Dokument för kontor - Utformning SVENSK STANDARD SS 03 43 21

Framtagen, tolkad och tillämpad av FORMsoft AB 2010-08-11, Reviderad 2014-03-13

2

Innehållsförteckning

Inledning ................................................................ 3

Dokument och mallar............................................. 5

Vad är ett dokument? ............................................ 6

Dokumentytans indelning ...................................... 7

T-lägen.................................................................... 8

Utgivarfält .............................................................. 9

Referensfält .......................................................... 10

Adressfält ............................................................. 11

Meddelandefält .................................................... 13

Formatmallar........................................................ 14

Dokumentidentifikation (Arkiv/Sökväg) .............. 15

Utgivarens adressuppgifter .................................. 16

Avslutning – underskrift ....................................... 17

Avslutning – kontrasignering ............................... 18

Avslutning – bilageförteckning............................. 19

Avslutning – sändlista .......................................... 20

Sakregister ........................................................... 21

Litteratur .............................................................. 22

Länktips ................................................................ 22

3

Inledning

Vad är SIS standard?

Standardiseringskommissionen i Sverige (Swedish Standards Institute) arbetar med olika typer av standardisering. Det kan vara allt ifrån tekniskstandarder t ex för biltillverkning och eluttag till regler för olika typer av dokument. Tillsammans med företag och organisationer i Sverige och utomlands arbetar SIS med att för-enkla, förbättra, kvalitetssäkra och skapa gemensamma normer. SIS är inte en myndighet, utan en medlemsorganisation. SIS är medlem i European Committee for Standardization och ISO, International Organization for Standardization.

Vilka är fördelarna med att använda en standard?

Att man kan ringa på samma sätt över nästan hela världen, att man i många länder har samma eluttag, att flygplan kan flyga till olika länder och att vi kan lasta varor på samma typ av lastpall världen över är möjligt tack vare att vi an-vänder oss av standardisering. Det är med andra ord inget tvång men förenklar användningen av olika produkter. En annan fördel är också att en produkt som följer SIS regler får en kvalitetsstämpel. Genom att följa standarden garanteras ett visst innehåll och en viss utformning som säkrar produktens användnings-område.

Varför ska man använda SIS standard när man utformar dokument?

Precis som vid annan standardisering är syftet med SIS standard att förenkla hanteringen för användarna, både för avsändaren och för mottagaren. Det görs genom att man ökar ”igenkänningen”. Genom att dokumenten ser ungefär lika-dana ut vet man var man både fyller i och hittar vissa standarduppgifter - en effektivare dokumenthantering helt enkelt.

Hur vet man vilka uppgifter som styrs av SIS?

SIS publicerar de olika standarder som är framtagna. För dokumentutformning heter standarden SS 03 43 21 Dokument för kontor – Utformning och för blankettutformning heter den SS 61 30 27 Dokument för kontor – Blanketter – Formgivning. De innehåller i stort de uppgifter som nämnts här ovan, d v s informationens placering i dokumenten och blanketterna.

I boken Skriva på kontor – Standarder och rekommendationer för dokument-utformning (ISBN 91-7162-526-7) finns båda de ovan nämnda standarderna. Dessutom innehåller boken exempel på olika dokumenttyper samt många användbara regler och skrivtips.

Observera att det inte finns någon standard för utformning av presentationer och det vi normalt kallar trycksaker, så som det gör för dokument och blanketter. Här är det istället grafiska grundregler den grafiska profilen och som styr.

4

Inledning forts

Hur används SIS standard vid dokumenthantering?

I SS 03 43 21 Dokument för kontor – Utformning definieras följande egenskaper och delar hos ett dokument

Dokumentytans indelning

Informationsytans indelning i fält

Fältens innehåll

Tabuleringslägen

Placering av text

Dokumentytan består av en informationsyta och omgivande marginaler.

Informationsytan delas i sin tur upp i fält, det gör att samma typ av information alltid återfinns på samma plats i dokumentet (man behöver inte leta). Dessa är:

Utgivarfält

Referensfält

Adressfält

Meddelandefält

Fält för utgivarens fullständiga adressuppgifter

I det följande beskrivs dessa fält och egenskaperna för dem.

Observera att val av teckensnitt och storlek inte definieras i SIS standard, utan här är det den grafiska profilen och läsbarheten som får avgöra valet.

Lokala regler och instruktioner

I många organisationer finns normalt lokala regler och instruktioner för form-givning av blanketter och blanketthantering framtagna. Det är viktigt att dessa är framtagna med beaktande av SIS standard, i synnerhet för offentlig verksamhet.

Utifrån SIS standard, den grafiska profilen och lokala skrivregler kan en för respektive organisation anpassad skrivstandard således utformas. För att de anställda (användarna) på ett enkelt sätt ska kunna tillämpa denna ”byggs” ut-formningsalternativen in i aktuella och tillämpliga dokumentmallar. Ofta bidrar detta också till en känsla av delaktighet med den grafiska profilen hos de anställda.

5

Dokument och mallar

Hur skapar man dokument utifrån en mall?

En av de största fördelarna med att använda ordbehandlingsprogram är just möjligheten att använda färdiga mallar. Mallar ”automatiserar” jobbet med dokumentframställning. Rätt använt avlastas skribenten frågor om utformning och kan koncentrera sig på innehållet (”budskapet”).

Det finns i princip två sätt att jobba med dokumentmallar. Det ena är att skapa en tom ”manuell” (statisk) mall där det finns markeringar för var innehållet ska skrivas in. Det andra är att använda sig av ”intelligenta ” (programmerade) mallar där vissa uppgifter som handläggare, telefon, e-postadress och andra organisatoriska uppgifter hanteras med automatik. Här finns också möjlighet att i en och samma mall skapa olika varianter, t ex dokument på svenska eller engelska, med svartvit- eller färglogga.

När man väl har skapat mallarna och gjort dem åtkomliga för användarna via det ordbehandlingsprogram man ska arbeta i, t ex Word eller Writer, väljer man att skapa ett nytt dokument och får då upp en dialogruta. I rutan visas de val som kan göras (olika varianter), programmerade uppgifter samt tomma fält där användaren själv kan komplettera med de uppgifter som är specifika för just detta dokument. Exempel på dialogruta

Vad är formatmallar?

Formatmallar kan användas för att definiera utformningen av text, t ex olika teckensnitt och -storlekar, radavstånd m m, i dokument. Genom att använda formatmallar kommer rubriker, underrubriker och löptext alltid att vara i samma teckensnitt och -storlek. Utformningen blir på så sätt mer enhetlig.

Har organisationen en grafisk profil är det dessutom mycket lättare att följa den med hjälp av mallar. Formatmallar är också en förutsättning för att automatiskt kunna generera en innehållsförteckning.

6

Vad är ett dokument?

Olika dokumenttyper

Enligt de flesta uppslagsverk definieras dokument som

”Dokument är en skrivelse som innehåller information”.

Detta är en mycket vid definition som vi kanske behöver avgränsa något.

Affischer, broschyrer, trycksaker och säljmaterial i alla former är inte vad vi i detta sammanhang förknippar med dokument. De kännetecknas, tvärtemot vad som är fallet med dokument, av en stor, och oftast avsiktlig, frihet vad gäller utformningen.

När det gäller blanketter faller dessa automatiskt utanför definitionen; de är ju till för att hämta in, inte lämna ut, information.

En lista över olika dokument kan göras mycket lång; Agenda, Anmodan, Ansökan, Avtal, Brev, Dagordning, Deltagarförteckning, Inbjudan, Instruktion, Kallelse, Meritförteckning, Minnesanteckning, PM, Protokoll, Rapport, Remiss, Yttrande är bara ett litet ”skrap” på ytan.

Gemensamt för alla dokument är dock att vi för mottagaren av informationen önskar sätta en ”etikett” på vår informationsbärare; denna kallas för dokument-namn eller dokumenttyp och skrivs normalt som ett ord med versaler allra överst, bland referensuppgifterna, på första sidan av dokumentet.

Ingen regel utan undantag heter det ju och så är fallet även här. För brev anges inget dokumentnamn. Brev är trots detta en egen dokumenttyp. I många organisationer benämner man felaktigt sin dokumentmall som brevmall.

Minnesanteckningar

Kallelse

Brev

PM Instruktion Policy

Rapport

7

Dokumentytans indelning

Dokumentets ytor och fält

Ett dokument kan sägas bestå av en informationsyta och omgivande marginaler, d v s de områden där ingen text skrivs. För att underlätta för mottagaren (läsaren) är det viktigt att samma slags uppgifter alltid återfinns på samma plats i olika dokument. Därför indelas informationsytan i nedanstående fält.

Utgivarfält

Referensfält

Adressfält

Meddelandefält

Fält för utgivarens fullständiga adressuppgifter

Området utanför (runtom) informationsytan utgörs således av marginaler. Måtten för dessa ska vara:

Överkant 10 mm

Vänsterkant 20 mm Högerkant 7 mm

Underkant 7 mm

8

T-lägen

Positioner (tänkta linjer)

Dokument delas in i så kallade tabuleringslägen, T-lägen, som rätt använda bidrar till att utformningen av dokument blir mer enhetliga. T-läget är det läge där en textrad börjar mätt från dokumentets vänstra sida: T0 (högerkanten) är 21 mm, T4 (mitten på sidan) är 113 mm och T7 (högerkanten) är 182 mm från dokumentets vänsterkant.

Vid ordbehandling är dessa tabuleringslägen (T-lägen) ofta förinställda och gör det lättare att placera olika uppgifter som text, tabeller och bilder på rätt plats.

Definition av T-läge:

T-läge definieras som startläge för text/rad och sammanfaller med första bokstavens vänsterkant.

Den lodräta linjen visar startläge för text/bild.

T-lägen ställs i ordbehandlingsprogram in som jämkade värden (i heltal av millimeter) enl följande:

Vid mm från papperets vänsterkant T0 21 mm

T1 44 mm

T2 67 mm

T3 90 mm

T4 113 mm

T5 136 mm

T6 159 mm

T7 182 mm

T0 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8

9

Utgivarfält

På första sidan längst uppe till vänster visas alltid organisationens logotyp, bestående av vapen/-symbol och organisationens namn. Under denna visas normalt organisatorisk enhet. I vissa fall förekommer att logotyp och organisatorisk enhet är angivna i en och samma bild.

Undantag från denna regel medges enbart vid externa skrivelser för verksamheter med ”inarbetat” namn gentemot sina ”kunder”, t ex namn på skolor. Normalt krävs särskilt beslut för sådan angivelse.

Handläggare telefon /ev sekr sign * anges i läge T0, t ex Anders Andersson 0550-880 99 /ban. På raden under kan e-postadress * anges, t ex anders.andersson@kommun.se.

Observera att ibland väljer man även att ange organisationens namn (som text) och organisatoriska enhet i sidhuvudet på följande sidor – se också Referensfält!

10

Referensfält

Dokumentnamn *: anges med versaler i läge T4, t ex ANVISNING, DAGORDNING, INFORMATION, INSTRUKTION, KALLELSE, REMISS och UTLÅTANDE.

Observera att för brev anges inte dokumentnamn.

Datum *: Dagens datum anges automatiskt i läge T4 i formen 2004-08-18. Det är således datumet när dokumentet skapas som anges, om annat datum önskas ändras detta manuellt.

Referens (Vår beteckning) *: Diarienr anges i förekommande fall i läge T6, t ex som Dnr...

Ert datum *: Ert dagens datum anges i förekom¬mande fall i läge T4 i formen 2008-08-19.

Er referens (Er beteckning)*: Diarienr anges i förekommande fall i läge T6, t ex som Dnr ...

Sidnummer visas automatiskt som 1(n) på första sidan där n anger totalt antal sidor som dokumentet omfattar. Fr o m andra sidan visas sidnummer uppe till höger på varje sida, normalt med en enkel siffra.

* I FORMsoft dokumentmallar skrivs dessa uppgifter i den dialogruta som visas initialt.

Observera att ibland väljer man även att ange dokumentnamn, datum och referens i sidhuvudet på följande sidor – se också Utgivarfält!

11

Adressfält

Bimottagare

I adressfält till vänster, för bimottagare * anges ev bimottagare eller För kännedom: eller Kopia till: t ex

Anders Andersson Fastighetskontoret

eller

För kännedom: Bertil Bertilsson …

Om utrymmet inte räcker till kan hänvisning göras till en sändlista sist i dokumentet, se Avslutning – sändlista.

* I FORMsoft dokumentmallar skrivs dessa uppgifter i den dialogruta som visas initialt.

12

Adressfält forts

Huvudmottagare

I adressfält till höger, för huvudmottagare * anges intern adressat/mottagare, t ex

Ceasar Ceasarsson Socialförvaltningen

eller

Samtliga förvaltningschefer

eller extern adressat/mottagare, t ex

David Davidsson c/o Dan Dahlén Gatan 66 666 66 Ortsnamn

eller

E-FÖRETAGET AB Att: Erik Eriksson Box 777 777 77 Ortsnamn

I dokument som inte riktar sig till någon särskild mottagare lämnas adressfältet tomt.

* I FORMsoft dokumentmallar skrivs dessa uppgifter i den dialogruta som visas initialt.

13

Meddelandefält

I meddelandefältet skrivs den löpande texten, ev kompletterad med tabeller och bilder, in och formateras med hjälp av de fördefinierade formatmallar som finns för rubriker och löpande text (se Formatmallar nästa sida).

Startläget för textraderna ska sammanfalla med T-lägena T0 för vänsterställd text och T3 för högerställd text

Traditionellt har dessa två varianter använts men under senare tid har också en mera centrerad text med start i T1, se exemplet till höger, börjat tillämpas.

Oavsett placeringen av texten bör radlängden, för att optimera läsbarheten för mottagaren, aldrig överstiga 13 cm.

Några skrivtips!

Använd alltid fördefinierade formatmallar vid inskrivning av text

- för löpande text används formatmallen Brödtext.

Gör nytt stycke genom att trycka Enter

- för formamallen Brödtext har ”Avstånd efter” angivits till 6 pt

- gör inte blankrad för att markera nytt stycke!

Gör aldrig ny rad mitt i ett stycke!

Vid inskrivning av text i tabeller används formatmallarna Tabellrubrik och Tabellinnehåll för att

erhålla linjärt teckensnitt, vanligtvis Arial.

Undvik understrykning av längre textstycken.

Undvik användning av versaler.

Undvik användning av kursiv stil, använd fet stil istället.

Texten ska vara vänsterjusterad, d v s rak vänsterkant

- använd inte marginaljustering!

14

Formatmallar

Formatmallar används för att åstad-komma enhetligt utseende på alla rubriker och på den löpande texten, vad gäller teckensnitt, -storlek etc.

I dokumentmallar har normalt de formatmallar som anges i skrivstandarden eller den grafiska profilen definierats.

I exemplet till höger har följande formatmallar använts:

Rubrik 1

Rubrik 2

Rubrik 3

Rubrik 4

Brödtext

Bildtext

Tabellrubrik

Tabellinnehåll

* I FORMsofts dokumentmallar väljer man formatmall genom att klicka på önskad knapp i det egendefinierade verktygsfältet.

15

Dokumentidentifikation (Arkiv/Sökväg)

I sidfoten på första sidan kan arkiv/sökväg, bestående av mapp- och dokumentnamn, visas om så önskas.

Om utgivarens adressuppgifter (se nästa sida) också ska visas längst ner på sidan visas arkiv/sökväg över denna, annars längst ner.

* I FORMsoft dokumentmallar kan man i den dialogruta som visas initialt välja om Arkiv/sökväg ska visas.

16

Utgivarens adressuppgifter

I sidfoten på första sidan visas fältet för utgivarens fullständiga adressuppgifter, om så önskas. Här visas uppgifter som organisationens juridiska namn, post- och besöksadress, telefon, faxnummer, e-post, organisationsnummer och ev bankkonto och plusgiro.

För aktiebolag ska också uppgift om styrelsesäte och momsregistreringsnummer anges.

SIS standard anger vilka uppgifter som bör/ska visas i sidfoten, men anger inte hur. Sättet som uppgifter-na är uppställda kan därför variera för olika orga-nisationer.

Observera att för att se uppgifter i sidfoten måste man vara i Utskriftslayoutläge eller välja Förhands-granskning av dokumentet.

* I FORMsoft dokumentmallar kan man i den dialog-ruta som visas initialt välja om fördefinierade adressuppgifter ska visas.

17

Avslutning – underskrift

Underskrift av dokument görs sist i texten, men före eventuell bilageförteckning och/eller sändlista. Eventuellt anger man organisatorisk enhet eller en hälsningsfras, till exempel ”Med vänlig hälsning”, före underskriften. Underskriften kallas ibland också för signatur.

Efter den sista raden ska det vara ett avstånd på 36 pt (motsvarar tre normal-rader) före själva underskriften – se pil nedan!

I FORMsofts dokumentmallar används en tabell för underskrift. Tabellen har anpassats vad gäller måtten så att rätt avstånd erhålls efter den sista textraden i dokumentet.

Exempel

18

Avslutning – kontrasignering

Underskrift och eventuell kontrasignering av dokument görs sist i texten, men före eventuell bilageförteckning och/eller sändlista.

Efter den sista raden ska det vara ett avstånd på 36 pt (motsvarar tre normal-rader) före underskrifterna – se pil nedan!

I FORMsofts dokumentmallar används en tabell för underskrift och kontra-signering. Tabellen har anpassats vad gäller måtten så att rätt avstånd erhålls efter den sista textraden i dokumentet.

Exempel

19

Avslutning – bilageförteckning

Eventuell bilageförteckning skrivs sist i dokumentet. Efter den sista raden ska det vara ett avstånd på 36 pt (motsvarar tre normalrader) före raden med rubriken Bilagor.

I FORMsofts dokumentmallar rekommenderar vi att man använder format-mallen Inget avstånd för bilageförteckningen. Rubriken Bilagor gör man fet och på menyfliken Sidlayout, gruppen Stycke, ställer man in Avstånd före: till 36 pt – se pil nedan!

Exempel

20

Avslutning – sändlista

Eventuell sändlista skrivs sist i dokumentet. Efter den sista raden ska det vara ett avstånd på 36 pt (motsvarar tre normalrader) före raden med rubriken Sändlista.

I FORMsofts dokumentmallar rekommenderar vi att man använder formatmallen Inget avstånd för sändlistan. Rubriken Sändlista gör man fet och på menyfliken Sidlayout, gruppen Stycke, ställer man in Avstånd före: till 36 pt – se pil nedan!

Exempel

21

Sakregister

adressfält

bimottagare, 11

huvudmottagare, 12

adressfält, 11

adressfält, 4

adressfält, 12

adressuppgifter

bankkonto, 16

besöksadress, 16

e-post, 16

faxnummer, 16

momsregistreringsnummer, 16

organisationsnummer, 16

plusgiro, 16

postadress, 16

styrelsesäte, 16

telefon, 16

adressuppgifter, 4, 7, 16

avslutning

bilageförteckning, 19

kontrasignering, 18

sändlista, 20

underskrift, 17

brev, 6

Dokument för kontor – Blanketter – Formgivning, 3

Dokument för kontor – Utformning, 3, 4

dokumentidentifikation, 15

dokumentmallar, 4

dokumentnamn, 6

dokumenttyper, 6

dokumentytan, 4, 7

European Committee for Standardization, 3

formatmallar

teckensnitt, 14

teckenstorlek, 14

formatmallar, 5, 14

fältens innehåll, 4

grafisk profil, 3, 4, 5, 14

informationsyta

fält, 7

marginaler:, 7

informationsyta, 7

informationsytan, 4

ISO, International Organization for Standardization, 3

litteratur, 22

länktips, 22

mallar. Se Dokumentmallar

marginaler, 4, 7

meddelandefält

löpande text, 13

meddelandefält, 4, 7, 13

mottagaradressfält, 7

ordbehandlingsprogram, 5

radavstånd, 5

referensfält

datum, 10

dokumentnamn, 10

er referens, 10

ert datum, 10

referens, 10

sidnummer, 10

referensfält, 4, 7, 10

sakregister, 21

sidhuvud på följande sidor, 9, 10

SIS standard, 3

Skriva på kontor, 3

skrivregler, 4

skrivstandard, 4

skrivtips, 13

Standardiserings-kommissionen i Sverige, 3

tabuleringslägen, 4, Se T-lägen

teckensnitt, 5

teckenstorlek, 5

text, placering, 4

T-lägen, 8

utgivarfält

e-postadress, 9

handläggare ev sekr sign, 9

handläggare telefon, 9

logotyp, 9

organisatorisk enhet, 9

utgivarfält, 4, 7, 9

22

Litteratur

Skriva på kontor. Standardiseringskommissionen Sverige.

SS 03 43 21 Dokument för kontor – Utformning

SS 61 30 27 Dokument för kontor – Blanketter – Formgivning

Myndigheternas skrivregler utgiven av Regeringskansliets statsrådsberedning. Fritzes förlag. Kan även laddas ner som PDF från http://www.regeringen.se/sb/d/253/a/33329

Svarta listan - ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk utgiven av Regeringskansliets statsrådsberedning. Kan beställas gratis från Regeringskansliet. Kan även laddas ner som PDF från http://www.regeringen.se/sb/d/243/a/19775

Svenska skrivregler utgivna av Svenska språknämnden. Liber.

Språkriktighetsboken utarbetad av Svenska språknämnden. Norstedts akademiska förlag.

Länktips

www.sis.se

SIS, Swedish Standards Institute

www.sprakradet.se

Språkrådets webbplats. Här får man råd i språkfrågor och lästips

www.tt.se/tt-spraket/

TT-språket

www.svd.se/sprakspalten

Svenska Dagbladets språkvårdssidor

www.formsoft.se