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INTRODUCCIÓN AL MANEJO DE LAS HOJAS DE CÁLCULO: MICROSOFT EXCEL 2010 Unidad N° 1 OBJETIVO Familiarizar al aprendiz con la interfaz gráfica de Microsoft Excel mediante la utilización de las herramientas de edición y la implementación de cálculos básicos. DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL DEL CURSO Este Material permite visualizar por medio de imágenes informativas (figuras) cada uno de los movimientos que se deben seguir para alcanzar las actividades de Enseñanza. Los temas propuestos en el material, son los necesarios para que el aprendiz realice el curso, las actividades y las evaluaciones propuestas.

Excel funciones básicas

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  • INTRODUCCIN AL MANEJO DE LAS HOJAS DE CLCULO:

    MICROSOFT EXCEL 2010

    Unidad N 1

    OBJETIVO

    Familiarizar al aprendiz con la interfaz grfica de Microsoft Excel mediante la

    utilizacin de las herramientas de edicin y la implementacin de clculos bsicos.

    DESCRIPCIN DEL MATERIAL DEL CURSO

    Este Material permite visualizar por medio de imgenes informativas (figuras) cada

    uno de los movimientos que se deben seguir para alcanzar las actividades de

    Enseanza.

    Los temas propuestos en el material, son los necesarios para que el aprendiz

    realice el curso, las actividades y las evaluaciones propuestas.

  • Tabla 1 Descripcion Material del curso

    Temas de Formacion Tiempo de

    Formacion

    Tema 1:

    Explorando

    Excel

    Ingresar a Excel, Conocer el rea de trabajo, reas

    del libro Excel, Ingresar Datos a la Hoja de Clculo,

    Formato a Texto, Guardar libro

    4 Horas

    Tema 2:

    Trabajar Con

    Hojas

    Encabezado y pie de pgina, Vista Diseo de

    Pgina, Impresin, Ocultar Filas y Columnas

    2 Horas

    Tema 3:

    Trabajar Con

    Celdas

    Combinar celdas, Bordes, Formato personalizado

    2 Horas

    Tema 4:

    Funciones

    Basicas

    Sumar valores de celdas, Insertar Funciones.

    2 Horas

  • MICROSOFT EXCEL 2010

    Excel es un programa para manejar Hojas de Clculo que permite realizar

    operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Este programa es til

    para realizar desde simples sumas hasta clculos avanzados.

    Excel ayuda a analizar, administrar y compartir informacin, lo que sirve para

    tomar mejores decisiones y ms inteligentes. Las nuevas herramientas de anlisis

    y visualizacin le ayudan al usuario a realizar un seguimiento y resaltar

    importantes tendencias de datos.

    En Excel incluso se pueden cargar archivos en Internet y trabajar simultneamente

    con otras personas en lnea. As se produzcan informes financieros o administren

    gastos personales, Excel 2010 brinda ms eficiencia y flexibilidad para lograr los

    objetivos.

  • TEMA 1: EXPLORANDO EXCEL

    1.1 Ingresar a Excel

    1.2 Conocer el rea de Trabajo

    1.3 reas del Libro Excel

    1.4 Ingresar Datos a la Hoja de Clculo

    1.5 Formato a Texto

    1.6 Guardar libro

    1.1 Ingresar a Microsoft Excel

    1. Dar Clic en el botn de Inicio ubicado en la esquina izquierda de la pantalla.

    2. Dar Clic en Todos los programas

    3. Ubicar el

    nombre del paquete Microsoft Office y dar Clic en dicho paquete.

    4. All se despliega un men en el que aparece la opcin Microsoft Excel 2010.

    Dar Clic.

    Despues de dar clic el programa se abrirar para empezar a trabajar en l.

  • Figura 1 Ingresar a Microsoft Excel 2010

    2

    3

    4

    1

  • 1.2 Conocer el rea de Trabajo

    Al iniciar Excel aparece una pantalla, a continuacin se desbribirn los

    componentes fundamentales.

    Figura 2 Pantalla Inicial Microsoft Excel

    En el extremo Superior de la derecha estn los botones:

    Minimizar, es decir, lograr que el programa se oculte en la pantalla para que

    la ventana se situe en la barra de tareas inferior del computador.

    Maximizar o ampliar. Ventana vista al 100%.

    Cerrar el programa (recuerde guardar el trabajo primero).

  • 1.3 reas del Libro Excel

    rea Men

    Barra de Ttulo

    Barra de Acceso Rpido

    Men Cinta

    rea de Trabajo

    Cuadro de Nombres

    Sirve para viajar rpidamente al interior del documento ubicando cordenadas.

    Ejemplo: E22. Celda ubicada en la columna E y la fila 22).

    Cuadro de Nombres Barra de Formulas

  • Barra de Etiquetas

    Permite Ir a las diferentes hojas del documento, de igual manera se pueden

    crear ms hojas. (Parte inferior izquierda de la pantalla)

    Barra de Desplazamiento

    Permite desplazarce hacia los lados del documento.

    Barra de Estado

    Permite Utilizar el zoom del documento, y cambiar de vista.

    Para entender el figura 3, se debe tener en cuenta lo siguiente.

    Columna (Numerada con Letras). Recuadro rojo

    Fila (Numerada en forma descendente). Recuadro azul

    Celda (Interseccin entre una columna y una fila). Recuadro negro

  • Figura 3 Componentes de una hoja de clculo

    1.4 Ingresar Datos a la Hoja de clculo

    Para desarrollar una base de datos (actividad a realizar durante esta sesin de

    estudio) se deben seguir los siguientes pasos:

    1. Con el cursor sealar la pestaa, Hoja 1. Recuadro en Rojo.

    2. Dar clic derecho y dar clic en Cambiar nombre.

    3. Dar clic sobre el rea resaltada (donde se di clic derecho) y digitar el nombre

    deseado.

  • Figura 4 Cambio de nomre a la Hoja de Clculo

    1 Clic derecho

    2

    3 Digitar el nombre

  • Colocar el cursor sobre la celda e introducir el dato

    El dato tambin se observa en la barra de frmulas

    Introducir Datos

    En cada celda de la hoja se pueden introducir textos, nmeros o formulas.

    Para ello se debe colocar el cursor en cualquiera de las celdas e introducir el dato,

    este dato se puede observar en la celda y en la barra de frmulas.

    Figura 5 Introducir Datos

    Se pueden modificar los datos de la celda volviendo a ingresar en ella (clic sobre

    la celda) y borrando los datos ingresados.

    Tener en Cuenta:

    Valores constantes: Estos pueden ser nmeros, fechas, hora y texto.

    Formulas: Es una secuencia formada por valores constantes, referencias,

    funciones, entre otras.

    Errores ms comunes: cuando se ingresa una formula en una celda pueden

    haber errores. En la siguiente lista se explican estos errores:

    ##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se

    utiliza una fecha o una hora negativa.

    #NUM! Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto,

    como puede ser sumar textos.

    #DIV/0! Cuando se divide un nmero por cero.

  • #NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.

    #N/A Cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

    #REF! Se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

    #NUM! Cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o

    funcin.

    #NULO! Cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se

    intersectan.

    1.5 Formato a Texto

    Cuando se va a trabajar una base de datos se recomienda que la primera celda

    (A1) se use para el ttulo o nombre de la informacin.

    Una vez los ttulos de la informacin a consignar se han completado, se

    seleccionan las celdas dando clic sostenido sobre ellas, iniciando por la celda A1

    hasta la E1:

    Figura 6 Dar formato al texto

    Pasos para cambiar el formato a texto, nmero, moneda, etc:

    Clic Sostenido desde A1 hasta E1

  • 1. Clic en la pestaa inicio

    2. Se ubica el grupo nmero.

    3. Hacer clic sobre la flecha de formato.

    4. Del men visualizado, dar clic sobre texto.

    5. Dar clic en Aceptar

    Figura 7 Dar formato de texto

    1

    2

    3

    4

    5

  • 1.6 Guardar Libro

    Una vez terminado el trabajo se procede a guardar el libro.

    Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

    1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una

    copia de uno existente. En este caso el archivo se le da un nombre al momento de

    guardarlo.

    2. Guardar. Cuando se guardan los cambios que haya podido sufrir un archivo

    sobrescribindolo. Es decir, que este archivo ya se haba abierto previamente en

    el computador.

    Los Pasos para guardar un libro por primera vez son:

    1. Dar clic sobre la pestaa Archivo.

    2. Del men desplegado, seleccionar con clic la opcin Guardar como.

    3. Elegir la ubicacin en la que se desea guardar el libro.

    4. Colocar el nombre del libro.

    5. Verificar que en el campo Tipo archivo diga Libro Excel.

    6. Dar clic en Guardar.

  • Figura 8 Guardar Archivo en Microsoft Excel

    1

    2

    3

    5 4

    6

  • TEMA 2: TRABAJAR CON HOJAS

    2.1 Encabezado y Pie de Pgina

    2.2 Vista Diseo de Pgina

    2.3 Impresin

    2.4 Ocultar Filas y Columnas

    2.1 Encabezado y Pie de Pgina

    Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las

    pginas y un pie de pgina es un texto impreso en la parte inferior de cada pgina.

    Los pasos para crear un encabezado o un pie de pgina son los mismos.

    1. Clic en la pestaa insertar.

    2. Despus en encabezado o pie de pgina.

    3. Aparecer un texto, dar clic para agregar encabezado, luego clic en el texto

    para editar el encabezado.

    4. Para agregar una imagen se debe dar clic en Imagen.

    5. Tambien se pueden colocar diferentes encabezados como la hora, fecha

    nmero de Pgina, etc.

    6. Para agregar un pie de pgina se debe de dar clic en Ir al pie de pgina.

  • Figura 9 Insertar Encabezado y Pie de pagina

    1 2

    3

    4 5 6

  • 2.2 Vista Diseo de Pagina

    En anteriores versiones de Excel, exista la vista preliminar como herramienta

    para visualizar la hoja antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estticos.

    En Excel 2010 la vista preliminar como tal est mucho ms limitada y sirve

    nicamente para dar una ltima ojeada al aspecto general antes de imprimir.

    En esta vista se pueden modificar mrgenes, ver los saltos de pgina,

    encabezados, pie de pgina y saber cuantas hojas hay y como se ajustan los

    datos.

    Los pasos son los siguientes:

    1. Dar clic en la pestaa Vista.

    2. En el grupo vistas de libro se puede observar de diferentes formas.

    Figura 10 Seleccin de Vista

    1

    2. Seleccionar la vista deseada

  • Nota: si desea ver la hoja en pantalla completa, para salir de ella solo debe de

    presionar la tecla ESC.

    2.3 Impresin

    Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente configurar la pgina,

    para modificar factores que afecten la presentacin de las pginas impresas, como

    son la orientacin, encabezados y pie de pgina, tamao del papel, etc.

    Pasos para imprimir una pgina:

    1. Clic en la pestaa Archivo.

    2. Clic en Imprimir.

    3. En las opciones de configuracin se puede configurar la hoja a Imprimir. All

    se puede seleccionar que paginas se desean imprimir especificamente o un

    rango de paginas, la orientacin del papel, el tamao de la hoja, las

    margenes y el tamo a escala.

    4. Por ltimo, para Imprimir la hoja se debe de dar clic en Imprimir.

  • Figura 11 Imprimir Pgina en Microsoft Excel

    2

    1

    4

    3

    Seleccin hojas a imprimir

    Seleccin intercalar hojas

    Orientacin del papel

    Tamao del papel

    Mrgenes de impresin

    Tamao escalado

  • 2.4 Ocultar Filas y Columnas de una Hoja

    Para Ocultar filas o columnas, seguir los siguientes pasos:

    1. Seleccionar la columnas dando clic en la letra.

    2. Clic derecho en la parte sombreada

    3. Elegir la opcin ocultar.

    Figura 12 Ocultar filas o columnas en Microsoft Excel

    1

    2 Clic Derecho sobre la columna

    3

  • TEMA 3: TRABAJAR CON CELDAS

    3.1 Combinar celdas

    3.2 Bordes

    3.3 Formato personalizado

    3.1 Combinar celdas

    Cuando se combinan dos o ms celdas verticales u horizontales adyacentes, se

    convierten en una celda de gran tamao que se muestra en varias columnas o

    filas. El contenido de una de las celdas aparece en el centro de la celda

    combinada.

    Para cobinar las celdas se deben de seguir los siguientes pasos:

    1. Clic en la pestaa Inicio.

    2. Seleccionar las celdas que se desean cobinar.

    3. Seleccionar Combinar y centrar.

  • Figura 13 Combinar Celdas en Microsoft Excel

    No se debe olvidar que para seleccionar un grupo de celdas, se hace clic sobre

    una celda ejemplo: (B1) y se arrastra hasta la posicin deseada (F1).

    3.2 Bordes

    Con esta opcion se pueden colocar todos los bordes de las celdas, o los lados que

    se desee colocar de las celdas. Para ello, se deben seguir los sigueintes pasos:

    1. Clic pestaa Inicio.

    2. Resaltar las celdas que se desean bordear.

    3. Clic sobre la flecha de la opcion Bordes.

    4. Seleccionar con clic Todos los bordes.

    1

    3

    2

  • Figura 14 Bordes en Microsoft Excel

    NOTA: Cuando se escoge todos los bordes, los bordes de las celdas quedan

    como se muestran en la siguiente figura.

    1

    2

    3

    4

  • Figura 15 Bordes realizados en Microsoft Excel

    3.3 Formato Personalizado

    En algunas ocasiones hay que personalizar formatos para que tengan un estilo

    propio. Ver figura 16, all se personalizarn dos celdas para que todo nmero

    escrito en ellas conserve el formato. Recuerde seguir los pasos:

  • 1. Clic en la pestaa Inicio.

    2. Seleccionar un conjunto de celdas a combinar.

    3. Clic en Combinar y centrar.

    4. Ubicar el grupo Nmero, dar clic en la flecha ubicada en la parte inferior

    derecha.

    5. En la ventana visualizada en la pestaa nmero, seleccionar Personalizada

    de la lista categora.

    6. En la casilla tipo, borrar General y escribir 000.

    7. Dar clic en aceptar.

    NOTA: En el recuadro de tipo se puede colocar el deseado o escribirlo como se

    explica en los pasos anteriormente.

  • Figura 16 Dar formado personalizado a la celda

    1

    2

    3

    4

    5

    6 Borrar general y copiar 000

    7

  • Tema 4: Funciones Bsicas

    4.1 Sumar valores de celdas.

    4.2 Insertar Funciones.

    4.1 Sumar Valores de Celdas

    En excel se pueden realizar operaciones bsicas como lo son: Sumar, multiplicar,

    dividir y restar sin necesidad de utilizar una funcion.

    Ejemplo: =A2+A3

    Pasos para realizar la suma:

    1. Se ingresa un nmero en una celda, en este caso A2.

    2. Se ingresa otro nmero a sumar en otra celda, en este caso celda A3.

    3. En otra celda se coloca la formula =A2+A3 y presionamos Enter.

    Figura 17 Funcion Suma

    1

    3

    2

  • Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera con uno o ms

    valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda donde se

    escribe la formula.

    La sintaxis de cualquier funcin es:

    nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

    Reglas de las Funciones:

    Si la funcin va al comienzo de una frmula se debe empezar por el signo =.

    Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No se debe

    dejar espacios antes o despus de cada parntesis.

    Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o

    funciones.

    Los argumentos deben separarse por un punto y coma.

    Ejemplo:

    =SUMA(A1:A5)

    Esto quiere decir que se realizar una suma entre las celdas A1 hasta las celdas

    A5, (A1+A2+A3+A4+A5).

  • Figura18 Suma de diferentes celdas

    NOTA: Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o

    clculo que realizan. Por ende, hay funciones matemticas,trigonomtricas,

    estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de

    bsqueda, de referencia y de informacin.

    4.2 Insertar Funciones

    Para insertar cualquier otra funcin, tambin se puede utilizar el asistente.

    1. Ubicar la pestaa formulas.

    2. Clic en la opcin Insertar funcin.

  • Figura 19 Insertar Funciones

    NOTA: Aparace otra ventana donde se encuentran todas las funciones que se

    requieran.

    Seguidamente aparecer una ventana con unas opciones, dentro de las cuales se

    deber aplicar las que se indican en los pasos:

    3. En esta ventana, se puede colocar la descripcion de la funicon necesaria en

    Buscar Funcin.

    4. En Seleccionar una funcion aparecen las funicones que se estn buscando

    en la descripcin.

    5. Clic en Aceptar.

    2

    1

  • Figura 20 Busqueda de Funcin

    Cuando Se escoge la funcin, en este caso SUMA, al dar aceptar sale un

    recuadro para ingresar los datos de la funcion.

    3

    4

    5

  • Figura 21 Aplicar Funicin Suma

    En el recuadro nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente

    ser una celda o rango de celdas tipo A2:A4 . Para ello, se dede dar clic sobre el

    botn para que el cuadro se haga ms pequeo y se pueda ver toda la hoja de

    clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseada, dar

    como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas hacer clic con el

    botn izquierdo del mause sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn

    arrstrarlo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla Enter para volver al

    cuadro de dilogo.

    En el recuadro nmero 2 se debe indicar cul ser el segundo argumento. Slo en

    caso de que existiera.

    Selecciona Rango de Celdas

  • Bibliografa

    Material Didactico Tomado del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.

    Material realizado por Instructores Sena Centro Agroindistrail del Quindio.