ECM für Finanzdienstleister - PROJECT CONSULTEinführung ECM Enterprise Content Management. 4 ECM: Die Zusammenführung von ... 20 Migrationsstrategie - Empfehlungen • Bei der Systemauswahl

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ECM für FinanzdienstleisterDr. Joachim Hartmann

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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Agenda

• Einführung ECM• Komponenten von ECM• ECM – Markt• ECM im Bankenbereich• Erfolgskriterien für die Einführung von ECM• Change Management• Ausblick

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Einführung

ECM Enterprise Content Management

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ECM: Die Zusammenführung von strukturiertem und unstrukturiertem Content

Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

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ECM: Definition

“ECM umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen im Unternehmen.“

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Komponenten von ECM

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agens BankentagECM als notwendige

InfrastrukturDr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburgwww.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2009

ECM: Das 5-Komponenten-Modell

PRESERVE

CAPTURE DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

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ECM: Das 5-Komponenten-Modell

• Capture (Scannen, COLD, OCR, ICR, Klassifkation etc.)

• Deliver (Output Management, Sicherheit, Multi-Channel-Distribution, Kryptographie, Signaturen etc.)

• Manage (Business Process Management, Collaboration, Records management, DocumentManagement, Web Content Management)

• Storage (Speicherverwaltungssysteme, Speicherarchitekturen, Speichermedien)

• Preservation (Langzeitarchivierung, Schnittstellen, Formate, Speichermedien, Migration)

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ECM-Markt und Themen

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Magic Quadrant der Gartner GruppeSeptember 2007

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Magic Quadrant der Gartner GruppeSeptember 2008

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Breitenfelder Straße 1720251 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2009

ECM in Deutschland, September 2009 (PROJECT CONSULT Projektion)

Allianz deutscher ECM-

Mittelstand

IBM

Open Text

Microsoft

HPSAP

Oracle

ECM Vollständigkeit

EC

M M

arkt

durc

hdrin

gung

Spezialanbieter für Finanzdienstl.

Spezialanbieter für Finanzdienstl.

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ECM-Themen: Das ECM-Haus

Collaboration

Scanning

Document Imaging

Forms Processing

Recognition

Categorization

Indexing

Document Management

Records Management

E-Mail Management

Digital Asset Management

Web Content Management

Business Process

Management

Workflow

EAI

Repositories

Storage

Long-Term Archival

Backup / Recovery

Migration

Content Integration

Search / Retrieval

Syndication

Localization

Personalization

Publish

Paper

CA

PT

UR

EM

AN

AG

E ST

OR

EP

RE

SE

RV

ED

ELI

VE

R

Enabling Web Client other Devices

UsageChange Management

PKI DRMUser ManagmentDirectory Service

User RightsManagement

SE

CU

RIT

Y

Firewall

Electronic

Electronic Signature

Fat Client

Entry Exit

SE

CU

RIT

Y

SE

CU

RIT

Y

SE

CU

RIT

Y

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Welche ECM-Themen sind neu?

• DAM Digital Asset Management• EAI Enterprise Application Integration• Search/Retrieval: Enterprise Search• Content Integration• Backup/Recovery: Information Lifecycle Management• Migration• Localization• DRM Digital Rights Management• Change Management

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ECM im Bankenbereich

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Wichtige ECM-Themen für den Bankensektor

• E-Mail Management• EAI Enterprise Application Integration• Search/Retrieval: Enterprise Search• Content Integration• Migration• Localization• Records Management: Elektronische Aktenführung• Change Management

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E-Mail Management:Sarbanes-Oxley-Act

•,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation orproper administration of any matter within thejurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall befined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both."

•(Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519)E-Mail Management ist ein Compliance

Thema!

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E-Mail Management:Securities und Exchange Commission (SEC)

•,, Electronic documents and the storage on whichthey reside contain relevant, discoverable informationbeyond that which may be found in printeddocuments.Therefore, even where a paper copyexists, we will seek all documents in their electronicform along with information about those documentscontained on the media."

•(Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)

E-Mail Management ist auch ein Integrations-Thema!

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Der Zwang zur Migration

• Migration des Systems• Umkopieren von Informationen von einem Medium auf ein

anderes sowie den Wechsel von Laufwerken und Medien

• Überführung der Zugriffsinformationen (Indizes) in eine andere Datenbank - bedingt durch die Weiterentwicklung der Speichertechnologien

• Migration der Speichermedien bei Ablauf der Haltbarkeit der Medien

• Migration bei technologischer Weiterentwicklung• wenn Laufwerke und Medien kostengünstiger werden,• wenn Laufwerke und Medien mehr Speicherkapazität haben,

• wenn es neue Speicherstrategien gibt, die einen schnelleren Zugriff erlauben

• © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulr ich Kampffmeyer© PROJECT CONSULT 2002

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Migrationsstrategie - Empfehlungen

• Bei der Systemauswahl auf einfache Möglichkeiten für den Export der Indexdaten achten. Ziel: Langfristige Unabhängigkeit vom Hersteller

• Absicherung gegen Verfälschung der Information beim Export und Import von Dokumenten und DatenZiel: Revisionssicherheit des Archivierungsprozesses

• Bei Wechsel der Speicherlösung muss es einfache Möglichkeiten der Index-Reorganisation gebenZiel: Minimierung des Aufwands für die Migration

© PROJECT CONSULT 2002

�

Migrationskonzept als kontinuierlicher Prozess einrichten!

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Elektronische Aktenführung

• Kundenakte• Kreditakte• Einkaufsakte• Personalakte• Rentenakte• Rechtsakte• usw.

• Rechtsfragen• Akzeptanzfragen• Rentabilitätsfragen• Technische Fragen• Anbieterfragen• Betriebsfragen• usw.

Viele Möglichkeiten Viele Fragen

Gute Gründe• Ortsunabhängigkeit• Höhere Sicherheit• Höhere Auskunftsfähigkeit• Basis für effizientere Abläufe

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Elektronische Aktenführungam Beispiel der elektronischen Kreditakte

• Kundenakte (Einzelkunde, Konzerntochter)• Sammelakte (übergeordnete Kundenakte) • Rahmenkreditakte: • Geschäftsakte• Objektakte• Akte aus der Akquisition• …

Kreditakte ?

Komplexe Aktenstrukturen und damit ein komplexes Datenmodell sind der Regelfall!

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Beispiel: Die elektronische Kreditakte der Helaba ( 1)

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Elektronische AktenführungRechtsfragen

• Massensignaturen beim Scannen• Abgeschlossener Scanraum• Separierter Scanprozess (Closed Shop)• Systemadministration nach Vier-Augen-Prinzip• Outsourcing genehmigungspflichtig• Abnahme duche BVA vorgeschrieben• Ca 40 Seiten an Vorgaben

• ???• ???• ???

Beispiel ges. Sozialvers.Vorschriften des BVA

Vorgaben der BaFin

• Dokumentationspflichten• Dokumentationspflichten• Dokumentationspflichten

Eigene Vorgaben

�� Enge Abstimmung mit dem Rechtsbereich und mit der Revision!

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Die elektronische Kreditakte als Basis für effizientere Prozesse

• Legitimationsprüfungen• Aktenübergabe an andere Bereiche• Erstellung von Kreditvorlagen• Integrierte Wiedervorlagen• Freigabeprozesse• Elektronische Kreditüberwachung• …

Beispiele

Ein hoher Aufwand für Analyse und Abstimmung erforderlich!

Ein Aufwand, der sich lohnt!

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CRM

Office

Elektronische Posteingangsverarbeitung als Konsequenz von elektronischen Akten

SAP

Post-eingang

Scannen Erkennung Vali-dierung

Workflow

Archiv

DMS

Kontrolle + El. Signatur

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Erfolgskriterien für die Einführung von ECM Change Management

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Erfolgskriterien: Das magische Dreieck im Projektmanagement

Technik

Org

anis

atio

n

Mensch

Ohne optimierte Abläufe nutzt die beste Technik nur wenig

Organisation und Technik

lassen sich nur mit und nicht

gegen die Menschenumsetzen

Moderne Software schafft einen technologischen Wettbewerbsvorteil

IT-Infrastruktur und Basistechnologien sind Kontinuierlich fortzuschreibende Langfristprojekte

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Veränderungen durch papierarme Abläufe (1)

Vorher:

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Veränderungen durch papierarme Abläufe (2)

Nachher:

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Neu:• Suchkriterien müssen

vorher definiert werden• Blättern in

elektronischen Registern

• Elektronisches „Merken“

• Höhere Konzentration erforderlich

Es entfallen:• Kollegen fragen• Ergebnisse auf dem

Schreibtisch ausbreiten

Suchergebnisse werden ausgedruckt

Quelle: Zeit, 22.06.2003

Wandel der ArbeitsbedingungenBeispiel Suche und Recherche

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Change Management wegen ECM

• Die umfassende Einführung von ECM-Lösungen bewirkt eine massive Änderung der Arbeitsweisen und der Anforderungen an die Mitarbeiter

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STOREWCM

RM

WF/BPM

DMCollab

Capture

• Dies umfasst die gesamte Unternehmensorganisation • Sämtliche Arbeitsabläufe müssen überprüft und ggf.

angepasst werden

© lusitich.de

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Aspekte bei der Einführung von ECM

Integration

Netzwerk

Internet/Intranet

Server

Clients

Bildschirme

Testumgebung

Betriebskonzept

Business Process

Management

Arbeitsplatz-analysen

Prozess-analysen

Schulungen

Support

CA

PT

UR

EM

AN

AG

E ST

OR

EP

RE

SE

RV

ED

ELI

VE

R

Enabling Web Client other Devices

Zielbild

MenschOrganisation

SE

CU

RIT

Y

Technik

Fat Client

SE

CU

RIT

Y

SE

CU

RIT

Y

SE

CU

RIT

Y

Speicherinfrastruktur

Schulungsumgebung

Teampotentialanalyse

Persönliche Profile

Analyse der Benutzerzufriedenkeit

Konfliktmanagement

Richtlinien, Arbeitsanweisungen

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Ausblick

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ECM 2.0

Von ECM zu Informationsmanagement

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Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

EIM Enterprise Information Management

Die Zusammenführung von strukturiertem und unstrukturiertem Content = Informationsmanagement

ECM

EIM

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