1.0 MAKLUMAT PEGAWAI2.0 SENARAI TUGAS3.0 OBJEKTIF KOLEJ MATRIKULASI SELANGOR4.0 PIAGAM PELANGGAN KOLEJ MATRIKULASI SELANGOR5.0 CARTA ORGANISASI KOLEJ MATRIKULASI SELANGOR6.0 CARTA ORGANISASI UNIT7.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN8.0 PROSES KERJA9.0 CARTA ALIRAN KERJA10.0 SENARAI SEMAK11.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN12.0 SENARAI UNDANG-UNDANG PEKELILING13.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNA14.0 NORMA KERJA15.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1.0 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama

Jawatan Hakiki PEGAWAI PERKHIDMATAN PENDIDIKAN SISWAZAH

Gred Jawatan DG

Bahagian / Unit

Jawatan PPPS

Tarikh Ke Jabatan ini 2010

Kelayakan akademik Ijazah Sarjana MudaIjazah Sarjana

Kelayakan Ikhtisas Diploma Pendidikan

Tarikh lantikan

Tarikh sah jawatan

2.0 SENARAI TUGAS

i. Pelaksanaan Kuliahii. Pengendalian Tutoraniii. Pengendalian Amaliiv. Penyediaan Rancangan Aktiviti Harian (RPH)v. Penyediaan Soalan Dan Skema Jawapan Tutoran/ Kuizvi. Pelaksanaan Kuiz/Ujianvii. Penggubalan Soalan & Skema Jawapan UPSviii. Penandaan UPSix. Penyediaan Headcountx. Penyimpanan Soalan UPS & PSPMxi. Pengurusan Markah Penilaian Berterusanxii. Ajk Ict Unitxiii. Penyelaras PPSMI Unitxiv. Penyelaras PPSMI Kolejxv. Penyediaan Jadual Waktu Indukxvi. Pelaksanaan Program Kecemerlangan Pelajarxvii. Pelaksanaan Kursus Pensyarah (Dalaman)xviii. Pelaksanaan Kursus Pensyarah (Luaran)

3.0 OBJEKTIF KOLEJ MATRIKULASI SELANGOR

i. Memastikan semua pelajar KMS layak memasuki program pilihan ijazah pertama di institusi pengajian tinggi

ii. Memastikan sumber manusia KMS kompeten dan berkomitmen tinggi. iii. Memastikan prasarana KMS terkini, selamat dan sedia digunakan. iv. Membentuk generasi pelajar KMS yang berdaya saing, berdisiplin, berkemahiran

insaniah dan berketerampilan.

4.0 PIAGAM PELANGGAN KOLEJ MATRIKULASI SELANGOR

Bahawasanya, kami warga KMS dengan penuh tekad dan iltizam akan menumpu seluruh tenaga dan usaha kami menjunjung Perlembagaan Negara, mengamal prinsip-prinsip Rukun Negara dan mendukung Falsafah Pendidikan Kebangsaan pada setiap masa. Maka kami berikrar dan berjanji untuk:

i. Memastikan pelajar KMS mencapai PNGK melebihi 3.00 untuk mengisi program ijazah pertama di institusi pengajian tinggi awam.

ii. Memastikan staf mencukupi, kompeten dan berkomitmen tinggi. a. Memastikan makluman kekosongan jawatan dibuat dalam tempoh 7 hari bekerja. b. Memastikan setiap staf KMS mengikuti latihan sekurang-kurangnya 7 hari

setahun. c. Memastikan semua aduan pelanggan diambil tindakan dalam tempoh 7 hari

bekerja.

iii. Menyediakan prasarana pendidikan terkini, selamat dan sedia digunakan. a. Memastikan peralatan ICT dan bahan-bahan P&P relevan dengan keperluan

kurikulum Program Matrikulasi KPM. b. Memastikan Manual Pengurusan Keselamatan Kolej Matrikulasi Kementerian

Pelajaran Malaysia dipatuhi. c. Memastikan semua aduan kerosakan didaftarkan dan diambil tindakan dalam

tempoh 7 hari bekerja.

iv. Mempertingkatkan modal insan yang berdaya saing, berdisiplin, berkemahiran insaniah dan berketerampilan. a. Memastikan sifar ponteng. b. Memastikan aktiviti-aktiviti pembangunan sahsiah dilaksanakan secara

berterusan.

c. Memastikan purata pinjaman bulanan setiap pelajar di Pusat Sumber pada kadar minimum 1 buah buku setiap bulan.

d. Memastikan semua pelajar mencapai kelulusan merit penilaian kokurikulum ke IPTA melebihi 80%.

e. Memastikan semua pelajar lulus mata pelajaran wajib dan kokurikulum.

5.0 CARTA ORGANISASI KOLEJ MATRIKULASI SELANGOR

Rujuk lampiran 1

6.0 CARTA ORGANISASI UNIT

Rujuk lampiran 2

7.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

KOLEJ MATRIKULASI SELANGOR

JAWATAN : PENSYARAH

Tugas pegawai atasan yang ada hubungan

Tugas dan tanggungjawabKuasa yang diberi

Tugas pegawai-pegawai lain yang ada hubungan serta

jenis hubungan

PENGARAH

Semua perkara mengenai perlaksanaan pengajaran & pembelajaran, pengendalian kuiz, ujian & UPS, aktiviti luar pelajar serta perlaksanaan Program Mentor Mentee.

TIMBALAN PENGARAH

Semua perkara mengenai perlaksanaan pengajaran & pembelajaran, pengendalian kuiz, ujian & UPS, aktiviti luar pelajar serta perlaksanaan Program Mentor Mentee.

KETUA JABATAN

Semua perkara mengenai perlaksanaan pengajaran & pembelajaran, pengendalian kuiz, ujian & UPS, aktiviti luar pelajar serta perlaksanaan Program Mentor Mentee.

Bidang P&P

1. Menyediakan Fail Meja.

2. Menyediakan RPH

(Rancangan Pengajaran

Harian).

3. Melaksanakan proses

pengajaran dan pembelajaran.

a) Kuliah

b) Tutoran

4. Menyediakan bahan P&P

Bidang Peperiksaan dan

Penilaian P&P

5. Menyediakan soalan dan

skema jawapan tutoran/ kuiz.

6. Menggubal soalan-soalan dan

menganggotai panel

penyediaan soalan dan skema

pemarkahan UPS.

7. Melaksanakan kuiz/ ujian

untuk Penilaian Berterusan

(PB)

8. Menanda skrip UPS.

PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT

Semua perkara mengenai pengendalian kuiz, ujian & UPS.

PUSTAKAWAN

Semua perkara mengenai bahan sokongan dan penyediaan tempat bagi P&P.

PEGAWAI ICT

Semua perkara mengenai bahan sokongan P&P.

PEMBANTU MAKMAL

Semua perkara mengenai bahan sokongan dan

KETUA UNIT

Semua perkara mengenai perlaksanaan pengajaran & pembelajaran, pengendalian kuiz, ujian & UPS, aktiviti luar pelajar serta perlaksanaan Program Mentor Mentee.

PENOLONG PENGARAH PEPERIKSAAN

Semua perkara mengenai pengendalian kuiz, ujian & UPS.

9. Menguruskan Markah

Penilaian Berterusan (PB).

10. Menyelia dan mengawas

Ujian Pertengahan Semester

(UPS) dan Peperiksaan

Semester Program Matrikulasi

(PSPM).

11. Memasukkan markah ke

dalam S3P

Bidang Pentadbiran dan

Pengurusan Unit

12. Membantu pelaksanaan

aktiviti unit.

13. Menyediakan Sasaran Kerja

Tahunan Pensyarah.

14. Menghadiri mesyuarat unit.

15. Membantu pelaksanaan‘peer

mentoring’.

Bidang Pengurusan Kehadiran

Pelajar

16. Merekod kehadiran pelajar17. Menasihati pelajar.

Bidang Sokongan Pelajar

18. Mengurus HeadCount.

19. Menjalankan Aktiviti

Sokongan Pelajar.

penyediaan tempat bagi P&P.

JURUTEKNIK

Semua perkara mengenai peralatan dan penyediaan tempat bagi P&P.

PEMBANTU AM RENDAH

Semua perkara mengenai bahan sokongan P&P.

PEMANDU

Semua perkara mengenai aktiviti luar pelajar.

20. Menjalankan Program

Mentor Mentee.

Bidang Tugas Khas

21. Membuat pesanan barang

Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.

8.0 PROSES KERJA

8.1 PROSES KERJA BAGI TUGAS PELAKSANAAN KULIAH.

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1. Menerima RPS, jadual waktu dan takwim daripada Ketua Unit sebelum semester bermula.

Ketua Unit

2. Mengenalpasti tajuk dan menyediakan bahan-bahan pengajaran berdasarkan RPS dan menyediakan RPH

3. Memaklumkan kepada pelajar perkara-perkara yang berkaitan dengan Pengajaran dan Pembelajaran (P&P) di awal pertemuan dengan pelajar (set induksi).

4. Menjalankan kuliah.

5. Merumuskan isi kandungan kuliah.

6. Menilai kefahaman pelajar.

8.2 PROSES KERJA BAGI TUGAS PE NGENDALIAN TUTORAN .

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1. Merujuk jadual waktu untuk memastikan kelas dan masa yang telah ditetapkan.

2. Merujuk silibus dan RPS untuk mengenalpasti tajuk-tajuk yang terlibat.

3. Merekod kehadiran pelajar.

4. Memulakan kelas dengan set induksi.

5. Membincangkan soalan-soalan latihan dengan menggunakan kaedah yang sesuai.

6. Membuat rumusan/ penilaian.

7. Menyemak dan merekod ketidakhadiran pelajar ke dalam MIS.

8. Mengeluarkan surat amaran kepada pelajar (jika perlu).

9. Mencatat refleksi di dalam RPH.

10. Membuat HEADCOUNT pelajar.

8.3 PROSES KERJA BAGI TUGAS PE NGENDALIAN AMALI.

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1. Merujuk jadual waktu untuk memastikan kelas dan masa yang telah ditetapkan.

2. Merujuk silibus dan RPS untuk mengenalpasti tajuk-tajuk yang terlibat.

3. Menyemak kehadiran pelajar dan perlu ditandakan di dalam senarai kehadiran.

4. Memulakan kelas dengan set induksi dan menyatakan objektif pengajaran.

5. Menerangkan konsep dan kemahiran penting dan prosedur amali.

6. Memantau kerja-kerja amali yang dijalankan.

7. Membuat rumusan/penilaian dan menyemak ‘jotter’.

8. Menyemak dan merekod ketidakhadiran pelajar ke dalam MIS.

9. Mengeluarkan surat amaran kepada pelajar (jika perlu).

10. Mencatat refleksi di dalam RPH.

11. Membuat HEADCOUNT pelajar.

8.4 PROSES KERJA BAGI TUGAS PENYEDIAAN RANCANGAN AKTIVITI HARIAN (RPH)

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Seksyen Undang-

Meluluskan/Dirujuk undang/Perundangan

1. Menerima arahan untuk menyediakan Rancangan Aktiviti Harian (RPH).

Ketua Jabatan

2. Mendapatkan fail Meja Ketua Jabatan

3. Menyediakan RPH

4. Memasukkan RPH ke dalam fail Meja

5. Menghantar fail Meja Ketua Unit/

Ketua Jabatan

6. Penyemakan dan pengesahan fail Meja

Ketua Jabatan

7. Mendapatkan semula fail Meja yang telah disahkan.

8.5 PROSES KERJA BAGI TUGAS PENYEDIAAN SOALAN DAN SKEMA JAWAPAN TUTORAN/ KUIZ.

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Seksyen Undang-

Meluluskan/Dirujuk undang/Perundangan

1. Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk menyediakan soalan-soalan tutoran.

Ketua Unit

2. Merujuk silibus dan RPS untuk mengenalpasti tajuk-tajuk yang terlibat.

3. Pembahagian tugas kepada pensyarah yang berkenaan mengikut tajuk yang diberi.

4. Membina soalan dan skema jawapan berdasarkan tajuk yang diberi.

5. Mengumpul soalan dan skema jawapan daripada pensyarah-pensyarah yang terlibat.

6. Menggubal dan menyemak set soalan dan skema jawapan yang telah dikutip.

7. Pengesahan soalan-soalan dan skema jawapan.

Ketua Unit/Ketua Jabatan.

8. Menjilidkan soalan-soalan untuk pelajar dan soalan beserta skema jawapan kepada pensyarah.

9. Menguruskan urusan percetakan dengan bahagian yang terlibat.

10. Mengedarkan soalan yang telah dijilidkan kepada pelajar dan soalan beserta jawapan kepada pensyarah.

8.6 PROSES KERJA BAGI TUGAS PELAKSANAAN KUIZ/UJIAN

Bil.

Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1. Merujuk kepada takwim akademik untuk kendalikan kuiz/ujian.

Ketua Jabatan

2. Menghadiri mesyuarat unit untuk membincangkan & dan menerima tugasan, kuiz dan ujian mengikut tajuk berdasarkan silibus.

Ketua Unit

3. Menggubal draf soalan dan skema jawapan.

4. Menaksir soalan dan skema jawapan.

5. Menguruskan percetakan soalan.

Ketua Unit

6. Menjalankan kuiz/ujian.

7. Memeriksa kertas jawapan pelajar.

8. Merekod markah pelajar ke dalam ‘Headcount’ unit dan sistem S3P sebagai draf dan menghantar kepada Ketua Unit.

9. Failkan rekod markah ke dalam fail RASA.

8.7 PROSES KERJA BAGI TUGAS PENGGUBALAN SOALAN & SKEMA JAWAPAN UPS

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1

2

3

4

5

6

Menerima Jadual Penentu Ujian (JPU) daripada Bahagian Matrikulasi Kementerian Pelajaran Malaysia (BMKPM) mengenai UPS.

Pelantikan Jawatankuasa penyediaaan draf soalan UPS dan skema jawapan dan jawatankuasa penaksir

Menggubal item soalan UPS dan skema jawapan

Mengumpul item soalan UPS dan skema jawapan

Mentaksir soalan dan skema jawapan dalam Mesyuarat Penaksir Peringkat Unit.

Menghantar draf soalan dan skema jawapan dalam bentuk hard copy dan softcopy kepada Ketua Unit

KETUA JABATAN

KETUA UNIT

AJK PENGGUBAL SOALAN UPS

AJK PENAKSIR

KETUA UNIT/ KETUA JABATAN

8.8 PROSES KERJA BAGI TUGAS PENANDAAN UPS

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Menerima arahan secara memo/ surat

Menerima surat panggilan dan menghadiri mesyuarat Penyelarasan Pemarkahan.

Menerima Skema Pemarkahan UPS dan skrip contoh pelajar.

Membincangkan dan membuat penambahbaikan (jika perlu) ke atas skema jawapan yang disediakan oleh BMKPM.

Menyemak dan menanda skrip contoh berdasarkan skema jawapan yang diputuskan.

Menerima skrip jawapan pelajar beserta dengan Jadual Kehadiran Markah Calon (JKMC), menanda jawapan pelajar dan melengkapkan JKMC.

Menjalankan proses semak semula (cross check) markah.

Memasukkan markah UPS ke dalam ‘Headcount’ unit.

Memasukkan markah UPS ke dalam sistem S3P dan disimpan sebagai draf.

Menyemak semula dan mengesahkan markah UPS di antara pensyarah.

Menghantar markah UPS di

PP PEPERIKSAAN

KETUA UNIT

PENSYARAH UNIT

KETUA UNIT

AKTA RAHSIA RASMI

11

12

13

dalam sistem S3P kepada Ketua Unit untuk tindakan seterusnya.

Memulangkan skrip jawapan UPS pelajar dan JKMC kepada Ketua Unit untuk simpanan.

Menyediakan dan menyerahkan Laporan Kerja Calon (LKC) kepada Ketua Unit.

KETUA UNIT

KETUA UNIT/

AJK HEADCOUNT

8.9 PROSES KERJA BAGI TUGAS PENYEDIAAN HEADCOUNT

Bil.

Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1. Menerima template Headcount bagi setiap kelas tutoran.

Penyelaras Headcount/AJK

Headcount

2. Menentukan penilaian Headcount

Ketua Unit

3. Melaksanakan tindakan susulan untuk memastikan pencapaian sasaran Headcount.

Ketua Unit

4. Berbincang Ketua Unit tentang perkembangan pelajar dan tindak susul yang telah dilakukan.

5. Melaksanakan penambahbaikan (jika perlu)

8.10 PROSES KERJA BAGI TUGAS PENYIMPANAN SOALAN UPS & PSPM

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1. Menerima kertas soalan UPS dan PSPM .

PP PEPERIKSAAN

2. Membuat salinan kertas soalan UPS dan PSPM untuk diedarkan kepada pensyarah (jika perlu)

Ketua Unit

3. Menyerahkan soalan UPS dan PSPM kepada Penyelaras Bank Soalan untuk simpanan

Penyelaras Bank Soalan UPS & PSPM

8.11 PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN MARKAH PENILAIAN BERTERUSAN

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1. Terima arahan/surat/memo.

Penolong Pengarah Peperiksaan

2. Lengkapkan markah PB pelajar dalam’Headcount’ unit.

3. Lengkapkan markah PB pelajar ke dalam sistem S3P dan simpan sebagai draf

4. Semak semula markah PB sesama pensyarah tutoran

5. Hadiri Mesyuarat Pengesahan Markah PB peringkat unit.

6. Hantar kepada Ketua Unit melalui sistem S3P dan mencetak untuk simpanan.

7. Pengesahan markah PB daripada Ketua Unit dan serahkan satu set salinan kepada Ketua Jabatan.

8. Failkan satu set salinan PB.

Ketua Unit

8.12 PROSES KERJA BAGI AJK ICT UNIT

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1. Menerima arahan daripada KU

2. Menghadiri bengkel ICT untuk AJK ICT unit bagi mengetahui cara mengguna dan mengedit portal dan laman web

3. Mengemaskini portal dan laman web secara mingguan dan ‘on-demand’ setiap kali ada aktiviti kolej yang berkaitan dengan unit

4. Menyediakan laporan ICT, portal dan laman web kepada penyelaras ICT kolej

8.13 PROSES KERJA PENYELARAS PPSMI UNIT

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1

2

3

4

Melantik ahli jawatankuasa PPSMI peringkat unit.

Merancang aktiviti PPSMI bagi setiap sesi di peringkat unit.

Melaksanakan aktiviti PPSMI iaitu pemantauan, microteaching dan buddy support system.

Menyediakan laporan dari masa ke semasa.

Ketua Unit

Ketua Jabatan/ Pengarah

Ketua Jabatan/ Penyelaras PPSMI

Kolej

Penyelaras PPSMI Kolej

Senarai tugas dan tanggungjawab

pensyarah

8.14 PROSES KERJA PENYELARAS PPSMI KOLEJ

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1

2

3

4

Menerima arahan

Mengadakan mesyuarat JK PPSMI peringkat kolej.

Menyelaras pelaksanaan aktiviti PPSMI.

Mendokumentasikan aktiviti

Pengarah

Ketua Jabatan/ Pengarah

Penyelaras PPSMI BMKPM

Senarai tugas dan tanggungjawab

pensyarah

8.15 PROSES KERJA BAGI TUGAS PENYEDIAAN JADUAL WAKTU INDUK

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1. Terima arahan untukmenyediakan jadual waktu induk

Pengarah

2. Dapatkan perincian :

i) bilangan pensyarah mengikut unit

ii) jumlah jam pertembungan pelajar dan pensyarah setiap subjek

iii)bilangan kuliah dan praktikum mengikut jurusan/cluster

Ketua Jabatan

3. Dapatkan maklumat mengenai waktu mesyuarat unit dan mesyuarat jabatan setiap unit dan jabatan

Ketua unit

4. Rancang penyediaan jadual waktu induk

5. Sediakan jadual waktu menggunakan perisian berkaitan

6 Bentang kepada ketua jabatan untuk kelulusan

Ketua Jabatan

7 Hantar kepada pengarah untuk disahkan

Pengarah

8 Agihkan kepada pengarah, ketua jabatan, ketua unit, penyelaras jadual waktu unit dan pelajar

8.16 PROSES KERJA BAGI PELAKSANAAN PROGRAM KECEMERLANGAN PELAJAR

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1. Mengenalpasti kumpulan sasaran pelajar.

Ketua Jabatan/Ketua Unit

2. Merancang program kecemerlangan pelajar mengikut kumpulan sasaran.

3. Melaksanakan program.

4. Melakukan analisis untuk melihat keberkesanan program.

5. Menyediakan laporan.

6. Menghantar laporan kepada Ketua Unit.

8.17 PROSES KERJA BAGI PELAKSANAAN KURSUS PENSYARAH (DALAMAN)

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1. Menerima arahan daripada Ketua Unit.

2. Mengenalpasti keperluan kursus pensyarah.

3. Merancang kursus pensyarah.

4. Melaksanakan kursus.

5. Melakukan analisis untuk melihat keberkesanan kursus.

6. Menyediakan laporan.

7. Menghantar laporan kepada Ketua Unit.

8.18 PROSES KERJA BAGI PELAKSANAAN KURSUS PENSYARAH (LUARAN)

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Perundangan

1. Menerima surat hadir kursus.

2. Menyemak bilangan hari berkursus setiap pensyarah unit.

3. Mengenalpasti pensyarah yang bersesuaian dengan kursus.

4. Mencalonkan pensyarah yang akan hadir kursus.

5. Menyimpan borang penilaian kursus pensyarah.

9.0 CARTA ALIRAN KERJA

9.1 CARTA ALIRAN PELAKSANAAN KULIAH.

MULA

Terima RPS dan takwim

Kenalpasti tajuk dan sedia bahan P&P dan sediakan RPH

Jalankan kuliah

Set Induksi

TAMAT

Menilai kefahaman pelajar

Rumus isi kandungan kuliah

9.2 CARTA ALIRAN PE NGENDALI AN TUTORAN

MULA

Rujuk jadual waktu

Hadir?

Semak dan rekod ketidakhadiran pelajar

Buat rumusan & penilaian

Bincang soalan-soalan latihan

Set Induksi

Rekod kehadiran pelajar

Rujuk silibus dan RPS

Rekod ketidakhadiran pelajar dalam MIS pelajar

Keluarkan surat amaran

TAMAT

Catat refleksi dalam RPH

Membuat HEADCOUNT pelajar

9.3 CARTA ALIRAN PE NGENDALI AN AMALI

TAMAT Hadir?

Keluarkan surat amaran

Catat refleksi dalam RPH

Membuat HEADCOUNT pelajar

Rekod ketidakhadiran pelajar dalam MIS pelajar

Hadir?

Semak dan rekod ketidakhadiran pelajar

Buat rumusan & semak ‘jotter’

Pantau aktiviti pelajar

Terangkan konsep, kemahiran dan prosedur amali

Buat set induksi & nyatakan objektif

Semak kehadiran pelajar

Rujuk silibus dan RPS

Rujuk jadual waktu

MULA

9.4 CARTA ALIRAN TUGAS PENYEDIAAN RANCANGAN AKTIVITI HARIAN (RPH)

MULA

TAMAT

Dapatkan semula Fail Meja yang telah disemak

Lengkap?

Semak

Serah Fail Meja kepada Ketua Unit/Ketua Jabatan

Masukkan RPH ke dalam Fail Meja

Sediakan RPH

Dapatkan Fail Meja

Terima Arahan

9.5 CARTA ALIRAN TUGAS PENYEDIAAN SOALAN DAN SKEMA JAWAPAN TUTORAN/ KUIZ.

9.6 CARTA ALIRAN TUGAS PELAKSANAAN KUIZ/UJIAN TAMAT

Pengedaran set soalan tutoran

Penyerahan set soalan untuk cetakan

Penjilidan soalan dan skema jawapan

Pengesahan set soalan dan skema

Penyemakan soalan dan skema jawapan

Pengumpulan soalan dan skema jawapan

Pembinaan soalan tutoran

Pembahagian tugas

Rujuk silibus dan RPS

Terima arahan

MULA

Tidak

9.7 CARTA ALIRAN KERJA PENGGUBALAN SOALAN & SKEMA JAWAPAN UPS

TAMAT

Failkan rekod markah

Rekod markah dalam ‘Headcount’ unit dan sistem S3P

Penandaan skrip jawapan

Kuiz/ujian dijalankan

Cetak soalan

Semakan/ soalan murni

Penyediaan soalan dan skema jawapan

Hadir mesyuarat terima tajuk

Terima arahan kendali kuiz/ujian

MULA

9.8 CARTA ALIRAN KERJA PENANDAAN UPS

TAMAT

Hantar kepada Ketua Unit

Taksir soalan dan skema jawpan

Kumpul soalan dan skema jawpan

Gubal soalan dan skema jawapan

Lantikan AJK Penggubal Soalan & Pentaksir

Terima JPU daripada BMKPM

MULA

Masuk markah dalam ‘Headcount’ unit

‘cross check’ markah

Terima dan tanda skrip jawapan dan lengkapkan JKMC

Semak dan tanda skrip contoh

Bincang skema jawapan UPS

Terima skema jawapan dan skrip contoh

Terima surat panggilan & hadir mesyuarat

Terima arahan dari PP peperiksaan

MULA

9.9 CARTA ALIRAN KERJA BAGI TUGAS PENYEDIAAN HEADCOUNT

Masukkan markah dalam S3P & simpan draf

Semak semula & sahkan markah UPS di antara Pensyarah

Hantar markah kepada Ketua Unit melalui sistem S3P

Pulangkan skrip jawapan & JKMC kepada KU

Sediakan LKC dan hantar kepada KU

TAMAT

9.10 CARTA ALIRAN KERJA BAGI PENYIMPANAN SOALAN UPS & PSPM

TAMAT

Laksanakan penambahbaikan

Bincang perkembangan

Laksanakan tindak susul

Tentukan penilaian Headcount oleh KU

Terima template Headcount

MULA

9.11 CARTA ALIRAN KERJA PENGURUSAN MARKAH PENILAIAN BERTERUSAN

TAMAT

Serahkan pada Penyelaras Bank Soalan

Buat salinan

Terima kertas soalan UPS & PSPM

MULA

9.12 CARTA ALIRAN KERJA AJK ICT UNIT

TAMAT

Failkan salinan markah PB

Sahkan markah oleh KU& salinan kpd KJ

Hadiri mesyuarat pengesahan markah unit

Hantar kpd KU melalui S3P & cetak utk simpanan

Semak semula markah PB

Lengkapkan markah PB pelajar dlm S3P

Lengkapkan markah PB pelajar dlm Headcount

Terima arahan daripada PP Peperiksaan

MULA

9.13 CARTA ALIRAN PENYELARAS PPSMI PERINGKAT UNIT

TAMAT

Sedia laporan

Kemaskini

Hadir bengkel

Terima arahan KU

MULA

9.14 CARTA ALIRAN PENYELARAS PPSMI PERINGKAT KOLEJ

TAMAT

MULA

Menyediakan Laporan Aktiviti

Melaksanakan aktiviti- aktiviti PPSMI peringkat unit

Merancang aktiviti- aktiviti PPSMI peringkat unit

Melantik AJK PPSMI Unit

9.15 CARTA ALIRAN PENYEDIAAN JADUAL WAKTU KOLEJ

TAMAT

MULA

Mengadakan mesyuarat JK PPSMI peringkat kolej.

Mendokumentasikan aktiviti

Menyelaras pelaksanaan aktiviti

Menerima arahan

9.16 CARTA ALIRAN PELAKSANAAN PROGRAM KECEMERLANGAN PELAJAR

Ya

Tidak

TAMAT

MULA

Dapatkan perincian

Hantar kepada pengarah untuk disahkan

Bentang kepada ketua jabatan

Agih

Sediakan jadual waktu

Rancang penyediaan jadual waktu

Dapatkan maklumat

Terima arahan daripada pengarah

9.17 CARTA ALIRAN PELAKSANAAN KURSUS PENSYARAH (DALAMAN)

TAMAT

Hantar laporan

Sedia laporan

Analisis program

Laksana program sasaran

Rancang program sasaran

Kenalpasti kumpulan sasaran

MULA

9.18 CARTA ALIRAN PELAKSANAAN KURSUS PENSYARAH (LUARAN)

TAMAT

Hantar laporan

Sedia laporan

Analisis aktiviti

Laksana kursus

Kenalpasti keperluan kursus pensyarah

Terima arahan daripada Ketua Unit

MULA

10 SENARAI SEMAK

10.1 SENARAI SEMAK PELAKSANAAN KULIAH

TAMAT

Simpan borang penilaian

Calon pensyarah yang akan hadir kursus

Kenalpasti pensyarah

Semak bilangan hari kursus pensyarah

Terima surat hadir kursus

MULA

10.2 SENARAI SEMAK PE NGENDALI AN TUTORAN

Bil Tindakan Tanda ( )

Catatan

1. Menerima RPS, jadual waktu dan takwim daripada Ketua Unit sebelum semester bermula.

2. Mengenalpasti tajuk dan menyediakan bahan-bahan pengajaran berdasarkan RPS dan menyediakan RPH.

3. Memaklumkan kepada pelajar perkara- perkara yang berkaitan dengan Pengajaran dan Pembelajaran (P&P) di awal pertemuan dengan pelajar (set induksi).

4. Menjalankan kuliah.

5. Merumuskan isi kandungan kuliah.

6. Menilai kefahaman pelajar.

Bil Tindakan Tanda ( )

Catatan

1. Merujuk jadual waktu untuk memastikan kelas dan masa yang telah ditetapkan.

2. Merujuk silibus dan RPS untuk mengenalpasti tajuk-tajuk yang terlibat.

3. Menyemak kehadiran pelajar dan perlu ditandakan di dalam senarai kehadiran.

4. Memulakan kelas dengan set induksi.

5. Membincangkan soalan-soalan latihan dengan menggunakan kaedah yang sesuai.

6. Membuat rumusan/penilaian.

7. Menyemak dan merekod ketidakhadiran pelajar ke dalam MIS.

8. Mengeluarkan surat amaran kepada pelajar (jika perlu).

9. Mencatat refleksi di dalam RPH.

10. Membuat HEADCOUNT pelajar.

10.3 SENARAI SEMAK PE NGENDALI AN AMALI

Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan

1. Merujuk jadual waktu untuk memastikan kelas dan masa yang telah ditetapkan.

2. Merujuk silibus dan RPS untuk mengenalpasti tajuk-tajuk yang terlibat.

3. Menyemak kehadiran pelajar dan perlu ditandakan di dalam senarai kehadiran.

4. Memulakan kelas dengan set induksi dan menyatakan objektif pengajaran.

5. Menerangkan konsep dan kemahiran penting dan prosedur amali.

6. Memantau kerja-kerja amali yang dijalankan.

7. Membuat rumusan/penilaian dan menyemak ‘jotter’.

8. Menyemak dan merekod ketidakhadiran pelajar ke dalam MIS.

9. Mengeluarkan surat amaran kepada pelajar (jika perlu).

10. Mencatat refleksi di dalam RPH.

11. Membuat HEADCOUNT pelajar.

10.4 SENARAI SEMAK PENYEDIAAN RANCANGAN AKTIVITI HARIAN (RPH)

Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan

1. Menerima arahan untuk menyediakan Rancangan Aktiviti Harian (RPH).

2. Mendapatkan fail Meja

3. Menyediakan RPH

4. Memasukkan RPH ke dalam fail Meja

5. Menghantar fail Meja

6. Penyemakan dan pengesahan fail Meja

7. Mendapatkan semula fail Meja yang telah disahkan.

10.5 SENARAI SEMAK TUGAS PENYEDIAAN SOALAN DAN SKEMA JAWAPAN TUTORAN/ KUIZ.

Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan

1. Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk menyediakan soalan-soalan tutoran.

2. Merujuk silibus dan RPS untuk mengenalpasti tajuk-tajuk yang terlibat.

3. Pembahagian tugas kepada pensyarah yang berkenaan mengikut tajuk yang diberi.

4. Membina soalan dan skema jawapan berdasarkan tajuk yang diberi.

5. Mengumpul soalan dan skema jawapan daripada pensyarah-pensyarah yang terlibat.

6. Menggubal dan menyemak set soalan dan skema jawapan yang telah dikutip.

7. Pengesahan soalan-soalan dan skema jawapan.

8. Menjilidkan soalan-soalan untuk pelajar dan soalan beserta skema jawapan kepada pensyarah.

9. Menguruskan urusan percetakan dengan bahagian yang terlibat.

10. Mengedarkan soalan yang telah dijilidkan kepada pelajar dan soalan beserta jawapan kepada pensyarah.

10.6 SENARAI SEMAK TUGAS PELAKSANAAN KUIZ/UJIAN

Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan

1. Merujuk kepada takwimakademik untuk kendalikan kuiz/ujian.

2. Menghadiri mesyuarat unit untuk membincangkan & dan menerima tugasan, kuiz dan ujian mengikut tajuk berdasarkan silibus.

3. Menggubal draf soalan dan skema jawapan.

4. Menaksir soalan dan skema jawapan.

5. Menguruskan pencetakan soalan.

6. Menjalankan ujian.

7. Memeriksa kertas jawapan pelajar.

8. Merekod markah pelajar ke dalam ‘Headcount’ unit dan sistem S3P sebagai draf dan menghantar kepada Ketua Unit.

9. Failkan rekod markah ke dalam fail RASA.

10.7 SENARAI SEMAK PENGGUBALAN SOALAN & SKEMA JAWAPAN UPS

Bil Tindakan Tanda Catatan

1. Menerima Jadual Penentu Ujian (JPU) daripada Bahagian Matrikulasi Kementerian Pelajaran Malaysia (BMKPM) mengenai UPS.

2. Perlantikan jawatankuasa penyediaan draf soalan ujian dan skema jawapan dan jawatankuasa pentaksir.

3. Menggubal item soalan ujian dan skema jawapan.

4. Mengumpul item soalan ujian dan skema jawapan.

5. Mentaksir soalan dan skema jawapan dalam Mesyuarat Pentaksir peringkat unit.

6. Menghantar draf kertas soalan dalam bentuk ‘hardcopy’ dan ‘softcopy’ kepada Ketua Unit.

10.8 SENARAI SEMAK PENANDAAN UPS

Bil Tindakan Tanda Catatan

1. Menerima arahan secara memo/ surat

2. Menerima surat panggilan & menghadiri mesyuarat Penyelarasan Pemarkahan.

3. Menerima Skema Pemarkahan UPS,skrip contoh pelajar.

4. Membincangkan dan membuat penambahbaikan (jika perlu) ke atas skema jawapan yang disediakan oleh BMKPM.

5. Menyemak dan menanda skrip contoh berdasarkan skema jawapan yang diputuskan.

6. Menerima skrip jawapan pelajar beserta dengan Jadual Kehadiran Markah Calon (JKMC), menanda jawapan pelajar dan melengkapkan JKMC.

7. Menjalankan proses semak semula (cross check) markah.

8. Menjalankan proses semak semula (cross check) markah.

9. Memasukkan markah UPS ke dalam sistem S3P dan disimpan sebagai draf.

10. Menyemak semula & mengesahkan markah UPS di antara pensyarah.

11. Menghantar markah UPS di dalam sistem S3P kepada Ketua Unit untuk tindakan seterusnya.

12. Memulangkan skrip jawapan UPS pelajar dan JKMC kepada Ketua Unit untuk simpanan.

13. Menyediakan dan menyerahkan Laporan Kerja Calon (LKC) kepada Ketua Unit.

10.9 SENARAI SEMAK TUGAS PENYEDIAAN HEADCOUNT

Bil Tindakan Tanda Catatan

1. Menerima arahan untuk menyediakan dokumen Headcount bagi setiap kelas tutoran.

2. Menentukan penilaian Headcount.

3. Menjalankan sesi perkembangan pelajar secara berkala.

4. Merekod perkembangan pelajar ke dalam dokumen Headcount.

5. Melaksanakan tindak susul untuk memastikan pencapaian sasaran Headcount.

6. Berbincang dengan Pengarah/ Timbalan Pengarah/ Ketua Jabatan tentang perkembangan pelajar dan tindak susul yang dilakukan.

7. Melaksanakan penambahbaikan.

8. Membentangkan hasil Headcount pensyarah

10.10 SENARAI SEMAK PENYIMPANAN SOALAN UPS & PSPM

Bil Tindakan Tanda Catatan

1. Menerima kertas soalan UPS dan PSPM .

2. Membuat salinan kertas soalan UPS dan PSPM untuk diedarkan kepada pensyarah (jika perlu)

3. Menyerahkan soalan UPS dan PSPM kepada Penyelaras Bank Soalan untuk simpanan

10.11 SENARAI SEMAK PENGURUSAN MARKAH PENILAIAN BERTERUSAN

Bil Tindakan Tanda Catatan

1. Terima arahan/surat/memo.

2. Lengkapkan markah PB pelajar dalam’Headcount’ unit.

3. Lengkapkan markah PB pelajar ke dalam sistem S3P dan simpan sebagai draf

4. Semak semula markah PB sesama pensyarah tutoran

5. Hadiri Mesyuarat Pengesahan Markah PB peringkat unit.

6. Hantar kepada Ketua Unit melalui sistem S3P dan mencetak untuk simpanan

7. Pengesahan markah PB daripada Ketua Unit dan serahkan satu set salinan kepada Ketua Jabatan.

8. Failkan satu set salinan PB.

10.12 SENARAI SEMAK AJK ICT UNIT

Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan

1. Menerima arahan daripada KU

2. Menghadiri bengkel ICT

3. Mengemaskini portal dan laman web

4. Menyediakan laporan

10.13 SENARAI SEMAK PELAKSANAKAN PPSMI PERINGKAT UNIT

Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan

1. Melantik AJK PPSMI Unit

2. Merancang aktiviti- aktiviti PPSMI peringkat unit

3. Melaksanakan aktiviti- aktiviti PPSMI peringkat unit

4. Menyediakan Laporan Aktiviti

10.14 SENARAI SEMAK PELAKSANAKAN PPSMI PERINGKAT KOLEJ

Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan

1. Menerima arahan

2. Mengadakan mesyuarat JK PPSMI peringkat kolej

3. Menyelaraskan pelaksanaan aktiviti

4. Mendokumentasikan aktiviti

10.15 SENARAI SEMAK PENYEDIAAN JADUAL WAKTU INDUK

Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan

1. Terima arahan untuk

menyediakan jadual waktu induk

2. Dapatkan perincian :

i) bilangan pensyarah mengikut unit

ii) jumlah jam pertembungan pelajar dan pensyarah setiap subjek

iii)bilangan kuliah dan praktikum mengikut jurusan/cluster

3. Dapatkan maklumat mengenai waktu mesyuarat unit dan mesyuarat jabatan setiap unit dan jabatan

4. Rancang penyediaan jadual waktu induk

5. Sediakan jadual waktu menggunakan perisian berkaitan

6 Bentang kepada ketua jabatan untuk kelulusan

7 Hantar kepada pengarah untuk disahkan

8 Agihkan kepada pengarah, ketua jabatan, ketua unit, penyelaras jadual waktu unit dan pelajar

10.16 SENARAI SEMAK PELAKSANAAN PROGRAM KECEMERLANGAN PELAJAR

Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan

1. Mengenalpasti kumpulan sasaran pelajar.

2. Merancang program kecemerlangan pelajar mengikut kumpulan sasaran.

3. Melaksanakan program.

4. Melakukan analisis untuk melihat keberkesanan program.

5. Menyediakan laporan.

6. Menghantar laporan kepada Ketua Unit.

10.17 SENARAI SEMAK PELAKSANAAN KURSUS PENSYARAH (DALAMAN)

Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan1. Menerima arahan daripada Ketua Unit.

2. Mengenalpasti keperluan kursus pensyarah.

3. Merancang kursus pensyarah.

4. Melaksanakan kursus.

5. Melakukan analisis untuk melihat keberkesanan kursus.

6. Menyediakan laporan.

7. Menghantar laporan kepada Ketua Unit.

10.18 SENARAI SEMAK PELAKSANAAN KURSUS PENSYARAH (LUARAN)

Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan

1. Menerima surat hadir kursus.

2. Menyemak bilangan hari berkursus setiap pensyarah unit.

3. Mengenalpasti pensyarah yang bersesuaian dengan kursus.

4. Mencalonkan pensyarah yang akan hadir kursus.

5. Menyimpan borang penilaian kursus pensyarah.

11.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Peraturan-peraturan Pentadbiran

1. Perintah-perintah Am Bab A –Bab G

2. Peraturan-peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993

3. Arahan Perbendaharaan Bab A – Bab C

4. Arahan Perkhidmatan Bab 1 – Bab 8

5. Akta Acara Kewangan

6. Perlembagaan Persekutuan

7. Panduan Perkhidmatan Staf Akademik

8. Garis Panduan Kertas Cadangan Pengurusan Kehadiran Pelajar

9. Garis Panduan Kertas Cadangan Pengurusan Aktiviti Pelajar

12.0 SENARAI UNDANG-UNDANG PEKELILINGi. Perintah Amii. Akta Rahsia Rasmi

iii. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

13.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAi. Borang permohonan mencetak

ii. Borang Inden

iii. Borang Tempahan Dewan Kuliah

iv. Borang Konsultasi

v. Borang Test Run

vi. Borang senarai semak pengunaan makmal

vii. Borang Refleksi

viii. Borang penggunaan peralatan

ix. Borang ganti kelas

x. Borang keluar urusan rasmi

xi. Borang keluar urusan peribadi

xii. Borang permohonan cuti rehat

14. NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIJALANKAN OLEH PENSYARAH KMS

BIL JENIS KERJAMASA YANG

DIAMBIL

JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN DALAM SEMINGGU

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Mengajar kuliah

Mengendalikan kelas tutorial

Menyemak kuiz.

Mengendalikan kelas amali

Menyemak laporan amali

Menjalankan konsultasi kepada pelajar.

Mengadakan perbincangan illmiah (intellectual discourse) di kalangan pensyarah.

Menyemak dan memeriksa kertas jawapan pelajar bagi Ujian Pertengahan Semester.

Memasukkan markah pelajar bagi Ujian Pertengahan Semester 1 dan 2 dan markah Penilaian Berterusan ke dalam MIS.

6 jam

6 jam

1 minggu

4 jam

1 minggu

2 jam

1 jam

2 minggu

2 jam

4 unit

6 unit

3 kali satu semester

4 unit

9 kali satu semester

2 unit

1 unit

2 kali setahun

2 kali setahun

15. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL JAWATANKUASA PERINGKAT1 Disiplin Matrikulasi2 ProPEER unit