FAIL MEJANAPSIAH BINTI HAMZAH

PEMBANTU TADBIR KANAN(P/O) GRED N4-3

KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan telah ditubuhkan pada

24hb Mei 1964 dengan nama Kementerian Kerajaan Tempatan dan

Perumahan.

Pada 18hb Julai 1978, berikutan dengan penyusunan semula Kabinet,

organisasi Kementerian telah diubah dan disusun semula dengan nama

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan. Penubuhan ini adalah

hasil cantuman di antara Kementerian Perumahan dan Kemajuan

Perkampungan dengan Bahagian Kerajaan Tempatan yang sebelum ini

terletak di bawah Kementerian Kerajaan Tempatan dan Wilayah

Persekutuan.

LATAR BELAKANG

KE ARAH MEWUJUDKAN PERSEKITARAN HIDUP YANG BERKUALITI

DAN MAPAN BAGI SEMUA LAPISAN MASYARAKAT MALAYSIA

SELARAS DENGAN DASAR

WAWASAN NEGARA

MERANCANG, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AGENDA SOSIAL

DAN PENEMPATAN MANUSIA MELALUI PROGRAM PERUMAHAN,

PERANCANGAN DAN KAWALAN PEMBANGUNAN, PERKHIDMATAN

PERBANDARAN DAN LANDSKAP SERTA PERKHIDMATAN

KEBOMBAAN DAN PENYELAMATAN YANG CEKAP DAN BERKESAN

VISI

MISI

KAMI KOMITED TERHADAP MEMANGKIN KECEMERLANGAN

PERANCANGAN PEMBANGUNAN DAN PERKHIDMATAN KE ARAH

MEWUJUDKAN PETEMPATAN MANUSIA YANG BERKUALITI

BAGI MEREALISASIKAN SUASANA KEHIDUPAN YANG SELESA DAN

SEJAHTERA MELALUI PEMBANGUNAN SOSIO-EKONOMI YANG

SEIMBANG BAGI MELAHIRKAN MASYARAKAT YANG MAJU,

BERDISIPLIN DAN BERDAYA SAING

DASAR Q

MATLAMAT

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan mempunyai lima (5) objektif untuk mencapai matlamat di atas :

1. MEWUJUDKAN dan melaksanakan perancangan yang setara untuk seluruh negara dengan memperkukuhkan dan mempergiatkan sistem fizikal, sosial, ekonomi dan alam sekitar di kawasan-kawasan bandar dan luar bandar.

2. MENGGALAK, memaju dan membimbing Pihak Berkuasa Tempatan menyediakan perkhidmatan bandaran yang bermutu tinggi dan juga kemudahan-kemudahan sosial, rekreasi serta peluang-peluang ekonomi yang seimbang.

3. MEMASTIKAN kemajuan perumahan yang sempurna, selesa dan seimbang, lengkap dengan segala kemudahan sosial dan rekreasi.

4. MEMASTIKAN keselamatan nyawa dan harta benda melalui perkhidmatan pencegahan dan pengawalan kebakaran dan ancaman dari bahan-bahan berbahaya, penyelamatan semasa kecemasan yang cekap dan berkesan serta peningkatan pengetahuan orang awam terhadap bahaya kebakaran dan pencegahannya.

5. MEWUJUDKAN pembangunan landskap, taman dan rekreasi yang berkualiti secara menyeluruh di seluruh negara bagi mencapai matlamat menjadikan Malaysia Negara Taman.

OBJEKTIF

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan mempunyai Sepuluh Bahagian dan Dua Unit di bawahnya seperti berikut : -

Bahagian:-

1. Bahagian Undang-undang

2. Bahagian Inspektorat

3. Bahagian Korporat

4. Bahagian Kewangan dan Perolehan

5. Bahagian Sumber Manusia

6. Bahagian Teknologi Maklumat

7. Bahagian Khidmat Pengurusan

8. Bahagian Pembangunan dan Pelaksanaan Projek

9. Bahagian Dasar

10. Bahagian Pemberi Pinjam Wang dan Pemegang Pajak Gadai

AGENSI

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan juga bertanggungjawab ke atas Tujuh Jabatan, Satu Institut Latihan dan Satu Perbadanan iaitu :

1. Jabatan Kerajaan Tempatan2. Jabatan Perumahan Negara

3. Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia

4. Jabatan Perancangan Bandar dan desa

5. Jabatan Landskap Negara

6. Jabatan Pegurusan Sisa Pepejal Negara

7. Tribunal Tuntutan Pembeli Rumah

8. Institut Latihan Perumahan dan Kerajaan Tempatan

9. Perbadanan Pengurusan Sisa Pepejal Negara

AGENSI (sambungan..)

CARTA ORGANISASI

JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

CARTA ORGANISASIJABATAN KERAJAAN TEMPATAN

CARTA ORGANISASI JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

KETUA PENGARAH

TIMBALAN KETUA PENGARAH (PEMBANGUNAN) TIMBALAN KETUA PENGARAH (TEKNIKAL)

BAHAGIAN PEMBANGUNAN DAN HAL EHWAL

KEWANGAN PBT

BAHAGIAN DASAR DAN KEMAJUAN KERAJAAN

TEMPATAN

BAHAGIAN KAMPUNG TRADISIONAL

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

BAHAGIAN ICTBAHAGIAN KESIHATAN PERSEKITARAN

BAHAGIAN KAWALAN BANGUNAN

BAHAGIAN PENYELIDIKAN DAN PERUNDANGAN TEKNIKAL

BAHAGIAN KAMPUNG BARU

UNIT KORPORAT

BAHAGIAN PENYELENGGARAAN FASILITI DAN PERPARITAN BANDAR

UNIT PERUNDANGAN

CARTA FUNGSIJABATAN KERAJAAN TEMPATAN

CARTA FUNGSI JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

BAHAGIAN ICTF48 BAHAGIAN DASAR DAN KEMAJUAN

KERAJAAN TEMPATANM54

UNIT PENAMBAHBAIKAN

UNIT PENYELIDIKAN PERUNDANGAN

UNIT DASAR DAN PERANCANGAN STRATEGIK

BAHAGIAN KAWALAN BANGUNANJ54

BAHAGIAN KAMPUNG TRADISIONAL

M52

BAHAGIAN PENYENGGARAAN FASILITI

DAN PERPARITAN BANDARJ54

UNIT KAWALAN CERUN

UNIT KAWALAN KEMUDAHAN SOSIAL

UNIT KAWALAN PENYAKIT DAN VEKTOR

UNIT KAWALAN PUSATPENYEMBELIHAN DAN PASAR

UNIT KAWALAN DAN KESELAMATAN MAKANAN

UNIT PENYENGGARAAN DAN KAWALAN STESEN PENCEGAH

JANGKIT

BAHAGIAN KESIHATAN PERSEKITARAN

U54

UNIT PEMBANGUNAN FIZIKAL

UNIT PEMBANGUNAN SOSIAL

UNIT HAL EHWAL KEWANGAN PBT

BAHAGIAN PEMBANGUNAN DAN HAL EHWAL KEWANGAN PBT

M54

TIMBALAN KETUA PENGARAH (PEMBANGUNAN)

JUSA C

UNIT KEWANGAN

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

M52

Unit Perkhidmatan dan Pentadbiran

1. Menguruskan hal-hal pentadbiran, perjawatan, latihan dan kebajikan pegawai/ kakitangan jabatan/PBT.

2. Menguruskan semua urusan Perkhidmatan pegawai.

3. Menguruskan urusan Prestasi dan Tatatertib.

4. Mengemaskini rekod-rekod aset, inventori dan fail jabatan.

5. Urusan-urusan surat-menyurat/ mel.

6. Pengurusan fail.

7. Bertanggungjawab terhadap perkara-perkara mengenai keselamatan pejabat.

8. Menguruskan majlis-majlis keraian di peringkat jabatan.

9. Penyenggaraan bangunan dan mesin.

Unit Kewangan

1. Menyelaras dan mengurus semua urusan pembelian barang-barang dan perkhidmatan jabatan.

2. Menyelaras rekod-rekod pengurusan stor jabatan

3. Penyediaan Anggaran Belanjawan Mengurus Tahunan dan perkara-perkara lain yang bersangkutan dengannya.

4. Menguruskan bayaran gaji, elaun, KWSP, bil-bil dan lain- lain.

5. Menguruskan hal-hal kewangan Am, panjar wang runcit, waran tiket, permohonan pinjaman kenderaan dan komputer.

6. Menguruskan hal-ehwal berkaitan kewangan pentadbiran pejabat di PBT/Negeri.

Unit Hal Ehwal Kewangan PBT

1. Menyediakan bajet 5 tahun bagi semua program dan projek pembangunan PBT di bawah program BP.1.

2. Menyediakan bajet pembangunan keseluruhan PBT setiap tahun.

3. Merancang dan melaksanakan usaha-usaha bagi memperkukuhkan prestasi kewangan PBT dan membantu PBT mempelbagaikan sumber-sumber kewangan mereka.

4. Menyediakan garis panduan peraturan kewangan kepada PBT.

5. Merancang & melaksanakan dasar pemberian kewangan kerajaan persekutuan kepada kerajaan negeri/PBT.

6. Melaksanakan pengagihan geran tahunan daripada Kementerian kepada PBT.

7. Memperakukan pengeluaran peruntukan Sumbangan Bantu Kadar kepada PBT.

8. Mengumpul dan menganalisis maklumat penyata- penyata kewangan PBT.

Unit Pemantauan

1. Pemantauan perjalanan dan keberkesanan pelaksanaan projek di peringkat negeri dan PBT.

2. Menyelaras dan memantau data insfrastruktur dan kemudahan awam di PBT.

3. Menyediakan laporan prestasi SPPII, laporan bulanan, laporan tahunan, laporan prestasi 5 tahun di samping menyediakan laporan yang diperlukan agensi pusat.

4. Memastikan PBT melaksanakan projek berdasarkan kepada pekeliling/garis panduan yang telah dikeluarkan.

Unit Kawalan Cerun

1. Menyediakan rekabentuk setara pelan piawai untuk projek-projek kemudahan tertentu yang mengandungi ciri-ciri keselamatan dan keselesaan untuk dilaksanakan diperingkat PBT di bawah Akta 133/UBBL .

2. Menggangotai keahlian dalam Jawatankuasa Teknikal Agensi-agensi yang berkaitan seperti SIRIM dan JKR.

Unit Kawalan Kemudahan Sosial

1. Menjalankan penyelidikan dan penilaian semula dalam bidang keselamatan bangunan supaya mempertingkatkan kecekapan PBT dalam mengawal pembangunan di bawah Akta 133/UBBL .

2. Menjalankan siasatan dari aduan-aduan yang diterima berkaitan kestabilan struktur bangunan, cerun dan keselamatan persekitarannya di bawah Akta 133/UBBL

3. Memberi khidmat nasihat teknikal kepada PBT berkenaan pemasangan CCTV di bawah Kempen Bandar Selamat di bawah Akta 172 - Akta Perancang Bandar dan Desa dan Akta 133/UBBL

4. Memberi khidmat nasihat kepada PBT dalam meningkatkan kemudahan akses OKU di bangunan- bangunan awam.

5. Menyediakan pelan piawai dan memantau penggunaan sistem SPAH di PBT

6. Menyediakan pelan piawai bagi perkara-perkara yang berkaitan dengan kawalan bangunan termasuk premis burung walit dan tandas awam.

Unit Keselamatan Awam

1. Menjalankan kerja-kerja menyenggaraan jalan dan kemudahan/perabot jalan di kawasan PBT.

2. Menentukan piawaian jalan yang setara untuk diguna pakai di kawasan PBT.

3. Menganggotai keahlian dalam Jawatankuasa KMJR

Unit Tebatan Banjir

1. Memantau kejadian banjir di PBT.

UNIT PERKHIDMATAN DAN PENTADBIRAN

UNIT KORPORATM48

Unit Korporat

1. Bertanggungjawab untuk perancang dan menyelaras hal- hal perhubungan awam.

2. Penyelarasan maklum balas minit mesyuarat * Jemaah Menteri * Dialog MITI * PEMUDAH * Jawatankuasa Perhubungan Antara Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri * Menteri Besar dan Ketua Menteri * Panel 3P * Mesyuarat Pagi * Post-Cabinet * Ketua Setiausaha dan Ketua Perkhidmatan * Mesyuarat berjadual

3. Menyelaras penyediaan jawapan bagi soalan Parlimen.

4. Menguruskan dan menyelaraskan lawatan pelawat dari dalam dan luar negeri.

5. Bertanggungjawab terhadap ceramah dan taklimat berhubung peranan dan bidang kuasa PBT.

6. Menyelaras Pelaksanaan Petunjuk Utama Prestasi (KPI) di Jabatan.

7. Menyelaras Pelaksanaan ISO 9001-2000 di Jabatan.

8. Menyelaras Pelaksanaan Program Pelan Integriti Nasional (PIN) di Jabatan.

9. Menyelaras Penyediaan dan Pemakaian Penanda Arasan (Bench Marking) di Jabatan.

10. Menyelaras pengurusan keutuhan Jabatan.

11. Membantu urusan berkaitan keurusetiaan mesyuarat berjadual.

UNIT PERUNDANGANL48

Unit Perundangan

1. Memberi nasihat perundangan kepada Jabatan berhubung dengan Perlembagaan Persekutuan dan Negeri berkaitan dengan Kerajaan Tempatan.

2. Bertanggungjawab menyediakan laporan, kertas dan maklumbalas mengenai perundangan PBT.

3. Menggubal dan meminda undang- undang di bawah bidang kuasa Jabatan.

4. Menggubal peraturan- peraturan dan undang- undang kecil yang berkaitan Kerajaan Tempatan.

5. Memberi khidmat nasihat berhubung akta, undang- undang kecil dan garis panduan PBT.

KETUA PENGARAHJUSA B

TIMBALAN KETUA PENGARAH (TEKNIKAL)

JUSA C

Unit Pembangunan Fizikal

1. Merangka dasar dan strategi makro pemajuan Kampung Tradisional.

2. Mengemaskini maklumat dan pangkalan data kampung-kampung tradisional untuk penyelidikan dan kajian sosio-ekonomi dalam mencapai objektif Pelan Induk Kampung Tradisional di Semenanjung Malaysia.

3. Merancang, mengurus, memperaku dan mengagihkan projek tahunan Kampung- kampung tradisional (BP.6) kepada PBT.

4. Melaksanakan perakuan dalam Pelan Induk Kampung Tradisional Di Semenanjung Malaysia yang telah diluluskan.

5. Mengemaskini data dan pengkalan maklumat berkaitan profil fizikal kampung Semenanjung Malaysia.

6. Membuat pemantauan ke atas projek Pembangunan 5,819 buah kampung tradisional di Semenanjung Malaysia.

7. Bertanggungjawab menyediakan Belanjawan Pembangunan Tahunan dan Rancangan Lima Tahun Program Kemajuan Perkampungan Tradisional.

Unit Pembangunan Sosial

1. Menyediakan Laporan Prestasi Pelaksanaan Projek Pembangunan Kemajuan Perkampungan secara berkala dan bulanan kepada agensi pusat

2. Memasukkan maklumat mengenai projek- projek pembangunan ke dalam sistem SPP II.

3. Menentukan strategi mengawal pembangunan di kampung tradisional.

4. Memberi khidmat nasihat kewangan dan teknikal berhubung pengurusan projek kepada Kampung Tradisional.

5. Penyediaan Belanjawan mengurus bahagian dan hal ehwal Bahagian.

Unit Dasar dan Perancangan Strategik

1. Merangka dasar yang berkaitan dengan peranan dan fungsi PBT.

2. Urus setia kepada mesyuarat: * Majlis Negara bagi Kerajaan Tempatan (MNKT) * Persidangan Tahunan Pihak Berkuasa Tempatan (PBT).

3. Penstrukturan dan penyusunan semula PBT

4. Mengkaji, menyelaras dan menguruskan hal-ehwal yang berkaitan dengan struktur organisasi PBT.

5. Menyelaras Program Penggreddan PBT.

6. Menyediakan ulasan kepada memorandum Jemaah Menteri.

7. Mengumpul data serta menyediakan maklumat asas berkaitan PBT.

8. Menyelaras pengeluaran surat pekeliling dan garis panduan.

Unit Kawalan Penyakit dan Vektor

1. Menyediakan dasar garis panduan serta kod-kod amalan untuk digunapakai oleh PBT dalam menguatkuasakan undang-undang.

2. Mengkaji, menderaf dan meminda undang-undang dan garispanduan teknikal berkaitan kesihatan persekitaran.

3. Memberi khidmat nasihat teknikal mengenai kesihatan persekitaran kepada PBT dan PBN.

Unit Kawalan Pusat Penyembelihan dan Pasar

1. Menyediakan polisi berkaitan kesihatan persekitaran untuk diterimapakai oleh PBT.

2. Menyelaras aktiviti-aktiviti kesihatan persekitaran termasuk kawalan penyakit berjangkit seperti SARS, selsema burung,coxsackie, HIV/AIDS dan sebagainya mengikut bidang tugas kementerian.

Unit Kawalan Keselamatan Makanan

1. Menyelaras, menganjur dan membantu kempen-kempen kebersihan, pendidikan & kesedaran denggi atau lain-lain wabak penyakit yang dilaksanakan oleh Kementerian dan PBT.

2. Menganggotai Jawatankuasa Peringkat Kebangsaan dan Negeri bersama Kementerian Kesihatan Malaysia.

3. Menguruskan perolehan peralatan bagi aktiviti kesihatan persekitaran.

Unit Penyenggaraan dan Kawalan Stesen Pencegah Penyakit

1. Menyediakan program latihan kepada PBT termasuk memberi ceramah di peringkat kebangsaan dan tempatan yang berkaitan dengan aktiviti bahagian.

2. Mengawal dan memantau pelaksanaan kaedah baru pemajuan.

Unit Perparitan Bandar dan Pencemaran Sumber Air

1. Menyediakan dasar garis panduan serta kod-kod amalan untuk digunapakai oleh PBT di bawah Akta 127 - Akta Kualiti Alam Sekeliling dalam: - Pengurusan Penyenggaraan Fasiliti dan Kemudahan - Perancangan dan Pembangunan dan Perparitan Bandar

2. Menyediakan dasar garis panduan serta kod-kod amalan untuk digunapakai oleh PBT dalam menguatkuasaan Undang- undang yang berkaitan dengan Kawalan Pencemaran Sumber-sumber Air dan Air Rekreasi di bawah Akta 171 - Akta Kerajaan Tempatan dan Akta 127 - Akta Kualiti Alam Sekeliling.

3. Merancang, membangunkan dan menyelaras Bantuan Kajian Pelan Induk Perparitan Bandar di kawasan PBT di bawah Akta 172 - Akta Perancangan Bandar dan Desa.

4. Merancang dan menyelaras Bantuan Peruntukan Kewangan Bagi menyediakan Sistem Perparitan di Bandar-Bandar

Unit Penyenggaraan Fasiliti

1. Merancang dan mewujudkan pangkalan data bagi melaksanakan kerja-kerja penyenggaraan sistem perparitan untuk kegunaan PBT.

2. Menyediakan program latihan kepada PBT berkaitan : - Pengurusan Penyenggaraan Fasiliti dan Kemudahan - Perancangan dan Pembangunan Perparitan Bandar - Menguatkuasakan Undang- undang yang berkaitan dengan Kawalan Pencemaran Sumber- sumber Air & Air Rekreasi.

3. Memberi khidmat nasihat teknikal kepada Kerajaan/Negeri/PBT.

Unit e-PBT

1. Menyelaras pelaksanaan e-PBT.

2. Menyelia pelaksanaan program Bridging Digital Divide.

3. Menyelaras, memandu dan mengemaskini laman web JKT dan Portal ePBT.

4. Menyelaras pelaksanaan program/sistem yang melibatkan PBT.

5. Menyelaras program-program ICT/JKT

6. Menyelaras penempatan Pegawai teknologi Maklumat (F41) di SUK dan PBT.

UNIT PEMANTAUANUNIT PERPARITAN BANDAR DAN

PENCEMARAN SUMBER AIR

UNIT PENYENGGARAAN FASILITI

Unit Penyelidikan Perundangan

1. Bertanggungjawab terhadap kajian, pindaan dan semakan terhadap Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171) dan undang- undang kecil di bawah Akta 171.

2. Bertanggungjawab melakukan semakan terhadap bidang kuasa PBT di bawah akta- akta lain.

3. Penyelarasan tindakan dan peraturan tatatertib di PBT

4. Bertanggungjawab terhadap kajian dan pengwujudan peruntukan undang-undang baru (Akta dan Perundangan Subsidari).

5. Bertanggungjawab terhadap penyediaan pekeliling dan garis panduan.

6. Bertanggungjawab menyediakan maklumbalas / input berhubung peranan dan bidang kuasa PBT kepada agensi lain.

7. Bertanggungjawab memproses permohonan naik taraf dan peluasan kawasan PBT yang dikemukakan oleh Kerajaan Negeri supaya selaras dengan Akta Kerajaan Tempatan dan Dasar Tempatan.

Unit Penambahbaikan

1. Menyelaras aduan-aduan berhubung fungsi dan peranan PBT.

2. Menyelaras pelaksanaan Pusat Setempat (OSC).

3. Menyelaras pelaksanaan Program Local Agenda 21.

4. Menyelaras pelaksanaan Jawatankuasa Penduduk dan Area Officer.

5. Menyelaras pelaksanaan program BDD (Bridging Digital Divide) komuniti.

6. Menyelaras dan memantau pelaksanaan Petunjuk Utama Prestasi (KPI) di PBT.

7. Menyelaras dan memantau Pelaksanaan ISO 9001-2000 di PBT.

8. Menyelaras dan memantau Pelaksanaan Program Pelan Integriti Nasional (PIN) di PBT.

Unit Akta 133/UBBL

1. Menggubal dan menyeragamkan dasar, perundangan dan peraturan berkaitan dengan aspek keselamatan bangunan di bawah Akta 133 - Akta Jalan, Parit dan Bangunan dan UKBS - Undang-undang Kecil Bangunan Seragam 1984.

2. Memberi khidmat nasihatan teknikal berkaitan keselamatan, kestabilan dan keselesaan bangunan dan persekitaran sejajar dengan peraturan-peraturan Kerajaan Persekutuan di bawah Akta 133/UBBL .

3. Mengendalikan latihan teknikal kepada kakitangan PBT mengenai dasar, prosedur kerja dan peraturan baru untuk dilaksanakan.

Unit OSC

1. Menggubal dan menyeragamkan dasar dan perundangan dan peraturan berkaitan dengan OSC.

2. Mengendalikan latihan teknikal kepada kakitangan PBT mengenai dasar, prosedur kerja dan peraturan OSC.

Unit CCC

1. Menggubal dan menyeragamkan dasar, perundangan dan peraturan berkaitan dengan CCC.2. Mengendalikan latihan teknikal kepada kakitangan PBT mengenai dasar, prosedur kerja dan peraturan CCC.

BAHAGIAN PENYELIDIKAN DANPERUNDANGAN TEKNIKAL

J52

UNIT KESELAMATAN AWAM

UNIT TEBATAN BANJIR

UNIT AKTA 133/UBBL

UNIT OSC

UNIT CCC

BAHAGIAN KAMPUNG BARU M52

UNIT PEMBANGUNAN FIZIKAL

UNIT PEMBANGUNAN SOSIAL

Unit Pembangunan Fizikal

1. Bertanggungjawab menyediakan Belanjawan Pembangunan Tahun dan Rancangan Lima Tahun Program Kemajuan Perkampungan.

2. Menyediakan Laporan Prestasi Pelaksanaan Projek Pembangunan Kemajuan Perkampungan secara berkala dan bulanan kpd agensi pusat

3. Memasukkan maklumat mengenai projek-projek pembangunan ke dalam sistem PMS II.

4. Membuat pemantauan ke atas projek Pembangunan kampung yang baru di 450 buah kampung di Semenanjung Malaysia.

5. Mengurus, menyelars dan penyediaan waran-waran peruntukan projek pembangunan BP31 (Program Kemajuan Perkampungan) kepada pejabat daerah di Semenanjung Malaysia.

6. Bertanggungjawab untuk menyemak cadangan projek-projek pembangunan Kampung Baru yang dikemukanan oleh PKP supaya mematuhi syarat-syarat dan peraturan yang dikehendaki serta menepati perakuan-perakuan dan Pelan Induk Kampung Baru.

7. Menberi khidmat nasihat dalam aspek teknikal bagi pojek-projek pembangunan Kampung-kampung Baru untuk rujukan Y.B. Menteri dan pihak pengurusan atasan.

8. Mengiringi lawatan rasmi Y.B.Menteri ke 450 buah kampung-kampung Baru di Semenanjung Malaysia.

9.. Penyediaan Belanjawan mengurus bahagian dan hal ehwal Bahagian.

10. Mengurus kursus dan program latihan berbentuk teknikal kepada PKP.

Unit Pembangunan Sosial

1. Bertanggungjawab ke atas pembayaran elaun Ketua-ketua Kampung Baru di 450 buah Kampung Baru di Semenanjung Malaysia.

2. Melaksanaka perakuan dalam Pelan Induk Kampung Baru di Semenanjung Malaysia yang telah disiapkan dan diluluskan pada 2005.

3. Menjadi Pusat sumber maklumat bagi 450 buah kampung Baru di Semenanjung Malaysia.

4. Merangka dasar dan strategik makro pemajuan Kampung Baru.

5. Menyediakan rangka rancangan jangka pendek dan jangka panjang pembangunan kampung baru dengan memberi fokus kepada kemudahan infrastruktur dan amenity sosial, pengupayaan manusia, ekonomi dan pasaran.

6. Mengemaskini maklumat dan pangkalam data kampung-kampung baru untuk penyelidikan dan kajian sosio-ekonomi dalam mencapai objektif Pelan Induk Kampung Semenanjung Malaysia.

7. Menyediakan pelan perancangan fizikal setiap kampung Baru secara terperinci.

8. Urus setia Mesyuarat Berkala bersama PKP, Mesyuarat Tahunan PKP dengan Y.B. Menteri, Majlis Perjumpaan/Dialog Y.B. Menteri dengan PKP dan Masyarakat setempat.

9. Mengelolakan pertandingan Kampung Baru Cantik, Pertandingan Catur Xiang Oi sempena perayaan Hari Kebangsaan.

CARTA ORGANISASIBAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN, JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

Tarikh Dikemaskini:9 Januari 2012

PENGARAHPEG. TADBIR & DIPLOMATIK M52

MUHAMMAD BIN MAT AIL

KETUA PENOLONG PENGARAHPEG. TADBIR & DIPLOMATIK M48

OTHMAN BIN ALI BABA(PERKHIDMATAN DAN KEWANGAN)

PEMB. TADBIR N22NAPSIAH HAMZAH

PEMB. TADBIR N17ROZIMA MAT JOHANNURUL AIDA SAID

MAZLIANA BASHAH NUR HIDAYAH MAD ALINORAZLINA MAD RAZI

WAHIDAH ISMAILFARHANAH ABDULLAH

SAIDAH ISMAIL (secara pentadbiran dari Bah. Kampung

Tradisional)ENGKU NURULHUDA TENGKU ABD AZIZ

PENOLONG PENGARAHPEG. TADBIR & DIPLOMATIK M41

DURRATI ABDUL KARIM (secara pentadbiran di Unit Korporat)

PEMB. TADBIR N22NORLIZA BASIR

PEMB. TADBIR N17ROSLIZAH YUSOFF

NUR WAHIDAH AZEMANNOR HASHIMAH HASHIM

SYAFIZA SAIDMOHD KAMAL ABDUL WAHAB

PEN. PEG. TADBIR N32SURIMI BIN SALLEH

PEN. PEG. TADBIR N27ANI SURAYA BINTI

HASSAN

SETIAUSAHA PEJABAT N27KOSONG

PEMBANTU AM PEJABAT N4AZIZ BIN CHE HAT @ IBRAHIM

PEMBANTU AM PEJABAT N1RUZAINI RUSLAM

MOHD RASHIDI SUHAIMIWAN MOHD SAFYAN BIN WAN

AZLIMAIYUDDIN BIN SAHAK

PEMANDU KENDERAAN R3PARWAIZ AKHTAR NAZIR ALIJAMALUDDIN ABDUL HAMIDAB RAHMAN MAKMOR BAKRY

MOHD RASHID RAFIIMOHD SHAHRUL MUSTAM(secara pentadbiran ke Bah

Kampung Baru)

PENOLONG PENGARAHAKAUNTAN W41

DIANA BASIRUDDIN

KETUA PENOLONG PENGARAHAKAUNTAN W48

SITI NUR AKILAH MOHD YUSOF

PEN. AKAUNTAN W27SALAWATI WATROLY

PEMB. AKAUNTAN W17RIZARINA SUPARMAN

PEMB. AKAUNTAN W17KALAIARASAN A/L

KALLYMUTHU

PEMB.TADBIR (W) W17NURUL NADIA JAFARMOHD HAIROL AZHAR

MARZUKI(secara pentadbiran dari

Bahagian Pembangunan dan Hal Ehwal kewangan PBT)

PEMB. TADBIR N17NORYANTI JASRI

(secara pentadbiran dari Bah. Kampung Tradisional)

PEMB.AKAUNTAN W22SOLIHA HJ REDZWAN

PEMB. AKAUNTAN W17MAJDAH MUSTAFAR @

MUSTAFAMOHD ZUBIR SHAH B.

MOHAMED KASSIMNURUL AIN MANJA

PEMB.TADBIR (W) W17 MOHD FARIDZALL

MARZUKHI

PEN. AKAUNTAN W27MOHAMAD MAZLI ANUAR

PEMB. AM PEJABAT N1NOR AMALINA SOBRI

PEN. PEG. TADBIR N27FARIDAH ISHAK

(UNIT PEROLEHAN)

PEMB. TADBIR N17ANISAH MUROZINUR ANIS FHAZIL

PEN. PEG. TADBIR N27AZIAH A/P NGAH

-(secara pentadbiran dari Bahagian Pembangunan dan Hal Ehwal kewangan

PBT)

PEN. PEG. TADBIR N27NOORFARADILLAH BINTI

AHMAD( secara pentadbiran dari

Bahagian Pembangunan dan Hal Ehwal kewangan PBT)

SETIAUSAHA PEJABAT N27SITI RAFEAH AB RAZAK

PEMBANTU AM PEJABAT N1AIDATUL FADILAH ZULKIFILY

Jabatan Kerajaan Tempatan (JKT) adalah salah satu daripada Jabatan-

jabatan dibawah Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan

Malaysia (KPKT). Jabatan ini terbahagi kepada sepuluh (10) bahagian

dengan diketuai oleh seorang Ketua Pengarah dan dibantu oleh dua (2)

orang Timbalan Ketua Pengarah dan sepuluh (10) orang Pengarah

Bahagian.

PENGENALAN

KE ARAH MEWUJUDKAN PBT YANG BERDAYA SAING, DINAMIK DAN

MAPAN DALAM MEMBERIKAN PERKHIDMATAN PERBANDARAN YANG

BERKUALITI

MENYEDIAKAN KEPERLUAN DAN KHIDMAT SOKONGAN BAGI PBT

MENINGKATKAN KUALITI PENGURUSAN SERTA MEMBUDAYAKAN

TADBIR URUS YANG BAIK

VISI

MISI

KAMI KOMITED UNTUK MEMBUAT PENAMBAHBAIKAN YANG

BERTERUSAN KE ATAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI BAGI

MEMASTIKAN IA SESUAI DAN BERKESAN PADA SETIAP MASA

SELARAS DENGAN VISI DAN MISI JABATAN KERAJAAN TEMPATAN.

KAMI JUGA KOMITED UNTUK MEMENUHI SEMUA OBJEKTIF KUALITI

BAGI MEMASTIKAN IANYA SENTIASA SESUAI DENGAN VISI, MISI DAN

OBJEKTIF JABATAN.

DASAR Q

1. Membantu membimbing dan menggalakkan PBT dalam merancang, mengawal dan melaksanakan program-program pembangunan sosio-ekonomi dan perkhidmatan perbandaran ke arah pembentukan masyarakat makmu, sejahtera dan berdaya maju selaras dengan matlamat pembangunan negara.

2. Untuk menentukan PBT wujud sebagai Unit-unit Kerajaan Tempatan yang cekap dan berupaya dari segi pentadbiran dan kewangan agar mereka dapat menyedia dan memberi perkhidmatan-perkhidmatan yang moden dan bermutu untuk faedah dan kesejahteraan masyarakat tempatan yang ditadbirkan.

3. Untuk menentukan PBT dapat memainkan peranan yang aktif dan berkesan dalam pembangunan kawasan bandar dan luar bandar melalui projek-projek prasarana, perniagaan dan separuh perniagaan dan menentukan aktiviti-aktiviti pembangunan di peringkat PBT dijalankan mengikut kehendak-kehandak Dasar Ekonomi Baru dari segi matlamat penghapusan kemiskinan dan penyusunan semula masyarakat.

4. Untuk menentukan PBT dapat memainkan peranan sebagai Unit Pentadbiran Kerajaan yang berkesan dari segi mendapatkan penyertaan serta penglibatan rakyat tempatan dalam hal-ehwal tempatan.

5. Untuk membentuk dan menjadikan PBT sebagai Pihak Berkuasa perancangan yang berkesan, berkebolehan dan cekap dalam menjalankan tugas dengan sempurna di peringkat tempatan dengan mengikut perancangan yang baik dan sistematik bagi mengawal aktiviti-aktiviti pembangunan di kawasan Bandar dan Luar Bandar melalui kaedah-kaedah yang telah ditetapkan.

6. Untuk mewujudkan dan mengekalkan hubungan kerjasama yang baik di antara Kerajaan Pusat dan Kerajaan Negeri dan juga agensi-agensi Kerajaan yang lain di semua peringkat dalam segala hal berkaitan dengan dasar dan pentadbiran Kerajaan Tempatan.

OBJEKTIF AM

1. Bagi memastikan dasar kualiti dapat dicapai objektif-objektif kualiti ditetapkan bagi setiap peringkat yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti seperti berikut :-

2. Penggubalan Dasar dan Peruntukan Perundangan

3. Tempoh masa dari terima arahan sehingga draf awal disediakan: a) Akta – 6 BULAN;b) Dasar – 6 BULAN; c) Undang-undang Kecil – 6 BULAN; d) Peraturan- 6 BULAN; e) Garis Panduan – 3 BULAN;f) Pekeliling – 1 MINGGU;

4. Tempoh masa menyediakan Nota Jemaah Menteri sehingga dikemukakan kepada Bahagian Korporat, KPKT - 7 HARI BEKERJA.

5. Tempoh masa menyediakan Memorandum Jemaah Menteri sehingga dikemukakan kepada Bahagian Korporat, KPKT - 14 HARI BEKERJA.

6. Tempoh masa menghantar semua keputusan mesyuarat kepada Jabatan dan agensi-agensi berkaitan – 3 HARI BEKERJA selepas tarikh mesyuarat tersebut.

7. Tempoh masa dari terima arahan untuk buat pemantauan sehingga laporan akhir disediakan – 1 BULAN.

OBJEKTIF KUALITI / PIAGAM PELANGGAN

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Jawatan : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N4-1

BIL.

TUGAS PEGAWAI ATASAN

YANG ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWABMASA YANG

DIBERI

TUGAS PEGAWAI DAN YANG

ADA HUBUNGAN

1.

Ketua Penolong Pengarah, Penolong Pegawai Tadbir,

Pembantu Tadbir Kanan

Menyelia hal-hal perkhidmatan iaitu anggota lantikan baru, pengesahan lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf berpencen, perlanjutan tempoh percubaan dan persaraan bagi anggota Jabatan Kerajaan Tempatan

Pembantu Tadbir (P/O)

Gred N4-1 dan Pembantu

Operasi Gred N5-1,N5-2

2. Menyelia permohonan kelulusan ke luar negara urusan rasmi/ persendirian

3. Menyelia dan memproses hal-hal berkaitan gaji dan emolumen bagi anggota Jabatan Kerajaan Tempatan

4. Permohonan pinjaman perumahan, elaun pakaian rasmi/pakaian panas dan borang tapisan keselamatan bagi anggota lantikan baru pegawai Jabatan Kerajaan Tempatan

5. Menyelia urusan tatatertib bagi semua anggota Jabatan Kerajaan Tempatan

SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN

1. Perintah Am Bab A

2. Arahan Perbendaharaan

3. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/70- Kertas-kertas Persaraan dan Membayar Pencen, Elaun Persaraan atau Ganjaran Kepada Pegawai yang Bersara

4. Surat Pekeliling Pekhidmatan Bil. 10/70 – Skim Pencen Balu dan Anak Yatim

5. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 11/70 -Sukatan Peperiksaan Baru bagi Perkhidmatan Dalam dan Luar Negeri dan Perkhidmatan Pentadbir Melayu

6. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 13/70 – Taraf Pegawai-pegawai Perempuan dibawah Perintah Am Bab A 32

7. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 14/70 – Peperiksaan bagi Perkhidmatan Pegawai Kerani dan Pembantu Kerani

8. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 17/70 – Peperiksaan Khas Pembantu Kerani

9. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 24/70 – Sama dengan SPP 14/70

10. Pekeliling Perkhidmatan Bil 7 Tahun 2010- Panduan Pengurusan Pemangkuan dan kenaikan pangkat dalam perkhidmatan awam

11. Pekeliling Perkhidmatan Bil 7 Tahun 2010- peraturan tanggung kerja perkhidmatan awam

12. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2008- Panduan mengurus Buku Perkhidmatan Awam

SENARAI PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

AKTIVITI 1: MENYEDIA DAN MENGEMASKINI PERMOHONAN PENGESAHAN LANTIKAN BAGI ANGGOTA JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN

DIRUJUK

PERATURAN UNDANG-UNDANG

YANG DIRUJUK

1 Penerimaan permohonan daripada Pegawai bersama dokumen-dokumen yang diperlukan

Pengarah, Ketua

Penolong Pengarah, Penolong Pegawai Tadbir.

Perintah Am

Arahan Pentadbiran

Arahan Perbendaharaan

2Menyemak permohonan sebelum dipanjangkan ke Pegawai Pelulus dan mendapat kelulusan dari Ketua Jabatan

3 Sediakan Penyata Perubahan Gaji (Kew.8) Pengesahan Lantikan

4Setelah menerima kelulusan dari Ketua Jabatan, sediakan Surat Iringan (Cover Letter) sebelum dipanjangkan ke SPA

5

Salinan surat dimasukkan ke dalam fail dan direkodkan di dalam Buku Rekod Perkhidmatan serta salinan surat pengesahan lantikan diserahkan kepada pegawai tersebut.

PROSES KERJA

AKTIVITI 2: MENYEDIA DAN MENGEMASKINI PERMOHONAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN BAGI ANGGOTA JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

BIL PROSES KERJAPEGAWAI

YANG MELULUSKAN

DIRUJUK

PERATURAN UNDANG-UNDANG

YANG DIRUJUK

1Teliti daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan dan pastikan pegawai-pegawai yang belum disahkan dalam jawatan

Ketua Penolong Pengarah, Penolong Pegawai Tadbir,

Pembantu Tadbir Kanan

Perintah Am

Arahan Pentadbiran

Arahan Perbendaharaan

2

Semak fail peribadi dan Buku Rekod Perkhidmatan pegawai-pegawai. Sekiranya memenuhi syarat boleh diperakukana) Berkhidmat dalam tempoh 1-3 tahun;b) Lulus peperiksaan JPA dan Jabatan; danc) Hadir dengan jayanya kursus Induksi:- (Umum & Khusus).

3

Sediakan surat beserta dokumen yang perlu dihantar dalam tiga (3) salinan:a) Borang Perakuan Pengesahan;b) Salinan Kenyataan Perkhidmatan;c) Perakuan lulus peperiksaan; dan d) Borang Opsyen KWSP/Pencen.

4Hantar Borang Perakuan Pengesahan kepada Ketua Jabatan untuk mendapatkan sokongan dan tandatangan (Jadual Ketiga);

5 Hantar surat pengesahan yang telah lengkap ke SPA

6Terima surat pengesahan dua (2) salinan dalam fail dan serah satu salinan kepada pegawai berkenaan.

7

Sediakan Penyata Perubahan (Kew.8) dalam lima salinan dengan mencatatkan rujukan, nama, nombor kad pengenalan, jawatan, nombor gaji, tarikh pengesahan.

8 Dapatkan tandatangan daripada dua orang pegawai yang diberi kuasa

9 Catat dalam Buku Rekod Perkhidmatan

PROSES KERJA

AKTIVITI 3: MENGURUSKAN PERLANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN

BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN

DIRUJUK

PERATURAN UNDANG-UNDANG

YANG DIRUJUK

1Dapatkan dan semak fail peribadi dan buku perkhidmatan pegawai / kakitangan yang berkaitan.

Ketua Penolong Pengarah, Penolong Pegawai Tadbir,

Pembantu Tadbir Kanan

Perintah Am

Arahan Pentadbiran

Arahan Perbendaharaan

2Pastikan syarat-syarat perlanjutan tempoh percubaan telah dipenuhi dan maklumkan pada pegawai.

3

Keluarkan surat untuk memaklumkan kepada Pengarah Bahagian/Ketua Unityang menyatakan pegawai dikenakan perlanjutan (beserta Jadual Keempat P.U.(A)176 Subperaturan 28(4) dan Lampiran 1 untuk surat tunjuk sebab dari pegawai tersebut).

4

Terima surat daripada Pengarah Bahagian/Ketua Unit pegawai tersebut (beserta Jadual Keempat P.U.(A)176 Subperaturan 28(4) yang telah dilengkapkan dan Lampiran 1 surat tunjuk sebab dari pegawai tersebut).

5

Dapatkan perakuan Ketua Jabatan untuk Jadual Keempat P.U.(A)176 Subperaturan 28(4) yang telah dilengkapkan dan Lampiran 1 surat tunjuk sebab dari pegawai tersebut.

6

Sediakan surat perakuan (cover letter) beserta dengan Jadual Keempat P.U.(A)176 Subperaturan 28(4), surat tunjuk sebab dari pegawai, salinan kenyataan perkhidmatan yang telah dikemaskini, salinan surat tawaran pelantikan dan dokumen-dokumen sokongan yang terlibat untuk dihantar ke Pihak Berkuasa Melantik.

7

Terima surat kelulusan perlanjutan tempoh percubaan daipada pihak berkuasa melantik dan maklumkan kepada pegawai.

8 Sediakan Kew.8. Perlu rekod dalam Buku Perkhidmatan dan kemaskini dalam HRMIS

Ketua Penolong

Perintah Am

PROSES KERJA

BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN

DIRUJUK

PERATURAN UNDANG-UNDANG

YANG DIRUJUK

Pengarah, Penolong Pegawai Tadbir,

Pembantu Tadbir Kanan

Arahan Pentadbiran

Arahan Perbendaharaan

9 Proses selesai.

AKTIVITI 4: PEMBERIAN TARAF BERPENCEN

BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN

DIRUJUK

PERATURAN UNDANG-UNDANG

YANG DIRUJUK

1Menyemak senarai nama pegawai-pegawai yang telah memenuhi syarat perkhidmatan bagi proses pemberian taraf berpencen.

Ketua Penolong Pengarah, Penolong Pegawai Tadbir,

Pembantu Tadbir Kanan

Perintah Am

Arahan Pentadbiran

Arahan Perbendaharaan

2

Kemukakan perakuan pemberian taraf berpencen (Jadual keenam P.U.(A)176 Peraturan 36) kepada Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan JKT untuk di perakukan (setelah genap tempoh perkhidmatan 3 tahun)

3

Sediakan dokumen seperti berikut untuk dihantar ke SPA :a) Borang perakuan Pemberian Taraf

Berpencen (Jadual keenam P.U.(A)176 Peraturan 36);

b) Salinan buku Perkhidmatan yang telah dikemskini serta yang telah disahkan; dan

c) Satu salinan surat tawaran pelantikan.4 Terima surat pengesahan dari SPA.

5Buat surat iringan untuk makluman pegawai/kakitangan dan salinan kepada Ketua Bahagian.

6 Hantar surat tersebut kepada pegawai/kakitangan yang terlibat.

7Buat perubahan Kew.8 untuk pemberian taraf berpencen dan hantar ke Bahagian Kewangan JKT.

8 Rekod dalam buku perkhidmatan pegawai/kakitangan dan kemaskini HRMIS

PROSES KERJA

AKTIVITI 5: KENAIKAN PANGKAT

BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN

DIRUJUK

PERATURAN UNDANG-UNDANG

YANG DIRUJUK

1Menerima arahan perancangan bagi tapisan awal urusan kenaikan pangkat pegawai dan kakitangan

P(KP), PP(KP),PPT(KP)

Perintah Am

Arahan Pentadbiran

Arahan Perbendaharaan

2

Menyediakan maklumat yang diperlukan untuk perakuan kenaikan pangkat pegawai dan kakitangan pegawai berdasarkan:a) Tempoh perkhidmatanb) Tahap markah LNPTc) Ujian Penilaian Tahap Kecekapan (PTK)d) Pengisytiharan hartae) Keputusan tatatertib

P(KP), PP(KP),PPT(KP)

3Menghantar maklumat lengkap kenaikan pangkat pegawai dan kakitangan ke Bahagian Sumber Manusia Kementerian

P(KP), PP(KP),PPT(KP)

4Menunggu keputusan daripada Bahagian Sumber Manusia Kementerian

P(KP), PP(KP),PPT(KP)

5

Menghantar surat penyiaran kenaikan pangkat dan surat ucapan tahniah dari Ketua Pengarah Jabatan kepada pegawai dan kakitangan yang berjaya

P(KP), PP(KP),PPT(KP)

PROSES KERJA

AKTIVITI 6: PERSARAAN

BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN

DIRUJUK

PERATURAN UNDANG-UNDANG

YANG DIRUJUK

1 Semak senarai pegawai yang akan bersara wajib umur ( 55/ 56/ 58 tahun)

Ketua Penolong Pengarah, Penolong Pegawai Tadbir,

Pembantu Tadbir Kanan

Perintah Am

Arahan Pentadbiran

Arahan Perbendaharaan

2Semak butiran dalam buku perkhidmatan. Pastikan Buku perkhidmatan telah dikemaskini

3 Sediakan dokumen-dokumen persaraan (seperti dalam senarai semak)

4Memberi borang-borang berkaitan persaraan kepada pegawai yang bakal bersara untuk ditaip

5Semak semula borang-borang tersebut dan buat pembetulan sekiranya terdapat kesalahan(rujuk kepada pegawai berkenaan)

6 Setelah dokumen lengkap, dapatkan kelulusan pegawai pelulus

7

Hantar ke Bahagian Pencen Jabatan Perkhidmatan Awam untuk buka fail(Fail Pencen)

8 Terima kelulusan daripada Bahagian Pencen

9Sediakan penyata perubahan (kew8) dan hantar kepada bahagian kewangan JKT untuk tujuan gaji

10 Rekod dalam Buku Perkhidmatan

12 Sediakan sijil persaraan

PROSES KERJA

AKTIVITI 7: Menyedia dan Mengemaskini Permohonan Pertukaran Dalaman dan Keluar Jabatan Anggota Jabatan Kerajaan Tempatan

PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN

DIRUJUK

PERATURAN UNDANG-

UNDANG YANG DIRUJUK

Penerimaan permohonan (surat/memo) dari anggota yang memohon pertukaran dalaman atau keluar jabatan samaada dari kakitangan JKT ataupun OSC

P(KP), KPP(KP)A, PP(KP)A dan

PPT(KP)A

Arahan Perbendaharaan

Surat Pekeliling Perbendaharaan

Semak permohonan anggota samaada lengkap atau tidak sebelum dipanjangkan kepada Ketua Jabatan untuk ditandatangani

Setelah mendapat pengesahan dari Ketua Jabatan, hantar surat kepada Bahagian Sumber Manusia untuk kelulusan.

Memaklumkan kelulusan permohonan pertukaran dalaman atau keluar jabatan kepada pegawai yang memohon bertukar.

Memastikan salinan memo disimpan ke dalam Fail Pertukaran Jabatan dan Fail Peribadi Pegawai.

PROSES KERJA

Aktiviti 8: Menyedia dan mengemaskini Permohonan Elaun Penanggungan Kerja bagi Anggota Jabatan Kerajaan Tempatan

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN

DIRUJUK

PERATURAN UNDANG-

UNDANG YANG DIRUJUK

1. Penerimaan permohonan daripada Bahagian bagi Penanggungan Kerja untuk pegawai yang telah dikenalpasti dan telah dipersetujui oleh Pengarah Bahagian.

KP/JKT, P(KP), KPP(KP)A, PP(KP)A

dan PPT(KP)A

Arahan Perbendaharaan

Surat Pekeliling Perbendaharaan

2 Memastikan Pegawai yang dicadangkan untuk menanggung kerja tidak akan mengambil cuti rehatnya selama 28 hari atau 14 hari selama tempoh beliau menanggung kerja.

3 Semak permohonan anggota samaada lengkap atau tidak sebelum dipanjangkan kepada Ketua Jabatan untuk mendapatkan kelulusan

4 Setelah mendapat kelulusan dari Dato' KP/JKT, sediakan surat keputusan dan memaklumkan kelulusan penanggungan kerja kepada pegawai yang telah diarahkan untuk menanggung kerja.

5 Menyediakan Penyata Perubahan Gaji (Kew.8) untuk proses pembayaran elaun penanggungan kerja dan dihantar ke Unit Kewangan, JKT.

6 Memastikan salinan memo dan surat kelulusan disimpan ke dalam Fail Penanggungan Kerja Jabatan dan Fail Peribadi Pegawai.

7 Memastikan keputusan penanggungan kerja tersebut direkod kedalam Buku Perkhidmatan Kerajaan pegawai.

PROSES KERJA

Aktiviti 9:Tambang Mengunjung Wilayah Asal

BIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN

DIRUJUK

PERATURAN UNDANG-

UNDANG YANG DIRUJUK

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Terima permohonan daripada pegawai

Pastikan Borang permohonan lengkap beserta Dokumen-dokumen seperti yang terdapat dalam senarai semak

Semak kelayakan pemohon

Dapatkan perakuan Ketua Jabatan

Setelah kelulusan diperoleh, sediakan surat Kelulusan permohonan untuk diserahkan kepada pegawai

pegawai perlu melengkapkan borang permohonan waran penerbangan udara bagi tujuan tempahan tiket

Sediakan penyata perubahan(kew 8) dan hantar ke Bahagian Kewangan JKT

Catat dalam Buku Rekod Perkhidmatan Pegawai

Ketua Pengarah,Ketua Penolong Pengarah,Penolong Pegawai Tadbir, pembantu tadbir kanan.

Pekeliling perkhidmatan bilangan 22 tahun 2008

Perintah Am

Arahan Pentadbiran

Arahan Perbendaharaan

PROSES KERJA

TUGAS 1 :MENYEDIA DAN MENGEMASKINI PERMOHONAN PENGESAHAN LANTIKAN BAGI ANGGOTA JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

Mula

Terima permohonan daripada Pegawai bersama dokumen-dokumen yang diperlukan seperti di bawah : -

a) Surat Setuju Terima Pelantikan (SPA 6A)b) Surat Akuan Sumpah (SPA 6B)(Bagi Pegawai Lantikan Terus)c) Surat Akuan Doktor (Bagi Pegawai Lantikan Terus) c.i – Nombor X-Ray cii – Keputusan Ujian Dadah Melalui Pemeriksaan Air Kencing ciii – Keputusan Pemeriksaan Sihat/

Tidak Begitu Sihat/Tidak Sihat d) Surat Aku Janjie) Keputusan Tapisan Keselamatan (Bagi Pegawai Gred 27 hingga Gred 41 sahaja)f) Salinan Ijazah/Diploma/STPM/SPM/PMR (Jika disyaratkan dalam Surat Tawaran)g) Salinan Perakuan Pendaftaran Sementara / Penuh ( Bagi Pegawai Perubatan/Pergigian/Farmasi)h) Salinan Kad Pengenalan Pegawai

Menyemak permohonan sebelum dipanjangkan ke Pegawai Pelulus dan mendapat kelulusan dari Ketua Jabatan.

Lengkap (Tiada Perubahan / Kesalahan)Tak lengkap

Sediakan Kew.8 Pengesahan Lantikan

Setelah menerima kelulusan dari Pegawai Pelulus, sediakan Surat

Iringan (Cover Letter) sebelum dipanjangkan ke SPA

Salinan surat dimasukkan ke dalam fail dan direkodkan di dalam

Buku Rekod Perkhidmatan serta salinan surat pengesahan lantikan diserahkan kepada pegawai tersebut.

Tamat

Sekiranya ada perubahan / kesalahan

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 2: PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATANTeliti daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan dan pastikan pegawai-pegawai yang belum disahkan dalam jawatan

Semak fail peribadi dan buku rekod perkhidmatan a) Berkhidmat dalam tempoh 1-3 tahun;b) Lulus peperiksaan JPA dan Jabatan; danc) Hadir dengan jayanya kursus Induksi

Sediakan surat beserta dokumen yang perlu dihantar dalam tiga (3) salinan:a) Borang Perakuan Pengesahan Ketua Jabatan;b) Salinan Kenyataan Perkhidmatan yang disahkan yang mengandungi maklumat kursus induksi dan keputusan peperiksaan;c) Perakuan Lulus peperiksaan; dand) Borang Opsyen KWSP/Pencen (Jadual Kelima).

Hantar Borang Perakuan Pengesahan kepada Ketua Jabatan untuk mendapatkan sokongan dan tandatangan (Jadual Ketiga);

Hantar surat pengesahan yang telah lengkap ke SPA

Terima surat pengesahan dua (2) salinan dalam fail dan serah satu salinan kepada pegawai berkenaan.

Sediakan Penyata Perubahan (Kew.8) dalam lima salinan dengan mencatatkan rujukan, nama, nombor kad pengenalan, jawatan, nombor gaji, tarikh pengesahan.

Dapatkan tandatangan daripada dua orang pegawai yang diberi kuasa

Catat dalam Buku Rekod Perkhidmatan

CARTA ALIRAN KERJA

Telah memenuhi

syarat

Belum memenuhi

syarat

AKTIVITI 3: : MENGURUSKAN PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN

Mula

Dapatkan dan semak fail peribadi dan buku perkhidmatan pegawai / kakitangan yang berkaitan

Pastikan syarat-syarat perlanjutan tempoh percubaan telah dipenuhi dan maklumkan pada pegawai

Keluarkan surat untuk memaklumkan kepada Pengarah Bahagian / Ketua Unit yang menyatakan pegawai dikenakan perlanjutan (beserta Jadual Keempat P.U(A)176 Subperaturan 28(4) dan

Terima surat daripada Pengarah Bahagian / Ketua Unit pegawai tersebut (beserta Jadual Keempat P.U(A)176 Subperaturan 28(4) dan Lampiran 1 untuk surat tunjuk sebab dari pegawai tersebut)

Lengkap (Tiada Perubahan / Kesalahan)Tak lengkap

Dapatkan perakuan Ketua Jabatan untuk Jadual Keempat P.U(A)176 Subperaturan 28(4) yang telah dilengkapkan dan Lampiran 1 surat tunjuk sebab dari pegawai tersebut

Sediakan surat perakuan (cover letter) beserta dengan Jadual Keempat P.U(A)176 Subperaturan 28(4), surat tunjuk sebab dari pegawai, salinan kenyataan perkhidmatan yang telah dikemaskini, salinan surat tawaran pelantikan dan dokumen-dokumen sokongan yang terlibat untuk dihantar ke Pihak Berkuasa Melantik.

Terima surat kelulusan perlanjutan tempoh percubaan daripada pihak berkuasa melantik dan maklumkan kepada pegawai

Sediakan Kew.8. Perlu rekod dalam Buku Perkhidmatan dan kemaskini dalam HRMIS

Tamat

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 4: PEMBERIAN TARAF BERPENCENMula

Menyemak senarai nama pegawai-pegawai yang telah memenuhi syarat perkhidmatan

Menyediakan perakuan pemberian taraf berpencen (Jadual keenam P.U(A)176 Peraturan 36) kepada pegawai pelulus.

Diperakukan ?Tak lengkap

Lengkap (Tiada Perubahan / Kesalahan), sediakan dokumen ke SPA seperti :

i. Borang perakuan Pemberian Taraf Berpencen (Jadual Keenam P.U(A) 176 Peraturan 36)

ii. salinan buku perkhidmatan yang telah dikemaskiniiii. salinan surat tawaran pelantikan.

Terima surat dari SPA

Sediakan Surat iringan untuk maklumkan pegawai/kakitangan dan salinan kepada ketua bahagian.

Salinan surat dimasukkan ke dalam fail dan direkodkan di dalamBuku Rekod Perkhidmatan serta salinan surat pengesahan lantikan diserahkan kepada pegawai tersebut.

Sediakan Kew.8 Pemberian taraf berpencen dan merekod dalam buku perkhidmatan serta kemaskini HRMIS.

Tamat

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 5: KENAIKAN PANGKATMenerima arahan perancangan bagi tapisan awal urusan kenaikan pangkat pegawai dan kakitangan

Menyediakan maklumat yang diperlukan untuk perakuan kenaikan pangkat pegawai dan kakitangan

Menyemak maklumat kenaikan pangkat pegawai dan kakitangan yang diterima

Menghantar maklumat lengkap kenaikan pangkat pegawai dan kakitangan ke Bahagian Sumber Manusia Kementerian

Keputusan daripada Bahagian Sumber Manusia Kementerian

Menghantar surat penyiaran kenaikan pangkat dan surat ucapan tahniah dari Ketua Pengarah Jabatan kepada pegawai dan kakitangan yang berjaya

CARTA ALIRAN KERJA

Tidak lengkap

Ativiti 6: : Menguruskan Persaraan Wajib.

Mula

Terima permohonan daripada Pegawai bersama dokumen-dokumen yang diperlukan seperti di bawah : -a) Borang JPA.BP.SPPP.BO1a – Maklumat Persarab) Borang JPA.BP.SPPP.BO4 – Notis Pelepasan / Pengasingan Caruman Kerajaanc) Borang JPA.BP.UMUM.BO1- Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutangd) Borang JPA.BP.UMUM.302 – Pengiraan Cuti Rehat Yang Boleh Dikumpulkan e) Salinan Kenyataan Perkhidmatan dan kenyataan Cuti

f) Salinan sijil nikah/ sijil pendaftarang) Salinan kad pengenalan anggota suami/ isteri h) Salinan Kad Pengenalan dan sijil surat beranak anak dibawah 21 tahunI) Salinan dokumen bank yang menunjukkan nama, nombor

kad pengenalan dan nombor akaun bankII)Menyemak permohonan sebelum dipanjangkan ke Ketua Jabatan dan mendapat kelulusan dari Ketua Jabatan

Lengkap (Tiada Perubahan / Kesalahan)Tak lengkap

Sediakan Kew.8 Pengesahan Lantikan

Setelah menerima kelulusan dari Pegawai Pengawal, sediakan Surat Iringan (Cover Letter) sebelum dipanjangkan ke SPA

Salinan surat dimasukkan ke dalam fail dan direkodkan di dalam Buku Rekod Perkhidmatan serta salinan surat pengesahan Buku Rekod Perkhidmatan serta salinan surat pengesahan lantikan diserahkan kepada pegawai tersebut.

Tamat

CARTA ALIRAN KERJA

Sekiranya ada perubahan / kesalahan

Aktiviti 7: Menyedia dan mengemaskini Permohonan Pertukaran Dalaman dan Keluar Jabatan Anggota Jabatan Kerajaan Tempatan

Mula

Terima permohonan daripada Pegawai bersama dokumen-dokumen yang diperlukan seperti di

bawah : -a) Surat Permohonan dari Pegawaib) Borang Pertukaran Dalaman atau Keluar Jabatanc) Salinan lampiran yang berkaitan

Menyemak permohonan sebelum dipanjangkan ke Pegawai Pelulus dan mendapat kelulusan dari

Ketua Jabatan

Lengkap (Tiada Perubahan / Kesalahan)Tak lengkap

Setelah menerima kelulusan dari Pegawai Pelulus, sediakan Surat Iringan (Cover Letter) untuk

dipanjangkan ke Bahagian Sumber Manusia untuk kelulusan

Salinan surat dimasukkan ke dalam fail dan salinan surat permohonan pertukaran diserahkan kepada

pegawai tersebut.

Tamat

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 8: Menyedia dan mengemaskini Permohonan Elaun Penanggungan Kerja

Mula

Terima permohonan daripada Bahagian bersama dokumen-dokumen yang diperlukan seperti di bawah : -a) Surat Arahan Tanggung Kerja yang telah

ditanda tangani oleh Pengarah Bahagianb) Carta Organisasi Bahagian yang terkini yang

disahkanc) Senarai Tugas Kedua – dua Jawatan yang

disahkand) Salinan Kad Perakam Waktu yang disahkane) Penyata Cuti yang disahkanf) Dokumen-dokumen yang berkaitan yang

disahkan

Menyemak permohonan sebelum dipanjangkan ke P(KP)/JKT dan mendapat kelulusan dari P(KP)/JKT di Lampiran F

Lengkap (Tiada Perubahan / Kesalahan)Tak lengkap

Setelah menerima kelulusan dari P(KP)/JKT, sediakan Surat Keputusan Tanggung Kerja yang akan diperaku oleh Datuk KP/JKT

Sediakan Kew.8 dan hantar ke Unit Kewangan untuk proses pembayaran.

Salinan surat dimasukkan ke dalam fail dan direkodkan di dalam Buku Rekod Perkhidmatan serta salinan keputusan diserahkan kepada pegawai tersebut.

Tamat

Sekiranya ada perubahan / kesalahan

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 9: : Menguruskan Permohonan Tambang Mengunjungi Wilayah Asal

Mula

Terima permohonan daripada Pegawai bersama dokumen-dokumen yang diperlukan seperti di bawah : -

a) Borang Permohonan Kemudahan Tambang Wilayah Asalb) Surat Tawaran Pelantikan Tetap Daripada (JPA) c) Surat Pemberitahu Penempatan Daripada KPKTd) Surat Penempatan Daripada JKTe) Salinan Kad Pengenalan Pemohon f) Salinan Kad Pengenalan Isteri / Suami ( Jika Berkaitan )g) Salinan Sijil Nikah / Sijil Perkahwinan ( Jika Berkaitan ) h) Salinan Sijil Kelahiran Anak / Kad Pengenalan ( Jika Berkaitan )

Semak borang permohonan* Permohonan lengkap hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya 30 ke JKT

Tak Lengkap Lengkap (Tiada Perubahan / Kesalahan)

Dapatkan perakuan Ketua Jabatan

Setelah menerima kelulusan dari Ketua Jabatan, sediakan Suratkelulusan untuk diserahkan kepada pegawai

Pegawai perlu lengkapkan borang waran penerbangan udara bagi tujuan tempahan tiket penerbangan. Setelah terima borang waran penerbangan udara, sediakan kew 8 dan hantar ke Bahagian Kewangan Jabatan Kerajaan Tempatan

Catat dalam Buku Rekod Perkhidmatan Pegawai

Tamat

Sekiranya ada perubahan / kesalahan

CARTA ALIRAN KERJA

ATIVITI 1: PENGESAHAN LANTIKANBIL TINDAKAN TANDA( ) CATATAN

1 Semak jenis Lantikan:i) Terus

ii) KPSL

iii) Pegawai sedang berkhidmat

2 Dokumen-dokumen yang diperukan seperti berikut: a) Surat Setuju Terima Pelantikan (SPA 6A)

b) Surat Akuan Sumpah (SPA 6B)(Bagi Pegawai Lantikan Terus)

c) Surat Akuan Doktor (Bagi Pegawai Lantikan Terus)2.1 Nombor X-Ray __________2.2 Keputusan ujian dadah melalui pemeriksaan air kencing2.3 keputusan peperiksaan sihat/tidak begitu sihat/tidak sihat

c) Penyata perubahan (kew 8)Tarikh pegawai lapor diri ______________

d) Surat Aku Janji

e) Keputusan Tapisan Keselamatan ( Bagi Pegawai Gred 27 hingga Gred 41 sahaja )

f) Salinan Ijazah/Diploma/STPM/SPM/PMR ( Jika diisyaratkan dalam surat tawaran )

g) Salinan Perakuan Pendaftaran Sementara/Penuh( Bagi Pegawai Perubatan/Pergigian/Farmasi

SENARAI SEMAK

BIL TINDAKAN TANDA( ) CATATAN

h) Salinan Kad Pengenalan Pegawai

3 Hantar permohonan kepada SuruhanjayaPerkhidmatan Awam(SPA)

4 Setelah terima surat kelulusan daripada SPA, sediakan Kew 8 (2 salinan)

4.1 Sertakan salinan surat kelulusan Pemberian Taraf Berpencen4.2 Salinan asal diserahkan kepada pegawai

5 Catat dalam Buku Rekod Perkhidmatan pegawai

AKTIVITI 2: PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATANBIL TINDAKAN TANDA( ) CATATAN

1 Perakuan Ketua Jabatan – Jadual ketiga P.U (A) 176/2005

1.1 Tandatangan / Tarikh Perakuan Ketua Jabatan___________

2 Borang Opsyen Skim KWSP – jadual kelima P.U (A) 176/2005

2.1 Tandatangan pegawai3 Salinan Kenyataan Perkhidmatan yang dikemaskini

dengan catatan berikut:

3.1 Peperiksaan perkhidmatan Tarikh menduduki yang diduduki dan lulus

3.1.1 ______________________ 3.1.2 ______________________

sertakan salinan keputusan peperiksaan

3.2 Kursus-kursus Induksi mulai _________hingga________

3.2.1 Kursus Induksi Umum mulai _________hingga__________

3.2.2 Kursus Induksi Umum mulai _________hingga__________

3.2.3 Lain-lain Kursus (namakan) mulai________hingga_______

sertakan salinan keputusan peperiksaan

3.3 Pelanjutan Tempoh Percubaan(Jika ada)

3.3.1 Pelanjutan Pertama mulai_____hingga____dengan/tanpa denda 3.3.2 Pelanjutan Kedua mulai_____hingga_____dengan/tanpa denda3.3.3 Sebab Pelanjutan: ____________________________

3.4 Tarikh Pemberian Taraf Berpencen mulai____(jika berkenaan)

SENARAI SEMAK

BIL TINDAKAN TANDA( ) CATATAN

3.5 Cuti Tanpa Gaji: ADA/TIADA mulai_________hingga____________bilangan hari__________

3.6 Tidak hadir bertugas tanpa kebenaran: ADA/TIADA bilangan hari_________

3.7 Tindakan Tatatertib: ADA/TIADAjika ada, sila kemukakan dokumen berikut

3.7.1 Surat Pertuduhan3.7.2 Surat Representasi(Jika Ada)3.7.3 Minit Mesyuarat Lembaga Tatatertib3.7.4 Surat keputusan Tatatertib 3.7.5 Surat Perakuan Ketua Jabatan 3.7.6 Markah Penilaian Prestasi3.7.8 Hukuman: Amaran/Denda/Lucut Hak Emolumen/Tangguh Pergerakan Gaji/ Turun Gaji3.7.9 Tarikh Rayuan______________(jika ada)

4 Hantar permohonan kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam(SPA)

5 Setelah terima surat kelulusan daripada SPA, sediakan Kew 8 (3 salinan)

4.1 Sertakan salinan surat kelulusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan

4.2 Salinan asal diserahkan kepada pegawai6 Catat dalam Buku Rekod Perkhidmatan pegawai

AKTIVITI 3: PERLANJUTAN TEMPOH PERCUBAANBIL BORANG / DOKUMEN TANDA( ) CATATAN

1 Semak jenis Lantikan:i) Terus

ii) KPSL

iii) Pegawai sedang berkhidmat

2 Dokumen-dokumen yang diperukan seperti berikut: a) perakuan Ketua Jabatan – Jadual Keempat(P.U. A 176/2005) (Tarikh perakuan Ketua Jabatan__________)

b) Salinan Kenyataan Perkhidmatan yang dikemaskini, dengan catatan berikut:

2.1 Peperiksaan Keputusan Tarikh menduduki Perkhidmatan

2.1.1__________ Lulus/kandas/tidak hadir ______________2.1.2__________ Lulus/kandas/tidak hadir ______________

2.2 Kursus-kursus

2.2.1 Kursus Induksi Lulus/Kandas/ Umum Mulai _______ hingga_______ Tidak Hadir

2.2.2 Kursus Induksi Lulus/Kandas/ Khusus Mulai _______ hingga_______ Tidak Hadir

2.2.3 Lain-lain Lulus/Kandas/ Kursus _______ hingga___________ Tidak Hadir

2.3 Tindakan Tatatertib : ADA / TIADA

SENARAI SEMAK

BIL BORANG / DOKUMEN TANDA( ) CATATAN( Jika ada, sila kemukakan dokumen seperti senarai semak pengesahan dalam perkhidmatan para 3.7)

3 Surat permohonan Pelanjutan Tempoh Percubaan daripada pegawai

3.1 Disokong oleh Pengarah Bahagian4 Sediakan Borang Jadual keempat(P.U.(A) 176

4.1 Tandatangan / Tarikh perakuan Ketua Jabatan5 Hantar permohonan kepada Suruhanjaya

Perkhidmatan Awam(SPA)6 Setelah terima surat kelulusan daripada SPA,

sediakan Kew 8 (3 salinan)

4.1 Sertakan salinan surat Kelulusan Pelanjutan Tempoh Percubaan

4.2 Salinan asal diserahkan kepada pegawai7 Catat dalam Buku Rekod Perkhidmatan pegawai

AKTIVITI 4 PEMBERIAN TARAF BERPENCENBIL TINDAKAN TANDA( ) CATATAN1 Perakuan Pemberian Taraf Berpencen – Jadual

Keenam P.U. (A)176/2005

1.1 Tandatangan / Tarikh Perakuan Ketua Jabatan___________ (Setelah Pegawai Genap Tiga (3) Tahun Perkhidmatan)

2Salinan Kenyataan Perkhidmatan yang dikemaskini dengan catatan berikut:

2.1 Tarikh Pengesahan Pelantikan___________

2.2 Tarikh Pengesahan dalam Perkhidmatan_____________

2.3 Catatan Opsyen Pencen

3 Hantar permohonan kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam(SPA)

4 Setelah terima surat kelulusan daripada SPA, sediakan Kew 8 (3 salinan)

4.1 Sertakan salinan surat kelulusan Pemberian Taraf Berpencen4.2 Salinan asal kepada pegawai

5 Catat dalam Buku Rekod Perkhidmatan pegawai

SENARAI SEMAK

AKTIVITI 5: KENAIKAN PANGKAT

BIL. TINDAKAN TANDAKAN ( / ) CATATAN1 Menerima arahan perancangan bagi

tapisan awal urusan kenaikan pangkat pegawai dan kakitangan

2 Menyediakan maklumat yang diperlukan untuk perakuan kenaikan pangkat pegawai dan kakitangan pegawai berdasarkan:

1. Tempoh perkhidmatan2. Tahap markah LNPT3. Ujian Penilaian Tahap Kecekapan

(PTK)4. Pengisytiharan harta5. Keputusan tatatertib

3 Menghantar maklumat lengkap kenaikan pangkat pegawai dan kakitangan ke Bahagian Sumber Manusia Kementerian

4 Menunggu keputusan daripada Bahagian Sumber Manusia Kementerian

5 Menghantar surat penyiaran kenaikan pangkat dan surat ucapan tahniah dari Ketua Pengarah Jabatan kepada pegawai dan kakitangan yang berjaya

SENARAI SEMAK

SENARAI SEMAK ELAUN PENANGGUNGAN KERJA(CHECKLIST)

NAMA PEMOHON :…................................................

BAHAGIAN :…................................................1. Borang Perakuan Penanggungan Kerja

(Format di Lampiran F dan G)

2. Salinan Carta Organisasi yang menunjukkan kedudukan pegawai dan jawatan

yang ditanggung kerja yang telah disahkan

3. Salinan senarai tugas pegawai yang diperaku yang telah disahkan

4. Salinan senarai tugas jawatan yang ditanggung kerja yang telah disahkan

5. Salinan surat arahan penanggungan kerja yang telah disahkan

6. Salinan punch card atau thumbprint yang telah disahkan

7. Dokumen-dokumen yang berkaitan :

a) Salinan Sijil Cuti Sakit / Cuti Bersalin (jika berkaitan)

b) Salinan Cuti Kecemasan (E.L) (jika berkaitan)

c) Salinan Surat Keputusan Tanggung Kerja yang terdahulu (jika berkaitan)

8. Permohonan lengkap hendaklah dikemukakan melalui

bahagian kepada BSM, JKT selewat-lewatnya 1 bulan dari

tarikh surat arahan tanggung kerja dikeluarkan

Tarikh Permohonan Diterima : …................................................

Dokumen Lengkap : Ya Tidak

Tarikh Kuiri / Sebab : …................................................

(jika dokumen tidak lengkap)

Tarikh Permohonan Lengkap Diterima : …................................................

Tandatangan PT / Peg. Proses : …................................................

Peraturan yang berkaitan :a) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2007

SENARAI SEMAK

Aktivit 9: SENARAI SEMAK PERMOHONAN MENGUNJUNGI WILAYAH ASAL

NO. TINDAKAN TANDA( ) CATATAN

1. Semak permohonan Mengunjungi Wilayah Asal

2. Semak Kelayakan

3. Dokumen-dokumen yang diperlukan seperti berikut:a) Surat tawaran pelantikan tetap daripada Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysiab) Surat pemberitahuan penempatan daripada Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan(KPKT)c) Surat penempatan daripada Jabatan Kerajaan Tempatan(JKT)d) Salinan Kad Pengenalan Pemohone) Salinan Kad Pengenalan isteri/suami(jika berkaitan)f) salinan Sijil Nikah/Sijil Kahwin(jika berkaitan)g) Salinan Sijil Kelahiran Anak / Kad Pengenalan(jika berkaitan)

4. Dapatkan perakuan Ketua Jabatan

5. Sediakan surat kelulusan(serahkan kepada pegawai)

6. Dapatkan Borang permohonan waran penerbangan udara

7. Tempah tiket

Sediakan Penyata Perubahan(kew 8)

Catat dalam Buku Perkhidmatan Pegawai

SENARAI SEMAK

SENARAI UNDANG-UNDANG PERATURAN

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

Bil. Jenis Kerja Masa Yang Diambil

Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

1 Menguruskan hal-hal perkhidmatan iaitu Anggota Lantikan Baru, Pengesahan Lantikan, Pengesahan dalam Perkhidmatan, Pemberian Taraf Berpencen, Perlanjutan tempoh Percubaan,Persaraan dan pegawai di Jabatan Kerajaan Tempatan.

150 minit 5 permohonan

2 Mengurus Permohonan Kelulusan ke Luar Negara Urusan Rasmi / Persendirian

50 minit 3 permohonan

3 Mengurus dan memproses hal-hal berkaitan gaji dan emolumen bagi pegawai di Jabatan Kerajaan Tempatan

150 minit 15 permohonan

4 Mengurus Permohonan Pinjaman Perumahan, Elaun Pakaian Rasmi/Pakaian Panas dan Borang Tapisan Keselamatan bagi anggota lantikan baru Ppegawai di Jabatan Kerajaan Tempatan

50 minit 3 permohonan

• Jumlah bilangan permohonan yang boleh diselesaikan jika pegawai berkenaan hanya membuat tugas itu dalam minggu tersebut.

• Masa yang diambil bagi sehari (minit) = Jumlah Permohonan x 5 Hari Bekerja• Masa satu kerja = Jumlah sebenar permohonan dalam seminggu

contoh : 480/120=4x5 = 20 permohonan

NORMA KERJA

NAMA: ROZIMA BINTI MAT JOHAN

JAWATAN: PEMBANTU TADBIR (P/O) N4-1

BAHAGIAN: BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN JKT

Bil. Tugas Saya Hari Ini Catatan1 Menguruskan hal-hal perkhidmatan bagi Pegawai Teknologi

Maklumat Gred F41 Jabatan Kerajaan Tempatan.

2 Mengurus Permohonan Kelulusan ke Luar Negara Urusan Rasmi / Persendirian

3 Mengurus dan memproses hal-hal berkaitan gaji dan emolumen bagi anggota Pegawai Teknologi Maklumat Gred F41 Jabatan Kerajaan Tempatan

4 Mengurus Permohonan Pinjaman Perumahan, Elaun Pakaian Rasmi/ Pakaian Panas dan Borang Tapisan Keselamatan bagi anggota lantikan baru Pegawai Teknologi Maklumat Gred F41 Jabatan Kerajaan Tempatan

5 Menyediakan Penyata Perubahan (kew8) yang berkaitan dengan tugas-tugas di atas.

6 Mengemaskini Buku Rekod Perkhidmatan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dipertanggungjawabkan.

7 Lain-lain tugas yang diarahkan dari masa ke semasa.

SENARAI TUGAS HARIAN