Eine Archivmigration von FileNet IS nach P8 de Rueda · Eine Archivmigration von FileNet IS nach P8 Einführung als „big bang“ bei drei Versicherungen Ihr Systemhaus für Versicherungen

Eine Archivmigration von FileNet IS nach P8

Einführung als „big bang“ bei drei Versicherungen

Ihr Systemhaus für Versicherungen

Zu meiner Person…

� Heico de Rueda

� Abteilungsleiter der SV-Informatik demIT-Dienstleister der SparkassenVersicherung

� SV-Informatik betreibt Anwendungsentwicklung

CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 2

� SV-Informatik betreibt Anwendungsentwicklung� ca. 220 Mitarbeiter an 3 Standorten

� Wir betreuen auch: SV-Sachsen und HFK

� Ich bin seit 1997 im Archivumfeld und ECM „im Einsatz“

Archivmigrationen. Ich war dabei…

� zwei FileNet IS � ein FileNet IS (OSAR)

� FileNet IS (OSAR) � FileNet IS (MSAR)

� SER � FileNet IS

� FileNet IS � FileNet IS


� FileNet IS � FileNet IS

� FileNet IS � IBM P8bei drei Versicherungen parallel

Hände hoch!

Wer hat schon eine Migration durchgeführt?


Migration? Muss das denn sein?

� FileNet IS ist seit 1996 bei der SparkassenVersicherung in Produktion� Stabil, schnell, hohe KundenzufriedenheitErgo: Es gab keine fachlichen oder technischen Gründe für einen Umstieg

� Durch die Anforderung der SV zur Anbindung des Außendienstes und der Sparkassen an das Archiv


Außendienstes und der Sparkassen an das Archiv verdoppelten sich die Nutzer und damit die Lizenzgebühren

� Der Zugriff für den Außendienst ermöglicht neue prozessuale Optimierungsansätze mit einer deutlichen Verbesserung und Beschleunigung der Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst

Warum P8?

� Der Umstieg auf „nicht IBM Archive“ wurden geprüft.� z.B. Oracle UCM. Warum? Weil unsere AWL auf Oracle basiert.Aber: ungünstiger Migrationspfad, Kosten

� Zum Glück gibt es P8!


� IBM hat ein attraktives Lizenzmodell angeboten

� So entstand ein Business Case der einen Umstieg „rechnete“

� Aber. Wir nutzen nur den P8-Content Manager und Content-Connector SAP

Planung

� Projektleitung lag in der der Verantwortung der SV-Informatik

� Cenit wurde beauftragt die Migration technisch - in enger Zusammenarbeit mit unserem IT-Betreiber GaVI – umzusetzen


� Cenit. Das war eine gute Entscheidung!

�kompetent, zuverlässig, mit der notwendigenExpertise und Erfahrung in IS und P8

Protagonisten

�GaVI (IT-Betreiber)

�Cenit (u.A. Spezialist für Migrationen)

�SV-Informatik (PL, Anwendungsintegration)

�Revision


�Revision

�DVK und Fachbereiche der Versicherungen

�Levigo (Jadice Viewer)

Warum drei Archive migrieren?

� Die SV-Informatik versorgt drei Versicherungen mit IT-Dienstleistungen

� Alle drei nutzten bis dato FileNet IS

� „Über“ dem Archiv liegt eine von der SV-Informatik entwickelte Postkorb-Applikation

� Entwicklung und Einsatz der Postkorb-Applikation


� Entwicklung und Einsatz der Postkorb-Applikation erfolgen nach dem Prinzip des „single source“

� Darum die Entscheidung alle drei Versicherungsunternehmen „gleichzeitig“ mit P8 in Produktion zu nehmen

Zeitleiste

Q3 Q4 Q1 ffQ2Q1Q4Q3Q2

201220112010Q1

Konzeption und Planung

Aufbau Testumgebung

Aufbau Q-Umgebung

2009

Strategische Überlegungen


Umstellung Postkorbschnittstellen auf P8

Vorbereitung Migration

Abnahmetests und Abnahme

Implementierung Jadice-Viewer-Schnittstelle

Dokumentenmigration

Produktionsbeginn P8 / Abschaltung Filenet IS

Aufbau Produktionsumgebung

Aufbau Q-Umgebung

� Riesige Datenmengen in einem definierten Zeitkorridor von IS nach P8 transportieren

� Knowhow Aufbau P8� Annotationen müssen im Zielarchiv unverändert

angezeigt werden� Performance. Werden die Dokumente ausreichend

schnell zur Anzeige gebracht?

Was waren die Herausforderungen?


� Performance. Werden die Dokumente ausreichendschnell zur Anzeige gebracht?

� Stabilität. Läuft das neue Archiv robust?� Der Benutzer soll keine Veränderungen feststellen

(außer Verbesserungen…)� Integration eines neuen Viewers� und, und, und…

Unsere Herausforderung. „Export“

� Bereitstellung eines stabilen, konsistenten Verfahrens für den Transport von Dokumenten und Annotationen von der Quelle zum Ziel

� Die Verwendung des „eMigrator“ für den Export erwies sich als Sackgasse� massive Probleme aufgrund eines Bugs in AIX


� massive Probleme aufgrund eines Bugs in AIX


201220112010Q1



Aufbau Testumgebung


Aufbau Q-Umgebung

2009



201220112010Q1



Aufbau Testumgebung


Aufbau Q-Umgebung

2009


Ärger, Forschung,Umbau der Verfahren

Unsere Herausforderung. „Export“

� Schwenk und Umbau von „eMigrator“ auf „IS-Exporter“für den Export der Dokumente aus IS

� Zentrale Verwaltung der Migration über die „Auftragstabelle“ � durchgängige Protokollierungalle Prozessschritte � Nachvollziehbarkeit


� Aber weiterhin: Import der Dokumente nach P8 unter Verwendung des „eMigrator“

� Durchsatz:IS-Exporter (raus aus IS): ca. 12 - 15.000 Doks / heMigrator (rein in P8) : ca. 20 - 25.000 Doks / h

Unsere Herausforderung. Annotationen

� Annotationen haben eine zentrale Bedeutung� Annotationen dienen als Nachweis� Zum Teil „phantasievolle“ Anwendung von Annotationen

� Position, Größe, Menge, Typen, Schrifttypen, kunden-spezifische Besonderheiten müssen berücksichtigt werden


spezifische Besonderheiten müssen berücksichtigt werden� Beispiel 200 Annotationen auf einem Dokument

� Neuer Dokumenten-Viewer „Jadice“ unter P8

Unsere Herausforderung. Viewer

� IBM bieten keinen leistungsfähigen Dokumentenviewer für P8

� Entscheidung für den Einsatz von „Jadice“ von Levigo

� Notwendig: Umbau der Schnittstellen unserer Postkorb-Applikationen auf „Jadice“ und P8. Aufwand hoch


� Sehr gute Unterstützung durch Levigo

Ablauf und Komponenten…


15.000 Doks/h25.000 Doks/h

2 bis 4 WindowsServer

Zahlen und Fakten.

Dokumente im FileNet IS Migration von SAP-DatenDaten + Dokumente (SAPMIG)

Themen

Seiten im FileNet IS

davon COLD-Dokumente

120 Mio

SV

334 Mio

26 Mio

24 Mio

SVS

44,5 Mio

-

5,7 Mio

HFK

18,1 Mio

-

Dauer �2.4. bis 17.8.2011= 137 Tage


Annotationen 27,9 Mio 2,6 Mio 0,7 Mio

Plattenplatzbelegung vor Migra 2 x 15 TB 2 x 2 TB 2 x 1 TB

Plattenplatzbedarf nach Migra 1 x 15 TB 1 x 2 TB 1 x 1 TB

jährl. Zuwachs 2,3 TB 400 GB 150 GB

Schnittstellen

Postkorb-Viewer

Themen

Docentry/Filenet-Capture(Scanner, OCR, Massen-e-mail)

Postkorb-AD-Web-Service

ja

SV

ja

ja

ja

SVS

ja

ja(neu mit P8)

ja

HFK

ja

nein


(Scanner, OCR, Massen-e-mail) ja ja ja

Cold-Import nein nein nein

BatchIT-Import/PK-Import (Papyrus-Dokumente) ja ja ja

AC-SAP (Eingangsrechnungen, Reorg-Daten) ja

ja(neu mit P8)

nein

Fileindex/IDM-Desktop (DVD-/File-Import, e-mail) ja ja ja

Test. Last und Performance

� Die Betriebstauglichkeit des neu aufgebauten FileNet P8-Systems wurde durch Last- und Performancetests geprüft und dokumentiert

� Die Tests erfolgten direkt gegen FileNet P8 mit realitätsnahen Daten


� Ziel des Lasttest:

� Überprüfung des System- und Antwortzeitverhaltens unter realitätsnaher Serverbelastung.

� Tool �

Test. Last und Performance

Testsequenzen:

� Test 1: Abarbeitung einer Referenzdokumentenliste mit 516 Dokumenten. Vergleich des Standortdurchsatzes

� Test 2: Simulation der Sachbearbeiterzugriffe zu


� Test 2: Simulation der Sachbearbeiterzugriffe zu Spitzenzeiten bis zu 5-facher durchschnittlicher Produktionslast

� Test 3: (Stresstest): mit maximaler Anzahl an möglichen parallelen Zugriffen (hochdrehen der Zugriffszahlen bis zum Stillstand der Server)

Test. PCs pro Standort

11


1

3

3

5

RZ in Stuttgart

Rahmenbedingungen. Big Bang

� Die Datenmigration erfolgt komplett vor dem Umschalten der Systeme auf P8. Inklusive der letzten Delta-Migration…

� Vor dem eigentlichen Umschalten der Systeme kann das komplette System durchgetestet werden und von den Fachbereichen und der Revision geprüft werden

� Erst nach vollständiger Abnahme von P8 inkl. der Datenbestände wird auf


� Erst nach vollständiger Abnahme von P8 inkl. der Datenbestände wird auf P8 umgestellt

� Im Postkorb werden die DocIDs von IS und P8 gehalten. Der Wechsel von IS auf P8 kann per Konfigurationsparameter im Postkorb umgestellt werden

� Die umgestellten Anwendungsschnittstellen werden technisch vor Umstellung bereitgestellt. Die Aktivierung erfolgt zeitgleich mit der Umschaltung auf P8

Rahmenbedingungen. Big Bang

� Stichtagsumstellung � Umstellung aller Eingangs- und Ausgangsschnittstellen

gleichzeitig auf Filenet P8� Im Postkorb wird per Konfiguration das Zielarchiv (mit

Viewer) definiert� Alle User arbeiten nach Umstellung mit P8 und Jadice


� Alle User arbeiten nach Umstellung mit P8 und Jadice

� Vorteile� Keine kontinuierliche Deltamigration IS nach P8� Keine organisatorischen und prozessualen

Einschränkungen

� Nachteile� Keine stufenweise Einführung möglich

Zeitplan der Produktivnahme

JanDezNov

Jan 2012Nov – Dez 2011

Aktivitäten und Meilensteine

Deltamigrationen25.-30.11.11, 2. - 3.1.12, 12.1.12

Produktionsbeginn P8 13.1.12

SV-Sachsen

HFK


Produktionsbeginn P8

Deltamigrationen25.–30.11.11, 20.-22.12., 19.–20.1.12, 26.1.12

Deltamigrationen 2. – 3.1.12, 19.1.12

Produktionsbeginn P8

Hauptmigration 15.11. -30.11.11

27.1.12

20.1.12

HFK

SV

Rahmenbedingungen. Fallback

� Für die Umstellung von IS nach P8 wurde ein Fallback auf IS entwickelt, verbunden mit einer Rückmigration der in P8 neu hinzugekommenen oder geänderten Dokumente und Annotationen.

� Die Rückmigration von P8 nach IS wäre einzigartig


� Die Rückmigration von P8 nach IS wäre einzigartig gewesen…Zum Glück wurde dieses mehrfach verprobte Szenariokeine Wirklichkeit!

Was bleibt…

� Nach der Migration ist vor der Migration� Nächste ist schon in Planung

Von P8 nach IBM CM (bei HFK)

� „Rück“Migrationsverfahren P8 nach IS

� Ein selbstentwickeltes Tool für den Vergleich von


� Ein selbstentwickeltes Tool für den Vergleich von Dokumenten am Bildschirm IS<=>P8.Extrem hilfreich für Revision, Abnahme, Fehlersuche

� Selbstentwickelte, unabhängige Schnittstelle zwischen Jadice und P8

Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit.


Heico de Rueda

Abteilungsleiter / IV1SV-Informatik

Tel. 0611 / 178 44048

[email protected]

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