Events & Aktionen managen

Piratenakademie vom 28.11.2010Michael Gisiger, Bern// www.wortgefecht.net / @wortgefecht / gis@wortgefecht.net //

Agenda

EinleitungWarum Events?Arten von EventsPhasen EventmanagementEventmanagement-Prozess

KonzeptualisierungInhalt des KonzeptsZielgruppen und Ziele

PlanungTeamAgenda/ProgrammBudgetWerbung/MedienLogistikRechtliches (Schweiz)

Durchführung

NachbearbeitungNachfassenErfolgsmessung

AusblickNachhaltigkeitMethodenkoffer

Fragen & Feedback

Lernziele

Die Teilnehmer

kennen die Phasen des Eventmanagements und den Eventmanagement-Prozess,

können die einzelnen Schritte selbständig bearbeiten,

wissen, wie sie Events und Aktionen nachhaltig gestalten können, und

haben einen ersten Methodenkoffer für die Veranstaltungsgestaltung zur Hand.

EinleitungWarum Events?Arten von EventsPhasen EventmanagementEventmanagement-Prozess

Warum Events?

Events eignen sich hervorragend, um emotionsstark zu kommunizieren.Events zeichen sich durch einen ausserordentlich hohen Aufmerksamkeits- und Erinnerungswert aus.

Realität der postmodernen Gesellschaft:Austauschbarkeit von Produkten und DienstleistungenAustauschbarkeit von Marken, Firmen und ImagesZunehmender KommunikationswettbewerbInformationsflutGeringes Involvement der ZielgruppenErlebnis-/Spassgesellschaft (Suche nach Reizen)Unmittelbares Erleben vs. mediatisierter Konsum

Warum Events?

Warum auch in der Politik Events zum Standard gehören:

Emotionen sind stärker als Argumente!

Events bieten das höchste Emotionalisierungspotential.

Events eignen sich hervorragend zur Aktivierung der Zielgruppe (gemeinsame Erlebnisse schaffen).

Emotion Mill

Quelle: http://www.mydbtlife.com/2010/04/april-18th-25th-2010.html

Zum Eventbegriff

Events (Holzbaur 2010)

Eventbegriff beschreibt keine objektiv messbaren EigenschaftenEventcharakter einer Veranstaltung, eines Ereignisses ist subjektivEvent übersetzt heisst Ereignis, Vorfall, Begebenheit, Veranstaltung, Wettkampf

Ereignischarakter

ErinnerungswertEinmaligkeit (keine Routine)Aktivierung der TeilnehmerZusatznutzen für TeilnehmerGeplantheit und InszenierungVerbindung von Eindrücken und Symbolik

Kommunikation mit Events

InformationKenntnisse der Zielgruppen? Nicht über- / unterfordernWelche Kenntnisse sollen vermittelt werden?

EmotionStimmung in den Zielgruppen? positiv / negativWelche Gefühle sollen angesprochen werden?

MotivationWie motiviert ist die Zielgruppe bereits?Hemmnisse / Förderfaktoren / wer motiviert?

AktivierungZiele klar definieren: Interesse wecken? Erinnerung verankern oder Handlung auslösen?

Phasen Eventmanagement

Eventmanagement-Prozess

KonzeptualisierungInhalt des KonzeptsZielgruppen und Ziele

Inhalt des Konzepts

Das Konzept beantwortet im Wesentlichen die folgenden Fragen:

Quelle: http://www.fw-c.ch/pdf/fwc_Event_Marketing_VR.pdf

Ziele

Was will ich mit dem Event erreichen?

Ziele sollten SMART sein:

spezifisch (specific)messbar (measurable)erreichbar (attainable)realistisch (realistic)terminiert (time-bound)

Qualitative vs. quantitative Ziele

Ziele

Qualitativ

BewusstseinsbildungEmotionalisierung und AktivierungCommitmentInformation und KommunikationImagebildungPR-Wirkung (Multiplikatoren-Event)

Quantitativ

GewinnsteigerungNeukundenakquiseVerkaufWachstumLeadgenerierung (PR-Events)Steigerung Kundenzufriedenheit

Zielgruppen

Möglichst exakte Eingrenzung des Zielpublikums ist wesentlicher Erfolgsfaktor:

direkte, also effektive Anspracheklare, spannend inszenierte BotschaftenAktivierung der Teilnehmer

Achtung: fortschreitende Fragmentierung der Gesellschaft erlaubt kaum mehr eine umfassende Segmentierung!

Segmentierung

"Hard Facts"

AlterGeschlechtFunktionBerufAusbildungRegionEinkommen...

"Soft Facts"

InteressenBedürfnisseBildungsstandPolitische Gesinnung"Empörungspotential"...

Ansprache und Tonalität

C'est le ton qui fait la musique!

Jede Zielgruppe verlangt nach einer eigenen Tonalität,abhängig auch von:

InformationEmotionMotivationAktivierung

Konzeptualisierung

Vor der Planung die folgenden Schlüsselfragen beantworten:

1. Was sind die Ziele des Events?2. Wen will ich an diesem Event erreichen?3. Wie kann ich den Event planen, damit ich diese Ziele

und Zielgruppen erreiche?

PlanungTeamAgenda / ProgrammBudgetWerbung / MedienLogistikRechtliches (Schweiz)

Team

Die Bildung eines funktionierenden Teams ist eine der zentralen Aufgaben der Planungsphase.

Ein gutes Teamkann zusammenarbeitenunterstützt sich gegenseitig bei der Aufgabenerfüllungbeendet gesetzte Zielehat Spass bei der gemeinsamen Arbeit

KernfragenWie organisieren wir uns? (Struktur)Wie arbeiten wir zusammen? (Arbeitsabläufe)

Agenda / Programm

KernfragenWann findet der Event statt?Wo findet er statt?Welches ist der zeitliche Ablauf?Welche Programmpunkte unterstützen welche Ziele?Welche Veranstaltungsform(en) unterstützen die Ziele bzw. sprechen welche Zielgruppe an?

Grobplanung

Detailplanung

Dramaturgie & Inszenierung

Dramaturgie befasst sich mit der Struktur, der abstrakten Form, Bauformen, Handlung, Motiven, Figuren, Spannung und Entwicklung.

Inszenierung ist die konkrete Form und umfasst die szenischen Mittel: Protagonisten, Darstellungsart, Bühne, Raum, Technik, Medien.

Beide konrketisieren die Idee, geben ihr Struktur und Form.Beide sind Teil des Konzepts, zusammen mit Agenda und Programm.

Budget

Die Kalkulation erfolgt in drei Schritten

1. Vorkalkulation (vorausschauend, das eigtl. Budget)2. Zwischenkalkulation (laufender Soll-Ist-Vergleich)3. Nachkalkulation (Grundlage für Schlussabrechnung)

Neben den Selbstkosten fallen in derRegel auch Fremdleistungskosten(Beiträge an Dritte) an:

1. Vorbereitungskosten2. Durchführungskosten3. Nachbearbeitungskosten

Budget

VorbereitungskostenKonzeptTeilnehmermanagementKommunikationHonorare

DurchführungskostenVeranstaltung:

RaumBühne, TechnikReferenten

Inszenierung:KünstlerSUISA, ...

MedienproduktionGebühren, SteuernCateringSecurityTransporteVersicherungenDokumentation und Kommunikation

NachbearbeitungskostenEvaluationErfolgskontrolle

Werbung

Wie erreiche ich meine gewünschten Teilnehmer?

Mögliche PromotionskanäleEinladungen: face-to-face, E-Mail, Telefon, PostFlyer und Plakate, InserateAnkündigung während / Präsenz an ähnlichen EventsWebseite, Social Media

Below-the-Line / Guerilla

Word of Mouth!

Medien

Besitzt mein Event Nachrichtenwert? Evtl. sogar Inszenierung (nur) für die Medien (Gehört in die Ziele!)?

Klassische MedienarbeitMedienmitteilung(en)MedienkonferenzMedienpartnerschaftAnwesenheit von Medienschaffenden am Event

Social MediaVerbreiten über Social Media PlattformenInhalte zur Verbreitung bereitstellen, selber verbreitenGezieltes Kontaktieren / Einladen von Multiplikatoren

Logistik

Die Logistik umfasst alle Details, die den Event stattfinden lassen. Die folgenden Tasks müssen dabei beachtet werden:

ZeitplanLokalitätReferenten undandere PersonenTechnik, MaterialVerpflegungAnmeldeprozessRegistrierungUnterkunft

TransportDokumentationAbfallkonzept...

Rechtliches (Schweiz)

Zu beachten

Urheberrechte (SUISA)Versicherungen

Haftpflicht (Sach-/ Personenschäden)Schversicherungen (Elektronik, Mfz, ...)kurzfristige Unfall-versicherung für TeilnehmerAusfallversicherung (individuell)

Politische Propaganda

fällt nicht unter Wirtschaftswerbungdaher kein LauterkeitsrechtSchranken der polit. Meinungsäusserung:

ZGB, StGBRTVG (keine TV-Werbung z.B.)

Durchführung

NachbearbeitungNachfassenErfolgsmessung

Nachfassen

Das Nachfassen (auch Follow-up) nach einem Event kann grob in vier Kategorien aufgeteilt werden:

1. Korrespondenz2. Angebot / Call-to-Action3. Versenden / Bereitstellen von Unterlagen4. "In die Zukunft schauen"

Nachfassen

KorrespondenzFestigen der KontakteAllen Beteiligten Dank ausdrücken (schriftlich)

Angebot / Call-to-ActionAllen Teilnehmern ein konkretes Angebot machenTeilnehmer zum Handeln bewegen / aufrufen

Versenden / Bereitstellen von Unterlagen

Allen Beteiligten Zugang gewähren zu Videos, Bildern, Zusammen-fassungen etc.Medien- / Social-Media-Berichterstattung sammeln und bereitstellen

"In die Zukunft schauen"Weitere Schritte / Events planenLessons learned (cf. Erfolgsmessung)

Erfolgsmessung

Im Vorfeld müssen klare und realistische Ziele definiert werden (cf. Konzeptionierung). Darauf aufbauend sind die folgenden Fragen zu klären:

Was soll gemessen werden?Wer misst?Wann wird gemessen?Wie wird gemessen?Wie wird ausgewertet?Was ist die Erfolgsmessung wert (wieviele Mittel werden dazu bereitgestellt)?

Erfolgsmessung

Was waren die Ziele?quantitativqualitativ

Wie waren die Massnahmen?

angemesseneffektiv

Welche Parameter sind wichtig?

MotivationInhalteLang-/Kurzfristigkeit

Auswertung von ZahlenTeilnehmerAbsatz

Teilnehmerbefragungalle Teilnehmerrepräsentative Auswahlspezielle AuswahlInterviewFragebogenandere Form

Zeitpunktvor dem Eventwährend dem Eventnach dem Event

AusblickNachhaltigkeitMethodenkoffer

Nachhaltigkeit

Events können in sehr unterschiedlicher Weise die Umwelt beeinflussen:

Reisetätigkeit / VerkehrsaufkommenRessourcenverbrauchAbfallaufkommen

Diese Faktoren sind darum möglichst früh in den Planungs-prozess einzubeziehen.

Nachfolgend die wichtigsten Handlungsfelder, die es zu beachten gilt (BMU 2008).

Nachhaltigkeit

Mobilität

Veranstaltungsort und Unterbringung der Teilnehmer

Energieverbrauch

Beschaffung von Produkten und Dienst-leistungen

Catering

Abfallmanagement

Umgang mit Wasser

Gast- / Referenten-geschenke

Kommunikation

Soziale Aspekte

Methodenkoffer

Verschiedene Arten von Events bzw. Methoden zur Moderation etc. sind nicht Teil dieser Ausführungen.

Trotzdem stelle ich hier einige Event-Typen bzw. Methoden kurz vor, die einen ersten Methodenkoffer bilden, aus dem geschöpft werden kann.

Die Zusammenstellung bricht bewusstaus dem engen Begriff des Event-marketings aus.

Weiterführende Links ergänzen diekurzen Beschreibungen.

Methodenkoffer

PodiumsdiskussionMax. 6 Teilnehmer diskutieren mit einem Moderator ein Thema von hoher Relevanz vor einem Publikum.http://de.methopedia.eu/Podiumsdiskussion

GruppendiskussionOffene Diskussion innerhalb von verschiedenen geschlossenen und/oder Fokusgruppen zu bestimmten Themen.http://www.bpb.de/methodik/J4X0OC,0,0,Anzeige_einer_Methode.html?mid=508

Runder TischDemokratisches Gesprächsforum. Möglichst viele relevante Interessengruppen kommen zu einer Problemstellung zusammen und erarbeiten im Konsens Lösungen.http://www.bpb.de/methodik/J4X0OC,0,0,Anzeige_einer_Methode.html?mid=332

Methodenkoffer

ZukunftswerkstattEine Gruppe erarbeitet Lösungsvorschläge oder Umsetzungsstrategien zu einem Thema oder einem Problem.http://www.bpb.de/methodik/J4X0OC,0,0,Anzeige_einer_Methode.html?mid=194http://de.methopedia.eu/Zukunftswerkstatt

Amerikanische DebatteSelbstständigen Erarbeiten von Argumenten bei kontroversen Themen und kontrollierter Austausch von Argumenten in einer Gruppe.http://de.methopedia.eu/Amerikanische%20Debatte

RoadshowMit Roadshows werden die Zielgruppen direkt dort angesprochen, wo sie sich aufhält: auf Strassen und öffentlichen Plätzen. Gerade auch in der Politik von Bedeutung.http://www.kurze-promotion.de/roadshow.htm

Methodenkoffer

World-CaféDialog- und Workshop-Methode, die darauf abzielt, möglichst viele Beteiligte zu Wort kommen zu lassen und ihnen so Mitwirkung und Engagement zu ermöglichen.http://de.wikipedia.org/wiki/World-Caf%C3%A9

BarCamp / Un-ConferenceEine offene Tagung, deren Ablauf und Inhalte von den Teilnehmern im Tagungsverlauf selber entwickelt werden.http://de.wikipedia.org/wiki/BarCamphttp://www.franztoo.de/?p=113

Fragen & Feedback

Quellen und Literatur

Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit BMU (2008): Leitfaden für die umweltgerechte Organisation von Veranstaltungen, online: Link

Holzbaur, Ulrich et alt. (2010): Eventmanagement. Veranstaltungen professionell zum Erfolg führen, Heidelberg (Springer).

Marti, Hanspeter et alt. (2006): Recht in Marketing und Kommunikation, Zürich (recht-so.ch)

Schmitt, Irmtraud (2006): Praxishandbuch Event Management, Wiesbaden (Gabler).

Wurm, Christiane (2009): Professionelles Event- und Veranstaltungsmanagement, Renningen (expert).

Checklisten online (Auswahl):DeutschEnglisch

Online Eventlexikon:http://www.eventlexikon.eu/

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