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Iniciado en 191700 - DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACiÓN DE LA ENSEÑANZA - PSICOLOGiA el 0910512016

Resumen: Informe sobre Etapa 3 SGAE y presentación video.

TIpo de EXPEDIENTE TrámIte

INFORMES ESPECIALES INFORMES. ENVIO DE

Está en 191700 - DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACiÓN DE LA ENSEÑANZA - PSICOLOGIA desde 09105120161504

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Pasa a 191160 - SECRETARIA DEL CONSEJO - PSICOLOGIA el 0910512016 15:05

Motivo del pase: Determinar pasos del trámite

Mas datos

Cuerpo

Datos adicionales del expediente

Datos de la Resolución

Organo Decisor N° Resolución Fecha N° Distribuido N" Repartido

Punto del Orden del Dia Resumen de la Resolución

Oocumento ingresado al sistema por Silvia Azambuja/SICOLOGIAlUDELAR

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Agenda

• Fechas importantes

• Resumen de Etapa 2

• Modalidad de salida Etapa 3

• Cronograma

• Forma de trabajo y comunicación

AESISTEMA DE CJBTlÓN

ADMINlSmATlVA DE LA

ENSEÑANZA

�nM" Df. �BTIÓN �TI'IArrvA Df. LA l.N�[HAAZASá:1lJ • s."....., c.oor.. 00 ¡.,......."" IlJ�M;RSIIlAll Dt- V. I<f_UCA I ,,"OOUAY

Forma de trabajo y comunicación

• Equipo funcional < •• > Coordinadores y

funcionarios de 105 servicios.

• Visitas iniciales a todos los servicios de

Montevideo e Interior.

• Visitas de seguimiento del cronograma.

• Seguimiento y comunicación:

https://www.proyectos.udelar.edu.uy

• Apoyo a través de Mesa de Ayuda

mesadeayuda@seciu.edu.uy

24083901 int. 110

lunes a viernes de 08:00 a 18:00 hs

SBTtMA Ot CoOTIÓN ADHfrmll\AnvA Of. LA [N�ANlA1o.r:1J._�Oo_f\l"ll'llERSlOoi\gDll.AIIE"""""'I_'

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Fechas importantes

• Salida en producción: 9 de mayo

• Datos del SGB congelados: 6 de mayo (12:00 hs)

• Duración de la etapa: 4 meses

�TtMA DE CoBOON �1l\AnvA Of LA �ANlA

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Resumen de Etapa 2

• Algunos números:

- Servicios: 26

- Usuarios capacitados: 1S3

- Visitas/seguimientos: 47 (en promedio 2 por servicio)

- Ingresos de estudiantes 2016 en SGAE: 16866

- Inscripciones a carreras/ciclos/perfiles/CIOs 2016 en SGAE:

28112 insc.carrera 1353 insc.cios 1612 inse ciclos comp.

- Solicitudes en MEDEA: 577 a partir 21/09/15

- Materias unificadas: 4363

- Personas unificadas: 344

- Funcionalidades de etapa 2: 46

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•

Cronograma de salida

7 al 11 de marzo

4 al 22 de abril

26 de abril

9 de mayo

9 de mayo

9 de mayo a setiembre

9 de mayo a setiembre

SlSnMA Df. C.UTl6N ADMINBTMTIVA D[ LA [N�ÑANlASooCIU. s........ CeoorIOl <lo .............. UM\'t1t�Pll.A"�PUlI"'CA I UIlUOUAY

Validación de migra de

etapa 3

Capacitación de etapa 3

Taller de impresión de

escolaridad

Salida en producción

Inicio de visitas

Entregar escolaridad por SGAE

Imprimir en SGAE como mínimo

1 escolaridad de los planes

activos (vigente y anterior)

para estudiantes y egresados.

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Impresión de escolaridad

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Resumen de Etapa 2

• Encuesta

- En cuanto a la capacitación de etapa 2. ¿fue una

buena introducción para comenzar a trabajar en

SGAE?

¿Las visitas y los seguimientos telefónicos fueron

suficientes?

- En cuanto a la atención a través de mesa de ayuda.

¿fue de utilidad para solucionar los problemas

planteados?

- Además. ¿el problema fue resuelto en tiempo y

forma?

- En cuanto a las inscripciones a carrera/ciclo/Cio de

2016 realizadas por SGAE. ¿considera que las

mismas se realizaron con normalidad teniendo en

cuenta el cambio al nuevo sistema?

�TlMA 1)[ "UOON AOMND11\ATlVA 1)[ LA f:N�ANZA

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• Tareas

Resumen de Etapa 2

- Ingreso de estudiantes

- Inscripciones a carreras/ciclos/perfiles/CIOs

- Inscripciones por cambio de plan

- Egresos

- Expedientes

- Sanciones

• Tareas planificadas

- Completar tareas de etapa 1: composición de plan (unificación de

materias), definición de escolaridad, definición de previas, definición

de obtención de aval.

- Unificación de personas

- Simulacro de ingreso e inscripción

- Ingreso e inscripciones 2016 por SGAE

�5TlMA Of GUTlÓN AOMNISmATIVA Of lA [Nm"ANZAs.c1J. s..-e-.. ""_¡U�N�DE 1.A�1_1Uo1 URUGUAY

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• Al realizar un egreso por SGAE se generará una copia de la

escolaridad al momento del egreso.

• La copia de la escolaridad es una foto al momento del

egreso.

• Para los egresos migrados o generados por SGAE anteriores

a la salida con etapa 3 la copia de escolaridad no existe.

Para generar la copia ingresar a estudiantes-> egresos->

modificar egreso.

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Modalidad de salida Etapa 3

• 5GB -> migración inicial -> SGAE

- ¿Qué datos se migran?

• 5GB -> sincronización -> SGAE

- ¿Cada cuanto tiempo se sincroniza?

¿Qué se sincroniza?

)UTtMA D[ (¡unóN AOMNDTMnvA Df. LA UNÑANZA

s.cu. s.n.u..e-......._1U'<NERSoCAO DE ..... fllPVlll.lCo'oI ""'VOUAY

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Modalidad de salida Etapa 3

Migración

• Se migran

- actividades

- cursos/exámenes

- períodos

• Se generan

- actividades. actividades reválida. resultados

- cu rsos/exá menes/sem i na rios/tra bajos/pasantías

- períodos de dictado y períodos de evaluación

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Modalidad de salida Etapa 3

Sincronización

• Se sincroniza en el sentido SGB -> SGAE

una vez al día.

• Se traen las nuevas actividades

ingresadas al SGB posterior a la

migración.

• Se traen las modificaciones y bajas de

actividades realizadas en SGB posterior a

la migración.

)lSTlMA D[ ClUTlÓN AOMINSrMrnlA O( LA [NS[Hi\NZA

I V"oM!MIQIlO Ol ..... "lPWll,,-'CA I_"�'

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Resumen de Etapa 2

• Simulacro octubre 2015. principales objetivos:

Prepararnos para las inscripciones reales de 2016 en

5GAE

- Conocer el comportamiento del 5GAE y de la

sincronización con el 5GB con todas las bedelías

inscribiendo a la vez.

- Conocer la logística física utilizada durante las

inscripciones (equipos. impresoras. agenda web)

)lSltMA D[ ClUTlON ADtoW4ISrMrnlA 1)[ LA [NUNANlA

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Resumen de Etapa 2

• Simulacro octubre de 2015

- El 100% de los servicios (26 en total) participaron en el

simulacro.

- Las servicios de Montevideo contaron con apoyo en sitio

alguno de los dos días. Los centros del Interior contaron con

apoyo telefónico.

- En 4 horas totales de simulacro se realizaron 4973

inscripciones a carreras/ciclos/perfiles/CIOs.

- Participaron del simulacro. martes 27: 125 usuarios y

miércoles 28: 96 usuarios

- El martes 27 se llegó a tener 101 usuarios trabajando a la vez

en el SGAE.

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.1. t: IIU t': 11 PII ..

Objetivos de Etapa 3

• Actualización de datos de contacto del estudiante.

• Entrega de escolaridad por SGAE previa validación de

la misma.

• Mecanismos para implementar la validación de la

escolaridad

- Solicitud de Escolaridad por Agenda Web

- El estudiante que se presenta en mostrador para solicitar

una escolaridad debe revisar y comprender la

información que se lleva.

- Para ayudar en el control de la información que fue

revisada ingresar en SGAE. en Comentarios sobre

estudiantes. un comentario indicando la escolaridad de

la carrera/plan que fue revisada. La fecha del comentario

indicará la fecha de la revisión.

)UTtMA O£ (¡OnóN AOfoINISTl\AnvA [)( LA [N�lA

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• Durante la etapa 3 las actividades y resultados de los

estudiantes se continuarán generando en los 5GB de cada

servicio.

• El pasaje de actas y el ingreso manual de actividades se

continuarán realizando exclusivamente por 5GB.

• Previo a la salida con Etapa 3 se tomará una foto de los

datos de todos los 5GB y se realiza una migración de datos

aI5GAE.

• Posteriormente a la migración. todos los días a primera hora

de la mañana se realizarán sincronizaciones de 5GB a 5GAE

de los datos del día anterior. Por lo tanto la escolaridad

5GAE tendrá los datos del día anterior.

• Si por alguna razón los datos no llegan al 5GAE se entregará

la escolaridad 5GB y se guardará una copia para posterior

revisión de la escolaridad 5GAE correspondiente.

mTtMA Df ClBTlON AOMNlSTl\ATIVA Of.LA [N!llNANZA

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�.IJ Fa�ultad �e,..,. PSlcologla

UNIVERSIDAD DE LA REPÚBLICA

Departamento de Enseñanza

sazombujo@psico.edu.uy

Te!.: (598) 2 400 es 55 I ¡nt. 257

Montevideo, 6 de mayo de 2016

Señores Miembros del

Consejo de Facultad de Psicología

De mi consideración:

Pongo en vuestro conocimiento que a partir del 09.05.16 da inicio la Etapa 3 del

nuevo sistema horizontal de gestión "Sistema de Gestión de Administración de la

Enseñanza" SGAE, que posibilitará que las Bedelias puedan dar las Escolaridades por el

nuevo sistema.

Como toda cosa nueva, requiere comprensión por parte de los usuarios y una etapa

de control acerca de los datos migrados de un sistema (SGB) al nuevo SGAE.

Desde SECIU (Servicio Central de Informática Universitaria) y a solicitud de las

Facultades de Ciencias Sociales, Quimica y Psicología, a través de sus Directoras de

División y de Departamento, se ha confeccionado un video para presentar este Sistema.

Dicho video seria conveniente que sea publicado en la web institucional y en las

pantallas donde aparecen los salones con sus clases.

Esta es una etapa más pero seguimos trabajando para cumplir las próximas, que

son las previaturas de forma de poder adelantando en la implantación de este Sistema que

cuenta con el apoyo del Pro Rectorado de Gestión de la UdelaR.

Por ello también recordamos que necesitamos recursos para poder cumplir las

etapas que nos restan.

Atentamente,

SILVIA AZAMBU Ao... Oto. de Ensel\anza

Facultad de pSlcolog1a

======"""-""""===========::::::::::====::::::::�;:::�:Tristán Narvaja 1674 CP 11200 Tel.: (598) 2400 85 55 Fax: (598) 2 400 86 40

Montevideo, Uruguay www.psico.edu.uy