ORIGINALI N DerSchmer. Konzepte, Klinik und Forschung

Ein Patientendokumentationssystem Schmerzkliniken und Schmerzambulanzen

auf Basis vernetzter Personalcomputer M. Bautz, M. Pfingsten, M. Weber, A. Weyland, B. Ensink und J. Hildebrandt Ambulanz ffir Schmerzbehandlung am Zentrum Anaesthesiologie der Universit/itskliniken Grttingen

A multi-user documentation system for pain clinics

Abstract. In pain clinics, thorough documentation of patient-related data is essential for analysis of patient history, long-term evaluation of diagnostic and thera- peutic procedures, and research on the etiology and epidemiology of chronic pain syndromes. With these requirements in mind, we realized a microcomputer documentation system based on a commercial data- base software concept (dBASE). Each patient's data are stored in three different sections: data for identifi- cation, basic data (mainly diagnostic findings), and treatment related follow-up data. The program was initially developed to run on a single IBM/XT- or AT-compatible computer (at least 640 kB RAM, 1 hard-disk-drive) with MS-DOS but has now been im- proved to work on a local area network (LAN) with the NOVELL-Netware operating system. Important features of our new system are: multi-user capability, flexible data management via menu-driven user dia- logue, rapid data access, and high compatibility al- lowing data exchange with other standard software packages. The microcomputer documentation system offers listings for administration as well as effective patient scheduling thanks to a recall system by date of last contact, selected therapeutic procedures and any other item in the medical record. A mail-merge service can be applied, which is particularly useful for follow-up-studies. The documentation system means routine work can be standardized and per- formed in an economical manner, with the ultimate aim of enhancing the quality of pain therapy.

Zusammenfassung. In Schmerzkliniken und -ambu- lanzen ist eine genaue Dokumentation der individuel- len Krankengeschichte und der jeweiligen diagno- stischen und therapeutischen MaBnahmen von beson- derer Bedeutung, um den organisatorischen Ablauf bei der Versorgung chronisch schmerzkranker Patien-

ten sowie epidemiologische, /itiologische und thera- piebezogene Forschung zu unterstiitzen. In der Schmerzambulanz der Universit/itskliniken GSttin- gen wurde deshalb auf der Basis einer kommerziellen Datenbank-Software (dBASE | ein Dokumentations- programm entwickelt, das identifizierende, diagnosti- sche und behandlungsbezogene Patientendaten ver- waltet. Das Programm, das anfangs fiir den Einsatz auf einem einzelnen IBM/XT- oder AT-kompatiblen Personalcomputer (min. 640 KB RAM, 1 Festplatte) unter MS-DOS | konzipiert war, wurde jetzt zu einer Mehrplatzversion ausgebaut, die auf einem lokalen PC-Netz (LAN) unter dem Betriebssystem NOVELL| lauff'fihig ist. Dieses neue System bietet neben der Mehrplatzffihigkeit einen schnellen und einfachen Datenzugriff im menfigesteuerten Dialog: Jeder The- rapeut kann an seinem Arbeitsplatzrechner Patienten- daten einsehen und editieren, wodurch eine st/indige Aktualit~t der dokumentierten Daten erreicht wird. Neben der Erleichterung von Routineabl/iufen (z.B. durch automatische Erstellung yon Kurzarztbriefen nach abgeschlossener Diagnostik, Wiedereinbestel- lung, etc.) wird auch die wissenschaftliche Auswer- tung durch die hohe Kompatibilitfit zu anderer Stan- dardsoftware erleichtert.

Seit einigen Jahren hat sich die Schmerzbehandlung - vorwiegend aus dem anaesthesiologischen Bereich heraus - als neues, interdisziplinfires Fachgebiet ent- wickelt. Schmerzambulanzen sind meist eigenst/in- dige, verwaltungstechnisch relativ abgeschlossene Ab- teilungen zur Versorgung fiberwiegend chronisch schmerzkranker Patienten.

Da in diesem jungen medizinischen Bereich z.Z noch viele klinisch relevante Daten fehlen, die eine exakte Aussage fiber die komplexen bio-psycho-sozialen Faktoren und deren Interaktion bei der Entstehung

Der Schmerz (1989) 3:140--145 �9 Springer-Verlag 1989

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und Aufrechterhaltung chronischer Schmerzzust~inde erlauben, ist im Einzelfall meist eine umfangreiche Zusatzdiagnostik notwendig.

So miissen alle neuen Patienten unserer Institution (Ambulanz fiir Schmerzbehandlung am Zentrum An- aesthesiologie der Universitfitskliniken G6ttingen) vor ihrem ersten Behandlungskontakt einen standar- disierten Fragebogen ausfiillen. Dieser Fragebogen erfaBt neben soziobiographischen Daten und krank- heitsrelevanten Angaben auch psychologische Varia- blen. Diese Informationen stellen eine wichtige zu- siitzliche Grundlage sowohl ~ r die Diagnosestellung als auch ffir die Einleitung und Durchfiihrung ent- sprechender therapeutischer MaBnahmen dar. Die Reliabilit~it sowie die diagnostische und prognostische Validitfit dieser Instrumente ist in vielen Ffillen jedoch nicht hinreichend geklfirt und bedarf weiterer Uber- prfifungen.

Auch die in der Schmerzbehandlung eingesetzten the- rapeutischen Verfahren sind vielfach neu bzw. z.T. wenig gesichert und miissen daher auf ihre Effektivi- flit, Validitfit und eventuelle Nebenwirkungen hin untersucht werden. Das Ziel besteht letztlich darin, eine weitgehende Standardisierung und Evaluation der diagnostischen und therapeutischen Vorgehens- weise vorzunehmen [2].

Aus den genannten Griinden muB die Dokumenta- tion in der Schmerzdiagnostik und -therapie einen ho- hen Standard aufweisen.

Unbedingte Voraussetzung •r eine aussagekrfiftige Dokumentation ist die Strukturierung des Datenma- terials mit dem Ziel, eine m6glichst hohe Datenquali- t/it bei noch vertretbarem Zeitaufwand zu erreichen. Gerade der letzte Punkt ist besonders wichtig, da bei zu hohem zeitlichen Aufwand die Benutzerakzeptanz fiir jegliche Art der Dokumentation nur gering ist.

Zu diesem Zweck wurde in der Schmerzambulanz G6ttingen bereits 1978 ein Dokumentationsbogen im Sinne des ,,problem-oriented medical record" [8] zur strukturierten handschriftlichen Erfassung relevanter Patientendaten entwickelt, der nach mehrfachen Re- visionen auch heute noch Verwendung findet (fiir Einzelheiten s. [3, 5]).

Da die Datenmenge pro Einzelpatient in der Schmerz- therapie erheblich gr6Ber ist, als in anderen klinischen Institutionen, •hrt die Verwaltung der dadurch be- dingten groBen Datenbest/inde im ,,Freitextpapierfor- mat" zu erheblichen organisatorischen Problemen und zeitraubenden Arbeitsablfiufen. In dem bislang verwendeten Dokumentationsbogen werden deshalb - abgesehen yon einem Freitextfeld - alle Eintr~ge in verschliisselter Form vorgenommen: Statt einer ausffihrlichen Formulierung wird ein entsprechendes Kiirzel eingetragen, was nicht nur die sp/itere Auswer- tung erleichtert, sondern auch den Ablauf der Doku- mentation erheblich beschleunigt.

Probleme ergeben sich bei diesem Konzept jedoch da- durch, dab ungeiibte Benutzer Schwierigkeiten haben, bei der Erfassung die richtigen Codes zu finden bzw. spfiter die Codes wieder in Freitext zu iibersetzen, wenn die entsprechenden Freitexterlfiuterungen (z.B. ffir Diagnosen) aus Platzgriinden nicht auf dem Bo- gen aufgeffihrt werden k6nnen.

Computergestiitzte Dokumentation yon Patientendaten

1980 wurde deshalb der Versuch gestartet, die Doku- mentation auf dem GroBrechner der Abteilung f~r medizinische Datenverarbeitung der Universit/itskli- niken G6ttingen zu implementieren, wobei durch ge- eignete Programme aus den codierten Dokumenta- tionsb6gen ein ausfiihrlicher Patientenbeleg erstellt werden soUte. Die Dokumentationsb6gen muBten zu diesem Zweck in die Abteilung ffir medizinische Da- tenverarbeitung gebracht und vom dortigen Personal in den GroBrechner eingegeben werden. Aufgrund der hohen Fehlertr/ichtigkeit durch mangelnde Fach- kenntnis des Eingabepersonals und wegen der schlechten Verffigbarkeit der Dokumentationsb6gen im Routinebetrieb ergab sich jedoch bei unverh/iltnis- m/iBig hohem Arbeitsaufwand ein nur unzureichender Informationsgewinn fiir die Schmerzambulanz. Diese Erfahrungen ffihrten im Jahr 1982 zu dem EntschluB, die Dokumentation auf dem Grol3rechner zugunsten einer dezentralen L6sung aufzugeben.

Da Mikrocomputer damals zu wenig leistungsf/ihig waren, wurde zun/ichst ein Mini-Rechner (DEC | PDP 11 unter dem Mehrplatz-Betriebssystem RT 11/ SHAREplus | und der Programmiersprache BASIC) eingesetzt. In zweij/ihriger Programmiert/itigkeit ent- stand ein System, das an vier Bildschirmarbeitspl/it- zen die komfortable Eingabe der zu dokumentieren- den Patientendaten erm6glichte [3]. Die Nachteile die- ses Systems lagen im hohem Programmieraufwand bei gleichzeitig geringer Flexibilit/it der Daten- und Programmstruktur ffir unterschiedliche Abfragen so- wie in hohen Kosten fiir Hardwareerweiterungen.

Erst in den letzten 3-4 3ahren konnte sich das Kon- zept der dezentralen computergestiitzten Dokumenta- tion in vielen medizinischen Bereichen zunehmend durchsetzen (zum fJberblick" [7]). Ausschlaggebend dafiir war zum einen das rasche Fortschreiten der technologischen Entwicklung im Bereich der MS- DOS-Mikrocomputer (bei gleichzeitigem drastischen Preisverfall) sowie - parallel dazu - die Entwicklung /iuBerst leistungsf/ihiger Standardsoftware, die selbst Nicht-EDV-Fachleuten die relativ einfache Adaption auf die jeweiligen abteilungsspezifischen Bediirfnisse erm6glicht.

Diese Entwicklungen ffihrten in der Schmerzambu- lanz schlieBlich zu der Entscheidung, die Patientendo- kumentation auf einem IBM-kompatiblen Personal-

142 Originalien

computer (PC) unter Einsatz eines kommerziellen Da- tenbanksystems (dBASE) weiterzuffihren.

Nachdem die Daten auf den PC fibertragen waren, zeigten sich sehr schnell die Vorteile dieses Konzepts : insbesondere die M6glichkeiten zur Datenabfrage und Modifizierung der Datenstruktur sind sehr viel umfangreicher und flexibler als bei allen vorherigen L6sungen. Die weite Verbreitung des verwendeten Datenbanksystems dBASE sicherte zudem selbst bei hoher Personalfluktuation die notwendige Pro- grammpflege.

So konnte in relativ kurzer Zeit ein dBASE-Pro- gramm [9] zur komfortablen Unterstfitzung der wich- tigsten Arbeitsabl~iufe erstellt werden, das inzwischen von der ursprfinglichen Einzelplatzversion zu einer Mehrplatzversion auf der Basis eines lokalen PC-Net- zes (,,Local Area Network"; LAN) weiterentwickelt wurde. Zur Zeit sind in diesem LAN 7 Arbeitsplatz- rechner installiert; bei Bedarf kann die Anzahl der angeschlossenen Stationen jedoch erh6ht werden.

Aujbau des Patien tendokumentationsprogramms

Die Benutzeroberfl~iche wurde in der Programmier- sprache des relationalen Datenbanksystems dBASE I I I+ erstellt (dBASE IV wird z.Zt. implementiert). Der umfangreiche Befehlsvorrat dieses Datenbanksy- stems erlaubt eine vergleichsweise einfache Program- mierung des menfigesteuerten Dialogbetriebs (Daten- display, Dateneditierung, Selektion nach bestimmten Ein- und AusschluBkriterien, Ausgaben, etc).

Die Bedienung des Programms und die Eingabe der Daten erfolgt konventionell fiber die Tastatur; unmit- telbare Ausgabemedien sind die einzelnen Bildschirm- arbeitspl~itze sowie die im Netz angeschlossenen Drucker. Eine weitere wichtige Art der Datenausgabe erfolgt fiber die Softwareschnittstelle des Datenbank- systems dBASE III + , die einen Datentransfer zu an- deter Standardsoftware (Statistik, Textverarbeitung, Grafik) erlaubt.

Die Struktur des Programms entspricht dem Aufbau des von uns ursprfinglich entwickelten Dokumenta- tionsbogens [3, 5], d.h. die Daten jedes Patienten wer- den in drei separaten Datenbankdateien gespeichert. Entsprechend enth~ilt das Programm drei Eingabe- breiche ffir diese Daten: Den Stamm-Satz mit ,,fe- sten" Daten wie Name und Adresse des Patienten und seines Hausarztes sowie weiteren sozialen Daten; den Basis-Satz mit relativ konstanten, krankheitsbe- zogenen Angaben (vorwiegend diagnostische Daten) und die behandlungsorientierten Follow-Up-Sdtze, die die therapeutischen Mal3nahmen ffir jeden Behand- lungstermin erfassen und deshalb eine hohe ,,Update- Frequenz" aufweisen. Die drei Dateien sind fiber die klinikintern einheitliche Patientenidentifikationsnum- mer, die als Feld in allen drei Dateien vorhanden ist,

(Anzah l de r Felder)

STAMM-DATEN ZUR PATIENTEN-IDENTIFIKATION (Daten mit sehr geringer Update-H~iufigkeit)

Identlflkationsnummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (1) Name, Adresae, Teleton . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (6) Geschlecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (1) Geburtadatum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (1) Schulblldung ......................................................................... (1) Behandlungsstadlum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (1) Krankenschein ( j /n ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (1) Follow-Up-Termine (erster/letzter) .................................... (2) Name und Adresse des Hausarztes .................................... (5) Patlentenfragebogen ( j /n ) .................................................. (1) Beaonderheiten (Allergien etc.) .......................................... ( t )

2. BASIS-DATEN: Krankengeschichte, Befunde etc. (Daten mit geringer Update-H~iutigkeit)

Identifikationsnummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (1) Abrechnungsmodus ............................................................. (1) Berufst~tigkelt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (2) Rentenverfahren ................................................................... (2) Uberweisungsart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (1) S e h m e r z l o k a l i s a t l o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (3) Schmerzschwere und - daue r ............................................... (2) Psychologische Varlablen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (5) Anzahl tier Voroperatlonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (1) Diagnose 1

Diagnose 5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (5) I A S P - C o d i e r u n g tier Diagnosen 1-5 ................................... (5) Name und Adresse des Qberweisenden Arztes ................. (5) Abaehlu6datum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (1) Status: Arz tb r l e f e .................................................................. (1)

3. FOLLOW-UP DATEN ] (Daten mit hoher Update-H~ufigkeit}

Identifikationsnummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (1) Datum der Therapie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ( t ) P r o b l e m (bezogen auf Diagnosen 1-5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ( t ) Therapeut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (2) B e h a n d l u n g e n 1-6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (6) K o m p l i k a t i o n e n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (2) B e h a n d l u n g s e r g e b n i s .......................................................... (1) F o l l o w - U p v o r g e s e h e n ( j /n ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (1)

Abb. t. Die Variablen eines individuellen Patientendatensatzes (Auszug) und das Prinzip der relationalen Verknfipfung der Daten- bankdateien fiber die Identifikationsnummer. Die Follow-Up-Da- tens~itze sind zus/itzlich mit jeweils einer der Diagnosen 1-5 aus dem Basisdatensatz verknfipft

indiziert und relational miteinander verkniipft (Abb. 1).

Eine Besonderheit des Programms liegt in der M6g- lichkeit, fiir einen Patienten mehrere Basisdatensiitze anzulegen (Abb. 2). Dies wird erforderlich, wenn sich ein Patient nach abgeschlossener Behandlung wegen einer anderen Problematik erneut zur Behandlung vorstellt. Das Programm ,,erkennt" diesen Sachver- halt daran, dab der bereits bestehende Basisdatensatz fiber das Feld ,Behandlungsstadium' als ,abgeschlos- sen" deklariert wurde und schl~igt vor, einen neuen Datensatz zu erzeugen.

Die Routineanwendung des Systems

Die Benutzung des Patientendokumentationspro- gramms beginnt mit der Eingabe eines ffir jeden Be- nutzer individuell zu vergebenden Paflwortes, wo- durch personenspezifisch und unabh~ingig vom je-

Originalien 143

St'mm-S'tz : Basis-Satz 1 ~/ (abgellchloiison)

Basis-Satz 2 ] . (abgeeohlollen) ]

Basis-Satz 3~,~[ (aktuoII)

Follow-Up 1.1

Follow-Up 1.2

Follow-Up 1.3

Follow-Up 1.4

Follow-Up 2.1

Follow-Up 2.2

Follow-Up 2.3

Follow-Up 3.1

Follow-Up 3.2

Follow-Up 3.n

Abb. 2. Die Struktur der Patientendatenbank und das Prinzip der mehrfachen Basis-S/itze

weils verwendeten Arbeitsplatzrechner differenzierte Zugriffsrechte erteilt werden k6nnen. So diirfen z.B. verwaltende Stellen nur eingeschr/inkte Anderungen der Daten vornehmen.

Als iibergeordnete Sicherungsstufe bietet zudem das Netzbetriebssystem NOVELL Advanced Netware| ausgereifte Datenschutzkonzepte, so dab ein unbe- rechtigter Zugriff auf die Patientendaten fast voll- kommen ausgeschlossen werden kann.

Im Hauptmenfi hat der Benutzer dann die M6g- lichkeit, zwischen verschiedenen Arbeitsroutinen zu w/ihlen (Abb. 3), die menfigesteuert weiterverzweigen. Der rasche Zugriff auf einen bestimmten Patienten- satz erfolgt durch die Eingabe von 3-4 Buchstaben des Nachnamens als Suchstring, woraufhin der Satz- zeiger in der alphabetisch indizierten Stammdatei auf den ersten passenden Namen gesetzt wird. Jetzt wer- den dieser und alle weiteren Nachnamen, die dem Suchstring entsprechen, mit zus/itzlichen Informatio- hen wie Vorname, Geburtsdatum, Wohnort etc. ange-

zeigt, so dab die Identifikation des gesuchten Patien- ten auch bei zahlreichen gleichlautenden Nachnamen schnell gelingt. Durch den schnellen indizierten Zu- griff (IndexSequential-AcessMode, ISAM) liegt die Antwortzeit des Systems bei dieser Routine selbst in grogen Dateien (derzeit mehr als 4.200 Patienten) bei ca. 1 s. Alle Informationen zu diesem Patienten stehen dann fiber die Verknfipfung mit der ebenfalls indizier- ten Identifikationsnummer zur Verffigung.

Die Bildschirmmasken zur Dateneingabe und -editie- rung zeigen einen formular/ihnlichen Aufbau (Abb. 5), so dab die Eingabe der Daten prinzipiell dem Ausffillen eines Formulars entspricht, demgegen- fiber aber folgende Vorteile aufweist:

o Die Eingaben werden - wenn sinnvoll - in codierter Form vorgenommen, was einerseits die Eingabezeit reduziert und Platz auf dem Massenspeicher spart und andererseits Auswertungen wesentlich verein- facht.

o Die Codes sind programmintern jeweils einer alpha- betiseh sortierten Klartextliste zugeordnet. Nach der Eingabe eines Suchstrings von 3-4 Buchstaben wird diese als Versehliisselungshilfe in separaten Bild- schirmfenstern eingeblendet (Abb. 4); durch Markie- ren des gewfinschten Klartextes (z.B. einer Diagnose oder Behandlung) mit dem Cursor wird der entspre- chende Code im Eingabefeld gespeichert. Die inte- grierte Diagnosendatenbank enthfilt die wichtigsten Diagnosen im Zusammenhang mit Schmerzen (zur Zeit etwa 500); ihnen sind - soweit vorhanden - die entsprechenden Ziffern der ICD [4] und des DSM III-R [1] zugeordnet. Ergfinzend werden die Diagno- sen nach dem Klassifikationsschema der International Association for the Study of Pain (IASP) verschlfisselt [6]. Ein neues, axiales Codierungsschema ffir Schmerzdiagnosen wird gerade in Zusammenarbeit mit dem ,,Arbeitskreis Schmerz'" der Deutschen Ge- sellsehaft fi~r Andsthesiologie und Intensivmedizin (DGAI) ausgearbeitet. Auch die zur Zeit implemen- tierten ca. 100 verschiedenen medizinischen MaBnah-

H A U P T M E N ~ Schmerzambulanz G6ttingen 1989

:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::

DATE I EN ~ ................................................... !!i!!!!!!'" _ m I !i!!!)!{)

D Patienten - Daten: iii{iiiii �9 Neu-Eingabe iiiiiiiii �9 Korrektur iiiiiiiii �9 Ausdruck iiiiiiiii

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INFORMATION ============================= .....

Datum: Zeit �9 ii!!!!!!i 14.04,89 16 : 22 ." 18 iiiiiiiii

Zugangsberechtigung: 3 !::i::i::i!::

ARBEITSHILFEN

,,..~ ......................

I ................................................ ))) L Leistungsabrechnung iii K Kurzarztbrief ::: ::1 B ausfUhrlicher Arztbrief ::: F fehlende Krankenscheine iii V undefinierte Patienten ::: ::: M Monitoring: i:i

�9 Wiedereinbestellen '" A Ausgabe: �9 Z~hlen, Listen iii

�9 Patientenselektion ::: S Datensichern iii

::: H Hilfen: �9 Hilfstexte, :::

�9 Zugangsrechte Mndern ::: Q Programmende ~ii

: : : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . : : : : : : : : : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . : I :

::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: Abb. 3. Bildschirmmaske f/ir das iiiiiiiiiii{ _ Auswahl ~{~E~]~H~{~]~{~:::#)~)~{~::)~)~::~)~::)~{~::~:~::::::~::~:::~::~::~:::{~::~:::{:::::::#::::::~:::::~::~:::::~::~::~::::~::~::::::~::::::~::~::::::::~::~::::::~:: Hauptmenii des Dokumentations- •••:••••••••••••••::::::::::::::::::::::::::::::::::•••••::::::::::::::::::::::::::::::••••••••••••:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::•••••••::::::::::::::::::::::::::::::::••••••••••••••••••••••••••••••::::::::::::

progranuns

144 Originalien

DIAGNOSE ICD_ATIOL ICD_LOK

->

Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz Kopfschmerz

bei Bing-Horten Syndrom (Cluster) bei chron, paroxysmaler Hemicranie bei endogener Depression bei Facettenarthropathie der oh. HWS bei Herpes zoster (akut) bei Herpes zoster Neuralgie bei Hirntumor bei hormoneller Dysfunktion bei Kiefergelenkarthrose bei Kompress. der Wurzeln C2/C3 bei L~sion/Kompr. d. N. occipitalis bei Lumbalpunktion bei Migr~ne ohne Aura bei MigrMne mit Aura bei Migr~ne mit neurolog. Ausf~llen bei Migr~ne (idiopathischer) bei MigrMne (ophthalmoplegischer) medikamenten-induziert

ICD: 346.2 ICD: 346.9 ICD: 307.8 ICD: 723.1 ICD: 054.9 ICD: 053.1 ICDz 191.- ICDz 259.9 ICDz 715.9 ICDz 353.2 ICD: ICD: 349.0 ICD: 346.1 ICD: 346.0 ICD: 346.0 ICD: 346.9 ICD: 346.8 ICD: 995.2

(784.0) (784.0) (784.0) (784.0) (784.0) (784.0) (784.0) (784.0) (784.0) (784.0) (784,0) (784.0) (784.0) (784.0) (784,0) (784.0) (784.0) (784.0)

Diagnose ~bernehmen mlt [ESC] Auswahl mit [t] [~] PgUp PgDn Abb. 4. Verschlfisselungshilfe fiir die Codierung der Diagnosen

-- Seite 2

Patienten-Nummer: 0050865

B A S I S - Daten aktueller Basis-Datensatz 3

Schmerz-Lokalisationen .... im Bein 122

V A S (in m~) ............ 89

Psycho-soziale Beteiligung 1 Ja Beschwerden-Liste ......... 21 Depressivit~ts-Skala ...... 23 P Score ................... 14 K--Score ................... 21 Schmerzzeichnung ........... 1 Besonderheit:KONTRASTMITTELALLERGIE Therapeut: ENSINK

Diagnosen

1 ... Apoplex 2 ... Beinschmerz nach Apoplex (Thalamussyndrom) 3 ... 4 ... 5 ...

Weiter mit jeder Taste...

erg~nzend: erg~nzend: 602.01 erg~nzend: erg~nzend: erg~nzend:

Abb. 5. Eine der zwei Bildschirmmasken fiir die Eingabe und Bearbeitung der Basis- dokumentation

men, die von diagnostischen und therapeutischen Nervenblockaden bis zu psychodiagnostischen und psychotherapeutischen Behandlungen reichen, wer- den nach dem oben beschriebenen Verfahren codiert.

o Beim sp~iteren Editieren der Daten werden die Co- des vom Programm entschlfisselt und der entspre- chende Klartext wird angezeigt (Abb. 5).

o Wenn m6glich werden die Eingaben einer soforti- gen Plausibilitfitskontrolle auf unzul~issige, d.h. auBer- halb eines definierten Bereichs liegende Werte unter- zogen: Werden solche Werte entdeckt, wird die Kor- rektur der Eingabe verlangt.

o Die Eingabe w~hrend der Behandlung oder unmit- telbar im AnschluB daran sichert die Vollstdndigkeit und Aktualitiit der Daten. Da jeder Therapeut die an- fallenden Daten aus den von ihm durchgeffihrten Untersuchungen und Behandlungen selbst eingibt, werden Fehler erheblich reduziert. Das Programm tr~gt unmittelbar zur Okonomisie- rung und Beschleunigung von Routineabl~iufen bei:

o Wichtige Daten aus dem Patientensatz werden in automatisch erstellte Kurzarztbriefe und in Vorlagen

ffir weiter zu bearbeitende, ausfi~hrliche Arztbriefe fibernommen (Name und Adresse des iiberweisenden Arztes, Name und Anschrift des Patienten, Diagno- sen, Behandlungen). Die Erstellung eines ausfiihr- lichen Arztbriefes wird zudem nach AbschluB der Therapie automatisch angemahnt.

o tJbersichtliche Patientenbelege k6nnen bei Bedarf sofort am Bildschirm dargestellt werden und - z.B. als Ersatz ffir verlorengegangene Akten - ausgedruckt werden.

o CTber Unterprogramme werden Wiedereinbestel- lungsbriefe fiir solche Patienten ausgedruckt, die z.B. nach spezifischen Behandlungen, bei kontrollbediirf- tigen pathologischen Befunden, zur Medikamenten- iiberprfifung oder nach bestimmten Fristen einen wei- teren Termin erhalten sollen. Patienten, die zu einem vorgesehenen Follow-Up-Termin nicht erschienen sind, werden fiber diese Routinen ebenfalls ange- schrieben. Am Quartalsende werden Mahnbriefe wegen fehlender Krankenscheine gedruckt. Ein Pro- grammodul zur Abrechnung ~irztlicher Leistungen wird z.Z. erstellt.

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Weitergehende Datenabfrage und A uswertungsm6glichkeiten Die Bearbeitung wissenschaftlicher Fragestellungen (insbesondere Therapiekontrolle und Untersuchung psychosomatischer Zusammenhiinge) wird durch die Computerdokumentation erheblich erleichtert. Die Auswertung des Datenmaterials wird auf verschiede- ne Weise unterstiitzt. Ffir bekannte, d.h. definierte Standardabfragen sind kurzc Programme direkt vom Hauptmenii aus abrufbar. Eine universelle M6g- lichkeit der Datenselektion erfolgt fiber die Angabe der eingrenzenden Filterbedingungen (obere und untere Begrenzungen) ffir jedes einzelne Feld mittels ciner Auswahlmaske, wodurch sich spezielle Teiida- teien erstellen lassen, die dann separat weiterverarbei- tet werden k6nnen. Auch komplexere Abfragen k6n- nen zur Beantwortung spezieller Fragestellungen kurzfristig vorgenommen werden. Die selektierten Daten k6nnen fiber die programminterne Schnittstelle in eines der leistungsf'~ihigen Statistik-Programmpa- kete (z.B. BMDP | SAS | SPSS/PC+ | fibernom- men werden, die vielf'~iltige, von einfachen deskriptiv- statistischen bis hin zu komplexen multivariaten Ana- lysen reichende Auswertungen erm6glichen, die frfi- her nur auf GroBrechenanlagen durchzufiihren wa- ren.

Hard- und Softwarevoraussetzungen Um die Arbeitsgeschwindigkeit (,,performance") des Gesamtsystems zu optimieren, verwenden wit als Ar- beitsplatzrechner im Netz ausschlieBlich AT-kompa- tible Personalcomputer (Prozessor 80286, min. 640 KB RAM, 20 MB Harddisk) mit entsprechend lei- stungsffihigen Netzkarten (Schneider & Koch| Hochleistungsnetz, nach ETHERNET|

Als dedizierter Server wird ein AT-80386 (1.5 MB RAM, 110 MB Harddisk) unter NOVELL Advanced Netware eingesetzt; als Datenbanksystem verwenden wir dBASE III+ ; die Umstellung auf dBASE IV wird z.Z. durchgeffihrt, da diese Version fiber zahlreiche neue Funktionen verfiigt.

Die Gesamtkosten ffir das hier beschriebene 7-Platz- System (inklusive Hardware- und Softwarelizenzen) betragen ca. DM 54000.--, sind jedoch stark abhfin- gig von der Qualit~it der verwendeten Rechner und Netzwerkkarten. Der Einsatz yon roll ausgerfisteten Arbeitsplatzrechnern hat den Vorteil, dab diese auch unabhfingig vom Netzbetrieb benutzt werden k6n- nen; prinzipiell ist auch eine preisgfinstigere Variante mit Satelliten ohne eigene Festplatte und ohne Disket- tenlaufwerke (sog.,,diskless-workstations") realisier- bar.

Das Patientendokumentationsprogramm ist auch als ,,stand-alone"-System auf einem einzelnen AT-kom- patiblen Rechner (min. 640 KB RAM, 20 MB Hard- disk) laufffihig. Die Kosten inklusive Hard- und Soft- ware liegen ffir die Einplatzversion bei ca. DM 8000.--.

Vor- und Nachteile des Systems Im Bereich von Stationen bzw. Ambulanzen kann ein dezentrales Dokumentationssystem auf der Basis eines lokalen PC-Netzes mit einem nach den abtei- lungsspezifischen Bedfirfnissen erstellten Programm die gleichen Anforderungen erffillen, wie eine Rechen- anlage mittlerer Kapazit~it. Die als Arbeitsplatzrech- ner verwendeten PCs geh6ren mittlerweile in den mei- sten Abteilungen und Instituten zur ,,Standardausrii- stung". Eine kleine Anlage ist darfiberhinaus flexibler zu handhaben und zus/itzlich anderweitig zu nutzen und kann im Bedarfsfall den abteilungsspezifischen Anforderungen differentieller und schneller angepaBt werden.

Als eventueller Nachteil der dezentralen Datenver- waltung erweist sich, dab sfimtliche Wartungsaufga- ben wie Systemsupervision, Programmpflege, regel- m~iBige Datensicherung etc., die bei einem GroBrech- ner vom Personal des Rechenzentrums fibernommen werden, nun in der Abteilung selbst organisiert wer- den mfissen. Ffir diese unabdingbaren Aufgaben fehlt jedoch h~iufig die notwendige personelle Kapazit~it.

Demgegenfiber bleibt festzuhalten, dab durch die gute Unterstfitzung des Routinebetriebs, die M6glichkeit zu direkten Datenerfassung am Arbeitsplatz und durch den schnellen Zugriff auf die gewfinschten Da- ten die Akzeptanz der Benutzer steigt, was unmittel- bar der Dokumentationsqualitfit und -quantit~it zu- gute kommt.

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Dipl.-Psych. M. Bautz Ambulanz ffir Schmerzbehandlung Universit/itskliniken Robert-Koch-StraBe 40 D-3400 G6ttingen