Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ... Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ... Program Automasi Sirkulasi ini segera diwujudkan mengingat

  • View
    218

  • Download
    4

Embed Size (px)

Text of Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ... Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal...

  • Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

    Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository2006

    1

  • Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

    Laporan Pelaksanaan Magang di Bidang Automasi Pelayanan (Sirkulasi) Pada Perpustakaan Universitas Indonesia

    1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang pesat

    dalam dasawarsa terakhir ini telah memberikan dampak yang cukup luas

    terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik,

    dimana pengolahan dokumentasi dan temu baliknya serta pelayanan dilakukan

    secara automasi. Disisi lain kita dapat melakukan penelusuran informasi dengan

    akses yang tidak terbatas secara global.

    Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di

    semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi

    pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi

    yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi

    informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu

    berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual,

    perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran

    perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi

    informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung

    yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya.

    Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan

    sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu

    pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis,

    mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan

    membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan,

    mengelola dan menyediakanya untuk umum.

    Peranan perpustakaan menjadi semakin penting apabila perpustakaan

    tersebut mampu beradaptasi dengan TIK itu, oleh karena itu para pustakawan

    yang profesional akan menjadi agen yang menyampaikan informasi itu kepada

    penggunanya. Sebaliknya bagi perpustakaan yang tidak tanggap dengan

    Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository2006

    2

  • Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

    perkembangan teknologi maka dikhawatirkan suatu saat akan ditinggalkan

    penggunanya.

    Menyadari hal tersebut ditas, Perpustakaan USU selalu berupaya

    mengadopsi perkembangan TIK. Hal ini tebukti selama dasawarsa terakhir ini

    adanya pembaharuan yang terus menerus pada manajemen perpustakaan.

    Sejak tahun 1992 automasi telah diterapkan pada sebagian besar kegiatan kerja

    perpustakaan. Koleksi bahan pustaka saat ini telah banyak dalam dokumen

    elektronik, internet, sehingga para pemakai tidak merasa asing menggunakan

    saat ini.

    Layanan Sirkulasi merupakan unit penting dalam kegiatan layanan

    Perpustakaan. Aktifitas kegiatan pada layanan ini bersifat rutin, dan

    membutuhkan sistem yang baik dalam memperlancar mekanisme kegiatan

    layanan. Hal ini terlihat pada kegiatan transaksi peminjaman dan pengembalian

    buku. Kini Perpustakaan sudah banyak yang mengalihkan sistem sirkulasinya

    dari manual ke sistem automasi, sehingga waktu yang dibutuhkan menjadi lebih

    singkat per transaksi. Mengingat pentingnya peningkatan ketrampilan

    pustakawan dalam menjalankan sistem sirkulasi berbasis elektronik tersebut,

    Perpustakaan melalui program TPSDP perlu melakukan training kepada

    kepada staf yang terkait dengan tugas tersebut ke Perpustakaan Universitas

    Indonesia.

    Satu hal yang harus disyukuri adalah bahwa Perpustakaan USU tergolong

    yang cepat dapat mengadopsi perkembangan terbaru bidang TIK tersebut,

    terutama bila dibandingkan dengan perpustakaan lain di Indonesia.

    Disisi lain secara umum dapat dikatakan bahwa salah satu hambatan

    utama untuk mengembangankan perpustakaan di Indonesia adalah sangat

    kecilnya anggaran perpustakaan itu sendiri. Hal ini menjadi sangat menyulitkan

    bagi perpustakaan itu untuk mendapatkan dana yang diperlukan. Karena itulah

    sangat penting apabila pimpinan perpustakaan lebih kreatif untuk mencari dan

    memanfaatkan berbagai peluang meskipun harus dengan cara mengikuti

    kompetisi.

    Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository2006

    3

  • Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

    Program Automasi Sirkulasi ini segera diwujudkan mengingat

    Perpustakaan USU telah berhasil memenangkan kompetisi dalam mendapatkan

    dana Proyek TPSDP (Technological and Professional Skills Development Sector

    Project) yang diselenggarakan Dirjen Dikti dan ADB (Asian Development Bank)

    Proyek TPSDP ini akan membantu membiayai pengadaan sarana atau

    peralatan yang diperlukan untuk mendukung pengembangan Automasi sirkulasi

    tersebut. Dibidang pengembangan SDM, Proyek ini juga akan membiayai

    peningkatan keterampilan staf perpustakaan untuk melaksanakan training atau

    kursus dibidang teknologi informasi untuk mendukung kelancaran pekerjaan

    automasi sirkulasi tersebut.

    Dalam kaitan inilah penulis melaksanakan magang terhadap pengalaman

    perpustakaan Universitas Indonesia (UI) khusus dalam bidang Automasi Sirkulasi. 1.2. Tujuan Magang

    Diharapkan staf yang ditraining mampu memberikan solusi pada berbagai

    masalah yang dihadapi selama ini pada sistem sirkulasi pada Perpustakaan USU

    yang sudah terautomasi sejak tahun 1993.

    1.3 Ruang Lingkup Mempelajari aplikasi automasi sirkulasi, meliputi transaksi peminjaman,

    transaksi pengembalian, dan perpanjangan waktu peminjaman, pemesanan dan

    mempelajari hubungan sistem sirkulasi dengan server.

    2. SEKILAS TENTANG PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS INDONESIA 2.1 Sejarah Perpustakaan di lingkungan Universitas Indonesia (UI) berasal dari

    fakultas yang masing-masing memiliki perpustakaan. Sejarah mencatat, UI

    berdiri dan berkembang dari berbagai fakultas dan lembaga yang memiliki corak

    masing-masing.

    Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository2006

    4

  • Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

    Saat ini UI memiliki 12 Fakultas, yaitu Fakultas Kedokteran (FK), Fak.

    Kedokteran Gigi (FKG), Fak. Matematika da Ilmu pengetahuan Alam (FMIPA),

    Fak. Tehnik (FT), Fak. Hukum (FH), Fak. Ekonomi (FE), Fak. Ilmu Budaya (FIB)-

    dulu Fak. Sastra-, Fak. Psikologi (FP), Fak. Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP),

    Fak. Kesehatan Masyarakat (FKM), Fak. Ilmu Komputer (FASILKOM) dan Fak.

    Ilmu Keperawatan (FIK) yang masing-masing memiliki perpustakaan.

    Selain itu masih ada perpustakaan di beberapa lembaga dan unit kerja.

    Konsep tentang perlunya suatu perpustakaan yang terpadu telah diawali dengan

    pertemuan pimpinan perpustakaan fakultas pada tanggal 5 Juni 1959.

    Pada tanggal 5 Maret 1983, berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan

    dan Kebudayaan No. 0130/O/1983 tentang Organisasi dan Tatakerja Universitas

    Indonesia dibentuk Unit Pelaksana Teknis (UPT) untuk bidang perpustakaan,

    yaitu UPT Perpustakaan Universitas Indonesia yang bersama-sama dengan UPT

    lain ikut menunjang program pendidikan.

    Kepala UPT Perpustakaan Pusat bertanggung jawab secara langsung

    kepada rektor, dan berfungsi sebagai koordinator untuk perpustakaan-

    perpustakaan fakultas.

    Pada tahun 1987, UPT Perpustakaan Pusat menempati gedung baru yang

    terletak di Kampus Baru Depok seluas 5.926 m2. Gedung UPT Perpustakaan

    Pusat terdiri atas Gedung A (2 lantai) dan Gedung B (4 lantai). Lokasinya

    berdekatan dengan Gedung Rektorat, Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ilmu

    Budaya (dulu Fak. Sastra).

    Gedung A

    Gedung B

    Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository2006

    5

  • Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

    2.2 Jenis Layanan Perpustakaan UI

    Sirkulasi

    Layanan peminjaman buku teks berada di Gd. B lantai 2. Koleksi buku

    rujukan, tesis, disertasi, laporan penelitian serta UI-ana hanya dapat

    dibaca di tempat baca Perpustakaan UI

    Layanan Rujukan Atau Referensi

    Layanan ini bertujuan untuk membantu sivitas akademika UI dalam hal

    penelusuran informasi, khususnya bagi mahasiswa yang sedang

    mengerjakan tugas akhir atau sedang melakukan penelitian.

    Permintaan informasi dapat disampaikan secara langsung atau melalui

    e-mail

    Pelatihan Penelusuran Informasi

    Layanan Pelatihan Penelusuran Informasi terdiri dari beberapa paket,

    yaitu Paket Dasar dan Paket Lanjutan, yang bertujuan untuk

    membantu meningkatkan information skills pengguna. Layanan ini

    disediakan untuk seluruh sivitas akademika UI, khususnya mahasiswa

    baru dan mahasiswa tingkat akhir. Permohonan untuk mengadakan

    pelatihan dapat disampaikan secara langsung