Eignung der Multimomentaufnahme zur Erfassung der Arbeitsabläufe einer komplexen Funktionseinheit im Krankenhaus am Beispiel des Zentrums Radiologie ISAK

Eignung der Multimomentaufnahme zur Erfassung der Arbeitsabläufe einer komplexen Funktionseinheit

im Krankenhaus am Beispiel des Zentrums Radiologie

ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement

Reifenrath, H.1, Haack, C.1, Rosenthal, H.², Lanfermann, H.³, Müller-Heine, A.4 , Lierse, M.1 und Tecklenburg, A.1

1 Institut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement, MHH, ² Institut für Diagnostische und Interventionelle Radiologie, MHH,

³ Institut für Diagnostische und Interventionelle Neuroradiologie, MHH, 4 Zentrum Biometrie, Medizinische Informatik und Medizintechnik, MHH


Klinische Krankenhausprozesse

Hochkomplexe Abläufe Verzahnung Abteilungen / Professionen Zeitversetzte Parallelität Geringer Planungshorizont „Paraprozessuale“ Aufgaben der Mitarbeiter

Darstellung und Analyse Sinnvoll für ökonomische Bewertung Notwendig für Prozessoptimierung


Untersuchungsmethoden

Prozessanalyse

„…bezeichnet die systematische Untersuchung (Analyse) von Prozessen und die Zerlegung in seine Einzelteile, um Verständnis für den Prozess zu erlangen und um Schwachstellen und Verbesserungspotentiale zu erkennen.“ 1

Multimoment-Häufigkeits-Studie (MMH)„… wird als ein Stichprobenverfahren definiert, dass statistisch abgesicherte Aussagen über die zeitliche Struktur beliebiger Vorgänge zulässt.“ 1

1Online Ressource: Wikipedia.de, Stand 5.3.2011


Merkmale der Untersuchungsansätze

Prozessanalyse Darstellung Kernprozess Zeiterfassung [min] Erhebung aufwendig Zeitraum je Prozess einige

Tage Störgrößen im Prozess

erkennbar

Geeignet für Einzelprozesse

MMH Darstellung Arbeitsabläufe Arbeitsanteilserfassung [%] Beobachtung einfach Zeitraum: Mehrere Wochen Störgrößen des Arbeitsplatzes

erkennbar

Geeignet für komplexe Arbeitsabläufe


Studienobjekt: Zentrum Radiologie

Institut für Diagnostische und Interventionelle Radiologie

Institut für Diagnostische und Interventionelle Neuroradiologie

Gerätetechnische / Räumliche Zusammenlegung im SPIC

(Strategische Partnerschaft Imaging Center)

Aufgabenstellung Teilprojekt „Workflow“ Konzepterstellung SOLL-Prozess IST-Analyse in beiden Abteilungen

Viele „paraprozessuale“ Tätigkeiten – Prozessanalyse ungeeignet


Abb. REFA Standardprogramm Mulitmomenthäufigkeitsstudie, Grap, R. Produktion und Beschaffung

Arbeitsplatzspezifisch: 17 - 22 Abläufe

15 Arbeitsplätze (80 Personen)3 CT, 3 MRT, 3 Angiographien, 3 Röntgen, 1 Sonographie,1 Servicepoint, 1 Archiv

~1000 Beobachtungen (Konfidenzintervall < 7%)

7°° - 19°°Uhr : 20 Rundgänge

Σ 25.000 Beobachtungen in 40 Arbeitstagen

Durchführung MMH


Ablaufarten Indikationsprüfung, Prüfung Vorbefunde, Protokollfestlegung

fehlende Informationen sammeln

Vorbereitung/ Aufklärung Patient

Befundung/ Nachbearbeitung Eigenuntersuchungen

Befundung/ Nachbearbeitung Fremduntersuchungen

Patientengebunden Tätigkeit /Scanbegleitung

Befundfreigabe

Befunddemonstration oder Besprechung mit externen Kollegen

Konferenz, Vorbereitung/-nachbereitung

Studienpatienten (Auftragsstudien)

Forschung (Publikation, eigene Studien durchführen)

Lehre (Studenten)

Qualitätssicherungsdokumentation / Erlössicherung (OPS)

Administration (Dienstplan, etc.)

Warten auf Patienten

Arbeitsunterbrechung Gerätestörung

Warten auf internen Kollegen

Weiterbildungsveranstaltung

(Befund-) Besprechung/ Beratung mit internen Kollegen

Wegezeiten

Pause / Sonstiges

z.B. Ärzte:

21 Ablaufarten

9 Arten als „unerwünscht“beurteilt

Arbeitsplätze:

Oberärzte:CT, MRT, Angiographie,

Allgemein

Ärzte: Modalität, „Vordergrund“,

Sonographie

MTRA: Modalitäten

Funktionspersonal:Servicepoint, Archiv


Diagnostische Radiologie

Arzt Röntgen Radio MTRA CT Radio

MTRA Sono Radio MTRA Röntgen NeuroArzt Angio Radio

MTRA Angio Radio

Arzt CT Vordergrund Radio

MTRA Röntgen Radio

Arzt CT Radio

Arzt Sono Radio Service / Archiv

Ebene 1 Angio Radio

Tel: Oberärzte Radio

CT, MRT, Angio, Allgemein

Rundgangsplanung


Ergebnisse Methodik

Erhebung 14 Arbeitsplätze / 80 Personen in 15 Minuten Befragung bei geistiger Tätigkeit notwendig Geringe Störung des Arbeitsablaufes Hohe statistische Aussagekraft

Keine Rückschlüsse auf Gründe der Arbeitsanteile Anteilige Arbeitszeit indirekt über Anzahl Personen und

Beobachtungszeit

MMH gut geeignet um Arbeitsabläufe komplexer Krankenhausabteilungen zu erheben


CT Arzt Radiologie

0,1%

Terminplanung0,3%

Warten auf internen Kollegen1%

Administration (Dienstplan, etc.)1%

Wegezeiten1%

Befunddemonstration/ Besprechung externen

Kollegen 1%fehlende Informationen

sammeln1%


9%

fehlende Informationen sammeln

Befunddemonstration/ Besprechung externen Kollegen


Administration (Dienstplan, etc.)

Warten auf Patienten

Arbeitsunterbrechung Gerätestörung

Warten auf internen Kollegen

Terminplanung

Wegezeiten

Befundung/ Nachbearbeitung Fremduntersuchungen

Qualitätssicherungsdokumentation / Erlössicherung (OPS)Indikations-, Vorbefundprüfung, Protokollfestlegung

Vorbereitung/ Aufklärung Patient

Befundung/ Nachbearbeitung Eigenuntersuchungen

Patientengebunden Tätigkeit /Scanbegleitung

Befundfreigabe

Studienpatienten (Auftragsstudien)

Forschung (Publikation, eigene Studien durchführen)

Lehre (Studenten)

Weiterbildungsveranstaltung

(Befund-) Besprechung/ Beratung mit internen Kollegen

Pause / Sonstiges

I-Faktoranteil insgesamt:13,45 %KI-Breite: 3,07 %

~ 3 - 4 Ärzte1 % = ~ 7 min.


Ergebnisse Zeiten / Tag (Beispiel CT)

Formel:

TA [%] x Beobachtungszeit [min/%] x Anzahl Mitarbeiter [n] = Manpower [min]

1. Fehlende Informationen beschaffen: Zeitbedarf Radiologie :~ 160 min. Zeitbedarf Neuro: ~ 65 min.

2. Terminplanung Station Zeitbedarf Radiologie :~ 75 min. Zeitbedarf Neuro: ~ 40 min.

3. Warten auf Patienten Zeitbedarf Radiologie :~ 60 min. Zeitbedarf Neuro: ~ 90 min.

4. Konferenzen Zeitbedarf Radiologie ~ OA 84 min / A 161 min

= 245 min (ca. 4h Arbeitszeit) Zeitbedarf Neuro: ~ OA 105 min / A 42 min

= 147 min (ca. 2,5 h Arbeitszeit)

5. Notfälle / ungeplante Patienten Zeitbedarf Radiologie :~120min/15 min. Zeitbedarf Neuro: ~ 40min /10 min.

Gerätezeiten: 60 – 160 Minuten


Ergebnisse MMH

Vergleichbare Arbeitsplätze deutliche Unterschiede Subjektive Anteile <> gemessene Anteile Rückschlüsse auf Arbeitszeiten sehr hilfreich

Personaleinsatz, Geräteauslastung

Grundlage für qualitative Ursachenanalyse Gezielte Schwachstellenanalyse Ableitung des Soll Prozesses Priorisierter Maßnahmenkatalog

MMH mit visualisiertem Workflow zur Schwachstellenanalyse und Prozessgestaltung sehr gut geeignet.


Diskussion

MMH geeignet bei dauerhaft besetzten Arbeitsplätzen Befragung bei geistiger Tätigkeit

Alternativ: Personenbezogene Erfassung (per PDA)

Schwachstellenanalyse und Workflow Optimierung

Ökonomische Bewertung


MMH an der MHH

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

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