PENDAHULUAN
FAIL MEJA ini adalah satu dokumen rujukan yang WAJIB disediakan
oleh setiap individu/ jawatan di semua peringkat unit/ bahagian/
pejabat/ jabatan. Dokumen ini antara lain mengandungi carta
organisasi yang menunjukkan kedudukan individu dalam setiap unit/
bahagian, objektif unit/ bahagian serta prosedur kerja yang
terlibat dengan individu/ jawatan yang berkenaan. Apabila invidu/
jawatan tersebut telah jelas tentang tuju arah unit/ bahagian/
pejabat/ jabatan berkaitan dengan peranan yang perlu dilaksanakan
serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan
tugasan; nescaya semua kerja mereka akan dilaksanakan dengan cekap
dan sempurna serta mengelak dari kelewatan dalam menyelesaikan
sesuatu kerja.
Prosedur mengadakan Fail Meja ini adalah selaras dengan Surat
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam yang dikeluarkan pada tahun
1991, Bilangan 8 oleh Jabatan Perdana Menteri, Kerajaan Malaysia.
Ia berkuatkuasa mulai dari tarikh Surat Pekeliling tersebut
dikeluarkan iaitu pada 1 Julai 1991.
Sehubungan dengan itu, pihak Pusat Jaminan Kualiti UPNM telah
menyelaras dan menghasilkan satu panduan umum bagi setiap
individu/jawatan di setiap unit/ bahagian/ pejabat/ jabatan agar
mempunyai Fail Meja yang seragam dan selaras dengan Manual Prosedur
Fail Meja yang dikeluarkan oleh JPM, Malaysia.
Disediakan Oleh :Pusat Jaminan Kualiti UPNM
NAMA :
........................................................................BAHAGIAN
:
..............................................................Fakulti
:
...................................................................UNIVERSITI
PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIATarikh : ..........................
PERAKUAN PENERIMAAN TUGAS
Saya
.....................................................................(No.
K/P: ................................), dari
............................................................
..................................................... dengan ini
mengesahkan telah diberi taklimat perihal tugasan dan tanggungjawab
saya sebagai kakitangan dalam organisasi ini.
Saya mengaku menerima tugasan yang terkandung dalam folder ini
dengan menurunkan tandatangan di bawah;
Yang benar,
Disahkan oleh,..................................
......................................................................
.....................................
...................................
.....................................
...................................
.....................................
UPNM
UPNMTarikh: ____________
Tarikh : _____________Universiti PertahananNasional Malaysia
ISI KANDUNGANBIL. TAJUK1. Visi, Misi & Objektif UPNM2. Logo,
Falsafah & Moto UPNM 3. Piagam Pelanggan UPNM
4. Dasar & Objektif Kualiti UPNM 5. Struktur Organisasi
UPNM6. Carta Organisasi Bahagian7. Carta Organisasi Kedudukan
Pegawai8. Senarai Tugas / Kuasa dan Hubungan9. Peta Proses Kerja10.
Akta dan Arahan Kerajaan11. Senarai Ahli Jawatan Kuasa12. Jadual
Mesyuarat Berkala13. Contoh Borang 14. Contoh Senarai Semak
15. Norma Kerja16. Senarai Tugas HarianUniversiti
PertahananNasional Malaysia
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
Universiti Pertahanan
Nasional Malaysia
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
FALSAFAH UPNM
Sebagai sebuah institusi nasional primier berdedikasi dalam
menghasilkan pemimpin berintelektual yang menyerlah serta bersifat
terpuji dan komited untuk berbakti sepenuhnya kepada negara dalam
menjayakan kelangsungan kepentingan strategik negara. MOTTO
UPNM
KEWAJIPAN, MARUAH, INTEGRITI (Duty, Honour, Integrity)Universiti
Pertahanan
Nasional Malaysia
Universiti Pertahanan
Nasional Malaysia
PIAGAM PELANGGAN UPNMUPNM komited untuk memberi Kepuasan
Pelanggan seperti berikut :MAKLUMAT PROGRAM :
Bakal pelanggan menerima maklumat tentang Pengajian Akademik dan
LKU sebelum semester bermula.PEMBELAJARAN, LATIHAN DAN KHIDMAT
NASIHAT :
Suasana pembelajaran dan pengajaran yang kondusif. Program
Akademik memenuhi beban kredit seperti yang diluluskan oleh Senat
UPNM dan LKU dilaksanakan mengikut prosedur rancangan yang
disediakan dengan khidmat nasihat akademik dan ketenteraan oleh
Penasihat Akademik dan Kaunselor yang berkelayakan.KESELAMATAN DAN
KERAHSIAAN :Maklumat peribadi pelanggan, maklumat akademik dan
latihan ketenteraan akan diuruskan dengan selamat berdasarkan
kaedah Persuratan Tentera dalam Panduan Peraturan Staf Angkatan
Tentera (T100). PENGANUGERAHAN DAN PERTAULIAHAN :Pelanggan Operasi
yang telah memenuhi syarat lulus program akademik dan disahkan oleh
Senat UPNM boleh dianugerahkan ijazah sarjana muda dalam bidang
yang didaftarkan. Pelanggan yang telah dianugerahkan ijazah sarjana
muda dan lulus semua latihan ketenteraan layak ditauliahkan sebagai
Pegawai Muda ATM. Tarikh kuatkuasa pentauliahan ialah pada tarikh
terakhir pengesahan keputusan peperiksaan akhir oleh Senat UPNM
atau pengesahan keputusan mata pelajaran LKU oleh Lembaga No. 3
ATM.
ADUAN PELANGGAN :
Aduan pelanggan yang tidak tertakluk kepada pihak ketiga akan
diselesaikan tidak melebihi tujuh (7) hari bekerja daripada tarikh
sah aduan diterima.
Universiti Pertahanan
Nasional Malaysia
DASAR KUALITI UPNMPengurusan Atasan UPNM menggubal Dasar Kualiti
seperti berikut:
Beriltizam membawa UPNM ke arah kecemerlangan dalam bidang
pertahanan dan keselamatan bagi memenuhi kehendak pelanggan
Pengurusan Atasan UPNM hendaklah mempastikan Dasar Kualiti adalah
sentiasa:
a. Bersesuaian dengan hala tuju Pengurusan UPNM.
b. Difahami dan dihayati oleh warga kerja UPNM.
c. Dibincangkan dan dikaji semula MKSP untuk memastikan kepuasan
pelanggan tercapai secara berterusan.
d. Melaksanakan penambahbaikan bagi meningkatkan keberkesanan
SPK secara berterusan sejajar dengan keperluan semasa SPK bagi MS
ISO 9001.
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
OBJEKTIF KUALITI UPNM1. ADUAN PELANGGAN - Memastikan 80% aduan
dan cadangan pelanggan diambil tindakan dalam tempoh 14 hari
bekerja.2. AKADEMIK
i. Memastikan minimum 20% graduan mencapai Ijazah Kelas Dua
Tinggi pada setiap tahun.
ii. Memastikan minimum 20% pelajar yang sedang mengikuti
pengajian mencapai PNGK 3.0.
3. LKU - Memastikan minimum 95% pelajar Pegawai Kadet lulus
LKU
4. LATIHAN - Memastikan 80% kakitangan UPNM menjalani
sekurang-kurangnya 56 jam (7 hari) latihan kompetensi setahun bagi
mewujudkan budaya kerja 1UPNM
5. PEROLEHAN Memastikan Pesanan Tempatan (LO)/Indent dapat
dikeluarkan dalam tempoh 7 hari bekerja selepas menerima permohonan
pembelian yang lengkapUniversiti Pertahanan
Nasional Malaysia
Universiti Pertahanan
Nasional Malaysia
Universiti PertahananNasional Malaysia
Universiti Pertahanan
Nasional Malaysia
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
SENARAI TUGAS / KUASA & HUBUNGAN
1. NAMA :
....................................................................2.
NAMA JAWATAN :
....................................................3.
BERTANGGUNGJAWAB KEPADA : .............................4. BIDANG
TUGAS :
BILNAMABIDANG
1
2
3
4
5
6
7
8
Universiti Pertahanan
Nasional Malaysia
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
AKTA DAN ARAHAN KERAJAAN1. Akta Universiti dan Kolej, 1971;
[Akta173]
2. Akta Rahsia Rasmi, 1972; [Akta 234]
3. Perintah Am (Bab A G)
4. Arahan Keselamatan,1948
5. Arahan Perkhidmatan
6. Arahan Perbendaharaan
7. PKPA 1991 (Bil. 1/91 Bil. 11/91)
8. PKPA 1992 (Bil. 1/92 Bil. 4/92)
9. PKPA 1993 (Bil. 1/93 Bil. 3/93)10. PKPA Bil. 3/2000 my
MIS
11. PKPA Bil. 2/2002 Penggunaan ISO di agensi Kerajaan
12. PKPA Bil. 2/2005 KPI13. PKPA Bil. 8/1991 Panduan Mengenai
Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja
Universiti PertahananNasional MalaysiaSENARAI AHLI JAWATAN
KUASABILJAWATAN KUASA YANG DIANGGOTAI
Universiti PertahananNasional Malaysia
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
MESYUARAT JADUAL BERKALABIL
JENIS MESYUARATMASA
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
CONTOH BORANG YANG DIGUNAKANBILNAMA BORANG
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
CONTOH SENARAI SEMAK1. PERANCANGAN PENGAJARAN KULIAH :
Mendapatkan Sukatan Pelajaran
Menentukan Buku Kuliah dan Rujukan
Menyediakan Skim Kerja Mata Pelajaran Tahap 1 & 2
(L1/L2)
Menyediakan Nota Pengajaran
Menyediakan Ujian & Kuiz
Menentukan alatan pengajaran dalam keadaan baik
2. PENYEDIAAN SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR :
Menentukan bab-bab subjek dalam kuliah
Memutuskan format soalan peperiksaan
Jumlah markah semua soalan bersamaan dengan jumlah besar kertas
soalan
Menyediakan skima pemarkahan untuk setiap soalan
Semakan soalan dan format dalam mesyuarat
Membuat pembetulan yang berkenaan
Memastikan kertas jawapan bersesuaian
Universiti Pertahanan
Nasional Malaysia
SENARAI SEMAK / CHECK LIST
PENGENDALIAN LATIHAN INDUSTRI (LI) BAGI PENYELIA AKADEMIK
Mendapat surat lantikan penyelia
Menghadiri taklimat LI
Memperoleh senarai nama PLJR dan tempat LI
PLJR melapor di industri
Menetapkan tarikh lawatan dengan PLJR dan pihak industri
Membuat lawatan ke tempat LI
Berbincang dengan penyelia industri tentang PLJR yang
ditempatkan di industri tersebut
Menilai dan memberi markah daripada lawatan
Menilai dan memberi markah daripada laporan LI
Menyerahkan markah
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
SENARAI SEMAK / CHECK LIST
3. PENASIHATAN AKADEMIK UNTUK PRA-PENDAFTARAN SUBJEK :
Mendapat semua PLJR hadir
Mendapat senarai subjek yang perlu didaftar
Memastikan subjek adalah betul kodnya
Menyediakan borang pra-pendaftaran
Menyemak dan menandatangani borang PLJR
Menghantar semua borang ke pejabat
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
NORMA KERJA : ...........................................FAKULTI
: .................................................
BILJENIS KERJAMASA YANG DIAMBIL DALAM SEMINGGUJUMLAH UNIT PER
SEMESTER
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia
Universiti Pertahanan Nasional MalaysiaKem Sungai Besi, 57000
Kuala Lumpur
Universiti Pertahanan
Nasional MalaysiaFAIL MEJA
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
FAIL MEJA
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
PANDUAN
FAIL MEJA [PEKELILING BIL. 8,
TAHUN 1991)
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
VISI, MISI &
OBJEKTIF OPERASI
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
VISI
Menjadi Universiti Pertahanan premier di rantau ini untuk
pendidikan,
latihan dan penciptaan ilmu
MISI UPNM
UPNM komited mencapai kecemerlangan perkhidmatan kepada negara
sebagai sebuah universiti pertahanan primier dalam kepimpinan dan
pembangunan profesional, penciptaan ilmu pengetahuan dan aplikasi
sains pertahanan dan teknologi, dan juga penyelidikan polisi.
OBJEKTIF OPERASI UPNM
Penubuhan UPNM adalah untuk memenuhi hasrat Kementerian
Pengajian Tinggi dan Kementerian Pertahanan dalam mencapai
objektif-objektif berikut:
Menyediakan asas pengetahuan yang kukuh dan seimbang dalam
bidang Kemanusiaan, Pengurusan, Sains dan Teknologi, serta menerap
daya usaha intelektual melalui pengajaran, pembelajaran,
penyelidikan dan usaha kesarjanaan yang bertaraf antarabangsa.
Menanam semangat kesetiaan dan patriotisme yang tinggi untuk
berbakti kepada Negara dengan berbekalkan ilmu, kemahiran serta
kecekapan asas ketenteraan.
Membangunkan warga yang mempunyai tanggungjawab sosial dengan
berteraskan kepada unsur-unsur kerohanian, etika budaya dan moral
yang terpuji.
Membentuk pemimpin masa depan yang memahami, menghayati, dan
mempunyai sikap toleransi terhadap kepelbagaian etnik, budaya dan
agama.
Membekalkan pemimpin masa depan dengan kebolehan
berkomunikasi,
Menjadi pusat kecemerlangan dalam bidang Teknologi Pertahanan,
Ekonomi dan Diplomasi, Hal Ehwal Ketenteraan serta Pengajian
Keselamatan.
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
LOGO, FALSAFAH & MOTO UPNM
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
PIAGAM PELANGGAN
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
DASAR & OBJEKTIF KUALITI UPNM
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
STRUKTUR ORGANISASI UPNM
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
CARTA ORGANISASI
BAHAGIAN
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
CARTA ORGANISASI
KEDUDUKAN PEGAWAI BAHAGIAN
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
SENARAI TUGAS / KUASA & HUBUNGAN
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
PETA PROSES KERJA
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
AKTA DAN ARAHAN
KERAJAAN
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
SENARAI AHLI
JAWATAN KUASA
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
JADUAL MESYUARAT BERKALA
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
CONTOH BORANG
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
CONTOH SENARAI SEMAK
(CHECK LIST) YaDigunakan
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
NORMA KERJA
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
SENARAI TUGAS HARIAN
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
TARIKH :BIL.TUGASAN HARI INICATATAN
TUGAS HARIAN
MS ISO 9001:2008 REG NO KLR -0500197
