EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG …eprints.uns.ac.id/10447/1/204291411201109541.pdf · perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM

RANGKA PENCAPAIAN GUDANG YANG OPTIMAL PADA DEPARTEMEN

PRINTING DI PT. BATIK DANAR HADI SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Syarat-syarat Mencapai Gelar Ahli Madya

Di Bidang Manajemen Industri

Oleh :

BAMBANG IRAWAN F 3508063

PROGRAM STUDI DIPLOMA 3 MANAJEMEN INDUSTRI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user


commit to user

EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM

RANGKA PENCAPAIAN GUDANG YANG OPTIMAL PADA

DEPARTEMEN PRINTING DI PT. BATIK DANAR HADI SURAKARTA


commit to user

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

MOTTO :

Ø Hidup selalu ada sebuah pilihan, berbijaklah untuk memilih masa

depan dengan melangkah penuh harapan.

Ø Hidup adalah perjuangan yang harus dinikmati karena hasil dari

perjuangan hidup adalah konsekuensi yang harus ditanggung

sendiri.

Penulis persembahkan untuk :

1. Ayahanda dan Ibunda tercinta

2. Saudara-saudara, terima kasih

buat semua motivasinya.

3. Bagi siapa saja yang mencari ilmu

dengan hati yang tawadlu.

4. Teman-teman MI 2008

5. Almamaterku.


commit to user

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

Laporan Tugas Akhir dengan judul “PENERAPAN ANALISIS ABC DALAM

PENGENDALIAN BAHAN BAKU KAIN PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI

PRINTING SURAKARTA” ini dengan baik.

Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi Syarat-syarat Mencapai Gelar

Ahli Madya pada Program Diploma 3 Program Studi Manajemen Industri

Fakultas Ekonomi Sebelas Maret.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis menyadari bahwa kelancaran

dan keberhasilan penulisan ini tidak pernah lepas dari bantuan dan dorongan

berbagai pihak, untuk itu dengan segenap hati penulis menyampaikan terima

kasih kepada :

1. Bapak Dr. Wisnu Untoro, M.S selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

2. Ibu Sinto Sunaryo, SE, M.Si selaku Ketua Program D3 Manajemen Industri

Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret

3. Bapak Joko Suyono, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah

memberikan bimbingan, motivasi dan saran sehingga tugas akhir ini dapat

diselesaikan.

4. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret

Surakarta, semoga ilmu yang didapat penulis menjadi berkah dan bermanfaat

untuk hidup dan masa depan.

5. Ayahanda dan ibunda tercinta yang dengan sabar memberikan dorongan

moral, semangat dan doanya serta dukungan materi yang sangat berarti.

6. Segenap karyawan PT. Batik Danar Hadi Surakarta yang telah meluangkan

waktu, memberi data, dan informasi bagi penulis.

7. Adinda tercinta Ari Sumardiningsih yang selalu membantu dalam pembuatan

tugas akhir ini, terima kasih atas dorongan moral, semangat dan bantuannya

yang sangat berarti.


commit to user

8. Sahabat - sahabat kost di Surakarta, seperti : Mas Sigit, Mas Hendra, Mas

Dea, Wangga, Andre, Yusnur, (semoga kita menjadi orang yang sukses)

9. Teman – temanku D3 Manajemen Industri Angkatan 2008, terima kasih atas

dukungannya (spesial Toni dan Galih).

10. Semua pihak - pihak yang tidak mungkin disebutkan satu persatu yang

secara langsung maupun tidak langsung telah banyak membantu penulis

dalam memyelesaikan tugas akhir ini.

Penulis menyadari masih banyak kekurangan dan kelemahan dalam

penulisan tugas akhir ini, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran

yang membangun. Namun demikian, karya sedehana ini diharapkan dapat

bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Surakarta, 2011

Penulis


commit to user

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i

ABSTRAK ...................................................................................................... ii

HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................... iii

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................ iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ...................................................................... v

KATA PENGANTAR ....................................................................................... vi

DAFTAR ISI ................................................................................................... vii

DAFTAR GAMBAR......................................................................................... viii

DAFTAR SIMBOL .......................................................................................... ix

DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... x

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah .................................................... 1

B. Rumusan Masalah ............................................................. 5

C. Tujuan Penelitian ............................................................... 5

D. Manfaat Penelitian ............................................................. 5

E. Metode Penelitian .............................................................. 6

F. Kerangka Penelitian .......................................................... 9


commit to user

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Gudang ....................................................... 11

B. Macam-macam Gudang .................................................... 12

C. Jenis – Jenis Gudang ...................................................... . 14

D. Tugas Pergudangan .......................................................... 15

E. Fungsi Pergudangan ......................................................... 16

F. Waktu Tunggu ................................................................... 17

BAB III PEMBAHASAN

A. Profil Perusahaan .............................................................. 19

B. Laporan Magang Kerja ...................................................... 42

C. Analisis Data dan Pembahasan ......................................... 47

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan ........................................................................ 71

B. Saran ................................................................................. 72

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR Halaman

I. 1. Kerangka Pemikiran ................................................................................ 10

III. 1. Struktur Organisasi PT. Batik Danar Hadi Cabang Sondakan ............... 22

III. 2. Skema Proses Produksi ........................................................................ 33

III. 3. Bagan Alur Dokumen Keluar Masuk Gudang ........................................ 49

III. 4. Usulan Bagan Alur Dokumen Keluar Masuk Gudang............................. 52

III. 5. Skema Pembelian Bahan Baku ............................................................. 56

III. 6. Surat Jalan ............................................................................................ 58

III. 7. Lembar D.O (Decision Order) ................................................................ 60

III. 8. Formulir Order Produksi ........................................................................ 61

III. 9. Persediaan Masuk dan Keluar Barang .................................................. 63

III.10. Formulir Stock Opname ........................................................................ 65

III.11. Rekap Saldo dan Mutasi Barang .......................................................... 67


commit to user

DAFTAR SIMBOL

Simbol Keterangan

Dokumen

Menunjukkan dokumen sebagai

masukan atau keluaran baik secara

manual atau secara komputerisasi.

Operasi Manual

Menunjukkan proses yang

dikerjakan secara manual.

Offline Storage

Digunakan untuk menyimpan data

sebagai arsip secara manual

Arus / Alir

Menunjukkan aliran antar proses

Operasi Komputer

Menunjukkan proses yang

dikerjakan komputer.


commit to user

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Pernyataan

Lampiran 2. Surat Keterangan Magang Kerja

Lampiran 3. Nilai Magang Kerja

Lampiran 4. Surat Jalan

Lampiran 5. D.O (Decision Order)

Lampiran 6. PO (Purchase Order)

Lampiran 7. Kartu Persediaan Barang

Lampiran 8. Kertas Kerja Stock Opname

Lampiran 9. Rekap Saldo dan Mutasi Barang


commit to user

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA PENCAPAIAN GUDANG YANG OPTIMAL PADA DEPARTEMEN PRINTING PT BATIK DANAR HADI SURAKARTA

OLEH BAMBANG IRAWAN

NIM : F3508063

Gudang merupakan salah satu asset yang penting bagi perusahaan dan keberadaannya perlu pengawasan dan pengendalian. Jal ini dikarenkan gudang memiliki dampak yang signifikan bagi produktifitas perusahaan. Keberadaan gudang pada sebuah perusahaan bisa memberikan pengaruh yang signifikan terhadap proses produksi. Apabila dengan pengelolaan kegiatan operasional gudang lebih optimal dan semua operasional administrasi yang dilakukan terdokumentasi dengan baik sehingga keberadaan gudang lebih efektif dan efisien.

Tujuan dalam penelitian ini adalah mengetahui sistem administrasi operasional gudang persediaan mulai dari pembelian bahan baku sampai bahan disimpan digudang PT Batik Danar Hadi Surakarta. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Data primer yang diperoleh berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan oleh peneliti seperti jenis bahan baku, peralatan yang digunakan pada gudang dan data sekunder diperoleh dari catatan, buku bacaan dan data dari perusahaan, yang berhubungan dengan penelitian ini. Hasil pembahasan mengenai masalah yang dirumuskan adalah Sistem administrasi operasional gudang bahan baku dan barang jadi di PT Batik Danar Hadi Surakarta pada umumnya telah dilakukan dengan baik, dengan melibatkan berbagai fungsi dengan tugas dan tanggungjawab masing – masing serta telah dilengkapi dengan dokumen yang dapat dipertanggung-jawabkan. Walaupun masih terdapat beberapa dokumentasi yang masih belum standar, nantinya akan menjadi saran dalam penelitian ini.

Berdasarkan pembahasan yang dilakukan, peneliti memberikan usulan kepada perusahaan untuk melakukan evaluasi terhadap sistem administrasi operasional gudang secara optimal dan tanpa merubah formulir – formulir yang digunakan.


commit to user

ABSTRACT

EVALUATION OF WAREHOUSE ADMINISTRATION OPERATING SYSTEM IN ORDER TO ACHIEVE OPTIMUM WAREHOUSE

AT PRINTING DEPARTMENT OF PT BATIK DANAR HADI SURAKARTA

BY BAMBANG IRAWAN

NIM : F3508063

Warehouse is one important asset for the company and its existence is necessary supervised and controlled. This is because the warehouse has a significant impact on company productivity. The existence of the warehouse on a company can have a significant influence on the production process. If the management of warehouse operations more optimally and all administrative operations performed well documented, the warehouse operation will be more effective and efficient.

The purpose of this study was to determine the operational administration of the warehouse inventory system starting from raw material purchasing to materials stored in warehouse PT Batik Danar Hadi Surakarta. The data used in this study are primary data obtained through interviews and observations conducted by researchers such as type of raw materials, equipment used in warehouses and secondary data obtained from the records, books and data from the company, which is associated with this research. The results of the discussion of the formulated problem is operational warehouse administration system of raw materials and finished goods at PT Danar Hadi Batik Surakarta in general have done well, by involving a variety of functions with each duties and responsibilities, and also are equipped with a document that can be accounted for. However there is still some documentation which is not standard yet. It will become the advice in this study.

Based on discussions conducted, researchers gave suggestions to companies to conduct an evaluation of operational warehouse administration system optimally and without changing the forms used.


commit to user

Keywords: Warehouse Administration Operating System, Optimal Warehouse, Raw Material Warehouse.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Gudang atau storage merupakan tempat menyimpan bahan

baku yang akan dilakukan proses manufaktur, maupun barang jadi

yang siap dipasarkan. pergudangan memainkan peranan kunci

dalam pengembangan strategi logistik terpadu. Operasi

pergudangan berkembang pesat sejalan dengan munculnya teknik-

teknik manajemen produksi tepat waktu dan respon cepat. Sistem

produksi tepat waktu menjadikan operasi pergudangan seperti

proses penerimaan barang, pencatatan dan proses pergudangan

lainnya dilakukan dengan cara yang optimal.

Tujuan keberadaan gudang adalah untuk menyimpan produk

sampai produk tersebut diminta oleh pelanggan. Aktivitas

pergudangan pada umumnya meliputi penerimaan (receiving),

pengalokasian (putaway), penyimpanan (storage), pemilihan (order

picking), pengepakan (packaging), dan pengiriman (shipping).

Dalam perencanaan pergudangan yang baik, penggunaan ruang

penyimpanan yang tersedia secara efektif dan sistem alokasi

penyimpanan yang baik harus dilakukan untuk meminimasi.

PT. Batik Danar Hadi merupakan perusahaan yang berskala

menengah yang bergerak di bidang Tekstil dan Garmen.


commit to user

2

Perusahaan ini berproduksi dalam dua kategori, diantaranya adaah

produksi harian(Reguler) dan produksi pesanan (order). Produk

diproduksi dalam berbagai ukuran dan perlakuan finishing sesuai

pesanan konsumen. Jika produk pesanan tidak sesuai dengan

warnanya maka prusahaan mampu untuk membuat lagi sesuai

dengan pesanan dan barang yang telah diproduksi tersebut masuk

sebagai bahan jadi yang tidak dipakai dimana bahan jadi tersebut

masuk digudang bahan jadi yang bertempatkan jadi satu dengan

pengendalian kualitas (Quality control).

Untuk menyimpan bahan baku dan produk jadinya,

Perusahaan mempunyai satu area gudang barang dimana gudang

tersebut jadi satu tetapi berbeda tempat dengan Quality Control, jadi

tempat antara bahan baku dan bahan jadi terpisah oleh sekat yang

memisah gudang tersebut menjadi sama luasnya. Aktivitas

pergudangan Perusahaan saat ini meliputi penerimaan bahan baku

dan bahan setengan jadi (kain yang dilasem) digudang bahan baku

dan penerimaan barang jadi dari lantai produksi, penyortiran,

penyimpanan barang, tambahan finishing dan packaging digudang

bahan jadi.

Permasalahan yang terjadi adalah perluasan ruang gudang

tidak disertai dengan pengaturan alokasi barang jadi yang baik.

Setelah proses penyortiran, barang ditempatkan begitu saja di lantai

penyimpanan yang kosong. Penempatan barang dengan jenis dan


commit to user

3

ukuran berbeda ditempatkan secara random dan bercampur. Selain

itu fasilitas yang digunakan di dalam gudang masih menggunakan

tenaga manusia untuk mengangkut bahan jadi. Barang jadi ataupun

bahan baku yang ditempatkan pada pallet-pallet kayu juga tidak

tersusun dengan rapi. Ketidakteraturan penyusunan pallet ini

disebabkan tidak adanya rak untuk menyimpan barang jadi ataupun

bahan baku dan tidak adanya sistem alokasi penyimpanan di

gudang barang jadi dan gudang bahan baku. Ketidakteraturan

alokasi penyimpanan barang jadi ini menyebabkan ketidakefisienan

pada jalannya barang masuk atau keluar sehingga terjadi

pemborosan pada biaya material handling.

Akibat dari tidak adanya sistem alokasi penyimpanan juga

berpengaruh pada ketidakefisienan sistem penempatan barang.

Ketidakefisienan ini dapat dilihat dari hasil observasi,dimana banyak

sisa bahan baku ataupun barang jadi yang menumpuk tidak tertata

dan tidak tercatat secara rapi. Jika sisa barang jadi atau bahan baku

sudah masuk pada kartu persediaan pun tidak akan berjalan lama

dalam proses pencatatan nya dikarenakan barang yang tidak dipakai

menumpuk dan kartu persediaan sudah hilang atau tidak ada lagi

maka barang tersebut termasuk barang yang tidak mempunyai

riwayat pencatatan kartu gudang. Penempatan atau alokasi barang

di tempat penyimpanan tidak disertai proses pencatatan dan

identitas pallet. Oleh karena itu pada saat pengambilan suatu item


commit to user

4

sering tidak diketemukan. Kesulitan menemukan barang jadi yang

tidak dipakai sudah disimpan juga disebabkan oleh banyaknya

jumlah item barang jadi yang disimpan dilihat dari ukuran dan

jenisnya.

Berdasarkan uraian di atas, diperlukan adanya perencanaan

sistem alokasi penyimpanan yang mampu mengatasi permasalahan

pergudangan yang dihadapi Perusahaan. perencanaan sistem

alokasi penyimpanan meliputi penentuan kebutuhan ruang, desain

rak, alokasi penempatan barang dan sistem pencatatan barang.

Oleh karena itu, perencanaan sistem alokasi penyimpanan ini

meliputi perencanaan rak penyimpanan, penentuan alokasi

penempatan barang dan pembuatan sistem informasi sederhana

pergerakan barang. Perencanaan ini diharapkan menghasilkan

sistem pengaturan barang dan pencatatan yang jelas untuk

mengurangi penumpukan barang. maka mengambil judul

“EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG

DALAM RANGKA PENCAPAIAN GUDANG YANG OPTIMAL

PADA DEPARTEMEN PRINTING DI PT. BATIK DANAR HADI

SONDAKAN”.


commit to user

5

B. Rumusan Masalah

Sesuai dengan uraian latar belakang di atas, maka rumusan

masalah penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Bagaimanakah sistem operasional gudang bahan baku mulai

dari barang masuk sampai barang keluar ?

2. Apakah penerapan fungsi gudang pada perusahaan, sudah

optimal ?

C. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan dalam penulisan tugas akhir ini adalah

sebagai berikut :

1. Mengetahui sistem operasional gudang bahan baku mulai dari

barang masuk sampai barang keluar.

2. Mengetahui sistem administrasi operasional gudang yang optimal

diperusahaan.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat yang dapat diambil dari hasil penelitian ini adalah:

1. Bagi Perusahaan

Hasil pembahasan dalam tugas akhir dapat menjadi bahan

pertimbangan bagi perusahaan dalam rangka penentuan

kebijakan mengenai pengelolaan gudang dalam perusahaan.


commit to user

6

2. Bagi Peneliti

a Memperoleh gambaran secara langsung tentang dunia kerja

dari perusahaan yang diamati.

b Sebagai media dalam membandingkan antara pengetahuan

dan keterampilan mengenai manajemen pergudangan yang

telah dipelajari selama di bangku kuliah dengan penerapan

manajemen pergudangan di perusahaan.

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

Diharapkan hasil pengamatan ini dapat memberikan manfaat bagi

pembaca yang akan mengamati tentang manajemen pergudangan

pada masa yang akan datang.

E. Metode Penelitian

1. Desain Penelitian

Desain penelitian ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung

di lapangan, kemudian membandingkan dengan teori yang

diuraikan dalam kajian pustaka dan melakukan pembahasan

terhadap rumusan masalah yang telah ditentukan.

2. Obyek Penelitian

Penelitian dilakukan di pabrik Batik Printing Danar Hadi Sondakan

milik PT. Batik Danar Hadi Departemen Printing yang berlokasi di

Jl. Tegal Mulyo No. 17 Laweyan, Solo. Obyek yang diamati tentang


commit to user

7

bagaimana penerapan layout gudang dan administrasi operasional

gudang pada Perusahaan ini.

3. Jenis dan Sumber Data

Jenis dan Sumber Data dalam penelitian dibedakan menjadi 2

(dua) yakni :

a Data Primer

Merupakan data yang diberikan oleh sumber data secara

langsung kepada pengumpul data

b Data Sekunder

Merupakan data yang diperoleh dari sumber data secara tidak

langsung kepada pengumpul data Dalam penelitian ini, peneliti

tidak menggunakan data primer karena data yang akan

digunakan sudah tersedia di perusahaan. Maka dari itu, data

yang digunakan adalah data sekunder. Data sekunder yang

digunakan adalah :

1) Dokumen administrasi operasional gudang perusahaan.

2) Studi Kepustakaan yaitu dengan mempelajari buku-buku

yang berkaitan dengan manajemen pergudangan.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Mengambil data dengan bertanya secara langsung kepada pihak

perusahaan agar data yang diperoleh lebih lengkap.Wawancara

dilakukan terhadap Karyawan Bagian Gudang, Karyawan Bagian


commit to user

8

Produksi, Kepala Divisi Bagian Gudang, Kepala Divisi Bagian

Produksi dan Kepala pabrik.

b. Observasi

Teknik pengumpulan data dengan mengamati obyek secara

langsung di lokasi pengamatan sehingga dapat mengetahui

secara langsung obyek yang diamati.

c. Studi Pustaka

Pengumpulan data yang diperoleh dari catatan, laporan,

dokumen, serta tulisan ilmiah dan sumber-sumber lain yang

sekiranya dapat dipergunakan.

5. Teknik Analisis

Teknik Analisis yang digunakan adalah pembahasan desktriptif

yaitu teknik untuk membuat gambaran atau deskripsi secara

sistematis, faktual, dan akurat mengenai suatu obyek yang diteliti.

Dalam penelitian ini, yang dibahas adalah sistem administrasi

operasional gudang pada Perusahaan PT. Batik Danar Hadi

Departemen Printing kemudian membandingkan pengamatan

mengenai implementasi sistem tersebut dalam perusahaan dan

diakhiri dengan menyimpulkan hasil pembahasan serta

memberikan usulan teknis kepada perusahaan, mengenai

administrasi operasional gudang melalui formulir-formulir yang

terstandar.


commit to user

9

F. Kerangka Pemikiran

Dalam penyusunan administrasi operasional gudang harus

memperhatikan formulir atau dokumen yang dimiliki perusahaan tersebut.

Adapun dokumen tersebut antara lain : P.O (purchase order), D.O

(decision order), bukti pembelian, kartu persediaan barang, stock opname,

rekap saldo & mutasi barang.

Selain itu juga harus memperhatikan sumber daya manusianya, dalam hal

ini para karyawan atau pekerja. Dalam penyusunan administrasi gudang

dapat dilakukan dalam beberapa langkah yaitu :

1. Membandingkan administrasi operasional gudang yang sekarang

dengan kriteria administrasi operasional gudang yang baik.

2. Mengevaluasi hasil analisis yang telah dilakukan, dan dari hasil

evaluasi tersebut dapat diketahui operasional sistem yang

digunakan sekarang sudah optimal atau belum. Jika administrasi

sudah optimal, maka tidak perlu dilakukan perubahan atau

penambahan, tetapi jika belum optimal maka perlu diberikan usulan

yang sesuai kriteria administrasi operasional gudang yang baik.

3. Mengajukan usulan sistem administrasi operasional gudang dan

kemudian menganalisis gudang yang optimal, jika hasilnya belum

optimal maka diajukan usulan alternatif yang mencapai pada

gudang yang optimal.


commit to user

10

Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran

Masalah yang terjadi di Perusahaan adalah adanya penumpukan

sisa bahan baku yang tidak terpakai. maka dari itu, dengan adanya

administrasi operasional gudang yang disiplin dapat mengantisipasi

adanya kesalahan pengambilan barang dan mengurangi adanya

penumpukan bahan serta kehabisan persediaan bahan dalam gudang, hal

ini memberikan dampak positif terhadap fungsi gudang bahan pada

perusahaan. Apabila hal ini terwujud, maka masalah mengenai

penumpukan barang dapat terselesaikan. Jika tidak optimal dalam sistem

administrasi operasional gudang maka gudang ditinjau lagi.

Mencatat Alir Pekerjaan

Evaluasi Administrasi Operasional Gudang Yang Telah Ada

Memberikan Usulan Pada Administrasi Operasional Gudang

Evaluasi Administrasi Operasional Gudang Yang Diusulkan

Optimal

Belum Optimal


commit to user

11

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

1. Pergudangan

Pergudangan merupakan bagian integral dari sistem logistik

yang berperan penting dalam melayani pelanggan dengan biaya

seminimal mungkin. Selain itu juga merupakan jaringan primer

diantara produsen dan pelanggan yang digunakan untuk

menyimpan persediaan selama seluruh bagian proses logistik

berjalan.

Pergudangan diperlukan dalam rangka :

1. Mencapai transportasi yang ekonomis

2. Mencapai produksi yang ekonomis

3. Mendapat keuntungan dari diskon pembelian dengan

kuantitas banyak dan pembelian duluan.

4. Memelihara sumber persediaan.

5. Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan.

6. Mengantisipasi kondisi perubahan pasar (musiman, fluktuasi

permintaan, kompetisi).

7. Mengatasi perbedaan ruang dan waktu yang berada diantara

produsen dan konsumen.

8. Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistik seimbang

dengan tingkat pelayanan pelanggan yang diinginkan.

11


commit to user

12

9. Mendukung program just in time dari supplier dan pelanggan.

2. Macam-macam Gudang

Seiring dengan perkembangan dunia usaha yang menuntut adanya

optimalisasi penggunaan gudang, maka macam-macam gudang

yang sering dijumpai di dunia kerja nyata adalah sebagai berikut

(Widjaja Tunggal. 2009 : 49 – 50) :

1. Gudang Campuran (mixing warehouse)

Produk campuran melibatkan banyak lokasi pabrik (pabrik A, B, dan

C) yang mengirimkan produk (produk A, B, dan C) ke gudang pusat

dengan jumlah yang banyak, dimana pesanan pelanggan sifatnya

bervariasi dan digabungkan saat dikirim.

2. Gudang Breakbulk (breakbulk warehouse)

Adalah fasilitas yang menerima pengiriman produk dengan jumlah

banyak dari pabrik. Beberapa pesanan pelanggan digabungkan ke

dalam pengiriman tunggal dari pabrik menuju gudang breakbulk

kemudian pesanan akan dibagi / dibuat menjadi pengiriman LTL

(Least-than-truckload/kurang dari muatan gudang) yang lebih kecil

jumlahnya, dan dikirim ke pelanggan yang letaknya dekat dengan

gudang.

3. Gudang Konsolidasi (consolidation warehouse)

Pesanan skala kecil dari sejumlah supplier dikirimkan ke gudang

konsolidasi yang dekat dengan supplier sehingga LTL (Least-


commit to user

13

thantruckload) dapat digunakan bila perlu dalam jumlah sedikit dan

sisanya digunakan untuk waktu jangka panjang dari gudang ke

perusahaan.

Menyimpan persediaan di dalam gudang diperlukan untuk

memelihara sumber persediaan. Sebagai contoh, pemilihan waktu

dan kuantitas pembelian penting untuk dipertahankan supplier

terutama selama periode kritis. Diperlukan juga penanganan

persediaan jangka pendek sebagai akibat kerusakan dalam

pengangkutan, stockout penjual, ataupun pemogokan pada salah

satu supplier perusahaan. Mayoritas perusahaan menggunakan

pergudangan dengan tujuan untuk mencapai total biaya logistik

seminimal mungkin dalam melayani pelanggan karena

pergudangan memungkinkan manajemen untuk menyeleksi model

transport dan tingkat persediaan sehingga bila digabungkan

dengan komunikasi dan sistem proses pesanan serta alternatif

produksi, dapat meminimalkan total biaya pelayanan pelanggan.

Faktor-faktor utama yang mempengaruhi sifat dasar dan

pentingnya pergudangan, yaitu :

1. Waktu

Waktu merupakan salah satu unsur terpenting dalam keefektifan

pergudangan. Maka dari itu, operasi gudang terbaik adalah gudang

yang dirancang untuk mengurangi setiap aspek waktu siklus

pesanan.


commit to user

14

2. Kualitas

Kualitas sama pentingnya dengan ketepatan waktu, dan user saat

ini selalu mengharapkan hasil yang mendekati kesempurnaan.

3. Perhatian

Perhatian pada gudang merupakan perbaikan produktivitas aset.

Tiga fungsi kritis adalah mengurangi biaya total, penggunaan

kembali dan daur ulang.

4. Perkembangan jaman

Di abad 21, Manajer gudang harus mengembangkan jenis tenaga

kerja baru serta perlu bagi manajemen dan tenaga kerja untuk

berubah secara signifikan.

3. Jenis-jenis Gudang

Menurut Heizer and Render (2005), tata letak gudang (warehouse

layout) adalah menemukan titik optimal di antara biaya penanganan

bahan dan biaya-biaya yang berkaitan dengan luas ruang dalam

gudang. Seringkali kita mengasumsikan bahwa gudang adalah

merupakan ruangan, dimana ruangan itu digunakan untuk

menyimpan barang. Asumsi ini tidak selamanya benar, berikut kita

akan ditunjukkan mengenai jenis-jenis gudang dalam dunia

industri(ahyari agus : ).


commit to user

15

Terdapat 6 (enam) macam gudang yang biasa digunakan, yaitu :

1. Gudang bahan baku

2. Gudang setengah jadi.

3. Gudang barang jadi.

4.Gudang perlengkapan produksi.

5. Gudang komoditas khusus (special commodity warehouses).

6. Gudang kantor pabrik.

4. Tugas-tugas pergudangan

Pergudangan dalam perusahaan bukan hanya sekedar sebagai

tempat penyimpanan saja. Secara garis besar, pergudangan

memiliki tugas sebagai berikut :

1. Menerima, menyimpan

2. Masukan pesanan

3. Pengambilan, penyelenggaraan, pemuatan

4. Cross Docking

5. Proses pengembalian, penggantian

6. Packing, labeling

7. Pengumpulan, perpaduan, pengisian

8. Promosi

9. Breadbulk dan konsolidasi

10. Transportasi

11. Pelayanan ekspor/impor


commit to user

16

12. Bukti pengiriman

13. Peniruan/pelayanan pelanggan

14. Laporan pelayanan/pengawasan pengangkutan

15. Lokasi

16. Manajemen real estate

17. Jaringan analisis

18. Perkembangan sistem

5. Fungsi pergudangan

Terdapat 3(tiga) fungsi dasar pergudangan ,yakni : perpindahan,

penyimpanan , dan transfer informasi (Widjaja Tunggal :55) :

1. Perpindahan (movement)

Fungsi ini dibagi menjadi beberapa aktivitas, yakni :

1) Penerimaan (receiving)

2) Transfer atau penyimpanan (transfer or put away)

3) Pengambilan pesanan pelanggan atau penyeleksian

pesanan (customer order picking or order selection)

4) Cross Docking

5) Pengiriman (shipping)

2. Penyimpanan (storage)

Fungsi penyimpanan terbagi atas penyimpanan sementara dan

semi permanen.


commit to user

17

3. Transfer Informasi (information transfer)

Transfer informasi terjadi secara serempak dengan

pergerakan dan fungsi penyimpanan. Gudang adalah hal yang

penting bagi perusahaan dalam rangka menjaga konsistensi

ketersediaan bahan/barang ketikabahan/barang terebut

dibutuhkan untuk dikonsumsi. Namun keberadaanya tidak

merupakan harga mati bagi sebagian perusahaan karena

keberadaan gudang hanya akan menambah adanya tambahan

biaya yang nantinya akan menjadi beban biaya tambahan pada

produk yang dijual ke konsumen. Maka dari itu gudang yang

dimiliki perusahaan, harus memperhitungan tingkat efektivitas

dan efisiensi penggunaannya. Hal ini yang menjadi pekerjaan

besar bagi Manajemen perusahaan sebelum memutuskan

bahwa perlu membuat gudang baru atau cukup sewa gudang

dengan cara sub kontrak.

6. Waktu Tunggu

Waktu tunggu (idle time) adalah waktu yang tidak dapat

menghasilkan sesuatu akibat adanya aktivitas yang menghambat

proses produksi (Stanley & David. 2002 : 201). Dalam perusahaan,

waktu tunggu adalah pemborosan. Waktu tunggu dapat berasal dari

banyak sebab. Menunggu suku cadang didapatkan kembali dari

sebuah lokasi penyimpanan, menunggu sebuah alat untuk


commit to user

18

digantikan, menunggu sebuah mesin untuk diperbaiki atau

dipasang untuk sebuah produk yang berbeda, menunggu unit

berikut untuk bergerak turun kelini. Pemborosan paling besar

diasosiasikan dengan menunggu yang bukan mencakup menunggu

orang melainkan menunggu persediaan. Dalam tatanan tradisional,

bahan baku dan suku cadang dapat menganggur selama

berminggu-minggu dan berbulan-bulan sebelum dibutuhkan.

Barang dalam proses bisa menunggu berminggu minggu untuk

memiliki beberapa jam untuk dilakukannya pekerjaan bernilai

tambah. Barang-barang jadi mungkin menunggu pelanggan selama

periode sangat lama. Just in Time tidak mengijinkan tunggu50

menunggu semacam ini terjadi, dan biaya pengangkutannya

dihilangkan (Stanley & David . 2002 : 215)


commit to user

19

BAB III

PEMBAHASAN

A. Profil Perusahaan

1. Latar Belakang

Perusahaan Batik Danar Hadi merupakan perusahaan

perseorangan yang berbentuk Home Industry. Perusahaan hanya

menyediakan bahan baku dan pengolahan batik seperti kain dan

obat-obatan, sedangkan proses pembuatannya dilakukan di rumah

para pekerja yang bertempat tinggal di sekitar perusahaan.

Sebagai perusahaan yang bersifat home industry, maka produk

yang dihasilkan pada mulanya adalah batik tulis.

Awal mulanya perusahaan batik Danar Hadi bernama Sri Kraton

yang waktu itu didirikan oleh Wongso Dinomo pada tahun 1967 di

kota Surakarta. Kemudian oleh cucunya Hadi Santosa diubah

menjadi perusahaan perseorangan yang mendapat ijin dari

Departemen Perdagangan No. 95890. Perusahaan terus

berkembang dan selanjutnya diberi nama Danar Hadi, yang diambil

dari nama pemiliknya Ibu Danarsih dan Hadi Santosa.

Berkat keuletan, pengalaman, keahlian dalam membatik dan

jiwa wiraswasta pimpinan perusahaan, baik dalam mendesain

produk maupun pengelolaan perusahaan sangat menunjang

berkembangnya perusahan tersebut. Dengan adanya corak dan

19


commit to user

20

motif batik yang mengikuti selera konsumen dan mode yang

digemari akhirnya perusahaan dapat meningkatkan omset

penjualan secara perlahan.

Pada tanggal 1 Oktober 1984 perusahaan perseorangan diubah

menjadi perusahaan yang berbadan hukum yang diresmikan

dihadapan Notaris Maria Theresia Budi Santosa, SH. Dengan No

17, tanggal 11 Desember 1984. Namanya berubah menjadi PT.

Batik Danar Hadi Santosa. Lokasi kantor pusat PT. Batik Danar

Hadi Santosa adalah di Jl. Dr Rajiman No. 194 Surakarta. Kantor

cabang di Jakarta, Surabaya, Semarang, Yogyakarta, Denpasar,

Kuta Bali, Ujung Pandang, Batam dan Medan.

Keterangan secara jelas :

a. Nama Perusahaan :

Sri Kraton, berdiri tahun 1967 yang berubah menjadi

PT. Batik Danar Hadi pada tahun 1984.

b. Alamat Kantor :

Jln. Dr. Radjiman no. 194 Surakarta

c. Alamat Pabrik Printing :

Kampung Sondakan

d. Perwakilan :

Jl. Raden Saleh Surakarta

Nama dan penanggung jawab PT. Batik Danar Hadi adalah H.

Santoso.


commit to user

21

e. Bidang Usaha :

Industri Perdagangan Pabrik

f. NPWP : 1245900439

g. Status Perusahaan.

Non fasilitas

h. Ijin No 503/24/V.3/1985 Tanggal 13 Januari 1985

2. Struktur Organisasi PT. Batik Danar Hadi

Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan

hubungan antara pejabat maupun bidang yang satu dengan bidang

yang lainnya menurut skema kerja. Dengan adanya struktur

organisasi yang baik, maka akan dapat membawa keuntungan

pelaksanaan pekerjaan dan dari struktur organissi inilah dapat

diketahui mengenai kedudukan, tanggung jawab, wewenang, tugas

dan kewajiban dari masing-masing personil. Keterangan lebih

dapat dilihat pada gambar 3.1


commit to user

22


commit to user

23

Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab yang ada di

PT. Batik Danar Hadi Cabang Sondakan dari gambar 3.2 adalah

sebagai berikut :

1. Manajer Produksi

a. Melakukan proses produksi dan bertanggung jawab

terhadap kelancaran produksi, kualitas dan kuantitas hasil

produksi.

b. Melaporkan hasil produksi dan mendistribusikannya ke

bagian pemasaran.

2. Asisten Manajer Produksi

a. Mengawasi Seluruh Persiapan Produksi.

b. Menerima dan memberikan alternatif suplier yang berkaitan

dengan bidang persiapan.

c. Mengatur pembagian tugas dan memberi tanggung jawab

secara jelas kepada bawahannya.

3. Komposisi

a. Memberikan warna pada motif yang diinginkan sesuai

dengan karakter motif dan warna yang dipesan konsumen

yang berupa sampel.

b. Menyerasikan warna agar warna pada motif terlihat lebih

menarik.

4. Mandor

a. Mengawasi proses produksi pada saat pencetakan (printing).


commit to user

24

b. Mengatur dan menyeleksi setiap proses pencetakan.

5. Personalia

Menangani masalah kepegawaian dan ketenagakerjaan

sehingga tenaga kerja memegang peranan yang sangat penting

dalam menunjang keberhasilan usaha PT Batik Danar Hadi.

6. Akuntansi

a. Bertanggung jawab terhadap penerimaan, penyimpanan dan

pengeluaran uang untuk keperluan proses produksi.

b. Mengurus pembagian gaji karyawan.

c. Menghitung keperluan keuangan baik ke dalam maupun

keluar.

7. Logistik

a. Mengurus keluar masuknya barang di pabrik sondakan.

b. Menyediakan alat dan bahan untuk keperluan proses

produksi.

8. Tracer

Mengerjakan pembuatan gambar yang telah disetujui oleh

kantor pusat, yaitu memindahkan gambar dari kertas ke

astralon.

9. Persiapan Kain

Bertanggung jawab mengatur keluar masuknya kain, serta

menyediakan kain yang akan diproduksi.


commit to user

25

10. Persiapan Afdruk

Memindahkan gambar ke dalam plankan (screen).

11. Persiapan Obat

Mencampurkan obat yang telah dikomposisikan, yang

selanjutnya akan digunakan untuk proses produksi.

12. Persiapan Grounding

Memberikan warna dasar pada kain (lasem).

13. Finishing

Pemberian uap pada kain yang telah dicetak dengan tujuan

untuk memperbesar penetrasi zat warna ke dalam serat

(mematikan warna agar tidak luntur).

14. Gudang Jadi

a. Menyeleksi kain dengan cara memisahkan kain menurut

derajat dan panjangnya.

b. Membungkus kain sesuai permintaan pasar, yaitu kain di roll

atau di volding.

3. Status Karyawan PT. Batik Danar Hadi divisi printing

a. Jumlah Tenaga Kerja

Tenaga kerja yang dimiliki oleh PT. Batik Danar Hadi cabang

Sondakan ini berjumlah 104 orang, dengan pengelompokkan

terdiri dari :

1) Karyawan bulanan, berjumlah 22 orang.

2) Karyawan borongan, berjumlah 45 orang.


commit to user

26

3) Karyawan harian, berjumlah 37 orang.

b. Pengaturan Jam Kerja

1) Senin – Kamis jam kerja dimulai pukul 08.00-10.30 WIB,

istirahat 1 jam dan dimulai kerja pukul 12.30-16.00 WIB.

2) Jumat jam kerja dimulai pukul 08.00-12.00 WIB, istirahat 1 jam

dan mulai kerja pukul 13.00-16.00 WIB.

3) Sabtu jam kerja dimulai pukul 08.00-14.00 WIB.

Catatan : apabila ada pesanan yang harus dipenuhi

secepatnya, maka jam kerja diperpanjang sampai pukul 16.00

WIB.

4. Penggajian Karyawan pada PT. Batik Danar Hadi divisi printing

Pembagian gaji dibagi menjadi 3 kelompok, yaitu :

a. Karyawan Bulanan

Karyawan yang cara menerima upah atau gaji atas jasa yang

diberikan kepada perushaan dengan ketentuan per bulan atau

setiap tanggal 1(satu). Pembagian gaji didasarkan pada

komponen yang berlaku seperti tunjangan pendidikan, tunjangan

jabatan, jumlah jam lembur, kemampuan dan usaha karyawan

serta kebijaksanaan pemimpin.

b. Karyawan Harian

Karyawan yang cara menerima gaji atau upah dengan ketentuan

harian (absensi). Gaji yang diterima sesuai UMR (Upah Minimum

Regional).


commit to user

27

c. Karyawan Borongan

Karyawan yang cara menerima upah atau gaji dengan ketentuan

jumlah barang yang dihasilkan atau hasil produksi yang telah

dikerjakan. Karyawan ini menerima gaji satu minggu sekali,

setiap hari jumat.

5. Aktivitas dan Output Perusahaan

a. Aktivitas

Aktivitas produksi yang dilakukan setiap karyawan bekerja

sesuai engan bidang unit kerjanya masing-masing. Pekerjaan yang

dilakukan mulai dari pembuatan motif, pencampuran warna,

pembuatan seri warna, pencelupan, proses produksi, steam,

pencucian, pengeringan, finishing.

Perusahaan memproduksi secara massal, yang biasanya

diarahkan pada pembuatan produk kain bercorak dengan teknik

cetak saring untuk pangsa pasar masyarakat yang taraf

ekonominya menengah ke bawah.Perusahaan yang memproduksi

sesuai pesanan, dalam hal ini pemesan merancang, membuat, dan

membawa motif sendiri atau perusahaan menawarkan motif yang

ada.Selain itu perusahaan juga memproduksi secara terus-

menerus dengan maksud menambah koleksi produksi yang

disesuaikan dengan mode yang sedang berkembang.


commit to user

28

b. Hasil Produksi

Jenis hasil produksi PT. Batik Danar Hadi berupa batik dan

tekstil bermotif batik yang diklasifikasikan menjadi 4 jenis, antara

lain:

1) Batik tulis

2) Batik cap

3) Batik kombinasi(cabut warna)

4) Tekstil motif batik

c. Pemasaran

Kegiatan pemasaran yang dilakukan oleh PT. Batik Danar Hadi

adalah sebagai berikut :

1) Mendirikan show room di Solo dan beberapa kota lain di

Indonesia.

2) Memberikan kredit dan konsinyasi serta menjual secara

grosir kepada konsumen, dalam hal ini ditangani oleh kantor

pusat.

3) Mengekspor produknya ke luar negeri, diantaranya Asia,

Amerika, Eropa, dan Australia.

4) Menjual produknya melalui pihak lain yang telah membuat

kontrak kerja penjualan. PT. Batik Danar Hadi dalam

memasarkan produknya menggunakan saluran distribusi,

yaitu :


commit to user

29

1) Produsen-Konsumen

2) Produsen-Pengecer-Konsumen

3) Produsen-Pedagang Besar-Pengecer-Konsumen.

Cabang-cabang pemasaran (show room) PT. Batik Danar

Hadi di Indonesia antara lain :

1) Rumah Batik Danar Hadi

Lokasi : Solo (3 lokasi), Jakarta (3 lokasi), Medan,

Semarang, Yogyakarta (2 lokasi), Surabaya (2 lokasi).

2) Sentra Batik Danar Hadi

Jl. Honggowongso No. 78 A, Solo.

3) Export Departement

Jl. Slamet Riyadi No. 205, Solo.

4) Jawi Antik Galeri

Di Solo dan Jakarta.

5) Shop

Jakarta (22 lokasi), Bandung (6 lokasi), Tasikmalaya,

Cirebon, Sukabumi, Kuningan, Semarang (2 lokasi),

Surabaya, Bali (3 lokasi), Batam.


commit to user

30

6. Aspek Produksi

1. Bahan Baku

Bahan baku yang dingunakan dalam proses produksi adalah :

1) Katun

Merupakan jenis kain yang terbuat dari serat alam seperti

kapas. Berdasarkan susunan dan tingkat ketebalan tenunan

dibedakan menjadi beberapa jenis, setiap tingkatan jenis

memiliki karakter dan kualitas yang berbeda, diantaranya:

a) Katun primisima : merupakan golongan kain mori yang

halus.

b) Katun prisma : merupakan golongan kain mori halus yang

berkualitas setelah katun primisima. Berdasarkan kontruksi

kainnya, katun prisma dibagi menjadi tiga yang biasa disebut

katun 1, katun 2, katun 3.

2) Rayon

Merupakan jenis kain tenun hasil atau modifikasi antara

serat kapas, bahan yang digunakan terdiri dari empat jenis,

diantaranya : santung, paris, dan genio.

3) Georgette

Merupakan jenis kain yang berasal dari serat sintesis,

yaitu bahan polyester. Bahan yang digunakan terdiri dari empat

jenis diantaranya : peeackskin, sifon, satin, dan nashisi.


commit to user

31

4) Sutra

Merupakan bahan yang berasal dari lendir ulat sutra. Bahan

yang digunakan terdiri dari enam jenis, diantaranya : sutra 56,

sutra 54, sutra 55, sutra creep, sutra sifon, dan sutera ATBM.

2. Bahan Baku Pembantu

a. pada proses gambar design atau trace

1) tinta hitam, untuk menggambar maupun mengeblok motif atau

gambar.

2) bedak atau kapur, untuk mempermudah dalam menggambar

pada kertas astralon.

b. Pada proses autofilm

1) air, digunakan untuk membersihkan kertas film.

2) developer, zat yang berfungsi untuk menimbulkan gambar

kebalikan dari motif semula setelah dilakukan proses kontak.

3) fixer, zat untuk membersihkan kertas film setelah proses

penimbulan gambar, agar menghasilkan motif yang jelas.

c. Pada pembuatan plankan (afdruk)

1) emulsi, sebagai obat afdruk

2) air, untuk melarutkan obat dan membersihkan plankan screen,

sehingga motif akan timbul pola atau gambar pada plankan

screen.

d. Pada proses komposisi warna

1) soda kue, berfungsi melekatkan zat warna agar tidak luntur.


commit to user

32

2) auxal PAL, berfungsi sebagai zat anti reduktif dan zat warna.

3) urea, berfungsi sebagai zat hidroskopis dan perata zat warna.

4) calgon, berfungsi sebagai pembersihan dari biji besi.

5) manutex, berfungsi sebagai pengikat zat warna

6) defumax, berfungsi sebagai zat anti busa.

e. Pada proses obat pewarna (colour shop)

sama pada proses komposisi warna, hanya pada proses

obat pewarna berbeda besarnya takaran dari masing-masing

lebih besar.

3. Tahap-tahap Proses Produksi divisi printing

Kegiatan produksi merupakan kegiatan utama dalam seluruh

aktifitas perusahaan. PT. Batik Danar Hadi divisi printing termasuk

perusahaan manufaktur, artinya mengolah bahan baku atau bahan

mentah, setengah jadi menjadi bahan jadi. Adapun proses produksinya

dapat digambarkan sebagai berikut:


commit to user

33

Gambar 3.2 Skema Proses Produksi

Sumber : PT. Batik Danar Hadi divisi Printing

Dari gambar tersebut dapat diketahui bahwa dalam

memproses bahan baku menjadi bahan jadi ada sebelas tahap yaitu :

desain motif, persiapan gambar atau alat, persiapan bahan kain,

proses grounding, persiapan pembuatan zat atau pasta warna, proses

Desain Motif

Persiapan Gambar atau alat cetak

Persiapan Bahan Kain

Proses Grounding

Persiapan pembuatan zat atau pasta warna

Proses pencetakan (printing)

Proses Pengeringan dengan Kompor

Proses Fiksasi penguapan (steaming)

Proses Pengeringan

Proses Finishing

Proses Pencucian


commit to user

34

pencetakan (printing), proses pengeringan dengan kompor, proses

fiksasi penguapan (steaming), proses pencucian, proses pengeringan,

dan proses finishing. Ketiga tahap tersebut dapat diterangkan sebagai

berikut:

a. Desain Motif

Proses pembuatan gambar (desaian motif) dikerjakan oleh

tim desain yang berda di kantor pusat, dapat dilakukan secara

manual maupun dengan komputer, untuk itu diperlukan tenaga

kerja yang terlatih. Desain terlebih dahulu harus disetujui oleh

pimpinan perusahaan. Desain tersebut harus melalui proses

percobaan yang dilakukan oleh bagian produksi, yang kemudian

dikirim ke kantor pusat untuk disetujui, maka akan dikembalikan ke

bagian produksi untuk diproduksi lebih lanjut.

b. Persiapan Gambar atau alat cetak

1) Gambar tidak langsung (TRACE)

Yaitu pemindahan gambar atau motif dari kertas ke

astralon, pemindahan motif tersebut menggunakan meja

kaca untuk mempermudah pemindahan gambar darim

kertas ke astralon menggunakan rapido dengan ukuran

sesuai kebutuhan atau menggunakan kuas untuk

mempermudah pembuatan motif block yang berukuran

besar. Pemindahan gambar juga dibantu dengan

menggunakan spray mountuntuk menjaga agar astralon


commit to user

35

tidak bergeser pada waktu proses tracing. Pada proses ini

juga di perlukan tinta Black Cuntuk menutup motif-motif

sesuai warna yang akan dimunculkan pada proses film atau

kontak film.

2) Proses Film

Yaitu proses pemindahan gambar dari astralon ke film

yang dilakukan diruang gelap yang menggunakan lampu

ultra violetagar film tidak tersebar atau kotor. Alat dan bahan

yang digunakan antara lain: mesin kontak, balok panjang,

kertas film, air, developer, dan fixer.

3) Mounting

Yaitu proses penggabungan motif yang satu dengan

yang lain dalam satu desain yang diatur sesuai dengan

urutan warna serta jumlah warna dengan menggunakan

cross untuk menjaga ketetapan gambar.

4) Afdruk

Yaitu proses pemindahan film pada screen dengan

menggunakan plangkan screen yang berfungsi sebagai

media dalam pemindahan motif dari negatif film. Alat dan

bahan yang digunakan antara lain: plangkan, emulsi, kater,

kipas angin, mesin penyinaran, bantalan hitam, selang air

dan air.


commit to user

36

Setelah selesai membuat plangkan atau screen,

kemudian di proofing untuk mengetahui kualitas atau

kekurangan gambar atau hasil afdruk, barulah plangkan atau

screen siap untuk produksi. Untuk motif buatan desainer PT.

Batik Danar Hadi divisi printing sendiri dibuat komposisi

warna sesuai kombinasi yang diminati konsumen.

5) Komposisi Warna

Unit komposisi bertujuan untuk memberikan warna

pada motif yang diinginkan sesuai dengan karakter motif dan

warna yang sedang trend di pasaran dengan berbagai warna

yang di serasikan agar terlihat menarik. Hasil dari komposisi

warna ini berupa sampel-sampel warna pada motif untuk

diajukan, yang nantinya akan dipilih oleh pihak yang

berwenang pada perusahaan untuk diproduksi dalam skala

besar. Dengan adanya unit komposisi akan lebih

mempermudah dalam pemilihan motif dan warna untuk

diproduksi.

c. Persiapan Bahan Kain

Persiapan kain bertujuan untuk memilih jenis kain apa yang

akan digunakan dalam proses produksi. Jenis kain yang digunakan

dalam proses produksi printing yang bermacam-macam yang

memiliki karakter yang berbeda sesuai dengan jenis bahan atau

serat kain dan tentunya sesuai dengan pesanan.


commit to user

37

d. Proses Grounding

Yaitu pemberian warna dasar pada kain. Setelah proses

grounding dilakukan, kain tersebut kembali ke gudang bahan (kain)

untuk di ukur (dimeteri) dan di potong untuk ukuran 1 space (24

meter).

e. Persiapan pembuatan zat atau pasta warna

Zat warna yang digunakan dalam proses produksi pada PT.

Batik Danar Hadi divisi printing meliputi dua jenis. Berdasarkan

jenis kain yang akan diproduksi, diantaranya :

1) Zat Warna Relatif

Digunakan untuk bahan kain yang berasal dari serat alam

(katun, rayon, sutera).

2) Zat warna Disperse

Digunakan untuk bahan kain yang berasal dari serat polyester.

Pada tahapan ini perlu dijelaskan terlebih dahulu mengenai

pembagian warna yang akan digunakan harus sesuai dengan

jenis kain yang akan dicetak. Setelah mengetahui jenis kain apa

yang akan dicetak, dilakukan persiapan pembentukan stock

pasta dan pasta warna, yang terdiri dari zat warna, pengental,

zat-zat pembantu, dan air. Proses pembuatan pasta warna :

1) Penimbangan dan pelarutan zat warna sesuai yang

dikehendaki.


commit to user

38

2) Pembuatan pasta pengental dalam proses pengadukannya

harus benar-benar rata, diaduk menggunakan mixer

berkekuatan tinggi.

3) Pemilihan jenis pengental sangat penting tergantung jenis

zat warna dan kain yang akan diproduksi.

4) Pencampuran zat warna dengan pengental harus benar-

benar rata (tidak ada yang menggumpal) agar tidak

mempengaruhi kestabilan warna.

5) Zat-zat pembantu ditambahkan pada pasta warna agar pada

proses steaming kain terfikkasi (tidak luntur).

6) Air yang digunakan dalam kondisi netral, karena keasaman

tinggi akan mempengaruhi kekentalan kestabilan pasta

warna.

f. Proses pencetakan (printing)

Merupakan poses pewarnaan dan pencetakan motif pada

kain, alat dan bahan yang digunakan yaitu :

1) Screen yaitu alat yang digunakan sebagai media bantu untuk

mentransfer motif ke permukaan kain.

2) Meja rakel berfungsi sebagai tempat pada waktu proses

merakel berukuran 35 meter dan 45 meter.

3) Rakel yaitu alat yang digunakan untuk meratakan pasta

warna pada saat perakelan,


commit to user

39

4) Mesin curring yaitu alat yang digunakan untuk mengeringkan

kain setelah proses cap sekaligus bertujuan untuk menetrasi

awal (penyerapan zat warna ke dalam serat).

Langkah kerja proses pencetakan :

1) Mempersiapkan alat dan bahan.

2) Memasang kain sesuai kebutuhan pada meja rakel secara

merata dan rapi.

3) Merakel pasta sesuai kebutuhan dari jumlah warna yang

dibutuhkan.

4) Melakukan pengeringan awal dengan menggunakan

kompor.

5) Melakukan proses pengeringan dengan cara

memasukkan kain ke mesin curring pada proses

pewarnaan yang terakhir pada suhu 120º selama 3 menit.

g. Proses Pengeringan dengan Kompor

Pengeringan kain setelah proses cetak adalah suatu

keharusan agar warna tidak pudar. Proses pengeringan ini

dilakukan dengan menggunakan kompor yang khusus untuk

pengeringan setelah proses cetak yang berbahan bakar gas LPG

(bila cuaca benar-benar mendung atau hujan). Atau dapat

dilakukan dengan cara digantung dimeja sampai kering (bila

cuaca panas).


commit to user

40

h. Proses Fiksasi penguapan (steaming)

Proses fiksasi penguapan (steaming) yaitu proses

penguncian zat warna, selain mengandalkan beberapa bahan

pengikat, juga dengan cara diuap atau di steam yang

mengakibatkan warnanya lebih tahan lama. pemberian uap pada

kain yang sudah dicetak maupun dicelup, proses ini bertujuan

untuk memperbesar penetrasi zat warna kedalam serat agar

warna lebih tahan lama, pemberian uap dilakukan pada mesin

steamer dengan suhu dan waktu yang ditentukan.

Tahap steam secara manual yang dilakukan pada PT. Batik

Danar Hadi divisi printing:

1) Alat steam

Dua dandang besar yang diatasnya diberi karung goni yang

disertakan tutup, kompor gas dan katrol untuk menarik kain

kedalam dandang tersebut.

2) Proses steam

Kain dilapisi kertas koran, digulung kemudian dibungkus kain

handuk, dilapisi lagi kain katun yang diujungnya ditali,

kemudian digantung dengan menggunakan katrol untuk

masuk ke alat steam.


commit to user

41

i. Proses pencucian

Proses pencucian berfungsi untuk menghilangkan zat-zat

yang sudah tidak diperlukan lagi, seperti : pengental, zat warna

yang berlebihan, dan zat-zat lainnya.

Urutan proses pencucian, diantaranya :

1) Cuci dengan air dingin yang melimpah secara terus-menerus

untuk menghindari terjadinya penodaan (staining) terhadap

permukaan kain yang tidak dikehendaki.

2) Cuci dengan air panas dicampur dengan deterjen yang

mengandung alkali.

3) Bilas air dingin hingga bersih.

4) Pengeringan, dengan cara dijemur atau dengan mesin

pengering (mesin curring).

j. Proses Pengeringan dengan Mesin Curring

Proses pengeringan dengan menggunakan mesin pengering

(Curring). Proses ini dilakukan setelah proses pencucian selesai.

k. Proses Finishing

Merupakan proses akhir dari keseluruhan proses produksi

printing, yang meliputi pekerjaan sebagai berikut :

1) Pemberian obat pelembut (softener), serta obat anti hama

sesuai standart industri atau permintaan konsumen.

2) Sanforized untuk menghindari susut kain setelah kain sampai

ke konsumen.


commit to user

42

3) Proses-proses lain sesuai permintaan (confit, callendar,

timbul bulu,dll)

Setelah melalui sejumlah proses di atas kain hasil produksi

diseleksi untuk dipisahkan menurut derajat kualitasnya serta

panjangnya. Kain di volding kemudian dibungkus sesuai

permintaan pasar, dikemas kemudian dikirim kepada konsumen

atau pasar.

B. Laporan Magang Kerja

1. Pengertian

Magang kerja adalah praktek kerja nyata yang merupakan

persyaratan dalam menyusun Tugas Akhir. Magang kerja

merupakan kegiatan penunjang perkuliahan yang wajib dilakukan

oleh mahasiswa dengan diterjunkan secara langsung ke dunia kerja.

Dalam pelaksanan magang kerja diharapkan mahasiswa dapat

menerapkan ilmu yang telah diperoleh dibangku perkuliahan dan

dapat memperoleh pengalaman dalam menghadapi dunia kerja.

2. Lokasi Magang Kerja

Adapun magang kerja dilaksanakan di PT. Batik Danar Hadi

divisi printing yang beralamatkan Jl. Tegal Mulyo No. 17 Kampung

Sondakan.Magang kerja dilaksanakan pada tanggal 16 Februari

sampai dengan 16 Maret 2011. PT. Batik Danar Hadi merupakan

perusahaan besar yang bergerak dalam industry tekstil dimana


commit to user

43

perusahaan tersebut melakukan proses produksi dan dari proses

produksi perusahaan tersebut dapat memungkinkan untuk

memperoleh data-data yang diperlukan dalam penyusunan Tugas

Akhir.

Pelaksanaan magang kerja dilaksanakan mulai hari Senin

sampai Jumat mulai pukul 08.00-12.00 WIB. Adapun rincian kegiatan

selama magang kerja antara lain :

a. Minggu Pertama (16-18 Februari 2011)

1) Pada tahap ini diberikan penjelasan mengenai gambaran

perusahaan dan lingkungan kerjanya. Minggu pertama

mahasiswa masih dalam tahap pengenalan mengenai kondisi

atau lingkungan perusahaan, seperti penjelasan mengenai

sistem kerja karyawan dan proses produksi. Mahasiswa

diberikan kesempatan untuk dapat melakukan wawancara

dengan staff kantor dan karyawan lainnya tentang kondisi

lingkungan perusahaan.

2) Pengenalan Staff kantor dan Para Karyawan

Mahasiswa dibimbing salah satu staff untuk melihat secara

langsung tentang tata cara kerja staff karyawan dan sistem

organisasi perusahaan.


commit to user

44

b. Minggu Kedua (21-25 Februari 2011)

1) Mahasiswa menentukan topik dan metode yang akan diteliti,

mahasiswa diberikan penjelasan dan pengarahan oleh staff

karyawan mengenai tema yang akan dibahas.

2) Penempatan lokasi kerja

Dalam penempatan ini masing-masing mahasiswa telah

ditentukan penempatan kerja sesuai tema atau topik yang akan

diambil. Berdasarkan persetujuan dari pemimpin perusahaan

maka peserta magang ditempatkan di bagian produksi. Di sini

peneliti dibimbing oleh seorang pembimbing magang yang

sudah ditunjuk oleh pemimpin perusahaan. Dengan adanya

seorang pembimbing, sangat membantu para peneliti. Segala

sesuatu yang tidak diketahui, dapat ditanyakan secara langsung

kepada pembimbing magang. Pembimbing magang selalu

memberikan berbagai macam data untuk peneliti pelajari.

Peneliti juga diberi kesempatan untuk terjun langsung melihat

proses pembatikan darimulai tahap pertama sampai tahap akhir.

3) Mencari data bahan baku kain yang akan diteliti, yang

diproduksi pada bulan Januari 2010 sampai dengan Desember

2010.

4) Mencatat data-data tentang bahan yang akan diteliti.

5) Pendokumentasian setiap proses produksi.


commit to user

45

c. Minggu Ketiga (28 Februari sampai dengan 4 Maret 2011)

1) Melakukan Praktek kerja, dengan mengukur kain yang sesuai

ukuran yang dipesan.

2) menggambar ulang desain batik dibagian film dengan desain

yang sudah ada.

d. Minggu Keempat (7-16 Maret 2011)

1) Melakukan Praktek kerja, dengan mengukur kain yang sesuai

ukuran yang dipesan.

2) membantu memberikan data dan gambar APAR (alat pemadam

api ringan) dan gambar lain yang berhubungan dengan

keselamatan dan keamanan kerja.

3) Perpisahan dengan para karyawan dan staff kantor dengan

memberikan kenang-kenangan pada pihak perusahaan.

3. Manfaat dan Tujuan Magang Kerja

a. Memperoleh pengalaman dan kesempatan kerja nyata di

lapangan.

b. Menerapkan ilmu yang di dapat selama di bangku perkuliahan.

c. Mengetahui secara langsung kegiatan produksi yang dilakukan

perusahaan PT. Batik Danar Hadi divisi printing.

d. Adanya kemudahan dalam memperoleh data yang diperlukan

dalam penyusunan Tugas Akhir.

e. Terjadinya hubungan baik antara penulis dengan karyawan

perusahaan tempat magang kerja.


commit to user

46

4. Kegiatan Magang Kerja

a. Melakukan wawancara secara lansung dengan karyawan PT.

Batik Danar Hadi divisi printing.

b. Melakukan observasi secara langsung pada bagian produksi untuk

melihat proses produksi perusahaan.

c. Mencatat data-data yang diperlukan dalam penulisan Tugas Akhir.

Dari kegiatan magang yang dilakukan oleh penulis pada PT.

Batik Danar Hadi divisi printing dapat diperoleh data-data yang

menunjang dalam penulisan Tugas Akhir. Adapun data-data tersebut

antara lain :

a. Gambaran umum perusahaan

b. Bahan baku dan bahan penunjang lain yang digunakan dalam proses

produksi perusahaan.

c. Mesin-mesin yang digunakan dalam proses produksi.

d. Sturtur Organisasi dan job description perusahaan.

e. Kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan proses produksi

perusahaan.

Demikian laporan magang kerja yang telah dilaksanakan. Sehingga,

melalui magang kerja tersebut dapat mengetahui bagaimana proses

produksi dilaksanakan dengan observasi dan tujuan secara langsung.

Sebagai obyek penulisan Tugas Akhir, data yang diambil adalah data


commit to user

47

tentang kartu gudang dan alur kegiatan dalam proses keluar masuk

barang digudang.

C. Analisis Data Dan Pembahasan

1) Fungsi Gudang

Gudang yang terdapat di PT. Batik Danar Hadi Santosa

merupakan gudang barang. Sedangkan gudang bahan berlokasi di

kantor pusat PT. Batik Danar Hadi Santosa Surakarta di Jl. Tegal

Mulyo No. 17 Kampung Sondakan.

Gudang bahan di PT. Batik Danar Hadi Santosa Divisi Printing

berfungsi sebagai tempat penyimpanan sisa bahan dan sebagai

tempat persinggahan bahan yang akan diproses. Terdapat

beberapa bahan yang relatif lama disimpan sementara dalam

gudang karena pengadaan bahan tersebut dilakukan secara mass

order dan penggunaannya dibutuhkan untuk proses produksi

semua produk yang dihasilkan. Sedangkan untuk gudang barang,

relatif tidak pernah tinggal di gudang melainkan hanya singgah

sementara digudang untuk diproses ke bagian produksi karena

pengadaan bahan tersebut sesuai dengan kebutuhan setiap

pesanan produksi. Gudang bahan di PT. Batik Danar Hadi Santosa

Printing juga menjadi tempat untuk customization terhadap

beberapa bahan yang akan diproses. Customization merupakan


commit to user

48

peningkatan nilai tambah bagi bahan yang ada sebelum diproses

untuk membentuk produk.

2) Administrasi Operasional Gudang

Dalam rangka pengawasan aset yang dimiliki perusahaan

berupa bahan baku, berdasar referensi Semar Mas Garment, PT.

Batik Semar Surakarta dan PT. Batik Kusuma Hadi Surakarta telah

melakukan administrasi terhadap semua operasional gudang.

Administrasi operasional gudang dilakukan mulai dari

penerimaan bahan oleh bagian gudang, permintaan bahan oleh

pengguna, penyerahan bahan dari gudang kepada pengguna,

pencatatan dalam buku besar.

Berdasarkan informasi tersebut, penulis memberikan usulan

sebagai berikut:

.


commit to user

49

Supplier Produksi Komposisi Gudang

Gambar 3.3 Bagan Alur Dokumen Keluar Masuk Gudang

Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi Printing Surakarta Prosedur serah terima bahan baku digudang :

Membuat D.O

Mencocokan bahan yang diminta

Negosiasi harga

surat pembelian

Membuat surat pembelian

D.O

Surat pembelian

Mencocokan dengan surat

pembelian

Surat pembelian

D.O

Mencatat pada kartu persediaan

D.O

D.O

Mencatat kedalam

arsip

Kartu persediaan

Mencatat pada kertas kerja stock

opname

Kertas kerja stock opname

D.O

Mencocokan dengan bahan

yang diproduksi

Laporan kebagian

pusat

Memasukan D.O kedalam

arsip


commit to user

50

1) kepala produksi menerima P.O (purchase Order) dari pusat

yang menunjukan pusat meminta produksi dengan motif dan

jenis tertentu.

2) Kepala produksi akan membuat D.O (Decision Order) yang

digunakan untuk menyalin P.O yang telah disanggupi oleh

kepal produksi

3) kepala produksi meminta kebagian komposisi (warna) untuk

mencocokan apakah warna yang diminta dapat dipenuhi.

4) Setelah dicek dan sesuai, maka D.Odi acc oleh bagian

komposisi

5) Bagian komposisi menuju gudang untuk mencocokan bahan

yang diminta dalam D.O

6) Bagian gudang akan mencocokan jenis kain yang diminta,

jika ada maka bagian gudang langsung mengeluarkan

bahan, jika tidak maka bagian gudang akan menghubungi

bagian pembelian (pusat) untuk melaporkan kekurangan

bahan.

7) Setelah bahan datang maka bagian gudang mengecek dari

segi kualitas maupun kuantitas.

8) Setelah bahan cocok dengan pesanan, maka bagian gudang

menerima 1 lembar bukti pembelian, 1 kebagian pusat

sebagai bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan


commit to user

51

anggaran untuk bahan dan 1 nya lagi untuk supplier sebagai

arsip.

9) Bahan diukur sesuai dengan pesanan yang akan dikeluarkan

dan dicatat dalam kartu persediaan barang.

10) Mencatat pada kertas kerja stock, dimana kertas kerja stock

memuat stock bahan yang ada digudang.

11) Setelah itu bagian gudang akan mengirim stock opname

kebagian pusat yang akan di olah kembali menjadi rekap

saldo & mutasi barang perjenis.

12) Sementara itu bagian produksi akan menuju gudang untuk

mencocokan bahan yang akan diproduksi sesuai D.O dan

kartu persediaan barang.

13) Setelah selesai maka D.O di acc oleh bagian pelaksana

produksi.

Adapun penyebab bahan baku tersebut menumpuk, yaitu :

a) Bagian pusat memberikan rekap saldo & mutasi barang perjenis

kepada bagian gudang, setelah itu dari bagian gudang tidak ada

lagi perputaran digudang untuk diproses kembali.

b) Stock opname hanya dicatat sebatas bahan sisa saja, tidak

menggunakan kapasitas jumlah, hal ini menyebab kan sisa bahan

baku maupun bahan baku yang akan diproses menumpuk pada

gudang.


commit to user

52

Supplier Produksi Komposisi Gudang

Gambar 3.4

Usulan Bagan Alur Dokumen Keluar Masuk Gudang Sumber : Hasil Peneliti

Membuat D.O

Mencocokan bahan yang

diminta

Negosiasi harga

surat pembelian

Membuat surat pembelian

D.O

Mencocokan dengan surat

pembelian

D.O

Mencatat pada kartu persediaan

D.O

D.O

Mencatat kedalam

arsip

Kartu persediaan

Mencatat pada kertas kerja

stock opname

Kertas kerja stock opname

D.O

Mencocokan dengan

bahan yang diproduksi

Mengajukan cuci guang

kebagian pusat

Memasukan D.O kedalam

arsip

cuci gudang

Menerima persetujuan dari pusat

Surat pembelian

Mencatat pada stock opname

Surat pembelian


commit to user

53

Usulan prosedur serah terima bahan baku digudang :

1) Membuat kapasitas maksimum pada penyimpanan gudang tiap

jenis.

2) Membuat surat atau form yang ditujukan kepada pusat untuk

dilakukan nya cuci gudang.

3) Setelah disetujui oleh pusat maka bagian gudang membersihkan

bahan yang tidak dipakai, bisa menggunakan alternatif seperti

mendaur ulang, menjual kembali ataupun memproduksi ulang

untuk bahan yang masih bisa dipakai.

4) Setelah mengadakan cuci gudang maka bagian gudang baru

membuat stock opname pada periode tersebut

5) Setelah stock opname di acc oleh pihak pelaksana maka stock

opname akan dikirimkan kebagian pusat.

6) Bagian pusat akan mengirimkan rekap saldo & mutasi barang,

untuk dijadikan arsip sah bagi pihak gudang.

Jikapun usulan yang diajukan dapat dilaksanakan maka

kemungkinan besar masalah yang terjadi dapat diatasi, dan tidak

menjadikan biaya penyimpanan menjadi besar dan membengkak.

Kelebihan utama dari usulan tersebut adalah barang yang disimpan

dapat diputar kembali, jadi bisa dikatakan barang yang disimpan

tersebut mempunyai waktu untuk disimpan, dan setelah habis

waktu penyimpanan maka akan diproses kembali sesuai yang di

usulkan.


commit to user

54

a. Formulir kartu gudang

Semua bahan yang dipesan oleh Bagian Pembelian PT. Batik

Danar Hadi Santosa untuk Danar Hadi Printing, ditujukan kepada

Bagian Gudang Bahan dan penerimaan bahan dilakukan oleh

Bagian Gudang.

Dokumen – dokumen administrasi operasional bahan baku pada

perusahaan :

1) Formulir pembelian

2) P.O (Purchase Order)

3) D.O (Decision Order)

4) Kartu Persediaan Barang

5) Formulir Stock out

6) Rekap Saldo dan Mutasi Barang

Dalam pembuatan dokumen ditangani oleh perusahaan pusat,

bagian gudang hanya mengelola dokumen – dokumen administrasi

operasional dan dokumen – dokumen administrasi operasional

sudah memenuhi standard yang ditetapkan oleh perusahaan.

1. Proses pembelian barang :

a) Bagian pemasaran merencanakan jumlah bahan baku kain

sesuai jenis.

b) Bagian produksi mengajukan permintaan barang kebagian

pembelian.


commit to user

55

c) Bagian pembelian mengadakan negosiasi harga dengan suplier,

jika tidak bisa sampai pada kesepakatan harga maka pihak

pembelian melakukan negosiasi dengan suplier lain atau

mengganti pemasok kain.

d) Barang dikirim oleh suplier langsung ke pabrik Danar Hadi

Santosa Printing yang berada disondakan.

e) Barang di turunkan digudang oleh suplier .

f) Barang dicek oleh bagian gudang sesuai dengan ketentuan

kualitas maupun kuantitas, jika tidak cocok maka bagian gudang

akan menghubungi langsung suplier dan dikembalikan.

g) Pencatatan bahan baku pada kartu gudang dilakukan digudang

oleh bagian gudang.


commit to user

56

Skema Pembelian Bahan Baku Gambar 3.5

Sumber : Bagian Gudang Danar Hadi Printing

Perencanaan bahan baku Bagian pemasaran

Negosiasi harga Bagian pembelian dengan suplier

Pengirimam barang Bagian supplier

Masuk gudang bahan baku kain

Bagian gudang

Pencatatan barang pada kartu gudang

Bagian kepala gudang

Persetujuan harga

Pemeriksaan bahan baku

kain

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Permintaan Pembelian Bagian produksi


commit to user

57

Dari skema di atas dapat diketahui bahwa pada waktu

melakukan pembelian bahan baku, bagian produksi mengajukan

permintaan pembelian kepada supplier dimana bahan baku kain

apa yang akan dipesan. Setelah Bagian produksi mengajukan

permintaan pembelian dengan supplier, bagian produksi

mengadakan negosiasi harga guna kesesuain atau kecocokan

harga kain yang dipesan. Setelah negosiasi harga disetujui bagian

produksi membuat DO (Decision order) atau permintaan pembelian.

Ketika membuat DO (Decision order) muncul daftar pembelian jenis

barang yang diorderkan seperti ukuran, jenis kain, harga, jumlah,

dan sebagainya. Setelah DO dibuat pihak supplier segera

mengirimkan pesanan yang telah disepakati yang nanti akan masuk

ke gudang bahan baku kain. Dalam gudang bahan baku kain,

bagian kepala gudang melakukan pengecekan kain guna

mengetahui apakah kain mengalami kecacatan atau tidak. Setelah

melekukan pengecekan kain, bagian kepala gudang melakukan

pencatatan kesesuaian kain yang telah layak ke kartu gudang.


commit to user

58

Gambar 3.6 Surat Jalan

Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi printing Surakarta

Formulir ini dibuat rangkap 3 (tiga). Lembar ke-1 (pertama)

disimpan bagian gudang sebagai bukti penerimaan bahan, lembar

ke-2 (kedua) ditembuskan ke Supplier sebagai bukti bahwa bahan

yang dipesan untuk diproses telah datang dan sudah diterima oleh

bagian gudang dan diserahkan ke bagian produksi, lembar ke-3

(ketiga) ditembuskan ke bagian produksi untuk dilakukan

pencatatan terkait administrasi akuntansi. Seperti yang disajikan

dalam gambar 3.3 ataupun 3.4. Dalam penerimaan bahan, bagian

gudang memeriksa kesesuaian antara dokumen pengiriman bahan

SURAT JALAN No :

______________________ Tuan ______________________ Toko

______________________ ___________

Kami kirimkan barang tersebutdibawah ini dengan kendaraan ………... No. ……...

BANYAKNYA NAMA BARANG

Hormat Kami,

( )


commit to user

59

dengan bahan yang dikirim ke bagian gudang tanpa

memperhatikan apakah bahan yang dikirim merupakan bahan yang

dipesan oleh perusahaan kepada pemasok karena pada bagian

gudang tidak terdapat tembusan surat order pembelian atau

dokumen sejenisnya dari bagian pembelian atau bagian yang

berwenang melakukan pengadaan bahan dalam perusahaan.

Dalam rangka memastikan bahan sisa di gudang tidak menumpuk

karena tidak diproses kembali, sebaiknya perusahaan memberikan

tembusan dokumen sisa bahan kepada bagian gudang. Sehingga

kesalahan penyimpanan bahan dapat diminimalisasi.

2. Permintaan Bahan oleh Produksi

Pengguna gudang bahan adalah bagian produksi. Ketika

bagian produksi membutuhkan bahan baku untuk proses produksi,

maka harus mengajukan permintaan bahan ke bagian gudang.

Permintaan dilakukan dengan menuliskan semua kebutuhan bagian

produksi pada form D.O untuk disampaikan ke bagian gudang.

Gambar 3.7 dibawah ini contoh kartu gudang permintaan bahan

(Decision Order)dari staf di bagian produksi kepada bagian gudang.


commit to user

60

Gambar 3.8

Gambar 3.7 Lembar D.O (Decision Order)

Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi Printing Surakarta

Lembar inilah yang menjadi dasar bagian gudang untuk

mengeluarkan bahan dari dalam gudang dan diserahkan ke bagian

produksi. Lembar D.O (Decision Order) yang diterima bagian

gudang dikumpulkan sebagai bukti otentik bahwa bahan yang

dikeluarkan dari gudang merupakan bahan yang diminta oleh

bagian produksi. Perbaikan yang dapat dilakukan oleh perusahaan

adalah menentukan waktu tunggu (lead time) bahan baku dan jika

4.QF.009-07.PR ORDER PRODUKSI No:

Hari/ Tgl. Produksi : No. Po Regu Motif Seri Jumlah/Mtr. Jenis Kain Keterangan

Penanggung Jawab

( )

Pengawas

( )

Pelaksana

( )


commit to user

61

pun melebihi jatuh tempo waktu tunggu perusahaan mengganti

supplier.

Gambar 3.8 Formulir Order Produksi


No. : ……………………….. Hal : ………………………..

Surakarta, …………………………. Kepada Yth. ……………………………………... ……………………………………... ……………………………………...

Dengan ini kami berikan pesanan kepada Saudara berupa : No. Pesanan Bahan Jumlah Keterangan

Pesanan- pesanan tersebut diatas kami harap selesai pada tanggal : …………….… Terlampir kami berikan D.O. untuk pengambilan bahan.

Setuju dan sanggup melaksanakan :

(………………………….)

BATIK “DANAR HADI” SANTOSA


commit to user

62

Gambar 3.8 adalah kartu gudang P.O (Order Produksi) yang

ditujukan kebagian kepala gudang, form ini dibuat oleh pihak pusat

se bagai perintah untuk mengadakan prouksi. Jika bagian kepala

gudang tidak bisa menyanggupinya makan P.O akan dikembalikan

dan dikaji ulang oleh bagian pusat.

3. Pencatatan ke dalam kartu persediaan barang

Informasi yang disajikan dalam kartu persediaan adalah , kode,

jenis barang, tempat, keterangan, jumlah masuk, jumlah keluarnya

bahan setiap harinya, dan saldo bahan yang tersisa ditulis pada

pojok kanan. Kartu persediaan ini hanya di miliki oleh bagian

gudang yang digunakan untuk mencacat barang masuk ataupun

barang keluar perhari nya. Format buku besar yang digunakan

perusahaan, tidak dapat dilihat berapa persediaan minimum dan

persediaan maksimum untuk masing-masing bahan sehingga tidak

dapat digunakan untuk memantau waktu pemesanan kembali dan

sering terjadi misscomunication antara bagian produksi dengan

bagian gudang, yakni ketika bagian produksi meminta bahan untuk

diproses, bahan tidak tersedia di gudang.

Gambar dibawah adalah formulir kartu persediaan barang yang

dipakai untuk mencatat barang masuk dan keluar.


commit to user

63

Gambar 3.9 Persediaan Masuk Dan Keluar Barang

Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi Printing Surakart

KARTU PERSEDIAAN BARANG

Kode : ………………………………………………………….. Jenis Barang : ………………………………………………………….. Tempat : ………………………………………………………….. Pen. Jawab : …………………………………………………………..

Bukti Keterangan M K S

Tgl. No. DO

M : Masuk dari kemplongan / dari luar K : Keluar ke toko dikirim langganan / koneksi S : Saldo yang ada dalam gudang


commit to user

64

4. Pencatatan bahan sisa pada stock opname

Sisa bahan yang masuk ke gudang selalu dilakukan

pencatatan. Hal ini agar mempermudah dalam pengawasan

terhadap aset perusahaan berupa bahan sisa. Pencatatan sisa

bahan dari gudang kepada bagian produksi disertai dengan

pencatatan dalam formulir stock Opnam, Formulir ini hanya

dibuat satu lembar untuk pencatatan bahan sisa, dan hanya

digunakan pada bagian gudang, penanggung jawab terdiri dari

petugas stock opname yaitu assisten kepala gudang dan

penanggung jawab adalah kepala gudang sendiri, pencatatan

stock opname dibuat agar dapat mengetahui bahan sisa yang

ada pada setiap hari nya.

Gambar dibawah adalah formulir stock opname, tidak

menggunakan usulan karena formulir yang terdapat didalam

perusahaan sudah tertata dengan baik.


commit to user

65

Gambar 3.10 Formulir Stock Opname


Tgl. Stock Opname : KERTAS KERJA STOCK OPNAME Lokasi : Halaman : NO NO. PO/MOTIF KD.BHN HARGA PERINCIAN STOCK JUMLAH 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45

JUMLAH

Petugas Stock Opname

(……………………..)

Penanggung Jawab Barang

(………………………….)


commit to user

66

5. Pencatatan rekap saldo & mutasi barang dari perusahaan pusat

Form ini hanya berjumlah 1 lembar, yang berwenang untuk

membuat form ini adalah pihak pusat dimana data ini diperoleh dari

bagian gudang yang mengirimkan form stock opname, terdiri dari

macam - macam jenis kain, jumlah dan harga. Rekap ini diberikan

kepada bagian gudang yang hanya digunakan sebagai arsip tanda

bahwa gudang tersebut mempunyai simpnan sejumlah yang

diterangkan pada form dibawah.

Setelah bagian gudang melakukan pencatatan pada stock

opname maka bagian gudang wajib untuk melaporkan formulir

tersebut kebagian perusahaan pusat, dalam jangka beberapa hari

perusahaan bagian pusat mengirimkan rekap barang dan mutasi

barang.

Jadi pada inti nya rekap barang dan mutasi barang tersebut

sebagai bukti bahwa digudang tersebut mempunyai barang

sejumlah dengan apa yang dijelaskan pada formulir rekap, setelah

pihak gudang menerima rekap maka dari pihak gudang hanya

menerima rekap tanpa ada nya proses lebih lanjut.

Dalam pembuatan rekap barang dan mutasi barang tidak ada

kesalahan dalam formulir tersebut, hanya saja dalam penerimaan

rekap terdapat masalah yang terjadi yakni tentang penyimpanan

yang tidak diproses kembali, dari proses penerimaan formulir inilah

terjadi kesalahan.


commit to user

67

Gambar 3.11 Rekap Saldo & Mutasi Barang


REKAP SALDO & MUTASI BARANG PER JENIS - DH 1 TANGGAL : 01-02-2011 s/d 28-02-2011

LOKASI : [85201] -> PUTIHAN

Tanggal Cetak

Waktu Cetak

Kode Nama Barang HARGA SALDO AWAL

MUTASI MASUK

MUTASI KELUAR SALDO AKHIR

UNIT RUPIAH UNIT RUPIAH UNIT RUPIAH UNIT RUPIAH

Jumlah Kode [C205]

Jumlah Kode [C213]

Jumlah Kode [C214]

Jumlah Kode [C223]

Jumlah Kode [C227]


commit to user

68

3. Keterkaitan antara Standarisasi Administrasi Operasional Gudang

Bahan dengan Penumpukan Bahan pada Gudang

Selama pelaksanaan magang kerja, dijumpai adanya beberapa

penundaan proses produksi yang disebabkan oleh adanya

kesalahan dalam pengambilan bahan atau pencarian bahan yang

relatif lama, hal ini dikarenakan sisa bahan baku yang menumpuk

pada gudang dan tidak di olah kembali sebagai barang produksi.

Bagi perusahaan penumpukan bahan pada gudang adalah biaya

yang harus ditanggung oleh perusahaan, karena selama

penyimpanan digudang bahan tersebut hanya tercatat sebagai

bahan sisa saja tidak bisa diolah kembali sebagai bahan produksi,

perusahaan harus menanggung biaya tetap penyimpanan yang

melekat terhadap aktivitas gudang. Kesalahan pengambilan bahan,

pencarian bahan yang relatif lama dalam gudang merupakan

dampak yang muncul akibat administrasi operasional gudang

kurang dilaksanakan secara optimal dan terstandar. Karena

gudang yang tidak dapat diperluas lagi maka dengan adanya

administrasi operasional gudang yang terstandar sudah mampu

membuat gudang bahan yang efektif dan efisien akan tercapai

sehingga keberadaan gudang bahan sebagai pendukung proses

produksi dapat tercapai.


commit to user

69

4. Keterkaitan antara Standarisasi Administrasi Operasional Gudang

Bahan dengan Pengelolaan Gudang Secara Optimal

Berdasarkan pengamatan dilapangan, gudang bahan pada

gudang PT. Batik Danar Hadi Printing Surakarta dapat dikatakan

belum optimal.

Selama pelaksanaan magang kerja, ada beberapa bahan yang

rusak berada dalam gudang yang disebabkan oleh aktivitas

penataan bahan dalam gudang. Selain itu, petugas bagian gudang

seringkali membutuhkan waktu yang relatif lama untuk mencari

bahan yang akan diproses dan sisa bahan baku yang menumpuk

tanpa diproses lebih lanjut. Hal ini menyebabkan munculnya waktu

tunggu pada bagian produksi dan tempat penyimpanan yang

melebihi kapasitas penyimpanan. Kondisi seperti ini menjadi bahan

untuk melakukan kajian agar dapat menemukan solusi dari

permasalahan ini. Meskipun perusahaan telah melakukan

administrasi operasional gudang pada semua lini yang terlibat mulai

dari penerimaan bahan sampai dengan pengeluaran bahan dari

dalam gudang, masih ditemukan adanya masalah pada beberapa

bagian terkait dengan administrasi operasional gudang.

Hal yang menyebabkan gudang belum optimal adalah belum

adanya standarisasi administrasi operasional gudang dan

permasalahan penumpukan sisa bahan baku. Aktivitas yang sangat

terlihat jelas bahwa administrasinya belum standar adalah pada


commit to user

70

saat permintaan bahan dari bagian produksi kepada bagian

gudang. Selain itu, formulir-formulir administasi operasional yang

digunakan belum menyajikan informasi yang lengkap untuk

mendukung tercapainya gudang yang optimal, seperti informasi

mengenai : banyaknya persediaan minimum, banyaknya

persediaan maksimum, lokasi penyimpanan setiap item bahan,

kode bahan dan permasalahan dari tata letak yang tidak dapat

dilakukan perluasan gudang, dimana gudang mempunyai tempat

yang tidak cukup besar.

Kesalahan pengambilan bahan, pencarian bahan yang relatif

lama dalam gudang merupakan dampak yang muncul akibat

administrasi operasional gudang kurang dilaksanakan secara

optimal dan terstandar. Dengan adanya administrasi operasional

gudang yang terstandar maka gudang bahan yang optimal akan

tercapai sehingga keberadaan gudang bahan sebagai support

system proses produksi dapat tercapai.

Usulan untuk masalah ini adalah perusahaan hendaknya

melakukan standarisasi administrasi operasional gudang pada

semua lini yang terlibat dalam administrasi operasional gudang,

dari permasalahan sisa bahan baku adalah pengelolaan sisa bahan

baku harus diproses kembali agar fungsi gudang lebih optimal dan

penumpukan yang terjadi tidak berlebihan.


commit to user

71

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada Bab III,

maka peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Gudang bahan di PT. Batik Danar Hadi Printing Surakarta

berfungsi sebagai tempat singgah sementara (movement) dan

tempat penyimpanan sementara (storage) bahan baku yang

dimiliki perusahaan untuk diproses.

2. Semua aktivitas operasional dalam gudang bahan di PT. Batik

Danar Hadi Printing Surakarta telah dilakukan administrasi

terhadap semua aktivitas yang dilakukan. Dokumentasi terhadap

aktivitas operasional gudang sebagian besar sudah terstandar

dan terdapat beberapa dokumentasi yang masih belum standar

yang nantinya akan menjadi saran dalam penelitian ini.

3. Standarisasi administrasi operasional gudang yang optimal dapat

meminimaliskan penumpukan bahan baku dan sisa bahan baku.


commit to user

72

4. Gudang bahan yang optimal merupakan dampak dari adanya

standarisasi administrasi operasional gudang akan mengurangi

waktu tunggu bagian produksi yang muncul akibat adanya

aktivitas operasional gudang yang tidak efektif dan efisien.

5. Terdapat 2 jenis bahan sisa:

a. sisa bahan yang masih bisa diproduksi kembali

untuk sisa bahan yang masih bisa diproduksi hendaknya

diproduksi ulang, dan dibagikan kepada karyawan sebagai

bonus tiap tahun nya.

b. sisa bahan yang sudah tidak layak

biasanya sudah tidak berbentuk kain yang masih utuh dan

tidak dapat diproduksi kembali.

B. Saran

Saran yang disampaikan peneliti kepada perusahaan untuk

perbaikan di masa yang akan datang adalah sebagai berikut :

1. PT. Batik Danar Hadi Printing Surakarta tetap mempertahankan

fungsi gudang bahan selama ini, yakni sebagai tempat singgah

sementara bahan baku dan tempat penyimpanan sementara

bahan baku dengan meningkatkan kebersihan kondisi gudang

agar karyawan dapat bekerja dengan nyaman sehingga

berdampak positif pada kinerja karyawan.


commit to user

73

2. Perusahaan mendokumentasikan semua aktivitas operasional

secara terstandar dan konsisten khususnya dokumen

permintaan bahan baku dari bagian produksi kepada bagian

gudang.

3. Perusahaan melakukan sosialisasi terhadap bentuk dokumen

dokumen yang akan diterapkan serta memberikan instruksi

kerja kepada semua bagian yang terlibat terkait dengan

penggunaan dokumen.

4. Perusahaan dapat mengolah sisa bahan baku ataupun bahan

baku yang tidak terpakai guna membuat gudang tidak sampai

pada kelebihan penyimpanan pada gudang.

5. Jika perusahaan melakukan penataan layout gudang, maka

yang harus dilakukan adalah membuat pengelompokan kain

dalam penyimpanan dan menentukan jumlah maksimal dari

penyimpanan tersebut.

Documents

EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG …eprints.uns.ac.id/10447/1/204291411201109541.pdf · perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI