgos, bien por la limitacin en su
capacidad de asumirlos. El mecanismo utilizado para estas
decisiones se denomina reaseguro cedido, aunque no deben olvidarse
otras formas de distribucin del riesgo como el coaseguro o
cobertura simultnea de un riesgo por varias compaas.
Por lo tanto, el estudio de las actividades de las empresas de
seguros debe subdividirse en dos reas:
1.1-LA ACTIVIDAD ASEGURADORA
Es la actividad principal y es consecuencia del cruce de los
ciclos de operaciones generales y los elementos que intervienen en
las mismas.
Los ciclos de operaciones son 2:
- El ciclo de ingresos / primas, que implica:
1. La contratacin de la pliza: Aceptacin y firma del contrato.
Esta operacin lleva consigo la emisin por parte del asegurador de
la pliza y del recibo justificativo del pago de la prima por el
asegurado. De esta operacin se derivan automticamente las
siguientes transacciones:
1. El devengo de una comisin al agente mediador de la
operacin
2. Una cesin de primas al reaseguro, en funcin de las
obligaciones contradas con los reaseguradores. A su vez, de estas
primas se genera el devengo de una comisin para la compaa
cedente.
2. El cobro de las primas anteriores. De esta operacin se
derivan:
1. El pago de las comisiones devengadas por los agentes
independientes, como consecuencia del cobro por parte de la entidad
de la prima.
2. La obligacin de pago de las primas cedidas al reasegurador,
lo que supone un abono en su cuenta financiera. Tambin se genera un
derecho al cobro de la comisin devengada por la prima cedida.
Como consecuencia de los riesgos asumidos, y a efectos de la
correcta correlacin de ingresos y costes, se deben constituir unas
provisiones para riesgos en curso que periodifican esos ingresos, o
unas provisiones matemticas para hacer frente a las obligaciones
futras de la entidad, en base a esas primas cobradas.
- El ciclo de costes / siniestros: Gira alrededor de la
prestacin que debe efectuar la compaa con el asegurado, que se
efecta a travs del siniestro como figura central. Implica:
1. Gestin del siniestro: es el proceso derivado del cumplimiento
de la contraprestacin por parte de la entidad aseguradora al
asegurado, que consta de las siguientes fases:
1. Ocurrencia: Momento en el que sucede el evento previsto,
objeto del seguro. Dado que, en general, el acaecimiento del evento
no puede ser notificado de forma inmediata, se genera un cierto
perodo de tiempo entre la ocurrencia y la notificacin a la compaa
por lo que sta, para cubrirse de este hecho, deber dotar
provisiones para siniestros pendientes de declaracin den funcin de
su experiencia.
2. Gestin administrativa del siniestro, que consta de 3
etapas:
1. Declaracin. Consiste en informar a la entidad aseguradora del
hecho ocurrido.
2. Tramitacin. Recoge las actividades desarrolladas por la
entidad aseguradora para verificar las circunstancias.
3. Liquidacin. Es la operacin de determinar la cuanta de la
indemnizacin.
2. Pago de la indemnizacin por parte de la compaa.1.2-LA
ACTIVIDAD FINANCIERA
Se nutre de los fondos que la sociedad genera como consecuencia
de su ciclo econmico inverso. Presenta las siguientes fases:
1- Adquisicin de inversiones con los recursos obtenidos de los
cobros de las primas que deben estar relacionadas con las
obligaciones futuras de la sociedad.
2- Generacin de los ingresos de dichas inversiones.
3- Conversin en liquidez de los derechos derivados de las
anteriores operaciones mediante el cobro de los anteriores ingresos
y la liquidacin de las inversiones por venta o vencimiento para
generar tesorera que permita para siniestros o efectuar
reinversiones.
2-DESCRIPCION DEL SISTEMA CONTABLE DE COSTES
2.1. LOS CENTROS DE COSTES.
El primer paso para desarrollar un sistema de costes es el
conocimiento de la estructura interna y organizativa de la
sociedad. Estos centros de costes van a representar funciones y
tareas, ms que unidades operativas, con la finalidad de ampliar el
marco de su utilidad.
Estructura de costes: se deben establecer dos grandes bloques de
centro de trabajo como las oficinas centrales y organizacin central
y las sucursales o red comercial.
En relacin con la vinculacin que se establecen entre centros, se
establece 3 categoras:
Centros principales o de beneficio: son aqullos en los que se
ejerce la actividad de la sociedad y se establecen las relaciones
con el cliente.
Centros de apoyo: son los que prestan tareas de ayuda a los
centros principales.
Centros de estructura: aquellos que desempean tareas generales,
no prestan un servicio especfico directo a otros centros o a la
actividad final de la sociedad.
En la organizacin central, si se excluye la unidad de gestin de
inversiones, normalmente o existirn centros principales, por lo que
sern de apoyo o infraestructura. Se establecen:
Apoyo directo: por funciones directamente sustitutorias de la
red comercial segn el grado de descentralizacin.
Apoyo indirecto: por servicios y medios comunes de toda la
organizacin.
Sucursales o centros de red comercial: aqullos que desarrollan
directamente a la actividad principal de la sociedad y por lo tanto
son los Centros principales, si bien pueden tener algn centro
auxiliar de apoyo especfico.
2.1.1. ORGANIZACION CENTRAL
Conviene distinguir entre estas grandes reas:
rea comercial: comprende funciones cuyo objetivo es fomentar la
labor comercial:
o Organizacin de agentes: responsable de las relaciones de la
entidad con el personal de ventas, diseo de incentivos centro
auxiliar de las principales.
o Mercadotecnia o marketing: responsable de la publicidad,
estudios de mercado puede considerarse como estructural.
rea tcnica: funciones de diseo de productos y el seguimiento de
sus componentes tcnicos. Puede estar clasificada de dos formas y
son centros auxiliares:
o Por productos; y a su vez 2 subdivisiones: por clientes y por
riesgo.
o Por funciones; y a su vez 2 subdivisiones: por produccin y por
siniestros.
rea administrativa: su objetivo es dar soporte administrativo al
resto de unidades:
o Informtica: gestin de la informacin. Departamento
auxiliar.
o Organizacin administrativa: creacin de los sistemas
administrativos.
o Contabilidad: responsable de la informacin econmico-financiera
de la sociedad tanto externa como interna. Centro de
estructura.
o Tesorera: gestin de cobros y pagos. Centro de estructura.
o Servicios generales: proporciona soporte logstico: centro
auxiliar.
rea de recursos humanos: responsable de la plantilla y engloba 3
funciones bsicas:
o Administrativas: Nminas, seguridad social, contratos, etc.
o Gestin: convenios colectivos, promociones, traslados
o Formacin: tanto interna como externa.
Actan como auxiliares del resto de departamentos
rea de control: seguimiento respecto al cumplimiento de las
normas y criterios de la alta direccin y del resto de
departamentos. Engloba:
o Auditora interna: seguimiento y asesoramiento del
funcionamiento de los centros especficos de la entidad. Centro
auxiliar.
o Control de gestin: estudio de la evolucin de las magnitudes de
la sociedad. Presenta un carcter de centro de estructura.
rea de servicios jurdicos: apoyo legal y recoge dos
funciones:
o Apoyo al diseo de productos y gestin de siniestros. Naturaleza
auxiliar.
o Servicio jurdico institucional: todo lo relativo a las
necesidades jurdicas, por lo que es un centro de estructura.
rea de inversiones, adscrito a la actividad financiera.
2.1.2. LA RED COMERCIAL.Estructura piramidal de dos niveles:
Direccin de un rea territorial: responsable ante la alta
direccin y dispone de un equipo para resolver ciertos problemas sin
recurrir a la organizacin central. Es un centro auxiliar de la
actividad aseguradora.
Sucursal o punto de relacin directa con el cliente: donde se
desarrolla la actividad: centro principal. El director al frente es
el responsable de la gestin.
Distinguimos dos secciones:
Seccin comercial: responsable de la actividad vendedora.
Habitualmente funciona como centro nico, sin subdivisin.
Seccin administrativa: cierta especializacin de actividades:
Subseccin de produccin, subseccin de siniestros y subseccin de
actividades complementarias.
2.2. EL PORTADOR DE COSTES Y SUS COMPONENTES
2.2.1. DEFINICION DEL PORTADOR DE COSTES
La actividad de las compaas de seguros, al ser prestadora de
servicios se formaliza en la pliza, por lo tanto la misma, ser el
portador final de costes.
Pliza: es la unidad de produccin, puesto que es un todo
contractual y es la unidad de medicin administrativa bsica de la
actividad, por lo que se utiliza como portador de costes, con
independencia de la necesidad de captar la informacin econmica.
2.2.2. COMPOSICION DE LOS COSTES
El procedimiento y los clculos para la determinacin del precio
se refleja en un documento oficial denominado base tcnica, de
obligatoria presentacin en la Direccin General de Seguros. Recoge
todos los componentes del precio del producto e implcitamente
desarrolla una estructura de costes del mismo.
Estos componentes son:
Prima pura o de riesgo: recoge el coste estimado de las
prestaciones a pagar a los asegurados (coste previsto de los
siniestro de la pliza). Su clculo es el producto de dos elementos:
+ coste medio por siniestro
+ Nmero medio de siniestros en pliza.
Recargo de seguridad: cubrir potenciales desviaciones en el
clculo de la prima pura.
Coste de gestin interna: cubrir el coste por la manipulacin
administrativa de la pliza y sus operaciones desviadas, siniestros,
etc.
Coste de gestin externa: derivados de la comercializacin del
producto.
Recargos externos para compensar desviaciones de los costes de
gestin.
Recargos y tasas legales.
Margen de beneficio.
Estructura contable adaptada a la terminologa contable:
Siniestros pagados: pagos efectuados durante el ejercicio por
siniestro.
Variacin de la provisin para siniestros pendientes: estimaciones
de costes de los siniestros todava sin pagar:
o Variacin de las provisiones matemticas: recoge el valor de las
prestaciones futuras actualizadas. Se incrementan anualmente por el
inters tcnico.
o Comisiones: costes consecuencia de las intermediaciones
comerciales de agentes e inspectores. Son porcentajes sobre las
primas o el total del ingreso.
o Coste de adquisicin de plizas: refuerzan la laboral comercial
y se componen de rappels, costes de viajes, publicidad,
convenciones, etc.
o Otros costes de explotacin como los sueldos del personal
administrativo y directivo, alquileres, suministros,
comunicaciones, etc.2.2.3. CLASIFICACION DE LOS COSTES
1. Clasificacin por funciones:
Costes tcnicos: derivados del cumplimiento de las obligaciones
contractuales establecidas en la plizas como prestaciones o
siniestros pagados.
Costes de gestin externa: derivados de la actividad comercial
como las comisiones.
Costes de gestin interna: son el resto en lo que incurre para
gestionar la actividad.
2. Clasificacin por su asignacin a los productos y procesos:
Costes directos como las prestaciones o siniestros pagados.
Costes indirectos: se establecen diferentes categoras ya que
algunos se pueden relacionar directamente con otros puntos de
referencia:
o Semidirectos: los que siendo indirectos a la pliza, son
directos a una modalidad de productos o an centro y/o seccin.
o Otros indirectos como convenciones, auditoras, informes
externos.
3. Clasificacin por su variedad
Costes fijos: aquellos que no se ven afectados por variaciones
de la actividad principal. Son costes estructurales que son
necesarios en cualquier organizacin como Alta Direccin,
Contabilidad, Organizacin, Marketing, etc
Costes semifijos y semivariables: Semifijos son aqullos que
permanecen constantes dentro de un tramo de actividad,
incrementndose para tramos superiores; y Semivariables los que
varan con el volumen de produccin pero no proporcionalmente. Se
engloban los constes de centros de la red comercial y los costes de
centros de oficinas centrales.
Costes variables: aqullos que directamente vinculados con la
produccin. Se engloban los costes tcnicos y las retribuciones
directas o indirectas por venta.
2.2.4. OTROS ATRIBUTOS DEL PORTADOR DE COSTES
La pliza lleva asociado una serie de atributos importantes para
la gestin como lugar de emisin, coberturas cubiertas, intermediario
y personas cuyo entorno es objeto de cobertura. Se establece un
sistema de informacin para agrupar a los mismos permitiendo obtener
datos de resultados. La captura de informacin es fcil.
1. Resultado por centro
El elemento a considerar es la definicin del rea geogrfica en la
cual se ha emitido la pliza; ya que en los seguros se necesitan
redes extensas para su comercializacin.
Se pueden establecer la base de las agrupaciones territoriales
que la entidad considere de inters: Centro, provincia, regin y
nacin.
2. Resultados por tipo de producto
Se considera dentro de las clasificaciones sobre la tipologa de
la pliza, en qu tipo de contrato se encuadra: el ncleo del contrato
es el riesgo o garanta asegurada. Uno o varios riesgos se encuadran
dentro de un producto, que se engloba en una modalidad y est dentro
de un ramo.
3. Resultados por intermediarios
Implica la identificacin de las personas que intervienen en la
venta de una pliza:
El agente o corredor, bien libre o afecto responsable de la
venta directa.
El inspector, miembro de la sociedad responsable de la
coordinacin de una red de agentes o ejerciendo la venta
directa.
4. Resultados por clientes
Su definicin es polmica dada la cantidad de personas que
intervienen en la pliza, asegurado, beneficiario, etc. Adems tambin
se ha planteado al agente como el cliente de la sociedad. El
suscriptor o tomador es la otra parte del contrato de seguros y por
lo tanto es el cliente de la sociedad.
En los seguros de empresas, bsicamente de empresas, en los que
el tomador y el potencial cliente es la empresa, adems los
beneficiarios (los trabajadores) quedarn englobados en el concepto
cliente de la sociedad.
2.3. Definicin del modelo de imputacin de costes y mrgenes.
Se utilizan diversos modelos para la imputacin de los costes
reales:
Modelo de coste variable.
Modelo de coste completo.
Un planteamiento complementario son los sistemas de costes
estndares para la valoracin de la actividad.
Se debe efectuar la presentacin de las cuentas de resultados en
funcin de dos criterios de tratamiento de los costes tcnicos:
Desde la perspectiva de ejercicio contable: se recogern los
pagos por siniestros y las variaciones entre la provisin de
prestaciones al comienzo y al final del ejercicio.
Desde la perspectiva del ejercicio de ocurrencia de los
siniestros: se recogern los pagos y la provisin constituida hasta
la fecha, derivados de siniestros ocurridos en el ejercicio
analizado, con independencia del ejercicio contable en que se
reflejen.
La diferencia entre ambos es que el primero, aplicando los
mismos criterios de valoracin contable en contabilidad interna y
externa, genera el mismo resultado econmico, mientras que en el
segundo se elimina con el tiempo los elementos subjetivos derivados
de la estimacin de la provisin para siniestros.
Modelo de coste variable:
Los dos componentes significativos de los costes variables
son:
Costes tcnicos
o Prestaciones o siniestros pagados.
o Variacin de la provisin para prestaciones.
o Variacin de las provisiones matemticas y partidas derivadas
como participacin en beneficios e intereses tcnicos.
Comisiones
La cuenta de resultados de resultados puede presentarse en tres
categoras: Histricos del ejercicio, histricos del ejercicio
anterior y Presupuestos.
Desarrollo de los resultados por coste variable:
| |MES |ACUMULADO ANUAL | |Ingresos Brutos | | | |(-) Variacin
provisin riesgos en curso | | | |(-) Variacin provisin primas
pendientes | | | |= Ingresos adquiridos | | | |(-) Prestaciones
pagadas | | | |(-) Variacin provisin prestaciones | | | |(+)
Intereses aplicados | | | |= Total costes tcnicos variable | | | |*
Margen tcnico variable | | | |(-) Comisiones | | | |* Total margen
de contribucin | | | |(-) Costes fijos por productos | | | |(-)
Costes fijos generales | | | |* Resultado de la actividad ordinaria
| | |
Modelo de coste completo:
Desarrollo de los resultados por costes funcionales:
| |MES |ACUMULADO ANUAL | |Ingresos Brutos | | | |(-) Variacin
provisin riesgos en curso | | | |(-) Variacin provisin primas
pendientes | | | |= Ingresos adquiridos | | | |(-) Prestaciones
pagadas | | | |(-) Variacin provisin prestaciones | | | |(+)
Intereses aplicados | | | |= Costes tcnicos | | | |* Margen tcnico
| | | |(-) Comisiones | | | |(-) Gastos de adquisicin de plizas | |
| |(-) Rappeles comerciales | | | |= Total gastos de gestin externa
| | | |* Margen comercial | | | |(-) Otros gastos de explotacin | |
| |= Total gastos de gestin interna | | | |* Resultado de la
actividad ordinaria | | |
Desarrollo de los resultados por asignacin de costes de
productos:
| |MES |ACUMULADO ANUAL | |Ingresos Brutos | | | |(-) Variacin
provisin riesgos en curso | | | |(-) Variacin provisin primas
pendientes | | | |= Ingresos adquiridos | | | |(-) Prestaciones
(Siniestros) pagadas | | | |(-) Variacin provisin siniestros
pendientes de liquidacin | | | |(-) Variacin provisin siniestros
pendientes de pago | | | |(-) Variacin de las provisiones
matemticas | | | |(+) Intereses aplicados | | | |= Costes tcnicos
directos | | | |* Margen tcnico directo | | | |(-) Comisiones | | |
|* Margen comercial | | | |= Costes de gestin interna directos | |
| |* Resultado directo de la actividad | | | |(-) Costes tcnicos
indirectos | | | |(-) Costes gestin externa indirectos | | | |(-)
Costes gestin interna indirectos | | | |* Total resultado de la
actividad | | |
El modelo de coste completo no quedara cerrado si no se abordase
el problema del reaseguro cedido y los rendimientos de las
inversiones.3-ASIGNACIN DE LOS COSTES INDIRECTOS Y MEDIDAS DE
ACTIVIDAD
En las compaas de seguros tienen mucha importancia la existencia
de unos criterios racionales de imputacin de costes indirectos.
Esto es debido a que:
Todos los costes de gestin interna y algunos de gestin externa
de la entidad son indirectos al producto.
Son costes de naturaleza administrativa cuya medicin y control
resulta ms compleja que en el caso de los costes derivados de la
actividad industrial.
3.1-NECESIDAD DE LA IMPUTACIN DE COSTES INDIRECTOS
Entre las razones ms importantes se encuentran las
siguientes:
Imputacin de costes a modalidades, para la documentacin oficial
a la Direccin General de Seguros.
Determinar los costes de consumo inmediato para el clculo de la
provisin de riesgos en curso.
Determinar el resultado completo de los diversos entes que giran
alrededor del producto
Extraer informacin para el clculo de las bases tcnicas y fijar
el precio del producto
Determinacin de resultados aproximados por productos para
determinar su rentabilidad y, en su caso, continuidad.
3.2-DISTRIBUCIN E IMPUTACIN DE LOS COSTES CENTRALIZADOS.
Como un primer paso para tratar la distribucin de los costes de
gestin indirectos, se pueden establecer unos criterios bsicos que
sirvan de marco de referencia para todo el proceso posterior:
Localizacin en los centros de trabajo de aquellos costes de
gestin que sean directos al mismo.
Asignacin de costes que, bien por su naturaleza, bien por
efectuar una gestin ms eficaz de los mismos, se centralice su
adquisicin en una sola unidad, bien para toda la sociedad, bien
para un conjunto de centros.
En el caso de que estos costes centralizados no puedan imputarse
a travs de criterios de consumo, por las dificultades
administrativas que le puede conllevar, debern utilizarse para tal
fin procedimientos ms generalistas, como, espacio ocupado, nmero de
personas etc.
- Imputacin de los costes asignados a los centros de apoyo
logstico necesarios para el funcionamiento del resto de los
centros, como por ejemplo, el rea de personal, servicios generales
etc.
- Imputacin a los productos de los costes indirectos comunes en
funcin de unidades de medida de la actividad del mismo.
3.3-MEDIDAS DE LA ACTIVIDAD
Son necesarios unos criterios para medir la actividad de los
centros de beneficio en base en su estructura interna: Actividad
comercial y actividad administrativa.
- Medida de la actividad comercial
Esta actividad no puede medirse por dedicacin, sino que debe
hacerse por resultados, ya que los esfuerzos utilizados en esta
funcin no son tiles si no van acompaados de un resultado efectivo
(en este caso la suscripcin de una pliza). Entre las unidades de
medida ms representativas estn: El nmero de plizas de nueva
suscripcin y el volumen de primas de nueva produccin.
La combinacin de ambos criterios dar lugar al establecimiento dl
mtodo de retribucin variable del personal comercial de la
sociedad.
- Medida de la actividad administrativa.
La bsqueda de unidades de medida de esta actividad requerir una
metodologa a seguir:
1. Establecimiento de operaciones tipo: ser necesario realizar
un inventario de todas las operaciones que efecta una sucursal y
establecer una agrupacin homognea de las mismas segn la
sistematizacin del trabajo y su nivel estimado de complejidad.
2. Establecimiento de una unidad de medida de ocupacin, que ser
el tiempo.
3. Desarrollo de las operaciones tipo: stas deben desarrollarse
en las tareas que las componen, y establecer una medicin del tiempo
que ocupan las mismas.
4. Captura de operaciones tipo: Una vez definidas las
operaciones tipo, la sociedad debe proceder a su captura centro a
centro y desagregarlas por modalidades.
4- PROCESO DE IMPUTACION DE LOS COSTES INDIRECTOS Y EL METODO DE
REPARTO
4.1-DESCENTRALIZACION DE LOS COSTES
Debe definirse un criterio de distribucin de los costes
indirectos concepto a concepto, que normalmente se imputan al
centro administrador, con el objetivo de que todos los centros
soporten sus costes reales.
La modificacin de estos criterios hacia una correcta imputacin
de costes llevar a una mayor y mejor informacin de la realidad.
Para ello hay que clasificar los costes en funcin de sus
posibles niveles de descentralizacin:
Costes imputados directamente al centro generador de coste.
Costes de centros de oficinas centrales, centralizados en un
solo centro.
Costes de centros de toda la compaa centralizados en un solo
centro.
Costes institucionales cargados a un solo centro.
Para poder diferenciar cada concepto por separado hay que
definir varios criterios para aplicar, con la finalidad de poder
elegir el ms apropiado.
4.2-REPARTO DE COSTES DE OFICINAS CENTRALES
Para resolver el problema de las secciones cruzadas (centros que
se prestan servicios entre s), se puede optar por disear un sistema
de imputacin secuencial, que priorice las imputaciones, o un
sistema de ecuaciones.
Para agrupar estos costes, se unirn los costes de centros que no
sean relevantes y con caractersticas similares, para as eliminar
centros de trabajo y se distribuir los costes de los puestos
directivos, a partes iguales o en proporcin a su dedicacin, a los
centros vinculados.
Las variables para la distribucin de los costes de algunos
centros son el rea de recursos humanos, la organizacin
administrativa, los servicios generales, auditora interna y
marketing, entre otros.
4.5-IMPUTACION DE LOS COSTES DE SUCURSALES A LAS SECCIONES Y
SUBSECCIONES
En esta fase el objetivo es separar los costes de la red
comercial entre los centros de Administracin y Comercial, como son
los costes de gestin externa, interna de personal y el resto de
costes que se imputaran directamente.
4.6-IMPUTACION DE COSTES COMERCIALES DE SUCURSALES A
MODALIDADES/PRODUCTOS
El criterio a seguir est basado en funcin de la unidad de
retribucin establecida para el personal comercial (comisiones y/o
rappels o nueva produccin).
4.7-IMPUTACION DE COSTES ADMINISTRATIVOS DE SUCURSALES A
MODALIDADES/PRODUCTOS
Se ha desarrollado una clasificacin de operaciones tipo: se
establece el numero de transacciones anual y tiempo por tipo de
operacin, obteniendo el tiempo total en efectuar todas las
transacciones; el total de los costes administrativos a repartir se
divide entre el tiempo invertido, obteniendo el coste por unidad de
tiempo, que multiplicado por los tiempos empleados por transaccin
nos da el coste de cada tipo de operacin.
Las operaciones tipos son:
Produccin: son operaciones relacionadas con la actividad
comercial. Diferenciar las operaciones de altas y suplementos de
plizas, en el que la imputacin de los costes es automtica, de otras
operaciones complementarias a la produccin, en el que los costes
por tipo de operacin se distribuyen entre los ramos en funcin del
nmero de transacciones de alta y suplementos.
Siniestros: en estas operaciones la imputacin de los costes es
inmediata.
Contabilidad: no esta relacionada directamente con la modalidad
tcnica y se distribuye en funcin de las dos operaciones
anteriores.
5- PROCESO DE PRESUPUESTACION Y CONTROL
Para completar el sistema de Contabilidad de Gestin hace falta
la definicin de un coste estndar de la actividad.
5.1-PECULIARIDADES Y CARACTERISTICAS DEL PROCESO
PRESUPUESTARIO
Condiciones del modelo estndar:
Que recoja todos los costes del centro.
Que recoja todas las operaciones del centro.
Que pueda ser comparable con la situacin real de la entidad.
Que verdaderamente sirva para el control de la actividad.
El control de la actividad se centrara en la actividad
administrativa de los centros de beneficio o sucursales, ya que los
gastos tcnicos que no tienen carga laboral no deben controlarse
producto a producto, sino a nivel de modalidad.
5.2-DEFINICION DE UN COSTE ESTANDAR PARA LA ACTIVIDAD
ADMINISTRATIVA
Necesitamos saber los procedimientos e informacin generados por
el sistema de medida de la actividad y los mtodos de reparto, adems
del presupuesto de costes por naturaleza de toda la compaa
(agregacin de presupuestos individuales).
La aplicacin de stos va a permitir obtener un estndar unitario
de la actividad comn para todos los centros.
5.3-CONTROL DE GESTIN
Identificacin de variables:
Puede existir diferencias entre el coste estndar de la actividad
y el presupuesto del mismo, como resultado de la sobreactividad o
subactividad prevista y por las diferencias entre el precio estndar
de los factores y el que se espera para cada centro.
Nomenclatura del coste estndar:
X= Centro de operaciones
a= operacin tipo
z= nmero de operaciones tipo
Variables estndares:
Total costes estndares por operaciones tipo del centro X: Cx =
nas tas cas (1 + g);
a=1,,z
ts= tiempo estndar por unidad de operacin tipo a.
cs (1 + g)= coste estndar por unidad de tiempo.
Variables presupuestadas:
Presupuesto total de medios del centro X: Px= Cp + Gp
Cp= Coste de personal presupuestado para el centro X.
Gp= Otros costes indirectos presupuestados para el centro X.
Diferencias presupuestarias: es la resultante entre el total de
los costes estndares medios para un centro y el presupuesto total
de medios para ese centro.
Sp= Px Cx
Sp = (Cp + Gp) - [nas tas cas (1+g)], para a= 1,,z
Que se divide en:
o Diferencias presupuestarias en actividad por unidades de
tiempo y unidades monetarias, en que calcula el coste de la
sub/sobreactividad prevista para cada centro.
o Diferencias presupuestarias en el coste de los factores, que
indica el aumento o disminucin del coste para la empresa de dichos
factores.
Definicin de las desviaciones:
o Desviaciones en cada tipo de operacin a: diferencia entre el
valor de las variables estndares y reales.
1) Desviacion Tecnica o en Eficiencia: indica el aumento o
disminucin de los costes soportados por el centro por no haber
logrado el volumen de operaciones en el tiempo estndar.
(DT)= nr x (ts tr) x Cs (1 + g)
2) Desviacion Economica: indica la variacion de los costes como
consecuencia de la variacion del precio de los factores.
(DE)= (Cs Cr) x (1+g) x ts x nr
o Desviaciones en cada centro de actividad: diferencia entre
variaciones presupuestadas y reales.
1) Desviacion Economica o en Presupuesto: indica la variacin de
los costes reales totales.
(DE)= (Cp + Gp) (Cr + Gr)
2) Desviacion en capacidad: refleja si el centro ha utilizado
sus instalaciones en el grado esperado.
(DA) = (Tr Tp) x (Cp + Gp)/ Tp6- COMPLEMENTOS AL MODELO
GENERAL
El sistema contable basado en el anlisis del seguro directo como
eje bsico del mismo, precisa ser complementado con una referencia a
las operaciones intercentros: el reaseguro cedido y las inversiones
financieras.
6.1-OPERACIONES INTERCENTROS
Uno de los problemas frecuentes en las compaas de seguros es la
problemtica de las operaciones efectuadas por una sucursal por
cuenta de otra. El ejemplo ms tpico son los siniestros de
automviles originados lejos del lugar de gestin de la pliza que
deben tramitarse en la sucursal ms prxima al lugar del
accidente.
El problema debe plantearse en la medida que estas operaciones
pueden representar una carga de trabajo importante para la sucursal
que las realiza, de tal forma que debe disearse algn sistema de
transmitir a la sucursal emisora de la pliza los costes originados
por las mismas.
El sistema ms prctico para transferir la carga de trabajo de un
centro a otro es la imputacin de la operacin por su coste estndar.
Si la sociedad careciera de estndares, deber transmitir unas
cantidades predeterminadas de coste de operacin.
6.2-INCORPORACIN DEL REASEGURO CEDIDO
Esta incorporacin va a depender de la relacin, directa o
indirecta, que tengan las operaciones del mismo con el portador de
costes que es la pliza:
Relaciones directas: aquellas en la que se puedan identificar
las operaciones que efecta el reaseguro con la pliza, lo que
supondr que los costes sujetos a esta relacin sern de carcter
directo.
Relaciones indirectas: se originarn cuando las cesiones se
efecten por parte de la entidad de forma conjunta para un conjunto
de plizas y no con carcter individual a cada una de ellas. Por lo
tanto, los costes sujetos a estas relaciones tienen carcter
indirecto.
6.3-INCORPORACIN DE LAS INVERSIONES
Los elementos que componen los resultados de inversiones a
asignar son los siguientes:
Ingresos de inversiones tanto materiales como financieras
Costes de inversiones tanto materiales como financieras
Beneficios y prdidas por realizaciones
Variacin de provisiones por depreciacin, tanto si se imputan o
no a los asegurados a travs de las participaciones en
beneficios.
Los costes especficos del departamento que gestiona las
inversiones.
El problema ms importante que surge al incorporar estos
resultados es su caracterstica de indirectos al producto o pliza,
dado que no se puede hacer un seguimiento contable individualizado
de cada unidad monetaria que entra en la entidad, por lo que se
tendr que realizar un reparo de sus inversiones por carteras, con
el fin de llevar a cabo una adecuada imputacin de dichas
inversiones a los distintos productos.
El sistema administrativo de la sociedad es muy importante para
la resolucin de esta problema, dado que, en la medida que la
entidad tenga mayor nivel de desagregacin en la vinculacin entro
los ttulos y las provisiones tcnicas relacionadas con un producto,
ser mucho ms precisa la imputacin, y en concreto, es necesario
efectuar dicha vinculacin directa en los productos con participacin
en beneficios.
Caso de seguros y pensiones de Corporacin Caja de Madrid (Grupo
Asegurador)
1-Los sistemas de gestin basados en las actividades en el sector
asegurador
El sistema de gestin del grupo asegurador de Caja Madrid est
basado en el anlisis de las actividades. Esta modalidad de gestin
de los sistemas de costes es la respuesta actual para corregir las
deficiencias existentes en los sistemas tradicionales. Son de gran
utilidad en entornos o mercados caracterizados por fuerte
competencia, procesos y productos mltiples e interrelacionados con
predominio de costes comunes, orientacin de la gestin hacia el
cliente y dificultades de asignacin directa de costes por la
importancia de procesos con costes comunes.
La gestin de las actividades conlleva identificar y suprimir
aquellas que no contribuyen a generar valor aadido para el cliente,
mejorar la aportacin de las restantes actividades para alcanzar los
fines y objetivos esperados, reducir los tiempos de los procesos,
eliminar la redundancia de taras y actividades repetitivas que no
aportan valor aadido en el proceso de generacin de valor y
reasignar los recursos de una forma ms eficiente.
Los gestores de las compaas de seguros no slo necesitan conocer
los costes y rendimientos por producto, asegurado, canal de
distribucin, centro de produccin y actividad, sino la integracin de
toda esta informacin en un sistema, que ser un factor clave en el
desarrollo futuro de estas compaas, porque evitar redundancias e
ineficacias en la gestin y optimizar los costes de gestin interna y
externa que actualmente son muy elevados.
Otro de los pilares del sistema de gestin citado es el anlisis
de los procesos, es decir, de los pasos dirigidos a obtener un
producto o un servicio. Los procesos operativos en las compaas de
seguros pueden agruparse en dos clases:
- Procesos de negocio: Estos procesos se relacionan con los
clientes internos y externos. Es decir, tienen como resultado un
producto o servicio que es recibido por un cliente externo a la
compaa.
- Procesos de apoyo o de soporte: Son necesarios para el
funcionamiento de la empresa y sirven de soporte a los procesos de
negocio.
2-Metodologa del anlisis de gestin
Las fases de la metodologa de anlisis de gestin basada en las
actividades se pueden agrupar en tres:
1-Descripcin de los procesos iniciales:
Comprende un anlisis minucioso de la identificacin de los
procesos y actividades de cada uno de los puestos de trabajo, los
flujos de informacin y de procesos entre cada uno de ellos, la
creacin el mapa de procesos y la realizacin del diccionario de
actividades.
En el grupo asegurador de Caja Madrid se identificaron 18
procesos, 50 subprocesos y 196 actividades. De ellos, haba 13
procesos de negocio (con 34 subprocesos y 141 actividades) y 5
procesos de apoyo (con 16 subprocesos y 55 actividades).
PROCESOS DE NEGOCIO
[pic]
PROCESOS DE SOPORTE
[pic]
2- Diagnstico y valoracin de los procesos iniciales:
Representa una tarea de evaluacin, agrupacin y reduccin del
nmero de actividades en otras de mayor agregacin, sin perder la
informacin de detalle. Se establecen los Criterios de priorizacin
de procesos y actividades segn su contribucin a la generacin de
valor aadido o no y finalmente, se establecen un conjunto de
factores clave e indicadores de procesos. En nuestro caso prctico,
este cuadro muestra los factores de xito y sus caractersticas:
|FACTORES DE XITO |CARACTERSTICAS | |Soporte comercial |Conjunto
de actividades del proceso de comercializacin. | |Innovacin
|Actividades de creacin y actualizacin de catlogo | |Calidad de
servicio al asegurado |Actividades de servicio a los asegurados |
|Gestin de personas |Actividades que permiten la motivacin,
rendimiento y satisfaccin de las | | |personas. | |Soporte
tecnolgico |Infraestructura tecnolgica de soporte | |Sistemas de
informacin |Actividades de informacin como soporte para la toma de
decisiones | |Calidad proveedores |Actividades de servicios
concertados |
3- Implantacin de las medidas de mejora:
Esta fase significa la ejecucin de la toma de decisiones que se
concretan en medidas a implantar, medidas desestimadas, medidas
diferidas e implantacin de medidas innovadoras. En esta fase
conviene realizar una valoracin de coste-oportunidad de la
implantacin de las medidas propuestas.
En nuestro caso se implantaron el 60% de las medidas propuestas;
entre ellas:
Manuales de productos sistematizados y racionalizados. Depuracin
de base de datos. Eliminacin de procesos manuales relacionados con
cartera. Implantacin de la tarjeta sanitaria, etc.
Resultados obtenidos e indicadores de gestin
|Enfoques |Sector asegurado |rea de Seguros y Pensiones |
|Indicador de gestin |Concepto |Millones y % |1992 |1993 |1994
|1995 | |Primas y recargos |Importe |3.259.329 |12.558 |17.783
|22.465 |24.260 | |Siniestralidad |Importe |2.921.654 |6.385 |7.275
|9.142 |11.232 | | |% s/ primas |89,64 |79,17 |71,76 |70,06 |71,06
| |Gastos de gestin |Importe |322.157 |243 |430 |717 |1.046 |
|externa | | | | | | | | |% s/ primas |9,88 |1,93 |2,42 |3,19 |4,31
|
3-Conclusiones
La experiencia vivida sobre la implantacin de sistemas de gestin
basados en las actividades en las compaas del rea de Seguros y
Pensiones de Corporacin Caja de Madrid, ha permitido a estas
compaas:
Obtener unos mejores resultados econmicos en los diferentes
indicadores de gestin-
La aplicacin de medidas de mejora, ya sean porque acortan los
tiempos de procesos o porque generan nuevos servicios o productos,
es un aliciente para mantener viva la organizacin y la motivacin de
las personas que forman el soporte fundamental de estas
compaas.
La creacin de nuevos servicios de valor aadido para el asegurado
es un factor diferencial relevante con la competencia, de estmulo
para los empleados y de garanta de calidad frente al futuro
LA CONTABILIDAD DE GESTION EN LAS EMPRESAS DE SEGUROS: LOGROS Y
RETOS (Adolfo Milln Aguilar)
El objetivo del presente trabajo es desarrollar en un breve
espacio una exposicin sobre la problemtica de la aplicacin de la
Contabilidad de Gestin en las entidades aseguradoras. Por lo tanto
el enfoque que se debe efectuar a la misma es de carcter prctico,
centrndose en dos objetivos:
Utilidades alcanzadas o nivel de desarrollo actual de la
contabilidad de gestin, en este tipo de negocios.
Desafos pendientes o reas de la contabilidad de gestin
insuficientemente desarrolladas en la actualidad.
Las entidades aseguradoras realizan una actividad definida
consistente en la prestacin de un servicio de cobertura y asuncin
de las consecuencias derivadas de hechos de naturaleza aleatoria
que, en algunos casos, ciertos en el fenmeno pero indeterminados en
el tiempo, con una contraprestacin efectiva que es la prima.
Dentro de la actividad aseguradora conviene distinguir algunas
caractersticas propias:
Una unidad de producto claramente definida como es la pliza. Si
bien en los ltimos aos se esta ofreciendo una diversificacin cada
vez ms amplia.
La problemtica de la indeterminacin de los costes reales en el
momento de fijar el precio del producto o pliza. Se recurre a la
experiencia histrica utilizando clculos estadstico-actuariales.
Potenciales desviaciones significativas, que pueden condicionar
los resultados (importancia de las estimaciones, especialmente
siniestros).
Es un negocio fuertemente descentralizado en sucursales y
oficinas centrales.
Un importante porcentaje de los costes del producto son directos
bsicamente los siniestros y las comisiones, que suponen
aproximadamente el 70% del total de gasto.
La existencia de un negocio complementario al del seguro que es
el reaseguro cedido.
La no existencia de elementos inventariables, como existencias o
mano de obra aplicada, si bien tienen mucha importancia las
periodificaciones de los ingresos, por los mltiples vencimientos de
los plizas y los diversos periodos de cobertura.
Es preciso formular algunas necesidades de informacin econmica
para la gestin a las cuales la contabilidad de gestin debe dar
respuesta convirtindose por lo tanto, en objetivos de la misma.
A. Determinacin de los resultados por unidades de gestin:
Como un primer objetivo la contabilidad de gestin debe permitir
la determinacin de los resultados de la entidad clasificados por
unidades de gestin. Las ms importantes son centros y productos.
Para ello las entidades aseguradoras pueden aprovechar la ventaja
para su clculo que supone el importante porcentaje de costes
directos al producto, que limita la problemtica del reparto de los
costes indirectos.
Se estn definiendo nuevas unidades de gestin que exigen la
presentacin de informacin contable. Estas unidades son:
Cliente. Sobre todo se desarrolla el cliente como un concepto
integrado e indivisible, a la hora de aprobar, denegar o renovar
las suscripciones.
Agente. Al considerar al agente en muchos casos como el
intermediario entre el cliente y la sociedad, y a la vez ser el
propietario de su cartera de plizas, se precisa de informacin sobre
la evolucin global de sus negocios a la hora de establecer o
modificar sus relaciones con la sociedad.
B. Integracin del reaseguro cedido dentro de los modelos de
presentacin de resultados de la sociedad:
Los contratos de reaseguro cedido presentan algunas
caractersticas peculiares que dificultan su integracin en los
modelos anteriores propuestos de cuentas de resultados
productos/centros.
C. Determinacin de las provisiones y en su caso de las
desviaciones correspondientes:
La Contabilidad de Gestin debe ofrecer informacin con la base de
la experiencia acumulada de la entidad para facilitar las
estimaciones de las provisiones de siniestros. Adems, de recoger
informacin complementaria referida a las desviaciones originadas
entre dichas provisiones y los pagos reales con los que finaliza
los siniestros.
D. Formacin del precio:
La Contabilidad de gestin debe ofrecer la suficiente informacin
al actuario de la sociedad para que, completada la misma con
estadsticas correspondientes a la totalidad del sector, pueda
determinar el precio de la pliza de la forma ms ajustada posible a
la evolucin de la siniestralidad en el futuro.
E. Herramientas para efectuar comparaciones con los objetivos
econmicos de la sociedad:
La Contabilidad de Gestin debe disponer de herramientas para
ofrecer informacin sobre la evolucin de su actividad en comparacin
con aquellos objetivos que la sociedad se haya fijado para un
periodo de tiempo.
F. Herramientas para el control de un trabajo de naturaleza no
industrial como es el administrativo y comercial:
El desarrollo de herramientas de control de este tipo de
trabajos facilita como consecuencia la distribucin de los gastos de
naturaleza indirecta (comerciales y explotacin) al producto.
Las entidades aseguradoras han asumido a lo largo del tiempo la
importancia de los objetivos anteriormente expuestos, y a su vez,
la utilidad de la contabilidad de gestin para alcanzarlos. Dentro
de este contexto, las compaas han encaminado sus esfuerzos en dos
direcciones complementarias:
Capturando un nivel de informacin cada vez mayor de su producto,
la pliza, dado que esa informacin es imprescindible para el
desarrollo de los objetivos.
Desarrollando y aplicando herramientas descritas por la
contabilidad de gestin como instrumentos de informacin y control de
la actividad.
Como consecuencia los logros alcanzados ms importantes han sido
los siguientes:
A. Identificar y capturar la mayor cantidad de atributos
posibles relacionados con la pliza:
Permite la completa asignacin de todos los costes directos al
nivel producto/centro/ agente/cliente para obtener cuentas de
resultados y mrgenes directos por productos y centros con sus
respectivas agrupaciones hasta llegar al total de la sociedad. El
modelo de contabilidad de costes elegido en una primera fase sera
un modelo de coste directo.B. Presupuestos completos de la cuenta
de resultados de la sociedad y su posterior control
presupuestario:
En las entidades de seguros se ha introducido, desarrollado y
familiarizado totalmente la herramienta del presupuesto. Se ha
desarrollado a un nivel de detalle producto/centro para todos los
componentes directos de la cuenta de resultados.
C. Desarrollo de la siniestralidad: Como consecuencia se
distinguen dos conceptos de siniestralidad:
Tcnica (establecida en funcin del ao de ocurrencia del siniestro
con independencia de su fecha de conclusin) y contable (establecida
en funcin de la incorporacin del gasto del siniestro a la cuenta de
resultados). Adems la distincin entre fecha de ocurrencia y
declaracin permite la estimacin y control de los siniestros
ocurridos y no declarados al cierre de un ejercicio (IBNR).
D. Integracin del reaseguro en las cuentas de resultados:
Adems de la incorporacin del reaseguro cedido a los resultados
centros/productos de la sociedad, tambin debe sealarse su
incorporacin al sistema presupuestario de la sociedad.
E. Sistemas no cientficos de imputacin de costes indirectos y
estructura:
Para completar la de cuenta de resultados, intentando dar los
primeros pasos hacia un modelo de costes completo, las sociedades
han desarrollado sistemas de imputacin de costes indirectos basados
en criterios no cientficos tales como volumen de primas, de
siniestros, combinados, etc, que si bien presentan muchas carencias
y limitaciones suponen avances hacia ese objetivo.
F. Sistemas de ratios (ndices y porcentajes), de tal forma que
se puede establecer una evaluacin de las principales magnitudes de
la sociedad, y su respectiva comparacin presupuestaria.
Las entidades de seguros deben profundizar en diversos
aspectos:
A. Desarrollo de sistemas de imputacin de costes indirectos de
naturaleza cientfica:
Las exigencias de clculos ms precisos de la provisin de riesgos
en curso, y la aplicacin de una tasa de gastos mas acorde con la
realidad en la determinacin del precio son motivos ms que
suficiente para avanzar en este empeo.
B. Diseo de modelos de coste estndar para la actividad
administrativa:
Su utilidad debe desarrollarse en el control de los gastos,
tanto de personal como indirectos de naturaleza administrativa,
dado que los gastos de personal de naturaleza comercial pueden
controlarse por otros procedimientos, directamente relacionados con
sus objetivos de venta.
C. Distribucin de algunos contratos del reaseguro cedido a
centros de trabajo:
La distribucin a los centros del reaseguro estructural del
conjunto de la sociedad.
D. Integracin de la informacin en un sistema completo de
contabilidad de gestin:
Uno de los problemas actuales en la contabilidad de gestin es la
dispersin que existe en los sistemas informativos.Es preciso por
tanto efectuar trabajos de integracin de toda la informacin
necesario para la gestin, no solo la propia de naturaleza
estrictamente contable, con el objeto de sacar el mximo partido a
la misma con el menor coste.
Como conclusin las entidades aseguradoras han empezando a
plantearse el desarrollo de un sistema de Contabilidad de Gestin
til y necesarios para controlar la eficacia y eficiencia de su
actividad. Para ello ha sido necesario estructurar aquellas
caractersticas propias del sector, que puedan de alguna forma
influir en el desarrollo de un sistema de Contabilidad de Gestin,
distancindolo de los modelos tericos convencionales y delimitar
objetivos claros.
LA CONTABILIDAD DE GESTION, CLAVE DE FUTURO EN SEGUROS
(Adolfo Milln Aguilar)
En el presente artculo plantea el desarrollo institucional y
tecnolgico que est teniendo la actividad aseguradora en Espaa. El
establecimiento de compaas extranjeras, los cambios de accionariado
en algunas de las entidades con ms importantes, as como la crisis
financiera en algunas de ellas, han conseguido que este sector se
site en primer plano de la actualidad econmica y con ella la
contabilidad de gestin.
Las entidades aseguradoras presentan algunas caractersticas
propias como puntos de partida condicionantes de su sistema de
contabilidad de gestin y que, de forma resumida, son las
siguientes:
A) Estructura de centros: son empresas multicentro.
B) Estructura de productos: son empresas multiproducto.
C) Estructura de costes: Importante volumen de costes
directos.
Explica que la Contabilidad de Gestin del sector de seguros no
ha presentado un gran desarrollo en comparacin con otras reas de
actividad: El eje central era la cuenta de resultados, el portador
de costes era la pliza, las cuentas de resultados se determinaban
para centros y productos, los gastos indirectos de explotacin se
imputaban a centros y ramos mediante procedimientos generalistas,
como el volumen de primas, la herramienta de control de gestin ms
utilizada era el presupuesto, anualizndose bsicamente la produccin
y crecimiento de las primas, el soporte bsico de la informacin era
el papel, con algunas pantallas informticas de consulta para
situaciones concretas predeterminadas y muy puntuales, existencia
de informacin dispersa relativa al resto de los aspectos necesarios
para la gestin corriente, de difcil coordinacin con el resto del
sistema contable. Esta situacin ha supuesto de cara al futuro, ms
que una limitacin, un trampoln importante para la gran reforma de
la contabilidad de gestin en el sector, al no estar sujeto a
sistemas anteriores arraigados.
De esta manera, se desarrollan en la actualidad sistemas de
informacin adaptados a las nuevas corrientes de la contabilidad de
gestin, los cuales presentan las siguientes caractersticas frente a
la situacin anterior:
Aunque la cuentas de resultado se mantienen como componente
importante del sistema, toman relevancia otras informaciones para
la gestin.
Se plantean otros portadores de costes consecuencia de la
difusin de los productos multigaranta.
Cobra importancia la gestin global de otros entes como agentes,
clientes y las propias garantas.
Las cuentas de resultados se presentan completas para centros y
ramos, por la mejora en la captura de la informacin y la aplicacin
de criterios de reparto.
Los gastos de gestin se distribuyen a travs de criterios ms
cientficos.
Se considera la importancia de efectuar previsiones sobre la
mayora de los componentes de la informacin para la gestin, con el
objeto de complementar el presupuesto de variables
econmico-financieras y, a su vez, permiten asignaciones ms
correctas de recursos humanos.
El soporte del papel se limita al mnimo, gestionndose la
informacin mediante bases informticas, como el Data Warehouse.
Se integra la informacin corporativa para la gestin en un solo
sistema, con acceso a todos los usuarios, permitiendo que utilicen
datos comunes todos ellos.
Como conclusin, el sector de seguros est realizando un
importante esfuerzo para adaptar sus sistemas de Contabilidad de
Gestin y conseguir integrarse con el resto de sectores innovadores
de la actividad econmica.
Ponencias presentadas en Congresos del Instituto Argentino
de
Profesores Universitarios de Costos (IAPUCO)
La integracin de los indicadores estratgicos.
El caso de las compaas de seguros.
Dr. D. Clara Isabel Muoz Colomina (profesora titular de la
UCM),
Dr. D. Adolfo Milln Aguilar (catedrtico EU de la UCM),
Desde la aparicin del Cuadro de Mando Integral como herramienta
para el control de gestin ha ido aumentando el nmero de empresas e
instituciones que lo han implantado o estn en fase de implantacin.
Espaa no ha sido ajena a este fenmeno. Su xito se encuentra en la
visin global que ofrece la integracin de los mltiples indicadores
que con frecuencia existen en las empresas y con los que se
pretende controlar y mejorar las distintas reas de la gestin
empresarial.
Estos indicadores, tradicionalmente, se disean y se aplican de
acuerdo a los problemas que van surgiendo y que se detectan como
relevantes en cada rea. En la mayora de las ocasiones, solo
intentan resolver problemas individualizados, responden a un plan
de accin unilateral y sin conexin con el resto de lneas de actuacin
de la empresa. Pero en el entorno econmico-financiero actual, las
empresas necesitan disponer de una herramienta que integre todos
los indicadores como instrumentos de enlace entre las lneas y
planes de actuacin diseados. El CMI a travs de los mapas
estratgicos ofrece la posibilidad de vincular los indicadores con
el diseo e implantacin de un sistema de informacin para la gestin
global basado en el pensamiento estratgico.
Cuando se fijan los objetivos y planes estratgicos en la empresa
aseguradora intervienen una serie de circunstancias relacionadas
con el entorno que condicionan las decisiones sobre los tipos de
estrategias a aplicar. Circunstancias como: Una mayor globalidad de
los mercados con el fuerte desarrollo de las multinacionales del
sector y la permanente compra de empresas en mltiples mercados, un
considerable aumento de la gama de productos y servicios a ofrecer,
una mayor exigencia por parte de los asegurados, etc.
En cuanto a los objetivos estratgicos giran en torno a aspectos
de carcter financiero y, en concreto, se basan en: la creacin de
valor para el accionista; incremento del beneficio; rendimiento de
los recursos econmicos utilizados y vocacin de liderazgo y de ellos
se derivan las acciones a emprender y los objetivos operativos que
se marcan cada perodo.
En la actualidad las empresas aseguradoras emprenden acciones
basadas en el diseo de productos altamente personalizados para
adecuarse a las necesidades del cliente, la implantacin de sistemas
que permitan la venta por Internet y el desarrollar planes de
formacin para mejorar la cualificacin profesional de los empleados
de la entidad y su adecuacin a cualquier circunstancia.
Los factores que permiten tener ventajas competitivas frente a
otras empresas son las reas temticas relevantes para alcanzar el
resultado (e incluso aquellos aspectos que no se deben elegir),
definir a los responsables de que se cumpla, y los medios que se
deben emplear. Los factores de mayor inters estn relacionados con
la visin de los accionistas y los clientes; los procesos en los que
se puede ser excelente; y en la capacidad de cambiar y mejorar.
Desde estas perspectivas proponen que todos los posibles factores
que sean claves para el xito de la gestin empresarial se relacionen
con ellas y queden as recogidos y plasmados a travs de indicadores
en el CMI. Con este enfoque los indicadores son la respuesta a los
planes de accin transversales definidos en las distintas reas y
reflejan la conexin entre la gestin realizada por los distintos
responsables de cada rea que participa en la consecucin del
objetivo global.
La estrategia es un conjunto de hiptesis sobre las relaciones
causa-efecto y los indicadores deben contar la historia de una
estrategia a travs de una secuencia de estas relaciones. Lo
importante es que los indicadores seleccionados sean elementos de
la cadena entre los resultados y la actuacin (inductores) para esos
resultados.
El mapa estratgico permite visualizar la relacin entre acciones
y resultados, es decir, conocer el impacto concreto que presenta en
los indicadores financieros finalistas (beneficio, ROE, cotizacin,
o creacin de valor) una accin concreta y en varios casos
aparentemente no directamente vinculada. En el mapa estratgico se
combinan todos los elementos que anteriormente se han citado:
acciones estratgicas sobre los factores clave de xito, perspectivas
del CMI e indicadores que miden dichos factores, todo ello de una
forma interactiva.
El avance significativo del Cuadro de Mando Integral como
instrumento de control de gestin radica en alinear estrategias,
objetivos e indicadores.
Los indicadores que permiten cuantificar los factores clave de
xito se interrelacionan a travs de la accin y el resultado y se
vinculan con la estrategia prevista de la empresa.
Dada la interrelacin que existe entre todos los elementos de las
empresas una accin sobre cualquier rea repercute en las restantes.
Adems, dado que cualquier accin en una entidad pretende en ltimo
trmino la mejora de una variable cuantificable: beneficio, ROE,
cotizacin, o creacin de valor se hace imprescindible conocer la
cadena que relacione ambas mediante el diseo de un mapa estratgico
de interacciones o relaciones causa-efecto.
Los mapas estratgicos son aplicables a empresas convencionales y
a sectores particulares como el asegurador porque interactivan los
componentes de todas las perspectivas en que se divida un CMI;
desde la accin en los recursos humanos hasta el indicador
financiero final.
BIBLIOGRAFIA
Documento aecan 10: la contabilidad de gestion en las empresas
de seguros
Avances y practicas empresariales en contabilidad de gestion.
Jos Luis Iglesias Snchez
La contabilidad de gestion en los noventa: 50 articulos
divulgativos. Jesus Lizcano.
Nuevas Tendencias en Contabilidad de Gestin: "Implantacin en la
empresa espaola". Emma Castell Taliani.
Revista Iberoamericana de Contabilidad de Gestion.
