Excel-Berichte aus Datenbanken generieren

pdv-beas3 kombiniert die sichere Datenhaltung in Datenbanken mit der Funktions- und Gestaltungsvielfalt von Microsoft Excel. Mit nur wenigen Klicks können Sie die gewünschten Informationen aus unterschiedlichen Quellen in ansehnlichen Berichten zusammenführen und jederzeit abrufen.

Individuell gestaltete Berichte auf Knopfdruck

pdv-beas3 funktioniert als Schnittstelle zwischen den Daten in Datenbanken auf der einen und der Darstel-lung mit Microsoft Excel auf der anderen Seite. Die Soft-ware hilft dem Anwender bei der Übernahme der in einer Datenbank oder in Messdateien abgelegten Infor-mationen, bei der Erstellung von indivi-duellen Dokumentenvorlagen zur Dar-stellung in Excel inklusive Tabellen und Grafiken sowie bei der Generierung der fertigen Berichte.

pdv-beas3 richtet sich an kleinere und mittlere Unternehmen, in denen die regelmäßige Einzelauswertung im Fo-kus steht.

Leistungsmerkmale

Innovatives Konzept: die aus-zuwertenden Daten stammen

aus Datenbanken, werden nach eigenen Vorgaben selektiert,

aufbereitet und in Excel-Arbeits-blätter überführt. Die fertigen Berichte können einzeln abge-

rufen oder konzernweit verteilt werden.

• Berichte auf Basis ansprechender Excel- und Word-Vorlagen

• Datenübernahme aus externen Datenbanken

• Echtzeitnahe Auswertung durch direkten Zugriff

• Einfache Zusammenstellung von Datenbank-Abfragen auch ohne SQL-Kenntnisse

• Komfortables, assistentengestütztes Erstellen der Excel-Vorlagen

• Integrierte Funktionen zur Datenver-dichtung, Datentransformation und Statistik

• Ad-hoc-Berichte über individuelle Zeiträume

• Serien-Etikettendruck von Datenbanken-Inhalten

BeispielhafteBerichte der CRB Analyse Service GmbH

Welche Daten?

In welchem Zusammenhang?

Mit welchen Parametern?

In welcher (Design-)Vorlage?

wer, was, wo, wann,womit ...

Warum pdv-beas3 Ihre Datenhaltung revolutioniert

Im Geschäftsalltag sollten Sie sich nur mit jenen Daten beschäftigen müssen, die für Sie tatsächlich relevant sind. Die große Herausforderung besteht darin, aus einer unüberschaubaren Informa-tionsmenge – in der Regel gepeichert in Datenbanken – eben diese Daten he-rauszufiltern.

Die Sorge, man müsse komplexe Daten-bank-Abfragesprachen beherrschen, um die gewünschten Daten zu erhal-ten, lässt unerfahrene Anwender auf scheinbar einfache, aber uneffektive „Halb-Lösungen“ mit oft zahlreichen Excel-Arbeitsblättern ausweichen. Die Excel-Dateien dienen dann als „Da-tencontainer“ mit starren Strukturen. Diese kollabieren früher oder später an der eigenen Komplexität.

Eine größere Gefahr besteht durch die Versionssprünge des Programmes selbst: dann nämlich, wenn die an-gelegten Strukturen bei den fortlau-fenden Veränderungen des Betriebs-systems oder des Office-Produkts nicht mehr oder nur mit großem Aufwand angepasst werden können.

Bei langfristiger Datenhaltung führt da-her kein Weg an einer Datenbank vor-bei. Selbst Datenbanken, die vor mehr als 30 Jahren angelegt worden sind, lassen sich noch heute auslesen.

Abfragen aus dem Baukasten pdv-beas3 nimmt dem Anwender die Sorge vor Datenbanken, indem dieser die Abfragen ohne SQL-Kenntnisse zu-sammenstellen kann. Sie stellen ledig-

lich eine Verbindung zur Datenbank her und erhalten eine grafische Übersicht über alle Tabellen mit deren Daten-sätzen und Beziehungen. Aus diesem „Baukasten“ klicken Sie sich einfach Ihre gewünschte Abfrage zusammen, während pdv-beas3 im Hintergrund die korrekte Abfrage für Sie anlegt.

Langfristig verlässliche Datenbasis Die hinterlegten Abfragen stellen si-cher, dass der Ursprung der Daten aus sicherer Quelle – sprich: der Datenbank – gewahrt bleibt. Datenhaltung und Darstellung sind somit voneinander ge-trennt. Dies schafft die Voraussetzung dafür, dass die Datenbasis über viele Jahre (oder Jahrzehnte) erhalten bleibt, selbst wenn sich die Ausgabeformate ändern.

Daten aus einer Datenbank sowie deren Beziehungen können über den Abfrage-Assistenten zusammengestellt werden. Die SQL-Abfrage wird automatisch im Hintergrund angelegt.

Ansehnliche Berichte mit Microsoft Excel

pdv-beas3 erstellt aus den einfach zu-sammengefügten Abfragen ansehn-liche, informative Excel-Berichte. An dieser Stelle kann Microsoft Excel seine Stärken ausspielen, die zweifelsohne in

Volle Excel-Funktionalität inklusive: mit dem Designer fügen Sie die Datenbankabfragen

einfach als Platzhalter in eine Excel-Vorlage ein, welche Sie frei nach eigener Vorstellung gestalten können.

der Funktionsvielfalt bei zugleich sehr leichter Handhabung liegen. Die brei-te Akzeptanz als leicht verständliche Standard-Anwendung macht dem An-wender das Anfertigen der Berichte

leicht. Über den integrierten Excel-Designer können Sie die angelegten Datenbank-Abfragen in eine Excel-Arbeitsmappe einfügen. Zur Formatie-rung oder Weiterverarbeitung steht Ihnen anschließend der volle Funkti-onsumfang von Excel zur Verfügung. Sie können die Daten darstellen, für weitere mathematische Auswertungen verwenden oder die Ergebnisse in un-zähligen Diagrammformen abbilden.

Über die Oberfläche können Sie unterschiedliche Vorlagen sowie deren Datenquellen verwalten ...

... welche anschließend zur manuellen oder automatischen Berichtserstellung mit realen (Datenbank-)Inhalten gefüllt werden

und in unterschiedlichen Dateiformaten zur Verfügung stehen.

Sie wünschen weitere Informationen zu unseren Lösungen? Dann freuen wir uns auf Ihren Kontakt.

pdv-software GmbH Im Schleeke 5038642 Goslar

Tel. +49 (0) 5321-5732 0 Fax +49 (0) 5321-5732 99

www.pdv-software.deinfo@pdv-software.de

Im Detail: weitere Besonderheiten von pdv-beas3

Mehr Informationen finden Sie unter www.berichtswerkzeug.de

Die CRB Analyse Service GmbH ist ein unabhängiges Prüflaboratorium mit den Schwerpunkten Röntgenfluoreszenzanalytik (RFA) und Rasterelektro-nenmikroskopie (REM). Mit ihren Analyseergebnissen beliefert CRB täglich zahlreiche Unternehmen aus dem In- und Ausland. Die dafür angefertigten Berichte werden mit pdv-beas3 erstellt. Die ermitteten Daten werden samt Bilddateien aus der Datenbank des Laborinformationssystems übernommen

und in die Excel-Vorlagen übertragen. So entstehen für die Kunden ansehnliche Do-kumente „auf Knopfdruck“.

Praxis-Beispiel: CRB Analyse Service GmbH

Mehr Informationen über die CRB Analyse Service GmbH finden Sie im Internet unter www.crb-gmbh.de.

Berichte aufrufenEinmal als Vorlage erstellt, können Sie Berichte jederzeit ad-hoc aufrufen:• aus der Vorlagen-Verwaltung

heraus manuell durch Auswahl der gewünschten Vorlage;

• über Verknüpfungen beispielsweise vom lokalen Arbeitsplatz-PC aus (eine günstige Report-Lizenz zum aktiven Ausführen abgelegter Be-richte ist optional verfübar).

Etiketten-Seriendruckpdv-beas3 kann für den Seriendruck von Etiketten eingesetzt werden, bei-spielsweise zur Beschriftung von Pro-dukten, Proben in Laboren etc.. Die gewünschten Details – fortlaufende Nummern, Bestandteile, Prüfergeb-nisse – lassen sich automatisch aus Datenbeständen auslesen. Auch QR-Codes, Barcodes, Warnsymbole oder Logos können berücksichtigt werden.

Daten direkt exportierenpdv-beas3 unterstützt den Export von (ggf. vom Anwender selektierten) Da-ten auch ohne Excel-Bericht in stan-dartisierte Formate wie CSV, XML, PDF.

Excel-KompatibilitätDie hinterlegten Abfragen stellen si-cher, dass der Ursprung der Daten aus sicherer Quelle – sprich: der Datenbank – immer gewahrt bleibt, selbst wenn sich die Excel-Version ändert. Unter Umständen sind lediglich geringfügige Anpassungen in der Excel-Vorlage not-wendig.

Weitergedacht: Berichte automatisch verteilenFür diese Aufgabe steht Ihnen die eigenständige Lösung pdv-beas3 Management zur Verfügung, mit der Berichte aus aktuellen Daten anhand eines Zeitplanes automati-siert erzeugt und unmittelbar per Dateiablage oder E-Mail verteilt werden. Die Verteilung und Abla-ge der Berichte folgt dabei hohen Datenschutzvorgaben, so dass nur berechtigte Personen auf die Infor-mationen zugreifen können.

Vorteile gegenüber Excel-MakrosExcel-Makros sind ein potenzielles Si-cherheitsrisiko. Aus diesem Grunde sind Makros oft gem. Firmenrichtlinien deaktiviert. Davon sind auch Markos betroffen, welche zur Berechnung der Daten verwendet werden. Wenn Sie die in pdv-beas3 integrierten Funktionen zur Datenverdichtung, Datentransfor-mation, Statistik etc. bereits in der Ab-frage aus der Datenbank berücksichti-gen, lassen sich Makros und somit die Konflikte mit den Sicherheitseinstel-lungen vermeiden.