Dokumentenmanagement mit SAP Engineering Control

Center

Jonathan Bächle, Dr. Arne Gaiser

PLM-Infotag | 17.11.2016 CH-Regensdorf

Das werden Sie erfahren

Emails und Office-Dokumente verwalten

Dokumente wiederfinden

Dokumente freigeben, Versionieren und Ändern

Digitale Signaturen

Viewing von Dokumenten

Welche Dokumente gibt es ?

Berechnungen

Spezifikationen

Meßprotokolle

Fließschemata

Zeichnungen

Datenblätter

QM-Handbuch

Projektdokumentation

IH-Meldung

Schadensbericht

Bilder, Fotos, Videos

TÜV-Abnahmeprotokolle

Servicedokumentation

… und welche Bedeutung haben sie für und in Prozessen?

Randbedingungen:

• DIN, ISO, …

• GoB

• GoBs

• GPDPDU,

• 21CFR Part 11 (FDA)

• SOX

• EU-Maschinenrichtlinie

• ...

Welche Dokumente gibt es? Und vor allem, wo?

Unterlagen sind in verschiedenen Systemen abgelegt.

Unterlagen sind redundant vorhanden, aber welches ist das aktuelle und gültige?

Unterlagen sind oft nur auf Zuruf verfügbar.

Dokumentenverwaltung mit SAP – Funktion und Integration

Funktionen:

Versionsverwaltung

Dokumentstrukturen

Suchfunktionen

Statusverwaltung

Verteilung

Klassifizierung

Dokument

Klassifi-zierung

Archiv

Work-flow

Objektverknüpf-ungen zu

Materialstamm, Equipment, Technischer

Platz …

Änderungs- dienst

Integrationen mit Anwendungen wie Office, CAD

…

Akten, Ordner, Mappen

Was ist ein Dokument in SAP?

Verwaltungs-Daten und Inhalt (Content)

Was leistet SAP DMS?

Verwaltung von Dokumenten aller Art

Formulare, E-Mails, Office, PDF, CAD-Baugruppen,

Zeichnungen, Pläne, Photos

Schneller Zugriff auf prozessrelevante Dokumente

Zentrale Ablage der Dokumente und Archivierung

Berücksichtigung rechtlicher Bestimmungen

Schnelles Wieder finden - Klassifikation,

Volltextsuche, Cross Objects

Anzeige / Visualisierung

Freigabewesen, Versionierung

Workflow zum Abbilden fachlicher Prozesse

Dokumentenverteilung

Einbringen von Dokumenten / Bearbeiten mit Anwendungen

Einsortieren, Strukturieren, Verknüpfen mit anderen SAP-Objekten

Output Management

Import durch drag&drop auf SAP Engineering Control Center

Import beliebiger Daten, die außerhalb von SAP liegen, per drag&drop

Es wird automatisch ein passender Dokument-Stammsatz in SAP angelegt

Dieser kann wie alle anderen verknüpft werden, geprüft, freigegeben, versioniert werden, ...

Integration von E-Mail-Systemen in SAP Engineering Control Center ++outlook

Interaktion mit SAP direkt aus

Outlook

Ablage selektierter Emails inkl.

Anhänge im aktiven Ordner

Ablage von E-Mails als Dokument

Übernahme der Anhänge als

Originale

Übernahme beschreibender

Informationen in SAP-Klassifikation:

Empfänger, Absender, Datum,…

SAP-Volltextsuche zur Suche

im Inhalt der Dokumente (TREX)

SAP Engineering Control Center ++outlook - DSC Zusatzmodul zur Integration von Microsoft Outlook

E-Mail mit Anhängen, automatisch klassifiziert

Verwalten von Office-Dokumenten in SAP SAP Engineering Control Center Integration von Microsoft-Office

Direkter Zugriff auf Word-, Excel- und

Powerpoint-Dokumente zum Bearbeiten /

schreibgeschützt öffnen

Bidirektionale Synchronisierung von MS- Office

Eigenschaften mit SAP-Feldern

Attributtransfer von ECTR nach MS Office (hier

MS Word) auf Basis von vordefinierten Vorlagen

ECTR Menüleiste in den MS Office Applikationen

(Word, Excel und PowerPoint)

Erstellen und Pflegen von Dokumenten mit

Referenzen und Links

Im Lieferumfang von

SAP Engineering Control Center enthalten

Verwalten von Office-Dokumenten in SAP SAP Engineering Control Center Integration von Microsoft Office

Office-Integration in SAP Engineering Control Center

Datenkonsistenz zwischen

SAP und Office-Dokument

Erzeugen, Suchen, Laden

und Speichern von

Office-Dokumenten

Versionieren / Revisionieren

Unterstützung

Mehrfenster-Modus

Verknüpfung mit anderen

SAP-Objekten

Anzeige von SAP-Feld-Attributen

in Office-Dokumenten

PDF-Erstellung von Dokumenten

bei Freigaben (als Hintergrundsprozess)

Notizfunktionen

ECTR - Office-Integration Dokumentvorlagen verwenden

Anzeige von PLM-

Attributen im Dokument

Dokumenten-Lebenszyklus

Abgelegt

(Accessible)

Version 00

Entwurf

(Draft)

Version 00

Prüfung

(Review)

Version 00

Freigegeben

(Approved)

Version 00

Abgelöst

(Retired)

Version 00

Abgelegt

(Accessible)

Version 01

Entwurf

(Draft)

Version 01

Prüfung

(Review)

Version 01

Freigegeben

(Approved)

Version 01

Neutralformat-

erstellung

Änderung in neuer Version

Vorgängerversion erhält

automatisch Status „in Änderung“,

Bestempelung Neutralformat

Neutralformat-

erstellung

In Änderung

(in Change)

Version 00

Bei Freigabe

von Version 01

Der Lebenszyklus eines Dokumentes Versionen und Gültigkeiten

SAP ECTR – Office- und E-Mail-Integration

Hohe Prozessintegration

Schnelle Recherche nach vielfältigen Suchlogiken

Speichern von Suchabfragen erlaubt schnelle Recherche

Zentrale Verwaltung aller Dokumente und geschäftsprozessrelevanten E-Mails

Volltextindizierung von Dokumenten und E-Mails

Hohe Performance bei dynamisch wachsenden Datenmengen

DSC Software AG | Am Sandfeld 17 | 76149 Karlsruhe | Germany

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Vielen Dank!

Dr. Arne Gaiser

Senior Vice President | Business Development

Phone: +49 721 97 74 148

Mobile: +49 173 67 38 408

Arne.gaiser@dscsag.com

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PLM Infotag | Von der Produktentwicklung bis in die Fertigung – effiziente

Produktentwicklungsprozesse durch durchgängige Datennutzung und

integrierte Anwendungssysteme