El plan anual actos preparatorios

Dr. Miguel Ángel Salas Macchiavello

[email protected]

Lima, febrero del 2013

EL PLAN ANUAL DE

CONTRATACIONES

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CONCEPTOS PREVIOS

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A nivel estratégico el abastecimiento envuelve a todas las áreas de la organización para diseñar, desde las etapas de la necesidad y concepción de los productos y/o servicios, un proceso que incluya todos los medios necesarios para obtener los mejores resultados, en términos económicos y satisfacción del usuario.

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Constitución Política del Perú – Artº 76

“Las obras y la adquisición de suministros con utilización de fondos o recursos públicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitación pública, así como también la adquisición o la enajenación de bienes.La contratación de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto señala la Ley de Presupuesto se hace por concurso público. La ley establece el procedimiento, las excepciones y las respectivas responsabilidades.”

CONCEPTOS PREVIOS

4

Ley de Bases de la Descentralización: Ley Nº 27783 – Artº 10

“[...] las normas técnicas referidas a los servicios y bienes públicos, y los sistemas administrativos del estado, referidos a presupuesto, tesorería, contaduría, crédito público, inversión pública, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de gobierno”.

CONCEPTOS PREVIOS

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• Este proceso comprende las siguientes actividades:

- Determinación de necesidades.- Consolidación de necesidades.- Formulación del plan de

adquisiciones.- Ejecución de la programación.- Evaluación de la programación.

PROGRAMACION

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• Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que se cierra el círculo, y permite la satisfacción de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados.

DISTRIBUCION

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Dirigir, programar y ejecutar la administración del Sistema Administrativo de Abastecimiento conforme a los lineamientos y políticas de la entidad, normas presupuestarias, técnicas de control sobre adquisiciones y otras normas pertinentes.

Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera la entidad.

Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de Servicios

Área de Logística o Abastecimiento Principales funciones generales

8

Formular y ejecutar el Plan Anual de Contrataciones y proponer su aprobación, en coordinación con las Gerencias de Planeamiento, Presupuesto, así como la Gerencia de Administración y Finanzas.

Prestar asistencia a los Comités Especiales responsables de los procesos de selección de bienes y servicios.

Participar en la conformación de los Comités Especiales para las licitaciones, concursos públicos y adjudicaciones directas y menor cuantía.

Área de Logística o Abastecimiento Principales funciones generales

EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS

DE SELECCIÓNDE SELECCIÓN

ELABORACIÓN DEL PACELABORACIÓN DEL PAC

Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

VALORADOVALORADO

PROGRAMACIÓN DE NECESIDADESPROGRAMACIÓN DE NECESIDADES

AJUSTE DEL VALOR MONETARIO Y

PRESENTACIÓN A LA OFIC. DE CONTABILIDAD

INVENTARIO FÍSICO

VALORIZACIÓN DE LAS EXISTENCIAS

DE ALMACÉN

INGRESO AL ALMACÉN INSTITUCIONAL


ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO VALORADOELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO VALORADO

PROGRAMACIÓN DE NECESIDADESPROGRAMACIÓN DE NECESIDADES

La Programación de necesidades debe efectuarse estrictamente en función a las metas de cada área solicitante (Usuarios/Áreas de Línea), señalando un plazo referencial de ejecución de acuerdo a sus prioridades y un perfil genérico de lasespecificaciones técnicas.

Esta fase consiste en la consolidación de las necesidades de bienes, servicios y obras, sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura – PIA.


ELABORACIÓN DEL PAACELABORACIÓN DEL PAAC

En la fase de programación y formulación del Presupuesto Institucional, cada una de las dependencias de la Entidad determinará, dentro del plazo señalado por la normativa correspondiente, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en función de sus metas presupuestarias establecidas, señalando la programación de acuerdo a sus prioridades.

Las Entidades utilizarán el Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE, siendo el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad responsable de esta actividad.


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EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓNEJECUCIÓN DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

Para la determinación del proceso de selección se considerará el objeto principal de la contratación y el valor referencial establecido por la Entidad para la contratación prevista. En el caso de contrataciones que involucren un conjunto de prestaciones, el objeto principal del proceso de selección se determinará en función a la prestación que represente la mayor incidencia porcentual en el costo.

En cualquier caso, los bienes o servicios que se requieran como complementarios entre sí, se consideran incluidos en la contratación objeto del contrato.

VALORIZACIÓN DE LAS EXISTENCIAS VALORIZACIÓN DE LAS EXISTENCIAS

DE ALMACÉNDE ALMACÉN

Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los diversos procesos de selección, en aplicación de los Plan Anual, en el ingreso físico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Técnicas de Control Interno, la Unidad de Almacén hará la Catalogación, Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacén, verificación permanente de su estado de conservación, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén, informe a la Oficina de Contabilidad, etc.

Se realiza en función a los documentos - fuentes o tasación, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).


AJUSTE DEL VALOR MONETARIOAJUSTE DEL VALOR MONETARIO Y PRESENTACIÓN A LA OFIC. DE CONTABILIDAD

INVENTARIO FÍSICOINVENTARIO FÍSICO

En es proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de Abastecimiento, Sistema Nacional de Bienes, etc.

Se aplica lo establecido en las normas legales vigentes en lo Referido al Sistema Nacional de Contabilidad.

Es importante resaltar que esta actividad es clave para la sustentación del Balance anual


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RELACIONAMIENTO DEL SISTEMA Y LA LEY

o Maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del Estado, uso eficiente y transparente de recursos públicos.

o Permitir que las entidades contraten en forma oportuna, de la calidad requerida y a precio razonable.

Objetivo de la Ley

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Órganos Ejecutores dentro de cada Entidad

• Área Usuaria.– Cuyas necesidades pretenden ser atendidas

o que por especialidad canaliza requerimientos.

– Determina las necesidades– Define las características y cantidad de lo que

se va a adquirir o contratar.– Formula requerimiento– Supervisión de la ejecución contractual

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• Órgano encargado de las contrataciones– Gestión de abastecimientos al interior de la

Entidad.– Planifica, prepara y efectúa adquisiciones.– Consolida requerimientos.– Elabora Plan Anual de Contrataciones

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• Órgano encargado de las contrataciones– Elabora expediente de contratación inicial.– Custodia el expediente de contratación– Realiza estudio de las posibilidades del

mercado.– Determina valor referencial.– Determina tipo de proceso de selección

definitivo– Realiza fiscalización posterior

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FASES DE LA CONTRATACIÓN

1.

Programación y actos

preparatorios

1.

Programación y actos

preparatorios

2.

Proceso de Selección

2.

Proceso de Selección

3.

Ejecución Contractual

3.

Ejecución Contractual

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1. Programación y Actos Preparatorios

Plan Anual de ContratacionesPlan Anual de Contrataciones

Expediente de ContrataciónExpediente de Contratación

BasesBases

Comité EspecialComité Especial

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Usuarios definen

requerimientos

Usuarios definen

requerimientos

Consolidación de cuadro de necesidades

Consolidación de cuadro de necesidades

SEACESEACE

LOCAL Y WEB DE LA

ENTIDAD

LOCAL Y WEB DE LA

ENTIDAD

Elaboración del PAC

Aprobación de PIA

Aprobación de PIA

Difundir:

Dentro de los 5 días hábiles de aprobado

Segundo Momento (15 días hábiles después)

Primer Momento

PlanAnualPlan

AnualAprobaciónAprobación

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Modificación del PAC

• Incluir o excluir procesos de selección; o • Modificar la cantidad prevista de bienes,

servicios u obras en más de 25% del valor estimado y ello varie el tipo de proceso de selección.

Podrá ser modificado en cualquier momento, de conformidad con la asignación presupuestal o en caso de reprogramaciones de las metas institucionales.

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EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

• Sentido amplio: Documento que contiene todas las actuaciones referidas a la contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato.

¿Cuándo se inicia? Se inicia con el requerimiento del área usuaria.Concluye con la conformidad de recepción de la última prestación, o con la liquidación, en caso de obras, y con el pago.

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Elaboración de Expediente de Contratación

NECESIDADConsolidar en el PAC

NECESIDADConsolidar en el PAC

Área Usuaria / RequerimientoÁrea Usuaria / Requerimiento OECOEC

Estudios de las posibilidades que ofreceEstudios de las posibilidades que ofrece

Definición:C.T.

Características Técnicas V.L.

Valor Referencial

Definición:C.T.

Características Técnicas V.L.

Valor Referencial

Determinación del tipo de proceso de selección: LP, CP, ADP, ADS, AMC.

Determinación del tipo de proceso de selección: LP, CP, ADP, ADS, AMC.

Prohibición de Fraccionamiento: No se debe dividir una adquisición o contratación para dar lugar al cambio del tipo de proceso de selección

Prohibición de Fraccionamiento: No se debe dividir una adquisición o contratación para dar lugar al cambio del tipo de proceso de selección

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Contenido del expediente de contratación

• Requerimiento Área Usuaria• Estudio de mercado / indagación• Características técnicas y cantidad • Valor Referencial• Tipo de proceso de selección• Sistema y Modalidad de Selección• Disponibilidad Presupuestal

El Expediente de Contratación se elabora en la Fase de Actos preparatorios y acaba en la liquidación del contrato.El Expediente de Contratación se elabora en la Fase de Actos preparatorios y acaba en la liquidación del contrato.

PresupuestoInstitucional deApertura

PresupuestoInstitucional deApertura

PlanAnual deContrataciones

PlanAnual deContrataciones

Plan Estratégico InstitucionalPlan Estratégico Institucional

Armonizando los Instrumentos de Gestión Institucional

Sistema de planeamiento

Sistema de Presupuesto

Sistema de Contrataciones

Plan OperativoPlan Operativo

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OBJETIVO DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO

El Estado tiene la obligación de satisfacer las necesidades de sus habitantes. Este es el principal objetivo del Estado, al satisfacer tales necesidades garantiza la convivencia y la paz social.

La Contratación Pública es una herramienta proporcionada al Estado para cumplir con sus fines, es por medio de ella que se logra acordar con un particular el suministro de un bien, la prestación de un servicio o la realización de una obra.

Para ello debe maximizar el valor del dinero de los contribuyentes en las contrataciones que realice, de manera que estas se efectúen en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad.

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Comprende la planificación de las necesidades, la aprobación del Plan Anual de Contrataciones, la formación del expediente de contratación, la designación del comité especial, la elaboración de las bases y su aprobación.

Para poder incluir un proceso de selección en el PAC, el financiamiento de dicho gasto a realizarse durante el año fiscal debe estar previsto en el presupuesto institucional.

PROGRAMACIÓN Y ACTOS PREPARATORIOS

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ORGANO ENCARGADA DE LAS CONTRATACIONES

Planifica y efectúa las acciones de abastecimiento al interior de la Entidad.

Esta oficina se encarga entre otras cosas, de formular el requerimiento anual de los bienes y servicios conforme a la información que recaba de las áreas usuarias; cuando ello ocurre la dependencia realiza una labor de investigación para establecer con precisión las características de aquello que se desea adquirir o contratar.

FUNCIONARIOS Y SERVIDORES A CARGO DE LAS CONTRATACIONES ESTATALES

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AREA USUARIA

Es aquella de donde surge el requerimiento. Determina las necesidades, las características técnicas y la cantidad de lo que se va adquirir o contratar.

Todas las entidades públicas tienen áreas usuarias u oficinas con labores específicas. Estas áreas requieren por ejemplo útiles de oficina y prestación de servicios determinados. Por ello tienen participación en el proceso de supervisión de la ejecución contractual, salvo que la norma de la entidad establezca que sea otro órgano el encargado de realizar esta supervisión.

FUNCIONARIOS Y SERVIDORES A CARGO DE LAS CONTRATACIONES ESTATALES

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Interrelación de los sistemas administrativos en la fase de

Programación y Actos Preparatorios de la Contratación Pública

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CONCEPTO DEL PLAN ANUAL

• El Plan Anual de Contrataciones del Estado es un instrumento de gestión, a través del cual se programarán las contrataciones que se realizarán en un ejercicio presupuestal, a fin de satisfacer las necesidades de la Entidad, de acuerdo con los objetivos estratégicos Sectoriales de cada Pliego, a fin de cumplir con sus metas institucionales.

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CARACTERÍSTICAS• Público: la norma de contrataciones públicas exige que

el PAC se encuentre a disposición y conocimiento del público en general, a través de la página web del OSCE, la página web de la Entidad, si la tuviese, así como en el local de la Entidad al valor de su reproducción.

• Formal: su aprobación y modificación requiere de documento formal, aprobado por autoridad competente.

• Obligatorio: todas las Entidades bajo el ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado se encuentran obligadas a formular su PAC.

• Integral: El PAC agrupa todas las contrataciones que la Entidad realizará.

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CONTENIDO DEL PLAN ANUAL En cumplimiento del artículo 7º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo N° 184-2008-EF debe contener básicamente la siguiente información: •El objeto de la contratación o adquisición. •La descripción de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar. •El valor estimado de la adquisición o contratación. •El tipo de Proceso de Selección que corresponde al valor estimado y al objeto. •La fuente de financiamiento. •Tipo de moneda. •Los niveles de centralización o desconcentración. •La fecha probable de la convocatoria.

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IMPORTANCIA DEL PLAN ANUAL • Para el Área de abastecimiento o logística, ya que a través de dicho

instrumento se ejecutan las Adquisiciones y Contrataciones de bienes, servicios, consultorías y obras que han sido debidamente programadas para todo el ejercicio presupuestal, realizando el inicio del expediente del proceso de selección, debidamente aprobado (Art. 8° de la Ley y 6º del Regl.)

• Para los Comités Especiales y Permanentes, porque son los responsables directos de su ejecución.

• Para los proveedores nacionales e internacionales, toda vez que estos tienen acceso a los planes anuales a través de las páginas Web.

• Para el Órgano o funcionario encargado de la aprobación y/o modificación del PAC, como responsable de la supervisión de la elaboración, aprobación, publicación, difusión y ejecución.

• Para los Órganos de control interno, para efectuar sus acciones de control .

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PRIMERA ETAPA DE PAC: en la fase de programación presupuestal…

¿Qué, para qué y cuánto adquirir? • Cada área usuaria planifica sus actividades.

• Determina los insumos que requiere utilizando el formato Cuadro de Necesidades elaborado por la Oficina de Administración (Logística), el cual contempla:

– Código del catálogo de bienes y servicios

– Consumo histórico móvil del producto y costo unitario vigente, según data de Almacén.

• Determina nuevos servicios que requerirá.

• Los servicios generales los determina la Logística.37

El cuadro de necesidades de bienes y servicios

META PRESUPUESTARIA (actividades)

FINALIDADUNIDAD DE

MEDIDACANTIDAD PRESUPUESTO CATALOGO UNIDAD DE

MEDIDACANTIDAD

COSTO UNITARIO

COSTO ANUAL

B1 Caja 1,000 2.50 2,500.00 1,100.00 2,750.00 B2 Unidad 2,000 5.00 10,000.00 1,101.00 5,505.00 B3 Rollo … …

2.3.1.5.1.2 Papelería y útiles de oficina S/. ….. S/. …..… … … … … … … …

S1 DocumentoS2 InformeS3 Informe

2.3.2.7.1.1 Consultorías desarrolladas por personas juridicas S/. ….. S/. …..OTRAS ACTIVIDADES DEL POI

FINALIDADUNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD

B1 Unidad 16 400.00 6,400.00 16.00 6,400.00 B2B3 … …

2.3.1.6.1.1 De vehiculo Repuestos y accesorios S/. ….. S/. …..… … … … … … … …

CODIGOS DE GASTOCANTIDAD

REQUERIDA

CONSUMO HISTORICOCOSTO TOTAL

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…en la fase de programación

• Determinación de valores estimados por el Órgano encargado de las Contrataciones: – Resumen de necesidades a nivel global– Valorización de necesidades que no cuentan

con costo definido: revisión de precios de compra recientes (SEACE), cotizaciones, etc.

– Ajuste de cifras según principales indicadores del Marco Macroeconómico Multianual 2011-2013.

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En la fase de formulación presupuestal…

• Demanda Global y Presupuesto:– Definición de metas presupuestarias– Ajuste de demanda de gastos según nivel de

ingresos.– Uso de la escala de prioridades.

40

…Formulación: Proyecto de PAC

– Oficina de Presupuesto determina las fuentes de financiamiento disponibles para las contrataciones.

– Órgano encargado de las contrataciones determina qué tipo de requerimientos ingresan al proyecto PAC.

– Se determina el proceso de selección correspondiente.

– ¿fechas probables de convocatoria?

41

42

43

Areas usuarias presentan

requerimientos

Valoriza el Cuadro de

Necesidades

1ª ETAPA PAC: Programación y Formulación

Utiliza indices macro-

económicos

El presupuesto se remite al MEF para su revisión.

INICIO

Define Bb y Ss con proceso de

selección

Si no cubre, ajusta proyecto PAC en

coordinación

El presupuesto se incluye en el proyecto de Ley de Presupuesto.

FIN

Órgano encargado de

las contrataciones

Oficina de Presupuesto

Proyecto

PAC II

O.P. proyecta financiamiento

Proyecto

PAC I

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EL AREA USUARIA

El área usuaria es la dependencia encargada de realizar los requerimientos de bienes, servicios y obras que requiere para el cumplimiento de sus objetivos y metas.

El artículo 5 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado – en adelante, la Ley ‐ establece que el área usuaria es la dependencia de la Entidad cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratación, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias.

45

EL AREA USUARIA

El artículo 11 del Reglamento indica que el área usuaria es la responsable de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones.

Esta actividad debe desarrollarla conforme lo dispone el artículo 13 de la Ley.

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EL AREA USUARIADeterminación de necesidades

I. Consiste en identificar las necesidades de bienes, servicios y obras.

II. Para definir las necesidades es necesario que las metas estén claramente formuladas en términos de:

• Naturaleza de lo que se debe realizar • Cantidad que se va a producir,.• Tiempo o duración para culminar o

alcanzar una cantidad determinada• Características técnicas de la meta • Cantidad de personal que se prevé emplear

para ejecutar la meta . 47

Meta, Unidad Responsable y Cantidad de Personal.

Código del bien o del servicio definido por el proceso de catalogación

Denominación del bien o del servicio. Unidad de Medida. Precio Unitario (por cada unidad del bien o

servicio), sirve como dato de referencia. Unidades necesitadas. Periodo en que se necesita contar con el bien o

usar el servicio. Valor total estimado, que se obtiene multiplicando:

Total de unidades necesitadas X Precio Unitario.


48

Por ello, indicamos que una buena definición de requerimientos nos ayudará a ser:• Eficaces: el hecho de detallar qué queremos y cómo lo queremos nos permitirá satisfacer los objetivos de la Entidad.• Transparentes: hará posible que todos los proveedores cuenten con la información necesaria para participar en nuestras compras, en igualdad de condiciones.• Eficientes: ayudará a reducir el riesgo de destinar recursos en procesos de compra infructuosos.


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EL AREA USUARIA

Cada dependencia de una Entidad pública se convertirá en área usuaria al momento en que realice su pedido, el cual toma el nombre de requerimiento.

En este requerimiento, que se materializa a través de un memorando o cualquier otro documento establecido en las normas internas de la Entidad, debe acompañarse las características del bien, servicio u obra y las condiciones en las que se requiere.

50

Las normas antes citadas ordenan que el área usuaria deberá describir el bien, servicio u obra a contrata al plantear su requerimiento; definir con precisión su cantidad y calidad, e indicar la finalidad pública para la que debe ser contratado. Definir con precisión la cantidad y calidad de los bienes, servicios y obras que requiere el área usuaria debe realizarse respetando el Principio de Razonabilidad, contemplado en el artículo 4 acápite e) de la Ley. La norma pone énfasis en el hecho que es el área usuaria quien debe encargarse de elaborar los requisitos técnicos mínimos. Para ello debe considerar cuáles son sus necesidades reales.

EL AREA USUARIA

51

EL AREA USUARIAArtículo 2 de la Ley señala que el objeto de la Ley es establecer las normas orientadas a maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del Sector Público, de manera que éstas se efectúen en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad. En ese orden de ideas, si el área usuaria elabora los requisitos técnicos mínimos con el propósito de favorecer a determinado grupo de proveedores sin considerar sus reales necesidades, está incumpliendo la norma antes citada. Este hecho le generará responsabilidades de carácter administrativo, civil y penal.

52

EL AREA USUARIA

La elaboración de las especificaciones técnicas deberá ser realizada por el área usuaria en coordinación con el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Deberán evaluar en cada caso las alternativas técnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfacción del requerimiento.Esta evaluación deberá permitir la concurrencia de una pluralidad de proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo proceso de selección. De otro lado, indica que deberá evitarse incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento sólo favorezca a determinados postores.

53

EL AREA USUARIA

Si el área usuaria, en coordinación con el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad, establece requisitos técnicos mínimos que realmente necesita que tenga el bien o servicio que solicita y que permite la participación de una pluralidad de postores, se alcanzará el objetivo planteado por el artículo 2 de la Ley.

54

EL AREA USUARIA

Asimismo, las especificaciones técnicas deben cumplir obligatoriamente con los reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales, si las hubiere. Estas podrán recoger las condiciones determinadas en las normas técnicas, si las hubiere.

Por ejemplo, cuando el área usuaria requiere la contratación del servicio de seguridad y vigilancia para sus instalaciones, deberá recurrir a las normas técnicas establecidas para el caso por la Dirección General de Control de Servicios de Seguridad, Control de Armas, Munición y Explosivos de Uso Civil DICSCAMEC.

55

Fase de aprobación presupuestal, Plan Operativo y PAC

• Evaluación del PAC que culmina: – Procesos de selección no convocados.– Procesos declarados desiertos o nulos.– Procesos de selección en curso.

• Incidencia del POI que culmina:– Actividades pendientes de ejecución– Actividades en proceso (ejecución contractual)– Actividades dependientes

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…en la fase de aprobación …

• En base a la evaluación efectuada, las áreas usuarias: – Actualizan o ratifican los requerimientos y

precisan la fecha en que los necesitan.– Remiten los requerimientos técnicos mínimos

de las contrataciones que se efectuarán durante el primer trimestre.

• OEC actualiza precios y/o cotiza nuevos requerimientos.

57

…proceso de aprobación.

• Revisión del presupuesto aprobado: – Presupuesto asignado por actividades /

proyectos y genéricas del gasto.– Contraste y reasignación según la demanda

de gasto actualizada (escala de prioridades).– Ajuste de metas presupuestarias.– Ajustes de información del proyecto PAC.– Listado de contrataciones pendientes para

buscar nuevas fuentes de financiamiento.

58

Revisa procesos pendientes del

PAC que culminó

2ª ETAPA PAC: Fase de Aprobación Presupuestal

Incluye P.S. en proyecto PAC.

PAC de la Entidad

INICIO

Órgano encargado

de las contrataciones

Coordina con usuarios la

prioridad de los gastos.

Verifica cifras en las cadenas

funcionales

Ajusta distribución

mensual del PIA.

FIN

Oficina de Presupuesto

Planeamiento evalúa las

actividades pendientes POI.

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…casos en los que el PAC requiere una modificación

• Segundo: Si el valor referencial difiere en más de 25% del valor estimado y ello varía el tipo de proceso de selección.– Sólo si producto del estudio de las

posibilidades que ofrece el mercado, se cumplen ambas condiciones.

60

Consideraciones en la modificación del PAC

- Debe considerar las repercusiones en el POI y el PIA.

- Requiere la acción coordinada entre las áreas de contrataciones, presupuesto y planeamiento.

- Se registra la inclusión o exclusión de proceso(s) de selección.

61

MODIFICACIÓN DEL PAC

Causas de modificación:1. Asignación presupuestal 2. Reprogramación de las metas institucionales

Formas:Cuando se tenga que incluir o excluir procesos de selecciónCuando el valor referencial difiera en más del 25% del valor estimado y ello varíe el tipo de proceso de selección.

Aprobación y difusión de las modificaciones se hará en la forma prevista para su aprobación inicial.

EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PAC

• El Titular evaluará semestralmente ejecución del PAC.

• Podrá adoptar medidas correctivas para alcanzar metas y objetivos del POI y, también disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas.

• Durante la Aprobación del Plan Anual de la Entidad X, se pudo apreciar las siguientes situaciones:

1. El PIA de la Entidad fue aprobado el 30-12-2012 y la fecha de aprobación del PAC 2013 se realizó el 18-02-2010.

2. Dicha Entidad efectúa directamente en el extranjero la compra de repuestos para sus aviones de origen ruso y considera que no es necesario su programación en el PAC.

EJERCICIOS

3. En el ejercicio anterior (2012), se convocaron procesos de selección, los que fueron declarados desiertos. Para la 2° convocatoria, los procesos respectivos fueron incluidos en el PAC 2013.

4. La OIM va a convocar un proceso para la ejecución de una obra, lo cual no ha sido considerado en el PAC 2013 por ser un proceso derivado de un convenio

EJERCICIOS

5. Para la ejecución de una obra por administración directa, la Entidad ha programado en el PAC 2013 las siguientes contrataciones: i) Alquiler de retroexcavadora, ii) contratación de operarios (la programación se hizo de manera individual), iii) la adquisición de cemento.

6. La contratación del servicio de vigilancia ha sido programada dos (2) veces, una como proceso regular y otra por exoneración.

EJERCICIOS

ERRORES FRECUENTES

• Aprobación del Plan Anual fuera de plazo o sin publicación.

• Inclusión de procesos de otros regímenes (convenio, compras extranjeras, etc.)

• No precisa si se trata de procesos años anteriores (Ej. Procesos desiertos).

• No se determina correctamente el objeto de contratación ni el tipo del proceso de selección.

• Indicios de fraccionamiento

• El Plan Anual no representa en la praxis el requerimiento anual, apreciándose que los usuarios presenten requerimientos sucesivos durante todos los meses del año.

• No se determina correctamente el objeto de contratación ni el tipo del proceso de selección.Ejemplo:o Se tiene programado una adquisición de bienes

por S/. 100,000.00o En su composición, se determina que existe

prestación de servicios por S/.70,000.00 y bienes por S/.30,000.00

o De acuerdo a lo dispuesto por el Art. 19° del Reglamento el objeto principal del proceso de selección se determinará en función a la prestación que represente la mayor incidencia porcentual en el costo.

o En el presente caso, la programación correcta debe ser un Servicio, por tener el mayor peso porcentual.

ERRORES FRECUENTES

CONCLUSIONES • Las entidades públicas cuentan con una serie de

instrumentos para orientar su gestión estratégica y operativa.

• Si su elaboración es coordinada entre las áreas de Planeamiento, Presupuesto, Contrataciones y el área usuaria se transforman en una verdadera herramienta de gestión.

• En la fase de programación y de ejecución contractual, el sistema de contrataciones está estrechamente vinculado al sistema de presupuesto.

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CONCLUSIONES

• Se requiere una buena programación de los gastos para el cumplimiento oportuno del pago a los proveedores.

• No sólo debemos planificar la gestión sino también evaluar periódicamente los resultados obtenidos.

• El PAC como herramienta de gestión logística para el monitoreo de las contrataciones, requiere de una evaluación periódica para mejorar aspectos internos de gestión de la Entidad.

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CONCLUSIONES GENERALES

• En cada ámbito de gobierno, el Estado cuenta con una serie de instrumentos de gestión que orientan el accionar en cada Entidad.

• El sistema de contrataciones públicas está interrelacionado con los sistema de planificación, presupuesto y tesorería, sin ellos no funciona.

• El programador logístico cumple un rol estratégico en la coordinación con las áreas usuarias, planificación, presupuesto y los operadores de compras, a fin de efectuar un uso más eficiente de los recursos financieros.

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Documents

El plan anual actos preparatorios