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ETAPAS PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA INTEGRADO DEGESTÃO EMPRESARIAL (ERP)
Leandro Roberto Baran1
1Universidade Tecnológica Federal do Paraná – UTFPR – Ponta Grossa – [email protected]
Ademir Stefano Piechnicki22Instituto Federal do Paraná – IFPR – Telêmaco Borba – Brasil
Flávio Piechnicki33Pontifícia Universidade Católica do Paraná – PUC-PR – Curitiba – Brasil
Eduardo Michailu Mendes4
4Pontifícia Universidade Católica do Paraná – PUC-PR – Curitiba – [email protected].
ResumoO objetivo deste trabalho é apresentar todas as etapas de implantação de umSistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) dentro de uma organização. Otrabalho foi realizado por meio de pesquisas bibliográficas na área de Tecnologia daInformação, Sistemas de Informações, Sistemas ERP. É apresentada a evoluçãodos ERP a partir dos Sistemas de Informação. Apresenta-se o potencial deintegração e otimização dos processos pelo Sistema. É descrito um modelo deimplantação, identificando os fatores decisivos de cada etapa durante este processo,levantando os aspectos positivos e negativos durante esta implantação.
Palavras-chave: Sistemas ERP, Tecnologia de Informação, Integração,Implantação.
AbstractThe aim of this paper is to present all stages of implementation of an IntegratedEnterprise Management (ERP) within an organization. The work was conductedthrough literature searches in the area of Information Technology, InformationSystems, ERP Systems. It shows the evolution of ERP from Information Systems.Presents the potential for integration and optimization of processes by the system. Itdescribed a deployment model, identifying the key factors of each stage during thisprocess, raising the positives and negatives during this deployment.
Keywords: ERP, Information Technology, Integration.
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1. IntroduçãoA descoberta de novas tecnologias, aliadas a um mercado altamente
globalizado têm aumentando o nível de competição entre as organizações levando
as mesmas a se reinventarem e descobrir um caminho para a diferenciação através
de sistemas computacionais cada vez mais complexos e potentes para suportarem o
crescente volume de atividades. Até então os sistemas eram desenvolvidos
mediante a necessidade de cada departamento ou setor da organização, o que
acarretava um acúmulo de informações segmentadas e divididas entre diferentes
sistemas, causando atraso quando era necessária a integração dessas informações,
problemas de integridade, disponibilidade e confiabilidade das informações, custos
de manutenção, etc.
Os Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), ou Sistemas Integrados de
Gestão Empresarial, surgiram a partir dessa necessidade. Em um único sistema é
realizada a integração das diversas atividades dos diferentes processos da empresa.
Esses sistemas evoluíram de forma gradual, concomitantemente à evolução da
tecnologia de hardware e software.
Dependendo do porte da empresa (pequeno, médio e grande) os sistemas
ERP serão implantados de formas diferentes, podendo inclusive levar a resultados
distintos entre uma e outra, porém há um fato comum entre elas: as dificuldades
encontradas durante o processo de implantação desses sistemas.
Com base em pesquisas acadêmicas e pesquisas em congressos e revistas
especializadas, o foco deste trabalho é descrever o processo de implantação de um
sistema ERP em todas suas etapas, apresentando fatores relacionados ao sucesso
de cada etapa, benefícios e possíveis problemas gerados durante a implantação.
2. Fundamentação Teórica
2.1 Tecnologia de Informação (TI)A tecnologia de processamento de informação, ou tecnologia de informação, é
tipo de tecnologia mais comum dentro de uma organização e inclui qualquer
dispositivo que colete, manipule, armazene ou distribua informação (SLACK et al,
2009).
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Em suma, a TI é utilizada para designar o conjunto dos recursos tecnológicos e
computacionais para o uso eficaz da informação. Os sistemas em que se
fundamentam o TI são: hardware e dispositivos físicos: periféricos, softwares e seus
recursos fornecidos, sistemas de telecomunicações e gestão dos dados e
informações.
A necessidade de um sistema de TI está fundamentada na capacidade que o
mesmo tem de organizar, melhorar a qualidade e a disponibilidade das informações
para toda cadeia de processos da empresa: usuários, clientes e fornecedores. As
razões da disseminação do uso do TI ainda incluem (HENDERSON, et al, 2004):
Relacionamento: ampliando e evoluindo as relações de parcerias da
empresa, permitindo relações interorganizacionais, com clientes e fornecedores
através de ferramentas eletrônicas que possibilitam o aumento do canal de
comunicação da organização;
Padronização dos processos operacionais da empresa;
Customização e Inovação dos serviços e produtos: permitindo a
criação de produtos customizados para atender a diferentes clientes, permitindo a
participação dos mesmos nessa customização;
Melhorias desses processos através de ferramentas de controles e
gestão;
Redução de custos;
As ferramentas de TI são os alicerces na criação de sistemas de informação
integrados e coordenados. “Ao nível das TI´s, é estabelecido o nível de contribuição
para o processamento da informação e para a satisfação das necessidades
informacionais e aplicacionais, bem como o desenvolvimento de sistemas e criação
de vantagens competitivas para a empresa, tendo em conta as prioridades fixadas
na estratégia global da mesma” (BRAGA, 2000).
As TI´s são um recurso importante e geram resultados em todos os níveis de
processo da empresa, seja no nível estratégico, quando da capacidade de uma ação
comunicação da organização e o meio que a envolve e a nível operacional e
administrativo, percebido no aumento da eficiência em termos de processos e
estratégias (MATTOS et al, 2003).
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2.2 Sistemas ERPOs sistemas ERP são definidos como sistemas de informação integrados, na
forma de software comercial e tem como objetivo auxiliar o planejamento e execução
das operações de uma empresa. São divididos em módulos que se comunicam entre
si em tempo real, compartilhando uma mesma base de dados para arquivo das
informações (Fig. 1). Esses sistemas possuem ferramentas de planejamento para
análise das decisões de cada módulo.
O objetivo dos ERP é a integração da gestão das diferentes funções e
departamentos da empresa como um todo, de modo a aprimorar o desempenho de
todos os processos inter-relacionados da empresa (SOUZA & ZWICKER, 2000).
Figura 1: Estrutura de um ERP
Fonte: SLACK et al. 2009
2.2.1 Origens do Sistema ERP
Planejamento de recursos da empresa (ERP) é o último estágio de
desenvolvimento da filosofia do sistema MRP (Planejamento das necessidades de
materiais). O MRP popularizou-se na durante a década de 70, através da
capacidade de um computador realizar toda a lógica necessária de planejamento e
controle dos materiais (SLACK et al. 2009)
O MRPII (Planejamento de recursos de manufatura) é derivado do MRP. Sua
Base de dadosintegrada
Aplicativosfinanceiros
Aplicativosoperações
Aplicativos decompras e
suprimentosAplicativos de
gestão de recursoshumanos
Aplicativos dedemonstrativos
estratégicos Aplicativos demarketing e
vendas
Aplicativos delogística e de
entrega
Aplicativos deserviços
Forn
eced
ores
Con
sum
idor
es
Suporte administrativoe manufatura
Vendas e serviçosaos consumidores
Direção eacionistas
Funcionários
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inovação foi possibilitada pelo inicio das redes locais (LANs) aliados a computadores
com maior poder de processamento. Enquanto no MRP o foco era o planejamento,
controle da produção e estoques em empresas de manufatura, no MRPII esse foco
foi estendido a outros setores da empresa: marketing, finanças, engenharia.
Tecnicamente, ele envolve o conceito de utilização do MRP em um ciclo para
geração de números financeiros.
O sistema ERP evoluiu a partir do MRPII e MRP, permitindo que as decisões e
bases de dados de toda a empresa sejam integradas, possibilitando que uma
tomada de decisão em um setor da empresa, seja refletida no planejamento e
controle do restante da mesma.
O próximo estágio da evolução do ERP é a interligação desses sistemas na
rede (internet), permitindo a comunicação desses sistemas entre si. Essa fase é
denominada ERP integrado em rede (também conhecido como “comércio
colaborativo” ou e-commerce).
2.2.2 Características de um sistema ERP
Esses sistemas possuem várias características que os distinguem dos
softwares desenvolvidos internamente nas empresas e de outros softwares de
automação comercial, essas características estão ligadas aos benefícios de sua
utilização e aspectos da sua implantação, sendo elas:
a) Pacotes comerciais de softwares: Sendo os ERP softwares comerciais,
eles não são desenvolvidos para clientes específicos, atendendo o maior número
de usuários, explorando o ganho de escala com seu desenvolvimento, com isso o
custo do software fica dividido entre os diversos usuários da ferramenta.
b) Desenvolvidos de modelos padrões de processos: É disponibilizado um
“catálogo” de processos aplicáveis para os diferentes setores da empresa,
criados com base em um trabalho de pesquisa e experiência junto aos usuários.
c) São integrados, possuindo um banco de dados corporativo: Os
sistemas ERP podem ser utilizados paralelamente por diferentes departamentos
dentro de uma organização, pois há um conjunto de módulos atendendo cada
setor, porém compartilhando a mesa base de dados e trocando informações
entre si.
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d) Grande abrangência funcional: Diferentes dos pacotes tradicionais de
softwares onde foca-se em apenas uma função empresarial, os ERP cobrem o
maior número de atividades dentro da organização.
e) Requerem procedimentos de ajustes: Possibilidade de adaptação do
software para atender os requisitos da empresa, eliminando as discrepâncias
entre o pacote ERP e usuário.
Além das características apresentadas, outros aspectos podem ser citados
como: funcionalidade, módulos, parametrização, configuração, customização,
localização e atualização das versões.
2.2.3 Benefícios de um ERP
Os softwares ERP possuem um significativo potencial de mudanças dentro das
organizações, pelo aprimoramento de desempenho dos diferentes setores dentro da
mesma. A causa disso é, em parte, pelo aumento da visualização que a integração
dos processos e informações proporciona. Outro fator importante é a disciplina na
gestão dos processos da empresa que o ERP impõe, permitindo que as operações
sejam uniformes em todos os setores da organização.
Os benefícios oriundos da implantação de um ERP são (SLACK et al, 2009):
Visibilidades em todas as partes do negócio devido à comunicação dos
softwares;
O senso de controle que formarão a base da melhoria contínua;
Capacidade de integração de toda a cadeia de suprimento, integrando
fornecedores dos fornecedores e os clientes dos clientes;
Arquitetura cliente/servidor, possibilitando o acesso ao sistema a todo
usuário que esteja ligado aos computadores centrais;
Inclusão de ferramentas de apoio à decisão;
Possiblidade de interface com programas padrões já utilizados pela
empresa (planilhas eletrônicas, arquivos de texto, etc.);
Operabilidade em plataformas comuns como Windows, Linux ou UNIX;
2.3 Etapas no ciclo de implantação de um ERP
2.3.1 Decisão e Seleção
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Esta etapa é única, onde através da decisão, a empresa decide pela utilização
do sistema ERP como solução no âmbito de gestão empresarial e tecnológica, e
através da seleção, avalia qual pacote irá adquirir com base em requisitos avaliados
de cada fornecedor.
O termo “decisão” também está relacionado entre “fazer ou comprar” um
software de gerenciamento. A escolha pela compra de um pacote ERP pode ser
apoiada no argumento de um menor tempo de desenvolvimento e em uma redução
do custo de implantação.
Na decisão por um pacote ERP os aspectos a seguir devem ser levados em
consideração (CÔRREA et al, 2009):
Definição dos objetivos empresariais com a implantação do pacote;
Avaliação dos custos e retorno pretendido;
Compatibilidade entre a empresa e o sistema (é importante a
observação que no momento, estes sistemas têm sido implantados com sucessos
em empresas industriais).
Na seleção entre os softwares ERP faz-se necessário um comparativo entre as
alternativas disponíveis no mercado. Uma das formas de se realizar esse
comparativo é estabelecer critérios com pesos específicos, possibilitando assim
mensurar o desempenho de cada fabricante de software.
A seleção apresenta três classes de critérios: funcionais (compatibilidade entre
o software e a organização), técnicos (alinhamento das características e ferramentas
técnicas do software com a política de TI da empresa) e mercadológicos (aspectos
comerciais referentes ao fornecedor e seu produto). Outros critérios poderão ser
observados em conjunto, tais como: arquitetura técnica, custo, serviço pós-venda
(suporte e manutenção do software), desempenho, documentação, condição
financeira e visão tecnológica do fornecedor. (OLIVEIRA & RAMOS, 2002)
Ao final da etapa de seleção, devem-se ser avaliados aspectos como:
contratação ou não de uma consultoria externa, estabelecimento do projeto de
implementação e a equipe responsável por esse projeto. De maneira geral, os
fatores que contribuem para uma implantação são:
Comprometimento da gerência e todos os usuários do sistema com o
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processo desde sua inicialização;
Alinhamento entre o software, politica e objetivos da empresa;
Conhecimento claro de todos os benefícios e possíveis dificuldades
com a implantação do software;
Seleção do sistema mais adequado com as necessidades da empresa;
Escolha do líder do projeto de implantação;
Formação de uma equipe de projetos com conhecimento do software e
processos da empresa;
Presença de consultoria externa;
Previsão dos impactos com a implantação;
2.3.2 Implantação
A implantação pode ser associada ao processo completo do software ERP na
organização, porém ela é um das etapas, geralmente a mais crítica, do ciclo de vida
do software. Nessa fase o funcionamento de todos os módulos do sistema ERP é
iniciado dentro da empresa. Os problemas relacionados a essa etapa do processo
podem ter início de duas formas (SOUZA et al. 2005):
a) A empresa não realizar a configuração do ERP de maneira correta.
Por configuração do software entende-se a parametrização e customização do
software a necessidade dos diferentes usuários da empresa, a migração dos dados
utilizados para o software, adaptação dos processos de negócios para o ERP,
configuração de toda a estrutura de hardware necessário (servidores,
microcomputadores, sistemas operacionais, redes e bancos de dados) e treinamento
especifico para todos os usuários que irão interagir com o sistema em seus mais
diferentes níveis.
b) O processo de implantação escapa ao controle da empresa.
Faz-se necessário o conhecimento dos processos de negócios e empresarias
da empresa, devendo-se focalizar nos objetivos empresariais e de processo e não
somente no software. Pode-se fazer necessária uma adequação dos processos do
software escolhido aos processos já existentes na empresa, que pode ser realizado
ajustando os processos da empresa ao software, os processos do software aos da
empresa ou uma combinação das duas soluções.
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Os pontos críticos para uma implantação eficaz de um ERP são listados a
seguir:
Intensa participação da gerência e alta direção, devido a grande
complexidade e números de mudanças organizacionais;
Definição distinta das atribuições do gerente de negócios;
Análise dos processos da empresa e possibilidade de modificação;
Processos de tomada de decisão a fim de eliminar diferenças entre
processos do sistema e da empresa, e sua informação para todos os envolvidos
nestes processos;
Comprometimento com a mudança;
Capacitação dos usuários;
Observar a implantação como uma mudança estratégica e
organizacional da empresa, e não somente como a implantação de um sistema de
informação;
2.3.3 UtilizaçãoNesta etapa o uso do software ERP já faz parte do cotidiano dos processos da
empresa, sendo sistêmica a utilização do software. É importante salientar que o
processo do ERP não acaba aqui, pois ainda podem ser encontradas novas
possibilidades para o uso de ferramentas e processos ainda não explorados no
software. Isto só será possível através do uso contínuo da tecnologia, com utilização
de ideias e desafios que surgem durante esse processo de utilização. Esta etapa
serve como um feedback para alimentar o processo anterior, com essas novas
necessidades e recursos, que poderão ser resolvidos através da implementação de
novos módulos, parametrização ou pela customização.
Os pontos para sucesso nessa etapa do processo são:
Apoio da alta administração;
Gerenciamento e atualização do sistema com novas versões;
Manutenção do sistema;
Manter o foco nos resultados;
Consciência que o sistema só será eficiente após auditoria de todos os
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dados da empresa e usuários treinados na ferramenta;
Mudança de processos;
Esforço contínuo através da reciclagem no treinamento de usuários;
3. Conclusão
Utilizar a Tecnologia de Informação aliada a ferramentas de gestão têm se
mostrado uma estratégia eficaz para as organizações manterem-se competitivas e
desenvolverem-se ainda mais nos seus negócios (ALBERTIN, 2006). Nesse âmbito
os sistemas ERP têm sido a solução, mas antes de decidir pela implantação desse
pacote as empresas precisam estar atentas que não estarão somente frente a uma
mudança tecnológica, e sim um complexo processo de mudança organizacional.
A implantação do ERP terá mudanças mais efetivas nos processos internos da
empresa do que em seu ambiente externo com clientes parceiros e fornecedores. O
presente trabalho apresentou os principais fatores que podem influenciar durante a
implantação de um ERP na organização.
Pode-se concluir com base no estudo:
É de suma importância o envolvimento da alta administração e da gerência
durante todo o processo de implantação do sistema, norteando e orientado todo o
processo, além disso, é necessário formar de uma equipe de projeto com
representantes dos diferentes processos da organização, preferencialmente com alto
nível de conhecimento nos processos em que estão envolvidos.
Um dos fatores que podem prejudicar o processo é a alta resistência à
mudança por parte operacional, devido à falta de comunicação e insegurança sobre
a implantação. Desse modo faz-se necessário treinamentos paralelamente a fase de
implantação como uma estratégia de sucesso.
O investimento em tecnologias e ferramentas que possibilitem a implantação é
outro ponto a ser observado: contratação de consultoria externa, com a finalidade de
não estar dependendo unicamente do fornecedor do software, capacidade de
fornecer a infraestrutura física necessária para sustentar o crescimento da empresa
com a implantação do software.
A necessidade de realizar um levantamento com todos os processos da
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empresa e informações que serão integrados, para que estas possam ser
corretamente inseridas e alinhadas junto aos processos do sistema. Análise dos
resultados obtidos com a implantação do sistema, observando os benéficos e
aspectos negativos e alimentando novamente o sistema de implantação afim da
correção das possíveis discrepâncias do sistema.
4. ReferênciasALBERTIN, A. L. Valor Estratégico dos Projetos de Tecnologia de Informação.
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Empresas – ERA: Fundação Getúlio Vargas. Vol. 36, número 3, p. 61-69.
BRAGA, A. A Gestão da Informação. Revista Millenium. Vol. 19, p. 2000.
CÔRREA, H. L.; GIANESI, I. & CAON, M. Planejamento, Programação e Controle
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HENDERSON, J.C.; VENKATRAMAN, N. Strategic Alignment: Leveraging
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Área Temática: Gestão da Produção.
