1. PENDAHULUAN

Investasi teknologi dipandang oleh perusahaan disector komersil sebagai kebutuhan utama dalam mencapai produktivitas bisnis yang optimal. Persaingan pasar yang kompetitif mengharuskan perusahaan-perusahaan diberbagai bidang usaha untuk mulai melakukan investasi dibidang teknologi, dalam hal ini lebih spesifik ke investasi “SOFTWARE”.

Kebanyakan investasi teknologi yang dilakukan hanya memperhatikan elemen “Hardware” dan “Brainware” saja tanpa memperhatikan elemen “Software”. Penggunaan software-software bajakan yang berharga sangat murah menjadi bukti bahwa keberadaan elemen software tidak dipandang sebagai bagian yang penting dalam Investasi teknologi.

Jenis-jenis Software didunia bisnis

Perusahaan-perusahaan dengan sumber daya yang besarnya menggunakan software jenis ERP (Enterprise Resources Planning) untuk mengintegrasikan keseluruhan data atau informasi yang ada diperusahaan tersebut menjadi suatu system yang terpadu. Integrasinya mencakup: “manufacturing, Supply Chain, Financial, Accounting, CRM (Customer Rrelationship Managemen), Human Resource, hingga mencakup Warehouse Managemen”.

Salah satu software UKM yang banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan adalah: SOFTWARE AKUNTANSI. Software yang lebih sederhana bila dibandingkan dengan ERP atau CRM ini menitik beratkan pada pengolahan data keuangan dan transaksi bisnis yang terjadi diperusahaan. Seperti Penjualan, Kas, Bank, General Ledger dan hal-hal lain yang berhubungan dengan system akuntansi dan dicatat untuk kemudian dijadikan output berupa LAPORAN KEUANGAN PERUSAHAAN. Oleh karena itu software akuntansi sangat cocok digunakan pada perusahaan-perusahaan.

PACKAGE SOFTWARE & Custom Made Software

Terdapat 2(dua) jenis software yang dijual dipasaran:

1. Package Software (Software Paket)Software jenis ini merupakan jenis software yang sudah siap pakai dan telah disesuaikan dengan iklim bisnis di Indonesia

2. Custom Made Software (Tailor Made Software)Software jenis ini merupakan software yang disesuaikan dengan permintaan pelanggan berdasarkan proses bisnis yang bersangkutan. Akan tetapi jenis sotware ini mempunyai kelemahan bila dibandingkan dengan software package karena tidak terupdate apabila terjadi perubahan-perubahan.

Dibandingkan dengan jenis software custom made, harga package software relative jauh lebih murah. Package software dibuat secara missal sehingga biaya development dapat ditekan. Sebelum diluncurkan kepasar, para programmer melakukan proses pengujian (testing) guna nengantisipasi dan mencari kesalahan system yang terjadi. Dilain pihak, Custom Made software membutuhkan waktu relative cukup lama sejak proses pemesanan sampai dengan software tersebut benar-benar dapat digunakan di perusahaan. Hal ini dikarenakan programmer membutuhkan proses yang cukup panjang dari tahap perancangan sampai dengan proses implementasi. Harga yang dibebankan relative mahal dikarenakan software tersebut yang dibuat khusus hanya untuk satu pemesanan saja.

SOFTWARE PAKET

Pertama kali di Buat Excellent mengkonsentrasikan pembuatan software paket. Kelebihan software paket adalah harga bisa relative murah dikarenakan banyak penggunanya. Sedangkan jika membuat software tailor made maka biaya development atas software tersebut ditanggung oleh satu perusahaan atau satu holding company. Jarang perusahaan yang mampu untuk membuat software tailor made ini dikarenakan harga nya yang sangat mahal dan waktunya lama.

Tailor made biasanya dilakukan oleh perusahaan besar dan mempunyai sistem yang tidak sama atau ada keunikan tersendiri dengan perusahaan umum lainnya.

Beberapa modul yang dikemas dalam satu paket terdiri dari :

Sales / Account ReceivableSales Order, Delivery Order, Sales Invoice, Sales Return, Customer Receipts.

Purchase / Account payablePurchase order, Receive Item, Purchase Invoice, Purchase Return, Vendor Payment.

Item & InventoryItem, warehouse, Inventory Adjusment, Item Price Adjustment, Grouping, Item Transfer, dan Job Costing.

General LedgerCompany Information, Company Preference, Journal voucher, General Ledger.

Cash & BankOther Deosit, Other Payment, Bank Transfer, Reconcile, Bank Book

Fixed AssetFiscal Fixed Asset Type, Fixed Asset List.

Keunggulan EXCELLENT

Hampir semua software paket mempunyai karakteristik dan prosedur yang sama karena yang di buat berdasarkan hal yang sama yaitu kegiatan dan transaksi perusahaan menghasilkan laporan keuangan perusahaan. Berikut ini adalah alasan mengapa anda memilih Excellent Accouinting software sebagai software akuntansi Anda di bandingkan Software Paket lainnya :

1. Client Server technology.2. Multy User dengan tiga tingkatan kewenangan yaitu Create, Edit dan

Report.3. Multy Currency dengan menghitung otomatis realize & unrealized

gain/loss.4. Multi unit dengan tiga tingkatan perhitungan unit setiap barang.5. Multi Warehouse (Banyak Gudang).6. Multi Discount (Discount Item, Discount Invoice, dan Dicscount

Payments).7. Project & Department (versi Gold Edition)8. Real Time Processing dengan Backward & Forward Transaction).9. Fungsi pilihan tampilan menu dalam bahsa Indonesia dan Inggris.10. Perubahan Desain template setiap voucher dan invoice.11. Report yang di customize (designer) sendiri oleh user jika memahami

proses report dengan Fast Report.12. Digit Transaksi sampai dengan 15 digit dan dua decimal 920 triliun

(920.000.000.000.000,00).13. Keakuratan perhitungan kuantitas barang sampai dengan 4 desimal.14. Bisa custom financial statement dengan berbagai macam

pengelompokan untuk tipe Balance Sheet dan Income Statement.15. Fasilitas Grouping di dalam item yaitu mengelompokkan beberapa

barang dalam satu kelompok barang baru tanpa proses penggabungan.

16. Fasilitas Job Costing yaitu mengelompokan barang dalam satu kelompok barang baru dengan proses pengabungan dan dengan nilai cost yang baru.

17. Budget Control yaitu membatasi jumlah dana yang di sediakan untuk tiap akun dalam periode tertentu.

18. Customer/Supplier Status yaitu fitur yang memudahkan pengelompokan customer / supplier sesuai bentuk badan usaha.

19. Minimum/Maximum Sales & Purchase Price yaitu fitur yang berfungsi mengatur batasan – batasan harga untuk setiap ITEM.

20. Approval Control yaitu fitur yang berguna untuk supervisor dalam mengijinkan setiap transaksi yang terjadi.

21. Check Note yaitu fitur yang di khususkan untuk level supervisor dalam mengontrol transaksi yang terjadi.

22. Attachment Document yang berfungsi menyimpan berkas berupa gambar bukti-bukti transaksi yang telah terjadi.

Client Server

Pada awal tahun 1980-an, hampir semua aplikasi database berjalan pada perangkat komputer stand alone . Jika ada yang ingin menjalankan aplikasi, mereka harus pergi ke computer dimana aplikasi itu berada dan menjalankannya hanya dari sana (tempat computer berada)

Seiring dengan berkembangnya teknologi computer, demikian juga perkembangan database mengikutinya. Pada pertengahan tahun 1980 aplikasi database berevolusi menjadi multi user. Jadi anda tidak perlu harus pergi ketempat computer berada, anda dapat melakukan input data dimana saja di Komputer yang terhubung dengan jaringan (Intranet, LAN, Internet). Bersama dengan database yang tersimpan di file server sehingga semua orang dalam jaringan bisa menjalankan aplikasi yang sama . Sekaligus juga bisa memastikan data semua pengguna sinkron karena hanya ada satu copy database yang tersimpan di file server.

Dari sudut pandang aplikasi, file database yang berada di file server seakan-akan berada dihardisk local. Jika salah satu computer pengguna memerlukan, misalnya ingin mencari data barang berupa ITEM A, maka aplikasi akan mencari di index file. Berdasarkan informasi mengenai ITEM A bisa di dapatkan. Jika berdasarkan Index tidak didapatkan data ITEM A maka aplikasi akan melakukan pencarian sekuensial (membaca record demi record). Hal ini bukan saja lambat, tetapi membebani Jaringan dengan network traffic yang

besar. Sampai pada tahun 1990-an ukuran database yang bertambah besar dan jaringan computer semakin besar mulai merevolusi aplikasi database, multi user ber-migrasi ke mode client/server. Dari perspektif di atas aplikasi tidak bisa langsung melihat file database, hanya server databasenya saja yang dapat melakukannya. Aplikasi mengerjakan tugas jauh lebih sedikit karena tidak perlu meng-index database. Proses aplikasi terbagi dua , antara server database dan PC lokal sebagai client.

Aplikasi database dalam lingkungan client/server jika dibandingkan dengan PC dalam jaringan LAN, dimana PC dalam Jaringan LAN me-request file dari file server sementara aplikasi client/server me-request data dari server database. Sisi client brupa aplikasi berjalan di PC lokal, sedangkan sisi server berjalan di server database. Keduanya aktif menjalankan fungsi masing-masing.

Mengapa Client/Server ?

Berikut alasan–alasan bagus mengapa Excellent mengadopsi teknologi client/server :

Fleksibilitas Dibandingkan dengan model desktop database terdahulu yang memaksa Anda menggunakan tools tertentu untuk jenis database tertentu pula. Lingkungan Clien/server memungkinkan Anda untuk memilih beragam tools yang diperlukan . Jika Anda memerlukan aplikasi yang komplit, Anda bisa menggunakan Delphi, Visual Basic atau berbagai macam tools tanpa harus membuang database anda yang lama. EXCELLENT Accounting Software dibuat dari bahasa program Delphi.

Mengurangi Traffic NetworkSalah satu komponen yang paling mahal dalam sistem jaringan adalah bandwith. Semakin banyak user di dalam satu jaringan, seiring dengan bertambah besar biaya database, usaha untuk melindungi dan me-maintain banwith semakin rumit. Sekelompok besar user yang kebetulan bersama-sama melakukan pencarian dari database yang besar melalui jaringan akan mengurangi beban jaringan tersebut HANG. Migrasi ke lingkungan client/server for data

sementara server hanya mengirimkan jawaban yang diperlukan saja, jadi bukan keseluruhan file database yang dikirimkan.

KapasitasUkuran maksimum sebuah table paradox adalah 256MB. Sebuah table dalam database clien/server dinyatakan dalam satuan GB, bukan lagi MB. Perbandingan 1 GB = 1024 MB.

Kecepatan Dengan table yang besar, perbedaan kecepatan pencarian data akan semakin signitifkan. Contoh : untuk sebuah pencarian menggunakan paradox pada sistem file server yang membutuhkan waktu 2 menit hanya membutuhkan waktu kurang dari 20 detik menggunakan aplikasi berbasis client/server.

SkalabilitasKebanayakan server database bisa berjalan di multiple platform (Novel, SCO, UNIX, Sun, Linux, Windows NT) sehingga Anda bisa menambah server seiring dengan peningkatan kebutuhan masa mendatang.

Integritas dan Keamanan Salah satu tanggung jawab departemen MIS/EDP adalah melindungi harta perusahaan . Dalam hal ini melindungi data dari kehilangan atau dipergunakan oleh orang yang tidak berhak Sangat sulit dilakukan jika data tersebut berada di PC lokal masing masing.Dilain pihak, pengguna (end user) ingin menggunakan tools yang familiar dengan mereka. Client/server memungkinkan kedua belah pihak (MIS dan end user) memenuhi apa yang diinginkan. End User bisa menggunakan tools yang di sukai untuk membaca data. Dari satu tempat, sekaligus membatasi siapa yang boleh membaca dan siapa yang boleh mengubah data.

Bisa DiprogramServer database bisa diprogram. Anda bisa menuliskan aturan bisnis dan memprogram di server database sehingga sebuah aturan yang bersirat umum tidak perlu dituliskan kembali disetiap aplikasi yang dibuat.

Transaction ControlKemampuan server database meng-update beberapa table sekaligus dan memastikan semuanya sukses terupdate merupakan factor yang kritis bagi aplikasi database yang kompleks. Jika ada salah satu table yang gagal di update, maka semua yang sudah tercatat dari transaksi terakhir harus dibatalkan dan dikembalikan ke posisisemula. Hanya server database yang mempunyai kemampuan seperti itu.

Borland Delphi

Dari berbagai pilihan, Excellent dikembangkan, sudah menggunakan bahasa program Borland Delphi, Excellent 2012 dibuat dari Borland Delphi versi 5.0 dimana di versi tersebut memberikan banyak kemudahan dalam membuat program dibandingkan dengan versi sebelumnya.

InterbaseDari berbagai pilihan, Excellent versi 2012 memutuskan menggunakan Interbase. Salah satu server database yang bisa dijalankan dalam berbagai operating system yang paling popular saat ini, Windows NT, Windows 2000, UNIX dan LINUX. Untuk lingkungan yang lebih kecil, Interbase bisa dijalankan di PC yang berjalan sendiri saja dengan Windows 98, Windows NT, maupun Windows 2000. Interbase juga mempunyai kebijakan OPEN SOURCE, yang berarti user boleh meng-install dan mempergunakan database server interbase secara Cuma-Cuma.

Fast ReportDari berbagai pilihan, Excellent memutuskan menggunakan Fast Report dalam design reportnya. Hal seperti itulah yang menyebabkan harga jual Excellent dapat ditekan sampai semurah mungkin.

Multi Currency

Excellent Accounting Software memberikan solusi dalam penghitungan multi currency secara otomatis sesuai kurs yang di definisikan.

Realized Gain/Loss Foreign ExchangeSelisih kurs yang di akibatkan dari transaksi real yang benar-benar sudah terjadi perbedaan kursnya pada saat pertama muncul dari pada perubahan transaksi tersebut.

Unrealized Gain/Loss Foreign ExchangeSelisih kurs yang di akibatkan oleh proses tutup buku bulanan maupun tahunan, dimana setiap akhir periode harus disusun laporan keuangan khususnya di balance sheet. Balance Sheet melaporkan posisi keuangan perusahaan per tanggal disajikan laporan tersebut, sehingga jika ada assets atau liability yang bukan dalam mata uang atau base currency harus di kurskan pada tanggal neraca. Oleh sebab itu ada perubahan nilai kurs pada awal periode sebelumnya dengan kurs pada akhir periode bersangkutan. Laba/rugi kurs inilah yang dinamakan unrerealized Gain/Loss Foreign Exchange yaitu laba/rugi yang bersifat semu. Untuk menghitung proses ini Anda tinggal melakukan Proses Periodic–Periodic End untuk bulan yang bersangkutan.Ada tiga tipe akun yang tetap dicatat dalam mata uang aslinya (foreign currency/valuta asing) juga sudah distandarisasikan dengan mata uang pelaporan (base currency) yaitu : Akun tipe Cash/Bank, Account Receivable (customer) dan secara otomatis menanyakan kurs yang berlaku.

Versi Excellent Accounting software

Excellent accounting software membagi versinya menjadi dua yaitu :

1 Excellent Accounting Software Silver EditionMempunyai fitur : SalesPurchaseCash & BankFixed AssetInventory

2 Excellent Accounting Software Gold Edition Mempunyai fitur : SalesPurchaseCash & BankFixed AssetInventory versi Gold dilengkapi dengan fitur Proyek dan Departemen.

Dengan fitur Proyek dan Departemen Anda dapat mencatat transaksi laba rugi berdasarkan proyek dan departemen.

2. Apa saja yang ada di Excellent ?

Menu Intro dan welcome to EXCELLENT

Gambar 2.1 menu welcome to EXCELLENT terdapat 5 menu pilihan

Keterangan Gambar : Set Up a New Company : Untuk membuat data perusahaan baru.

Open Exiting Company : Untuk membuka data perusahaan. Explore Sample Company : Untuk membuka data contoh. Repair your data : Untuk memperbaiki database yang rusak. Restore your data : Untuk Merestore Database dari file Backup

Sales Modul [Modul Penjualan]

Pada Modul Penjualan terdapat :

Sales Quotation [Penawaran Penjualan]Form yang digunakan oleh bagian Marketing untuk membuat penawaran Penjualan kepada Customer.

Sales order [Pesanan Penjualan]Form yang digunakan oleh bagian penjualan setelah menerima pesanan dari Customer.

Delivery Order [Surat Jalan]Form yang digunakan untuk membuat Surat Jalan dalam pengiriman barang ke Customer.

Invoice From DO [Faktur dari Pengiriman Barang]Form yang digunakan untuk membuat bukti faktur penjualan setelah dilakukan pengiriman barang ke tangan Customer.

Sales Invoice [Faktur Penjualan]Form yang digunakan untuk membuat faktur penjualan secara langsung atau melalui SO, jika tidak terjadi kegiatan Pengiriman barang.

Sales Return [Retur Penjualan]Form yang digunakan untuk membuat Retur Penjualan jika terjadi Retur, yang secara otomatis memotong nilai Piutang pada Faktur.

Customer Receipt [Penerimaan Piutang]Form yang dibuat setelah diterimanya pembayaran atas faktur yang telah di buat sebelumnya.

Purchase Modul [Modul Pembelian]

Pada Modul Pembelian terdapat :

Purchase Requisition [Permintaan Pembelian]Form yang digunakan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian untuk melakukan pembelian persediaan barang.

Purchase order [Pesanan Pembelian]Form yang digunakan oleh bagian pembelian untuk melakukan pemesanan barang ke Vendor.

Received Item [Penerimaan Barang]Form yang digunakan oleh bagian penerimaan barang, untuk mencocokan barang yang diterima apakah sudah sesuai dengan pesanan atau belum.

Invoice From RI [Faktur dari Penerimaan Barang]Form yang digunakan untuk membuat bukti faktur pembelian berdasarkan dari penerimaan barang.

Purchase Invoice [Faktur Pembelian]Form yang digunakan untuk membuat faktur pembelian secara langsung atau melalui PO, jika tidak terjadi kegiatan penerimaan barang.

Purchase Return [Retur Pembelian]Form yang digunakan untuk membuat Retur Pembelian jika terjadi Retur, yang secara otomatis memotong nilai Hutang pada Faktur.

Vendor Payment [ Pembayaran Hutang ]Form yang digunakan untuk membayar Hutang sesuai dengan Faktur yang telah di buat sebelumnya.

Stock Modul [Modul Persediaan]

Pada Modul Persediaan terdapat :

Item [Barang]Form yang digunakan oleh membuat nama barang baru bisa berupa persediaan, jasa, maupun barang non persediaan.

Warehouse[Gudang]Form yang digunakan untuk membuat nama gudang. Dengan fitur di excellent, anda dapat memasukan lebih dari 1 nama gudang.

Item Category [Kategori Barang]Form yang digunakan untuk membuat Kategori barang, yang nantinya memudahkan dalam pengelompokan jenis barang dan default akun.

Grouping [Pengelompokan Barang]Form yang digunakan untuk membuat set atau paket dari item yang akan di jual.

Sales Price [Harga Jual]Form yang digunakan untuk melakukan penyesuaian harga barang, dari harga lama ke harga baru.

Job Costing [Pembiayaan pesanan]Membuat barang baru dari beberapa barang yang telah ada.

Item Transfer[Pindah Barang]Form yang digunakan untuk melakukan perpindahan barang dari gudang A ke gudang B.

Item Adjustment [Penyesuaian barang]Form yang digunakan untuk melakukan penyesuaian barang.

GL Modul [Modul Buku Besar]

Pada Modul Persediaan terdapat :

Currency [Mata Uang]Form yang digunakan untuk menambahkan jenis mata uang pada Excellent.

Journal Voucher [Jurnal Umum]Form yang digunakan melakukan penjurnalan atau menginput transaksi yang tidak dapat di lakukan dengan menggunakan modul penjualan maupun pembelian.

Direct Payment [Pembayaran Lainnya]Form yang digunakan untuk mencatat pembayaran di luar transaksi pembelian.

Bank Book [Buku Bank]Form yang berisi rincian saldo bank.

Inclusive / Exclusive Tax

Perhitungan Pajak bisa dipilih secara Inclusive [termasuk pajak] atau Exclusive [belum termasuk pajak] di didalam semua form yang berhubungan dengan factor seperti : Purchase Order, Purchase Invoice, Purchase Return, Sales Order, Sales Invoice, Sales Return.

Disetiap form tersebut juga ada option Customer/Vendor masing-masing. Didalam form Purchase Invoice dan Sales Invoice disediakan field untuk mengisikan Nomor Faktur Pajak Standart.

Item Sales Discount di Jurnal

Banyaknya permintaan dari user untuk mengetahui beberapa potongan Penjualan yang mereka berikan kepada customer membuat memungkinkan dan akan mencatat discount di dalam invoice tetapi juga discount didalam detail item yang dijual. Item Sales Discount ini tidak kena Pajak dan account defaultnya adalah Revenue [pendapatan] dan PPN dihitung setelah harga barang dikurangi dengan discount item maupun discount invoice.

Revaluation Of Fixed Assets

Pada EXCELLENT versi 2012, Aktiva Tetap sudah dapat direvaluasi secara otomatis tanpa harus melakukan Dispose dan membuat Aktiva Tetap yang baru lagi. Anda tinggal menentukan tanggal revaluasi, dan informasi lainnya.

Gambar 2.4 From Entry Revaluation Fixed Asset

Total di Parent Account & Parent Item

Setiap account Item dan Project yang mempunyai sub (level) di bawahnya otomatis akan menjumlahkan ke account level diatasnya. Account, Item, dan Project yang di sub tersebut disebut sebagai Parent dan tidak akan dapat digunakan untuk mencatat transaksi.

Form Template Ditambah

User interface di template designernya lebih disempurnakan, ditambah hampir kesemua form input yang perlu dicetak untuk diarsipkan di Order maupun diberikan kepada pihak ekstern. Anda dapat mengaksesnya dari menu Setup – Form Template [persiapan – Rancangan Formulir]. Terdiri dari 18 jenis tipe template yang dapat dikembangkan lagi hingga banyak template tidak terbatas, diantaranya :

Sales Invoice Sales Order Delivery Order Sales Return Customer Receipt Purchase Invoice Receive Items Purchase Order Purchase Return Vendor Payment VAT Invoice Local Vat Invoice Foreign Item Transfer Job Costing Inventory Adjustment Journal Voucher Other payment Other Deposit

Multi Opening Balance

Saldo awal untuk customer (piutang usaha) dan Item (persediaan Barang Dagang) dapat diisikan saldonya di form masing-masing lebih dari satu saldo. Setiap form diatas di-field Opening Balance diberikan ikon Ellipsis (titik tiga) dimana jika ikon tersebut diklik akan menampilkan form isian saldo awal lebih dari satu baris.

Finishing Job Costing Multi Items

Job Costing sudah biasa dilakukan finishing lebih dari satu jenis item barang yang diselesaikan.Penentuan biaya per masing-masing item dapat ditentukan dengan cara mengetikan jumlah biaya yang dialokasikan langsung atau dengan mengetikan persentasi alokasi stiap item yang bersangkutan.

Custom Field & GL Account di Item

Dibagian item ditambahkan beberapa linked account untuk transaksi pembelian dan custom field yang sisa digunakan menjadi 10, diversi sebelumnya terdapat 5 field tambahan saja. GL Account yang ditambahkan adalah Account untuk transaksi Item Sales Discount (tipe Revenue), dan Unbilled Good Account (tipe Other Current Liabilities) yang mencatat barang yang sudah diterima (receive Item) yang berasal dari PO yang sudah diterima (Receive Item) yang berasal dari PO yang sudah dicatat harga pesanan sebelumnya.

Report dan format Report

Report yang lebih mudah dianalisa tanpa user melakukan desaign lagi, dengan otomatis menyesuiakan tipe cetakan (Portrait/Landscape sesuai dengan isi field yang ditampilkan). Ukuran setiap kolom dapat dengan mudah diatur oleh user (lebar/kecil) hanya tinggal menggeser perbatasan judul kolom layaknya melebarkan dan mengecilkan cell di program Excel.

Format Report [modify]

Filter & Parameters : tampilan filter & parameter lebih fleksibel dengan pilihantanda sama denan ( = ), tidak sama dengan ( <> ), lebih besar ( >), lebih kecil ( < ), diantara (between), Dimulai dari teks…, diakhiri dengan teks…, trdapat teks…. Filter memungkinkan Anda memilin periode laporan.

Customize – Edit Grouping : pilihan kolom yang ingin ditampilkan, bisa menambahkan sendiri grouping (kelompok) apakah akan

dijumlahkan field–field tertentu atau tidak dan tersedia jenis pengurutan data yang ditampilkan secara Ascending atau Descending. Page Break on each group akan memisahkan lembar setiap satu kelompok. Auto Indent akan menjorok ke kanan setiap sub bagian laporan yang dituju. Edit Grouping untuk mengelompokan sendiri group serta pengurutan (Ascending / Descending) totalnya.

Number : Tampilan semua angka (decimal), angka minus pemisah ribuan, pemisah decimal, digit decimal, angka dalam laporan akan dibagi dengan angka beberapa (Devide By).

Header / footer : tampilan cetakan Header dan Footer disetiap lembar bisa anda tentukan sendiri. Tampilan Header : apakah ingin menampilkan Company Name (Nama Perusahaan), Printed date [tanggal dicetak], Report Title [Judul Laporan], Subtitle [Periode Laporan], Filter by [dipilih berdasarkan], Colomn Header [Judul kolom], Gropu Header [Judul Kelompok], show colomn header ini each page [tampilan judul Laporan setiap halaman], Page Layout [Standart, Left, Right, Center]. Tampilan footer : show report footer [tampil footer laporan], system name [tampilan…?...], Page Number [Nomor halaman], dan Optional footer [footer tambahan].

Setup / Font : Jenis huruf dan ukuran huruf dibagi menjadi 12 bagian yang dengan mudah dapat diganti. Penentuan setup margin kertas, garis bawah setiap subtotal dan efek tulisan (Under Line, Strikeout, dan Wrap Text). Ada pilihan apakah ingin membuat garis diatas angka untuk setiap jumlah di bagian subtotal. Pilihan margin kertas saat tampil dilayar dan di printer terdiri dari margin kiri, kanan, atas, dan bawah dengan satuan mm (milimiter).

Aging Report : Range Aging Report dapat ditentukan sendiri oleh user, misalnya untuk barisan 30 : maka akan ditampilkan 30,60,90,120 dan More 121. Yang dihitung berdasarkan tanggal invoice atau tanggal jatuh tempo.

Send by Email : Semua laporan dapat langsung dikirimkan ke email melalui attach ke gambar dengan bentuk Acrobat Reader (*.PDF).

Graphic : ada pilihan jenis grafik [pie, Bar, Line] tergantung grafik yang ditampilkan, perubahan warna grafik, pilihan penempatan

Legend [Top, Bottom, Left, Right] tampilan grafik dalam 3 dimensi, untuk grafik pie ada pilihan Aimated (bergerak berputar).

Sales commision [Komisi Sales]

Perhitungan komisi atas penjualan bagi salesman diperluas lagi cakupnya. Pertama yaitu dengan menambahkan fungsi commission range, dimana selain dihitung dari jumlah penjualan, laba kotor dihitung dari komisi item. Batasan komisi tersebut tidak hanya dihitung per satu invoice tetapi juga bisa dihitung berdasarkan suatu jumlah pada suatu periode yang dipilih. Kode komisi disediakan sebanyak 5 digit, dimana versi sebelumnya hanya 1 digit saja.

Backup Database

Setiap menutup database EXCELLENT, secara otomatis akan muncul message conformation untuk melakukan backup database. Jika ada klik YES pada message confirmation tersebut, maka secara otomatis akan dibuatkan file backup dengan nama sesuai dengan nama database EXCELLENT Anda disertai informasi periode bulan dan tahun (sesuai dengan setting tanggal computer server). Jadi setiap bulan sekali akan diberikan satu file backup yang berbeda. Default pemberian nama file backup adalah :File MMMYY.GBK

Contoh : Sample.GBK akan dibackup dengan nama File Sample JAN08.GBK untuk file backup bulan Januari, Sample FEB08.GBK untuk File Backup bulan Februari dan seterusnya.

3. Instalasi Program

Cara menginstall Program EXCELLENT

1. Masukan CD Installer EXCELLENT, setelah itu akan muncul intro EXCELLENT, lalu klik Instal EXCELLENT

2. Akan muncul konfirmasi sebelum menjalankan proses install, yaitu berupa saran agar menutup semua program windows yang sedang dijalankan, lalu klik Next

3. Tahap berikutnya adalah pilihan letak tujuan directori dan folder program EXCELLENT akan ditempatkan. Sudah diberikan default folder yaitu di C:\Program Files\MegaSoft\Excellent silver 2012\Excellent…\.kemudian Next.

4. Tahap berikutnya adalah menentukan apakah computer yang akan diinstal program EXCELLENT tersebut dijadikan sebagai Server atau Client saja. Jika anda hanya bekerja disatu computer, pilihlah keduanya (centang keduanya). Server : akan menginstal Interbase (database EXCELLENT) saja. Komputer tersebut tidak akan bisa membuat/membuka database tanpa mengaktifkan field ini. Client : akan menginstall program EXCELLENT saja Selanjutnya klik Next untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

5. Tahap berikutnya adalah pilihan Program Manager Group, dimana EXCELLENT bisa dibuka dari menu start – Program. Default yang diberikan adalah MEGASoft\EXCELLENT VG_. Kemudian Next.

6. Tahapan berikutnya cheklis bila Anda ingin membuat shortcut dideskop Anda.

7. Klik Next, dilanjutkan dengan proses instalasi beberapa menit. Jika Anda pernah Diinstal EXCELLENT sebelumnya, maka ada konfirmasi bahwa installer secara otomatis akan mematikan Interbase untuk diinstall ulang, klik OK.

8. Tampilan proses instalasi akan dijalankan selama beberapa menit, tunggu sampai ada konfirmasi bahwa instalasi telah selesai dilakukan. Klik Tombol Finish.

4. Setup Awal Database

Membuat Data Base Baru

File baru dapat dibuat dengan dua kemungkinan yaitu dibuat dilingkungan Local (di dalam hard disk PC sendiri) atau diletakan di dalam PC orang lain atau server (Remote).

Membuat Database Baru di Komputer LokalSebelum membuat Database di computer local, pastikan Interbase dan Program EXCELLENT dikomputer tersebut telah terinstall dengan baik.Berikut langkah yang dapat Anda lakukan untuk membuat Database baru di Komputer Lokal :

1. Buka program EXCELLENT dengan cara klik tombol Start – Programs/All Program – MEGASoft – EXCELLENT VG.

2. Atau klik icon EXCELLENT yang ada pada desktop computer Anda.3. Pada tampilan welcome to EXCELLENT, klik Tombol Set up new

Company:

Gambar 4.1 Tampilan welcome to Excellent

4. Setelah klik tombol Set up new Company pada tampilan Welcome to EXCELLENT langkah selanjutnya yang dapat Anda lakukan adalah klik field option box Lokal yang terdapat pada form Create Database, kemudian klik tombol Ellipsis […], lalu pilih folder tempat data akan diletakan, kemudian ketikkan nama file dengan ekstensi *.GDB, lalu klik tombol Create dan OK, tunggu beberapa saat sampai proses

pembuatan database selesai dilakukan. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar dibawah ini :

Gambar 4.2 Pengisian Directory, Folder, dan file GDB

5. Setelah proses pembuatan database EXCELLENT selesai dilakukan, langkah selanjutnya Anda dapat Login untuk masuk kedalam Database tersebut dengan USER ID dan Password = ADMINISTRATOR (Password tidak membedakan huruf kecil maupun besar).

Gambar 4.3 Processing create & Login User ID

Membuat Database Baru di Komputer Lain

Jika Anda menjalankan EXCELLENT dari komputer A dan Ingin membuat database baru dikomputer B (sebagai komputer server), Anda harus tahu beberapa nomor IP Adress atau nama komputer (Computer Name) dari computer B sebagai computer server. Sebelum membuat database secara remote pastikan computer client (computer A) dan computer server (computer B) telah terhubung (terkoneksi) dengan baik.

Berikut langkah yang dapat anda lakukan untuk membuat datasbase secara remote :

1. Buka program EXCELLENT dengan cara Klik tombol Start – Proram/All Program – MEGASoft – EXCELLENT VG.

2. Atau klik icon EXCELLENT yang ada pada desktop computer.

3. Pada tampilan Welcome To Excellent, klik tombol Create New Company.

4. Setelah klik tombol Set up new Company pada tampilan Welcome to EXCELLENT, langkah selanjutnya yang Anda lakukan adalah klik field option box Remote yang terdapat pada form Create Database, kemudian isi kolom Server Name dengan IP Address computer server, kemudian pada kolom File Name ketikan alamat tempat database baru akan diletakan di computer server, kemudian ketikan nama file dengan ekstensi *.GDB, lalu klik tombol Create dan OK, tunggu beberapa saat sampai proses pembuatan database selesai dilakukan. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar dibawah ini :

Gambar 4.4 Create database

BASIC SETUP Beginning

Gambar 4.5 Tampilan Menu Setup Beginning

1. Company Information & Preference

Gambar 4.6 Tampilan Setup Beginning-Company InformationCompany Information

Berisi tentang informasi data perusahaan, seperti : nama, alamat, periode yang digunakan, star date, currency yang dipakai sebagai default report dan warning period saat mengisikan transaksi.Keterangan :Company Name : Nama lengkap Perusahaan yang akan muncul pada header setiap kali Anda mencetak invoice dan laporan. (maksimal 60 Karakter).Adress 1 : Alamat perusahaan.Adress 2 : Tambahan alamat perusahaan. City/Province/Zip code : isi kota/Propinsi Negara/kode pos.Start date : Tanggal menggunakan Excellent.Please click here if you wish to view or change them : klik untuk menambahkan informasi lebih lanjut.Please click here if you wish to view, active or deactive them : Silahkan klik di sini jika Anda ingin melihat, yang aktif atau tidak aktif pada menu Excellent.

2. Currencies & GL Account

Gambar 4.7 Tampilan Setup Beginning-Currencies

Currency (Mata Uang)

Currency merupakan jenis mata uang yang dipakai pada perusahaan yang bersangkutan untuk proses transaksi. Currency mempunyai nilai tukar yang akan dibandingkan dengan nilai mata uang dasar yang dipakai pada perusahaan, atau biasa disebut Raze (Kurs). EXCELLENT tidak membatasi untuk membuat currency berapapun banyaknya.

Tombol klik kanan :

- New > tombol ini berfungsi untuk menambahkan mata uang baru.- Edit > untuk mengedit mata uang yang sudah dibuat.- Delete > untuk menghapus mata uang yang telah ada.

3. Import Currencies from Excel

Gambar 4.8 Tampilan Setup Beginning-Import Currencies

Import Currenccies from Excel digunakan untuk mengisi data currencies secara import dari file Excel

Tombol klik kanan :- New > tombol ini berfungsi untuk menambahkan

mata uang baru.- Edit > untuk mengedit mata uang yang sudah

dibuat.- Delete > untuk menghapus mata uang yang telah

ada.

4. Import GL Account from Excel

Gambar 4.9 Tampilan Setup Beginning-Import GL Account

Import GL Account from Excel digunakan untuk mengisi data General Ledger secara import dari file Excel

Tombol klik kanan :- New > tombol ini berfungsi untuk menambahkan

GL account baru.- Edit > untuk mengedit mata uang yang sudah

dibuat.- Delete > untuk menghapus mata uang yang telah

ada.

5. Taxes & Item

Gambar 4.1.0 tampilan Setup beginning-Taxes & ItemsTaxes Anda dapat mensetting kode PPN. Kode ini dapat digunakan untuk menampilkan PPN keluaran pada formulir penjualan ketika Anda melakukan transaksi penjualan barang/jasa kena pajak dan menampilkan PPN masukan pada formulir pembelian ketika melakukan transaksi pembelian barang/jasa kena pajak. Dengan adanya kode pajak ini Excellent dapat menghitung otomatis jumlah PPN masukan dan keluaran ke dalam default Account yang telah Anda tentukan.

Item

Form untuk mengisikan data item secara langsung, termasuk pengisian saldo awal. Anda dapat mengisikan pergudang masing-masing.

6. Import Taxes & Items from Excel

Gambar 4.1.1 Tampilan Setup Beginning-Import Taxes & Items

Import TaxesAnda dapat mengimport file Taxes dari program lain dengan format csv.

Items from ExcelForm untuk mengisikan data item secara import dari file lainnya. Selain itu Anda juga dapat mengimport data item Anda yang sudah diisikan dari table program lain.

7. Vendor & customer

Gambar 4.1.2 Tampilan Setup Beginning-Vendor & Customer

VendorVendor atau pemasok (Supplier) adalah orang (perusahaan) tempat Anda memperoleh barang yang dibeli untuk di jual.

Anda dapat langsung mengisikan setiap baris dengan data pemasok.

CustomerPelanggan atau customer adalah orang yang membeli barang/jasa (item) yang Anda jual. Anda dapat mengelompokan customer berdasarkan type customer, atau berdasarkan kode customer masing-masing. Masing- masing customer mempunyai spesifikasi khusus seperti diskon,harga jual, kredit limit, dan terhubung dengan project list tertentu.Anda dapat langsung mengisikan setiap baris dengan data pelanggan Anda.

8. Import Vendor & Customers from Excel

Gambar 4.1.3 Tampilan Setup Beginning-Import Vendor & Customers

Vendor

Anda juga dapat mengimport data pemasok Anda yang sudah diisikan dari table program lain.

Customer

Anda juga dapat mengimport data pelanggan Anda yang sudah diisikan dari table program lain.

List Of Currency [Daftar Mata Uang]

Pada dasarnya pengisian daftar mata uang Asing telah Anda lakukan saat Anda mengikutipanduan persiapan database dengan menggunakan Quick Setup.

Jika setelah melakukan persiapan database melalui Quick Setup ternyata ada Informasi mata uang Asing yang ingin Anda tambah ataupun Anda ubah, Anda dapat langsung melakukannya melaui menu utama G/L – Currencies, tanpa harus masuk ketampilan Quick Setup Lagi.

Pengeditan ataupun penambahan daftar mata uang dapat Anda lakukan dengan cara :

1.Klik menu utama G/L – Currencies

Gambar 4.1.4 Daftar Mata Uang2. Untuk menambah daftar mata uang yang baru klik tambol New,

kemudian pada form isian mata uang baru, isi detail mata uang tersebut:

Gambar 4.1.5 Entry New CurrencyKeterangan Name : Ketik nama mata uang (maksimal 20 karakter)

Exchange Rate : Isi rate atas mata uang tersebut dengan beberapa angka decimal, maksimal 4 desimal

3. Untuk mengubah (mengedit) daftar mata uang yang sudah ada, sorot mata uang yang ingin di edit atau diubah kemudian klik tombol edit (ubah).

List Of Chart Of Account [daftar akun]

Chart of Account [Daftar Akun] adalah pembagian kelompok account yang nantinya akan ditampilkan sebagai detail laporan keuangan. Laporan keuangan yang disajikan terdiri dari Laporan Balance Sheet, Income Statement, dan Cash Flow Report. Jika Anda membagi kelompok Account tersebut dengan benar maka laporan yang disajikan akan benar.

Pada dasarnya pengisian daftar mata uang Asing telah Anda lakukan pada saat Anda mengikuti panduan persiapan database dengan menggunakan Setup Begining.

Setelah melakukan persiapan database melalui Setup Beginning, ternyata ada informasi akun yang ingin Anda tambah ataupun Anda dapat langsung melakukannya melalui menu utama Daftar – Daftar Akun (G/L– Chart of account) tanpa harus masuk ketampilan Quick Setup lagi.

Membuat Akun Baru [Create New Account]

Akun baru dapat Anda tambahkan pada daftar akun (chart of account) dengan cara :

1. klik menu utama Daftar Akun [G/L – Chart of Account], kemudian klik tombol Baru [New].

2. Lalu isikan data Chart Of account seperti :

a) Type : 15 pilihan tipe account (pilih salah satu)

b) Account No : Masukan nomor Akun (maksimal 20 karakter) bisa dimasukan alpha numeric, boleh gabungan angka, huruf atau tanda baca lainnya.

c) Account Name : Nama Account (maksimal 60 karakter)d) Suspended : Field option box ini berfungsi untuk me-non aktifkan

satu akun. Jika option box ini Anda centang, maka akun tidak akan ditampilkan pada daftar akun dan tidak dapat digunakan dalam transaksi. Anda dapat mengaktifkan kembali akun tersebut dengan cara me-uncentang Field Option Box Suspended.

e) Sub Account of : Anda dapat mencentang option box Sub Account, jika akun yang Anda buat merupakan akun anak (bagian) dari akun sebelumnya. Setelah mengaktifkan option box Sub Account, Anda dapat memilih parent dari akun tersebut. Aktifitas ini akan menyebabkan tampilanakun parent yang dipilih menjadi tebal (Bold), dan didalam isian akun tersebut terdapat informasi Parent Account, serta field Opening Balance hilang.

f) Opening Balance: Isikan saldo awal (dalam mata uang aslinya)g) As OF : pilih/isikan tanggal pengisian saldo awal. Default

tanggal diisikan sesuai dengan Start Date yang diisikan dari menu Setup – Company Info

h) OK : Tombol yang berfungsi untuk menyimpan from isian akun baru yang sudah Anda isi.

i) Cancel : tombol yang berfungsi untuk keluar dari form isian akun tanpa melakukan penyimpanan

j) Next : Tombol yang berfungsi untuk masuk ke tampilan isian akun yang baru

Gambar 4.1.6 Sub Account

Mengubah (mengedit ) Akun pada daftar Akun

Anda dapat mengubah setiap akun yang terdapat pada daftar akun dengan cara :

1. Klik menu utama Daftar Akun [ G/L – Chart of Account].2. Sorot akun yang akan diubah lau double klik atau klik tombol ubah

(Edit) untuk membuka tampilan form isian akun tersebut.3. Setelah Form isian akun terbuka, lakukan perubahan atau pengeditan

semua yang Anda inginkan.4. Klik Tombol OK.

Menghapus Akun pada Daftar Akun

Anda dapat menghapus Akun yang terdapat pada daftar akun dengan syarat :

1. Tidak ada transaksi yang menggunakan akun yang akan dihapus tersebut.

2. Akun yang akan dihapus tidak digunakan sebagai Default Account.3. Akun yang akan dihapus tidak merupakan Akun Induk (Parent

Account)Menghapus akun cukup mudah, caranya buka daftar akun lalu sorot akun yang ingin anda hapus. Kemudian Klik Tombol Delet atau Klik Kanan pada mouse lalu pilih Delete.Jika akun tersebut tidak dapat dihapus, EXCELLENT akan Menampilkan pesan seperti gambar berikut ini.

Gambar 4.1.7 Konfirmasi Menghapus Akun

Setup Preference (Persiapan Preferensi)

Pada saat Anda melakukan persiapan data melalui Quick Setup, pengisian setup preference sebenarnya sudah Anda lakukan. Agar Anda lebih mengerti tentang tujuan setup preference, berikut ini penjelasannya.Persiapan Preference (setup preference) ditujukan untuk mendapatkan preference Sistem EXCELLENT menurut kebijakan perusahaan Anda. Beberapa preference dalam EXCLLENT yang dapat Anda pilih sesuai dengan kebijakan pada perusahaan Anda antar lain : metode persediaan, fasilitas modul yang disediakan apakah mau dipakai semua atau tidak, penentuan akun default mata uang, penentuan akun default barang dan beberapa prefensi lainnya.

Persiapan Preferensi terdiri dari 8 bagian, yaitu :1. Company Preferensi tentang data perusahaan dan Retained Earning.

Gambar 4.1.8 Preference – Company

Keterangan :

Backup on close : akan memberikan message dan melakukan backup setiap menutup data EXCELLENT

Confirm Before Exit : akan memberikan message apakah benar ingin keluar dari data EXCELLENT. Ada pilihan Yes atau No.

Open Last Company : pada saat Program EXCELLENT dibuka , secara otomatis akan langsung membuka databaase terakhir yang telah dibuka sebelumnya (dengan catatan, database tersebut sudah ada transaksinya).

Show Purchase & Sales Price in Itemhistory : Menampilkan harga beli dan harga jual saat Item History dibuka dari masing-masing item.

Display Currency With Cent : Pilihan account yang digunakan untuk menampung selisih saldo. Laba/Rugi tahun-tahun sebelumnya. Jika sudah ada transaksi laba/rugi maka account ini tidak dapat diubah.

2. FeaturePreferensi tentang fitur yang dapat dipilih dari yang telah ada.

Gambar 4.1.9 Preference - feature

a. Start mont fiscalyear : Bulan mulai nya pencatatan.

b. Date Format : Setting susunan tanggal (dd/mm/yyy)

atau (mm/dd/yyy).

c. Period Start On : Tanggal mulai nya pencatatan.d. Inventory Costing Method : Metode penilaian persediaan, tersedia

dalam dua pilihan FIFO dan Average.e. Pilihan (option) dari beberapa fasilitas yang diberikan EXCELLENT :

Multi Warehouse : Menggunakan gudang lebih dari Satu Multiunit : Menggunakan formula lebih dari satu. Use Salsesman : Menggunakan salesman didalam form

sales penjualan. Use Audit Trail : Mencatat semua aktifitas yang

dilakukan.

Use min and max selling price : Menggunakan minimumdan maksimum penjualan.

Use min and max purchase price : Menggunakan minimumdan maksimum pembelian.

Budget Control : Mengontrol anggaran proyek.

3. Default Account for CurrencyPreferency untuk akun default mata uang

Gambar 4.2.0 Preference – Default Account for Currency

Keterangan :

à Account payable : default akun yang berfungsi mencatat hutang pada formulir Purchase Invoice, Purchase Return, Vendor Payment dan period End.

à Account Receivable : default akun piutang yang berfungsi mencatat piutang pada formulir Sales Invoice, Sales Return, Customer Receiptdan Period End.

à Realized Gain Or Loss : mencatat selisih kurs pada saat membayar hutang atau menerima piutang jika terdapat perbedaan kurs pada saat pembayaran dengan terjadinya hutang/piutang tersebut.

à Unrealized Gain or Loss : mencatat sekisih kurs awal (transaksi) dengan kurs pada akhir periode (Period End)

Akun yang muncul dipilihan Account Payable & Account Receivable disetiap Default Currency adalah Account yang menggunakan Currency yang sama dengan Currency Default Account diatasnya.

Default Account pilihan Account Payable & Account Receivable harus berbeda untuk setiap currency, tetapi untuk pilihan Sales Discount, Realized Gain or Loss dan Unrealized Gain or Loss dijadikan satu account atau dapat juga dipisahkan supaya mengetahui lebih detail perubahan setiap account per-currency.

4. Default Account for Item : Preferensi untuk akun default barang

Gambar 4.2.1 Preference – Default Account for Item

Preferensi ini berfungsi untuk membuatkan G/L Account standart setiap membuat New Item (Item Baru). Jika item baru yang Anda buat memiliki G/L Account yang berbeda dengan default Account yang Anda sudah isi di preferensi ini, maka Anda dapat menyesuaikan langsung GL Account item baru tersebut pada tab G/L Account yang terdapat pada form isian item baru.

Gambar 4.2.2 setting GL Account

à Inventory Account : Untuk tipe Inverntory Parts, akan membuatkan jurnal untuk account ini saat membeli, menjual dan mengirim barng. Yang muncul di pilihan account ini adalah account dengan tipe inventory saja.

à Sales Account : Untuk semua tipe item yang menampung jumlah penjualan atas item tersebut (hanya untuk form Sales Invoice saja).

à Sales Return Account : Untuk semua tipe item kecuali tipe Service yang menampung jumlah retur penjualan item tersebut (diform Sales Return).

à Purchase Return Account : Hanya untuk tipe non Inventory Part, yaitu saat terjadi retur pembelian.

1. Template Preferensi untuk menentukan default jumlah detail template Faktur Pajak Standart. Template setting ini menentukan banyaknya lembar yang akan dicetak untuk Faktur Pajak Standart, apakah akan dicetak hanya satu lembar atau tiga lembar berturut-turut dengan diberikan nomor halaman pada bagian atas kanan.

Gambar 4.2.3 Preference – Templates

5. ReminderPreferensi untuk menentukan berapa hari EXCELLENT mengingatkan Anda terhadap hutang/piutang Anda sebelum jatuh tempo dan barang yang sudah sama atau dibawah stock minimum Reorder.

What to Show [Apa yang tampil] : Item to Reorder : Menampilkan barang yang sudah sampai

atau over qty limited dan minus. Receivable Due : Menampilkan piutang sekian hari sebelum

jatuh tempo Payable Due : Menampilkan hutang sekian hari sebelum

jatuh tempo Payable Discount Due : Menampilkan diskon pembelian

yang mungkin didapat dari tanggal terakhir masa potongan.

Gambar 4.2.4 Preference – Reminder

6. Sales / Purchase ReturnPreferensi untuk aktifas retur pembelian dan penjualan. Preferensi ini berfungsi untuk menentukan batasan faktur dan item apa saja yang dapat di retur didalam Retur Pembelain dan Retur Penjualan :

Gambar 4.2.5 Preference – Sales/Purchase Return

7. Sales Return [Retur Penjualan] All Sales invoice : seluruh sales invoice dapat diretur Outstanding Invoice : hanya invoice yang belum lunas yang

dapat diretur

Purchase Return [Retur Pembelian]

All purchase Invoice : seluruh purchase invoice dapat diretur. Outstanding Invoice : hanya invoice yang belum lunas yang

dapat diretur. Can Enter Any Item in Purchase Return (Ctrl + Enter) :

semua item yang telah ada (kecuali item yang suspended)dapat diretur.

General maintenance

Other List [daftar lain] adalah sebagai pelengkap dalam melakukan transaksi pembelian dan penjualan. Data pelengkap tersebut seperti kode pajak yang digunakan dalam transaksi pembelian dan penjualan yang terhubung dengan item dan customer/vendor, dengan syarat pembayaran (termin), cara pengiriman ke pembeli, salesman dan batasan komisi yang diberikan kepada yang bersangkutan.

Berikut ini dijelaskan satu persatu mengenai pembukuan Other List tersebut :

Term [Termin]Merupakan Syarat – syarat dari pembayaran. EXCELLENT menggunakan format term X/Y n Z dan C.O.D (Cash In Delivery).Misal : 5/10 Net 30Termin diatas diartikan : akan mendapatkan diskon 5% (will get discount) dari harga beli/jual, jika melunasi dalam waktu 10 10 hari (if paid within) dari tanggal beli/jual. Maksimal pelunasan 30 hari (Net Due In) dari tanggal beli/jual tanpa diskon.

Membuat termin :1. Klik menu utama General maintenance – Other 2. Pilih dan klik Terms 3. Klik new [Baru], kemudian isi informasi termin yang Anda inginkan.

Gambar Tampilan isian Term

Shipment [Pengiriman]

Shipment [pengiriman] digunakan untuk mengetahui sistem pengiriman barng yang akan dimasukan kedalam faktur pembelian maupun faktur penjualan.

Cara membuat Shipment :

1. Klik menu utama General maintenance – Other2. Pilih dan klik Shipment3. Lalu klik new, kemudian isi informasi shipment yang Anda

inginkan.

Gambar Contoh isian Shopment

Customer Types [Tipe Pelanggan]

Customer types [tipe pelanggan] berfungsi untuk membedakan laporan penjualan pertipe pelanggan yang ditentukan. Customer type ini nantinya akan masuk di form isian Customer List. Field Customer Type yang terdapat di form customer list ini wajib diisi tidak boleh kosong. Pemisahan Customer Types ini juga berguna untuk membedakan sales report per tipe masing-masing dan dapat dilihat pula analisa penjualan pertipe masing-masing.

Cara membuat Customer Type :

1. Klik menu utama General maintenance2. Pilih dan klik Customer Types3. Lalu klik New, kemudian isi informasi Customer Type yang

Anda inginkan.

Gambar isian Customer type

Comission [Komisi]

Daftar ini merupakan acuan dalam perhitungan komisi yang akan dibayar kan kepada salesman ketika salesman melakukan transaksi penjualan.

Cara membuat Komisi :

1. Klik menu utama General Maintenance2. Pilih dan klik Comission3. Lalu Klik New, kemudian isi informasi komisi yang Anda inginkan.

Gambar Isian komisi

No : isikan kode komisi From : dalam batasan jumlah dari … To : dalam batasan sampai dengan … Type : tipe perhitungan mendapat komisi Tariff : mendapat komisi

Salesman [penjualan]

Daftar salesman (penjual). Penjual ini nantinya akan muncul setiap Anda membuat sales Order dan Sales Invoice, dengan catatan Anda telah mengaktifkan feature √ Use Salesman dari menu Setup Preferences.

Cara membuat Salesman (Penjual)

1. Klik menu utama General Maintenance2. Pilih dan Klik Salesman3. Lalu Klik New,kemudian isi informasi Penjual yang Anda inginkan.

Gambar from entry salesman

Firs Name : Nama depan penjual Last Name : Nama penjual terakhir (nama marga/keluarga) Job : Jabatan penjual dalam perusahaan Business phone : Isikan nomor telepon line nya Ext Phone : Isikan nomor telepon Extensionnya Cellular : Isikan nomor hanphone/cellular/mobile phone

Home : Isikan nomor telepon rumah E-mail : Isikan alamat email sales tersebut Fax : Isikan nomor Faksimili Pager : Isikan nomor pager Comission :

a. Code : Isikan/pilih kode komisi yang diberlakukan untuk salesman tersebut.Bisa lebih dari satu baris komisi

b. Dan lainnya : keterangan dari kode yang dipilih

Taxes (pajak)

Taxes (pajak) Daftar ini digunakan untuk memasukan kode dan daftar pajak.

Cara membuat Taxes

1. Klik menu utama General Maintenance 2. Klik Orther lalu pilih Taxes3. Lalu Klik New, kemudian isi informasi pajak yang ingin Anda catat

Gambar form Taxes

Keterangan nya :

Code : isi kode pajak Name : isi nama PajakRate : Isikan rate terhadap kurs mata uang pajak tersebutSales Tax Account : Isikan akun Pajak penjualannyaPurchase Tax Account : Isikan Akun Pajak pembeliannya.Decription : Isi keterangan yang berkaitan dengan Pajak tersebut

Templates (Rancangan Form)

Templates (rancangan Form) daftar ini digunakan untuk mendesin Form

Cara membuat Templates

1. Klik menu utama General Maintenance2. Klik Orther pilih Templates3. Kemudian klik New, lalu isi kotak dialog yang dimunculkan EXCELLENT

Gambar create new template

Template Name : Nama template yang ingin Anda buat

Template Type : Pilih salah satu jenis template yang Anda buat.

Warehouse List [daftar gudang]

Menu Create Warehouse akan aktif jika Anda mengaktifkan Feature (Multy Warehouse) dimenu Setup Preferences-nya. Saat membuat data gudang EXCELLENT telah menyediakan satu gudang default degan nama CENTRE.

Cara membuat Gudang Baru :

1. Klik menu utama Stock2. Pilih dan klik warehouse [Gudang]3. Lalu klik New, kemudian isi informasi Gudang yang Anda inginkan

Gambar form Entry Gudang

Setup User Profile[Persiapan Profil Pengguna]

Jika perusahaan Anda bekerja dengan jaringan dan EXCELLENT akan dioperasikan oleh lebih dari satu orang (lebih dari satu computer), salah satu hal yang harus Anda lakukan adalah mendegelasikan dan membagi tugas masing-masing. Masing-masing user memiliki login name sendiri dengan password yang berbeda untuk setiap login name (user).

Tingkatan User profile didalam EXCELLENT dibagi menjadi 3 level :

1. SupervisorUser profil ini mempunyai hampir semua akses yang disediakan oleh EXCELLENT tetapi harus mengaktifkan menu yang diinginkan.Jika semua menu pilihan diaktifkan maka kemampuannya sama dengan Admin, kecuali level ini tidak bisa untuk Create new Company, Upgrade, User Profile, Quick Setup. User level Supervisor bisa lebih dari satu.

2. AdminUser Profile ini mempunyai akses kesemua menu dan aktifas yang disediakan oleh EXCELLENT. Tingkatan Level Admin ini biasanya hanya satu dan berada pada leel paling tinggi di EXCELLENT.

3. UserUser profile ini mempunyai kewenangan (akses) paling sedikit . Level ini berada dibawah Admin dan Supervisor. Jika semua pilihan akses diaktifkan maka kewenangannya hampir sama dengan ADMINISTRATOR, meski demikian level ini tetap tidak bisa melakukan Create New Company, Restore, Import, Uprgrade, Undo Import, Company info, Preference, User-Profile, Quick Setup, Form Template, dan akses ke Currency.

Membuat user profile ini hanya dapat dilakukan oleh user dengan level Admin. Settingan user profile ini terdiri dari 9 kelompok akses (kewenangan) :

1. Sales [Penjualan]2. Purchase [pembelian]3. Item & Inventory [persediaan]4. Production [Produksi]5. General Ledger & Other [Buku Besar & Lainnya]6. Bank & Fixed Asset [Bank & Aktiva Tetap]7. Memorized Report [Laporan tersimpan]8. Import.

Disetiap bagian (kelompok) yang merupakan akses ke transaksi aktifitas diberikan 3 pilihan :

à Create [Buat] : Bisa membuat transaksi baruà Edit [Ubah] : Bisa mengganti, menghapus daftar

transaksi- (List)à Report [Laporan] : Bisa melihat laporan dari transaksi yang

bersangkutan.

Membuat User Profile [Profil Pengguna]

1. Klik menu utama General maintenance – user – new user2. Lalu isikan field yang berhubungan dengan profil pengguna

tersebut.

Gambar isian new user Profil

Keterangan :

Login As : Isikan nama user ID. Nama inilah nantinya yang akan ditanyakan setiap membuka Data EXCELLENT.

Name : Isikan nama lengkap dari pengguna tersebut. Level User : pilihan level user sebagai Admin,Supervisor, atau

user. Type you password below : Isikan Password pertama yang akan

Anda berikan kepada user tersebut. Password ini nantinya harus diubah sendiri oleh user yang bersangkutan. Password ini tidak membedakan huruf besar maupun kecil.

Type again password below : Isikan persis dengan yang Anda isikan.

Menampilkan laporan User Profile

Untuk menampilkan laporan User Profile, dapat dilakukan dengan cara:

1. Klik menu utama Report – other Reports2. Lalu pilih user List.

Gambar Report user profile detail

Chang Password

[Ubah Kata Kunci]

Setelah mendapatkan user ID dan Password masing-masing, disarankan agar setiap uset mengganti Password tersebut.Pengganti password ini hampir sama caranya dengan mengganti nomor PIN ATM bank Anda. Password in bisa diganti setiap periodek sekali, misalsetiap 3 bulan sekali atau setiap 6 bulan sekali.

Cara mengganti password :

1. Buka database EXCELLENT Anda dengan User ID dan Password Anda yang lama

2. Setelah database EXCELLENT Anda terbuka, l;angkah selanjutnya klik menu utama General maintenance – Password .

3. Pada form Change Password isi kolom Old Password dengan password Anda yang lama kemudian pada kolom New Password isi password Anda yang baru dan lakukan konfirmasi password Baru Anda dengan cara mengetikan kembali Password baru tersebut pada kolom Confirmation .

4. Klok tombol OK untuk menyimpan perubahan Password yang telah Anda lakukan.

Gambar change password

5 Purchase[Pembelian]

Bab ini akan membahas formulir-formulir yang terdapat pada modul pembelian yang terdapat pada EXCELLENT Accounting Software.

Gambar 5.1 modul purchase Excellent Accounting software

Beberapa data dan setup yang harus Anda jalankan sbelum melakukan aktifitas ini adalah:

1. Setup – Form Template untuk mengelompokan pembelian sudah ditentukan dan didesain sebelumnya sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.

2. Kode pajak yang terhubung dengan data Item serta vendor sudah dibuatkan dan dihubungkan ke account Pajak yang sesuai.

3. Data Item (Inventory Parts dan Non Inventory Parts) telah disediakan dan dibuat dengan memilih GL account benar.

4. Data Vendor [pemasok] telah dibuatkan dengan memilih currency, terms, dan informasi lainnya dengan benar.

Purchase Order[Pesanan Pembelian]

Purchase Order [PO] merupakan suatu formulir yang dapat Anda gunakan untuk mencatat aktivitas pemesanan barang kepada Vendor.

Pencatatan aktivitas Purchase Order ini pada dasarnya belum mempengaruhi posisi keuangan, aktivitas ini hanya mengubah status Item yang dipesan menjadi On Purchase. Meskipun pada dasarnya aktifitas ini hanya tidak mempengaruhi posisi keuangan tetapi jika aktivitas ini disertai dengan pembayaran uang muka kepada vendor maka aktivitas ini akan secara otomatis mempengaruhi posisi keuangan perusahaan.

Formulir Pesanan Pembelian dapat dibuka dengan cara :

1. Klik menu utama Purchase – Purchase Invoice

Gambar 5.2 Cara membuka pesanan pembelian dari menu utama

2. Selain dari menu utama, formulir pesanan pembelian dapat juga dibuka dari menu jelajah (explorer):

Gambar 5.3 Cara membuka pesanan pembelian dari menu explore

Tampilan Formulir Pesanan Pembelian

Gambar 5.4 Tampilan isian form pesanan pembelian

Formulir Pesanan Pemblian dibagi menjadi empat bagian, berikut penjelasannya :

1. Bagian Atas (Header)

Gambar 5.5 Header PO

a. Vendor : Pada field ini pilih nama pemasok (vendor). Gunakan drop down (tombol dengan tanda panah kebawah untuk memilih nama pemasok(nama vendor). Didalam drop down tersebut ditampilkan nama-nama pemasok (vendor) dan Kode (nomor)

pemasok/vendor. Jika ternyata daftar pemasok (vendor) belum ada Anda dapat langsung membuatnya dari field ini dengan memilih <New Vendor>.

b. Ship To : Pada field ini ketikan alamat pengiriman barang yang dituju. Secara default, field ini akan terisi dengan alamat Perusahaan Anda sesuai dengan Informasi perusahaan, Anda dapat mengubah sesuai dengan alamat pengiriman barang yang Anda tuju.

c. PO NO. : Isikan nomor pesanan (PO). Pengisian nomor pesanan pada field ini dapat dilakukan maksimal 20 karakter.

d. PO Date : Isikan tanggal pesanan (PO)e. FOB : Pada field ini pilih metode pengiriman apakah FOB

Destination atau FOB Shipping Point. Gunakan tombol drop down untuk memilih metode pengiriman yang Anda inginkan.

f. Terms : Pada field ini, pilih syarat pembayaran (Terms). Gunakan tombol drop down untuk memilih syarat pembayaran yang Anda inginkan. Jika ternyata daftar syarat pembayaran (Terms) belum ada, Anda dapat langsung membuatnya dengan memilih <New Term>.

g. Rate : Field ini secara otomatis akan terisi dengan angka 1 jika pemasok (vendor) yang Anda pilih memiliki mata uang IDR, tetapi jika pemasok (vendor) yang Anda pilih adalah vendor dengan mata uang asing (foreign) maka kolom ini dapat Anda isi sesuai dengan nilai tukar (rate) pada saat pemesanan terjadi.

h. Expected Date : Pada field ini, isi tanggal taksiran barang yang dipesan akan diterima.

i. Ship Via : Pada field ini, pilih jenis pengiriman barang. Gunakan tombol drop down untuk memilih jenis pengiriman yang Anda inginkan. Jika ternyata daftar jenis pengiriman belum ada, Anda dapat langsung membuatnya dari field ini dengan memilih <New Shipment>.

j. Vendor is Taxable : Option Box ini akan otomatis tercentang, jika pemasok (Vendor) yang Anda pilih merupakan PKP (Tax/PPN untuk pemasok tersebut sudah disetting).

k. Inclusive Tax : Aktifkan option box ini jika harga pesanan tersebut adalah harga sudah termasuk PPN didalamnya. Field ini akan terlihat aktif jika field Vendor is Taxable diatasnya aktif.

2. Bagian isi (Detail)

Gambar 5.6 Bagian isi (detail) formulir pesanan pembelian

Table Detail pesanan terdiri dari :a. Item : Pilih jenis barang yang akan dipesan. Gunakan kombinasi

tombol Ctrl + Enter atau klik ikon ellipsis untuk mencari daftar item yang telah dibuat sebelumnya.

b. Deskription: Otomatis muncul nama item yang bersangkutan. Bisa diketik ulang (diganti) dengan keterangan lainnya yang lebih spesifik.

c. Qty : Isikan jumlah kuantitas barang yang dipesan.d. Unit : pilih jenis Satuan pemesanan( Jika Anda mengaktifkan

feature multi unit didalam menu Setup | preference | Feature)e. Unit Price : Isikan harga pesanan persatuan barang.f. Disc % : Isikan diskon item barang (jika ada)g. Tax : Isikan kode pajak atas barang tersebuth. Project : Pilih jenis proyek atas pesanan ini i. Dept : pilih jenis Departement yang membuat pesanan inij. Recvd :Kolom ini akan otomatis muncul jika formulir pesanan

pembelian sudah disimpan. Jika membuat formulir pesanan pembelian baru, kolom ini tidak muncul. Kolom ini tidak bisa diisi manual, melainkan secara otomatis terisi sendiri sejumlah kuantitas pesanan yang telah diterima (jika formulir pesanan pembelian tersebut telah diproses menjadi form Reveived Item atau Purchase Invoice).

k. Clsd : Jika jumlah kolom Received sudah sama atau melebihi dari kuantitas yang dipesan maka secara otomatis baris kolom item yang bersangkutan akan diberikan tanda centang yang berarti semua barang telah diterima. Tetapi untuk barang yang belum diterima dapat disclose secara manual dengan cara click pada yang bersangkutan satu persatu. Jika untuk semua sisa Item yang belum diterima ingin dibatalkan pemesanannya maka Anda dapat

membatalkannya dengan cara click option (check box) CLOSE yang terdapat pada sisi kanan formulir.

3. Bagian bawah (Footer)

Gambar 5.7 Bagian bawah (footer) formulir pesanan penjualan

Bagian bawah (footer) formulir pesanan pembelian terdiri dari :a. Sub total : Otomatis menghiting jumlah pesanan setelah

dikurangi item discount.b. Disc Amount : Jika discount % diisikan field ini langsung

menghitung jumlah potongan, tetapi bisa juga diisi secara manual dengan mengetikan angka. Biasanya pengetikan manual ini akan menghitung potongan yang sifatnya pembulatan (sulit dipersenrasikan).

c. Purch Rax 1: Otomatis menghitung pajak dengan nama pajak pertama (sesuai yang diisikan di dalam data vendor). Nantinya disebut sebagai Pajak Masukan.

d. Purch Tax 2 : Otomatis menghitung pajak dengan nama pajak kedua (sesuai yang diisikan didalam data vendor). Nantinya disebut sebagai Pajak PPn BM.

e. Est Freight : isikan taksiranbiaya angkut yang harus ditanggung perusahaan akibat pembelian nantinya.

f. Total : Menghitng otomatis Subtotal – Discount + Est Freight. Jika option Inclusive, berarti total sudah termasuk PPN dihitung secara inclusive, berarti total sudah termasuk PPN, maka dibelakang total diberikan kata [Tax Included].

g. Description : Isikan keterangan yang berhubungan dengan pesanan pembelian (PO) tersebut.

4. Bagian lain (other) :

Gambar 5.8 Bagian lsian formulir pesanan penjualan

Bagian Other formulir pesanan pembelian terdiri dari tombol-tombol :

a. Next : Tombol untuk membuka formulir pesanan pembelian selanjutnya

b. Previous : Tombol untuk melihat tampillan formulir pesanan pembelian sebelumnya.

c. Save & New: Tombol yang berfungsi untuk menyimpan formulir pesanan pembelian yang tampil dan sekaligus membuka tampilan formulir pesanan pembelian yang baru.

d. Save&Close: Tombol yang berfungsi untuk menyimpan formulir pesanan pembelian yang tampil dan sekaligus keluar atau menutup formulir pesanan pembelian.

e. Cancel : Tombol yang berfungsi untuk keluar dari formulir pesanan pembelian tanpa melakukan penyimpanan terlebih dahulu.

f. Preview : Tombol yang berfungsi untuk menampilkan tampilan cetakan formulir pesanan pembelian dilayar monitor sebelumdicetak.

Daftar Pesanan Pembelian

Semua data Purchaasse Order yang telah dibuatkan dapat dillihat daftarnya dari menu utama Purchase – Purchase Order .

Gambar 5.9 Tampilan Daftar pesanan pembelian

Tampilan daftar Pesanan pembelian, terbagi beberapa bagian yaitu :

1. Po List Detail

No : nomor PO yang telah dibuat Date : tanggal pembuatan PO Status : Status Po, terdiri dari 3 kemungkinan : On process,

full Received, Closed. Vendor Name : Nama Vendor (Pemasok) Expected : Tanggal akan diterima barangnya. Freight : Taksiran biaya angkutan pembelian. Amount : Jumlah PO. Deposit : Uang muka yang telah dibayar dari PO yang

bersangkutam. Deposit Used : Uang muka yang telah dibayar dari PO yang

bersangkutan. Description : Keterangan atas PO tersebut. Currency : Jenis mata uang vendor atas transaksi PO tersebut. Follow up : untuk mengingatkan kembali apa akun tersebut

sudah diproses apa belum

2. Tombol Menu PO List

New : Untuk membuat PO baru Edit : Membuat atau mengubah PO yang tersorot (aktif) Delete : Menghapus PO yang tersorot. PO dapat dihapus

dengan catatan PO tersebut belum diproses menjadi RI atau pun PI. Filter : Memilih beberapa kemungkinan yang ditampilkan

seperti menampilkan daftar PO berdasarkan Vendor Name, Currency, Filter By Date (From date & To date), Status (On Proces, Closed, Full Received).

Print : Tombol untuk mencetak tampilan daftar PO dilayar sebelum dicetak.

Proceded by : Tombol ini berfungsi untuk menampilkan aktifitas yang telah memproses suatu PO. Dalam hal ini ada dua aktifitas yaitu RI dan PI.

Find : Berfungsi untuk membantu Anda mencari nomor PO <Invoice No> atau keterangan PO <Invoice Desc>.

Cheque (s) :Tombol ini berfungsi untuk menampilkan daftar vendor payment atas uang muka yang dicatat malalui PO.

3. Klik mouse Kanan pada Baris PO yang tersorot

New : Untuk membuat PO yang baru. Edit : membuka (mengubah) PO yang tersorot (aktif) Delete : Menghapus PO yang tersorot. PO dapat dihapus

dengan catatan PO tersebut belum diproses menjadi RI atau pun PI. Filter : Memilih beberapa kemungkinan yang ditampilkan

seperti menampilkan daftar PO berdasarkan Vendor Name, Currency, Filter By Date (From date & To date), Status (On Proces, Closed, Full Received).

Sort By : Pilihan urutan secara ascending (klik sekali) atau secara decending (klik sekali lagi), berdasarkan judul kolom yang telah disediakan.

Refresh F5 :Me-refresh (perbaru) tampilan daftar PO sesuai dengan data input terakhir.

Color : Mengubah warna setiap baris PO yang genap. Proceed By : Menampilkan aktifitas yang telah memproses suatu

PO. Dalam hal ini ada dua aktifitass yaitu RI dan PI.

Cheque (s) :Tombol ini berfungsi untuk menampilkan daftar vendor payment atas uang muka yang dicatat malalui PO.

Received Item Penerimaan Barang

Pada saat Anda memesan barang kepada vendor /supplier, ada kalanya vendor/supplier terlebih dahulu mengirimkan barang yang Anda pesan, sedangkan tagihan (biil) akan dikirimkan setelah barang yang dipesan sampai ke Gudang Anda. Dalam kondisi ini Anda seharusnya sudah dapat mencatat bertambahnya persediaan barang, tetapi muncul satu masalah yaitu ketidak pastian nilai barang yang Anda terima dan nilai hutang atas penerimaan barang tersebut karena masih harus menunggu tagihan dari vendor/supplier.

Agar aktifitas penerimaan barang dari vendor dapat langsung Anda catat tanpa harus menunggu tagihan (bii) dari vendor, EXCELLENT menyediakan satu form khusus pada modul pembelian yaitu form Received Item (Formulir Penerimaan Barang).

Dengan menggunakan Form Received Item (Formulir Penerimaan Barang), Anda dengan leluasa dapat mencatat penerimaan barang dari vendor (DO Vendor) tanpa harus menunggu tagihan (bii) dari vendor.

Form Receive Item (Formulir Penerimaan Barang) dapat dibuka dengan cara :1. Klik menu utama Purchase – Receive Item (Pembelian – terimaan barang)

;

Gambar 5.10 cara membuka formulir penerimaan barang

2. Atau dapat dibuka dengan cara klik Tombol pembelian (purchase) yang terdapat pada menu jelajah (explorer) :

Gambar 5.11 cara membuka formulir penerimaan barang dari menu explore

Tampilan Formulir Penerimaan Barang

Gambar 5.12 Tampilan Formulir penerimaan barang

Tampilan formulir penerimaan Barang (receive Item) dibagi menjadi empat bagian, berikut ini penjelasannya :1. Bagian Atas (Header) terdiri dari :

Gambar 5.13 Tampilan Atas header Formulir Penerimaan Barang

a. Form No : Nomor urut penerimaan barang oleh perusahaan (pembeli)

b. Template : Pilihan jenis template cetakan RI, Jenis pilihan ini dapat dibuat dari menu Setup| Form Template

c. Warehouse : Pilihan jenis gudang penerimaan barang. Daftar jenis gudang ini dapat dibuat dari menu List | Inventory | Warehouse

d. Vendor : Pilihan Vendor (supplier) atas barang yang dipesan.e. Receipt No : Isikan nomor surat jalan yang diterima dari Vendor.f. Receipt Date : Isikan tanggal penerimaan barang. Default sama

dengan tanggal booting komputerg. F.O.B : Pilih penerimaan barang FOB Destination / Shipping

Pointh. Ship Date : Isikan tanggal penerimaan barang.i. Ship Via : Pilihan jenis pengiriman barng melalui angkutan

apa. Daftar pilihan ini dapat dilihat/dibuat dari menu utama List|Other List|Shipment

j. Descripton : Pada kolom ini Anda dapat mengetikan keterangan atau informasi sehubungan dengan formulir penerimaan barang (Receive Item) yang Anda Buat.

2. Bagian Tabel Isian (Detail) , terdiri dari :

Gambar 5.14 Bagian detail Formulir Penerimaan Barang

a. Item : Pilihan jenis barang yang diterima. Jika RI berasal dari PO, tidak perlu memilih jenis item lagi, tetapi tinggal mengisikan kuantitas barang yang diterima

b. Description : Keterangan/nama barang yang diterimac. Qty : Isikan kuantitas (jumlah kuantitas) barang yang

diterimad. Unit : Isikan jenis satuan penerimaan barang yang

diterimae. Department : Pilih department (jika ada)f. Project : Pilih project (jika ada)g. PO : Kolom ini otomatis muncul jika RI tersebut berasal

dari PO, yaitu menampilkan nomor PO yang diterima barangnya.3. Bagian lain (Others)

Gambar 5.15 Bagian bawah Formulir Penerimaan Barang

Bagian Lain (Others) dari formulir Penerimaan Barang ( Receive Item) terdiri dari tombol-tombol :a. Next : Tombol yang berfungsi untuk melihat data RI

(Receive Item) berikutnya.b. Previous : Tombol yang berfungsi untuk melihat data RI(Receie

Item) Sebelumnya.c. Save & New : Tombol yang berfungsi untuk menyimpan formulir

RI yang tampil dan sekaligus membuat formulir RI yang baru.d. Save & Close : Tombol yang berfungsi untuk menyimpan formulir

RI yang tampil dan sekaligus keluar dari formulir RI (Receive Item).e. Cancel : Tombol yang berfungsi untuk keluar dari tampilan

Formulir Penerimaan Barang (RI) tanpa melakukan penyimpanan.

f. Preview : Tombol yang berfungsi untuk menampilkan tampilan cetakan formulir Penerimaan Barang (Receive Item) dilayar sebelum dicetak

g. Select PO : Tombol yang berfungsi untuk menampilkan daftar Purchase Order yang telah dibuat sebelumnya.

h. Make Invoice : Tombol yang berfungsi sebagai short cut untuk langsung membuat faktur pembelian (purchase Invoice)atas penerimaan barang (receive Item) yang sedang Anda Buat.

Daftar Penerimaan BarangSemua transaksi Receive Item direkap dalam suatu daftar yang dapat dibuka dengan cara :1. Klik menu utama Purchase 2. Lalu pilih Receive Items [Penerimaan Barang]

Gambar 5.16 Daftar Penerimaan Barang

Daftar Penerimaan Barang menampilkan informasi yang terbagi menjadi beberapa kelompok :1. Tombol menu Receive Item List :

a. New : Tombol yang berfungsi untuk membuat RI Barub. Edit : Tombol yang berfungsi untuk membuka dan mengubah

baris RI yang tersorotc. Delete : Tombol yang berfungsi untuk menghapus RI yang tersorot.

Form RI dapat dihapus dengan catatan RI tersebut masih belum diproses menjadi PI (bill) dan belum pernah di Retur.

d. Filter : Tombol ini berfungsi untuk memilih tampilan dengan beberapa syarat berdasarkan Vendor, Currency, Outstanding Invoice dan Filter by Date.

e. Print : Tombol yang berfungsi untuk menncetak tampilan daftar RI di layar sebelum dicetak (Pada saat dicetak dilayar, daftar RI akan ditampilkan dalam bentuk laporan RI Summary)

f. Return (s) : Tombol yang berfungsi untuk menampilkan daftar retur yang telah dibuat yang berhubungan dengan nomor RI (transaksi RI) yang sedang tersorot.

g. Find : Tombol yang berfungsi untuk mencari transaksi RI berdasarkan <Invoice No> atau <Invoice Desc>.

2. Receive Item List Detail :a. Receive No : Nomor surat jalan dari vendorb. Date : Tanggal Penerimaan barang(Inventory)

c. Form No : Nomor Pengiriman Barang dari perusahaan (pembeli)

d. Vendor No : Nomor (kode) Vendore. Vendor Name : Nama Vendorf. Description : Keterangan penerimaan barang

3. Klik kanan – Receive Item Lista. New : Untuk membuat RI Barub. Edit : Mengganti (mengubah) RIc. Delete : Menghapus RId. Outstanding Ctrl + O : aktif () menampilkan hanya RI yang belum

habis dijadikan sebagai Bill (masih dalam proses Bill).e. Sort by : Diurutkan berdasarkan jenis judul kolom masing-

masing.f. Filter : menampilkan berdasarkan vendor, currency,

tanggal tertentu saja atau yang outstanding0.g. Refresh F5 : Memperbarui (re-fresh) tampilan daftar penerima

barang sesuai dengan data yangterakhir diinput.h. Vendor : Menampilkan data identitas vendor (yang tersorot).i. Return (s) : Menampilakan form daftar retur atas RI tersebut.j. Color : merubah urutan baris yang genap.

Purchase Invoice[Faktur Pembelian]

Purchase Invoice / Faktur Pembelian (PI) adalah formulir yang digunakan untuk mencatat tagihan yang dikirimkan oleh vendor / supplier atas barang yang telah Anda beli / terima (RECEIVE ITEM). Jika vendor / supplier mengirimkan barang yang Anda beli sekaligus dengan tagihan maka aktivitas tersebut dapat langsung Anda catat dengan menggunakan form Purchase Invoice (Faktur Pembelian) tanpa membuat form Receive Item terlebih dahulu.Formulir Faktur Pembelian(Purchase Invoice) dapat Anda buka dengan cara :1. Klik menu utama Purchase – Purchase Invoice (pembelian – faktur

pembelian) :

Gambar 5.17 Cara membuka Faktur Pembelian dari menu utama

2. Atau dari menu jelajah (explorer ) dengan cara klik tombol purchase(pembelian) kemudian pilih Purchase Invoice (Faktur Pembelian) :

Gambar 5.18 Cara membuka Faktur Pembelian dari menu Explore

Tampilan Formulir Faktur Pembelian

Gambar 5.19 Tampilan Formulir Faktur pembelian

Tampilan formulir faktur pembelian (purchase Invoice) dibagi menjadi 4 bagian, berikut penjelasannya :1. Bagian Atas (Header)

Gambar 5.20 Header form Faktur pembelian

a. Form No : Nomor Voucher pembelian dari perusahaan.b. A/P Account : Pilihan AP atas pembelian ini. AP account ini akan

mucul jika account type Account Payable dengan menggunakan currency yang sama dengan Vendor yang dipilih lebih dari satu macam account.

c. Template : Pilihan jenis template PI. Bisa ditambah dan diedit dari menu Setup | From Template.

d. Warehouse : Pilihan Gudang yang menerima barang yang dibeli.e. Vendor : Pilihan Vendor (supplier) yang menjual barang.f. Vend.Inv No : Isikan dengan Nomor invoice dari tagihan Vendorg. Purch.Date : Isikan tanggal pembelain (tgl.tagian)h. Amount : Isikan jumlah tagihan yang diterima dari Bill Vendori. Rate : Isikan rate terhadap kurs mata uang vendor. Jika

vendor menggunakan base currency rate ini diisi otomatis 1.j. F.O.B : Pilih jenis serah terima barang di FOB Destination

atau FOB Shiping Point.k. Terms : Pilihan jenis terms (syarat pembayaran) sesuai

dengan yang ada didalam menu Other List – Terms.l. Fiscal Rate : Isikan Kurs pajak untuk menghitung Pajak atas

pembelian tersebut.m. Ship Date : Isikan tanggal pengiriman Barang.n. Ship Via : Pilih jenis pengiriman barang lewat angkutan apao. Vendor Is Taxable : Aktifkan jika Vendor yang dibeli adalah PKP

(Pengusaha Kena Pajak) dan pembelian yang dilakukan tersebut

dikenakan pajak. Default akan aktif jika di dalam data isian Vendor (List | Vendor) dibagian Purchase Tax

p. Inclusive Tax : jika harga beli sudah termasuk pajak maka aktifkan field ini.

2. Bagin Tabel Isian (Detail)Table isian(detail) faktur pembelian (purchase Invoice) terdiri dari data dua table isian yaitu :

I. Tabel Isian (Detail) Barang / Items

Gambar 5.21 Detail item form faktur beli

a. Items no : Pilihan jenis item no yang dibelib. Description : Default muncul item description dari item no yang

telah dipilih, tetapi masih dapat diketik dengan description lainnyac. Qty : Isikan kuantitas barang yang dibelid. Unit Price : isikan harga pembelian per kuantitas satuan barang.e. Disc % : isikan discount item yang diperoleh saat membeli f. Tax : isikan kode pajak atas Item tersebutg. Amount : Otomatis menghitung harga pembelian bersih Qty x

unit Price – Disc %h. Department : Pilihan jenis department yang memerlukan

pembelian tersebut (jika mengaktifkan feature multi Department) Setup | Preference | Feture.

i. Project : pilihan jenis project yang memerlukan pembelian tersebut (jika mengaktifkan feature multi Department) Setup | Preference | Feture.

j. RI No : otomatis muncul nomor RI Jika pembelian tersebut diambil dari Receive Bill.

k. PO No : otomatis muncul nomor PO jika pembelian tersebut diambil dari select PO

II. Tabel Isian (Detail) Beban / Expense:

Gambar 5.22 Detail Expense

a. Account No : Pilihan jenis nomor akunb. Account Name : Nama akun akan otomatis muncul sesuai dengan

akun nomor yang Anda pilih. Nama akun dapat didebit dengan deskripsi lain yang Anda inginkan langsung pada tampilan formulir faktur pembelian.

c. Amount : isikan nilai yang dicatat sehubungan dengan pencatatan akun tersebut

d. Notes : Isi catatan sehubungan dengan pencatatan akun tersebut

e. Department : pilihan jenis department yang memerlukan pembelian tersebut (jika mengaktifkan feature multi department) Setup | Preference |Feature

f. Project : Pilihan jenis project yang memerlukan pembelian tersebut (jika mengaktifkan feature multi project) Setup – Preference – Feature.

III. Bagian Bawah (Footer)

Gambar 5.33 footer form Faktur Pembelian

a. Description : Isikan keterangan atas pembelian barang tersebutb. Sub Total : Penjumlahan dari amount di dalam table item +

expense.c. Discount : Terdiri dari dua isian dalam bentuk persen diskon

(multi discsount) dan amount diskon.

d. Freight : isikan jumlah angkutan yang harus ditanggung oleh perusahaan (pembeli) atas pembelain barang tersebut.

e. Apply to Items : Field option box ini akan otomatis muncul jika mengisi kolom freight. Aktifkan Field option box ini jika biaya angkut yang Anda catat akan dialokasikan untuk menambah harga perolehan barang yang Anda beli.

f. Charge To Other Vendor : field option box ini juga akan otomatis muncul jika Anda mengisi kolom Freight.. Aktifkan Field option box ini jika biaya angkut yang Anda catat ditagih oleh Vendor lain (Vendor barang dan Jasa Angkutan berbeda).

g. Total : Nilai total akan otomatis diisi oleh EXCELLENT berupa total pembelian (Subtotal Discount+Tax1+Tax2+Freight). Jika Inclusive Tax (Subtotal + Freight).

h. Payment : Kolom ini dapat Anda isi dengan jumlah pembayaran tunai yang Anda lakukan pada transaksi pembelian terjadi.

i. Freight Account : Jika nilai biaya angkut yang Anda catat tidak dialokasikan ke item, maka kolom ini dapat Anda isi dengan akun freight In (Biaya Angkut Pembelian).

j. Cheque No : Kolom ini otomatis muncul jika Anda mengisi kolom payment. Isi kolom ini dengan nomor check/voucher. Pengeluaran atas pembayaran (payment) faktur pembelian tersebut.

k. Paid from : kolom ini juga otomatis muncul jika Anda mengisi kolom payment. Pada kolom ini pilih jenis akun kas atau bank yang Anda pakai untuk membayar faktur pembelian tersebut.

IV. Bagian Lain

Gambar 5.34 Bagain lain form Faktur Pembelain

a. Tombol Previous : tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan formulir pembelian sebelumnya.

b. Tombol Next : tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan formulir pembelian berikutnya.

c. Tombol OK : tombol yang berfungsi untuk menyimpan formulir yang tampil.

d. Tombol Cancel :tombol yang berfungsi untuk keluar dari tampilan faktur formulir pembelian dilayar tanpa melakukan penyimpanan terlebih dahulu.

e. Tombol Preview : tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan cetakan Faktur Pembelian dilayar sebelum dicetak.

List of Purchase Invoice [Daftar Faktur Pembelian]

Semua formulir Faktur Pembelian yang telah Anda buat akan dirangkum dalam sebuah daftar (table). Daftar Pembelian dapat Anda buka dengan cara :

1. Klik menu utama Purchase2. Lalu pilih purchase Invoice

Gambar 5.35 daftar faktur pembelian

Daftar faktur Pembelian (Purchase Invoice) menampilkan Informasi yang terbagi menjadi beberapa kelompok :

1. Tombol menu Purchase Invoice a. New : Tombol yang berfungsi untuk membuat Faktur

Pembelian (PI) yang baru.b. Edit : Tombol yang berfungsi untuk membuka dah

mengubah PI yang sedang disorok.

c. Delete : Tombol yang berfungsi untuk menghapus PI yang tersorot, Formulir PI dapat dihapus dengan catatan PI tersebut belum diproses menjadi retur pembelian ataupun pembayaran pemasok.

d. Filter : Tombol yang berfungsi untuk memilih tampilan dengan beberapa syarat berdasarkan Vendor,Currency, Outstanding Invoice, dan filter by Date.

e. Print : Tombol yang berfungsi untuk mencetak daftar faktur pembelian dilayar sebelum dicetak . Daftar faktur pembelian akan dipreview dalam bentuk laporan Ringkasan Faktur Pembelian.

f. Find : Mencari transaksi PI berdasarkan <Invoice No> atau < Invoice Desc>.

2. Purchase Invoice List Detaila. Date : Tanggal pembelian/penerimaan tagihan dari

vendor.b. Vendor No : Nomor (kode) vendorc. Name : Nama vendord. Invoice No. : Nomor Invoice yang diterima dari tagihan (BII)

Vendor.3. Klik Mouse Kanan

a. New : membuat Faktur Pembelian (PI) Barub. Edit : Mengganti (mengubah) PI yang sedang disorot.c. Delete : Menghapus PI yang sedang tersorot.d. Outstanding : aktif (√) menampilkan hanya PI yang belum lunas

(masih ada jumlah terutangnya). secara default tidak ditampilkan didalam daftar.untuk Invoice yang sudah lunas (dibayar) secara default tidak ditampilkan dalam daftar. Detail invoice yang sudah lunas dapat ditampilkan kembali dalam daftar dengan cara menonaktifkan pilihan Outstanding ini.

e. Sort by : Tampilan daftar Faktur Pembelian (PI) diurutkan berdasarkan jenis judul kolom masing-masing.

f. Filter : memfilter tampilan daftar Faktur Pembelian berdasarkan nama vendor, Currency, tanggal tertentu saj, dan yang Outstanding atau tidak.

g. Refresh : Perbarui (refresh) tampilan daftar Faktur Pembelian sesuai dengan data terakhir yang telah diinput.

h. Vendor : Menampilkan dataidentitas vendor(yang tersorot) i. Cheque (s) : menampilkan daftar pembayaran atas baris Invoice

yang sedang tersorot.

Purchase Return[Retur Pembelian]

Setelah perusahaan menerima barang yang dipesan beserta tanda terima dari vendor/supplier, perusahaan biasanya akan mencocokan tanda terima barang dengan PO yang telah dibuat, setelah itu perusahaan akan memeriksa kondisi barang yang diterima. Jika ternyata barang yang diterima ada yang memeriks kondisi kualitasnya kurang baik, maka perusahaan dapat mengajukan retur pembelian (debit memo) tentunya setelah ada kesepakatan dengan vendor/suppler.Untuk mencatat aktifitas retur pembelian, EXCELLENT menyediakan satu form khusus yaitu form Purchase Return (Formulir Retur Pembelian).Formulir Retur Pembelian dapat dibuka dari menu utama Purchase – Purchase Return.

Gambar 5.36 cara membuka retur pembelian dari menu utama

Formulir Retur Pembelian dapat juga dibuka dari menu jelajah (eksplor), dengan cara klik tombol Purchase pada menu jelajah kemudian pilih Purchase

Return.

Gambar 5.37 cara membuka retur pembelian dari menu explore

Tampilan Formulir Retur Pembelian

Gambar 5.38 Tampilan formulir retur pembelian

Tampilan Formulir Retur Pembelian (Purchase Return) dibagi menjadi 4 bagian berikut penjelasannya :

1. Bagian atas (header)

Gambar 5.39 Header

Bagian Atas (Header) formulir Retur Pembelan terdiri dari :

a. Vendor : Pada kolom ini Anda dapat memilih nama barang vendor dari barang yang akan Anda retur.

b. Return No : Pada kolom ini,Anda dapat memilih nomor Invoice atau nomor penerimaan barang yang akan Anda retur.

c. Template : Kolom yang menampilkan pilihan jenis template formulir retur pembelian yang telah dirancang. Dari kolom ini Anda dapat memilih jenis rancangan formulir retur pembelia yang akan Anda gunakan.

d. Warehose : pilihan Gudange. Date : Pada kolom ini Anda dapat mengisi tanggal retur

pembelian. Default kolom ini sama dengan tanggal computer Anda.f. Purchase Inv. No : Pada kolom ini Anda dapat memilih nomor invoice

atau nomor penerimaan barang yang akan Anda retur.

2. Bagian Tabel Isian (Detail)

Gambar 5.40 Detail

Bagian Tabel Isian (Detail) Formulir Retur Pembelian terdiri dari :

a. Item : Kolom ini menampilkan nomor item yang Anda retur Anda dapat memilihitem yang akan Anda retur dari kolom ini jika faktur pembelian dari item yang Anda retur tidak dapat ditelusuri (faktur tidak tercatat di EXCELLENT). Untuk dapat melakukan aktifitas retur faktur nihil, Anda dapat memilih item dari kolom ini dengan terlebih dahulu mengaktifkan option Can Enter Any Item In Purchase Return dari menu utama Setup – Preference – Sales/Purchase.

b. Description : Kolom ini untuk mengisi detail barang yang akan Anda retur, jika faktur yang Anda retur terdapat di EXCELLENT. Pemilihan item-item yang sesuai dengan faktur yang akan Anda retur beserta informasi kuantitas dan unit pricenya.

c. Unit Price : Jika Anda memilih Item yang diretur dari kolom Description maka kolom ini akan otomatis terisi dengan harga beli yang sesuai dengan harga beli pada faktur pembelian yang Anda retur.

d. Tax : Otomatis terisi pada faktur yang Anda retur terdapat kode pajak (PPN).

e. Amount : Otomatis terisi dengan nilai barang yang Anda retur.f. Department : Pilihan jenis department yang melakukan

pembelian tersebut g. Project : Pilihan jenis project yang melakukan pembelian

tersebut

3. BagianBawah (Footer)

Gambar 5.41 footer

Description : memo Total : penjumlahan dari amount didalam table isian (detail) formulir retur pembelian.

4. Bagian lain

Gambar 5.42 bagian lain

Bagian lain dari formulir Retur Pembelian, terdiri dari tombol-tombol :a. Tombol Previous : tombol yang berfungsi untuk melihat

tampilan formulir retur pembelian sebelumnya.b. Tombol Next : tombol yang berfungsi untuk melihat

tampilan formulir retur pembelian berikutnya.c. Tombol OK : tombol yang berfungsi untuk menyimpan

formulir yang tampil.d. Tombol Cancel :Tombol yang berfungsi untuk keluar dari

tampilan faktur formulir retur pembelian dilayar tanpa melakukan penyimpanan terlebih dahulu.

e. Tombol Preview : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan cetakan Faktur retur Pembelian dilayar sebelum dicetak.

List Of Purchase Return (Daftar Retur Pembelian)Semua transaksi retur yang telah Anda buat akan disimpan dalam suatu daftar (table) yang disebut Daftar Retur Pembelian.

Gambar 5.43 daftar retur pembelian

1. Tombol menu Purchase Return List

a. New : Membuat formulir retur pembelian yang barub. Edit : mengubah retur pembelian yang sedang disorok.c. Delete : menghapus Formulir retur pembelian yang tersorot.

Formulir Retur Pembeliandapat dihapus dengan catatan Invoice dari barang akan diretur tersebut belum pernah dibayar dengan menggunakan vendor payment

d. Filter : memilih tampilan dengan beberapa syarat berdasarkan Vendor, Currency, dan Filter by Date.

e. Print : mencetak daftar formulir retur pembelian dilayar sebelum dicetak . Daftar faktur pembelian akan dipreview dalam bentuk laporan Ringkasan retur Pembelian.

f. Find : Mencari formulir retur pembelian berdasarkan <PR No>

2. Purchase Return Lista. DM no :b. Date : tanggal pembuatan retur pembelianc. Invoice No : Nomor Invoice Vendor yang direturd. Vendor Name : Nama Vendore. Amount : Jumlah (total) retur yang mengurangi invoicef. Description :Keterangan retur pembelian barang (diambil dari

field description formulir Retur Pembelian).3. Klik mouse kanan – Purchase Invoice List

a. New : Membuat formulir retur pembelian yang barub. Edit : mengubah retur pembelian yang sedang disorok.c. Delete : menghapus Formulir retur pembelian yang tersorot.d. Filter : memilih tampilan dengan beberapa syarat berdasarkan

Vendor, Currency, dan Filter by Date.e. Sort by : Tampilan daftar Faktur Pembelian (PI) diurutkan

berdasarkan jenis judul kolom masing-masing.f. Refresh: Perbarui (refresh) tampilan daftar Faktur Pembelian sesuai

dengan data terakhir yang telah diinput.

Vendor Payment[Pembayaran Pemasok]

Vendor Payment (Pembayaran Pemasok) merupakan salah satu formulir yang tersedia dalam modul pembelian di EXCELLENT.Formulir ini berfungsi untuk mencatat transaksi pembayaran hutang atas pembelian barang kepada vendor (Purchase Invoice/ Faktur Pembelian). Selain mencatat pengeluaran cash/bank atas uang muka pembelian yang Anda catat melalui Form Purchase Order.

Formulir Pembayaran pemasok (Vendor Payment) dapat dibuka dari Menu utama Purchase – Purchase Payment):

Gambar 5.44 cara membuka pembayaran pemasok Pemasok

Formulir Pembayaran pemasok juga dapat dibuka dari menu jelajah (explorer) dengan cara klik tombol Pembelian (Purchase) pada menu Jelajah, kemudian pilih pembayaran pemasok (Vendor Payment), Untuk lebih

jelasnya perhatikan gambar berikut ini :

Gambar 5.45 cara membuka pembayaran pemasok Pemasok dari menu exploere

Tampilan Formulir Pembayaran Pemasok

Gambar 5.46 formulir pembayaran pemasok Pemasok

Tampilan formulir pembayaran pemasok (Vendor Payment) dibagi menjadi 5 bagian, Berikut penjelasannya :

1. Bagian Atas (Header)

Gambar 5.47 Bagian atas form pembayaran pemasok Pemasok

Bagian Atas Formulir Pembayaran Pemasok terdiri dari :

a. Vendor : pilihan vendor yang akan dibayar hutang nya.b. Template : pilih jenis template Formulir Pembayaran pemasok

yang Anda inginkan.c. Payment No : isikan nomor vocher pengeluaran kas/bank d. Date : isikan tanggal pembuatan voucher tersebute. Bank : pilih akun kas/bank yang digunakan pada saat

pembayaran.f. Void Cheque : Aktifkan Option box ini jika Anda ingin

membatalkan cek atas pembayaran yang sudah Anda buat. Void Cheque akan membatalkan transasi pembayaran tetapi nomor dan memo dari cek tersebut tetap ada dan dapat dilacak di buku bank(bank book).

g. Dept : isi informasi nama Department jika Adah. Project : isi informasi nama project jika adai. Description : isi keterangan atas transaksi pembayaran tersebut.

j. Currency Balance : menampilkan saldo buku bank dari Akun kas atau Bank yang digunakan dalam transaksi pembayaran.

k. Cheque Amount : Otomatis muncul dari total pembayaran (payment amount) dari fetail table PI atau PO.

2. Bagian Detail Tabel PI

Gambar 5.48 Bagian detail tabel PI form pembayaran pemasok Pemasok

Bagian Detail Tabel PI pada formulir pembayaran pemasok, menampilkan daftar Faktur Pembelian (Purchase Invoice) terutang yang akan dibayar. Jika Anda ingin membayar lunas total terutang dari suatu faktur Pembelian, Anda hanya perlu klik (mencentang) kolom Pay pada baris Faktur (Invoice) yang akan dilunasi tetapi jika tidak dibayar lunas, maka Anda harus mengetikan jumlah yang ingin Anda bayar pada kolom Payment Amount pada baris Faktur (Invoice) tersebut.

Bagian Detail table PI pada Formulir Pembayaran Pemasok terdiri dari :

a. Invoice no : Nomor Invoice yang diterima pembayarannya.b. Date : Tanggal faktur Pembelian (Purchase Inventory)c. Due Date : Tanggal jatuh tempo pembayaran hutangd. Amount : Jumlah Nilai Faktur Pembelian(Purchase Inventory)e. Owing : Nilai terutang dari Faktur Pembelian. Jika Faktur pembelian

merupakan Faktur dengan mata uang Asing, maka kolom Owing ini akan menampilkan dua nilai terutang yaitu nilai terutang atas nilai DPP Faktur yang disajikan dalam mata uang asing (prime Currency) dan nilai terutang atas PPN yang disajikan dalam mata uang rupiah (Base Currency).

f. Payment Amount : Jumlah Pembayaran yang diberikan ke Vendor. Jika Anda mngetik nilai nominal dalam kolom ini, maka secara otomatis kolom Pay akan tercentang.

3. Bagian Detail Tabel PO

Gambar 5.49 Bagian detail tabel PO form pembayaran pemasok Pemasok

a. No : Nomor Purchase Order yang akan dilakukan pembayaran

b. PO date : Tangal purchase Orderc. Amount : Jumlah nilkai Purchase Orderd. Owing : Total hutang Vendore. Payment amount : Jumlah pembayaran yang dibayarkan ke vendor.

Jika ankda mengetikan sejumlah uang dikolom ini, maka otomatis kolom pay akan tercentang.

f. Pay : klik kolom ini sehingga muncul tanda untuk menyatakan bahwa invoice inilah yang dibayar. Maka kolom payment Amount akan terisi senilai owing. Untuk membatalkan, klik sekali lagi hingga tanda hilang.

g. Due : Jatuh tempo pembayaran

4. Bagian Footer (bawah)Bagian bawah Footer (bawah) Formulir pembayaran Pemasok terdiri dari:

a. Total owing : Total sisa Purchase Invoice yang belum dibayarb. Total Discolunt : Secara otomatis akan diisi EXCELLENT berupa total

Diskon yang diberikan oleh vendor.c. Total Payment : Total pembayaran yang dilakukan (PI+PO)

5. Tombol lain

Gambar 5.50 Tombol lain form pembayaran pemasok Pemasok

Tombol lain pada formulir Pembayaran Pemasok terdiri dari :a. Tombol Previous : tombol yang berfungsi untuk melihat data

Vendor Payment sebelumnya.

b. Tombol Next : tombol yang berfungsi untuk melihat Vendor Payment berikutnya.

c. Tombol OK : tombol yang berfungsi untuk menyimpan formulir yang tampil.

d. Tombol Cancel :Tombol yang berfungsi untuk keluar dari tampilan faktur formulir pembayaran pemasok dilayar tanpa melakukan penyimpanan terlebih dahulu.

e. Tombol Preview : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan cetakan Faktur formulir pembayaran pemasok dilayar sebelum dicetak.

Daftar Pembayaran Pemasok[List Of Vendor Payment]Semua transaksi pembayaran hutang dari Vendor Payment dapat dilihat dalam daftar pembayaran dari menu Purchase – Vendor Payment.

Gambar 5.51 daftar pembayaran pemasok

Daftar Pembayaran Pemasok (List of Vendor Payment) menampilkan informasi yang terdiri dari :1. New : Buat Vendor yang baru2. Edit : Mengubah Vendor Payment dari baris yang trsorot3. Delete : menghapus transaksi Vendor Payment4. Filter : Pilihan tampilan berdasarkan Vendor tertentu,

Currency tertentu, Void (yes, No, All) dan Filter by Date Reset untuk menampilkan filter seperti default semula.

5. Print : Mencetak daftar Vendor Payment6. Find : mencari pembayaran berdasarkan nomor Check

<Cheque No> atau nomor form <Form No>.7. Payment Date: Tanggal pembayaran8. Form No : Nomor Voucher Pembayaran9. Vendor No : Nomor Kode Vendor10. Vendor Name : Nama Vendor11. Cheque No : Nomor Cek12. Cheque Date: Tanggal cair cek, tanggal inilah yang akan dicatat

sebagai transaksi jurnal oleh EXCELLENT.13. Amount : Jumlah Dibayar14. Reconciled : True atau False. Jika didalam form Rekonsiliasi Bank

sudah direconcile maka akan tampil True. Sebaliknya jika belum dilakukan reconcile di bank maka dianggap sebagai Outstanding

(False). Default-nya saat ditampilkan list ini yang dimunculkan adalah yang outstanding saja.

15. Description : Keterangan (memo) dari isian vendor payment.

Purchase & Payable Report

Laporan yang berhubungan dengan transaksi pembelian dan hutang kepada vendor dapat dilihat pada 2 kelompok laporan yang terpisah. EXCELLENT membagi laporan dalam kelompok Purchase Reports untuk transaksi yang berhubungan dengan pembelian dan kelompok Account Payables & Vendors untuk transaksi yang berhubungan dengan data vendor dan hutang perusahaan.

Purchase & Payable Report dapat dilihat dari menu utama Report lalu klik kelompok laporan masing-masing.

Account Payable & Vendors

Kelompok laporan ini terdiri dari beberapa jenis laporan dan fungsinya sebagai berikut :

Gambar 5.52 daftar report acc. Payable & Vendor

1. Vendor List Summary (Ringkasan Daftar Pemasok)

Laporan ini menampilkan daftar supplier secara ringkas, terdiri dari data tentang : Vendor No, Vendor Name, Phone, Contact Name, Balance (Prime + Base), dan Status sebagai tampilan defaultnya. Laporam ini masih dapat Anda customize untuk menampilkan informasi lainnya seperti : Balance Base, balance prime, currency, Address 1 & 2, City, Province, Zip Code, Country, Fax, Email, Web Page, Default term, Default Description, Vendor tax No, Serial tax No, Tax 1 (Code-Rate), Tax 2 (Code-Rate) dan Notes, Tampilan Report belajar sepanjang field yang ditampilkan di dalam customize.

2. Vendor List Detail (Rincian Daftar Pemasok)

Laporan Vendor List Detail menampilkan daftar supplier secara lengkap dikelompokan per Currency, dengan menampilkan field Vendor No, Vendor Name, Phone, Contact Name, Balance (Prime+Base), dan Status sebagai headernya dan data lain tentang alamat sampai dengan catatan disusun berjajar di bawahnya dalam 2 bagian.

3. Vendor Balance Summary

Laporan Vendor Balance Summary menampilkan daftar supplier secara lengkap dikelompokan per Currency, dengan menampilkan Field No, ,Name, Balance Currency, Credit limit salesman .

4. Vendor Balance Detail

Laporan Vendor Balance Detail menampilkan daftar supplier secara lenggkap dikelompokan per Currency, dengan menampilkan Vendor Name, typr, date, number, Description, Currency, Opening Balance, Inv, Amount, Balance.

5. Purchase Payment Report summary

Laporan ini menampilkan daftar pembayaran hutang secara ringkas, terdiri dari field default yang ditampilkan : Cheque No, Cheque date, Vendor, Amount, Currency Name.

6. Purchase Payment Report Detail

Laporan ini menampilkan daftar pembayaran hutang kepada Vendor secara lengkap, dimana setiap pembayaran dijelaskan pula perincian invoice yang dibayar tersebut . Field default yang ditampilkan : Cheque No, Vendor, Cheque Date, Cheque Amount, Invoice No, Payment, Discount Currency.

7. Account Payable Aging DetailLaporan ini menampilkan daftar Umur Hutang secara rinci per nama Vendor dan per Nomor Invoice dan tanggal Invoice masing-masng. Range pengelompokan dapat ditentukan sendiri dengan cara memodifikasi laporan.

8. Account Payable Aging List Summary

Laporan ini menampilkan Daftar Umur Hutang secara ringkas per nama vendor. Range pengelompokan dapat ditentukan sendiri. Missal dengan range 15 hari atau setiap 45 hari dengan cara memodifikasi report (klik tombol Modify).

9. Account Payable History (Histori Akun Hutang)

Laporan ini menampilkan histori terjadinya perubahan hutang kepada vendor pada periode yang dipilih dengan pengelompokan transaksi sesuai dengan Source Typenya.

10. Open Payables

Laporan ini menampilkan hutang secara ringkas

11. Invoice Paid Summary (Ringkasan Pembayaran Faktur)

Laporan yang menampilkan histori pembayaran faktur yang dibayar lunas maupun belum lunas secara ringkas.

12. Invoice Paid Detail (Rincian Pembayaran Faktur)

Laporan yang menampilkan histori pembayaran faktur yang dibayar lunas maupun yang belum dibayar lunas secara rinci.

Purchase Report (Laporan Pembelian)

Kelompok laporan ini terdiri dari beberapa jenis laporan dan fungsinya sebagai berikut :

Gambar Purchase Report

1. Purchase Order List [Ringkasan Daftar Pesanan Pembelian]

Laporan ini menampilkan Daftar Pesanan Pembelian secara ringkas.

2. Purhase Orther List Detail [Rincian Daftar Pesanan Pembelian]

Laporan ini menamp[ilkan daftar Pesanan Pembelian secara rinci termasuk jenis item yang dipesan, kuantitas, harga, barang yang dipesan dan informasi pajaknya.

3. Purchase Invoice Get From RI List Summary [Ringkasan Daftar Faktur Pembelian]

Laporan ini menampilkan daftar Faktur Pembelian secara ringkas per-currencyPer periode yang ditentukan.

4. Purchase Invoice List Detail [Rincian Daftar Faktiur Pembelian]

Laporan Purchase Invoice List Detail menampilkan daftar Faktur Pembelian secara rinci termasuk jenis barang yang dibeli, kuantitas barang yang dibeli dan pajaknya.

5. Received Item List Summary [Ringkasan Daftar Penerimaan Item]

Laporan ini menampilkan daftar penerimaan Barang secara ringkas.

6. Receive Item List Detail [Rincian Daftar Penerimaan Item]

Laporan ini menampilkan daftar Penerimaan Barang secara rinci termasuk jenis item dan kuantitas item yang diterima.

7. Purchase Return List Summary [Ringkasan Daftar Return Pembelian]

Laporan ini menampilkan daftar retur pembelian secara ringkas per Currency

8. Purchase Return List Detail [Rincian Daftar Retur Pembelian]Laporan ini menampilkan daftar retur pembelian per-Currency dengan perincian jenis item, Kuantitas dan informasi tentang Pajaknya.

9. Purchase Report By Vendor Summary [Ringkasan Faktur Pembelian per Pemasok]

Laporan ini menampilkan daftar Faktur Pembelian secara ringkas dengan pengelompokan berdasarkan pemasok.

10. Purchase Report By Vendor Detail [Rincian Faktur Pembelian per Pemasok]

Laporan ini menampilkan Faktur Pembelian secara rinci dengan pengelompokan berdasarkan Vendor beserta jenis Item, Kuantitas, dan Pajaknya.

11. Purchase Report Compare Last 6 Days [ Analisa Pembelian Pemasok 4 hari terakhir]

Laporan ini menampilkan daftar perbandingan pembelian pervender selama 4 hari terakhir dari tanggal laporan beserta jumlah per-currency.

12. Purchase Report Compare last 4 Mounths [ Analisa Pembelian 6 bulan terakhir]

Laporan ini menampilkan Daftar perbandingan pembelian per vendor selama 4 bulan terakhir dari bulan tanggal laporan beserta jumlahnya per-currency.

13. Purchase Report Compare last 4 years [ Analisa Pembelian Pemasok 6 tahun terakhir]

Laporan ini menampilkan daftar perbandingan pembelian per-vendor selama 4 tahun terakhir dari tahun tanggal laporan beserta jumlahnya per-currency.

14. Purchase Report By Item summary

Laporan ini menampilkan laporan secara ringkas dengan pengelompokan berdasarkan barang.

15. Purchase Report By Item Detail

Laporan ini menampilkan faktur pembelian secara ringkas dengan pengelompokan berdasarkan jenis barang .

16. Purchase Report By Item Per Vendor

Laporan ini menampilkan pembelian secara rinci dengan pengelompokan berdasarkan Vendor beserta jenis item, kuantitas dan pajaknya.

17. Purchase Report Vendor Purchase Report

Laporan ini menampilkan rincian faktur pembelian pemasok

18. Purchase Order By Vendor

Laporan ini menampilkan daftar pesanan pembelian dikelompokkan per pemasok

19. Purchase Order By Item

Laporan ini menampilkan daftar pesanan pembelian dikelompokkan per pemasok.

20. Purchase Order By ship Via

Laporan ini menampilkan daftar pesanan pembelian dikelompokkan per via pengiriman

21. Purchase Requisition By Item

Laporan ini menampilkan daftar permintaan barang dikelompokkan per barang

6 Sales[Penjualan]

Bab ini akan membahas formulir-formulir yang terdapat pada modul penjualan EXCELLENT Accounting Softwre.

Gambar 6.1 modul Sales Excellent Accounting software

Beberapa Data dan Setup yang harus Anda jalankan sebelum melakukan aktivitas ini adalah :

1. Setup – Form Template untuk kelompok Penjualan sudah ditentukan dan didesain sebelunya sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.

2. Kode pajak yang terhubung dengan data item serta data Pelanggan sudah dibuatkan dan dihubungkan ke account pajak yang sesuai.

3. Data Item [Inventory Parts dan Non Inventory Parts] telah disediakan dan dibuat dengan memilih GL Account yang benar.

4. Data Pelanggan [Customer] telah dibuatkan dengan memilih currency,terms, dan informasi lainnya dengan benar.

Sales OrderPesanan penjualan

Form Sales Order (SO) merupakan formulir yang berfungsi untuk mencatat pesanan yang diterima dai Customer (pelanggan), jadi dengan formulir ini Anda dapat mencatat PO yang Anda terima dari Customer (pelanggan) Anda.

Formulir Sales Order [Pesanan Penjualan] dapat Anda buka dari Menu utama Sales – Sales Order – New

Gambar 6.2 Cara Membuka pesanan penjualan dari menu utamaFormulir Sales Order [pesanan penjualan] dapat juga Anda buka dari menu Jelajah (Explorer) dengan cara klik tombol sales kemudian klik pesanan penjualan/Sales Order.

Gambar 6.3 cara Membuka pesanan penjualan dari menu Explore

Tampilan Formulir Pesanan Penjualan [Sales Order]

Gambar 6.4 tampilan Formulir pesanan penjualanFormulir Pesanan Penjualan (Sales Order) terdiri dari 4 bagian, Berikut perincian nya :1 Bagian Atas (Header)

Gambar 6.5 Header

Bagin Atas (Header) Formulir Sales Order terdiri dari :a. Customer : Pilih Nama/kode Customer yang memesanb. PO No : Isi kolom ini sesui dengan tanggal pemesanan

Pelanggan Andac. SO No : Kolom ini berisi nomor formulir sales order. Secara

default EXCELLENT akan mengisi kolom ini dengan nomor 1001, Anda dapat mengubah (edit) default nomor tersebut sesuai dengan penomoran selanjutnya secara default akan menambah satu nomor dari nomor terakhir.

d. Template : Pada kolom ini Anda dapat memilih jenis rancangan yang Anda inginkan.

e. Rate : Anda dapat mengetikan kolom rate sesuai dengan rate transaksi yang berlaku.

f. Ship Date : Isi tanggal Pengiriman barang yang dipesan.g. So Date : Isi kolom ini sesuai dengan tanggal pemesanan

Pelanggan Anda .h. Ship Via : Pada kolom ini Anda dapat memilih jenis jasa

Angkut yang Anda gunakan untuk mengantar barang yang di pesan ke alamat pelanggan. Jika sebelumnya Anda belum mengisi daftar Shipment, maka untuk mengisi kolom ini Anda terlebih dahulu membuat Shipment yang Anda inginkan dengan cara klik New Shipment yang terdapat pada kolom Ship Via tersebut.

i. Terms : Pada kolom ini Anda dapat memilih syarat pembayaran atas transaksi penjualan tersebut. Jika sebelumnya Anda belum mengisi daftar terms dalam database EXCELLENT, maka untuk mengisi kolom Anda dapat memilih New Term untuk membuat termin sesuai yang Anda inginkan.

j. Pada kolom ini Anda dapat memilih jenis penyerahan barang. Terhadap dua pilihan yaitu FOB Destination dan FOB Shiping Point.

2 Bagian Detail Tabel

Gambar 6.6 Bagian detailBagiajn detail table formulir Sales Order adalah :

a. Item : Anda dapat memilih item yang dipesan pelanggan dengan cara mengetik nomor item yang dipesan pada kolom ini atau double klik pada kolom ini untuk menampilkan daftar item yang Anda miliki .

b. Description : Deskripsi barang yang dipesan akan otomatis muncul sesuai dengan nomor item yang Anda pilih .Deskripsi barang pada formulir pesanan penjualan dapat Anda ubah/edit dengan keterangan lain yang lebih spesifik.

c. Qty : Isi kolom ini dengan kuantitas barang yang dipesan pelanggan.

d. Unit : Pilih jenis satuan pemesanan.e. Unit Price : Isi kolom ini dengan harga jual barang per unitf. Disc % : Isi kolom ini dengan diskon barang (jika ada)g. Tax : Jika Item yang Anda jual merupakan BKP atau JKP,

maka isi kolom ini dengan kode PPN. Setingan kode PPN untuk Item dapat Anda lakukan melalui Stock – Item.

h. Amount : kolom ini akan otomatis terisi dengan jumlah bersih dari Qty x Unit price dikurangi dengan Discount Item.

i. Departement : Pilih jenis department yang berhubungan dengan pesanan penjualan tersebut (jika ada)

j. Project : Pilih jenis project yang berhubungan dengan pesanan penjualan tersebut (jika ada)

3 Bagain Bawah( Footer )

Gambar 6.7 FooterBagian bawah (footer) tampilan formulir penjualan terdiri dari :a. Deskription : Pada kolom ini Anda dapat mengetik keterangan

sehubungan dengan formulir pesanan penjualan yang Anda buat.b. Sub Total : kolom ini secara otomatis menghitung jumlah

pesanan setelah dikurangi dengan discount Item.c. Discount : Pada kolom ini Anda dapat mengisi jukmlah

potongan atas faktur. Jumlah potongan dapat Anda tulis dengan nilai nominal atau dengan persentase.

d. Estimated Freight : Isi kolom ini dengan nilai taksiran biaya angkut yang akan dibebankan ke pelanggan.

e. Total Invoice : Secara otomatis terisi dengan nilai total invoice yang berasal dari fomula Subtotal – Discount – Est Freight . Jika field option box Inclusive Tax diatas diaktifkan, maka nilai PPN sudah termasuki didalam Total Invoice dengan keterangan Tax Included.

f. Closed : Centang pesanan penjualan box ini jikia pel;anggan membatalkan pesanan penjualan yang telah dicatat.

4 Tombol lain yang terdapat pada Formulir Pesanan Penjualan

Gambar 6.8 tombol lain Tombol-tombol yang terdapat pada formulir Pesanan Penjualan Terdiri dari :

a. Tombol Previous : Tombol yangberfungsi untuk melihat data SO (Sales Order) sebelumnya

b. Tombol Next : Tombol yang berfugnsi untuk melihat data SO selanjutnya.

c. Tombol OK : tombol yang berfungsi untuk menyimpan SO yang tampil

d. Tombol Cancel : Tombol yang berfungsi untuk keluar dari form tanpa melaukan penyimpanan terlebih dahulu.

e. Preview : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan cetakan SO dilayar sebelum di cetak .

Daftar Pesanan Penjualan (List Of Sales Order)

Semua transaksi Sales Order dirangkumkan dalam sebuah daftar (List). Buka menu Sales – Sales Order . Ditampilkan dalam 3 bagian dengan penjelasan masing-masing sebagai berikut :

Gambar 6.9 Daftar Pesanan penjualan

1 SO List Detail :a. Date : Tanggal SO dibuatb. SO No : No SO dari Perusahaanc. Status : Status SO. Ada 4 kemungkinan ; Proceded : Barang yang dipesan pelanggan sudah dikirim semuanya. Closed : Pelanggan membatalkan sebagian/semua barang yang

dipesan Waiting : Sebagian barang yang dipesan pelanggan sudah dikirim Quenue : barang yang dipesan pelanggan sama sekali belum dikirimd. Order by : nama Cutomer (pelanggan) yang melakukan pemesanane. PO No : Nomor Purchase Order (PO) pelangganf. Discount : Potongan Invoiceg. Tax : Pajak Keluaran (Total Tax 1 ditambah Tax 2).

h. Est Freight : taksiran biaya angkut yang akan dibebankan ke pelanggan atas pesanan yang dilakuykan

i. Invoice Amount : Jumlah pesananj. Ship Date : Estimasi tanggal pengiriman barang pesanan pelanggank. Down Payment : Uang muka yang telah dibayarkan pelanggan atas

pesanan yang dilakukanl. DP used : jumlah uang muka penjualan yang telah dialokasikan

(settlement) ke faktur Penjualan (sales Invoice)m. Description : menampilkan keterangan dari formulir pesanan

penjualan.2 Tombol menu SO List :

a. New : Tombol yang berfungsi untuk membuat Formulir pemesanan penjualan yang baru.

b. Edit : Membuka SO yang tersorot (aktif)c. Delete : Menghapus Formulir SO yang tersorot dapat dihapus

dengan catatan belum diproses menjadi DO atau SI.d. Filter : Memilih beberapa kemungkinan yang ditampilkan seperti

menampilkan daftar pesanan penjualan berdasarkan Customer Name, Currency, Filter By Date(From Date & To Date), Status (Proceeded), Closed, Waitign, Queue.

e. Find : Tombol yang berfungsi untuk mempermudah Anda mencari formulir pesanan penjualan yang Anda inginkan. Pencarian dilakukan berdasarkan nomor SO <invoice No> atau keterangan SO <Invoice Desc>.

f. Print : mencetak daftar pesanan penjaualan dilayar sebelum dicetak .

3. Klik mouse kanan – Purchase Invoice List

a. New : Membuat formulir pesanan penjualan yang barub. Edit : mengubah pesanan penjualan yang sedang disorot.c. Delete : menghapus Formulir pesanan penjualan yang tersorot.d. Filter : memilih tampilan dengan beberapa syarat berdasarkan

Customer Name, Currency, dan Filter by Date, status(proceeded),Closed, waiting, Queue.

e. Sort by : Tampilan daftar pesanan penjualan diurutkan berdasarkan jenis judul kolom masing-masing.

f. Refresh : Perbarui (refresh) tampilan daftar pesanan penjualan sesuai dengan data terakhir yang telah diinput.

Formulir Pengiriman Pesanan[Delivery Order Form]

Form Delivery Order (Formulir Pengiriman Pesanan) adalah Formulir (surat- jalan) yang dikirim kepada pelanggan bersama dengan barang yang dipesan pelanggan. Formulir ini berfungsi sebagai Alat pedoman bagi pelanggan untuk mengecek barang yang diterima apakah sesuai dengan pesanan yang telah dibuat sebelumnya.

Aktifitas pengiriman barang yang dapat dicatat dengan formulir ini adalah aktifitas pengiriman barang yang tidak disertai dengan tagihan kepada pelanggan (waktu pengiriman tagihan dan barang berbeda).

Formulir pengiriman Pesanan (Delivery Order) dapat dibuka melalui menu utama Sales – Delivery Order.

Gambar 6.10 cara membuka pengiriman pesan dari menu utama

Selain dari menu utama, formulir pengiriman pesanan (Delivery Order) juga dapat dibuaka dari menu jelajah / Explorer dengan cara klik sales kemudian klik Delivery Order(pengiriman barang).

Gambar 6.11 cara membuka pengiriman pesan dari menu eksplore

Tampilan Formulir Pengiriman Pesanan

Gambar 6.12 Tampilan Formulir pengiriman pesanan

Tampilan Formulir Pesanan terdiri dari 4 bagian. Berikut ini penjelesannya :

1. Bagain Atas (Header) Formulir Pengiriman Pesanan

Gambar 6.13 Header form pengiriman pesanan

Bagian atas (header) Formulir pengiriman terdiri dari :a. Customer : Pilihan Customer (pelanggan) yang memesan

barang.

b. Ship to : Kolom ini dapat Anda isi dengan alamat pengiriman barang pelanggan

c. PO No : Isi nomor PO pelanggan. Jika DO dibuat SO maka kolom ini akan terisi sesuai degan informasi Ship date pada formulir Sales Order.

d. Delivery No : Nomor surat jalan yang dikirim ke pelanggane. Template : Pilihan rancangan formulir pemesanan baru.f. Ship Via : Pilihan jenis jasa angkutan yang digunakan untuk

mengirim barang kepada pelanggan (missal 2/10 n.30)g. Delivery Date : Tanggal pengiriman barang kepada customer

2. Bagian Detail Tabel Formulir Pengiriman pesanan

Gambar 6.14 detail

Bagian Detail table Formulir Pengiriman pesanan terdiri dari :a. Item No : Anda dapat double klik kolom ini untuk memilih nomor

barang yang akan dikirim ke pelanggan. Jika pembuatan formulir pengiriman pelanggan dilakukan berdasarkan pesanan penjualan, maka untuk mengisi detail barang yang dipesan Anda cukup klik tombol SO.

b. Description : Kolom ini akan otomatis menampilkan informasi nama item yang Anda pilih

c. Qty : Pada kolom ini akan otomatis menampilkan informasi nama item yang Anda pilih

d. Department : Pilih department yang berhubungan dengan pengguna barang pesanan tersebut (jika ada).

e. Poject : Pilih project yang berhubungan dengan pengiriman barang pesanan tersebut (jika ada)

f. Req : tandai barng yang telah diprosesg. Qty req : jumalah barang yang telah dikirim

3. Bagian Bawah (Footer) formulir pengiriman pesanan

Gambar 6.15 footer

Description : Pada kolom ini Anda dapat mengetikan keterangan sehubungan dengan pengiriman barang pesanan pelanggan yang Anda buat.

Down Payment : Pada kolom ini anda dapat memasukan uang muka (jika ada)

4. Tombol lain yang terdapat pada Formulir Pengiriman pesanan

Gambar 6.16 tombol lain

Tombol-tombol yang terdapat pada formulir pengiriman pesanan Terdiri dari :

a. Tombol Previous : Tombol yangberfungsi untuk melihat data DO (Delivery Order) sebelumnya

b. Tombol Next : Tombol yang berfugnsi untuk melihat data DO selanjutnya.

c. Tombol OK : tombol yang berfungsi untuk menyimpan DO yang tampil

d. Tombol Cancel : Tombol yang berfungsi untuk keluar dari form tanpa melaukan penyimpanan terlebih dahulu.

e. Preview : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan cetakan DO dilayar sebelum di cetak .

Daftar Pengiriman Pesanan

[List Of Delivery Order]Semua transaksi Delivery Order direkap dalam suatu daftar yang bisa dilihat dengan membuka Sales – Delivery Orders.

Gambar 6.17 Daftar pengiriman pesanan

Dalam daftar tersebut menampilkan informasi yang terbagi menjadi beberapa kelompok :

1. Tombol menu Delivery Order List, Terdiri dari :a. New : Tombol yang berfungsi untuk membuat Form DO yang

baru.b. Edit : Membuka/mengedit DO yang tersorot (aktif)c. Delete : Menghapus Formulir DO yang tersorot dapat dihapus

dengan catatan belum diproses menjadi DO atau SI.d. Filter : Memlilih beberapa kemungkinan yang ditampilkan seperti

menampilkan daftar pesanan penjualan berdasarkan Customer, Currency Out Standing Invoice, Filter By Date(From Date & To Date).

e. Find : Tombol yang berfungsi untuk mempermudah Anda mencari formulir pesanan yang Anda inginkan. Pencarian dilakukan

berdasarkan nomor pelanggan <invoice No> atau nomor customer <Customer No>.

2. Tombol Delivery Order List Detaila. Delivery No : Kolom yang menampilkan Nomor Surat Jalanb. Date : Kolom yang menampilkan tanggal pengiriman

Barangc. Customer No : Kolom yang menampilkan Nomor Customerd. Customer Name : Kolom yang menampilkan Nama Customere. Description : Kolom yang menampilkan keterangan formulir

pengiriman barangf. Print : Kolom yang menampilkan informasi apakah

formulir DO tersebut sudah dicetak atau belum.3. Klik Mouse Kanan – Receive Item Lista. New : Membuat DO yang barub. Edit : mengubah DO yang sedang disorot.c. Delete : menghapus DO penjualan yang tersorot.d. Filter : memilih tampilan dengan beberapa syarat berdasarkan

Customer, Currency, tanggal tertentu saja, atau yang Outstandinge. Sort by : Tampilan daftar pesanan penjualan diurutkan berdasarkan

jenis judul kolom masing-masing.f. Refresh : Perbarui (refresh) tampilan daftar pesanan sesuai dengan

data terakhir yang telah diinput.

Sales Invoice[Faktur Penjualan]

Sales Invoice / Faktur Penjualan (SI) adalah formulir yang digunakan untuk mencatat tagihan atas barang yang telah Anda kirimkan kepada customer / pelanggan (Delivery Order).

Jika Anda mengirimkan barang yang dipesan customer / pelanggan sekaligus dengan tagihan maka aktifitas tersebut dapat langsung Anda catat dengan menggunakan form Sales Invoice (Faktur Penjualan) tanpa membuat form Delivery Order terlebih dahulu.

Formulir Faktur Penjualan dapat dibuka dari menu utama Sales – Sales Invoice New.

Gambar 6.18 Cara membuka faktur penjualan dari menu utama

Selain dari menu utama Formulir Faktur Penjualan (Sales Invoice) juga dapat dibuka dari menu Jelajah (Explorer), dengan cara klik tombol Sales kemudian Pilih Sales Invoice (Faktur Penjualan)

Gambar 6.19 Cara membuka faktur penjualan dari menu eksplore

Tampilan Faktur Penjualan (Sales Invoice)

Gambar 6.20 Tampilan Faktur Penjualan

Tampilan Formulir Penjualan (Sales Invoice) terdiri dari 4 bagian, berikut ini penjelasannya :

1. Bagian Atas (Header) Fomulir penjualan,terdiri dari :

Gambar 6.21 Header Fomulir faktur penjualan

a. Customer : Pilihan nama pelangganb. Ship to : Kolom ini otomatis menampilkan alamat pelanggan

sesuai dengan informasi pada daftar pelanggan.informasi alamat ini dapat Anda rubah sesuai dengan alamat pengiriman barang yang di tentukan oleh pelanggan Anda

c. Po No : Pada kolom ini Anda dapat mengetikan nomor PO pelanggan Anda

d. Invoice No : Isi kolom ini dengan nomor Faktur Penjualane. Invoice Date : Isi kolom ini sesuai dengan tanggal faktur Penjualan.f. Template : Pilihan jenis rancangan formulir yang dapat Anda

pilih g. Salesman : kolom ini menampilkan pilihan nama salesman. Jika

penjualan yang Anda catat membutuhkan informasi nama salesman, maka Anda dapat memilih pada kolom ini. Jika sebelumnya Anda belum mencatat daftar nama salesman pada database Anda, maka Anda dapat langsung membuatnya dari formulir Faktur Penjualan dengan cara klik pilihan <new Salesman>.

h. Rate : Isi kolom ini dengan tanggal Faktur Penjualan dengan mata uang base (mis IDR), maka kolom ini secara otomatis akan terisi dengan nilai tukar 1, tetapi jika transaksi penjualam dilakukan kepada pelanggan dengan mata uang asing, maka Anda

dapat menisci kolom ini dengan nilai tukar dari mata uang asing sesuai dengan nilai tukar yang berlaku.

i. Ship Date : Isi tanggal pengiriman pesanan pelangganj. FOB : Pada kolom ini Anda dapat memilih cara pengiriman

barang apakah dengan metode FOB Destination atu Shipingpoint.k. Fiscal Rate : Pada kolom ini isi kurs pajak atas transaksi

penjualan yang Anda catat sesuai dengan ketentuan Menteri keuangan .Fiscal rate ini nantinya akan digunakan sebagai dasar dalam penghitungan pajak atas transaksi penjualan dengan mata uang asing.

l. Terms : Pada kolom ini Anda dapat memilih termin (Syarat pembayaran) atas transaksi penjualan yang Anda catat. Jika sebelumnya Anda belum membuat daftar termin dalam database Anda, maka Anda dapat membuatnya dari tampilan faktur penjualan dengan cara Klik <New Term>.

m. Ship Via : Pilih jasa angkutan yang Anda gunakan untuk mengirim pesanan kepada pelanggan. Jika sebelumnya Anda belum membuat daftar shipment, maka Anda dapat membuatnya langsung dari Formulir ini dengan cara Klik <new Shipment>

2. Bagian Detail Tabel Formulir Faktur penjualan, terdiri dari :

Gambar 6.22 Detail Fomulir faktur penjualan

a. Item No : Anda dapat double klik kolom ini untuk memilih item yang akan dijual. Klik tombol select SO untuk mengisi detail item jika Faktur penjualan dapat dibuat berdasarkan pesana

b. Description : Kolom ini akan otomatis menampilkan informasi sesuai nama item yang Anda pilih

c. Qty : Pada kolom ini akan otomatis menampilkan informasi nama item yang Anda pilih

d. Unit price : Isi harga jual/ unit dari barang yang dijuale. Disc % : Isi diskon perbarang jika ada

f. Tax : Jika Item yang Anda jual merupakan BKP atau Jkp isi kolom ini dengan kode pajak. Agar kode pajak secara otomatis terisi Anda dapat melakukan settingan pajak item dari menu item.

g. Amount : Otomatis menghitung harga penjualan bersih yaitu Qty x Unit Price – Disc %

h. Department : Pilih department yang berhubungan dengan pengguna barang pesanan tersebut (jika ada).

i. Poject : Pilih project yang berhubungan dengan pengiriman barang pesanan tersebut (jika ada)

j. Req : tandai barng yang telah diprosesk. Qty req : jumalah barang yang telah dikirim

3. Bagian bawah (Footer) formulir faktur penjualan, terdir dari :

Gambar 6.23 footer Fomulir faktur penjualan

Decription : Isikan keterangan atas faktur penjualan yang Anda buatSubtotal : Penjumlahan dari amount didalam detail InvoiceDiscount : Terdiri dari dua isian dalam bentuk persen diskon (multi discount) dan Amount diskon didalam detail invoice.Total : Total penjualan yang dihitung dengan formula subtotal – Discount – tax1 + tax2 + Freight.Direct payment : Isi jumlah penerimaan yang dilakukan bersamaan dengan pencatatan faktur penjualan tersebut.

4. Tombol lain yang terdapat pada Formulir Pengiriman pesanan

Gambar 6.24 tombol lain Fomulir penjualan

Tombol-tombol yang terdapat pada formulir pengiriman pesanan Terdiri dari :

a. Tombol Previous : Tombol yangberfungsi untuk melihat data SI(Sales Invoice) sebelumnya

b. Tombol Next : Tombol yang berfugnsi untuk melihat data SI selanjutnya.

c. Tombol OK : tombol yang berfungsi untuk menyimpan SI yang tampil

d. Tombol Cancel : Tombol yang berfungsi untuk keluar dari form tanpa melaukan penyimpanan terlebih dahulu.

e. Preview : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan cetakan DO dilayar sebelum di cetak .

Daftar Faktur Penjualan [List Of salesz Invoice]

Semua faktur penjualan (sales Invoice) yang telah Anda buat akan direkap dalam suatu table yang dapat Anda lihat dengan membuka Daftar Faktur Penjualan dari menu Sales – Sales invoice

Gambar 6.25 Daftar faktur penjualan

Daftar Faktur Penjualan menampilkan informasi yang terbagi menjadi beberapa kelompok :

1. Tombol menu Sales Invoice List a. New : Tombol yang berfungsi untuk membuat Formulir Faktur

penjualan yang barub. Edit : Tmbol yang berfugnsi untuk mengubah Formulir Faktur

Penjualan yang tersorot.c. Filter : Tombol yang berfungsi untuk menampilkan daftar Faktur

penjualan sesuai dengan filter yang dibuatd. Find : tombol ini berfungsi untuk memudahkan Anda dalam

pencarian Faktur Penjualane. Print : Tombol ini berungsi untuk melihat tampilan cetakan daftar

Faktur Penjualan dilayar sebelum dicetak.2. Sales Invoice List Detail

a. Date : Kolom yang menampilkan nomor faktur Penjualanb. Age : Umumr piutang setiap faktur yang dihitung dari

tanggal jatuh tempo )due date) sesuai dengan perhitungan terms (termin)

c. Name : kolom yang menampilkan nama customer

d. Amount : Jumlah (total) Piutang dari Faktur Penjualane. Owing : menampilkan jumlah terutang yang masih harus ditagih ke

pelanggan. Nilai terutang pelanggan dihitung dengan formula : Amount – Down Payment – Paid Amount – Payment Discount – Down Payment – Return .

f. Down Payment : Jumlah pembayaran pelanggan (uang muka ) yang diisikan langsung di field Payment pada Formulir Faktur Penjualan.

g. Name : Kolom yang menampilkan nama pelanggan h. Invoice No : Kolom yang menampilkan Nomor Faktur Penjualani. Description : Keterangan yang Anda ketik pada field description pada

Formulir Faktur Penjualan j. Print : Menampilkan Status cetak Formulir Faktur Penjualan.

Ada dua status yaitu : Printed :menunjukan Faktur Penjualan yang tersorot sudah

pernah dicetak Unprinted : menunjukan Faktur Penjualan yang tersorot

sudah pernah dicetak.3. Klik Mouse Kanan – Receive Item List

a. New : Membuat Faktur Penjualan yang barub. Edit : mengubah Faktur Penjualan yang sedang disorot.c. Delete : menghapus Faktur Penjualan penjualan yang tersorot.d. Outstanding : Aktifkan (√) menampilkan hanya Faktur Penjualan yang

belum lunas. Untuk Faktur Penjualan yang telah lunas secara default tidak ditampilkan lagi dengan menon aktifkan pilihan Outstanding ini

e. Filter : memilih tampilan dengan beberapa syarat berdasarkan Customer, Currency, tanggal tertentu saja, atau yang Outstanding

f. Sort by : Tampilan daftar faktur penjualan diurutkan berdasarkan jenis judul kolom masing-masing.

g. Refresh : Perbarui (refresh) tampilan daftar Faktur Penjualan sesuai dengan data terakhir yang telah diinput.

h. Bill to : menampilkan data identitas pelanggan dari Faktur Pejualan yang tersorot.

i. Payment (s) : menampilkan history penerimaan pelanggan dari Faktur Penjualan yang tersorot.

Retur Penjualan[Sales Return]

Formulir Retur Penjualan (Sales Return Form) berfungsi untuk mencatat aktifitas penerimaan barang- barang yang dikembalikan custome/pelanggan karena cacat/rusak barang-barang tersebut tidak sesuai dengan PO customer/pelanggan tersebut.Formulir ini dapat dibuka dengan cara klik menu Sales – Sales Return – New.

Gambar 6.26 Cara membuka Sales Return dari menu utama

Selain dari menu utama Faktur Penjualan juga dapat dibuka dari menu jelajah (eksplorer) dengan cara klik tombol sales pada menu eksplorer kemudian pilih sales return.

Gambar 6.27 Cara membuka Sales Return dari menu eksplore

Tampilan Formulir Retur Penjualan

Gambar 6.28 Formulir sales Return

Tampilan Formulir Retur Penjualan terdiri dari 4 bagian, berikut ini penjelasannya :1. Bagian Atas (Header)

Gambar 6.29 Header Form Retur penjualan

Bagian atas (header) tampilan formlir penjualan terdiri dari :

a. Customer : pada field ini Anda dapat memilih nama atau kode Customer yang melakukan retur.

b. Return no : Pada kolom ini akan otomatis terisi nomor urut formulir retur penjualan, silakan di ubah format penomoran sesuai dengan penomoran di perusahaan Anda.

c. Template : Pilih jenis rancangan formulir yang Anda Inginkan.d. Invoice No : Pada kolom ini Anda dapat memilih nomor invoice yang

diretur pelanggane. Date : Pada kolom ini Anda dapat mengisi tanggal retur .f. Rate : Kolom ini akan otomatis terisi dengan rate transaksi dari

faktur penjualan yang diretur pelanggan.g. Fiscal rate : Kolom ini akan otomatis terisi dengan rate fiscal dari faktur

penjualan yang diretur pelanggan 2. Bagian Detail Tabel

Gambar 6.30 Detail tabel

Bagian detail table tampilan formulir retur penjualan terdiri dari :

a. Item No : pada kolom ini Anda dapat meilih item yang diretur dari daftar barang dan jasa (list items). Sehingga Anda dapat mengisi item apa saja pada formulir retur Penjualan, walaupun item tersebut bukan merupakan detail item dari faktur penjualan yang diretur pelanggan. Pemilihan item yang diretur dari kolom Item no dapat Anda lakukan pada transaksi retur penjualan atas faktur penjualan yang tidak tercatat didata base EXCELLENT. Sebelum melakukan transaksi tersebut, Anda disarankan untuk mengaktifkan field option Can Enter Any Item in Purchase return yang terdapat pada menu tools – Preference – Sales/Purchase.

b. Description : Double klik pada kolom ini untuk memilih item yang diretur sesuai dengan detail item pada faktur penjualan yang diretur pelangan

c. Qty : Isi Kuantintas barang yang akan direturd. Unit Price : Otomatis terisi dengan harga jual per unit dari

barang yang diretur penjualan. Unit Price akan otomatis terisi pada Faktur Penjualan yang diretur pelanggan

e. Amount : Kolom ini otomatis diisi EXCELLENTf. Department : Anda dapat mengisi kolom ini dengan informasi

department yang berhubungan dengan retur penjualan yang Anda catat.

g. Project : Anda dapat mengisi kolom ini dengan informasi project yang berhubungan dengan retur penjualan yang Anda caatat.

3. Bagian Bawah (footer)

Gambar 6.31 Footer Form Retur penjualan

Bagian bawah (footer) tampilan formulir retur penjualan terdiri dari :a. Decription : Isikan keterangan atas faktur retur penjualan yang

Anda buatb. Total : Total penjualan yang dihitung dengan formula subtotal –

tax1 + tax2 + Freight.4. Tombol lain yang terdapat pada Formulir Pengiriman pesanan

Gambar 6.32 tombol lain Form Retur penjualan

Tombol-tombol yang terdapat pada formulir pengiriman pesanan Terdiri dari :

a. Tombol Previous : Tombol yangberfungsi untuk tampilan retur penjualan sebelumnya

b. Tombol Next : Tombol yang berfugnsi untuk melihat tampilan retur penjualan selanjutnya.

c. Tombol OK : tombol yang berfungsi untuk menyimpan retur penjualan yang tampil

d. Tombol Cancel : Tombol yang berfungsi untuk keluar dari form tanpa melaukan penyimpanan terlebih dahulu.

e. Preview : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan cetakan retur penjualan dilayar sebelum di cetak .

Daftar Retur Penjualan(List Of Sales Return)

Semua Formulir retur penjualan yang telah Anda buat akan direkap dalam satu table yang disebut Daftar Retur Penjualan. Daftar Retur Penjualan dapat dilihat di dalam menu Sales – Sales Returns.Dalam tampilan Form ini dapat ditampilkan berdasarkan Customer tertentu, Currency tertentu saja atau retur dari tanggal tertentu pula.

Gambar 6.34 Daftar Retur penjualan

Daftar Retur penjualan menampilkan informasi yang terbagi menjadi beberapa kelompok :

1. Tombol Menu Sales Return, terdiri dari :a. New : Tombol ini berfungsi untuk membuat Formulir Retur

penjualan yang barub. Edit : Tombol inin berfungsi untuk mengubah Formulir Retur

Penjuakan yang sedang tersorotc. Delete : Tombol ini berfungsi untuk menghapus formulir Retur

Penjualan yang tersorotd. Filter : Tombol ini berfungsi untuk memfilter tampilan daftar retur

penjualan berdasarkan filter yang dibuat seperti menampilkan daftar retur penjualan berdasarkan nama pelanggan(customer name), mata uang (currency), dan pertanggal (filter by date).

e. Find : Tombol ini berfungsi untuk mencari Formulir retur penjualan yang Anda inginkan. Pencarian dilakukan berdasarkan nomor formulir retur penjualan <SO No>.

f. Print : Tombol ini berfungsi untuk melihat tampilan cetak daftar retur penjualan dilayar monitor sebelum dicetak.

2. Sales Return List, terdiri dari :a. Return No : Kolom ini menampilkan nomor formulir retur

penjualan b. Date : Kolom ini menampilkan tanggal retur penjualan c. Invoice No : kolom ini menampilkan informasi nomor faktur

penjualan atau nomor pengiriman pesanan yang direturd. Customer Name : Kolom ini menampilkan Informasi nama pelanggan

yang melakukan retur barange. Amount : Kolom ini menampilkan jumlah (total) returf. Description : Kolom ini menampilkan keterangan dari formulir

retur penjualan (diambil dari field Description from Sales Return)3. Klik mouse kanan – Sales Invoice List

a. New : membuat Formulir Retur penjualan yang barub. Edit : mengubah Formulir Retur Penjuakan yang sedang tersorotc. Delete : menghapus formulir Retur Penjualan yang tersorotd. Filter : memfilter tampilan daftar retur penjualan berdasarkan filter

yang dibuat seperti menampilkan daftar retur penjualan berdasarkan nama pelanggan(customer name), mata uang (currency), dan pertanggal (filter by date).

e. Sort by : mengurutkan tempilan daftar retur penjualan berdasarkan jenis judul kolom masing-masing

f. Refresh : memperbarui(refresh) tampilan daftar retur penjualan sesuai dengan penginputan data yang terakhir dilakukan.

Penerimaan Pelanggan[Customer Receipt]

Form Penerimaan Pelanggan (Customer Receipt Form) merupakan salah satu Formulir yang tersedia dalam modul penjualan di EXCELLENT. Formulir ini berfungsi untuk mencatat aktifitas penerimaan pelunasan piutang pelanggan (sales Invoice /Faktur Penjualan). Selain mencatat pelunasan

piutang pelanggan, formulilr ini juga berfungsai untuk mencatat penerimaan cash/bank atas uang muka penjualan dari pelanggan atas pesanan penjualan (Sales Order).

Formulir Penerimaan Pelanggan dapat dibuka dari Menu Utama Sales – Sales Received– New

Gambar 6.35 Cara membuka form penerimaan pelanggan dari menu utama

Selain darri menu utama, Formulir penerimaan pelanggan (Custolmer- Receipt) juga dapat dibuka melalui menu jelaja (Explorer) dengan cara, klik Tombol Sales yang terdapat pada menu kemudian klik Customer Receipt (Penerimaan Pelanggan).

Gambar 6.36 Cara membuka form penerimaan pelanggan dari menu eksplore

Tampilan Formulir Penerimaan Pelanggan [Customer Receipt Form]

Gambar 6.37 Tampilan Form Penerimaan pelanggan

Tampilan formulir Penerimaan Pelanggan terdiri dari 4 bagian, berikut penjelasannya masing-masing :

1. Bagian Atas (Header)

Gambar 6.38 Header Form Penerimaan pelanggan

a. Receipt form : Pada kolom ini Anda dapat memilih nama pelanggan yang melakukan pembayaran faktur terutang.

b. Form no : Pada kolom ini Anda dapat mengisi nomor Voucher penerimaan kas/bank (auto increament)

c. Payment Date : Pada kolom ini Anda dapat mengisikan tanggal pelanggan melakukan pembayaran faktur terutang.

d. Bank : Pada kolom ini Anda dapat memilih akun kas atau Bank pencatatan penerimaan pelunasan dari pelanggan.

e. Cheque Date : Pada kolom ini Anda dapat mengisi tanggal cek yang diberikan pelanggan untuk melunasi faktur terutang. Jika pelunasan pelanggan tidak dilakukan dengan cek, maka kolom ini dapat Anda isi dengan tanggal pada kolom payment date.

f. Rate : Jika pelanggan yang melakukan pelunasan merupakan pelanggan dengan mata uang base (IDR) maka kolom rate secara otomatis akan terisi dengan nilai tukar 1, tetapi jika pelanggan yang melakukan pelunasanmerupakan pelanggan dengan mata uang asing, maka Anda dapat mengisi kolom ini sesuai dengan Rate transaksi yang berlaku pada saat pelunasan terjadi,

g. Equiv Amount : Kolom ini otomatis menampilakan nilai ekuiven atas jumlah uang yang diterima berdasarkan rate yang berlaku.

h. Cheque No : Kolom ini dapat Anda isi sesuau dengan no cek yang Anda terima dari Pelanggan Anda . jika pelanggan Anda melakukan pelanggan pembayaran secara tunai, kolom ini dapat Anda kosong.

i. Dept : Anda dapat memilih department yang berhubungan dengan penerimaan pelanggan yang Anda catat (jika ada)

j. Existing Credits : Kolom ini akan menampilkan nilai kelebihan bayar (overpay) pelanggan dari formulir penerimaan pelanggan sebelumnya.

k. Project : Anda dapat memilih project yang berhubungan dengan penerimaan pelanggan yang Anda catat (jika ada)

l. Distribute Amount : Kolom ini berisi jumlah yangt dapat didistribusikan untuk melunasi invoice terutang. Nilai yang dapat didistribusikan dihitung dengan formula : Equvalent Amount ditambah Apply from credit.

m. Memo : Pada kolom ini Anda dapat mengetikan memo atau keterangan sehubugan dengan penerimaan pelanggan yang Anda catat.

n. Total owing : Secara otomatis terisi dengan total nilai terutang dari Faktur Penjualan yang belum dibayar pelanggan.

2. Bagian Detail Tabel terdiri dari :

a. Detail Tabel Faktur Penjualan terutang, yaitu detail table yang menampilkan daftar faktur Penjualan (sales invoice) yang terutang atas pelanggan yang Anda pilih pada formulir penerimaan pelanggan.

Gambar 6.39 Detail tabel Form Penerimaan pelanggan

Detail table Faktur Penjualan terutang terdiri dari : Pay : Klik kolom ini pada baris faktur terutang yang

dilunasi pelanggan. Pada saat Anda klik kolom ini secara otomatis kolom payment amount akan terisi senilai owing. Jika jumlah pelunasan yang Anda terima lebih kecil dari nilai terutang (owing),

maka Anda dapat mengedit kolom Jumlah pembayaran (Payment Amount) sesuai dengan nilai pelunasan yang Anda terima.

Invoice No : Kolom ini menampilkan nomor Faktur Penjualan yang terutang.

Date : Kolom ini menampilkan tanggal Faktur Penjualan yang terutang

Discount Date: Kolom ini menunjukian tanggal diskon sesuai dengan termin pada faktur Penjualan yang terutang.

Amount : Kolom ini menampilkan jumlah nilai faktur Penjualan.

Owing : Kolom ini menampilkan nilai terutang dari Faktur Penjualan,

Payment Amount : Pada kolom ini Anda dapat mengetikan jumlah pelunasan yabng Anda terima pelanggan atas Faktur Penjualan yang terutang. Jika pada saat pelunasan dikenakan diskon yang mengurangi penerimaan pelanggaan, maka Anda dapat memcatat diskon tersebut dengan cara klik kanan pada kolom Payment Amount kemudian pilih Discount Info/ Write Off.

b. Detail Tabel Pesanan Penjualan, yaitu detail table yang menampilkan daftar pesanan penjualan (sales order) dengan Uang Muka dari pelanggan yang Anda pilih . Tabel ini akan muncul jika field option show SO’s yang terdapat dibagian bawah form entry diaktifkan (otomatis ditampilkan pada saat Anda klik tombol Down Payment pada formulir pesanan penjualan). Fungsi dari tebel ini untuk mencatat penerimaan uang muka penjualan. Jumlah uang muka yang Anda diterima dari pelanggan dapat Anda catat pada kolom Payment Amount, aktifitas ini akan mengakibatkan kolom owing pada table tersebut negative. Anda dapat mengalokasikan uang muka tersebut pada saat pencatatan pelunasan invoice dengan cara klik mouse kanan lalu pilih Settlement.

Detail table Pesanan Penjualan pada Formulir Penerimaan pelanggan terdiri dari :

Pay : Klik kolom ini sehingga muncul tanda () pada baris pesanan penjualan yang Anda sorot, sehingga kolom payment

Amount akan terisi senilai Owing. Edit Kolom Payment Amount sesuai dengan nilai uang muka yang Anda terima.

So Number : Kolom ini menampilkan nomor pesanan penjualan dengan uang muka

So Date : Kolom ini menampilkan tanggal pesanan penjualan Due : Kolom ini menampilkan tanggal jatuh tempo

piutang sesuai dengan termin pada formulir pesanan penjualan. Amount : Kolom ini menampilkan jumlah nilai pesanan

penjualan dari pelanggan tersebut Owing : kolom ini akan otomatis menampilkan nilai minus

sejumlah uang muka yang diterima Payment Amount : Pada kolom ini Anda dapat mengetikan jumlah

uang muka penjualan yang Anda terima dari pelanggan.4. Tombol lain yang terdapat pada Formulir Penerimaan Pelanggan

Gambar 6.40 Tombol lain Form Penerimaan pelanggan

Tombol-tombol yang terdapat pada formulir pengiriman pesanan Terdiri dari :

a. Tombol Previous : Tombol yangberfungsi untuk meliahat tampilan Penerimaan Pelanggan sebelumnya.

b. Tombol Next : Tombol yang berfugnsi untuk melihat tampilan Penerimaan Pelanggan selanjutnya.

c. Tombol OK : tombol yang berfungsi untuk menyimpan Penerimaan Pelanggan yang tampil

d. Tombol Cancel : Tombol yang berfungsi untuk keluar dari form tanpa melaukan penyimpanan terlebih dahulu.

e. Preview : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan cetakan Penerimaan Pelanggan dilayar sebelum di cetak .

Daftar Penerimaan Pelanggan[List Of Customer Received]

Semua formulir Penerimaan Pelanggan yang telah Anda catat diEXCELLENT akan direkap dalam satu table yang disebut Daftar Penerimaan Pelanggan [List of Customer Received]. Daftar ini dapat Anda buka dari menu utama

Sales – Customer Received.

Gambar 6.41 tampilan daftar penerimaan pelagganDaftar Penerimaan Pelanggan menampilkan informasi yang terbagi menjadi beberapa kelompok :

1. Tombol Menu Customer Receive Lista. New : Tombol ini berfungsi untuk membuat Formulir Penerimaan

Pelanggan yang barub. Edit : Tombol inin berfungsi untuk mengubah Formulir

Penerimaan Pelanggan yang sedang tersorotc. Delete : Tombol ini berfungsi untuk menghapus formulir

Penerimaan Pelanggan yang tersorotd. Filter : Tombol ini berfungsi untuk memfilter tampilan daftar

Penerimaan Pelanggan berdasarkan filter yang dibuat sesuai dengan yang Anda inginkan.

e. Find : Tombol ini berfungsi untuk mencari Formulir Penerimaan Pelanggan yang Anda inginkan. Pencarian dilakukan berdasarkan nomor cek <Cheque No> atau nomor formulir Penerimaan Pelanggan <Form No>.

f. Print : Tombol ini berfungsi untuk melihat tampilan cetak daftar Penerimaan Pelanggan dilayar monitor sebelum dicetak.

2. Customer Received List Detaila. Date : Kolom ini menampilkan tanggal penerimaan pembayaran

dari Pelanggan.b. Bill to no : Kolom ini menampilkan nomor Pelanggan.c. Name : Kolom ini menampilkan nama Pelanggan.d. Cheque No : Kolom ini menampilkan nomor cek Pelanggan.e. Amount : Kolom ini menampilkan jumlah yang harus dibayar

Pelangganf. Reconciled : Kolom ini menampilkan status True atau False. True

menunjukan bahwa formulir penerimaan pelanggan sudah direkonsiliasi, sedangkan False menunjukan bahwa formulir penerimaan pelanggan belum direkonsiliasi.

g. Discount Amount : Kolom ini menampilkan jumlah diskon yang Anda berikan kepada pelanggan pada saat pelanggan melunasi fatur terutang.

h. Desription : Kolom ini menampilkan keterangan (memo) yang Anda berikan kepada pelanggan pada saat pelanggan melunasi faktur terutang.

3. Klik mouse kanan a. New : membuat Formulir Penerimaan Pelanggan yang barub. Edit : mengubah Formulir Penerimaan Pelanggan yang sedang

tersorotc. Delete : menghapus formulir Penerimaan Pelanggan yang tersorotd. Outstanding : Jika aktif () berarti menampilkan hanaya formulir

penerimaan pelanggan yang belum direkonsiliasi, yaitu formulir dengan status False. Jika Anda menon-aktifkan filter ini maka EXCELLENT akan menampilkan semua formulir Penerimaan baik yang sudah terekonsiliasi (True) ataupun yang belum direkonsiliasi (False)

e. Filter : memfilter tampilan daftar Penerimaan Pelanggan berdasarkan filter yang dibuat seperti menampilkan daftar Penerimaan Pelanggan sesuai dengan filter yang Anda inginkan.

f. Sort by : mengurutkan tempilan daftar Penerimaan Pelanggan berdasarkan jenis judul kolom masing-masing

g. Refresh : memperbarui(refresh) tampilan daftar Penerimaan Pelanggan sesuai dengan penginputan data yang terakhir dilakukan.

h. Bill To : menampilkan informasi data pelanggan yang melakukan pelunasan.

Laporan Penjualan dan Piutang[Sales & Receivable Report]

Laporan yang berhubungan dengan transaksi penjualan dan piutang kepada pelanggan dapat dilihat pada 2 kelompok laporan yang terpisah. EXCELLENT membagi Laporan dalam kelompok Sales Report untuk transaksi yang berhubungan dengan penjualan dan kelompok Account Receivable & Customers untuk transaksi yang berhubungan dengan data pelanggan dan piutang.

Account Receivable & Customer[Piutang dan Pelanggan]Kelompok laporan ini terdiri dari beberapa jenis laporan dan fungsinya sebagai berikut :

Gambar 6.37 index to report

1. Customer List Summary

list SummaryLaporan ini menampilkan ringkasan daftar pelanggan secara ringkas dikelompokan berdasarkan mata uang.

2. Customer List Detail (Rincian Daftar Pelanggan)

Laporan ini menampilkan daftar pelanggan secara lengkap. Dikelompokan percurrency dengan menampikan field Cust. No, Customer Name,Address, Phone, Contact, fax, balance (Prime + Base), email, Web Page dan Status sebagai Header laporan.

3. Customer Balance Summary

customer balance summaryLaporan ini Menampilkan Ringkasan Saldo Pelanggan

4. Customer Balance Detail

customer balance detailLaporan ini Menampilkan Rincian Saldo Pelanggan

5. Sales Received List Summary

sales received list summaryLaporan ini Menampilkan Ringkasan Penerimaan Pelanggan

6. Sales Received List Detail

sales received list detailLaporan ini Menampilkan Rincian Penerimaan Pelanggan

7. Account Receivable Aging Detail

Account receive aging list detailLaporan ini Menampilkan Rincian Umur Piutang

8. Account Receivable Aging Summary

account receivable aging summary

laporan ini Menampilkan Ringkasan Umur Piutang

9. Account Receivable History

Account Receivable History

Laporan ini Menampilkan Histori Piutang Pelanggan

10. Acc received statement detail

Laporan ini Menampilkan Laporan Rincian Piutang

11. Acc Received statementsummary

Laporan ini Menampilkan Laporan Ringkasan Piutang

12. Open Receivables

Laporan ini Menampilkan Hutang yang belum lunas

Laporan Penjualan [Sales Reports]Terdiri dari beberapa laporan yang berhubungan dari transaksi penjualan sebagai berikut :

Gambar index sales report

1. Sales Invoice list Summary (Ringkasan Daftar faktur Penjualan)Laporan ini menampilkan ringkasan faktur penjualan per currency per periode yang ditentukan. Default field yang tampil : Invoice No, Inv. Date , Form No,Customer Name Invoice Amount, Prime Owing, Base Tax Owing, Due Date, dan Status.

2. Sales Invoice List Detail (Rincian Daftar Faktur Penjualan)Laporan ini menampilkan rincian Faktur Penjualan per Invoice termasuk jenis barang, kuantitas dan pajaknya. Default field yang ditampilkan pada laporan ini :Baris 1 : Invoice No, Inv. Date, Form No, Customer Name, Invoice Amount, Prime Owing, Base Tax Owing, Due Date dan Status.Baris 2 : Item No, Item Desc, Extd Amt, Qty, Unit, Unit Price, Tax, Disc %, Disc, Item, Dept dan Project.

3. Sales Invoice Get Form DO List SummaryLaporan ini menampilkan daftar faktur penjualan secara ringkas dengan pengelompokan berdasarkan pelanggan (customer).

4. Sales Invoice Get Form DO List DetailLaporan ini menampilkan daftar faktur Penjualan secara rinci dengan pengelompokan berdasarkan pelanggan (customer) beserta jenis item, kuantitas,dan pajaknya.

5. Delivery Order List SummaryLaporan ini menampilkan Ringkasan daftar Pengiriman Pesanan pelanggan.

6. Delivery Order List Detail Laporan ini menampilkan rincian daftar surat jalan, menampilkan barang dari surat jalan

7. Sales Return List SummaryLaporan ini menampilkan retur barang dari faktur penjualan Sales Return List Detail

8. Sales Report By Customer SummaryLaporan ini menampilkan penjualan ke pelanggan. Terdiri dari jumlah barang, harga pokok penjualan dan laba kotor

9. Sales Report By Customer DetailLaporan ini menampilkan rincian penjualan ke pelanggan, menampilkan barang yg dijual ke pelanggan

10. Sales Report Compare 4 DaysLaporan ini menampilkan jumlah penjualan ke pelanggan selama 4 hari sebelumnya

11. Sales Report Compare 4 MounthsLaporan ini menampilkan jumlah dari penjualan ke pelanggan selama 4 bulan sebelumnya

12. Sales Report Compare 4 YearsLaporan ini menampilkan jumlah dari penjualan ke pelanggan selama 4 tahun sebelumnya

13. Sales Report By Item SummaryLaporan ini Menampilkan penjualan barang: kuantitas, jumlah barang, harga pokok penjualan, dan laba kotor

14. Sales Report By Item Detail

Laporan ini menampilkan rincian penjualan barang, menampilkan faktur penjualan dari barang

15. Sales Report By Salesman SummaryLaporan ini menampilkan total jumlah penjualan yang memiliki penjual

16. Sales Report By Salesman DetailLaporan ini Menampilkan daftar rincian faktur penjualan yg memiliki penjual

17. Sales Report By Customer Type SummaryLaporan ini menampilkan total jumlah penjualan dari pelanggan dikelompokkan per tipe pelanggan

18. Sales Report By Customer Type DetailLaporan ini menampilkan daftar faktur penjualan per pelanggan dikelompokkan per tipe pelanggan

19. Sales Report By Item per CustomerLaporan ini menampilkan daftar barang faktur penjualan dikelompokkan per pelanggan

20. Sales Report By Invoice No SummaryLaporan ini menampilkan ringkasan daftar penjualan per nomor faktur

21. Sales Report By Invoice No DetailLaporan ini menampilkan rincian daftar penjualan per nomor faktur

22. Sales Order By CustomerLaporan ini menampilkan daftar pesanan penjualan dikelompokkan per pelanggan

23. Sales Order By ItemLaporan ini menampilkan daftar pesanan penjualan dikelompokkan per pelanggan

24. Sales Order By Ship ViaLaporan ini menampilkan daftar pesanan penjualan dikelompokkan per via pengiriman

25. Sales Order By Sales Order NumberLaporan ini menampilkan daftar pesanan penjualan dikelopokkan per nomor pesanan penjualan

26. Sales Order With Down Payment DetailLaporan ini menampilkan daftar pesanan penjualan dengan rincian uang muka

27. Sales Quotation By CustomerLaporan ini Menampilkan daftar penawaran penjualan dikelompokkan per pelanggan

28. Sales Quotation By ItemLaporan ini Menampilkan daftar penawaran penjualan dikelompokkan per barang

Berikut ini Contoh Laporan yang berhubungan dengan Penjualan :

Gambar Contoh Laporan yang berhubungan dengan Penjualan

7 General Ledger

[Buku Besar]

Aktifitas General Ledger (Buku Besar) meliputi transaksi Jurnal Umum saja. Tetapi beberapa hal yang perlu dilakukan sebelum melakukan Jurnal umum diantara nya :

1. Menentukan Chart or Account2. Menentukan Budghet

Biasanya aktifitas ini lebih dominan dilakukan oleh bagain Accounting, karena bagian Accountinglah yang lebih mengetahui daftar akun(chart of Account) yang sesuai dan jurnal yang akan dibuat nantinya akan mempengaruhi laporan keuangan apa saja.

Journal Voucher[Jurnal Umum]

Form Journal Voucher (formulir Bukti Jurnal Umum) adalah formulir yang berfungsi untuk mencatat transaksi – transaksi yang biasanya dicatat dalam Jurnal Umum (General Journal) dimana transaksi – transaksi ini tidak dapat dicatat dengan menggunakan form-form dalam modul lain yang telah tersedia EXCELLENT.Transaksi – transaksi yang sebaiknya dicatat pada form Journal Vouvher (formulir Bukti Jurnal) adalah sebagai berikut :a. Transaksi setoran dana tunai ke Cash/Bank;b. Transaksi transfer dana dari Cash/Bank ke Cash/Bank;c. Transaksi pengambilan dana tunai dari Cash/Bank;d. Penyesuaian atas pembebanan sewa dibayar dimuka (prepaid Rent),

asuransi dibayar dimuka (repaid insurance) dan pembebanan transaksi pembayaran dimuka lainnya;

e. Perhitungan dan pencatatan biaya yang masih harus dibayar (Accural Expense);

f. Penyesuaian atas penjualan yang telah habis pakai;g. Pembelian dan penjualan Valuta Asing;

Formulir Journal Voucher (bukti jurnal) dapat dibuka dari menu G/L – Journal Voucher .Perhatikan gambar berikut ini :

Gambar cara membuka jurnal vocher

Selain dari menu utama, Formulir Journal Voucher juga dapat dibuka dari menu jelajah (Explore), dengan cara klik tombol GL lalu pilih Journal Voucher (jurnal umum), perhatikan gambar berikut ini :

Gambar cara membuka jurnal vocher

Tampilan formlulir Journal Voucher ( Bukti Jurnal )

Gambar Tampilan Journal Voucher

Tampilan Formulir Journal Voucher (Jurnal Umum) terdiri dari 4 bagian, berikut ini penjelasan nya :

1. Bagian Atas (Header)

Gambar Header Journal Voucher

Bagian atas Header formulir Journal Voucher terdiri dari :

a. Voucher No : Pada kolom ini Anda dapat mengisikan nomor Voucher dengan pengisian maksimal 20 karakter. Nomor ini akan otomatis bertambah satu angka(digit terakhir adalah angka) setiap Anda membuat Formulir Jornal Voucher baru.

b. Date : Pada kolojm ini Anda dapat mengisikan tanggal transaksi yang Anda catat.

c. Template : Pada kolom ini Anda dapat memilih jenis rancangan formulir. Dengan pilihan jenis rancangan formulir ini Anda dapat membedakan cetakan Voucher journal untuk masing-masing tipe transaksi .

d. Description : Pada kolom ini Anda dapat mengetikan keterangan sehubungan dengan transaksi yang Anda catat .

e. Mulity Currency : Aktifkan Field option ini jika transaksi yang Anda catat adalah transaksi yang menggunakan akun tipe acsh/bank, Acc Receivable, Acc Payable, yang menggunakan mata uang Asing (foreign currency). Jika field ini aktif maka kolom isian jurnal akan bertambah 2 kolom yaitu, prime Amount dan Rate. Option field ini secara otomatis akan aktif jika dibagian Account No dipilih akun dengan tipe Cash/Bank, Acc Receivable, dan Acc Payable dengan mata uang Asing.

2. Bagian Detail Table

Gambar Bagian detail Journal Voucher

Bagian detail tabel formulir Journal Voucher terdiri dari :a. Account No : Pada kolom ini Anda dapat memilih akun yang akan

Anda gunakan nomor akun tersebut. Jika Anda tidak menghapal nomor akun yang akan Anda pakai, Anda dapat menggunakan Tombol ellipsis (titik tiga), double klik atau menggunakan kombinasi tombol Ctrl + Enter untuk memilih akun yang Anda inginkan langsung dari Daftar Akun (Chart of Account).

b. Account name : Kolom ini akan terisi otomatis sesuai dari nomor akun yang Anda pilih.

c. Debit : Isikan amount perubahan transaksi atas akun tersebut jika berpengaruh pada posisi Debit.

d. Credit : Isikan amount perubahan transaksi atas akun tersebut jika berpengaruh pada posisi Kredit.

e. Memo : Pada kolom ini Anda dapat mengetikan keterangan spesifik dari akun yang Anda pilih selainj keterangan yang Anda ketikan pada kolom Description.

f. Subsidiary ledger : Kolom ini akan otomatis muncul jika akun yang Anda pilih adalah akun dengan tipe Acc Receivable (piutang usaha), dan tipe account payable (utang usaha). Jika akun yang Anda pilih Account Receivable, maka Anda dapat mengisi kolom ini dengan nama pelanggan yang berhubungan dengan piutang yang Anda catat dan jika akun yang Anda pilih adalah akun dengan tipe account payable, maka Anda dapat mengisi kolom ini dengan nama pemasok yang berhubungan dengan hutang yang Anda catat.

3. Bagian Bawah (Footer)

Gambar Bagian bawah Journal VoucherBagianbawah(footer) formulir Journal Voucher terdiri dari :

a. Debits : Otomatis akan dimunculkan oleh EXCELLENT. Merupakan total debit

b. Credits : Merupakan total credit4. Tombol – tombol pada Formulir Journal Voucher

Gambar Tombollain Yang ada di Journal Voucher

Tombol-tombol yang terdapat pada formulir pengiriman pesanan Terdiri dari :a. Tombol Previous : Tombol yangberfungsi untuk meliahat

tampilan Journal Voucher sebelumnya.b. Tombol Next : Tombol yang berfugnsi untuk melihat tampilan

Journal Voucher selanjutnya.c. Tombol OK : tombol yang berfungsi untuk menyimpan Journal

Voucher yang tampild. Tombol Cancel : Tombol yang berfungsi untuk keluar dari form tanpa

melaukan penyimpanan terlebih dahulu.e. Preview : Tombol yang berfungsi untuk melihat

tampilan cetakan Journal Voucher dilayar sebelum di cetak .

Journal Voucher – Base Currency

Jurnal ini berlaku untuk transaksi jurnal dari akun selain yang tipenya Cash/Bank, Acc receivable, Acc Payable. Semua Account yang dipilih menggunakan Base Currency, artinya semua amount yang diisikan di posisi Debit/Credit akan dikalikan dengan satu.

Jurnal Voucher – Multy Currency

Jurnal ini berlaku untuk transaksi jurnal dari akun yang tipe nya Cash/Bank, Acc receivable, Acc Payable yang menggunakan Currency selain Base Currency . Cara pengisiannya hanya meng-aktifkan (centang) field Multy Currency, lalu memilih account yang bersangkutan. Dalam tampilan kolom isian ditambahkan kolom Prime Amount dan Rate. Prime Amount : Isikan dengan angka sejumlah nilai mata uang yang bersangkutan. Jika diisikan Minus (negative) akan dikaitkan dengan Rate dan diletakan pada posisi Credit.

Journal Voucher – Sub Ledger

Jurnal ini berlaku untuk transaksi jurnal dari akun yang tipenya Acc- Cash/Bank, Acc receivable, Acc Payable. Setiap memlilih Account No dengan tipe Account Receivable atau Account Payable pasti akan menanyakan siapa Sub Ledgernya. Tanpa mengisikan Subledger tersebut maka tidak dapat mengisikan baris berikutnya dan transaksi tersebut tidak dapat disimpan. Mengisikan Subledger bisa menggunakan Click Mouse kanan pada baris account dengan tipe account Receivable/Payable tersebut atau dengan menggunakan kombinasi tombol Ctrl + L.

Jurnal Voucher – Periode End

Setiap selesai melakukan aktifitas period End, secara otomatis EXCELLENT membuat dua jenis Journal Vouvher :

1. Jurnal dengan tipe Period End (Realized/Unrealized Gain or Loss)2. Jurnal dengan tipe Depreciation & Amortization Asset.

Kedua jurnal hasil aktifitas Period End tersebut tidak dapat Anda Edit secara manual. Jika terjadi kesalahan maka Anda dapat menghapus kedua jurnal tersebut dari menu utama G/L – Journal Voucher, lalu lakukan aktifitas Period End lagi.

Daftar Bukti JurnalList of Journal VoucherSemua jurnal Voucher yang telah Anda buat manual maupun yang secara otomatis dibuat oleh EXCELLENT akan direkap dalam sebuah tabel yang disebut Daftar Bukti Jurnal (List of Journal Voucher).

Gambar Dartar Buku jurnal

Daftar Journal Voucher dapat dibuka dari menu utama GL – Journal Voucher.

Daftar Journal Voucher terdapat tombol menu yang menampilkan informasi sebagai berikut :

a. Tombol New : Tombol ini berfungsi untuk membuat Formulir Journal Voucher yang baru

b. Edit : Tombol ini berfungsi untuk mengubah Formulir Journal Voucher yang sedang tersorot

c. Delete : Tombol ini berfungsi untuk menghapus formulir Journal Voucher yang tersorot

d. Filter : Tombol ini berfungsi untuk memfilter tampilan daftar Journal Voucher berdasarkan filter yang dibuat sesuai dengan yang Anda inginkan.

e. Find : Tombol ini berfungsi untuk mencari Formulir Journal Voucher yang Anda inginkan.

f. Print : Tombol ini berfungsi untuk melihat tampilan cetak daftar Journal Voucher dilayar monitor sebelum dicetak.

Account History[histori Akun]

Account History merupakan kumpulan efek dari setiap pencatatan transaksi yang mengakibatkan perubahan posisi keuangan perusahaan. Account History juga bisa disebut sebagai kumpulan jurnal umum pada posisi debit dan kreditnya jika berdasarkan Account No atau Account Name maka berfungsi sebagai buku besar suatu Account, dan jika diurutkan berdasarkan project No atau Department No maka berfungsi sebagai histori suatu proyek atau Department.

Accoun History dapat dibuka dari menu Utama G/L – Account History.

Gambar Cara membuka Account history dari menu Utama

List Of Account History[Daftar History Akun]

Gambar Tampilan Daftar history Akun

Kolom yang ditampilkan dalam History ini terdiri dari :- Account No : Nomor Account yang berubah akibat transaksi tersebut.- Name : Nama Account yang bersangkutan.- Source : Tipe transaksi berasal dari aktifitas menu apa- Source No : Nomor Referensi suatu transaksi- Date : Tanggal Transaksi- Description : Keterangan suatu transaksi- Debit : Jumlah perubahan suatu account diposisi Debit.- Credit : Jumlah perubahan suatu account diposisi Credit

Account Budget [ Anggaran Akun]Perusahaan yang mempunyai perencanaan baik akan selalu membuat anggaran yang akan dicapai pada posisi tanggal/periode tertentu. Semua account dapat diisikan budgetnya kecuali account yang digunakan sebagai Parent oleh account lainnya. Pengisian anggaran ini berguna untuk melihat laporan perbandingan actual dengan budget suatu account pada suatu periode.Membuat Anggaran Baru :1. Buka menu GL – Account Budget2. Setelah muncul form Budget account list ,click New3. Pilih Account yang akan diisi budgetnya4. Isikan tahun anggaran suatu account tersebut.5. Isikan tahun anggaran suatu account tersebut.6. Isikan perubahan (bertambah/berkurangnya) nilai suatu account yang

dianggarkan pada periode yang bersangkutan. Didalam laporan compare budget nantinya nilai suatu periode akan dihitung dari Opening Balance Budget ditambah/dikurangi nilai budget pada periode bulan sebelumnya dan ditambah/dikurangi dengan budget pada periode yang bersangkutan.

Gambar form Anggaran Akun

Account Opening Balance (saldo akun)

Daftar ini menampilkan perubahan saldo suatu Account Pada periode 1 s/d periode 12 beserta saldo awalnya. Disetiap Account dapat ditampilkan dalam 3 kemungkinan yaitu menampilkan mutasi dalam base currency atau dalam Prime Currency (hanya untuk akun dengan tipe Cash/Bank, Account Receivable, Account Payable) atau keduanya ditampilkan.

Gambar Opening Balance

Bab 8 Fixed Asset

[aktiva Tetap]

Menurut Undang-undang perpajakan Indonesia terdapat beberapa kelompok aktiva tetap baik yang bangunan maupun yang bukan bangunan.

Kelompok bangunan dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Kelompok bangunan yang permanent dengan umur 20 tahun2. Kelompok bangunan yang tidak permanen dengan umur 10 tahun.

Sedangkan untuk kelompok yang bukan bangunan dibagi menjadi 4 golongan yaitu :

1. Golongan 1 dengan umur s/d 4 tahun 2. Golongan 2 dengan umur 4 – 8 tahun3. Golongan 3 dengan umur 8 – 16 tahun4. Golongan 4 dengan umur 20 tahun

Fiscal Fixed Asset Type

Fiscal Fixed Asset Type List merupakan daftar tipe fixed asset berdasarkan ketentuan perpajakan. Sebelum mengisikan data aktiva tetap ada Anda harus mengisikan terlebih dahulu daftar tipe aktiva tetap menurut pajak (Fiscal Fixed Asset Type List) dan daftar tipe aktiva tetap menurut perusahaan/accounting (Fixed Asset Type List).

Mengisikan daftar tipe aktiva tetap menurut pajak berarti harus mengikuti peraturan perundang-undangan perpajakan UU terakhir diatur di UU No. 17 tahun 2002 tentang Pajak Penghasilan pasal 11 di dalam pasal tersebut mengatur tentang pengelompokan aktiva tetap berdasarkan golongan :

Fiscal fixed Asset Type Umur (Th) Garis Lurus Saldo Menurun

Golongan 1 1 – 4 Tahun 25% 50 %Golongan 2 4 – 8 Tahun 12.50 % 25 %Golongan 3 8 – 16 Tahun 6.25 % 12.50 %Golongan 4 16 – 20 Tahun 5 % 10 %Bangunan Permanen 1 – 10 Tahun 10 % -Bangunan Semi Permanen

10 – 20 Tahun 5 % -

Tampilan Daftar Fiscal Fixed Asset Types (List Of Fiscal Asset Types)

Gambar tampilan fiscal fixed asset types

Keterangan gambar :

New : membuat Fiscal Fixed Asset yang baru Edit : mengganti data yang ada pada form Fiscal Fixed Asset Delete : menghapus fiscal Fixed Asset yang telah dipilih Refresh : memperbarui daftar Fiscal Fixed Asset Tombol Printer : Menampilkan dan mencetak Laporan Fiscal Fixed Assets

Fixed Asset Type[Tipe Aktiva Tetap]

Fixed Asset Type digunakan untuk menampung tipe aktiva tetap menurut pengelompokan akuntansi (kebijakan perusahaan). Misalnya kelompok kendaraan kita pisahkan menjadi yang umurnya kurang dari 4 tahun s/d 8 tahun, lebih dari 8 tahun, atau lebih dari 16 tahun. Pengelompokan tipe aktiva tetap ini tergantung dari kebijaksanaan perusahaan. Tidak ada standar baku dalam pengelompokan.

Tampilan Daftar Fixed Asset Type List Of Fixe Asset Type

List Of Fixed Asset[Daftar Aktiva Tetap]

Fixed Asset List digunakan untuk menampilkan daftar Fixed Asset (asset tetap). Daftar Fixed Asset yang muncul secara Default yaitu semua Fixed Asset yang belum di Deposed.

Satu keuntungan yang diberikan oleh modul fixed Asset yaitu Anda tidak perlu lagi membuka jurnal penyesuaian secara manual setiap bulannya. Cukup dengan melakukan aktivitas Period End setiap akhir bulan, maka EXCELLENT akan menghitung secara otomatis penyusutan aktiva tetap dan

membuatkan jurnal yang berhubungan dengan penyusutan aktiva tetap tersebut secara otomatis.

Gambar fixed asset

Tampilan Formulir Fixed Asset

Gambar Tamppilan Form Fixed Asset

1. Bagian Atas (Header) Formulir

Gambar Header

Bagian Header Form New Fixed Asset terdiri dari :

a. Kolom Asset Code, isikan kode (nomor) setiap aktiva tetap (maks. 20 karakter)

b. Kolom Asset Type, pilih type aktiva tetap seperti yang telah dibuat di Fixed Asset Type sebelumnya.

c. Kolom Description, isikan nama aktiva tetap (maks. 40 karakter)d. Kolom Department, pilih department yang menggunakan aktiva tetap

tersebut. Bisa dikosongkan. Bila sudah terlanjur dipilih dan ingin dikosongkan (belum sempat disimpan), maka tekan tombol Esc, maka akan kosong kembali.

e. Kolom Acquisition Date, isikan tanggal perolehan aktiva tetap. Inilah yang nantinya akan dibuatkan jurnal oleh EXCELLENT sebesar nilai perolehan yang diisikan dibagian expenditure.

f. Kolom Usage date, isikan tanggal pemakaian aktiva tetap. EXCELLENT akan memulai menghitung penyusutan berdasarkan tanggal ini.

2. Bagian detail fixed asseta. Detail Fixed Asset terdiri dari :

Gambar Bagian detail Fixed Asset menu

- Field Estimated, isikan umur ekonomis dalam tahunan dan bulanan- Field Depreciation Method, pilih metode penyusutan aktiva tetap.

Terdapat 4 pilihan yaitu Non Depreciable, Straight Line Method, Double Declining Balance dan Sum of Year Digit Method.

- Field Asset Account, pilih Asset Account . (hanya type account fixed assets yang dimunculkan disini.

- Field Accumulated Despreciation, pilih akun accumulated despreciation (hanya type account accumulated despreciation yang dimunculkan disini)

- Field Depreciation Expense, pilih akun Depreciation Expense. (Pilih account type Expense, Cost of Good sold atau Other Expense).

b. Detail Expenditures

Gambar Bagian Expenditures

Detail Expenditure Form New Fixed Asset terdiri dari :

- Account No, pada kolom ioni pilih akun yang akan menjadi akun expenditure new fixed asset.

- Date, otomatis terisi dengan tanggal yang sama dengan acquisition date yang terdapat pada bagian header form New Fixed Asset.

- Description, secara default akan menampilkan nama account expenditure dari account no yang telah dipilih. Tetapi bisa diedit/diganti dengan keterangan lain yang lebih spesifik dengan menekan tombol F2 pada field tersebut.

- Amount, isikan dengan nilai perolehan aktiva tetap (dalam hal ini adalah nilai perolehan aktiva tetap sebelum disusutkan)

c. Detail memo à isikan keterangan mengenai aktiva tetap tersebut.

Gambar Memo

3. Tombol – tombol pada Formulir Journal Voucher

Gambar Tombol lain

Tombol-tombol yang terdapat pada formulir pengiriman pesanan Terdiri dari :

a. Tombol Previous : Tombol yangberfungsi untuk meliahat data Fixed Asset sebelumnya.

b. Tombol Next : Tombol yang berfugnsi untuk melihat tampilan data Fixed Asset selanjutnya.

c. Tombol OK : tombol yang berfungsi untuk menyimpan data Fixed Asset yang tampil

d. Tombol Cancel : Tombol yang berfungsi untuk keluar dari form tanpa melaukan penyimpanan terlebih dahulu.

e. Preview : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan cetakan data Fixed Asset dilayar sebelum di cetak .

f. Dipose… : Tombol ini berfungsi untuk melakukan aktivitas pen-disposan aktiva tetap (mengeluarkan aktiva tetap dari list aktiva tetap)

4.

9 Cash Bank[kas Bank]

Other Payment[Pembayaran Lain]

Form Other Payment (pembayaran Lain) adalah formulir yang berfungsi untuk mencatat transaksi pengeluaran kas atau bank. Transaksi yang dapat dicatat dalam formulir ini adalah transaksi pembayaran lain-lain yang tidak ada hubungannya dengan aktifitas pembelian persediaan (Inventory) kepada Vendor (Supplier)

Beberapa contoh transaksi penerimaan lain-lain yang dapat Anda catat dalam formulir ini adalah sebagai berikut :

1. Pembayaran biaya/beban perusahaan seperti gaji, listrik, telepon, dan lainnya

2. Pembelian Aktiva Tetap secara tunai3. Pembayaran Bungan dibayar dimuka, pembelian perlengkapan4. Pembayaran Biaya Administrasi Bank

Cara Membuka Formulir Pembayaran Lain

Klik menu utama GL – Direct Payment (pembayaran Lain)

Gambar 9.1 Cara membuka Pembayaran lain dari menu explore

Tampilan Formulir Pembayaran Lain

Gambar 9.2 Tampilan Form Pembayaran lain

1. Bagian atas (Header)

Gambar 9.2 Header Form Pembayaran lain

Payment No : Pada kolom ini anda dapat mengetikan nomor Formulir Pembayaran Lain (Other Payment). Pengetikan nomor max 20 karakter.

Date : Pada kolom ini isi tanggal pembayaran dilakukan Template : Pada kolom ini Anda dapat memilih jenis rancangan

formulir yang Anda inginkan. Paid Form : Pada kolom ini Anda dapat memilih akun kas atau

bank yang Anda gunakan untuk membayar pengeluaran tersebut. Anda bisa mengetikan nomor akun kas/bank tersebut atau dapat juga dengan menggunakan combo box untuk memilih nama kas atau bank.

Amount : Untuk mengisi nilai pada kolom ini, Anda dapat klik tombol recalc yang terdapat pada formulir Other Payment tersebut.

Description : Pada kolom ini Anda dapat mengetikan keterangan akun yang Anda buat.

Multy Currencies : centang bila ada 2 mata uang pada akun yang Anda buat.

2. Bagian detail

Gambar 9.3 Bagian detail Form Pembayaran lain

Account No : Pilih no. perkiraan. Nomor perkiraan yang dapat dipilih adalah perkiraan type selain Cash/Bank, Account Receivable, dan Account Payable, selain 3 akun tersebut dapat Anda pilih dan tampilkan pada detail formulir ini.

Account Name : Otomatis muncul nama perkiraan dari nomor yang dipilih

Amount : Isikan jumlah yang dialokasikan atas perkiraan tersebut. Angka plus akan dicatat pada posisi debit dan angka minus akan dicatat pada posisi kredit.

Subsidiary Ledger : isikan nama Vendor Department : Pilih Department yang mengeluarkan biaya

tersebut. Project : Pilih Project yang mengeluarkan biaya tersebut . Memo : Isikan keterangan lebih rinci atas perkiraan tersebut

selain keterangan yang telah diisikan pada field Description dibagian header formulir

3. Bagian Bawah

Gambar 9.4 Bagian bawah Form Pembayaran lain

Total : Otomatis akan dimunculkan EXCELLENT. Nilai ini merupakan jumlah total dari transaksi pembayaran lain tersebut.

4. Tombol – tombol pada Formulir Pembayaran Lain

Gambar 9.5 Tombol lain Form Pembayaran lain

Tombol-tombol yang terdapat pada formulir Pembayaran Lain Terdiri dari :

a. Tombol Previous : Tombol yangberfungsi untuk meliahat data Pembayaran Lain sebelumnya.

b. Tombol Next : Tombol yang berfugnsi untuk melihat tampilan data Pembayaran Lain selanjutnya.

c. Tombol OK : tombol yang berfungsi untuk menyimpan data Pembayaran Lain yang tampil

d. Tombol Cancel : Tombol yang berfungsi untuk keluar dari form tanpa melaukan penyimpanan terlebih dahulu.

e. Preview : Tombol yang berfungsi untuk melihat tampilan cetakan data Pembayaran Lain dilayar sebelum di cetak .

Daftar Pembayaran Lain[List Of Other Payment)

Gambar 9.6 Daftar Pembayaran lain

Semua formulir Pembayaran Lain (Other Payment) yang Anda buat akan direkap dalam suatu tabel yang disebut Daftar Pembayaran Lain(List Of Other Payment).

Daftar Pembayaran Lain dapat dibuka dari menu utama G/L - Other Payment.

Pada Daftar Pembayaran Lain (other payment) terdapat tombol menu sebagai berikut :

New : membuat Formulir Pembayaran Lain yang baru Edit : mengubah Formulir Pembayaran Lain yang tersorot Delete : menghapus Formulir Pembayaran Lain yang tersorot Filter : untuk menampilkan kolom filter daftar pembayaran lain Tombol Printer : Menampilkan dan mencetak Formulir Pembayaran Lain Find : untuk mempermudah Anda dalam mencari Formulir

pembayaran lain yang ingin Anda buka, ubah atau delete.

Bank Reconcile[Rekonsiliasi Bank]

Form Reconcile Bank (Formulir Rekonsiliasi Bank) adalah formulir yang berfungsi sebagai sarana untuk mempermudah Anda dalam melakukan aktifitas Rekonsiliasi Bank.

Form Reconcile Bank antara pencatatan perusahaan dengan pencatatan rekening Koran biasanya disebabkan oleh transaksi berikut :

a. Cek dalam peredaran (Outstanding Check)b. Setoran yang belum sempat dicatat oleh Bank (Deposit In Transit)c. Biaya Administrasi Bank (Bank Charge)d. Cek Kosong (Bad Check) yang sudah didebit oleh perusahaane. Bunga Bank ( Bank Interest)f. Kesalahan Pencatatan

Cara melakukan aktifitas Rekonsiliasi Bank

Buka Form Reconcile Bank (Formulir Rekonsiliasi Bank) dengan cara klik menu utama G/L – Bank Book . atau dapat dibuka dari menu eksplore GL lalu klik Bank Book.

Gambar 9.7 Cara membuka buku Bank

10 Warehouse & Inventory

WAREHOUSE [Gudang]

Menu Create warehouse akan aktif jika Anda mengaktifkan Feature (Multy Warehouse) dimenu Setup Preference. Saat membuka data Gudang EXCELLENT secara default sudah menyediakan satu gudang dengan nama Centre.

Untuk membuat daftar gudang dapat Anda lakukan dari menu Stock – Warehouse – New .

Gambar Tampilan New Warehouse

Items [Barang & Jasa]

Item merupakan jenis barang/jasa yang akan dijual/dibeli oleh perusahaan. Jenis item dibagi menjadi 4 tipe yaitu : Inventory Part, Non Inventory Part, Service dan Grouping.

Grouping [Barang Paket]

Form Grouping (grup) berfungsi untuk mengelompokan beberapa item menjadi satu (satu) paket baru. Pengelompokan ini berfungsi untuk memudahkan Anda melakukan aktifitas penjualan paket yang terdiri dari beberapa item tanpa harus memilih satu persatu item-item bagian paket itu pada tampilan sales invoice (faktur penjualan) yang Anda buat.

Aktifitas Grouping tidak mempengaruhi posisi keuangan, aktifitas grouping hanya menambah satu item baru dengan tipe Grouping. Item tipe grouping tidak mempunyai stock karena item ini adalah pengelompokan dari beberapa item yang berbeda oleh karena itu item ini tidak mempunyai history.

Pada saat item tipe Grouping dijual, harga pokok penjualan item ini akan otomatis dihitung berdasarkan akumulasi cost perunit dari item-item yang merupakan bagian dari grouping tersebut.

Cara membuat Grouping (grup)

Buka form form grouping (formulir Grup) dari menu explorer, dengan cara klik stock lalu pilih Grouping (pengelompokan)

Gambar Cara membuka menu Grouping

TAMPILAN FORMULIR GROUPING

Gambar Tampilan Form Grouping

Keterangan :

Group No : isi dengan kode grouping masimal 30 karakter, kode ini akan dijadikan nomor dari Item grouping tersebut.

Description : isi dengan nama item group (nama paket barang). Field ini dapat membuat max. 240 karakter

Selling Price : Field untuk harga jual standart (default) atas item grup tersebut, dapat disetting sampai level5 harga jual

Sales Account : Field untuk akun penjualan tipe revenue. Akun ini berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan item grouping

Sales Ret. Account : Field untuk akun retur pembelian tipe revenue. Akun ini berfungsi untuk mencatat retur penjualan item grouping

Inventory Adjustments[Penyesuaian Persediaan]

Inventory Adjusments (penyesuaian Persediaan) adalah formulir yang berfungsi untuk mencatat aktifitas penyesuaia jumlah persediaan {Inventory} antara pencatatan di EXCELLENT dengan catatan manual perusahaan [jumlah fisik sebenarnya]. Inventory Adjustment ini. Hanya berlaku untuk Item dengan jenis Inventory Part [Persediaan] saja.

Pada saat Anda melakukan penginputan saldo Item Inventory part Quick Setup, Ataupun Langsung dari menu Item, EXCELLENT secara Otomatis akan membuatkan satu Form Inventory Adjustment untuk mencatat penginputan yang kita lakukan dari Quick Setup ataupun dari List Item.

Jika dalam periode berjalan ternyata terdapat kesalahan dalam pencatatan saldo maka kita dapat koreksi dengan melakukan adjustment melalui Form Inventory Adjustment.

Berikut Aktifitas yang dapat dicatat melalui Inventory Adjustment [penyesuaian persediaan] :

1. Saldo Awal Persediaan (Opening Balance of Inventory)2. Penyesuaian / Adjustment barang hilang atau rusak.3. Penyesuaian / Adjustment penertimaan barang yang bukan berasal dari

aktifitas pembelian misalnya : Bantuan, sumbangan atau setoran modal berupa barang dagang.

4. Penyesuaian / Adjustment barang keluar tetapi bukan untuk aktifitas penjualan misalnya item sample yang diberikan secara gratis kepada customer (promosi) .

Cara membuat Inventory Adjustment

Klik menu utama Stock – Inventory Adjustment – New. Atau dapat dibuka dari Menu Explorer Klik Tombol Stock lalu pilih atau klik Item Adjustment ( Penyesuaian Persediaan).

Gambar Cara membuka penyesuaian persedian dari menu utama& Eksplore

Tampilan Formulir Inventory Adjustment

Gambar Tampilan Form penyesuaian persedian

Keterangan :

1. Adjustment No : Nomor Adjustment / Penyesuaian yang secara otomatis terus bertambah.

2. Adjustment Date : Tanggal penyesuaian jumlah barang, pada tanggal ini akan terbentuk jurnal penyesuaian.

3. Adjustment Account : Akun penampung nilai penyesuaian . Untuk kondisi barang berkurang, akun ini akan berada diposisi Debet.

4. Warehouse : Akun ini akan otomatis terisi CENTRE5. Description : Field untuk membuat penjelasan atas penyesuaian yang

dilakukan.6. Item & Item Description : Kode & Nama barang yang mau disesuaikan.7. Curr Qty : Field ini terisi secara otomatis sesuai dengan jumlah stock

barang yang ada di pencatan EXCELLENT.8. New Qty : Field ini diisi dengan jumlah stock barang sesuai dengan

keadaan fisik . (Current Qty dikurangi jumlah barang yang rusak).9. Project : Tuliskan Project yang sesuai (jika ada)10. Total Adjustment Value : Akan terisi secara otomatis dengan nilai HPP

dari barang yang disesuaikan.

Item Transfer [ Pemindahan Barang]Item Transfer [Pindah Barang] merupakan suatu aktifitas yang berfungsi untuk mencatat perubahan posisi kuantitas barang dari satu gudang ke gudang lainnya. Pada kegiatan ini , posisi keuangan perusahaan tidak ada perubahan, karena harga pokok atas barng yang dipindahkan juga tidak berubah.Aktifitas ini berhubungan dengan Fitur Multy Warehouse . Jika fitur ini belum diaktifkan , maka Item Transfer Tidak Dapat Dilakukan.

Melakukan Aktifitas Pindah Barang ( Inventory Transfer)

1. Akttifkan fitur Multi WareHouse (multi gudang) dari Setup – Preference – Feature . Lalu centang Pilihan Multy Warehouse .

→

2. Buka Form dari Menu Stock – Inventory Transfer . Atau buka dari menu Explorer.

Gambar Cara membuka Menu Item Transfer

Formulir Pemindahan Barang [Inventory Transfer Form]

Gambar Tampilan Formulir Pemindahan Gudang

Keterengan Formulir :

Transfer No : Nomor Voucher/Bukti Pemindahan Barang Date : Tanggal Pemindahan Barang Template : Pilihan template tipe Item transfer Form : pilih gudang/counter tempat barang diambil To : Pilih Gudang /counter tempat gudang

diletakan/dipindahkan. Form Address :Otomatis muncul alamat gudang tempat barang diambil To Addres : Otomatis akan muncul alamat gudang yang dituju Description : keterangan atas pemindahan barang Item No : Pilih Nomor Item yang dipindahkan Description : keterangan atas pemindahan barang Qty : Isikan Kuantitas barang yang dipindahkan.

Set Sales Price (Harga Jual)

Formulir ini berfungsi untuk memudahkan Anda dalam mengatur harga jual Barang secara sekaligus agar pada saat Anda melakukan transaksi penjualan kolom unit price pada form Sales order / Sales Invoice dapat terisi secara otomatis. Dengan menu ini, Anda dapat menaikan harga barang sesuai kebutuhan.

Cara melakukan Aktivitas Sales Price

Pilih menu Stock pada menu explore lalu klik Set Sales Price

Gambar Cara membuka Menu Set Sales Price

Tampilan Form Set Sales Price

Gambar Cara membuka Menu Set Sales Price

Keterangan Tampilan Sales price

Adjust price by

Per Item : untuk memasukan New Price(harga baru) satu persatu

Percentase : Untuk menaikan harga berapa persen Per amount : untuk menaikan harga dengan jumlah harga berapa

Filter by

Item No : pilih All untuk semua Item, atau pilih nomor item yang Anda inginkan saja.

Unit Price : ( > ) : dengan nominal diatas berapa ( < ) : dengan nominal dibawah berapa ( = ) : dengan nominal sama dengan berapa

Job Costing

[Pembiayaan Pesanan]

Job Costing (pembiayaan Pesanan) merupakan satu formulir yang digunakan untuk mencatat aktifitas proses produksi barang jadi (Finished Good) berdasarkan pesanan (Job Order). Selain berfungsi untuk mencatat aktifitas proses produksi barang jadi (Finished Good) berdasarkan pesanan, Formulir ini juga dapat digunakan untuk mencatat aktifitas lain seperti :

1. Mencatat Pemakaian barang untuk kepentingan sendiri2. Mencatat Pembebenanan barang hilang atau rusak

Proses Job Costing terdiri dari 2 tahapan :

1. Tahapan Pemakaian Item pemakaian item ini bisa dilakukan lebih dari satu tanggal yang berbeda.

2. Tahapan penyelesaian (finished) Job Costing, Penyelesaian job Costing ini bisa dialokasikan ke item (Finished Good) atau ke Account (akun).

Melakukan Aktifitas Job Costing

Aktivitas Job Costing dapat dibuka dengan cara :

Klik menu utama Stock – Job Costing atau dengan cara Explorer

&

Gambar Cara membuka menu Job Costing

Tampilan Formulir Job Costing

Gambar Tampilan Form Job Costing

Keterangan Tampilan Job Costing

à Batch No : Nomor Voucher Job Costingà Date : Tgl Job Costing dimulaià Job Cost Account : Pilih Akun untuk menampung Aktifitas Jobà Warehosuse : Pilih Gudangà Department : Pilih departmnet jika adaà Project : pilih Project jika adaà Description : keterangan tentang aktifitas Job costing yang

dilakukanà Item 0 : Pilih Item-item yang digunakan dalam aktifitas Job

Costing. Penggunaan Item ini akan dicatat disisi credit.

à Expense 0 : Pilih akun-akun yang akan dialokasikan dalam aktifitas job costing . Pengalokasian akun-akun ini akan dicatat disisi credit.

à Check Note : untuk memberi tanda sudah dikoreksi apa belum oleh ADMINISTRATOR dan pada bagian bawah dapat ditulis keterangan tsb.

à Total Job Cost : Menampilkan total Cost Item + Total Cost Expense yang akan dialokasikan ke finishing Job Costing.

Finishing Aktifitas Job Costing

Aktifitas Job Costing yang telah Anda buat akan ditampilakan di daftar Job Costing . aktifitas Job Costing yang telah Anda buat terdapat di Finishing To Item atau To Account sesuai dengan tujuan Anda membuat aktifitas Job Cousting tersebut.

1. Finishing Job Costing To Item (Roll Over To Item)Anda dapat melakukan finishing job costing to item (roll over to item) jika aktifitas job costing yang Anda buat ditujukan untuk menghasilkan barang jadi berdasarkan pesanan (Job Order). Finishing Job Costing To Item (Roll Over To Item) dapat dilakukan dengan cara :a. Klik menu Stock – Job Costing.b. Find (cari) Job Costing yang akan di finishing kemudian edit (ubah)

atau double klik untuk membuka tampilan Job Costing tersebut.c. Pada tampilan Job Costing tersebut, klik Tombol Finishing, lalu pada

from Job Cost Roll pilih Roll Over Type to Item dengan klik pada pilihan To Item kemudian pada detail item pilih yang merupakan Finishing dari Job Costing tersebut.

2. Finishing Job Costing To Account (Roll Over To Account)Anda dapat melakukan finishing Job Costing to Account (Roll Over to Account) jika aktifitas Job Costing yang Anda buat bukan untuk menghasilkan barang jadi tetapi untuk dibiayakan atau dialokasikan keakun lain. Finishing Job Costing To Account (Roll Over To Account) dapat dilakukan dengan cara :

a. Klik menu Stock – Job Costing.b. Find (cari) Job Costing yang akan di finishing kemudian edit (ubah)

atau double klik untuk membuka tampilan Job Costing tersebut.c. Pada tampilan Job Costing tersebut, klik Tombol Finishing, lalu pada

from Job Cost Roll pilih Roll Over Type to Account dengan klik pada pilihan To Account kemudian pada detail item pilih yang merupakan Finishing dari Job Costing tersebut.

Pembatalan Aktifitas Finishing Job Costing

1. Membatalkan Finishing Job Costing To Item (Roll To Item)Pembatalan Finishing Job Costing To Item (Roll To Item) dapat dilakukan melaui Stock - Inventory Adjustment dengan cara :

a. Pada tampilan Inventory Adjustment Filter tanggal sesuai dengan tanggal Finishing Job Costing, kemudian klik kanan pada baris Inventory Adjustment yang merupakan Roll Over dari Job Costing yang finishing nya akan dibatalkan, lalu pilih DELETE.

b. Klik Ok Pada tampilan Window Confirm yang ditampilkan EXCELLENT.

Gambar Pembatalan Job CostingTo Item

2. Membatalkan Finishing Job Costing To Account (Roll Over To Account)

Pembatalan finishing job costing to Account (Roll Over to Account) dapat dilakukan melalui menu GL – Journal Vhoucer dengan cara :

a. Pada tampilan list Journal Voucher, Filter tanggal sesuai dengan tanggal Finishing Job Costing, kenudian filter (pilih) Type Roll Over Goods.

b. Klik kanan pada baris journal voucher yang merupakan Roll Over dari Job Costing yang finishing nya akan dibatalkan lalu pilih DELETE.

c. Klik Ok Pada tampilan window confirm yang ditampilkan EXCELLENT.

Gambar pembatalan job costing to item

11 Project & Department

Feature Project & Department

Dengan Fitur Project & Department Anda dapat memilih laporan jurnal, buku besar , laporan keuangan seperti Laba Rugi untuk setiap proyek dan departemen yang diinginkan.

List Of Project [Daftar Project]

Project (proyek) merupakan bagian dari suatu transaksi yang dikelompokan berdasarkan suatu jenis proyek tertentu. Daftar ini bisa digunakan untuk beberapa jenis perusahaan dan nama proyek nya seperti :

Kontraktor : setiap proyek yang ditangani mempunyai nama sendiri dan setiap aktifitas yang berhubungan dengan proyek tertentu dimasukan kedalam proyek yang bersangkutan.

Lembaga Pendidikan : Setiap jenis pendidikan bisa dibuatkan proyek masing-masing. Misal untuk Universitas bisa dibagi berdasarkan Fakultas. Didalam satu Fakultas bisa dibagi lagi menjadi beberapa proyek lagi. Sekolah Menengah bisa membagi proyek berdasarkan kelas atau jenjang pendidikan dasar. Kursus dan pelatihan dapat membagi berdasakan jenis kursus/ pelatihan tersebut.

Holding Company : Setiap anak perusahaan bisa dibuatkan satu proyek atas nama anak perusahaan tersebut.

Jenis Perusahaan lainnya yang menginginkan laporan keuangan (Laba/Rugi) bisa dilihat berdasarkan proyek tertentu saja atau secara keseluruhan serta dapat melihat histori transaksi atas proyek tersebut.

Membuat Proyek

Klik menu Utama Pilih General Maintenance Lalu klik tombol New [Baru], kemudian isi data proyek Klik tombol save untuk menyimpan tampilan Form isian data proyek .

Gambar Cara membuka Menu Projects

Gambar New Project & List Project

Keterangan Form Entry New Project

à Project No : Isikan nomor proyek (max. 40 karakter)à Project Name : Isikan nama proyek (max. 60 karakter)à Contack Name : Isikan nama orang yang berhubungan dengan

proyek yang akan diselesaikan .à Description : Isikan keterangan dari proyek tersebut (max 100

Karakter)à Suspended : Aktifkan jika proyek tersebut untuk sementara tidak

digunakan untuk input transaksi.

List Of Project [Daftar Proyek]

Dalam daftar dapat dilihat ringkasan masing-masing proyek beserta saldo transaksinya dari pertama proyek tersebut dilaksanakan sampai dengan tanggal komputer aktif . Jika proyek sudah banyak dapat difilter untuk melihat hanya daftar proyek yang masih aktif atau yang suspended yang ditampilkan , serta menampilkan daftar proyek yang telah diselesaikan sekian persen saja. Dalam daftar tersebut bisa click mouse kanan untuk memilih beberapa menu lainnya yang telah disediakan seperti menghapus, mengedit/mengubah, baru, print.

Buka menu General Maintenance - Project

Gambar Project

Project Report [Laporan Proyek]

Laporan yangberhubungan dengan proyek dapat dilihat dalam menu Report – Project . EXCELLENT menyediakan 6 jenis laporan proyek :

1. Project List [Daftar Proyek]Menampilkan daftar proyek beserta saldo –saldo transaksi sampai dengan tanggal laporan .

2. Project Historymenampilkan histori proyek per periode

3. Project Pofit Loss (Single Step)menampilkan laporan laba rugi proyek single steps

4. Project Pofit Loss (Multy Step)menampilkan laporan laba rugi proyek multiple steps

5. Project Header Spreadsheet6. Job Costing By Project

menampilkan laporan pembiayaan barang per proyek

Gambar Project List Report Detail

List Department [Daftar Department]

Department digunakan untuk memisahkan beberapa transaksi sesuai dengan department yang menggunakan/berhubungan dengan transaksi tersebut. Fungsinya hampir mirip dengan Project, tetapi tidak ada Budget analisinya. Fitur ini baru berfungsi bila telah mengaktifkan pilihan Dario menu Tools – Preference – Feature – Cost & Profit Centre.

Membuat Department :

à Buka menu General Maintenance pilih Department à Click New , isi data proyek lalu simpan data tersebut.

Gambar List department & New Department

Department Report

Laporan yang berhubungan dengan department dapat dilihat dalam menu Report - Department : EXCELLENT Menyediakan 5 jenis laporan yaitu :

Gambar Depertment Report

1. Department List [Daftar Departemen]Menampilkan daftar department berup[a nomor, nama, kontak, dan keterangan.

2. Department History [Histori Departemen]Menampilkan histori setiap departemen telah menggunakan alokasi akun apa saja. Jadi dalam saru departemen terdapat beberapa akun.

3. Department Profit Loss (single step)Menampilkan Laporan Laba Rugi Departemen single step

4. Department Profit Loss (multy Step)menampilkan laporan laba rugi departemen multi steps

5. Job Costing by Departmentmenampilkan pembiayaan barang per departemen

12 Import Transaction

Import Transaction

[Import Transaksi]

File Import Transaction(Import Transaksi) adalah fitur yang berfungsi mengimport file data penjualan dari kantor cabang.

Import Transaksi dapat dilakukan didatabase Pusat. Dengan file Import Transaction ini kantor pusat dapat mengimport file data penjualan dari cabang. Transaksi yang dapat diimport hanyalah transaksi aktifitas penjualan seperti delivery order, sales invoice,sales return, customer receipt.

File Import berbeda dengan file import company. Perbedaannya terletak pada data yang diimport. File Import hanya mengimpor data berupa transaksi penjualan yang sesungguhnya dimana transaksi penjualan tersebut sudah diformat menjadi file dengan ekstensi GDB, sedangkan file Import Company hanya dapat mengimpor data berupa saldo akhir dari database lain.

Import Transaction (import transaksi) dapat diaksess oleh semua user dengan level apapun(Admin,ADMINISTRATOR, User).

Cara Melakukan Import data .gdb dari computer local

1. Klik menu utama File – Import2. Pilih From another Company 3. Pilih from local computer4. Browse directory tempat file .gdb berada, kemudian klik OK. 5. Tunggu sampai proses import selesai. Jika ada error, maka akan

ditampilkan pada Tabel ‘Error Logs’.\Setelah proses import selesai :

Cara melakukan Import data dari computer lain

1. Klik menu utama File – Import2. Pilih From another Company 3. Pilih from another computer4. Tulis nama computer dari database yang ingin diimport5. Browse directory tempat file .gdb berada, kemudian klik OK. 6. Tunggu sampai proses import selesai. Jika ada error, maka akan

ditampilkan pada Tabel ‘Error Logs’.\

NB : From previous Version untuk mengambil database dari versi sebelumnya .

Dan Undo Impor Company untuk membatalkan pengimportan sebelumnya.

Gambar file – Import

Gambar from Local computer

Berikut cara yang dapat Anda lakukan :

TRANSAKSI-TRANSAKSI YANG PERLU DIPERHATIKAN SAAT IMPORT

1. Sales Invoice yang diambil dari Delivery Order à Delivery Order tersebut harus dibawa kedata baru.

2. Sales Invoice atau Delivery Order yang dibuat berdasarkan Sales Order à tidak perlu membawa Sales Order tersebut ke database baru. Di database baru nomor Sales Order tersebut pada Sales Invoice/Delivery Order akan dihilangkan.

3. Down Payment yang diinput melalui Sales Order à karena Sales Order tidak dibaa, maka Customer Receipt atas Down Payment akan diimport menjadi Jornal Voucher dengan nomor JV = CRXXX (CR + nomor form CR) dan dengan description ‘Down Payment on Customer Receipt xxx dan tanggal JV = Tanggal Cheque.

4. Customer Receipt dengan Overpay à akan dibuat 1 customer Receipt + 1 Journal Voucher dengan description Over Receipt on Customer Receipt xxx

5. Customer receipt Settlement à Settlement Down Payment dilakukan dengan menggunakan Disc. Write Off.

6. Customer Receipt yang menggunakan Overpay (Apply From Existing Credit) à Apply From Existing Credit dimasukkan ke Disc. Write Off.

13. EXCELLENT Trouble Shooting

Error Server Not Ready

Berikut petunjuk-petunjuk yang dapat Anda ikuti, untuk mengatasi masalah Error Server Not Ready di EXCELLENT.

1. Dimanakah Server Anda ?Yang dimaksud server adalah computer dimana Anda menginstall pilihan “server “ ketika Anda menginstall EXCELLENT. Jika dalam proses install Anda memilih “Server” dan “Client” dikomputer yang sama, berarti Server ada dikomputer pribadi Anda. Jika Anda memilih “Client” saja, artinya Server ada dikomputer yang berbeda.

2. Apakah penulisan nama folder dan database local Anda benar ?Cara penulisan

a. Pilih Localb. Dibagian dile name, isi dengan format : nama drive :\name

folder\namafolder\nama database.gdb

Contoh : C:\data\MEGA.gdb

3. Apakah Status Interbase / Interbase dikomputer Anda sudah Running ?Cara cek Interbase:

a. Buka control Panel, cari lambang Interbase sbb :

Klik 2 kali pada icon diatas Interbase Manager

Kalau Anda perhatikan, statusnya tertulis “The Interbase Server is currentlyrunning”. Status inilah yang harus tertulis. Jadi Jika Anda menemukan statusnya “stopped”, Anda harus klik tombol disebelahnya untuk mengaktifkan server.

4. Bagaimana status Ping IP dikomputer Anda ?Cara melakukan ping :

a. Klik start, pilih Run. Untuk Win 98 dan XP, Ketik ‘ Comand’ (tanpa tanda kutip), lalu klik Ok.Untuk win 2000, ketik ‘cmd’ (tanpa kutip)

b. Didalam command Prompt, ketik ‘ping localhost’, lalu enter, ping berhasil jika menghasilkan record seperti gambar dibawah ini.

5 Setting TCP/IP dikomputer Anda mungkin belum lengkap.Setting TCP/IP :1. Win 98 :- Klik Start, Control Panel, cari Icon Network, Double click untuk buka.

Kalau Anda tidak mempunyai network card, silahkan klik tombol add dan tambahkan Dial-Up Adapter.

Akan muncul form sebagai berikut :

Pilih adapter, klik add, cari Microsoft Dial-up adapter.

Kalau computer Anda sudah memiliki network Card, Anda harus set TCP/IP properties.

- Di Tab IP Address, pilih specify an IP Address, lalu buat sebuah IP statis dan isi

- Di Tab Gateway, kalau computer Anda adalah Client dan ada komputer Server, isilah dengan IP addres server Anda, lalu klik Add

- Di Tab DNS configuration, jika computer Anda adalah Client, pilih Enable DNS. Isi Host dengan nama komputer Anda, isi Domain dengan domain yang sama dengan server Anda. Isi DNS Server Search order dengan IP addres server Anda , lalu klik Add. Setelah semua lengkap klik OK.

2. Win 2000/XP :- Klik Start, Control Panel, cari icon Network and Dial Up

connections, lalu double click di icon tsb.

- Pilih Local Area connection yang active, lalu right click,pilih Properties

- Pilih Internet Protocol (TCP/IP), lalu klik Properties. Di form IP Properties, isi IP address statis, Subnet Mask, Default Gateway (isi dengan IP address server), Preferred DNS server (isi dengan IP address server).

- Pastikan pula nama computer dan domain Anda sudah benar. Buka Control Panel, cari Icon system.

- Di tab Network Identification, pastikan full computer name dan Workgroup benar, kalau ingin mengedit, klik tombol Properties.

↘

Restart computer Anda untuk update windowsnya.

6 Apakah ada firewall di computer Anda ?

Firewall mencegah virus atau program yang kita tidak inginkan yang bisa merusak computer kita. Salah satu pencegahan yang dilakukan Firewall adalah menutup port TCP.Anda harus mempelajari dahulu setting Firewall dikomputer Anda supaya tidak mengganggu aktifitas EXCELLENT maupun program lain.EXCELLENT menggunakan port TCP untuk komunikasi data client server.EXCELLENT/Interbase menggunakan port gds_db atau 3051Kalau ada port filtering, silahkan buka port tersebut.

Jika ada semacam settingan program mana yang capable internet access, berikan full acces untuk program EXCELLENT (EXCELLENT.exe, ibguard.exe, ibserver.exe) supaya tidak terjadi masalah.Jika firewall memang tidak esensial, lebih baik semua setting starup di-disable sehigga semua port bisa terbuka.

7 Mungkin ada virus / spyware yang mengubah setting komputer Anda.Virus / Spyware bisa merusak system Anda dan membuat EXCELLENT tidak berfungsi sebagaimana mestinya.Tujuan utama adalah memastikan Interbase/Interbase running.Anda harus melakukan full scan disemua drive diharddisk Anda. Install program antivirus dengan virus definition terbaru. Periksa file-file yang terinfeksi, file system sebaiknya coba dibersihkan, file yang tidak penting sebaiknya didelete. Kalau Anda tidak menemukan virus, gunakan software pembasmi Spyware dan Adware.Program itu bisa meng-copy beberapa file ke computer Anda dan mengubah registry. Iktui petunjuk pembersihan Spyware tsb yang bisa Anda dapatkan di Internet.

Salah satu contoh perubahan yang dilakukan spyware adalah mengalihkan homepage dan search page di Internet Explorer ke website yang diinginkan pembuat virus tsb (hijacker). Program itu mengubah registry, mengcopy beberapa file, dan membuat file HOSTS gadungan, seperti servername yang sesungguhnya tidak dikenali.Cara perbaikan :

- Cari file hosts di main drive komp tsb, kalau anda menemukan 2 file hosts salah satunya adalah gadungan. File hosts yang asli di c:\ winnt System 32\ drivers\etcSebelumnya, buka registry, dgn cara clik start, run, ketik ‘regedit’, cari key: HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\current controlset\service\tcpip\parameters\databasepath, valuenya seharusnya : “% syitemroot %\syitem32\ drivers\etc “, kalau valuenya tertulis folder yang lain, dan folder tsb sama sama dengan folder dimana hosts gadungan itu berada, ganti registry itu dengan value yang benar. Dari windows explorer, delate folder dan file bermasalah tsb, lalu restart windows anda, registry yang diubah :

8 Ada kemungkinan Winsock Anda corrupt.EXCELLENT menemukan koneksi TCP/IP yang memerlukan winsock supaya berjalan dengan baik. Winscok yang rusak atau Corrupt mengakibatkan komunikasi data terputus dan data EXCELLENT tidak bisa dibuka.Cara memperbaiki Winsock yang corrupt :

- Win 98 : a. Buka registry editor dari Start, Run, ketik ‘Regedit’. Diregistery

Editor, cari My computer, lalu cari HKEY_LOCAL_MACHINE. Lalu cari SYSTEM, CurrentControlSet, Services, cari Winsock dan Winsock2. Delete kedua folder Winsock dan Winsock2 tersebut. Tutup Registry Editor :

b. Remove network card Anda, lalu install ulang dengan cara :à Buka Control Panel, Network. Pastikan Anda siapkan CD/disked

driver network card Anda.à Remove <nama network card>, lalu install ulang dengan cara

Add, Adapter, klik Have Disk.à Setelah network card terinstall kembali, lengkapi bagian

TPC/IP. Lalu restartWindows Anda.

- Win 2000/XP :a. Lakukan hal yang sama dengan diatas untuk Registery Editor.b. Install ulang TCP/IP Anda dengan cara :

à Buka Control Protocol (TCP/IP), lalu klik Install, pilih protocol, klik Add, lalu akan membuka Select Network Protocol. Klik Have Disk, dibagian drive, isi dengan C:\windows\inf,atau c :\winnt\inf, muncul form lalu pilih Internet Protocol(TCP/IP), klik OK, lalu restart windows Anda.

↘

9 Bagaimana Status Nestat untuk port Interbase dikomputer Anda ?Netstat adalah perintas DOS untuk menampilkan statistic protocol dan koneksi network TCP/IP.Interbase (EXCELLENT) menggunakan Port TCP gds_db (atau 3051).Supaya EXCELLENT berjalan lancar, port-port tersebut harus dalam keadaan “Listening”Cara melakukan pengecekan ‘netstat’ :1. Klik Start, Run, ketik ‘command’ untuk Win 98 Sn XP, ketik ‘cmd’

untuk Win 2000/20032. Dalam DOS prompt, ketik ‘netsat -a’ (tanpa tanda kutip), lalu Enter

akan menampilkan record dengan contoh sebagai berikut :

Perhatikan di ‘Local Addres”, tertulis server : gds_db dan server:3051, itulah port-port yang harus muncul dan dalam keadaan “Listening”. Kalau tidak ada, berarti port-port tersebut ter-block sesuatu.

10 Install ulang EXCELLENT di computer Anda .Ada kemungkinan file atau beberapa dile EXCELLENT mengalami kerusakan. Hal ini hanya bisa diperbaiki dengan install ulang EXCELLENT. Caranya:

a. Pertama selamatkan dahulu data Anda disuatu folder yang aman selain folder default EXCELLENT.

b. Tutup semua EXCELLENT dan koneksi database, lalu stop Interbase yang masih running.

c. Dan Control Panel,klik Add/ Remove Program, pilih nama program EXCELLENT yang akan diuninstall, lalu klik yes

d. Pastikan EXCELLENT benar-benar bersih dari computer Anda dengan mendelete folder :Untuk EXCELLENT Silver :C:\Program Files\MegaSoft\Excellent Silver 2012\Untuk EXCELLENT Gold :C:\Program Files\MegaSoft\Excellent Gold 2012\ Silahkan Restart computer Anda, lalu Install Program EXCELLENT dari CD Instaler yang Anda miliki.

11 Mungkin ada masalah dengan Network hardware di computer Server dan local Anda.Hardware yang menghubungkan computer Anda dengan computer server bisamengalami keruskan atau instalasinya kurang benar. Hardware yang dibutuhkan pada Network adalah :

a. Network CardNetwork Card, terutama yang onboard, bisa mengalami kerusakan dan tidak mampu mengirim data lagi. Anda harus mengganti dengan yang baru dan install drivernya dengan benar, ikuti semua stepnya.

b. Kabel Network beserta JacknyaKabel Network yang terjepit, atau rusak digigit tikus bisa mengakibatkan koneksi putus. Periksa juga jack yang menancap dikomputer server dan computer Anda, bisa jadi sudah patah dan longgar sehingga tidak terpasang dengan baik.

“ Contoh gambar kabel Network dan Jacknya “

c. Hub atau Switch.Kalau Hub tidak berfungsi dengan baik, maka koneksi data akan terputus. Pastikan Hub menyala, semua sambungan kabel network menancap sempurna dan lampu Indikator menyala.

EXCELLENT ‘HANG’ KETIKA AKSES DATABASE REMOTE SERVER BERBASIS WINDOWS XP SP2

INDIKASI

Excellent – Client menjadi ‘Hang’ atau muncul error’server not ready’ ketika mencoba akses database diremote server yang berdasarkan Windows XP SP2.

SEBAB

Windows XP SP2 memiliki software Windows firewall yang secara default diaktifkan. Windows Firewall berfungsi untuk memblokir port yang digunakan oleh program tertentu atau menghalang akses dari program yang dianggap tidak aman. Dalam hsl ini, Windows Firewall telah memblokir port Interbase/Interbase sehingga EXCELLENT – client tidak dapat mengakses server Interbase/Interbase dan menjadi ‘hang’.

Solusi

Agar Windows Firewall tidak memblokir Port dan Program EXCELLEnt, maka untuk EXCELLENT – Server , ditambahkan Exception sebagai berikut :

1. File And Printer Sharing2. Port 3051(port Untuk Interbase)3. Program ibguard.exe4. Program ibserver.exe

Langkah-langkah

Langkah-langkah untuk menambahkan exception port dan program adalah sebagai berikut :

1. Click Start – settings – Control Panel.2. Double Click indows Firewall . (lihat gambar)

3. Pada Tab exception, cawing File and Printer Sharing dibagian Program and Service, kemudian tekan tombol Add Program sehingga muncul kotak dialog ‘ Add a Program’ (lihat gambar)

4. Pilih program EXCELLENT, kemudian klik OK (lihat gambar)

5. Tekan Tombol Add Program lagi sehingga muncul kotak dialog ‘Add a Program’

6. Tekan tombol browsea. Untuk pengguna Excellent versi silver, cari program ….exe

(defaultnya : C:\Program Files\Interbase\bin\…. )7. Tekan OK untuk menutup kotak dialog ‘Add a Program’.8. a. untuk pengguna program Excellent versi silver, ulangi langkah 5

sampai langkah 7 untuk menambah program ibserver.exe9. kembali ke kotak dialog ‘Windows Firewall’., tekan tombol Add Port sehinggga mincul kotak dialog ‘Add a Port’.

Ketik diisian Name dengan Interbase dan isian Port Number dengan 3051, kemudian Klik OK. Lihat

10. Tekan Ok untuk menutup Windows Firewall 11. Langkah terakhir, pastikan untuk me-restart computer Anda.

Lain – lain

No PROBLEM SOLUTION1 Pada saat Entry transaksi di

EXCELLENT muncul Error message : “Date is Prior to fiscal year”

Error ini muncul karena tahun pencatatan transaksi yang Anda lakukan Agar Anda dapat melanjutkan penginputan transaksi, pastikan tahun dari tanggal transaksi yang Anda catat tidak lebih kecil dari tahun fiscal. Untk melihat tahun fiscal Anda, silahkan klik menu utama Setup – Company Info – Accounting Period.

2 Pada saat mencatat data Aktiva tetap muncul error message : “Estimated Life must be greater than or same as 1 year(s)”

Error ini muncul karena pada formulir muncul karena pada formulir new fixed asset, Anda mencatat umur manfaat aktiva tetap kurang dari 1 tahun. Agar error ini tidak muncul, pastikan pada saat Anda mencatat aktiva tetap tersebut lebih dari atau sama dengan 1 tahun.

3 Pada saat membuka membuka database EXCELLENT muncul error message : “This is a Trial Version and it has been expired, please contact Megasoft for further information”

Registrasi EXCELLENT Accounting Software yang Anda miliki. Informasi selanjutnya hubungi Customer Support di : support@programexcellent.com

4 Tidak bisa mengedit formulir Inventory Adjustment (penyesuaian persediaan) muncul error message : “Cannot edit this data because this is cost Roll Over Process.”

Formulir Inventory Adjustment tersebut tidak dapat diedit , karena formulir itu merupakan formulir yang dibuat oleh EXCELLENT untuk mencatat aktifitas penyelesaian (finished good) dari formulir pembiayaan pesanan (Job Costing)

5 Tidak dapat mengubah nomor faktur. Muncul error : “Cannot Edit Form/Invoice Number.

Aktifkan field option “fitur Can Edit Invoice No” dari menu utama Setup – Preference –

Contact your Administrator.” Feature lalu centang Can Edit Invoice No.

6 Kolom Gudang mengubah nomor faktur. Muncul error : “Cannot Edit Form/Invoice Number. Contact your Administrator.”

Untuk dapat menampilkan field isian gudang pada formulir-formulir tersebut, Aktifkan field option “fitur Multy Warehouse” dari menu utama Setup – Preference – Feature lalu centang Multi Warehouse.

7 Pada saat input aktifitas pada formulir Faktur pembelian (purchase Invoice) muncul error message : “Default Account Payable for USD is not yet defined… see preference

Error ini muncul karena Default Account Payable untuk mata Uang Asing masih kosong. Agar error itu tidak muncul, silahkan lengkapi settingan Default Account untuk setiap mata uang yang Anda miliki setiap mata uang yang Anda muliki dari menu utama Tools – Preference – Currency Default Account.

8 Pada saat Input data Aktiva Tetap Baru muncul error message : Field Acquisition Date must be less than or same as Field usage date

Eror ini muncul karena anda mencatat tanggal pembelian aktiva tetap lebih besar dari pada tanggal penggunaannya. Agar eror message tidak muncul, pastikan pada saat anda menginput data aktiva tetap yang baru, tanggal pembelian aktiva tetap harus lebih kecil atau sama dengan tanggal penggunaan aktiva tetap.

9 Tidak dapat menghapus formulir pesanan pembelian ( purchase order ). Eror message : “ unable to delete purchase order no…… down payment exist.

Formulir purchase order tidak dapat di hapus karena anda telah mencatat uang muka atas purchase order tersebut. Agar formulir purchase order tersebut dapat anda hapus, anda harus terlebih dahulu membatalkan

( menghapuskan ) vendor payment atas uang muka po tersebut.

10

Pada saat input transaksi pada formulirjournal voucher ( bukti jurnal) muncul error message: “subsidiary must have a vaiue’’.

Isi kolom subsidiary ledger pada formulir tersebut dengan nama pelanggan jika akun yang anda pilih adalah account receivable dan isi dengan nama pemasok jika akun yanga anda pilih adalah account payable.